Gestin de Compras

1. ANLISIS DE LAS NECESIDADES DEL DEPARTAMENTO.

1.1. Alineamiento con objetivos estratgicos de la gerencia

1.1.1 Realizar adquisiciones en base a los lineamientos establecidos

por la gerencia de acuerdo a la tipologa del producto (70% Tipo A,

20% Tipo B, y 10% Tipo C) buscando las mejores condiciones de

compra y apegndose a las necesidades reales del mercado.

.

1.1.2 Controlar el proceso de abastecimiento, analizar las

desviaciones y estado de las ventas, de manera que se logren tomar

mejores decisiones a futuro y a corto plazo.

1.1.3 Implementar las herramientas ofrecidas por el ERP para la

gestin de compra.

1.2 Diagnstico de la situacin real

1.2.1 Anlisis de frentes de trabajo en el rea de compras.

1.2.2 Identificacin de tareas por cada sub proceso

1.2.3 Determinacin de tareas por cada integrante del proceso

1.2.4 Anlisis de planificador de compras anual

1.2.5 Anlisis situacional del departamento de compras

1.2.6 Verificacin del flujo de proceso:

Determinacin de necesidades

Determinacin de fuente de aprovisionamiento

Seleccin de proveedor y comparacin de ofertas

Tratamiento de pedido

Seguimiento de pedidos

Entrada de mercancas y gestin de stocks

Verificacin de facturas

1.3 Planeacin de escenarios

1.3.1 Generacin de plan anual de compras de acuerdo a porcentajes

establecidos para el tipo de inventario y porcentaje de crecimiento.

1.3.2 Simulacin de escenario para gestin de compras de acuerdo a

proyecciones de ventas. (Venta total para 2015 de 45 mil millones /

Incremento del 20% en las ventas)

2. Formulacin de planeacin estratgica

2.1 Definicin de objetivos

2.1.1 Gestionar la compra de manera oportuna con los proveedores,

para evitar desaprovisionamiento o rupturas de stock.

2.1.2 Gestionar la orden de compra basada en una necesidad real,

estudiada y autorizada de forma previa.

2.1.3 Utilizar las herramientas brindadas por el ERP para facilitar el

procedimiento de la orden de compra, de manera que se lleve a cabo

con mayor rapidez las distintas actividades relacionadas al proceso;

desde la solicitud hasta la factura.

2.1.5 Establecer informes peridicos en el ERP.

2.2 Definicin de plan de accin

Seguimiento de presupuestos o estimacin de pedidos.

Sistema de solicitudes integrado para alertas y excepciones en el

estado del inventario.

Gestin de la informacin para su ingreso al ERP

Anlisis de variables en el proceso de planificacin de las rdenes

de compra:

Previsiones de venta

Plazo de entrega del proveedor en das

Cantidad mnima de entrega

Cantidad de stock de seguridad

2.3 Anlisis de capacidades y recursos

Verificacin de herramientas ofrecidas en el mdulo de Compras del

ERP de la empresa.

Verificacin de la entrega de informes por parte del sistema.

3. PROGRAMACIN

3.1 Especificacin de plan de trabajo

3.1.1 Misin Preliminar:

Recoleccin de informacin bsica necesaria para el anlisis

estadstico y la proyeccin de las rdenes de compra.

rdenes de compra del ltimo ao

Ventas por unidades 2014

Ventas de los ltimos 12 meses

Plan anual de compras 2015

Revisar niveles de stocks.

Ver datos histricos (lo comprado y consumido el ao pasado).

Revisar cumplimiento y alineacin con el plan de compras y la

tendencia del mercado.

FASE I: Diagnostico para el desarrollo:

Alineamiento con los requerimientos y objetivos trazados por la

gerencia, identificacin de los temas crticos.

Identificacin de la situacin actual (Verificacin de proceso)

Determinacin de aspectos para mejorar dentro del proceso y la

informacin utilizada para la generacin de rdenes de compra.

Recoleccin/preparacin de informacin utilizada por el

departamento de Compras para su trabajo.

FASE II: Formulacin del plan de accin:

Definicin de estrategias que permitan mitigar los problemas de

desabastecimiento y/o sobreabastecimiento del inventario;

disminuyendo el volumen de unidades de productos y aumentando la

periodicidad de las compras, de manera que el monto a pagar sea

manejable y permitiendo cubrir el crdito de los productos con su

misma venta.

Identificacin y anlisis estadstico, para alcanzar medidas de

mitigacin a la situacin actual.

Evaluacin de las medidas de mitigacin con las gerencias.

Evaluacin a nivel de prefactibilidad de las alternativas, con las

gerencias.

Seleccin de las mejores opciones de alternativas de mitigacin y

medidas ms adecuadas.

Evaluacin econmica final, consideracin el riesgo.

Diseo final del plan de accin, incluyendo medidas de mitigacin.

FASE III: Implementacin:

Implementacin de una estrategia de desarrollo integrado, que

permita alcanzar los objetivos estratgicos de la gerencia.

Definir las actividades, tareas (Cronograma, responsables,

recursos)

Presentacin del plan de accin.

Evaluar los obstculos potenciales al compromiso de los

involucrados

Sensibilizar sobre los beneficios que se pueden obtener del hecho

de actuar y comprometerse.

Implementar las actividades planeadas (Realizar seguimientos y

evaluacin de los resultados).

Informar sobre los resultados.

3.2 Definicin de actividades previas.

Recoleccin de informacin bsica necesaria para el anlisis

estadstico y la proyeccin de las rdenes de compra.

Generar rdenes de compra del ltimo ao en el sistema

Generar informe de ventas en 2015 (millones/unidades)

Generar informe de ventas en 2014 (millones/unidades)

Generar informe de ventas de los ltimos 12 meses (millones/

unidades)

Solicitar copia de plan anual de compras 2015

FASE I: Diagnostico para el desarrollo:

1. Identificacin de la situacin actual (Verificacin de proceso)

Identificar las herramientas utilizadas por el equipo de compras,

para efectuar las compras en el ERP de la compaa.

Verificar la forma como se est llevando a cabo el proceso de

planeacin en la gestin de compras.

Analizar histricos de OC para establecer cuellos de botella y

motivos de retraso en el proceso.

I. Revisar stocks.

Generar valorizado general

Generar valorizado por bodegas

Verificar si el nivel de inventario actual se adecua a las necesidades

de las ventas.

Verificar el nivel de stock para cada una de las bodegas, de acuerdo

a los histricos de ventas del punto.

II. Ver datos histricos (lo comprado y consumido el ao).

Generar informe de compras de 2014 2015

Generar informe de ventas por unidades 2014 2015

Realizar comparativo que relacione la tendencia de la compra con

relacin a la venta.

III. Revisar cumplimiento y alineacin con el plan de compras y la

tendencia del mercado.

Recoleccin/preparacin de informacin utilizada por el

departamento para su trabajo.

Generar documento comparativo entre cantidad comprada, ordenes

de compras emitidas por referencias en el ao y verificar la extensin

y el cubrimiento de las mismas durante el tiempo.

Determinacin de aspectos para mejorar dentro del proceso y la

informacin utilizada para la generacin de rdenes de compra.

FASE II: Formulacin del plan de accin:

I. Identificacin y anlisis estadstico, para alcanzar medidas de

mitigacin a la situacin actual.

Alinear los criterios establecidos por la gerencia y generar un nuevo

modelo para la gestin de compras.

Verificacin de stock mnimo, cantidades a pedir, periodos para

generacin de rdenes de compra.

II. Evaluacin de las medidas de mitigacin con las gerencias.

Presentacin de propuesta

Evaluacin a nivel de prefactibilidad de las alternativas, con las

gerencias.

Seleccin de las mejores opciones de alternativas de mitigacin y

medidas ms adecuadas.

Evaluacin econmica final, consideracin el riesgo.

Diseo final del plan de accin, incluyendo medidas de mitigacin.

FASE III: Implementacin:

Definir las actividades, tareas (Cronograma, responsables,

recursos)

Presentacin del plan de accin.

Evaluar los obstculos potenciales al compromiso de los

involucrados

Sensibilizar sobre los beneficios que se pueden obtener del hecho

de actuar y comprometerse.

Implementar las actividades planeadas (Realizar seguimientos y

evaluacin delos resultados).

Informar sobre los resultados.

4. Ejecucin y control

4.1 Implementacin de tareas definidas

4.1.1 Controlar las compras de la compaa.

Aumentar la periodicidad de las compras, de manera que las

cantidades disminuyan y con esto, el valor a pagar.

Verificar que las actividades de planeacin se estn llevando a cabo

de acuerdo a los parmetros establecidos.

Revisin peridica de las ventas de los productos tipo A (95% de las

ventas por unidades)

4.2 Coordinacin de iniciativas

4.2.1 Utilizar las herramientas brindadas por el ERP a fin de:

Automatizar las propuestas de compra.

Se logre generar la propuesta de compra correcta en el momento

adecuado para reducir el nivel de inventario

Seguimiento de rdenes de compra

Las compras y el rendimiento del inventario mejoran en funcin de

los niveles de existencias, las propias normas de logstica, las

rdenes de venta, el pronstico de rdenes de fabricacin, etc.

Gestionar la informacin de los proveedores

Crear ofertas de compra, recopilar y organizar ofertas de

proveedores para compararlas.

Verificar estadsticas precisas de las acciones de los proveedores

mediante informes flexibles: retrasos de entrega, descuentos

negociados sobre los precios, cantidades compradas,

Controlar la recepcin de productos

Redistribucin de tareas para mejoras en la administracin y manejo

de rdenes de compras

4.3 Seguimiento y anlisis de indicadores.

Proyecciones en rupturas de stock en productos tipo A

Analizar causas

Problemas de planificacin

Problemas de ejecucin

Pedidos que se emitieron a un proveedor concreto durante un

perodo dado

Pedidos de los cuales ya se han recibido las mercancas

Verificar si un proveedor ha entregado el material pedido en su

totalidad o slo en parte

Verificacin del cumplimiento en las fechas de entrega por parte de

los proveedores.

Verificacin del cumplimiento en las fechas de entrega en las

bodegas.

4.4 Generacin de Informe y comunicacin a gerencias

Generacin informe mensual en el que se registre el avance y

estado de los indicadores.

Generacin de planificador anual de compras

Generacin de planificador anual de compras para produccin

Verificacin y anlisis de la informacin con gerencias

4.5 Correccin y retroalimentacin a involucrados

Proponer mejoras y/o medidas correctivas

Generacin de acta sobre conclusiones en la que se registren

decisiones tomadas, acciones correctivas a realizar, fechas y

responsables.

4.6 Comunicacin y anlisis de mejoras implementadas.

Presentacin de iniciativas a personal involucrado dentro del

proceso.

Verificacin, seguimiento y cumplimiento de las mismas

Entrega de avance y estado a de las iniciativas a las gerencias