o responsável (gestor) do projecto · de um projecto cabe aos ... metodologia de trabalho...
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ORGANIZAÇÃO E ANÁLISE DE PROJECTOS
• O responsável (gestor) do projecto
• A estrutura organizacional
Pontos prévios ao desenvolvimento de um projecto
� Cabe aos responsáveis da organização (Administração)
� Escolha do gestor do projecto� Disponibilização dos recursos
adequados para a sua realização (meios financeiros, técnicos e humanos)
� Escolha do tipo de organização a utilizar na definição das interfaces organizacionais
Na fase de concepção do Projecto
Gestor do Projecto
Administração
� Objectivos do projecto� Formas de interacção do
projecto com a empresa� Interacção do projecto com
o contexto� Forma de organização do
projecto� Recursos a utilizar� Metodologia de trabalho� Informação de base
necessária
Na fases de desenvolvimento
Gestor do Projecto
Administração
� Planeia o que fazer e quando (não como)
� Recruta e organiza a equipa � Analisa as interfaces do
projecto e as suas condicionantes mais relevantes
� Orçamenta o projecto e selecciona fontes de financiamento
� Negoceia contratos
Nas fases de implementação
Gestor do Projecto
Administração
� Negoceia contratos� Antecipa e resolve problemas� Acompanha alterações ao plano
inicial� Controla o projecto através da
observação de vários parâmetros e da definição dos sistemas de informação
Nas fases de conclusão
Gestor do Projecto
Administração
� Avalia os resultados obtidos pelo projecto face aos objectivos
� Entrega a “obra”� Dissolve a equipa
O papel do gestor do projecto (GP)
� Facilitador (não supervisor) e integrador� Comunicador
GP
Administração
Outros interessados
ClienteEquipa
do Projecto
Adaptado de Mantel et al. (2005)
Problemas de comunicação
Como o cliente explicou
Como o GP compreendeu
Como proposto pelo Marketing
O que o cliente realmente queria
Como especificado no dossier do projecto
Como o GP explicou à equipa
Como desenhado pelo engenheiro
Solução proposta pelo Dep. Financeiro
Como instalado no local
Como produzido pela produção
Autoridade/responsabilidade
� Autoridade (hierárquica ou de competência)
� Responsabilidade
Poder para tomar decisões que os outros
devem aceitar
Obrigação de executar com rigor e
eficácia as tarefas que lhe são confiadas
Responsabilidades do GP� Obtenção de recursos� Ultrapassar dificuldades e obstáculos� Liderar e negociar
Elevadas capacidades de:
�Negociação
�Gestão de conflitos
�Persuasão
Credibilidade
Sensibilidade
Liderança
Ética
O que é a estrutura organizacional?
� Padrão de interacções agregando os componentes tecnológicos e humanos da organização, em geral, e do projecto, em particular
Coordenação
Integração
Fluxos de informação
� Assegurar que os objectivos próprios da organização são alcançados
� Reduzir incerteza na tomada de decisão
Mecan
ismos
eficientes
Estrutura organizacional/projecto
Características do Projecto
� Especificidade
� Prazos
� Interdisciplinaridade
A estrutura organizacional deve:
� Estar voltada para o objectivo
� Ser flexível
� Permitir tomadas de decisão rápidas
Organização funcional
Caracteriza-se por agrupar as pessoas de acordo com as suas funções na empresa (semelhanças em termos de actividade, de especialidade …)
A organização funcional como suporte de projectos
� Vantagens
� Desvantagens
� Bem adaptada a projectos altamente especializados
� Permite dispor de indivíduos com elevada formação em diversas áreas
� Reporte único de cada pessoa
� Simplifica a gestão
� Não desejável em projectos multidisciplinares
� A lógica funcional do grupo pode dominar o processo de decisão
� Pode diminuir a motivação pelo projecto
Organização por projecto
Os recursos necessários à realização de um objectivo específico são separados da estrutura funcional e agrupados em unidades geridas por gestores de projecto
Organização por projectos
Administração
Gestor do Programa Marketing Produção I&D
GPA
Marketing
Produção
I&DFinanciamentoPessoal
GPB
MarketingProduçãoI&DFinanciamentoPessoal
A organização por projectos
� Vantagens � Melhor controlo do projecto
� Menor tempo necessário para alcançar os objectivos
� Melhor gestão dos recursos e focagem nos resultados
� Melhor coordenação entre as divisões envolvidas no projecto
� Maior qualidade
� Maior motivação e sentimento de realização da equipa do projecto
A organização por projectos
� Desvantagens� Tendência dos grupos funcionais a
negligenciarem o seu envolvimento no grupo de projecto
� Conflitos ocasionais entre gestores de projectos e directores funcionais
� Multiplicação do número de cargos de gestão
� Dificuldades no desmembramento da equipa no final do projecto
Organização matricial
Combinação entre as duas anteriores; caracteriza-se pela existência de equipas multidisciplinares cujos membros são organizados a partir (e na intersecção) da organização em linha, com a organização por projecto
Organização matricial
Administração
Produção Marketing Pessoal FinançasI&DGestor do Programa
GP1 3 1,5 4 0,5 0,5
GP2 1 4 1,5 0,25 0,25
GP3 0 0,5 0.5 1 3
A organização matricial
� Vantagens� Equilíbrio entre o projecto e as funções
� Integração do projecto
� Utilização eficiente de recursos
� Fluxo de informação fortemente disseminado
� Boa flexibilidade
� Permite manter os benefícios da especialização funcional
A organização matricial
� Desvantagens� Complexidade
� Existência de duplo reporte por parte dos membros do projecto
� Dificuldade em estabelecer prioridades
� Grande potencial para conflito
� Desenvolvimento de formas pesadas de comunicação (ex: excesso de reuniões)
A organização matricial
Justifica-se quando:� O projecto se desenvolve em contexto complexo e
em rápida mudança que cria pressão externa em termos de especialização técnica
� Há necessidade de um processamento de informação altamente eficaz
� Há necessidade de troca frequente de recursos humanos
� Quando existe uma cultura empresarial de abertura e participação
Qual a estrutura ideal?Não existe!
Em face de cada situação concreta a administração tem que escolher a forma (ou combinação de várias)de organização que melhor se lhe adequa.
Há que evitar:�Falta de adequação da estrutura à evolução das políticas,
planos e objectivos da organização�Falta de clarificação nas relações entre diferentes estruturas�Falhas no processo de delegação da autoridade�Entropia no processos de comunicação�Má utilização dos recursos
Factores a considerar na escolha da estrutura
� Tecnologia� Número de projectos� Diferenciação do projecto� Tipo de inputs� Rigor no cumprimento de orçamentos
e prazos� Cultura organizacional
Projectos muito focados numa dada tecnologia sugerem uma
estrutura funcionalQuando a organização está
envolvida em vários projectos semelhantes é preferível a
estrutura por projectoQuando o projecto tem uma focagem clara é preferível uma estrutura por projecto
Quando existe multifuncionalidade é aconselhável estrutura
matricialSe este aspecto for fulcral, é preferível uma estrutura por projectoQuanto mais a cultura da empresa se afastar de uma
cultura de gestão por projectos mais
aconselhável se torna autonomizar o projecto