LOKALLAGSØKONOMI For økonomiansvarlige i Natur og Ungdoms lokallag

HURRA! DU ER ØKONOMIANSVARLIG ❤ Gratulerer så masse med vervet, dette blir supert!

Økonomiansvarlig er et av de beste vervene du kan ha i et lokallag – det er både gøy, viktig og veldig lærerikt,

Mange synes at økonomi er litt skummelt, og derfor har jeg laget denne blekka. Den går gjennom alt som har med å være økonomiansvarlig å gjøre ganske grundig. Hovedgrunnen til at den er på 20 sider er ikke fordi økonomi er så vanskelig, men fordi boka går inn på alt ganske detaljert – så om du sitter fast på noe skal den klare å hjelpe deg. Økonomi er ikke så vanskelig som alle skal ha det til å være – og du trenger ikke være et geni i matte for å få det til. I alle fall ikke om du har denne blekka!

Om du lurer på noe som blekka ikke kan lære deg så er terskelen lav for å ta kontakt med økonomiansvarlig eller regionssekretæren din. Hen kan garantert hjelpe deg. Du finner kontaktinformasjonen på www.nu.no/ansatte.

Da er det bare en ting å si: LYKKE TIL!

Tone Jelsness (aka pengesjef i NU)

E-post: tonej@nu.no eller regnskap@nu.no

Mobil: 46968992

www.nu.no/ansatte

OM DENNE HÅNDBOKA Dette er en håndbok før økonomiansvarlige i lokallag av Natur og Ungdom. Du trenger ikke lese alt om du kan noe av det fra før, men du kan slå opp på det du lurer på. Om du er usikker på hva det vil si å ha ansvar for økonomien anbefaler jeg å lese «hva vil det si å være økonomiansvarlig?» -delen, og så lese deg opp på de oppgavene du har og ikke kan.

Om du ikke finner svar på det du lurer på i denne boka kan du ta kontakt med din regionssekretær. Hvem dette er finner du ut på www.nu.no/ansatte .

Innhold HURRA! Du er økonomiansvarlig ❤.........................................................................2

Om denne håndboka................................................................................................2

Hvorfor er økonomi viktig?......................................................................................3

Hva vil det si å være økonomiansvarlig?..................................................................4

Dette trenger du for å være økonomiansvarlig........................................................4

Budsjett....................................................................................................................5

Hva er budsjett?...................................................................................................5

Hvordan lager jeg budsjett til lokallaget?.............................................................6

Prosjektbudsjett...................................................................................................9

Søke penger...........................................................................................................10

Lokallagsfondet..................................................................................................10

Kommunen.........................................................................................................11

Andre plasser.....................................................................................................12

Bruke penger..........................................................................................................13

Regnskap................................................................................................................14

Å ta over for noen halvveis i året.......................................................................20

HVORFOR ER ØKONOMI VIKTIG? Aktivitet trenger ikke å være basert på god økonomi, men det er ofte lettere å ha god aktivitet i lokallaget om dere har litt penger å gjøre det med. Det er for eksempel fullt mulig å ha møter uten å bruke penger, men det er litt hyggeligere om man har mulighet til å ha kjeks eller pizza. Om dere ønsker å ha en aksjon trenger dere kanskje å kjøpe bannerstoff eller annet utstyr, om dere vil ha en vervekonkurranse er det kult med en premie. Alt i alt er det lurt å ha litt penger å bruke på lokallaget, og i og med at det er ganske enkelt å få tak i penger til lokallag i Natur og Ungdom er det ingen grunn til å ikke ha det!

HVA VIL DET SI Å VÆRE ØKONOMIANSVARLIG? Den økonomiansvarlige i et lokallag har ansvaret for at lokallaget har en god økonomi. Det er ikke veldig vanskelige eller mange oppgaver, men det er et veldig viktig ansvar. Derfor er det veldig viktig at når man tar på seg oppgaven som økonomiansvarlig så gjør man arbeidet ordentlig.

De oppgavene en økonomiansvarlig har er:

1. Sørge for at det blir laget et budsjett for året, og at dette følges opp

2. Søke om støtte og få inn inntekter til lokallaget, her anbefales Lokallagsfondet

3. Samle inn kvitteringer fra medlemmer som har kjøpt noe i forbindelse med aktivitet i LL, og sende til regionssekretæren din så hun kan overføre pengene fra kontoen deres.

4. Føre lokallagets regnskap etter at kvitteringene er sendt inn

Når du fører regnskapet kan du gjerne samarbeide med regionssekretæren din siden det er hen som utbetaler penger fra lokallagskontoen. Det er viktig at du sier ifra om det blir for mye arbeid, så noen andre kan trå til å hjelpe til i stedet for at det ikke blir gjort.

DETTE TRENGER DU FOR Å VÆRE ØKONOMIANSVARLIG Det er et par ting som er lurt å ha når du skal være økonomiansvarlig. Om det er noe av tingene du ikke har kan du kjøpe det på lokallaget sin regning. Om du ikke har tilgang på datamaskin med Excel og skriver kan du som regel låne en på biblioteket – da kan det være lurt å kjøpe en minnepenn som du kan ha alle filene på.

Du trenger altså:

- Datamaskin med Microsoft Excel på

- Regnskapsfilene (du finner dem her: http://tinyurl.com/NUokonomi)

- Regnskapsperm (viktig!)

- Teip

- Skriver

- TinyScanner

- Engasjement ❤

BUDSJETT HVA ER BUDSJETT? Et budsjett er en plan over hva lokallaget har planer om å bruke penger på framover, f.eks. det neste året. Budsjettet skal vise hvor mye penger man har lyst til å bruke på ulike aktiviteter/saker, og hvor man skal få pengene fra. Et enkelt budsjett kan se slik ut:

Et budsjett har en del for inntekter (1), en del for utgifter (2) og en del med resultat (3). Under inntekter står det listet opp alle pengene dere skal få inn, i vårt tilfelle er dette penger vi søker om å få. Under utgifter står det listet opp alt dere har planer om å bruke penger på. Under inntekter og utgifter-kategoriene er det summert opp hvor mye en bruker på hver (4). Resultatet nederst er inntekter minus utgifter, altså hvor mye penger man sitter igjen med etter man har fått inn alle pengene og brukt de pengene man skal bruke. I lokallagene er det ikke et mål å tjene penger, og det er derfor fint om det står null her.

1 ) Inntekter Beløp i kr Driftsmidler fra lokallagsfondet 4 000,- Støtte fra kommunen 2 000,- Sum inntekter 6 000,- 2) Utgifter Møtemat 2 000,- Deltakeravgift til aktivistkurs 1 000,- Deltakeravgift til landsmøtet 1 800,- Bannerstoff 700,- Maling 300,- Vervepremie 200,- 4) Sum utgifter 6 000,- 3) Resultat 0,-

Budsjettet lages ofte for et år om gangen, fra 1. januar til 31. desember, uavhengig om dere begynner midt i året må dere begynne på et nytt 1. januar. Dette er fordi regnskapsåret går slik. Om det er et budsjett for et prosjekt dere skal ha kan dere sette tidsperioden selv.

HVORDAN LAGER JEG BUDSJETT TIL LOKALLAGET? Å lage budsjett til lokallaget er veldig enkelt, og gjøres sammen med resten av lokallaget eller lokallagsstyret. Vanligvis lages budsjett i begynnelsen av året, og varer til 31. desember i samme år. Om dere ikke har laget budsjett tidligere i året, eller er et nyoppstartet lokallag lager dere budsjett så snart som mulig. Uansett når på året dere lager budsjettet varer det til 31. desember samme år. Om dere har et prosjekt kan dere lage et eget budsjett for dette også (mer om dette på side 9 og 10). Da varer budsjettet kun til prosjektet er avsluttet.

Den letteste måten å lage et budsjett er å bruke vår budsjett-mal til å gjøre det. Den laster du ned på http://tinyurl.com/NUokonomi og ser sånn her ut:

hvilket lokallag du er med i, og hvilket år det gjelder. For å gå til siden du faktisk lager budsjettet på trykker du på spesifisert nederst. Arket «budsjett» som vi ser ovenfor endres automatisk når du redigerer noe i arket spesifisert.

På neste side ser du hvordan arket spesifisert skal se ut.

Denne siden trenger du ikke endre noe annet enn navnet øverst på. Der skriver du

passer dere.og forslag til utgifter til det som postene selv, og tilpasse kategorier

ndre navn på «budsjett». Du kan ekategorien som havner på arket selv. Det er det som står bak kategorien, og deretter kategorien først opp utgifter innenfor innenfor kategorien, altså lister man alle typer utgifter som gjelder og i dette feltet summeres det opp

, egorien katDe grå feltene markerer ønsker å bruke på hver av postene. Her fører du inn hvilket beløp du

Det kan være litt vanskelig å vite hvor mye dere skal sette av til hver post, her er noen ting dere kan tenke på underveis:

KONTOR Har dere eget kontor? I så fall må dere legge inn kontorleia her. Om dere har kontorleie, har dere strøm og internettutgifter også? Trenger dere kontorutstyr underveis i året?

Uansett om dere har kontor eller ei kan det være lurt å sette av litt penger til innkjøp av kontorutstyr, for eksempel til regnskapsperm, i tillegg kan det være lokallaget skal sende noe i posten i løpet av året, så litt penger til porto kan også være lurt. Om dere ikke har noen konkrete planer for noe spesielt kan 100 kr på hver post være nok.

MØTER Herunder kommer alle utgifter til de vanlige lokallagsmøtene. Her er det lurt å først finne ut ca. hvor mange møter dere skal ha. Om lokallaget for eksempel har møte hver andre uke, utenom skoleferier, blir dette ca 20 møter i året. Deretter må dere finne ut hva dere skal ha på disse møtene. Skal dere ha kjeks og saft på alle møter og pizza en gang i halvåret, pizza hvert møte, foredragsholdere som koster penger, skal de som må reise langt få reisen dekket? I så fall må dere budsjettere det.

DELTAKERAVGIFT Mange lokallag pleier å betale deltakeravgiften til medlemmene sine på noen arrangementer. Dette må selvsagt også budsjetteres. Vil dere spandere aktivistkurs på alle nye? Sommerleir på alle? Landsmøteavgift? Dere i lokallaget må selv bestemme hvor mange, eller hvor mye av avgiften som blir dekket.

Dette er standard deltakeravgift for en deltaker på seminarer:

Landsmøtet: 900 kr Sommerleir: 900 kr

Aktivistkurs: 250 kr

Årskonferansen (nasjonalt seminar), lederseminar o.l.: 250 kr Regionalt seminar: varierer veldig, men sjeldent mer enn 250 kr

AKSJONSUTSTYR Om dere har lyst å arrangere fete aksjoner i løpet av året er dette også noe som er lurt å sette av penger til. For eksempel må dere kanskje kjøpe bannerstoff, maling og mye mer. Det er lurt å sette av en del penger så dere kan ha kule aksjoner. Om dere skal trykke opp noe til aksjonen bør dere for eksempel finne ut hvor mye det koster.

ARRANGEMENTER Om dere vil ha et arrangement, for eksempel et dagsseminar eller stand på en skole kan det være dere har utgifter knyttet til det. Om det er et større arrangement er det lurt å sette opp eget budsjett til dette og søke prosjektmidler fra lokallagsfondet i stedet for å ta det som en del av driftsbudsjettet (mer om dette på side 9 og 10). Stands og mindre arrangementer kan dere budsjettere inn.

VERVING Verving er veldig viktig for å opprettholde aktivitet i lokallaget, i tillegg til at det alltid er gøy med nye medlemmer. Om dere vil ha en vervekonkurranse kan dere legge inn litt penger til det, eller kanskje dere vil ha skolestartspakke med masse kult stæsj? Da er det lurt å legge inn 500/1000 kr til det.

DIVERSE UTGIFTER Denne potten bør ikke være så stor, men er en liten sikkerhet i tilfelle dere har glemt noe.

INNTEKTER Når dere skal budsjettere inntekter må dere først vite hvor dere skal søke. Lokallagsfondet er en fin plass å begynne. Her kan man søke opp til 15 000 kr til drift av lokallaget hvert år, i tillegg til at man kan søke penger til prosjekter utenom de 15 000 kronene (mer om dette på side 10). I tillegg kan man søke

penger hos ungdomsråd og kommunen om man trenger mer penger utover dette. Når dere setter opp inntekter er det viktig å få like mye inntekter som utgifter.

FERDIGSTILLE BUDSJETTET Når dere har fylt inn alt dere vil bruke penger på, og hvor dere skal få inntektene går dere til arket «budsjett» og sjekker at det nederste feltet «årsresultat» er lik 0. Det har ingen hensikt å budsjettere med at lokallaget skal tjene penger, og om det står minus betyr det bare at dere har planlagt å bruke mer penger enn dere skal få tak i, som i praksis ikke går. Når årsresultatet er i 0 kan dere anse budsjettet som ferdig, og vedta det på et møte.

Prosjektbudsjett Om dere skal arrangere et seminar, en stor aksjon, en kampanje eller et annet prosjekt kan det være en god idé å lage et eget budsjett til dette. Det gir også muligheten til å søke inn penger direkte til prosjektet, både fra lokallagsfondet og andre plasser. Det er også mulig å ha prosjektet som en del av driftsbudsjettet til lokallaget, men at prosjektbudsjettet rett og slett er en mer spesifisert versjon av akkurat det prosjektet.

Å lage budsjett til et prosjekt er ganske likt som å lage et driftsbudsjett, det skal være en del for inntekter, en for utgifter og en for resultat. Du finner en mal på prosjektbudsjett på www.tinyurl.com/NUokonomi. Likt med den andre malen er det bare å endre innholdet. Prosjektbudsjett pleier vi ikke lage over flere ark, så det er også litt enklere å lage. Om du skal bruke det i søknader limer du bare hele budsjettet rett inn.

SØKE PENGER Når dere har laget budsjett har dere jo allerede en plan om hvordan dere skal få inn penger. Her finner dere de vanligste stedene dere kan søke om penger, og hvordan dere kan gå fram.

Lokallagsfondet Den aller enkleste måten for et lokallag å få tak i penger er gjennom lokallagsfondet. Det er mulig å få 15 000 kroner til drift og 15 000 til et prosjekt fra lokallagsfondet hvert år, med unntak er det også mulig å få mer – om dere har et spesielt prosjekt kan dere få mer. Om dere har mer driftsutgifter enn 15 000 må dere først prøve å søke pengene fra kommunen før dere eventuelt kan få mer av lokallagsfondet. Slik søker dere:

1. Gå inn på www.nu.no/lokallagsfondet 2. Bla ned til skjemaet som ber om

informasjon 3. Fyll ut slik:

Lokallaget: Navn på lokallaget ditt, f.eks. Tromsø NU Adresse, postnummer, poststed: Din egen adresse

Lokallagets kontonummer: Om du ikke vet lokallagets kontonummer, ta kontakt med din region-/kampanje-sekretær. Om du ikke vet hvem dette er finner du det ut nederst på www.nu.no/ansatte. Kryss av på lokallaget har ikke konto om region-/kampanje-sekretæren din ber deg om det. Om du kan kontonummeret fyller du det bare inn.

Kontaktperson: Det er deg, økonomiansvarlig i lokallaget. Fyll inn din egen informasjon, og husk å sjekke mail etter dere har søkt.

Hva søker lokallaget penger til: Om det er et vanlig budsjett for et år av lokallagets drift krysser dere av på «drift av lokallaget». Om det er til et prosjekt krysser dere av på det og skriver kort hva prosjektet går ut på.

Søknadssum: Fyll inn hvor mye penger dere søker av lokallagsfondet. Her er det en maks grense på 15 000kr i prosjektstøtte + 15 000kr i driftstøtte per år per lokallag. Alle nye lokallag kan søke 5 000kr i oppstartsmidler i tillegg.

Fjorårets regnskap: Legg ved lokallagets regnskap for fjoråret. Om dere er et nyoppstartet lokallag trenger dere ikke dette. Om du ikke har dette må du få tak i den som var økonomiansvarlig i lokallaget året før, lokallagsleder eller så kan region-/kampanje-sekretæren din kan hjelpe deg med dette.

Budsjett: Legg ved budsjettet dere har laget.

Retningslinjer: Les gjennom retningslinjene og kryss av for at du har lest de. Husk at dere må sende inn registreringsskjema for året for å få penger fra lokallagsfondet. Link til registreringsskjema finner dere lengre opp på siden med søknadsskjema til lokallagsfondet.

4. Trykk send og vent på svar

Lokallagsfondet blir behandlet en gang i måneden. Søknadsfrist er 1. hver måned, og blir behandlet i begynnelsen av måneden. Kontaktpersonen i lokallaget vil få mail om hvor mye lokallaget har fått i støtte.

Kommunen Hvordan du søker støtte hos kommunen kommer litt an på kommunen. Du kan begynne med å gå inn på din kommune sine nettsider (disse finner du lett på Google).

Inne på nettsiden har de ofte en kategori for enten «tilskuddsordninger» «ungdom» eller «kultur og fritid». Her finner du noen ganger informasjon om hvordan man søker penger hos kommunen. Om du ikke finner noe kan du ringe kommunen og spørre om de har noen støtteordninger. Om de ikke har det kan du fremdeles sende en søknad, kommunen har bare ikke planlagt at den skal komme.

Om du ikke får noe hjelp fra nettsidene eller kommunen selv kan du skrive en søknad basert på denne malen: www.tinyurl.com/NUokonomi. I søknaden er det meningen at du skal lime inn budsjettet dere har laget, i tillegg til å legge ved årsmelding. Om dere ikke var et lokallag forrige år trenger dere ikke legge ved årsmelding. Årsmelding er et skriv der dere forteller om aktiviteten som har vært i lokallaget over et helt år. Det er lurt at dere er flere som skriver denne sammen.

Søknaden sender dere til postmottaket hos kommunen (e-post og adresse finnes oftest nederst på nettsidene), med mindre dere har avtalt noe annet med kommunen. Om dere ikke får svar innen tre uker kan dere ringe og purre på svar på den.

En ting som er viktig å vite med å søke penger hos kommunen er at det ikke er alltid man får støtte, så ikke bli lei dere om det ikke går. Dere gjorde likevel et bra arbeid!

Andre plasser Det finnes mange andre plasser man kan søke penger. Både til spesifikke prosjekter og til drift. Ungdomsråd, fylkeskommunen, banker, fond og bedrifter kan ha midler som man kan søke på, det er bare å undersøke. Om dere har hørt om noe så kan dere bare ta kontakt og spørre.

Ungdomsråd Ungdomsråd har ofte ungdomsmidler man kan søke om å få. Disse er ofte lettere å få om dere skal arrangere noe spesielt, et seminar eller en konsert for eksempel. Ta kontakt med en som jobber med ungdomsråd i kommunen og snakk med dem om hvordan dere søker og hva h*n tror dere kan få støtte til – dette er individuelt for hver kommune.

Fylkeskommunen I blant hender det at fylkeskommunen har tilskuddsordninger som frivillige organisasjoner kan søke. Undersøk dette på fylkeskommunen sine nettsider,

også her er det ofte lettest å ringe fylkeskommunen og spørre hvordan dere gjør det.

Bedrifter Mange bedrifter har en del penger til overs, og er derfor i blant positive til å støtte organisasjoner. Det kan være lurt å gå etter bedrifter som holder på med noe dere jobber for – om dere for eksempel jobber for at det skal gis mer penger til buss kan dere ta kontakt med busselskapet, om dere jobber med fornybar energi kan dere ta kontakt med Statkraft eller et annet energiselskap. Da er de ikke bare snille om de gir penger, men vinner på det selv også. Ta kontakt med noen i resepsjonen/administrasjonen av bedriften og spør pent.

Banker og fond Undersøk om bankene dere har i området har noen støtteordninger – det har de ofte. Det er heller ikke uvanlig at det finnes fond som gir ut penger til det dere jobber for. Trikset her er bare å lete godt.

Matstøtte til arrangementer Om dere skal ha et spesielt arrangement er det mulig å ta kontakt med matprodusenter og spørre om de har lyst å sponse dette med å gi mat. Bakeriet Godt Brød pleier for eksempel å gi boller til NU-arrangementer noen plasser, og en plass fikk vi tre store pappesker full av Ahlgrens biler bare fordi vi spurte. Ta kontakt med ditt lokale bakeri, eller en matprodusent i området. I Molde kan man sikkert få sponset Oskar Sylte-brus, mens i Larvik er det nok lettere å få tak i gratis Farris, dere kjenner lokalmiljøet – det er bare spørre!

BRUKE PENGER Dette er den beste delen av økonomiarbeidet – å bruke pengene. Som lokallag i Natur og Ungdom har dere tilgang på ganske mye penger gjennom

lokallagsfondet og andre plasser, og da er det utrolig viktig at pengene også går til aktivitet i lokallagene, og ikke bare blir liggende på kontoen for all tid og må gis tilbake når året er omme.

Den vanlige måten vi gjør det på i Natur og Ungdom er at:

- Lokallaget får en bankkonto som region-/kampanje-sekretæren til lokallaget har kontroll på.

- Når dere skal bruke penger kan dere:

o Legge ut for det selv og få pengene tilbake, eller

o Ta kontakt med region-/kampanje-sekretær og be om

forskudd (da får du pengene dere skal bruke overført til din private bankkonto), bruke pengene og så overføre det som ble igjen tilbake til kontoen.

Uansett hvilken måte dere velger er det UTROLIG VIKTIG Å TA VARE PÅ KVITTERINGER OG BILLETTER. Når dere bruker lokallagets penger er det nødt til å finnes et bevis på at pengene ble brukt til det du sier de ble brukt til, derfor må vil ALLTID ha kvitteringer for kjøpet. Hva vi skal med kvitteringene kommer det mer om under regnskap.

Når dere bruker penger må dere også huske på å forholde dere til budsjettet dere har vedtatt. Om dere ikke har satt av penger til å ha pizza på alle møter kan dere heller ikke ha det. Det er ditt ansvar som økonomiansvarlig å passe på at dere bruker penger på det lokallaget har bestemt at det skal brukes på. Om dere finner ut underveis at dere vil endre budsjettet kan dere revidere det på et møte. Da vedtar dere endringer i budsjettet, og kan følge de nye endringene.

Når dere bruker penger er det også viktig at dere fører regnskap for det.

REGNSKAP Et regnskap viser hva lokallaget har brukt penger på i løpet av et år, eller i løpet av et prosjekt. Regnskapet består av to deler, en fil i Excel og en regnskapsperm med papirer som kalles bilag.

For hver utgift eller inntekt skal det finnes et bilag, og alle bilag skal være ført inn i bilagsark og lagt inn i regnskapet. På slutten av året kan dere bruke regnskapet som hjelp når dere lager neste års regnskap – da kan dere nemlig se akkurat hva dere brukte pengene på.

BLI KJENT MED REGNSKAPSARKET – OG GJØRE DET KLART TIL BRUK Regnskapsark-malen i Excel er ganske likt budsjett-malen. Den er basert på at dere har laget et budsjett for året, så det er viktig at dere gjør dette først. Arket finner du på www.tinyurl.com/NUokonomi og ser ca slik ut:

Dette er den første siden – bilagarket. Her kan du begynne med å skrive inn navnet på lokallaget og årstallet.

Den neste siden ser slik ut:

Det første du gjør når du har åpnet «Detaljert regnskap» arket er å fylle inn deres budsjett i kolonnen «Budsjett». Om du gjør det hjelper arket deg med å regne ut hvor mye dere har igjen å bruke på hver post i gjennom året. Dette kommer inn i kolonnen «Igjen å bruke».

Den siste siden ser slik ut:

Akkurat som med budsjettarket så blir dette arket automatisk oppdatert etter hvert som dy fyller inn utgifter i regnskapsarket. Hvordan du gjør dette kommer under «regnskapsarket» på side 18.

BILAG Et bilag er steg én i regnskapsføring. Bilaget er et bevis på en økonomisk aktivitet, enten om det er at dere har fått penger eller at dere har brukt det. For hver gang dere bruker penger må dere ha en kvittering som forteller hva og hvor pengene ble brukt. For ordens skyld gjør vi også dette når vi tar imot penger – skriv ut mailen eller brevet om at dere har fått penger og hvor mye dere fikk og bruk det som bevis på at pengene er deres.

Beviset limer dere på et bilagsark. Det ser slik ut:

Den som la ut for pengene skal fylle inn alle feltene unntatt de feltene som er markert grå – disse skal du fylle ut. Det første bilaget i løpet av et år er bilag 1, neste er bilag 2 osv. Etter «I regnskapet til» skriver du lokallagets navn. Et ferdig utfylt skjema kan du legge i regnskapspermen, det ser ca slik ut:

På inntektene trenger dere ikke bruke bilagsark, skriv øverst på arket hvilket bilagsnummer det har og legg det i permen sammen med det andre.

BILAGSARK Bilagsarket ligger i excel-arket. Det er en oversikt over alle bilagene dere har – og derfor også en oversikt over all aktiviteten dere har hatt økonomisk. Når det har blitt laget et nytt bilag legger du det inn i permen og skriver det inn i bilagsarket. I den siste kolonnen «Post i budsjettet» skriver du hvilken post i budsjettet denne utgiften skal tas på, for eksempel «Møter, Mat» om det er møtemat. Slik ser det ut etter du har fylt inn bilaget:

REGNSKAPSARKET Etter du har fylt inn informasjonen om bilaget i bilagsarket går du til «detaljert regnskap» - arket. Her finner du budsjettet dere har laget i tillegg til tre kolonner til:

For å føre bilaget inn i regnskapet finner du den posten i budsjettet som bilaget hører til og går i ruta til høyre for den (kolonnen regnskap). Her skriver du inn beløpet til bilaget. I kolonnen til høyre for det igjen skriver du inn bilagsnummeret til bilaget, dette gjør du kun for at du selv skal ha oversikt over og kunne se sammenhengen mellom de to arkene. Nå skal arket automatisk beregne ut hvor mye dere har igjen å bruke på denne posten, det står i den siste kolonnen. Slik vil det ca se ut:

Om du har et til bilag som skal føres på samme post trykker du på ruta du skal føre beløpet i og går opp i formellinja og skriver = foran beløpet som står der fra før, og + og det nye beløpet. Da kan formellinja for eksempel se slik ut «=123+45», mens ruta sier «168». I ruta til høyre gjør du det samme, bare at i stedet for å skrive = og + så skriver du bare komma, mellomrom og det nye bilagsnummeret. Da blir formellinja og ruta for eksempel seende slik ut «2, 7». Da skal ting se slik ut:

1

Dette fortsetter du bare med for hvert bilag som kommer i løpet av året.

FERDIGSTILLE REGNSKAP FOR ÅRET Regnskapsåret er over 31.12.xxxx. Da skal man ferdigstille regnskapet:

1. I begynnelsen av neste år går du over regnskapet og sjekker at det ikke er noen feil.

2. Sjekk at alle bilagene er i permen, og at de er ført opp i regnskapet med rett beløp på alt.

3. Når du har sjekket at alt er på stell kan du bare lagre arket og si at regnskapet er ferdigstilt.

4. Det siste arket i filen viser en oversikt over hvor mye penger dere har brukt totalt, og dere kan se over om det var noen poster dere brukte mer eller mindre enn planlagt på i arket når dere lager budsjett for neste år.

Om lokallaget deres pleier å ha årsmøte kan du skrive ut regnskapet og få årsmøtet til å godkjenne fjorårets regnskap. Dere kan også legge det ved i årsmeldingen om dere vil.

Om du ikke har lyst å ta vare på regnskapspermen etter året kan du sende alle bilagene til kampanje-/regionssekretæren din, så tar vi vare på det på kontoret. DET ER VIKTIG AT DU IKKE KASTER ARKENE SELV OM ÅRET ER OMME. Når dere skal søke lokallagsfondet året etter legger dere ved Excel-filen av regnskapsarket.

Å ta over for noen halvveis i året Om du tar over som økonomiansvarlig halvveis i året er det viktig at du får regnskapet og alle bilag som er med når du overtar. Om det er ført etter malen så er det stort sett bare å gjøre det ovenfor – bare at du fortsetter på det. Dessverre er det ikke alltid ført helt etter malen. Om det ikke er det kan du be den forrige økonomiansvarlige om å gå gjennom de utgiftene som har vært i løpet av året, og hvordan h*n har ført dette. Jeg anbefaler å etter dette føre det på nytt inne i systemet som du skal bruke. Dette gjør det mye lettere å holde oversikt over alt selv.

Om du har problemer med å ta over eller å få kontroll på regnskapet – ta kontakt med din kampanje-/region-sekretær så hjelper h*n deg med det!

Siste ord: