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第1章

Nozbe

を実践的に活用するための５つのポイント

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本文見出し

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lesson

あああああ

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ワザ000

Nozbeを実践的に活用するための5つのポイント

Nozbeはその使い方によって、単なるToDo管理ツールにも、

人生を変えるミラクルなシステムにもなります。実践の前に、その実力を引き出すための

5つのポイントをお伝えします。

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lesson

あああああ

▶

01私は、プロフェッショナルと呼ばれる人たちの仕事場や道具を見せてもらうのが好きです。整然と並ぶ丹念に手入れされたツールたち。板前の包丁やまな板、絵描きの筆やパレット、野球選手のバットとグローブ、ミュージシャンの楽器などには、「いつでも使ってくれ」と待ち構えているような、独特の美しさがあります。このような光景を見るたびに、「どれだけの時間を手入れや整理整頓に費やしているんだろう」と考えずにはいられません。彼らは決して暇な人たちではありません。ではなぜ、超多忙な実務の中にありながらも、仕事場や道具を美しい状態に保つために、日々、一定の時間を割くのでしょうか。答えは「間に合うため」だと思います。スポーツの試合でも、コンサートのステージでも、料亭の板場でも、本番がはじまってしまえば考えたり迷ったりする暇はありません。もし、不測の事態が起こったら、直観的に素早く反応して最適な対処をすることが求められるのです。仕事場や道具を美しい状態に保つことは、このための準備ではないでしょうか。準備を怠れば実戦で間に合わない。超一流のプロフェッショナルは、そんな状況を避けるために、道具を磨き続けるのだと思います。

準備に費やす時間は決してムダにはならない

では、同じ仕事人である私たちはどうでしょう。日々の活動のためにどんな準備をしているでしょうか。GTDに沿ってNozbeを使いはじめると、「収集、見極め、整理、見直しなどにそれなりの時間を費やす」という壁にぶつかります。多忙であればあるほど、「こんなことをやっている暇はない。早く仕事に戻りたい」と感じることでしょう。では現在、私たちが使う道具、メールや制作途中のファイルや収集した情報は、実践でいつでも引き出せるように整然と整理されているでしょうか。1つのプロジェクトに含まれる行動はすべて洗い出されているでしょうか。もし、答えが「NO」ならば、実践でなにかが間に合わないはずです。一刻を争う場面で場当たり的な行動をとってしまうかもしれません。

Nozbeを使う目的lesson 人生を試合ととらえて

万全の準備をしておこう

▶

01

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第1章

Nozbe

を実践的に活用するための５つのポイント

「Nozbeで行うさまざまなプロセスは、そんな事態を防ぐための準備であり、これらに時間を割くことは仕事人として決してムダではない」これが、Nozbeを有効に活用するための最初のポイントです。Nozbeを使い始めたころは、私も「忙しいからNozbeのメンテナンスはあとでやる」という感じで使っていました。ご想像どおり、そうなるとすぐにGTDとはかけ離れた普通のやり方に戻ってしまいます。ある日、なにから手をつけていいかわからないほど多忙で、混沌とした状況になったとき、勇気をもってすべての仕事を中断し、4時間ほどの時間をかけてNozbeでGTDのプロセスを行ってみました。もちろん、結果は想像以上でした。まず、2分ですませられることをいかに多く放置していたかにショックを受けます。さらに、なにを実行すれば1つのプロジェクトが完了するのかという見通しがはっきりします。なによりも、「やりたくない」と感じている行動ほど、前に進むために必要だと気づいたことが最大の収穫です。それ以来、私は多忙になればなるほど、入念にNozbeと向き合うようにしています。「目の前のことにいますぐ着手したい」と焦る気持ちをぐっとこらえて、準備のために立ち止まる勇気をもつ。そうすれば、職人の道具のように、いつか自分のNozbeもキラキラと輝いて見えると思います。

一流のプロフェッショナルは準備に時間をかける

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Nozbeの役割lesson 気になることをNozbeにあずけ、

頭を創造に使おう

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02いま、私たちの頭の中には「気になること」がたくさん詰まっています。まだ返信していないメール、他部署との調整事項、スタッフに伝えなければならないこと、週末の家族旅行、子供の入学式、整理されていない机の上などなど……。これらはすべて「記憶」という頭の機能によって管理されているはずです。では、「自分の記憶力をどのくらい信頼しているか」と聞かれたら、みなさんはどう答えるでしょうか。おそらく、私はせいぜい20パーセントくらいの信頼度だと思います。さらに悪いことに、1つのことに興味をもちはじめると、ほかのことがどんどん記憶から消え去っていくという悪癖もあります。この「忘れる」ことを防ぐための備忘録として、ToDo管理ツールが使われることも少なくありません。でも、GTDに沿ってNozbeを活用してみると、そこにはもっと深い意義や価値があることに気づきます。

アイデアや行動を思いついた瞬間に登録するために、スマートフォンの活用が欠かせない。

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第1章

Nozbe

を実践的に活用するための５つのポイント

頭のリソース不足を解消するシステム

「気になること」や「まだやっていないこと」をめいっぱい抱えている。これが私たちのふだんの頭の状態です。ある仕事をしているときに、集中したいと思っているのに別のことに頭をもっていかれることは誰もが経験していると思います。もちろん、その瞬間に効率が落ち、頭が思うように働くなることは明らかです。これは、パソコンでアプリケーションを数十個立ち上げて、リソース不足のために待ち時間が多くなっている状態のようなものです。では、頭の中にあるモヤモヤをまとめて登録でき、それぞれのもつ意味ごとに整理された状態でいつでも全体を眺められ、実行すべき日時がきたら知らせてくれるシステムがあるとしたらどうでしょう。おそらく、頭のリソース不足は大幅に改善されると思います。その空いたぶんをフルに活用すれば、私たちはもっともっと創造的で新しいことを発想できるかもしれません。

思いついたことはその場で瞬時に記録する

つまり、Nozbe活用のための第2のポイントは次のようになります。「頭にひらめいたことはどんな些細なことでも、その場でNozbeに登録しておく」頭を一瞬でも気になることの記憶装置にしないためには、ひらめいたアイデアや「やろう」と思ったことをその場で記録してしまうことが重要です。ひらめいた瞬間は、「こんなこと絶対に忘れるはずがない」と思うかもしれません。でも、次のなにかを思いついたとき、またその次に別のひらめきがあったときと、1つのアイデアは常に忘れ去られる危機にさらされているのです。Nozbeにはアイデアや行動を登録しておくためのInboxという容れ物があります。思いついたことはその場でInboxに入れる。これを習慣にするだけでも、頭のモヤモヤや混沌は次第にスッキリしてきます。私は、少ないときでも1日に5、6回、多いときは20回ほどiPhoneを取り出して思いついたことをNozbeに登録しています。ぜひ、iPhoneやiPad、Androidなどの、いつでもどこでも持ち運べる機器をNozbeとあわせて活用してみてください。

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Nozbeに登録する項目lesson プロジェクト、アクション、望む結果を

明らかにしよう

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03ある友人に「いまやろうと思っていて実行できていないことはなに？」と聞いたところ、次のような答えが返ってきました。・家族旅行に行く・観なくなったCS放送の解約・将来の展望を決める実は、この回答そのものが「実行できていない」原因になっています。3つの項目はそれぞれ別のレベルについて語られていますが、答えた本人はそれを認識していないのが大きな問題なのです。上の3つの文章のうち、そのまま実行できるのはどれでしょう。2番めの「観なくなったCS放送の解約」ですね。電話を1本かければ終わりです。ところが、「家族旅行に行く」はそのままでは実行できません。家族で行き先を決め、ホテルや飛行機の予約をし、会社に休暇届を出すなどしてようやく実現します。この項目は、複数の行動が必要になる「プロジェクト」だったのです。

「将来の展望を決める」は、プロジェクトよりもさらに高い視点について語っています。なぜならば、この将来への見通しによって具体的なプロジェクトがいくつも生まれるからです。

望む結果によって生まれる行動はまったく異なる

ここにNozbe活用の3つめのポイントがあります。「Nozbeに登録した項目が“行動”なのか“プロジェクト”なのか、さらにその上のビジョンや構想なのかを見極める」つまり、GTDに沿ってNozbeを使うということは、モヤモヤとした思いから具体的なプロジェクトや行動を抽出することでもあるのです。だとすると、もう1つ忘れてはならない重要な点があります。たとえば、

「パーティーを無難に終わらせる」というプロジェクトと、「心から楽しめるパーティーを盛大に開催する」というプロジェクトの2つがあったとします。それぞれに含まれる行動は同じになるでしょうか。もちろん、答えは「NO」です。盛大なほうは料理にも手間をかけるでしょ

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第1章

Nozbe

を実践的に活用するための５つのポイント

うが、無難なほうは店屋物で手軽にすませるかもしれません。プロジェクトをどんな結果に終わらせたいかによって、そこから生まれる行動には天と地ほどの差が出るのです。Nozbeにプロジェクトを登録する際には、「望む結果」をはっきり書く。ぜひ、こちらもあわせて実践してみてください。

「いつかやりたかったこと」が安心してできるようになる

こうして、プロジェクトの望む結果や行動が明らかになっていくと、新たなメリットが生まれてきます。

「勉強のためにセミナーに行きたいと思うが、なかなか時間がとれない」という人は少なくありません。でも、具体的にどのくらい時間がないのかをしっかり把握している人はほとんどいません。もし、すべての「期限付きの行動」が予定どおりに実行されていて、その日の3時間をセミナーに割いてもまったく問題ないとわかっていたらどうでしょう。おそらく、ひとかけらの心配もなく出かけて行き、講義に集中できるはずです。私はGTDの価値を、「やるべきことがわかる」よりもむしろ、「できることがわかる」という点に見い出しています。予定外の「やりたいこと」を気持ちよく実行するためにNozbeを使っているといってもいいと思います。

プロジェクトの“望む結果”をイメージしよう。

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Nozbeとのつきあい方lesson 週次レビューを欠かさず、

Nozbeを新鮮に保っておこう

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04Nozbe活用のための4つめのポイントは「システムを新鮮な状態に保つ」ことにあります。具体的には、第2章から第5章までで解説する「収集」「見極め」「整理」「見直し」を週に一度、2時間から3時間かけて行うことで、Nozbeは新鮮に保たれます。これを「週次レビュー」と呼びます。なぜ、そんな手間をかけなければならないのか？　答えは簡単です。1週間生きていれば、頭の中に新たな「気になること」がどんどん溜まっていくからです。準備することやモヤモヤを頭の外に出すことのメリットについては、すでにお伝えしました。その時点から1週間が過ぎれば、自分も自分を取り巻く環境も大きく変わっています。つまり、1週間前にNozbeに書かれた項目は、すでにいまの自分にとって十分に機能するものではなくなっているかもしれないのです。

最初の収集ですべてが決まる

かくいう私も、Nozbeを使いはじめたころは週次レビューを完全になめきっていました。「本には“週に一度”と書いてあるけど、今週は忙しいから来週まとめてやればいいや」などと開き直って、長いこと放置することもありました。結果はご想像のとおりです。いつしか、Nozbeは単なるタスク管理をするだけのツールに成り果てて、最後にはWebやアプリを見るのも嫌になってしまいました。長いことかき混ぜていない「ぬか床」を見たくないような、あの気分に似ています。週に一度のレビューを続けるのは簡単ではありません。私が見つけた唯一の解決策はこれです。

「最初の収集の際に、もうこれ以上なにも出ないというところまで出し切り尽くす」あえて「出し切り尽くす」なんて変な日本語を使いました。そのくらい絞り出すという意味です。もちろん、頭の中をのぞいて「もうないか？」とチェックするわけにはいきません。そこで、時間を決めて行うのがもっとも効果的です。私のおすすめは2時間。最低でも1時間は、「もう出ない」

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第1章

Nozbe

を実践的に活用するための５つのポイント

と思ってもあきらめずに時間いっぱいまで粘ってみてください。

レビューは修正力を高めてくれる

もし、最初の収集で頭の中の「気になっていること」をすべて出し切ることができれば、これまでに味わったことがないような爽快な気分になれるはずです。そうして出された行動を実行する1週間を過ごしてしまえば、もうしめたものです。いまでは私も、あれだけ面倒だと思っていた週次レビューが待ち遠しくさえ思えるようになりました。さらに、週次レビューや日々の「日次レビュー」を繰り返すことで、自然と新たな能力が身につくことにも気づくはずです。それは「修正力」です。圧倒的な量の情報に囲まれ、市場の動向や顧客のニーズがものすごい早さで変わるいま、私たちは変化に素早く対応する能力を求められています。Nozbeで行う「見直し」は、状況や自分自身の変化に合わせて行動を修正していくプロセスでもあります。レビューを習慣にすることで、たとえ計画が中断されようが、不測の事態にみまわれようが、瞬時に軌道修正できるようになります。これも、GTDに沿ってNozbeを活用することの醍醐味だと思います。

最初の収集がすべて。1時間から2時間を確保して「気になること」を出し切ろう。

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クラウドサービスとの連携lesson EvernoteやGoogleサービスを

Nozbeと組み合わせて使おう

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05Nozbeの大きな魅力の1つに、他のクラウドサービスと連携できる点が挙げられます。これがNozbe活用の5つめのポイントです。もし、下記のサービスをまだ使っていないとしたら、ぜひ、この機会にアカウントを作成してください。どれも無料で使えるものばかりです。まず、いちばんのおすすめはGoogleカレンダーとの連携です（レッスン�）。Nozbeに日付や開始時間が付いた行動を登録すると、自動的にGoogleカレンダーにも予定として表示されるようになります。通知の設定をしておけば、Nozbeのリマインダーとしても活躍してくれます。次に、Evernoteとの連携も欠かせません。Evernoteに保存してある資料やメモなどを、Nozbeのプロジェクトにひも付けて閲覧できるようになります。また、収集の際にEvernoteのノートをNozbeのInboxに集めるといった活用法もあります（レッスン⓬）。3つめはGmailです。メールで届いた依頼をブックマークレットでNozbeに登録すれば、行動をクリックするだけで元のメールを参照できてしまいます（レッスン�）。GmailにはGoogle以外のメールサーバーからPOPでメールを受信する機能があります。Gmailを使っていない方も、ぜひ試してみてください。Nozbeの使い勝手がぐんと上がるはずです。

●Googleカレンダー http://calendar.google.com/

Nozbeの行動を予定として自動的に表示してくれる。Googleカレンダーから日付や時間を移動してもNozbe側に反映される。

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第1章

Nozbe

を実践的に活用するための５つのポイント

●Evernote http://evernote.com/

Evernoteと連携させれば、Nozbeからノートを閲覧できる。Web版だけでなく、無料のソフトウェアもある。

●Gmail http://mail.google.com/

ブックマークレットを使ってGmailの画面から行動を登録できる。

［Link］をクリックすればメッセージが表示される。

機器や場所に縛られずに、いつでも登録した内容を見たり書き換えたりできるのも、クラウドサービスの大きな魅力の1つです。Nozbeの実力を最大限に引き出すために、iPhoneやiPadアプリの活用が欠かせません。いつ、どんな場面でアプリが活躍してくれるかを第6章にまとめてあります。ぜひ、参考にしてみてください。

iPhoneやiPadアプリの活用が欠かせない

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GTDを理解するための3冊Getting Things Doneの頭文字をとって「GTD」と呼ばれる手法は、世界的に有名なコンサルタントのデビッド・アレン氏によって発案されました。ホームページに「GTDをカンタンに！」のキャッチフレーズがあるように、NozbeはこのGTDを実践するためのツールです。本書では、GTDを私なりに解釈し、これをNozbeに当てはめるとどうなるかを試行錯誤した結果、ベストと思われる方法を解説しています。ただし、業種や環境、趣味趣向によっては本書の内容よりもうまくいく方法があるかもしれません。そこで、もし、本書をとおして「自分に合わない部分がある」「GTDの元の考え方を知りたい」と感じたなら、ぜひ、デビッド・アレン氏の手による3冊の著書を読んでみてください。本書だけではお伝えできなかったGTDの深い部分や、より高度な手法に出会えるはずです。参考までに、私がおすすめする「読む順番」も付け加えておきます。

column

デビッド・アレン（著）田口 元（監訳）本体1,600円＋税／二見書房

デビッド・アレン（著）田口 元（監訳）本体1,600円＋税／二見書房

デビッド・アレン（著）田口 元（監訳）本体1,500円＋税／二見書房

❶「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」（左）❷�「ひとつ上のGTD ストレスフリーの整理術 実践編 — 仕事というゲームと人生という

ビジネスに勝利する方法」（中）❸「ストレスフリーの仕事術 — 仕事と人生をコントロールする52の法則」（右）

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第2章

ひらめきや気になることをN

ozbe

のInbox

にすべて「収集」する

次のページに続く

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ワザ000

ひらめきや気になることをNozbeのInboxにすべて「収集」するこの章から本格的なNozbeの活用がはじまります。

最初のステップは「収集」です。ここでのポイントは「出し切る」こと。

週末などに十分な時間をとってトライしてください！

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準備 アカウント作成lesson クラウドサービス「Nozbe」に

アカウントを作成しよう

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06Nozbeはインターネットを介して利用する「クラウドサービス」です。使いはじめるにあたっては、まずアカウントの登録を行います。実は、このクラウドサービスであるという点も、私がNozbeを選ぶ大きな要因になっています。レッスン❽以降で登録するさまざまな情報は、すべてNozbeのサーバー上に保存されます。これによって、インターネットに接続してさえいれば、パソコンのブラウザーや、iPhone、iPad、Androidのアプリを使って、いつでもどこからでも情報の閲覧や編集ができるようになります。仕事の依頼のメールが届いたとき、次にやりたいことがひらめいたとき、その場で瞬時にアイデアや行動を登録できれば、時間が経って忘れてしまう可能性も低くなります。このほか、第7章で解説する他のメンバーとのプロジェクトの共有もクラウドサービスだから実現できる機能です。

本格的に使うなら有料の「パーソナル」がおすすめ

Nozbeには「無料」から「ビジネス」まで5つのプランが用意されています。このうち、「無料」と年額89.95ドルの「パーソナル」が個人向け、「家族」

「チーム」「ビジネス」の3つがグループ向けになっています。無料版と有料版で機能の差はありません。本書で紹介するレッスンは、レッスン�をのぞいてすべて無料版でも再現できます。ただし、無料版にはレッスン⓭と⓰でそれぞれ解説する「プロジェクト」と「コンテキスト」を5つまでしか作れないという制限があります。通常、Nozbeを使っていると、プロジェクトもコンテキストもすぐに10個、20個と増えていきます。そこで、無料版でひととおり本書のレッスンを試してみて、「これは使えるかも！」と感じられたら、年額89.95ドルの

「パーソナル」プランにアップグレードすることをおすすめします。私も1年ほどパーソナルを利用していますが、日本円で月額800円弱に見合う価値が、Nozbeには十分にあると実感しています。ちなみに、有料版には60日間の返金保証もついています。

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第2章

ひらめきや気になることをN

ozbe

のInbox

にすべて「収集」する

Nozbeにアクセスし、アカウントの作成をはじめる1▼Nozbe 2.0http://www.nozbe.com/

❶上記URLを入力してvキーを押し、Nozbeにアクセス

❷［ユーザー登録］をクリック

名前やメールアドレスなどを入力する2❶［名前］に名前を入力

❸［了承する］をクリックしてチェックマークを付ける

❹Nozbeをどうやって知ったのかを入力

❺［すぐにユーザー登録する！］をクリック

❷［Eメール］にメールアドレスを入力

次のページに続く

ブラウザーでNozbeにアクセスしたときに画面が真っ白になってなにも表示されない場合は、ページの表示エンコードをUTF-8に設定すれば表示されます。Internet Explorerの場合は［ページ］メニューの［エンコード］から［その他］-［Unicode（UTF-8）］を選択しましょう。

画面になにも表示されないときはエンコードの設定を確認しよう

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Nozbeからメールが送信された3［Nozbe新規登録：メールをチェックしてください！］画面が表示された

Nozbeから届いたメールを確認する4

❶メールソフトを起動し、Nozbeから届いたメールを表示

ここではGmailを例に解説する

❷メール本文中のURLをクリック

有料アカウントのうち、個人で使う場合はパーソナルを選びます。アップグレードの方法は本書の付録1をご覧ください。

Nozbeのアカウントの種類と内容

プラン名 アカウント数 プロジェクト／コンテキスト数

ファイルの保管 料金

無料 1 6 ※ 1MB 無料

パーソナル 1 無制限 1GB 月額 9.95 ドルまたは年額 89.5 ドル

家族 5 無制限 3GB 月額 19.95 ドルまたは年額 179.95 ドル

チーム 20 無制限 10GB 月額 49.95 ドルまたは年額 449.95 ドル

ビジネス 100 無制限 30GB 月額 99.95 ドルまたは年額 899.95 ドル

●各プランの主な仕様 2011年2月18日現在

※執筆時点ではタイミングによって 5 つだったこともある

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第2章

ひらめきや気になることをN

ozbe

のInbox

にすべて「収集」する

パスワードを設定する5

Nozbeのアカウント作成が完了した6

Nozbeのパスワード設定画面が表示された

❶Nozbeにログインするためのパスワードを決めて2回入力

❷［確認してログインする！］をクリック

アカウントの作成が終了し、Nozbeの画面が表示された

Nozbeからログアウトするときはここをクリックする

有料アカウントにアップグレードする場合は、この画面で［アカウント］をクリックする（付録1参照）