1

2

Now I know who moved your Cheese

Using SAS to improve development Costs

European SAS Forum

Geneve, May 2006

Ignacio Fernández MontolíCompetence Center

Gas Natural Informática S.A.ifernandez@gasnatural.com

3

4

Contents

1. Now I know who moved your cheese

2. Who are we

3. MOOD initiative

4. Using SAS to provide metrics

5. AUTPLAN project

6. Conclusions and… maybe questions?

5

Now I know who moved your Cheese

6

Now I know who moved your CheeseTransforming I.T. organizations to cut off costs and to improve

efficiency and qualityby Dr. Prof. Frank k. Lee

Story based on the book…

7

An Incredible Tale…

8

Four Adventurers following a dream…

Wanda Doolittle

Joe WatersAndrew Essal

Gus Nathan Gus Nathan

9

A great adventure…

10

Really dangerous…

11

The conquest of the Treasure…

12

But keeping the secret was not so easy…

• They would deny the existence of the treasure …

• But the legend was true…

• They had found their mission on the life…

• Each one would create a cattle exploitation and build a cheese factory

• Full agreement was not possible…

• Therefore, each one opted for a different solution …

13

Body Shopping…

Boys’n Shopping Corp.

14

Turnkey project…

Iverson MagnificentBuildings Corp.

15

Outsourcing…

Axel C. Sturion Associates

16

A different approach…

Moe V. Welldone Inc

17

The moral to the story…

• All the approaches are neither good nor bad, they depend on what are used for and how they are used.

• Projects need control and supervision, independently of the way they are contracted.

• It is fundamental to guarantee the quality and skills of the resources.

• Contracting strategy and Service Level Agreements are fundamental.

• Things can be done well or as always.

• It is necessary to distinguish among participating in a project and to be implied in it.

• Contrary to Caesar's woman, it is not about seeming good, but ofbeing good.

18

Who are we

19

Who are we

Main gas distribution and supplier group in SpainOperates in 11 countries

Spain, Portugal, France, ItalyMorocco, ArgeliaBrazil, Argentina, Colombia, México, Puerto Rico

Multi-utility orientedGas, Electricity, Services, Maintenance, etc

10 Million Customers

Gas Natural SDG

20

Who are we

Company of the group responsible for software development services, exploitation and management of data and voice communications.Multiple platforms : Mainframe, Unix, Linux, Windows XPMúltiple tecnologíes: SAP, Siebel ERM y CRM, GIS, SAS, Microstrategy, J2EE, Fatwire, Natural, Cognos, MQ,etc.International communications network4 DPC’s ( 2 in BRS configuration), 1.000 Mips747 servers, 200 in DPC100 Tb of Disk+8.000 Users, 6.935 PC’s117 Local área networks, 415 comm. linesMore than 700.000 hours/year in application development andmaintenance

Gas Natural Informática S.A.

21

MOOD Initiative

22

Introduction

The changing situation ,both in the regulatory environment and in Gas Natural SDG itself, forced GNI to an internal reflexion on the developmentstrategy oriented to :

Adapt to the changing market conditions

Improve our response to our internal customer’s demands

Adapt our structure to GN’s new reality

Reinforce the proper use of emerging technologies

23

Introduction (2…)

Structure of development groups was out of date

Relationship between end users and developers was not efficient

Implication of end users should be increased

Software quality culture should be promoted

Complexity of current systems , both at hardware and software leveldemanded new approaches

24

Three axes of GNI development strategy

Customer

Orientation C

ostR

educ

tion

Quality Improvement

Need for Improvement !!! Need for Improvement !!!

But….

25

Three axes of GNI development strategy

Customer

Orientation C

ostR

educ

tion

Quality Improvement

Can’t Improve what is

not measured !!!

26

MOOD Initiative

Standardize Products and ActivitiesStandardize Products and Activities

Develop tools to collect measurementsDevelop tools to collect measurements

Develop tools to report and analyze resultsDevelop tools to report and analyze results

Implement relationship modelsImplement relationship models

Start improving !!!Start improving !!!

27

Standardize products and activities

Common development methodologyCommon development methodology

Technical and political proceduresTechnical and political procedures

QA policy and toolsQA policy and tools

Standard products and process Standard products and process

Best practices from CMM, ITIL, Cobit, etcBest practices from CMM, ITIL, Cobit, etc

28

Methodology, deliverables and procedures

29

Nuevos Desarrollos

Evaluación dela Necesidad

Petición de usuario

Análisis de la petición Plan preliminar

GP009

Petición de usuario

E100

Gestión de Proyecto

Usu

ario

cla

ve

Usu

ario

Validación Usuario

GP009

Gestión de petición

Tipificar y registrar Registro de peticiones

Retipificar yregistrar

Registro de peticiones

Usu

ario

Coo

rdin

ador

de

Usu

ario

Gestión de petición

Jefe

de

proy

ecto

Dis

eño

Func

iona

lA

nalis

ta

calid

ad

Ofic

ina

Cal

idad

Control de calidad Check listGP009Plan preliminarE100

Petición de usuario

Control de calidad

Validación Calidad

30

Retipificar y registrar

Evaluación dela Necesidad

Retipificar y registrar

• Entregables salida:• Registro de Peticiones.

Técnica:

Procedimientos:• Gestión de peticiones

• Descripción de la actividad: Una vez aprobada por el usuario coordinador la petición, el responsable funcional encargado de su resolución procede a realizar un primer análisis de la petición. Se verifica la tipología de la petición y sus características para determinar el tratamiento de la petición. En función de la información contenida en la petición se deberá definir el ciclo de desarrollo a utilizar (Nuevo proyecto, Evolutivo, Correctivo) y confirmar /modificar la prioridad.

• Previo a realizar esta actividad y dependiendo de la petición, el responsable funcional estudiará la misma y podrá solicitar soporte al usuario para lograr el entendimiento de la petición, teniendo la capacidad de rechazarla hasta considerarla completa. Una vez aceptada quedará reflejada la aceptación en la herramienta de soporte y en el acta de reunión correspondiente (en caso que hubiese sido necesario realizarla).• Entregables entrada:

• CODSMI_F_NP_EN_E100_vNN (Petición suario).• Registro de Peticiones.

DF

Responsable Participa Valida

Herramientas de soporte• SMI / SMI evolucionado

31

Customer oriented relationship models

External customers (Gas Natural)External customers (Gas Natural)

Internal Customers ( Funcional vs Design)Internal Customers ( Funcional vs Design)

External ProvidersExternal Providers

Uniform culture and SLA’s Uniform culture and SLA’s

32

Relationship models

• Establishes relationship frameworkamong end users and I,T.

• Formalize relationship, definingSLA and quality indicators

• Establishes relationshipframeworks among internalstakeholders

• Define internal service levelagreements and Quality levels

• External providers selection criteria• External Servicel level agreements• Quality level expected

ExternalProviders

Internal

Customers

Gas

Natural

Group

Bidirectional Tracing

33

Model Components

*

Customer management

*Project management

Portfolio management

Management Model

95%% cumplimiento tiempos de resolución de incidencias

5%% de correctivos pendientes

5%Peticiones de usuario pendientes

Soporte a usuarios

20%Grado de efectividad nuevos proyectos

Mantenimientos evolutivos

Mantenimientos correctivos

Calidad del servicio/ producto

Nuevos Proyectos

Acuerdos de Nivel de Servicio con áreas de negocio

5%Grado de efectividad mantenimientos evolutivos

95%% cumplimiento de tiempos de respuesta a peticiones de usuario

ObjetivoIndicador GNICategoría

95%% cumplimiento tiempos de resolución de incidencias

5%% de correctivos pendientes

5%Peticiones de usuario pendientes

Soporte a usuarios

20%Grado de efectividad nuevos proyectos

Mantenimientos evolutivos

Mantenimientos correctivos

Calidad del servicio/ producto

Nuevos Proyectos

Acuerdos de Nivel de Servicio con áreas de negocio

5%Grado de efectividad mantenimientos evolutivos

95%% cumplimiento de tiempos de respuesta a peticiones de usuario

ObjetivoIndicador GNICategoría

Planificación

Calidad

Costes

Eficiencia

Actividad

GNGNIIndicadores

Planificación

Calidad

Costes

Eficiencia

Actividad

GNGNIIndicadores

Service Level Agreements

Performance Indicators

34

Tools for data collection and measurement

Activity tracking and timesheetActivity tracking and timesheet

Activity reportingActivity reporting

DashboardsDashboards

Metrics, forecast, estimates!!! Metrics, forecast, estimates!!!

Data analtyticsData analtytics

35

Development Life cycle management

Planning managementLoad managementChange managementFunctional version managementAssociated documentation generation and storageEffort trackingOutsourced, turnkey and body shopping projects managementMethodology integration

Request Manager SYD

36

Request manager SYD

37

Request manager SYD

38

Activity reporting

39

Activity reporting

40

Dashboards

41

Using SAS to provide metrics

42

Using SAS to provide metrics

Optimize methodological cyclesOptimize methodological cycles

Automated request planning and estimatingAutomated request planning and estimating

Degree of completion calculationDegree of completion calculation

Small requests outsourcingSmall requests outsourcing

Internal benchmarkingInternal benchmarking

Demand management calculationsDemand management calculations

43

Optimize methodology cycles

Corrective maintenance distribution

44

Evaluationof user needs

UserR

quest

Diseñofuncional

Diseño técnico

Construcción ImplantaciónAnálisispreliminar

Project cycle

Diseño técnico

Construcción Implantación

Corrective maintenance cycle

Short Evolutive cycle

Short corrective cycle

Ultra short evolutive cycle

Ultra short corrective cycle

Evolutive maintenance cycle

Diseñofuncional

Diseño técnico

Construcción Implantación

Methodology cycles

45

Automated request planning and estimating

Request Categorization

Application affected

quartile selection

Estimated planning based on historical data

Estimated distribution of efforts and time based on historical data

46

Automated request planning and estimating

47

TIPO_TRABAJO TRAMO TIPO_TAREA fasePORCENTAJE_SUMA

PORCENTAJE_PLAZO

PROMEDIO PRIMER CUARTIL COSTES

COSTE_REAL_Q1

PROMEDIO MEDIANA COSTES COSTE_REAL_Median

PROMEDIO COSTES TERCER CUARTIL

Mantenimiento Correctivo Menos de 8 horas Analizar incidencia 1 37,69 51,50 1,54 1,70 2,45Analizar solución 1 8,93 13,64 0,41 0,40 0,58Revisar el diseño técnico 2 13,85 5,29 0,16 0,62 0,90Revisar el diseño técnico de integración 2 0,30 0,22 0,01 0,01 0,02Revisar plan de pruebas unitarias 2 1,20 0,89 0,03 0,05 0,08Revisar plan de pruebas de integración 2 0,24 0,17 0,00 0,01 0,02Construir/corregir componentes de software 3 24,23 17,38 0,52 1,09 1,57Realizar pruebas unitarias 3 8,58 4,57 0,14 0,39 0,56Preparar entorno de pruebas 3 0,43 0,23 0,01 0,02 0,03Realizar pruebas de integración 3 1,97 3,00 0,09 0,09 0,13Realizar pruebas funcionales 3 0,53 0,67 0,02 0,02 0,03Realizar pruebas de aceptación (usuario) 3 0,77 0,50 0,02 0,03 0,05Gestionar el paso a producción 4 0,78 0,94 0,03 0,04 0,05Pase a Productivo 4 0,50 1,00 0,03 0,02 0,03

TOTAL 100,00 100,00 3,00 3,00 4,50 4,50 6,508-40 horas Analizar incidencia 1 25,77 40,62 3,09 4,64 6,38

Analizar solución 1 14,31 23,18 1,72 2,58 3,54Revisar el diseño técnico 2 21,93 10,73 2,63 3,95 5,43Revisar el diseño técnico de integración 2 1,11 0,31 0,13 0,20 0,27Revisar plan de pruebas unitarias 2 1,85 2,19 0,22 0,33 0,46Revisar plan de pruebas de integración 2 0,15 0,14 0,02 0,03 0,04Construir/corregir componentes de software 3 23,51 12,27 2,82 4,23 5,82Realizar pruebas unitarias 3 7,89 5,06 0,95 1,42 1,95Preparar entorno de pruebas 3 0,05 0,07 0,01 0,01 0,01Realizar pruebas de integración 3 1,98 1,05 0,24 0,36 0,49Realizar pruebas funcionales 3 0,25 1,79 0,03 0,05 0,06Realizar pruebas de aceptación (usuario) 3 0,14 0,10 0,02 0,02 0,03Gestionar el paso a producción 4 0,80 1,30 0,10 0,14 0,20Pase a Productivo 4 0,26 1,19 0,03 0,05 0,06

TOTAL 100,00 100,00 12,00 12,00 18,00 18,00 24,75Mas de 40 horas Analizar incidencia 1 26,86 37,70 13,43 16,92 26,59

Analizar solución 1 16,42 17,33 8,21 10,34 16,25Revisar el diseño técnico 2 16,93 17,80 8,46 10,66 16,76Revisar el diseño técnico de integración 2 1,69 0,53 0,84 1,06 1,67Revisar plan de pruebas unitarias 2 2,19 1,64 1,10 1,38 2,17Revisar plan de pruebas de integración 2 0,45 0,25 0,22 0,28 0,44Construir/corregir componentes de software 3 22,07 10,67 11,04 13,91 21,85Realizar pruebas unitarias 3 6,78 11,15 3,39 4,27 6,71Preparar entorno de pruebas 3 0,00 0,02 0,00 0,00 0,00Realizar pruebas de integración 3 4,74 0,78 2,37 2,99 4,70Realizar pruebas funcionales 3 0,14 0,03 0,07 0,09 0,14Realizar pruebas de aceptación (usuario) 3 0,23 0,14 0,11 0,14 0,23Gestionar el paso a producción 4 0,34 0,33 0,17 0,22 0,34Pase a Productivo 4 1,15 1,62 0,58 0,73 1,14

TOTAL 100,00 100,00 50,00 50,00 63,00 63,00 99,00Mantenimiento Evolutivo Menos de 8 horas Elaborar Diseño Funcional 1 33,55 55,27 1,01 1,68 2,35

Realizar el gap análisis 1 5,89 1,40 0,18 0,29 0,41Revisar diseño funcional 1 5,23 3,84 0,16 0,26 0,37Establecer el plan de pruebas de aceptación 1 8,47 5,47 0,25 0,42 0,59Revisar el plan de pruebas de regresión 1 2,84 17,57 0,09 0,14 0,20Definir arquitectura de software 2 0,10 0,16 0,00 0,01 0,01Estrategia de diseño y construcción 2 0,13 0,16 0,00 0,01 0,01Establecer plan de pruebas unitarias 2 1,75 1,08 0,05 0,09 0,12Elaborar el diseño técnico 2 4,08 1,66 0,12 0,20 0,29Elaborar el diseño técnico de integración 2 0,16 0,25 0,00 0,01 0,01

Automated request planning and estimating

48

Trying to avoid the 90% syndrome

The degree of completion of a single task is informed by user

Based on this degree, effort expended anf time consumed, wecalculate the task forecast in the following manner

ETA (Cost) = Effort Expended / %completion

ETA (Time) = (Today – Initial Date ) / %completion

Once a task is finished, the percentage of completion isobtained from the statistical weight of the type of task in thetype of request.

In this way, degree of completion is based on past reality, calculated by means of statistical analysis

Degree of completion calculation

49

Current usage

Small corrective and evolutive requests developed in outsourcing mode are estimated based on effort ranges

Requested effort to be paid is the statistical mean of therange selectedCost is calculated using effort and tariff means

Ranges are updated in six month frecuency and new means are established, the same as redefining ranges, depending onexisting data.

Working in this way, it’s very easy to negociate, estimate and manage these small tasks.

Small request outsourcing

50

Small request outsourcing

Task group to outsource

Outsurcer assigned

Effort range

51

Small request outsourcing

Requested finish date

Effort and fee to be paid

52

AUTPLAN project

53

ObjectivesAUTPLAN is configured as an additional SYD module, integrated with SAS Analytical model, to provide:

Statistic models for effort and timings for new project, atevery stage of the life cycle

Based on multivariable analysisUsing historic metrics, both qualitative and quantitativeReadjustment of forecast, based on real information offinished stages of the project

AUTPLAN Project

54

Input / Output DataIndependent variables:

Qualitative (Business , Technologies, Request type, complexity, effort range, etc)Quantitative (number of requirements, functionalities, entidades, interfases, etc..)Quantitative variables will be extracted from the deliverablesvia XML)Closing project qualitative variables ( Final complexity, usercollaboration, lessons learned, etc)

Dependent variables:EffortTime

Precalculated models for each project stage

AUTPLAN Project

55

AUTPLAN Project

GNI Projects

SYD

Actual data of finished projects ( cost, time)GNI methodology life cycleProject attributes/characteristics: Request, Project, Task, …

AUTPLAN

AttributesStagesActual Data

Data Preparation

StatisticalModels

Generation

Project planning proposals(Scheduling andcost)

EstimatesCalculation

and Validation

Schedules and cost

Data Entry

Project planning

56

El proyecto AUTPLAN

AUTPLAN Analytic server:

•Automatic model generations:•Multivariable statistics•Descriptive analysis

•Automatic calculation of effort and time forecast

Database server:

•SYD Data

57

Questions ???

Thank you very much !!!

and that’s all, folks!!!

58

Esta presentación es propiedad del Grupo Gas Natural. Tanto su contenido temático como diseño gráfico es para uso exclusivo de su personal.

©Copyright Gas Natural SDG, S.A.