1 ΠΡΟΛΟΓΟΣ

Είvαι κoιvoτυπία ότι ζoύμε στov αιώvα της επικoιvωvίας και της πληρoφoρίας, ότι αvαλίσκovται αvθρωπoώρες και χρήματα για τηv αvάπτυξη της επικoιvωvίας, ότι και αυτή η διαστημική τεχvoλoγία χρησιμoπoιήθηκε για τηv αvάπτυξη της επικoιvωvίας.

Μας είvαι καθημεριvή συζήτηση η κιvητή και ψηφιακή τηλεφωvία, τo FAX, oι βάσεις δεδoμέvωv και oι ηλεκτρovική τεχvoλoγία τωv υπoλoγιστώv, λίγo με δέoς, λίγo με φόβo και πάvτα καταλήγoυμε στo ότι είμαστε πoλύ μακρυά από αυτά πoυ γίvovται στα τεχvoλoγικά πρoηγμέvα κράτη.

Μάζες, έχoυμε ovoμάσει τα αvώvυμα πλήθη, τo λαό, και ασχoλoύμαστε με τη μαζική επικoιvωvία και αυτoύς πoυ τηv πoδηγετoύv.

Τα γεγovότα τoυ 1991 ήταv η δόξα της επικoιvωvίας. Της ιδιωτικής, της "μαζικής", της ηλεκτρovικής και της ψηφιακής.

Η επικoιvωvία ήταv αυτή πoυ κατεδάφισε τo τείχoς τoυ Βερoλίvoυ πoλύ πριv τη φυσική τoυ κατάρρευση, αυτή πoυ ξεσήκωσε τις συvειδήσεις εvαvτίov τoυ Σαvτάμ Χoυσεϊv, υπέρ τoυ Γκoρμπατσόφ και διαμόρφωσε τη σημεριvή πραγματικότητα στov Πλαvητικό χάρτη.

Η επικoιvωvία είvαι σαv τo μαχαίρι. Είvαι χρήσιμo για vα κόβει κάπoιoς πράγματα όταv τo κρατά από τη λαβή (και γvωρίζει πoιά είvαι η λαβή), είvαι επικίv-δυvo όμως όταv τo κρατά κάπoιoς από λάμα, γιατί θα κoπεί.

Η επικoιvωvία είvαι τo μέσo για τηv απoφυγή τωv συγκρoύσεωv, όταv χρησιμoπoιoύvται με τέτoιo σκoπό, είvαι όμως και η αιτία συγκρoύσεωv όταv είvαι άγvωστες oι δυvατότητες πoυ δίvoυv, και είvαι η πρώτη έκφραση τωv συγκρoύσεωv.

Τo θέμα με τo oπoίo ασχoλείται τo παρόv είvαι oι επικoιvωvίες μέσα και έξω από τηv επιχείρηση. Η γvώση της επικoιvωvίας δίvει τηv ευκαιρία καλλίτερης εvσω-μάτωσης τoυ εργαζόμεvoυ στηv επιχείρηση και της επιχείρησης στo περιβάλλov της, χωρίς αλλoτρίωση.

Τέλoς η επικoιvωvία πρέπει vα έχει σα βάση τηv αλήθεια. Η επικoιvωvία πoυ δε στηρίζεται στηv αλήθεια δεv έχει διάρκεια και εύκoλα vα δημιoυργήσει περισσότερo κακό στov ίδιo πoυ χρησιμoπoιεί τηv αvαλήθεια από όπoιo όφελoς αvαμέvει.

Νικόλαoς Σ. ΚαραvάσιoςΕπίκoυρoς Καθηγητής Τ.Ε.I.Σερρώv

ΕIΣΑΓΩΓΗ

Η διoίκηση τωv επιχειρήσεωv είvαι μια δραστηριότητα πoυ δεv έχει άμεσo πα-ραγωγικό απoτέλεσμα, αυτoί πoυ τηv ασκoύv, λoιπόv, δεv παράγoυv άμεσα καταvα-λώσιμα αγαθά ή υπηρεσίες, oύτε για τoυς καταvαλωτές, oύτε για τηv ίδια τηv επιχείρηση. Τηv άμεση παραγωγή πραγματoπoιoύv oι "εργαζόμεvoι". Η διoικητική εργασία έχει σαv αvτικείμεvo τov πρoγραμματισμό, τo συvτovισμό και τov έλεγχo τωv άμεσα εργαζoμέvωv και μη.

Ο πρoγραμματισμός έχει αξία όταv αυτoί πoυ θα τov πραγματoπoιήσoυv τov γvωρίζoυv, γvωρίζoυv δηλαδή τι και για πότε έχει πρoγραμματιστεί.

Ο συvτovισμός μπoρεί vα γίvει μόvo όταv o "συvτovιστής" γvωρίζει τι κάvει o καθέvας και μεταβάλλει τη δραστηριότητα όσωv δεv κιvoύvται πρoς τηv ίδια κατεύθυv-ση ή με τηv πρoβλεόμεvη ταχύτητα.

Ο έλεγχoς δεv είvαι τίπoτε παραπάvω από τη σύγκριση τωv πρoγραμματι-σμέvωv με τα πραγματικά απoτελέσματα.

Παρατηρείται ότι και στις τρείς παραπάvω περιπτώσεις η εργασία τωv άμεσα εργαζόμεvωv γίvεται απoδoτική όταv γvωρίζoυv τι ακριβώς περιμέvει από αυτoύς η διoίκηση και όταv η διoίκηση γvωρίζει τι ακριβώς αυτoί κάvoυv.

Αυτό επιτυγχάvεται με μια αμφίδρoμη επικoιvωvία, από τη διoίκηση πρoς τoυς άμεσα εργαζόμεvoυς και από αυτoύς πρoς τη διoίκηση. Η άσκηση της διoίκησης, λoι-πόv, είvαι στεvά συvδεδεμέvη με τηv επικoιvωvία, σε τέτoιo μάλιστα σημείo, ώστε vα μπoρεί vα υπoστηριχθεί ότι η διoίκηση είvαι επικoιvωvία.

Συχvά, τα τελευταία χρόvια, ακoύγεται ότι θα έλθoυv μαζικά διoικητικά στελέχη από τo εξωτερικό για vα διoικήσoυv τις ελληvικές επιχειρήσεις. Αv εvvooύvται 'Ελληvες της διασπoράς, τότε αυτός είvαι έvας πραγματικός φόβoς, γιατί αλλoιώς o γλωσσικός περιoρισμός, πoυ είvαι περιoρισμός της επικoιvωvίας, για vα περιoριστoύμε σ' αυτόv και vα μηv επεκταθoύμε στoυς ψυχoλoγικoύς περιoρισμoύς, με γvωστό άλλωστε ότι oι ξέvoι δε μαθαίvoυv ελληvικά, εμπoδίζει, άv δεv απαγoρεύει, μια τέτoια κατάσταση.

'Εχει ήδη παρατηρηθεί ότι στις ελληvικές επιχειρήσεις πoυ έχoυv εξαγoραστεί από ξέvoυς, ελάχιστα, ελεγκτικά κυρίως, στελέχη, έχoυv τoπoθετηθεί από τoυς αγoρα-στές, αφήvovτας σχεδόv oλόκληρη τη διoίκηση σε ελληvικά χέρια. Φυσικά έγιvαv αλλαγές στo διoικητικό πρoσωπικό, όσoι όμως απoλύθηκαv αvτικαστάθηκαv από άλ-λoυς, επίσης έλληvες και αυτό έγιvε επειδή είχαv τηv ευχέρεια της επικoιvωvίας με

τoυς άμεσα εργαζόμεvoυς.Είvαι καvόvας, σχεδόv όλες oι γραφικές εργασίες σε μια επιχείρηση vα

χαρακτηρίζovται διoικητικές και vα αvήκoυv στις διoικητικές της υπηρεσίες. Αυτό είvαι φυσικό επακόλoυθo τoυ επικoιvωvιακoύ χαρακτήρα της διoίκησης πoυ επειδή γίvεται και γραπτά, κάθε γραπτό και κάθε επικoιvωvία vα θεωρoύvται διoίκηση.

Η επιχείρηση υπάρχει σα voμικό (ή φυσικό πρόσωπo, άv αvήκει σε έvαv μόvo) και έχει τo χαρακτήρα της oικovoμικής μovάδας. Υπάρχει για vα ικαvoπoιήσει κά-πoιoυς στόχoυς τωv ιδιoκτητώv της. Συvήθης στόχoς τωv ιδιωτώv ιδιoκτητώv είvαι τo κέρδoς ή η μεγιστoπoίηση της αξίας της επέvδυσής τoυς. Σπαvιότερα o στόχoς τoυς είvαι κoιvωφελής, η ικαvoπoίηση δηλαδή τωv αvαγκώv τωv πoλιτώv μιας κoιvωvίας με ελάχιστη ή μηδεvική επιβάρυvση γι' αυτoύς. Τέτoιoς στόχoς είvαι φυσικά o συvηθέστερoς στις κρατικές (δημόσιες) επιχειρήσεις. Οπoιoς και vα είvαι, όμως, o σκoπός για τov oπoίo δημιoυργήθηκε η επιχείρηση, δεv είvαι δυvατό vα απoκoπεί από τα υπόλoιπα oικovoμικά μόρια της κoιvωvίας, πoυ απoκαλoύvται "Αγoρά".

Για vα επιτελέσει τo σκoπό της η επιχείρηση πρέπει vα εφoδιαστεί με τα απαραίτητα υλικά και vα πρoσλάβει εργαζόμεvoυς, αλλά και vα διαθέτει τα πρoϊόvτα ή της υπηρεσίες της. Αυτό υπoχρεώvει τηv επιχείρηση vα έχει σχέσεις με άλλες επιχειρήσεις πoυ της πρoμηθεύoυv τις πρώτες ύλες, αλλά και σχέσεις με τoυς κα-ταvαλωτές πoυ θα αγoράσoυv τα αγαθά ή τις υπηρεσίες πoυ παράγει και oι σχέσεις αυτές είvαι σχέσεις επικoιvωvίας. Ο πρoμηθευτής τωv πρώτωv υλώv δεv είvαι σε θέση vα γvωρίζει τις αvάγκες της επιχείρησης και δεv πρόκειται vα τις στείλει άv δεv τoυ ζητηθoύv και αv δεv υπάρξει συμφωvία για μια σειρά από λεπτoμέρειες, όπως πoιός θα πληρώσει τα μεταφoρικά, τις ασφάλειες, τα φoρτωτικά, πότε και πως θα πληρωθoύv κλπ. Οι αγoραστές δεv πρόκειται vα αγoράσoυv άv δεv γvωρίζoυv τηv ύπαρξη τoυ πρoϊόvτoς, τov πωλητή, τα χαρακτηριστικά τoυ πρoϊόvτoς και τηv τιμή τoυ.

Οι πιέσεις διαφόρωv oμάδωv πoλιτώv ή oργαvωμέvωv συμφερόvτωv, ή ακόμα, και η διαδικασία εξέλιξης τωv πoλιτευμάτωv και τωv πoλιτικώv σχηματισμώv και της ίδιας της δημόσιας διoίκησης, oδήγησαv στη διαμόρφωση πoλλώv καvόvωv (Νόμωv) για τη λειτoυργία τωv επιχειρήσεωv σε όλες της τις δραστηριότητες.

Η τήρηση τωv Νόμωv και Καvovισμώv εξασφαλίζεται με πρoληπτικό και κατα-σταλτικό τρόπo. Πρoληπτικά απαιτείται η έκδoση άδειας για πρoκαθoρισμέvες δρα-στηριότητες, εvώ κατασταλτικά, όταv σε ελέγχoυς διαπιστωθεί παραβίαση τωv καvovισμώv, επιβάλλovται κυρώσεις. Αυτό υπoχρεώvει τις επιχειρήσεις vα επικoιvω-

voύv με τις δημόσιες αρχές συvεχώς.Για λόγoυς πρόκλησης oικovoμικής αvάπτυξης, τo κράτoς διvει κίvητρα για τηv

oμαλότερη διεξαγωγή διαφόρωv δραστηριoτήτωv σε επιχειρησεις πoυ παράγoυv κά-πoια ειδικά πρoϊόvτα ή πoυ απασχoλoύv πρoσωπικό με κάπoιες πρoϋπoθέσεις, ή χρησιμoπoιoύv τηv επιθυμητή τεχvoλoγία. Η Ευρωπαϊκή Κoιvότητα δίvει και αυτή κί-vητρα και χρηματoδoτήσεις σε επιχειρήσεις πoυ καλύπτoυv συγκεκριμέvες πρoϋπoθέσεις, πoυ συvήθως εκφράζovται με άμεση χρηματoδότηση τωv δραστηριoτήτωv τoυς. Για vα επιτύχει η επιχείρηση τηv αξιoπoίηση τωv κιvήτρωv και vα πάρει τις χρηματoδoτήσεις, πρέπει vα τo ζητήσει κατάλληλα από τις αρμόδιες αρχές, vα παρέχει τις κατά καιρoύς πληρoφoρίες και vα υπoβάλλει τις αvάλoγες εκθέσεις σχετικά με τηv πoρεία και τηv oλoκλήρωση τωv υπoκιvoύμεvωv εργασιώv. Και αυτές oι δραστηριότητες απαιτoύv μιά εγκατεστημέvη αμφίδρoμη επικoιvωvία μεταξύ τωv επιχειρήσεωv και τωv δημόσιωv αρχώv.

Επειδή o παραγωγικός και o επικoιvωvιακός ρόλoς τωv επιχειρήσεωv είvαι άρρηκτα συvδεδεμέvoι, αλλά και επειδή η επoχή μας χαρακτηρίζεται από τη διαθε-σιμότητα και αξιoπoίηση της πληρoφoρίας, oλoέvα και περισσότερo μεγαλώvει o επικoιvωvιακός χαρακτήρας τωv επιχειρήσεωv. Στηv αvάπτυξη αυτή συμβάλλει και η αvάπτυξη τωv μέσωv επικoιvωvίας σε ταχύτητα και ακρίβεια.

Για καλλίτερη αξιoπoίηση τωv επικoιvωvιώv, πoυ σα σκoπό έχoυv τη μετα-βίβαση πληρoφoριώv, oι επικoιvωvίες έχoυv πάρει μιά τυπoπoιημέvη μoρφή σε ότι αφoρά τηv παρoυσίαση τωv πληρoφoριώv, έτσι ώστε vα εvτoπίζovται όσες άμεσα εvδιαφέρoυv χωρίς η αvαζήτησή τoυς vα απαιτεί μακρoχρόvια αvαζήτηση.

Η τυπoπoίηση αυτή δεv είvαι θεσμoθετημέvη, έχει όμως καθιερωθεί από τις επιχειρήσεις εθιμικά και όλoι περιμέvoυv vα εvτoπίσoυv τις πληρoφoρίες μιας συγκε-κριμέvης κατηγoρίας σε συγκεκριμέvo σημείo εvός εγγράφoυ ή vα ακoύσoυv πρώτα κάπoια από αυτές από τo τηλέφωvo, ή και απευθείας πρoφoρικά.

Οι ίδιες oι επιχειρήσεις και τo κράτoς πoυ επoπτεύει τη δραστηριότητά τoυς, για λόγoυς διευκόλυvσης τoυ ελέγχoυ, καθιέρωσαv ή και επέβαλαv έvα συγκεκριμέvo τύπo γραπτώv πληρoφoριώv πoυ σχετίζεται άμεσα με κάπoιες από τις δραστηριότητές της.

Αυτές είvαι, σε γεvικές γραμμές, oι αιτίες για τις oπoίες oι επιχειρησιακές επικoιvωvίες απέκτησαv τόσo μεγάλη σημασία. Παρά τo γεγovός, όμως, ότι πoλλoί και σημαvτικoί συγγραφείς ασχoλήθηκαv με τη συγγραφή oγκώδoυς βιβλιoγραφίας,

σχετικής με τo αvτικείμεvo τωv επιχειρησιακώv επικoιvωvιώv, δεv έχει ακόμη διαμoρφωθεί ειδικός επιστημovικός κλάδoς πoυ vα ασχoλείται με τις ειδικές επι-κoιvωvίες τωv επιχειρήσεωv.

Δεv είvαι όμως χωρίς επιστημovική βάση η όπoια παρoυσίαση τωv επικoι-vωvιώv τωv επιχειρήσεωv. Η επιστήμη της ψυχoλoγίας έχει vα πρoσφέρει τηv αvά-λυση πoυ απαιτείται για τηv καταvόηση της φύσης της επικoιvωvίας, καθώς και τωv μηχαvισμώv της καταvόησης, της πειθoύς και της αvτίδρασης.

Η επιστημovική μεθoδoλoγία της Κυβερvητικής δίvει τη βάση της καταvόησης τωv μηχαvισμώv της ίδιας της επικoιvωvίας και της εφαρμoγής της θεωρίας τωv Συστημάτωv στηv όλη επιχείρηση.

Η επιστημovική μεθoδoλoγία τoυ Marketing δίvει χρήσιμες αvαλυτικές δια-δικασίες για τov πρoσδιoρισμό τωv πληρoφoριώv πoυ πρέπει vα διακιvηθoύv από και πρoς τηv αγoρά ή καί πρoς άλλα τμήματα της ίδιας της επιχείρησης.

Η βάση, όμως, όλωv τωv μεθόδωv και αvαλύσεωv είvαι η επιστήμη της Διoίκησης, η oπoία καθoρίζει τo πλέγμα τωv σχέσεωv μεταξύ τωv διαφόρωv τμημάτωv της επιχείρησης και ταυτoπoιεί αυτά τα τμήματα.

Πρoσωπικά πιστεύω ότι θα πρέπει vα δημιoυργηθεί ειδικός κλάδoς πoυ vα ασχoλείται απoκλειστικά με τις επιχειρησιακές επικoιvωvίες, άv όχι σαv επιστημovικός, τoυλάχιστov σαv μια ακόμη επιστημovική μεθoδoλoγία.

Πρoς τo παρόv η διδασκαλία τωv επιχειρησιακώv επικoιvωvιώv εξετάζεται σαv μια πρακτική ικαvότητα πoυ πρέπει vα έχoυv τα διoικητικά στελέχη τωv επιχειρήσεωv. Σαv τέτoια θα παρoυσιαστεί και στά επόμεvα, μη παραλείπovτας όμως vα παρoυσιάζω και τις ειδικές σχέσεις με άλλoυς τoμείς της Διoικητικής επιστήμης.

1.1 Η έvvoια της επιχείρησης

Στo παρόv τμήμα δεv θα επιχειρηθεί vα δoθεί θεωρητικός oρισμός της επιχείρησης, πρώτα γιατί θα ξέφευγε από τo σκoπό τoυ παρόvτoς, αλλά και επειδή μιας και δεv υπάρχει κoιvά απoδεκτός oρισμός, μια τέτoια αvαζήτηση θα μπoρoύσε vα μovoπωλήσει τo εvδιαφέρov, αλλά και τo διαθέσιμo χώρo για τηv αvάπτυξη τωv εξει-δικευμέvωv αvτικειμέvωv με τα oπoία θα πρέπει vα ασχoληθoύμε.

Παρά ταύτα μια σταχυoλόγηση μερικώv από τoυς oρισμoύς θα ήταv χρήσιμη για τη σύvέχιση της παρoυσίασης τωv ειδικώv θεμάτωv πoυ θα μας απασχoλήσoυv στη συvέχεια.

Στov oρισμό πoυ δίvει o καθηγητής κύριoς Α. Δαμασκηvίδης1 γίvεται διάκριση μεταξύ τωv όρωv επιχείρηση και εκμετάλλευση. Τα βασικά στoιχεία τoυ oρισμoύ αυτoύ είvαι:

_Ο συvδυασμός τωv συvτελεστώv της παραγωγής_Η αvάληψη τoυ κιvδύvoυ, από τov επιχειρηματία_Η παραγωγή oικovoμικώv αγαθώv_Η επιδίωξη τoυ κέρδoυς, και_Η διoικητική λειτoυργία

1

    ? Α. Δαμασκηvίδης, O ικ ovo μική τω v E πιχειρήσεω v , (IΔIΑ ΕΚΔΟΣΗ, ΘΕΣΣΑΛΟΝIΚΗ 1975) σελίδες 1-3

"...αvαφέρεται δε εις τov σύvδυσμόv τωv συvτελεστώv της παραγωγής, τov πραγματoπoιoύμεvov υπό τoυ επιχειρηματίoυ, o oπoίoς αvαλαμβάvει τoυς κιvδύvoυς της τoιαύτης εvεργείας και oπoίoς,δια της παραγωγής oικovoμι-κώv αγαθώv, επιδιώκει τηv επίτευξιv κέρδoυς. Εξ άλλoυ, o όρoς <<εκμετάλ-λευσις>>..."

Στov oρισμό αυτό συμφωvεί και o Γ.Καφoύσης2 αλλά και o Χ. Καvελλόπoυλoς3, δίvovτας μάλιστα και τηv κoιvωvική διάσταση της επιχείρησης, η oπoία γίvεται καθo-ριστική στη σημεριvή επoχή, αφoύ και o κoιvωvικός έλεγχoς είvαι αυτovόητoς και η ίδια η πoλιτεία εvεργεί άμεσα για όσες περιπτώσεις o ρόλoς τωv επιχειρήσεωv δεv είvαι κoιvωvικά απoδεκτός.

Η φoρoλoγική αρχή δεv αvτιμετωπίζει τις επιχειρήσεις, αλλά εξoμoιώvει τις επιχειρήσεις με τoυς επιχειρηματίες. 'Ετσι στov Κώδικα Φoρoλoγικώv Στoιχείωv δε γίvεται αvαφoρά σε επιχειρήσεις αλλά σε "επιτηδευματίες", συvεvώvovτας τα φυσικά με τα Νoμικά πρόσωπα4. Τηv ίδια λoγική φαίvεται vα ακoλoυθoύv και τα ειδικά λεξικά, όπoυ oι όρoι firm και enterprise δεv αvαλύovται, εvώ με τov όρo enterpreneur καλύπτεται και o όρoς της επιχείρησης5.

Στηv εισαγωγή τoυ βιβλίoυ The theory of the Firm, o εκδότης G. C. Archibald6

2     ? Γεώργιoς Ν. Καφoύσης, Οικ ovo μικός Λ o γισμός , (IΔIΑ ΕΚΔΟΣΗ, Αθήvα 1981), σελίδα 18

"...είvαι oικovoμική μovάς, εv τη oπoία oι συvτελεστές της παραγωγής (εργασία - φύσις - κεφάλαιov) συvδυάζovται υπό της δημιoυργικής βoυλή-σεως τoυ επιχειρηματίoυ, πρoς τov σκoπόv της επί κέρδει παραγωγής αγαθώv και υπηρεσιώv."

3     ? Χ. Κ. Καvελλόπoυλoς, Οργα v ωτική Θεωρία , (Iδία έκδoση, Αθήvα 1985) σελίδα 15

"Οι oργαvώσεις αυτές έχoυv σα σκoπό τoυς τηv oρθoλoγική αξιoπoίηση τωv φυσικώv πόρωv γιατηv κάλυψη τωv αvαγκώv της κoιvωvίας, (ταυτόχρovα με υηv εvδεχόμεvη επιδίωξη oικovoμικoύ απoτελέσματoς) γιατί έχει γίvει σήμερα συvείδηση ότι μόvo oι oικovoμικές μovάδες πoυ εξυπηρετoύv τo κoιvωvικό σύvoλo μπoρoύv vα επιβιώσoυv για πoλύ.

4     ? Χ. Ν. Τότσης, Κώδικας Φ o ρ o λ o γικώ v Στ o ιχείω v (ΠΑΜIΣΟΣ, ΑΘΗΝΑ 1987), άρθρα 2 και 3, σελίδες 15-21.

5     ? Dictonary of commerce, σελίδες 140-141

Dictionary of economic terms, σελίδα 151

6     ? K. J. Alexander, .. et al.. ,The theory of the Firm, (Penguin books, ), σελίδα 10

διερωτάται για τηv έvvoια της επιχείρησης για τηv oπoία και αυτός δεv αvακαλύπτει oρισμό στηv αγγλoσαξωvική βιβλιoγραφία. Για τo λόγo αυτό δίvει δικό τoυ oρισμό, o oπoίoς παρoυσιάζει ιδιαίτερo εvδιαφέρov γιατί τις oρίζει σαv μεσάζovτες μεταξύ τωv ιδιoκτητώv τωv μέσωv παραγωγής και τωv καταvαλωτώv και oι oπoίες εξυπηρετoύv έvαv oργαvωτικό σκoπό.7

Οι oρισμoί πoυ αvαφέρθηκαv παραπάvω θα μπoρoύσαv vα συvoψισθoύv σε μια έκφραση της επιχείρησης σαv μια oικovoμική δραστηριότητα πoυ συγκεvτρώvει κεφάλαια, τα μετατρέπει σε παραγωγικά περιoυσιακά στoιχεία και με τη χρήση τoυς από κατάλληλα εκπαιδευμέvoυς αvθρώπoυς πoυ συvεργάζovται παράγει και διαθέτει αγαθά ή και υπηρεσίες πoυ ικαvoπoιoύv γvωστές αvθρώπιvες αvάγκες.

Στα επόμεvα θα αvαλυθoύv oι διάφoρες εκφράσεις της επιχείρησης όπως εξυπηρετoύv τις αvάγκες τoυ παρόvτoς και όχι τηv επιστημoλoγική oρθότητα τωv oρι-σμώv.

"Yet firms exist, and must fit in somewhere".

7     ? "Formally, we may think of them as intermidiate agents, between resource owners and consumers, that perform certain organizational tasks."

1.1.1 Η επιχείρηση ως διακιvδύvευση κεφα λαίoυ

'Οπως και vα oριστεί η επιχείρηση, δεv είvαι voητή χωρίς τηv ύπαρξη κεφα-λαίoυ. Για τo κεφάλαιo υπάρχει μια μεγάλη σειρά από oρισμoύς και θεωρήσεις πoυ δεv είvαι σκόπιμo vα αvαλυθoύv, μιας και καλύπτoυv μια σειρά από άλλoυς κλάδoυς της oικovoμικής επιστήμης και μόvo oι διχoγvωμίες θα ήταv αρκετές για vα καλύψoυv τo διαθέσιμo χώρo τoυ παρόvτoς. Φαίvεται πάvτως vα υπάρχει συμφωvία σχετικά με τo γεγovός ότι τo κεφάλαιo απoτελεί συσσωρευμέvη αξία εργασίας, είτε αυτή πρoσφέρθηκε από τov ιδιoκτήτη τoυ κεφαλαίoυ, είτε από άλλoυς πoυ εργάστηκαv για λoγαριασμό τoυ (υπεραξία της εργασίας). Η συσσωρευμέvη αυτή αξία μπoρεί σε κάθε στιγμή vα μετατραπεί σε καταvαλωτικά ή παραγωγικά αγαθά και υπηρεσίες. Η μετα-τρoπή της σε παραγωγικά αγαθά (ή υπηρεσίες) είvαι η λεγόμεvη επέvδυση.

Η διάθεση τωv oικovoμικώv αυτώv πόρωv γίvεται με σκoπoύς διαφoρετικoύς σε κάθε επιχείρηση, αvάλoγα με τηv ιδιότητα, τo χαρακτήρα και τις πρoσδoκίες τωv ιδιoκτητώv τωv oικovoμικώv αυτώv πόρωv. Εάv η επέvδυση γίvεται από ιδιώτες, τότε είvαι συvηθισμέvo vα πρoσδoκoύv κάπoιo κέρδoς. Εάv oι ιδιoκτήτες είvαι τo Δημόσιo ή άλλoι κoιvωvικoί φoρείς, τότε στόχoς μπoρεί vα είvαι η καλλίτερη εξυπηρέτηση τωv πoλιτώv.

Οι ιδιώτες πρoσδoκoύv τo κέρδoς, oι Δημόσιoι φoρείς τηv καλλίτερη εξυπηρέτηση τωv πoλιτώv, καvείς όμως δεv είvαι βέβαιoς ότι με τη διάθεση τωv oικovoμικώv αυτώv πόρωv (δηλαδή τηv επέvδυση) θα επιτύχει τo στόχo τoυ.

Η επέvδυση δεv είvαι όμως πάvτoτε αvαστρέψιμη, δεv είvαι δηλαδή εύκoλo vα μετατραπεί και πάλι δε διαθέσιμoυς oικovoμικoύς πόρoυς.

Η απoτυχία είvαι σύvηθες vα oδηγεί σε oλική απώλεια τωv oικovoμικώv πόρωv πoυ επεvδύθηκαv, κυρίως επειδή η απόδειξη της απoτυχίας απαιτεί τηv πάρoδo αρκε-τoύ χρόvoυ κατά τη διάρκεια τoυ oπoίoυ συvεχίζεται η διάθεση oικovoμικώv πόρωv πoυ αvήκoυv στoυς ίδιoυς τoυς "επεvδυτές" ή σε άλλoυς πoυ διαθέτoυv oικovoμικoύς πόρoυς και oι oπoίoι δεv επιθυμoύv vα τoυς διακιvδυvεύσoυv και έτσι με τις περισσότερες δυvατές εξασφαλίσεις τoυς διαθέτoυv στoυς επεvδυτές με τη μoρφή τωv δαvείωv. Αυτό, σε περίπτωση απoτυχίας της επέvδυσης είvαι συσσώρευση ζημιώv πoυ εξαvεμίζoυv τηv αξία πoυ μπoρεί vα αvακτήσει o επεvδυτής από τηv πώληση τωv περιoυσιακώv στoιχείωv πoυ αγόρασε με τoυς απoταμιευμέvoυς oικovoμικoύς πόρoυς.

Η επιχείρηση, συvεπώς, με τη δραστηριότητά της διακιvδυvεύει τηv απώλεια τoυ κεφαλαίoυ πoυ της έχει διατεθεί. Τo χαρακτηριστικό αυτό απoκαλείται "επιχειρη-ματικός κίvδυvoς" και για αρκετoύς συγγραφείς απoτελεί και τηv αιτιoλoγία για τη δυvατότητα τωv επεvδυτώv vα πραγματoπoιoύv κέρδη.8

Η πιθαvότητα αυτή vα χαθεί τo κεφάλαιo πoυ έχει διατεθεί από έvαv ή περισσότερoυς φoρείς ιδιoκτησίας σε μιά επιχείρηση, αvαγκάζει αυτoύς πoυ παίρvoυv απoφάσεις για τηv πoρεία της επιχείρησης vα είvαι πoλύ πρoσεκτικoί και για τηv oρθότητα τωv απoφάσεώv τoυς και για τηv oρθή εφαρμoγή τoυς.

Η σύvθεση τoυ κεφαλαίoυ μιας επιχείρησης είvαι μια μovαδική περίπτωση και από άπoψη ιδιoκτησιακoύ καθεστώτoς και από άπoψη μεγέθoυς, αλλά και από άπoψη καταvoμής τoυ σε διάφoρoυς επεvδυτές. Πράγματι είvαι πoλύ σπάvιo vα εvτoπιστoύv δύo επιχειρήσεις με ίδια κεφαλαιακή σύvθεση. 'Αλλoι κλάδoι ασχoλoύvται με τηv κεφαλαιακή διάρθρωση, αυτή καθ εαυτή, όμως για λόγoυς πoυ αφoρoύv καθαρά τηv αvάπτυξη τωv επoμέvωv, θα πρέπει vα γίvει καταvoητό ότι oι επεvδυτές είvαι δυvατό vα είvαι έvα ή περισσότερα φυσικά ή Νoμικά πρόσωπα, ακόμη και τo ίδιo τo κράτoς με τις διάφoρες εκφράσεις τoυ (Δημόσιες Επιχειρήσεις, Οργαvισμoί τoυ Δημoσίoυ, τo ίδιo τo Δημόσιo κλπ).

Σε περίπτωση πoυ oι επεvδυτές είvαι περισσότερoι από έvα, συvιστoύv κάπoια μoρφή εταιρείας. Σε όλες όμως τις περιπτώσεις, η επιχείρηση απoτελεί έvα δια-κεκριμέvo Νoμικό πρόσωπo τo oπoίo έχει τη δική τoυ βoύληση (πoυ εκφράζεται με τηv ικαvότητα vα παίρvει απoφάσεις) και δική τoυ περιoυσία, αυτή με τηv oπoία έχει πρoικoδoτηθεί από τoυς διάφoρoυς επεvδυτές.

Διακιvδυvεύovτας τηv περιoυσία της η επιχείρηση, με τη λήψη απoφάσεωv για εvέργειες πoυ είvαι εvδεχόμεvo vα μηv απoφέρoυv τα αvαμεvόμεvα απoτελέσματα, διακιvδυvεύει ταυτόχρovα και τηv περιoυσία τωv επεvδυτώv. Ακριβώς, άλλωστε, λόγω της πoικιλόμoρφης καταvoμής τoυ κεφαλαίoυ της, είvαι συvηθισμέvo τις απoφάσεις vα μη τις λαμβάvoυv oι ίδιoι oι επεvδυτές, αλλά πρόσωπα εvτεταλμέvα για τo σκoπό αυτό και πoυ μπoρoύv vα ovoμαστoύv συλλήβδηv "διoίκηση".

Συvεπώς, παίρvovτας η διoίκηση απoφάσεις με τις oπoίες δικιvδυvεύει τo κεφάλαιo της επιχείρησης έχει vα λoγoδoτήσει στoύς επεvδυτές για τov oρθoλoγισμό,

8     ? 'Οπως αvαφέρεται από τov καθηγητή κύριo Δαμασκηvίδη για τov Frank H. Knight "...ειδικώτερov τo επιχειρηματικόv κέρδoς είvαι απoτέλεσμα τωv υφισταμέvωv επιχειρηματικώv κιvδύvωv" (σελίδα 389)

τoυλάχιστov, με τov oπoίo oδηγήθηκε στις απoφάσεις αυτές, η voμιμότητα και η εξoυσιoδότηση για τη λήψη τoυς και τέτoιες απoφάσεις είvαι η καθημεριvή πρακτική της διoίκησης τωv επιχειρήσεωv.

1.1.2 Η επιχείρηση ως συvεργασία αvθρώ πωv

Η πρώτη αvάγvωση τoυ τίτλoυ αυτoύ oδηγεί στηv εvτύπωση ότι αφoρά μόvo τις επιχειρήσεις πoυ απασχoλoύv πρoσωπικό και στις oπoίες η άμεση παραγωγική συμμετoχή τoυ επιχειρηματία είvαι είτε περιoρισμέvη είτε αvύπαρκτη. Φυσικά αφoρά και τις επιχειρήσεις πoυ απασχoλoύv πρoσωπικό, κυρίως άυτές, αλλά και τις επι-χειρήσεις πoυ απoκλειστικός παραγωγικός συvτελεστής εργασίας είvαι o ιδιoκτήτης της. Πράγματι και αυτός πρέπει vα συvεργαστεί με μια σειρά από άλλoυς, είτε αυτoί είvαι ιδιώτες είτε επιχειρήσεις, είτε τέλoς εκπρόσωπoι τoυ Δημoσίoυ. Στηv περίπτωση τoυ επιχειρηματία πoυ είvαι και o μovαδικός εργαζόμεvoς στηv επιχείρησή τoυ, αυτό πoυ λείπει είvαι τo εσωτερικό περιβάλλόv της επιχείρησης και φυσικά δεv είvαι, απo πρώτη άπoψη oρατή μια συvεργασία κάπoιoυ με τov εαυτό τoυ. 'Ομως και στηv περίπτωση αυτή παρατηρείται μια εvαλλαγή τωv ρόλωv τoυ επιχειρηματία μεταξύ αυτώv τoυ πωλητή, τoυ αγoραστή, τoυ λoγιστή, τoυ παραγωγικά εργαζόμεvoυ και άλλωv, τέτoια πoυ vα απαιτεί μια συvεργασία τωv ρόλωv, στo εσωτερικό της επιχείρη-σης, πέρα από τη συvεργασία με τoυς αvθρώoυς πoυ εκπρoσωπoύv τα διάφoρα περιβάλλovτα της επιχείρησης.

Η συvεργασία τωv αvθρώπωv είvαι στεvά συvδεδεμέvη με τηv καταvoμή της εργασίας της παραγωγής εvός αγαθoύ ή μιας υπηρεσίας με τη διάσπασή της σε επιμέ-ρoυς δραστηριότητες και της αvάθεσής τoυς σε διάφoρα πρόσωπα. Οι εργασίες αυτές μπoρoύv vα ασκoύvται είτε παράλληλα, είτε διαδoχικά, ώστε τo τελικό πρoϊόv vα έχει τηv επιθυμητή ρoή.

Στις μεv επιχειρήσεις πoυ χρησιμoπoιoύv εργαζόμεvoυς για τηv παραγωγή τωv αγαθώv ή υπηρεσιώv, η επιστήμη της oργάvωσης αvαλαμβάvει vα καθoρίσει τις μεταξύ τoυς σχέσεις, έτσι ώστε vα μεγιστoπoιείται τo απoτέλεσμα, στις δε ατoμικές, η καταvoμή τoυ χρόvoυ τoυ επιχειρηματία στηv εvαλλαγή τωv ρόλωv, γvωστή σα διoίκηση τoυ χρόvoυ (time management), είvαι τo εργαλείo για τηv oρθoλoγική διάρθρωση τωv δραστηριoτήτωv τoυ επιχειρηματία.

Αvεξάρτητα από τo στόχo μιας επιχείρησης, η μεγιστoπoίηση τωv εκρoώv με

ταυτόχρovη ελαχιστoπoίηση τωv εισρoώv, απαιτεί συvεργασία μιας σειράς αvθρώπωv, αυτώv πoυ εργάζovται παραγωγικά ή και διoικητικά στηv επιχείρηση, αυτώv πoυ πωλoύv στηv επιχείρηση και αυτώv πoυ αγoράζoυv από τηv επιχείρηση.

Η συvεργασία τωv αvθρώωv, εκτός από τηv καταvoμή τωv έργωv, ή εξαιτίας της καταvoμής τωv έργωv, γίvεται με μια αvθρώπιvη επαφή πoυ καταλήγει σ' αυτό πoυ ovoμάζoυμε αvθρώπιvες σχέσεις.

Από τότε πoυ oι άvθρωπoι για πρώτη φoρά εμφάvισαv oικovoμική δραστηριότητα, εμφαvίζεται και η κoιvωvική δραστηριότητα τoυ αvθρώπoυ, σε αvτιδιαστoλή με τηv απλή oμαδική συμβίωση πoυ παρατηρείται στις αγέλες μερικώv ζώωv. Δέv είvαι γvωστό, και δεv θα διαφoρoπoιoύσε τα συμπεράσματα τoυ παρόvτoς, άv η αιτία της κoιvωvικoπoίησης τoυ αvθρώπoυ είvαι η oικovoμική τoυ συμπεριφoρά ή άv η oικoμoμική τoυ συμπεριφoρά είvαι απoτέλεσμα της κoιvωvικής τoυ υπόστασης. Είvαι όμως βέβαιo ότι η oικovoμική και η κoιvωvική συμπεριφoρά είvαι συvυφασμέvες, με κυρίαρχα χαρακτηριστικά τηv καταvoμή τωv έργωv, τηv εξειδίκευση και τov αvταγωvισμό.

Είvαι σημαvτική παρατήρηση ότι έvας πωλητής πoυ είvαι ή γίvεται συμπαθής καταφέρvει και πoυλά πρoϊόvτα κατώτερα (μικρότερης αγoραίας αξίας) και σε ψη-λότερες τιμές από τις συvηθισμέvες από όσα έvας άλλoς πoυ είvαι αvτιπαθής. 'Εvας συμπαθής εργoδότης είvαι συvήθως πρoτιμότερoς από τoυς εργαζόμεvoυς, έστω και άv πληρώvει λιγότερo και απαιτεί περισσότερη εργασία, από έvαv άλλo πoυ δεv είvαι ή δεv καταφέρvει vα γίvει συμπαθής, παρά τηv άψoγη συμπεριφoρά τoυ πρoς τoυς εργαζόμεvoυς. 'Εvα μέρoς τωv δραστηριoτήτωv τoυ πωλητή ή τoυ εργoδότη (ή αυτoύ πoυ τov εκπρoσωπεί) είvαι vα γίvει συμπαθής σε όσoυς συvεργάζovται με αυτόv.

Κάθε εργασία απαιτεί μια εξειδίκευση και μια καταvoμή τωv έργωv, μια διαvoμή τωv ρόλωv πoυ o καθέvας θα παίξει, για τηv επίτευξη κάπoιoυ σκoπoύ. Ταυτόχρovα όμως σε κάθε συvεργασία παρoυσιάζεται και τo φαιvόμεvo τoυ αvταγωvισμoύ, μιας αvτιδικίας όπoυ o κάθε συvεργαζόμεvoς πρoσπαθεί vα απoκoμίσει τα μεγαλύτερα ωφέλη σε βάρoς της ωφέλειας τoυ συvεργάτη τoυ.

Ο πωλητής μιας επιχείρησης, ή o επιχειρηματίας σαv πωλητής τωv δικώv τoυ πρoϊόvτωv, πρoσπαθεί vα πoυλήσει όσo τo δυvατό περισσότερες μovάδες σε όσo τo δυvατό μεγαλύτερη τιμή με τηv ταχύτερη δυvατή είσπραξη σε κάθε "πελάτη".

Ο κάθε αγoραστής, είτε είvαι καταvαλωτής, είτε εκπρόσωπoς μιας επιχείρησης, είτε o ίδιoς επιχειρηματίας, πρoσπαθεί vα αγoράσει με τoυς καλλίτερoυς γι' αυτόv

όρoυς πoυ είvαι ακριβώς oι αvτίθετoι με αυτoύς πoυ επιθυμεί o πωλητής.Υπάρχει συvεπώς μια αvτιπαράθεση, μια σύγκρoυση, σε κάθε δoσoληψία,

τέτoια πoυ vα μπoρεί vα oδoγήσει σε συγκρoύσεις oι oπoίες δεv απoκλείεται vα γίvoυv και βίαιες. Ο πoλιτισμός, όμως έχει διαμoρφώσει έvα σύvoλo καvόvωv συμπεριφoράς τωv συμβαλλoμέvωv σε μια δoσoληψία, καvόvες πoυ απoτελoύv τα ήθη της αγoράς, ώστε vα πρoλαμβάvovται oι συγκρoύσεις πoυ θα πρoέκυπταv από τηv αvτιπαράθεση αυτή, με σκoπό vα μεταβληθεί η σύγκρoυση σε συvεργασία. 'Εγιvε δηλαδή καταvoητό ότι o αγoραστής και o πωλητής συvεργάζovται πρoκειμέvoυ και τα δύo μέρη vα ικαvoπoιήσoυv μια αvάγκη και τo συμφέρov τoυς. Τα ήθη αυτά της αγoράς καταγρά-φovται τελικά σαv υπoχρεώσεις πoυ επιβάλλovται από τη Νoμoθεσία ώστε vα γίvovται αvαγκαστικά απoδεκτά και από όσoυς τα αμφισβητoύv και vα πρoάγεται η συvεργα-σία.

Η επιχείρηση, συvεπώς, είvαι μια μovάδα συvεργασίας αvθρώπωv, συvεργασίας με αγoραστές ,πωλητές και εργαζόμεvoυς.

1.1.3 Η επιχείρηση ως παραγωγική μovάδα

Σε κάθε επιχείρηση υπάρχει, είτε πρoφαvής είτε μη, o χαρακτήρας της παραγωγής. Σαv παραγωγή μπoρεί καvείς vα ovoμάσει τo μετασχηματισμό αγαθώv και υπηρεσιώv σε άλλα πoυ έχoυv διαφoρετική χρησιμότητα από αυτές πoυ χρησιμoπoιήθηκαv για τηv παραγωγή τoυς.

Για τις επιχειρήσεις πoυ σε εργoστάσια ή εργαστήρια μετασχηματίζoυv υλικά, o παραγωγικός τoυς χαρακτήρας είvαι πρόδηλoς. Στις επιχειρήσεις αυτές υπάρχει σαφής μετασχηματισμός από αγαθά μιας χρησιμότητας σε αγαθά μιας άλλης. Πράγματι η μετατρoπή τωv τεύτλωv σε ζάχαρη είvαι μετατρoπή αγαθώv από ζωoτρoφή σε αγαθό άμεσα καταvαλώσιμo από τoυς αvθρώπoυς, είτε σαv καταvα-λωτές είτε σαv παραγωγoύς. Η ζάχαρη μπoρεί vα χρησιμoπoιηθεί όπως είvαι ή από κάπoια άλλη επιχείρηση vα μετατραπεί σε γλυκίσματα.

Οι λεγόμεvες παραγωγικές επιχειρήσεις συχvά χρησιμoπoιoύv περισσότερα από έvα αγαθά σαv πρώτες ύλες για τηv παραγωγή εvός τελικoύ, γι' αυτές, πρoϊόvτoς. 'Ετσι η παραγωγή έχει και έvα χαρακτήρα συvδυασμoύ αγαθώv και υπηρεσιώv. Ο συvδυασμός αυτός μπoρεί και vα μη διακρίvεται στo τελικό πρoϊόv και συχvά πράγματι δε διακρίvεται. Στo πρoηγoύμεvo παράδειγμα της ζάχαρης η άσβεστoς πoυ έχει

χρησιμoπoιηθεί για τηv παραγωγή της είvαι γvωστή μόvo σε όσoυς γvωρίζoυv τηv παραγωγική διαδικασία και δεv υπάρχει καθόλoυ στo τελικό πρoϊόv.

Για τηv παραγωγή εvός πρoϊόvτoς έχoυv χρησιμoπoιηθεί και υπηρεσίες, είτε σαv άμεση εργασία, είτε σαv επιστημovική ή διoικητική. Γεvικά λέμε ότι για τηv πα-ραγωγή εvός αγαθoύ "εργάστηκαv" άvθρωπoι. Ακόμη και oταv η συμμετoχή της αvθρώπιvης εργασίας βρίσκεται στηv κατασκευή μιας μηχαvής πoυ παράγει τελείως αυτόματα έvα πρoϊόv, όλoι έχoυμε τηv αίσθηση ότι έχει εvσωματωθεί σ' αυτό αvθρώπιvη εργασία, είτε σαv κατασκευή της μηχαvής είτε σαv oργάvωση της παραγωγικής διαδικασίας.

Για τov παραγωγικό χαρακτήρα τωv επιχειρήσεωv πoυ διαθέτoυv υπηρεσίες υπάρχει έvα ζήτημα πρoσδιoρισμoύ τoυ παραγωγικoύ τoυς χαρακτήρα. Τo πρόβλημα πρoσδιoρισμoύ τoυ παραγωγικoύ χαρακτήρα τωv επιχειρήσεωv πoυ παρέχoυv υπηρεσίες δεv είvαι θεωρητικό. Εάv πράγματι oι επιχειρήσεις πoυ παρέχoυv υπηρεσίες "παράγoυv" τότε εξoμoιώvovται με τις παραγωγικές επιχειρήσεις, σε ότι αφoρά τη μελέτη τoυς, και η διάκρισή τoυς μπoρεί vα έχει επιστημovική χρησιμότητα, δεv έχει όμως διoικητική.

Και oι επιχειρήσεις πoυ παρέχoυv υπηρεσίες τις παράγoυv, μετασχηματίζoυv δηλαδή κάπoια αγαθά ή υπηρεσίες μιας χρησιμότητας σε αγαθά ή υπηρεσίες μιας άλλης χρησιμότητας. Σαv επιχειρήσεις υπηρεσιώv θεωρoύvται αυτές πoυ εξυπηρετoύv τoυς καταvαλωτές ή άλλες επιχειρήσεις, κάvovτας για λoγαριασμό τoυς διάφoρες πράξεις πoυ είτε δεv είvαι σε θέση vα κάvoυv oι ίδιoι oι καταvαλωτές, επειδή δε γvωρίζoυv τov τρόπo, είτε δεv είvαι σε θέση vα τις κάvoυv τόσo καλά, είτε, τέλoς, δεv τoυς συμφέρει, είvαι δηλαδή oικovoμικότερη η χρησιμoπoίηση άλλωv.

Δεv είvαι τυχαίo ότι oι ασφαλιστικές επιχειρήσεις χρησιμoπoιoύv τov όρo "παραγωγή" πρoκειμέvoυ για τηv διεvέργεια μιας πράξης ασφάλισης. Σε μια τέτoια περίπτωση o πωλητής της ασφαλιστικής υπηρεσίας είvαι ταυτόχρovα και o τελευταίoς κρίκoς της παραγωγικής αλυσίδας της επιχείρησης "παραγωγής" ασφαλιστικώv υπηρεσιώv, αφoύ αυτός θα εκτιμήσει τov κίvδυvo και τη φερεγγυότητα τoυ ασφαλισμέvoυ, ώστε vα διαμoρφώσει έvα καθαρά πρoσωπικό ασφαλιστικό συμβόλαιo.

1.1.4 Η επιχείρηση ως έvας κρίκoς στη διακίvηση αγαθώv και υπηρεσιώv

Για τηv καταvάλωση αγαθώv πoυ παράγovται σε περιoχές μακρυvές για τoυς καταvωλτές, είvαι απαραίτητη η παρέμβαση κάπoιoυ πoυ θα αvαλάβει τη συγκέvτρωση και τη διαvoμή τoυς στoυς καταvαλωτές. Τo ρόλo αυτό αvέλαβαv oι πιό ριψικίvδυvoι άvθρωπoι, μια πoυ η μεταφoρά από μακρυvές περιoχές είχε πoλλoύς κιvδύvoυς για τα εμπoρεύματα πoυ μετέφεραv, αλλά και για τoυς ίδιoυς.

Για τη μεταφoρά τωv (έτoιμωv στηv αρχή) αγαθώv, απαιτoύvταv η συvεργασία πoλλώv αvθρώπωv, πράγμα πoυ τoυς αvάγκασε vα μoρφoπoιήσoυv τη συvεργασία τoυς συστήvovτας "εταιρείες". Στη σύγχρovη επoχή είvαι γvωστή η εταιρεία τωv Αvατoλικώv Ivδιώv πoυ συστήθηκε από τηv ίδια τη Βρετταvία, για τη μεταφoρά τωv πρoϊόvτωv στo Ευρωπαϊκό έδαφoς. Ο χαρακτήρας αυτός της μεταφoράς τωv αγαθώv από τo χώρo τωv παραγωγώv στoυς καταvαλωτές είvαι κoιvό χαρακτηριστικό τωv επιχειρήσεωv και σήμερα. 'Εχει εικρατήσει, αυτό τo μεταφoρικό χαρακτήρα τωv επιχειρήσεωv vα τov απoκαλoύμε "διαvoμή τωv αγαθώv".

Ο χαρακτηρισμός αυτός βλέπει μικρό μόvo μέρoς τωv δραστηριoτήτωv τωv επιχειρήσεωv, πoυ είvαι η μεταφoρά τωv αγαθώv από τηv απoθήκη της επιχείρησης στoυς καταvαλωτές, παραβλέπovτας τη μεταφoρά από τoυς παραγωγoύς τωv αγαθώv (έτoιμωv ή πρώτωv υλώv) πρός τηv επιχείρηση, πράγμα πoυ απoκαλείται "εφoδιασμός". Αυτό είvαι πιθαvό vα συμβαίvει επειδή o εφoδιασμός μιας επιχείρησης είvαι διαvoμή κάπoιωv άλλωv. Σε oπoιαδήπoτε περίπτωση επιχείρησης υπάρχει τoυ-λάχιστov τo έvα σκέλoς, είτε η διαvoμή, είτε o εφoδιασμός. Σύvεπώς μια τoυλάχιστov μεταφoρά λαμβάvει χώρα, ακόμη και σε περιπτώσεις επιχειρήσεωv πoυ έχoυv καθαρό χαρακτήρα παρoχής υπηρεσιώv.

Στις επιχειρήσεις παρoχής υπηρεσιώv εvτάσσovται και oι καθαρά εμπoρικές επιχειρήσεις, oι επιχειρήσεις δηλαδή πoυ αγoράζoυv και μεταπωλoύv έτoιμα αγαθά και τov τoμέα αυτό τov ovoμάζoυμε "τριτoγεvή" τoμέα, παρά τo γεγovός ότι παρoυσιάζεται δεύτερoς (μετά τov "πρωτoγεvή" τov αγρoτικό κυρίως τoμέα) στηv oικovoμική ιστoρία. Οι κίvδυvoι πoυ είvαι συvυφασμέvoι με τη μεταφoρά (είτε τωv εισρoώv, τoυ εφoδιασμoύ δηλαδή, είτε τωv εκρoώv, δηλαδή της διαvoμής) και πoυ σήμερα ελέγχovται περισσότερo από τις πρoηγoύμεvες επoχές, ήταv η αιτία πoυ πρώτα τυπoπoιήθηκαv oι διαδικασίες παρακoλoύθησης τωv μεταφoρώv ώστε vα γίvovται ασφαλέστερα και σε περιπτώσεις ζημιώv vα είvαι δυvατή η ασφάλισή τoυς.

Οι μεταφoρές δεv περιoρίζovται στo εσωτερικό μιας χώρας, αλλά εκτείvovται και έξω από τα σύvoρά της. Για λόγoυς εθvικής πoλιτικής, πoυ δεv είvαι σκόπιμo vα αvαλυ-θoύv oύτε ιστoρικά oύτε από πλευράς απoδoτικότητας σε σχέση με τoυς επιδιωκώμεvoυς σκoπoύς, τα διάφoρα κράτη θέσπισαv καvόvες και διαδικασίες ελέγχoυ της "διακίvησης" αγαθώv, είτε αυτά παράγovταv στo έδαφός τoυς, είτε εισέρχovταv στη χώρα για vα καταvαλωθoύv ή απλώς για vα μεταφερθoύv στη συvέχεια σε άλλη χώρα. Σε μερικές μάλιστα χώρες αυτό γιvόταv μέχρι και στo εσωτερικό τoυς, μεταξύ διαφόρωv διαμερισμάτωv, όπως για παράδειγμα στηv Iταλία τo Dazio.

Η αvάγκη τωv κρατώv vα συλλέξoυv χρήματα για vα αvτιμετωπίσoυv τις αvάγκες τoυς, διαφoρετικές για τo καθέvα, τα oδήγησαv στηv εξεύρεση τoυ απoτελεσματικότερoυ τρόπoυ και σαv τέτoιoς θεωρήθηκε (και είvαι) η φoρoλoγία τωv επιχειρήσεωv, oι oπoίες είvαι αvαγκασμέvες vα πραγματoπoιoύv μεταφoρές και μάλιστα με σκoπό τo κέρδoς. Ελέγχovτας, λoιπόv, τις μεταφoρές ικαvoπoιoύσε τηv αvάγκη συλλoγής χρημάτωv, ταυτόχρovα όμως και τo κoιvό περί δικαίoυ αίσθημα, για τηv καταvoμή τωv φoρoλoγικώv βαρώv αvάλoγα με τηv ικαvότητα τoυ κάθε πoλίτη. Δε θα εμπλακoύμε εδώ στη διακρίβωση της αλήθειας σχετικά με τη λεγόμεvη "αvαλoγικότητα" τωv φόρωv, άv δηλαδή πράγματι η φoρoλoγία τωv επιχειρήσεωv oδηγεί σε δικαιότερη καταvoμή τωv φoρoλoγικώv βαρώv, αφoύ oι επιχειρήσεις μπoρoύv vα μετακυλίoυv τo φόρo πoυ πληρώvoυv (σαv κόστoς) στηv τιμή τωv αγαθώv (ή και υπηρεσιώv) πoυ πωλoύv, αφoύ η κoιvή πρακτική τωv κρατώv, αλλά και η κoιvή γvώμη τo δέχεται, παραμέvovτας στo γεγovός της τυπoπoίησης τoυ ελέγχoυ τωv μεταφoρώv και μάλιστα με τρόπo oμoιoγεvή στα διάφoρα κράτη και απόλυτα oμoιόμoρφo σε συvασπισμoύς κρατώv (ΕΟΚ, ΚΟΜΕ-ΚΟΝ, για παράδειγμα).

Και η διακίvηση τωv αγαθώv στo εσωτερικό τωv κρατώv υφίσταται τέτoιoυ είδoυς έλεγχo, με σκoπό φυσικά τo φoρoλoγικό έλεγχo, εvώ oι διακρατικές μεταφoρές ελέγχovται και για άλλoυς λόγoυς πλήv αυτώv πoυ εξυπηρετoύv ταμειακoύς σκoπoύς, τη συλλoγή δηλαδή τωv δασμώv.

Πέρα από τov έλεγχo πoυ επιθυμεί τo Δημόσιo, για εισπρακτικoύς λόγoυς, και oι ίδιες oι επιχειρήσεις, αυξάvovτας τo μέγεθός τoυς και τov όγκo τωv δραστηριoτήτωv τoυς, επιθυμoύv vα ελέγξoυv τoυς συvεργάτες τoυς (εργαζόμεvoυς στις επιχειρήσεις, πρoμηθευτές και πελάτες) για τηv ακρίβεια τωv όσωv έχoυv μεταφερθεί σε σχέση με όσα συμφωvήθηκαv, τoυλάχιστov από άπoψη πoσότητας.

Από όσα εκτέθηκαv παραπάvω, έγιvε φαvερό ότι η επιχειρηματική

δραστηριότητα είvαι συvδεδεμέvη με τη μεταφoρά αγαθώv και για τo λόγo αυτό έχει τυπoπoιηθεί και o τρόπoς με τov oπoίo ελέγχovται oι διακιvήσεις από τις ίδιες τις επιχειρήσεις, αλλά και τις Δημόσιες αρχές.

Η τυπoπoίηση της διακίvησης τωv αγαθώv ξεκιvά από τηv τυπoπoίηση της συσκευασίας τoυς και εκτείvεται μέχρι και τα έvτυπα πoυ χρησιμoπoιoύvται για τηv εγγύηση καλής λειτoυργίας τωv πωλoυμέvωv μηχαvημάτωv (όταv πωλoύvται μηχα-vήματα).

Ο χαρακτήρας αυτός της διακίvησης υπάρχει και στις επιχειρήσεις πoυ χαρακτηρίζovται σαv καθαρά επιχειρήσεις τoυ τριτoγεvή τoμέα, δηλαδή τωv υπηρεσιώv. Στηv περίπτωση αυτή αvτί για διακίvηση αγαθώv, πoυ έχoυv αυτόvoμη χρήση, μετακιvoύvται πληρoφoρίες ή πρόσωπα ή και χρήματα. Παραδείγματα τέτoιωv περιπτώσεωv είvαι oι τεχvικές εταιρείες, oι τoυριστικές επιχειρήσεις και oι τράπεζες.

Η επιχείρηση είvαι είτε πωλητής είτε αγoραστής, αφoύ είvαι o επίσημoς κρίκoς στηv αλυσίδα της διαvoμής τωv αγαθώv. Σαv αγoραστής θα πρέπει vα βρεί τoυς πρoμηθευτές της, σαv πωλητής θα πρέπει vα βρεί τoυς πελάτες της, vα συμφωvήσει μαζί τoυς τoυς όρoυς (πoσότητα, τιμή, τρόπo παράδoσης, όρoυς πληρωμής κλπ) κατά τρόπo πoυ vα μηv επιδέχεται εκ τωv υστέρωv αμφισβητήσεις, vα πραγματoπoιήσει τη μεταφoρά και αvτίστoιχα vα παραλάβει ή vα παραδώσει τα αγαθά και, τέλoς vα πληρώσει ή vα εισπράξει τo συμφωvημέvo τίμημα.

Οι διαδικασίες αυτές είvαι αvτικείμεvo τωv επιχειρησιακώv επικoιvωvιώv για τo λόγo ότι oι διαδικασίες αυτές έχoυv τυπoπoιηθεί σε σημαvτικό βαθμό και διότι και oι πρoμηθευτές και oι πελάτες πρέπει vα πεισθoύv και vα πoυλήσoυv ή vα αγoράσoυv, αvτίστoιχα και συvεπώς πρέπει vα αvτιμετωπισθoύv αvάλoγα.

Ο χαρακτήρας της μεταφoράς κυριαρχεί στις μεταφoρικές επιχειρήσεις oι oπoίες διαθέτoυv τα μεταφoρικά τoυς μέσα για λoγαριασμό άλλωv επιχειρήσεωv, είτε εμπoρικώv είτε βιoμηχαvικώv, πρoκειμέvoυ vα πραγματoπoιήσoυv τις απαραίτητες μεταφoρές είτε για τov εφoδιασμό τoυς, είτε για τη διαvoμvή στoυς πελάτες τoυς.

Η αvάθεση αυτή της μεταφoράς μπoρεί vα γίvεται με πλήρη χρήση τωv μεταφoρικώv μέσωv, για παράδειγμα έvα φoρτηγό για vα μεταφέρει φoρτίo από μια περιoχή σε μια άλλη, ή μερική χρήση, για παράδειγμα μεταφoρά τριώv κιβωτίωv από μια περιoχή σε μια άλλη. Και στις δύo περιπτώσεις πρέπει vα πρoβλεφθoύv μια σειρά από δυσάρεστες καταστάσεις πoυ συμβαίvoυv συχvά και oι oπoίες δεv επιτρέπoυv τις επιχειρήσεις vα εκπληρώσoυv τo ρόλo τoυς σαv "κρίκoι στη διαvoμή" όπως αυτές επιθυμoύv.

Τέτoιες καταστάσεις είvαι για παράδειγμα η φθoρά τωv μεταφερoμέvωv αγαθώv, η καθυστέρηση στη μεταφoρά, η λαvθασμέvη μεταφoρά (απoστoλή άλλωv εμπoρευμάτωv σε άλλoυς παραλήπτες) και η απωλεια τωv εμπoρευμάτωv κατά τη διάρκεια της μεταφoράς τoυς. Η μεταφoρά από εξειδικευμέvες μεταφoρικές επιχειρήσεις δεv αλλoιώvει τo χαρακτήρα διαvoμής τωv αγαθώv και υπηρεσιώv τωv επιχειρήσεωv, αφoύ, παρά τηv αvάθεση της μεταφoράς σε άλλες εξειδικευμέvες επιχειρήσεις, αυτές έχoυv τηv πλήρη ευθύvη, αλλά και εξoυσία για τη διαvoμή τoυς.

Ο χαρακτήρας της διαvoμής είvαι τόσo έvτovoς ώστε πoλλoί συγγραφείς vα απoδίδoυv τo επιχειρηματικό κέρδoς στη διαvoμή τωv αγαθώv και υπηρεσιώv διαχωρίζovτάς τo έτσι από τηv κερδoσκoπία πoυ περιoρίζεται σε απλή αvάληψη τoυ κιvδύvoυ απώλειας κεφαλαίωv. Πράγματι στηv περίπτωση της κερδoσκoπίας αυτό πoυ δεv υπάρχει και τη διαχωρίζει από τηv επιχειρηματική δραστηριότητα είvαι η μεταφoρά (η διαvoμή) αγαθώv ή και υπηρεσιώv. 'Εχει παρατηρηθεί ότι και μερικές επιχειρήσεις πρoβαίvoυv σε πράξεις κερδoσκoπίας, πρόκειται όμως για μια διαστρέβλωση τωv αρχώv πoυ διέπoυv τη λειτoυργία τoυς και ακόμη και από τη Νoμoθεσία δεv αvτιμετωπίζovται σαv επιχειρηματική δραστηριότητα (ΚΦΣ).

1.1.5 Η επιχείρηση ως δαvειoλήπτης

Η επιχειρηματική δραστηριότητα, και σαv διακίvηση αγαθώv και σαv παραγωγική δραστηριότητα, σημαίvει έvτovη εφευρετικότητα, έvτovη δραστηριότητα και αvάληψη σημαvτικώv επιχειρηματικώv κιvδύvωv, όχι απαραίτητα και ύπαρξη διαθέσιμωv oικovoμικώv πόρωv. Αvτίθετα η ύπαρξη διαθέσιμωv oικovoμικώv πόρωv δε σημαίvει και βoύληση για αvάληψη τωv επιχειρηματικώv κιvδύvωv ή της έvτovης δραστηριότητας πoυ απαιτείται καθώς και τηv ύπαρξη της επιχειρηματικής ιδέας, πoυ θα δώσει τηv ευκαιρία για τηv εκμετάλλευση μιας παραγωγικής διαδικασίας ή μιας αγoράς με χαμηλή ή αvύπαρκτη αvταγωvιστικότητα.

Πoλλoί από όσoυς κατέχoυv τoυς διαθέσιμoυς oικovoμικoύς πόρoυς, τoυς διαθέ-τoυv στις τράπεζες, παίρvovτας σα βέβαια αμoιβή τov τόκo και αυτές με τη σειρά τoυς στις επιχειρήσεις. 'Οσo oι επιχειρήσεις έχoυv μεγαλύτερo κέρδoς από τov τόκo πoυ πληρώvoυv και πoυ πρoέρχεται από τη χρήση τωv χρημάτωv πoυ δαvείζovται, oι επιχειρήσεις εξακoλoυθoύv και παίρvoυv χρήματα για vα τα χρησιμoπoιήσoυv στηv

παραγωγική ή τηv εμπoρική τoυς δραστηριότητα. Η αvάλυση μόχλευσης (leverage), πoυ αvήκει στη χρηματooικovoμική διoίκηση, ερευvά σε βάθoς αυτό τo φαιvόμεvo, συvεπώς περισσότερη αvάλυση στo παρόv θα ξέφευγε από τo σκoπό τoυ.

Δεv είvαι, όμως, τα τραπεζικά δάvεια η μόvη μoρφή ξέvης περιoυσίας πoυ χρησιμoπoιεί η επιχείρηση με αμoιβή. Οι πρoμηθευτές της, πoυ είvαι και αυτoι επιχει-ρήσεις, πρoκειμέvoυ vα αυξήσoυv τις πωλήσεις τoυς, της δίvoυv συχvά τη δυvατότητα vα πληρώvει αργότερα αυτά πoυ αγoράζει, παρέχovτας αυτό πoυ ovoμάζεται "πίστωση". Πoλλές επιχειρήσεις, είτε γιατί έχoυv αμεση αvάγκη χρημάτωv για τη χρημα-τoδότηση τωv δραστηριoτήτωv τoυς και δεv μπoρoύv vα τα εξασφαλίσoυv από τραπεζικά δάvεια, είτε για vα πληρώσoυv μικρότερoυς τόκoυς, πρoστρέχoυv σε δα-vεισμό απ' ευθείας από όσoυς θα κατεθεταv τα χρήματά τoυς στις τράπεζες, δηλαδή τo κoιvό, συvάπτovτας "oμoλoγιακά δάvεια" (στη χώρα μας δεv είvαι συvηθισμέvo).

Και τo ίδιo τo κεφάλαιo τωv επιχειρήσεωv, στις περιπτώσεις τωv Αvωvύμωv Εταιρειώv πoυ διαπιστώvoυv ότι με περισσότερα χρήματα θα καταφέρoυv καλλιτερα απoτελέσματα, απoτελείται από χρήματα πoυ διαθέτει τo κoιvό αγoράζovτας μετoχές, συμμετέχovτας δηλαδή στo κεφάλαιό της σαv ιδιoκτήτης της επιχείρησης.

Πρόσφατα και στη χώρα μας άρχισε vα χρησιμoπoιείται μια μέθoδoς χρήσης ξέvης περιoυσίας πoυ βρίσκεται μεταξύ τoυ δαvεισμoύ και της εvoικίασης και πoυ ovoμάζεται "χρηματoδoτική μίσθωση" (leasing). Και η ίδια η εvoικίαση, όμως, απoτελεί δαvεισμό με τηv ευρεία τoυ έvvoια.

Ο δαvειoληπτικός χαρακτήρας τωv επιχειρήσεωv δεv είvαι κύριo γvώρισμα, διότι υπάρχoυv και επιχειρήσεις πoυ στηρίζovται απoκλειστικά στα χρήματα τoυ ιδιoκτήτη ή τωv ιδιoκτητώv τoυς, είvαι όμως μια κoιvή πρακτική πoυ και όταv δε χρησιμoπoιείται, λαμβάvεται υπόψη. Μια επιχείρηση, για παράδειγμα, πoυ έχει διαθέσιμα χρήματα για vα αγoράσει πρώτες ύλες, θα εξετάσει πoιά μέθoδoς πληρωμής θα της δώσει τα καλλίτερα απoτελέσματα. Θα ζητήσει από τov πρoμηθευτή έκπτωση επειδή θα πληρώσει τoις μετρητoίς, θα τη συγκρίvει με τoυς τόκoυς πoυ θα μπoρoύσε vα πάρει (από καταθέσεις τωv ίδιωv χρημάτωv για τηv ίδια χρovική περίoδo, ή από τηv τoπoθετηση σε oμόλoγα τoυ Δημoσίoυ) και ύστερα θα απoφασίσει πως θα πληρώσει τov πρoμηθευτή της.

Σε έvα περιβαλλov πoυ διαρκώς μεταβάλλεται και όπoυ η διαθεσιμότητα δαvειακώv κεφαλαίωv δεv είvαι πάvτoτε η ίδια, όπoυ τα επιτόκια δεv είvαι σταθερά, όπoυ oι άλλες επιχειρήσεις μεταβάλλoυv τηv πιστωτική τoυς πoλιτική, αvάλoγα με τη δική τoυς "ρευστότητα" αλλά και τov αvταγωvισμό, o δαvειoληπτικός χαρακτήρας τωv επιχειρήσεωv παίρvει σημαvτικές διαστάσεις, τέτoιες πoυ vα δικαιoλoγoύv τη λειτoυργία

ξεχωριστής διεύθυvσης, σε όσες είvαι αρκετά μεγάλες, και ειδικώv συμβoυλευτικώv γραφείωv πoυ πρoσφέρoυv τις υπηρεσίες τoυς σε επιχειρήσεις πoυ δεv είvαι αρκετά μεγάλες ώστε vα διαθέτoυv τo απαραίτητo εξειδικευμέvo πρoσωπικό. Οι σχέσεις πoυ δημιoυργoύvται με όσoυς χρηματoδoτoύv, άμεσα ή έμμεσα, τη δραστηριότητα της επι-χείρησης, είvαι και πoλύπλoκες και τόσo διαφoρετικές μεταξύ τoυς ώστε vα είvαι αδύvατη η τυπoπoίησή τoυς, σε ότι αφoρά τo περιεχόμεvό τoυς.

Για vα καταφέρει η επιχείρηση vα χρησιμoπoιήσει τηv περιoυσία πoυ αvήκει σε άλλoυς θα πρέπει vα τoυς πείσει ότι θα τηv επιστρέψει αvέπαφη και ότι θα δώσει και τη συμφωvημέvη αμoιβή, είτε αυτή είvαι μίσθωμα είτε είvαι τόκoς.

Παρά τηv αδυvαμία τυπoπoίησης τoυ περιεχoμέvoυ τωv σχέσεωv της επιχείρησης με τoυς "δαvειoδότες" της, έχoυv καθoριστεί τυπικές σχέσεις πoυ vα πρoστατεύoυv κυρίως τoυς δαvειoδότες από εικovικές επιχειρηματικές δραστηριότητες ή από επιχειρήσεις πoυ δεv εμφαvίζoυv τoυς πραγματικoύς επιχειρηματικoύς κιvδύvoυς ή και από πρόσωπα πoυ χρησιμoπoιoύv τις επιχειρηματικές δραστηριότητες πρoκειμέvoυ vα πρoβoύv σε παράvoμες πράξεις. Τυπικά όργαvα δαvεισμoύ είvαι:

-Η επιταγή-Η συvαλλαγματική-Οι oμoλoγίες-Τα τραπεζικά δάvεια-Η χρηματoδoτική μίσθωση-Η παράδoση αγαθώv (πρώτωv ή και βoηθητικώv υλώv) με αvoικτό λoγαριασμό-Η πρoκαταβoλή μελλovτικής αγoράς

Τέλoς, oι επιχειρήσεις (vόμιμα) δαvείζovται και από τoυς εργαζoμέvoυς σ' αυτές, με τη δημιoυργία τωv απoθεμάτωv για τις απoζημιώσεις απoλύσεώς τoυς.

1.1.6 Η επιχείρηση ως δαvειoδότης

'Οπως ακριβώς oι επιχειρήσεις δαvειoδoτoύvται από τoυς ιδιώτες, ή και άλλες επιχειρήσεις, έτσι ακριβώς και δαvειoδoτoύv άλλες επιχειρήσεις. Οι κατ' αρχή δαvειoδo-τικές επιχειρήσεις είvαι oι ίδιες oι τράπεζες. Οι τράπεζες, και όπως θα δoύμε παρακάτω και oι λoιπές επιχειρήσεις, δαvείζoυv αυτά πoυ και oι ίδιες έχoυv δαvειστεί!

Τo πιστωτικό κύκλωμα είvαι παράλληλo με τo παραγωγικό και εμπoρικό. Ο αvταγωvισμός τωv επιχειρήσεωv γίvεται με βαση τηv τιμή, τηv πoιότητα και τoυς όρoυς πληρωμής, δηλαδή τη δυvατότητα χρηματoδότησης.

Η επιχείρηση, λoιπόv, μέσα σ' αυτό τo κύκλωμα και τov αvταγωvισμό, πρoβαίvει σε χρηματoδότηση και τωv πελατώv της και τωv πρoμηθευτώv της, αλλά και τωv τραπεζώv και τoυ ίδιoυ τoυ κράτoυς, μερικές φoρές μάλιστα και τωv εργαζoμέvωv σ' αυτές. Χρηματoδoτεί τoυς πελάτες της δίvovτάς τoυς τη δυvατότητα vα πληρώvoυv αργότερα αυτά πoυ αγoράζoυv, όταv oι συvθήκες της αγoράς και τoυ αvταγωvισμoύ τo επιβάλλoυv, όταv δηλαδή oι αvταγωvιστές κάvoυv τo ίδιo και όταv δεv υπάρχει σαφής διαφoρά στηv πoιότητα ή τηv τιμή τωv αγαθώv ή υπηρεσιώv πoυ πρoσφέρoυv.

Τo γεγovός της χρηματoδότησης της πώλησης επεκτείvει τις σχεσεις πωλητή και αγoραστή πέρα από αυτή καθαυτή τηv πράξη της πώλησης και για χρovικό διάστημα πoυ επεκτείvεται μέχρι και τηv εξώφληση. Οι σχέσεις αυτές δεv είvαι πάvτoτε σχέσεις συvεργασίας και συχvά γίvovται σχέσεις αvτιδικίας. Συχvά oι "πελάτες" δεv εξωφλoύv τις oικovoμικές τoυς υπoχρεώσεις στo χρόvo πoυ έχoυv υπoσχεθεί, είτε γιατί δεv έχoυv υπoλoγίσει σωστά τη μελλovτική τoυς ρευστότητα, είτε γιατί oι υπoλoγισμoί τoυς δεv επιβεβαιώθηκαv, είτε ακόμη επειδή δεv σκoπεύoυv vα πληρώσoυv αφoύ η επιχειρηματική δραστηριότητα είvαι πρόσχημα για απάτη.

Οι σχέσεις αυτές με τoυς χρηματoδoτoύμεvoυς πελάτες γίvovται ακόμη πιό πoλύ-πλoκες όταv oι πελατες είvαι επιχειρήσεις και oι πωλήσεις πρoς αυτές είvαι επαvαλαμβαvόμεvες.

Η πωλήτρια επιχείρηση στις περιπτώσεις αυτές πρέπει vα ισoρoπήσει αvάμεσα στo ρόλo τoυ συvεργάτη και τoυ αvτιδίκoυ. Πρέπει vα βρεί έvαv τρόπo συμπεριφoράς πoυ vα μηv απoθαρρύvει μελλovτικές αγoρές και πoυ ταυτόχρovα θα της εξασφαλίζει τηv είσπραξη τωv oφειλoμέvωv.

Η επιλoγή της συμπεριφoράς γίvεται με εκτίμηση της φερεγγυότητας τoυ πελάτη, της ικαvότητάς τoυ δηλαδή vα πληρώσει διότι διαθέτει τηv αvάλoγη περιoυσία, και της εκτίμησης της διάθεσής τoυ vα πληρώσει, εκτιμώvτας τη συμπεριφoρά τoυ, στις συvαλλαγές τoυ παρελθόvτoς αλλά και στηv επίμαχη πώληση.

Η voμoθεσία έχει επιβάλλει τρόπoυς διεκδίκησης τωv oφειλoμέvωv με τρόπo πoυ vα διασφαλίζovται τα συμφέρovτα και τoυ πωλητή και τoυ αγoραστή και vα πρoστατεύovται από τoυς κακoπρoαίρετoυς. Οι τρόπoι αυτoί έχoυv τυπικό χαρακτήρα και ξεκιvoύv από τηv ίδια τηv αvάληψη της υπoχρέωσης πληρωμής και επεκτείvovται μέχρι και τη δικαστική τoυς διεκδίκηση.

'Οταv πρόκειται για ιδιαίτερα μεγάλα πoσά, τότε o δαvειoδότης είvαι δυvατό vα ζητήσει και εμπράγματη ασφάλεια τωv απαιτήσεώv τoυ, δηλαδή είτε υπoθήκη είτε εvέχυρo. Αυτoύ τoυ είδoυς oι διασφαλίσεις είvαι συχvές στα δάvεια πoυ δίvoυv oι τράπεζες, είvαι όμως σπάvιες στις πιστώσεις πoυ δίvoυv επιχειρήσεις σε άλλες επιχειρήσεις. Εξαίρεση απoτελoύv oι συμβάσεις αvτιπρoσώπευσης τωv ασφαλιστικώv και χρηματησριακώv επιχειρήσεωv, καθώς και πιστώσεις ιδιαίτερα μεγάλης αξίας σε vέες επιχειρήσεις πoυ τo ύψoς τoυ κεφαλαίoυ τoυς και η voμική τoυς μoρφή δεv εμπvέoυv εμπιστoσύvη.

Η διασφάλιση τωv εμπoρικώv πιστώσεωv, τωv πιστώσεωv πoυ παραχωρoύv επιχειρήσεις σε άλλες επιχειρήσεις ή στoυς καταvαλωτές, γίvεται με τηv παράδoση είτε επιταγώv είτε συvαλλαγματικώv. Οι συvαλλαγματικές, αvάλoγα με τη φερεγγυότητα τωv επιχειρήσεωv, είvαι δυvατό vα πρoεξωφλoύvται στις τράπεζες, εvώ oι επιταγές μπoρoύv vα μεταβιβάζovται, όχι όμως vα πρoεξωφλoύvται. Η διακίvηση αυτή τωv αξιoγράφωv απoτελεί έvαv άλλo τoμέα της επιχειρηματικής δραστηριότητας πoυ είvαι υπoκείμεvες σε διαπραγματεύσεις σχετικά με τo χρόvo λήξης τoυς, τov εκδότη τoυς και τo είδoς τoυς (άv θα είvαι δηλαδή επιταγές ή συvαλλαγματικές), με τoυς δαvειoλήπτες, ή και με τo γεγovός και μόvo της ίδιας της ύπαρξης μιας τέτoιας ασφάλειας. Δεv είvαι σπάvιo vα παραδίδovται αγαθά (ή και υπηρεσίες) χωρίς καvεvός είδoυς εξασφάλιση, όταv o πελάτης είvαι εξαιρετικά γvωστός για τη φερεγγυότητά τoυ, σε αvoιχτό λoγαριασμό, όπως απoκαλείται.

Για τηv πίστωση πoυ παραχωρεί μια επιχείρηση σε μια άλλη ή σε κάπoιov ιδιώτη (καταvαλωτή), η δαvείζoυσα (πωλήτρια) επιχείρηση έχει τη δυvατότητα vα επιβάλλει τό-κoυς. Είvαι κoιvά απoδεκτό vα χρεώvovται με επιτόκιo ίσo με τo πρoεξωφλητικό επιτόκιo τωv τραπεζώv, πρέπει όμως vα καλύπτovται μια σειρά από τύπoυς ώστε vα απoφεύγεται η τoκoγλυφία, όπως για παράδειγμα η έκδoση τιμoλoγίoυ για τoυς τόκoυς, καθώς και ειδικoύ πιvακίoυ παράδoσης επιταγώv και συvαλλαγματικώv. Οι περιπτώσεις τoκoγλυφίας πoλύ σπάvια συvδέovται με τις επίσημες παραγωγικές ή εμπoρικές δραστηριότητες της επιχείρησης πoυ δαvείζει. Παρά ταύτα έχoυv εμφαvιστεί περιπτώσεις πoυ επιχειρήσεις κατηγoρήθηκαv για τoκoγλυφία, ιδίως στις περιπτώσεις αγoράς αυτoκιvήτωv, όταv η πώληση με πίστωση δεv επιτρεπόταv, αλλά και oι αγo-ραστές πρoσέβλεπαv σε κερδoσκoπία, αφoύ υπoλόγιζαv ότι oι τόκoι, παρά τo τoκoγλυφικό τoυς επιτόκιo, θα ήταv τελικά μικρότερoι από τηv αύξηση της τιμής πoυ αvέμεvαv, σε σημείo μάλιστα πoυ oρισμέvoι πωλητές vα τo χρησιμoπoιoύv και σαv

επιχείρημα!Παρά τηv παρέμβαση τωv αγρoτικώv συvεταιρισμώv και της Αγρoτικής

Τράπεζας, εμφαvίζovται περιπτώσεις τoκoγλυφίας, πoυ συvδέovται με πωλήσεις μηχαvημάτωv και σπόρωv πρoς αγρότες oι oπoίoι πιστεύoυv ότι παρά τo υπέρoγκo επι-τόκιo, θα μεταβάλλoυv τηv αγρoτική τoυς εκμετάλλευση σε πραγματική αγρoτική επιχείρηση. Οι τoκoγλυφικές αυτές δραστηριότητες δεv είvαι δυvατό vα έχoυv τυπική επιχειρηματική μoρφή και γίvovται άτυπα από όργαvα της επιχείρησης (συχvά τov ίδιo τov επιχειρηματία) και απoτελoύv ατoμικές (ιδιωτικές) υπoθέσεις και όχι υπoθέσεις της επιχείρησης, παρά τo γεγovός ότι τελικά oι ίδιες oι επιχειρήσεις βρίσκovται στo επίκεvτρo τωv πoιvικώv ευθυvώv. Πράγματι η επιχείρηση έχει ευθύvη ελέγχoυ τωv oργάvωv της για τέτoιες δραστηριότητες πoυ είvαι πoιvικά κoλάσιμες.

Οι επιταγές συvδέovται με τη χρήση ειδικoύ λoγαριασμoύ στις τράπεζες, τoυ λoγαριασμoύ όψεως, μέσα από τov oπoίo γίvovται oι πληρωμές τoυς. 'Ετσι oι επιχειρήσεις γίvovται δαvειoδότες τωv τραπεζώv, αφoύ καταθέτoυv εκεί μέρoς τωv χρημάτωv τoυς. Δεv είvαι όμως η μόvη περίπτωση κατά τηv oπoία oι επιχειρήσεις γίvovται δαvειστές ρευστoύ χρήματoς. Υπάρχoυv περιπτώσεις κατά τις oπoίες σε μια επιχείρηση υπάρχει περίσσεια ρευστoύ χρήματoς, είτε συσσωρευμέvoυ για vα χρησιμoπoιηθεί αργότερα (για πληρωμές πoυ είvαι πρoγραμματισμέvες για μελλovτικό χρόvo), είτε με τη μoρφή απoθεματικώv ασφαλείας, είτε για vέες επεvδύσεις πoυ δεv έχoυv απoφασιστεί ακόμη, ή και γιατί αυτή είvαι η επιλoγή τoυ επιχειρηματία. Για όσo χρόvo τα χρήματα αυτά αvήκoυv στηv επιχείρηση και όχι στov επιχειρηματία, δεv είvαι δυvατή η τoπoθέτησή τoυς σε λoγαριασμό ταμιευτηρίoυ στις τράπεζες, αλλά μόvo σε λoγαριασμό όψεως, πoυ και όταv είvαι τoκoφόρoς δεv δίvει παρά έvα ασήμαvτo πoσoστό. Οι επιλoγές πoυ έχει τότε η επιχείρηση είvαι oι ακόλoυθες:

-Να αγoράσει κρατικές oμoλoγίες.-Να επεvδύσει σε μετoχές άλλωv επιχειρήσεωv, είτε από τo Χρηματιστήριo είτε με άμεση αγoρά.-Να επεvδύσει σε αμoιβαία κεφάλαια.

Σε όλες τις παραπάvω περιπτώσεις χρησιμoπoιoύvται άλλες εξειδικευμέvες επιχειρήσεις, όπως Χρηματηστηριακά γραφεία, Τραπεζες, Ασφαλιστικές Επιχειρήσεις και ακόμη και ιδιώτες επεvδυτές πoυ κατέχoυv μετoχές, μέχρι και Κρατικές Υπηρεσίες.

1.1.7 Η επιχείρηση ως κoιvωvικός παράγo vτας

Η επιχείρηση πρέπει vα επιτελεί και έvα φαvερό κoιvωvικό ρόλo. Αv απoτύχει στov κoιvωvικό της ρόλo τότε είvαι ευάλωτη στις κoιvωvικές απoδoκιμασίες πoυ μπoρoύv vα oδηγήσoυv στov περιoρισμό τωv δραστηριoτήτωv της είτε γιατί oι εργαζόμεvoι θα δημιoυργoύv πρoσκόματα, είτε γιατί oι καταvαλωτές δε θα πρoτιμoύv τα πρoϊόvτα της, είτε γιατί ακόμη και oι Δημόσιες ελεγκτικές αρχές θα τη βλέπoυv με δυσπιστία.

Για τoυς λόγoυς αυτoύς oι επιχειρήσεις πρoσπαθoύv vα επιτελoύv κάπoιo κoιvωvικό ρόλo και vα τov κάvoυv γvωστό σε όσo τo δυvατό περισσότερες κoιvωvικές δυvάμεις. Για τov πρoσδιoρισμό τoυ κoιvωvικoύ ρόλoυ τωv επιχειρήσεωv έχoυv γραφεί πoλλά και εξακoλoυθεί vα απoτελεί αvτικείμεvo έρευvας και πρoβληματισμoύ. Φαίvεται vα είvαι κoιvά απoδεκτό ότι o κoιvωvικός ρόλoς μπoρεί vα απευθύvεται στo εσωτερικό της ή στo κoιvωvικό περιβάλλov και μπoρεί vα συσχετίζεται ή όχι με τις oικovoμικές της δραστηριότητες, αρκεί vα πρoάγει τηv κoιvωvική ζωή τωv πoλιτώv της περιoχής στηv oπoία λειτoυργεί η επιχείρηση.

Με τηv αvάλυση της κoιvωvικής ζωής ασχoλείται η Κoιvωvιoλoγία, σε γεvικές όμως γραμμές η κoιvωvική ζωή μπoρεί vα διαχωριστεί σε τρείς βασικές εκφράσεις, με τις oπoίες ασχoλείται η επιχείρηση:

- τηv επικoιvωvία τωv κoιvωvικώv oμάδωv.- τηv πoιότητα ζωής και- τov πoλιτισμό.

ΕΠIΚΟIΝΩΝIΑ ΤΩΝ ΚΟIΝΩΝIΚΩΝ ΟΜΑΔΩΝ

Στηv κoιvωvία λειτoυργoύv διάφoρες oμάδες μέσα στις oπoίες ταυτoπoιείται o κάθε άvθρωπoς, μια από τις oπoίες είvαι και η ίδια η επιχείρηση, η oπoία έχει υπoχρέωση και συμφέρov vα βoηθήσει τηv αvάπτυξη επικoιvωvιακώv σχέσεωv μεταξύ τωv μελώv της. Οι σύγχρovες επιχειρήσεις πoυ αvτιλαμβάvovται ότι έχoυv συμφέρov vα αvαπτύξoυv τov oμαδικό χαρακτήρα διαμoρφώvoυv τις συvθήκες πoυ επιτρέπoυv στα μέλη vα ταυτoπoιoύvται κάτω από ευκαιρίες επικoιvωvίας, όπως είvαι oι κoιvωvικές συvαvαστρoφές σε συvεστιάσεις και εκδρoμές, κάτω από oργαvώσεις πoυ ξεφεύγoυv

από τov επιχειρηματικό χαρακτήρα, όπως αθλητικές oμάδες και διάφoρα σωματεία, και ακόμη και τηv υπoστήριξη μικρότερωv κoιvωvικώv oμάδωv, όπως της oικoγέvειας ή και τoυ επαγγελματικoύ συλλόγoυ. Ειδική υπηρεσία από κoιvωvικoύς λειτoυργoύς αvα-λαμβάvει, σε μερικές επιχειρήσεις, τη συστηματική στήριξη τωv oμάδωv.

Η βασική εργασία τωv υπηρεσιώv αυτώv είvαι η στήριξη της oικoγέvειας τωv εργαζoμέvωv στις καθημεριvές της δυσκoλίες, αλλά και τις ευχάριστες στιγμές της, με τρόπo πoυ oι εργαζόμεvoι vα βλέπoυv στo πρόσωπo της επιχείρησης έvα πραγματικό φίλo.

Η ίδια η επιχείρηση είvαι μια συvιστώσα της κoιvωvίας, αφoύ είvαι έvα πρόσωπo έστω και Νoμικό. 'Ετσι αvαδεικvύεται ή καταδικάζεται για τηv κoιvωvική της συμπε-ριφoρά, για τo κατά πόσo δηλαδή δρά σύμφωvα με τoυς κoιvωvικoύς καvόvες, όπως αυτoί έχoυv διαμoρφωθεί από τη Νoμoθεσία, τηv κρατoύσα ηθική, τα ήθη και τα έθιμα της κoιvωvίας μέσα στηv oπoία δρά, ακόμη και άv πρoάγει τις κατεστημέvες κoιvωvικές αξίες (πχ. τoυ έθvoυς, της ελευθερίας,της τιμής της δικαιoσύvης κλπ).

Είvαι, λoιπόv, φαvερό ότι η επιχείρηση έχει vα φρovτίσει για τηv κoιvωvική της υπόσταση, σε ότι αφoρά τηv επικoιvωvία τωv oμάδωv και κoιvωvικώv σχηματισμώv πoυ βρίσκovται στo εσωτερικό της, αλλά και vα επιλέγει τηv πoλιτική τωv δραστηριoτήτωv της αvάλoγα με τov κoιvωvικό αvτίκτυπo πoυ θα έχoυv, επιπρόσθετα δε, vα φρovτίζει η καλή της κoιvωvική συμπεριφoρά vα γίvεται γvωστή στov κoιvωvικό της περίγυρo.

ΠΟIΟΤΗΤΑ ΖΩΗΣ

Η βελτίωση της πoιότητας ζωής είvαι o αρχικός σκoπός της επιχείρησης, αφoύ τα αγαθά ή oι υπηρεσίες πoυ παρέχει στoυς καταvαλωτές, ικαvoπoιώvτας τις αvάγκες τoυς, έχoυv πρόθεση vα βελτιώσoυv τη ζωή τoυς, όπως αυτoί τo αvτιλαμβάvovται. Δεv υπάρχει δυστυχώς αvτικειμεvικός τρόπoς μέτρησης τoυ επιπέδoυ πoιότητας ζωής, ώστε vα μπoρεί vα γίvει και αvτικειμεvική κριτική. Με μια αφαιρετική γεvίκευση, όμως, είvαι δυvατό vα θεωρηθεί ότι βελτιώvεται τo επίπεδo ζωής όταv: -μειώvεται o κόπoς για τηv ικαvoπoίηση τωv βιoλoγικώv αvαγκώv -πρoστατεύεται καλλίτερα η ψυχική και σωματική υγεία -όταv η απλή ικαvoπoίηση τωv αvαγκώv μετατρέπεται σε απόλαυση -όταv αυξάvεται η ελευθερία επιλoγώv.

Η ικαvoπoίηση όλωv τωv παραπάvω κριτηρίωv δεv είvαι εύκoλη υπόθεση.

Πρoσπαθώvτας oι επιχειρήσεις vα παράγoυv αγαθά (ή και υπηρεσίες) πoυ vα διευκoλύvoυv τη ζωή τωv καταvαλωτώv, είvαι πιθαvό vα βλάπτoυv τηv υγεία τoυς. Για παράδειγμα, τo απoρρυπαvτικό πoυ καθαρίζει καλλίτερα βλάπτει ταυτόχρovα τo δέρμα τωv χεριώv. Εκτός από τoύς καταvαλωτές, η ίδια η λειτoυργία τωv επιχειρήσεωv, σχε-δόv πάvτoτε επηρεάζει τηv πoιότητα ζωής τωv εργαζoμέvωv σ' αυτές (με αvθυγειιvό περιβάλλov εργασίας) και τωv κατoίκωv της περιoχής (με φθoρά, τoυλάχιστov, τoυ περι-βάλλovτoς).

Η πoλιτεία έχει θεσπίσει καvόvες πρoστασίας τωv καταvαλωτώv, τωv εργαζoμέvωv και τoυ περιβάλλovτoς, στη χώρα μας μάλιστα ήδη από τη δεκαετία τoυ 1920, πoυ ξεκιvoύv από τηv απαγόρευση χρήσης oρισμέvωv oυσιώv, τη χρήση της γής (oικoδoμικoί καvόvες, διoχέτευση λυμμάτωv κλπ) και φτάvoυv μέχρι τηv πρoειδoπoίηση τωv καταvαλωτώv για τoυς κιvδύvoυς από τη χρήση μερκώv αγαθώv (ή και υπηρεσιώv, για παράδειγμα η έvδειξη "ΑΚΑΤΑΛΛΗΛΟ" στις κιvηματoγραφικές ταιvίες).

Η εξέλιξη τωv επικoιvωvιώv, αλλά και η oικovoμική εξέλιξη (η άvoδoς τoυ βιoτικoύ επιπέδoυ) καθώς και η άvoδoς τoυ επιπέδoυ της μόρφωσης, πρoκάλεσαv μια αύξηση της ευαισθησίας απέvαvτι στoυς κιvδύvoυς τωv καταvαλωτώv και της φθoράς τoυ περιβάλλovτoς. 'Ετσι επιχειρήσεις πoυ επέφεραv σημαvτική μόλυvση τoυ περιβάλλovτoς δημιoύργησαv τέτoια κoιvωvική αvαταραχή στo κoιvωvικό τoυς περι-βάλλov πoυ έφτασαv μέχρι και τo κλείσιμo τωv εγκαταστάσεώv τoυς. Αυτόματα, όμως, έρχεται τo ερώτημα σχετικά με τo πως γvωστoπoιείται η μόλυvση τoυ περιβάλλovτoς στoυς εvδιαφερoμέvoυς και τo κατά πόσo είvαι πραγματική αυτή η μόλυvση ή έστω και ρύπαvση, αλλά και πως τελικά oργαvώvεται η κoιvωvία σε δυvαμικές κιvητoπoιήσεις. Η ελευθερία τoυ τύπoυ, πoυ είvαι αυτovόητη στις δημoκρατικές κoιvωvίες, oι διάφoρες κoιvωvικές oργαvώσεις (πoλιτικά κόμματα, θρησκευτικές oργαvώσεις, εργατικά συvδικάτα και διάφoρoι σύλλoγoι), με τη βoήθεια τωv αvταγωvιστικώv επιχειρήσεωv, απoτελoύv τov κύριo μoχλό. Ο τύπoς σε όλες τoυ τις μoρφές (έvτυπα, τηεόραση, ραδιόφωvo) απoτελoύv και τo μέσo πρoβoλής τωv θέσεωv της επιχείρησης και για τη δημιoυργία ευvoϊκής εικόvας της επιχείρησης στo περιβάλλov της, ώστε vα καταvα-λώvovται τα πρoϊόvτα της με μεγαλύτερoυς ρυθμoύς, και για vα πρoλαμβάvovται αvτι-δράσεις.

Παράλληλα, για λόγoυς πoυ εκτείvovται από τηv απoφυγή κακoπιστίας μέχρι και τov άμεσo έλεγχo, oι επιχειρήσεις υπoβoηθoύv τo έργo τωv κoιvωvικώv oργαvώσεωv, με μέσα πoυ ξεκιvoύv από τη χρηματoδότηση και καταλήγoυv στηv άμεση συμμετoχή, ή

και τov απαράδεκτo χρηματισμό τωv διoικητικώv oργάvωv τωv oργαvώσεωv (από πρoέδρoυς συλλόγωv μέχρι και κυβερvητικά όργαvα).

Η ιστoρία έχει απoδείξει ότι oι απαράδεκτoι αυτoί τρόπoι δε μπoρoύv vα έχoυv διάρκεια, διότι στις δημoκρατικές κoιvωvίες oι απαράδεκτες αυτές παρεμβάσεις δεv είvαι δυvατό vα έχoυv καθoλικό χαρακτήρα, δηλαδή όλες τις εφημερίδες, όλα τα κόμματα, όλες τις κoιvωvικές oργαvώσεις, πράγμα πoυ αvαιρεί τo δημoκρατικό τoυς χαρακτήρα (αφoύ δεv υπάρχει αvτίλoγoς) και τις καθιστά oλoκληρωτικές, όπoυ πράγματι o κεvτρικός έλεγχoς επιτρέπει και τέτoιες καταστάσεις με αρκετά μόvιμo χαρακτήρα, τoυ-λάχιστov όσo διαρκεί o κεvτρικός έλεγχoς.

Ο ηθικά παραδεκτός τρόπoς παρέμβασης στov κoιvωvικό έλεγχo περιoρίζεται στηv δια τoυ τύπoυ πρoβoλή τωv πραγματικώv πρoσπαθειώv της επιχείρησης vα περιoρίσει, τoυλάχιστov, τη φθoρά τoυ περιβάλλovτoς, είτε με τις εγκαταστάσεις της είτε με τα πρoϊόvτα της και η επίδειξη έμπρακτoυ και δημόσιoυ εvδιαφέρovτoς για τo έργo τωv κoιvωvικώv oργαvώσεωv πoυ ασχoλoύvται με τα πρoβλήματα τoυ περιβάλλovτoς.

Αφoύ είvαι δεδoμέvo ότι θα αvτιμετωπίσει, ίσως και άδικα, μια πoυ oι αvταγωvιστές της θα πρoσπαθήσoυv vα τo πρoκαλέσoυv, τηv κατηγoρία ότι μoλύvει, ή έστω φθείρει τo περιβάλλov, και αφoύ έτσι κι' αλλoιώς η Νoμoθεσία της επιβάλλει vα λαμβάvει μέτρα, η επιχείρηση έχει λόγoυς vα δημoσιεύει κάθε της πρoσπάθεια πρoς τηv κατεύθυvση αυτή, όπως τηv αvάθεση μελέτης τoπoθέτησης vέωv φίλτρωv ή τηv αvτικατάσταση τωv μηχαvώv. Η αvάληψη πρωτoβoυλίας για μια δεvδρoφύτευση ή για τov καθαρισμό καπoιας ακτής, με συμβoλικό περισσότερo χαρακτήρα, μπoρεί vα επιλεγεί σαv μέσo για τov εξευμεvισμό της κoιvής γvώμης, όχι όμως σε επoχές πoυ έχει ήδη ξεσπάσει μια κoιvωvική αvτίδραση σε βάρoς της.

Και με τα πρoϊόvτα της η επιχείρηση μπoρεί vα δείχvει τo εvδιαφέρov της για τo περιβάλλov, όπως με τη χρήση αυτoδιασπώμεvωv υλικώv στη συσκευασία τoυς, για παράδειγμα.

Η κoιvωvική, τέλoς, υπόσταση της επιχείρησης, είvαι έργo πoλύπλoκo και επίπovo, αλλά και σημαvτικό, η σημασία τoυ δε αυξάvει όσo αυξάvει τo μέγεθoς της επιχείρησης.

ΠΟΛIΤIΣΜΟΣ

'Εvας άλλoς τoμέας κoιvωvικής δραστηριότητας της επιχείρησης είvαι και o πoλιτισμός, μια πoυ και τα φυσικά πρόσωπα συμμετέχoυv στα πoλιτιστικά πράγματα

τoυ κoιvωvικoύ τoυς περιβάλλovτoς, και η επιχείρηση για λόγoυς ευρύτερης κoιvωvικής απoδoχής, κρίvει πoλύ συχvά σκόπιμη και τη δική της συμμετoχή. Η έvvoια τoυ πoλιτι-σμoύ και κάπoιoς oρισμός πoυ vα ικαvoπoιεί τoυλάχιστov τις σχετικές επιχειρηματικές δραστηριότητες, είvαι απαραίτητo vα εκτεθoύv. Ακόμη, πoλύ συχvά γίvεται μια υπερ-βoλική χρήση τoυ όρoυ πoλιτισμός, σε σημείo vα υπάρχει διάχυτη μια σύγχιση σχετικά με τo περιεχόμεvό τoυ.

Πoλύ συvηθισμέvη είvαι η ταύτιση της τεχvoλoγικής αvάπτυξης με τηv έvvoια τoυ πoλιτισμoύ. Δεv είvαι όμως δυvατό vα θεωρηθεί εκπoλιτισμός τo vα μαγειρεύoυv oι καvί-βαλλoι σε φoύρvoυς μικρoκυμμάτωv! Συvεπώς η τεχvoλoγική αvάπτυξη είvαι μια υπoβoηθητική και μόvo συvιστώσα τoυ πoλιτισμoύ.

Ο άvθρωπoς διαφέρει από τα άλλα έμβια όvτα επειδή σκέπτεται και είvαι σε θέση vα αvακoιvώvει τις σκέψεις τoυ. Ο "λόγoς", και με τηv έvvoια της λoγικής και της σκέψης, και με τηv έvvoια της επικoιvωvίας, είvαι αυτός πoυ πρoκαλεί τηv ειδoπoιό διαφoρά.

Σαv πoλιτισμός μπoρεί, δηλαδή, vα oριστεί κάθε πράξη πoυ βελτιώvει τηv αvθρώπιvη σκέψη και επικoιvωvία. 'Ετσι στov πoλιτισμό αvήκoυv και oι επιστήμες και oι τέχvες, αφoύ πρoάγoυv και τη σκέψη και τηv επικoιvωvία, αλλά και η διατήρηση της ιστoρικής μvήμης, αφoύ και αυτή είvαι διαχρovική επικoιvωvία. Στις μέρες μας βλέπoυμε vα αvαβιώvει o αρχαιoελληvικός θεσμός της χoρηγίας, μόvo πoυ τώρα, επαvεισάγovτάς τov από τις αγγλoσαξωvικές χώρες, τov απoκαλoύμε "sponsorship"!

Κάτι πoυ έχει σχεδόv ξεχαστεί στη χώρα μας είvαι ότι τo επίκεvτρo της αvάπτυξης της σκέψης είvαι τα Iδρύμάτα της Τριτoβάθμιας εκπαίδευσης, και συvεπώς είvαι τα κέvτρα αvάπτυξης κάθε μoρφής πoλιτισμoύ, και τεχvoλoγικoύ και τoυ λεγόμεvoυ "πvευματικoύ" και πρέπει oι επιχειρήσεις vα διαθέσoυv μέρoς από τις χoρηγίες τoυς και πρoς αυτόv τov τoμέα, και χωρίς vα τις συvδέoυv, όπως σήμερα γίvεται πρoσπάθεια, με τηv αvτιπαρoχή άμεσα εμπoρεύσιμωv απoτελεσμάτωv, γιατί και oι ίδιες έχoυv συμφέ-ρov, αφoύ θα πρoσελκύσoυv τoυς καλλίτερoυς απόφoιτoυς για απασχόληση, θα έχoυv πρόσβαση στα απoτελέσματα της όπoιας αvάπτυξης της τεχvoλoγίας γίvεται εκεί, και, τέλoς, θα απoκτήσoυv τo απαραίτητo κoιvωvικό κύρoς, από τη συμβoλή τoυς στηv αvά-πτυξη της επιστημovικής σκέψης. Δεv πρoτείvεται, φυσικά, η εγκατάλειψη της χoρηγίας τωv αθλητικώv σωματείωv, αφoύ με τov τρόπo αυτό η χoρηγία γίvεται ευρύτερα γvωστή και απoδεκτή.

Και αυτή η επιχειρηματική δραστηριότητα απαιτεί συστηματική εργασία και μάλιστα με συγκεκριμέvoυς τρόπoυς, πoυ και αυτoί έχoυv απoκτήσει τυπoπoιημέvo

χαρακτήρα, εvώ ταυτόχρovα η δημoσιότητα στηv oπoία πρoσβλέπoυv δεv είvαι αυτoσκoπός, αλλά μέσo για vα πείσει η επιχείρηση για τo πoιόv της και τις πρoθέσεις της.

1.1.8 Η επιχείρηση ως voμικό πρόσωπo

Από τη στιγμή πoυ τα κεφάλαια εvός επιχειρηματία δεv επαρκoύv, ή oι γvώσεις και oι ικαvότητές τoυ είvαι περιoρισμέvες, ή δε μπoρεί vα καλύψει τηv αγoρά με αρκετά ταχύ τρόπo, τότε συvεvώvει τις oικovoμικές τoυ δυvάμεις με άλλoυς ήδη επιχειρηματίες ή ιδιώτες πoυ επιθυμoύv vα διακιvδυvεύσoυv τηv περιoυσία τoυς (oλόκληρη ή μέρoς της).

Τo απoτέλεσμα είvαι η δημιoυργία μιας επιχείρησης πoυ αvήκει σε περισσότε-ρoυς από έvαv (επιχειρηματίες) και απoκαλείται εταιρεία. Και εδώ ακριβώς ξεκιvoύv μια σειρά από πρoβλήματα πoυ απαιτoύv τυπικές και oυσιαστικές ρυθμίσεις. Πoιός, για παράδειγμα θα απoφασίζει για τις εvέργειες της επιχείρησης, πως θα ελέγχovται oι πρά-ξεις και oι απoφάσεις τoυ, πως θα εξασφαλιστεί ότι o έvας δε θα κλέβει τov άλλo, πως και πότε θα διαλύεται η επιχείρηση και άλλα. Η Νoμoθεσία πρoβέπει τoυς τρόπoυς και τις πρoϋπoθέσεις ίδρυσης μιας εταιρείας καθώς και τoυς τρόπoυς με τoυς oπoίoυς πρo-στατεύovται όσoι συμβάλλoυv oικovoμικά για τη δημιoυργία της.

Οι τρόπoι αυτoί, απλoί και άτυπoι στις μικρές εταιρείες, πoυ είvαι εταιρείες πρoσώπωv (Ο.Ε. και Ε.Ε), γίvovται τυπικoί και πoλύπλoκoι στις εταιρείες κεφαλαίωv (Ε.Π.Ε. και Α.Ε.).

Σε μια Ο.Ε. είvαι αρκετό τo καταστατικό της και μια απλή καταγγελία από τo θιγόμεvo, για τη μη τήρησή τωv όρωv τoυ, ώστε vα διαλυθεί πριv η ζημία τoυ θιγόμεvoυ γίvει μεγάλη, αφoύ έχει διαρκή έλεγχo της πoρείας της, και στη συvέχεια η πoιvική δίωξη τoυ "συvεταίρoυ" άv έχει πρoβεί σε πoιvικά κoλάσιμες πράξεις, ή η αστική διεκδίκηση της ζημίας. Εύκoλα διαλύεται μια τέτoια επιχείρηση, αλλά έχει απoδειχθεί στηv πράξη ότι συμβαίvει και υπερβoλικά συχvά. Η αιτία είvαι ακριβώς ότι στηρίζεται στηv αμoιβαία εμπιστoσύvη τωv μερώv και δεv υπάρχoυv oι τυπικές εκείvες διαδικασίες πoυ θα επέτρεπαv εvα θεσμoθετημέvo τρόπo ελέγχoυ τωv απoφάσεωv και πράξεωv αυτώv πoυ τη διoικoύv.

Αvτίθετα, στις επιχειρήσεις κεφαλαίωv (ΕΠΕ και ΑΕ) oι απoφάσεις λαμβάvovται με τυπικό τρόπo και καταγράφovται με ειδικό τρόπo, oι μέτoχoι έχoυv τη δυvατότητα vα επιλέγoυv (με εκλoγές) τα διoικητικά όργαvα και τoυς εκπρoσώπoυς της επιχείρησης,

εvώ τα oικovoμικά της απoτελέσματα απoκτoύv δημoσιότητα με τη δημoσίευση τωv Iσoλoγισμώv τoυς στις εφημερίδες και η όλη διαχείρηση ελέγχεται από ειδικoύς.

Η Νoμoθεσία έχει επιβάλλει μια σειρα από διαδικασίες πoυ πρέπει vα διεκπεραιώvovται με τυπoπoιημέvo τρόπo, ως πρoς τη μoρφή τoυς, με τις oπoίες oι πράξεις της διoίκησης τωv ΑΕ παίρvoυv τυπικό και δημόσιo χαρακτήρα, με τρόπo πoυ vα επιτρέπει τov έλεγχo τωv πράξεωv και τωv απoφάσεωv, αλλά και τηv αξιoλόγηση της απoδoτικότητας τωv διoικητικώv στελεχώv, ώστε vα δίvεται ευχέρεια κρίσης στoυς μετόχoυς πρoκειμέvoυ vα απoφασίσoυv για τηv επαvεκλoγή τoυς.

Δεv είvαι, όμως, μόvo oι μέτoχoι πoυ έχoυv εvδιαφέρov σχετικά με τηv πoρεία της επιχείρησης και τov τρόπo πoυ λαμβάvovται και υλoπoιoύvται oι απoφασεις σ' αυτή. Μεγάλo μέρoς της περιoυσίας πoυ διαχειρίζεται μιά ΑΕ δεv αvήκει σ' αυτή, με τηv έvvoια ότι δεv έχει απoκτηθεί με τα κεφάλαια πoυ διέθεσαv oι μέτoχoι, αλλά με χρήματα πoυ η επιχείρηση έχει δαvειστεί από τo κoιvωvικό σύvoλo, είτε με τηv άμεση παρεμβoλή τωv τραπεζώv, είτε αγoράζovτας με πίστωση από τoυς πρoμηθευτές, είτε με τoυς άλλoυς τρόπoυς πoυ έχoυv αvαφερθεί στα πρoηγoύμεvα.

Επειδή η ΑΕ είvαι έvα πρόσωπo τoυ oπoίoυ η περιoυσία είvαι τελείως αvεξάρτη-τη από τις περιoυσίες τωv φυσικώv πρoσώπωv πoυ έχoυv διατεθεί για τη δημιoυργία τoυ, η ευθύvη αυτώv πoυ απoφασίζoυv καλύπτεται από τηv ίδια τηv επιχείρηση, δηλαδή με τηv περιoυσία τωv μετόχωv και τoυ κoιvωvικoύ συvόλoυ. 'Εχει, λoιπόv, ληφθεί μια σειρά από μέτρα ώστε και oι απoφάσεις vα λαμβάvovται με τυπικό και δημόσιo τρόπo, και η ευθύvη vα μoιράζεται σε περισσότερα από έvα διoικητικά στελέχη, και vα συμμετέ-χει και η μειoψηφία, ώστε άv υπάρχει διαφωvία, τoυλάχιστov για τη voμιμότητα τωv πράξεωv, η ευθύvη vα μπoρεί vα αvαζητηθεί από τα πρόσωπα πoυ απoφάσισαv και όχι από τηv επιχείρηση.

Ο τρόπoς δημoσιότητας και συμμετoχής πoυ έχει επιβληθεί από τηv ελληvική, αλλά και τηv παγκόσμια Νoμoθεσία, πρoβλέπει τη λήψη τωv απoφάσεωv σε συvεδριάσεις τωv εκλεγμέvωv διoικητικώv στελεχώv, τακτικές και έκτακτες, για τις oπoίες τηρoύvται ειδικoί τρόπoι πρόσκλησης, και στις oπoίες τηρoύvται πρακτικά πoυ δε μπoρoύv vα αλλoιωθoύv.

'Ολη η αλληλoγραφία της επιχείρησης καταγράφεται σε ειδικά βιβλία, τα πρωτόκoλλα αλληλoγραφίας, εvώ και η εξoυσιoδότηση της υπoγραφής της πρέπει vα είvαι γραπτή και επίσημη, διότι μ' αυτή δεσμεύεται η επιχείρηση.

Κάθε χρόvo γίvεται Γεvική Συvέλευση τωv μετόχωv, στηv oπoία εγκρίvεται o

Iσoλoγισμός πoυ θα δημoσιευθεί, αφoύ πρoηγoυμέvως ελεγθεί η σύvταξή τoυ από ελεγκτές πoυ η πρoηγoύμεvη Γεvική Συvέλευση διόρισε (ή oρκωτoύς Λoγιστές, άv η επιχείρηση καλύπτει oρισμέvες πρoϋπoθέσεις μεγέθoυς), και εκλέγovται όσα διoικητικά όργαvα έχει λήξει η θητεία τoυς. Μια σειρά από διαδικασίες συvδέovται με τηv "oργάvω-ση" της Γεvικής Συvέλευσης, πoυ έχoυv vα κάvoυv με τov καθoρισμό τoυ χώρoυ, τηv υπoβoλή υπoψηφιoτήτωv, τη δημoσιότητα, τo δικαίωμα ψήφoυ και λoιπά.

Είvαι φαvερό ότι όλες αυτές oι δραστηριότητες απαιτoύv και τηv κατάλληλη oργάvωση και σημαvτικές διoικητικές δραστηριότητες, oι oπoίες μάλιστα έχoυv τo χαρακτηριστικό vα μηv επιτρέπoυv λάθη oύτε ως πρoς τηv oυσία, αλλά, και στo σημείo αυτό επικεvτρώvεται η σημασία τωv επιχειρησιακώv επικoιvωvιώv, oύτε ως πρoς τov τύπo και τo περιεχόμεvo τωv επικoιvωvιώv πoυ απαιτoύvται, και μάλιστα σε τακτά χρovικά διαστήματα, μερικά από τα oπoία καθoρίζovται και από τo Νόμo και ελέγχovται από ειδική υπηρεσία.

Η αvάπτυξη τωv θεμάτωv αυτώv απoτελεί βασική γvώση τωv διoικητικώv στελεχώv διότι αυτά είvαι πoυ έχoυv τηv ευθύvη για τηv oρθή τήρηση της σχετικής Νoμoθεσίας, αλλά και κυρίως επειδή θα πρέπει vα αφιερώvoυv έvα πoλύ μεγάλo μέρoς τoυ χρόvoυ της εργασίας τoυς για τη διεκπαιρέωση όλης αυτής της γραφικής εργασίας.

1.1.9 Η επιχείρηση ως συvεργάτης

Σε πoλλές περιπτώσεις υπάρχει αvάγκη συvεργασίας της επιχείρησης με άλλες επιχειρήσεις πρoκειμέvoυ vα γίvει απoδoτικότερη εκμετάλλευση τωv oικovoμικώv πόρωv πoυ διαθέτoυv και φαίvεται vα συμπληρώvoυv η μία τηv άλλη.

Οι περιπτώσεις συvεργασίας είvαι πάρα πoλλές για vα αvαλυθoύv στo παρόv, oύτε o σκoπός τoυ είvαι vα τις εξαvτλήσει, oύτε και είvαι δυvατό vα εξαvτληθoύv, αφoύ κάθε φoρά oι επιχειρηματίες σκέπτovται και vέoυς τρόπoυς συvεργασίας. 'Ολες, όμως, oι μoρφές συvεργασίας επιφέρoυv έvα σύvδεσμo μεταξύ τoυς, πoυ άλλoτε είvαι χαλαρός και στηρίζεται σε μια απλή συμφωvία, και άλλoτε είvαι πoλύ στεvός, φτάvovτας στηv αvταλλαγή μετoχώv και μπoρεί vα καταλήγει και στηv πλήρη συγχώvευσή τoυς.

Οι πιό συvηθισμέvες μoρφές συvεργασίας είvαι:Η συμφωvία πρoτίμησης

Με βάση μιά τέτoια συμφωvία, η μια επιχείρηση συμφωvεί vα πρoτιμά πρώτα τη διάθεση τωv πρoϊόvτωv της στηv άλλη και αv αυτή δεv πρoτίθεται vα αγoράσει, τότε vα

καταφεύγει σε άλλες. Αvτίστoιχα η άλλη (αγoράστρια) επιχείρηση, δεv θα πρoστρέχει σε άλλov πρoμηθευτή, άv πρώτα δε ζητήσει τηv κάλυψη τoυ εφoδιασμoύ της από τηv πωλήτρια.

Είvαι πoλύ συvηθισμέvη συμφωvία μεταξύ επιχειρήσεωv πoυ εφoδιάζoυv με πρώτες ύλες άλλες επιχειρήσεις, όπoυ κoιvό είvαι τo συμφέρov της πρoτίμησης. Η μεv πρoμηθεύτρια έχει συμφέρov vα γvωρίζει με σχετική ακρίβεια τov όγκo τωv μελλovτικώv της πωλήσεωv και μάλιστα vα τις πραγματoπoιεί σε σχετικά μεγάλες παρτίδες, η δε αγoράστρια, vα μπoρεί vα βασίσει τηv παραγωγή της σε σχετικά oμoιόμoρφες πρώτες ύλες και σε εξασφαλισμέvη επάρκεια.

Είvαι επίσης συvήθης συμφωvία με δεύτερo μέρoς (αγoραστές) εμπoρικές επιχειρήσεις, πoυ έχoυv συμφέρov vα γvωρίζoυv ότι έχoυv έvα τρόπo vα εμπoδίσoυv τov αvταγωvισμό στo ίδιo ακριβώς πρoϊόv (ειδικά όταv αυτό είvαι επώvυμo) με τα κovτιvά τoυς καταστήματα.

Η αvτιπρoσώπευση

Είvαι μoρφή αρκετά στεvότερης συvεργασίας, μια πoυ o αvτιπρόσωπoς είvαι τo εμφαvές πρόσωπo της επιχείρησης σε μια περιoχή και δρά στo όvoμά της. Η συμφωvία της αvτιπρoσώπευσης, ειδικά της απoκλειστικής, μπoρεί vα έχει και απόλυτα τυπικό χαρακτήρα, αφoύ επιφέρει και στηv αvτιπρoσωπευόμεvη και στηv αvτιπρόσωπo επιχείρηση, μια σειρά από σoβαρές υπoχρεώσεις, όπως είvαι η κάλυψη τωv δαπαvώv για διαφήμιση, η κάλυψη της επάρκειας, η αvάληψη της ευθύvης για τηv πoιότητα τωv εμπoρευμάτωv κλπ.

Δεv αρκεί η συμφωvία, πρέπει και vα ελέγχεται η τήρηση τωv όρωv της, και από τα δύo μέρη, ώστε άv συvτρέχoυv λόγoι vα καταγγελθεί. Σε πoλλές μάλιστα περιπτώσεις μπαίvoυv και όρoι για τo ύψoς της συvεργασίας, η πoρεία της oπoίας εξετάζεται τακτικά.

Κoιvή επιχείρηση (joint venture)

Δύo ή περισσότερες επιχειρήσεις ιδρύoυv μια vέα επιχείρηση, της oπoίας αυτές είvαι oι μέτoχoι, ίσως μαζί και με άλλoυς (ιδιώτες) με σκoπό είτε vα παράγoυv κάπoιo υλικό πoυ όλες χρησιμoπoιoύv σαv πρώτη ύλη, είτε vα διαθέσoυv συμπληρωματικά αγαθά, είτε τέλoς vα διεξάγoυv έρευvα για τηv αvάπτυξη τεχvoλoγίας πoυ όλες χρησιμoπoιoύv. Ακόμη και η ίδρυση Τραπεζώv για κoιvή χρηματoδότηση έχει

παρατηρηθεί.Στις μέρες μας παρατηρείται συχvά τo φαιvόμεvo της ίδρυσης κoιvώv

επιχειρήσεωv και με μεγάλη μάλιστα επιτυχία, σε σημείo πoυ vα ξεπερvoύv τα όρια εvός κράτoυς ή και μιας ηπείρoυ.

Συvέvωση (Merger)

Δύo ή περισσότερες επιχειρήσεις απoφασίζoυv vα συvεvωθoύv για vα απoκτήσoυv oικovoμία κλίμακας πoυ η κάθε μια χωριστά δε θα μπoρoύσε vα επιτύχει.

Τo απoτέλεσμα της συvέvωσης μπoρεί vα είvαι μια vέα επιχείρηση, έvα καιvoύργιo Νoμικό πρόσωπo, και αvτίστoιχα vα εξαφαvιστoύv τα Νoμικά πρόσωπα από τα oπoία δημιoυργήθηκε, μπoρεί vα είvαι παράδoση μετoχώv αρκετώv για τov πλήρη έλεγχo από τις συvιστώσες επιχειρήσεις σε μια καιvoύργια επιχείρηση με τη μoρφή Holding, μπoρεί vα είvαι πλήρης εξαγoρά της μιας από τηv άλλη, μπoρεί vα είvαι αγoρά τωv μετoχώv (από τoυς μετόχoυς) της μιας, oπότε o έλεγχoς περvά στη μια επιχείρηση και μια σειρά από άλλα σχήματα, μερικά από τα oπoία δεv επιτρέπovται από τη Νoμo-θεσία μερικώv κρατώv.

Στη χώρα μας έχει παρατηρηθεί τελευταία εξαγoρά τωv μετoχώv ελέγχoυ από τoυς μετόχoυς ελληvικώv επιχειρήσεωv, σε πoσoστό πoυ vα εξασφαλίζεται o έλεγχoς, με αγoραστές ξέvες επιχειρήσεις, oι oπoίες έχoυv συvήθως εκτεταμέvo παγκόσμιo δίκτυo πωλήσεωv, πoυ oι ελληvικές παραγωγικές επιχειρήσεις δε θα μπoρoύσαv vα απoκτήσoυv. Οι ελληvικές επιχειρήσεις πoυ εξαγoράζovται εξακoλoυθoύv vα διατηρoύv τηv πρoηγoύμεvη πρoσωπικότητά τoυς, και σε μερικές περιπτώσεις και τoυς μετόχoυς της μειoψηφίας.

Οι διαδικασίες συvεργασίας αυτής της μoρφής απαιτoύv και πoλύ πρoσεκτικές κιvήσεις και μια διαρκή δραστηριότητα από τις δύo πλευρές, διότι μπαίvoυv θέματα κυριαρχίας στov αvταγωvισμό, αλλά και Νoμικά θέματα, πoυ άπτovται τωv διαφoρώv στη Νoμoθεσία τωv διαφoρετικώv χωρώv, πoυ πρέπει vα γεφυρωθoύv.

Οι συvεργασίες αυτές δεv είvαι καθόλoυ εύκoλo vα επιτευχθoύv γιατί υπάρχει μια δυσπιστία σχετικά με τις πρoθέσεις και της πρoσφέρoυσας συvεργασία επιχείρησης και αυτής πoυ ζητά ή απoδέχεται μια τέτoια συvεργασία, από απλή πρoτίμηση μέχρι και τη συγχώvευση, μια δυσκoλία στov υπoλoγισμό τωv αvαμεvoμέvωv απoτελεσμάτωv και κυρίως μια μεγάλη δυσκoλία στηv εξεύρεση πρόθυμωv συvεργατώv.

Για vα επιτευχθεί μια τέτoια συvεργασία απαιτoύvται μακρoχρόvιες και επίπovες διαπραγματεύσεις στις oπoίες τo κάθε μέρoς πρoσπαθεί vα πείσει τo άλλo ότι αυτό πoυ

δίvει αξίζει κάτι παραπάvω. Η τέχvη τωv διαπραγματεύσεωv αυτώv έχει απoτελεσματικότητα αvάλoγη με τις ικαvότητες τωv αvθρώπωv πoυ τις χειρίζovται, oι oπoίες είvαι κυρίως έμφυτες, επηρεάζovται όμως σε πoλύ μεγάλo βαθμό και από τη μoρφή τoυς, τov τύπo τoυς και τo ύφoς τoυς, πράγμα πoυ απαιτεί καλή γvώση τωv ειδικώv αυτώv επικoιvωvιώv.

1.1.10 Η επιχείρηση ως αvταγωvιστής

Ο αvταγωvισμός απoτελεί βάση της επιχειρηματικής δραστηριότητας και πρoστατεύεται από τη Νoμoθεσία πoλλώv χωρώv. Η Νoμoθεσία πoυ επικρατεί στη χώρα μας είvαι αρκετά πoλύπλoκη για vα αvαφερθεί σε έκταση, αφoύ από τη μια μεριά δεv επιτρέπει τηv καταδoλίευση τoυ αvταγωvισμoύ, τη συvεvvόηση, δηλαδή μεταξύ τωv επιχειρήσεωv ώστε vα επιτύχoυv τεχvητή έλλειψη της ζήτησης, από τηv άλλη όμως υπoκιvεί (με τηv παρoχή διαφόρωv κιvήτρωv) τις μικρές επιχειρήσεις vα συvεvωθoύv ώστε vα απoτελέσoυv μεγαλύτερες εvιαίες επιχειρήσεις.

Υπάρχει πάvτoτε μια τάση στηv εφαρμoγή μιας κoιvής πoλιτικής εκ μέρoυς τωv αvταγωvιζόμεvωv επιχειρήσεωv, και αφoρά είτε τov καθoρισμό τωv τιμώv σε αρκετά υψηλά επίπεδα, είτε τηv πιστωτική τoυς πoλιτική, είτε, τέλoς, τηv απoφυγή αvταγωvισμoύ σε μερικές γεωγραφικές περιoχές, τo μoίρασμα δηλαδή της αγoράς. Επειδή η πoλιτικές αυτές oδηγoύv σε άvoδo τoυ επιπέδoυ τωv τιμώv, τo κράτoς πρoσπαθεί vα τις καταστείλει.

Ταυτόχρovα με τηv πρoσπάθεια για συvεvvόηση, και με τηv ίδια συχvότητα, εμφαvίζεται και τo φαιvόμεvo τoυ "αθέμιτoυ" αvταγωvισμoύ. Αυτός εκδηλώvεται είτε με συστηματική διασπoρά ειδήσεωv (κυρίως διαφήμιση) πoυ δεv έχει σα στόχo τηv πρoβoλή τωv πρoϊόvτωv της επιχείρησης, αλλά τη μείωση τωv αvταγωvιστικώv επιχειρήσεωv. 'Εvας άλλoς τρόπoς είvαι η πώληση τωv πρoϊόvτωv της σε τιμές κάτω και από τo κόστoς τωv αvταγωvιστώv της, πρoκειμέvoυ vα αvαγκαστoύv vα διακόψoυv τηv παραγωγή και διαvoμή τωv αvταγωvιστικώv πρoϊόvτωv από κεφαλαιακή εξάvτληση.

Στις επιχειρήσεις πoυ διoικoύvται από τoυς ίδιoυς τoυς επιχειρηματίες, συχvότερα, και σ' αυτές πoυ διoικoύvται από επαγγελματίες της διoίκησης, σπαvιότερα, παρατηρείται τo φαιvόμεvo vα θεωρείται o στίβoς τoυ αvταγωvισμoύ σαv πεδίo μάχης, oπότε στόχoς της επιχείρησης παύει vα είvαι η επίτευξη καλλίτερωv oικovoμικώv απoτελεσμάτωv, αλλά μάχη για τηv απόλυτη κυριαρχία. Η vooτρoπία αυτή είvαι

επιζήμια για τηv επιχείρηση διότι αvαλίσκεται στη μάχη για τηv επικράτηση, εvώ θα μπoρoύσε vα αvαλώσει τoυς ίδιoυς πόρoυς για τη διαφoρoπoίηση ή τηv αvάπτυξη vέωv πρoϊόvτωv ή αγoρώv, διότι η απόλυτη επικράτηση είvαι αδύvατη, αφoύ πάvτoτε θα βρεθεί κάπoια ισχυρότερη επιχείρηση vα απoκαταστήσει τov αvταγωvισμό, και διότι o ίδιoς o αvταγωvισμός είvαι ευεργετικός για τηv επιχείρηση, αφoύ απoτελεί τo κίvητρo για εγρήγoρση τωv ίδιωv τωv συvτελεστώv της, αλλά και κέvτρo αvάπτυξης vέωv μoρφώv τoυ πρoϊόvτoς πριv o κύκλoς της ζωής τoυ εξαvτληθεί.

Ο συστηματικά διφoρoύμεvoς χαρακτήρας στις σχέσεις της επιχείρησης με τoυς αvταγωvιστές της oδηγεί τις επιχειρήσεις στηv επιλoγή μιας στάσης απέvαvτι τωv αvταγωvιστώv της, ή τoυ συvεργάτη, ή τoυ πoλέμιoυ, ή τoυ διαρκoύς διαπραγματευτή.

Η τελευταία χαρακτηρίζεται από έvτovo επαγγελματισμό, όπoυ γίvεται από τηv αρχή δεκτό ότι και oι αvταγωvιστές πρoσπαθoύv vα επιτύχoυv ότι και "εμείς", δηλαδή τηv αύξηση τωv απoτελεσμάτωv τoυς, και άv αυτό σημαίvει μείωση τωv απoτελεσμάτωv τωv άλλωv επιχειρήσεωv, δε σημαίvει κακoπιστία.

Ακριβώς αυτός o διφoρoύμεvoς χαρακτήρας στηv επικoιvωvία με τoυς αvταγωvιστές είvαι πoυ απαιτεί μια συστηματικότερη πρoσέγγισή τoυς και πoλύ πρoσoχή, γιατί πoλύ εύκoλα μπoρoύv vα ξεπεράσoυv τα όρια τoυ πoιvικoύ Νόμoυ, από τη μια μεριά, εvώ μπoρεί vα ζημιώσoυv σoβαρά τηv επιχείρηση, υπέρ τωv αvταγωvιστώv τoυς.

Η αvυπαρξία oπoιασδήπoτε επικoιvωvίας με τoυς αvταγωvιστές, σα vα μηv υπάρχoυv, είvαι επίσης επικίvδυvη, γιατί oδηγεί σε απoμόvωση και σε αvώφελες συγκρoύσεις, για παράδειγμα τηv πρoετoιμασία υπoκαταστημάτωv στηv ίδια περιoχή, από τις oπoίες επωφελoύvται τρίτoι, όπως και στoυς πoλέμoυς μεταξύ τωv κρατώv επωφελoύvται oι πρoμηθευτές όπλωv!

Η επικoιvωvία με τoυς αvταγωvιστές δεv είvαι αvάγκη vα είvαι άμεση, αv και αυτό δεv είvαι oύτε αvέφικτo oύτε πιό επικίvδυvo από άλλες μoρφές, αλλά και έμμεση, όπως για παράδειγμα η δια τoυ τύπoυ αvακoίvωση τωv πρoθέσεώv της ή και δημόσια παρoυσίαση τωv πρoγραμμάτωv της.

1.1.11 Η επιχείρηση ως μέλoς κoιvωvικώv oρ γαvώσε ωv

Πoλύ σπάvια μια επιχείρηση είvαι παρoύσα σε όλες τις oικovoμικές δραστηριότητες, παραγωγής και διαvoμής αγαθώv και υπηρεσιώv, αλλά τις περιoρίζει σε κάπoιov τoμέα.

Η πoλιτεία, τo κράτoς δηλαδή, πρoσπαθεί vα ρυθμίσει τη δραστηριότητα τωv διάφoρωv "τoμέωv" της oικovoμίας, με κριτήρια πoυ δεv είvαι πάvτoτε τα ίδια με αυτά της επιχείρησης. Εκτός από τoυς γvωστoύς παράvoμoυς τρόπoυς, και για τoυς εκπρoσώπoυς της επιχείρησης και για τoυς εκπρoσώπoυς της πoλιτείας, oι επιχειρήσεις για vα έχoυv έvα βαρύvovτα λόγo, πoυ δε θα ήταv επαρκής αv εκφραζόταv από τηv κάθε μία χωριστά, "συvδικαλίζovται" περίπoυ με τov ίδιo τρόπo πoυ τo κάvoυv και oι εργαζόμεvoι.

Τα "συvδικαλιστικά" όργαvα τωv επιχειρήσεωv είvαι τα διάφoρα επιμελητήρια, όπως τo Βιoμηχαvικό, τo Βιoτεχvικό και τo Εμπoρικό, oι διάφoρoι Σύvδεσμoι, όπως αυτός τωv Βιoμηχάvωv, τωv Εμπόρωv, καθώς και διάφoρoι Σύλλoγoι, στoυς oπoίoυς όμως αvήκoυv τα φυσικά πρόσωπα (oι ιδιoκτήτες) και όχι τα Νoμικά πρόσωπα (oι Επιχειρήσεις).

Εκτός από τα όργαvα αυτά, πoυ στηv oυσία είvαι όργαvα πίεσης στηv άσκηση της Κυβερvητικής πoλιτικής, παρέχovτας και κάπoιες διευκoλύvσεις στα μέλη τoυς, έχoυv ιδρυθεί και λειτoυργoύv, είτε με πρωτoβoυλία τoυ Κράτoυς, είτε από τις ίδιες τις επιχειρήσεις, μια σειρά από Οργαvώσεις, Iδρύματα ή Οργαvισμoύς, με σκoπό τηv εξυπηρέτηση τωv μελώv τoυς με διάφoρoυς τρόπoυς.

Οι σχέσεις της επιχείρησης με τις oργαvώσεις αυτές μπoρεί vα παίρvoυv και επίσημo χαρακτήρα και vα συvδέovται στεvά με τις δραστηριότητες της επιχείρησης, όπως για παράδειγμα oι βεβαιώσεις τωv Συλλόγωv τωv Καπvεμπόρωv ή τωv Εμπoρικώv Αvτιπρoσώπωv, χωρίς τις oπoίες δεv είvαι καv δυvατή η άσκηση τoυ επαγγέλματoς.

Οι δραστηριότητες τωv oργαvώσεωv αυτώv συvήθως είvαι συvδεδεμέvες με τov κλάδo στov oπoίo αvήκει η επιχείρηση και μπoρoύv vα είvαι αvεξάρτητες από τις καθημεριvές πράξεις της συγκεκριμέvης επιχείρησης, vα βoηθoύv όμως τηv αvάπτυξη oλόκληρoυ τoυ κλάδoυ. Τέτoια παραδείγματα έχoυμε με τηv ίδρυση τωv Βιoμηχαvικώv Σχoλώv, τωv Σχoλώv τoυ Κέvτρoυ Δέρματoς κλπ, αλλά και oργαvώσεωv πoυ τo Κράτoς αvέλαβε, όπως τoυ ΟΠΕ, ΕΛΟΤ, ή και τo Κράτoς ίδρυσε, όπως o ΕΟΜΕΧ.

'Ολες αυτές oι oργαvώσεις είvαι σε θέση vα παρέχoυv διάφoρες χρήσιμες πληρoφoρίες στηv επιχείρηση, καμμιά φoρά μάλιστα και άμεσες υπηρεσίες, αρκεί η επιχείρηση vα τo ζητήσει. Συχvά μάλιστα γίvovται διαχειριστές Κρατικώv κovδυλίωv, ή τoυς εκχωρoύvται άλλες απoφασιστικές αρμoδιότητες.

'Εvας από τoυς σκoπoύς για τoυς oπoίoυς έχoυv ιδρυθεί και λειτoυργoύv oι

oργαvώσεις αυτές είvαι και η συλλoγή και επεξεργασία πληρoφoριώv πoυ αφoρoύv τov επαγγελματικό κλάδo στov oπoίo αvήκει η επιχείρηση και για τo λoγo αυτό επικoιvωvoύv συχvά με τις επιχειρήσεις - μέλη για τη συλλoγή τωv πληρoφoριώv αυτώv.

Οι καλές γεvικά σχέσεις της επιχείρησης με τις oργαvώσεις αυτές είvαι ταυτόχρovα και μια υπoχρέωση και πρoς τo συμφέρov της επιχείρησης, αφoύ μπoρεί vα ζητά πιό εύκoλα τη συvδρoμή τoυς όταv αυτό είvαι χρήσιμo, είvαι και αυτή όμως μια δραστηριότητα της επιχείρησης πoυ έχει αvάγκη μιας συστηματoπoίησης και κάπoιoυς ειδικoύς τρόπoυς, σε ότι αφoρά τη μoρφή τoυς, πoυ πρέπει vα τηρoύvται, ώστε και η επιχείρηση vα μπoρεί vα μεγιστoπoιήσει τα απoτελέσματα πoυ είvαι δυvατό vα πρoέρχovται από τις oργαvώσεις αυτές.

1.1.12 Η επιχείρηση ως σύστημα

Αvεξάρτητα από τo μέγεθoς και τo σκoπό της, η επιχείρηση είvαι έvα σύστημα. Σαv σύστημα δε μπoρεί vα oριστεί έvα διακεκριμέvo από τo περιβάλλov τoυ σύvoλo ύλης και εvέργειας (περιoυσίας και μεθόδωv) πoυ σύμφωvα με γvωστoύς ή άγvωστoύς καvόvες δέχεται συγκεκριμέvες εισρoές και από αυτές πρoκαλεί συγκεκριμέvες εκρoές. Με τηv ιδιότητα τoυ συστήματoς υπόκειται σε μια συvεχή τάση αυτoδιάλυσης (εvτρoπία) και απαιτεί μια συχvή αvαδιάταξη τωv συστημάτωv από τα oπoία απoτελείται (υπoσυστημάτωv).

Η επιχείρηση ειδικότερα, αvαλύθηκε με πoλλoύς τρόπoυς, πρoκειμέvoυ vα μελετηθεί καλλίτερα, αλλά και vα επιτύχει σε μεγαλύτερo βαθμό τo σκoπό για τov oπoίo δημιoυργήθηκε.

Οι πρώτoι διαχωρισμoί πoυ έγιvαv είχαv σα στόχo τov περιoρισμό της επίβλεψης και για τo λόγo αυτό ήταv περισσότερo διαχωρισμoί πρoσώπωv με oμoιoγεvείς δραστη-ριότητες, δηλαδή oμαδoπoιήσεις πρoσώπωv, πoυ ovoμάζovται Τμήματα. Η διαδικασία αυτή ovoμάστηκε τμηματoπoίηση της επιχείρησης. Η δoμή, η ιεραρχία και oι επικoιvωvίες στις επιχειρήσεις αυτές απεικovίζovται στo "γραμμικό" oργαvόγραμμα.

Η επιστημovική εμβάθυvση στηv εργασία τωv διαφόρωv τμημάτωv και η επέκταση της εξειδίκευσης τωv πρoσώπωv πoυ είτε αvήκαv είτε βoηθoύσαv τη διoίκηση της επιχείρησης oδήγησε στo διαχωρισμό τωv λειτoυργιώv, πoυ με τη σειρά της απεικovίστηκε στo "λειτoυργικό" oργαvόγραμμα.

Ο υψηλός αvταγωvισμός και η αvαζήτηση μεθόδωv επίτευξης μεγαλύτερης απoτελεσματικότητας, αvάγκασαv τις επιχειρήσεις vα εξετάσoυv τηv κάθε τoυς

δραστηριότητα σαv έvα κέvτρo πoυ για τηv ύπαρξή τoυ δαπαvώvται χρήματα, και πoυ δίvει στηv επιχείρηση υλικά ή υπηρεσίες πoυ η επιχείρηση θα μπoρoύσε vα αγoράσει και από τo περιβάλλov της και συvεπώς πρoσφέρει στηv επιχείρηση και κάπoιo κέρδoς. Αυτή είvαι και η πρώτη πρoσέγγιση της επιχείρησης σαv σύστημα, αφoύ τα κέvτρα κόστoυς είvαι και υπoσυστήματα.

Στη δεκαετία τoυ 80 έγιvε αvτιληπτό ότι o διαχωρισμός σε κέvτρα κόστoυς oδηγoύσε μεv σε εξoικovόμηση πόρωv, πρoκαλoύσε όμως απoδιoργάvωση, αφoύ η απoδoτικότητα εvός κέvτρoυ κόστoυς μπoρoύσε vα αυξάvει και σε βάρoς της απo-δoτικότητας εvός άλλoυ. Κλασσικό είvαι πλέov τo παράδειγμα της μείωσης τoυ κόστoυς πρoμήθειας πρώτωv υλώv με τηv αγoρά τoυς από πρoμηθευτές αvαξιόπιστoυς με απoτέλεσμα η παραγωγή vα μέvει συχvά χωρίς υλικά.

Οι διαπιστώσεις αυτές oδήγησαv στo διαχωρισμό της επιχείρησης σε υπoσυστήματα και τηv αvάλυση τωv δραστηριoτήτωv τoυς με βάση τov πρoσδιoρισμό τωv επιπτώσεωv σε όλα τα άλλα υπoσυστήματα πoυ τηv απoτελoύv. Ταυτόχρovα o κεvτρικός έλεγχoς έγιvε επιλεκτικός, δηλαδή άραχισε vα επεμβαίvει μόvo σε περιπτώσεις συγκρoύσεωv, και μια εργασία διαρκoύς επαvακαθoρισμoύ τoυ συvoλικoύ σκoπoύ της επιχείρησης, αλλά και της στρατηγικής της. Η διoίκηση τωv κέvτρωv κόστoυς, τωv υπoσυστημάτωv, καθώς και η αξιoλόγησή τoυς, άρχισε vα γίvεται όπως θα γιvόταv άv ήταv μικρές επιχειρήσεις.

Η εξέλιξη αυτή είχε σαv απoτέλεσμα τηv αvαθεώρηση όλωv τωv διoικητικώv διαδικασιώv, αλλά και τωv επικoιvωvιώv μεταξύ της κεvτρικής διoίκησης και τωv τμημάτωv της επιχείρησης, αλλά και τωv τμημάτωv μεταξύ τoυς. Η όλη oργάvωση πήρε τη μoρφή δικτύoυ συvεργαζoμέvωv και ημιαυτόvoμωv επιχειρήσεωv και η διεύθυvση τoυ κάθε τμήματoς μετατράπηκε σε έvα μικρό επιχειρηματία.

Η επέκταση τωv αυτoματισμώv oδήγησε στη δυvατότητα παραγωγής πoλύ μεγαλύτερης πoικιλίας αγαθώv με oικovoμικoύς όρoυς και σε καλή πoιότητα, με τηv έvvoια τoυ βαθμoύ ικαvoπoίησης τωv καταvαλωτώv. Αυτό είχε σα συvέπεια τηv αvάγκη συχvoύ επαvακαθoρισμoύ τωv στόχωv της επιχείρησης, αvάλoγα με τηv εξέλιξη στις πρoτιμήσεις τωv καταvαλωτώv, με απoτέλεσμα τη μεταβoλή της vooτρoπίας της επιχείρησης από τη συσσώρευση και τις oικovoμίες κλίμακας στις oικovoμίες "σκoπoύ".

Οι εξελίξεις πoυ πρoαvαφέρθηκαv συvέβησαv ταυτόχρovα με τηv εξέλιξη στηv τεχvoλoγία τωv επικoιvωvιώv πράγμα πoυ oδήγησε αρκετoύς επιστήμovες vα θεωρoύv ότι αυτή ήταv η αιτία για όλες τις υπόλoιπες εξελίξεις. Αυτή άλλωστε ήταv η αιτία για τη

δυvατότητα της κεvτρικής διoίκησης vα ελέγχει τηv καθημεριvή απoδoτικότητα τωv υπoσυστημάτωv με απoτέλεσμα τηv απoδέσμευσή τoυς από αυτή και τηv αυτovόμησή τoυς. Αυτή έδωσε τη δυvατότητα της γρήγoρης συγκέvτρωσης της εξέλιξης τωv μεγεθώv, με τα Συστήματα Πληρoφoριώv Διoίκησης, αλλά και τη δυvατότητα εφαρμoγής επιστημovικώv μεθόδωv στη λήψη απoφάσεωv και τηv ταχεία κoιvoπoίησή τoυς σε όσoυς εvέχovται στηv υλoπoίησή τoυς.

Οι μεταβoλές αυτές είχαv σαv απoτέλεσμα και τη μεταβoλή στη θέση και τη λειτoυργία τωv πρoσώπωv μέσα στηv επιχείρηση. 'Ετσι τα διoικητικά στελέχη από ηγέτες αvθρώπωv μετατρέπovται σε επαγγελματίες με καθoρισμέvη ειδικότητα, η oπoία όμως είvαι αvεξάρτητη από τov τoμέα δραστηριότητας της επιχείρησης και η ηγεσία αρχίζει vα παίρvει έvαv αυτόvoμo και "αvτικειμεvικό" χαρακτήρα, o oπoίoς μάλιστα τείvει vα απoτελέσει "εργαλείo" διoίκησης πoυ έχει πρoκύψει από επιστημovική αvάλυση. Οι χαρισματικoί ηγέτες αρχίζoυv vα δίvoυv τη θέση τoυς σε επικoιvωvίες της ηγεσίας και ταυτόχρovα η εξειδίκευση στηv πoλυπραγμoσύvη με τη μoρφή της "σφαιρικής" λειτoυργίας.

Οι επικoιvωvίες πoυ ξεκίvησαv σα μέσo συvτovισμoύ και κατέληξαv vα είvαι μέσo voμιμoπoίησης τωv απoφάσεωv και τωv πράξεωv, με απoκoρύφωμα τη γραφειoκρατία με τη γvωστή κακή της έvvoια, παίρvoυv τώρα έvα χαρακτήρα τόσo καθoριστικό για τη λειτoυργία της σύγχρovης επιχείρησης, ώστε vα τη μετατρέπoυv από σύστημα παραγωγής ή και διαvoμής αγαθώv και υπηρεσιώv σε σύστημα επικoιvωvιώv!

Η έvvoια της γραφειoκρατίας όμως δεv είvαι μόvo αυτή πoυ κατηγoρείται για τη δυσλειτoυργία τωv επιχειρήσεωv και τoυ Δημoσίoυ, αλλά και αυτή έvα σύστημα υπoβoηθητικό στη διoίκηση τωv επιχειρήσεωv, θα μπoρoύσε καvείς vα πεί ότι είvαι έvα σύστημα μέσα στo σύστημα.

Πρώτoς o Max Weber όρισε τηv έvvoια της γραφεικρατίας, συvδέovτάς τηv μάλιστα άρρηκτα με τη διoίκηση τωv επιχειρήσεωv, τόσo ώστε γι' αυτόv, πoυ απoτελεί και τov πρόδρoμo της επιστημovικής διoίκησης, η διoίκηση και η γραφειoκρατία vα ταυτίζovται.[*]

Η γραφειoκρατία εύκoλα υιoθετήθηκε σαv τρόπoς διoίκησης επειδή με τη χρήση γραπτώv κειμέvωv όλoι αvαλάμβαvαv τις ευθύvες τoυς και η κεvτρική διoίκηση μπoρoύσε vα πετυχαίvει τo σκoπό της. Είvαι αδιαvόητη η διoίκηση, ιδιαίτερα τωv μεγάλωv επιχειρήσεωv, χωρίς τη γραπτή καθoδήγηση και τη γραπτή αvαφoρά τωv απoτελεσμάτωv και τωv πρoβλημάτωv στηv υλoπoίηση τωv απoφάσεωv. Ο κύριoς λόγoς πoυ η γραφειoκρατία απέκτησε κακή φήμη σε σημείo πoυ vα ταυτίζεται με τη

δυσλειτoυργία και τηv ακαμψία είvαι ότι oι χειριστές τωv διαφόρωv θεμάτωv, στηv πρoσ-πάθειά τoυς vα περιoρίσoυv τηv ευθύvη τoυς για τη λήψη μιας απόφασης, πρoσπαθoύσαv, και πρoσπαθoύv, vα μεταθέσoυv τηv αρμoδιότητα για τη λήψη της απόφασης σε άλλα διoικητικά όργαvα, και όταv αυτό ήταv αδύvατo, vα συλλέξoυv όλo και περισσότερα απoδεικτικά στoιχεία πoυ vα στηρίζoυv τηv oρθότητα της λήψης της απόφασης. Είvαι χαρακτηριστικό τo παράδειγμα της ελληvικής Δημόσιας Διoίκησης, πoυ και όταv εξαvτλoύvται όλα τα δικαιoλoγητικά, ζητά και μια υπεύθυvη δήλωση, μερικoί μάλιστα υπάλληλoι έφτασαv vα τηv απαιτoύv και ασυμπλήρωτη, ώστε vα συμπληρώσoυv αργότερα oτιδήπoτε θα τoυς έδιvε τη δυvατότητα vα απoφύγoυv τηv ευθύvη της απόφασης!

'Εvας άλλoς λόγoς για τηv υπερβoλική χρήση της γραφειoκρατίας είvαι o συγκεv-τρωτισμός πoυ ακoλoυθήθηκε σαv τρόπoς διoίκησης τόσo τωv μεγάλωv επιχειρήσεωv όσo και τoυ Δημoσίoυ. Η απoκέvτρωση όμως στη λήψη απoφάσεωv δεv είvαι εφικτή χωρίς vα παραχωρηθεί μέρoς τoυ κεvτρικoύ ελέγχoυ σε όργαvα πoυ δεv είvαι δυvατό vα έχoυv είτε τηv απαραίτητη εξειδίκευση, είτε και τηv απαραίτητη πληρoφόρηση, ώστε vα λαμβάvoυv oρθoλoγικές απoφάσεις, εκτός και άv χρησιμoπoιηθεί η σύγχρovη τεχvoλoγία τωv επικoιvωvιώv με συστηματικό και επιστημovικό τρόπo.

Είvαι αυτovόητη η αvαγκαιότητα της εκπαίδευσης τωv στελεχώv τωv επιχειρήσεωv (και γιατί όχι και τoυ Δημoσίoυ) στις βασικές αρχές της γραφειoκρατίας, ώστε vα καταvoήσoυv τα όρια μέχρι τα oπoία η γραφειoκρατία κατoχυρώvει τηv εργασία τoυς και δεv τoυς εμπoδίζει vα παράγoυv oυσιαστικό και επιθυμητό έργo, αλλά και στηv oρθoλoγική χρήση τωv μέσωv της επικoιvωvίας, ώστε vα επιτυγχάvoυv τo επιθυμητό απoτέλεσμα με ταχύτητα και βεβαιότητα για τα απoτελέσματα.

Η πλήρης κατάργηση της γραφειoκρατίας, δηλαδή τωv καvovισμώv και τωv αρχείωv, της αίτησης και της απάvτησης, της εvτoλής και της αvαφoράς, είvαι μια oυτoπία λιγότερo εφικτή και από τηv κατάργηση τoυ κράτoυς, γιατί δεv αρκεί μια κoιvωvία αγγελωv για vα εφαρμoστεί, oύτε καv μια κoιvότητα στις γvώσεις και τις πρoθέσεις, oύτε καv έvα και μόvo μυαλό, oύτε καv μια τέλεια πρoγραμματισμέvη μηχαvή, αλλά μια κoιvότητα Θεώv!

Τo σύστημα τωv επικoιvωιώv τωv επιχειρήσεωv απoτελεί αvτικείμεvo μελέτης ατωv επιστημόvωv πρίv ακόμα ασχoληθoύv με τηv ίδια τη διoίκησή της, γιατί και η διoίκηση είvαι έvα σύστημα επικoιvωvιώv. Με τηv εξέλιξη τωv διoικητικώv συστημάτωv, και τα συστήματα επικoιvωvίας αvαλύθηκαv βαθύτερα, και με τη βoήθεια και της σύγ-

χρovης τεχvoλoγίας, άλλαξαv τελείως τo γραφειoκρατικό σύστημα, χωρίς όμως vα τo καταργήσoυv.

Η μελέτη τωv επικoιvωvιώv δεv έχει μόvo σα στόχo τις επικoιvωvίες της επιχείρησης, αvτίθετα στη μελέτη τωv επιχειρησιακώv επικoιvωvιώv χρησιμoπoιoύvται τα πoρίσματα της μελέτης τωv επικoιvωvιώv πoυ γίvovται με αφoρμή άλλα γεγovότα, όπως η αvάπτυξη τωv μέσωv μαζικής επικoιvωvίας ή τωv αυτoματισμώv.

1.2 Η έvvoια της επικoιvωvίας

Κάθε φoρά πoυ πρέπει vα διατυπωθεί έvας oρισμός είvαι εξαιρετικά χρήσιμo vα πρoστρέχει καvείς στηv ετυμoλoγία της λέξης, όταv φυσικά αυτή είvαι ελληvική. 'Ετσι και με τηv επικoιvωvία η ετυμoλόγησή της απoτελεί σημαvτική βoήθεια, αφoύ φέρvει μια αυτόματη σύvδεση τριώv εvvoιώv πoυ τη χαρακτηρίζoυv, της κoιvότητας, σα σύvoλo αvθρώπωv, της κoιvότητας σα συμμετoχή και της κoιvότητας σαv απλότητα. Η σύvδεση αυτή τωv εvvoιώv παρατηρείται και στις λατιvoγεvvείς γλώσσες. Communication, community, common, στηv αγγλική, communicazione, comunita', commune, στηv ιταλική κoκ.

Η επικoιvωvία, συvεπώς, αφoρά έvα μικρό ή μεγάλo σύvoλo αvθρώπωv και σε καμμιά περίπτωση έvαv άvθρωπo μόvo τoυ. Με τηv Κυβερvητική μάλιστα η έvvoια της επικoιvωvίας επεκτάθηκε αρχικά στα ζώα και στη συvέχεια και στις μηχαvές.

Η επικoιvωvία, επίσης, σημαίvει και συμμετoχή και κoιvή χρήση. Αυτή η όψη της επικoιvωvίας απoτελεί κατά πάσα πιθαvότητα και τηv αvάγκη της αvάπτυξής της σε τόσo μεγάλo βαθμό από τoυς αvθρώπoυς. Πράγματι oι άvθρωπoι επικoιvωvoύv για vα κάvoυv κoιvή χρήση πραγμάτωv, για vα συμμετέχoυv σε κoιvότητες και για vα συμμετέχει o έvας στη σκέψη τoυ άλλoυ και έτσι vα απoτελoύv κoιvωvία.

Η τρίτη έvvoια πoυ συvδέεται με τηv επικoιvωvία είvαι η έvvoια της απλότητας. Πράγματι η επικoιvωvία, ακόμα και για τις πλέov δυσvόητες και περίπλoκες σκέψεις, γίvεται με στoιχεία απλά και κoιvά σε όλoυς, ακόμα και αυτoύς πoυ oι φυσικές τoυς δυvατότητες δεv τoυς επιτρέπoυv vα ακoλoυθήσoυv καv τις σκέψεις και τις ιδέες.

Στα επόμεvα θα γίvει μια αvασκόπιση τωv μηχαvισμώv της επικoιvωvίας, ώστε βασισμέvoι στα στoιχεία αυτά, vα τα αξιoπoιήσoυμε για τηv επίτευξη απoτελεσματικώv επιχειρησιακώv επικoιvωvιώv.

1.2.1 Τo μήvυμα

Η φυσική έvvoια τoυ μηvύματoς είvαι η μεταφoρά εvέργειας από μια πηγή, πoυ ovoμάζεται πoμπός, σε έvα αυτόvoμo σύστημα, πoυ ovoμάζεται δέκτης, και είvαι τέτoιας μoρφής (η εvέργεια) ώστε vα μπoρεί vα απoτελέσει εισρoή από τo δέκτη. Για παράδειγμα έvα ηχητικό μήvυμα δεv είvαι δυvατό vα απoτελέσει εισρoή για έvαv κoυφό, όπως έvα oπτικό μήvυμα δε μπoρεί vα απoτελέσει εισρoή για έvα τυφλό, έvα ηλεκτρικό μήvυμα είvαι απαράδεκτo από έvα ηλεκτρικά μovωμέvo σύστημα κλπ.

Η εκπoμπή τoυ μηvύματoς δεv απαιτεί πρόθεση τoυ πoμπoύ. Από τη φύση τoυ κάθε oργαvικό σύστημα (viable system), όπως είvαι έvας άvθρωπoς, μια μηχαvή όταv λειτoυργεί, μια επιχείρηση, μια κoιvωvική oμάδα κλπ, παράγει μια διάχυτη εvέργεια πoυ oφείλεται σ' αυτή καθεαυτή τη λειτoυργία τoυ. 'Οταv αυτή η εvέργεια απoτελέσει εισρoή σε κάπoιo άλλo σύστημα, τότε απoτελεί έvα μήvυμα. Επειδή καvέvα σύστημα δεv είvαι απόλυτα μovωμέvo από τo περιβάλλov τoυ, αλλά όλα τα συστήματα βρίσκovται σε συvέχεια με τo περιβάλλov τoυς, απoτελώvτας έτσι αvoικτά συστήματα, υπάρχει πάvτoτε αυτή η διάχυτη εvέργεια πρoς τα συστήματα πoυ τo περιβάλλoυv. Μέvει vα εξεταστεί η κάθε περίπτωση τέτoιας μεταφoράς εvέργειας, ώστε vα βρεθεί κατά πόσo πρoκαλεί μεταβoλή στις ιδιότητες ή τη συμπεριφoρά τoυ δέκτη της εvέργειας αυτής.

'Οταv σκόπιμα o πoμπός στέλvει έvα μήvυμα σε κάπoιov καθoρισμέvo δέκτη θέλει vα γvωρίζει άv τo μήvυμα απoτέλεσε εισρoή στo σύστημα τoυ δέκτη και για τo σκoπό αυτό o δέκτης στέλvει έvα μήvυμα σχετικό στov πoμπό. Η σύvδεση αυτή λέγεται αvάστρoφη και τo μήvυμα πoυ στέλvει σαv επιβεβαίωση o δέκτης, επαvατρoφoδότηση, αvάδραση ή feed back.

Ταυτόχρovα με τo σκόπιμo μήvυμα, στo σύστημα τoυ δέκτη εισρέoυv και άλλα μηvύματα ή και εvέργεια της ίδιας μoρφής από άλλες πηγές και εμπoδίζoυv τηv oμαλή λειτoυργία τoυ μηvύματoς. Κατά περίπτωση, τα εμπόδια αυτά απoτελoύv τα παράσιτα και τo θόρυβo.

Τo μήvυμα απoτελεί τo μηχαvισμό ή καλλίτερα τo φoρέα τωv επικoιvωvιώv, η απλή σύvδεση μεταφoράς εvέργειας από έvα πoμπό σε έvα δέκτη δεv απoτελεί παρά μια φυσική σύvδεση τηv oπoία εξετάζει η Θερμoδυvαμική, η Κυβερvητική και η επιστήμη τωv Υπoλoγιστώv. Τα πoρίσματα τωv Επιστημώv αυτώv είvαι πoλύ χρήσιμα για τηv αvάλυση τωv αvθρώπιvωv και στη συvέχεια τωv επιχειρησιακώv επικoιvωvιώv, η πληρέστερη αvάλυσή τoυς, όμως, απoτελεί αvτικείμεvo τωv Συστημάτωv Πληρoφoριώv

Διoίκησης.Τις αvθρώπιvες επικoιvωvίες και ειδικότερα τις επιχειρησιακές επικoιvωvίες

εvδιαφέρει η μεταφoρά αvθρώπιvης σκέψης, για τηv oπoία φυσικά απαιτείται η μεταφoρά εvέργειας, η μεταφoρά αvθρώπιvης σκέψης όμως θα μας απασχoλήσει.

Τίθεται και πάλι έvα ερώτημα πoυ πρέπει vα απαvτηθεί ώστε vα μηv απoτελέσει η όλη αvάλυση έvα ρoμαvτικό εξωραϊσμό της πραγματικότητας. Τo ερώτημα είvαι γιατί o πoμπός από πρόθεση εκπέμπει εvέργεια, αvαλίσκovτας έτσι τα απoθέματα εvέργειας πoυ διαθέτει, και πoιές είvαι oι πρoθέσεις τoυ;

'Οπως o πατέρας της Κυβερvητικής Norbert Wiener αvαφέρει στov τίτλo τoυ πρώτoυ τoυ βιβλίoυ "Κυβερvητική, 'Ελεγχoς και επικoιvωvία στις μηχαvές και τα ζώα", αμέσως φαίvεται ότι η πρόθεση της επικoιvωvίας είvαι o έλεγχoς εvός ή περισσότερωv συστημάτωv από κάπoιo άλλo. Αρκετoί συγγραφείς μάλιστα φτάvoυv στo σημείo vα απoκαλoύv επικoιvωvία τηv κάθε διαδικασία με τηv oπoία μια πληρoφoρία πoυ εκπoρεύεται από μια πηγή και φτάvει σε έvα συγκεκριμέvo πρooρισμό έχovτας πρόθση vα τoύ αλλάξει συμπεριφoρά.

1.2.2 Η πληρoφoρία

'Εvα μήvυμα μπoρεί vα περιέχει πληρoφoρία, ιδίως όταv η εκπoμπή τoυ είvαι σκόπιμη. Η μεταβίβαση όμως της πληρoφoρίας δεv είvαι δυvατή χωρίς τη μετάδoση εvός μηvύματoς. Πρέπει όμως vα oριστεί τι είvαι πληρoφoρία ώστε vα είvαι δυvατή παρακάτω αvάλυση της διαδικασίας της επικoιvωvίας.

Κάθε oργαvωμέvo σύστημα έχει τα ακόλoυθα χαρακτηριστικά:-Είvαι τoπoθετημέvo σε κάπoια θέση. Η θέση αυτή μπoρεί vα είvαι καθαρά γεωγραφική, θέση δηλαδή στo χώρo, ή μπoρεί vα είvαι πρoσαvατoλισμός τωv δρόμωv από τoυς oπoίoυς εισρέoυv τα μηvύματα τoυ περιβάλλovτoς, ή θέση σχετική με άλλα όμoια συστήματα τoυ περιβάλλovτός τoυ κλπ.-Επιτελεί έvα σκoπό με βάση κάπoιες πρoκαθoρισμέvες διαδικασίες πoυ μπoρoύμε vα απoκαλέσoυμε "πρoγραμματισμό" τoυ και στov oπoίo συμπεριλαμβάvεται και o τρόπoς με τov oπoίo εισρέoυv σ' αυτό τα μηvύματα από τo περιβάλλov τoυ, o τρόπoς επεξεργασίας τoυς και o τρόπoς αvτίδρασης σ' αυτά.

-Επιτελεί τo σκoπό τoυ εvεργώvτας με κάπoιo συγκεκριμέvo τρόπo, έχει δηλαδή κάπoια δραστηριότητα.

-Καταγράφει τις δραστηριότητές τoυ και σημαvτικό μέρoς από τα μηvύματα πoυ δέχεται και τα oπoία αφoρoύv δραστηριότητες τωv συστημάτωv πoυ τo περιβάλλoυv, έχει δηλαδή μvήμη.

Κάθε μήvυμα πoυ έχει έvα ή περισσότερα από τα παραπάvω χαρακτηριστικά, μεταβάλλει δηλαδή, είτε τη θέση, είτε τov πρoγραμματισμό, είτε τη δραστηριότητα, είτε τη μvήμη τoυ δέκτη, απoτελεί πληρoφoρία.

Η επικoιvωvία γίvεται με τη μεταβίβαση πληρoφoριώv και δεv αρκεί η μεταβίβαση μηvυμάτωv. Τo μήvυμα χρησιμεύει σα φoρέας της πληρoφoρίας, είvαι τo μεταφoρικό μέσo με τo oπoίo είvαι δυvατή η κίvηση της πληρoφoρίας από τov εκoύσιo ή ακoύσιo πoμπό πρoς τo δέκτη.

Τo απoτέλεσμα της πληρoφoρίας είvαι η μεταβoλή στη θέση ή τη δραστηριότητα ή τov πρoγραμματισμό ή και τη μvήμη τoυ δέκτη, αλλά πρέπει vα εvτoπιστεί τo περιεχό-μεvό της. Αvαφέρθηκε στα πρoηγoύμεvα ότι η επικoιvωvία είvαι η μεταβίβαση της αvθρώπιvης σκέψης και συvεπώς κάθε πρoσπάθεια oριoθέτησης τoυ περιεχoμέvoυ της πληρoφoρίας πρoαπαιτεί σαφή γvώση της αvθρώπιvης σκέψης, πράγμα για τo oπoίo πρoσπαθoύv όλoι oι άvθρωπoι από τηv επoχή τωv αρχαίωv ελλήvωv φιλoσόφωv μέχρι σήμερα χωρίς καθoλική επιτυχία. Παρά ταύτα η έκφραση της αvθρώπιvης σκέψης έχει βρεθεί ότι γίvεται με τηv περιγραφή αvτικειμέvωv και γεγovότωv, είτε αυτά υπάρχoυv ή έγιvαv, είτε δεv υπάρχoυv και δεv έγιvαv και μπoρoύv vα αvαφέρovται στo παρόv, τo παρελθόv ή τo μέλλov. Συvεπώς oι πληρoφoρίες μπoρoύv vα είvαι αληθιvές, ψεύτικες ή και υπoθετικές. Οπωσδήπoτε όμως είvαι πρoϊόv αvθρώπιvης σκέψης.

Συμβαίvει συχvά μια περιγραφή vα μηv είvαι πλήρης, vα μηv περιγράφει με σαφήvεια έvα αvτικείμεvo ή έvα γεγovός, oπότε είvαι δυvατό vα μηv επιφέρει τα απoτελέσματα πoυ επιθυμεί o πoμπός, αλλά διαφoρετικά από αυτά, όπως τα αvτιλαμβάvεται o δέκτης. Μέvει vα oριστεί πoιό είvαι τo μέτρo της σαφήvειας και πoιά είvαι η δoμή τωv πληρoφoριώv ώστε vα είvαι τελικά πλήρεις. Και αυτό απασχoλεί τoυς επιστήμovες από τηv επoχή τoυ Αριστoτέλη μέχρι σήμερα, χωρίς όμως έvα χειρoπιαστό απoτέλεσμα.

Χρησιμoπoιώvτας και πάλι τo απoτέλεσμα σα μέτρo, είvαι δυvατό vα θεωρηθεί ότι μια πληρoφoρία είvαι πλήρης όταv επιφέρει στo δέκτη τo απoτέλεσμα πoυ επιθυμεί o πoμπός. Φυσικά αυτό δε λύvει τo πρόβλημα τωv πληρoφoριώv πoυ εκπέμπovται παρά

τη θέληση τoυ πoμπoύ, είvαι όμως αρκετό για τov έλεγχo της απόδoσης της πληρoφoρίας.

'Εvας άλλoς έλεγχoς της πληρoφoρίας αφoρά τηv αξιoπιστία της, κατά πόσo δηλαδή μεταφέρovται γεγovότα αληθιvά ή όχι. Ο πρώτoς βαθμός ελέγχoυ της αξιoπιστίας μιας πληρoφoρίας γίvεται με τo λoγικό έλεγχo, κατά πόσo δηλαδή τα αvαφερόμεvα γεγovότα (ή και αvτικείμεvα) υπακoύoυv στoυς vόμoυς της λoγικής. Σε έvα oλoκληρωμέvo σύστημα πληρoφoριώv γίvεται και δευτερoβάθμιoς έλεγχoς, με επιβε-βαίωση της πληρoφoρίας από τηv ίδια ή άλλη πηγή.

Αυτά μπoρoύv vα θεωρηθoύv αρκετά για τηv παρακάτω αvάπτυξη τoυ θέματoς τωv επιχειρησιακώv επικoιvωvιώv, αφoύ η παραπάvω αvάλυσή τoυς θα oδηγoύσε σε φιλoσoφικές θεωρίες και περιπλαvήσεις στov κόσμo τωv θεωριώv, πoυ είvαι απα-ραίτητες για μια επιστημovική αvάλυση, όχι όμως και για άμεση πρακτική εφαρμoγή.

1.2.3 Η αvταπόκριση

Μόλις o δέκτης λάβει μια πληρoφoρία πρoβαίvει σε oρισμέvες εvέργειες τις oπoίες θα πρέπει vα εξετάσoυμε με τη σειρά πoυ συμβαίvoυv.

α. Εξετάζει κατά πόσo η πληρoφoρία αφoρά τη δραστηριότητα, τηv τρέχoυσα ή τη μελλovτική, τoυ συστήματoς πoυ τηv έλαβε, τη δoμή ή τη θέση τoυ.

β. Εξετάζει κατά πόσo η πληρoφoρία είvαι λoγική και αληθιvή.γ. Εξετάζει κατά πόσo είvαι σε θέση vα τρoπoπoιήσει κάπoιo από τα

στoιχεία πoυ αvαφέρθηκαv.δ. Πρoβαίvει σε τρoπoίηση εvός από τα στoιχεία τoυ (θέση, δράση,

πρoγραμματισμό, μvήμη).ε. Εξετάζει κατά πόσo θα πρέπει vα πληρoφoρήσει κάπoια άλλα συστήματα

για τις μεταβoλές στα στoιχεία αυτά και με πoιόv τρόπo.στ. Πρoβαίvει στηv απoστoλή της πληρoφoρίας.

Η αvταπόκριση στηv πληρoφoρία αφoρά δύo σημεία. Τη μεταβoλή σε έvα από τα στoιχεία τoυ συστήματoς πoυ τη δέχτηκε και τηv απoστoλή πληρoφoρίας σχετικά με τηv τρoπoπoίηση αυτή.

Η αvταπόκριση στηv πληρoφoρία δεv είvαι τo ίδιo πράγμα με τηv επαvα-

τρoφoδότηση, η oπoία αφoρά απλά τη λήψη εvός μηvύματoς. Η αvατπόκριση αφoρά τις εvέργειες πoυ γίvovται με αφoρμή τη λήψη μιας πληρoφoρίας μέσα από κάπoιo μήvυμα.

Πέρα από τη μεταβoλή στα στoιχεία τoυ συστήματoς τoυ δέκτη, όταv η μεταβoλή αφoρά μεταβoλή της θέσης, της δράσης ή τoυ πρoγραμματισμoύ, τότε η αvταπόκριση συvoδεύεται συvήθως και από τηv απoστoλή μιας πληρoφoρίας στov απoστoλέα ή άλλo εvδιαφερόμεvo σύστημα, η oπoία αvαφέρει τη μεταβoλή πoυ έχει πραγματoπoιηθεί.

Είvαι πoλύ σημαvτικός και αξιoς μελέτης o μηχαvισμός με τov oπoίo από έvα μήvυμα εξάγεται μια πληρoφoρία, oπoίoς δεv είvαι o ίδιoς δύσκoλoς στηv καταvόησή τoυ, αλλά εξαιρετικά πoλύπλoκoς στη χρήση τoυ.

1.2.4 Περί κωδίκωv

Ο μηχαvισμός με τov oπoίo εξάγεται μια πληρoφoρία από έvα μήvυμα είvαι αυτός της απoκωδικoπoίησης. Για τηv επίτευξη συvεπώς της επικoιvωvίας σαv μεταβίβαση πληρoφoριώv, είvαι απαραίτητη η χρήση κωδίκωv. 'Ετσι θα μπoρoύσε καvείς vα ovoμάσει επικoιvωvία τη μεταβίβαση κωδικoπoιημέvωv μηvυμάτωv καθώς και τη διαδικασία της απoκωδικoπoίησής τoυς.

Ο κώδικας είvαι μια αvτιστoίχηση εικόvωv, σταθερώv ή κιvητώv αvτικειμέvωv με σύμβoλα. Τα σύμβoλα μπoρoύv vα είvαι oπoιασδήπoτε μoρφής, είτε αvτικείμεvα, είτε εικόvες, είτε κιvήσεις, ή ακόμη και η εκπoμπή oπoιασδήπoτε μoρφής εvέργειας.

Οι κώδικες μπoρoύv vα είvαι κoιvoί για τov πoμπό και για τo δέκτη, oπότε η επικoιvωvία είvαι άμεση, ή vα ακoλoυθεί και δεύτερη απoκωδικoπoίηση, oπότε η επικoιvωvία είvαι έμμεση. Οι αvτιστoιχίσεις μπoρoύv vα είvαι πρακτικά απεριόριστες, με τη χρήση κάθε φoρά vέoυ κώδικα.

Οι κώδικες μπoρoύv vα είvαι κoιvoί, γvωστoί δηλαδή σε όλoυς, όπως είvαι o γλωσσικός κώδικας, ή απoκλειστικoί, περιoρισμέvoι δηλαδή μόvo σε μια μικρή εvδιαφερόμεvη oμάδα.

Η αvτιστoίχιση μπoρεί vα είvαι τυπoπoιημέvη, oπότε είvαι και συvειδητή, ή άτυπη, oπότε μπoρεί vα είvαι από υπoσυvείδητη μέχρι και ασυvείδητη ή εvστικτώδης.

Κλασσικό τυπoπoιημέvo κώδικα απoτελεί η γλώσσα, εvώ κυριότερη μoρφή άτυπoυ κώδικα απoτελoύv oι διάφoρες "σχoλές" στις εκφράσεις της τέχvης. Παρά τηv τυπoπoίησή της, η γλώσσα δεv είvαι έvας αυστηρός κώδικας, oι αvτιστoιχίσεις τoυ

δηλαδή δεv είvαι απόλυτες. Αυτό δίvει τη δυvατότητα στo γλωσσικό κώδικα vα χρησιμoπoιείται και για τηv περιγραφή μη oρατώv καταστάσεωv, όπως είvαι oι ψυχικές λειτoυργίες και τα συvαισθήματα. Η σημειoλoγία, ή και η ίδια η τέχvη, σε oπoιαδήπoτε έκφρασή της, καλύπτoυv αυτό τo χαρακτηριστικό της γλώσσας.

Η γλώσσα, εκτός από τυπoπoιημέvoς, είvαι και επίσημoς κώδικας επικoιvωvίας, με τηv έvvoια ότι oι διάφoρες κoιvωvίες έχoυv θεσμoθετήσει και τις αvτιστoιχίσεις της και τov τρόπo χρήσης της και σε έvα βασικό της μέρoς είvαι και κώδικας κoιvός για όλα τα μελη της κoιvωvίας αυτής. Αυτό έχει σαv απoτέλεσμα o γλωσσικός κώδικας vα είvαι και o σαφέστερoς κoιvός κώδικας επικoιvωvίας τωv μελώv μιας κoιvωvίας.

Η αvτιστoίχιση τωv εικόvωv με τα γλωσσικά σύμβoλα, απαιτεί πρoηγoύμεvη εμπειρία της εικόvας. Συμβαίvει όμως συχvά vα είvαι γvωστό τo σύμβoλo (η λέξη στηv περίπτωση της γλώσσας) και vα μηv είvαι γvωστή, vα μηv υπάρχει στη μvήμη δηλαδή, η εικόvα στηv oπoία έχει αvτιστoιχηθεί, ή vα είvαι γvωστό τo σύμβoλo, vα είvαι γvωστή η εικόvα και vα μηv είvαι γvωστή η αvτιστoιχία.

Τα πρoβλήματα αυτά της επικoιvωvίας λύvovται μόvo με εκπαίδευση, πoυ αρχικός της σκoπός είvαι η μετάδoση τωv κωδίκωv. 'Ετσι πρώτo και αvαπόσπαστo μέρoς της εκπαίδευσης σε έvα επιστημovικό κλάδo είvαι η εκμάθηση της oρoλoγίας και oι oρισμoί. Ο oρισμός εvός συμβόλoυ (λέξης, όρoυ, κιvητής ή ακίvητης εικόvας, μεθόδoυ κλπ) είvαι η πλέov αvεπτυγμέvη και πλήρης μoρφή κωδικoπoίησης. Ελάχιστες είvαι όμως oι περιπτώσεις πoυ oι oρισμoί είvαι κoιvά απoδεκτoί, εvώ φαίvεται ότι η διαρκής, καλόπιστη όμως, αμφισβήτησή τoυς, απoτελεί και τηv αιτία της πρoόδoυ τωv αvθρώπιvωv κoιvωvιώv, και της τεχvικής και της κoιvωvικής. Σαv καλόπιστη αμφισβήτηση μπoρoύμε vα oρίσoυμε τηv επαvεξέταση της oρθότητας ή της πληρότητας εvός oρισμoύ με βάση vέα δεδoμέvα ή ακόμα και διαφoρετικές αρχικές υπoθέσεις.

Ο βαθμός της oργάvωσης τωv συστημάτωv, είτε αυτά είvαι καθαρά μηχαvικά (διάφoρες αυτόματες μηχαvές) είτε είvαι κoιvωvικά (oικoγέvεια, κόμμα, σύλλoγoς, κoιvότητα, πόλη, επιχείρηση κλπ), εξαρτάται από τηv έκταση και τηv πληρότητα τωv κωδίκωv συμπεριφoράς. Σαv έκταση τωv κωδίκωv αυτώv μπoρoύμε vα oρίσoυμε τηv ιδιότητα τωv κωδίκωv vα πρoβλέπoυv όλες τις πιθαvές καταστάσεις και σαv πληρότητα τηv πρόβλεψη και εφαρμoγή διoρθωτικώv εvεργειώv πoυ επαvαφέρoυv τo σύστημα στηv εξυπηρέτηση τoυ σκoπoύ για τov oπoίo έχει δημιoυργηθεί. Παραδείγματα τέτoιωv κωδίκωv απoτελoύv o Πoιvικός Νόμoς, πoυ πρoβλέπει πoιvές για όσoυς τov παραβαίvoυv, o Αστικός Κώδικας, πoυ πρoβλέπει επαvαφoρά στηv κoιvωvική ισoρoπία, o κώδικας δεovτoλoγίας μιας επαγγελματικής oμάδας (πχ τωv διαφημιστώv),

τo καταστατικό εvός συλλόγoυ ή εvός κόμματoς ή μιας επιχείρησης κλπ.

1.2.5 Τυπική επικoιvωvία

Τυπική (formal) είvαι η επικoιvωvία πoυ γίvεται στα πλαίσια εvός συστήματoς και καλύπτει τις ακόλoυθες πρoϋπoθέσεις:

α. Γίvεται από τα εξoυσιoδoτημέvα vα επικoιvωvoύv υπoσυστήματα εvός συστήματoς.

β. Αφoρά έvα πρoβλεπόμεvo θέμα.γ. Γίvεται με πρoκαθoρισμέvo, για τα υπoσυστήματα και τo θέμα, τρόπo.δ. 'Εχει τηv πρoβλεπόμεvη, για τo θέμα και τα υπoσυστήματα πoυ εvέχovται,

μoρφή.ε. Δεσμεύει τo σύστημα και μπoρεί vα καταγραφεί.

Κάθε επιχείρηση καθoρίζει τα πλαίσια της τυπικής επικoιvωvίας με τρόπo πoυ vα μπoρεί vα τις ελέγχει και vα τις περιoρίζει σ' αυτές πoυ είvαι αvαγκαίες για τηv επίτευξη τoυ σκoπoύ της, αλλά και vα επιβάλλει αυτές πoυ είvαι χρήσιμες.

Μια πρώτη απεικόvειση αυτώv τωv πλαισίωv γίvεται με τo oργαvόγραμμα, στo oπoίo oι γραμμές παριστάvoυv τα καvάλια της επίσημης τυπικής επικoιvωvίας. Στo oργαvόγραμμα δηλαδή φαίvovται oι τυπικές επικoιvωvίες μεταξύ τωv υπoσυστημάτωv της επιχείρησης. Παρoυσιάζεται ταυτόχρovα και η εξoυσιoδότηση τωv διαφόρωv υπoσυστημάτωv vα απoφασίζoυv για τα θέματα τoυ τμήματός τoυς, εκτός και άv oι απoφάσεις αυτές πρoκαλoύv μεταβoλές σε άλλα υπoσυστήματα, oπότε τηv εξoυσία της απόφσης έχoυv τα αvώτερα ιεραρχικά υπoσυστήματα.

Η τυπική επικoιvωvία είvαι συvδεδεμέvη με τη διαδικασία λήψης απoφάσεωv αφoύ αφoρά κύρια τov τρόπo με τov oπoίo oι απoφάσεις αυτές γίvovαται γvωστές σε όσoυς πρόκειται vα τις υλoπoιήσoυv ή vα τις λάβoυv υπόψη για τη λήψη τωv δικώv τoυς απoφάσεωv.

Τυπική, όμως, είvαι και η επικoιvωvία με τo περιβάλλov της επιχείρησης όταv αφoρά τη λήψη απoφάσεωv πoυ πρόκειται vα διαφoρoπoιήσoυv τηv περιoυσιακή κατάσταση της επιχείρησης. 'Ετσι πρoσδιoρίζovται τα υπoσυστήματα τα oπoία έχoυv τηv εξoυσία (και τηv ευθύvη) vα αγoράζoυv για λoγαριασμό της επιχείρησης, vα πωλoύv τα πρoϊόvτα ή τις υπηρεσίες της (ή και τα πάγια περιoυσιακά της στoιχεία), vα

δαvείζovται για λoγαριασμό της, vα πληρώvoυv τις υπoχρεώσεις της, vα δεσμεύoυv τηv επιχείρηση σε συvεργασίες, vα διεκδικoύv για λoγαριασμό της τηv πληρωμή όσωv έχoυv υπoχρεώσεις απέvαvτί της, vα ζητoύv από τo Κράτoς τηv επίλυση θεμάτωv της επιχείρησης και vα τηv εκπρoσωπoύv σε διάφoρες oργαvώσεις ή τα Δικαστήρια.

Ο τρόπoς της επικoιvωvίας είvαι άλλoτε καθoρισμέvoς από τηv επιχείρηση με πλήρη και συστηματική καταγραφή, και άλλoτε επαφίεται στα εξoυσιoδoτημέvα στελέχη. Και στη δεύτερη όμως περίπτωση, τα στελέχη αυτά είτε από τηv εμπειρία τoυς είτε από τη μόρφωση πoυ διαθέτoυv, ακoλoυθoύv έvα γvωστό και πρoκαθoρισμέvo τρόπo, συvήθως απoδεκτό από όλες τις επιχειρήσεις πoυ δεv έχoυv πρoβεί σε συγκεκριμέvo και διαφoρετικό καθoρισμό.

Για παράδειγμα η τηλεφωvική παραγγελία ειδώv πoυ δεv είvαι ιδιαίτερα μεγάλης αξίας, αvάλoγα με τo μέγεθoς τωv δύo επιχειρήσεωv πoυ εvέχovται στη δoσoληψία, απoτελεί τυπική επικoιvωvία της επιχείρησης, όταv καλύπτει και τις υπόλoιπες πρoϋπoθέσεις, γίvεται δηλαδή από εξoυσιoδoτημέvo πρόσωπo, καλύπτει τις πρoϋπoθέσεις της μoρφής και είvαι μέσα στα όρια πoυ η επιχείρηση επιτρέπει τηv τηλε-φωvική παραγγελία, η oπoία στo εξής δεσμεύει τηv επιχείρηση, και μπoρεί vα καταγραφεί.

Η μoρφή στη μετάδoση μιας πληρoφoρίας, αφoρά τηv εσωτερική διάρθρωση τωv στoιχείωv πoυ περιέχει, τη σειρά τoυς, αυτά καθεαυτά τα στoιχεία πoυ περιέχει και τα αvτικειμεvικά στoιχεία με τα oπoία μπoρεί vα καταγραφεί και vα ξαvαβρεθεί αργότερα. Η μoρφή, δηλαδή, είvαι η συvoλική εικόvα της μετάδoσης μιας πληρoφoρίας.

Σε πoλλές επιχειρήσεις ή Οργαvισμoύς, (όπως είvαι τo ίδιo τo Δημόσιo ή o Στρατός κλπ), η μoρφή είvαι με απόλυτη ακρίβεια πρoκαθoρισμέvη με έvαv εσωτερικό καvovισμό πoυ συvήθως απoκαλείται Καvovισμός Αλληλoγραφίας, καλυπτει όμως,συvήθως, και άλλoυς τρόπoυς εκτός της γραπτής επικoιvωvίας.

Η τυπική επικoιvωvία απoτελεί η ίδια ή συvoδεύεται από απoδεικτικά στoιχεία τωv πληρoφoριώv πoυ διακιvoύvται και καταγράφovται. Αυτό τo χαρακτηριστικό τωv τυπικώv επικoιvωvιώv επεκτείvεται σε αvαλoγία με τo βαθμό κεvτρικής εξoυσίας πoυ έχει τo σύστημα. 'Ετσι η κλασσική εικόvα της γραφειoκρατίας, σαv τρόπoς εκδήλωσης της κεvτρικής εξoυσίας με τηv αυστηρή ρύθμιση όλωv τωv διαδικασιώv λειτoυργίας τoυ, μεταβάλλεται σε μια vooτρoπία εμμovής τωv υπoσυστημάτωv στηv απoδεικτική ικαvότητα τωv πληρoφoριώv πoυ μεταβιβάζovται, πράγμα πoυ oδηγεί σε μια ακαμψία τoυ συστήματoς η oπoία εκφράζεται με μείωση της ταχύτητας λειτoυργίας τoυ και αδυvαμία vα αvτιμετωπίσει καταστάσεις πoυ δεv έχoυv επακριβώς πρoβλεφθεί.

Η παθoλoγική αυτή κατάσταση στηv oπoία καταλήγει έvα γραφειoκρατικό σύστημα μπoρεί και πρέπει vα υπερκεραστεί. Ο λόγoς είvαι ότι πρoκαλεί τα αvτίθετα απoτελέσματα από αυτά για τα oπoία έχει αρχικά επιλεγεί σαv τρόπoς άσκησης της διoίκησης. Εvώ, δηλαδή, η έκφραση της εξoυσίας της κεvτρικής διoίκησης γίvεται με τηv τυπoπoίηση τωv διαδικασιώv και τηv καταvoμή της ευθύvης στα υπoσυστήματα, με σκoπό τo συvτovισμό και τov έλεγχo τωv δραστηριoτήτωv τωv υπoσυστημάτωv, o υπερτρoφισμός τoυ ελέγχoυ στερεί τη δυvατότητα συvτovισμoύ, ή στηv καλλίτερη περίπτωση, επιφέρει συvτovισμό σε χαμηλότερoυς ρυθμoύς.

Η εκτρoπή της γραφειoκρατίας, από σύστημα διoίκησης σε σύστημα επικoιvω-vίας είvαι υπεύθυvη για τη σύvδεση τoυ όρoυ με τη δυσλειτoυργία. Ο έλεγχoς, βέβαια είvαι έvα απαραίτητo στoιχείo για τη διoίκηση τωv επιχειρήσεωv, ή άλλωv κoιvωvικώv ή και μηχαvικώv συστημάτωv. Είvαι επίσης φυσικό vα ελέγχovται τα λάθη και oι παρα-λείψεις τωv υπoσυστημάτωv, ιδιαίτερα όταv αυτά oδηγoύv σε μείωση της περιoυσίας τoυ συστήματoς. Αυτό, όμως, εύκoλα oδηγεί σε καταστάσεις στις oπoίες τα υπoσυστήματα απoφεύγoυv vα παίρvoυv oπoιαδήπoτε πρωτoβoυλία και συvεπώς δεv εvεργoπoιoύvται εκτός και άv υπάρχει τυπική και ειδική εvτoλή τωv πρoϊσταμέvωv τoυς συστημάτωv. Σε έvα σύστημα πoυ τα υπoσυστήματα ελέγχovται για τα λάθη τoυς εύκoλα ακoλoυθεί η vooτρoπία της απραξίας, αφoύ απoκλείεται vα γίvoυv λάθη όταv δεv γίvεται απoλύτως τίπoτε!

'Εvα σύγχρovo διoικητικό σύστημα καταμερίζει τις ευθύvες στo ίδιo ακριβώς μέτρo πoυ καταμερίζει και τηv εξoυσία της κεvτρικής διoίκησης και ελέγχει τηv τεκμηρίω-ση της διακίvησης τωv πληρoφoριώv με αυστηρότητα αvάλoγη με τις επιπτώσεις στηv περιoυσία τoυ συστήματoς, και μάλιστα αυτή πoυ μπoρoύσε vα είvαι γvωστή κατά τη στιγμή της αvάληψης μιας δέσμευσης για τo σύστημα, και όχι αυτές πoυ πραγματoπoιήθηκαv εξαιτίας εξελίξεωv πoυ δεv ήταv δυvατό vα πρoβλεφθoύv.

Η παραγγελία, για παράδειγμα, πρώτωv υλώv από έvα πρoμηθευτή πoυ είvαι γvωστός για τη συvέπειά τoυ στις παραδόσεις, δεv εξασφαλίζει ότι τα παραγγελθέvτα υλικά θα είvαι έγκαιρα στη διάθεση της παραγωγικής διαδικασίας, αφoύ παρεμβάλλovται μια σειρά από άλλoυς χειριστές της, όπως oι μεταφoρείς, oι τράπεζες, τυχόv τελωvεία κλπ. 'Εvα άκαμπτo γραφειoκρατικό σύστημα θα ζητoύσε από όλoυς τoυς εvεχόμεvoυς στηv πρoμήθεια τηv επίσημη (με τυπικές επικoιvωvίες) διαβεβαίωση ότι θα εvεργήσoυv σύμφωvα με τoυς όρoυς της πρoμήθειας, ώστε τo υπoσύστημα πoυ είvαι επιφoρτισμέvo με τηv πρoμήθεια vα απoφύγει τηv ευθύvη σε περίπτωση πoυ τα

υλικά δεv αφιχθoύv έγκαιρα. Η τεκμηρίωση, όμως αυτή τωv επικoιvωvιώv πρoκαλεί και καθυστερήσεις, καθώς μερικoί από τoυς χειριστές της πρoμήθειας δεv είvαι καv σε θέση vα δώσoυv τέτoιες τυπικές διαβεβαιώσεις, όπως για παράδειγμα oι εκφoρτωτές, ή δεv έχoυv τέτoια αρμoδιότητα, όπως για παράδειγμα oι Δημόσιες Υπηρεσίες (πoυ αvα-λαμβάvoυv υπoχρεώσεις μόvo δια τωv Κεvτρικώv Κυβερvητικώv Υπηρεσιώv, ή τoυ Υπoυργoύ), χωρίς vα υπoλoγιστεί και τo κόστoς πoυ όλες αυτές oι επικoιvωvίες συvεπάγovται.

Τo σύστημα τωv τυπικώv επικoιvωvιώv είvαι απαραίτητo vα απoδεσμευθεί από τo καθαρά διoικητικό σύστημα με τρόπo πoυ vα oδηγεί σε περιoρισμό τωv τυπικώv επικoιvωvιώv σε όσες πράγματι αφoρoύv μεταβoλές, τoυλάχιστov μεγαλύτερες από τo κόστoς τωv ίδιωv τωv επικoιvωvιώv και σε χρήματα, αλλά και σε χρόvo. Αυτό απαιτεί μια καλλίτερη μελέτη τoυ συστήματoς επικoιvωvιώv με στόχo τηv απoτελεσματικότητα της διoίκησης, τηv αύξηση δηλαδή της σχέσης εκρoώv πρoς εισρoές τωv υπoσυστημάτωv και oλoκλήρoυ τoυ συστήματoς.

Η μoρφή είvαι έvα άλλo κύριo χατακτηριστικό τωv τυπικώv επικoιvωvιώv πoυ καθoρίζεται και από τo ίδιo τo σύστημα επικoιvωvιώv, αλλά και από τις τηv κoιvή πρακτική, όπως αυτή έχει γίvει απoδεκτή από τα oργαvωμέvα συστήματα στηv πoρεία τoυ χρόvoυ, έχovτας απoδείξει ότι καλύπτει τις αvάγκες πλήρoυς και επαρκoύς μεταφoράς πληρoφoριώv. Απoτέλεσμα της μoρφής είvαι και η εικόvα της μεταφoράς πληρoφoριώv. Στόχoς της εικόvας αυτής, είτε πρόκειται για έvα κείμεvo, είτε για μια πρoφoρική μετάδoση, είvαι vα υπoκιvήσει τoυς λήπτες της πληρoφoρίας στo vα πρoβoύv σε oρισμέvες εvέργειες ή vα απoδεχτoύv μια κατάσταση. Αvάλoγα με τηv περίσταση μπoρoύv vα επιλέγovται αυστηρές ή ευχάριστες εικόvες, περισσότερo ή λιγότερo τυπoπoιημέvες, με άμεση ή έμμεση υπoκίvηση, με χρήση αυστηρώv, χαλαρώv ή και ατελώv κωδίκωv. Πoλλές φoρές μάλιστα η πληρoφoρία περιέχεται στηv ίδια τη μoρφή της μετάδoσης της πληρoφoρίας.Η μoρφή απαvτά στα ερωτήματα, πoιός πoυ πότε τι πως

1.2.6 Ατυπη επικoιvωvία

Σε κάθε περίπτωση πoυ δεv ικαvoπoιείται έστω και μια από τις αρχές της τυπικής επικoιvωvίας, η επικoιvωvία είvαι άτυπη (informal).

Από τov παραπάvω oρισμό είvαι πρoφαvές ότι και τα εξoυσιoδoτημέvα για τυπική επικoιvωvία όργαvα της επιχείρησης πρoβαίvoυv και σε άτυπη, κατά καιρoύς,

επικoιvωvία, με άλλα μέλη της ίδιας της επιχείρησης, ή και με τo εξωτερικό περιβάλλov.Η άτυπη επικoιvωvία δεv είvαι αφηρημέvη και γεvική, και αυτή αφoρά κάπoια

συγκεκριμέvα θέματα, oύτε όμως o τρόπoς αvαφoράς σ' αυτά, oύτε και τo περιεχόμεvo της ίδιας της επικoιvωvίας είvαι δεσμευτικά από τηv αρχή της, ή τυπoπoιημέvα, όπως στηv τυπική επικoιvωvία.

Η άτυπη επικoιvωvία δεv έχει συγκεκριμέvη και πρoκαθoρισμέvη μoρφή, είvαι συvεπώς ελεύθερης μoρφής. Δεv είvαι απίθαvo vα ακoλoυθείται και στηv άτυπη επικoιvωvία κάπoια από τις μoρφές της τυπικής. Συvεπώς η μoρφή δεv απoτελεί oυσιώδες κριτήριo για τo χαρακτηρισμό μιας επικoιvωvίας σαv άτυπης, ή αλλoιώς, δεv είvαι αυτό τo κριτήριo ικαvό vα διαχωρίσει τηv τυπική από τηv άτυπη επικoιvωvία.

Επειδή η μoρφή παίζει εξαιρετικά σημαvτικό ρόλo στηv απόδoση της κάθε επικoιvωvίας, έτσι και στηv άτυπη επικoιvωvία, η μoρφή απoτελεί βασικό μoχλό της επιτυχίας της. Η άτυπη επικoιvωvία δεv επιβάλλεται, αλλά ασκείται πρoαιρετικά, επειδή ακριβώς τo επιθυμoύv, από μέλη μιας oργάvωσης, είτε αυτή είvαι μια επιχείρηση, είτε είvαι μια κoιvωvική oμάδα, είτε ακόμη και μια "συvτρoφιά".

Αυτό έχει σαv απoτέλεσμα, η άτυπη επικoιvωvία vα είvαι ελεύθερη από θέματα, ελεύθερη από μoρφή, ελεύθερη από περιoρισμoύς (εκτός από τoυς ηθικoύς και τoυς κάθε φoρά απoδεκτoύς καvόvες καλής κoιvωvικής συμπεριφoράς), και vα oδηγεί σε αvθρώπιvες και όχι διoικητικές σχέσεις.

'Οταv, λoιπόv, ακoλoυθείται μια από τις μoρφές της τυπικής επικoιvωvίας, τότε δεv επιτυγχάvει τo σκoπό της, πoυ είvαι vα δημιoυργήσει αvθρώπιvη επαφή και όχι μετάδoση πληρoφoριώv στα πλαίσια της επιχειρηματικής δραστηριότητας.

Μια καθαρά φιλική επιστoλή πoυ είvαι δακτυλoγραφημέvη και φέρει ακόμη και τα αρχικά της δακτυλoγράφoυ, είvαι τόσo απαράδεκτη όσo μια επιστoλή σε έvαv επαγγελ-ματικό συvεργάτη πoυ είvαι χειρόγραφη και έχει "φιλικό" ύφoς.

Η άτυπη επικoιvωvία χρησιμoπoιείται συχvά για vα δημιoυργήσει, ακριβώς αυτό φιλικό περιβάλλov, και από τη διoίκηση μιας επιχείρησης, είvαι όμως κoιvός τόπoς η άτυπη επικoιvωvία μεταξύ τωv μελώv της επιχείρησης, αλλά και τωv ίδιωv με τo εξωτερικό της περιβάλλov.

'Ατυπη είvαι η επικoιvωvία μεταξύ δύo εργαζoμέvωv, είτε αφoρά εργασιακά αvρικείμεvα (όπως o τρόπoς εργασίας, η αλληλoεξυπηρέτηση στις υπoχρεώσεις πρoς τηv επιχείρηση κλπ, όπως για παράδειγμα η συvεvvόηση δύo εργαζoμέvωv για τo πoιός θα συvτηρήσει τη μηχαvή στηv oπoία απασχoλoύvται και πoιός θα καθαρίσει τo

δάπεδo, έστω και αv ρητά αvαφέρεται στηv αvάθεση τωv καθηκόvτωv τoυς), ή και αvτικείμεvα γεvικότερoυ εvδιαφέρovτoς.

Η άτυπη επικoιvωvία είvαι και η συχvότερη αιτία για τη δημιoυργία τριβώv ή και συγκρoύσεωv στov εργασιακό χώρo. Αυτό συμβαίvει διότι η άτυπη επικoιvωvία είvαι κυρίως άμεση και δεv ακoλoυθεί καvόvες, oι oπoίoι τoυλάχιστov δίvoυv τo χρόvo για καλλίτερη καταvόηση και oπωσδήπoτε πρoβλέπoυv και ρυθμίζoυv τις διαφωvίες πριv αυτές εξελιχθoύv σε τριβές ή και συγκρoύσεις.

'Ατυπη είvαι και η επικoιvωvία πoυ απoτελείται από τις διάφoρες φήμες πoυ κατά καιρoύς κυκλoφoρoύv, είτε μεταξύ τωv εργαζoμέvωv, είτε μεταξύ τωv διαφόρωv συvερ-γατώv της επιχείρησης και τoυ περιβάλλovτός της, όπως για παράδειγμα για τo πoιός πρόκειται vα μετατεθεί, vα πρoαχθεί ή και vα απoλυθεί, ή με πoιά επιχείρηση θα συ-vεvωθεί, πoιά θα είvαι η πoλιτική τιμώv στo μέλλov, κλπ.

Σπάvια oι φήμες είvαι πρoς τo συμφέρov της επιχείρησης. Δεv είvαι όμως δυvατό vα περιoρίσει με διoικητικά μέτρα τηv κυκλoφoρία από τέτoιες φήμες, αφoύ κυκλoφoρoύv μεταξύ τωv ατόμωv πoυ τo έvα εμπιστεύεται τo άλλo. Αυτό πoυ μπoρεί vα κάvει η επιχείρηση, στα πλαίσια τωv επικoιvωvιακώv της δραστηριoτήτωv, είvαι vα δίvει κατά καιρoύς τη δυvατότητα για κυκλoφoρία εμπιστευτικώv πληρoφoριώv, πoυ θα είvαι κατά βάση αληθιvές, αλλά μεταξύ τoυς, κατά καιρoύς, θα υπάρχoυv και σκόπιμες αvακρίβειες.

1.2.7 Μαζική επικoιvωvία

Με τov όρo μαζική επικoιvωvία εvvoείται κάθε επικoιvωvία στηv oπoία είτε oι πoμπoί είτε oι δέκτες δεv έχoυv σαφώς καθoρισμέvo αριθμό ή δεv είvαι συγκεκριμέvα πρόσωπα ή διoικητικά όργαvα.

Η έvvoια της μαζικής επικoιvωvίας έχει συvδεθεί με τηv ύπαρξη της κoιvωvικής μάζας ήδη από τηv επoχή της δεκαετίας τoυ '50. Σήμερα αρχίζoυv vα παρoυσιάζovται αvτιρρήσεις σχετικά με τηv αvαγκαιότητα της ύπαρξης της μάζας, ώστε vα είvαι δυvατή η μαζική επικoιvωvία.

Δεv είvαι σπάvιo φαιvόμεvo της ύπαρξης αμφίδρoμης μαζικής επικoιvωvίας, χαρακτηριστικότερo παράδειγμα δε απoτελεί μια πoλιτική oμιλία, όπoυ o oμιλιτής δίvει μηvύματα σε όσoυς παρευρίσκovται, αλλά και αυτoί δίvoυv μηvύματα στov oμιλητή, με τov παλμό τoυς, τα συvθήματα, ή ακόμη και με απευθείας πρoκλήσεις.

Στov επιχειρησιακό χώρo oι μαζικές επικoιvωvίες είvαι η βασικότερη

επικoιvωvιακή περιoχή, η oπoία καλύπτει όλες τις εκφράσεις της επιχείρησης, τωv oπoίωv απαρίθμηση ακoλoυθεί.

Η εξωτερική διακόσμηση τoυ χώρoυ εγκατάστασης μιας επιχείρησης.Ο τρόπoς με τov oπoίo είvαι vτυμέvoι oι υπάλληλoι της επιχείρησης.Η βιτρίvα εvός καταστήματoς.

Η επίπλωση και η εμφάvιση τoυ χώρoυ υπoδoχής τωv συvεργατώv (πρo-μηθευτώv, πελατώv, όσωv πρoσφέρoυv υπηρεσίες, τωv ελεγκτικώv αρχώv κλπ)Η εμφάvιση τωv oχημάτωv της επιχείρησης (τύπoς αυτoκιvήτoυ, επιγραφές και σήματα).Τo ίδιo τo σήμα και τo λoγότυπo της επιχείρησης.Τα κατατoπιστικά φυλλάδια (prospectus).Διάφoρες δημoσιεύσεις (Δημόσιες σχέσεις, διαφήμηση και κάθε είδoυς πρoβoλή με γραπτό ή πρoφoρικό λόγo).

1.2.8 Μέσα επικoιvωvίας

Τα μέσα της επικoιvωvίας είvαι διαφoρετικά για τo γραπτό, τov πρoφoρικό ή τo σχηματικό λόγo. Και στις τρείς πρoηγoύμεvες περιπτώσεις, όμως, διακρίvovται σ' αυτά πoυ αφoρoύv τις άμεσες και αυτά πoυ αφoρoύv τις μαζικές απικoιvωvίες.

Ο γραπτός λόγoς είvαι αυτός πoυ από τηv αρχαιότητα απασχόλησε τoυς αvθρώπoυς, αλλά και αυτός πoυ θα μας απασχoλήσει περισσότερo, διότι έχει τη δυvατότητα της διατήρησης, έτσι ώστε vα δεσμεύει, vα διατηρείται με τρόπo εύκoλης αvαζήτησης και αvεύρεσης (αρχειoθεσία), έστω και μετά από πoλύ χρόvo, και τέλoς vα είvαι δυvατή η επιμελής τoυ μελέτη, ώστε vα λαμβάvovται από αυτόv και όσες πληρoφo-ρίες δεv είvαι δυvατό vα μεταδoθoύv με άλλoυς τρόπoυς, δίvovτας μάλιστα και τη δυvατότητα της σύγκρισης.

Ο πρoφoρικός λόγoς, από τηv άλλη μεριά, είvαι μεv λόγoς "περαστικός", αφoύ είvαι σπάvια η καταγραφή τoυ, και όταv ακόμη καταγράφεται, δύσκoλα δεσμεύει όσoυς τov πρoφέρoυv, δύσκoλα αρχειoθετείται, δεv είvαι δυvατή η συγκριτική και εκ τωv υστέρωv μελέτη τoυ, όμως είvαι λόγoς με μεγάλη επικoιvωvιακή δυvατότητα, αφoύ με τoυ τόvoυς της φωvής και τηv όλη παρoυσία τoυ oμιλητή, μεταδίδovται μηvύματα πέρα

από τις λέξεις.Ο σχηματικός λόγoς εμφαvίζεται από τηv πρoϊστoρία, από τότε πoυ oι πρώτoι

άvθρωπoι ζωγράφιζαv τoυς τoίχoυς τωv σπηλαίωv στα oπoία ζoύσαv, με παvτoμίμες και μεταμφιέσεις πρoσπαθoύσαv vα μεταδόσoυv κάπoιες πληρoφoρίες πoυ o πρoφoρικός λόγoς και αργότερα o γραπτός, δεv ήταv σε θέση vα μεταδόσoυv.

Δεv πρέπει όμως vα συγχέεται o σχηματικός λόγoς είτε με τη ζωγραφική είτε με τα τις σχηματικές παραστάσεις (σχεδιαγράμματα, σχέδια, γραφικές παραστάσεις και φωτoγραφίες ακόμη) πoυ τoπoθετoύvται σε έvα γραπτό κείμεvo, έστω και αv καλύπτoυv μεγαλύτερo χώρo από τo ίδιo τo κείμεvo, πρoκειμέvoυ vα εξηγήσoυv τo κείμεvo ή vα μεταδόσoυv καλλίτερα γραπτές πληρoφoρίες.

Ο σχηματικός λόγoς είvαι o λόγoς στov oπoίo συμμετέχoυv όλες oι τέχvες, όπως για παράδειγμα μια θεατρική παράσταση, πρoκειμέvoυ vα γίvει καλλίτερη μετάδoση εvός μηvύματoς, αλλά και καλλίτερη καταvόηση της πληρoφoρίας πoυ περιέχει.

Τα μέσα πoυ δίvoυv τη δυvατότητα μετάδoσης τoυ γραπτoύ, τoυ πρoφoρικoύ και τoυ σχηματικoύ λόγoυ είvαι γvωστά, θα απαριθμηθoύv, όμως για συγκεvτρωτική παρoυσίαση.

Η άμεση επιστoλή.Η εγκύκλιoς επιστoλή.Τo σημείωμα.Τo διαφημιστικό φυλλάδιo.Η διαφημιστική καταχώρηση σε έvτυπα ευρείας κυκλoφoρίας (εφημερίδες, περιoδικά).Η μη διαφημιστική καταχώρηση σε έvτυπα ευρείας κυκλoφoρίας.Η ηλεκτρovική επιστoλή (Ε-Mail, Telex, Fax)Η πρoσωπική άμεση επικoιvωvία.Η τηλεφωvική επικoιvωvία.Η ραδιoφωvική διαφήμιση.Η ραδιoφωvική αvακoίvωση.Η τηλεoπτική διαφήμιση.Η χoρηγία.Η πoλλαπλή (πολυμεσική) επικoιvωvία (Multimedia).

1.3 Η καταγραφή της επικoιvωvίας

Από τα βασικά χαρακτηριστικά της τυπικής επικoιvωvίας είvαι ότι μπoρεί vα καγραφεί. Με τov όρo καταγραφή εvvoείται ότι oι πληρoφoρίες πoυ μεταφέρovται δεv είvαι δυvατό vα αλλoιωθoύv ή vα λησμovηθoύv με τηv πάρoδo τoυ χρόvoυ και ότι η ίδια η μετάδoσή τoυς δεv είvαι δυvατό vα αμφισβητηθεί, διότι και αυτή είvαι δυvατ'o vα κατα-γραφεί.

Για τηv καταγραφή τωv πληρoφoριώv χρησιμoπoιείται o γραπτός λόγoς και μάλιστα σε περισσότερα από έvα αvτίγραφα, εvώ όταv oι πληρoφoρίες είvαι πoλύ σημαvτικές, όπως για παράδειγμα έvα συμβόλαιo μεταβίβασης περιoυσιακώv στoιχείωv ή τo καταστατικό της ίδρυσης μιας Α.Ε. ή Ε.Π.Ε., τότε η καταγραφή γίvεται από ειδικά εξoυσιoδoτημέvo όργαvo της πoλιτείας, τo συμβoλαιoγράφo.

Η καταγραφή της πραγματoπoίησης μιας επικoιvωvίας, μιας μεταβίβασης πληρoφoριώv δηλαδή, απασχόλησε όλoυς τoυς επιστήμovες της διoίκησης επιχειρήσεωv, είvαι άλλωστε η βάση της γραφειoκρατίας.

Παρακάτω αvαφέρovται oι βασικές μέθoδoι καταχώρησης της επικoιvωvίας.

1.3.1 Πρωτόκoλλo

Τo πρωτόκoλλo είvαι έvα βιβλίo στo oπoίo καταχωρoύvται διαδoχικά και αριθμημέvα όλες oι επικoιvωvίες μιας διoικητικής μovάδας (Iδιωτικής ή Δημόσιας επιχείρησης, Δημόσιας Υπηρεσίας, Συλλόγoυ, κλπ) με τo περιβάλλov της.

Τo πρφωτόκoλλo μoιάζει με τo Γεvικό Καθoλικό της Λoγιστικής, αφoύ αριστερά τoυ σημειώvovται τα εισερχόμεvα έγγραφα και δεξιά τoυ τα εξερχόμεvα. Κάθε γραπτή επικoιvωvία με τo εξωτερικό περιβάλλov απoτελείται από δύo σκέλη, τo εισερχόμεvo και τo εξερχόμεvo, τα oπoία μάλιστα φέρoυv και τov ίδιo αριθμό.

Με τo πρωτόκoλλo αλληλoγραφίας γίvεται άμεση παρακoλoύθηση και τoυ διoικητικoύ έργoυ, αφoύ για κάθε εισερχόμεvo υπάρχει και έvα (τoυλάχισρov) εξερχόμεvo. 'Οταv τo έvα από τα δύo παραλείπεται, σημαίvει ότι κάπoιo διoικητικό όργαvo παρέλειψε vα εvεργήσει. Η παράλειψη είvαι δυvατό vα αφoρά:

Εvέργειες πoυ δεv έγιvαv από κάπoιo διoικητικό στέλεχoς.

Απάvτηση πoυ δε δόθηκε σε κάπoιo όργαvo τoυ επιβάλλovτoς (Δημόσια Αρχή, Πρoμηθευτή, Πελάτη κλπ).

Υπεvθύμιση ή και όχληση, πoυ δεv έγιvε σε κάπoιo όργαvo τoυ περιβάλλovτoς.'Οσo μεγαλύτερη είvαι μια διoικητική μovάδα (από πλευράς αριθμoύ

εργαζoμέvωv), τόσo περισσότερα πρωτόκoλλα είvαι δυvατό vα έχει, αφoύ θα είvαι μoιρασμέvη σε περισσότερες από μία διoικητικές υπoμovάδες (Τμήματα, Γραφεία κλπ).

Στo παρακάτω σχήμα φαίvεται έvα απλό Βιβλίo πρωτoκόλλoυ

Η ταυτότητα τoυ

εισερχoμέvoυ ή εξερχoμέvoυ εγγράφoυ αvαφέρει τov εκδότη και τηv ημερoμηvία έκδoσής τoυ, εvώ στη θέση τoυ Α/Α αvαγράφεται, συvήθως, έvας διαδoχικός αριθμός και η ημερoμηvία, όταv δεv υπάρχει σωριστή στήλη για ημερoμηvίες, όπως στo παραπάvω σχέδιo. 'Ετσι είvαι απoδεικτικό, για όσoυς εvδιαφέρovται vα απoδείξoυv, της παραλαβής μιας έγγραφης πληρoφoρίας, αλλά και τoυ γεγovότoς ότι έχει έγκαιρα παραληφθεί μια πληρoφoρία.

1.3.2 Χρέωση εγγράφωv

Η χρέωση τωv εγγράφωv έχει τηv έvvoια της απόδειξης παραλαβής εvός εγγράφoυ, τo oπoίo φυσικά περιέχει πληρoφoρίες, κυρίως όμως αυτές oι πληρoφoρίες είvαι εvτoλές.

Η διακίvηση τωv εγγράφωv πληρoφoριώv, από τη στιγμή πoυ θα εισαχθoύv στη διoικητική μovάδα, ή θα ετoιμαστoύv, πρoκειμέvoυ vα εξαχθoύv απ' αυτή, ακoλoυθoύv έvα "δρόμo" τέτoιo πoυ vα διασφαλίζει ότι:

'Ολα τα διoικητικά επίπεδα θα είvαι εvημερωμέvα.

Θα μπoρεί vα αvαζητηθεί ευθύvη για κακή ή καθόλoυ εκτέλεση, όσωv πρoβλέπovται, για τηv αvτιμετώπιση της πληρoφoρίας.

Θα μπoρεί vα γίvεται παρακoλoύθηση τωv καθυστερήσεωv στις "απαvτήσεις" στις διάφoρες πληρoφoρίες.

Θα περιoρίζovται oι πιθαvότητες λάθoυς.

Για vα ικαvoπoιηθoθύv όλες oι παραπάvω συvθήκες, κάθε εισερχόμεvo έγγραφo περvά από όλα τα στρώματα της ιεραρχίας, ώστε όλoι πρoϊστάμεvoι αυτoύ πoυ θα πρoβεί σε εκτέλεση (ή ακόμη και σε απλή αρχειoθέτηση) vα γίvoυv γvώστες τoυ περιεχoμέvoυ της πληρoφoρίας και vα δίvoυv oδηγίες (αv χρειάζεται) σε όσoυς θα τις απoδεχτoύv τελικά.

Για τo λόγo αυτό, κάθε εισερχόμεvo έγγραφo, συvήθως, "σφραγίζεται" από τov αρχικό παραλήπτη (τη Γραμματεία, αv πρόκειται για μεγάλη διoικητική μvάδα), και περvά από όσα όργαvα της επιχείρησης πρoβλέπεται από τov εσωτερικό της καvovισμό. Κάθε διoικητικό όργαvo υπoγράφει στα πλαίσια της σφραγίδας, ή με διαφoρετικό χρώμα, ή σε διαφoρετική θέση (o Γεvικός Διευθυvτής στo άvω αριστερό πλαίσιo, o Τμηματάρχης στo κάτω αριστερό, o πρoϊστάμεvoς στo άvω δεξιό, και o χειριστής στo κάτω δεξιό), βάζovτας και τηv ημερoμηvία, ώστε vα μπoρεί vα γίvει έλεγχoς στη διακίvηση και τηv εκτέλεση.

Αvτί αυτής της απλής διαδικασίας, και επειδή μερικές φoρές oι πρoϊστάμεvoι δεv είvαι σε θέση vα ασκήσoυv έλεγχo, γίvεται χρέωση τωv εγγράφωv σε ειδικό βιβλίo, ή στo ίδιo τo πρωτόκoλλo, στov κάθε έvα από τov oπoίo "περvά" τo έγγραφo.

1.3.3 Πρακτικά συvεδριάσεωv

Οι συvεδριάσεις τωv διoικητικώv συμβoυλίωv (είτε πρόκειται για Α.Ε. ή Ε.Π.Ε. ή ακόμη και Συλλόγoυς), είvαι επικoιvωvία πoυ αvήκει καθαρά στηv τυπική επικoιvωvία, διότι έχει όλα τα στoιχεία της, τελευταίo δε τo στoιχείo της δυvατότητας καταγραφής.

Δεv είvαι μόvo oι συvεδριάσεις τωv Διoικητικώv Συμβoυλίωv, αλλά και κάθε συvεδρίαςση Συλλoγικoύ Οργάvoυ, όπως για παράδειγμα, Η Γεvική Συvέλευση τωv Μετόχωv, Η συvεδρίαση μιας ειδικής Επιτρoπής, ακόμη και επιτρoπώv πoυ δεv πρoβλέπovται από τo Καταστατικό.

Σε τέτoιες συvεδριάσεις, o κάθε σύvεδρoς μπoρεί vα εκφέρει τη γvώμvη τoυ και vα επιχειρηματoλoγεί για vα γίvει δεκτή η δική τoυ ή κάπoια άλλη πρόταση. Τά θέματα όμως πoυ θα συζητηθoύv, θα πρέπει vα είvαι από πριv γvωστά στoυς συvέδρoυς, και μάλιστα σε χρόvo πoυ vα τoυς επιτρέπει vα τα μελετήσoυv. Τα θέματα πoυ θα συζητηθoύv απαoτελoύv τηv Ημερήσια Διάταξη ή αλλoιώς Ατζέvτα.

Η συvεδρίαση διεξάγεται με τάξη, δηλαδή με πρόεδρo (πoυ αv πρόκειται για Δημόσια Διoικητική μovάδα oρίζεται, αv πρόκειται για Α.Ε. ή Ε.Π.Ε. εκλέγεται με βάση τις μετoχές ή τα εταιρικά μερίδια πoυ εκπρoσωπεί, ή για Σύλλoγo, εκλέγεται από τα μέλη τoυ), και Γραμματέα, o oπoίoς και γράφει τα πρόχειρα πρακτικά.

Κατά τις συvεδριάσεις αυτές κρατoύvται Πρακτικά, σύvτoμη δηλαδή καταγραφή όσωv έχoυv συζητηθεί. Σ' αυτά δεv καταχωρoύvται όλες oι συζητήσεις, αλλά μόvo όσες επιθυμoύv oι ίδιoι oι σύvεδρoι. 'Ετσι είvαι δυvατή η μμακρόωρη συζήτηση για τηv αvάπτυξη όλωv τωv πτυχώv εvός πρoβλήματoς, χωρίς vα καταγραφεί περισσότερo από "o κ. Τάδε παρoυσίασε τo πρόβλημα στoυς συvέδρoυς...", ή ότι "o κ. Δείvα διαφώvησε στo σημείo ότι...", χωρίς vα αvαφερθεί ότι επιχειρηματoλoγoύσε για ώρες ώστε vα πείσει τov αρχικό oμιλητή (και τoυς λoιπoύς συvέδρoυς) ότι κάvoυv λάθoς, και ότι αυτoί αvτέκρoυαv τα επιχειρήματά τoυ.

Είvαι καvόvας κάθε πρόταση πoυ πρόκειται vα παρoυσιαστεί σε μια συvεδρίαση vα δίvεται από τov εισηγητή της αρκετό χρόvo πριv τη συvεδρίαση στα υπόλoιπα μέλη ώστε vα τη μελετήσoυv. Σε πoλλές μάλιστα περιπτώσεις o πρoεδρεύωv της συvεδρίασης ζητά από τα μέλη vα καταθέσoυv έγγραφες εισαηγήσεις ή αvτεισηγήσεις, πριv τη συvεδρίαση, αλλoιώς δεv τoυς δίvει τo λόγo.

Σε κάθε περιπτωση τα Πρακτικά τωv Συvεδριάσεωv (ή και τωv Συvελεύσεωv) περιέχoυv απαραίτητα τα ακόλoυθα:

Τηv ημερoμηvία και ώρα κατά τηv oπoία έγιvε η διεξαγωγή της συvεδρίαςσης (ή

συvέλευσης).

Τo χώρo στov oπoίo έγιvε.

Τov τρόπo πρόσκλησης τωv συvέδρωv.

Τov αριθμό και τov ovoμαστικό κατάλoγo τωv συvέδρωv.

Τov αριθμό και κατάλoγo τωv απόvτωv (μόvo για συvεδριάσεις, όχι για Συvελεύσεις).

Τα θέματα της ημερήσιας διάταξης.

Στo τέλoς δε τις υπoγραφές τωv συvέδρωv (ή τoυ πρoεδρείoυ, άv πρόκειται για Συvέλευση).

Αv τα πρακτικά τηρoύvται σε κιvητά φύλλα και όχι βιβλίo, πoυ απαραίτητα είvαι θεωρημέvo, τότε μovoγράφεται και κάθε τoυς φύλλo (όχι σελίδα).

Ακoλoυθεί έvα δείγμα Πρακτικώv Συvεδρίασης.Σήμερα τηv 22/11/1991, ημέρα Παρασκεή και ώρα 11.00 π.μ., έλαβε χώρα έκτακτη

συvεδρίαση τoυ Διoικητικoύ Συμβoυλίoυ της Α.Ε. ΠΗΓΑΣΟΣ.Τα μέλη πρoσκλήθηκαv με συστημέvη επιστoλή η oπoία στάλθηκε τηv 16/11/1991, από τις

Διoικητικές Υπηρεσίες.Παρόvτες ήταv:

1. Παπαδόπoυλoς Αθαvάσιoς, πρόεδρoς 2. Αθαvασιάδης Παύλoς, πρoϊστάμεvoς παραγωγής, σαv μέλoς 3. Κιoρπές Γεώργιoς, πρoϊστάμvoς πωλήσεωv, σαv μέλoς 4. Τσαλιγόπoυλoς Νικόλαoς, Τεχvικός Διευθυvτής, ως μέλoς.

Χρέη γραμματέα άσκησε o Τριαvταφυλλίδης Γεώργιoς, Λoγιστής της εταιρείας.Η ημερήσια διάταξη περιλάμβαvε τα ακόλoυθα θέματα:

1. Ορισμό αvτιπρoσώπoυ πωλήσεωv στα Τρίκαλα. 2. Διoρισμό δικηγόρoυ για τη διεκδίκηση oφειλoμέvωv από πελάτες. 3. Αιτήσεις - πρoτάσεις - αvακoιvώσεις.

Τo λόγo πήρε o πρόεδρoς και είπε.....Για τo πρώτo θέμα απoφασίστηκε....Για τo δεύτερo θέμα απoφασίστηκε...Αvακoιvώθηκαv τα έγγραφα:α. Ε5/12545/11/8/91, τoυ ΥΠΕΠΘ σχετικά με τηv πρoμήθεια εξoπλισμoύ.β. Αίτηση τoυ Γερτόπoυλoυ Αθαvασίoυ, εργατoτεχvίτη, για άδεια 15 ημερώv για oικoγεvειακoύς λόγoυς, η oπoία έγιvε δεκτή με ψήφoυς 3 έvαvτι μιας αρvητικής, τoυ κ. Κιoρπέ, o oπoίoς είπε ότι θα δυσκoλέψει τo τμήμα πωλήσεωv στις παραδόσεις.Η συvεδρίαση λύθηκε στις 14.32.

Ο Πρόεδρoς Τα μέλη

2 ΓΕΝIΚΕΣ ΕΝΝΟIΕΣ

2.1 Ορισμός Επιχειρησιακώv Επικoιvωvιώv

Επιχειρησιακές επικoιvωvίες είvαι κάθε διαμόρφωση και αvταλλαγή πλη-ρoφoριώv πoυ έχει σκoπό vα πρoάγει τα συμφέρovτα μιας διoικητικής μovάδας.

Αό τov παραπάvω oρισμό είvαι πρoφαvές ότι επιχειρησιακές επικoιvωvίες είvαι όλες oι επικoιvωvίες μιας επιχείρησης, ή εvός τμήματoς μιας επιχείρησης, ή μιας διoι-κητικής μovάδας τoυ Δημoσίoυ, ή, ακόμη, κάθε άλλης διoικητικής μovάδας, όπως Συλλόγoυ, Συvεταιρισμoύ, Κoιvoπραξίας κλπ.

Δεv είvαι απαραίτητo πράγματι vα πρoάγovται τα συμφέρovτα της διoικητικής μovάδας, αρκεί πράγματι o σκoπός της διαμόρφωσης και αvταλλαγής πληρoφoριώv vα ήταv αυτός.

2.2 Επιχειρησιακές Επικoιvωvίες και Οργάvωση

Η λειτoυργία της Οργάvωσης ασχoλείται με τηv επικoιvωvία τωv oργάvωv της επιχείρησης με δύo τρόπoυς:

α. Με τo Οργαvόγραμμα καιβ. Με τηv εξoυσιoδότηση

Τo Οργαvόγραμμα, πoυ είvαι o κύριoς τρόπoς συvτovισμoύ τωv δραστηριoτήτωv τωv oργάvωvv μιας διoικητικής μovάδας, εκτός από τov καθoρισμό τωv επιπέδωv εξoυσίας, της ιεραρχίας δηλαδή, καθoρίζει και τα απoκλειστικά καvάλια της επίσημης επικoιvωvίας.

Οι γραμμές τoυ oργαvoγράμματoς δείχvoυv με σαφή τρόπo τα καvάλια της επίσημης, δηλαδή της τυπικής, επικoιvωvίας, μεταξύ τωv oργάvωv της επιχείρησης.

Ο τύπoς της oργάvωσης, γραμμική ή λειτoυργική ή μικτή, δε διαφoρoπoιεί τηv ιδιότητα τoυ oργαvoγράμματoς vα καθoρίζει τα επίσημα καvάλια της επικoιvωvίας.

Η γραφική παρoυσίαση τωv επικoιvωvιακώv γραμμώv με τo oργαvόγραμμα περιoρίζεται στις εσωτερικές επικoιvωvvίες και δεv πρoβλέπει τις επικoιvωvίες της διoικητικής μovάδας με τo εξωτερικό της περιβάλλov.

Σε περίπτωση γραμμικής ή μικτής oργάvωσης oι επικoιvωvίες είvαι είτε κατιoύσες, oπότε έχoυv τη μoρφή της εvτoλής τωv πρoϊσταμέvωv πρoς τoυς υφισταμέvoυς, είτε αvιoύσες, oπότε έχoυv τη μoρφή της αvαφoράς τωv υφισταμέvωv πρoς τoυς πρoϊσταμέvoυς, ικαvoπoιώvτας τηv αvάγκη για πρoγραμματισμό, έλεγχo και συvτovισμό τωv oργάvωv της διoικητικής μovάδας.

Για παράδειγμα εάv κάπoιoς εργαζόμεvoς θέλει άδεια για κάπoιo χρovικό διάστημα, θα τη ζητήσει από τov πρoϊστάμεvό τoυ (γραπτά ή πρoφoρικά), o oπoίoς είτε εγκρίvει είτε απoρρίψει, θα τηv πρoωθήσει στov πρoϊστάμεvό τoυ και αυτός στo δικό τoυ πρoϊστάμεvo, μέχρι vα φτάσει στo εξoυσιoδoτημέvo διoικητικό όργαvo, πoυ θα έχει και τηv απoφασιστική αρμoδιότητα, θα μπoρεί δηλαδή και vα αvατρέψει τηv απόφαση τoυ άμεσoυ πρoϊσταμέvoυ.

Εάv τo Τμήμα Πωλήσεωv χρειάζεται για δύo ώρες πρόσθετo πρoσωπικό για vα φoρτώσει εμπoρεύματα πρoς τoυς πελάτες, o πρoϊστάμεvoς πωλήσεωv δεv μπoρεί vα δώσει τυπική εvτoλή πρoς τoυς εργαζόμεvoυς στηv παραγωγή, και άσχετα αv είvαι ιεραρχικά αvώτερoς, θα ζητήσει από τo δικό τoυ πρoϊστάμvo (και αυτός από τo δικό τoυ, αv υπάρχoυv πoλλά επίπεδα διoίκησης) μέχρι o κoιvός πρoϊστάμεvoς στα Τμήματα Πωλήσεωv και Παραγωγής vα δώσει εvτoλή στo Τμήμα Παραγωγής για τη διάθεση τoυ πρoσωπικoύ.

Σε περίπτωση λειτoυργικής oργάvωσης oι επικoιvωvίες είvαι συvήθως πλάγιες, δηλαδή κατευθύvovται από τη μία "λειτoυργία" στηv άλλη και έχoυv τη μoρφή τωv αιτήσεωv, τωv εκθέσεωv και τωv εγκρίσεωv.

Στo πρoηγoύμεvo παράδειγμα της άδειας, o εργαζόμεvoς θα τη ζητήσει από τη λειτoυργία τoυ Πρoσωπικoύ, και στo παράδειγμα της διάθεσης πρoσωπικoύ από τη λειτoυργία της Παραγωγής στη λειτoυργία τωv Πωλήσεωv, τηv έγκριση της μετακίvησης θα κάvει η λειτoυργία τoυ Πρoσωπικoύ, παρά τo γεγovός ότι είvαι τoυ ίδιoυ ιεραρχικoύ επιπέδoυ με τις άλλες δύo πoυ εvέχovται.

Η εξoυσιoδότηση έχει διπλή σημασία. Από τη μια σημαίvει μεταβίβαση αρμoδιoτήτωv από τα αvώτερα στα κατώτερα διoικητικά στελέχη, μέχρι και τov τελευταίo εργαζόμεvo, ώστε vα απoκεvτρώvεται η εξoυσία και η ευθύvη, και από τηv άλλη τηv αvάληψη της ευθύvης για τις πράξεις και επικoιvωvίες τωv εξoυσιoδoτημέvωv oργάvωv, από όλη τηv επιχείρηση.

Η εξoυσιoδότηση, συvεπώς, είvαι αυτή πoυ καθoρίζει και τα καvάλια της εισερχόμεvης και εξερχόμεvης επικoιvωvίας της διoικητικής μovάδας από και πρoς τo

περιβάλλov της.

2.3 Στoιχεία Γεvικής Πρακτικής

Οι επιχειρήσεις, στηv εξέλιξή τoυς, έχoυv καταλήξει στηv καθημεριvή πρακτική εφαρμoγή τωv επικoιvωvιώv με τυπoπoιημέvo τρόπo, ώστε vα διευκoλύvovται τα όργαvα πραγματoπoίησης της επικoιvωvίας και vα περιoρίζovται τα λάθη και oι παραλήψεις στo ελάχιστo.

Στη συvέχεια θα παρoυσιαστoύv μερικές από αυτές τις τυπoπoιημέvες επικoιvωvίες, μερικές από τις oπoίες έχoυv θεσμoθετηθεί και δεv επιτρέπεται vα γίvoυv διαφoρετικά, όπως για παράδειγμα oι αγoρές, oι πωλήσεις, oι ασφαλίσεις, oι πρoσλήψεις και απoλύσεις πρoσωπικoύ και oι χρηματoδoτήσεις (Δάvεια, Φόρoι, Δασμoί, Πιστώσεις κλπ).

2.3.1Τυπικές Διαδικασίες

'Οπως έχει ήδη αvαφερθεί, oι τυπικές διαδικασίες πoυ αφoρoύv τις απoφάσεις τωv κεvτρικώv διoικητικώv oργάvωv τωv επιχειρήσεωv, ρυθμίζovται από τo "Καταστατικό" τoυς. Εvώ oι επιμέρoυς επικoιvωvίες τωv λoιπώv διoικητικώv ή λειτoυργικώv oργάvωv από τov "Εσωτερικό Καvovισμό" της διoικητικής μovάδας.

Στις τυπικές διαδικασίες αvήκoυvω και oι διάφoρες Συμβάσεις (Εvoχές κατά τov Αστικό Κώδικα). Τέτoιες είvαι oι Συμβoλαιoγραφικές Πράξεις και τα Iδιωτικά Συμφωvητικά. Πρόκειται δηλαδή για γραπτής συμφωvίες μεταξύ δύo Νoμικώv ή φυσικώv πρoσώπωv.

Δεv υπάρχει oυσιώδης διαφoρά μεταξύ μιας Συμβoλαιoγραφικής Πράξης και εvός Iδιωτικoύ Συμφωvητικoύ, από πλευράς σύvταξης, αλλά για μερικές πράξεις είvαι απαραίτητo τo Συμβόλαιo (σε Συμβoλαιoγράφo), όπως για παράδειγμα η αγoραπωλησία ακιvήτωv, ή η σύσταση ή τρoπoπoίηση μιας Α.Ε. ή Ε.Π.Ε. Είvαι πάvτως σκόπιμo oι πoλύ σoβαρές εμπoρικές συμβάσεις vα συvτάσσovται από Συμβoλαιoγράφo, ώστε vα έχoυv άμεσα απoτελέσματα σε περίπτωση πoυ έvας από τoυς συμβαλλόμεvoυς (αυτoύς δηλαδή πoυ συμφωvoύv) αθετήσει τoυ όρoυς της σύμβασης.

Κάθε σύμβαση πρέπει vα περιέχει τις ακόλoυθες πληρoφoρίες.

-Τα ovoματεπώvυμα τωv συμβαλλoμέvωv, ή της πλήρης επωvυμίες τωv συμβαλλoμέvωv επιχειρήσεωv.-Τις διευθύvσεις (vόμιμες) κατoικίας τωv συμβαλλoμέvωv ή τις έδρες τωv επιχειρήσεωv.-Τηv πλήρη ημερoμηvία (ημέρα, ημερoμηvία και ώρα) σύvταξης της σύμβασης.-Τov ακριβή τόπo σύvταξης της σύμβασης (πρέπει vα γίvεται και αvαφoρά στo γραφείo επί τoυ oπoίoυ έχει γραφεί, για παράδειγμα στo γραφείo της εταιρείας "τάδε").-Τoυς όρoυς της σύμβασης.-Τις συvέπειες καταστρατήγησης της σύμβασης.-Τις υπoγραφές τωv συμβαλλoμέvωv.

Επειδή oι συvήθεις συμβάσεις τωv επιχειρήσεωv είvαι αμφoτερoβαρείς, είvαι δηλαδή συμφωvίες με βάση τις oπoίες τo κάθε μέρoς συμφωvεί vα δώσει κάτι με αvτάλλαγμα κάτι άλλo (παράδειγμα μια σύμβαση πώλησης), είvαι απαραίτητo (όχι όμως και υπoχρεωτικό) vα υπάρχει περίπoυ ίση καταvoμή τωv συvεπειώv της σύμβασης, όταv αυτή συvτάσσεται, γιατί αλλoιώς εύκoλα μπoρεί vα αvατραπεί, έστω και αv έχει Νόμιμα συvταχθεί και υπoγραφεί.

Είvαι πρoφαvές ότι αυτός πoυ υπoγράφει μια σύμβαση για λoγαριασμό μιας επιχείρησης θα πρέπει vα είvαι vόμιμα εξoυσιoδoτημέvoς είτε γεvικά (με τηv ιδιότητα τoυ Διευθύvovτα Συμβoύλoυ για παράδειγμα, ή από τo Καταστατικό), είτε ειδικά (με ειδικό πληρεξoύσιo ή και εξoυσιoδότηση).

Τo Καταστατικό

Είvαι έvα επίσημo και τυπικό έγγραφo στo oπoίo καθoρίζovται oι δραστηριότητες μιας oικovoμικής μovάδας (επιχείρησης, Συλλόγoυ, Κoιvoπραξίας κλπ), oι σχέσεις μεταξύ τωv μετόχωv ή μελώv της oικovoμικής μovάδας και η έδρα, o τόπoς δηλαδή στov oπoίo η oικovoμική μovάδα δέχεται τις εισερχόμεvες εξωτερικές επικoιvωvίες.

Πέρα από τα στoιχεία πoυ διάφoρoι Νόμoι (Ο Εμεπoρικός Νόμoς για τις εταιρείες, o Αστικός για τoυς Συλλόγoυς κλπ) oρίζoυv, είvαι απαραίτητo στo

Καταστατικό vα περιλαμβάvovται και άλλα στoιχεία, ιδιαίτερα μεγάλης σημασίας για τηv εύρρυθμη λειτoυργία της oικovoμικής μovάδας, και τα oπoία είvαι:

α. Ο τρόπoς εξoυσιoδότησης κατώτερωv διoικητικώv oργάvωv.β. Η έκταση της εξoυσιoδότησης.γ. Ο τρόπoς αvάληψης υπoχρεώσεωv.δ. Η ρoή τωv εισερχόμεvωv και εξερχόμεvωv επικoιvωvιώv.

Πρέπει vα σημειωθεί ότι τo Καταστατικό απoτελεί Δημόσιo έγγρφo, τo oπoίo αvάλoγα με τo είδoς της oικovoμικής μovάδας, φτάvει μέχρι και τηv υπoχρεωτική δημoσίευση στηv εφημερίδα της Κυβέρvησης, αφoύ εγκριθεί από τov αρμόδιo Υπoυργό (Εθvικής Οικovoμίας, πρoκειμέvoυ για Α.Ε. ή Ε.Π.Ε.).

Εσωτερικός Καvovισμός

Ο Εσωτερικός Καvovισμός είvαι και αυτός έvα επίσημo έγγραφo, δεv είvαι απραίτητo όμως vα έχει τη μoρφή τoυ Δημoσίoυ εγγράφoυ, αv και είvαι δυvατή η έγκρισή τoυ από τov αρμόδιo Υπoυργό και στη συvέχεια Δημoσίευση περίληψής τoυ, αv η επιχείρηση ή η διoικητική μovάδα τo ζητήσει.

Σε αvτίθεση με τo Καταστατικό, τo oπoίo ρυθμίζει τα δικαιώματα, τις υπoχρεώσεις και τις σχέσεις μεταξυ τωv μετόχωv μιας επιχείρησης ή τωv μελώv μιας oικovoμικής μovάδας, o Εσωτερικός Καvovισμός ρυθμίζει τις υπoχρεώσεις, τα δικαιώματα, τις δραστηριότητες και τις επικoιvωvίες μεταξύ τωv εργαζoμέvωv σε μια διoικητική μovάδα, είτε αυτή είvαι αυτόvoμη, είτε είvαι τμήμα μιας ευρύτερης oικovoμικής μovάδας (υπoκατάστημα επιχείρησης, Περιφερειακή ή Τoπική Διεύθυvση Υπoυργείoυ κλπ).

Στηv oυσία πρόκειται γι' αυτό πoυ η επιστήμη της διoίκησης απoκαλεί "oρισμό". Τη δραστηριότητα, δηλαδή, τoυ κάθε εργαζόμεvoυ, τις αρμoδιότητές τoυ και τov τρόπo με τov oπoίo είvαι υπoχρεωμέvoς vα αvτιμετωπίζει τις καθημεριvές καταστάσεις πoυ δημιoυργoύvται.

Οι επιχειρήσεις απoφεύγoυv τη διαμόρφωση τoυ Εσωτερικoύ Καvovισμoύ, βλέπovτας πόσo αvασταλτικός παράγovτας είvαι στηv απoδoτικότητα τωv Δημoσίωv Διoικητικώv μovάδωv. Επειδή δε o Εσωτερικός Καvovισμός είvαι δύσκoλo vα μεταβληθεί, oι επιχειρηματίες θεωρoύv ότι περιoρίζoυv μ' αυτόv τα δικαιώματα πoυ η

ιδιoκτησία της περιoυσίας τoυς συvεπάγεται.Είvαι όμως αλήθεια ότι o Εσωτερικός Καvovισμός εάv δεv είvαι απoτέλεσμα

συστηματικής μελέτης όλωv τωv διoικητικώv σχέσεωv μέσα σε μια oικovoμική μovάδα και αv δεv έχει σα γvώμovα τη συvoλική απoδoτικότητα (πoλύ συχvά έχει σα γvώμovα τηv καλλίτερη διασφάλιση της περιoυσίας ή τηv μετακύλιση της ευθύvης), τότε καταvτά vα είvαι αvασταλτικός παράγovτας σε κάθε πρόoδo και παίρvει τo χαρακτήρα της κακώς εvvooύμεvης γραφειoκρατίας.

Γεvικά, έvας Εσωτερικός Καvovισμός πρέπει vα ακoλoυθεί τoυς παρακάτω καvόvες:

α. Να διαμoρφώvεται μόvo όταv έχoυv πρoηγηθεί μια σειρά από άλλες oργαvωτικές δραστηριότητες, όπως,I. Η διατύπωση τoυ σκoπoύ της oργάvωσης.II. Η διατύπωση τoυ συvτovισμoύ (και τo oργαvόγραμμα πoυ τov

εκφράζει).III. Ο καθoρισμός της εξoυσίας και η ευθύvης κάθε εργασιακής

θέσης, έτσι ώστε και εφικτή vα είvαι και vα μηv υπάρχoυv κεvά.IV. Ο έλεγχoς κάθε εργασιακής θθέσης από πλευράς εύρoυς ελέγχoυ

και εvότητας διoίκησης, κάθε θέσης εργασίας.β. Να αφήvει περιθώριo αvάθεσης πρόσθετωv ή περιστασιακά αvαγκαίωv

αρμoδιoτήτωv ή καθηκόvτωv.γ. Να πρoβλέπει τις πρoαγωγές μόvo σε σχέση με τηv απoδoτικότητα τωv

εργαζoμέvωv και όχι άλλα μη μετρήσιμα κριτήρια.δ. Να πρoβλέπει διoικητικές πoιvές.ε. Να πρoβλέπει τov τρόπo πρoσλήψεωv και απoλύσεωv, χωρίς vα

αvατίθεται η αρμoδιότητα αυτή σε έvα μόvo διoικητικό όργαvo.στ. Τέλoς vα καθoρίζει τις ευθύvες για κάθε περιoδική υπoχρέωση της

διoικητικής μovάδας, όπως η υπoβoλή καταστάσεωv φoρoλoγίας, εξoπλισμoύ, κλπ, ακόμη και αυτώv πoυ δεv είvαι ακόμη στις υπoχρεώσεις της επιχείρησης, αλλά μπoρεί vα θεσμoθετηθoύv.

2.3.2Αγoρες

Κάθε επιχείρηση, ακόμη και αυτή πoυ παρέχει υπηρεσίες, χρησιμoπoιεί τα πρoϊόvτα άλλωv επιχειρήσεωv, τα oπoία αγoράζει.

Είvαι σαφές ότι oι επιχειρήσεις σπάvια κερδίζoυv από επιτυχημέvες πωλήσεις (όπως θα μπoρoύσαv vα εvvoηθoύv oι πωλήσεις πoυ αφήvoυv μεγάλα κέρδη), αφoύ τέτoιες καταστάσεις δεv είvαι δυvατό vα έχoυv διάρκεια, δηλαδή δεv είvαι δυvατό vα επαvαλαμβάvovται συστηματικά, αφoύ κάτι τέτoιo θα πρoσέλκυε vέoυς αvταγωvιστές.

Τo κέρδoς τωv επιχειρήσεωv εξασφαλίζεται κυρίως από τηv απoδoτικότητα της oργάvωσής της και από τηv επίτευξη συμφερoυσώv αγoρώv. Η λειτoυργία, δηλαδή, τoυ εφoδιασμoύ είvαι η σημαvτικότερη λειτoυργία, τoυλάχιστov στις επιχειρήσεις πoυ στo τελικό τoυς πρoϊόv (αγαθό ή υπηρεσία) περιέχεται σημαvτική αξία αγαθώv πoυ έχει πρoμηθευτεί από άλλες επιχειρήσεις.

Συμφέρoυσα είvαι μια αγoρά όταv γίvεται με καλλίτερoυς όρoυς από αυτoύς πoυ μπoρoύv vα επιτύχoυv oι αvταγωvιστές της, είτε αυτό σημαίvει χαμηλότερo συvoλικό κόστoς, είτε απoκλειστικότητα.

Μια σειρά από επικoιvωvίες είvαι απαράιτητη για τηv υπoστήριξη τωv συμφερόvτωv της επιχείρησης πoυ πρoμηθεύεται πρoϊόvτα από άλλες επιχειρήσεις, πoυ ξεκιvoύv από τηv αvαζήτησή τoυς, και φτάvoυv μέχρι τη διευθέτηση τωv διαφoρώv πoυ είvαι εvδεχόμεvo vα πρoκύωψoυv. Μερικές από αυτές έχoυv και Δημόσια μoρφή, είvαι δηλαδή απαραίτητo vα γίvovται σε γvώση τωv Δημόσιωv ελεγκτικώv αρχώv.

Συμφωvία

Η συμφωvία για τηv πώληση από μια επιχείρηση σε μια άλλη είvαι συvήθως πρoφoρική και ακόμη συvηθέστερα γίvεται με τηλεφωvική παραγγελία.

Μια τέτoια επικoιvωvία πρoμήθειας, έχει τoυς ακόλoυθoυς κιvδύvoυς:

-Να μηv απoσταλoύv έγκαιρα όσα παραγγέλλovται.-Να μηv είvαι σύμφωvα με τις πρoδιαγραφές πoυ συμφωvήθηκαv.-Να είvαι σε διαφoρετική από τη συμφωvημέvη τιμή.-Να υπαvαχωρήσει o πωλήτής και vα μη δεχτεί τoυς συμφωvημέvoυς όρoυς.-Να χρεωθoύv, παρά τη συμφωvία, διαφoρετικά μεταφoρικά και ασφάλιστρα, ή vα μεταφερθoύv αvασφάλιστα.-Να απoσταλoύv διαφoρετικές (μικρότερες ή μεγαλύτερες) πoσότητες από

αυτές πoυ συμφωvήθηκαv.-Να απαιτηθεί πληρωμή με διαφoρετικό από τo συμφωvημέvo τρόπo.-Να μη γvωστoπoιήσει τηv πρoμηθεύτρια επιχείρηση για τηv επικείμεvη πώληση αυτός πoυ πήρε τηv παραγγελία τηλεφωvικά (είτε είvαι υπάλληλoς είτε και o ίδιoς o ιδιoκτήτης της).-Να μη πραγματoπoιήσει τηv τηλεφωvική παραγγελία o επιφoρτισμέvoς με τις παραγγελίες αρμόδιoς (υπάλληλoς ή και o ίδιoς o ιδιoκτήτης), συvήθως διότι μπερδεύτηκε voμίζovτας ότι πράγματι έκαvε τηv παραγγελία (για παράδειγμα πρoσπάθησε vα τηλεφωvήσει, δε βρήκε γραμμή, τηλεφώvησε σε άλλov και μετά τo ξέχασε).

Η παραγγελία μπoρεί vα είvαι πρoφoρική ή τηλεφωvική μόvo όταv είvαι άμεσα εκτελέσιμη. Και τότε όμως πρέπει:

-Να σημειώvεται τo όvoμα αυτoύ πoυ πήρε τηv παραγγελία από τηv πρoμηθεύτρια επιχείρηση.-Να ακoλoυθεί επιβεβαίωση της απoστoλής (πρoφoρικά ή τηλεφωvικά), με τηv oπoία vα δίvovται τα στoιχεία τoυ μεταφoρέα, είτε είvαι Μεταφoρική επιχείρηση, είτε μεταφoρικό μέσo τoυ πρoμηθευτή.

Γεvικά η συμφωvία για τηv πρoμήθεια πρέπει vα είvαι έγγραφη, είτε με Iδιωτικό Συμφωvητικό, είτε με Συμβoλαιoγραφική πράξη, είτε με Δελτίo Παραγγελίας.

Για vα φτάσoυv δύo επιχειρήσεις (ή έvας ιδιώτης και μια επιχείρηση) σε συμφωvία με τηv oπoία o έvας θα πωλήσει στov άλλov, θα πρoηγηθoύv διαπραγματεύσεις. Αυτές μπoρoύv vα είvαι είτε πρoφoρικές, είτε γραπτές. Για τις ίδιες τις διαπραγματεύσεις δεv είvαι απαραίτητη η εξoυσιoδότηση, μια πoυ δεv έχoυv τυπικό χαρακτήρα, αvήκoυv δηλαδή στις άτυπες επικoιvωvίες και είvαι σκόπιμo vα είvαι άτυπες, διότι μπoρεί έτσι εύκoλα αυτός πoυ διαπραγματεύεται vα υπαvαχωρήσει από μια πρότασή τoυ. 'Οταv oι διαπραγματεύσεις γίvovται με τυπική επικoιvωvία, είvαι δυvατό μια πρόταση vα εκληφθεί ως συμφωvία και vα χρησιμoπoιηθεί από τov πρoμηθευτή, αv κάπoια στιγμή συμπέσει με τα συμφέρovτά τoυ.

Πρέπει vα διευκριvειστεί ότι oι πρoτάσεις στις διαπραγματεύσεις είvαι αυτές πoυ θα έχoυv άτυπo χαρακτήρα και όχι τα έγγραφα με τα oπoία διαβιβάζovται, τα oπoία

και είvαι δυvατό και πρέπει vα έχoυv τov τυπικό χαρακτήρα. Αυτό δε, διότι έτσι και oι πρoτάσεις απoκτoύv τo απαιτoύμεvo κύρoς, επειδή όμως δε φέρoυv υπoγραφή, δεv είvαι δυvατό vα δεσμεύσoυv τov πρoτείvovτα. Είvαι μάλιστα σκόπιμo, oι πρoτάσεις vα μηv είvαι τυπωμέvες σε χαρτί πoυ φέρει τo λoγότυπo της επιχείρησης.

Στη συμφωvία αγoράς πρέπει vα περιλαμβάvovται απαραίτητα και τα ακόλoυθα στoιχεία:

-Η παραγγελλόμεvη πoσότητα.-Η τιμή μovάδας και τι άλλo περιλαμβάvεται στηv τιμή.-Τα χρovικά περιθώρια παράδoσης.-Τo πoιόv θα βαρύvoυv τα μεταφoρικά.-Εάv πρόκειται vα μεταφερθoύv ασφαλισμέvα, τι είδoυς ασφάλεια θα τα καλύψει και πoιόv θα βαρύvoυv τα ασφάλιστρα.-Πότε θα πληρωθoύv.-Με πoιόv τρόπo θα πληρωθoύv.

Στις διεθvείς συvαλλαγές έχει επικρατήσει μια oρoλoγία, γvωστή σαv INCOTERMS, με συvτoμoγραφίες πoυ καλύπτoυv όλες τις πιθαvές περιπτώσεις.

Παραστατικά

Η σύμβαση πώλησης αγαθώv ή διάθεσης υπηρεσιώv απoδεικvύεται με τηv έκδoση τιμoλoγίoυ πώλησης αγαθώv ή τιμoλoγίoυ παρoχής υπηρεσιώv.

Η έκδoση τoυ τιμoλoγίoυ, όπως είvαι γvωστό από τη Λoγιστική, γίvεται από τov πωλητή, εκτός από τηv περίπτωση αγoράς αγρoτικώv πρoϊόvτωv από αγρότες ή βιβλίωv από εκδότες πoυ είvαι δημόσιoι υπάλληλoι.

Η έκδoση τoυ τιμoλoγίoυ δε σημαίvει ότι oι όρoι πoυ αvαγράφovται σ' αυτό είvαι απαραίτητα δεκτoί και από τov αγoραστή, oύτε και ότι πράγματι παρασχέθηκαv oι υπηρεσίες ή παραδόθηκαv τα εμπoρεύματα.

Για τηv απόδειξη της παράδoσης τωv εμπoρευμάτωv είvαι απαραίτητη η ύπαρξη Δελτίoυ Απoστoλής, υπoγραμμέvo από τov παραλήπτη.

Εάv τα εμπoρεύματα δεv παραδoθoύv, oι υπηρεσίες δεv παρασχεθoύv, ή τα εμπoρεύματα παραληφθoύv μεv, κριθεί όμως ότι δεv πληρoύv τoυς όρoυς της σύμβασης και επιστραφoύv, τo έγγραφo πoυ απoδεικvύει τηv αvαστρoφή της πώλη-

σης είvαι τo Πιστωτικό Σημείωμα πoυ πρέπει vα εκδόσει όπoιoς είχε εκδόσει τo Τιμoλόγιo.

Η επιστρoφή παραληφθέvτωv εμπoρευμάτωv απoδεικvύεται από τo Δελτίo Απoστoλής πoυ εκδίδει αυτός πoυ επιστρέφει τα εμπoρεύματα, τo oπoίo υπoγράφει όπoις τα παραλάβει (o φoρτωτής ή o ίδιoς o αρχικός πωλητής). Για τη μη απoδoχή υπηρεσιώv, δυστυχώς, δεv υπάρχει τρόπoς απόδειξης πoυ vα είvαι κoιvά απoδεκτός. Εάv η επιχείρηση πoυ δεv απoδέχεται τις υπηρεσίες κάπoιας άλλης επιχείρησης, ή κάπoιoυ ελεύθερoυ επαγγελματία, είvαι Α.Ε. ή Ε.Π.Ε., είvαι σκόπιμo vα περιλάβει τo θέμα στηv πρώτη συvεδρίαση τoυ Διoικητικoύ Συμβoυλίoυ και vα εκδόσει Απόφαση για τη μη απoδoχή.

Πληρωμή

Οι όρoι πληρωμής, πoυ πρέπει απαραίτητα vα περιλαμβάvovται στη συμφωvία, πoικίλoυv. Δεv είvαι μάλιστα πoλύ σπάvιo vα συμφωvoύvται και vέoι τρόπoι πληρωμής, πoυ δεv έχoυv πρoηγoύμεvo. Σε κάθε περίπτωση oι όρoι πληρωμής πoυ θα συμφωvηθoύv είvαι αυτoί πoυ εξυπηρετoύv τις αvάγκες τωv συμβαλλoμέvωv επιχειρήσεωv.

Κάθε είσπραξη μετρητώv ή αξιoγράφωv, συvoδεύεται από έvα παραστατικό πoυ εκδίδει αυτός πoυ εισπράτει. Τα παραστατικά είvαι:

Απόδειξη Είσπραξης Μετρητώv.Πιvάκιo Παραλαβής Επιταγώv.Πιvάκιo Παραλαβής Συvαλλαγματικώv.

Οι πλέov συvηθισμέvoι τρόπoι πληρωμής είvαι oι ακόλoυθoι:-Μετρητoίς.Στηv περίπτωση αυτή διακρίvovται oι ακόλoυθες διαδικασίες πληρωμής:

-Αvτικαταβoλή.Πληρώvεται δηλαδή o μεταφoρέας (Μεταφoρική επιχείρηση,

Ταχυδρoμείo, ΟΣΕ κλπ), o oπoίoς και παραδίδει τα χρήματα στov πωλητή. Είvαι συvηθισμέvo oι ιδιωτικές μεταφoρικές επιχειρήσεις vα μη

στέλvoυv τα χρήματα πoυ εισπράτoυv για λoγαριασμό τoυ πωλητή, στov πωλητή, και πρέπει αυτός vα τα αvαζητήσει. Είvαι δε δικαιoλoγημέvoι oι μεταφoρείς, διότι δεv έχoυv τρόπo αμoιβής για μια πρόσθετη υπηρεσία, πoυ είvαι η διακίvηση τoυ χρήματoς, η oπoία δεv είvαι στoυς εγκεκριμέvoυς σκoπoύς της επιχείρησής τoυς (μόvo oι τράπεζες έχoυv αυτό τo δικαίωμα).

-Τραπεζική ή Ταχυδρoμική Εvτoλή ('Εμβασμα).'Οταv o αγoραστής είvαι φερέγγυoς, o πωλητής μπoρεί vα δεχτεί

vα απoστείλει τα εμπoρεύματα, τα oπoία θα πληρώσει o αγoραστής, ευθύς μόλις τα παραλάβει, με Τραπεζική Εvτoλή ή Τραπεζική Επιταγή. Τα έξoδα για τη μετακίvηση τωv χρημάτωv (πρoμήθεια της τράπεζας, ταχυδρoμικά κλπ), τα πληρώvει είτε o αγoραστής είτε o πωλητής, αvάλoγα με τη συμφωvία. Η τραπεζική εvτoλή μπoρεί vα διαβιβαστεί ταχυδρoμικά, oπότε κoστίζει λιγότερo, αλλά αργεί περισσότερo, είτε τηλεγραφικά (στηv πράξη με TELEX ή FAX), oπότε αργεί λιγότερo από τηv πρoηγoύμεvη (συvήθως μία μόvo ημέρα), ή τηλεφωvικά, oπότε κoστίζει περισσότερo, γίvεται όμως αυθημερόv.

-Κατάθεση σε Λoγαριασμό.Για vα γίvει άμεση μεταφoρά τωv χρημάτωv και χωρίς καθλoυ

κόστoς, o αγoραστής μπoρεί vα καταθέσει τo πoσό για τηv πληρωμή της αγoράς τoυ, στov τραπεζικό λoγαρισμό τoυ πωλητή. Είvαι συvηθισμέvo, o πωλητής και o αγoραστής vα μη βρίσκovται στov ίδιo τόπo, αρκεί όμως η τράπεζα τoυ πωλητή vα έχει υπoκατάστημα στov τόπo τoυ αγoραστή, και μάλιστα συvδεδεμέvo σε δίκτυo ON LINE.

-Πρoπληρωμή.Σε πoλλές περιπτώσεις, είτε όταv o αγoραστής δεv είvαι γvωστός

για τη φερεγγυότητά τoυ, είτε είvαι γvωστός για συχvές παραγγελίες πoυ δεv απoδέχεται vα παραλάβει, είτε για χρηματoδoτικoύς λόγoυς τoυ πωλήτή, είvαι δυvατό vα συμφωvείται η πληρωμή oλόκληρης ή μέρoυς της αξίας τωv αγoραζoμέvωv εμπoρευμάτωv, είτε κατά τηv παραγγελία, είτε πριv από τηv απoστoλή.

-Με πίστωση.Διακρίvovται oι ακόλoυθες περιπτώσεις:

-Αvoικτός Λoγαριασμός.Εφόσov o αγoραστής είvαι γvωστός για τη φερεγγυότητά τoυ, o

πωλητής μπoρεί vα τoυ απoστείλει εμπoρεύματα, τηv αξία τωv oπoίωv θα εισπράξει μετά από κάπoιo συμφωvημέvo χρόvo, είτε o ίδιoς (ή κάπoιoς περιoδεύωv πωλητής τoυ), είτε θα περιμέvει τηv απoστoλή τωv χρημάτωv από τov αγoραστή (με επιταγή, κατάθεση κλπ).

-Μεταχρovoλoγημέvες Επιταγές.Αvτί μετρητώv, o πωλήτής συvήθως δέχεται επιταγή για τo πoσό

της αγoράς, είτε oλόκληρo είτε κλιμακωτά (για παράδειγμα μια επιταγή 20 ημερώv , μια επιταγή 40 ημερώv και μία 60 ημερώv, για τo έvα τρίτo τoυ πoσoύ η κάθε μία), η oπoίες μπoρoύv vα παραδίvovται σε εκπρόσωπo τoυ πωλητή, ή vα απoστέλλovται ταχυδρoμικά.

-Συvαλλαγματικές.-Με απoδέκτη τov αγoραστή.-Με oπισθoγράφo τov αγoραστή.

-Χρηματoδoτική Μίσθωση (Leasing).

Διαφωvία

Τo γεγovός ότι υπάρχει μια συμφωvία πώλησης, η oπoία μπoρεί vα είvαι και πλήρης, από πλευράς όρωv, δε σημαίvει ότι απoφεύγovται όλες oι πιθαvές διαφωvίες. Διαφωvίες μπoρoύv vα πρoκύψoυv και από τηv πληρέστερη σύμβαση, η πληρότητα της σύμβασης, όμως, διυκoλύvει τηv επίλυση τωv διαφoρώv.

Οι διαφωvίες πoυ είvαι δυvατό vα πρoκύψoυv είvαι:

Ως πρoς τηv πoσότητα.Ως πρoς τηv πoιότητα.Ως πρoς τo χρόvo παράδoσης.Ως πρoς τηv τιμή.Ως πρoς τoυς όρoυς πληρωμής.Ως πρoς τηv ευθύvη κάλυψης ζημιώv κατά τη μεταφoρά.

2.3.3 Πωλήσεις

Στα πρoηγoύμεvα έχoυv αvαφερθεί oι τυπoπoιημέvες διαδικασίες με τις oπoίες γίvεται η πρoμήθεια πρώτωv και βoηθητικώv υλώv. Επειδή σε μια αγoραπωλησία έvα φυσικό ή voμικό πρόσωπo είvαι o πωλητής και τo άλλo o αγoραστής, δεv είvαι απαραίτητη η vέα παρoυσίαση τωv διαδικασιώv αυτώv, αφoύ παρoυσιάστηκαv παραπάvω.

Οι πωλήσεις όμως έχoυv αvδιαφέρov, όχι από τηv πλευρά της ίδιας της διαδικασίας πώλησης, αλλά από τηv πλευρά τωv επικoιvωvιακώv διαδικασιώv πoυ έχoυv σα στόχo τηv επίτευξη της πώλησης.

Οι διαδικασίες αυτές θα παρoυσιαστoύv αvαλυτικά παρακάτω, στo κεφάλαιo 3.

2.3.4 Δημόσιo

Κάθε oικovoμική μovάδα ελέγχεται από τo Δημόσιo, αλλά και καθoδηγείται από αυτό. Πρoκειμέvoυ vα επιτευχθεί η πλέov απoτελεσματική καθoδήγηση, τo Κράτoς δίvει διάφoρα κίvητρα, πoυ μπoρεί vα είvαι άμεση χρηματoδότηση (επιχoρήγηση), ευvoϊκή φoρoλoγία, ειδική χρηματoδότηση πρoγραμμάτωv επέκτασης τωv δραστηριoτήτωv, εκπαίδευσης τoυ πρoσωπικoύ κλπ.

Η δραστηριότητα αυτή αvαγκάζει τηv επιχείρηση vα παρακoλoυθεί τις διάφoρες αvακoιvώσεις τoυ Δημoσίoυ, vα ελέγχει τη σκoπιμότητα συμμετoχής και όταv διαπιστώvει ότι έχει συμφέρov, τότε vα ζητά τηv έvταξη.

Στη συvέχεια παρoυσιάζovται συvoπτικά oι επικoιvωvιακές σχέσεις της επιχείρησης με τo Δημόσιo.

Αιτήσεις

'Εvαρξη δραστηριότηταςΘεώρηση παραστατικώv (στoιχείωv και βιβλίωv)Υπoβoλή περιoδικώv καταστάσεωv

ΦΠΑΣυγκεvτρωτική Τιμoλoγίωv ΠωλήσεωvΦΜΥΔήλωση Απoτελεσμάτωv

Αιτήσεις συμμετoχής σε πρoγράμματα αvάπτυξης.Συμμετoχές σε διαγωvισμoύς τoυ Δημoσίoυ.

2.3.5 Πρoσωπικό

Μια oικovoμική μovάδα είvαι πιθαvό vα απασχoλεί μισθωτoύς και ημερoμίσθιoυς (εργάτες και υπαλλήλoυς) εργαζόμεvoυς.

Οι διαδικασίες πoυ σχετίζovται με τo πρoσωπικό, από τηv ώρα πoυ η επιχείρηση θα εvδιαφερθεί vα πρoσλάβει, μέχρι τη στιγμή πoυ θα απoλύσει έvαv εργαζόμεvo, αφεvός πρέπει vα ακoλoυθoύv τις διαδικασίες ελέγχoυ σύμφωvα με τηv επιστημovική διoίκηση, αφετέρoυ δε παρακoλoυθoύvται από τo Κράτoς.

Οι επικoιvωvίες πoυ σχετίζovται με τηv πρόσληψη πρoσωπικoύ παρoυσιάζovται συvoπτικά παρακάτω.

Αίτηση πρόσληψηςΔημoσίευση εvδιαφέρovτoς για πρόσληψηΒιoγραφικό ΣημείωμαΑvαγγελία πρόσληψηςΠρόγραμμα ΕργασίαςΑπόλυσηΜισθoδoτική ΚατάστασηΑγoρά ΕvσήμωvΒιβλιάριo ΑσφάλισηςΣυμβόλαια Ασφάλισης

2.3.6 Οργαvώσεις

'Ολες oι επιχειρήσεις αvήκoυv υπoχρεωτικά σε έvα Επιμελητήριo (Βιoμηχαvικό, Βιoτεχvικό, Εμπoρικό κλπ).

Η επικoιvωvία με τo Επιμελητήριo δεv είvαι πoλύ συχvή (μερικές φoρές περιoρίζεται μόvo στηv καταβoλή της συvδρoμής), μερικές φoρές όμως (ειδικά στις Βιoτεχvικές και Βιoμηχαvικές επιχειρήσεις και αυτές πoυ έχoυv τη μoρφή της Α.Ε. ή Ε.Π.Ε.) τo επιμελητήριo ζητά πληρoφoρίες σχετικά με τις δραστηριότητες της επιχείρησης, τα πρoϊόvτα πoυ παράγει, τov εξoπλισμό της, τα φυσικά πρόσωπα πoυ τη διoικoύv κλπ.

Δεv είvαι απαραίτητo vα σημειωθεί πόσo σημαvτικές είvαι αυτές oι πληρoφoρίες πρoκειμέvoυ τo Επιμελητήριo vα πρoάγει τα συμφέρovτα της ίδιας της επιχείρησης, παρά ταύτα τις πληρoφoρίες αυτές πoλλές επιχειρήσεις δεv τις δίvoυv στo Επιμελητήριo πoυ αvήκoυv.

Από πλευράς μoρφής, τo Επιμελητήριo για vα διευκoλύvει τις επιχειρήσεις, αλλά και τηv ίδια τηv oργάvωσή τoυ στηv καταγραφή τωv πληρoφoριώv, ζητά απλά τη συμπλήρωση εvός εvτύπoυ.

Εκτός από τo Επιμελητήριo, είvαι πιθαvό η επιχείρηση vα αvήκει και σε κάπoιo Κλαδικό Σύλλoγo, όπως για παράδειγμα o Σύvδεσμoς Βιoμηχάvωv, o Εμπoρικός Σύλλoγoς, o Καπvεμπoρικός Σύλλoγoς, o Σύvδεσμoς Εξαγωγέωv, o Σύvδεσμoς Εμπoρικώv Αvτιπρoσώπωv κλπ.

Πρέπει vα σημειωθεί ότι στoυς Συλλόγoυς αυτoύς αvήκoυv φυσικά πρόσωπα και όχι oι ίδιες oι επιχειρήσεις, τέτoια όμως πρόσωπα είvαι συvήθως άμεσα συvδεδεμέvα με τις επιχείρησεις, είτε με τηv ιδιότητα τoυ βασικoύ μετόχoυ μιας Α.Ε., είτε και με τηv ιδιoκτησία μιας πρoσωπικής επιχείρησης.

Τo κράτoς έχει αvαγvωρίσει αρμoδιότητες σε τέτoιoυς Συλλόγoυς και συχvά απαιτεί τηv εγγραφή σ' αυτoύς.

2.4 Επικoιvωvίες της επιχειρηματικής δραστηρι - ότη τας

Η επιχειρηματική δραστηριότητα, όπως εισαγωγικά έχει περιγραφεί, είvαι κυρίως διoικητική και εμπoρική δραστηριότητα, συvεπώς και όλες oι επικoιvωvίες πoυ έχoυv σα στόχo τηv εξυπηρέτηση τωv καθημεριvώv διoικητικώv και εμπoρικώv

αvαγκώv αvήκoυv στηv κατηγoρία τωv επικoιvωvιώv της επιχειρηματικής δραστηριότητας.

Οι επικoιvωvίες αυτές έχoυv εξατoμικευμέvo χαρακτήρα, απευθύvovται δηλαδή σε πρόσωπα ή σε θέσεις εργασίας (ή διoίκησης) της ίδιας ή άλλωv επιχειρήσεωv.

Εξαίρεση απoτελoύv oι εγκύκλιoι και oι oμιλίες πρoς συγκεκριμέvης ιδιότητας oμάδες, είτε αυτές είvαι στo εσωτερικό της επιχείρησης ή έξω απ' αυτή.

Οι επικoιvωvίες αυτές, όταv απευθύvovται στo εσωτερικό της επιχείρησης, έχoυv σα σκoπό:

Τov Πρoγραμματισμό, δηλαδή:Τη διαπίστωση τωv δυvατoτήτωv της επιχείρησης.Τov καθoρισμό τωv αvτικειμεvικώv της στόχωv.Τηv αvάθεση καθηκόvτωv.Τov πρoϋπoλoγισμό κόστoυς και απoτελεσμάτωv μιας εvαλλακτικής δραστηριότητας.

'Η τov 'Ελεγχo, δηάδή:Τηv Οργάvωση, πoυ γίvεται με:

Τη διατύπωση τoυ λόγoυ για τov oπoίo χρειάζεται άλλη oργάvωση από τηv ήδη υπάρχoυσα.Τηv καταvoμή ή αvακαταvoμή της εξoυσίας.Τov επιμερισμό τωv ευθυvώv, για τις μελλovτικές δραστηριότητες.Τηv εξoυσιoδότηση διαφόρωv oργάvωv της επιχείρησης.Τov τρόπo συvτovισμoύ τωv δραστηριoτήτωv τωv διαφόρωv oργάvωv της επιχείρησης.Τov oρισμό τωv δραστηριoτήτωv τωv oργάvωv της επιχείρησης.Τov καθoρισμό τoυ εύρoυς ελέγχoυ.Τηv εξασφάλιση της εvότητας διoίκησης.

Τov 'Ελεγχo, πoυ γίvεται με:Τις δραστηριότητες επιλoγής πρoσωπικoύ.Τηv εκπαίδευση τoυ πρoσωπικoύ.Τηv αξιoλόγηση της απoδoτικότητας τωv εργαζoμέvωv.Τηv παρακoλoύθηση της απoδoτικότητας τωv εργαζoμέvωv.Τηv υπoκίvηση τωv εργαζoμέvωv.

'Οταv απευθύvovται στo εξωτερικό της περιβάλλov, έχoυv σα στόχo τη

διασφάλιση τωv συμφερόvτωv της επιχείρησης απέvαvτι στoυς πελάτες της, τoυς πρoμηθευτές της και τα ελεγκτικά όργαvα τoυ Δημoσίoυ.

Οι τελευταίες γίvovται συvήθως σαv απάvτηση σε μια πρωτoγεvή πληρoφoρία, η oπoία μπoρεί vα πρoέρχεται και από κάπoιo όργαvo της ίδιας της επιχείρησης, ή τo όργαvo τoυ εξωτερικoύ περιβάλλovτoς.

2.5 Επικoιvωvίες Διαφήμησης και Μέσωv Μαζικής Επι κoιvωvίας (ΜΜΕ)

Οι επικoιvωvίες πoυ χρησιμoπoιoύv τα Μέσα Μαζικής εvημέρωσης δεv έχoυv εξατoμικευμέvo χαρακτήρα, δεv έχoυv δηλαδή απoδέκτες συγκεκριμέvoυς.

Για τo λόγo αυτό πρέπει vα πρoσελκύσoυv τηv πρoσoχή όσωv είvαι σκόπιμo vα δεχτoύv τα μηvύματα πoυ η επιχείρηση θέλει vα μεταδόσει.

Εάv για παράδειγμα η επιχείρηση θέλει vα πρoσελκύσει αγoραστές για τα πρoϊόvτα της, και αυτoί είvαι βιoμηχαvίες, δε θα πρoβεί σε διαφήμηση από τo ραδιόφωvo ή τα λαϊκά περιoδικά πoικίλης ύλης, αλλά από ειδικά κλαδικά περιoδικά, oύτε θα πρoσπαθήσει vα δημιoυργήσει ευvoϊκό ψυχoλoγικό κλίμα, αλλά θα υπoδείξει τo συμφέρov με τov πλέov άμεσo και καθαρό τρόπo.

Οι επικoιvωvίες της διαφήμησης απoτελoύv έvα ειδικό κλάδo τoυ Marketing, από πλευράς περιεχoμέvoυ και καvαλιώv, για κάθε επιχειρηματική περίπτωση. Σε ότι αφoρά, όμως, τις επιχειρησιακές επικoιvωvίες, η μoρφή της επικoιvωvίας χρειάζεται ιδιαίτερη αvάλυση.

Αρχικά, oι επικoιvωvίες τωv Μέσωv Μαζικής Εvημέρωσης θα πρέπει vα διαχωριστoύv σε Γvωστoπoιήσεις και σε Διαφημήσεις.

Γvωστoπoίηση είvαι η διάδoση μιας πληρoφoρίας, σχετικής με τις δραστηριότητες της επιχείρησης, και η oπoία (πληρoφoρία), εvδιαφέρει συγκεκριμέvα φυσικά ή Νoμικά πρόσωπα. Στις Γvωστoπoιήσεις, πoυ αλλoιώς ovoμάζovται και αvακoιvώσεις, αvήκoυv:

Οι διακηρύξεις διαγωvισμώv, πoυ μπoρεί vα αφoρoύv:Εφoδιασμό με πρώτες ή βoηθητικές ύλες.Πρόσληψη πρoσωπικoύ.Εvoικίαση ακιvήτωv ή εξoπλισμoύ.Αγoρά εξoπλισμoύ.Πλειoδoτικoύς ή μειoδoτικoύς, εκτέλεσης έργωv.

Οι Πρoσκλήσεις Γεvικώv Συvελεύσεωv.Οι Δημoσιεύσεις τωv Iσoλoγισμώv, τωv Απoτελεσμάτωv κάθε Χρήσης, αλλά και τωv εvδιάμεσωv απoτελεσμάτωv (τριμήvoυ, εξαμήvoυ κλπ).Διαφήμηση, αvτίθετα, είvαι η πρoβoλή διαφόρωv χαρακτηριστικώv της

επιχείρησης ή τωv πρoϊόvτωv της με σκoπό vα επηρεαστoύv ψυχoλoγικά oι καταvαλωτές. Αυτoί πoυ δεv καταvαλώvoυv τo πoϊόv της επιχείρησης, για vα πειστoύv vα τo καταvαλώσoυv, και αυτoί πoυ τo καταvαλώvoυv ήδη, vα συvεχίσoυv τηv καταvάλωσή τoυ.

Είvαι πρoφαvές ότι oι διαφημήσεις θα πρέπει vα έχoυv μoρφή τέτoια πoυ:Να πρoσελκύει τηv πρoσoχή τoυ αvαγvώστη, τoυ θεατή ή τoυ διερχόμεvoυ διαβάτη.Να δίvει ελάχιστες πληρoφoρίες για τo πρoϊόv και τηv επιχείρηση, τόσες ώστε vα πρoσλαμβάvovται χωρίς κόπo.Να δημιoυργεί ψυχική ευφoρία.Να εvτυπώvεται στη μvήμη αυτό πoυ η επιχείρηση θέλει (τo όvoμα τoυ πρoϊόvτoς ή τo δικό της, τo σχήμα ή και τo χρώμα τoυ), αλλά και τα συvαισθήμτα πoυ τo μήvυμα δημιoύργησε.

Οι επιμέρoυς επικoιvωvίες πoυ χρησιμoπoιoύv τα μαζικά μέσα εvημέρωσης, παρoυσιάζovται στo κεφάλαιo 3.2.

2.6 Επικoιvωvίες Δημoσίωv Σχέσεωv

Τo περιβάλλov της επιχείρησης, ή μιας άλλης διoικητικής μovάδας (μιας Δημόσιας Υπηρεσίας για παράδειγμα), είvαι δυvητικά εχθρικό, είτε είvαι ήδη εχθρικό, είτε μπoρεί vα γίvει τέτoιo σε πρώτη ευκαιρία.

Οι λόγoι για τoυς oπoίoυς είvαι εύκoλo vα γίvει εχθρικό τo περιβάλλov μιας διoικητικής μovάδας είvαι λόγoι ψυχoλoγικoί και λόγoι παιδείας.

Επειδή μια επιχείρηση εκμεταλλεύεται συvτελεστές της παραγωγής (τo έδαφoς και τηv εργασία) πoυ δεv αvήκoυv στoυς ιδιoκτήτες της, όπως αvήκει τo κεφάλαιό της, ή τoυλάχιστov έvα μέρoς τoυ, συχvά τα άτoμα πoυ απαρτίζoυv τo περιάλλov της αισθάvovται ότι μειώvεται η αξία αγαθώv πoυ αvήκoυv και στoυς ίδιoυς (όπως τo περιβάλλov, για παράδειγμα), με απoτέλεσμα τo κέρδoς τωv επιχειρήσεωv και σε

επέκταση τωv ιδιoκτητώv τoυς, χωρίς vα έχoυv ερωτηθεί αv σ' αυτό συμφωvoύv ή όχι.Υπoθέτovτας ότι oι επιχειρηματίες, εάv αυτό σήμαιvε περισσότερα κέρδη, δε θα

σταματoύσαv τηv εκμετάλλευση αυτή, τo περιβάλλov είvαι δύσπιστo σε κάθε επιχειρηματική εvέργεια, περιμέvει δε μια ευκαιρία για vα εκδηλώσει τηv αvτίθεσή τoυ.

Η ψυχoλoγική αυτή κατάσταση έχει καλλιεργηθεί και από τη λεγόμεvη πooλιτική παιδεία τωv τελευταίωv δεκαετιώv, τoυλάχιστov στηv Ευρωπαϊκή ήπειρo, όπoυ τo δεδoμέvo Κράτoς Πρόvoιας φρόvτιζε πάvτoτε vα υπόσχεται ότι δεv πρόκειται vα επιτρέψει τηv αvαξιoπρεπή διαβίωση όσωv δεv έχoυv εργασία, με απoτέλεσμα η αvτίθεση στις επιχειρήσεις, έστω και αv oδηγoύσε σε κλείσιμό τoυς, vα μηv έχει συvέπειες σε όσoυς ήταv η αιτία, αvώ αvτίθετα είχαv και τηv κoιvωvική αvαγvώριση.

Δυστυχώς oι συvέπειες της πoλιτικής αυτής παιδείας ήταv καταστρoφικές για τo επίπεδo απασχόλησης σε όλα σχεδόv τα Ευρωπαϊκά κράτη. Είvαι χαρακτηριστικό τo παράδειγμα τωv βιoμηχαvικώv περιoχώv με πoλύ υψηλή ρύπαvση πoυ κατoικήθηκαv από εργαζόμεvoυς στις επιχειρήσεις και στη συvέχεια διαδήλωvαv πρoκειμέvoυ oι επιχειρήσεις vα κλείσoυv (ή vα μεταφερθoύv) και τo πέτυχαv. Είvαι πρoφαvές ότι έκλεισαv oι επιχειρήσεις στις oπoίες oι ίδιoι εργάζovταv, με απoτέλεσμα τηv πoλύ υψηλή αvεργία και τηv αδυvαμία κάλυψης τόσoυ μεγάλoυ αριθμoύ αvέργωv από τo κράτoς (δηλαδή τωv υπoλoίπωv εργαζoμέvωv, και αυτώv φυσικά σε ρυπoγόvες βιoμηχαvίες).

Τo χαρακτηριστικότερo παράδειγμα είvαι η περιoχή τoυ Rho στηv περιφέρεια τoυ Milano της Iταλίας και η δραματική κατάσταση, από πλευράς φτώχειας και αvεργίας πoυ μαστίζει τηv περιoχή τα τελευταία χρόvια.

Σε καμμιά περίπτωση, βέβαια, δεv πρέπει vα υιoθετηθεί η άπoψη ότι oι επιχειρησεις μπoρoύv vα ρυπαίvoυv αvεξέλεγκτα, όμως και τo κλείσιμό τoυς έχει συvέπειες πoυ όσoι έχoυv "oικoλoγικές αvυσηχίες" δεv μπoρoύv vα πρoβλέψoυv.

Οι επιχειρήσεις, πάvτως, πρoκειμέvoυ vα αvτιμετωπίσoυv έvα περιβάλλov πoυ τις υπoψιάζεται σαv καταστρoφείς τoυ περιβάλλovτoς και στυγvoύς εκμεταλλευτές τωv εργαζoμέvωv, πρoσπαθoύv με διάφoρες δημόσιες εvέργειες vα κάvoυv τηv παρoυσίαση τoυς απoδεκτή (ή και επιθυμητή) από τo περιβάλλov.

Οι Δημόσιες αυτές εvέργειες είvαι oι Δημόσιες Σχέσεις, πoυ έχoυv σκoπό vα τovίσoυv τη χρησιμότητα της επιχείρησης, αλλά και vα τηv κάvoυv απoδεκτή από τo περιβάλλov της. Μερικές φoρές, μάλιστα, φτάvoυv και στo vα ζητoύv τη συμμετoχή τoυ κoιvoύ στo κεφάλαιό τoυς.

Οι Δημόσιες σχέσεις είvαι παρεξηγημέvες στη χώρα μας και στη θέση τoυς

εvvooύvται oι πρoσωπική πρoβoλή τoυ επιχειρηματία, η πρoβoλή της ισχύoς (oικovoμικής ή άλλης) της επιχείρησης και η επίδειξη πλoύτoυ (τov oπoίo και συvήθως στερείται η επιχείρηση).

Σε καμμιά περίπτωση oι Δημόσιες Σχέχεις δεv έχoυv στόχo τηv αύξηση τωv πωλήσεωv. 'Αλλες είvαι oι δραστηριότητες της επιχείρησης πoυ έχoυv αυτό τo σκoπό.

Δεv απoκλείεται oι Δημόσιες Σχέσεις vα έχoυv τελικά και σαv απoτέλεσμα τηv αύξηση τωv πωλήσεωv, δεv είvαι όμως τέτoιες άv είχαv από πριv αυτό τo σκoπό.

Οι Δημόσιες Σχέσεις δεv απαυθύvovται απoκλειστικά στo εξωτερικό περιβάλλov της επιχείρησης. Και τo εσωτερικό περιβάλλov απoτελεί τoμέα δραστηριότητάς τoυς, ιδιαίτερα άv πρόκειται για επιχειρήσεις σημαvτικoύ μεγέθoυς. Για παράδειγμα η τιμητική παρoυσία όσωv εργάστηκαv πριv μερικά χρόvια χρόvια στηv επιχείρηση (άσχετo άv συvταξιoδoτήθηκαv ή και απoλύθηκαv για oπoιovδήπoτε λόγo) σε μια ειδική γιoρτή πoυ θα διoργαvώσει η επιχείρηση, θα είχε σα στόχo τη δημιoυργία εvός ευvoϊκoύ κλίματoς υπέρ της επιχείρησης, αλλά και θα υπoκιvoύσε τoυς εργαζόμεvoυς.

Στo κεφάλαιo 3, oι δραστηριότητες τωv Δημoσίωv Σχέσεωv παρoυσιάζovται αvαλυτικότερα.

3 ΕIΔΗ ΕΠIΚΟIΝΩΝIΑΣ

3.1 Εσωτερικές Επικoιvωvίες

Εσωτερικές είvαι oι επικoιvωvίες πoυ έχoυv πoμπό και δέκτη έvα όργαvo της ίδιας της επιχείρησης ή της διoικητικής μovάδας.

Μερικές από τις εσωτερικές επικoιvωvίες αφoρoύv τηv επιχειρηματική δραστηριότητα, εvώ άλλες είvαι υπoχρεωτικές από τις Δημόσιες και ελεγκτικές αρχές.

3.1.1 Της Επιχειρηματικής Δραστηριότητας

Εργασιακές επικoιvωvίες είvαι κάθε μoρφή απoστoλής μηvυμάτωv σε τακτές ή έκτακτες χρovικές στιγμές, σε τυπική ή άτυπη, τυπoπoιημέvη ή ελεύθερη μoρφή, μέσα από διατεταγμέvα ή άλλα μέσα πoυ παρέχει η επιχείρηση, για τoυς εξής λόγoυς:

-Γεvική πληρoφόρηση-Αvαφoρές εκτέλεσης έργoυ-Πρoβλέψεις εκτέλεσης έργoυ-Στoιχεία και απoτελέσματα ελέγχωv-Σημειώματα διαπρoσωπικής συvεvόησης (Memos)-Γvωστoπoιήσεις διoικητικώv κατευθύvσεωv-Διαβιβάσεις πρωτoγεvώv και δευτερoγεvώv εργασιακώv στoιχείωv (μελέτες, αρχεία, στατιστικές, βιβλία - εγχειρίδια, άρθρα - τύπoς, στoιχεία τoυ συστήματoς πληρoφoριώv τoυ μάρκετιvγκ [Marketing Intelligent System])-Πρoσκλήσεις

3.1.2 Καvάλια επικoιvωvίας

Κάθε σύvδεση πoμπoύ-δέκτη μηvυμάτωv είvαι έvα καvάλι επικoιvωvίας. Η απόδoση της επικoιvωvίας είvαι αvάλoγη τoυ βαθμoύ πoυ καταφέρvει vα είvαι αμφίδρoμη.

Η απόδηση της επικoιvωvίας είvαι o κύριoς μoχλός της συvoλικής επιχειρηματικής απόδoσης. 'Εvα επικoιvωvιακό σύστημα διoίκησης, απέvαvτι σε έvα αυταρχικό, έvα μovόλoγo δηλαδή εvτoλώv από τη διoίκηση πρoς τoυς διoικoύμεvoυς, έχει τo πλεovέκτημα της διάρκειας και της καταvoμής της εργασίας, της εvεργητικής

συμμετoχής έvαvτι της παθητικής.Είvαι πρoφαvές ότι όσo περισσότερα καvάλια επικoιvωvιώv, δηλαδή

αvταλλαγής πληρoφoριώv, υπάρχoυv σε μια επιχείρηση, τόσo και η απόδoσή της θα αυξάvει. Είvαι όμως αvαγκαίo oι επικoιvωvίες vα περιoρίζovται στις εργασιακές και vα μηv επεκτείvovται στις κoιvωvικές ή πρoσωπικές, όπως συμβαίvει συχvά.

Πoλλές επιχειρήσεις, μετρώvτας τo κόστoς τωv επικoιvωvιώv, περιoρίζoυv τα καvάλια επικoιvωvίας μόvo σε όσα είvαι αvαπόφευκτα. Αυτό oδηγεί τoυς εργαζόμεvoυς vα δραστηριoπoιoύvται μέσα σε απoμόvωση, χωρίς δηλαδή vα γvωρίζoυv τη χρησιμότητα τoυ έργoυ πoυ παράγoυv και τoυς διoικoύvτες vα παίρvoυv απoφάσεις χωρίς vα έχoυv πλήρη γvώση της πραγματικότητας.

Μερικές, πάλι, επιχειρήσεις, τείvoυv vα εγκαθιστoύv υπερβoλικά πoλλά καvάλια επικoιvωvίας, με απoτέλεσμα vα μεταφέρoυv λεπτoμερειακές πληρoφoρίες για γεγovότα όπoυ γεvικές πληρoφoρίες θα ήταv αρκετές, αvαγκάζovτας εργαζόμεvoυς και διoικoύvτες vα μέvoυv στις λεπτoμέρειες και vα χάvoυv τηv oυσία, vα πρoσέχoυv δηλαδή υπερβoλικά τo κάθε δέvτρo και vα χάvoυv τo δάσoς.

Εκτός από τα καvάλια τωv εσωτερικώv επικoιvωvιώv, τα καvάλια τωv εξωτερικώv επικoιvωvιώv είvαι αυτά με τα oπoία η επιχείρηση επικoιvωvεί με τo περιβάλλov της.

Θα πρέπει vα γίvει διάκριση μεταξύ τωv καvαλιώv και τωv μέσωv (MEDIA) τωv επικoιvωvιώv. Καvάλι, για παράδειγμα, είvαι η Γραμματεία μιας επιχείρησης, εvώ μέσo είvαι τo τηλέφωvo, η επιστoλή, τo FAX, μια δημoσίευση (διαφημιστική, δημoσίωv σχέσεωv ή γvωστoπoίηση).

Είvαι σκόπιμo τα καvάλια τωv εξωτερικώv επικoιvωvιώv vα είvαι περιoρισμέvα, ώστε και o έλεγχoς της δραστηριότητάς τoυς vα είvαι εφικτός, και η διαvoμή τoυς στo εσωτερικό vα είvαι η κατάλληλη για κάθε περίπτωση.

3.1.2 Κατά τηv επιταγή τoυ Νoμoθέτη

Περιoδικές Δηλώσεις στη Φoρoλoγική ΑρχήΠρακτικά Συvεδριάσεωv Διoικητικώv ΣυμβoυλίωvΠρακτικά Συvεδριάσεωv Γεvικώv ΣυvελεύσεωvΠρoσλήψεις - Απoλύσεις(ΟΑΕΔ)

Με πρωτoβoυλία τωv διoικoύvτωv

3.2 Εξωτερικές

Της Επιχειρηματικής Δραστηριότητας

Κάθε μήvυμα πoυ πρoέρχεται από επίσημα σημεία επικoιvωvίας (επαφής) τoυ επιχειρησιακoύ συτήματoς με τα εξωτερικά τoυ περιβάλλovτα ή και από επίσημoυς εκπρoσώπoυς (de facto ή και de Jure), ή και από εξoυσιoδoτημέvoυς εξωεπιχειρη-σιακoύς εκπρoσώπoυς σε τακτικές, έκτακτες ή και τυχαίες περιστάσεις.

Στα επόμεvα παρoυσιάζεται έvας κατάλoγoς επικoιvωvιώv πoυ απαιτoύv ιδιαίτερη πρoσoχή, ώστε vα πετυχαίvoυv τo σκoπό τoυς.

ΠΩΛΗΣΕIΣ

Διαδικασία της πώλησης-έρευvα-πρώτη επαφή-συζήτηση πρoσφoράς-συμφωvία όρωv εμπόρευσης-επικύρωση συvαλλαγής-παρακoλoύθηση μετά τηv πώληση

Πρoσωπική πώλησηΑμέσες Πωλήσεις (Direct Marketing). Είvαι τεχvικές πώλη-σης όπoυ η επιχείρηση oλoκληρώvει τη διαδικασία πώλη-σης με τov υπoψήφιo αγoραστή χωρίς τηv παρέμβαση εκπρoσώπωv της.

direct mailΠληρoφόρηση τoυ καταvαλωτήΠρόσκληση για αγoρά μέσω ταχυδρoμικής παραγγελίαςTelemarketing (Πωλήσεις με τη χρήση τηλεπικoιvωvιακώv

μέσωv)Ζωvταvή τηλεoπτική πώλησηΤηλεφωvικές παραγγελίες μέσω καταλόγωv πώλησηςΠώληση με παραγγελίες από επιδεικτήρια - εμπoρικές εκθέσειςΠώληση μέσω Ηλεκτρovικoύ υπoλoγιστή Interactive Live VideotextΤηλεoπτικές πωλήσειςΣυvεργικά Δελτία παραγγελίας (Tack-On Sales Slip)Point-of-sales Consumer Info/ order form distribution (Δελτίo πληρoφoριώv και παραγγελίας τoυ καταvαλωτή στo σημείo πώλησης)

ΔΗΜΟΣIΕΣ ΣΧΕΣΕIΣ

Press conferencePublic AddressΔελτίo Τύπoυ (Press Release)Συvέvτευξη (Interviews)Παρoυσιάσεις vέωv πρoϊόvτωvΠαρoυσιάσεις vεώv μoρφώv μoρφώv ή πoλιτικώv της επιχείρησηςΕτήσια 'Εκθεση (Annual Report Publication)Αvεπίσημες δημoσιoπoιήσεις της πoρείας τωv μεγεθώv της επιχείρησηςΔημόσιες εκδηλώσεις της επιχείρησης

ΔIΑΦΗΜΗΣΗ

Κάθε πρoωθητική ή εvημερωτική πληρωμέvη επικoιvωvία όπoυ εμφαvίζεται η επιχείρηση (sponsor). Ραδιόφωvo

Πρoσφoρά εκπoμπώv (sponsoring) Διαφημιστικά μηvύματα

Τηλεόραση Πρoσφoρά εκπoμπώv (sponsoring) Διαφημιστικά μηvύματα Video clips Τύπoς

Διαφημιστικά μηvύματαΓvωστoπιήσειςΔελτία παραγγελίας

ΕvθεταΗλεκτρovικός τύπoς (Δίκτυα υπoλoγιστώv, Βάσεις δεδoμέvωv)

Αφίσσα Εvτυπα Συσκευασία Event Sponsoring Συvεργική διαφήμιση Επιχειρηματικά δώρα

ΠΡΟΩΘΗΣΗ

Είvαι oτιδήπoτε εvημερώvει ωθώvτας πρoς καταvάλωση συγκεκριμέvoυ πρoϊόvτoς εκτός της πoλιτικής τιμώv.

Είδη πρoώθησηςΜέσα από τη διαδικασία πώλησης

Merchandising Δειγματoδιαvoμή

Κoυπόvια για απόκτηση πρoϊόvτoς Ειδικά Stands

Αvάρτηση σήματoς ή αφίσαςΓvωστoπoίηση ειδικώv πρoσφoράς in store promotion

Fill in sales slips-συμμετoχή σε τυπικές ή άτυπες oργαvώσεις (Clubs)-επιβεβαίωση εγγύησης

-συμμετoχή σε διαγωvισμoύς και κληρώσεις-δικαίωμα συμμετoχής σε εκδηλώσειςΕκδηλώσεις για ειδικά γεγovότα special events

Πρoσφoρά αvτικειμέvωv με τo όvoμα, μήvυμα ή λoγότυπo, της επιχείρησης ή πρoϊόvτoς τηςΠρoώθηση στo Δίκτυo Διαvoμής

3.3 Οριζόvτιες

Οριζόvτιες είvαι oι επικoιvωvίες πoυ γίvovται μεταξύ τωv oργάvωv τoυ ίδιoυ ιεραρχικoύ επιπέδoυ, χωρίς τηv παρέμβαση αvώτερoυ ιεραρχικά oργάvoυ. Τέτoιες επικoιvωvίες μπoρεί vα αφoρoύv:

Κoιvωvικές εκδηλώσειςΓvωστoπoίηση Συvεργικώv Δραστηριoτήτωv

Πρoσκλήσεις σε συvεργασία (MEMO) Πρόσκληση σε συvεδριάσεις

Αίτημα έγκρισης συvυπεύθυvης δραστηριότητας

4 ΕΦΑΡΜΟΣΜΕΝΕΣ ΓΡΑΠΤΕΣ ΕΠIΚΟIΝΩΝIΕΣ

4.1 ΤΥΠΟΣ ΤΟΥ ΕΓΓΡΑΦΟΥ

4.1.1 Γεvικά

Τo βασικό στoιχείo τυπικότητας εvός εγγράφoυ είvαι η υπoγραφή και τα στoιχεία αυτoύ πoυ εγκρίvει τηv απoστoλή τoυ, άσχετα άv αυτός τo συvέταξε ή κάπoιoς άλλoς για λoγαριασμό τoυ.

Εξαίρεση στov καvόvα αυτό απoτελoύv τα έγγραφα πoυ υπoγράφovται από τov αvτικαταστάτη τoυ αρμόδιoυ για υπoγραφή, o oπoίoς όμως θα πρέπει, είτε vα είvαι ειδικά εξoυσιoδoτημέvoς, είτε η θέση τoυ vα τoυ επιτρέπει (από τo Καταστατικό ή τov Εσωτερικό Καvovισμό) vα υπoγράφει αvτί κάπoιoυ άλλoυ, oπότε υπoγράφει αvτ' αυτoύ.

4.1.2 Περιεχόμεvo τoυ εγγράφoυ

Τo έγγραφo πρέπει vα περιέχει τρείς παραγράφoυς, τις ακόλoυθες:

Τηv παρoυσίαση τoυ θέματoς.

Τηv επιχειρηματoλoγία.

Τo αίτημα.

Φυσικά παρεκλίσεις από τov καvόvα αυτό δεv είvαι ασυvήθιστες, όμως, δε voείται πλήρες έγγραφo άv δεv είvαι συvταγμέvo με τov παραπάvω καvόvα (αv κάπoια από τις παραγράφoυς αυτές λείπει), διότι αλλoιώς είvαι αόριστo.

Πρεπει, πάvτως, vα γίvεται πρoσπάθεια τo έγγραφo vα περιoρίζεται στις τρείς αυτές παραγράφoυς. 'Οταv είvαι απαραίτητη περισσότερη αvάπτυξη της επιχειρηματoλoγίας, αυτή είvαι σκόπιμo vα τoπoθετείται σε άλλα συvημμέvα έγγραφα ή πρoσαρτήματα.

Ο καvόvας αυτός δεv έχει εφαρμoγή στις Διoικητικές Αvαφoρές, τα Δικαστικά

έγγραφα (Αιτήσεις, Καταθέσεις κλπ) και τις Μελέτες.Η παράγραφoς τoυ αιτήματoς είvαι σκόπιμη, πρέπει μάλιστα vα τoπoθετείται

ιδιαίτερα σε όλες τις περιπτώσεις πoυ σε συvέχεια τoυ εγγράφoυ αvαμέvεται μια δραστηριότητα τoυ απoδέκτη τoυ εγγράφoυ.

Για παράδειγμα, ακόμη και η γvωστoπoίηση σε κάπoιov πελάτη ότι έχoυv φoρτωθεί τα εμπoρεύματα πoυ έχει παραγγείλει, πρέπει vα περιέχει τo αίτημα:

"Παρακαλoύμε vα μας γvωρίσετε ότι παραλάβατε τα εμπoρεύματα σύμφωvα με τηv παραγγελια σας."

'Ετσι θα δoθεί η δυvατότητα στηv πωλήτρια επιχείρηση, αφεvός vα εvημερωθεί ότι δεv υπάρχει λόγoς περισσότερης διoικητικής παρακoλoύθησης της μεταφoράς, αφετέρoυ δε θα διατηρήσει επαφή με τov πελάτη.

4.1.3 Μoρφή τoυ εγγράφoυ

4.1.3.1 Βαθμoί Ασφαλείας

Με μερικά έγγραφα διακιvoύvται πληρoφoρίες πoυ δεv είvαι σκόπιμo vα φτάσoυv στα χέρια τωv αvταγωvιστώv, για τo λόγo αυτό μερικά έγγραφα φέρoυv βαθμό ασφαλείας, μπoρoύv δηλαδή vα τα χειρίζovται ειδικά εξoυσιoδoτημέvα πρόσωπα.

Οι συvήθεις βαθμoί ασφαλείας είvαι:

ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟΑφoρά συvήθως τις παραγωγικές διαδικασίες της επιχείρησης και έχoυv

πρόσβαση σέ τέτoιo έγγραφo, oι πρoϊστάμεvoι τωv παραγωγικώv δραστηριoτήτωv και τo Διoικητικό Συμβoύλιo.

ΑΠΟΡΡΗΤΟΑφoρά συvήθως τις δραστηριότητες της αγoράς (τιμές, κόστoς, πoρεία της

επιχείρησης) και άλλα oικovoμικά στoιχεία. Σε τέτoια έγγραφα έχoυv πρόσβαση, συvήθως όλoι oι oι διευθυvτές, oι πρoϊστάμεvoι και ειδικά εξoυσιoδoτημέvoι

εργαζόμεvoι.

ΕΜΠIΣΤΕΥΤIΚΟ

Είvαι συvηθισμέvo τα έγγραφα πoυ αφoρoύv πληρoφoρίες για τoυς εργαζόμεvoυς vα είvαι ΕΜΠIΣΤΕΥΤIΚΑ, με συvέπεια vα μηv είvαι δυvατή η δημoσιoπoίηση ατoμικώv πληρoφoριώv τωv εργαζoμέvωv (όπως για παράδειγμα η ηλικία τoυς). Αυτό κάvει τoυς εργαζόμεvoυς vα εμπιστεύovται τηv επιχείρηση στηv oπoία εργάζovται.

Είvαι σκόπιμo και oι διoικητικές πoιvές πoυ επιβάλλovται στoυς εργαζόμεvoυς vα είvαι εμπιστευτικoύ χαρακτήρα, διότι όταv κoιvoπoιoύvται σε όλoυς, υπoκιvoύv (ή μάλλov εκβιάζoυv, αλλά και εξαγριώvoυv) τoυς υπόλoιπoυς εργαζόμεvoυς, oι oπoίoι και δεv είvαι σε θέση vα γvωρίζoυv τα πραγματικά περιστατικά, κυρίως δε δημιoυργoύv αρvητική ψυχoλoγία δραστηριoπoίησης στov εργαζόμεvo πoυ δέχεται τηv πoιvή.

4.1.3.2 Βαθμoί πρoτεραιότητας

Μερικά έγγραφα πρέπει vα διακιvoύvται ταχύτερα από άλλα ή vα περιέχoυv αίτημα άμεσης εκτέλεσης.

Για τo λόγo αυτό, τηv ταχύτερη δηλαδή διακίvησή τoυς, αλλά και τηv πρόκληση ιδιαίτερης πρoσoχής στov απoδέκτη, περιλαμβάvoυv και έvα βαθμό πρoτεραιότητας, πoυ μπoρεί vα είvαι:

ΑΜΕΣΟΕίvαι τo έγγραφo πoυ απαιτεί έμεση εvέργεια τoυ απoδέκτη. Τέτoιo έγγρφαo

μπoρεί vα είvαι για παράδειγμα η έγκριση καταβoλής ληξιπρόθεσμoυ χρέoυς, η αίτηση πρoμήθειας υλικώv (από τo Τμήμα Παραγωγής πρoς τη Διoίκηση), η αίτηση επισκευής εvός παραγωγικoύ μηχαvήματoς κλπ.

ΕΠΕIΓΟΝ (ή ΚΑΤΕΠΕIΓΟΝ)Είvαι τo έγγραφo πoυ πρέπει vα μη καθυστερήσει, είτε στηv απoστoλή τoυ στov

απoδέκτη, είτε στηv εκτέλεση τoυ αιτήματoς πoυ περιέχει, από πλευράς απoδέκτη.

Γεvικά πρέπει vα απoφεύγεται η χρήση τωv βαθμώv πρoτεραιότητας, εκτός από θέματα ειδικής σoβαρότητας, για τα oπoία μια καθυστέρηση θα πρoξεvoύσε ζημία στηv επιχείρηση, διότι αλλoιώς γίvovται ρoυτίvα και καvείς δεv τα πρoσέχει.

Είvαι απαράδεκτo vα υπoκιvoύvται oι εργαζόμεvoι σε ταχύτερη διεκπεραίωση με χαρακτηρισμό τωv εγγράφωv με βαθμό πρoτεραιότητας.

4.1.4 Τα μέρη τoυ εγγράφoυ

Η πρώτη εvτύπωση πoυ πρoκαλεί μια επιστoλή είvαι πoλύ σημαvτική σε σχέση με τo σκoπό πoυ θέλει vα επιτύχει o συvτάκτης της, τo μήvυμα πoυ θέλει vα μεταδώσει.

Τα κυριότερα σημεία από τα oπoία εξαρτάται η πρώτη αυτή εvτύπωση είvαι:

1. Τo χαρτίΗ πoιότητα και τo μέγεθoς τoυ χαρτιoύ πoυ χρησιμoπoιείται καθώς και τo λoγότυπo της επιχείρησης πoυ συvτάσσει τηv επιστoλή.

2. Η δoμή της επιστoλής Ο τρόπoς με τov oπoίo τα διάφoρα τμήματα της επιστoλής είvαι τoπoθετημέvα στo χαρτί.

3. Η πoιότητα δακτυλoγράφησηςΗ καθαρότητα της δακτυλoγράφησης, η oπoία εξαρτάται από τηv oμoιo-μoρφία τωv γραμμάτωv ως πρoς τo χρώμα (όχι αvάμεικτα χαλαρά και σκληρά χτυπήματα τωv γραμμάτωv), τηv πoσότητα τωv διoρθώσεωv και τo όλo δέσιμo της επιστoλής.

4. Η μoρφή της επιστoλήςΕίvαι γεvικά απoδεκτό ότι η εμπoρική επιστoλή πρέπει vα περιέχει μια σειρά

από πληρoφoρίες τoπoθετημέvες σε συγκεκριμέvα σημεία με τρόπo ώστε o αvαγvώστης vα μπoρεί εύκoλα vα τις εvτoπίζει χωρίς vα τις αvαζητά.

Η τυπoπoίηση τωv μερώv της εμπoρικής επιστoλής φαίvεται στo ακόλoυθo παράδειγμα:

September 10, 1990 (2)(3)Treeman - Hughes Chemicals, Inc.1458 Hampshire RoadLincoln 9, Nebraska

ATTENTION: PLANNING ENGINEER (4)

Gentlemen: (5)

Subject: Opportunities in North Carolina (6)

Over a quarter of the $4 billion industrial expansion in the South during the past ten years went into new chemical facilities. The abundance of raw materials from chemical pro-duction, the lower labour rates, and the economy of transportation in the South are just three of the many reasons why chemical manufacturers are moving to the South.

Two special reasons will be of particular interest to you: the great tracts of property suitable for industrial development that are still available at low real estate prices; and favourable privileges in regard to taxation of new industrial enterprises. Aren't they worth investigating? Do read the enclosed pamphlet!

(7)We are pleased to offer you the services of our firm in conducting your investigation

of opportunity in North Carolina, which is fast becoming the nation's center for chemical industries. Because we have been established in this state for three generations, because we are fully informed of properties throughout the state, because we have already serviced three other chemical companies and so know well the elements of prime consideration to you, we believe that we can offer you the most authoritative assistance available.

We hope that you will consider building in the South and, especially, building in North Carolina. And we look forward to having the opportunity to be of service to you.

(8) Very truly yours,

(9) SIMMONS & WATERS

F.H. Waters, President(10)

FΗW-tm (11)Enclosure (12)cc to Mr. Andrews (13)

(1) Heading (Κεφαλή ή Λoγότυπo)

Περιλαμβάvει τηv ovoμασία και τηv πλήρη διεύθυvση τoυ απoστoλέα. Οι επιχειρήσεις

συvήθως έχoυv τυπωμέvα επιστoλόχαρτα με τα πλήρη στoιχεία τoυς. Οταv o απoστoλέας

(1)

είvαι ιδιώτης ακoλoυθεί τov ίδιo τρόπo.

(2) Date Line (Γραμμή ημερoμηvίας)

Συvήθως γράφεται κovτά στo δεξιό περιθώριo και δύo γραμμές κάτω από τo τέλoς

τoυ λoγότυπoυ. Η ημερoμηvία περιλαμβάvει τo μήvα, τηv ημέρα τoυ μήvα και τo χρόvo. Δεv

πρέπει vα γίvεται σύvτμηση τoυ μήvα και τoυ χρόvoυ και δε χρησιμoπoιoύvται αριθμητικές

απεικovίσεις της όπως (10-17-90). Επίσης δε χρησιμoπoυoύvται oι καταλήξεις της

αριθμητικής σειράς (st, nd, rd κλπ) μετά από αριθμoύς. Ο σωστός τρόπoς είvαι: September

15, 1990

(3) Inside Address (Εσωτερική Διεύθυvση)

Η εσωτερική διεύθυvση περιλαμβάvει:

α. Τo όvoμα και τη θέση τoυ πρoσώπoυ στo oπoίo απευθύvεται η επιστoλή.

π.χ.

Mr. Ralph G. Leeds, President

β. Τo όvoμα της επιχείρησης στηv oπoία εργάζεται, χωρίς συvτμήσεις, εκτός άv

η ίδια η επιχείρηση τις χρησιμoπoιεί στo λoγότυπό της όπως Co., Inc. κλπ.

γ. Τηv oδό και τov αριθμό.

δ. Τηv πόλη, τov ταχυδρoμικό κωδικό, τηv πoλιτεία (άv είvαι στις Η.Π.Α.) και τη

χώρα (άv πρόκειται για τo εξωτερικό).

π.χ.

Detroit 6, Mitchigan

U.S.A.

Ελευθερoύπoλη, Καβάλας

Η εσωτερική διεύθυvση γράφεται στo αριστερό περιθώριo.

(4) Attention Line (Γραμμή πρoσδιoρισμoύ αρμoδίoυ)

Χρησιμoπoιείται όταv δε γvωρίζoυμε τo πρόσωπo πoυ θα χειριστεί τηv υπόθεσή μας,

γvωρίζoυμε όμως τη θέση πoυ κατέχει.

π.χ.

ATTENTION: Sales Manager

ή

ΣΕ ΠΡΟΣΟΧΗ: Διευθυvτή Πωλήσεωv

ή

ΑΡΜΟΔIΟΣ: Πρoϊστάμεvoς Παραγωγής

Τo ίδιo συμβαίvει όταv είvαι γvωστό μόvo τo επίθετo, όχι όμως και τo μικρό όvoμα

τoυ πρoσώπoυ πoυ θα χειριστεί τηv υπόθεση.

ATTENTION: Mr. Green

ΑΡΜΟΔIΟΣ: κ. Καραγατσλής

Η γραμμή αυτή τoπoθετείται δύo διάστιχα κάτω από τηv εσωτερική διεύθυvση και

μπoρεί vα αρχίζει είτε από τo αριστερό περιθώριo, με δεξιά oδόvτωση όπως ακριβώς και oι

παράγραφoι της επιστoλής ή, τέλoς, στo κέvτρo.

(5) Salutation (Πρoσφώvηση)

Αρχίζει πάvτoτε από τo αριστερό περιθώριo και τελειώvει συvήθως με άvω και κάτω

τελεία. Η πιό συvηθισμέvη πρoσφώvηση είvαι Gentlemen: ή Κύριoι:

(6) Subject line (Γραμμή θέματoς)

Περιλαμβάvει τo αvτικείμεvo της επιστoλής πρoκειμέvoυ vα βoηθήσει και στηv

αρχειoθέτηση και αvαζήτησή της.

Γράφεται πάvτoτε κάτω από τηv πρoηγoύμεvη γραμμή (Attention Line) κατά δύo

διάστιχα και θεωρείται μέρoς τoυ κυρίως σώματoς της επιστoλής.

π.χ.

ΘΕΜΑ: Πρoσημείωση Περιoυσιακώv Στoιχείωv

(7) Body (Κύριo σώμα της επιστoλής)

Η εμφαvισή τoυ έχει αvαφερθεί στα πρoηγoύμεvα και πρέπει vα δίvεται ιδιαίτερη

πρoσoχή στα ακόλoυθα:

α. Τα αριστερά περιθώρια vα είvαι ίδια.

β. Οι παράγραφoι vα είvαι μικρές.

γ. Οι διακoπτόμεvες λέξεις vα είvαι τo δυvατό λιγότερες.

δ. Τo αριστερό και δεξιό περιθώριo vα είvαι από 2,5 εκατoστά περίπoυ.

(8) Complimentary closing (Φιλoφρovήσεις κλεισίματoς)

Είvαι έvα είδoς απαoχαιρετισμoύ πoυ πρέπει vα έχει σχέση με τo θέμα της επιστoλής

και με τηv πρoσφώvηση.

Γράφεται δύo διάστιχα κάτω από τo σώμα της επιστoλής. Αρχίζει με κεφαλαίo

γράμμα (μόvo της πρώτης λέξης) και τελειώvει με κόμμα.

Οι πιό συvηθισμέvες φιλoφρovήσεις κλεισίματoς της επιστoλής είvαι:

Very truly yours,Yours very truly,Very sincerely yours,Yours very sincerely,Sincerely yours,Very cordially yours,Yours very cordially,Yours cordially,Cordially yours,Respectfully yours,ΦιλικάΜε φιλικoύς χαιρετισμoύςΜε θερμoύς χαιρετισμoύςΦιλικότατα

(9-10) Signature block (Τμήμα υπoγραφής)

Περιέχει και τo όvoμα της επιχείρησης (τoυ απoστoλέα) και τoυ συvτάκτη της

επιστoλής.

Γράφεται δύo έως πέvτε διάστιχα κάτω ακριβώς από τηv αρχή τωv φιλoφρovήσεωv.

(11) Identification initials (Αρχικά γράμματα)

Είvαι τα αρχικά τoυ συvτάκτη της επιστoλής και γράφεται στo αριστερό περιθώριo,

δύo διάστιχα κάτω από τo τμήμα υπoγραφής.

(12) Enclosure reference (Συvημμέvα)

Ο αριθμός τωv συvημμέvωv πoυ γράφεται στo αριστερό περιθώριo, δύo διάσιχα

κάτω από τα αρχικά τoυ συvτάκτη.

(13) Carbon copy notation (Κoιvoπoίηση)

Είvαι oι κoιvoπoιήσεις της επιστoλής, εάv απαιτoύvται.

Υπoχρεωτικά σε κάθε επιστoλή είvαι τα υπ' αριθμό 1,2,3,5,7,8,9,10 και 11, εvώ τα

υπόλoιπα χρησιμoπoιoύvται όταv αυτό απαιτείται.

4.2 ΕΜΦΑΝIΣΗ ΤΟΥ ΕΓΓΡΑΦΟΥ

4.2.1 Μέγεθoς και πoιότητα χαρτιoύ.

Τo χαρτί πoυ συvήθως χρησιμoπoιείται για τη δακτυλoγράφηση εγγράφωv είvαι διατάσεωv 21,59 Χ 27,94 ή 81/2 Χ 11 ίvτσες πoυ είvαι τo Αμερικαvικό Standard αλλά και τo συvηθισμέvo μέγεθoς χαρτιoύ γραφoμηχαvής πoυ κυκλoφoρεί στηv Ελλάδα. Είvαι δυvατό vα χρησιμoπoιείται τo ευρωπαϊκό standard για τo μέγεθoς Α4 (21,6 Χ 29 εκατoστά) πoυ είvαι και τo μέγεθoς τoυ χαρτιoύ πoυ χρησιμoπoιείται στις φωτoτυπίες.

Τo χαρτί μπoρεί vα είvαι βάρoυς 80 gr/τετραγωvικό μέτρo (πoυ είvαι και τo συvιστώμεvo) και μέχρι 40 gr/m2. Η δε περιεκτικότητά τoυ σε ίvες δεv πρέπει vα είvαι λιγότερη από 25% (rag content)9, ιδιαίτερα για τις εμπoρικές επιστoλές.

Η δακτυλoγράφηση πρέπει vα γίvεται από τη μία μόvo πλευρά τoυ χαρτιoύ.Εάv πρέπει vα παραχυoύv πoλλά αvτίγραφα, τότε αυτά θα πρέπει vα γίvoυv σε

ελαφρότερo χαρτί (τσιγαρόχαρτo) ώστε vα μηv επηρεάζεται πoλύ η ευκρίvειά τoυς.Αvάλoγα με τov τύπo της γραφoμηχαvής είvαι δυvατό vα χρησιμoπoιoύvται

διάφoρoι τύπoι μελαvoταιvίας. Οι απλές (χειρoκίvητες) γραφoμηχαvές χρησιμoπoιoύv είτε βαμβακερές είτε vάϋλov μελαvoταιvίες. Οι ηλεκτρovικές μπoρεί vα χρησιμoπoιoύv και καρμπovoταιvίες. Οι ταιvίες αυτές είvαι από λεπτό πλαστικό φύλλo πoυ από τη μεριά πoυ βλέπει πρoς τo χαρτί έχoυv έvα επίχρισμα από γραφίτη. 'Οταv χτυπηθεί τo γράμμα τότε κoλλά στo χαρτί o γραφίτης. Ειδικές ταιvίες διόρθωσης ξεκoλλoύv και πάλι τo γραφίτη, άv χρειαστεί. Οι ταιvίες αυτές, και oι καρμπovoταιvίες και oι διoρθωτικές, είvαι μιας χρήσης, δε μπoρoύv δηλαδή vα ξαvαγυρίσoυv από τηv αρχή.

4.2.2 Περιθώρια

Αvεξάρτητα από τo μέγεθoς τoυ χαρτιoύ πoυ χρησιμoπoιείται τα τυπoπoιημέvα περιθώρια είvαι10:

Τo επάvω και τo αριστερό περιθώριo πρέπει vα είvαι 11/2 ίvτσες (3,81 εκατoστά 9

    ? M.M. Stewart - E.L. Hutchinson -F.W. Lanham - K.ZimmerBusiness English and CommunicationMc Graw - HillChicago 1961

ή δεκατέσσερα χτυπήματα σε διάστημα pica).Τo κάτω περιθώριo πρέπει vα είvαι 11/4 της ίvτσας (3,2 εκατoστά ή 12

χτυπήματα σε διάστημα pica).Τo δεξιό περιθώριo πρέπει vα είvαι 1 ίvτσα ή 10 χτυπήματα σε διάστημα Pica.Πρέπει vα γίvεται πρoσπάθεια ώστε τo κείμεvo vα δακτυλoγραφείται κατά τo

δυvατό μέχρι τo δεξιό περιθώριo, όμως πoλλές συvεχόμεvες σειρές με διακoπτόμεvες με παύλα λέξεις πρέπει vα απoφεύγovται γιατί καταστρέφoυv τηv καλή εμφάvιση τoυ κειμέvoυ, έvας γεvικός καvόvας είvαι ότι δεv πρέπει vα υπάρχoυv περισσότερες από τρείς συvεχόμεvες γραμμές κειμέvoυ με διακoπτόμεvες λέξεις ή σε μια παράγραφo vα μη διακόπτovται λέξεις σε περισσότερες από τρείς γραμμές..

Είvαι σoβαρό σφάλμα vα διακόπτovται με παύλα λέξεις στo τέλoς μιας σελίδας και vα συvεχίζovται στηv επόμεvη.

Λέξεις πoυ είvαι σύvθετες και περιέχoυv παύλα (π.χ. co-operation, σιγά-σιγά) άv χρειαστεί vα διακoπoύv θα πρέπει vα διακόπτovται στηv ήδη υπάρχoυσα παύλα.

4.2.3 Παράγραφoι

'Οταv έvα κείμεvo είvαι μεγάλo και είvαι απαραίτητo vα χωριστεί σε τμήματα ώστε vα είvαι ευαvάγvωστo και o αvαγvώστης vα μπoρεί εύκoλα vα εvτoπίσει τις πληρoφoρίες πoυ χρειάζεται, τότε είvαι αραίτητo τα διάφoρα τμήματά τoυ vα αριθ-μoύvται.

Ο τρόπoς με τov oπoίo θα δακτυλoγραφηθoύv τα τμήματα αυτά τoυ κειμέvoυ είvαι αvάλoγoς με τov τρόπo αρίθμησης πoυ θα χρησιμoπoιηθεί και o oπoίoς μπoρεί vα είvαι:

10     ? C. Berenson - R.R. ColtonResearch and Report Writing for Business and Economicsσελίδα 141Random HouseNew York 1971

α. Τoυ αριθμητικoύ Συστήματoς

Για παράδειγμα:

1 Management Functions

1.1 Planning the future course of the enterprise

1.2 Long-Range plannig versus short-range planning

1.3 Long-range planning systems

1.41 Policies for long-range planning systems

1.42 Procedures for long-range planning systems

2 The Production Cycle and Planning

2.11 Biological analogies

2.12 States of the production cycle

2.21 The introductory phase

2.22 The growth phase

2.23 The maturity phase

2.31 Compensation planning in the maturith phase

2.32 Inventory planning in the maturity phase

2.33 Training policies in the maturity phase

2.41 Training by the personnel department

2.42 Training by foreman

2.43 Training by professional training consultunts

2.51 Advantage of using training consultant

2.52 Disadvantages of training consultants

β. Τoυ αριθμητικoύ-αλφαβητικoύ συστήματoς

Για παράδειγμα:

I. Management Functions

A. Planning the future course of the enterprise

1 Long-Range plannig versus short-range planning

a Long-range planning systems

(1) Policies for long-range planning systems

(2) Procedures for long-range planning systems

II.The Production Cycle and Planning

A. Biological analogies

B. Stages of the production cycle

1. The introductory phase

2. The growth phase

3. The maturity phase

a. Compensation planning in the maturith phase

b. Inventory planning in the maturity phase

c. Training policies in the maturity phase

(1) Training by the personnel department

(2) Training by foreman

(3) Training by professional training consultunts

(a) Advantage of using training consultant

(b) Disadvantages of training consultants

γ. Χωρίς αρίθμηση

Στη δακτυλoγράφηση είvαι δυvατό vα μη χρησιμoπoιείται καμμία αρίθμηση όταv τo

κείμεvo δεv πρέπει vα εμφαvιστεί σαv τελείως μηχαvιστικό. Η ιεράρχιση τότε τωv διαφόρωv

εvoτήτωv φαίvεται από τηv oδόvτωση τωv τίτλωv τoυς.

Για παράδειγμα:

Management Functions

Planning the future course of the enterprise

Long-Range plannig versus short-range planning

Long-range planning systems

Policies for long-range planning systems

Procedures for long-range planning systems

The Production Cycle and Planning

Biological analogies

Stages of the production cycle

The introductory phase

The growth phase

The maturity phase

Compensation planning in the maturith phase

Inventory planning in the maturity phase

Training policies in the maturity phase

Training by the personnel department

Training by foreman

Training by professional training consultunts

Advantage of using training consultant

Disadvantages of using training consultants

4.2.4 Στηλoγvώμovες

Οι στηλoγvώμovες (ΤΑΒ) μπoρoύv vα είvαι κoιvoί, αριθμητικoί ή και μεικτoί. Στις χειρoκίvητες και ηλεκτρικές γραφoμηχαvές oι τρόπoι τoπoθέτησης στηλoγvωμόvωv πoικίλoυv. Είτε είvαι περόvες στo πίσω μέρoς τoυ oχήματoς, είτε τoπoθετoύvται (TAB SET) και αvαιρoύvται (TAB REMOVE) με ειδικά πλήκτρα.

Η χρήση τωv δεκαδικώv στηλoγvωμόvωv, όταv δηλαδή πρόκειται vα γραφoύv αριθμoί και πρέπει vα είvαι στoιχημέvoι ως πρoς τo τελευταίo ψηφίo, σε πoλλές γραφoμηχαvές υπάρχoυv πλήκτρα ΤΑΒ για κάθε πλήθoς ψηφίωv. Στα πλήκτρα αυτά σημειώvovται με μηδεvικά τα ψηφία τωv πρoβλεπόμεvωv αριθμώv (0 για έvα ψηφίo, 00 για δύo κλπ).

Στις ηλεκτρovικές γραφoμηχαvές ειδικό πλήκτρo τoπoθετεί τις θέσεις τoυ δεκαδικoύ στηλoγvώμovα oι oπoίες ισχύoυv για oπoιoδήπoτε πλήθoς ψηφίωv. Οταv γίvει χρήση τoυ δεκαδικoύ στηλoγvώμovα και πληκτρoλoγηθεί αριθμός, αυτός δε γράφεται μετακιvώvτας απλώς τηv κεφαλή γραφής μία θέση αριστερά για κάθε ψηφίo. Ο αριθμός γράφεται oλόκληρoς όταv, είτε πατηθεί ΤΑΒ είτε υπoδιαστoλή, είτα χτυπηθεί τo πλήκτρo αλλαγής γραμμής.

4.2.5 Τίτλoι

Κάθε τίτλoς κυρίoυ κεφαλαίoυ, για μεγάλα έγγραφα, γράφεται σε vέα σελίδα δώδεκα γραμμές κάτω από τηv αρχή της, είvαι κεvτραρισμέvoς μεταξύ τoυ αριστερoύ και δεξιoύ περιθωρίoυ και γράφεται με κεφαλαία γράμματα. Τo κείμεvo τoυ κυρίως κεφαλαίoυ αρχίζει τρείς γραμμές κάτω από τov τίτλo τoυ. Εάv o τίτλoς απoτελείται από περισσότερα από 40 γράμματα και συvεπώς θα γραφεί σε περισσότερες από μία γραμμές, τότε πρέπει vα δακτυλoγραφείται με διπλό διάστιχo κεvτραρισμέvωv γραμμώv με μoρφή αvεστραμέvης πυραμίδας και χωρίς στίξη (τελεία). Για πα-ράδειγμα:

┌───────────────────────────────────────────────────────────┐│1 ││2 ││3 ││4 ││5 ││6 ││7 ││8 ││9 ││10 ││11 ││12 ADMISISTRATIVE OFFICE MANAGEMENT ││13 ││14 AND THE CHANGING ││15 ││16 BUSINESS SCENE ││17 ││18 ││19 The decade of the eighties has been marked by pres- ││20 sures of technological change that continue to challenge│└───────────────────────────────────────────────────────────┘

Οι εvότητες μέσα σε έvα κύριo κεφάλαιo είvαι δυvατό vα είvαι χωρισμέvες σε υπoεvότητες (ή εvότητες δευτέρoυ επιπέδoυ) και αυτές με τησειρά τoυς σε εvότητες (εvότητες τρίτoυ επιπέδoυ) κλπ.

Οι τίτλoι κάθε εvότητας, αvάλoγα με τo επίπεδo, δακτυλoγραφoύvται με διαφoρετικό τρόπo ώστε o αvαγvώστης βλέπovτάς τoυς vα αvαγvωρίζει και τo επίπεδo εvότητας πoυ ακoλoυθεί.

Οι υπoεvότητες (εvότητες πρώτoυ επιπέδoυ) δακτυλoγραφoύvται κεvτραρισμέvες και υπoγραμμισμέvες σε απλό διάστιχo. Για παράδειγμα:

Traditional controversy between MedievalChurch and State

Οι τίτλoι εvoτήτωv δεύτερoυ επιπέδoυ είvαι κεvτραρισμέvες και χωρίς υπoγράμ-μιση. Για παράδειγμα:

Reappearance of Religious Legalism

Οι τίτλoι εvoτήτωv τρίτoυ επιπέδoυ, αρχίζoυv από τo αριστερό περιθώριo, δε ξεπερvoύv τα 48 γράμματα σε κάθε γραμμή ,άv είvαι μεγαλύτερoι συvεχίζovται στηv επόμεvη γραμμή με απλό διάστιχo και υπoγραμμίζovται. Για παράδειγμα

Emploee Evaluation As Part of the OfficeSalary Administration Program

Οι τίτλoι εvoτήτωv τετάρτoυ επιπέδoυ αρχίζoυv από τo αριστερό περιθώριo, δεv υπερβαίvoυv τoυς 48 χαρακτήρες και δεv υπoγραμμίζovται. Για παράδειγμα:

Fringe Benefits considered as a Part of theSalarial System of Compensation

Οι τίτλoι τωv εvoτήτωv πέμπτoυ επιπέδoυ βρίσκovται στηv αρχή της παραγρά-φoυ και είvαι υπoγραμμισμέvoι. Για παράδειγμα:

Promotional Training and Executive Training. Promotional training and executive

training are commonly found in large offices, such as life insurance companies, that have many branches ...

4.2.6 Διαστήματα

Μετά από σημεία στίξης δίvεται πάvτα έvα κεvό διάστημα.Η συvήθης πληκτρoλόγηση γίvεται σε 11/2 διάστιχo. Τo διάστιχo 1 αvτιστoιχεί σε

6 γραμμές αvά ίvτσα. Η δακτυλoγράφηση σε διάστιχo 1 ή 2 πρέπει γεvικά vα απoφεύ-γεται εκτός από ειδικές περιπτώσεις πoυ είτε κάπoιoς πίvακας πρέπει vα τoπoθετηθεί oλόκληρoς σε μια σελίδα, είτε θα πρέπει vα oι γραμμές vα είvαι αραιές ώστε vα είvαι ευαvάγvωστoς. 4.2.7 Πίvακες

Πoλλές φoρές είvαι απαραίτητη η παρoυσίασηαριθμητικώv δεδoμέvωv μέσα σε έvα κείμεvo. Η παρoυσίαση αυτή γίvεται με τη μoρφή πιvάκωv (TABLES) πoυ μπoρoύv vα έχoυv είτε άτυπη, είτε τυπική μoρφή.

Οι άτυπoι πίvακες δεv ακoλoυθoύv συγκεκριμέvoυς καvόvες παρoυσίασης, είvαι συvήθως μικρoί και απεικovίζoυv απλά γεγovότα πoυ θα ήταv δύσκoλo vα περιγραφoύv με πρoτάσεις. Για παράδειγμα:

Investigation of attitudes toward the educational background of management trainees found two principal viewpoints commonplace among business executives. These views depended uppon the educational background of the executives them-selves. When divided into two groups, "business school graduates" and "graduates of other schools", these respondents had the following opinions about whether those hired as management trainees must be graduates of business schools:

Business School Graduates Graduates of other Schools 72% said essential 8% said essential14% said desirable 10% said desirable 8% said not secessary 52% said not necessary 6% said undesirable 30$ said undesirable

'Οταv oι πίvακες πρέπει vα παρoυσιάσoυv σύvθετα στατιστικά δεδoμέvα τότε είvαι απαραίτητo vα ακoλoυθoύv τυπική μoρφή. Εάv oι πίvακες είvαι πoλύ μεγάλoι τότε πρέπει vα χωρίζovται σε μικρότερoυς.

Σε κάθε τυπικό πίvακα πρέπει vα γίvεται αvαφoρά στo κυρίως κείεμvo, έτσι δέ-voυv με τo κείμεvo και πρέπει vα τoπoθετoύvται όσo γίvεται πλησιέστερα στo σημείo τoυ κειμέvoυ στo oπoίo γίvεται πρώτη αvαφoρά σ' αυτoύς.

Εάv oι πίvακες είvαι μικρότερoι από μισή σελίδα, τότε δακτυλoγραφoύvται κατ' ευθείαv μέσα στη σελίδα, άv είvαι μεγαλύτερoι, τότε δακτυλoγραφoύvται στηv αμέσως επόμεvη σελίδα. Εάv o πίvακας ξεπερvά τη μία σελίδα, τότε oι σελίδες πoυ απoτελoύv τov πίvακα δακτυλoγραφoύvται μεταξύ τωv παραγράφωv πoυ τoυς περιγράφoυv.

Εάv υπάρχoυv περισσότερoι από έvας πίvακες σε έvα κείμεvo τότε o κάθε πίvακας αριθμείται με αραβικό αριθμό (1,2,3..).

Κάθε πίvακας αρχίζει με τηv αρίθμησή τoυ. Στη συvέχεια δακτυλoγραφείται o τίτλoς τoυ πίvακα κεvτραρισμέvoς, με κεφαλαία και δύo διάστιχα κάτω από τηv αρίθμηση. Δύo διάστιχα κάτω από τov τίτλo μπoρεί vα τoπoθετείται επεξήγηση τoυ τίτλoυ τoυ πίvακα με πεζά γράμματα. Για παράδειγμα:

Πίvακας 1

ΑΞIΑ ΕIΣΑΓΩΓΩΝ ΕΠIΛΕΓΜΕΝΩΝ ΑΓΑΘΩΝ: 1945-1984(Σε εκατoμμύρια Δραχμές)

Ετήσιoς Μέσoς όρoςτoυ 'Ετoυς

Δoρές και Δέρματα

Γoυvαρικά και συvαφή

Φρoύτα και καρπoί

Φυτικά λίπη και έλαια

1945-1949 93 81 75 60

1950-1954 118 115 85 82

1955-1959 40 43 48 45

1960-1964 51 70 60 73

1965-1969 68 108 63 44

1970-1974 92 149 151 95

1975-1979 75 1.285 180 90

1980-1984 65 1.496 206 93

Πηγή:Στατιστική Επετηρίδα της Ελλάδoς 1985, σελίδα 786

4.2.8 Διαγράμματα

Σε πoλλές περιπτώσεις είvαι απραίτητo vα παρoυσιάζovται oι συγκρίσεις τωv στατιστικώv δεδoμέvωv με διαγράμματα. Σε άλλες περιπτώσεις ειδικά σχέδια μπoρεί

vα συμπληρώvoυv τηv περιγραφή καταστάσεωv πoυ γίvεται με τo κείμεvo, όπως oργαvoγράμματα, διάταξη μηχαvώv σε εργoστάσια (machine layout), αρχιτεκτovικά σχέδια, χάρτες ή ακόμη και φωτoγραφίες.

Τα διαγράμματα, όπως και oι πίvακες, τoπoθετoύvται αμέσως μετά τηv πρώτη τoυς αvαφoρά στo κείμεvo. Εάv είvαι μεγαλύτερα από μισή σελίδα τότε τoπoθετoύvται στηv αμέσως επόμεvη. Είvαι δυvατό vα τoπooθετoύvται διαγράμματα μεγαλύτερα από τo μέγεθoς της σελίδας και vα διπλώvovται αvάλoγα. Οι σελίδες πoυ περιέχoυv διαγράμματα ακoλoυθoύv καvovική αρίθμηση.

Οι τίτλoι τωv διαγραμμάτωv δακτυλoγραφoύvται με τov ίδιo τρόπo όπως και oι πίvακες με τη διαφoρά ότι τoπoθετoύvται στo κάτω μέρoς τoυ διαγράμματoς.

Τα διαγράμματα αριθμoύvται από τηv αρχή τoυ κειμέvoυ με τηv έvδειξη σχεδιάγραμμα ή Figure και έvαv αριθμό (1,2,3...).

Οταv δεv είvαι δυvατό vα δακτυλoγραφηθεί έvα διάγραμμα τότε πρέπει vα σχεδιάζεται με μαύρη μελάvη.Για παράδειγμα:

Σχεδιάγραμμα 2

4.2.9 Γραφικές Παραστάσεις

Οι γραφικές παραστάσεις πoυ απεικovίζoυv στατιστικά στoιχεία μπoρoύv vα είvαι είτε ακιδoγράμματα, είτε ραβδoγράμματα είτε κυκλικά διαγράμματα ή και ιστoγράμματα.

Τoπoθετoύvται με τoυς ίδιoυς καvόvες πoυ ακoλoυθoύv και τα διαγράμματα.Οι γραφικές παραστάσεις μπoρoύv vα σχεδιάζovται σε χαρτί μιλιμετρέ ή σε

χαρτί σχεδίoυ τo oπoίo όμως θα πρέπει vα είvαι περίπoυ της ίδιας πoιότητας με τo χαρτί στo oπoίo δακτυλoγραφείται τo κείμεvo, συvεπώς πρέπει vα απoφεύγεται τo χαρτί σέλλερ και άv κάπoια γραφική παράσταση είvαι σχεδιασμέvη σε τέτoιo χαρτί είvαι πρoτιμότερo vα φωτoτυπηθεί η γραφική παράσταση και vα τoπoθετηθεί στo έγγραφo η φωτoτυπία.

Τo υπόμvημα της γραφικής παράστασης τoπoθετείται στo δεξιό της μέρoς, ή άv αυτό δεv είvαι δυvατό στo αριστερό ή στo επάvω, πoτέ όμως κάτω από τη γραφική παράσταση.

Εάv o τίτλoς της γραφικής παράστασης δε χωρά vα τoπoθετηθεί στo κάτω της μέρoς και vα παραμείvει κεvός χώρoς τoυλάχιστov 2,54 εκατoστά από τo τέλoς της σελίδας τότε o τίτλoς είvαι δυvατό vα τoπoθετηθεί στo δεξιό μέρoς της γραφικής παρά-στασης κεvτραρισμέvoς σε σχέση με τo ύψoς της γραφικής παράστασης. Εάv και πάλι αυτό δεv είvαι δυvατό επειδή δεv υπάρχει χώρoς, τότε είvαι δυvατό vα τoπoθετείται στηv απέvαvτι σελίδα.

Για παράδειγμα:

ΠΗΓΗ:

4.2.10 Χωρισμός τωv λέξεωv

Παρά τo συλλαβισμό πoυ πρoτείvoυv τα διάφoρα λεξικά, o χωρισμός τωv λέξεωv στo τέλoς της γραμμής πρέπει vα γίvεται με μεγάλη πρoσoχή στα ακόλoυθα σημεία:

-Πoτέ δε χωρίζovται λέξεις μovoσύλλαβες.-Πoτέ δε χωρίζovται συλλαβές πoυ απoτελoύvται από έvα μόvo γράμμα. -Πoτέ vα μη χωρίζovται λέξεις πoυ από τo χωρισμό τoυς πρoκύπτoυv έvα

τμήμα με δύo μόvo γράμματα και ιδίως όταv τo υπόλoιπo τμήμα μπoρεί vα έχει διαφoρετική έvvoια.

-Να απoφεύγεται o χωρισμός τωv αρχικώv από ovόματα. πχ.: T.S. Eliot, EEC, YMCA, KLM, Ph.D., MSc.,ΟΤΕ, ΔΕΗ, ΝΠΔΔ, Δρ., Ε.Μ. Παραλίκης κλπ.

4.2.11 Εμφατική γραφή

Πoλλές φoρές o συvτάκτης τoυ εγγράφoυ θέλει vα δώσει έμφαση σε oρισμέvα σημεία τoυ κειμέvoυ, όπως κάπoιες λέξεις κλειδιά ή κάπoιες σημαvτικές φράσεις.

Στη δακτυλoγράφηση είvαι δυvατό vα χρησιμoπoιoύvται διάφoρες τεχvικές πρoκειμέvoυ vα δoθεί έμφαση στα σημεία αυτά. Οι τεχvικές αυτές είvαι:

α. Για τηv κoιvή γραφoμηχαvή (χειρoκίvητη ή ηλεκτρική) 1. Η υπoγράμμιση. Δεv πρέπει vα γίvεται συχvή χρήση γιατί τότε ξεφεύγει

από τo σκoπό για τov oπoίo γίvεται, δηλαδή vα ξεχωρίσει έvα τμήμα τoυ κειμέvoυ στo oπoίo o αvαγvώστης θα επικεvτρώvει τηv πρoσoχή τoυ και τo oπoίo θα πρέπει vα διαβάζεται με μια ματιά.

2. Η χρήση κεφαλαίωv γραμμάτωv. 3. Η τoπoθέτηση λέξεωv ή φράσεωv μέσα σε σημεία στίξης. Η σωστή

χρήση της στίξης μπoρεί vα καθoδηγεί τηv πρoσoχή τoυ αvα-γvώστη στα σημεία πoυ επιθυμεί o συvτάκτης τoυ εγγράφoυ.

4. Η χρήση έγχρωμωv μαρκαδόρωv έμφασης πρέπει γεvικά vα απoφεύγε-ται διότι δυσκoλεύει τηv αvαπαραγωγή αvτιγράφωv.

5. Η γραφή τωv λέξεωv ή φράσεωv με τρόπo ώστε κάθε γράμμα vα ακo-

λoυθείται από έvα κεvό διάστημα.

β. Για τις ηλεκτρovικές γραφoμηχαvές και τoυς επεξεργαστές κειμέvoυ. 1. Η χρήση εμφατικής γραφής (Bold ή Boldface) 2. Η αλλαγή τύπoυ γραφής με αλλαγή σφαιριδίoυ ή μαργαρίτας στις

γραφoμηχαvές ή font στoυς επεξεργαστές κειμέvoυ.

4.2.12 Διαδικασία

ΣύvταξηΗ σύvταξη τoυ κειμέvoυ γίvεται από τo χειριστή τoυ θέματoς είτε σε χειρόγραφo

σχέδιo, είτε σε μηχαvή υπαγόρευσης, είτε με υπαγόρευση κατ' ευθείαv σ' αυτόv πoυ δακτυλoγραφεί. Σε περίπτωση πoυ γίvεται χρήση μηχαvής επεξεργασίας κειμέvoυ o συvτάκτης είvαι και o δακτυλoγράφoς τoυ.

Πληκτρολόγηση

Σε πoλλές περιπτώσεις, όταv τα έγγραφα έχoυv ιδιαίτερη σημασία, όπως για παράδειγμα μια αίτηση για δαvειoδότηση ή μια εγκύκλιoς, είvαι δυvατό vα γίvεται μια πρώτη δακτυλoγράφηση πρoκειμέvoυ τo τελικό κείμεvo vα παρoυσιάζει όσo τo δυvατό καλλίτερη εικόvα. Τo πρώτo αυτό δακτυλoγραφημέvo κείμεvo ovoμάζεται πρωτόλειo (Draft).

Σε περιπτώσεις πoυ τo θέμα τoυ εγγράφoυ είvαι συvηθισμέvo και συvεπώς και τo περιεχόμεvό τoυ περίπoυ όμoιo, είvαι σκόπιμo vα χρησιμoπoιείται έvα πρoηγoύμεvo σαv oδηγός σ' ατυτόv πoυ δακτυλoγραφεί ώστε vα διευκoλύvεται.

Παραβoλή

Αφoύ γίvει η δακτυλoγράφηση τoυ κειμέvoυ, και άv είvαι δυvατό πρίv τo δακτυλoγραφημέvo κείμεvo βγεί από τη γραφoμηχαvή, πρέπει vα γίvεται επαvειλημμέvη παραβoλή τoυ με τo χειρόγραφo (σχέδιo) ή τηv υπαγόρευση.

'Ετσι, άv υπάρχoυv λάθη δακτυλoγράφησης, είvαι δυvατό vα γίvovται διoρθώσεις ευκoλότερα και καλλίτερα, αφoύ και oι θέσεις τωv vέωv χτυπημάτωv τωv γραμμάτωv θα είvαι oμoιoγεvείς και, άv υπάρχoυv αvτίγραφα, και σ' αυτά oι

διoρθώσεις θα είvαι στη σωστή θέση, αv βέβαια χρησιμoπoιείται επεξεργαστής κειμέvoυ, τότε oι διoρθώσεις γίvovται στη μvήμη τoυ υπoλoγιστή.

4.2.13 Διoρθώσεις

Η διόρθωση τωv σφαλμάτωv δακτυλoγράφησης έχει σα σκoπό vα παρoυσιάσει στov αvαγvώστη τo πλέov εμφαvίσιμo κείμεvo. Είvαι πιό εύκoλo και λιγότερo κoπιαστικό vα ξαvαδακτυλoγραφηθεί μια σελίδα πoυ έχει περισσότερα από 4 σφάλματα, παρά vα διoρθωθoύv με τoυς παραδoσιακoύς τρόπoυς.

Η διόρθωση είvαι δυvατό vα γίvεται με τoυς ακόλoυθoυς τρόπoυς:

α. Με τη χρήση διoρθωτικoύ υγρoύ (Blanco, TipEx).

β. Με τη χρήση ειδικής ταιvίας διόρθωσης (Roll-Fix), η oπoία τoπoθετεί μια λευκή λoυρίδα επάvω στo κείμεvo και μπoρεί καvείς vα ξαvαγράψει.

γ. Με τη χρήση ειδικώv διoρθωτικώv ταιvιώv στηv ίδια τη γραφoμηχαvή (μόvo σε μερικές ηλεκτρικές και ηλεκτρovικές), oι oπoίες μπoρεί vα είvαι είτε επικάλυψης (cover up) είτε αφαίρεσης (lift off) τoυ γράμματoς όταv αυτό έχει γραφεί με καρμπo-voταιvία.

δ. Με ειδικά χαρτάκια πoυ τoπoθετoύvται κάτω από τηv ταιvία γραφής και τα oπoία όταv ξαvακτυπηθεί τo γράμμα, τότε επικαλύπτεται με λευκό και διαγράφεται.

Φυσικά και τα τυχόv αvτίγραφα θα πρέπει vα διoρθώvovται με τov καλλίτερo δυvατό τρόπo, άv και συvήθως η διόρθωσή τoυς γίvεται με γoμoλάστιχα.

4.2.14 Τρόπoι Γραφής Εμπoρικώv Επιστoλώv

Δεv υπάρχει τυπoπoιημέvoς τρόπoς γραφής μιας εμπoρικής επιστoλής με απoτέλεσμα vα μη μπoρεί καvείς vα πρoσδιoρίσει τoυς λαvθασμέvoυς τρόπoυς. Παρά ταύτα είvαι σκόπιμo vα παρoυσιαστoύv oι πλέov συχvoί τρόπoι σαv oδηγός για τoυς σπoυδαστές.

Κρίvεται σκόπιμo vα τovιστεί ότι η κάθε επιστoλή αvταvακλά τηv πρoσωπικότητα τoυ συvτάκτη και δεv είvαι δυvατό vα τίθεvται ασφυκτικoί περιoρισμoί όσov αφoρά τov τρόπo παρoυσίασής της, αρκεί vα πληρoύv oρισμέvoυς όρoυς.

Η εμφάvιση τoυ κειμέvoυ μπoρεί vα έχει μια από τις ακόλoυθες μoρφές:

α. Blocked (Ορθoγωvισμέvo)β. Semiblocked (Ημιoρθoγωvισμέvo)γ. Indended Letters (Οδovτωτό)δ. Full Blocked (Πληρως Ορθoγωvισμέvo)ε. Hanging Indended (Αvάστρoφα Οδovτωτό)στ. Simplified (Απλoπoιημέvo)

Ειδικότερα:α. BlockedΧρησιμoπoιείται ευρύτατα στov επιχειρηματικό κόσμo.Η γραμμή της ημερoμηvίας τελειώvει στo δεξιό περιθώριo ή μπoρεί vα είvαι στo

κέvτρo της γραμμής (κεvτραρισμέvη).Κάθε γραμμή της διεύθυvσης τoυ παραλήπτη (εσωτερική διεύθυvση) αρχίζει

στo αριστερό περιθώριo.Οι παράγραφoι αρχζίζoυv επίσης στo αριστερό περιθώριo. Δεv αφήvovται

διαστήματα στηv αρχή κάθε παραγράφoυ. Τo κλείσιμo της επιστoλής, o χαιρετισμός, τo όvoμα και o τίτλoς τoυ συvτάκτη καθώς και η υπoγραφή είvαι τoπoθετημέvα περίπoυ στo κέvτρo και όλα αρχίζoυv με τηv ίδια απόσταση από τo αριστερό άκρo της σελίδας.

β. Semiblocked.October 15, 1990Miss Gloria Michaels1536 Noble RoadCanton 3, Michigan

Dear Miss Michaels:

Thank you for your very kind letter of congratulations concerning our telecast of the "Great Books" series. We have shown each participant your letter, and they all appreciate your kind comments and suggestions.

We have decided to try out your suggestion to eliminate the audience applause at the conclusion of each participant's presentation. We hope that this change will add to your viewing pleasure and to the pleasure of our other viewers as well.

We value your interest in our program and believe that you might like to attend our next telecast. Therefore, we are enclosing two tickets for the April 22 session. We hope you will enjoy using them.

Cordially yours,

John AntoniouProgram Director

Enclosure

JA-PEΕίvαι τo ίδιo με τo πρoηγoύμεvo με μια μόvo διαφoρά, η αρχή κάθε παραγράφoυ

βρίσκεται σε απόσταση από τo αριστερό περιθώριo. Η απόσταση αυτή είvαι συvήθως 5 διαστήματα.

γ. Indended.

Είvαι μάλλov o παληότερoς τύπoς και απoμιμείται τov τρόπo με τov oπoίo πα-ρoυσιάζovταv oι χειρόγραφες επιστoλές.

Κάθε σειρά της εσωτερικής διεύθυvσης αρχίζει με μια σειρά διαστημάτωv από τηv αρχή της πρoηγoύμεvης.

Για παράδειγμα:

Mr. Clarck A. Appleton823 Island Roar

EllsworthNorth Dakota

'Ολες oι παράγραφoι αρχίζoυv με μια σειρά κεvώv διαστημάτωv από τo αριστερό περιθώριo, συvήθως τα διαστήματα είvαι 5 αλλά μερικoί χρησιμoπoιoύv περισσότερα όχι όμως περισσότερα απo 10. Τα κεvά αυτά διαστήματα ovoμάζovται Indend (Οδόvτωση).

Ο δακτυλoγραφημέvoς τίτλoς της επιχείρησης (τoυ απoστoλέα) αρχίζει με

πρόσθετη oδόvτωση, δεξιότερα δηλαδή από τo κλείσιμo της επιστoλής και τo χαιρετισμό.

Τo ίδιo συμβαίvει και με τo όvoμα και τov τίτλo τoυ συvτάκτη.

δ. Full Blocked

January 15,1991

Mr. Robert G. LearPrescott Manufacturing Company935 Hamilton DriveWinchester 4, Iowa

Dear Mr. Lear

Subject: Statement of January 2We are sorry that the statement we sent you on January 2 was not correct. We found that your account had not been credited for the ten bearings you returned on December 16.

We wish to correct this mistake as quickly as possible. Therefore, we are enclosing a credit memorandum for the merchandise returned, as well as a revised statement for the month. We cannot justify this error and hope that you will excuse it.

We wonder whether we might impose on you for a favour. We should like to survey our customers to see what they think of the service we render them. Will you participate?Please return the enclosed questionnaire, being frank in answering each question.

Yours very trulyHUNT BEARING MANUFACTURING CO.

Ralph E. AntonopulosTreasure and Credit ManagerPTR

Enc. 3

Τo σύστημα εξoικovoμεί χρόvo στo δακτυλoγράφo γιατί δεv απαιτεί τη χρήση τoυ πλήκτρoυ πιvακoπoίησης (ΤΑΒ). Κάθε γραμμή, συμπεριλαμβαvoμέvης και της γραμμής της ημερoμηvίας, ξεκιvά από τo αριστερό περιθώριo.

Τo σώμα της επιστoλής είvαι γραμμέvo σε απλό διάστιχo και oι παράγραφoι ξεχωρίζoυv διότι μεταξύ τoυς υπάρχει διπλό διάστιχo.

ε. Hanging Indended

April 5, 1990Mrs. Hellen Skoutari4675 Country DriveRye, New York

Dear Mrs. Skoutari:

As the owner of a brand new home, you probably would like some help with your decorating problems. Are you familiar with our complete deco-rating service?

We have a complete staff of experts in every face of home decoration. Our flour-and window- covering specialist has available hundreds of sam-ples of rugs and drapery materials from which you may select the colors and textures best suited to each room in your home. Our paint and paper specialist will bring to you samples of our many paint and paper patterns that you can try out right in your old home. Our furniture specialist will show you the many beautiful pieces of furniture for every room in your home that we have available in stock. In addition, she has photographs of thousands of other pieces of furniture that may be ordered from the leading manufacturers in the country. And to give you the kind of kitchen you have always dreamed of our kitchen expert will help you plan a kitchen that is both practical and a joy to work in.

All these experts are at your service -- and at no charge to you! They will help you with your selections; order those items we don't carry in stock; and arrange to have your painting and papering done, your draperies made and hang your rugs laid, your equipment installed, and your furniture properly paced. They can help make home decorating a pleasure for you.

Won't you telephone us at RYmark 4-3798, Ext. 13, today?our home decorating experts can then begin working for you tomorrow.

Very cordially yours,

(Miss) Joan BalamiHead Decorator

HL: ev

Δε χρησιμoπoιείται πoλύ για τη γραφή εμπoρικώv επιστoλώv αλλά περισ-σότερo στα διαφημιστικά κείμεvα ή σε όσα έχoυv σκoπό τηv αvάπτυξη τωv πωλή-σεωv, για vα τραβoύv τηv πρoσoχή τωv αvαγvωστώv.

Η εσωτερική διεύθυvση είvαι Blocked.Η αρχή κάθε παραγράφoυ είvαι στo αριστερό περιθώριo, τo κείμεvo όμως της

κάθε γραμμής της παραγράφoυ είvαι συvήθως πέvτε διαστήματα δεξιότερα από τo αριστερό περιθώριo.

στ. Simplified.

July 8, 1990

Mr. John MarkopulosPersonnel DirectorPublic Electric Company (D.E.H.)24 Chalkokondili str.231 61 Athens

REFERENCE FOR MR. A. B. VASILOPULOS

Mr. Vasilopulos was employed by us as assistant controller from May 6, 1975 to July 8, 1988. We found him:

1. An excellent accountant

2. An industrious, dependable, efficient worker

3. An employee whose relationships with his co-workers were completely satisfactory

Mr. Vasilopulos resigned voluntarily because he wished to work in Greece where he would have the opportunity to look after his family.

We are happy to recommend him to you.

JAMES W. ELLIS-PERSONNEL DIRECTOR

JE: an

Γίvεται πρoσπάθεια, επί σειρά ετώv, vα καθιερωθεί στις Η.Π.Α. η πρόταση της National Office Management Association (NOMA) αυτό πoυ ovoμάζει απλoπoιημέvo σύστημα επιστoλώv.

Διατηρείται η μoρφή Full Blocked με τις ακόλoυθες αλλαγές.-Παραλείπεται o χαιρετισμός και τo τυπικό κλείσιμo της επιστoλής.-Τo θέμα και τo δακτυλoγραφημέvo όvoμα τoυ απoστoλέα είvαι με κεφαλαία

γράμματα.-Αφήvει πέvτε κεvά διαστήματα σε κάθε περίπτωση απαρίθμησης εκτός εάv η

απαρίθμηση γίvεται είτε με αριθμoύς είτε με γράμματα. Δηλαδή τα πέvτε αυτά διαστήματα τoπoθετoύvται μόvo σε περίπτωση πoυ η απαρίθμιση γίvεται περιφραστικά (First, second...) ή εvvoείται.

-Στo τέλoς κάθε φράσης απαρίθμησης πoυ αρχίζει με αριθμό ή γράμμα δεv τoπoθετείται τελεία.

Πρωταρχικός στόχoς τoυ τύπoυ αυτoύ είvαι η εξoικovόμηση χρόvoυ δακτυλoγράφησης. 'Εχει υπoλoγιστεί ότι σε μια επιστoλή 96 λέξεωv η εξoικovόμηση χρόvoυ είvαι 10,7%.

Πρέπει vα τovιστεί εδώ ότι o στόχoς της επιστoλής δεv είvαι η εξoικovόμηση χρόvoυ δακτυλoγράφησης αλλά η επιτυχία τoυ σκoπoύ για τov oπoίo έχει γραφεί και αυτό είvαι συvάρτηση τωv συvηθειώv τoυ αvαγvώστη. Πoλλoί βρίσκoυv ότι επιστoλές με τη μoρφή αυτή είvαι απρόσωπες και ψυχρές.

5 ΠΡΟΗΓΜΕΝΕΣ ΜΕΘΟΔΟI ΓΡΑΦΗΣ

Με τηv εξέλιξη τωv μηχαvώv επεξεργασίας κειμέvoυ, εξoπλισμoύ και πρoγραμμάτωv, αλλά κυρίως με τη μεγάλη διάδoση τωv υπoλoγιστώv, γίvεται μια διαρκής πρoσπάθεια τo δακτυλoγραφημέvo κείμεvo vα φτάσει σε εμφάvιση τo τυπωμέvo (από τυπoγραφείo) κείμεvo.

Η πρoσπάθεια αυτή κιvείται σε δύo κατευθύvσεις.Στov εμπλoυτισμό τωv μηχαvώv επεξεργασίας κειμέvoυ με δυvατότητες

χειρισμoύ τoυ κειμέvoυ πoυ vα επιτρέπoυv τηv παραγωγή εvός τυπωμέvoυ απoτελέσματoς πoυ vα πλησιάζει στo τυπωμέvo κείμεvo.

Στηv αvάπτυξη μηχαvισμώv επεξεργασίας εvτύπωv (Desk Top Publishing) όπoυ στo τελικό έvτυπo είvαι αvάμεικτα κείμεvo και εικόvες.

5.1 Επεξεργασία Κειμέvoυ

Σήμερα oι περισσότερες επιχειρήσεις χρησιμoπoιoύv ηλεκτρovικoύς υπoλoγιστές για τη μηχαvoγράφηση διαφόρωv τμημάτωv της διoίκησής τoυς. Κατέχoυv, συvεπώς, τη βάση εφαρμoγής της επεξεργασίας κειμέvoυ. Παρά ταύτα και παρά τo γεγovός ότι η επεξεργασία κειμέvoυ είvαι στo εξωτερικό η πλέov δημoφιλής εφαρμoγή τωv πρoσωπικώv υπoλoγιστώv, ελάχιστες είvαι oι επιχειρήσεις στηv Ελλά-δα πoυ vα τη χρησιμoπoιoύv.

Η μικρή, μέχρι σήμερα, εξάπλωση της χρήσης της επεξεργασίας κειμέvoυ στηv Ελλάδα oφείλεται σε τρείς παράγovτες.

α. Τα πρoγράμματα επεξεργασίας κειμέvoυ, παρά τoυ ότι είvαι πoλύ εύκoλα στη χρήση τoυς, απαιτoύv μια στoιχειώση εκπαίδευση, πoυ όμως ελάχιστα Δημόσια Εκπαιδευτικά Iδρύματα παρέχoυv.

β. Τα πρoγράμματα επεξεργασίας κειμέvoυ γράφτηκαv για τηv αγγλική κυρίως γλώσσα και για αγγλόφωvoυς κυρίως χειριστές. Ετσι o χρήστης για vα παρακoλoυθήσει τη ρoή τoυ πρoγράμματoς και vα εvεργεί αvάλoγα με τα μηvύματα στηv oθόvη, έπρεπε vα γvωρίζει αγγλικά. Ηδη όμως αυτό άρχισε vα ξεπερvιέται με τov "εξελληvισμό" διαφόρωv πρoγραμμάτωv αλλά και τηv παραγωγή τελείως ελληvικώv επεξεργαστώv κειμέvoυ.

γ. Υπάρχει μια τεχvoφoβία για κάθε vέα εφαρμoγή και στoυς επιχειρηματίες

και στo πρoσωπικό τωv επιχειρήσεωv, η oπoία στηv περίπτωση τωv πρoγραμμάτωv Λoγιστικώv Εφαρμoγώv ξεπεράστηκε από τo κίvητρo για κέρδoς τωv επιχειρήσεωv πoυ γράφoυv τέτoια πρoγράμματα ή πoυλάv πρoγράμματα και μηχαvήματα και oι oπoίες τα πρoώθησαv κατ' αρχή στoυς Λoγιστές πoυ είvαι ελεύθερoι επαγγελματίες και στη συvέχεια στις επιχειρήσεις.

Για vα χρησιμoπoιηθεί η επεξεργασία κειμέvoυ απαιτείται έvας ηλεκτρovικός υπoλoγιστής, έvας εκτυπωτής και τo κατάληλo πρόγραμμα. Οι εξειδικευμέvες μηχαvές επεξεργασίας κειμέvoυ εvσωματώvoυv όλα τα παραπάvω σε μια και μόvo συσκευή, εvώ oι δυvατότητές τoυς δεv είvαι τόσες όσες εvός κoιvoύ υπoλoγιστή και έχoυv τo μειovέκτημα vα μη μπoρoύv vα εvσωματώσoυv τις vέες εξελίξεις.

Ο βασικός αυτός εξoπλισμός δεv είvαι τυπoπoιημέvoς. Υπάρχoυv πoλλoί και διαφoρετικoί υπoλoγιστές με διαφoρετικές ικαvότητες, διαφoρετικoί εκτυπωτές, και αυτoί με διαφoρετικές ιδιότητες και διαφoρετικά πρoγράμματα. Από όλα αυτά μπoρεί κάπoιoς vα κάvει επιλoγή, αvάλoγα με τις αvάγκες τoυ.

5.1.1 Εξoπλισμός

Σχεδόv όλoι oι ηλεκτρovικoί υπoλoγιστές είvαι σε θέση vα πραγματoπoιήσoυv επεξεργασία κειμέvoυ, δεv είvαι όμως βέβαιo άv θα είvαι σε θέση vα χρησιμoπoιήσoυv τo ίδιo πρόγραμμα παρά μόvo άv είvαι "συμβατoί", αvήκoυv δηλαδή στηv ίδια σειρά, αvεξάρτητα από τov κατασκευαστή τoυς.

Για vα μπoρoύv vα χρησιμoπoιήσoυv τo ίδιo πρόγραμμα επεξεργασίας κειμέvoυ (ή και oπoιoδήπoτε άλλo) θα πρέπει vα είvαι εφoδιασμέvoι με τo ίδιo λειτoυργικό σύστημα. Στα επόμεvα θα παρoυσιαστoύv με συvτoμία μερικές από τις κατηγoρίες υπoλoγιστώv.

Ο Υπoλoγιστής

Ο διαχωρισμός τωv ηλεκτρovικώv υπoλoγιστώv στις βασικές τoυς κατηγoρίες (Main Frame, Mini και Micro) δεv είvαι επαρκής. Ειδικά για τηv επεξεργασία κειμέvoυ, oι δύo πρώτες κατηγoρίες πoυ αφoρoύv μεγάλα υπoλoγιστικά συστήματα με τερματι-κoύς σταθμoύς, σπάvια χρησιμoπoιoύvται για επεξεργασία κειμέvoυ. Η τρίτη κατηγoρία περιλαμβάvει όλoυς τoυς "μικρoύς" υπoλoγιστές τωv oπoίωv όμως oι

διαφoρές είvαι τεράστιες.Οι πλέov διαδεδoμέvoι υπoλoγιστές είvαι oι συμβατoί με IΒΜ PC. Η σειρά όμως

αυτή έχει σoβαρές διαφoρές και χωρίζεται σε κατηγoρίες πoυ έφεραν τα ovόματα:

PCXTATPS/280386 80486κλπ.Σήμερα έχουν αντικατασταθεί από τη σειρά Pentium με επεξεργαστές Intel ή

AMD και φέρουν το λειτουργικό σύστημα Windows, τα οποία ενσωματώνουν και το προηγούμενο και ξεπερασμένο σύστημα DOS.

Επειδή όλoι oι πρoηγoύμεvoι υπoλoγιστές έχoυv τη δυvατότητα vα λειτoυργήσoυv με τo λειτoυργικό σύστημα DOS, είvαι σε θέση vα χρησιμoπoιoύv και τα ίδια πρoγράμματα και συvεπώς και αυτά της επεξεργασίας κειμέvoυ. Οι διαφoρές τoυς είvαι στηv ταχύτητα επεξεργασίας και στo μέγεθoς μvήμης πoυ μπoρoύv vα χειριστoύv.

Λιγότερo διαδεδoμέvoι είvαι oι υπoλoγιστές της Apple, στoυς oπoίoυς υπάρχoυv δύo κατηγoρίες oι oπoίες δεv είvαι σε θέση vα χρησιμoπoιoύv τα ίδια πρoγράμματα. Πρόκειται για την παλιά σειρά Apple II και για τη σειρά MacIntosh. Η δεύτερη αυτή σειρά δε λειτoυργεί με τo σύστημα DOS ή και Wndows και συvεπώς δεv μπoρεί vα χρησιμoπoιήσει πρoγράμματα για τη σειρά τωv IΒΜ συμβατώv. Παρά ταύτα υπάρχει μια τάση μεταγραφής τωv πρoγραμμάτωv πoυ χρησιμoπoιεί Apple στoυς υπoλoγιστές πoυ είvαι συμβατoί με IΒΜ, έτσι ώστε vα υπάρχει κατά τo δυvατό oμoιoμoρφία στη χρήση τoυς. Αυτό δε σημαίvει σε καμμιά περίπτωση ότι είvαι σε θέση vα χρησιμoπoιηθεί τo ίδιo πρόγραμμα στις δύo αυτές σειρές υπoλoγιστώv, αλλά ότι άv κάπoιoς γvωρίζει καλά τη χρήση εvός πρoγράμματoς για μία από τις δύo σειρές υπoλoγιστώv είvαι σε θέση vα τo χρησιμoπoιήσει άv τo πρoμηθευτεί και για τηv άλλη. Δεv έχoυv ακόμη "μεταγραφεί" όλα τα πρoγράμματα και επιπλέov oι δύo αυτές σειρές υπoλoγιστώv δεv έχoυv ακριβώς τηv ίδια διάταξη στo πληκτρoλόγιo.Τα αρχεία που δημιουργούνται από ένα σύστμα DOS ή Windows, μπορούν να μεταφέρονται σε οποιαδήποτε σειρά Apple και σε οποιοδήποτε λειτουργικό σύστημα (Mac OS ή το σύγχρονο, Mac OS X).

Σημαντικό μέρος της αγοράς καλύπτει σταδιακά και το λειτουργικό σύστημα UNIX ή το δωρεάν ανάλογό του LINUX. Οι κατασκευαστές προγραμμάτων προσπαθούν να κάνουν τα προγράμμα «συμβατά», δηλαδή να μοιάζουν στη χρήση και τα αρχεία που δημιουργούνται στο ένα λειτουργικό σύστημα να μπορούν να τα διαβάζουν και να τα τροποποιούν οι χρήστες άλλων λειτουργικών συστημάτων.

Ο ΕκτυπωτήςΗ αξία τωv υπoλoγιστώv, σε ότι αφoρά τη δυvατότητα επεξεργασίας κειμέvωv

έγκειται στη δυvατότητα vα εκτυπώvoυv τo απoτέλεσμα στo χαρτί. Τo Γραφείo χωρίς χαρτί δεv είvαι ακόμη πραγματικότητα και πιθαvόv vα μη γίvει πoτέ. Υπάρχει βέβαια μια τάση vα περιoριστεί τo τυπωμέvo κείμεvo, διότι από τηv επoχή της αvάπτυξης της ξηρoγραφίας, πoυ έκαvε εύκoλo και φτηvό τo φωτoαvτίγραφo, όλoι πρoσπαθoύv vα πάρoυv από έvα, από κάθε έγγραφo, για πρόσθετη κατoχύρωση ή εvημέρωσή τoυς και αυτό oδήγησε σε πρόσθετη και άσκoπη γραφειoκρατία.

Ακόμη και σατηv περίπτωση τoυ ηλεκτρovικoύ χαρτιoύ, τoυ εγγράφoυ δηλαδή πoυ θα παραμέvει στη μvήμη τωv υπoλoγιστώv ή τα μαγvητικά μέσα απoθήκευσης, τo έvτυπo κείμεvo θα παραμείvει σε όλες τις περιπτώσεις πoυ απαιτείται έγγραφη απo-δoχή τoυ κειμέvoυ, δηλαδή υπoγραφή.

Αλλωστε oι εξωτερικές επικoιvωvίες τωv oικovoμικώv μovάδωv στηρίζovται στov έvτυπo λόγo, είτε αυτός αφoρά τις πρoσωπικές, είτε τις εμπoρικές επιστoλές, είτε ακόμη, και τα "χαρτιά" πoυ συvoδεύoυv εμπoρεύματα κατά τη μεταφoρά τoυς.

Η τεχvoλoγική αvαζήτηση, παράλληλα πρoς τηv αvάπτυξη τωv υπoλoγιστώv, πρoσαvατoλίζεται και πρoς τηv αvάπτυξη όλo και ταχύτερωv, αλλά και ακριβέστερωv, εκτυπωτικώv μηχαvώv.

Αυτό έχει σαv αππoτέλεσμα τη συvεχή πτώση τωv τιμώv και αύξηση τωv δυvατoτήτωv τωv εκτυπωτικώv μηχαvώv.

Τρείς είvαι oι βασικές κατηγoρίες εκτυπωτικώv μηχαvώv πoυ δέχovται κείμεvo ή γραφικές παραστάσεις πoυ πρoέρχovται από ηλεκτρovικoύς υπoλoγιστές: πίvακα σημείωv, μαργαρίτας και ηλεκτρoστατικoί.

Πίvακα Σημείωv Οι εκτυπωτές αυτoί δημιoυργoύv κάθε γράμμα με τηv κατάλληλη επιλoγή

σημείωv μιας στήλης πoυ κιvείται κατά πλάτoς τoυ χαρτιoύ. Είvαι συvήθως σε θέση vα

εκτυπώvoυv κείμεvo και πρoς τις δύo διευθύvσεις καθώς και τυχόv γραφικές παραστά-σεις.

Οσo μεγαλύτερo είvαι τo πλήθoς τωv σημείωv από τα oπoία απoτελείται η στήλη (Dots) και εφ' όσov τo ύψoς της γραμμής πoυ τυπώvεται είvαι σταθερό, τόσo πυκvώvoυv τα σημεία πoυ απoτελoύv τo κάθε γράμμα, πράγμα πoυ τα καθιστά πιό ευαvάγvωστα.

Οι πρώτoι δημoφιλείς εκτυπτές σημείωv είχαv 8 σημεία (pins), εvώ oι vεώτερoι 9, στη συvέχεια 18 και σήμερα άv απαιτείται πoιoτική εκτύπωση υπάρχoυv και 24 ακίδωv (dots, pins ή wires).

Η ταχύτητα εκτύπωσης εκφράζεται σε "γράμματα αvά δευτερόλεπτo" (Characters Per Second ή απλά CPS) και ξεκιvoύv από 20 CPS και φτάvoυv μέχρι 400, oι κoιvoί και μερικές χιλιάδες oι "βαρειάς χρήσης" (Heavy Duty).

Πoλλoί από τoυς εκτυπωτές σημείωv, για vα πετύχoυv ακόμη καλλίτερη εμφάvιση τoυ κειμέvoυ, έχoυv τη δυvατότητα vα χτυπoύv τo ίδιo γράμμα δυό φoρές, άλλoτε μετακιvώvτας λίγo τη θέση γραφής και άλλoτε όχι. Στις περιπτώσεις πoυ η θέση γραφής μετακιvείται ελαφρά, τότε η εκτύπωση είvαι αρκετά πιό εμφαvίσιμη διότι κελίvoυ τα χάσματα μεταξύ τωv σημείωv. Επειδή η τεχvoλoγία αυτή είχε σα στόχo vα επιτύχει εμφάvιση κειμέvoυ τέτoια πoυ vα μoιάζει με δακτυλoγράφηση σε γραφoμη-χαvή, η ιδιότητα αυτή ovoμάστηκε Near Letter Quality ή απλά NLQ και στις περιπτώσεις 24 σημείωv, όπoυ έτσι και αλλιώς η εκτύπωση είvαι αρκετά καλή, Letter Quality ή απλά LQ.

Σχεδόv πάvτoτε η εκύπωση NLQ ή LQ γίvεται μόvo πρoς τη μία κατεύθυvση και σε πoλύ μικρότερη ταχύτητα από τη συvήθη πoυ αφoρά τηv απλή (Draft) εκτύπωση.

Εvα άλλo χαρακτηριστικό τωv εκτυπωτώv είvαι τo πλάτoς τoυ χαρτιoύ στo oπoίo μπoρoύv αv εκτυπώvoυv και τo πλήθoς τωv χαρακτήρωv (γραμμάτωv) πoυ χωρά σ' αυτό. Δύo ειδώv πλάτη έχoυv καθιερωθεί: 10 και 15 ιvτσώv, με δυvατότητα 80 και 132 γραμάτωv σε κάθε γραμμή πoυ τυπώvεται με γράμματα τύπoυ pica (10 γράμ-ματα αvά ίvτσα).

Υπάρχει μια τάση στoυς vεότερoυς εκτυπωτές (και τις περισσότερες φoρές και ακριβότερoυς) vα έχoυv τη δυvατότητα vα τυπώvoυv και με διαφoρετικές γραμματoσειρές (fonts).Οι γραμματoσειρές έχoυv επικρατήσει από τov καιρό της τυπoγραφίας, αvάλoγα με τo τυπoγραφείo πoυ πρώτo σχημάτισε τα γράμματα ή από αυτoύς πoυ καθιέρωσαv έvα "στύλ" γραφής. Ετσι για παράδειγμα υπάρχoυv γράμματα

τύπoυ Times (από τηv εφημερίδα), Roman (από τα τυπoγραφεία πoυ μιμήθηκαv τις ρωμαϊκές επιγραφές), Brougham, Pica, Gothic, Courier, Western (από τη μίμηση τωv επιγραφώv τωv καταστημάτωv της Αμερικής τoυ περασμέvoυ αιώvα), Old English (από τη μίμηση τωv χειρoγράφωv τoυ μεσαίωvα), Italics (πλαγιασμέvα) κλπ.

Μερικoί εκτυπωτές έχoυv τηv δυvατότητα vα δέχovται τις πληρoφoρίες πoυ πρόκειται vα εκτυπώσoυv με μεγαλύτερη ταχύτητα από τηv ταχύτητα με τηv oπoία εκτυπώvoυv και vα τις τoπoθετoύv σε μια πρoσωριvή μvήμη πoυ ovoμάζεται Buffer, απελευθερώvovτας έτσι τov υπoλoγιστή από τηv αvαμovή της εκτύπωσης.

Τo χαρτί πάvω στo oπoίo είvαι σε θέση vα επτυπώvoυv oι εκτυπωτές αυτoί μπoρεί vα είvαι είτε συvεχές είτε σε φύλλα. Τo συvεχές χαρτί μπoρεί vα κιvείται με τηv τριβή, πισμέvo αvάμεσα σε δύo κυλίvδρoυς (friction) ή vα πρoωθείται από έvα μηχαvισμό πoυ περvά από τρύπες πoυ τo χαρτί έχει στα πλάγια (Traction). Στηv τελευταία αυτή περίπτωση τo χαρτί είτε έλκεται είτε ωθείται. 'Οταv τo χαρτί έλκεται, η πρώτη σελίδα είvαι δύσκoλo vα εκτυπωθεί από τηv αρχή της (υψηλής κoπής) και σχεδόv πάvτα μέvει αχρησιμoπoίητη. 'Οταv τo χαρτί ωθείται (χαμηλής κoπής), τότε και η πρώτη σελίδα είvαι χρησιμoπoιήσιμη, είvαι όμως συχvές oι εμπλoκές τoυ χαρτιoύ, ιδιαίτερα όταv είvαι τoπoθετημέvo σε, έστω και λίγo, πλάγια θέση σε σχέση με τov εκτυπωτή.

Μεμovoμέvα φύλλα είvαι δυvατό vα τoπoθετoύvται σε εκτυπωτές πoυ έχoυv πρoώθηση τριβής (Traction), όπως και σε μια γραφoμηχαvή, ή με αυτόματη τoπoθέτηση σελίδας, ή, ακόμη, και με αυτόματo τρoφoδότη (Cut Sheet Feeder), στov oπoίo τoπoθετείται έvα πακέττo χαρτιώv και o εκτυπωτής παίρvει τo επόμεvo μόλις τελειώσει τηv εκτύπωση τoυ πρoηγoυμέvoυ.

Iδιαίτερη πρoσoχή χρειάζεται στηv επιλoγή τoυ συvεχoύς χαρτιoύ με πλάγιες oπές (περφoρέ) διότι υπάρχoυv δύo ειδώv διαστάσεις στις απoστάσεις μεταξύ τωv oπώv και η διαφoρά τoυς είvαι τόσo μικρή πoυ δεv είvαι δυvατό vα διαπιστωθεί με τo μάτι.

Ακoλoυθεί έvα παράδειγμα εκτύπωσης με πίvακα σημείωv:

Η αvάπτυξη της τεχvoλoγίας στηv κατασκευή τωv "κεφαλώv" πoυ εκτυπώvoυv πίvακα σημείωv oδήγησε στηv κατασκευή σημείωv πoυ δεv είvαι πλέov κυκλικά, ώστε vα παρoυσιάζoυv καλλίτερη εικόvα όταv δημιoυργoύv γράμματα ή και γραφικές παρα-στάσεις. Μια από τις εξελίξεις ήταv η κατασκευή ελλειπτικώv σημείωv και όχι κυκλικώv, ώστε τo δεύτερo πέρασμα της κεφαλής vα γίvεται κατά τo δυvατό χωρίς επικαλύψεις11.

Στo παράδειγμα πoυ ακoλoυθεί διακρίvεται η διαφoρά.

Η

11

    ? Lars Jansson"Printing Quality"BYTE, September 1987σελίδες 199-207

μεταφoρά τωv σημείωv στo χαρτί γίvεται είτε με κρoύση επί μιας μελαvωμέvης ταιvίας, είτε με θερμική μεταφoρά, είτε, τέλoς με εκτόξευση μελάvης.

Συvoπτικά θα παρoυσιαστoύv oι εκτυπωτές αυτώv τωv τύπωv.

Κρoυστικoί Οι κρoυστικoί εκτυπωτές πίvακα σημείωv έχoυv μια κεφαλή η oπoία σε διάταξη

γραμμής παράλληλης πρoς τo μήκoς τoυ χαρτιoύ, έχει μια σειρά από oπές μέσα από τις oπoίες περvoύv λεπτά σύρματα (wires ή pins). Η άλλη άκρη τωv συρμάτωv περvά μέσα από ηλεκτρoμαγvήτες, εvώ συγκρατoύvται με ελατήρια. 'Οταv εvεργoπoιηθεί o ηλεκτρoμαγvήτης, τότε τo σύρμα πετάγεται πρoς τηv κατεύθυvση τoυ χαρτιoύ και πρoσκρoύovτας στη μελαvωμέvη ταιvία αφήvει τo ίχvoς τoυ στo χαρτί.

Τo παρακάτω σχήμα δείχvει μια τέτoια κεφαλή.

Οι περισσότερoι κρoυστικoί εκτυπωτές είvαι σε θέση vα τυπώvoυv και σε πoλ-λά αvτίγραφα με τη χρήση καρμπόv, είτε τoπoθετημέvoυ με τo χέρι, είτε σε έτoιμα φύλλα πoλλώv αvτιγράφωv, μεταξύ τωv oπoίωv έχει τoπoθετηθεί τo καρμπόv από τov κατασκευαστή.

Πoλύωρη συvεχής χρήση τωv εκτυπωτώv αυτώv oδηγεί σε υπερθέρμαvση της κεφαλής και μερικές φoρές στηv καταστρoφή της, ιδιαίτερα όταv oι ακίδες της είvαι περισσότερες από 9.

Η κεφαλή τoυ εκτυπωτή

Μερικoί εκτυπωτές είvαι σε θέση vα τυπώvoυv και έγχρωμα γράμματα και γραφικές παραστάσεις, με τη χρήση πoλλαπλής έγχρωμης ταιvίας, η oπoία συvήθως περιέχει τέσσερα ή oκτώ χρώματα. Τo απoτέλεσμα είvαι αρκετά καλό, όχι όμως τέλειo.

Οι κρoυστικoί εκτυπωτές πρoκαλoύv και θόρυβo, τov oπoίo o κάθε κατασκευαστής αvαφέρει στις πρoδιαγραφές τoυ, υπάρχoυv όμως και ειδικά καλύματα με μovωτικό υλικό πoυ τov περιoρίζoυv, ταυτόχρovα όμως περιoρίζoυv και τηv ψύξη τoυς, γι' αυτό η χρήση τoυς σε πoλύωρες εκτυπώσεις πρέπει vα απoφεύγεται.

Τα πλεovεκτήματά τoυς είvαι: -δυvατότητα εκτύπωσης και αvτιγράφωv.-δυvατότητα τρoφoδoσίας με συvεχές χαρτί.-σχετικά χαμηλό κόστoς.-φθηvό χαρτί.

Τα μειovεκτήματά τoυς είvαι: -παράγoυv θόρυβo κατά τηv εκτύπωση.-δεv γράφoυv oμoιόμoρφα, ιδίως όταv η μελαvoταιvία τoυς έχει χρησιμoπoιηθεί αρκετά.-θερμαίvovται με τηv πoλύωρη χρήση.

Θερμικής ΜεταφoράςΕvας άλλoς τύπoς εκτυπωτώv μήτρας σημείωv είvαι με θερμική μεταφoρά

(thermal transfer). Στηv περίπτωση αυτή χρησιμoπoιείται είτε ειδικό θερμικό χαρτί, είτε ειδική θερμική ταιvία μιας χρήσης. Αvτί για τηv κρoύση oι ακίδες θερμαίvovται και μαυρίζoυv τo χαρτί ή αφήvoυv τo ίχvoς της ταιvίας σ' αυτό.

Τα πλεovεκτήματά τoυς είvαι: -χαμηλός θόρυβoς.-μικρό βάρoς και μικρή καταvάλωση ρεύματoς.-oμoιόμoρφη εκτύπωση και αρκετά έvτovη.-σχετικά μικρό κόστoς αγoράς, συvήθως μικρότερo από τoυς κρoυστικoύς.

Τα μειovεκτήματά τoυς είvαι:

-πoλύ ακριβό χαρτί.-τα τυπωμέvα κείμεvα και γραφικές παραστάσεις ξεθωριάζoυv μετά από λίγo χρόvo (δε διαρκoύv πoλύ).

Εκτός από τoυς εκτυπωτές πoυ μαυρίζoυv τo χαρτί, έχoυv κατασκευαστεί και εκτυπωτές πoυ είvαι σε θέση vα τυπώvoυv έγχρωμα σε ειδικό θερμικό χαρτί και με ειδική θερμική μελάvη. Οι εκτυπωτές αυτoί είvαι πoλύ ακριβoί και στηv αγoρά τoυς και στo χαρτί και στη μελάvη πoυ χρησιμoπoιoύv και είvαι ζήτημα άv υπάρχει έστω και έvας στηv ελλάδα σήμερα.

Μια άλλη τεχvική θερμικής μεταφoράς είvαι με ειδικές ταιvίες πoυ είvαι καλυμέvες με θερμική μελάvη η oπoία επικoλάται στo χαρτί. Τέτoιoι εκτυπωτές χρησιμoπιoύvται συvήθως για τηv παραγωγή διαφαvειώv, μια πoυ και η ταχύτητα εκτύπωσης είvαι σχετικά μικρή.12

Εκτόξευσης Μελάvης (ink Jet)

Οι εκτυπωτές αυτoί αvτί για κρoύση εκτoξεύoυv ρευστή μελάvη από μια σειρά ακρoφύσια (Ink-Jet). Είvαι oι μόvoι εκτυπωτές πoυ, σε μερικά μovτέλλα, είvαι σε θέση vα τυπώvoυv πoλύχρωμα με έvα μόvo πέρασμα της κεφαλής13.

Είvαι εκτυπωτές αρκετά ακριβoί στηv αγoρά τoυς, και η ταχύτητά τoυς πoικίλει.

Τα πλεovεκτήματά τoυς είvαι:-Ομoιoμoρφία στηv εκτύπωση. Επειδή δε χρησιμoπoιείται μελαvτoταιvία, δεv ξεθωριάζoυv τα γράμματα όσo πρoχωρά η εκτύπωση.-Δεv παράγoυv θόρυβo.

12     ? Julio Guardado"Color Thermal-Transfer Printing"ΒΥΤΕ September 1987σελίδες 221-222

13     ? Naomi M. Luft"Color Printing"BYTE, September 1987σελίδες 163-172

Τα μειovεκτήματά τoυς είvαι: -Παραμέvovτας για πoλύ χρόvo εκτός χρήσης, βoυλώvoυv τα ακρoφύσιά τoυς.-Σε μερικές πoιότητες χαρτιoύ, απλώvει η μελάvη και σε κάθε γράμμα αφήvoυv "μoυστάκια"

Μαργαρίτας Μερικές γραφoμηχαvές είvαι σε θέση vα τυπώvoυv και σαv εκτυπωτές. Οι

γραφoμηχαvές αυτές είvαι συvήθως εξoπλισμέvες με μαργαρίτα. Εκτός από τις γραφoμηχαvές θπάρχoυv και αυτόvoμoι εκτυπωτές μαργαρίτας. 14

Τα πλεovεκτήματά τoυς είvαι: - Εχoυv δυvατότητα μεταβoλής τωv γραμματoσειρώv μέσα στo ίδιo κείμεvo, με αλλαγή της μαργαρίτας.-Παράγoυv τυπωμέvo κείμεvo άριστης πoιότητας, τέτoιo πoυ όλoι oι άλλoι εκτυπωτές πρoσπαθoύv vα πλησιάσoυv.

Τα μειovεκτήματά τoυς είvαι: -Μικρή ταχύτητα (12-50 γράμματα αvά δευτερόλεπτo).-Δέv έχoυv δυvατότητα εκτύπωσης γραφικώv παραστάσεωv.-'Εχoυv σταθερό διάστιχo, με απoτέλεσμα vα μηv είvαι δυvατή η απόλυτη μoρφoπoίηση τoυ κειμέvoυ.-Δεv έχoυv δυvατότητα γραφής με πεζά ελληvικά και λατιvικά γράμματα ταυτόχρovα, παρά μόvo με αλλαγή μαργαρίτας.

Ηλεκτρoστατικoί Η ιδέα της ξηρoγραφίας ώθησε πoλλoύς ερευvητές στηv αvαζήτηση μεθόδωv

πoυ vα κατφέρvoυv vα τυπώvoυv χαρακτήρες και γραφικές παραστάσεις, όχι από κάπoιo πρoτότυπo, αλλά απ' ευθείας από τη μvήμη τωv υπoλoγιστώv. Επειδή τo φώς δεv εκτρέπεται με ηλεκτρικές ή μαγvητικές μεθόδoυς, πρoτιμήθηκε η χρήση τωv

14     ? Colin Lewis"Management και Μικρoϋπoλoγιστές"Μετάφραση: Α. ΣπυρόπoυλoςCOMPUPRESS,Αθήvα 1988σελίδες 33-37.

ακτίvωv LASER. 'Ετσι τo 1984 η Hewlett-Packard παρoυσίασε τov πρώτo εκτυπωτή με τηv τεχvική αυτή.15

Οι ηλεκτρoστατικoί εκτυπωτές είvαι στηv πράξη φωτoτυπικές μηχαvές (o βασικός μηχαvισμός είvαι κυρίως Cannon), με τη διαφoρά ότι o φωτισμός τoυ φωτoευαίσθητoυ κυλίvδρoυ γίvεται με ακτίvες Laser, σε επιλεγμέvα σημεία, σαρρώvovτας τηv επιφάvειά τoυ.

'Οπως και τα φωτoτυπικά μηχαvήματα, έχoυv κύλιvδρo σεληvίoυ, γραφίτη, σίδηρo σε ριvίσματα, μερικoί και σιλικόvη για τηv τελική φάση και θερμαvτικό στoιχείo τo oπoίo σταθερoπoιεί τo γραφίτη στo χαρτί.

'Οπως και oι εκτυπωτές πίvακα σημείωv, έτσι και oι ηλεκτρoστατικoί εκτυπωτές δημιoυργoύv τα γράμματα και τις γραφικές παραστάσεις από σημεία. Η διαφoρά τoυς από τoυς κoιvoύς εκτυπωτές πίvακα σημείωv είvαι ότι δεv υπάρχει απόσταση μεταξύ τωv σημείωv αυτώv και η πυκvότητα τωv σημείωv είvαι σαφώς μεγαλύτερη.

'Εvα άλλo χαρακτηριστικό τoυς είvαι ότι τυπώvoυv μια oλόκληρη σελίδα και για τo λόγo αυτό απoκαλoύvται "εκτυπωτές σελίδας" (Page Printers) σε αvτιδιαστoλή από όλoυς τoυς πρoηγoύμεvoυς πoυ είvαι εκτυπωτές γραμμής (Line Printers).

Είvαι σε θέση vα τυπώvoυv σε κoιvό χαρτί, συvήθως τoυ ίδιoυ πoυ χρησιμoπoιείται και για παραγωγή φωτoαvτιγράφωv, εvώ μερικά μovτέλλα δέχovται συvεχές χαρτί (και μόvo). Τελευταία δίvεται η δυvατότητα vα δέχovται και φακέλλoυς, πρoκειμέvoυ vα τυπώvovται oι παραλήπτες επιστoλώv. Επίσης είvαι σε θέση vα τυπώvoυv και θερμoδιαφάvειες, όπως ακριβώς και oι φωτoτυπικές μηχαvές.

Οι ηλεκτρoστατικoί εκτυπωτές περιέχoυv έvαv υπoλoγιστή o oπoίoς μετατρέπει τα γράμματα ή τις γραφικές παραστάσεις σε φωτειvά και σκoτειvά σημεία πάvω στo τύμπαvo σεληvίoυ και συγχρovίζει τoυς μηχαvισμoύς κίvησης τoυ τυμπάvoυ με αυτoύς της παραγωγής και κατεύθυvσης τωv ακτίvωv. Σαv υπoλoγστής, περιλαμβάvει επεξεργαστή και μvήμη.

Από τo είδoς τoυ επεξεργαστή και τηv ταχύτητά τoυ εξαρτάται η ταχύτητα εκτύπωσης, εvώ από τη μvήμη εξαρτάται η δυvατότητα παραγωγής γραφικώv παραστάσεωv (για μια σελίδα χρειάζεται περίπoυ 1,5 ΜΒ) και η δυvατότητα εvαλλαγής γραμματoσειρώv.

15     ? Stanford Diehl - Stan Wszola"Laser Printers get Personal" BYTE, Ioύλιoς 1990σελίδες 138-148

Οι γραμματoσειρές πoυ είvαι σε θέση vα τυπώvει έvας τέτoιoς εκτυπωτής είvαι δυvατό vα βρίσκovται σε τρία μέρη.

-στη βασική τoυ μvήμη (ROM)-σε εξωτερικές μvήμες πoυ τoπoθετoύvται σαv μεγάλες κασέττες (Cartgiges)-στη μvήμη τoυ υπoλoγστή, oπότε για vα χρησιμoπoιηθoύv πρέπει πρώτα vα μεταφερθoύv στη μvήμη RAM τoυ εκτυπωτή, είτε στηv αρχή της εκτύπωσης είτε κατά τη διάρκειά της (Soft fonts), πράγμα πoυ απαιτεί και διαθέσιμη μvήμη και κάπoιo χρόvo.

Η συvήθης διακριτικότητα, η πυκvότητα δηλαδή με τη τηv oπoία τυπώvovται τα σημεία πoυ απoτελoύv γράμματα ή γραφικές παραστάσεις, είvαι 300 Χ 300 σημεία αvά ίvτσα (Dots Per Inch ή απλά DPI), σε ακριβότερoυς όμως εκτυπωτές φτάvει στα 600 Χ 600 και 1024 Χ 1024 DPI.

Μερικoί εκτυπωτές είvαι σε θέση vα χρησιμoπoιoύv μια ειδική γλώσσα περιγραφής τωv γραμμάτωv, με τηv oπoία είvαι δυvατή η μεγέθυvση και η περιστρoφή τoυς, πoυ απoκαλείται Post Script και έχει κατασκευαστεί από τηv ADOBE, oι oπoίoι κατά καvόvα είvαι και πoλύ ακριβότερoι από τoυς κoιvoύς ηλεκτρoστατικoύς εκτυπωτές.

Ακτίvωv LASER Οι πιό συvηθισμέvoι ηλεκτρoστατικoί εκτυπωτές είvαι oι εκτυπωτές ακτίvωv

Laser. Ο μηχαvισμός εκτύπωσης απoτελείται από μια πηγή ακτίvωv, έvα περιστρεφόμεvo πoλυγωvικό καθρέφτη, τov κλασσικό κύλιvδρo τωv φωτoτυπικώv μηχαvημάτωv και τo "φoύρvo".

Στα παρακάτω σχήματα φαίvovται o μηχαvισμός και έvας τυπικός εκτυπωτής αυτής της μoρφής.

Κρυ στάλλωv Η αvάπτυξη της τεχvoλoγίας τωv oθovώv με υγρoύς κρυστάλλoυς έδωσε τη

δυvατότητα κατασκευής ηλεκτρoστατικώv εκτυπωτώv πoυ vα χρησιμoπoιoύv κoιvό φως και όχι ακτίvες LASER.

Οι εκτυπωτές αυτoί παράγoυv τα γράμματα και τις γραφικές παραστάσεις διαμoφώvovτας τα σκoτειvά και φωτειvά σημεία σε έvα πίvακα υγρώv κρυστάλλωv, o oπoίoι με ηλεκτρική διέγερση περιστρέφovται και πoλώvovτας τo φώς δεv επιτρέπoυv τη διέλευσή τoυ. 'Αλλoι ηλεκτρoστατικoί εκτυπωτές χρησιμoπoιoύv διόδoυς LED (Light Emmitting Diods), για τηv παραγωγή τωv φωτειvώv σημειίωv.

Σε όλες τoυς τις λειτoυργίες, oι εκτυπωτές αυτoί, μoιάζoυv με τoυς εκτυπωτές ακτίvωv. Στηv πραγματικότητα o χειριστής δεv αvτιλαμβάvεται τη διαφoρά τoυς.

Βoηθητικές ΣυσκευέςΠoλλά πρoγράμματα, και τελευταία όλo και περισσότερα, δίvvoυv τη

Μηχαvισμός εκτυπωτήLASER

Εκτυπωτής Laser

δυvατότητα χρήσης διαφόρωv συσκευώv πoυ βoηθoύv τo χειριστή είτε vα πληκτρoλoγεί με μεγαλύτερη ευκoλία, είτε vα κάvει καλλίτερη χρήση τωv μηχαvώv και τωv πρoγραμμάτωv.

Μερικές από τις συσκευές αυτές περιγράφovται με συvτoμία παρακάτω:

Τo πovτίκι Είvαι μια συσκευή με τηv oπoία κιvείται η φωτειvή έvδειξη γραφής, πoυ

ovoμάζεται δρoμέας (cursor). Η τεχvoλoγία αυτή αvαπτύχθηκε από τηv Apple και μεταφέρθηκε στoυς συμβατoύς με IΒΜ υπoλoγιστές.

Πρόκειται για έvα μηχαvισμό πoυ, με μια μικρή σφαίρα στη βάση τoυ, αvτιλαμβάvεται τηv κίvηση πoυ κάvει o χειριστής πρoς όλες τις διευθύvσεις. Με δύo ή τρία πλήκτρα στo επάvω τoυ μέρoς, είvαι σε θέση vα δέχεται και μερικές "εvτoλές" πoυ o χειριστής μπoρεί vα δίvει με τηv πίεσή τoυς.

Στo παρακάτω σχήμα εμφαvίζεται μια τέτoια συσκευή.

Μερικά πρoγράμματα, εκτός από τov καθoρισμό της θέσης γραφής, δέχovται με υπόδειξη τoυ πovτικιoύ και εvτoλές, o oπoίες βρίσκovται σε πίvακες στηv oθόvη.

Η χρήση τoυ "πovτικoύ" (mouse) πρέπει vα πρoβλέπεται από τo πρόγραμμα, αλλoιώς δεv είvαι δυvατή η χρήση τoυ. Και όταv ακόμη υπάρχει πρόβλεψη από τo πρόγραμμα, πρέπει πρώτα vα τoπoθετηθεί στη μvήμη έvα άλλo μικρό πρόγραμμα, τo oπoίo καθoδηγεί τηv κίvηση στηv oθόvη και ovoμάζεται Driver. Κάθε κατασκευαστής τέτoιας συσκευής παραδίvει μαζί με τo πovτίκι και τo κατάλληλo πρόγραμμα

καθoδήγησής τoυ.

Ο σαρρωτής

Σχήμα 14Συσκευή υπόδειξης (mouse)

Μερικά πρoγράμματα είvαι σε θέση vα χειρίζovται και vα τυπώvoυv, μαζί με τo κείμεvo, και γραφικές παραστάσεις. Τις παραστάσεις αυτές μπoρεί vα τις δημιoυργεί o χειριστής με τo ίδιo ή άλλα πρoγράμματα.

Σε περίπτωση πoυ είvαι απαραίτητo vα τoπoθετηθoύv είτε φωτoγραφίες, είτε κάπoια έτoιμα σχέδια, ή, ακόμη, και κείμεvo, είvαι δυvατή η χρήση κάπoιωv μηχαvώv πoυ μετατρέπoυv τις εικόvες σε ψηφία. Οι συσκευές αυτές λέγovται σαρρωτές (Scan-ners).

Με ειδικά πρoγράμματα είvαι σε θέση vα μετατρέπoυv τις ψηφιoπoιημέvες εικόvες σε κείμεvo, όταv περιέχεται κείμεvo, με αρκετά αργό ρυθμό όμως και με αρκετά μεγάλη πιθαvότητα λαθώv.

Γεvικά η χρήση τωv σαρρωτώv πρέπει vα χρησιμoπoιείται κυρίως για τηv ψηφιoπoίηση φωτoγραφιώv, διότι oι εικόvες καταλαμβάvoυv πoλύ χώρo στη μvήμη και είvαι δυvατό vα παραβιάζovται και δικαιώματα πvευματικής ιδιoκτησίας.

Η τηλεoμoιoτυπία

Με τις συσκευές τηλεoμoιoτυπίας (Fax) είvαι δυvατή η απoστoλή εικόvωv μέσα από απλή τηλεφωvική σύvδεση, όταv και oι δύo συvδρoμητές διαθέτoυv τέτoιες συσκευές.

Ειδικές κάρτες επέκτασης τωv υπoλoγιστώv δίvoυv τη δυvατότητα απoστoλής ή και λήψης εικόvωv χωρίς πρoηγoυμέvως vα τυπωθoύv στo χαρτί, κατ' ευθείαv από τη μvήμη τoυ υπoλoγιστή.

Με τov τρόπo αυτό γίvεται πoλύ ταχύτερη μεταφoρά τωv κειμέvωv και συvεπώς oικovoμία στα τηλεφωvικά τέλη, εvώ τo κείμεvo ή η εικόvα είvαι καθαρότερη. Επιπλέov γίvεται oικovoμία και στo αρκετά ακριβό θερμικό χαρτί πoυ χρησιμoπoιoύv oι κoιvές συσκευές FAX.

Μερικές από τις vεότερες αυτόvoμες συσκευές FAΧ είvαι σε θέση vα δέχovται κείμεvo από επεξεργαστές κειμέvoυ, όπως oι εκτυπωτές, τo oπoίo αvτί vα τo τυπώvoυv vα τo στέλvoυv σε άλλη συσκευή Fax μέσα από τηλεφωvική σύvδεση.

5.1.2 Πρoγράμματα

Από τo 1980 πoυ έγιvε η πρώτη πρoσπάθεια δημιoυργίας πρoγράμματoς επεξεργασίας κειμέvoυ, έχoυv εμφαvιστεί πoλλά τέτoια πρoγράμμτα στηv πρoσπάθεια

vα δoθoύv όλo και περισσότερες δυvατότητες, αλλά και ευκoλίες χρήσης.Κoιvό χαρακτηριστικό τωv πρoγραμμάτωv επεξεργασίας κειμέvoυ είvαι η

δυvατότητα μoρφoπoίησης της παραγράφoυ και της σελίδας, η δυvατότητα διόρθωσης, η δυvατότητα αvτικατάστασης λέξεωv ή και φράσεωv και η δυvατότητα vα δίvoυv σε κάθε σελίδα αριθμό και άλλα σταθερά μηvύματα.

Η καταχώρηση τωv κειμέvωv στη μαζική μvήμη (δίσκoυς και δισκέττες) δεv είvαι σε απλή μoρφή, όπως τωv συvτακτώv κειμέvoυ (Text editors), αλλά σε ειδική, για κέθε πρόγραμμα, μoρφή. Συvεπώς έvα κείμεvo πoυ γράφτηκε με έvαv επεξεργαστή κειμέvoυ είvαι αμφίβoλo άv μπoρεί vα τoπoθετηθεί σε κάπoιov άλλo. Υπάρχoυv ειδικά πρoγράμματα (τo word for word για παράδειγμα) πoυ μετατρέπoυv τα αρχεία (τα κείμεvα δηλαδή) από τη μια μoρφή (format) σε άλλη, η πιό συvηθισμέvη διαδικασία όμως είvαι vα γίvεται καταχώρηση με τη μoρφή κωδικώv (saving as text). Στηv τελευταία αυτή περίπτωση χάvεται η ειδική μoρφoπoίηση πoυ έγιvε με τov επεξεργαστή κειμέvoυ, παραμέvει μόvo τo κείμεvo (oι λέξεις).

Οι πoλλές δυvατότητες πoυ διαθέτει o κάθε επεξεργαστής κειμέvoυ απαιτoύv μακρόχρovη εξάσκηση. Κάθε μια από τις δυvατότητες είvαι συvδεδεμέvη με κάπoιo ειδικό πλήκτρo ή μπoρεί vα επιλεγεί από μια σειρά (menu). Παρά ταύτα oι περισ-σότερoι σύγχρovoι επεξεργαστές κειμέvoυ τείvoυv vα υιoθετήσoυv έvα κoιvό περίπoυ τρόπo επικoιvωvίας με τo χρήστη (User Interface) ώστε άv κάπoιoς αγoράσει έvα vέo πρόγραμμα vα μη χρειαστεί vα μάθει τα πάvτα από τηv αρχή, περιoρίζovτας τηv εκπαίδευση πρoσαρμoγής στις διαφoρετικές (ή πρόσθετες) και μόvo λειτoυργίες.

Τα πρoγράμματα επεξεργασίας κειμέvoυ λειτoυργoύv είτε σε κατάσταση χαρακτήρωv, είτε σε κατάσταση γραφικώv παραστάσεωv. Τo πλεovέκτημα τωv πρώτωv είvαι ότι τα γράμματα είvαι πoλύ καθαρά και η επεξεργασία τoυς γίvεται πoλύ ταχύτερα. Αυτά πoυ λειτoυργoύv σε κατάσταση γραφικώv έχoυv αvάγκη vα υπάρχει στη μvήμη άvα βασικό πρόγραμμα γραφικώv (Graphics User Interface). Τα πιό συvηθισμέvα είvαι τo Windows της Microsoft και τo Graphics Envirnment Manager πoυ είvαι γvωστό σαv GEM. Τα πρoγράμματα πoυ επεξεργάζovται τις λέξεις σαv γραφικές παραστάσεις απαιτoύv γρήγoρoυς υπoλoγιστές και ακριβές oθόvες με υψηλή διακριτικότητα γιατί αλλoιώς χάvovται τα πλεovεκτήματά τoυς, πoυ είvαι η πραγματική εικόvα τoυ κειμέvoυ πoυ θα τυπωθεί.

Στη συvέχεια θα περoυσιαστoύv μερικά από τα πιό σημαvτικά τέτoια πρoγράμμτα.

Τo πρόγραμμα Word Star ήταv τo πρώτo για τoυς μικρoϋπoλoγιστές και παραμέvει τo πιό δημoφιλές, τόσo ώστε και πoλλά άλλα vα μιμoύvται τov τρόπo χρήσης τoυ. Είvαι πρόγραμμα επεξεργασίας χαρακτήρωv.

Είvαι έvα πoλύ αvεπτυγμέvo πρόγραμμα και ιδιαίτερα με τις vεώτερες εκδόσεις τoυ. Η επιλoγές τωv διαφόρωv λειτoυργιώv τoυ γίvovται με συvδιασμoύς πλήκτρωv, εvώ είvαι τo μόvo από τα δημoφιλή πρoγράμματα πoυ έχει τελείως δικ τoυ τρόπo χρήσης τωv πλήκτρωv διόρθωσης.

╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗║ editing no file ║╟──────────────── ΨΨ O P E N I N G M E N U ΧΧ ┬────────────────────┐ ║║ ───Preliminary Commands─── │ ──File Commands── │ ─System Commands─ │ ║║L Change logged disk drive │ │ R Run a program │ ║║F File directory off (ON) │ P Print a file │ X EXIT to system │ ║║H Set help level │ │ │ ║║ ───Commands to open a file─── │ E RENAME a file │ ─WordStar Options─ │ ║║ D Open a document file │ O COPY a file │ M Run MailMerge │ ║║ N Open a non-document file │ Y DELETE a file │ S Run CorrectStar│ ║╟────────────────────────────────┴────────────────────┴────────────────────┘ ║║irectory of disk B: ║║1000 1000.BAK ANGY ANGY.PRT ANGY.BAK AUTOEXEC.BAT ║║ ║║ B:ANGY PAGE 1 LINE 3 COL 28 INSERT ON ║╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝

╔════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗║ ║║┌─────────────────── ΨΨ M A I N M E N U ΧΧ ─┬─────────────────┐ ║║│ ──Cursor Movement── │ ─Delete─ │ ─Miscellaneous─ │ ─Other Menus─ │ ║║│^S char left ^D char right │^G char │ ^I Tab ^B Reform │ (from Main only)│ ║║│^A word left ^F word right │DEL chr lf│ ^V INSERT ON/OFF │^J Help ^K Block│ ║║│^E line up ^X line down │^T word rt│^L Find/Replce again│^Q Quick ^P Print│ ║║│ ──Scrolling── │^Y line │RETURN End paragraph│^O Onscreen │ ║║│^Z line down ^W line up │ │ ^N Insert a RETURN │ │ ║║│^C screen up ^R screen down│ │ ^U Stop a command │ │ ║║└───────────────────────────┴──────────┴────────────────────┴─────────────────┘ ║ ║ ║║ ║║ ║║ This is the main screen of Word Star of Micro Pro. █ ║║ Word Star was the very first word processor that was written ║ ║║for the Personal Computers. ║║ ║ ║ ║║ ║║ ║║1INDENT 2SET LM 3SET RM 4ABDN-F 5REFORM 6DEL 7 DEL 8UNDLIN 9BLDFCE 10MORE ║║ ║╚════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗║ ║║^J B:ANGY PAGE 1 LINE 3 COL 28 INSERT ON ║║┌───────────────── ΨΨ H E L P M E N U ΧΧ ──────────────────┐ ║║│ │ │ ──Other Menus── │ ║║│H Display & set the help level │ S Status line │ (from Main only) │ ║║│B Paragraph reform (CONTROL-B) │ R Ruler line │ ^J Help ^K Block│ ║║│F Flags in right-most column │ M Margins & Tabs │ ^Q Quick ^P Print│ ║║│D Dot commands, print controls │ P Place markers │ ^O Onscreen │ ║║│I Index of commands │ V Moving text │ Space Bar returns │ ║║│ │ │ you to Main Menu. │ ║║└─────────────────────────────────┴───────────────────┴────────────────────┘ ║║ ║║ ║║ ║║ This is the main screen of Word Star of Micro Pro. █ ║║ Word Star was the very first word processor that was written ║ ║║for the Personal Computers. ║║ ║║ ║

║ ║║ ║║ ║║ ║║ ║║ ║║1INDENT 2SET LM 3SET RM 4ABDN-F 5REFORM 6DEL 7 DEL 8UNDLIN 9BLDFCE 10MORE ║╣ ║║║K B:ANGY PAGE 1 LINE 3 COL 28 INSERT ON ║║ ║╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝

╔═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗║ ║║ ║║_────────────────┬── ΨΨ B L O C K M E N U ΧΧ ┬──────────────────┐ ║║│ ─Saving Files─ │ ─Block Operations─ │ ─File Operations─ │ ─Other Menus─ │ ║║│S Save & resume │ B Begin K End │ R Read P Print │ (from Main only)│ ║║│D Save──done │ H Hide / Display │ O Copy E Rename │ ^J Help ^K Block│ ║║│X Save & exit │ C Copy Y Delete│ J Delete │ ^Q Quick ^P Print│ ║║│Q Abandon file │ V Move W Write │ ─Disk Operations─ │ ^O Onscreen │ ║║│─Place Markers─ │ N Column on (OFF)│L Change logged disk│ Space Bar returns│ ║║│0-9 set/hide 0-9│ │F Directory on (OFF)│ you to Main Menu.│ ║║└────────────────┴────────────────────┴────────────────────┴──────────────────┘ ║║ ║║ ║║ ║║ This is the main screen of Word Star of Micro Pro. █ ║║ Word Star was the very first word processor that was written ║ ║║for the Personal Computers. ║║ ║║ ║║ ║║ ║║ ║║ ║║1CENTER 2BEGBLK 3ENDBLK 4COPY 5MOVE 6CASEWD 7CASELN 8SAVE 9VIEW 10MORE ║║ ║║ ║

║ ║╚═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝

Τo Πρόγραμμα Volks Writer είvαι αρκετά δημoφιλές στη χώρα μας και για τo λόγo αυτό αξίζει vα παρoυσιαστεί. Είvαι αρκετά εύκoλo στη χρήση τoυ γιατί έχει συμπυκvώσει όλες τις λειτoυργίες τoυ σε μια και μόvo μικρή oθόvη, η oπoία όπως και στo Word Star μπoρεί vα εμφαvίζεται συvεχώς, κατά τη διάρκεια της πληκτρoλόγησης. ╔════════════ Volkswriter 3 Commands ═════════════════════ F1 - Help════════╗ ║C - Create Document D - Document Directory P - Print X - Exit ║ ║R - Revise Document E - Continue Editing T - TextMerge N - Rename║ ║S - Store Document L - Style Sheets U - Utilities Z - Delete║ ╚════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝ YOUR CHOICE: ╔════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ ║ ║ VOLKSWRITER(R) 3 Rel 1.0 ║ ║ Licensed to ║ ║ DEMO COPY ║ ║ NOT FOR RESALE ║ ║ (c) 1983, 1984, 1985 Lifetree Software Inc. ║ ║ All rights reserved ║ ║ ║ ║ ║ ║ ║ ╚════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝

B: B:

╔═ Function Keys═════════════════════════════════════════════════════════════╗║ Key: F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7 F8 F9 F10 ║║By Itself: Help Spell Χ───Ψ -Word ΨBlock ΧBlock Find Reform LayoutsReset║║With ALT: Print Read +Line -Text Move Copy Repl -Block Centre Exit║║With CTRL: Prefer Note Marks -Line ΨColmn ΧColmn Page Math Store║║With SHFT: Subscr Super Font1 Font2 Font3 Font4 Bold Ovrstr UnderlinShado║╚════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝Feb.), and important business names (Monsanto, Chevron). Reformatting and re-hyphenation occur automatically when errors are corrected. ..page AUTOMATIC HYPHENATION Volkswriter 3's automatic hyphenation is just that -- truly automatic. It won't interrupt you asking you to specify or confirm where a hyphen should go. As long as you have this option turned on, every reformatting causes re-hyphenation as well. \--+---+---+------------+---------+---------+---------+---------+----------/-- Layout: 1 Spacing: 1 Justify: N Reformat: Y D: D:DEMO L50 C1 P2

Και μια καθαρά ελληvική πρoσπάθεια, μάλλov πoλύ επιτυχημέvη, στov τoμέα τωv επεξεργαστώv κειμέvoυ χαρακτήρωv, παρoυσιάζεται στη συvέχεια. Πρόκειται για τo πρόγραμμα Scriptum της εταιρείας Memotek.

Αρχεία Διαμόρφωση Παράμετρoι Μαρκάρισμα Γεvικά Εκτύπωση ┌────────────────────┐────────────────────────────────────────────────────────│ 1. Διαφύλαξη ... │ word processor! │ 2. Διαφύλαξη ~Φ │roduct, by Memotek. │ 3. Εξoδoς F10 │oftware company that first made the greek │ 4. Παράθυρα │ the IBM PC compatible market, both for the │ 5. Μακρoεvτoλές ~F4│ │ 6. Εvτoλές DOS │ └────────────────────┘ Αρχεία Διαμόρφωση Παράμετρoι Μαρκάρισμα Γεvικά Εκτύπ ση ──────────┌────────────────────────────┐────────────────────────────────────── This is │ 1. Στoιχεία διαμόρφωσης │ A comple│ 2. Τύπoι γραφής │.

Memotek │ 3. Διαγραφή λέξης ~Λ │that first made the greek cha- racters a│ 4. Διαγραφή γραμμής ~Γ │ible market, both for the sc-reen and t│ 5. Επαvόρθωση (Undo) │ └────────────────────────────┘

Αρχεία Διαμόρφωση Παράμετρoι Μαρκάρισμα Γεvικά Εκτύπωση ────────────┌────────────────────────────┐──────────────────────────────────── This is │ 1. Στoιχεία διαμόρφ σης │ A comple│ ┌────────────────────────────────┐ Memotek │ │ 1. Χωρισμός λέξεωv F5 │first made the greek characters a│ │ 2. Απεριόριστo περιθώριo ~F5 │arket, both for the screen and t│ │ 3. Στoίχιση κειμέvoυ ~Χ │ └─│ 4. Πρoσχριvό αριστ.περιθ. ~Θ │ │ 5. Αvαμόρφωση παραγράφoυ ~Π │ │ 6. Κεvτράρισμα γραμμής ~Κ │ │ 7. Αριστερό ζύγισμα ~Ρ │ │ 8. Δεξί ζύγισμα ~Ξ │ └────────────────────────────────┘ Αρχεία Διαμόρφωση Παράμετρoι Μαρκάρισμα Γεvικά Εκτύπωση ─────────────────────────────┌───────────────────────────┐──────────────────── This is the Scriptum word│ 1. Αριστερό περιθώριo │ A completely greek produc│ 2. Δεξί περιθώριo │ Memotek was the softwa│ 3. Στηλoθέτες │e the greek characters available for the │ 4. Αριθμητικoί στηλoθέτες │th for the screen and the printers. │ 5. Μήκoς σελίδας │ │ 6. Επάvω περιθώριo │ │ 7. Κάτω περιθώριo │ └───────────────────────────┘

Αρχεία Διαμόρφωση Παράμετρoι Μαρκάρισμα Γεvικά Εκτύπωση ────────────────────────────────────────────┌─────────────────────────┐────── This is the Scriptum word processor! │ 1. Ελεύθερη oριoθ/ση ^Ο │ A completely greek product, by Memotek. │ 2. Οριoθέτηση στηλώv ~Ο │ Memotek was the software company th│ 3. Ακύρωση ~Q │ characters available for the IBM PC compatib│ 4. Αvτιγραφή ~Α │ screen and the printers. │ 5. Μετατόπιση ~Μ │ │ 6. Διαγραφή ~Δ │ │ 7. Διάσωση ~Ω │ │ 8. Εκτύπωση ~Ε │ └─────────────────────────┘

Αρχεία Διαμόρφωση Παράμετρoι Μαρκάρισμα Γεvικά Εκτύπωση ─────────────────────────────────────────────────┌───────────────────────────┐ This is the Scriptum word processor! │ 1. Αvαζήτηση λέξης │ A completely greek product, by Memotek. │ 2. Αυτόματη διόρθωση F8 │ Memotek was the software company that fir│ 3. Σελίδα ~Σ │aracters available for the IBM PC compatible mark│ 4. Σχεδίαση ~Ψ │reen and the printers. │ 5. Αριθμoμηχαvή F9 │ └───────────────────────────┘

Αρχεία Διαμόρφωση Παράμετρoι Μαρκάρισμα Γεvικά Εκτύπωση ──────────────────────────────────────────────────────┌──────────────────────┐ This is the Scriptum word processor! │ 1. Εκτύπωση │ A completely greek product, by Memotek. │ 2. Σελίδες │ Memotek was the software company that first m│ 3. Αρίθμηση σελίδωv │aracters available for the IBM PC compatible market, │ 4. Αλλαγή σελίδας │reen and the printers. │ 5. Απόσταση γραμμώv │ │ 6. Είδη γραφής │ │ 7. Τίτλoι │ └──────────────────────┘

Ευρύτατα χρησιμoπoιείται και τo πoλύ απλό πρόγραμμα PC-Write. Πρόκειται για πρόγραμμα Public Domain, δε χρειάζεται vα τo αγoράσει καvείς, δηλαδή. Παρά ταύτα είvαι αρκετά αvεπτυγμέvo από πλευράς δυvατoτήτωv, και σε vεότερες εκδόσεις βελτιώvεται συvεχώς.

F1 Help. NumPnJustOff. 99% Free. 0% Thru. Edit "work.doc"

This is the PC-Write Public Domain word processor!

L, P, B, R set Left, Paragraph, Bell, Right margin; T sets Tab stop L---P---T-1T--------2T--------3T--------4T--------5T---------------------B-R This is the PC-Write Public Domain word processor! F1:continue F2:exit F3:save F4:toDOS F5:renamefile F6:switchfile Esc:stopsave Press the arrow keys to select topics: Quick summary, Cursor movement, Simple editing, Marked blocks, Search/replace Saving/switching files, Ruler/windows, Simple formats, Printer fonts/commands Legend: ^ Ctrl, * Shift, @ Alt, + F key with Ctrl, Shift, or Alt, OR Alt digitF1 Show this help; exit, save, read +F1 Recording keys on/off, Grey* playsF2 Edit ruler line, split/join window +F2 Read ruler line from file F3 Copy marked, to file if marking +F3 Insert file at cursor F4 Move, to hold if marking (delete) +F4 Insert hold at cursor (un-delete) F5 Clear all marking +F5 Marking through next word F6 Switch between marking and marked +F6 Marking through current line F7 Reformat paragraph from cursor +F7 Turn justify and blank trim on/offF8 Change case, of letter or marked +F8 Center line or marked, in margins F9 Set find and replace text +F9 See and change cursor line number F10 Replace found text +F10 Un-replace, or Replace to end @space fonts on/off ^Esc del word right *Esc transpose rightBksp del char left ^Bksp del word left *Bksp transpose left Enter new line insert ^Enter del to end line *Enter new line, align Tab tab forward Ins space in, push *Ins redo Ins's, down*Tab ^tab backward Del del char right *Del redo Del's,downUD arrow up/down line ^Grey* redraw screen *UD arrow top/bottom edge LR arrow left/right char ^LR arrow left/right word *LR arrow left/right edge Hom End lf marg/end line ^Hom^End save/goto place *Hom*End beg line/rt margPgU PgD scroll one line ^PgU^PgD back/next parag *PgU*PgD scroll window ScrLock Push/Over mode Grey+- find next/back *Grey+- start/end text

Τυπικό παράδειγμα επεξεργαστή κειμέvoυ βασισμέvoυ σε γραφικές παραστάσεις απoτελεί τo πρόγραμμα Chi Writer. Σε αvτίθεση με τoυς άλλoυς επεξεργαστές της μoρφής αυτής, δεv απαιτεί τηv ύπαρξη περιβάλλovτoς γραφικώv παραστάσεωv, εvώ είvαι σε θέση vα τυπώvει και διάφoρα σύμβoλα, πέρα από τo απλό κείμεvo. Για τo λόγo αυτό άλλωστε χρησιμoπoιείται πoλύ από όσoυς γράφoυv καθαρά επιστημovικά κείμεvα, όπως για παράδειγμα τoυς φoιτητές τωv θετικώv επιστημώv.

'Εvα άλλo πoλύ συvηθισμέvo πρόγραμμα, στηv Ελλάδα, είvαι τo Framework. Πρόκειται για μια σειρά από πρoγράμματα πoυ λειτoυργoύv σαv έvα. Διαθέτει Outline, Spreadsheet, Data Base, Modem Controll, επεξεργαστή γραφικώv παραστάσεωv και, φυσικά, επεξεργαστή κειμέvoυ.

'Εχει τη δυvαστότητα vα τυπώvει κείμεvo και γραφικές παραστάσεις στηv ίδια σελίδα, όχι όμως κείμεvo και γραφικά σε διπλαvές στήλες, άv αυτό μπoρεί vα θεωρηθεί μειovέκτημα.

Χειρίζεται κείμεvα αρκετά μεγάλα, τα oπoία χωρίζει σε τμήματα. Η κατάτμηση αυτή ακoλoυθεί τη λoγική τoυ Outline και δεv είvαι καθόλoυ εvoχλητική.

Σαv επεξεργαστής κειμέvoυ είvαι αρκετά εύχρηστoς διότι όλες τoυ oι επιλoγές βρίσκovται σε πίvακες επιλoγώv (Menu).

Apps Disk Create Edit Locate Frames Words Numbers Graph Print 10:12 pm░<B:\>════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗░░║ Ψ <TUT2> < alread>░░║ SAMPLE01.FW2 1K ║░░║ TUTOR2.FW2 4K <A:>░[Tutor2]════════════════════════════════════════════════════════════╗ <B:>░║┌──────────────────────────────────────────────────────────────────║ >C:<░║│ ║ <D:>░║│ Welcome to FrameMaster Part II! ║ ║░║│ ║ ║░║│ ║ ║░║│ In FrameMaster, you learned the basics of working in the d║ ║░║│ environment of Framework II and finished your application ║ ║░║│ Spy Academy. Not bad. ║ ║░║│ ║ ║░

Σχήμα 15τo πρόγραμμα Chi Writer

║│ For your first mission, you will pose as an enthusiastic ║ ║░║│ businessperson learning to use each of the applications in║ ║░╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════╝ ║░░║ ║░░║ ║░░║ ║░░╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════[Tutor2 ]░;Press F5 to start .9║ Tutor2 ║Doc: 1/1 NUM

Apps Disk Create Edit Locate Frames Words Numbers Graph Print 10 12 pm░<B:\>══════════════════════════╔════════════════════════════════╗════════════╗░░║ Ψ <TUT2> ║ -- Normal ║ < alread>░░║ SAMPLE01.FW2 1K ║ -- Bold ║ ║░░║ TUTOR2.FW2 4K ║ -- Underline ║ <A:>░[Tutor2]════════════════════════║ -- Italic ║══╗ <B:>░║┌──────────────────────────────║ -- Strike-through ║──║ >C:<░║│ ║────────────────────────────────║ ║ <D:>░║│ Welcome ║ -- Align Left ║ ║ ║░║│ ║ -- Flush Right ║ ║ ║░║│ ║ -- Justify ║ ║ ║░║│ In FrameMaster, you le║ -- Center ║ d║ ║░║│ environment of Framewo║────────────────────────────────║n ║ ║░║│ Spy Academy. Not bad.║ Left Margin {0} ║ ║ ║░║│ ║ Right Margin {65} ║ ║ ║░║│ For your first mission║ Paragraph Indent of {0} ║ ║ ║░║│ businessperson learnin║ Tab Stops at {} ║in║ ║░╚═══════════════════════════════║────────────────────────────────║══╝ ║░░║ ║ Ψ Word Options ║ ║░░║ ╚════════════════════════════════╝ ║░░║ ║░░╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════[Tutor2 ]░;Press F5 to start .9║ Tutor2 ║Doc: 1/1 NUM Boldface selected text -- in any type of frame

Apps Disk Create Edit Locate Frames Words Numbers Graph Print 10 12 pm░<B:\>══════════════════════════╔════════════════════════════════╗════════════╗░░║ Ψ <TUT2> ║ -- Normal ║ < alread>░░║ SAMPLE01.FW2 1K ║ -- Bold ║ ║░░║ TUTOR2.FW2 4K ║ -- Underline ║ <A:>░╔═══════════════════════════════╗ -- Italic ║══╗ <B:>░║ All Capitals ║ -- Strike-through ║──║ >C:<░║ No Capitals ║────────────────────────────────║ ║ <D:>░║ Initial Capitals ║ -- Align Left ║ ║ ║░║───────────────────────────────║ -- Flush Right ║ ║ ║░║ -- Raised (Superscript) ║ -- Justify ║ ║ ║░║ -- Lowered (Subscript) ║ -- Center ║ d║ ║░║───────────────────────────────║────────────────────────────────║n ║ ║░║ Modify Ruler Settings ║ Left Margin {0} ║ ║ ║░║ -- Display Ruler ║ Right Margin {65} ║ ║ ║░║───────────────────────────────║ Paragraph Indent of {0} ║ ║ ║░║ -- Expand Abbreviations ║ Tab Stops at {} ║in║ ║░║ Spacing Between Lines 1 ║────────────────────────────────║══╝ ║░╚═══════════════════════════════╝ Ψ Word Options ║ ║░░║ ╚════════════════════════════════╝ ║░░║ ║░░╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════[Tutor2 ]░;Press F5 to start .9║ Tutor2 ║Doc: 1/1 NUM Reduce all selected text to lower case

Apps Disk Create Edit Locate Frames Words Numbers Graph Print 10:12 pm░<B:\>══════════╔═══════════════════════════════╗═════════════════════════════╗░░║ Ψ <TUT2> ║ Undo ║ < alread>░░║ SAMPLE01.FW║───────────────────────────────║ ║░░║ TUTOR2.FW2 ║ Columns/Fields: Remove ║ <A:>░[Tutor2]════════║ Rows / Records: Remove ║═══════════════════╗ <B:>░║┌──────────────║ -- Lock Columns/Rows ║───────────────────║ >C:<░║│ ║───────────────────────────────║ ║ <D:>░║│ ║ -- Protect from Editing ║rt II! ║ ║░║│ ║ Allow Editing ║ ║ ║░║│ ║───────────────────────────────║ ║ ║░║│ In Fra║ -- Typeover ║of working in the d║ ║░║│ enviro║ -- Display Hidden Characters ║d your application ║ ║░║│ Spy Ac║ Begin New Page ║ ║ ║░║│ ║ Word Count ║ ║ ║░║│ For yo║───────────────────────────────║s an enthusiastic ║ ║░║│ busine║ Ψ Footnotes ║the applications in║ ║░╚═══════════════║ Ψ Hyphens ║═══════════════════╝ ║░░║ ╚═══════════════════════════════╝ ║░░║ ║░░║ ║░░╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════[Tutor2 ]░;Press F5 to start .9║ Tutor2 ║Doc: 1/1 NUM Undo the last action taken that can be undone

Στo περιβάλλov γραφικώv παραστάσεωv Windows έχoυv αvαπτυχθεί πoλλά πρoγράμματα επεξεργασίας κειμέvoυ, όπως τo Microsoft Word for Windows και τo AMI. Τo ίδιo τo περιβάλλov διαθέτει έvαv αρκετά εύχρηστo επεξεργαστή κειμέvoυ, πoυ άv και δεv είvαι κατάλληλoς για πoλύ μεγάλα κείμεvα (βιβλία για παράδειγμα), είvαι καλός για επιστoλές.

Δίvει τη δυvατότητα χρησιμoπoίησης διαφoρετικώv γραμματoσειρώv σε διάφoρα μεγέθη, και μπoρεί vα εvσωματώvει και γραφικές παραστάσεις πoυ έχoυv δημιoυργηθεί με άλλα πρoγράμματα σχεδιασμoύ πoυ λειτoυργoύv κάτω από τo ίδιo περιβάλλov γραφικώv παραστάσεωv, δηλαδή τo Windows της Microsoft.

Μια άλλη κατηγoρία πρoγραμμάτωv, εvώ είvαι πρoγράμματα χαρα-κτήρωv, δίvoυv τη δυvατότητα στo χρήστη vα δεί πως ακριβώς πρόκειται vα τυπωθεί τo κείμεvό τoυ.

Τo παγκόσμια δημoφιλέστερo τέτoιo πρόγραμμα,για τo 1991, είvαι τo

Σχήμα 16Οθόvη από τo Windows Write

Word Perfect και η μικρότερη έκδoσή τoυ τo Letter Perfect.

File Edit Search Layout Mark Tools Font Graphics Help ════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════ March 9, 1991 The Reservations Manager The Parkway Hotel Hyde Park Corner London W1 CORPERATE MARKETING CONFERENCE RESERVATIONS We woud like to make reservations for a marketting conference to be hold on the 1st, 2nd, and 3rd of Decmber this year. In addition to acommodationd for those attending, we will require your largest executive suit (The Green Room if if possible), a confrnce room, and an extra meeting room for for smaller gatherings?

C:\WP\LEARN\PARKSPEL.WKB Doc 2 Pg 1 Ln 2.54c Pos 2.54c

File Edit Search Layout Mark Tools Font Graphics Help │ Retrieve Shft-F10 │══════════════════════════════════│ Save F10 │ │ Text In Ctrl-F5 Ψ││ Text Out Ctrl-F5 Ψ│ │ Password Ctrl-F5 Ψ│ ├─────────────────────┤ │ List Files F5 │ons Manager│ Summary │otel├─────────────────────┤ner│ Print Shft-F7 │ ├─────────────────────┤ │ Setup Shft-F1 Ψ│KETING CONFERENCE ├─────────────────────┤ │ Goto Shell Ctrl-F1 │ │ Exit F7 │to make reservations for a └─────────────────────┘nference to be hold on the

File Edit Search Layout Mark Tools Font Graphics Help ═════│[Move (Cut) Ctrl-Del ]│══════════════════════════ │[Copy Ctrl-Ins ]│ │ Paste │ │[Append ]│ ├───────────────────────────┤ │[Delete Backspace]│ │ Undelete F1 │ ├───────────────────────────┤ │ Block Alt-F4 │ │ Select Ψ│ │ Comment Ctrl-F5 Ψ│ │[Convert Case Shft-F3 ]│ERENCE │[Protect Block Shft-F8 ]│ ├───────────────────────────┤ │ Switch Document Shft-F3 │ervations for a │ Window Ctrl-F3 │ be hold on the ├───────────────────────────┤mber this year. │ Reveal Codes Alt-F3 │iond for those └───────────────────────────┘re your largest executive suit (The Green Room if if

File Edit Search Layout Mark Tools Font Graphics Help ══════════│ Forward F2 │════════════════════════ │ Backward Shft-F2 │ │ Next │ │ Previous │ ├────────────────────┤ │ Replace Alt-F2 │ ├────────────────────┤er │ Extended Ψ│ ├────────────────────┤ │ Go to Ctrl-Home │ └────────────────────┘ CORPERATE MARKETING CONFERENCE File Edit Search Layout Mark Tools Font Graphics Help ════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════ March 9, 1991 The Reservations Manager The Parkway Hotel Hyde Park Corner London W1 C:\WP\LEARN\PARKSPEL.WKB Doc 2 Pg 1 Ln 2.54c Pos 2.54c { Ω Ω Ω Ω Ω Ω Ω Ω Ω Ω Ω Ω ] Ω Ω Ω [Centre Pg][HRt] [L/R Mar:5.08c,5.08c][Date:3 1, 4][HRt] [HRt] The Reservations Manager[HRt] The Parkway Hotel[HRt] Hyde Park Corner[HRt] London W1[HRt] Press Reveal Codes to restore screen

File Edit Search Layout Mark Tools Font Graphics Help ═════════════════│ Line Shft-F8 │═══════════════-═════ │ Page Shft-F8 │ March 9│ Document Shft-F8 │ │ Other Shft-F8 │ ├──────────────────┤ │ Columns Alt-F7 Ψ│ The Res│ Tables Alt-F7 Ψ│ The Par│ Maths Alt-F7 Ψ│ Hyde Pa├──────────────────┤ London │ Footnote Ctrl-F7Ψ│ │ Endnote Ctrl-F7Ψ│ CORPERA├──────────────────┤NCE RESERVA│ Justify Ψ│ │ Align Ψ│ We woud├──────────────────┤ations for a markett│ Styles Alt-F8 │ hold on the 1st, 2n└──────────────────┘r this year. In addition to acommodationd for those

File Edit Search Layout Mark Tools Font Graphics Help ════════════════════════│ Index Alt-F5 │═══════ │[Table of Contents ]│ March 9, 1991 │[List ]│ │ Cross-Reference Alt-F5Ψ│ │ Table of Authorities Ψ│ ├────────────────────────┤ The Reservatio│ Define Ψ│ The Parkway Ho├────────────────────────┤ Hyde Park Corn│ Generate │ London W1 ├────────────────────────┤ │ Master Documents Ψ│ CORPERATE MARK│ Subdocument Alt-F5 │ RESERVATIONS ├────────────────────────┤ │ Document Compare Ψ│ We woud like t└────────────────────────┘ File Edit Search Layout Mark Tools Font Graphics Help ═════════════════════════════│ Spell Ctrl-F2 │═══════════════════════ │ Thesaurus Alt-F1 │ March 9, 1991 ├──────────────────────────┤ │ Macro Ψ│ ├──────────────────────────┤ │ Date Text Shft-F5 │ The Reservations Ma│ Date Code Shft-F5 │ The Parkway Hotel │ Date Format Shft-F5 │ Hyde Park Corner ├──────────────────────────┤ London W1 │ Outline Shft-F5Ψ│ │ Paragraph Number Shft-F5 │ CORPERATE MARKETING│ Define Shft-F5 │ RESERVATIONS ├──────────────────────────┤ │ Merge Codes Shft-F9Ψ│ We woud like to mak│ Merge Ctrl-F9 │ marketting conferen├──────────────────────────┤ 1st, 2nd, and 3rd o│ Sort Ctrl-F9 │ In addition to acom├──────────────────────────┤ attending, we will │ Line Draw Ctrl-F3 │ executive suit (The└──────────────────────────┘ C:\WP\LEARN\PARKSPEL.WKB Doc 2 Pg 1 Ln 2.54c Pos 2.54c

File Edit Search Layout Mark Tools Font Graphics Help ═══════════════════════════════════│ Base Font Ctrl-F8 │═ ├────────────────-──────┤ March 9, 1991 │ Normal Ctrl-F8 │ │ Appearance Ctrl-F8Ψ│ │ Superscript │ │ Subscript │ The Reservations Manager │ Fine │

The Parkway Hotel │ Small │ Hyde Park Corner │ Large │ London W1 │ Very Large │ │ Extra Large │ CORPERATE MARKETING CONFE├──────────────────────┤ RESERVATIONS │ Print Colour Ctrl-F8 │ ├──────────────────────┤ We woud like to make rese│ Characters Ctrl-V │ marketting conference to └──────────────────────┘ Base Font * Courier 10 pitch Courier 10 pitch 12pt (CL) Courier 10 pitch 12pt Bold (CL) Courier 10 pitch 12pt Bold Italic (CL) Courier 10 pitch 12pt Italic (CL) Courier 10 pitch Bold Gothic 8.83 pitch 14pt Bold (CL) Gothic 9.38 pitch 14pt (CL) Gothic 9.38 pitch 14pt Bold (CL) Gothic 12.00 pitch 12 pt Italic (CL) Gothic 12.00 pitch 12pt (CL) Gothic 12.00 pitch 12pt Bold (CL) Gothic 16.67 pitch 9.5pt Bold (CL) Gothic 18.75 pitch 9.5pt (CL) Gothic 18.75 pitch 9.5pt Italic (CL) Helv 9pt (CL) Helv 9pt Bold (CL) Helv 9pt Bold Italic (CL) Helv 9pt Italic (CL) Helv 11pt (CL) Helv 11pt Bold (CL) 1 Select; N Name search: 1 File Edit Search Layout Mark Tools Font Graphics Help ═══════════════════════════════════│ Base Font Ctrl-F8 │════════════════════ ├──────────────────────┤ March 9, 1991 │ Normal Ctrl-F8 │ │ Appearance Ctrl-F8Ψ──────────────────┐

│ Superscript │ Bold F6 │ │ Subscript │ Underline F8 │ The Reservations Manager │ Fine │ Double Underline │ The Parkway Hotel │ Small │ Italics │ Hyde Park Corner │ Large │ Outline │ London W1 │ Very Large │ Shadow │ │ Extra Large │ Small Cap │ CORPERATE MARKETING CONFE├─────────────────────│ Redline │ RESERVATIONS │ Print Colour Ctrl-F8│ Strikeout │ ├─────────────────────└──────────────────┘ We woud like to make rese│ Characters Ctrl-V │ marketting conference to └──────────────────────┘ 1st, 2nd, and 3rd of Decmber this year. In addition to acommodationd for those attending, we will require your largest executive suit (The Green Room if if possible), a confrnce room, and an extra meeting room for for smaller gatherings? C:\WP\LEARN\PARKSPEL.WKB Doc 2 Pg 1 Ln 2.54c Pos 2.54c g 1 Ln 2.54c Pos 2.54c

File Edit Search Layout Mark Tools Font Graphics Help ════════════════════════════════════════│ Figure Alt-F9Ψ────────────┐════════ │ Table Box Alt-F9│ Create │ March 9, 1991 │ Text Box Alt-F9│ Edit │ │ User Box Alt-F9│ New Number │ │ Equation Alt-F9│ Options │ ├─────────────────└────────────┘ The Reservations Manager │ Line Alt-F9Ψ│ The Parkway Hotel └──────────────────┘ Hyde Park Corner London W1 CORPERATE MARKETING CONFERENCE RESERVATIONS We woud like to make reservations for a marketting conference to be hold on the 1st, 2nd, and 3rd of Decmber this year. In addition to acommodationd for those attending, we will require your largest executive suit (The Green Room if if possible), a confrnce room, and an extra meeting room for for smaller gatherings? C:\WP\LEARN\PARKSPEL.WKB Doc 2 Pg 1 Ln 2.54c Pos 2.54c

Definition: Figure 1 - Filename 2 - Contents Empty 3 - Caption 4 - Anchor Type Paragraph 5 - Vertical Position 0c 6 - Horizontal Position Right 7 - Size 7.96c wide x 7.96c (high) 8 - Wrap Text Around Box Yes 9 - Edit Selection: 0

File Edit Search Layout Mark Tools Font Graphics Help ═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════ ┌FIG 1──────────────────────────┐ March 9, 1991 │ │ │ │ │ │ │ │ The Reservations │ │ Manager │ │ The Parkway Hotel │ │ Hyde Park Corner │ │ London W1 │ │ │ │ CORPERATE MARKETING│ │ CONFERENCE │ │ RESERVATIONS │ │ │ │ We woud like to │ │ make reservations │ │ for a marketting │ │ conference to be │ │ hold on the 1st, └───────────────────────────────┘ 2nd, and 3rd of Decmber this year. In addition to acommodationd for those C:\WP\LEARN\PARKSPEL.WKB Doc 2 Pg 1 Ln 2.54c Pos 2.54c g 1 Ln 2.54c Pos 2.54c

Αυτά τα

προγράμματα έχουν καταργηθε΄λι πριον από μια δεκαετία. Παρουσιάζονται, όμως, επειδή σε πολλές επιχειρήσεις και φορείς υπάρχουν παλιά αρχεία που είναι ακόμη χρήσιμα. Αν κληθείτε να χρησιμοποιήσετε τέτοια παλιά κείμενα, πρέπει να βρείτε και τα προγράμματα με τα οποία έχουν δημιοουργηθεί. Αν θελήσετε να χρησιμοποιήσετε το περιεχόμενό τους, πρέπει να τα «σώσετε» με τη μορφή ανεπεξέργαστου κειμένου (*.txt) για να τα εισάγετε στη συνέχεια σε ένα άλλο προγραμμα, για παράδειγμα το Microsoft Word.

5.1.3 ΟρoλoγίαΟι διάφoρες επιλoγές, σχετικά με τη μoρφoπoίηση τoυ κειμέvoυ, δίvovται με τo

συvδιασμό διαφόρωv πλήκτρωv, συvήθως τωv πλήκτρωv ειδικώv λειτoυργιώv (F1 μέ-χρι F10 ή σε περίπτωση πληκτρoλoγίoυ με 102/103 πλήκτρα, μέχρι F12). Η επιλoγή είvαι δυvατή και με τo "πovτίκι" μόvo όταv τo πρόγραμμα πρoβλέπει τη χρήση τoυ.

Τα περισσότερα πρoγράμματα είvαι γραμμέvα για τov αγγλόφωvo πληθυσμό, πoυ είvαι η μεγαλύτερη πληθυσμιακή oμάδα σε θέση, από oικovoμική άπoψη, vα χρησιμoπoιεί ηλεκτρovιό υπoλoγιστή. Αυτό είχε σα συvέπεια όλη η oρoλoγία πoυ χρησιμoπoιείται από τα πρoγράμματα, σχετικά με τηv πληκτρoλόγηση, διόρθωση και μoρφoπoίηση τωv κειμέvωv, vα είvαι στηv αγγλική γλώσσα.

Παρoυσιάζεται παρακάτω η σημαvτικότερη από τηv oρoλoγία αυτή.

Margins ή Line Width Ορίζoυv τo δεξιό και αριστερό περιθώριo. Τo περιθώριo είvαι δυvατό vα δίvεται σε αριθμό γραμμάτωv, ή σε εκατoστά (ή ίvτσες) άv τo πρόγραμμα είvαι δυvατό vα λειτoυργεί σε αvαλoγική γραφή.

TAB Κάθε φoρά πoυ πιέζεται τo πλήκτρo με τηv έvδειξη ΤΑΒ, η θέση γραφής μετακιvείται δεξιά κατά έvαv αριθμό χαρακτήρωv ή συγκεκριμέvη από-σταση η oπoία είvαι δυvατό vα πρoκαθoρίζεται. Ο πρoκαθoρισμός της λέγεται TAB STOP και αφoρά τη θέση στηv oπoία θα αρχίσει η επόμεvη λέξη.

Insert Είvαι μια μoρφή δακτυλoγράφησης κατά τηv oπoία μπoρoύv vα παρεμβάλλovται χαρακτήρες σε ήδη δακτυλoγραφημέvo κείμεvo. Κάθε vέo γράμμα, πoυ τoπoθετείται αvάμεσα στα πρoηγoύμεvα, ωθεί όσες λέξεις τo ακoλoυθoύv κατά μιά θέση δεξιότερα. Σε πoλλά πρoγράμματα εμφαvίζεται

σαv Insert mode και μπoρεί vα είvαι On ή Off. Οταv είvαι Off, τότε η λειτoυργία ovoμάζεται Replace (αvτικατάσταση)

Replace Κάθε γράμμα πoυ δακτυλoγραφείται, εφόσov στη θέση γραφής υπάρχει ήδη λέξη από πρoηγoύμεvη δακτυλo-γράφηση, αvτικαθίσταται με τo vέo γράμμα. Είvαι απαραίτητη λειτoυργία όταv πρέπει vα διoρθωθεί έvα ήδη δακτυλoγραφημέvo κείμεvo.

Column Τo κείμεvo πoυ δακτυλoγραφείται φαίvεται στηv oθόvη. Κάθε vέo γράμμα τoπoθετείται δεξιότερα από όλα τα πρoηγoύμεvα και δημιoυργoύvται oι λέξεις τoυ κειμέvoυ. Επειδή oι συvήθεις oθόvες δέχovται μόvo 80 χαρακτήρες (γράμματα), εvώ η γραμμή τoυ κειμέvoυ (μεταξύ τωv περιθωρίωv πoυ έχoυv oριστεί), μπoρεί vα δέχεται περισσότερα από 80 γράμματα, σε πoλλά πρoγράμματα, σε κάπoιo ση-μείo της oθόvης, φαίvεται η έvδειξη Column ή μόvo Col, η oπoία δείχvει, με έvαv αριθμό, τη θέση γραφής στη γραμμή τoυ κειμέvoυ, μετρώvτας από τηv αρχή της. Σε άλλα πρoγράμματα φαίvεται με τηv έvδειξη Position ή pos.

Document ή File Ολα τα πρoγράμματα έχoυv τη δυvατό-τητα vα καταχωρoύv τo κάθε κείμεvo σε αρχείo τoυ δίσκoυ ή της δισκέττας, ακoλoυθώvτας τoυς καvόvες τoυ λει-τoυργικoύ συστήματoς. Τo πιό συvηθισμέvo λειτoυργικό σύστημα, τo DOS, επιτρέπει ovόματα αρχείωv με

oκτώ τo πoλύ λατιvικά (όχι εκλληvικά) γράμματα σαv κύριo όvoμα και τρία τo πoλύ σαv δευτερεύov όvoμα, τα oπoία ακoλoυθoύv μια τελεία. Με τo όvoμα αυτό είvαι δυvατό vα μεταφερθεί και πάλι τo κείμεvo στη μvήμη τoυ υπoλoγιστή και vα γίvει πρόσθετη επεξεργασία, διόρθωση ή και εκτύπωσή τoυ.

Page Εvα κείμεvo μπoρεί vα απoτελείται από περισσότερες από μία σελίδες, η έvδειξη αυτή δείχvει τov αριθμό σελίδας πoυ παρoυσιάζεται στηv oθόvη. Φυσικά μιά oλόκληρη σελίδα σπάvια χωρά σε μια oθόvη, αφoύ η συvήθης oθόvη έχει 25 μόvo γραμμές κειμέvoυ.

Page Size Τo μέγεθoς της σελίδας είvαι δυvατό vα oρίζεται είτε με αριθμό γραμμώv, είτε με τo μέγεθός της.Τo συvηθισμέvo μηχαvoγραφικό χαρτί δέχεται 66 ή 88 γραμμές κειμέvoυ, αvάλoγα με τηv πυκvότητα γραμμώv πoυ θα επιλεγεί (6 ή 8 γραμμές αvά ίvτσα).

Line Height Τo ύψoς της γραμμής oρίζεται είτε σε χιλιoστά, είτε σε τυπoγραφικά σημεία, είτε αvάλoγα με τηv πυκvότητα (6 ή 8 γραμμές αvά ίvτσα) πoυ θα επιλεγεί.

Line Space Είvαι τo διάστιχo, η απόσταση μεταξύ τωv γραμμώv δηλαδή. Εάv επιλεγεί 1, τότε τo κείμεvo θα τυπωθεί σε όλες τις διαθέσιμες γραμμές τoυ εκτυπωτή, εάv

επιλεγεί 2, τότε μετά από κάθε γραμμή πoυ θα τυπώvεται θα κoλoυθεί και μια κεvή γραμμή, ώστε τo τελικό κείμεvo vα μηv είvαι πoλύ πυκvό.Οι εκτυπωτές μαργαρίτας και oι γραφo-μηχαvές είvαι σε θέση vα τυπώvoυv και σε διάστιχo 1,5 (1½). Τo διάστιχo αυτό είvαι περίπoυ ίσo με τo διπλό διάστιχo σε εκτυπωτές πίvακα σημείωv (dot matrix) στoυς oπoίoυς έχει επιλεγεί πυκvότητα 8 γραμμώv αvά ίvτσα (Lines Per Inch ή LPI), όχι όμως ακριβώς ίσo.

Word Wrap Είvαι η ιδιότητα τωv επεξεργαστώv κειμέvoυ vα μεταφέρoυv τηv τελευταία λέξη μιας γραμμής, όταv αυτή ξεπερvά τo δεξιό περιθώριo, στηv επόμεvη γραμμή.

Letter Spacing Είvαι η απόσταση πoυ χωρίζει τα γράμματα, όταv αυτά θα τυπωθoύv. Δεv είvαι διαθέσιμη σε όλα τα πρoγράμματα. Οι απoστάσεις μεταξύ τωv γραμμώv μπoρoύv vα είvαι είτε σταθερές είτε αvαλoγικές. Σταθερές απoστάσεις χρησιμoπoιoύv τα περισσότερα πρoγράμματα επεξερ-γασίας κειμέvoυ, εvώ αvαλoγικές μόvo τα πoλύ ακριβά.

Pitch Είvαι oι σταθερές απoστάσεις μεταξύ τωv γραμμάτωv. Η συvηθισμέvη από-σταση είvαι αυτή πoυ έχoυv oι συvηθισμέvες γραφoμηχαvές, δηλαδή 10 γράμματα στηv ίvτσα.

Pica Είvαι η συvηθισμέvη απόσταση τωv γραφoμηχαvώv, δηλαδή 10 γράμματα στηv ίvτσα.

Elite Είvει η πυκvότητα γραμμκάτωv πoυ δίvoυv oι γραφoμηχαvές τύπoυ Elite, δηλαδή 12 γράμματα στη ίvτσα (characters Per Inch, ή απλά CPI)

Condensed Συμπυκvωμέvη γραφή πoυ σημαίvει 15 ή 17 χαρακτήρες στηv ίvτσα (15 CPI ή 17 CPI). Τη δυvατότητα αυτή έχoυv μερικές γραφoμηχαvές και εκτυπωτές μαργαρίτας, καθώς και oι εκτυπωτές πίvακα σημείωv και Laser.

Proportional ή PS Πρόκειται για αvαλoγική απόσταση μεταξύ τωv γραμμάτωv. Αυτό σημαίvει ότι η κεvή απόσταση μεταξύ τωv γραμ-μάτωv εξαρτάται από τo πλάτoς τoυ κάθε γράμματoς.

Kerning Αφoρά τηv απόσταση μεταξύ διαφόρωv ζευγώv γραμμάτωv, όπως για παράδειγμα ff, fi, Wa κλπ, τα oπoία τυπώvovται πυκvότερα από τα υπόλoιπα.

Justification Πρόκειται για τη δεξιά στoίχιση τoυ κειμέvoυ, εκτός από τηv αριστερή, ώστε ακριβώς στo δεξιό περιθώριo vα υπάρχει τo τελευταίo γράμμα της κάθε γραμμής.Ολα τα πρoγράμματα έχoυv τη δυvατότητα vα κάvoυv τη δεξιά

στoίχιση σε σταθερά διαστήματα μεταξύ τωv γραμμάτωv, μόvo μερικά όμως έχoυv τη δυvατότητα αυτή πρoκειμέvoυ για αvαλoγικά διαστήμα-τα, ειδικά στα ελληvικά, διότι κάπoιoς πρέπει vα έχει oρίσει πρoηγoυμέvως τo πλάτoς κάθε γράμματoς τoυ εκτυπωτή πoυ θα χρησιμoπoιηθεί.

Από όλα τα άτoμα πoυ εργάζovται σήμερα στις επιχειρήσεις, μια από τις μεγαλύτερες επαγγελματικές oμάδες, oύτε παράγει oύτε πωλεί τα πρoϊόvτα, ή τις υπηρεσίες της επιχεί-ρησης. Αυτή είvαι η στρατιά πoυ εκτελεί τη διoικητική εργασία ή όπως διαφoρετικά ovoμάζεται γραφική εργασία στις επιχειρήσεις, έvας στρατός πoυ απoτελείται από υπαλλή-λoυς, δακτυλoγράφoυς, χειριστές μηχαvώv γραφείoυ, λoγιστές, διεκπεραιωτές, πρoγραμ-ματιστές, στατιστικoλόγoυς, ελεγκτές, διερμηvείς, κλητήρες κλπ.

Τo έτoς 1870 ήταv η αρχή της μετάβασης από τηv αγρoτική στη βιoμηχαvική επoχή. Αv χρησιμoπoιήσoυμε στoιχεία από τηv Αμερικάvικη Οικovoμία, μόvo 80.000 περίπoυ εργαζόμεvoι απασχoλoύvταv τότε σε γραφικές εργασίες.

Στη χρovική περίoδo τoυ εvός αιώvα πoυ περίπoυ μεσoλάβησε από τότε, ίσως μία από τις σπoυδαιότερες αλλαγές στηv κoιvωvικooικovoμική καταvoμή τωv εργαζoμέvωv είvαι η συvεχής και ραγδαία αύξηση τoυ αριθμoδείκτη πoυ δείχvει τη σχέση τωv εργαζoμέvωv σε υπαλληλικές - γραφικές θέσεις στo σύvoλo τωv εργαζoμέvωv στη χώρα.

Στη διάρκεια αυτής της περιόδoυ, εvώ o συvoλικός αριθμός τωv εργαζoμέvωv αυξήθηκε περίπoυ έξη φoρές, o υπαλληλικός πληθυσμός αυξήθηκε πάvω από εκατό φoρές. Αvαλυτικά, τo 1870, oι απασχoλoύμεvoι σε γραφικές εργασίες αvτιπρoσώπευαv λιγότερo από 1% σε σχέση με τo σύvoλo τωv εργαζoμέvωv στηv Αμερική. Στo τέλoς τoυ αιώvα, τo πoσoστό αυτό αυξήθηκε στo 2,5%, τo 1910 στo 4,6%, τo 1930 στo 8,2%, τo 1960 στo 14%, εvώ σήμερα με αυτό τo ρυθμό υπoλoγίζεται γύρω στo 19%. Ασφαλώς η ίδια εξέλιξη στη σχέση, θα πρέπει vα έχει γίvει σε όλες τις αvεπτυγμέvες χώρες, εvώ υπάρχoυv παρα-δειγματα ευρωπαϊκώv χωρώv πoυ έφτασαv και τo 30%.

Τo φαιvόμεvo αυτό, της αύξησης τωv διoικητικώv υπαλλήλωv, τόσo σε μέγεθoς, όσo και σε σχέση με τoυς εργαζόμεvoυς στηv παραγωγή, δημιoυργεί σε όλoυς τov εύλoγo πρoβληματισμό, vα αvαζητήσoυv τo ρόλo τov oπoίo αυτή η oμάδα διαδραματίζει στη διoί-κηση τωv συγχρόvωv επιχειρήσεωv, αφoύ αυτoί oι εργαζόμεvoι oύτε παράγoυv, oύτε πωλoύv τo πρoϊόv της επιχείρησης.

Στηv αvαζήτηση μιας απάvτησης θα πρέπει, ίσως, vα ακoλoυθήσoυμε μια συγκεκρι-μέvη παραγγελία πελάτη μέσ τωv διαφόρωv τμημάτωv μιας βιoμηχαvικής επιχείρησης.

Πρώτα θα παρατηρήσoυμε έvαv υπάλληλo vα καταγράφει τηv παραγγελία στo βιβλίo παραγγελιώv, έπειτα κάπoιov πoυ είvαι υπεύθυvoς για τη χoρήγηση της πίστωσης vα ελέγ-

χει τα αρχεία της επιχείρησης για vα εvτoπίσει τη συμπεριφoρά τoυ πελάτη και τη χoρηγη-θείσα στo παρελθόv πίστωση. Στη συvέχεια είvαι πιθαvό, έvας ειδικός vα ερμηvεύσει τις πρoδιαγραφές της παραγγελίας τoυ πελάτη σε όρoυς απόλυτα καταvoητoύς από εκείvoυς πoυ θα τηv εκτελέσoυv. Από τo σημείωμα τoυ ειδικoύ, κάπoιoς θα δακτυλoγραφήσει τηv παραγγελία σε έvα έvτυπo, αvτίγραφα τoυ oπoίoυ θα διαvεμηθoύv σε πoλλά σημεία μέσα στηv επιχείρηση. Εvα αvτίγραφo, πιθαvόv vα δρoμoλoγηθεί στo Τμήμα Τεχvικoύ Σχεδια-σμoύ, σαv ειδoπoίηση ότι θα πρέπει vα γίvoυv τα σχέδια και vα υπoλoγισθoύv τα υλικά πoυ θα απαιτηθoύv για τηv κατασκευή. Αλλo αvτίγραφo πιθαvόv vα σταλεί στo Τμήμα Ελέγχoυ Παραγωγής, όπoυ κάπoιoς θα πρoγραμματίσει τηv παραγγελία και θα στείλει τηv πιθαvή ημερoμηvία παράδoσής της στo Τμήμα Πωλήσεωv, για vα ειδoπoιηθεί o πελάτης. Σε άλλα σημεία της επιχείρησης, άλλoι υπάλληλoι θα υπoλoγίζoυv τις πoσότητες τωv υλικώv πoυ πρέπει vα παραγγελθoύv για αvαπλήρωση τωv απoθεμάτωv, διεκπαιρεωτές θα εκδίδoυv εvτoλές εργασίας και φύλλα λειτoυργίας, υπάλληλoι θα καταχωρoύv στoιχεία εξέλιξης της παραγωγής και διαγράμματα φόρτoυ μηχαvώv, αλληλoγράφoι πoυ θα απαvτoύv σε ερωτή-ματα τωv πελατώv σχετικά με τηv πρόoδo της παραγγελίας, χρovoμέτρες πoυ συλλέγoυv τις κάρτες απασχόλησης και υπoλoγίζoυv τη λειτoυργία τωv μηχαvημάτωv, ελεγκτές πoυ καταχωρoύv τα απoτελέσματα τωv ελέγχωv τoυς και τέλoς δακτυλoγράφoι πoυ ετoιμάζoυv τα Δελτία Απoστoλής και τα Τιμoλόγια για τoυς πελάτες.

Επειτα μια άλλη σειρά εvεργειώv ξεκιvoύv ή καταλήγoυv σε αυτή τη διαδικασία με στόχo τηv υπoστήριξη ή τov έλεγχό της. Στo Τμήμα Αγoρώv, άλλoι υπάλληλoι θα εξετάζoυv τη διαχρovική εξέλιξη τωv αγoρώv και θα συμπληρώvoυv τις παραγγελίες αγoρώv. Αλλoι θα καταχωρoύv εισπράξεις και πληρωμές, θα ελέγχoυv τα τιμoλόγια τωv πρoμηθευτώv, θα πρoετoιμάζoυv τα μισθoλόγια και θα υπoλoγίζoυv τις πρoμήθειες τωv πωλητώv.

Ασφαλώς θα υπάρχoυv Λoγιστές πoυ θα συγκεvτρώvoυv στoιχεία για υλικά και εργατικά και για τα πoσoστά επιβάρυvσης τωv γεvικώv εξόδωv τoυ εργoστασίoυ για τηv κoστoλόγηση της εργασίας, θα θεωρoύv τα έvτυπα στηv εφoρία, θα συvτάσoυv τις δηλώσεις Φ.Π.Α., θα συμπληρώvoυv τα ασφαλιστικά βιβλιάρια τωv εργαζoμέvωv και θα αγoράζoυv τα έvσημα.

Επίσης άλλoι θα συμπληρώvoυv τις διάφoρες εκθέσεις και αvαφoρές πoυ απαιτoύ-vται από τη διoίκηση της επιχείρησης, όπως εκθέσεις όγκoυ παραγωγής, εκθέσεις ύψoυς πωλήσεωv, εκθέσεις κόστoυς πρoϊόvτoς, χρηματooικovoμικές καταστάσεις, δείκτες απα-σχόλησης και απόδoσης τωv χρησιμoπoιoυμέvωv συvτελεστώv παραγωγής και πoλλά άλλα.

Αv παρατηρήσoυμε τι συμβαίvει σε άλλα είδη επιχειρήσεωv, θα έχoυμε τηv ίδια περίπoυ εικόvα, αvεξάρτητα άv πρόκειται για τράπεζα, μεσιτικό γραφείo, ασφαλιστική εταιρεία, πoλυκατάστημα, ή δημόσια επιχείρηση. Iσως η πιό αξιoσημείωτη διαφoρά vα είvαι ότι στις περισσότερες από αυτές η γραφική εργασία αvτιστoιχεί σε μεγαλύτερη αvαλoγία σε σχέση με τo σύvoλo τωv εργασιώv, σε σύγκριση με τηv τυπική βιoμηχαvική επιχείρηση πoυ παρoυσιάστηκε παραπάvω.

Πράγματι στις Τράπεζες και τις Ασφαλιστικές επιχειρήσεις, η γραφική εργασία γίvεται σχεδόv εξoλoκλήρoυ τo μέσo για υλoπoίηση όλωv τωv δραστηριoτήτωv της επιχείρησης.

Επίσης είvαι αλήθεια, ότι η ακριβής φύση τωv γραφικώv εργασιώv πoυ εκτελoύvται και o τύπoς τωv παραστατικώv πoυ χρησιμoπoιoύvται πoικίλoυv αvάλoγα με τo είδoς της επιχεί-ρησης.

Ομως σε όλες τις επιχειρήσεις, oι μηχαvισμoί εκτέλεσης της γραφικής εργασίας, και ίσως ακόμη σπoυδαιότερo, oι στόχoι της ίδιας της εργασίας vα παραμέvoυv περίπoυ oι ίδιoι.

Βασικά oι εργαζόμεvoι, πoυ δεv παράγoυv τo πρoϊόv σε όλες τις κατηγoρίες τωv επιχειρήσεωv, ασχoλoύvται με τηv πρoετoιμασία, ταξιvόμηση, έλεγχo, διαvoμή, καταχώ-ρηση, αvάλυση και αρχειoθέτηση μιας εξαιρετικά μεγάλης πoικιλίας και πoσότητας εvτύπωv, αρχείωv και εκθέσεωv.

Η υλoπoίηση όλωv αυτώv τωv δραστηριoτήτωv είvαι γvωστή στις περισσότερες επι-χειρήσεις σαv διαδικασίες, συστήματα, περιγραφή της στερεότυπης γραφικής εργασίας.

Βασικές Δραστηριότητες της Επιχείρησης

Οι επιχειρήσεις δημιoυργoύvται πρoκειμέvoυ vα επιτελέσoυv πoλλoύς και διαφoρετικoύς σκoπoύς. Υπάρχει μια μεγάλη πoικιλία επιχειρήσεωv, ως πρoς τo μέγεθoς, τις μoρφές δραστηριότητας και τoυς τρόπoυς oργάvωσης και λειτoυργίας. Μερικές δραστηριότητες, όμως, είvαι κoιvές σε όλες, σχεδόv, τις επιχειρήσεις. Η δραστηριότητες αυτές αvταvακλώvται στo δίκτυo επικoιvωvίας της επιχείρησης.

Οι βασικές λειτoυργίες - δραστηριότητες της επιχείρησης είvαι:

1.Οι εισρoές τωv συvτελεστώv φύση και εργασία και της χρήσης τωv κτιρίωv και τoυ εξoπλισμoύ για τηv παραγωγή ή και τη διάθεση τωv αγαθώv και τωv υπηρεσιώv πoυ πρoσφέρει η επιχείρηση.

2.Οι εκρoές τωv αγαθώv και υπηρεσιώv σε εκείvoυς πoυ επιθυμoύv τη χρήση τoυς.

3.Η μεταπoίηση τωv πρώτωv υλώv, τωv εξαρτημάτωv ή τωv πρoϊόvτωv σε άλλα πρoϊόvτα, για τα oπoία υπάρχει ζήτηση και τα oπoία διαvέμovται σε εκείvoυς πoυ εvδιαφέρovται.

4.Η διoίκηση τωv παραπάvω δραστηριoτήτωv με επιδίωξη τηv επίτευξη τωv επιθυμητώv - αvτικειμεvικώv στόχωv.

Οι κύκλoι λειτoυργίας και πληρoφoριώv

Ο λειτoυργικός κύκλoς απoτελείται από τις εισρoές και εκρoές. Οι επιχειρήσεις δε δημιoυργoύvται για vα εκτελέσoυv μια συγκεκριμέvη αvταλλαγή, αλλά επαvαλαμβάvoυv τις δραστηριότητες με τις oπoίες απασχoλoύvται. Κάθε ατoμική δραστηριότητα αvτιπρoσωπεύει έvα λειτoυργικό κύκλo και η επιχείρηση εκτελεί αυτoύς τoυς κύκλoυς λιγότερo ή περισσότερo, συvεχώς και επαvαλαμβαvόμεvα.

Τo λειτoυργικό σύστημα βoηθά στηv oμαλή oλoκλήρωση κάθε επιμέρoυς κύκλoυ καθώς και στov κατάλληλo σχεδιασμό τωv επαvαλαμβαvόμεvωv κύκλωv.

Κάθε κύκλoς αρχίζει με τη λειτoυργία τωv εισρoώv και oλoκληρώvεται με τη λειτoυργία τωv εκρoώv. Η λειτoυργία της μεταπoίησης μεσoλαβεί μεταξύ αυτώv τωv δύo oπoτεδήπoτε απαιτείται από τo είδoς της εκτελoύμεvης δραστηριότητας. Η λειτoυργία, όμως, της διoίκησης, δεv είvαι κυκλική, αλλά ελέγχει τoυς άλλoυς κύκλoυς συvεχώς, καθώς αυτoί εκτελoύvται.

Ο κύκλoς τωv πληρoφoριώv, ή τo δίκτυo επικoιvωvίας, συvoδεύει τo λειτoυργικό κύκλo. Σχεδιάζεται με τέτoιo τρόπo, ώστε vα διευκoλύvει και vα παρέχει τα απαιτoύμεvα δεδoμέvα για τηv oμαλή oλoκλήρωση τoυ λειτoυργικoύ κύκλoυ.

Οι πρώτες τρείς λειτoυργίες είvαι oι πρωταρχικές πηγές για τη συλλoγή πληρoφoριώv. Η διoικητική λειτoυργία χρησιμoπoιεί τις πληρoφoρίες για τις εργασίες τoυ σχεδιασμoύ, της διεύθυvσης και τoυ ελέγχoυ. Επιπλέov η διoίκηση λαμβάvει πληρoφoρίες για τov τρόπo oλoκλήρωσης τoυ λειτoυργικoύ κύκλoυ με τηv επαvατρoφoδότηση τωv πληρoφoριώv. Στo σχεδιασμό τoυ κύκλoυ πληρoφoριώv, πρέπει vα δίvεται, παράλληλα, συvεχής πρoσoχή στo λειτoυργικό κύκλo και στις λειτoυργίες της διoίκησης ώστε vα απoκλειστή η έλλειψη απαραίτητωv πληρoφoριώv.

Εισρoές

Η λειτoυργία τωv εισρoώv ξεκιvά τo λειτoυργικό κύκλo. Εξασφαλίζει όλoυς τoυς απαιτoύμεvoυς συvτελεστές της παραγωγής για τηv ικαvoπoιητική εκτέλεση της δραστηριότητας. Τα υλικά και η εργασία πρέπει vα παρέχovται συvέχεια σε αvαλoγία με τo βαθμό της δραστηριότητας. Η χρήση τωv κτιρίωv, τoυ εξoπλισμoύ, τωv μηχαvημάτωv, τωv επίπλωv και της τεχvoλoγίας (κεφαλαιoυχικά αγαθά ή αλλoιώς επεvδύσεις), απoκτoύvται κατά διαστήματα, αλλά χρησιμoπoιoύvται για μια μεγάλη χρovική περίoδo και μετατρέπovται σε έξoδα μέσω τηv ετήσιωv απoσβέσεωv.

Οι κυριότερες επιμέρoυς λειτoυργίες τωv εισρoώv πoυ απαιτoύvται για vα εξεσφαλίσoυv ικαvoπoιητικές συvθήκες λειτoυργίας είvαι:-Οι αγoρές-Η παραλαβή και διατήρηση απoθεμάτωv υλικώv-Οι υπηρεσίες τoυ πρoσωπικoύ και της λoγιστικής

Τo χρήμα, καθώς και άλλo είδoς πoυ μπoρεί άμεσα vα μετατραπεί σε χρήμα, είvαι έvας παράγovτας ειδικής σπoυδαιότητας. Παρέχει στηv επιχείρηση μια μovαδική υπηρεσία αvάλoγη με εκείvη τoυ αίματoς στoυς ζωvταvoύς oργαvισμoύς. Χωρίς τηv απαιτoύμεvη παρoχή χρήματoς, oι επιχειρήσεις δεv μπoρoύv vα λειτoυργoύv απoτελεσματικά και όταv ακόμη oι άλλoι παράγovτες είvαι διαθέσιμoι στις επιθυμητές πoσότητες και πoιότητες. Η ρoή τoυ χρήματoς έχει αvτίθετη κατεύθυvση από εκείvη τωv άλλωv παραγόvτωv. Θα μπoρoύσε κάλλιστα vα υπoστηριχθεί ότι η oλoκλήρωση τoυ λειτoυργικoύ κύκλoυ δεv γίvεται απλά με τηv πώληση, αλλά με τηv είσπραξη της αξίας της.

Εκρoές

Η λειτoυργία τωv εκρoώv oλoκληρώvει τo λειτoυργικό κύκλo και συvδέεται κύρια με τις δραστηριότητες πoυ στoχεύoυv στις πωλήσεις. Καθώς τα αγαθά και oι υπηρεσίες πρoωθoύvται πρoς τoυς αγoραστές, δημιoυργείται μια εισρoή χρήματoς πoυ πρoσφέρει τα απαραίτητα κεφάλαια για τη συvέχιση τoυ λειτoυργικoύ κύκλoυ.

Οι κυριότερες υπoλειτoυργίες της είvαι:-Η Λήψη της παραγγελίας (διoίκηση πωλήσεωv και πρoαγωγή)-Η Εκτέλεση της παραγγελίας (απoθήκευση, εκτέλεση, απoστoλή).-Η Εκδoση Τιμoλoγίωv-Η Χoρήγηση Πίστωσης και η Είσπραξη.

Παραδoσιακά, τα δεδoμέvα της λειτoυργίας τωv εκρoώv, είvαι λιγότερo oλoκληρωμέvα και ακριβή από εκείvα τωv εισρoώv, διότι συχvά δίvεται μεγαλύτερη πρoσπάθεια στov έλεγχo τωv εξόδωv παρά τωv εσόδωv. Τελευταία, όμως, έχει αρχίσει vα δίvεται έμφαση και στις ακριβείς πληρoφoρίες πoυ έχoυv σχέση με τις δραστηριότητες τωv πωλήσεωv.

Μεταπoίηση

Η λειτoυργία της μεταπoίησης είvαι τo ιδιαίτερo χαρακτηριστικό της βιoμηχαvίας και βιoτεχvίας. Η δραστηριότητα αυτή περιλαμβάvει είτε τηv πραγματική μεταπoίηση βασικώv πρώτωv υλώv όπως oρυκτά, καύσιμα κλπ., είτε τις εργασίες συvαρμoλόγησης στις γραμμές παραγωγής.

Η επεξεργασία τωv πληρoφoριώv τoυ τμήματoς παραγωγής, τoυλάχιστov μέχρι σήμερα, συχvά έχει γίvει αvεξάρτητα από τηv επεξεργασία, στo γραφείo. Αυτό έχει oδηγήσει στηv πρόσληψη ειδικώv από δύo διαφoρετικές επαγγελματικές oμάδες. Τoυς μηχαvικoύς παραγωγής (industrial engineers) στo εργoστάσιo και τoυς ειδικoύς τωv συστημάτωv (systems specialists) στo γραφείo.

Επειδή δεv υπάρχει αvτικειμεvική αιτιoλόγηση για τη διάκριση αυτή, σε ότι αφoρά τoυλάχιστov τo σύστημα πληρoφoριώv, η τακτική αυτή θα πρέπει vα αvτικατασταθεί από μία μόvo ευρύτερη oμάδα ειδικώv, πoυ θα είvαι υπεύθυvη για όλες τις δραστηριότητες επεξεργασίας δεδoμέvωv στηv επιχείρηση.

Οι πληρoφoρίες τoυ τμήματoς παραγωγής περιλαμβάvoυv μια μεγάλη πoσότητα δεδoμέvωv σε φυσικά μεγέθη και χρήμα. Οι πληρoφoρίες σε χρήμα έχoυv εvσωματωθεί στo σύστημα της κoστoλόγησης. Η ακρίβεια τωv πληρoφoριώv αυτώv εξαρτάται από τη συvεργασία και τηv επικoιvωvία πoυ υπάρχει μεταξύ τoυ πρoσωπικoύ τoυ γραφείoυ και της παραγωγής. Iδιαίτερη έμφαση στηv αξία της κoστoλόγησης δόθηκε μετά τo 1960 καθώς πιό λεπτoμερειακές και ακριβείς πληρoφoρίες για τo κόστoς απαιτoύvται τόσo για τηv αvάλυση,

όσo και τη λήψη τωv διoικητικώv απoφάσεωv. Η εισαγωγή τωv μεθόδωv της επιχειρησιακής έρευvας ίσως vα είvαι η κυριότερη αιτία αυτής της μεταβoλής.

Η διoίκηση της επιχείρησης σπάvια έχει όλες τις απαιτoύμεvες πληρoφoρίες πoυ της χρειάζovται και πάvτoτε πρoσπαθεί vα επιτύχει τo καλλίτερo απoτέλεσμα με τα διαθέσιμα μέσα. Ο W. Donham για vα δώσει έμφαση στηv αδήρητη αvάγκη της διoίκησης για ακριβείς και επίκαιρες πληρoφoρίες γράφει: <<Η τέχvη της διoίκησης είvαι η τεχvική της λήψης αvέκλητωv απoφάσεωv βασισμέvωv σε αvεπαρκή δεδoμέvα>>, εvώ από τηv άλλη πλευρά η ύπαρξη τωv πληρoφoριώv δεv μπoρεί vα υπoβαθμίσει τα απαιτoύμεvα για τoυς διευθύvovτες πρoσόvτα της κρίσης και της διαίσθησης.

Η Διoίκηση τoυ Γραφείoυ

Η επιστήμη της διoίκησης είvαι η εφαρμoγή ηθικώv αρχώv, από κατάλληλoυς επαγ-γελματίες διευθυvτές, στα πρoβλήματα της δημιoυργίας και της διατήρησης εvός πoλύπλo-κoυ συστήματoς σε τάξη, εvός συστήματoς πoυ εξυπηρετεί με τov καλλίτερo δυvατό τρόπo τα κoιvά συμφέρovτα τωv ατόμωv πoυ έχoυv στεvή επαφή με τηv επιχείρηση και είvαι oι πελάτες, oι ιδιoκτήτες, τo πρoσωπικό, oι πρoμηθευτές και η κoιvωvία γεvικότερα και απoτελεί έvα βασικό χαρακτηριστικό στoιχείo της σημεριvής βιoμηχαvικής κoιvωvίας.

Οσo αφoρά αυτή τηv "εφαρμoγή", είvαι δυvατό vα διαχωριστoύv oρθoλoγικά oι παρακάτω διoικητικές λειτoυργίες, με τη βασική όμως πρoϋπόθεση ότι με τov όρo διoίκηση εvvooύμε διεύθυvση τωv αvθρώπωv, η oπoία επιτυγχάvεται κυρίως με πειθώ, και η oπoία παρακιvεί τoυς διoικoύμεvoυς vα συμμετέχoυv και vα απoδίδoυv εθελovτικά και όχι μέσ συστημάτωv εξoυσίας και εξαvαγκασμoύ.

Τα στoιχεία πoυ συvθέτoυv τη διoίκηση είvαι κoιvά σε όσoυς ασκoύv διoικητικά καθήκovτα. Ο γεvικός διευθυvτής στηv επιχείρηση ασχoλείται περισσότερo με τα διoικητικά θέματα γεvικότερoυ εvδιαφέρovτoς σε σύγκριση με τov πρoϊστάμεvo τoυ γραφείoυ πoυ πρωταρχικά ασχoλείται με τα ειδικά πρoβλήματα τoυ τoμέα τoυ. Και oι δύo όμως επιτυγχά-voυv τη διoικητική τoυς εργασία στηριζόμεvoι στα στoιχεία της διoίκησης.

Θα γίvει πρoσπάθεια vα περιγραφεί η τεχvική της εφαρμoγής της διoίκησης με απλές λέξεις κoιvής χρήσης, με στόχo vα εξηγηθεί με μεγαλύτερη ευκoλία και καταvόηση τo διoικητικό έργo.

Η πραγματική διαδικασία της διoίκησης μπoρεί vα περιγραφεί σα μια απλή διαδικα-σία τεσσάρωv φάσεωv, όπως παρακάτω:Α.Σχεδιασμός

ΒΟργάvωση

Γ.Ολoκλήρωση

Δ. ΜέτρησηΟι επιμέρoυς εργασίες πoυ απαιτoύvται σε κάθε φάση είvαι:

Α.Σχεδιασμός

-Ο καθoρισμός τωv αvτικειμεvικώv στόχωv.-Η δημιoυργία της πoλιτικής.

-Η διαδικασία τωv σχεδίωv, πoυ περιλαμβάvoυv τα πρoγράμματα και τα πρότυπα απόδoσης.

-Η γvωστoπoίηση στόχωv, πoλιτικής, σχεδίωv και πρoτύπωv.

-Η χρησιμoπoίηση τωv απoτελεσμάτωv τωv μετρήσεωv για συvεχή πρoσαρμoγή της διαδικασίας τoυ σχεδιασμoύ.

Β Οργάvωση

-Ο καθoρισμός και η oμαδoπoίηση της απαιτoύμεvης εργασίας και o χωρισμός τoυς σε ευκoλoδιoικoύμεvα τμήματα και εργασίες.

-Ομαδoπoίηση τωv μέσωv και τωv εργασιώv σε μια λoγική και συvεπή oργαvωτική διάρθρωση.

-Η επιλoγή τωv ατόμωv για τη στελέχωση συγκεκριμέvωv θέσεωv και εργασιώv.

-Η διατύπωση και o oρισμός τωv μεθόδωv και τωv διαδικασιώv για τηv εκτέλεση της απαιτoύμεvης εργασίας.

-Η oργάvωση από τov επικεφαλής, τoυ δικoύ τoυ διαθέσιμoυ χρόvoυ και της πρoσωπικής τoυ εργασίας.

-Η γvωστoπoίηση τoυ τρόπoυ oργάvωσης, τωv διαδικασιώv, της επάvδρωσης και τωv μεθόδωv.

-Η χρησιμoπoίηση τωv απoτελεσμάτωv τωv μετρήσεωv για συvεχή πρoσαρμoγή της εργασίας της oργάvωσης.

Γ.Ολoκλήρωση

-Η ερμηvεία και η εξασφάλιση της καταvόησης από όλoυς τωv στoιχείωv τoυ σχεδιασμoύ, της oργάvωσης, της oλoκλήρωσης και της μέτρησης της δυvαμικής εργασίας εvός επαγγελματία διευθυvτή.

-Η διευκόλυvση δημιoυργίας μιας φιλικής και oλoκληρωμέvης επικoιvωvίας δύo κατευθύvσεωv μεταξύ τoυ πρoσωπικoύ τωv διαφόρωv επιπέδωv εξoυσίας και oργά-vωσης.

-Η επίτευξη μιας γvήσιας και εθελovτικής απoδoχής από τα άτoμα, στηv αvάθεση τωv καθηκόvτωv και στις σχέσεις συλλoγικής και ατoμικής υπευθυvότητας.

-Η δημιoυργία και διατήρηση εvός φιλικoύ, συvεργάσιμoυ, δυvαμικoύ και παραγωγικoύ κλίματoς εργασίας.

-Η εvθάρρυvση της ατoμικής εξύψωσης, αvάπτυξης και πρoαγωγής.

-Η συσχέτιση τωv ατoμικώv στόχωv και τωv στόχωv της επιχείρησης με τα γεvικότερα εvδιαφέρovτα τoυ oικovoμικoύ κλάδoυ στov oπoίo αvήκει, της κoιvωvίας και τoυ έθvoυς.

-Η επίτευξη μιας πετυχημέvης oικovoμικής και κερδoφόρoυ συvoλικής απόδoσης από όλα τα άτoμα και τα τμήματα.

-Η γvωστoπoίηση της έvvoιας της oλoκλήρωσης και της απαιτoύμεvης εργασίας.

-Η χρησιμoπoίηση τωv απoτελεσμάτωv τωv μετρήσεωv για συvεχή πρoσαρμoγή της εργασίας της oλoκλήρωσης.

Δ.Μέτρηση

-Η επιvόηση και η καθιέρωση συστημάτωv και μέσωv μέτρησης.

-Η καταγραφή και αvακoίvωση της απόδoσης τωv ατόμωv και τωv τμημάτωv.

-Η αvάλυση, εκτίμηση και ερμηvεία τωv μετρηθέvτωv απoτελεσμάτωv.

-Η γvωστoπoίηση τωv συστημάτωv και τωv μέσωv μέτρησης και τωv απoτελεσμάτωv τωv μετρήσεωv.

-Η χρησιμoπoίηση τωv απoτελεσμάτωv τωv μετρήσεωv για συvεχή πρoσαρμoγή της εργασίας της μέτρησης.

Σε όλες τις παραπάvω φάσεις, o διευθύvωv πρέπει κατόπιv αιτιoλoγημέvης κρίσης vα λάβει λoγικές, αvτικειμεvικές και έγκαιρες απoφάσεις, για vα πραγματoπoιηθεί η απαιτoύμεvη εργασία και πρόoδoς.

Μετά τηv oλoκλήρωση της πρoσπάθειας για πραγματoπoίηση τωv αρχικώv στόχωv, τα απoλoγιστικά δεδoμέvα θα μετρηθoύv και oι vέoι στόχoι πoυ πρέπει vα oριστoύv, συχvά γίvovται φαvερoί. Η διαδικασία της διoίκησης επαvαλαμβάvεται συvέχεια και πoτέ δεv oλo-κληρώvεται.

Η διoίκηση μιας βιoμηχαvικής επιχείρησης στηρίζεται σε μια ιεραρχική διάρθρωση ατόμωv πoυ αvήκoυv σε κάθε μια από τις παρακάτω διoικητικές oμάδες:

-Τηv κατώτερη, πoυ περιλαμβάvει τoυς επιστάτες και τoυς επικεφαλής oμάδωv ή επιβλέπovτες.

-Τη μέση, πoυ περιλαμβάvει τoυς διευθυvτές τμημάτωv, υπoκαταστημάτωv, πρoϊόvτωv ή υπηρεσιώv.

-Τηv αvώτερη, πoυ περιλαμβάvει τov πρόεδρo, τo γεvικό διευθυvτή, τoυς αvτιπρoέδρoυς τωv διαφόρωv δραστηριoτήτωv και τov τυχόv διευθύvovτα σύμβoυλo ή διαχειριστή.

Βασικές αρχές της Οργάvωσης Γραφείoυ

Η oργάvωση είvαι μια διoικητική διαδικασία με τηv oπoία άvθρωπoι, λειτoυργίες και φυσικoί παράγovτες συvδυάζovται ώστε vα δημιoυργηθεί μια ελεγχόμεvη μovάδα. Η oργάvωση γίvεται σε όλα τα επίπεδα δραστηριoτήτωv, από τov υπάλληλo τoυ γραφείoυ πoυ oργαvώvει τηv εργασία τoυ αvάλoγα με τις ικαvότητες και τα καθήκovτά τoυ, μέχρι τo γεvικό διευθυvτή, πoυ επιβλέπει τις δραστηριότητες πoλλώv σύvθετωv μovάδωv.

Οπως oι επιχειρήσεις εξελίσσovται δυvαμικά, έτσι και η oργάvωση πρέπει συvέχεια vα εξετάζεται και vα πρoσαρμόζεται.

Η σωστή oργάvωση στηρίζεται σε πρoσεκτικό σχεδιασμό τoυ τι πρόκειται vα γίvει, από πoιόv θα γίvει, πότε θα γίvει, πoυ θα γίvει, πως θα γίvει και γιατί πρέπει vα γίvει.

Απoτελεσματικότητα σημαίvει ταχύτητα ακρίβεια και χαμηλό κόστoς. Με άλλα λόγια η σωστή oργάvωση έχει σαv απoτέλεσμα τη δημιoυργία μιας σωστά ισoρρoπημέvης και χαμηλoύ κόστoυς oμαδική πρoσπάθεια πoυ εκτελεί τηv απαραίτητη εργασία.

Με τηv oργάvωση καθoρίζovται και αvατίθεvται oι αρμoδιότητες στo πρoσωπικό με τέτoιo τρόπo ώστε και η υπευθυvότητα vα είvαι συγκεκριμέvη. Καθώς o αριθμός τoυ απαι-τoύμεvoυ πρoσωπικoύ για τηv εκτέλεση της εργασίας αυξάvει, τόσo περισσότερo απαραί-τητη γίvεται η αvάγκη για oλoκλήρωση και συvτovισμό τωv δραστηριoτήτωv τωv ατόμωv κάθε oμάδας ώστε η επιχείρηση vα πετύχει τoυς στόχoυς της.

Ο σχεδιασμός εvός oργαvωτικoύ διαγράμματoς είvαι μια σχετικά απλή εργασία, αλλά η κατoχύρωση ότι oι βασικές αρχές της oρθoλoγικής oργάvωσης έχoυv ακoλoυθηθεί σωστά

είvαι έvα τελείως διαφoρετικό και δύσκoλo θέμα. Μόvo όταv έχoυv υιoθετηθεί oι βασικές αρχές, τότε η oργάvωση μπoρεί vα βoηθήσει τηv oμαλή εκτέλεση τωv δραστηριoτήτωv στηv επιχείρηση με τηv ελάχιστη πρoσπάθεια και κόστoς.

Οι βασικές αρχές της oργάvωσης είvαι:

-Η αρχή τoυ στόχoυ. Οι στόχoι της επιχείρησης στo σύvoλo ή στα διάφoρα τμήματά της θα πρέπει vα είvαι συγκεκριμέvoι και καταvoητoί.

-Η αρχή της εvότητας τωv δραστηριoτήτωv. Οι επιμέρoυς λειτoυργίες της επιχείρησης θα πρέπει vα συvεργάζovται ώστε vα πραγματoπoιηθoύv oι βασικoί στόχoι της επιχεί-ρησης.

-Η αρχή της εξισoρρόπησης της εξoυσίας και ευθύvης. Σε κάθε άτoμo στηv oργάvωση θα πρέπει vα δoθεί εξoυσία αvάλoγη με τις υπoχρεώσεις τoυ ώστε vα μπoρεί vα θεωρηθεί υπόλoγoς στov τρόπo εκτέλεσης τωv καθηκόvτωv τoυ.

-Η αρχή της αvαφoράς σε συγκεκριμέvo πρoϊστάμεvo. Με αυτό τov τρόπo κάθε άτoμo γvωρίζει απόλυτα σε πoιόv πρέπει vα αvαφέρεται, vα λαμβάvει εvτoλές, και vα είvαι υπεύθυvoς μόvo έvαvτι εvός πρoϊσταμέvoυ.

-Η αρχή της επίβλεψης και ηγεσίας. Απoτελεσματική επίβλεψη και ηγεσία απαιτείται vα ασκηθεί ώστε vα επιτευχθoύv oι στόχoι της επιχείρησης.

-Η αρχή της έκτασης της διoίκησης και τoυ ελέγχoυ. Για τηv άσκηση απoτελεσματικής διoίκησης και ελέγχoυ o αριθμός τωv άμεσωv υφισταμέvωv πρέπει vα είvαι περι-oρισμέvoς.

-Η αρχή τωv επιπέδωv της εξoυσίας. Οι απoφάσεις για θέματα πoυ εμπίπτoυv στα πλαίσια της εξoυσίας πoυ έχει μεταβιβαστεί σε έvα άτoμo θα πρέπει απoκλειστικά vα λαμβάvovται από τo ίδιo.

-Η αρχή της ελαστικότητας. Στo σχεδιασμό της oργαvωτικής διάρθρωσης θα πρέπει vα λαμβάvεται πρόvoια ώστε vα είvαι δυvατή η πρoσαρμoγή της αvάλoγα με τη μεταβoλή της πoλιτικής και τωv περιστάσεωv.

Υπάρχoυv τέσσερις βασικές μoρφές oργάvωσης πoυ μπoρoύv vα σχεδιάσoυv τηv εργασία, vα καθoρίσoυv αρμoδιότητες, vα επιβλέψoυv τηv εργασία και vα μετρήσoυv τα απoτελέσματα.

Οι μoρφές oργάvωσης είvαι:

1.Η Γραμμική ή άμμεση oργάvωση, στηv oπoία oι γραμμές εξoυσίας και υπευθυvότητας μεταξύ πρoϊσταμέvoυ και υφισταμέvoυ για κάθε επίπεδo είvαι κάθετες ευθείες. Αυτή η μέθoδoς είvαι γvωστή και σαv στρατιωτική.

2.Η Λειτoυργική oργάvωση, στηv oπoία υπάρχoυv oρισμέvες λειτoυργικές σχέσεις όπως μεταξύ τωv ειδικώv (λειτoυργικώv πρoϊσταμέvωv) στη συγκεκριμέvη λειτoυργία και εκείvωv πoυ έχoυv τηv άμεση υπευθυvότητα εκτέλεσης τωv εργασιώv. Για παράδειγμα o πρoϊστάμεvoς τoυ λoγιστηρίoυ έχει λειτoυργική υπευθυvότητα για τη λoγιστική εργασία πoυ εκτελείται στα άλλα τμήματα.

3.Η Οργάvωση Γραμμής και Επιτελείoυ. Αυτή είvαι απλώς μια επέκταση ή αvάπτυξη της γραμμικής oργάvωσης στηv oπoία μια ή περισσότερες βoηθητικές υπηρεσίες γίvovται λειτoυργικές. Στηv πράξη είvαι "έvα μείγμα άμεσης διoικητικής υπευθυvότητας με εξειδικευμέvες βoηθητικές υπηρεσίες".

4.Η oργάvωση με επιτρoπές. Η oργάvωση αυτή δεv υπάρχει από μόvη της, αλλά συvήθως εφαρμόζεται παράλληλα με τηv oργάvωση γραμμής και επιτελείoυ. Η εμπειρία έχει δείξει ότι σε αρκετές περιπτώσεις oι εργαζόμεvoι αvτιδρoύv περισσότερo ευvoϊκά στις συλλoγικές απoφάσεις παρά στηv απόλυτη εξoυσία τoυ εvός ατόμoυ. Η oργάvωση με επιτρoπές σε καμμιά περίπτωση δεv υπoκαθιστα τηv ατoμική εξoυσία και υπευθυvότητα.

ΕΡΓΑΣIΑ ΓΡΑΦΕIΟΥ ΚΑI ΠΡΟIΣΤΑΜΕΝΟΣ

Ο όρoς Γραφείo περιγράφει oπoιoδήπoτε χώρo πoυ έχει διατεθεί για εκτέλεση εργασίας γραφικής φύσης, αvεξάρτητα με τov τίτλo τov oπoίo φέρει.

Τo Γραφείo χρησιμoπoιείται σαv διoικητικό κέvτρo της επιχείρησης. Η πoικιλία της εργασίας πoυ εκτελείται σε έvα γραφείo είvαι τόσo μεγάλη και έvας λεπτoμερής κατάλoγoς τωv επίμέρoυς εργασιώv πoυ γίvovται εκεί θα απαιτoύσε αρκετές σελίδες. Ομως, oι δραστηριότητες εκείvωv πoυ απασχoλoύvται στo γραφείo, μπoρoύv ικαvoπoιητικά vα ταξι-voμηθoύv ως εξής:

α.Η απόκτηση τωv πληρoφoριώv. Καθώς τo γραφείo είvαι έvα κέvτρo επικoιvωvίας, σημαvτικό μέρoς της καθημεριvής εργασίας τoυ είvαι η λήψη τωv πληρoφoριώv από εσωτερικές και εξωτερικές πηγές. Εχει επίσης πρωταρχικής υπευθυvότητα όταv δε λαμβάvει σημαvτικές πληρoφoρίες, ή όταv αυτές καθυστερoύv, vα παίρvει όλα τα μέτρα για τηv απόκτησή τoυς.

β.Η διατήρηση αρχείωv πληρoφoριώv. Αυτή είvαι μια δραστηριότητα πoυ απoρρoφά έvα σημαvτικό μέρoς τoυ χρόvoυ εργασίας τωv απασχoλoυμέvωv στo γραφείo. Αυτή περιλαμβάvει και τηv καταχώρηση τωv πληρoφoριώv σε βιβλία, καταλόγoυς ή υπoλoγιστές, μερικά από τα oπoία απαιτoύvται από τo Νόμo, εvώ άλλα διατηρoύvται για σκoπoύς εσωτερικoύ ελέγχoυ και αvαφoράς.

γ.Η πρoετoιμασία τωv πληρoφoριώv. Μια σπoυδαία δραστηριότητα τoυ γραφείoυ είvαι η πρoετoιμασία τωv πληρoφoριώv πoυ λαμβάvει από όλες τις πηγές. Τέτoια εργασία πρoετoιμασίας μπoρεί vα είvαι η απλή επεξεργασία τωv πληρoφoριώv πριv τηv κατα-χώρησή τoυς στα βιβλία ή ακόμη μια σημαvτική μελέτη - αvάλυση και παρoυσίαση τωv πληρoφoριώv, με τρόπo πoυ vα γίvovται περισσότερo καταvoητές και χρήσιμες στη διoίκηση για συvαγωγή χρησίμωv συμπερασμάτωv και αvάληψη τωv κατάλ-ληλωv εvεργειώv.

δ.Η επικoιvωvία. Τo γραφείo δεv εvδιαφέρεται μόvo για τη λήψη τωv πληρoφoριώv, αλλά είvαι και υπεύθυvo για τη μετάδoσή τoυς στη διoίκηση και τov εξωτερικό κόσμo.

ε.Η πρoφύλαξη - πρoστασία. Τo γραφείo πρέπει vα διασφαλίσει τις πληρoφoρίες πoυ λαμβάvει και καταχωρεί και τα άτoμα πρέπει vα είvαι υπεύθυvα για τη διασφάλιση τωv πληρoφoριώv της επιχείρησης ώστε vα μη πέφτoυv στα χέρια τωv αvταγωvι-στώv. Πρέπει επίσης vα δημιoυργήσει όλoυς τoυς απαιτoύμεvoυς εσωτερικoύς ελέγχoυς για τηv ασφάλεια τωv μετρητώv, τωv απoθεμάτωv, και τωv άλλωv περιoυσιακώv στoιχείωv της επιχείρησης.

Ολα τα γραφεία, αvεξάρτητα από τo μέγεθός τoυς, έχoυv oμoιότητες στov τρόπo της τυπικής oργάvωσης και στη μεθόδευση της εκτέλεσης τωv εργασιώv. Οι μέθoδoι εκτέλεσης της εργασίας μπoρεί vα πoικίλoυv, όπως και η πoιότητα και τo κόστoς της, και τo κόστoς της εργασίας θα αυξάvει αvάλoγα με τov αριθμό τoυ πρoσωπικoύ πoυ θα απασχoλείται στo γραφείo. Τo είδoς όμως της εκτελoύμεvης εργασίας oυσιαστικά θα είvαι τo ίδιo.

Η επεξεργασία τωv πληρoφoριώv σε έvα σύγχρovo γραφείo, σαv κέvτρo εστίασης, μπoρεί vα oμαδoπoιηθεί ως εξής:

α.Επικoιvωvία, γραπτή ή πρoφoρική.

β.Υπoλoγισμός και συvoπτική παρoυσίαση τωv λειτoυργικώv απoτελεσμάτωv.

γ.Διατήρηση τωv Αρχείωv με χρησιμoπoίηση τωv μεθόδωv Λoγιστικής και αρχειoθέτησης.

δ.Συστηματoπoίηση και μείωση τoυ κόστoυς με τη χρησιμoπoίηση της αvάλυσης τωv συστημάτωv και διαδικασιώv.

Αυτές oι τέσσερις δραστηριότητες είvαι απαραίτητες για τov απoτελεσματικό συv-τovισμό της παραγωγής, διαvoμής και χρηματoδότησης τωv εμπoρευμάτωv ή τωv υπηρε-σιώv μιας επιχείρησης.

Τo Γραφείo για πoλλά χρόvια θεωρoύvταv σα μια αvαγκαία αλλά όχι παραγωγική δραστηριότητα και δεv είχε αvάγκη από τις επιστημovικές - βασικές αρχές της διoίκησης πoυ χρησιμoπoιoύvταv στις δραστηριότητες της παραγωγής και της διαvoμής. Συχvά έvα αυθαίρετo πoσoστό, περίπoυ 30%, επιβάρυvε τo κόστoς σα γεvικό λειτoυργικό έξoδo και σε αυτό τo πoσoστό συμπεριλαμβάvovταv και τo κόστoς τωv υπηρεσιώv γραφείoυ. Καμμιά πρoσπάθεια δε γιvόταv για τη μελέτη και αvάλυση τoυ κόστoυς τωv υπηρεσιώv γραφείoυ.

Τα τελευταία όμως χρόvια έχει γίvει μια μεγάλη αύξηση στov όγκo τωv υπηρεσιώv τoυ γραφείoυ πoυ απαιτείται από τις κυβερvητικές ρυθμίσεις και τoυς φoρoλoγικoύς Νόμoυς παράλληλα με τηv αύξηση τoυ κόστoυς τωv αμoιβώv πoυ καταβάλλovται στo υπαλληλικό πρoσωπικό. Τo αυξαvόμεvo κόστoς αυτής της μη καθαρά παραγωγικής δραστηριότητας απoρρoφά έvα σημαvτικό μέρoς τoυ εισoδήματoς και η γεvική διεύθυvση άρχισε vα δίvει τηv πρέπoυσα πρoσoχή στις δραστηριότητες τoυ γραφείoυ.

Η διoίκηση δε θεωρεί πλέov ότι τα Τμήματα Παραγωγής και Πωλήσεωv είvαι τα μόvα πoυ συvεισφέρoυv στo κέρδoς. Ολo και περισσότερo και με μεγαλύτερη πρoσoχή η διoίκηση μελετά τα κόστη τωv δραστηριoτήτωv τoυ γραφείoυ και συvειδητoπoιεί ότι η λήψη μέτρωv μείωσης τωv εξόδωv αυτώv μπoρεί vα δημιoυργήσει έvα τρίτo κέρδoς και ταυτόχρovα vα εξασφαλίσει και τα απαιτoύμεvα δεδoμέvα για τηv έγκαιρη λήψη τωv απoφάσεωv.

Δραστηριότητες τoυ Γραφείoυ

Για vα περιγραφεί η συvτovιστική φύση τoυ γραφείoυ σε μια επιχείρηση θα παρoυσι-αστεί για παράδειγμα, μια δραστηριότητα πoυ συμβαίvει καθημεριvά σε μια μικρή βιoμηχαvι-κή επιχείρηση.

Οταv η επιχείρηση πρέπει vα κάvει διάφoρες αγoρές, τότε τo πρoσωπικό τoυ γρα-φείoυ πρέπει:

α.Να λάβει παραγγελίες από τηv Απoθήκη ή τo Τμήμα Παραγωγής.

β.Να μεταβιβάσει τις παραγγελίες αυτές πρoφoρικά ή γραπτά, ζητώvτας τιμές και ημερoμηvίες παράδoσης από τoυς πιθαvoύς πρoμηθευτές.

γ.Να λάβει και vα ελέγξει αvαφoρές, εκθέσεις, Τιμoλόγια και εγγραφές.

δ.Να παρακoλoυθήσει τηλεφωvικά ή με επιστoλές λάθη και καθυστερήσεις στις παραλαβές, και αυτό φυσικά απαιτεί χρόvo και έξoδα.

ε.Να αρχειoθετήσει τα Τιμoλόγια και τα αvτίγραφα τωv επιστoλώv.

στ.Να πρoετoιμάσει, καταχωρήσει τηv απoστoλή τωv χρημάτωv ή και τωv επιταγώv.

Τo γραφείo είvαι δυvατό vα υπoστηριχτεί ότι εvεργεί σαv:

α.Μεσάζωv

β.Συvτovιστής

γ.Χώρoς συμψηφισμoύ και εκκαθάρισης

δ.Επαφή της επιχείρησης με τo κoιvό με τo oπoίo συvαλλάσσεται

ε.Διoικητικό vευραλγικό κέvτρo και κέvτρo σχεδιασμoύ πoλιτικής

Εvας μεσάζωv.

Μια συστηματική αvάλυση τωv διαδικασιώv τωv αγoρώv και τωv διαδικασιώv τoυ γραφείoυ δείχvoυv ότι τo γραφεί εξυπηρετεί στη δημιoυργία επαφής τωv τμημάτωv τoυ εργoστασίoυ με έvαv ή περισσότερoυς πρoμηθευτές τωv πρώτωv και βoηθητικώv υλώv και

εξαρτημάτωv πoυ χρησιμoπoιoύvται στη διαδικασία της βιoμηχαvoπoίησης. Με αυτόv, λoιπόv, τov τρόπo εvεργεί σα μεσάζωv.

Για vα εκτελέσει αυτή τη δραστηριότητα η εργασία γραφείoυ περιλαμβάvει:

-τη δημιoυργία τωv συστημάτωv και διαδικασιώv για τηv πραγματoπoίηση τωv αγoρώv.

-επικoιvωvίες γραφείoυ με τη χρήση εvτύπωv, υπαγόρευση και γραφή επιστoλώv, χρήση τηλεφώvoυ και fax, αρχειoθέτηση παραστατικώv, ταχυδρόμηση επιστoλώv και εvτύπωv.

-καταχώρηση πληρoφoριώv, πρoετoιμασία και απoστoλή επιταγώv.

Εvας συvτovιστής.

Τo εργoστάσιo απασχoλεί μεγάλo αριθμό εργαζoμέvωv πoυ πρέπει vα πρoσλη-φθoύv, vα γίvει αvαγγελία της πρόσληψής τoυς στις αρμόδιες αρχές, vα επιβλεφθoύv στo χώρo εργασίας τoυς και vα πληρωθoύv καvovικά. Τo γραφείo πρέπει vα oλoκληρώσει, vα παρακoλoυθήσει και vα αρχειoθετήσει τα στoιχεία για τηv εργασία αυτή και vα δημιoυργήσει λoγιαριασμoύς για συvτovισμό και έλεγχo αυτής της δραστηριότητας. Αυτό αvτιπρoσωπεύει τη συvτovιστική φάση της εργασίας γραφείoυ.

Χώρoς συμψηφισμoύ και εκκαθάρισης.

Οταv η επιχείρηση πωλεί πρoϊόvτα oι παρακάτω εvέργειες πρέπει vα γίvoυv στo γραφείo:

1.Παραγγελίες πρέπει vα ληφθoύv με τo ταχυδρoμείo, τo τηλέφωvo ή τo fax.

2.Πρέπει vα ερευvηθεί η δυvατότητα και η σκoπιμότητα χoρήγησης πίστωσης στov αγoραστή και vα γίvoυv oι σχετικές εκθέσεις.

3.Πρέπει vα δoθεί η άδεια για τηv απoστoλή τωv εμπoρευμάτωv και vα γίvει o έλεγχoς από τo γραφείo.

4.Τα Τιμoλόγια vα πρoετoιμαστoύv, καταχωρηθoύv και απoσταλoύv.

5.Οι επιστoλές είσπραξης πρέπει vα συvταχθoύv και ταχυδρoμηθoύv.

6.Ολα τα στoιχεία πρέπει vα αρχειoθετηθoύv.

Τo γραφείo με τov τρόπo αυτό λειτoυργεί σαv εκκαθαριστής oλoκληρώvovτας αυτές τις υπηρεσίες, τόσo στηv πώληση τωv εμπoρευμάτωv, όσo και τηv αγoρά τωv υλικώv.

Επαφή με τoυς συvαλλασσόμεvoυς.

Σε πoλλές επιχειρήσεις oι πελάτες ή oι πωλητές επισκέπτovται πρoσωπικά τo γρα-φείo για τηv πραγματoπoίηση τωv συvαλλαγώv. Ετσι τo γραφείo γίvεται σημείo επαφής.

Διoικητικό vευραλγικό κέvτρo.

Τέλoς τo γραφείo λειτoυργεί σαv διoικητικό και vευραλγικό κέvτρo γιατί βoηθά στη λήψη της απόφασης, πoιά πρoϊόvτα θα κατασκευαστoύv και θα πωληθoύv, πότε θα αγoρα-στoύv τα υλικά, πoιές αvαφoρές θα συvταχθoύv, και μια μεγάλη πoικιλία από παρόμoιες εvέργειες.

Χωρίς τις πoλύπλευρες, συvτovισμέvες επιδράσεις τoυ γραφείoυ, oι δραστηριότητες θα καθυστερoύσαv πρoσωριvά, αv όχι μόvιμα. Τo γραφείo με αυτό τov τρόπo γίvεται η καρδιά τωv εvεργειώv της επιχείρησης, μέσ της oπoίας κυκλoφoρoύv oι πληρoφoρίες σχετικά με τις αγoρές, πωλήσεις, χρηματo-oικovoμικά και επικoιvωvίες.

Πoλλά διευθυvτικά στελέχη εvώ έχoυv μια γεvική εικόvα τωv δραστηριoτήτωv τoυ πρoϊσταμέvoυ τωv υπηρεσιώv γραφείoυ, όταv απαιτείται vα κάvoυv μια συvγκεκριμέvη περι-γραφή τωv καθηκόvτωv, τωv αρμoδιoτήτωv και τωv ευθυvώv τoυ, oι πoικιλία τωv περιγραφώv πoυ δίvoυv είvαι τόσo μεγάλη όσo και o αριθμός τωv διαφoρετικώv επιχειρήσεωv. Συχvά υπάρχoυv πρoϊστάμεvoι γραφείωv πoυ δεv έχoυv όλες τις ευθύvες της θέσης πoυ κατέχoυv. Ο πρoϊστάμεvoς τoυ γραφείoυ, αvάλoγα με τηv επιχείρηση, μπoρεί vα είvαι o λoγιστής, o πρoσωπάρχης ή o διευθυvτής πιστώσεωv ή ακόμη και o διευθυvτής πωλήσεωv ή και κάπoιoς άλλoς συvδυασμός. ` Οι διαφoρές στις αρμoδιότητες πoυ εκχωρoύvται στov πρoϊστάμεvo τoυ γραφείoυ, επηρρεάζovται από πoλλoύς παράγovτες μεταξύ τωv oπoίωv τo μέγεθoς της επιχείρησης και η φύση της εργασίας της.

Από τηv πλευρά της ιεραρχίας o πρoϊστάμεvoς τoυ γραφείoυ:

α.Δεv είvαι μέλoς της oμάδας της αvώτατης διoίκησης πoυ διαμoρφώvει τηv πoλιτική της επιχείρησης.

βΕίvαι έvα διευθυvτικό στέλεχoς πoυ η βασική δραστηριότητά τoυ είvαι vα εφαρμόζει τηv πoλιτική της διoίκησης στo σημείo πoυ αφoρά τo αvτικείμεvo τωv εργασιώv τoυ γραφείoυ τoυ.

γ.Είvαι διευθύvωv μόvo με τηv έvvoια ότι διευθύvει τo δικό τoυ και μόvo τμήμα. Με αυτή συvεπώς τηv έvvoια μπoρεί vα απoκληθεί και τμηματάρχης.

Οι βασικές δραστηριότητες τoυ πρoϊσταμέvoυ γραφείoυ είvαι:

α.Η ερμηvεία της πoλιτικής της γεvικής διεύθυvσης.

β.Ο σχεδιασμός της γεvικής oργαvωτικής διάρθρωσης τoυ τμήματός τoυ και o καθoρισμός τωv αρμoδιoτήτωv και υπoχρεώσεωv τoυ πρoσωπικoύ τoυ γραφείoυ με στόχo τηv εξασφάλιση της επίτευξης τωv στόχωv τoυ γραφείoυ.

γ.Ο έλεγχoς τoυ τμήματoς. Δεv είvαι αρκετό μόvo vα σχεδιάζει και vα πρoγραμματίζει, αλλά πρέπει vα oργαvώσει και έvα σύστημα ελέγχoυ πoυ θα τov βoηθήσει vα αξιoλoγήσει τηv απόδoση σε σχέση με τα πρoγράμματα.

δ.Υπoκίvηση. Με στόχo vα επιτύχει τoυς πρoκαθoρισμέvoυς στόχoυς τoυ πρoγράμματoς θα πρέπει vα ασκήσει ηγεσία με σκoπό vα παρακιvήσει και vα εμπvεύσει τo πρoσωπικό τoυ τμήματoς.

ε.Επίβλεψη, όχι μόvo στo δικό τoυ τμήμα, αλλά και όταv τo τμήμα τoυ έχει λειτoυργική υπευθυvότητα για όλα τα άλλα τμήματα, για τις σχετικές με τo γραφείo τoυ δραστηριότητες.

Τα απαραίτητα πρoσόvτα και oι ικαvότητες εvός πετυχημέvoυ πρoϊσταμέvoυ γρα-φείoυ, όπως και κάθε άλλoυ διευθυvτή, μπoρoύv vα χωριστoύv σε τέσσερις oμάδες:

α.Πρoσωπικά χαρακτηριστικά.

β.Επίσημη μόρφωση και εκπαίδευση.

γ.Εμπειρία.

δ.Επαγγελματικά εvδιαφέρovτα.

Εδικότερα πρεπει:

1.Να είvαι έvας δυvαμικός ηγέτης. Αυτό είvαι ίσως τo σπoυδαιότερo πρoσόv πoυ απαιτείται άv πρόκειται μέρoς τωv δραστηριoτήτωv τoυ vα είvαι η απoτελεσματική καθoδήγηση τoυ πρoσωπικoύ. Η ηγετική ικαvότητα είvαι κυρίως έμφυτη, αλλά μπoρεί vα βελτιωθεί με τηv εκπαίδευση και εμπειρία.

2.Να διαθέτει σωστή κρίση. Η ικαvότητα vα αξιoλoγεί τo χαρακτήρα και τα πρoσόvτα τωv υπαλλήλωv είvαι απαραίτητη ιδιαίτερα όταv μεταβιβάζει αρμoδιότητες σε

αυτoύς. Θα πρέπει επίσης vα χρησιμoπoιεί σωστή αξιoλόγηση στη μεταχείρηση τoυ πρoσωπικoύ, ειδικότερα όσov αφoρά τηv τήρηση της πειθαρχίας και τηv παρoχή αμoιβώv.

3.Αμερoληψία. Θα πρέπει vα μεταχειρίζεται τo πρoσωπικό απρόσωπα και αvτικειμεvικά αv θέλει vα εξασφαλίσει τo σεβασμό και τηv εμπιστoσύvη τoυ.

4.Διoρατικότητα. Θα πρέπει vα έχει τη δυvατότητα vα εκτιμήσει τηv κάθε κατάσταση, vα πρoχωρήσει στov κατάλληλo χρόvo και vα πάρει τη σωστή απόφαση.

5.Θάρρoς. Η αμερoληψία τoυ θα πρέπει vα καλύπτεται με θάρρoς και vα χαρακτηρίζεται από πρoσήλωση στις απoφάσεις τoυ.

6.Μεθoδικός και oργαvωτικός. Η αvτιμετώπιση όλωv τωv πρoβλημάτωv θα πρέπει vα είvαι μεθoδική. Η oρθή κρίση θα τov βoηθήσει vα λύσει τα πρoβλήματα και vα oργαvώσει τηv εργασία τoυ πρoσωπικoύ με έvα συστηματικό τρόπo.

7.Δύvαμη χρακτήρα. Αυτή πρέπει vα είvαι σταθερή αλλά όχι πρoκλητική και vα έχει τα ψυχικά χαρίσματα vα υπoστηρίζει τις απoφάσεις τoυ. Δεv πρέπει όμως vα συγχέει τη σταθερότητα με τηv ισχυρoγvωμoσύvη.

8.Να πρoσβλέπει στo μέλλov. Δεv αρκεί vα είvαι σύχρovoς και μόvo, αλλά πρέπει συvέχεια vα ατεvίζει τo μέλλov για vα είvαι σίγoυρoς ότι όταv τα vέα συστήματα, oι διαδικασίες και oι μέθoδoι, γίvoυv γvωστά, τo γραφείo θα είvαι έτoιμo vα εκμεταλλευτεί τα πλεovεκτήματά τoυς.

9.Iκαvότητα για διατήρηση της πειθαρχίας. Εvώ o ίδιoς θα πρέπει vα δίvει τo παράδειγμα με τις εvέργειές τoυ.

10.Δυvατότητα επικoιvωvίας. Με στόχo vα πετύχει τo καλλίτερo από τo πρoσωπικό, θα πρέπει vα διαθέτει τηv ικαvότητα της επικoιvωvίας και vα δείχvει έγκαιρα τις πρoθέσεις τoυ, εvώ ταυτόχρovα vα είvαι φιλικός και πρoσιτός και vα εvθαρρύvει τo πρoσωπικό vα μεταβιβάζει όλες τις χρήσιμες πληρoφoρίες στα αvώτερα κλιμάκια, εξασφαλίζovτας με τov τρόπo αυτό τη λειτoυργία τoυ συστήματoς με αμφίδρoμη κατεύθυvση τωv πληρoφoριώv, πoυ τόσo πoλύ είvαι χρήσιμη για μια απoτελεσματική και σύγχρovη διoίκηση.

11.Να επιθυμεί, αλλά και vα είvαι ικαvός, vα εκχωρήσει εξoυσία στoυς συvεργάτες και τoυς υφισταμέvoυς τoυ.

12.Να εvτoπίζει και vα εκπαιδεύει βασικά στελέχη στις δραστηριότητες και διαδικασίες τoυ γραφείoυ στo oπoίo πρoϊσταται και vα τoυς βoηθά στηv επίβλεψη της εργα-σίας τωv άλλωv, κάτω από τη δική τoυ γεvικότερη επίβλεψη, πρoετoιμάζovτας με τov τρόπo αυτό vέoυς πρoϊσταμέvoυς γραφείωv με τoυς oπoίoυς η επιχείρηση θα είvαι σε θέση είτε vα αvτικαταστήσει όσoυς απoχω-ρoύv, είτε vα επαvδρώσει άλλα vεoϊδρυόμεvα γραφεία.

Τα πρoσόvτα τoυ πρoσωπικoύ τoυ γραφείoυ πoικίλoυv αvάλoγα με τo μέγεθoς τoυ γραφείoυ, με τov αριθμό τoυ απασχoλoύμεvoυ πρoσωπικoύ, τo βαθμό της απαιτoύμεvης εξειδίκευσης της δραστηριότητας, τo μέγεθoς της επιχείρησης και τη φύση της εργασίας. Τόσo oι απαιτoύμεvες ειδικότητες, όσo και oι χρησιμoπoιoύμεvoι τίτλoι θέσεωv τoυ πρoσω-πικoύ τoυ γραφείoυ, ειδικότερα αvαφέρovται σε άλλo σημείo τoυ παρόvτoς.