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Área Sistema Nacional de Contabilidad V

1VActualidad Gubernamental N° 46 - Agosto 2012

Notas de contabilidad¿Cómo y cuándo registrarlas?

ÁreaSistema Nacional de

Contabilidad V

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cial

Autor : Mg. C.P.C.C. Marlon Prieto Hormaza*

Título : Notas de contabilidad ¿Cómo y cuándo registrarlas? - Parte I

Fuente : Actualidad Gubernamental, Nº 46 - Agosto 2012

Ficha Técnica

1. Introducción 2. Concepto de notas de contabilidad3. Tipos de notas de contabilidad

Sumario

* Exconsultor del SIAF - MEF. Asesor y consultor de gobiernos locales. Docente universitario - Posgrado.

1. IntroducciónLa adecuada elaboración de los estados fi nancieros radica en el correcto y opor-tuno registro de las operaciones conta-bles, pero no es sufi ciente registrar los ingresos y gastos en un 100% aplicando el principio de la partida doble, sino, además, los contables deben registrar aquellas operaciones que no necesaria-mente constituyen ingresos o gastos, que en la práctica contable son conocidas como notas de contabilidad. ¿Qué notas contables debemos registrar y cuál es el procedimiento? En el presente artículo, analizaremos la importancia de las mismas y en qué tipo de operaciones es permiti-do realizar el registro contable mediante notas de contabilidad.

2. Concepto de notas de conta-bilidad

En la legislación peruana, no tenemos marco legal alguno que defi na y men-cione el uso de las notas de contabilidad, sin embargo, podemos defi nir que estas vienen hacer documentos internos y ex-clusivos del área contable, que constituye un soporte de la contabilidad ya que tiene

por fi nalidad el registro de las operaciones contables. Por otro lado, es recomenda-ble que las notas de contabilidad tengan una numeración consecutiva que per-mita tener un control sobre las mismas, igualmente debe contener la fecha de elaboración y el nombre de la persona o personas que intervinieron en su ela-boración; asímismo, esta debe contener claramente las cuentas utilizadas con sus respectivos montos en las columnas del debe y del haber. Por lo general, solo es necesario el regis-tro de las notas de contabilidad cuando correspondan, las cuales deben estar debidamente fundamentadas, por ello estas deberían ser fi rmadas y archivadas, no es recomendable registrar notas de contabilidad si la operación no tiene ningún sustento. Y para evitar el uso innecesario de notas de contabilidad, deberían implementarse medidas de control, como por ejemplo la autorización de un funcionario del área administrativa, que autorice el registro de las operaciones mediante notas de contabilidad. Debe quedar claro que la nota de conta-bilidad no reemplaza a los comprobantes de pago, llámese facturas, recibo por honorarios, entre otros, por tal motivo, generalmente usamos notas de contabi-lidad para registrar algunas operaciones internas, y es necesario recordar que los hechos económicos deben documentarse mediante soportes de origen interno o externo. Es importante destacar que el SIAF-SP, identifi ca el uso y registro de las opera-ciones mediante notas contables, facili-tando de esta manera a los contadores el correcto y adecuado uso de las notas, además el sistema permite la impresión de los mismos. Cabe señalar que el software estable las cuentas contables para cada tipo de notas de contabilidad, para tal efecto, las operaciones mediante el uso de las mismas se registran en la siguiente ruta

del módulo contable del SIAF: Registro/Notas de Contabilidad. Antes de pasar a los casos prácticos, me gustaría hacer incidencia al hecho de que las operaciones mediante notas de con-tabilidad deberían ser autorizadas por los funcionarios que correspondan para darle consistencia a las operaciones contables. Se debe recordar que cada nota de con-tabilidad que se realiza en la ofi cina de contabilidad alimenta información para los estados fi nancieros. Una vez más pre-ciso la importancia de la autorización. En Colombia, los documentos contables no se autorizan mediante fi rmas digitales, sino siempre con fi rmas autógrafas, además, el hecho de que las notas contables impresas tengan la fi rma de quien las elaboró y de quien las autorizó sirve para garantizar que no existan funcionarios totalmente autónomos; es decir, funcionarios que solo elaboran las notas contables, pero sin que nadie se los revise o autorice, algo que siempre debería existir en las entidades públicas con un buen nivel de control interno.

3. Tipos de notas de contabilidad Para poder explicar los tipos de notas de contabilidad, usaremos la base de datos del SIAF-SP (Sistema Integrado de Administración Financiera del Sector Público), los cuales se han clasifi cado en 16 grupos, identifi cados con los códigos siguientes: a. 010000 Asiento de apertura b. 020000 Movimiento de bienesc. 030000 Cargas diferidasd. 040000 Ingresos variose. 050000 Gastos variosf. 060000 Deudag. 070000 Costo de ventash. 080000 Transferenciasi. 090000 Provisiones

Parte IParte I

Informe EspecialV

2V Actualidad Gubernamental N° 46 - Agosto 2012

j. 100000 Otras operaciones complementariask. 120000 Regularización patrimoniall. 130000 Asientos de cierrem. 140000 Cuentas de ordenn. 150000 Asientos de liquidación, extinción y/o fusióno. 170000 Asientos de liquidación, extinción y/o fusión cierrep. 180000 Saneamiento contable En los siguientes casos prácticos, haremos incidencia solamen-te en el registro contable a través de notas de contabilidad y no en el registro completo de las operaciones de ingresos y egresos.

a) 010000 Asiento de apertura En este grupo, se registran las siguientes notas de contabilidad, cuyos códigos son los siguientes: - 001 Asiento de apertura de cuentas patrimoniales- 002 Asiento de apertura de cuentas de orden- 003 Liquidación, extinción y/o fusión, asientos de reapertura

de cuentas de balance- 004 Liquidación, extinción y/o fusión, asientos de reapertura

de cuentas de orden

———————————— X ———————————— DEBE HABER

9101 CONTRATOS Y COMPROMISOS APROBADOS 910101 Contratos y proyectos aprobados 100,000.00 910108 Órdenes de compras aprobadas 30,000.00 910109 Órdenes de servicios aprobados 70,000.009102 CONTRATOS Y COMPROM. POR EL CONTRAR. 910201 Contratos y proyectos por ejecutar 100,000.00 910208 Órdenes de compras por ejecutar 30,000.00 910209 Órdenes de servicios por ejecutar 70,000.00 Por el asiento de apertura de cuentas de orden.

———————————— X ———————————— DEBE HABER

1503 VEHÍCULOS, MAQUINARIAS Y OTROS 22,000.00 150301 Vehículos 15030101 Para transporte terrestre4403 DONACIONES DE CAPITAL RECIBIDAS 22,000.00 440302 En bienes 44030203 De otras unidades de gobierno 4403020301 Gobierno Nacional Por las transferencias recibidas de bienes de capital.

A continuación, mostramos la nota contable registrada en el SIAF-SP:

b) 020000 Movimiento de bienesEn este grupo, se registran las siguientes notas de contabilidad, seleccionando los siguientes códigos:

La UE 777, al inicio del ejercicio, tiene saldos en cuentas de orden. En tal sentido, la ofi cina de contabilidad elabora la nota de contabilidad usando los siguientes códigos: 010000-002.

Caso Práctico Nº 1


La Unidad Ejecutora 11100 recibe de su Pliego “99999” en calidad de transferencia un vehículo, valorizado en S/.22,000.00 nuevos soles. Para este caso, la ofi cina de contabilidad elabora la nota contable, usando los siguientes códigos: 020000-019.

- 001 Costo de bienes fabricados por la entidad - 003 Donaciones y transferencias de bienes corrientes y de

capital otorgados- 004 Faltantes de existencias y mermas por pérdida de peso. - 005 Bienes reingresados al almacén - 006 Costo neto por retiro bienes de capital- 007 Traslado de construcciones en curso a edifi cios y/o

estructuras - 008 Donaciones recibidas en bienes de capital e inversiones

intangibles - 009 Bienes corrientes y de capital sobrantes de inventario

y alta de bienes - 010 Aportes a empresas en bienes de capital e intangibles. - 011 Donaciones recibidas en bienes corrientes - 012 Entradas al almacén de bienes en tránsito - 013 Traslado de estudios defi nitivos y otros a construcciones

en curso - 014 Castigo de existencias provisionadas - 015 Entrega de suministros para consumo, producción e inv.

Intangibles - 016 Retribuciones al personal administrativo en bienes - 019 Transferencias de bienes de capital recibidos y entrega-

dos entre entidades públicas- 020 Entradas al almacén de unidades por recibir- 024 Traslado de productos terminados a existencias y otros.- 026 Baja de bienes corrientes y de capital- 029 Entrega de medicamentos por gratuidad de cobertura

del SIS - 030 Transferencia de bienes corrientes - 031 Entrega de bienes de asistencia social - 032 Traspaso de bienes entre unidades ejecutoras del

mismo pliego - 033 Edifi cios, estructuras y terrenos afectados en uso - 034 Baja contable de edifi cio y terreno por enajenación

de inmuebles - 035 Traslado a bienes para las ventas por edifi cio y te-

rrenos - 037 Desafectación en uso de edifi cios, estructuras y terre-

nos





A continuación, mostramos la nota contable registrada en el SIAF-SP.A continuación, mostramos la nota contable registrada en el

SIAF-SP:

Caso Práctico Nº 3Caso Práctico Nº 5


La Municipalidad “301034”, según Pecosa Nº 100, realiza la salida de bienes de los almacenes por la suma de S/.3,000.00. Para este caso, la ofi cina de contabilidad elabora la nota de contabilidad, usando los siguientes códigos: 020000-015.

La Municipalidad “Yo Gobierno Bien” realizó la construcción de un centro educativo, bajo la modalidad por contrata, valori-zado en S/.130,000, asimismo se realizó la liquidación técnica fi nanciera por dicho monto. En tal sentido, como la obra ya fue culminada, la ofi cina de contabilidad elabora la nota contable para activar dicha obra, para ello usa los siguientes códigos: 020000-007.

La Unidad Ejecutora “0001” recibió recursos por la suma de S/.50,000.00 del Pliego “111” bajo la modalidad de encargos, para la ejecución de obras, después de un período determinado la Unidad Ejecutora, cumplió con realizar los gastos en los fi nes previstos y ahora tiene que hacer la rendición al Pliego por el monto asignado. En tal sentido, la ofi cina de contabilidad elabora la nota contable para dicha rendición, para ello usa los siguientes códigos: 030000-001.

———————————— X ———————————— DEBE HABER

5301 CONSUMO DE BIENES 530103 Combustible, lubricantes 53010301 Combustible 1,000.00 530105 Materiales y útiles 53010501 De ofi cina 53010502 Papelería en general 2,000.00 1301 BIENES Y SUMINISTROS DE FUNCIONAMIENTO 130103 Combustible, lubricantes 13010301 Combustible 1,000.00 130105 Materiales y útiles 13010501 De ofi cina 13010502 Papelería en general 2,000.00Por la salida de bienes de los almacenes.


La Municipalidad “ABC”, según Pecosa Nº 030, realiza la salida de bienes de alimentos del Programa del Vaso de Leche por la suma de S/.2,700.00. Para este caso, la ofi cina de contabilidad elabora la nota de contabilidad, usando los siguientes códigos: 020000-031.

———————————— X ———————————— DEBE HABER

5202 PRESTACIONES Y ASISTENCIA SOCIAL 2,700.00 520203 Entrega de bienes y servicios 52020301 Apoyo alimentario 5202030101 Alimentos programas sociales 1303 BIENES DE ASISTENCIA SOCIAL 2,700.00 130301 Entrega de bienes y servicios 13030101 Apoyo alimentario 1303010101 Alimentos programas socialesPor la salida de alimentos del PVL.

———————————— X ———————————— DEBE HABER

1501 EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS 130,000.00 150102 Edifi cios no residenciales 15010202 Instalaciones educativas 1501 EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS 130,000.00 150107 Construcciones edifi cios no residenciales 15010702 Instalaciones educativas 1501070201 Por contrataPor el traslado defi nitivo de construcciones en curso al centro educativo.

c) 030000 Cargas diferidasEn este grupo, se registran las siguientes notas de contabilidad, seleccionando los siguientes códigos:- 001 Rendición documentada de encargos recibidos - 002 Alícuotas de gastos pagados por adelantado - 003 Rendición documentada de cargas diferidas

Informe EspecialV


———————————— X ———————————— DEBE HABER

2104 INTERMEDIACIÓN DE RECURSOS MONETARIOS 50,000.00 210404 Encargos recibidos 1205 SERVICIOS Y OTROS CONTRATOS POR ANTIC. 50,000.00 120506 Encargos generales 12050602 Ejecución de encargos recibidosPor la rendición de encargos recibidos

———————————— X ———————————— DEBE HABER

2501 INGRESOS DIFERIDOS 7,000.00 250101 Venta de bienes y servicios 4303 VENTA DE SERVICIOS 7,000.00 430305 Ingresos por alquileres 43030501 Inmuebles y terrenos 4303050101 Edifi cios e instalaciones Por la realización de los ingresos diferidos.

———————————— X ———————————— DEBE HABER

5506 OTROS GASTOS DIVERSOS 15.00 550699 Otros gastos diversos 1101 CAJA Y BANCOS 15.00 110103 Depósitos en instituciones fi nancieras 11010301 Cuenta corriente 1101030102 Recursos directamente recaudados Por la realización de los ingresos diferidos.



d) 040000 Ingresos variosEn este grupo, se registran las siguientes notas de contabilidad, con los códigos que se detallan a continuación:- 001 Ingresos diferidos aplicables al ejercicio vigente - 002 Diferencia de cambio en moneda extranjera - favorable - 003 Regularización de provisiones de cobranza dudosa y

reclamaciones de ejercicios anteriores- 004 Registro del extorno de ingresos por gratuidad de me-

dicamentos



La Unidad Ejecutora “0003” durante el mes de enero efectuó la cobranza de alquiler de inmueble correspondiente a los meses de enero, febrero y marzo a razón de S/.7,000.00. Cabe precisar que el monto cobrado por los meses de febrero y marzo constituyen ingresos diferidos que al momento del cobro fueron contabiliza-dos en la cuenta contable 2501 - Ingresos diferidos. Entonces, al culminar los meses de febrero y marzo la ofi cina de contabilidad debe elaborar la nota contable, utilizando los códigos 040000-001, a fi n de saldar la cuenta mencionada.

La Unidad Ejecutora “333” tiene aperturada una cuenta corriente en dólares americanos, al cierre del ejercicio tuvo una pérdida de S/.15.00 por tipo de cambio. La ofi cina de contabilidad debe elaborar la nota contable, utilizando los códigos 050000-006.


e) 050000 Gastos variosEn este grupo, se registran las siguientes notas de contabilidad, que son reconocidas a través de los códigos siguientes:- 001 Costo neto por retiro de inversiones intangibles - 002 Costo neto de valores y participaciones - 004 Certifi cados tributarios y reclamos de terceros aprobados

del período - 006 Diferencia de cambio en moneda extranjera - desfavo-

rable

f) 060000 DeudaEn este grupo, se registran las siguientes notas de contabilidad, que son recono-cidas a través de los códigos siguientes:- 001 Gastos ejercicios anteriores, amor-

tización deuda interna y externa - 002 Suscripción de acciones en orga-

nizaciones internacionales-DNEP - 003 Gastos ejercicios anteriores, sus-

cripc. acciones en org. internac. - DNEP

- 008 Gastos ej. ant.-ints,com.y otros - deuda pública .interna y ext. - h.aval

- 009 Amortización deuda publica exter-na mediano/largo plazo-rec.emp.

- 012 Gastos ej. ant.ints. comisiones y otros g.-deuda pública externa

- 017 Intereses, comisiones y otros gastos de la deuda pública interna

- 018 Intereses, comisiones y otros gastos deuda pública externa-honra de aval

- 020 Intereses, comisiones y otros gastos deuda pública externa

- 023 Gastos ej. ant.-amortización deuda pública externa-bonos

- 024 Gastos ejerc. ant.-amortización deuda pública interna-corto plazo

- 025 Gastos ej. ant.-amortización deuda pública interna-créditos y bonos

- 026 Gastos ej. ant.-amortización de deuda pública externa



- 057 Desembolsos deuda interna em-presas públicas-años anteriores

- 058 Desembolsos deuda interna em-presas públicas-período vigente

- 059 Desembolsos deuda interna insti-tuciones públicas-años anteriores

- 060 Desembolsos deuda interna insti-tuciones públicas-período vigente

- 061 Desembolsos deuda interna go-biernos locales-años anteriores

- 062 Desembolsos deuda interna go-biernos locales-período vigente

- 063 Desembolsos deuda interna em-presas privadas-años anteriores

- 064 Desembolsos deuda interna em-presas privadas-período vigente

- 065 Desembolsos deuda interna corto plazo empresas públicas-años anteriores

- 066 Desembolsos deuda interna corto plazo empresa pública-período

- 067 Desembolsos deuda interna corto plazo instituciones públicas-años anteriores

- 068 Desembolsos deuda interna corto plazo instituciones públicas-perío-do

- 069 Desembolsos deuda interna corto plazo empresa privada-años ante-riores

- 070 Desembolsos deuda interna corto plazo empresa privada-período

- 071 Reg. al adeudado-reprogramación anulación de saldos

- 072 Reg.al adeudado-reprogramación incremento de saldos

- 073 Otras regularizaciones al saldo adeudado externa

- 074 Regularizaciones al adeudado interna-créditos y bonos

- 075 Regularizaciones al adeudado - transferencias

- 076 Regularizaciones al adeudado - organismos internacionales

- 077 Asunción de deudas corto plazo externa

- 081 Amortización deuda pública exter-na-honra de aval-débito DNEP

- 085 Reg.al adeudado-reprogramación anulación de saldos-honra de aval

- 086 Reg.al adeudado-reprogramación anulación de saldos-directa enti-dades

- 087 Otras regularizaciones de adeu-dado/carga financiera-directa entidades

- 088 Regularizaciones al adeudado interna créditos-directa entidades

- 089 Regularizaciones al adeudado-transferencias-cuentas de orden

- 091 Regularizaciones al adeudado- externa-directa entidades

- 092 Ajuste por revaluación de directa entidades

- 093 Transferencias entregadas de in-versiones en valores (DNEP)

- 094 Recuperación de deuda avalada y asumida

- 095 Intereses generados por cuentas por cobrar.

- 096 Diferencia de cambio - DNEP.- 097 Traspaso de recursos / cargas en

cuenta de préstamos otras enti-dades

- 098 Regularización saldo adeudado deuda no avalada

- 099 Control deuda no avalada - 101 Aprobación de capital autorizado-

suscripción / contribuciones y aportes-DNEP

- 102 Bonos emitidos por empresas e instituciones públicas y garantías

- 103 Cancelación/regularizaciones de bonos emitidos por empresas e instituciones públicas y garantías

- 105 Pérdida por colocación de bonos soberanos (bajo la par)

- 106 Ajustes por emisión de bonos del Estado

- 107 Control de operaciones de endeu-damiento público

- 108 Rebajas y/o ajustes de suscripción de contratos por operaciones de endeudamiento

- 109 Diferencias de cambio de cuentas de orden - DNEP

- 110 Rebaja y/o incremento de carga fi nanciera por ejecución de con-tratos

- 111 Ganancia por colocación de bonos soberanos sobre la par

- 112 Por obligación de pago a la contra-parte-cobertura de riesgo - DNEP

- 113 Transferencia de recursos a la contraparte-cobertura de riesgos - DNEP.

- 114 Depósito realizado por la contra-parte-cobertura de riesgo - DNEP.

- 027 Amortización deuda pública inter-na - honra de aval

- 028 Gastos ej.ant.-ints,com.y otros gastos d.p.externa-tra. rec. emp.

- 030 Amortización deuda púb. interna-mediano/largo plazo

- 031 Amortización deuda publica externa-honra de aval

- 035 Deuda interna y externa asumida - 036 Aportes de capital por operaciones

de endeudamiento público - 037 Carga financiera por devengar

deuda interna y externa y ajustes - 038 Amortización d.ext.mediano/largo

plazo-traspaso de recursos gobier-no

- 039 Intereses, comisiones y otros cargos d.externa-traspasos de recursos gobierno

- 041 Regularización al adeudado por condonación/conversión de deu-das

- 042 Suscripción de contratos de deuda pública interna, externa, aportes y otros

- 043 Emisión de bonos del Estado - 044 Amortización/carga fi nanciera deu-

da directa de entidades-recursos propios-entidades

- 045 Desembolsos deuda externa gobierno regional-efectivo-años anteriores

- 046 Desembolsos deuda externa go-bierno regional-efectivo-período

- 047 Desembolsos deuda externa em-presas públicas años anteriores

- 048 Desembolsos deuda externa em-presas públicas período

- 049 Desembolsos deuda externa insti-tuciones públicas años anteriores

- 050 Desembolsos deuda externa insti-tuciones públicas período

- 051 Desembolsos deuda externa go-bierno locales años anteriores

- 052 Desembolsos deuda externa go-biernos locales-período

- 053 Desembolsos deuda externa em-presas privadas-años anteriores

- 054 Desembolsos deuda externa em-presas privadas-período

- 055 Desembolsos deuda interna go-bierno regional-años anteriores

- 056 Desembolsos deuda interna go-bierno regional-período vigente


El Pliego “00333” emite bonos por la suma de S/.100,000.00, por tal motivo dicha emisión es controlada a través de cuentas de orden. La ofi cina de contabilidad debe elaborar la nota contable, utilizando los códigos 060000-043.

———————————— X ———————————— DEBE HABER

9103 VALORES Y GARANTÍAS 100.000.00 910302 Especies y documentos valorados emitidos 9104 VALORES Y GARANTÍAS POR CONTRA 100,000.00 910402 Especies y documentos valorados emitidosPor el control de la emisión de bonos.

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g) 070000 Costo de ventasEn este grupo, se registran las siguientes notas de contabilidad, que son reconocidas a través de los códigos siguientes:- 001 Costo de ventas-mercaderías, bienes producidos y otros.- 002 Devolución de bienes y servicios vendidos - 003 Costos diferidos aplicados al ejercicio - 004 Costo de ventas por inmuebles y terrenos


El hospital El Carmen compra y vende medicamentos, en tal sentido aplica el costo de ventas de los fármacos vendidos por la suma de S/.5,500.00, por lo que la ofi cina de contabi-lidad debe elaborar la nota contable, utilizando los códigos 070000-001.

———————————— X ———————————— DEBE HABER

5701 COSTO DE VENTAS ACTIVOS NO FINANCIEROS 5,500.00 570106 Costo de venta de bienes 57010601 Costo de bienes para la reventa1308 PRODUCTOS TERMINADOS 5,500.00 130801 Productos farmacéuticosPor la aplicación del costo de ventas.


h) 080000 TransferenciasEn este grupo, se registran las siguientes notas de contabilidad, que son reconocidas a través de los códigos siguientes:- 001 Transferencia depreciación, agotamiento y amortización

entre entidades - 013 Transferencia de bienes corrientes entre entidades.


La Municipalidad “A” transfi ere repuestos que son conside-rados bienes corrientes a la Municipalidad “B” por un valor

de S/.2,000.00. En tal sentido, la Municipalidad “A” registra la nota de contabilidad, utilizando, los códigos 080000-013.

———————————— X ———————————— DEBE HABER

5401 DONACIONES CORRIENTES OTORGADAS EN BIENES 2,000.00 540102 En bienes 54010203 A otras unidades de gobierno 5401020303 A los gobiernos locales1301 BIENES Y SUMINISTROS DE FUNCIONAMIENTO 2,000.00 130105 Materiales y útiles 13010501 De ofi cina 1301050101Repuestos y accesorios Por las transferencias de bienes corrientes otorgadas.

Asimismo, la Municipalidad “B” registra la nota de contabilidad por los bienes corrientes recibidos, usando el código 080000 - 013.

———————————— X ———————————— DEBE HABER

1301 BIENES Y SUMINISTROS DE FUNCIONAMIENTO 2,000.00 130105 Materiales y útiles 13010501 De ofi cina 1301050101Repuestos y accesorios 4401 DONACIONES CORRIENTES RECIBIDAS EN BIENES 2,000.00 440102 En bienes 44010203 A otras unidades de gobierno 4401020303 los gobiernos localesPor las transferencias de bienes corrientes recibidos.

Continuará en la siguiente edición...

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