nota excel 2007
DESCRIPTION
excelTRANSCRIPT
-
PENGENALAN
MS OFFICE EXCEL (LEMBARAN /HAMPARAN KERJA)
Apa itu Hamparan Kerja?
Tujuan utama satu hamparan kerja adalah membina dokumen dalam bentuk baris dan lajur seperti
helaian markah pelajar,analisa statik,buku lejer,pernyataan akaun, dan kad masa. Dengan menggunakan
hamparan kerja elektronik, anda boleh menggunakan komputer untuk memasukkan data, menjalankan
pengiraan secara automatik, mencetak atau menyimpan kedalam peranti simpan seperti cakera keras
untuk kegunaan di masa yang akan datang. Microsoft Office Excel 2007 adalah hamparan kerja
elektronik.
Skrin Microsoft Excel menunjukkan dokumen yang mengandungi baris dan lajur.
-
Anda memasukkan data menggunakan papan kekunci atau lain-lain peranti input. Semasa anda menaip,
data akan dipamerkan dalam monitor dan disimpan secara sementara dalam memori RAM. Apabila
anda simpan dokumen menggunakan arahan Save, data disimpan ke dalam peranti simpan secara kekal.
Ia tidak lagi disimpan didalam kertas, sebagaimana hamparan kerja manual. Jadi anda akan dapat
menjimatkan penggunaan kertas.
Anda boleh menyunting hamparan kerja dengan mudah dengan menaip terus kedalam computer data
yang perlu disunting sahaja. Anda tidak perlu menaip semula data. Inilah keistimewaan hamparan kerja
elektronik, proses menyimpan dan mencetak adalah dua proses yang berasingan.
Keistimewaan lembaran kerja secara elektronik adalah proses menyimpan dan mencetak adalah dua
proses yang berasingan. Pengguna boleh menyunting semula dokumen walaupun telah mencetak.
Contohnya anda boleh menukar satu nilai, menambahkan sempadan, melebarkan jalur, membuang
baris, dan membetulkan ejaan tanpa perlu menaip semua keseluruhan dokumen. Semua perubahan dan
pembetulan dibuat dan disimpan kedalam peranti simpan, seperti cakera keras, memori kilat, CD-RW,
atau disket. Dengan cara ini anda akan dapat menyelamatkan banyak pokok kerana kertas dibuat
daripada pokok. Secara amnya anda dapat membantu mengurangkan kesan rumah hijau.
Siapakah yang mengunakan Hamparan Kerja?
Hamparan kerja digunakan oleh :
Ahli Sejarah
Akauntan
Doctor
Eksekutif Perniagaan
Guru
Ibu ketika membuat bajet
Jururtera
Pegawai bank
Peguam
Pelajar
Pensyarah
Saintis
Sesiapa sahaja yang memerlukan dokuman dalam format baris dan lajur
-
PERBEZAAN LEMBARAN KERJA MANUAL DAN LEMBARAN KERJA ELEKTRONIK (MS EXCEL)
MENGGUNAKAN KERTAS / HAMPARAN KERJA
MANUAL
MENGGUNAKAN MICROSOFT EXCEL
Perlu membina / menulis semula senarai nama
pelajar yang baru setiap kali ada penambahan
Hanya buka fail sedia ada yang telah disimpan, dan
menambah maklumat yang dikehendaki.
Memerlukan kalkulator untuk pengiraan Melakukan pengiraan secara automatic ( hanya
memasukkan formula)
Menyusun nama secara manual Menyusun nama dengan mudah tanpa
merosakkan helaian
Sukar untuk menambah lajur / baris sekiranya
tidak cukup ruang
Menambah lajur / baris dengan mudah. Menyisip
lajur dengan menggunakan arahan Insert
Melukis carta secara manual Melukis carta dengan mudah
Microsoft Excel membolehkan anda menguruskan data dengan amat mudah. Tiada lagi membazirkan
kertas, tiada lagi kalkulator dan tiada lagi abacus bagi sesetengah orang.
Microsoft Excel mungkin kelihatan rumit. Sebenarnya, ia akan kelihatan begitu pada peringkat
permulaan. Apabila anda sudah biasa menggunakannya, tidak mungkin anda mahu kembali ke
hamparan kerja manual lagi. Inilah objektif kami, mendedahkan kepada anda bagaimana mudahnya
menggunakan hamparan kerja elektronik.
-
LATIHAN MINDA
1. Apakah yang ada dalam hamparan kerja elektronik?
2. Apakah perbezaan diantara hamparan kerja manual dan hamparan kerja elektronik?
3. Namakan satu perisian hamparan kerja elektronik?
4. Bagaimanakah hamparan kerja elektronik dapat menyelesaikan masalah anda?
MENGGUNAKAN KERTAS / HAMPARAN KERJA
MANUAL
MENGGUNAKAN MICROSOFT EXCEL
-
MEMULAKAN MICROSOFT OFFICE EXCEL 2007
Sekiranya telah bersedia untuk memulakan MS office Excel 2007. Ikuti langkah berikut :
Klik pada berbutang Start untuk memaparkan menu start.
Klik All Programs
-
Klik Microsoft Office
Klik Microsoft Office Excel 2007
Kandungan item dalam Microsoft Office. Microsoft Office Excel 2007 dilabelkan
-
ELEMEN SKRIN MICROSOFT EXCEL
Skrin Microsoft Excel 2007 mempunyai banyak persamaan dengan elemen-elemen dalam skrin perisian
Windows. Setelah Microsoft Office Excel 2007 di klik, paparan seperti di bawah akan dipaparkan.
Satu lembaran kerja dikenali sebagai Sheet.
Ia mengandungi Baris dan lajur. Terdapat juga sel (tempat untuk meletakkan data)
Baris - Dikenalpasti dengan nombor dari 1 hingga 1,048, 576 (1M)
Lajur - Dikenalpasti dengan abjad dari A hingga XFD
Jumlah keseluruhan lajur adalah 16, 348 (16k). Jumlah lajur dalam satu lembaran kerja (sheet) adalah
17,179,869,184 (16T).
Satu fail lembaran kerja dipanggil Book atau dipanggil sebagai Buku Kerja ( Work Book). Satu buku kerja
mengandungi beberapa Helaian Kerja (Work Sheet) atau dipanggil sheet. Pada asalnya terdapat 3
helaian kerja yang disediakan ( Sheet 1, Sheet 2, dan Sheet 3), namun ia boleh ditambah atau dibuang
mengikut keperluan pengguna.
-
Kekotak Nama (Name Box)
Bebutang Insert Function
Fomular Bar
Secara amnya, skrin Excel adalah sama seperti Window Office yang lain.Tetingkap Excel mempunyai :
Bar Tajuk - Bagi memaparkan nama dokumen serta nama perisian
Bebutang Office - Mengandungi arahan berkaitan dengan fail dokumen.
Bar Menu - Menu yang dipaparkan dalam Tab.
Ribbon - Koleksi arahan yang saling berkaitan berdasarkan Menu yang dipilih. Terdapat
beberapa penambahan yang bersesuaian dengan penggunaan di Excel.
Bebutang Windows - Kawalan untuk tetingkap ( Close, Restore Down, Minimize)
serta bebutang Exit untuk menutup Tetingkap.
Bar Tatal - Mencancang dan mengufuk.
Bar Status - Mengandungi maklumat berkaitan status dokumen Excel yang dibuka.
Terdapat beberapa item yang lain dalam tetingkap MS Excel. Antaranya ialah:
Formula Bar
- Ia digunakan untuk melaksanakan pengiraan secara elektronik. Hanya perlu memasukkan
formula berdasarkan alamat sel yang betul.
-
Sheet
- Satu lembaran kerja dikenali sebagai Sheet. Secara asalnya terdapat 3 Sheet yang
disediakan. Seperti dalam gambarajah. Namun ia boleh ditambah atau di padam mengikut
keperluan.
Tab Sheet
Untuk Menambah Sheet
-
MENUTUP MICROSOFT EXCEL
Untuk menutup MS Excel 2007 adalahn :
1. Klik bebutang Office untuk memaparkan menu Office. Menu dipamerkan.
2. Klik bebutang Exit Word.
Atau
1. Klik bebutang Close . Ia terletak disebelah kanan-atas tetingkap.
2. Tetingkap Excel 2007 akan ditutup. Windows akan mempamerkan tetingkap penggesa
meminta untuk menyimpan dokumen sebelum tetingkap ditutup.
3. Klik Yes untuk menyimpan dokumen dan simpan di tempat yang sesuai.Klik No untuk
menutup Word tanpa menyimpan dokumen atau klik Cancel untuk batalkan arahan
menutup Word.
-
SEL DAN JULAT
SEL
Sel merupakan ruang yang terdapat dalam lembaran kerja atau tempat untuk memasukkan data. Alamat sel akan dipaparkan pada kekotak nama (Name Box) setiap kali sel dipilih. Sel yang dipilih dikenali sebagai sel aktif. Oleh itu alamat bagi sel aktif akan dipaparkan dalam kekotak nama (Name Box).
Berdasarkan gambarajah di bawah :
-
Nama bagi sel yang aktif merupakan hasil persilangan antara Lajur C dan baris 6. Maka nama sel aktif tersebut adalah C6.
Di dalam Excel :
1. Data nombor disusun secara jajaran- kanan (Cth: No 23456)
2. Data teks disusun secara jajaran-kiri (Cth: Bukit Aman)
Jika ingin menukar jajaran, gunakan arahan dalam Tab Home dalam Ribbon Alignment.
JULAT
Julat merupakan sekumpulan sel. Biasanya ia adalah dalam bentuk segiempat meggunakan ukuran baris X lajur.
MEMILIH JULAT
-
Terdapat beberapa kaedah unuk memilih julat :
1. Kaedah Seret Dan Lepas
Pilih satu sel.
Klik Kiri tetikus, Jangan dilepaskan dan seret ke mana-mana julat yang dikehendaki
Lepaskan tetikus
2. Kaedah Menggunakan kekunci Shift sebagai sauh (anchor)
Pilih satu sel
Tekan kekunci Shift jangan dilepaskan
Klik mana-mana sel yang dikehendaki menggunakan tetikus.
Lepaskan kekunci shift.
3. Kaedah menggunakan kekunci Shift dan kekunci pandu arah
Pilih satu sel
Tekan kekunci Shift, jangan dilepaskan
Tekan kekunci panah ke bawah sebanyak 3 kali (ikut keperluan)
Tekan kekunci panah ke kanan sebanyak 3 kali (ikut keperluan)
Lepaskan kekunci Shift.
MENAIP / MEMASUKKAN TEKS
Bagi pertama kali memasukkan data, pengguna perlu :
Dwi-klik pada sel yang dikehendaki sehingga muncul titik sisipan. Taip data yang diperlukan
dalam sel yang dikehendaki.
Tekan kekunci Tab untuk bergerak ke sel yang seterusnya atau menggunakan kekunci pandu-
arah.
-
Titik Sisipan (Dwi-klik pada sel)
-
MEMFORMAT TULISAN
Untuk memformat tulisan, pengguna perlu menggunakan Ribbon Font dan Alignment yang terdapat di
Tab Home.
Untuk meletakkan symbol currency, meletakkan tanda perpuluhan atau meletakkan symbol peratus
Ribbon Number boleh digunakan.
Formula juga diletakkan dalam Tab menu Home. Pilih mana-mana formula yang diperlukan dalam
Autosum.
MENYIMPAN LEMBARAN KERJA
1. Klik butang Office (Office Button) Di penjuru atas-kiri. Menu Office akan dipaparkan.
2. Klik Save. Kekotak dialog Save As akan dipaparkan.
3. Anda perlu menentukan tempat untuk menyimpan dokumen. Sebagai contoh : Pilih
document sebagai lokasi untuk menyimpan.
4. Taipkan nama dokumen yang akan disimpan pada File Name. Klik butang Save.
5. Sekiranya hendak disimpan dalam folder, bina folder baru untuk menyimpan dokumen. Klik
butang New Folder, folder baru akan dibina dan ubah nama folder kepada nama yang
sesuai (tekan butang f2 untuk ubah nama). Tekan Enter.
-
6. Klik pada Folder yang dibina. Contoh Folder Latihan Excel. Kemudian klik butang Open
Pilih tempat menyimpan dokumen
-
7. Setelah Folder dibuka. Tuliskan nama dokumen yang hendak disimpan pada kotak File
Name. Kemudian Klik butang Save.
Pilih folder, pastikan folder yang
hendak digunakan
Taipkan nama dokumen yang hendak
disimpan
-
MELEBARKAN LAJUR
Dengan menggunakan MS excel, lebar lajur boleh diubah mengikut maklumat yang dimasukkan
agar mencukupi ruang. Kaedah untuk melebarkan lajur boleh dilaksanakan dengan beberapa
cara :
a) Secara manual - Tarik penunjuk tetikus ke saiz yang dikehendaki.
b) Secara Autofit - Dwi-klik tetikus pada garisan sempadan lajur.
c) Arahan column Width - Klik kanan tetikus, pilih arahan Column Width dan taip
saiz yang dikehendaki.
Pilih lajur yang akan dilebarkan.
Bawa penunjuk tetikus ke garisan sempadan di sebelah kanan hingga tanda penunjuk
tetikus berubah kepada tanda . Tarik penunjuk tetikus ke saiz yang dikehendaki.
Seret penunjuk tetikus ke kanan /
kiri (besar / kecilkan lajur)
-
MENAMBAHKAN LAJUR
Pengguna boleh memasukkan lajur yang baru ke dalam dokumen. Ini dapat dilaksanakan
Dengan :
Klik pada label nama lajur F
Klik bebutang Insert (Bebutang ini terletak di Tab Home dalam Ribbon Cells)
Klik pada anak panah ke bawah & Pilih Insert Sheet Columns @ Insert Cells
-
Atau
Klik kanan tetikus pada lajur yang dipilih sehingga dipaparkan sub menu.
Klik arahan Insert. Lajur baru akan ditambah disebelah kiri.
Lajur baru akan ditambah di sebelah kiri lajur PURATA
-
MEMASUKKAN FORMULA DAN FUNGSI
PENGGUNAAN AUTOSUM
Terdapat 5 arahan yang mengandungi fungsi pengiraan automatik dalam arhan Autosum.
Fungsi yang dimaksudkan ialah Sum, Average, Count Number, Max dan Min.
Sum Digunakan untuk mencari jumlah nilai dalam sel
Average Digunakan untuk mencari purata nilai dari julat sel yang ditentukan
Count Number Digunakan untuk memaparkan bilangan sel yang mengandungi data
Max Digunakan untuk memaparkan nilai tertinggi dari julat sel yang ditentukan
Min Digunakan untuk memaparkan nilai terendah dari julat sel yang ditentukan
Bebutang Autosum boleh digunakan pada Tab Home dalam Ribbon Editting
1. SUM
Bagi mendapatkan jumlah nilai dalam sesuatu sel. Pengguna perlu:
Klik pada sel yang dipilih untuk memasukkan jumlah nilai
Klik pada bebutang Autosum (terletak dalam Tab Home dalam Ribbon Editting @di
Tab Formulas di Ribbon Function Library
Perhatikan fungsi sum dipamerkan. Nilai yang diletakkan ialah =SUM (D4:E4)
Perhatikan bahawa terdapat sempadan bergaris --- dipamerkan dalam D4 dan E4. Ini
bermaksud sel E7 dan F7 akan dijumlahkan.
-
Format fungsi Autosum adalah seperti berikut :
SUM (number1,*number2+,..)
Rajah : Pilih julat sel yang ingin dijumlahkan
Julat yang dipilih secara automatik adalah betul. Tekan kekunci Enter untuk
mendapatkan nilai jumlah
Hasil tambah sel akan dipaparkan
Rajah : Jumlah dipaparkan dalam sel yang mengandungi fungsi Autosum
*Perhatikan bahawa tanda = digunakan untuk memulakan fungsi. Sekiranya penggunaan
formula matematik ingin dilaksanakan, gunakan simbol ini juga.
Operasi yang boleh digunakan ialah:
= E7-F7 (untuk melaksanakan Operasi Tolak)
= E7*F7 (untuk melaksanakan Operasi Darab)
= E7/F7 (untuk melaksanakan Operasi Bahagi)
Contoh (menjumlahkan nilai): Selain dari
=SUM(E7:F7)
Juga boleh gunakan formula
=E7+F7
-
MENYALIN FUNGSI ATAU FORMULA
Formula bagi data yang boleh dilaksanakan secara automatic tanpa memasukkan formula
berkali-kali. Caranya ialah menggunakan Fill Handle gerakan sahaja penuding tetikus ke fill
handle sel di bucu bawah kanan.
Berdasarkan gambarajah di bawah. Jumlah bagi sel yang berikutnya boleh dilaksanakan tanpa
memasukkan semula formula. Caranya ialah :
Klik pada sel G7. Bawa tetikus ke bucu bawah kanan sehingga tanda penuding tetikus
berubah kepada tanda tambah (Fill Handle Lihat Rajah dibawah
Jangan dilepaskan. Seret tetikus (penuding) hingga ke sel yang dikehendaki untuk
menyalin formula (contoh gambarajah hingga ke G10). Lepaskan seretan tetikus.
Setelah seretan tetikus dilepaskan maka jawapan hasil tambah akan dipaparkan secara
automatic.
-
FUNGSI AVERAGE (PUTRATA)
Mencari Purata
Mulakan Microsoft Office Excel 2007. Buka fail yang diperlukan (berdasarkan
gambarajah di bawah)
Nilai purata akan dimasukkan dalam sel G7. Klik pada sel G7 untuk mengaktifnya
Pastikan Tab Home dipilih, jika tab lain yang dipilih, maka Ribbon Editting tidak akan
dipaparkan.
Pilih arahan Average
Fungsi Average dipaparkan. Julat yang dicadangkan untuk diambil purata akan
ditunjukkan dengan sempadan garisan putus.
-
Berdasarkan gambarajah di bawah, julat yang dicadangkan adalah E7:G7. Julat ini tidak
tepat kerana sel F4 tidak termasuk dalam nilai yang akan dikira purata.
Oleh itu hanya sel E7:G7 yang dipilih (seret tetikus ke sel yang terlibat sahaja)
Klik pada sel E7 dan seret tetikus ke sel F7 (Pastikan di Formula Bar terpapar alamat
yang betul)
Lepaskan butang kiri tetikus
Tekan kekunci Enter di papan kekunci (keyboard) untuk memasukkan fungsi. Sel H7
akan diaktifkan dan nilai akan dipaparkan.
-
MENYALIN FUNGSI PURATA
Klik pada sel H7. Bawa tetikus ke bucu bawah kanan sehingga tanda penuding tetikus
berubah kepada tanda tambah ( Fill Handale Lihat Rajah Di bawah
Jangan dilepaskan. Seret tetikus (penuding) hingga ke sel yang dikehendaki untuk
menyalin formula ( Contoh gambarajah hingga ke H10). Lepaskan seretan tetikus.
Setelah seretan tetikus dilepaskan maka jawapan hasil tambah akan dipaparkan secara
automatic.
-
Sekiranya perlu menggunakan arahan matematik yang tidak tersenarai dalam Autosum, maka
arahan More Functions untuk memaparkan arahan yang lain. Biasanya arahan yang biasa
digunakan ada tersenarai dalam More Functions. Jika fungsi tidak tersenarai maka, formula
boleh ditaip secara manual. Pastikan memulakan tanda = sebelum mula menaip formula.
Klik bebutang Autosum. Senarai seperti dalam gambarajah akan dipaparkan. Klik pada
arahan More Function.
Tetingkap Insert Function akan dipaparkan. Seperti dalam gambarajah di bawah. Pilih
mana mana arahan yang diperlukan.
-
MENYUSUN REKOD/DATA
Rekod / data boleh disusun mengikut abjad menaik atau menurun. Contohnya sebagai guru
perlu menyimpan rekod pelajar. Rekod pelajar boleh disusun mengikut nama dengan susunan
menaik, menyusun rekod mengikut pencapaian pelajar. Mengikut markah tertinggi dan
sebagainya. Susunan rekod secara manual mengambil masa yang lama dan menyukarkan.
Menyusun rekod secara elektronik dapat dilakukan dengan mudah hanya mengklik satu butang
sahaja.
Menyusun Nama Mengikut Abjad
Untuk menyusun nama mengikut abjad menaik atau menurun maka bebutang Sort & Filter
perlu digunakan.
Klik pada Tab menu Home dan klik bebutang Sort & Filter di Ribbon Editting
Setelah pandu arah ke bawah di klik, maka terdapat beberapa senarai arahan yang akan
dipaparkan. (Berdasarkan gambarajah dibawah)
Sort A to Z Digunakan untuk susun abjad dari A ke Z
Sort Z to A Digunakan untuk susun abjad dari Z ke A
Custom Sort Boleh memilih criteria susunan yang dikehendaki
-
Klik pada arahan Custom Sort untuk memaparkan kekotak dialog Sort
Pada kekotak dialog Sort, pengguna perlu menentukan criteria susunan. Bahagian
pertama memilih lajur criteria susunan. Klik bebutang yang berlabel dalam medan Sort
By. Pilih nama yang sesuai.
Klik pula bebutang berlabel dalam medan Sort On. Pilih yang sesuai Values
Klik pula bebutang berlabel dalam medan Order. Pilih cara susunan yang dikehendaki
(menaik atau menurun)
Menyusun berdasarkan Nombor / Markah
Sort Smallest to Largest Nombor kecil ke besar
Sort Largest to Smallest Nombor besar ke kecil
-
PENGGUNAAN IF
Penggunaan IF merupakan fungsi yang digunakan untuk menguji data, samada ia mengikut
kriteria yang ditentukan, jika ya ia akan menjalankan perintah, jika tidak ia menjalankan
perintah yang satu lagi. Fungsi IF membenarkan penggunaan perintah bersarang ( atau nested)
iaitu IF dalam IF
Format arahan IF adalah seperti berikut:
=IF(Ujian Logik, nilai jika benar, nilai jika palsu)
Contoh menentukan nilai GRED dalam jadual (contoh gambarajah di bawah)
Klik sel I7 untuk mengaktifnya.
Bagi menentukan nilai Gred di I7:I10. Menggunakan fungsi IF. Menggunakan kriteria seperti
dibawah untuk mendapatkan keputusan.
Nilai >=80 mendapat Gred A
Nilai >=60 mendapat Gred B
Nilai >=50 mendapat Gred C
Nilai >=40 mendapat Gred D
Jika nilai tidak termasuk kriteria Gred F
-
Taip formula di sel I7. Menaip formula perlu dimulakan dengan tanda =
Taip formula seperti dibawah.
=IF(I7>=180,''A,IF(I7>=160,B,IF(I7>=150,C,IF(I7>140=,D,F))))
Tekan kekunci Enter
Excel akan memaparkan nilai GRED di I7. Apabila sel I7 di klik maka formula yang ditaip
akan dipaparkan di formula bar.
-
MENYALIN FUNGSI IF
Klik pada I7. Bawa tetikus ke bucu bawah-kanan sehingga tanda penuding tetikus
berubah kepada tanda tambah (Fill Handle )
Jangan dilepaskan. Seret tetikus (penuding hingga ke sel yang dikehendaki untuk
menyalin formula ( Contoh gambarajah hingga ke I10. Lepaskan seretan tetikus.
Setelah seretan tetikus dilepaskan maka jawapan hasil tambah akan dipaparkan secara
automatik.
-
PENGGUNAAN COUNTIF
Fungsi Countif digunakan untuk mengira bilangan sesuatu nilai. Contoh mengira bilangan
pelajar mendapat gred A,B,C,D,E.
Mulakan excel. Buka fail yang berkaitan
Klik sel D12 untuk mengaktifkannya
Taipkan formula countif di sel D12 :
=countif(I7:I10,A)
Tekan kekunci Enter
-
Excel akan memaparkan jawapan di sel D12 (Berdasarkan rajah di bawah - Bilangan
pelajar yang mendapat Gred A ialah 0)
Taipkan arahan yang sama di sel D13:D15. Contoh arahan adalah seperti di bawah :
*Pastikan mulakan menulis formula dengan tanda =
Sel D13 =countif(I7:I10,A)
Sel D14 =countif(I7:I10,A)
Sel D15 =countif(I7:I10,A)
Sel D16 =countif(I7:I10,A)
Tekan Enter dan jawapan akan dipaparkan ( seperti dalam gambarajah) . Formula akan
dipaparkan di Formula Bar setiap kali sel diaktifkan (di klik)
-
MEMBINA CARTA
Carta adalah digunakan untuk mempamerkan data. Cara ini adalah lebih jelas dan menarik.
Pembinaan carta secara manual mengambil masa yang lama. Namun dengan penggunaan
Microsoft excel 2007, pembinaan carta adalah lebih mudah, hanya memilih julat dan klik
bebutang yang berkaitan.
Arahan yang berkaitan dengan pembinaan carta terletak di menu Tab Insert dalam Ribbon
Charts.
Rajah : Bebutang yang berkaitan dengan pembinaan carta
Berdasarkan gambarajah diatas, pelbagai jenis carta dapat dibina. Ia adalah:
Carta Turus (Column)
Carta Garis (Line)
Carta Pai (Pie)
Carta Kawasan (Area)
Carta Bertabur (Scatter) dan banyak lagi
-
MEMASUKKAN CARTA
Carta akan dibina dengan mudah dengan menggunakan Microsoft Excel 2007. Bagi membina
carta ikuti langkah-langkah berikut:
Bina satu jadual bagi mewakili data yang ingin dipaparkan dalam carta.
Data perlu dipilih sebelum jenis carta ditentukan.(Contoh dalam gambarajah di bawah)
Klik Tab Menu Insert dan klik bebutang carta Column di Ribbon Charts
Terdapat beberapa senarai jenis carta yang akan dipaparkan. Boleh memilih mana-mana
yang sesuai
-
Setelah carta dipilih maka jenis carta akan dipaparkan (dalam gambarajah)
Apabila carta dipaparkan maka secara automatic Tab Menu Design akan dipaparkan.
Sekiranya Tab Menu Design tidak dipaparkan maka dwi-klik pada carta.
Rajah : Tab Menu Design
-
Klik pada Carta dan Tab Menu Design akan dipaparkan. Klik di Ribbon Chart Layouts dan
pilih mana-mana senarai yang dikehendaki. Chart Layouts merupakan rekabentuk cara
carta akan dipaparkan. Terdapat 11 jenis Chart Layout yang disediakan.
Layout 9 dipilih, dan hasil carta akan dipaparkan. Carta di bawah boleh diubah mengikut
keperluan. Klik kanan tetikus pada tajuk (Chart Title) atau Axis Title sehingga dipaparkan
sub menu seperti dalam gambarajah. Sub Menu Edit text akan dipilih dan hanya delete
maklumat yang asal.
Setelah maklumat diubah,susun atur juga boleh diubah mengikut kesesuaian.
-
PENGGUNAAN AUTOFILL
Autofill merupakan satu cara dimana ia boleh melaksanakan senarai nombor bersiri atau
senarai teks bersiri dapat dimasukkan secara automatik. Ia amat mudah kerana pengguna
hanya memasukkan 2 nombor dan excel akan cuba memahaminya dan memasukkan nilai yang
seterusnya secara automatik. Ia boleh dilaksanakan secara mendatar atau menegak.
Terdapat beberapa contoh yang boleh digunakan menggunakan arahan Autofill. Ia adalah :
Memasukkan nombor secara bersiri (nombor yang sama atau gandaan)
Masukkan teks secara bersiri (senarai bulan, hari dll)
1.Masukkan nombor secara bersiri
Masukkan /menyalin nombor yang sama
Masukkan nombor pada sel yang ingin diaktifkan
Klik pada sel C4. Bawa tetikus ke bucu bawah-kanan sehingga tanda penuding
tetikus berubah kepada tanda tambah (Fill Handle )
Jangan dilepaskan. Seret tetikus hingga ke sel yang dikehendaki untuk menyalin
formula (Contoh gambarajah hingga ke C13). Lepaskan seretan tetikus.
Setelah seretan tetikus dilepaskan maka jawapan akan dipaparkan secara
automatik. Tidak perlu menaip semula nombor yang sama. Hanya menggunakan
arahan Fill Handle.
-
Masukkan bilangan nombor secara teratur atau gandaan
Pengguna dapat memasukkan bilangan nombor secara automatik. Caranya ialah :
Masukkan nilai 1 dan 2 di sel yang berkenaan
Highlightkan kedua-duanya.
Bawa tetikus ke bucu bawah-kanan sehingga tanda penuding tetikus berubah
kepada tanda tambah (Fill Handle )
Jangan dilepaskan. Seret tetikus (penuding) hingga ke sel yang dikehendaki untuk
menyalin formula (Contoh gambarajah di bawah). Lepaskan seretan tetikus.
Setelah seretan tetikus dilepaskan maka jawapan akan dipaparkan secara
automaik.
-
Cara yang sama juga boleh dilaksanakan (menaip formula dan menyalin ke sel
yang berkenaan-penggunaan fill handle) jika ingin melaksanakan pengiraan
gandaan 2,3 dan sebagainya.
Fungsi Autofill ini juga boleh dilaksanakan kepada nombor secara mendatar.
Caranya adalah sama seperti di atas bezanya ialah Fill Handle ditarik ke kanan.
Apabila seretan tetikus dilepaskan, jawapan akan dipaparkan.
-
2. Masukkan Teks Secara Bersiri
Fungsi Autofill juga dapat dilaksanakan untuk menyenaraikan teks secara bersiri. Contohnya
untuk menyenaraikan hari atau bulan. Ia boleh dilaksanakan secara mendatar atau menegak.
Caranya adalah :
Masukkan teks pada sel yang ingin diaktifkan (contoh gambarajah adalah hari
Monday)
Klik pada sel C2. Bawa tetikus ke bucu bawah-kanan sehingga tanda penuding
tetikus berubah kepada tanda tambah (Fill Handle )
Jangan dilepaskan. Seret tetikus (penuding) hingga ke sel yang dikehendaki untuk
menyalin formula (Contoh gambarajah hingga ke C8). Lepaskan seretan tetikus.
Setelah seretan tetikus dilepaskan maka jawapan akan dipaparkan secara
automatik.
Cara yang sama juga dilaksanakan untuk memasukkan senarai bulan secara
melintang.
-
Hasil dari seretan tetikus yang dilepaskan akan mendapatkan jawapan seperti gambarajah di
bawah ( Cuba beberapa kali untuk memahami penggunaan dengan data yang lain ) :
*Pengunaan Fill Handle hanya dapat dilaksanakan dalam bahasa Inggeris sahaja. Namun
sekiranya ingin diaplikasikan dalam Bahasa Melayu, perlu membina sendiri senarai dalam
Bahasa Melayu. Setelah dibina maka senarai akan dapat dilaksanakan secara automatik.
Caranya adalah seperti di bawah :
Buka lembaran kerja baru
Klik bebutang office
Kemudian klik pada bebutang Excel Option
-
Kekotak dialog Excel Options akan dipaparkan. Klik pada bebutang Edit Custom List
untuk memaparkan kotak dialog Custom List.
Rajah : Kekotak Dialog Excel Options
Kekotak dialog custom list akan dipaparkan. Dalam ruang Custom List, klik butang New
List
Klik bebutang Add
-
Dalam ruangan List Entries, perlu ditaipkan item yang hendak ditambah. Contohnya :
Taip Isnin dan tekan kekunci Enter dan masukkan hari yang seterusnya di ikuti dengan
tekan kekunci Enter sehingga lengkap satu senarai data yang ingin dimasukkan.
Kemudian klik bebutang Add untuk memasukkan senarai ke dalam ruangan Custom
Lists.
Kemudian klik bebutan OK untuk menutup kekotak dialog Custom Lists
Setelah kekotak dialog Custom List ditutup maka kekotak dialog Excel Option akan
dipaparkan semula
Klik bebutang Edit Custom List sekiranya ingin memasukkan senarai item yang lain
(Contohnya nama Bulan dalam bahasa melayu).
Klik bebutang OK jika ingin menutup kekotak dialog Excel Options
-
MENCETAK LEMBARAN KERJA
Sebelum mencetak sesuatu lembaran kerja, lebih elok sekiranya terlebih dahulu melihat
pralihatnya atau dipanggil Print Preview untuk membuat sebarang pertukaran yang perlu. Print
Preview boleh dilihat dengan cara :
Klik butan Office yang berada di dalam lembaran kerja Excel
Gerakkan penunjuk tetikus ke arahan Print dank e arahan Print Preview. Klik tetikus.
Setelah menu arahan print diklik,paparan akan dicetak
-
Menu arahan yang terdapat di tetingkap Print Preview :
Print - Untuk mencetak dokumen
Page Setup - Untuk menukar margin mukasurat / mengubah paparan lembaran
Zoom - Untuk membesar dan mengecilkan lembaran kerja
Show Margin - Untuk memaparkan margin mukasurat
*Show Margin
Apabila kekotak Show Margin ditandakan maka,tanda margin akan
dipaparkan.
Tanda garis putus-putus ada lembaran kerja menandakan satu mukasurat. Sekiranya
dokumen telah melebihi garisan putus-putus maka ia perlu diubah supaya apabila
dicetak ia tidak keluar dari mukasurat yang sepatutnya
-
*Page Setup
Page Setup digunakan untuk mengubah paparan lembaran serta mengubah margin mukasurat.
Terdapat 2 pilihan paparan mukasurat iaitu :
1. Potrait - Paparan secara menegak
2. Landscape - Paparan secara melintang
Apabila butang page setup diklik maka, kekotak dialog Page Setup akan dipaparkan.
Terdapat 4 tab pilihan iaitu Page, Margins, Header / Footer dan Sheet
Pilih Tab Page (untuk mengubah bentuk paparan lembaran)
Pada ruangan Orientation klik mana-mana yang dikehendaki (Potrait / Landscape)
Klik butang OK
Rajah : Kekotak Dialog Page Setup
-
Pilih Tab Margins (untuk mengubah nilai margin mukasurat)
Setelah tab Margin diklik maka paparan untuk menukar nilai margin akan dipamerkan
dalam kekotak dialog Page Setup. Ubah nilai jika perlu
-
Print
Setelah dokumen siap dibina, dokumen perlu dicetak untuk dijadikan sebagai rujukan. Ini
bergantung kepada keperluan pengguna.
Klik butang Office yang berada di dalam lembaran kerja Excel
Gerakan penunjuk tetikus ke arahan Print. Klik tetikus.
Setelah arahan Print diklik maka Kekotak Dialog Print akan dipaparkan
Rajah : Kekotak Dialog Print
Sebelum mencetak pengguna perlu memastikan :
o Ruang Name - Pastikan nama pencetak adalah sesuai dengan apa yang di setting di
computer.
-
Di Opsyen Print range mempunyai dua pilihan iaitu :
All - Untuk mencetak keseluruhan mukasurat bercetak dalam lembaran
Page (s) From To : - Untuk mencetak mukasurat tertentu
Di Opsyen Print What, terdapat 3 pilihan :
Selection - Ingin mencetak julat pilihan sahaja
Active Sheet(s) - Ingin mencetak hamparan aktif
Entire workbook - Ingin mencetak keseluruhan buku kerja
Di Opsyen Copies terdapat Number of copies. Ini boleh digunakan sekiranya ingin mencetak
lebih dari satu salinan. Hanya taipkan berapa salinan yang ingin dicetak.
Setelah semua opsyen yang diperlukan telah dipilih maka hanya tekan butang OK di kekotak
dialog print. Maka dokumen akan dicetak mengikut apa yang ditetapkan dalam kekotak dialog
Print. Lihatlah hasilnya.