NOTA DE INGRESO AL ALMACENNOTA DE ENTRADA: Es el documento oficial que acredita el ingreso material y real de un bien o elemento al almacn o bodega de la entidad constituyndose as en el soporte para legalizar los registros en almacn y efectuar los asientos en contabilidad.Partes y referencia de la nota de ingreso al almacn:Para la emisin de este documento es necesario que previamente se obtengan y sean verificados por los documentos auxiliares requeridos:La gua de remisinBoletn de control de calidad, etc.Dado que se formulara tres copias distribuidas de la siguiente forma:El original, para remitir a la unidad de contabilidad y tesorera de la oficina de administracin.1ra:copia, para el proveedor o transportista2da:copia, para el archivo de administracin de la gerencia local3ra:copia, para el archivo del almacn de la gerencia localCaractersticas:Por medio de este sistema la empresa conoce el valor de la mercanca en existencia en cualquier momento, sin necesidad de realizar un conteo fsico, porque los movimientos de compra y venta de mercancas se registran directamente en el momento de realizar la transaccin a su precio de costo.OBJETIVO: documentar el ingreso de un bien o insumo al almacn de la dependencia.1. Nombre de la dependencia correspondiente.2. Nombre o razn social del proveedor.3. Domicilio del proveedor.4. Fecha de ingreso de los bienes o insumos al almacn.5. Numero consecutivo que se maneje para el control de entradas de bienes o insumos al almacn.6. Numero de pedido correspondiente7. Numero de modificacin al pedido, en su caso.8. Nmero de la requisicin u orden de compra que dio origen al pedido.9. Nmero de la factura que ampara los bienes e insumos recibidos en el almacn.10. Nmero de la remisin que ampara los bienes e insumos recibidos en el almacn.11. Numero de codificacin asignado por la dependencia a un bien o insumo del almacn.12. Nombre y las especificaciones del bien o insumo.13. Numero de bienes o insumos que ingresaron al almacn.14. Unidad de medida del bien o insumo.15. Precio unitario del bien o insumo.16. Importe de los bienes o insumos.17. Nombre, cargo y firma de la persona que recibi en el almacn los bienes e insumos.18. Importe total de los bienes o insumos recibidos.

Quienes intervienen:Los administradores o dueo y los encargados del almacen.

QU ES UNA NOTA DE SALIDA DEL ALMACN GENERAL.

Una nota de Salida del Almacn General es una Requisicin o Peticin de Materiales existentes en el Almacn General de la Universidad de Sonora, donde el objetivo es sistematizar y simplificar los procesos de ste trmite y que todos los Usuarios y Unidades Responsables puedan accesar y realizar sus trmites a travs de la red.

PROCEDIMIENTO PARA SALIDA DE MATERIALES DEL ALMACEN GENERAL1.El solicitante requisita el formato de Orden de Salida. En este formato el solicitante establece lo siguiente:a) La Orden de Salida adquiere el Nmero consecutivo para el Departamento solicitante.b) El solicitante debe capturar en la Orden de Salida la clave del artculo y la cantidad solicitada.c) Captura la Orden de Salida: en este campo se agregar cualquier observacin o aclaracin que el solicitante desee manifestar con respecto a lo que esta solicitando en su orden, tales como persona que recoger el material.d) Captura la(s) partida(s) presupuestal(es): esta(s) deber(n) contener el formato de PRONAD (Fondo, Cuenta Contable, Unidad Responsable y Funcin).2.Para la autorizacin de la orden de salida, el Jefe del Departamento o el personal que tenga autorizacin para ejercer el presupuesto otorgar la autorizacin de la Orden de Servicio para que sea enviada a la Contralora General para la autorizacin del ejercicio del presupuesto, mediante su firma electrnica.El Jefe del Departamento podr verificar la situacin de la Orden de Salida desde que es enviada por el solicitante hasta que el servicio es concluido por el propio Almacn General.3.Una vez autorizada la Orden de Salida por la Contralora General enva automticamente va electrnica al Almacn General para que realice el servicio. Es decir, la Contralora General al momento de ejercer el presupuesto se otorga automticamente un folio o nmero consecutivo de la Orden de Salida correspondiente, en este momento es cuando la informacin de la orden de salida viaja automticamente al Almacn General.En caso de que la orden de salida haya sido rechazada por alguna(as) de las autoridades, ya sea por presupuesto o por el tipo de material solicitado, sta deber anotar el motivo de rechazo y se regresar automticamente al departamento solicitante, quien deber observar las indicaciones y enviar nuevamente la orden de servicio una vez que haya sido aclarado todo motivo de rechazo hacia las autoridades correspondientes.4.El Departamento Solicitante acude al Almacn General, quien realiza el servicio e imprime la orden de salida para formalizar la entrega recepcin. Al concluir el proceso se notifica mediante el estatus del sistema que ya se realiz la entrega recepcin del material.Al final del da imprimir la relacin de orden de salida aplicadas, esta relacin y sus anexos se enviarn diariamente a la Contralora General para su respaldo contable.RELACIN CUENTA-RAMO.En la Direccin de Servicios Generales se establecieron polticas que relacionan las cuentas de gasto con los diversos ramos de artculos, por lo que, si usted selecciona un artculo que est relacionado con el ramo "LIMPIEZA", al momento de entrar a la pantalla de Asignacin de Cuentas de Gasto, slo le aparecern aquellas Cuentas que estn asignadas precisamente a este ramo.Una cuenta puede estar relacionada a uno o ms ramos, por ejemplo:

ASIGNACIN DE ARTCULOS.Una vez que usted haya capturado los Datos Generales de la Nota de Salida, el sistema le permite seleccionar artculos de los catlogos manejados por el departamento de Servicios Generales, mediante la siguiente pantalla:

En la parte superior aparece la lista de los Ramos y Ahora en la parte inferior, se muestran una serie de artculos que usted sin problema puede escoger dependiendo del ramo, el cual puede elegir uno todos lo ramos mostrando Clave, descripcin, Unidad de Medida, Ramo, Precio Unitario y Existencia real.

En la Direccin de Servicios Generales se establecieron polticas que relacionan las cuentas de gasto con los diversos ramos de artculos, por lo que, si usted selecciona un artculo que est relacionado con el ramo "LIMPIEZA", al momento de entrar a la pantalla de Asignacin de Cuentas de Gasto, slo le aparecern aquellas Cuentas que estn asignadas precisamente a este ramo.Si usted se posiciona y cambia el valor del ramo en la lista, la lista de artculos solo mostrar aquellos que estn relacionados con ese ramo.Una vez que haya encontrado y seleccionado el artculo que desea, igualmente, se trata de "transferirlo" hacia la lista de la derecha mediante el botn de la imagen de la flecha hacia abajo. Al hacer esto, el sistema le pide la cantidad que necesita sin excederse de la existencia actual en el Inventario mostrado en la pantalla.

Ahora en la parte inferior de la pantalla, usted podr ver los artculos que van a formar su Nota de Salida de Almacn General. Si desea sacarlo de la lista presione, si desea modificar la cantidad que solicit o bien las caractersticas adicionales, entonces seleccione el artculo y haga doble clic con el Mouse.Puede darse el caso de que el artculo que usted requiere no se encuentre en la lista, en este caso el sistema le permite consultar presionado el botn derecho del Mouse en la lista de los artculos relacionados con el ramo y le mostrar la siguiente ventana:

dependiendo de la solicitud de bsqueda del artculo aparecern las siguientes ventanas:

En las cuales al solicitar el artculo por nmero o por descripcin aparecern una lista de artculos sin importar el ramo, que al dar dobleclic con el Mouse dar clic en el botn de ACEPTAR, el sistema regresa la seleccin de artculos solicitando la cantidad a pedir para anexarlo a la lista de artculos solicitados.Siguiente paso: Asignacin de Cuentas de Gasto.FLUJO GENERAL DE NOTA DE SALIDA AL ALMACN GENERAL1. El usuario captura la Nota de Salida del Almacn General, apartando los artculos y el Gasto de las Cuentas.

NOTA: Si en dos das, la Nota de Salida no es enviada a Contralora para su autorizacin, se cancelar automticamente por el Sistema. En caso de detectar alguna Inconsistencia en los catlogos Institucionales, favor de comunicarse a la Direccin de Servicios Generales2. El personal del departamento con firma autorizada recibe la Nota de Salida del Almacn General por medio de la red y lo autoriza mediante su firma electrnica.3. Contralora recibe la Nota de Salida del Almacn por red para AUTORIZARLA RECHAZARLA, afectando el Presupuesto.4. El Usuario podr consultar por red que la Nota de Salida del Almacn ya fue autorizada por Contralora bien rechazada explicando el motivo. En caso de ser rechazada, vuelva al paso 15. El Almacn General imprime la Nota de Salida autorizada por Contralora, el Usuario recibe el material en el Almacn General y ste entrega la impresin de la Nota de Salida para su archivo de control.6. El Almacn General, enva a Contralora diariamente los originales de las Notas de Salidas surtidas por el Almacn General debidamente firmadas.CANCELACIN DE NOTAS DE SALIDAS.La cancelacin de las Notas de Salidas se puede deber a las tres siguientes razones:1. Eliminadas por el Usuario en la Captura de las Notas de Salidas.2. Cada vez que entra al mdulo de Notas de Salidas se realiza una verificacin del tiempo desde que se realiza la Nota de Salida por el usuario hasta que es firmada por la persona que autoriza, si sobrepasa ms de 2 das sin firmarla, sta se cancelar automticamente por el sistema presentando la siguiente pantalla:

3. El personal del Almacn General realizar una depuracin diaria de los Notas de Salidas que ya cumplieron el tiempo, y podr cancelarlas directamente. As tambin con aquellas Notas de Salida que no han sido reclamadas en un tiempo mximo de 2 das.