norrtälje kommun och digital ärendehantering 15mars
DESCRIPTION
Norrtälje kommun digital ärendehanteringsprojektTRANSCRIPT
![Page 1: Norrtälje kommun och digital ärendehantering 15mars](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022042700/5585e69dd8b42a87608b51d9/html5/thumbnails/1.jpg)
Norrtälje kommun och digital ärendehantering
Jonas Vallgårda
![Page 2: Norrtälje kommun och digital ärendehantering 15mars](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022042700/5585e69dd8b42a87608b51d9/html5/thumbnails/2.jpg)
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
2
Vad är digital ärendehantering?
![Page 3: Norrtälje kommun och digital ärendehantering 15mars](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022042700/5585e69dd8b42a87608b51d9/html5/thumbnails/3.jpg)
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
3
Inte digitalt
![Page 4: Norrtälje kommun och digital ärendehantering 15mars](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022042700/5585e69dd8b42a87608b51d9/html5/thumbnails/4.jpg)
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
4
Digitalt
●
PC●
Skanna
●
E-post●
Mobil
●
Läsplattor●
Internet
●
etc
![Page 5: Norrtälje kommun och digital ärendehantering 15mars](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022042700/5585e69dd8b42a87608b51d9/html5/thumbnails/5.jpg)
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
5
Ärendehantering (nämndadministration)
●
Postöppning och registrering●
Beredning, remittering och beslutsunderlag
●
Kallelser och sammanträdeshandlingar●
Sammanträde
●
Protokoll och justering●
Beslutsregistrering och expediering
●
Arkivering och gallring
![Page 6: Norrtälje kommun och digital ärendehantering 15mars](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022042700/5585e69dd8b42a87608b51d9/html5/thumbnails/6.jpg)
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
6
Utveckling pågår 2011
![Page 7: Norrtälje kommun och digital ärendehantering 15mars](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022042700/5585e69dd8b42a87608b51d9/html5/thumbnails/7.jpg)
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
7
Digital Vision”Vår vision är enkel. Vi vill ersätta dagens pappersflöden i kommunen och istället utnyttja den digitala tekniken. Vi vill återanvända information som redan finns i våra databaser och på
så
sätt undvika dubbelarbete. Vi vill tydliggöra ansvaret för
ett ärende. Vi vill förbättra sökbarhet, överblick och tillgänglighet till våra handlingar för såväl ledning, medarbetare, förtroendevalda och medborgare. Vi vill värna vår miljö
genom att minska mängden papper och transporter.
Vi vill spara pengar genom effektivare administration och färre fysiska försändelser. Vi ska inte bli papperslösa, den som önskar kan fortfarande skriva ut för eget behov, men vi ska inte belasta våra kollegor med sådant som kan ordnas digitalt. Vi vill skapa förståelse för ledarskapets avgörande betydelse för en framgångsrik utveckling mot e-förvaltning.”
![Page 8: Norrtälje kommun och digital ärendehantering 15mars](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022042700/5585e69dd8b42a87608b51d9/html5/thumbnails/8.jpg)
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
8
Ledstjärnor
●
Ökad effektivitet●
Ökad rättssäkerhet
●
Fördjupad demokrati●
Minskad miljöpåverkan
![Page 9: Norrtälje kommun och digital ärendehantering 15mars](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022042700/5585e69dd8b42a87608b51d9/html5/thumbnails/9.jpg)
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
9
Vad gör ni med alla bokhyllor?Patrik Oja, kommunchef i Haparanda, är upprorsmakaren som slängt ut papperen från kommunhuset.
– Jag menar att man bara behöver en mobil och en dator för att klara av sitt uppdrag. Jag har heller inga postit-
lappar
på
mitt kontor, däremot elektroniskt i datorn, och fördelen är att man kan mejla dem. Vi har fortfarande toalettpapper i kommunhuset, men det finns lösningar på
det området också.
Källa: http://www.svd.se/naringsliv/nyheter/vad-gor-ni-med-alla-bokhyllor_5973101.svd#
![Page 10: Norrtälje kommun och digital ärendehantering 15mars](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022042700/5585e69dd8b42a87608b51d9/html5/thumbnails/10.jpg)
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
10
Process -
digital ärendehantering
![Page 11: Norrtälje kommun och digital ärendehantering 15mars](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022042700/5585e69dd8b42a87608b51d9/html5/thumbnails/11.jpg)
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
11
Digitalt för förtroendevalda 2011
●
De flesta nämnder bör kunna erbjuda kallelser och handlingar via e-post
●
Kallelser, protokoll och handlingar ska göras tillgängliga via norrtalje.se
![Page 12: Norrtälje kommun och digital ärendehantering 15mars](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022042700/5585e69dd8b42a87608b51d9/html5/thumbnails/12.jpg)
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
12
![Page 13: Norrtälje kommun och digital ärendehantering 15mars](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022042700/5585e69dd8b42a87608b51d9/html5/thumbnails/13.jpg)
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
13
Din e-postadress
●
![Page 14: Norrtälje kommun och digital ärendehantering 15mars](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022042700/5585e69dd8b42a87608b51d9/html5/thumbnails/14.jpg)
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
14
Hur kommer jag åt min e-post?
●
https://epost.norrtalje.se
![Page 15: Norrtälje kommun och digital ärendehantering 15mars](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022042700/5585e69dd8b42a87608b51d9/html5/thumbnails/15.jpg)
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
15
![Page 16: Norrtälje kommun och digital ärendehantering 15mars](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022042700/5585e69dd8b42a87608b51d9/html5/thumbnails/16.jpg)
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
16
![Page 17: Norrtälje kommun och digital ärendehantering 15mars](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022042700/5585e69dd8b42a87608b51d9/html5/thumbnails/17.jpg)
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
17
Inloggningsuppgifter
●
Kontakta din nämndsekreterare för inloggningsuppgifter
![Page 18: Norrtälje kommun och digital ärendehantering 15mars](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022042700/5585e69dd8b42a87608b51d9/html5/thumbnails/18.jpg)
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
18
Din e-post kan vara allmän handling?
●
Allmänna handlingar ska normalt diarieföras●
Sekretess handlingar ska alltid diarieföras.
●
Allmänheten har i princip samma rätt att ta del av allmänna elektroniska handlingar som pappershandlingar.
![Page 19: Norrtälje kommun och digital ärendehantering 15mars](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022042700/5585e69dd8b42a87608b51d9/html5/thumbnails/19.jpg)
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
19
Allmän handling
●
Inkommen post är allmän handling och ska hanteras så
att allmänheten ”genast eller så
snart det är möjligt”
kan ta del av den.●
En handling anses som inkommen då
den
kommit förvaltningen eller representant för myndigheten tillhanda
●
Representant = tjänsteman eller förtroendevald
![Page 20: Norrtälje kommun och digital ärendehantering 15mars](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022042700/5585e69dd8b42a87608b51d9/html5/thumbnails/20.jpg)
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
20
Representant för myndigheten, men …
●
En förtroendevald har inte på
grund av sin ställning som ledamot i nämnd befogenhet att ta del av handling som inte
är allmän.
![Page 21: Norrtälje kommun och digital ärendehantering 15mars](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022042700/5585e69dd8b42a87608b51d9/html5/thumbnails/21.jpg)
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
21
Jag är inte bara representant för myndigheten …
●
Jag är politiker också!
●
E-post som du får tillsänd till dig i egenskap av politiker är inte att anse som allmän handling.
![Page 22: Norrtälje kommun och digital ärendehantering 15mars](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022042700/5585e69dd8b42a87608b51d9/html5/thumbnails/22.jpg)
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
22
Loggar över e-posttrafiken
●
Är dock allmän handling, även om e-posten endast innehåller privata meddelanden.
![Page 23: Norrtälje kommun och digital ärendehantering 15mars](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022042700/5585e69dd8b42a87608b51d9/html5/thumbnails/23.jpg)
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
23
Att göra!
●
Regelbundet kontrollera din @norrtalje.se brevlåda
●
Vidarebefordra e-posten till annan e-post brevlåda som du kollar dagligen.
●
Hjälp med vidarebefordran –
kontakta IT- support på
telefon 74646
![Page 24: Norrtälje kommun och digital ärendehantering 15mars](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022042700/5585e69dd8b42a87608b51d9/html5/thumbnails/24.jpg)
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
24
Klimatnämnden testar
●
Kallelser och handlingar via e-post●
Ipad
som läsplatta på
sammanträdet
●
En jämförelse -
7 möten med papper kostade 24 000 kronor
![Page 25: Norrtälje kommun och digital ärendehantering 15mars](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022042700/5585e69dd8b42a87608b51d9/html5/thumbnails/25.jpg)
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
25
Tips för pdf:er
!
●
Adobe Reader
X har en anteckningsfunktion