normas para las comunicaciones escritas en la sociedad …

NORMAS PARA LAS COMUNICACIONES ESCRITAS EN LA SOCIEDAD DE BENEFICENCIA DE HUANCAYO

_________________________________________________________________________

FE : ENER0 2007 AREA DE RACIONALIZACIÓN

2


_________________________________________________________________________


3

SOCIEDAD DE BENEFICENCIA DE HUANCAYO Jr. Cuzco 1576 – Huancayo – Teléfono 217058

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

NORMAS GENERALES PARA LAS

COMUNICACIONES ESCRITAS Y

MENSAJES ELECTRONICOS EN LA

SOCIEDAD DE BENEFICENCIA DE

HUANCAYO

DIRECTIVA Nº 001-2007-ARA/OGPL-SBH

Aprobado con R.P.D. Nº 040-2007-SBH

HUANCAYO - 2007


_________________________________________________________________________


4

NORMAS GENERALES PARA LAS COMUNICACIONES ESCRITAS Y

MENSAJES ELECTRONICOS EN LA SOCIEDAD DE BENEFICENCIA DE

HUANCAYO

DIRECTIVA N° 001-2007-ARA/OGPL-SBH

GENERALIDADES

La comunicación es absolutamente necesaria e imprescindible para el logro de una buena administración de una

Empresa, de un Ministerio, de una Universidad, etc; en suma, la buena comunicación es imprescindible para el logro de una mejor administración de la sociedad. Si la administración resulta deficiente es porque la comunicación

también lo es. La administración será eficiente en la medida en que la comunicación también la sea.

La comunicación escrita transmitida a través de documentos constituye uno de los mecanismos a través del cual la

administración logra resultados. Los documentos, constituyen importantes medios de comunicación escrita, tanto en

empresas como en instituciones en general.

I. OBJETIVO

Establecer los procedimientos para uniformar la formulación y uso de las comunicaciones escritas dentro de

las “Dependencias” de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo.

II. FINALIDAD

a) Señalar criterios y establecer los medios adecuados para la Comunicación Escrita.

b) Definir los documentos de carácter oficial que deben emitir las Unidades Orgánicas de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo.

c) Lograr que las Comunicaciones Escritas sean rápidas y oportunas.

d) Uniformar la elaboración, presentación y uso correcto de los mensajes escritos.

III. ALCANCE

Las normas que establece la presente Directiva, son de aplicación obligatoria en todas las “Dependencias” de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo.

IV. BASE LEGAL

Constitución Política del Perú, Artículo 21°. Decreto Legislativo Nº 356, Ley de Sociedades de Beneficencia y Juntas de Participación Social.

Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.

Resolución de Presidencia de Directorio Nº 001-2007-SBH, aprueba el Reglamento de Organización y

Funciones de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo.


_________________________________________________________________________


5

Decreto Supremo Nº 091-2002-PCM, Dictan normas referidas a las características que debe contar la

documentación oficial, así como estandarizar el uso de logos, signos, distintivos, y símbolos oficiales del Estado.

Otras Normas y disposiciones legales vigentes sobre la materia.

V. APROBACION Y ACTUALIZACION

a) Corresponde al Directorio de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo, aprobar la presente Directiva ó por delegación expresa a la Gerencia General.

b) La actualización estará sujeta a la programación anual de revisión de Directivas que considere la Oficina General de Planeamiento, ó cuando se apruebe ó modifique una disposición que afecte directa o

indirectamente la aplicación del presente documento.

VI. NORMAS GENERALES

1. DEFINICIONES:

1.1. ENTIDAD.- Es toda Institución Pública cuyas actividades se realizan en virtud de potestades administrativas y, por tanto se consideran sujetas a normas comunes de derecho público.

La identificación nominal de una Unidad Orgánica reconocida estructuralmente en una Entidad es

mediante la palabra “Dependencia”.

1.2. COMUNICACIÓN.- Es la transmisión y recepción de información, ideas y mensajes; el cual se

constituye como un eje fundamental en el entendimiento y la información de políticas regionales. Siendo su esquema básico el siguiente: Emisor, Mensaje y Receptor.

2. CLASES DE COMUNICACIONES ESCRITAS

2.1. COMUNICACION INTERNA

a) COMUNICACIÓN VERTICAL DESCENDENTE.- Es la comunicación que origina una

“Dependencia” de nivel superior dirigido a otra “Dependencia” de menor nivel (de arriba hacia abajo).

El documento oficial para la comunicación vertical descendente es el MEMORANDO.

b) COMUNICACIÓN VERTICAL ASCENDENTE.- Es la comunicación que origina una “Dependencia” de menor nivel dirigido a otra “Dependencia” de nivel superior.

El documento oficial para la comunicación vertical ascendente es el INFORME.

c) COMUNICACIÓN HORIZONTAL.- Es la comunicación que se realiza entre

“Dependencias” del mismo nivel jerárquico.

El documento oficial para la comunicación horizontal es el MEMORANDO

2.2. COMUNICACION EXTERNA

Es la que dirige la Sociedad de Beneficencia de Huancayo, a otra; que puede ser al sector Privado, Gobierno Central, Gobierno Regional y Ministerios.


_________________________________________________________________________


6

El documento oficial para la comunicación externa es el OFICIO y la CARTA.

2.3. COMUNICACIÓN ELECTRONICA Y COMUNICACIÓN POR INTRANET

a) CORREO ELECTRONICO.- Es un documento electrónico que sirve para establecer

comunicación, entre las “Dependencias” de la Entidad, se dirige de uno ó varios destinatarios de mayor, similar o menor jerarquía. La estructura del Correo Electrónico es el siguiente:

o Dirección de e-mail del destinatario. o Con Copia (Cc):

o Asunto.

o Adjuntar archivo.

o Contenido. o Firma.

Objetivos:

- Facilitar la emisión y difusión de la información en línea entre las dependencias de la

Sociedad de Beneficencia de Huancayo.

- Promover el uso del correo electrónico y los recursos Web como canales de comunicación. - Dinamizar la utilización de la página Web de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo.

b) USO DE LA INTRANET.- La Intranet tiene por finalidad, facilitar información interna para todas las “Dependencias”. Además, de poder actualizar en línea los sistemas informatizados.

3. DEFINICION DE LOS DOCUMENTOS OFICIALES Y USO

a) MEMORANDO SIMPLE.- Es un documento breve que se formula y se emplea para impartir

órdenes, tramitar gestiones específicas y/o comunicar asuntos de servicio interno. Generalmente, versa sobre un punto o tema. Este documento, se utiliza de una autoridad de nivel superior a otra de

nivel inferior o de similar jerarquía. La estructura del contenido es el siguiente:

o Código del Memorando.

o Destinatario, con la expresión: “A”.

o El “ASUNTO:” o La “Referencia”, de ser el caso.

o Fecha de emisión del Memorando.

o Texto o cuerpo del Memorando.

o Ante Firma (Atentamente,). o Firma y Post firma.

o Distribución (c.c.).

o Pie de página.

b) MEMORANDO MÚLTIPLE.- Documento que tiene la misma finalidad y estructura del

Memorando Simple. Se utiliza cuando se trasmite un determinado asunto a varios destinatarios.

c) INFORME TECNICO.- Es un documento por medio del cual se da cuenta en forma detallada

sobre un determinado asunto, a pedido del Jefe Superior o por iniciativa propia. Se dirige de un

nivel inferior a otro superior o entre similares. La estructura del contenido es el siguiente:


_________________________________________________________________________


7

o Código del Informe.

o Destinatario, con la expresión: “A:” o El “ASUNTO:”

o La “Referencia”, de ser el caso.

o Fecha de emisión del Informe.

o Texto o Cuerpo del Informe: I. Antecedentes.

II. Análisis.

III. Conclusiones, y IV. Recomendaciones.

o Anexos.

o Ante Firma.

o Firma y Post firma. o Distribución (c.c.).

o Pie de página.

o solicitado.

d) REPORTE.- Es un documento que sirve para comunicar a un Jefe inmediato superior un

determinado Asunto, ha pedido de él o por iniciativa propia. La estructura del contenido es el siguiente:

o Código del Reporte.

o Destinatario, con la expresión: “A:”. o El “ASUNTO:”

o La “Referencia”, de ser el caso.

o Fecha de emisión del Reporte. o Ante Firma (Atentamente).

o Firma y Post firma.


o Pie de página.

e) OFICIO.- Son correspondencias externas de la Institución. Se dice externas porque a través de los Oficios la Entidad se comunica con otra Entidad Gubernamental, para hacer consultas, dar

respuestas, remitir documentos, realizar gestiones, etc. La Institución puede dirigir un Oficio a una

persona natural.

Oficio Simple.- Es la comunicación escrita que generándose en cualquier “Dependencia” de la

Entidad se dirige a un destinatario de mayor, similar o menor jerarquía.

Comprende las siguientes partes:

o El logotipo.

o La denominación del año oficial. o Lugar y fecha de la emisión.

o Código del oficio.

o El destinatario su cargo y dirección, según sea el caso. o Asunto.

o La Referencia de ser el caso.

o Texto o Cuerpo del oficio.


_________________________________________________________________________


8

o Despedida.

o Ante Firma.

o Firma y Post firma. o Pie de Página.

Oficio Múltiple.- Es un documento que tiene la misma finalidad, dirección jerárquica

organizacional y estructura que el Oficio simple. Se utiliza cuando el mismo tenor del Oficio, se dirige a dos o más destinatarios. En el código se considera la palabra OFICIO MULTIPLE.

Al término del Oficio se considera la palabra DISTRIBUCIÓN en mayúscula, o se puede

sustituir por las siglas “c.c.” que significa “con copia”.

Comprende las siguientes partes:

o El logotipo. o La denominación del año oficial.

o Lugar y fecha de la emisión.

o Código del oficio. o El destinatario su cargo y dirección, según sea el caso.

o Asunto.

o La Referencia de ser el caso. o Texto o Cuerpo del oficio.

o Despedida.

o Ante Firma.

o Firma y Post firma. o Distribución (c.c.).

o Pie de Página.

f) CARTA.- Es un medio de comunicación escrito donde se plantean situaciones relacionadas de

acuerdo a el contenido que esta contenga.

Tipos de Cartas:

Carta Simple.- Es un documento que sirve para establecer una comunicación principalmente con una Institución privada. La estructura del contenido es el siguiente:

o El logotipo. o La denominación del año oficial.

o Lugar y fecha de la emisión de la carta.

o Código de la carta.

o Destinatario, con cargo y dirección de ser el caso. o Asunto.

o La Referencia de ser el caso.

o Vocativo. o Texto o cuerpo de la carta.

o Despedida.

o Ante Firma. o Firma y Post firma.


o Pie de Página.


_________________________________________________________________________


9

Carta Múltiple.- Es cuando en forma simultánea un asunto es trasmitido a varios destinatarios,

sean estas personas naturales o jurídicas del Sector privado. Su estructura es igual al de la Carta simple.

4. COMPONENTES DE LOS DOCUMENTOS OFICIALES:

Las definiciones de los componentes que conforman los documentos de uso frecuente en la Sociedad de

Beneficencia de Huancayo, son los siguientes:

a) Logotipo del Ente Rector, ubicado en la parte superior izquierda del documento y el Logotipo

Institucional ubicado en la parte superior derecha del documento.

b) Año Oficial: Se ubica en el margen superior, en mayúscula y entre comillas y centrado.

c) Lugar y fecha: Se ubica en el margen superior del papel indicando el lugar de la entidad, luego el día, mes y año. Si el día consta de un dígito se le antepone un cero. La fecha se anota cuando el

documento ya ha sido firmado.

d) La codificación permite identificar el tipo de documento, la Entidad remitente, así como la

“Dependencia” que proyectó el documento. El orden de colocación de las siglas, será en forma descendente, según Siglas Oficiales determinadas en el.

e) Destinatario: Se consigna nombre y el cargo de la persona a quien va dirigido el documento.

f) Asunto: Que sintetice en forma clara el contenido del documento.

g) Referencia: Hace mención al (os) documento (s) que sirva (n) de antecedente (s) y/o sustento al

Asunto, sí lo (s) hubiera.

h) Texto: Expresa los conceptos en párrafos cortos, recomendando que cada documento contenga un

solo asunto o asuntos relacionados entre sí.

i) Post-firma (nombre completo del remitente, debajo el cargo del remitente).

j) Distribución: Cuando se emite un documento del cual deben tener conocimiento varias

dependencias o personas, en el margen inferior izquierdo se pondrá la palabra DISTRIBUCION ó c.c. (con copia), y debajo irá la relación de las dependencias (siglas oficiales – Anexo) ó personas

de acuerdo a la jerarquía: de ser igual el nivel jerárquico se hará en orden alfabético.

k) Pie de página: En este rubro se anotará las iniciales en mayúscula del funcionario que firmará el

documento separado por una raya diagonal ( / ), seguido de las iniciales en minúscula de la persona que digitó el documento.

l) El estilo a utilizarse en los documentos oficiales será en bloque extremo, justificando a la izquierda.

(*) Estilo Bloque Extremo: Consiste en que todas las líneas se escriben comenzando en el margen

izquierdo del papel, y se escribe a espacio sencillo.

5. CODIFICACION Y FIRMA DE LAS COMUNICACIONES ESCRITAS

a) La codificación, es parte identificatoria del documento el cual está compuesto por una

combinación alfanumérica que incluye las siglas de la Unidad Orgánica o la Entidad que origina el

documento.

b) Las siglas, usadas en las comunicaciones escritas, serán las que proporcione la Oficina General de

Planeamiento.


_________________________________________________________________________


10

c) La firma, es la expresión del Funcionario ó Servidor que tiene la facultad para emitir las

comunicaciones escritas, debiendo ser identificado al final del documento por su sello y firma.

d) Los Oficios y las Cartas, deben estar formuladas en papel Oficial tamaño A4, con márgenes de 3.5 cm. en la parte superior e izquierdo del documento, y 3.00 cm. en el lado derecho y en la parte

inferior del mismo. El tipo de letra será Arial, tamaño 12, la denominación será elaborado en

negrita y subrayada.

e) El Memorando ó Informe, debe estar formuladas en papel Oficial tamaño A5, con márgenes de 1.5 cm. en la parte superior e izquierdo del documento, y 1.00 cm. en el lado derecho y en la parte

inferior del mismo. El tipo de letra será Arial, tamaño 10, la denominación será elaborado en

negrita y subrayada.

6. RESTRICCIONES

a) Por ningún motivo un Servidor puede dirigirse a otro, ni a otra “Dependencia”a, si no a través del

Jefe inmediato superior del que depende. Por tanto, no son oficiales, ni válidos los documentos de

carácter personal, cuyos asuntos competen a la “Dependencia” donde labora, salvo cuando se trata de sus derechos y para tal fin usará la SOLICITUD.

b) El número de copias debe reducirse a lo absolutamente necesario, así mismo debe restringirse el

envío de copias a diversas “Dependencias” para fines de conocimiento.

c) No constituyen documentos de comunicación oficial, aquellos diferentes a lo señalado en la

presente Directiva.

7. LINEAS DE COMUNICACIONES

7.1. Las comunicaciones escritas se emiten desde tres niveles:

a) NIVEL DE ALTA DIRECCION

El Presidente del Directorio, Gerente General, o quien los reemplace oficialmente, son los

únicos funcionarios que firman los documentos de comunicación externa.

b) NIVEL DE GERENCIAS, Y OFICINAS GENERALES

Los Gerentes y los Directores, firmarán los documentos de comunicación externa, sólo en

asuntos que son de su exclusiva competencia, de acuerdo a lo establecido en el Reglamento de

Organización y Funciones (ROF) y para comunicarse con los organismos dependientes de la Entidad.

c) NIVEL DEL FUNCIONARIO RESPONSABLE DE ENTREGAR LA INFORMACION

DE ACCESO PUBLICO

El funcionario designado para el cumplimiento de esta función, firmará los documentos de

comunicación escrita de carácter externo en atención a los requerimientos de la Ley de

Transparencia y Acceso a la Información Pública.

7.2. Los documentos emitidos, antes de su remisión, deben ser registrados en el Libro de Registro de

Documentos Remitidos, este registro será renovado anualmente; aquellos que se consideren


_________________________________________________________________________


11

importantes, en forma simultánea, serán archivados en el PC, en forma temporal, por espacio de un

mes o hasta que concluya el trámite del mismo; para cuyo efecto se creará una carpeta de archivos

especiales.

7.3. Las copias de los documentos emitidos, serán archivados cronológica y ordenadamente, a fin de

evitar su pérdida y/o deterioro; en caso de que la información sea externa, esta será conservada

necesariamente en Back Up mensual, seleccionando lo importante y descartando lo intrascendente calificado por el Jefe de Oficina, con el asesoramiento del responsable del Archivo Central de la

Institución..

7.4. La implementación de los Back Up de las “Dependencias”, es de responsabilidad de la Secretaria;

cuenta para ello con el apoyo y asesoramiento de los Técnicos en Informática de la Sociedad de

Beneficencia de Huancayo.

7.5. Toda documentación oficial, debe ser tramitada respetando los canales de comunicación detallados

en el numeral 7.1. Los funcionarios y directivos indicados, son los únicos facultados y con

atribuciones para firmar la correspondencia oficial de la Entidad, responsabilizándose por la emisión indebida de documentos firmados por los servidores de su dependencia.

7.6. La documentación firmada por personas no autorizadas señaladas en el párrafo anterior no tiene validez, por tanto, no existe obligación de ser atendida.

7.7. Las “Dependencias”, deben evitar la apertura de otros registros, la reproducción y archivo

innecesarios.

VII. MECANICA OPERATIVA

1. Las Secretarias son las responsables de formular la comunicación interna y externa, tomando en

consideración lo establecido en la presente directiva.

2. El funcionario o directivo leerá el contenido del documento antes de rubricar.

3. Los trabajadores solo emitirán Informes y Reportes, los cuales no podrán ser tramitados para otros efectos, a nombre de la “Dependencia” de origen.

4. Cuando el documento ha sido firmado por el funcionario responsable; la Secretaria lo numera, registra y adjunta los anexos de ser el caso, para tramitarlo inmediatamente.

5. En los casos en que la comunicación sea remitida por medios electrónicos, la Secretaria verificará la

recepción, anotando la hora y fecha en su registro de Documentos Remitidos.

6. El Área de Trámite Documentario, entrega la correspondencia al término de la distancia, cuando se trata

de destinatarios de la localidad y por la vía más rápida, cuando se trata de destinatarios que domicilian en otras ciudades.

VIII. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

a) La numeración y registro de los Oficios, Cartas, Memorando, e Informes, se realizará por separado para

cada clase de documento en forma ascendente y correlativa; por consiguiente, se debe aperturar un Registro para cada clase de documento.


_________________________________________________________________________


12

b) Para evitar el envío de un documento acompañado de otro puede usarse el PROVEIDO

ADMINISTRATIVO.

EL PROVEIDO ADMINISTRATIVO.- Es el medio por el cual se da curso a un documento. Este

acto consiste en la indicación textual que se hace en el mismo, indicando la acción a seguir o manifestando su opinión sobre el asunto.

El PROVEIDO, sólo puede hacerse de un nivel superior a otro similar, ó a su inferior correspondiente.

c) Para la emisión del OFICIO y/o CARTA será necesario utilizar papel bond, tamaño A4, membretado, y en cualquiera de los documentos oficiales, deberá aplicarse las Reglas básicas de redacción, ortografía

y gramática.

d) Para la emisión del MEMORANDO y/o INFORME se utilizará papel bond de 60 grs., tamaño A5, sin

membrete.

e) Al pie de cada documento, con excepción del original del OFICIO y/o CARTA, se consignará las

letras iniciales de la persona que origina el documento, y de la Secretaria que ha mecanografiado.

Asimismo, deberá indicarse su distribución cuando sea necesario remitir copias.

f) Cada “Dependencia” deberá tener organizado un Archivo de uso general para los Servidores de la

Unidad Orgánica, prohibiéndose la generación de archivos individuales o de uso personal.

g) Los documentos oficiales que se usan para las comunicaciones internas y externas, tendrán las características señalados en los Modelos A, B, C, y D que se adjuntan como Anexos a la presente

Directiva.

h) La Oficina General de Planeamiento dictará las orientaciones necesarias que complementen la presente

Directiva.

IX. RESPONSABILIDAD

Son responsables del cumplimiento de la presente Directiva:

Directivos, Funcionarios y Servidores de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo que originan los

documentos oficiales.

Las Secretarias ó quienes hagan sus veces.

X. CAPACITACION

La Oficina General de Planeamiento será la encargada de la capacitación al personal de la Sociedad de

Beneficencia de Huancayo, para la implementación y adecuada aplicación de la presente Directiva.

XI. DIFUSION

La Oficina General de Administración, en coordinación con Secretaría General e Imagen Institucional, se encargará de la difusión de la presente Directiva.


_________________________________________________________________________


13

XII. MECANISMOS DE CONTROL

a) La Oficina General de Administración será la encargada del control previo y verificación del estricto

cumplimiento de la presente Directiva.

b) El incumplimiento de la presente Directiva generará responsabilidad administrativa por parte del

infractor (concordante al Decreto Legislativo N° 276, y Decreto Supremo N° 005-90-PCM; considera a

Servidor de Carrera).

c) La Oficina de Control Institucional de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo, de conformidad con

las disposiciones del Sistema Nacional de Control, queda encargada del control posterior, para cautelar

el estricto cumplimiento de la presente Directiva.


_________________________________________________________________________


14

SIGLAS OFICIALES DE LOS ORGANOS DE LA SOCIEDAD DE BENEFICENCIA DE

HUANCAYO

ORGANO DE GOBIERNO

Presidencia de Directorio PRES

ORGANO DE DIRECCION

Gerencia General GGE

ORGANO DE CONTROL

Oficina de Control Institucional OCI

ORGANOS DE ASESORAMIENTO

Oficina General de Asesoría Jurídica OGAJ

Oficina General de Planeamiento OGPL Área de Presupuesto APRE

Área de Racionalización ARA

Área de Estudios y Obras AEO

Área de Informática AINF

ORGANOS DE APOYO

Secretaria General e Imagen Institucional SGII

Oficina General de Administración OGA

Oficina de Personal OP Oficina de Contabilidad OC

Oficina de Tesorería OT

Oficina de Abastecimientos OA

ORGANOS DE LINEA

Gerencia de Desarrollo Humano GDH

Sub Gerencia de Apoyo y Desarrollo Social SADS Sub Gerencia del Hogar de Niños y Adolescentes “Domingo Savio” SGHNA”DS”

Sub Gerencia del Hogar de Niñas y Adolescentes “Ana María Gelicich Dorregaray” SGHNA”AMGD”

Sub Gerencia del Adulto Mayor “San Vicente de Paúl” SGAM”SVP”

Hogar Adulto Mayor “San José” HAD”SJ” Área de Indigencia AIND

Gerencia de Negocios GNE Sub Gerencia de Industria Gráfica SGIG

Sub Gerencia de Cementerio y Servicios Funerarios SGCSF

Sub Gerencia de Farmacia y Centro Médico SGFCM Centro Médico “San Felipe” CM”SF”

Gerencia de Lotería GL

Sub Gerencia de Operaciones SGO Sub Gerencia de Marketing y Ventas SGMV

normas para las comunicaciones escritas en la sociedad …

Documents