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• NORMAS BASICAS DEL SISTEMA DE
ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
DISEÑO
SOA
MGP. FREDDY E. ALIENDRE ESPAÑA
LEY N° 1178 (SAFCO) SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
Art. 7.- El SOA se definirá y ajustará en función de la Programación de Operaciones. Evitará la duplicidad de objetivos y atribuciones mediante la adecuación, fusión o supresión de las entidades en sujeción de los siguientes preceptos:
a) Se centralizará en la entidad cabeza de sector de los diferentes niveles de gobierno, las funciones de adoptar políticas, emitir normas y vigilar su ejecución y cumplimiento; y se desconcentrará o descentralizará la ejecución de las políticas en el manejo de los sistemas de administración.
b) Toda entidad pública organizará internamente, en función de sus objetivos y la naturaleza de sus actividades los sistemas de administración y control interno de que trata esta Ley.
ATRIBUCIONES INSTITUCIONALES
El Ministerio de Economía y Finanzas Públicas (ex-Hacienda) es el Órgano Rector del SOA, sus
atribuciones son ejercidas a través de su unidad técnica U.N.
Las entidades públicas son los organismos ejecutores del SOA con las siguientes atribuciones:
• Cumplir con las normas.
• Elaborar y aprobar su reglamento específico.
• Solicitar su compatibilización por Órgano Rector
• Implantar el sistema.
SISTEMA DE ORGANIZACIÓN
ADMINISTRATIVA
Es el conjunto ordenado de normas,
criterios y metodologías, que a partir del marco jurídico administrativo del sector público, del Plan Estratégico Institucional y del Programa de Operaciones Anual , regulan el proceso de estructuración organizacional de las entidades públicas, contribuyendo al logro de los objetivos institucionales.
Satisfacción del usuario
Evitar la duplicación y dispersión de
funciones
Determinar el ámbito de
competencia y autoridad
Optimizar la comunicación y
coordinación
Simplificar y dinamizar su
funcionamiento
OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL SOA
OPTIMIZAR LA ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL
PRINCIPIOS DEL SOA
ESTRUCTURACION
TECNICA
FLEXIBILIDAD
FORMALIZACION
SERVICIO A LOS
USUARIOS
INTERRELACION CON OTROS SISTEMAS
SOA
SISTEMA DE PROGRAMACION DE
OPERACIONES
SISTEMA DE
ADMINISTRACION
DE PERSONAL
SISTEMA DE
CONTROL
GUBERNAMENTAL
COMPONENTES DEL S.O.A.
A N Á L I S I S D I S E Ñ O IMPLANTACIÓN PROCESO
ANÁLISIS
RETROSPECTIVO
ANÁLISIS
PROSPECTIVO
RESULTADOS RECOMENDACIONES
DISEÑO DE
PROCESOS
CONFORMACIÓN DE
ÁREAS Y UNIDADES
ESTAB. CANALES DE
COM. Y COORD. INT
ESTAB. DE INSTAN CIAS DE RELACION
INTERINSTITUCIONAL.
MANUALES
PLAN DE
IMPLANTACION
EJECUCIÓN DEL
PLAN
SEGUIMIENTO
ESTRUCTURA
IMPLANTADA
ANÁLISIS ORGANIZACIONAL
ANÁLISIS RETROSPECTIVO ANÁLISIS
PROSPECTIVO
FUENTES DE INFORMACIÓN.
DEFINICIÓN DEL PROBLEMA
¿Problema?
SELECCIÓN DE TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA
RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN
•Investigación
Documental
•Investigación
de Campo
•Doc. legales de creación
•Manual de Org. y Funciones
•Manual de Procesos
•Inf. de Auditoría
•Diagnóstico y planes de Impl.
•Otros
Entrevista al Personal-Usuarios
Encuesta al Personal-Usuarios
Observación Directa
RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN
ANÁLISIS DE DATOS
FORMULACIÓN DE RECOMENDACIONES
Registro de hechos en la Entidad: - Área - Unidad Organizacional - Proceso que se estudia
ANÁLISIS ORGANIZACIONAL
•La calidad de servicios y los bienes
proporcionados a los usuarios.
•La efectividad de los procesos
•La rapidez de respuesta de la estructura Org.
frente a los cambios internos y externos
RESULTADOS DEL ANÁLISIS ORGANIZACIONAL
Diseñar o rediseñar procesos.
Ubicar o reubicar las diferentes unidades en la estructura.
Adecuar, fusionar, suprimir y/o crear áreas o unidades.
Redefinir la coordinación interna e interinstitucional.
Otros aspectos específicos de organización.
DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL
ETAPAS
DIRECTORIO
DIRECCIÓN
EJECUTIVA
DIRECCIÓN DIRECCIÓN
UNIDAD UNIDAD
a)
b)
c)
NIVELES JERÁRQUICOS
NIVEL
DIRECTIVO
NIVEL
EJECUTIVO
NIVEL
OPERATIVO
CLASIFICACIÓN DE UNIDADES
ORGANIZACIONALES
SUSTANTIVA
DESCONCENTRACIÓN
LA DESCONCENTRACIÓN SE REALIZARÁ MEDIANTE
DISPOSICIÓN LEGAL:
• JUSTIFICACIÓN TÉCNICA Y ECONÓMICA
• OBJETIVOS
• ÁMBITO DE SU COMPETENCIA
• FUNCIONES ESPECÍFICAS
• GRADO DE AUTORIDAD
CANALES Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN
INTERNA
CRUZADA
CANALES Y MEDIOS DE
COMUNICACIÓN INTERNA
Para definir los canales y medios de comunicación se debe
considerar:
La cadena de mando.
El tipo de información que se transmitirá
regularmente
La frecuencia y fluidez de la información
El alcance y cobertura del medio de comunicación.
INSTANCIAS DE COORDINACIÓN INTERNA E
INTERINSTITUCIONALES
INTERNA: •CONSEJO
•COMITÉ
•COMISIONES
INSTANCIAS DE COORDINACIÓN INTERNA
Para el tratamiento de asuntos de competencia compartida
entre unidades que no pudieran resolverse directamente, se
crearán consejos, comités o comisiones mediante
disposición legal que establecerá:
El objetivo de la instancia
Las funciones específicas
La unidad encargada de la instancia
El carácter temporal o permanente
La periodicidad de las sesiones
INSTANCIAS DE COORDINACIÓN INTERNA E
INTERINSTITUCIONALES
INTERNA: •CONSEJO
•COMITÉ
•COMISIONES
INTERINSTITUCIONAL •TUICIÓN
•RELACIÓN FUNCIONAL
•COMPLEMENTACIÓN
SERVICIO AL USUARIO
RETROALIMENTACIÓN SOBRE LA
CALIDAD DE LOS Ss. Y / O Bs.
PRESTADOS
FACILITAR LA ORIENTACIÓN AL
PÚBLICO.
CANALIZACIÓN DE
SUGERENCIAS,
RECLAMOS Y DENUNCIAS
FORMALIZACIÓN DEL DISEÑO
ORGANIZACIONAL
a). MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Y FUNCIONES.
• Disposición legal
• Objetivos.
• Organigramas.
- PARA LAS UNIDADES DE NIVEL
JERÁRQUICO SUPERIOR
• Objetivos.
• Nivel jerárquico y rel.de depend.
• Funciones.
• Relaciones de coordinación.
- PARA OTRAS UNIDADES
• Relación de dependencia.
• Funciones.
b). MANUAL DE PROCESOS.
• Denominación y objetivo
del proceso.
• Normas de operación.
• Descripción del proceso
y sus procedimientos.
• Diagramas de flujo.
• Formularios y otras
formas utilizadas.
IMPLANTACIÓN DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL
MANUALES
PLAN DE
IMPLANTACIÓN
ESTRUCTURA
IMPLANTADA
REQUISITOS PARA LA IMPLANTACIÓN
Puesta en marcha del Programa de Operaciones
Anual.
Disponibilidad de Recursos Humanos y Financieros.
Participación activa durante todo el proceso del
personal superior y del personal involucrados en los
cambios organizacionales.
PROCESO DE IMPLANTACIÓN
DIFUSIÓN DEL MANUAL DE
ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES,
MANUAL DE PROCESOS Y OTRO
MATERIAL PARA TAL FIN
ORIENTACIÓN,ADIESTRAMIENTO
Y/O CAPACITACIÓN DE LOS
FUNCIONARIOS INVOLUCRADOS
APLICACIÓN DEL PLAN
DE ACUERDO CON LA
ESTRATEGIA APROBADA
SEGUIMIENTO PARA REALIZAR
LOS AJUSTE NECESARIOS
REQUISITOS PARA LA IMPLANTACIÓN
DE LOS SISTEMAS
IMPLANTACIÓN
DE LOS
SISTEMAS
DE
ADMINISTRACIÓN
Y CONTROL
REGLAMENTO ESPECÍFICO
REGLAMENTO ESPECÍFICO
NORMAS BÁSICAS
NORMAS BÁSICAS
NO
RM
AS
BÁ
SIC
AS
LEY N° 1178 (MARCO)
LE
Y N
° 1178 (
MA
RC
O)
LEY N° 1178 (MARCO)