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• NORMAS BASICAS DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
DISEÑO
ANALISIS
IMPLANTACION
SOA
MGP. FREDDY E. ALIENDRE ESPAÑA
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LEY N° 1178 (SAFCO)SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
Art. 7.- El SOA se definirá y ajustará en función de la Programación deOperaciones. Evitará la duplicidad de objetivos y atribuciones mediantela adecuación, fusión o supresión de las entidades en sujeción de lossiguientes preceptos:
a) Se centralizará en la entidad cabeza de sector de los diferentesniveles de gobierno, las funciones de adoptar políticas, emitir normas yvigilar su ejecución y cumplimiento; y se desconcentrará odescentralizará la ejecución de las políticas en el manejo de lossistemas de administración.
b) Toda entidad pública organizará internamente, en función de sus objetivos y la naturaleza de sus actividades los sistemas de administración y control interno de que trata esta Ley.
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ATRIBUCIONES INSTITUCIONALESEl Ministerio de Economía y Finanzas Públicas (ex-
Hacienda) es el Órgano Rector del SOA, sus
atribuciones son ejercidas a través de su unidad
técnica U.N.
Las entidades públicas son los organismos ejecutores del SOA
con las siguientes atribuciones:
• Cumplir con las normas.• Elaborar y aprobar su reglamento específico. • Solicitar su compatibilización por Órgano Rector• Implantar el sistema.
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SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
Es el conjunto ordenado de normas,criterios y metodologías, que a partir delmarco jurídico administrativo del sectorpúblico, del Plan Estratégico Institucionaly del Programa de Operaciones Anual ,regulan el proceso de estructuraciónorganizacional de las entidadespúblicas, contribuyendo al logro de losobjetivos institucionales.
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Satisfacción del usuario
Evitar la duplicación y dispersión de
funciones
Determinar el ámbito de
competencia y autoridad
Optimizar la comunicación y
coordinación
Simplificar y dinamizar su
funcionamiento
OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL SOA
OPTIMIZAR LA ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL
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PRINCIPIOS DEL SOAESTRUCTURACION
TECNICA
FLEXIBILIDAD
FORMALIZACION
SERVICIO A LOSUSUARIOS
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INTERRELACION CON OTROS SISTEMAS
SOA
SISTEMA DE PROGRAMACION DE OPERACIONES
SISTEMA DE ADMINISTRACION
DE PERSONAL
SISTEMA DE CONTROL
GUBERNAMENTAL
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COMPONENTES DEL S.O.A.A N Á L I S I S D I S E Ñ O IMPLANTACIÓNPROCESO
ANÁLISISRETROSPECTIVO
ANÁLISISPROSPECTIVO
RESULTADOSRECOMENDACIONES
DISEÑO DEPROCESOS
CONFORMACIÓN DEÁREAS Y UNIDADES
ESTAB. CANALES DECOM. Y COORD. INT
ESTAB. DE INSTANCIAS DE RELACION
INTERINSTITUCIONAL.
MANUALES
PLAN DEIMPLANTACION
EJECUCIÓN DELPLAN
SEGUIMIENTO
ESTRUCTURAIMPLANTADA
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ANÁLISIS ORGANIZACIONAL
ANÁLISISRETROSPECTIVO ANÁLISIS
PROSPECTIVO
FUENTES DE INFORMACIÓN.
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DEFINICIÓN DEL PROBLEMA
¿Problema?
SELECCIÓN DE TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN
•InvestigaciónDocumental
•Investigaciónde Campo
•Doc. legales de creación•Manual de Org. y Funciones•Manual de Procesos•Inf. de Auditoría•Diagnóstico y planes de Impl.•Otros
Entrevista al Personal-UsuariosEncuesta al Personal-UsuariosObservación Directa
RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN
ANÁLISIS DE DATOSFORMULACIÓN DE
RECOMENDACIONES
Registro de hechos en la Entidad:- Área- Unidad Organizacional- Proceso que se estudia
ANÁLISIS ORGANIZACIONAL
•La calidad de servicios y los bienesproporcionados a los usuarios.
•La efectividad de los procesos•La rapidez de respuesta de la estructura Org.frente a los cambios internos y externos
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RESULTADOS DEL ANÁLISIS ORGANIZACIONAL
Diseñar o rediseñar procesos.
Ubicar o reubicar las diferentes unidades en la estructura.
Adecuar, fusionar, suprimir y/o crear áreas o unidades.
Redefinir la coordinación interna e interinstitucional.
Otros aspectos específicos de organización.
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DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL
ETAPAS
USUARIOS
SERVICIOS
Y/O BIENES
PROCESOS.
ÁREAS Y UNIDADES
ORGANIZACIONALES
AUTORIDAD
NIVELES JE
RÁRQUICOS
ALCANCE DE CONTROL
.
CANALES
Y MEDIOS DE
COMUNICACIÓN
COORDINACIÓNINTERNA.
RELACIÓN INTER-
INSTITUCIONAL.
MANUALES
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DIRECTORIO
DIRECCIÓNEJECUTIVA
DIRECCIÓN DIRECCIÓN
UNIDAD UNIDAD
a)
b)
c)
NIVELES JERÁRQUICOSNIVEL
DIRECTIVO
NIVEL EJECUTIVO
NIVELOPERATIVO
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CLASIFICACIÓN DE UNIDADES ORGANIZACIONALES
SUSTANTIVA
SUSTANTIVA
SUSTANTIVAADMINISTRATIVA
ASESORAMIENTO
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DESCONCENTRACIÓN
LA DESCONCENTRACIÓN SE REALIZARÁ MEDIANTE DISPOSICIÓN LEGAL:
• JUSTIFICACIÓN TÉCNICA Y ECONÓMICA• OBJETIVOS• ÁMBITO DE SU COMPETENCIA• FUNCIONES ESPECÍFICAS• GRADO DE AUTORIDAD
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CANALES Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN INTERNA
ASCENDENTE
CRUZADA
DESCENDENTE
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CANALES Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN INTERNA
Para definir los canales y medios de comunicación se debeconsiderar:
þ La cadena de mando.
þ El tipo de información que se transmitiráregularmente
þ La frecuencia y fluidez de la información
þ El alcance y cobertura del medio de comunicación.
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INSTANCIAS DE COORDINACIÓN INTERNA EINTERINSTITUCIONALES
INTERNA:•CONSEJO•COMITÉ•COMISIONES
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INSTANCIAS DE COORDINACIÓN INTERNA
Para el tratamiento de asuntos de competencia compartidaentre unidades que no pudieran resolverse directamente, secrearán consejos, comités o comisiones mediantedisposición legal que establecerá:
þ El objetivo de la instancia
þ Las funciones específicas
þ La unidad encargada de la instancia
þ El carácter temporal o permanente
þ La periodicidad de las sesiones
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INSTANCIAS DE COORDINACIÓN INTERNA EINTERINSTITUCIONALES
INTERNA:•CONSEJO•COMITÉ•COMISIONES
INTERINSTITUCIONAL•TUICIÓN•RELACIÓN FUNCIONAL•COMPLEMENTACIÓN
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SERVICIO AL USUARIO
RETROALIMENTACIÓN SOBRE LA CALIDAD DE LOS Ss. Y / O Bs.
PRESTADOS
FACILITAR LA ORIENTACIÓN AL PÚBLICO.
CANALIZACIÓN DE SUGERENCIAS,
RECLAMOS Y DENUNCIAS
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FORMALIZACIÓN DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL
a). MANUAL DE ORGANIZACIÓNY FUNCIONES.
• Disposición legal• Objetivos.• Organigramas.
- PARA LAS UNIDADES DE NIVELJERÁRQUICO SUPERIOR
• Objetivos.• Nivel jerárquico y rel.de depend.• Funciones.• Relaciones de coordinación.
- PARA OTRAS UNIDADES• Relación de dependencia.• Funciones.
b). MANUAL DE PROCESOS.
• Denominación y objetivodel proceso.
• Normas de operación.• Descripción del procesoy sus procedimientos.
• Diagramas de flujo.• Formularios y otrasformas utilizadas.
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IMPLANTACIÓN DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL
MANUALES
PLAN DE IMPLANTACIÓN
ESTRUCTURAIMPLANTADA
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REQUISITOS PARA LA IMPLANTACIÓN
Ø Puesta en marcha del Programa de OperacionesAnual.
Ø Disponibilidad de Recursos Humanos y Financieros.
Ø Participación activa durante todo el proceso delpersonal superior y del personal involucrados en loscambios organizacionales.
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PROCESO DE IMPLANTACIÓN
DIFUSIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES,
MANUAL DE PROCESOS Y OTRO MATERIAL PARA TAL FIN
ORIENTACIÓN,ADIESTRAMIENTOY/O CAPACITACIÓN DE LOS
FUNCIONARIOS INVOLUCRADOS
APLICACIÓN DEL PLANDE ACUERDO CON LA
ESTRATEGIA APROBADA
SEGUIMIENTO PARA REALIZAR LOS AJUSTE NECESARIOS
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REQUISITOS PARA LA IMPLANTACIÓN DE LOS SISTEMAS
IMPLANTACIÓNDE LOS
SISTEMAS DE
ADMINISTRACIÓNY CONTROL
REGLAMENTO ESPECÍFICO
REGLAMENTO ESPECÍFICOREG
LAM
ENTO
ESP
ECÍF
ICO
REG
LAM
ENTO
ESPECÍFIC
O
NORMAS BÁSICAS
NORMAS BÁSICAS
NO
RM
AS
BÁ
SIC
AS N
OR
MA
S BÁ
SICA
S
LEY N° 1178 (MARCO)
LEY
N°1
178
(MA
RC
O) LEY N
°1178 (MA
RC
O)
LEY N° 1178 (MARCO)