no p-03 berlaku 10 januari 2018 pengajuan insentif...
TRANSCRIPT
PROSEDUR No P-03
Berlaku 10 Januari 2018
PENGAJUAN INSENTIF KARYA ILMIAH
Revisi 6
Hlm. 1
Unit LPPM
No Revisi Bagian Yang Diubah Disetujui
01 1. Prosedur pengajuan insentif karya ilmiah
disesuaikan dengan hibah dalam Peraturan Yayasan
Nomor 5 Tahun 2013 dan Peraturan Rektor Nomor
III/PRT/2013-01/014
2. Penomoran prosedur dan formulir disesuaikan dengan
dokumen LPPM lainnya
Ka. LPPM, Sem. Ganjil 2012-13
02 1. Perubahan formulir pengajuan insentif Ka. LPPM, 1 Januari
2014
03 1. Penambahan referensi (surat edaran DIKTI)
2. Penambahan wewenang LPPM dan tanggung jawab
dosen
3. Perubahan digram alir dengan menambahkan
keputusan LPPM untuk memberikan insentif atau tidak
4. Perubahan penomeran formulir pengajuan insentif
menjadi F-19A dan F-19B
Ka. LPPM, Januari 2015
04 1. Perubahan bentuk pengajuan dari manual ke online
(silppm.unpar.ac.id)
2. Perubahan alur pengajuan (alur pengajuan insentif
buku & alur pengajuan non buku)
3. Penambahan lampiran panduan pengajuan insentif
online untuk user (dosen)
4. Perubahan pada ruang lingkup
5. Penambahan pada definisi karya ilmiah
Ka. LPPM, 1
September 2015
05 1. Perubahan pencairan insentif dari tunai ke transfer.
2. Penambahan ruang lingkup
3. Perubahan definisi buku
4. Penambahan berkas pengajuan insentif buku
5. Penambahan prosedur pencairan dana insentif
6. Penambahan kolom rekening pada formulir pengajuan F-
19
Ka. LPPM 8 November
2016
PROSEDUR No P-03Berlaku 10 Januari 2018
PENGAJUAN INSENTIF KARYAILMIAH
Revisi 5Hlm. 2Unit tPPM
No Revisi Bagian Yang Diubah Disetujui
06 1. Penambahan ruang lingkup
Penyesuaian dengan peraturan Yayasan tentangInsentif Karya llmiah Dosen Universitas Katolik
Parahyangan dan peraturan Rektor tentang
Persyaratan dan Tata Laksana Pemberian Insentif Karyallmiah Dosen Universitas Katolik Parahyangan (Definisi,
Klasifikasi, dan besar Insentif)
3. Pengecekan kemiripan teks terhadap artikel pada jurnal
dan proceeding
4, Perubahan diagram alir karya ilmiah non buku
Ka. LPPM, 10 Januari20L8
Diperiksa oleh: Wakil Rektor Bidang Penelitian,Pengabdian, dan Kerja samaTanggal: 10 Januari 2018
Dibua,t-oleh: LPPM U NPARi r : , ' ; " r ' r , : r : i ' ' l
PROSEDUR No P-03
Berlaku 10 Januari 2018
PENGAJUAN INSENTIF KARYA ILMIAH
Revisi 6
Hlm. 3
Unit LPPM
NOMENKLATUR PROSEDUR PENGAJUAN INSENTIF KARYA ILMIAH
No. Prosedur Nama Prosedur
6.1a PROSEDUR PENGAJUAN INSENTIF KARYA ILMIAH BUKU
6.1b PROSEDUR PEMERIKSAAN INSENTIF KARYA ILMIAH BUKU
6.1c PROSEDUR PENGAJUAN INSENTIF KARYA ILMIAH NON BUKU
6.1d PROSEDUR PEMERIKSAAN INSENTIF KARYA ILMIAH NON BUKU
6.2a PROSEDUR PERMOHONAN DAN PENCAIRAN KEUANGAN UNTUK INSENTIF
PENULISAN KARYA ILMIAH
6.2b PROSEDUR PENYELESAIAN KEUANGAN UNTUK INSENTIF PENULISAN KARYA
ILMIAH
PROSEDUR No P-03
Berlaku 10 Januari 2018
PENGAJUAN INSENTIF KARYA ILMIAH
Revisi 6
Hlm. 4
Unit LPPM
1. TUJUAN
Prosedur pengajuan insentif karya ilmiah ini bertujuan untuk menerangkan cara pengajuan
insentif karya ilmiah dosen yang dikelola oleh Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada
Masyarakat (LPPM), Universitas Katolik Parahyangan.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur pengajuan insentif karya ilmiah dosen ini berlaku terhitung mulai tanggal 10 Januari
2018 dan untuk karya ilmiah yang dipublikasikan sejak bulan Januari 2018. Untuk karya ilmiah
yang terbit di tahun 2017, pengajuan insentif mengikuti prosedur P-03 (Revisi 5, edisi
Desember 2016).
Karya ilmiah yang dapat diajukan tersebut hendaknya merupakan karya ilmiah yang:
penerbitannya tidak dibiayai oleh Universitas Katolik Parahyangan,
bukan dibuat untuk memperingati suatu kegiatan (contoh: dies, kenangan terhadap
suatu tokoh, dll),
bukan merupakan hasil dari satu event atau kegiatan yang tidak berbasis penelitian
atau proses pembelajaran (contoh: bunga rampai kegiatan),
menyebutkan afiliasi “Universitas Katolik Parahyangan” atau “Parahyangan Catholic
University”,
belum pernah didanai oleh LPPM UNPAR,
untuk karya ilmiah buku, sudah memiliki sertifikat atau minimal bukti pengajuan
pencatatan hak cipta yang pengurusannya dapat dilakukan sendiri oleh dosen
bersangkutan atau melalui LPPM dengan mengikuti prosedur P-10 Prosedur
Pencatatan Hak Cipta,
untuk karya ilmiah bab dalam buku, apabila terdapat lebih dari 6 (enam) penulis yang
berafiliasi UNPAR atau jumlah bab yang diajukan untuk insentif lebih besar dari 6
(enam) bab, maka nilai insentif per bab buku adalah nilai insentif jenis buku
monograf/referensi/ajar dibagi dengan jumlah bab dalam buku tersebut.
PROSEDUR No P-03
Berlaku 10 Januari 2018
PENGAJUAN INSENTIF KARYA ILMIAH
Revisi 6
Hlm. 5
Unit LPPM
3. REFERENSI
3.1. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia No. 92 Tahun 2014
tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Penilaian Angka Kredit Jabatan Fungsional Dosen
3.2. Pedoman Operasional Penilaian Angka Kredit Kenaikan Jabatan Fungsional Dosen ke
Lektor Kepala dan Guru Besar.
3.3. Pedoman Publikasi Ilmiah Direktorat Pengelolaan KI, Direktorat Jenderal Penguatan
Riset dan Pengembangan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi 2017
3.4. Peraturan Pengurus Yayasan Universitas Katolik Parahyangan Nomor 20 Tahun 2017
tentang Insentif Karya Ilmiah Dosen Universitas Katolik Parahyangan.
3.5. Peraturan Rektor Universitas Katolik Parahyangan Nomor III/PRT/2018-01/001 tentang
Persyaratan dan Tata Laksana Pemberian Insentif Karya Ilmiah Dosen Universitas Katolik
Parahyangan.
3.6. Surat edaran LPPM nomor: III/LPPM/2018-01/23-I tentang Revisi Prosedur Januari
2018.
4. ISTILAH DAN DEFINISI
4.1. Karya Ilmiah adalah hasil penelitian, pengabdian kepada masyarakat atau pemikiran
yang dipublikasikan dan ditulis dengan memenuhi kaidah ilmiah dan etika keilmuan;
4.2. Insentif adalah sarana dalam bentuk finansial untuk menghargai dan mendorong para
dosen supaya lebih berprestasi bagi universitas;
4.3. Dosen adalah dosen tetap Universitas Katolik Parahyangan yang mempublikasikan
karya ilmiah.
4.4. Buku adalah suatu bentuk publikasi ilmiah yang berisi pembahasan mendalam tentang
suatu ilmu atau cabang ilmu, berkait dengan permasalahan lampau dan terkini
yangdiperoleh dari ringkasan hasil penelitian terbaru dan memberikan penjelasan teori,
filosofi, dan panduan yang disusun bagian per bagian atau bab per bab secara
bersinambung, serta memiliki kriteria sebagai berikut:
a. Isi buku sesuai dengan bidang keilmuan penulis, yang merupakan hasil
penelitian atau pemikiran yang orisinal;
PROSEDUR No P-03
Berlaku 10 Januari 2018
PENGAJUAN INSENTIF KARYA ILMIAH
Revisi 6
Hlm. 6
Unit LPPM
b. Diterbitkan oleh penerbit seperti badan ilmiah / organisasi / perguruan tinggi
melalui proses editorial yang mencakup pemeriksaan kebenaran keilmuan
dan tata bahasa;
c. Memiliki ISBN
4.5. Buku monograf adalah suatu tulisan ilmiah dalam bentuk buku yang substansi
pembahasannya hanya pada satu topik dalam satu bidang ilmu.
4.6. Buku referensi adalah suatu tulisan dalam bentuk buku yang substansi pembahasannya
pada satu bidang ilmu kompetensi penulis.
4.7. Buku ajar adalah buku manual untuk pengajaran dalam suatu cabang ilmu sebagai
pegangan untuk suatu mata kuliah dan sarana pengantar ilmu pengetahuan.
Untuk lebih jelas, perbandingan jenis buku point 4.5., 4.6., dan 4.7. dapat dilihat pada tabel di
bawah ini:
Monograf Referensi Ajar
Substansi
Pembahasan
Satu topik dalam suatu
bidang ilmu yang dibahas
mendalam
Satu bidang ilmu yang
dibahas sangat
mendalam
> 1 jumlah topik, tetapi
tidak mendalam
Sumber
Hasil penelitian /
pemikiran yang bersifat
original
Hasil penelitian /
pemikiran yang bersifat
original
Gabungan / kompilasi
dari berbagai sumber
Alur buku
Mengikuti alur penelitian,
mencantumkan peta
keilmuan
Mengikuti alur penelitian,
mencantumkan peta
keilmuan
Tersusun berdasarkan
topik berdasarkan
kebutuhan dan
kompetensi yang
diharapkan, biasanya
memiliki contoh soal /
kasus maupun latihan
Tujuan
Menggambarkan
kegiatan penelitian mulai
dari awal, langkah,
analisis hingga
kesimpulan
Menyediakan bahan
lengkap terhadap suatu
bidang ilmu
Memberikan pemahaman
suatu topik terhadap
murid ajar
PROSEDUR No P-03
Berlaku 10 Januari 2018
PENGAJUAN INSENTIF KARYA ILMIAH
Revisi 6
Hlm. 7
Unit LPPM
4.8. Buku terjemahan/saduran adalah buku hasil menterjemahkan / menyadur buku dalam
bahasa asing kedalam bahasa Indonesia atau sebaliknya yang diterbitkan secara resmi
dan disebarluaskan;
4.9. Buku pengetahuan populer adalah buku berisi pengetahuan yang ditulis dengan cara
yang mudah dipahami oleh orang awam;
4.10. Jurnal adalah bentuk pemberitaan atau komunikasi yang memuat karya ilmiah dan
diterbitkan secara berjadwal dalam bentuk tercetak dan/atau elektronik dan bertujuan
untuk meregistrasi kegiatan kecendekiaan, menyertifikasi hasil kegiatan yang
memenuhi persyaratan ilmiah, mendiseminasikannya secara meluas kepada khalayak
ramai, dan mengarsipkan semua temuan hasil kegiatan kecendekiaan ilmuwan dan
pandit yang dimuatnya.
4.11. Jurnal internasional adalah jurnal yang melibatkan pakar sebagai mitra bestari dari
berbagai Negara, ditulis dengan menggunakan bahasa resmi PBB (Inggris, Peraancis,
Arab, Rusia, atau Tiongkok)
4.12. Jurnal internasional grade A adalah jurnal internasional yang terindeks Scopus pada Q1
atau Q2
4.13. Jurnal internasional grade B adalah jurnal internasional yang memiliki salah satu
ketentuan berikut:
a. Terindeks Scopus pada Q3 atau Q4
b. Terindeks Thomson
c. Terindeks DOAJ dengan green thick
d. Jurnal nasional terakreditasi minimal B atau SINTA S2 dari Kemenristekdikti,
yang terindeks DOAJ dengan green thick, dan memenuhi semua standar jurnal
internasional.
4.14. Jurnal internasional grade C adalah jurnal internasional yang tidak termasuk dalam
kategori jurnal internasional grade A maupun grade B.
4.15. Proceeding terindeks adalah proceeding yang diterbitkan secara cetak maupun online,
memiliki ISSN dan terindeks oleh lembaga pengindeks Scopus atau Thomson.
PROSEDUR No P-03
Berlaku 10 Januari 2018
PENGAJUAN INSENTIF KARYA ILMIAH
Revisi 6
Hlm. 8
Unit LPPM
4.16. Jurnal nasional terakreditasi adalah jurnal yang diminati pakar dari luar lingkungan
sendiri, dan didistribusikan secara nasional dan diakreditasi oleh Direktorat Jenderal
Pendidikan Tinggi atau memiliki nilai SINTA S1 atau SINTA S2.
4.17. Jurnal nasional tidak terakreditasi adalah jurnal yang melibatkan pakar sebagai mitra
bestari, ada penulis dari luar lingkungan sendiri, distribusikan secara nasional, dan
belum memenuhi syarat diakreditasi oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi;
4.18. Media non-ilmiah adalah koran/majalah populer/majalah umum yang memenuhi
syarat-syarat penerbitan untuk setiap kategori media penerbitan tersebut, diterbitkan
secara reguler dan diedarkan serendah-rendahnya pada wilayah kabupaten/kota.
5. TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG
5.1. Ketua Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM) bertanggung
jawab atas pelaksanaan pelayanan dan tersedianya sumber daya untuk terjaminnya
pemberian insentif untuk karya ilmiah dosen. Ketua LPPM juga berhak untuk
memastikan bahwa insentif diberikan untuk karya ilmiah yang diterbitkan pada
lembaga penerbitan yang kredibel.
5.2. Dekan bertanggung jawab atas rekomendasi yang diberikan untuk karya ilmiah dosen.
5.3. Ketua Jurusan bertanggung jawab atas kebenaran data dan rekomendasi yang diberikan
untuk karya ilmiah dosen.
5.4. Dosen bertanggung jawab atas substansi dan mutu karya ilmiah serta bebas dari
kecenderungan plagiarisme. Dosen bertanggung jawab sepenuhnya untuk pemilihan
lembaga penerbitannya.
5.5. Biro Keuangan bertanggung jawab atas kelancaran proses pemberian insentif kepada
dosen.
6. RINCIAN PROSEDUR
6.1. Prosedur Pengajuan Insentif Karya Ilmiah
6.1.1. Dosen mempersiapkan berkas pengajuan karya tulis ilmiah.
6.1.2. Dosen login ke silppm.unpar.ac.id dan mengisi form pengajuan insentif karya
tulis ilmiah.
PROSEDUR No P-03
Berlaku 10 Januari 2018
PENGAJUAN INSENTIF KARYA ILMIAH
Revisi 6
Hlm. 9
Unit LPPM
6.1.3. Dosen mengunduh Formulir F-19A (Pengajuan Insentif Karya Ilmiah berupa
buku) atau Formulir F-19B (Pengajuan Insentif Karya Ilmiah berupa artikel) dan
Formulir F-20 Pernyataan Bebas Plagiat.
6.1.4. Dosen mengunggah cover buku atau artikel karya ilmiah, Formulir F-19, dan
Formulir F-20 ke SILPPM.
6.1.5. Khusus untuk pengajuan insentif penulisan buku, dosen mengirimkan 1
hardcopy dan bukti pengajuan pencatatan Hak Cipta.
6.1.6. LPPM memeriksa semua kelengkapan pengajuan insentif karya ilmiah dosen
sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan ini.
Apabila karya ilmiah yang diajukan berupa artikel jurnal atau artikel dalam
proceeding, maka LPPM juga melakukan pemeriksaan kemiripan teks
(plagiarism check) dengan menggunakan perangkat lunak pemeriksa
kemiripan teks.
6.1.7. LPPM berhak untuk memastikan bahwa jurnal dan lembaga penerbitan
tempat mempublikasikan karya ilmiah kredibel.
6.1.8. Setelah disetujui ketua LPPM, LPPM memproses pencairan insentif karya
ilmiah ke Biro Keuangan.
6.1.9. LPPM membuat rekapitulasi, secara berkala setiap semesternya, semua karya
ilmiah yang memperoleh insentif karya ilmiah dosen dari Universitas Katolik
Parahyangan.
6.1.10. PROSES SELESAI
PROSEDUR No P-03
Berlaku 10 Januari 2018
PENGAJUAN INSENTIF KARYA ILMIAH
Revisi 6
Hlm. 10
Unit LPPM
P03-6.1a Prosedur Pengajuan Insentif Karya Ilmiah Buku
Ketua JurusanDosen Dekan
Phas
e
Menyiapkan Berkas Pengajuan
Melakukan Pengajuan Insentif
secara Online
Mengunduh Form F-19a dan F-20
Verifikasi Data
Revisi
Menandatangani form F-19a
Tidak
Ya
Menandatangani form F-19a
Mengembalikan Berkas ke Dosen
Unggah Cover Buku, F-19a, F-20 di
SILPPM
Mengirimkan Buku,Bukti
Pengajuan Hak Cipta ke LPPM
Selesai
PROSEDUR No P-03
Berlaku 10 Januari 2018
PENGAJUAN INSENTIF KARYA ILMIAH
Revisi 6
Hlm. 11
Unit LPPM
P03-6.1b Prosedur Pemeriksaan Insentif Karya Ilmiah Buku
LPPMDosen
Phas
e
Pengajuan
Selesai
Memeriksa Kelengkapan
Memenuhi Syarat?
Diberi Insentif Tidak Diberi Insentif
Ya
Tidak
Pengajuan Dana Insentif
Cetak Surat Pemberitahuan
Menerima Surat Pemberitahuan
PROSEDUR No P-03
Berlaku 10 Januari 2018
PENGAJUAN INSENTIF KARYA ILMIAH
Revisi 6
Hlm. 12
Unit LPPM
P03-6.1c Prosedur Pengajuan Insentif Karya Ilmiah Non-Buku
DekanDosen Ketua Jurusan
Pha
se
Melakukan Pengajuan Insentif secara Online
Mengunduh Form F-19B dan F20
Menyerahkan Makalah dan Form F-19B
Verifikasi Data
Menyiapkan Berkas pengajuan
Menandatangani Form F-19B
Mengembalikan Berkas ke Dosen
Revisi
Tidak
Unggah Makalah/artikel, Form F-19B, F-20, & CTA
dalam Sistem
Menandatangani Form F-19B
Ya
Selesai
PROSEDUR No P-03
Berlaku 10 Januari 2018
PENGAJUAN INSENTIF KARYA ILMIAH
Revisi 6
Hlm. 13
Unit LPPM
P03-6.1d Diagram Alir Prosedur Pemeriksaan Pengajuan Insentif Karya Ilmiah Non-Buku
Dosen LPPM
Pha
se
Memeriksa Kelengkapan dalam
Sistem
Pengajuan Dana Insentif
Cetak Surat Pemberitahuan
Menerima Surat Pemberitahuan
Proses Selesai
Pengajuan
Media Ilmiah/Non Ilmiah
Media Non Ilmiah Media Ilmiah
Cek Kemiripan
Kurang dari 30% Lebih dari30%
Diberi Insentif Tidak Diberi Insentif
Memenuhi Syarat
Ya Tidak
PROSEDUR No P-03
Berlaku 10 Januari 2018
PENGAJUAN INSENTIF KARYA ILMIAH
Revisi 6
Hlm. 14
Unit LPPM
6.2. Prosedur Pencairan Dana Insentif Karya Ilmiah
Prosedur Permohonan dan Pencairan Keuangan Untuk Insentif Penulisan Karya
Ilmiah
6.2.1. Staf Keuangan LPPM menerima berkas Form F-19A (Pengajuan Insentif Karya
Ilmiah berupa Buku) atau Formulir F-19B (Pengajuan Insentif Karya Ilmiah
berupa Artikel) yang sudah ditandatangani Kepala LPPM.
6.2.2. Staf Keuangan LPPM membuat Permohonan di Aplikasi SIK sesuai dengan
CoA Kegiatan dan mencetaknya.
6.2.3. Staf Keuangan LPPM menandatangani berkas permohonan .
6.2.4. KTU LPPM menandatangani berkas permohonan.
6.2.5. Staf Keuangan LPPM mengirimkan lembar SIK Permohonan (Asli+Kopi)
beserta berkas permohonan pendukung ke Biro Keuangan.
6.2.6. Biro Keuangan melakukan proses verifikasi di Aplikasi SIK.
6.2.7. Staf Keuangan LPPM membuat pengajuan Pencairan dan Pesan Dana di
Aplikasi SIK dan mencetaknya.
6.2.8. Staf Keuangan LPPM membuat Slip Permohonan Transfer dan
melampirkannya di SIK Pencairan.
6.2.9. KTU LPPM menandatangani berkas pencairan.
6.2.10. Staf Keuangan LPPM mengirimkan lembar SIK Pencairan (Asli+Kopi) ke Biro
Keuangan.
6.2.11. Biro Keuangan mencocokan berkas pencairan dengan berkas permohonan.
6.2.12. Biro Keuangan melakukan proses pencairan dana secara transfer ke Dosen
Pemohon.
6.2.13. Staf Keuangan LPPM menyimpan bukti transfer dan berkas SIK serta
menginformasikan ke Dosen pemohon perihal informasi transfer.
PROSEDUR No P-03
Berlaku 10 Januari 2018
PENGAJUAN INSENTIF KARYA ILMIAH
Revisi 6
Hlm. 15
Unit LPPM
P03-6.2a Prosedur Permohonan dan Pencairan Keuangan untuk Insentif Penulisan Karya Ilmiah
KTU LPPMStaf Keuangan LPPM Biro KeuanganFunction
Pha
se
Terima berkas F-19A / F-19B yang sdh disetujui
KLPPM
Membuat permohonan di SIK
Mencetak berkas dari SIK dan
menandatanganinya
Menandatangani berkas dari SIK
Mengirimkan berkas ke Biro Keuangan
Melakukan proses verifikasi pada SIK
Mengajukan pencairan dan pesan dana pada SIK
Mencetak berkas dari SIK dan
menandatanganinya
Menandatangani berkas dari SIK
Mengirimkan berkas pencairan dan slip
permohonan transfer ke Biro Keuangan
Melakukan proses pencocokan berkas pencairan dengan
permohonan
Melakukan pencairan dana dengan transfer
Menyimpan berkas pencairan
PROSES SELESAI
Membuat slip permohonan transfer
PROSEDUR No P-03
Berlaku 10 Januari 2018
PENGAJUAN INSENTIF KARYA ILMIAH
Revisi 6
Hlm. 16
Unit LPPM
Prosedur Penyelesaian Keuangan Untuk Insentif Penulisan Karya Ilmiah
6.2.14. Kasir Universitas menyerahkan bukti transfer ke Staf Keuangan LPPM.
6.2.15. Staf Keuangan LPPM membuat SIK Penyelesaian sesuai sumber daya dan
Input Debu di Aplikasi Web SIK.
6.2.16. Staf Keuangan LPPM menandatangani berkas penyelesaian.
6.2.17. KTU LPPM Menandatangani berkas penyelesaian.
6.2.18. Staf Keuangan mengirimkan lembar SIK Penyelesaian (Asli+Kopi) beserta
berkas penyelesaian pendukung ke Biro Keuangan.
6.2.19. Selesai.
P03-6.2b Prosedur Penyelesaian Keuangan untuk Insentif Penulisan Karya Ilmiah
Staf Keuangan LPPM KTU LPPM Biro Keuangan
Pha
se
Menginput penyelesaian pada SIK
Mencetak dan menandatangani berkas
penyelesaian
Menandatangani berkas penyelesaian
Menyerahkan berkas dan bukti pendukungnya
ke biro keuangan
PROSES SELESAI
Menyerahkan bukti transfer ke LPPM
7. KRITERIA KEBERHASILAN
7.1. Proses pengajuan insentif karya ilmiah lancar sesuai prosedur ini.
PROSEDUR No P-03Berlaku 10 Januari 2018
PENGAJUAN INSENTIF KARYAILMIAH
Revisi 5Hlm. L7Unit tPPM
8. TAMPIMN\
8.L. User Manual SILPPM 2015
Bandung, 10 Januari 2018Kepala Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat
Universitas Katolik Parahyangan
Nawangpa lupi, Ph.D.
DibUAt OIEh: LPPM UNPAR Diperiksa oleh: Wakil Rektor Bidang Penelitian,Pengabdian, dan Kerja SamaTanggal: 10 Januari 2018
PROSEDUR No P-03
Berlaku 10 Januari 2018
PENGAJUAN INSENTIF KARYA ILMIAH
Revisi 6
Hlm. 18
Unit LPPM
1. Menu Pengajuan Insentif SI LPPM
Gambar 3 – Tampilan Menu Pengajuan Insentif
Keterangan Gambar 3:
Pada menu Pengajuan Insentif terdapat dua submenu, yaitu submenu Karya Ilmiah Buku dan
Karya Ilmiah Non Buku. Kedua menu ini berfungsi sebagai menu input pengajuan karya ilmiah.
PROSEDUR No P-03
Berlaku 10 Januari 2018
PENGAJUAN INSENTIF KARYA ILMIAH
Revisi 6
Hlm. 19
Unit LPPM
1.1 Menu Karya Ilmiah Buku
Gambar 4 – Tampilan Menu Karya Imiah Buku
Keterangan Gambar 4:
1. Data user yang bersangkutan. Pada bagian ini, data user sudah otomatis diambil dari
database, sehingga user yang bersangkutan tidak dapat mengganti data tersebut.
2. Fitur “Show” digunakan untuk menampilkan jumlah data pengajuan karya ilmiah buku
pada layar.
3. Tombol “Tambah” digunakan jika user ingin melakukan pengajuan karya ilmiah buku.
Tampilan ketika user klik tombol “Tambah” dapat dilihat pada Gambar 5.
4. Field pencarian Karya Ilmiah Buku.
1
2
3
4
PROSEDUR No P-03
Berlaku 10 Januari 2018
PENGAJUAN INSENTIF KARYA ILMIAH
Revisi 6
Hlm. 20
Unit LPPM
Gambar 5 – Tampilan Tambah Pengajuan Karya Ilmiah Buku
Keterangan Gambar 5:
1. Pada bagian ini, user diminta untuk melakukan beberapa input terkait dengan
persyaratan yang diperlukan.
2. Simpan data-data yang sudah di-input dengan menekan tombol “Simpan”. Jika data
sudah berhasil disimpan, maka akan muncul tampilan seperti pada Gambar 6.
1
2
PROSEDUR No P-03
Berlaku 10 Januari 2018
PENGAJUAN INSENTIF KARYA ILMIAH
Revisi 6
Hlm. 21
Unit LPPM
Gambar 6 – Tampilan setelah simpan Pengajuan Karya Ilmiah Buku
Keterangan Gambar 6:
1. Bagian ini menandakan bahwa data pengajuan berhasil disimpan.
2. Setelah data pengajuan berhasil tersimpan, maka akan muncul 3 tab baru yaitu tab
Penulis Lain, Capaian dan Upload. Penjelasan ketiga tab tersebut adalah sebagai
berikut:
a. Tab Penulis Lain
Jika karya ilmiah buku yang diajukan melibatkan penulis lain, maka user wajib
melakukan input pada tab ini. Jika tidak, maka lanjutkan untuk meng-input tab
selanjutnya.
1
2
PROSEDUR No P-03
Berlaku 10 Januari 2018
PENGAJUAN INSENTIF KARYA ILMIAH
Revisi 6
Hlm. 22
Unit LPPM
Gambar 7 – Tampilan tab Penulis Lain Karya Ilmiah Buku
Keterangan Gambar 7:
1. Input field penulis lain dari UNPAR. Pada bagian ini, input field berupa autocomplete
dengan memasukkan NIK/Nama penulis lain dari UNPAR.
2. Input field penulis lain dari luar UNPAR.
3. Tombol “Simpan” untuk menyimpan input penulis lain.
b. Tab Capaian
Tab Capaian wajib di-input sesuai dengan persyaratan yang telah ditentukan
oleh LPPM.
Gambar 8 – Tampilan tab Capaian Karya Ilmiah Buku
Keterangan Gambar 8:
1
2
3
1 2
PROSEDUR No P-03
Berlaku 10 Januari 2018
PENGAJUAN INSENTIF KARYA ILMIAH
Revisi 6
Hlm. 23
Unit LPPM
1. Input capaian digunakan untuk meng-input data-data capaian yang diperlukan
untuk pengajuan karya ilmiah.
2. Tombol “Simpan” digunakan untuk menyimpan data-data capaian yang telah di-
input.
Setelah melakukan input di tab Capaian, silakan kembali ke halaman “Karya
Ilmiah Buku”. Download formulir F-19A dan F-20 pada bagian “Data Pengajuan Karya
Ilmiah Buku” yang selanjutnya formulir F-19A dan F-20 ini akan ditanda-tangani dan
akan di-upload di tab Upload seperti yang diperlihatkan oleh Gambar 9.
Gambar 9 – Tampilan Data Pengajuan Karya Ilmiah Buku
Keterangan Gambar 9:
2 4
5 1 3
PROSEDUR No P-03
Berlaku 10 Januari 2018
PENGAJUAN INSENTIF KARYA ILMIAH
Revisi 6
Hlm. 24
Unit LPPM
1. Status kelengkapan dokumen akan berubah menjadi “Lengkap” jika user sudah
melakukan upload formulir F-19A, F-20 dan Cover buku yang di-upload pada tab
Upload.
2. Fitur untuk download formulir F-19A dan F-20.
3. Status pengajuan berfungsi sebagai penanda status pengajuan.
4. Tombol “Edit” digunakan untuk mengubah data karya ilmiah. Setelah berhasil
melakukan download dan selanjutnya akan meng-upload formulir F-19A dan F-
20, klik pada tombol “Edit” ( ), kemudian masuk ke tab Upload.
5. Tombol “Hapus” ( ) digunakan untuk menghapus pengajuan.
c. Tab Upload
Tab Upload digunakan untuk upload file-file yang dibutuhkan sebagai
persyaratan pengajuan. Maksimum file yang di-upload adalah sebesar 500 KB dengan
format pdf, doc dan docx.
Gambar 10 – Tampilan tab Upload dokumen Karya Ilmiah Buku
Keterangan Gambar 10:
1. Field “File Cover Buku” digunakan untuk upload file cover buku.
2. Field “Formulir F-19A” digunakan untuk upload formulir F-19A yang sudah ditanda-
tangani.
5
1
2
3
4
PROSEDUR No P-03
Berlaku 10 Januari 2018
PENGAJUAN INSENTIF KARYA ILMIAH
Revisi 6
Hlm. 25
Unit LPPM
3. Field “Formulir F-20” digunakan untuk upload formulir F-20 yang sudah ditanda-
tangani.
4. Masukkan kode huruf verifikasi sebelum menekan tombol “Simpan”.
5. Tombol “Simpan” digunakan untuk menyimpan file-file yang di-upload.
Setelah disimpan, maka tampilan akan seperti Gambar 11.
Gambar 11 – Tampilan data dokumen upload Karya Ilmiah Buku yang berhasil disimpan
Keterangan Gambar 11:
1. File-file yang berhasil di-upload.
2. Fitur untuk download file yang sudah di-upload.
3. Hapus file yang sudah terupload.
Setelah berhasil melakukan upload, silakan kembali ke halaman “Karya Ilmiah Buku”.
Cek bagian kelengkapan dokumen. Jika status kelengkapan sudah “Lengkap”, maka pengajuan
sudah dapat diverifikasi oleh bagian Admin LPPM. Jika pengajuan sudah diproses oleh LPPM,
yang terjadi adalah sebagai berikut:
1. Status Disetujui
Klik pada bagian “Disetujui” di Status Pengajuan seperti yang diperlihatkan oleh
Gambar 12.
2 1
3
PROSEDUR No P-03
Berlaku 10 Januari 2018
PENGAJUAN INSENTIF KARYA ILMIAH
Revisi 6
Hlm. 26
Unit LPPM
Gambar 12 – Pop up status pengajuan Karya Ilmiah Buku yang disetujui
Jika status pengajuan sudah disetujui, maka tombol “Download F-19A”, “Download F-
20”, “Edit” dan “Hapus” tidak dapat diklik.
PROSEDUR No P-03
Berlaku 10 Januari 2018
PENGAJUAN INSENTIF KARYA ILMIAH
Revisi 6
Hlm. 27
Unit LPPM
2. Status Tidak Disetujui
Klik pada bagian “Tidak Disetujui” di Status Pengajuan seperti yang diperlihatkan oleh
Gambar 13.
Gambar 13 – Pop up status pengajuan Karya Ilmiah Buku yang tidak disetujui
Terdapat perbedaan pada status “Tidak Disetujui”. Pada status ini terdapat surat
penolakan yang kelak akan diberikan oleh LPPM kepada user yang bersangkutan. Pada
Gambar 13 dicantumkan No. Surat Ditolak terhadap pengajuan yang ditolak.
PROSEDUR No P-03
Berlaku 10 Januari 2018
PENGAJUAN INSENTIF KARYA ILMIAH
Revisi 6
Hlm. 28
Unit LPPM
2.2 Menu Karya Ilmiah Non Buku.
Gambar 14 – Tampilan Menu Karya Imiah Buku Non Buku
Keterangan Gambar 14:
1. Data user yang bersangkutan. Pada bagian ini, data user sudah otomatis diambil dari
database, sehingga user yang bersangkutan tidak dapat mengganti data tersebut.
2. Fitur “Show” digunakan untuk menampilkan jumlah data pengajuan karya ilmiah non
buku pada layar.
3. Tombol “Tambah Pengajuan” digunakan jika user ingin melakukan pengajuan karya
ilmiah non buku. Tampilan ketika user klik tombol “Tambah Pengajuan” dapat dilihat
pada Gambar 15.
4. Field pencarian Karya Ilmiah Non Buku.
1
2
5
3
4
PROSEDUR No P-03
Berlaku 10 Januari 2018
PENGAJUAN INSENTIF KARYA ILMIAH
Revisi 6
Hlm. 29
Unit LPPM
Gambar 15 – Tampilan Tambah Pengajuan Karya Ilmiah Non Buku
Keterangan Gambar 15:
1. Pada bagian ini, user diminta untuk melakukan beberapa input terkait dengan
persyaratan yang diperlukan.
2. Simpan data-data yang sudah di-input dengan menekan tombol “Simpan”. Jika data
sudah berhasil disimpan, maka akan muncul tampilan seperti pada Gambar 16.
1
2
PROSEDUR No P-03
Berlaku 10 Januari 2018
PENGAJUAN INSENTIF KARYA ILMIAH
Revisi 6
Hlm. 30
Unit LPPM
Gambar 16 – Tampilan setelah simpan Pengajuan Karya Ilmiah
Keterangan Gambar 16:
1. Bagian ini menandakan bahwa data pengajuan berhasil disimpan.
2. Setelah data pengajuan berhasil tersimpan, maka akan muncul 3 tab baru yaitu tab
Penulis Lain, Capaian dan Upload. Penjelasan ketiga tab tersebut adalah sebagai berikut:
a. Tab Penulis Lain
Jika karya ilmiah non buku yang diajukan melibatkan penulis lain, maka user
wajib mengisi tab ini. Jika tidak, maka lanjutkan untuk meng-input tab selanjutnya.
1
2
1
2
3
PROSEDUR No P-03
Berlaku 10 Januari 2018
PENGAJUAN INSENTIF KARYA ILMIAH
Revisi 6
Hlm. 31
Unit LPPM
Gambar 17 – Tampilan tab Penulis Lain Karya Ilmiah Non Buku
Keterangan Gambar 17:
1. Input field penulis lain dari UNPAR. Pada bagian ini, input field berupa autocomplete
dengan memasukkan NIK/Nama penulis lain dari UNPAR.
2. Input field penulis lain dari luar UNPAR.
3. Tombol “Simpan” untuk menyimpan input penulis lain.
b. Tab Capaian
Tab Capaian wajib diisi sesuai dengan persyaratan yang telah ditentukan oleh
LPPM.
Gambar 18 – Tampilan tab Capaian Karya Ilmiah Non Buku
Keterangan Gambar 18:
1. Input capaian digunakan untuk meng-input data-data capaian yang diperlukan
untuk pengajuan Karya Ilmiah Non Buku.
1
2
PROSEDUR No P-03
Berlaku 10 Januari 2018
PENGAJUAN INSENTIF KARYA ILMIAH
Revisi 6
Hlm. 32
Unit LPPM
2. Tombol “Simpan” digunakan untuk menyimpan data-data capaian yang telah di-
input.
Setelah mengisi tab Capaian, silakan kembali ke halaman “Karya Ilmiah Non
Buku”. Download formulir F-19B dan F-20 pada bagian “Data Pengajuan Karya Ilmiah
Non Buku” yang selanjutnya formulir F-19B dan F-20 ini akan ditanda-tangani dan akan
di-upload di tab Upload seperti yang diperlihatkan oleh Gambar 19.
Gambar 19 – Tampilan Data Pengajuan Karya Ilmiah Non Buku
5 4
3 2
1
PROSEDUR No P-03
Berlaku 10 Januari 2018
PENGAJUAN INSENTIF KARYA ILMIAH
Revisi 6
Hlm. 33
Unit LPPM
Keterangan Gambar 19:
1. Status kelengkapan dokumen akan berubah menjadi “Lengkap” jika user sudah
melakukan upload formulir F-19B, F-20 dan dokumen karya ilmiah yang di-upload pada
tab Upload.
2. Fitur untuk download formulir F-19B dan F-20.
3. Status pengajuan berfungsi sebagai penanda status pengajuan.
4. Tombol “Edit” digunakan untuk mengubah data karya ilmiah. Setelah berhasil
melakukan download dan dan selanjutnya akan meng-upload formulir F-19B dan
formulir F-20, klik pada tombol “Edit” ( ), kemudian masuk ke tab Upload.
5. Tombol “Hapus” ( ) digunakan untuk menghapus pengajuan.
c. Tab Upload
Tab Upload digunakan untuk upload file-file yang dibutuhkan sebagai
persyaratan pengajuan. Maksimum file yang di-upload adalah sebesar 500 KB dengan
format pdf, doc dan docx.
1
2
3
PROSEDUR No P-03
Berlaku 10 Januari 2018
PENGAJUAN INSENTIF KARYA ILMIAH
Revisi 6
Hlm. 34
Unit LPPM
Gambar 20 – Tampilan tab Upload Karya Ilmiah Buku
Keterangan Gambar 20:
1. Field “File Karya Ilmiah” digunakan untuk upload file karya ilmiah.
2. Field “Formulir F-19B” digunakan untuk upload file F-19B yang sudah ditanda-tangani.
3. Filed “Formulir F-20” digunakan untuk upload file F-20 yang sudah ditanda-tangani.
4. Masukkan kode huruf verifikasi sebelum menekan tombol “Simpan”.
5. Tombol “Simpan” digunakan untuk menyimpan file-file yang di-upload.
Setelah disimpan, maka tampilan akan seperti Gambar 21.
2
1
3
PROSEDUR No P-03
Berlaku 10 Januari 2018
PENGAJUAN INSENTIF KARYA ILMIAH
Revisi 6
Hlm. 35
Unit LPPM
Gambar 21 – Tampilan data dokumen upload yang berhasil disimpan
Keterangan Gambar 21:
1. File-file yang berhasil di-upload.
2. Tempat untuk download file yang sudah di-upload.
3. Hapus file yang sudah terupload.
Setelah berhasil melakukan upload, silakan kembali ke halaman “Karya Ilmiah Non
Buku”. Cek bagian kelengkapan dokumen. Jika status kelengkapan sudah “Lengkap”, maka
pengajuan sudah dapat diverifikasi oleh bagian Admin LPPM. Jika pengajuan sudah diproses
oleh LPPM, yang terjadi adalah sebagai berikut:
PROSEDUR No P-03
Berlaku 10 Januari 2018
PENGAJUAN INSENTIF KARYA ILMIAH
Revisi 6
Hlm. 36
Unit LPPM
1. Status Disetujui
Klik pada bagian “Disetujui” di Status Pengajuan seperti yang diperlihatkan oleh
Gambar 22.
Gambar 22 – Pop up status pengajuan Karya Ilmiah Non Buku yang disetujui
Jika status pengajuan sudah disetujui, maka tombol “Download F-19B”, “Download F-
20”, “Edit” dan “Hapus” tidak dapat diklik.
2. Status Tidak Disetujui
Klik pada bagian “Tidak Disetujui” di Status Pengajuan seperti yang diperlihatkan oleh
Gambar 23.
Gambar 23 – Pop up status pengajuan Karya Ilmiah Non Buku yang tidak disetujui
PROSEDUR No P-03
Berlaku 10 Januari 2018
PENGAJUAN INSENTIF KARYA ILMIAH
Revisi 6
Hlm. 37
Unit LPPM
Terdapat perbedaan pada status yang “Tidak Disetujui”. Pada status ini terdapat surat
penolakan yang kelak akan diberikan oleh LPPM kepada user yang bersangkutan. Pada
Gambar 23 dicantumkan No. Surat Ditolak terhadap pengajuan yang ditolak.