nisa we.docx
TRANSCRIPT
LAPORAN HASIL PRAKTEK KERJA INDUSTRI (PRAKERIN)
PERANAN ARSIP DALAM MENJAMIN KEAMANAN DOKUMEN
PADA:
PT MILKO BEVERAGE INDUSTRY
Jl. HR. Edi Sukma Km. 15 No. 03 Ds. Ciherang Pondok Kec. Caringin
Kabupaten Bogor-Jawa Barat
Di susun oleh :
KHOERUNNISA
Nis :
SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NAHDOTUL ULAMA
SMK NU AL-MINHAJ
KELOMPOK BISNIS DAN MANAJEMEN
PROGRAM STUDI ADMINISTRASI PERKANTORAN ( AP )
2015
Motto:
“SELALU INGAT BAHWA SETIAP MASALAH ADALAH UJIAN YANG HARUS DI
SELESAIKAN DENGAN CARA TETAP INGAT KEPADA ALLAH SWT ’’
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb
Puji syukur terpanjat kehadirat rabb. Pencipta alam, sang Penguasa
Kehidupan yang telah memberikan rahmat dan karuniannya, Sehingga atas
kuasanyalah penyusun dapat menyelesaikan penyusun Laporan Praktek Kerja
Industri (PRAKERIN ) ini.
Shalawat teriring salam semoga senantiasa tercurahkan atas baginda Muhammad
SAW. Beserta keluarganya, sahabatnya dan kepada pengikutnya sampai akhir zaman
aminnn.
Laporan ini disusun guna memenuhi tugas akhir praktek kerja indutri jurusan AP
yang terhitung dari tanggal 10 maret 2015 – 14 juli 2015 di PT. MILKO BEVERAGE
INDUSTRY Bogor.
Adapun saran dan kritikan yang sifatnya membangun sangat penulis nantikan guna
perbaikan dimassa yang akan datang. Besar harapan penyusun semoga laporan ini
memberikan manfaat bagi penyusun pada khususnya dan para pembaca pada
umumnya.
Selain itu penyusun mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada
semua pihak yang telah membantu penyusun dalam melaksanakan tugas prakerin
hingga pembuatan laporan ini yaitu :
1. Allah SWT yang telah memberikan rahmat, taufik dan hidayahnya.
2. Kedua Orang Tua penulis yang selalu mendukung baik berupa moril dan
materil dan selau mendoakan untuk keberhasilan penulis.
3. KH. Nawawi Mdz Selaku Ketua Yayasan Pondok Pesantren Al- Minhaj Al-
Islami.
4. Aa Mahdi Shufi S.E Selaku Kepala Sekolah SMK NU Al- Minhaj Al- Islami
5. Bapak Budi Setiawan Selaku Pembimbing dari PT. MILKO BEVERAGE
INDUSTRY .
6. Selaku Pembimbing dari SMK NU Al-Minhaj Al-Islami
7. Bapak Djajadi Gunawan, selaku pemimpin Balai Besar Pelatihan Kesehatan
Hewan (BBPKH)Cinagara
8. Staf karyawan Balai Besar Pelatihan Kesehatan Hewan
Media komunikasi yang bermutu tinggi dan mampu mengakomodasikan
setiap bentuk kegiatan usaha maupun pribadi menjadi sebuah kebutuhan primer
pada era globalisasi ini. Informasi datang dari segala penjuru dunia masuk deras
tanpa dibendung ditengah iklim persaingan bebas. Berbagai macam media
komunikasi dengan teknologi canggih yang diciptakan menjadi jembatan
informasi dunia. Adapun salah satu media informasi yang menjadi peran penting
adalah komunikasi langsung melalui telepon.
Telepon merupakan alat komunikasi yang yang digunakan untuk
menyampaikan pesan suara (terutama pesan yang berbentuk percakapan).
Kebanyakan telepon beroperasi dengan menggunakan transmisi signal listrik
dalam jaringan telepon sehingga menyakinkan pengguna telepon untuk
berkomunikasi dengan pengguna lainnya. Dengan adanya media komunikasi kita
bisa mengetahui kabar atau berita dari tempat lain sehingga kita tidak
ketinggalan untuk mendapatkan informasi.
Pengertian Telepon
Telepon merupakan alat komunikasi yang digunakan untuk
menyampaikan pesan suara (terutama pesan yang berbentuk percakapan).
Kebanyakan telepon beroperasi dengan menggunakan transmisi sinyal listrik
dalam jaringan telepon sehingga memungkinkan pengguna telepon untuk
berkomunikasi dengan pengguna lainnya.
Prinsip dasar telepon
Ketika gagang telepon diangkat, posisi telepon disebut off hook. Lalu
sirkuit terbagi menjadi dua jalur di mana bagian positifnya akan berfungsi sebagai
Tip yang menunjukkan angka nol sedangkan pada bagian negatif akan berfungsi
sebagai Ring yang menunjukkan angka -48V DC. Kedua jalur ini yang nantinya
akan memproses pesan dari sender untuk sampai ke receiver. Agar dapat
menghasilkan suara pada telepon, sinyal elektrik ditransmisikan melalui kabel
telepon yang kemudian diubah menjadi sinyal yang dapat didengar oleh telepon
receiver. Untuk teknologi analog, transmisi sinyal analog yang dikirimkan dari
central office (CO) akan diubah menjadi transmisi digital. Angka-angka sebagai
nomer telepon merupakan penggabungan antara nada-nada dan frekuensi
tertentu yang kemudian dinamakan Dual-tone multi-frequency DTMF dan
memiliki satuan Hertz. Hubungan utama yang ada dalam sirkuit akan menjadi on
hook ketika dibuka, lalu akan muncul getaran. Bunyi yang muncul di telepon
penerima menandakan telepon telah siap digunakan.
Sejarah telepon
Perkembangan awal telepon
1871, Antonio Meucci mematenkan penemuannya yang disebut sound
Telegraph. Penemuannya ini memungkinkan adanya komunikasi dalam
bentuk suara antara dua orang dengan menggunakan perantara kabel.
1875, perusahaan telekomunikasi The Bell mendapatkan hak paten atas
penemuan Meucci yang disebut transmitters and Receivers for Electric
Telegraphs. Sistem ini menggunakan getaran multiple baja untuk
memberikan jeda pada sirkuit.
1876, perusahaan Bell mematenkan Improvement in Telegraphy. Sistem
ini memberikan metode untuk mentransmisikan suara secara telegraf.
1877, The Charles Williams Shop merupakan tempat dimana telepon
pertama kali dibuat dengan pengawasan Watson, yang selanjutnya
menjadi departemen riset dan pengembangan dari perusahaan
telekomunikasi tersebut. Alexander Graham Bell terus memantau
produktivitas perusahaan tersebut sehingga pada akhir tahun sebanyak
tiga ratus telepon dapat digunakan. Perusahaan Bell juga telah
mematenkan telepon electro-magnetic yang menggunakan magnet
permanen, diafragma besi, dan dering panggilan.
1878, papan pengganti secara manual ditemukan sehingga
memungkinkan banyak telepon terhubung melalui sebuah saluran pertukaran
dibawah kepemimpinan Theodore N. Vail, perusahaan Bell mempunyai 10.000
telepon yang dapat digunakan.
1880, sirkuit metalic pertama dipasang. Sirkuit ini merupakan
perbaharuan dari sirkuit one-wire menjadi two-wire. Perbaharuan ini
membantu mengurangi gangguan yang seringkali dirasakan dengan
penggunaan jalur one-wire.
1891, telepon dengan nomor dial pertama kali digunakan. Telepon
akan bekerja secara otomatis menghubungkan penelepon ke operator dengan
cara menekan nomor dial berdasarkan instruksi.
1915, telepon dengan sistem wireless pertama kali digunakan. Sistem ini
memudahkan pengguna telepon untuk saling berhubungan lintas negara.
Telepon digital
Public Switched Telephone Network (PSTN) dilakukan berdasarkan
hubungan langsung antara sender dengan receiver yang harus menggunakan
kabel tembaga, serat optik, satelit, nirkabel, dan sirkuit mobile wireless .
Penggunaan jaringan tersebut melibatkan komponen dasar yaitu telepon, akses
jaringan, kantor sentral (CO), batang dan sirkuit khusus , dan peralatan premis
pelanggan (CPE).perkembangan PSTN sebagai sistem telepon digital telah
meningkatkan kapasitas dan kualitas jaringannya sehingga memungkinkan untuk
menggunakan beberapa saluran komunikasi dalam sebuah medium pertukaran.
Awal telepon sebagai alat komersial
1940, telepon mobile pertama kali digunakan secara komersial. Inovasi ini
sebelumnya digunakan sebagai alat bantu perang untuk membidik
tembakan dan meningkatkan kualitas radar. Selesai perang, ratusan
telepon dipasang dengan menggunakan sistem ini. Microwave radio
dipasang untuk hubungan jarak jauh.
1959, telepon Princess pertama kali diperkenalkan
1963, telepon dengan tombol bersuara diluncurkan
1971, perusahaan telekomunikasi mandiri diizinkan untuk
mengembangkan sistem komunikasi yang dikembangkan untuk bisnis.
Berjuta-juta saluran telepon telah digunakan masyarakat.
1983, Judge Harold Greene dengan sukses mengungguli perusahaan
Bell yang sebelumnya telah dicabut hak monopolinya.
1899, AT&T atau The American Telephone and Telegraph Company telah
mandapatkan asset dan mendapatkan hak paten dari perusahaan
American Bell. AT&T didirikan tahun 1885 sebagai pemilik keseluruhan
subsidi dari American Bell yang bertugas mendirikan dan
mengoperasikan jaringan telepon jarak jauh.
1913, amplifirers elektric pertama kali dipraktekkan oleh AT&T. sistem ini
memungkinkan adanya hubungan telepon antar-benua.
1927, AT&T memulai proyek layanan telepon lintas-atlantik di London
dengan menggunakan dua jalur radio. Namun proyek ini masih jauh dari
ideal karena banyak terjadi gangguan dalam radio, memiliki kapasitas
yang kecil, dan biaya teleponnya yang mahal. Kemudian proyek ini
dipindahkan menjadi lintas-pasifik pada tahun 1964.
1969, pengguna telepon di Amerika telah mencapai 90%. AT&T menjadi
laboratorium sistem telepon paling baik di dunia.
Telepon IP
Telepon IP (Internet Protocol) merupakan telepon teknologi baru yang
menggunakan protokol internet dalam pengoperasiannya. Telepon IP ini dapat
digunakan untuk memindahkan hubungan untuk mengganti suara, mengirim fax,
paket video, dan bentuk penyampaian informasi lainnya yang telah digunakan
pada sistem telepon terdahulu. Telepon IP menggunakan koneksi internet untuk
mengirimkan data. Dalam perkembangannya, layanan telepon IP akan bekerja
sama dengan perusahaan telepon lokal, provider jarak jauh seperti AT&T,
perusahaan TV cabel, Internet Service Providers (ISPs), dan operator layanan
wireless. Telepon IP merupakan bagian penting dalam penggabungan antara
komputer, telepon, dan televisi dalam satu lingkungan komunikasi. VoIP (Voice
over IP) adalah pengorganisasian untuk menstandardisasi telepon IP. VoIP
digunakan sebagai landasan untuk unified message (UM) dan unified
communications (UC). Tanpa VoIP, integrasi dari berbagai program server akan
sulit dilakukan. Jaringan yang ada pada IP bukan tipe yang siap untuk
menghadapi lalu lintas VoIP sistem LAN harus dibagi antara VLAN dengan
pesan suara dan data.
Jaringan generasi baru
Next-generation networks (NGN) mengubah pendekatan “satu jaringan,
satu layanan” menjadi pengiriman berbagai layanan melalui satu jaringan.
Didasarkan pada sistem internet protocol (IP), NGN dibangun pada
pengembangan jaringan broadband, Voice over IP (VoIP), konvergensi fixed-
mobile dan IP televisi (IPTV). Jaringan generasi baru ini menggunakan sejumlah
teknologi seperti nirkabel dan mobile, serat dan kabel, atau dengan
pembaharuan jalur tembaga yang ada. Negara yang telah mengadopsi teknologi
ini adalah negara-negara maju. Negara berkembang dapat mengadopsi teknologi
NGN ini dengan menggunakan akses broadband nirkabel sehingga membuat
pembangunan teknologi informasi dan komunikasi (ICT) dapat menghilangkan
hambatan untuk berinovasi dan berinvestasi. Dalam perkembangan teknologi
NGN, ada dua teknologi yang berperan pada jaringan berbasis transmisi optik,
yaitu SDH dan DWDM. Kemampuan mengirimkan bandwidth pada SDH
mencapai STM-64 (10 Gbps), sedangkan pada DWDM adalah n x 2,5 Gbps atau
n x 10 Gbps (n adalah jumlah panjang gelombang). Resiko dari besarnya
kapasitas kedua teknologi ini adalah hilangnya informasi yang cukup besar saat
terjadinya kegagalan dalam pengiriman jaringan. Sistem proteksi yang umum
digunakan dalam NGN adalah proteksi perangkat, proteksi link, proteksi
berdasarkan topologi, dan proteksi kanal optik (DWDM). Pada sistem proteksi
perangkat, sinyal dari jalur kanal proteksi akan dibuang dan dialihkan ke kanal
kerja jika sinyal yang diterima dari jalur ujung pengiriman sudah bekerja secara
benar. Pada sistem proteksi link, link fisik yang digunakan menjadi pokok
pengolahan proteksi. Namun, proteksi yang digunakan dalam NGN sangat
bergantung pada kebutuhan jaringan itu sendiri. Keseluruhan tipe proteksi
tersebut tidak ada yang memenuhi semua kebutuhan proteksi NGN.
Komunikasi
Komunikasi adalah "suatu proses dalam mana seseorang atau beberapa orang,
kelompok, organisasi, dan masyarakat menciptakan, dan menggunakan
informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain".Pada umumnya,
komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua
belah pihak. Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh
keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik
badan, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan
kepala, mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut komunikasi dengan bahasa
nonverbal.
Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide,
gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain. Pada umumnya, komunikasi
dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah
pihak. apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya,
komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan,
menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala,
mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut komunikasi nonverbal.
Sejarah komunikasi
Komunikasi atau communicaton berasal dari bahasa Latin communis
yang berarti 'sama'. Communico, communicatio atau communicare yang berarti
membuat sama (make to common). Secara sederhana komuniikasi dapat terjadi
apabila ada kesamaan antara penyampaian pesan dan orang yang menerima
pesan. Oleh sebab itu, komunikasi bergantung pada kemampuan kita untuk
dapat memahami satu dengan yang lainnya (communication depends on our
ability to understand one another).
Pada awalnya, komunikasi digunakan untuk mengungkapkan kebutuhan
organis.Sinyal-sinyal kimiawi pada organisme awal digunakan untuk reproduksi.
Seiring dengan evolusi kehidupan, maka sinyal-sinyal kimiawi primitif yang
digunakan dalam berkomunikasi juga ikut berevolusi dan membuka peluang
terjadinya perilaku yang lebih rumit seperti tarian kawin pada ikan.
Manusia berkomunikasi untuk membagi pengetahuan dan pengalaman.[3] Bentuk
umum komunikasi manusia termasuk bahasa sinyal, bicara, tulisan, gerakan, dan
penyiaran. Komunikasi dapat berupa interaktif, komunikasi transaktif|transaktif,
komunikasi bertujuan|bertujuan, atau komunikasi tak bertujuan|tak bertujuan.
Melalui komunikasi, sikap dan perasaan seseorang atau sekelompok orang
dapat dipahami oleh pihak lain. Akan tetapi, komunikasi hanya akan efektif
apabila pesan yang disampaikan dapat ditafsirkan sama oleh penerima pesan
tersebut.
Walaupun komunikasi sudah dipelajari sejak lama dan termasuk “barang antik”,
topik ini menjadi penting khususnya pada abad 20 karena pertumbuhan
komunikasi digambarkan sebagai “penemuan yang revolusioner”, hal ini
dikarenakan peningkatan teknologi komunikasi yang pesat seperti radio. Televisi,
telepon, satelit dan jaringan komuter seiring dengan industrialisasi bidang usaha
yang besar dan politik yang mendunia. Komunikasi dalam tingkat akademi
mungkin telah memiliki departemen sendiri dimana komunikasi dibagi-bagi
menjadi komunikasi masa, komunikasi bagi pembawa acara, humas dan lainnya,
namun subyeknya akan tetap. Pekerjaan dalam komunikasi mencerminkan
keberagaman komunikasi itu sendiri.
Komponen komunikasi
Komponen komunikasi adalah hal-hal yang harus ada agar komunikasi bisa
berlangsung dengan baik. Menurut Laswell komponen-komponen komunikasi
adalah:
Pengirim atau komunikator (sender) adalah pihak yang mengirimkan
pesan kepada pihak lain.
Pesan (message) adalah isi atau maksud yang akan disampaikan oleh
satu pihak kepada pihak lain.
Saluran (channel) adalah media dimana pesan disampaikan kepada
komunikan. dalam komunikasi antar-pribadi (tatap muka) saluran dapat
berupa udara yang mengalirkan getaran nada/suara.
Penerima atau komunikate (receiver) adalah pihak yang menerima pesan
dari pihak lain
Umpan balik (feedback) adalah tanggapan dari penerimaan pesan atas isi
pesan yang disampaikannya.
Aturan yang disepakati para pelaku komunikasi tentang bagaimana
komunikasi itu akan dijalankan ("Protokol")
Unsur komunikasi meliputi:
1. Komunikator : seseorang yang menyampaikan suatu pesan, atau dengan
kata lain pembicara.
2. Komunikan : Seseorang yang menerima suatu pesan, dengan istilah lain
pendengar.
3. Pesan : Informasi yang disampaikan dari pembicara kepada pendengar
4. Media : Suatu informasi yang disampaikan dari pembicara kepada
pendengar.
5. Feedback : Umpan balik dari pendengar kepada pembicara.
Model-model komunikasi
Dari berbagai model komunikasi yang sudah ada, di sini akan dibahas tiga model
paling utama, serta akan dibicarakan pendekatan yang mendasarinya dan
bagaimana komunikasi dikonseptualisasikan dalam perkembangannya.
Model Komunikasi Linear
Model komunikasi ini dikemukakan oleh Claude Shannon dan Warren
Weaver pada tahun 1949 dalam buku The Mathematical of Communication.
Mereka mendeskripsikan komunikasi sebagai proses linear karena tertarik pada
teknologi radio dan telepon dan ingin mengembangkan suatu model yang dapat
menjelaskan bagaimana informasi melewati berbagai saluran (channel). Hasilnya
adalah konseptualisasi dari komunikasi linear (linear communication model).
Pendekatan ini terdiri atas beberapa elemen kunci: sumber (source), pesan
(message) dan penerima (receiver). Model linear berasumsi bahwa seseorang
hanyalah pengirim atau penerima. Tentu saja hal ini merupakan pandangan yang
sangat sempit terhadap partisipan-partisipan dalam proses komunikasi.Suatu
konsep penting dalam model ini adalah gangguan (noise), yakni setiap
rangsangan tambahan dan tidak dikehendaki yang dapat mengganggu
kecermatan pesan yang disampaikan. Gangguan ini selalu ada dalam saluran
bersama sebuah pesan yang diterima oleh penerima.
Model Interaksional
Model interaksional dikembangkan oleh Wilbur Schramm pada tahun
1954 yang menekankan pada proses komunikasi dua arah di antara para
komunikator. Dengan kata lain, komunikasi berlangsung dua arah: dari pengirim
dan kepada penerima dan dari penerima kepada pengirim. Proses melingkar ini
menunjukkan bahwa komunikasi selalu berlangsung. Para peserta komunikasi
menurut model interaksional adalah orang-orang yang mengembangkan potensi
manusiawinya melalui interaksi sosial, tepatnya melalui pengambilan peran
orang lain. Patut dicatat bahwa model ini menempatkan sumber dan penerima
mempunyai kedudukan yang sederajat. Satu elemen yang penting bagi model
interkasional adalah umpan balik (feedback), atau tanggapan terhadap suatu
pesan.
Model transaksional
Model komunikasi transaksional dikembangkan oleh Barnlund pada tahun
1970. Model ini menggarisbawahi pengiriman dan penerimaan pesan yang
berlangsung secara terus-menerus dalam sebuah episode komunikasi.
Komunikasi bersifat transaksional adalah proses kooperatif: pengirim dan
penerima sama-sama bertanggungjawab terhadap dampak dan efektivitas
komunikasi yang terjadi. Model transaksional berasumsi bahwa saat kita terus-
menerus mengirimkan dan menerima pesan, kita berurusan baik dengan elemen
verbal dan nonverbal. Dengan kata lain, peserta komunikasi (komunikator)
melalukan proses negosiasi makna.
Faktor yang mempengaruhi komunikasi
Faktor yang mempengaruhi komunikasi diantaranya :
Latar belakang budaya.
Interpretasi suatu pesan akan terbentuk dari pola pikir seseorang
melalui kebiasaannya, sehingga semakin sama latar belakang budaya
antara komunikator dengan komunikan maka komunikasi semakin efektif.
Ikatan kelompok atau group
Nilai-nilai yang dianut oleh suatu kelompok sangat mempengaruhi cara
mengamati pesan.
Harapan
Harapan mempengaruhi penerimaan pesan sehingga dapat menerima pesan
sesuai dengan yang diharapkan.
Pendidikan
Semakin tinggi pendidikan akan semakin kompleks sudut pandang dalam
menyikapi isi pesan yang disampaikan.
Situasi
Perilaku manusia dipengaruhi oleh lingkungan/situasi
KOMUNIKASI INTERNAL
Komunikasi internal adalah segenap kegiatan komunikasi yang secara
khusus diarahkan pada pihak-pihak dalam lingkungan organisasi pemerintah.
Misalnya pegawai atau anggota, pimpinan pemerintahan, dan pejabat public.
Menyikapi perkembangan transparansi, organisasi pemerintah tidak dapat lagi
memenaj organisasinya dengan pendekatan struktural, birokratis, dan instruktif
dalam menjalankan roda pemerintahan, akan tetapi harus memanajnya dengan
mengembakan sistem komunikasi yang efektif atau lebih dikenal istilah
“managing by communications. Bab ini juga membahas tentang tantangan
komunikasi. Dan juga membahas tentang jenis-jenis jurnal internal, yaitu
majalah, Koran, Newsletter, dan majalah dinding. Adapun bentuk-bentuk baru
jurnal internal, yaitu jurnal audio, jurnal video, video perusahaan, dan Koran
elektronik. Dan ada juga manfaat perangkat audio visual, yaitu Untuk menghibur
para tamu dan undangan: Dengan audio visual dapat melakukan berbagai
presentasi untuk para tamu undangan baik dalam bioskop pribadi, ruangan hotel,
balai sidang, dan lain-lain.
Komunikasi Eksternal
Komunikasi eksternal merupakan kegiatan komunikasi yang biasa
dilakukanoleh praktisi Humas dalam membina hubungan baik dengan publik
eksternal.Tujuannya adalah mengusahakan tumbuhnya sikap dan gambaran
yang positif dari publik terhadap suatu organisasi.
Komunikasi eksternal adalah komunikasi yang berlangsung antara
pemimpinatau orang maupun kelompok yang mewakilinya dengan public sasaran
yang meliputimasyarakat sekitar, organisasi, instansi pemerintah, konsumen, dan
pelanggan, mediamassa (Effendi, 2004:128).Pendapat lain mengemukakan
komunikasi eksternal adalah komunikasi antara pimpinan organisasi dengan
khalayak di luar organisasi (Anggoro, 2005:130).Definisi lain komunikasi
eksternal adalah komunikasi yang berlangsungantara organisasi atau
perusahaan dengan pihak masyarakat atau publik yang adadiluar organisasi atau
perusahaan tersebut (Loina, 2001:102).Dari tiga pendapat diatas Effendi
mengatakan bahwa Kegiatan Eksternal Public Relations adalah komunikasi
yang dilakukan dari pimpinan dengan publik sasarannya, pendapat Anggoro dan
loina juga serupa dengan Effendi yaitukomunikasi antara pemimpin organisasi
dengan khalayak diluar organisasi tersebut.Berdasarkan ketiga pendapat diatas
penulis dapat menyimpulkan bahwakomunikasi eksternal adalah komunikasi
yang dilakukan oleh pimpinan atauorganisasi kepada khalayak sasaran diluar
organisasi tersebut
https://raranatasha.wordpress.com/2013/01/11/komunikasi-eksternal/
Cara menerima telepon dan menelepon yang Baik
1. Pengertian Etika Bertelepon
Etiket bertelepon adalah tata krama, sopan-santun,tata pergaulan dalam
bertelepon (menerima-melakukan kontak telepon) yang meliputi berbicara
dengan jelas, tegas, terkesan ramah, hangat dan bersahabat.
2. Hal-hal penting etika bertelepon adalah
1. Jangan biarkan telepon berdering 2-3 kali segeralah angkat.
2. Dengarkan mitra bicara dan berkonsentrasi dengan pihak penelepon
(tidak melamun).
3. Berkatalah dengan sopan dan hangat, hindari kata-kata yang bisa
meyinggungi perasaan penelpon.
1. Berikan respon secara tepat dan lugas.
2. Berbicar sepelunya dengan volume suara cukup jelas, tegas,
lancar serta hangat dan bersahabat.
3. Siapkan perlengkapan seperlunya ketika akan menelepon, seperti
nomor telepon yang dituju, buku catatan, dan pensil. Setelah itu
tanyakan apakah penerima telepon punya waktu untuk berbicara.
3. Langkah-langkah dan teknik menerima telepon.
1. Segeralah angkat jika telepon berdering.
2. Ucapkanlah salam begitu anda mengangkat telepon.
3. Bila penelepon menanyakan orang lain, tanyakan nama dan identitas
orang yang dicari.
4. Bila orang yang dituju tidak ada ditempat maka beritahukan dengan
sopan dan tawarkan pada penelepon untuk meninggalkan pesan.
5. Setelah menyelesaikan pembicaraan dengan penelepon sebaiknya
mengucapkan salam, dan jangan meletakkan gagang telepon mendahului
penelepon, tunggu sampai gagang telepon diletakkan atau telepon ditutup
selama dua atau tiga detik olah penelepon.
4. Langkah-langkah dan teknik menelepon
1. Siapkan nomor telepon yang akan dihubungi
2. Tekan nomor telepon yang dituju dan bila sudah tersambung dan pihak
yang dituju sudah menggangkat, ucapkanlah salam. Sebelum
mengutarakan maksud dan tujuan pastikan bahwa nomor yang dituju
benar.
3. Sebutkan identitas diri anda dengan jelas lalu kemukakan keinginan anda
untuk berbicara dengan orang yang dituju.
4. Berikanlah selalu kesan ramah dan ucapkan salam penutup untuk
mengakhiri pembicaraan.
5. Cara menggunakan telepon yang baik
1. Pegang gagang telepon dengan baik menggunakan tangan kanan,
tempelkan telepon dekat telinga dengan benar, sebaiknya mikrophone
jangan terlalu dekat dengan mulut.
1. Usahakan nafas kita saat bicara ditelepon tidak terdengar seperti
mendengus.
2. Ucapkan salam.
1. Tanyakan identitas penelepon.
2. Gunakan “Smiling Voice” dan “Pitch Control” selama
pembicaraan berlangsung.
1. Simak baik-baik pesan dan kalimat penelepon.
2. Apabila anda tidak mengerti, tidak ada salahnya
anda mengulangi pertanyaan.
1. Akhiri pembicaraan dengan salam.
2. Letakkan gagang telepon dengan benar dan
pas pada posisinya.
6. Hal-hal yang tidak boleh dilakukan pada saat komunikasi menggunakan
telepon
1. Suara terlalu keras.
2. Bicara ditelepon sambil makan atau berdecak.
3. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara ditelepon.
4. Berbicara dengan nada kasar atau membentak.
5. Berbicara dengan nada memerintah.
6. Membirkan penelepon menunggu terlalu lama tanpa penjelasan.
Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah
http://muhamadlutfi96.blogspot.co.id/2013/03/cara-menerima-telepon-
dan-menelepon.html
TATA CARA BERTELEPON YANG BAIK DI KANTOR
Berikut adalah tata cara bertelepon yang baikm di dalam kantor:
1. Pegang gagang telepon dengan baik. Hal ini penting untuk menghindarkan
suara yang kita keluarkan tidak jelas . Perhatikan juga jarak telepon, jangan
terlalu dekat ataupun terlalu jauh dengan mulut kita.
2. Usahakan nafas kita pada saat berbicara tidak terdengar seperti mendengus
di telepon. Kasihan lawan bicara kita
3. Ucapkan salam baik pada saat kita menelpon atau menerima telepon, seperti
Selamat Pagi, Selamat Siang, Selamat Sore dsb. Bila menerima telepon di
kantor biasanya kita sebutkan identitas perusahaan, salam, nama dan kalimat
bisa dibantu. Misal: PT Kolang-Kaling, Selamat pagi/siang/sore, dengan Dian
bisa dibantu..?
4. Jangan lupa tanyakan identitas penelpon dengan kalimat, boleh tahu dengan
Bapak/Ibu/Mas/Mbak siapa saya berbicara..?
5. Gunakan “Smiling Voice” selama pembicaraan berlangsung, bahkan sejak
pertama mengucapakan salam. Bagaimana sich membuat suara kita enak &
empuk didengar dan selalu seperti tersenyum..?ya kuncinya tersenyumlah
selama berbicara dan buat nada suara kita berada pada posisi suara rendah
(jangan melengking) dan menggunakan suara perut
6. Selama pembicaraan jaga kecepatan bicara kita (pitch control) agar tidak
terlalu cepat dan terlalu lambat
7.Simak baik-baik pesan atau kalimat yang diucapkan lawan bicara. Jangan
memotong pembicaraan. Bila perlu mencatat, siapkan selalu alat tulis di dekat
kita
8.Apabila tidak mengerti, tidak ada salahnya kita melontarkan pertanyaan
9. Simpulkan hal-hal penting sepanjang pembicaraan sebelum mengakhiri
pembicaraan
10.Akhiri pembicaraan dengan pertanyaan “apakah ada lagi yang bisa saya
bantu?” atau ada hal-hal penting yang terlewat untuk disampaikan. Bila tidak
maka ucapkan terima kasih dan jangan lupa ucapkan kembali salam
11.Yang menghubungi atau menelpon adalah yang meletakkan / menutup
gagang telepon terlebih dahulu. Hal ini untuk menghindarkan adanya hal penting
yang mungkin belum disampaikan sepanjang pembicaraan dan telepon keburu
ditutup atau berkesan kita mentup/membanting telepon padahal lawan biacara
belum selesai berbicara.
Selamat mencoba, mudah-mudahan postingan ini bisa membantu mengingatkan
kita semua agar selalu bersikap santun saat meng handle telepon dari seseorang
Tata Cara Bertelepon
Telepon adalah salah satu alat untuk berkomunikasi di kantor. Oleh sebab itu,
perlu diperhatikan etika dalam berbicara melalui telepon. Ada beberapa cara
yang harus dilakukan pada saat menerima atau menelepon orang lain.
Menerima telepon:
Pada saat telepon berbunyi, sebaiknya mengangkat gagang telepon
sesegera mungkin, jangan biarkan penelepon menunggu lama. Jangan
mengangkat telepon yang sedang berdering dengan kasar, karena hal itu
menunjukkan ketidaksenangan dan ketidaksopanan terhadap orang yang
ada di sekitar Anda.
Menyebutkan nama instansi dan memberi salam kepada penelepon,
misal: Pointer, selamat pagi. Sampaikan salam dengan suara jelas dan
tidak terburu-buru.
Tanyakan dengan sopan siapa lawan bicara Anda tanpa terkesan
menginterogasi, misal: mohon maaf, boleh tahu dengan siapa saya
bicara? Ada yang bisa saya bantu?
Dengarkan baik-baik permintaan si penelepon, jangan memotong
pembicaraan.
Jika penelepon berkepentingan dengan orang lain, maka sambungkan
segera kepada orang yang dituju, jelaskan siapa dan dari instansi mana si
penelepon tersebut kepada orang yang dituju.
Apabila orang yang dituju tidak ada di tempat, maka penerima telepon
harus bisa menerima pesan yang ingin disampaikan penelepon, catat
dengan lengkap dan jelas, tanyakan dan catat kapan dan di nomor
berapa penelepon bisa dihubungi. Pastikan pesan tersebut sampai
kepada orang yang dimaksud.
Ucapkan terima kasih pada setiap akhir pembicaraan dan ucapkan
kembali salam selamat pagi/siang /sore.
Beri kesempatan kepada penelepon untuk menutup telepon terlebih
dahulu. Tutup telepon dengan perlahan.
Bersikaplah tersenyum dan duduklah dengan sopan pada waktu
berbicara melalui telepon karena sikap yang kurang ramah dan posisi
duduk yang kurang sopan dapat dirasakan oleh lawan bicara.
Hal-hal yang perlu diperhatikan:
Sikap mau membantu.
Jaga intonasi suara, jangan terlalu lemah tetapi juga jangan terlalu keras
seperti orang sedang marah.
Pilih kata-kata yang sopan, ramah, dan mudah dimengerti.
Jangan mengangkat telepon jika Anda masih berbicara dengan orang
lain.
Jangan makan/minum selama berbicara di telepon.
Jangan menguap.
Jangan memotong pembicaraan.
Jangan berbicara dengan orang ketiga di sekitar Anda pada saat Anda
sedang berbicara di telepon.
Gunakan sapaan atau kalimat yang berbeda-beda sehingga tidak
terkesan kaku.
Hindari menelepon pada kondisi ribut di sekitar Anda.