nỘi dung - 4wkt.net

1

Trình bày: Lê Khánh Lâm, DBA, CPA (Aust & Vn)

1. Quy trình là gì?

2. Hiểu biết về quản lý rủi ro

3. Phương pháp tiếp cận

4. Nghiên cứu tổng quát

5. Bố cục Bộ quy trình

6. Kỹ thuật mô tả

7. Đề xuất cải tiến

8. Trao ñổi

NỘI DUNG

2Audit | Tax | Advisory

2

Có rất nhiều ñịnh nghĩa, khái niệm khác nhau:� Một sự sắp ñặt logic về con người, các thủ tục và công nghệ với

nhau ñể thực hiện các hành ñộng ñược thiết kế nhằm chuyển ñổi các thông tin, nguyên liệu, và năng lượng thành kết quả cụ thể

� Một sự miêu tả có tính thứ tự và ñịa lý về việc làm sao các công việc có thể thực hiện trong một tổ chức (bao gồm cả các quy ñịnh về nhiệm vụ và các bước công việc)

� Quy trình là một tập hợp các tác vụ có quan hệ tương hỗ với nhau nhằm ñáp ứng một yêu cầu cụ thể bằng việc mang lại một kết quả nhất ñịnh cho ñối tượng thụ hưởng quy trình

Quy trình

3

Những câu trả lời thường gặp:� Có ai ñọc ñâu� Cách tốt nhất là hướng dẫn thông qua công việc thực tế� Quy trình và các hướng dẫn bằng văn bản quá cứng nhắc� Không ai có thời gian ñể ñầu tư cho việc soạn thảo này

Trong xu thế chuyên nghiệp hiện nay, các lý do trên không thuyết phục:� Nếu là chính sách của công ty thì nhân viên bắt buộc phải ñọc và tuân thủ� Các thông tin quan trọng, phức tạp thì khó có thể truyền ñạt rõ ràng, ñầy

ñủ bằng miệng, qua các cuộc họp hoặc thông báo ngắn

� Quy trình kế toán phải mô tả các phần hành rõ ràng, phải diễn ñạt ñược các nội dung mà Ban Giám ñốc muốn kiểm soát, và phải giải thích các thủ tục và phương pháp kế toán cần ñược thực hiện

Vì sao ít DN xây dựng Quy trình kế toán hoàn chỉnh?

4

3

Đánh giá trình ñộ Quản lý rủi ro

5

5- Hoàn thi ện- Các hệ thống

kiểm soát được BGĐ liên tục kiểm soát và hoàn thiện

3- Chuẩn hóa- Các hoạt động

kiểm soát đã được xây dựng và văn bản hóa đầy đủ

2- Sơ khai - Các hoạt động

kiểm soát đã được xây dựng nhưng chưa được văn bản hóa hoàn toàn

1-Không th ể tin c ậy

- Các hoạt động kiểm soát không hiện hữu

4- Có giám sát- Các hoạt động

kiểm soát đã chuẩn hóa được kiểm tra định kỳ về hiệu quả và báo cáo với BGĐ’’

� Hướng dẫn thích hợp và rõ ràng về cách xử lý các nghiệp vụ kế toán � Đảm bảo các nghiệp vụ ñược ghi chép ñầy ñủ, chính xác, nhất quán và theo

trình tự thời gian� Đảm bảo tất cả các tài liệu kế toán ñược mở và ghi chép ñầy ñủ và ñáp ứng

yêu cầu pháp lý cũng như mục ñích quản trị nội bộ� Đảm bảo hệ thống kế toán ñược duy trì phù hợp với tình hình/ ñiều kiện kinh

doanh ñặc thù của công ty và cung cấp thông tin ñáng tin cậy cho hệ thống kiểm soát nội bộ

� Đảm bảo các nghiệp vụ kế toán tuân thủ theo chuẩn mực và hệ thống kế toán Việt Nam cũng như các yêu cầu pháp lý khác

� Tạo ñiều kiện cho việc huấn luyện và phát triển nhân viên� Tăng cường hiệu quả luân chuyển thông tin giữa các bộ phận� Bộ quy trình tốt sẽ là nền tảng ñể kịp thời cập nhật các thay ñổi bên trong và

bên ngoài doanh nghiệp

Mục tiêu của Quy trình kế toán

6

4

� Nghiên cứu và ñánh giá tổng quát các yêu cầu quản lý và vận hành của Công ty ñặt ra (hoặc sẽ yêu cầu) cho Bộ phận kế toán. Khả năng ñáp ứng các yêu cầu này của BP Kế toán nói chung và nhân viên nói riêng

� Tìm hiểu cụ thể các hoạt ñộng trọng yếu của BP Kế toán

� Tập hợp thông tin và trao ñổi quan ñiểm với Công ty về Bố cục của Bộ quy trình, các quy trình chính sẽ ñược mô tả trước khi ñi vào soạn thảo chi tiết

� Dự thảo, trao ñổi và hoàn thiện việc soạn thảo các nguyên tắc chung và quy trình chính theo Bố cục ñã thống nhất với Công ty

� Đề xuất cải tiến (nếu có) ñể triển khai các quy trình ñã ñược chuẩn hóa bằng văn bản một cách tích cực và hiệu quả

� Banh hành và huấn luyện việc tổ chức thực hiện

7

Nghiên c ứu tổng quát1

Tìm hiểu về hoạt động Bộ phận kế toán2

Tập hợp thông tin để xây dựng Bộ Quy trình33

Hoàn thi ện Bộ Quy trình44

Thảo luận các đề xuất cải tiến5

Ban hành B ộ quy trình và hu ấn luy ện6

Phương pháp tiếp cận

Nghiên cứu tổng quát

Audit | Tax | Advisory 8

5

Quản lý và vận hành

3 yếu tố vận hành

Mục tiêu Thi ết kếCơ chế quản

lý

3 cấp độquản lý

Tổ chứcMục tiêu của tổ

chức

Cơ chế vận hành của tổ

chức

Quản lý tổ chức

Phòng banMục tiêu củaphòng ban

Cơ chế vậnhành của

phòng ban

Quản lý phòngban

Cá nhânMục tiêu của vị

trí công việc

Vai trò/nhiệmvụ của vị trícông việc

Quản lý vị trícông việc

9

10

� Khi chúng ta quét sâu hơn vào từng quy trình, chúng ta sẽ thấy các cá nhân thực hiện từng công việc cụ thể, như tế bào của một tổ chức

� Các yếu tố hoạt động cần quản lý ở cấp độ cá nhân thực hiện là tuyển dụng và thăng tiến, vai trò trách nhiệm, phản hồi, khen thưởng và đào tạo

Chức năng A Chức năng B Chức năng C Cổ đông

Thị trường

Dịch vụ

Tài chính

Quy trình 1

Quy trình 2

Quy trình 3

Mô hình quản lý 3 cấp ñộ

6

Phần II - Đánh giá chung về hiện trạng

11

3 cấp độ 3 yếu tố Cấp quản lý C ấp thừa hành

Ưu điểm Hạn chế Ưu điểm Hạn chế

Tổ chức

Mục tiêu

� Mục tiêu đượcBGĐ xác định rõràng và nhất quán

� Các chiến lượckinh doanh đượcxác nhận là phùhợp

� Chưa văn bản hóa

� Thông tin vềngân sách, tàichính phục vụcho mục tiêukinh doanh đãđược tập hợptheo yêu cầu

� Việc đối chiếu thông tin kế toán quản trị và kế toán tài chính để phục vụ cho yêu cầu ra quyết định của BGĐ nhằm kiểm soát và thực thi chiến lược đang là một thách thức lớn

Thiết kế

� Nhân sự tinh gọn và tương đối hợp lý

� Sơ đồ tổ chức và mô tả công việc chi tiết chưa cụ thể

� Nhân sự phối hợp nhịp nhàng và có trách nhiệm

� Các quy trình chưa rõ ràng, chưa được văn bản hóa

� Luồng thông tin chưa đượcbố trí hợp lý

� Chất lượng đáp ứng yêu cầuquản trị ngày càng cao đanglà một thách thức

Quản lý

� Một số biện pháp đo lường kết quả chung đã được xây dựng và thống nhất

� Biện pháp đo lường hiệu quả cho BP Kế toán chưa được xây dựng cụ thể

� Không xảy ra xung đột và tắc nghẽn trong hoạt động

� Đường nét tổ chức chưa địnhhình một cách rõ ràng

� Các vấn đề về tổ chức, quảnlý cần tiếp tục được hoànthiện


12

3 cấp độ 3 yếu tố Cấp quản lý Cấp thừa hành


Phòng ban

(BP Kế toán)

Mục tiêu

� Đã có thể kháiquát chung bằnglời

� Chưa được văn bảnhóa một cách có hệthống và khoa họcđể đáp ứng yêu cầuquản trị ngày càngcao của BGĐ

� Đã có thể khái quát chung bằng lời

� Chưa được văn bản hóa một cách có hệ thống và khoa học để đáp ứng yêu cầu quản trị ngày càng cao của BGĐ

Thiết kế





Quản lý




� Chưa được văn bảnhóa một cách có hệthống và khoa học đểđáp ứng yêu cầu quảntrị ngày càng cao củaBGĐ

7


13

3 cấpđộ

3 yếutố

Cấp quản lý C ấp thừa hành


Cánhân

Mục tiêu

� Có thể khái quát chung bằng lời

� Mục tiêu công việc cụ thểcho từng cá nhân chỉ mớigiải thích bằng miệng ở gócđộ vai trò

� Chưa văn bản hóa đượcphương pháp đánh giá kếtquả thực hiện mục tiêu

� Có thể kháiquát chungbằng lời; nhưng chưathật sự hiểu hếtsự gắn kết giữamục tiêu côngty, quy trình vàcá nhân

� Mục tiêu công việc cụ thể chotừng cá nhân chỉ mới giải thíchbằng miệng ở góc độ vai trò

� Chưa văn bản hóa được phươngpháp đánh giá kết quả thực hiệnmục tiêu

Thiết kế

� Có thể khái quát chung bằng lời

� Chưa có Bảng mô tả công việc cụ thể cho từng vị trí của Công ty

� Có thể khái quát chung bằng lời; nhưng chưa thể mô tả đầy đủ

� Chưa có Bảng mô tả công việc cụ thể cho từng vị trí của Bộ phận kế toán

Quản lý

� Môi trường làm việc chuyên nghiệp

� BGĐ cởi mở, thân thiện

� Chính sách nhân sự đang được hoàn thiện

� Các cá nhân hỗ trợ nhau tốt dựa trên văn hóa đoàn kết của Công ty

� Nhân viên kế toán chưa hiểu rõmục tiêu công việc theo yêu cầucủa BGĐ

� Cá nhân chưa có đầy đủ thôngtin để đánh giá khả năng đápứng yêu cầu công việc

Bố cục Bộ quy trình

14

8

Bộ quy trình kế toán bao gồm:

� Phần I

� Phần II

Bố cục của Bộ quy trình kế toán

15

Phần I bao gồm:

� Mục 1: Giới thiệu

� Mục 2: Văn hóa công ty và ñạo ñức nghề nghiệp

� Mục 3: Nguyên lý cơ bản trong kế toán

� Mục 4: Nguyên tắc kế toán

� Mục 5: Chính sách kế toán

� Mục 6: Hệ thống kế toán của Công ty

� Mục 7: Cách tổ chức và trách nhiệm của Bộ phận kế toán

Phần I

16

9

Phần I của Bộ quy trình kế toán ñược xây dựng trên nguyên lý sau:

Nguyên lý xây dựng Phần I

17

Kiểm soát nội bộ (Internal Control)

Nhằm tạo môi trưởng kiểm soát

Quản trị Doanh nghiệp(Corporate Governance)

Xem xét các phạm vi, lĩnh vực có thể xảy ra mâu thuẫn lợi ích

Các nguyên tắc nền tảngcủa kế toán

Phần I

Nguyên lý xây dựng Phần I

18

Kiểm soát nội bộ (Internal Control)

Nhằm tạo môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát

Đánh giá các rủi ro

Hoạt động kiểm soát

Thông tin và báo cáo Giám sát

10

Mục tiêu của Corporate

Governance là hạn chế tối

ña các yếu tố dẫn ñến

xung ñột quyền lợi giữa Tổ

chức/ cá nhân trong nội

bộ Công ty và với các bên

liên quan (nhà cung cấp,

khách hàng, ñối thủ cạnh

tranh, Nhà nước, khác)

Quản trị Doanh nghiệp - Corporate Governance

19

Nội bộ

Doanh nghi ệp

Nhà nước

Nhà cung c ấp

Các bên liên quan khác

Đối thủ cạnh tranh

Khách hàng

Corporate Governance – Nội bộ doanh nghiệp

20

Ban Giám đốc

Quản lý r ủi ro

và thành tích ho ạt động

Các Qui định/

Chính sáchKiểm soát

Đạo đức & Văn hóa

kinh doanh

Minh b ạch

Truyền thông

Hạn chế tối đa việc cá nhân trong tổ chức tận dụng các cơ hội sẵn có để trục lợi cá nhân/ dẫn đến mâu thuẫn quyền lợi

11

Báo cáo tổng quátPhần I: Tầm quan trọng

Mục 1 Giới thiệu Giới thiệu các mục đích cốt lõi của Bộ quy trình kế toán và kỳ vọng củaBan Giám đốc

Mục 2Văn hóa Công ty và đạo đức nghề nghiệp

Nhằm nâng cao công tác kiểm soát nội bộ (Internal Control) và công tác quản trị doanh nghiệp (Corporate Governance) thông qua việc đưa ra các chuẩn mực, qui định, nguyên tắc về văn hóa và đạo đức nghề nghiệp

Mục 3Nguyên lý cơ bản trong kế toán

Giúp hệ thống hóa các nguyên lý, nguyên tắc và chính sách kế toánchung; giúp nhân viên kế toán có được một cái nhìn tổng quan các yêucầu căn bản và nền tảng nhất khi làm công tác kế toán; giúp hình dung các khuôn khổ góp phần hình thành một bộ máy kế toán toàn diện vàgiúp các nhân viên kế toán lưu ý các vấn đề cốt lõi trước khi bắt tay vàocác quy trình chi tiết

Mục 4 Nguyên tắc kế toán

Mục 5 Chính sách kế toán

Mục 6Hệ thống kế toán của Công ty

Mục 7Cách tổ chức và tráchnhiệm của Bộ phận kếtoán

Giúp mọi người hiểu rõ về tổ chức của Bộ phận kế toán và xác định cụ thể quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên tham đảm trách các phần hành kế toán được giao

21

Báo cáo tổng quát

Phần I Hiện tr ạngĐề xuất cải tiến

Hiện tại Tương lai

Mục 1

Mục đích cốt lõi của Bộ quytrình và kỳ vọng của BGĐ đốcchưa được BPKT nắm bắt đầyđủ

Mục tiêu và kỳ vọng này sẽ được vănbản hóa và truyền đạt rõ ràng trong Bộquy trình và là yêu cầu tham khảo bắtbuộc đối với mọi nhân viên của BPKT

Cập nhật theo quá trình phát triển của DN và yêu cầu quản lý của BGĐ

Mục 2

Khái niệm về Văn hóa công tyvà Đạo đức nghề nghiệp chưađược đề cập toàn diện; tầmquan trọng của nó trong việccũng cố môi trường kiểm soátchưa được nhấn mạnh

Khái niệm Văn hóa công ty và Đạo đứcnghề nghiệp đã được văn bản hóa trongBộ quy trình (theo góc độ dành choBPKT); tầm quan trọng của nó trogn việccũng cố môi trường kiểm soát đã đượcnhấn mạnh

Đào tạo và cập nhật theo quá trình phát triển của DN và yêu cầu quản lý của BGĐ

Mục 3

Các khái niệm kế toán cơ bản, ý nghĩa của sổ sách, báo cáo, chuẩn mực, kiểm soát nội bộchưa được nhắc lại đầy đủ

Các khái niệm kế toán cơ bản, ý nghĩacủa sổ sách, bảo cáo, chuẩn mực, kiểmsoát nội bộ đã được lưu ý đúng mức vàvăn bản hóa trong Bộ quy trình

Đào tạo thêm về Chuẩnmực và Kiểm soát nội bộ

22

12

Phần I Hiện tr ạngĐề xuất cải tiến


Mục 4Khái niệm trung thực và hợp lý; và các nguyên tắc cơ bản của kế toán chưa được xác nhận

Khái niệm trung thực và hợp lý; và các nguyên tắc cơ bản của kế toán (hoạt động liên tục, phù hợp, thận trọng, trọng yếu, nhất quán và giá gốc) đã được xác nhận và văn bản hóa

Tham dự các khóa đào tạo về Chuẩn mực kế toán

Mục 5

Chính sách kế toán chung, ý nghĩa các khoản mục trênBCĐKT và BCKQKD chưa đượctrình bày theo tinh thần chuẩnmực

Chính sách kế toán chung, ý nghĩa cáckhoản mục trên BCĐKT và BCKQKD đãđược tóm tắt theo tinh thần chuẩn mực

Tham dự các khóa đào tạo về Chuẩn mực kế toán

Mục 6Hệ thống tài khoản các cấp chưa được tài liệu hóa để dễ dàng tham chiếu và mở rộng

Hệ thống tài khoản các cấp đã được tài liệu hóa để dễ dàng tham chiếu và mở rộng

Xem xét việc ứng dụng giải pháp CNTT và áp dụng bộ mã hệ thống tài khoản khoa học

Mục 7Sơ đồ tổ chức, trách nhiệm và quyền hạn chi tiết của nhân viên kế toán chưa được văn bản hóa

Sơ đồ tổ chức, trách nhiệm và quyền hạnchi tiết của nhân viên kế toán đã đượcvăn bản hóa và đề nghị chi tiết

Thảo luận và chi tiết thêmcho phù hợp với sự pháttriển của DN và yêu cầuquản lý của BGĐ

23

Báo cáo tổng quát

Kỹ thuật mô tả

Audit | Tax | Advisory 24

13

Nội dung phần II bao gồm (ví dụ minh hoạ):

� Quy trình 1: Bán hàng và Nợ phải thu

� Quy trình 2: Mua hàng và Nợ phải trả

� Quy trình 3: Tiền

� Quy trình 4: Tài sản cố ñịnh

� Quy trình 5: Giá thành/ Chi phí dự án

� Quy trình 6: Lương

� Quy trình 7: Lưu chuyển chứng từ

� Quy trình 8: Thuế và các khoản phải nộp khác

Phần II

25

Nguyên lý xây dựng Phần II

26

SwimlaneMô tả hành động và luồng lưu

chuyển chứng từ

Diễn giải ICOMsCụ thể hóa trách nhiệm của

các cá nhân có tham gia

Liệt kê các chứng từ quan trọng sử dụng trong từng Quy trình

Phần II

14

� Lưu ñồ hóa quy trình (Sử dụng Workflow Process Model or Swimlane Diagram)

Kỹ thuật phân tích Quy trình

27

Sw

imla

ne

Dia

gra

m

PhòngBan

Phòng Ban

Phòng Ban

Phòng Ban

Mô hình Swimlane

28

A

B

C

E

D

15

Các câu hỏi gợi ý ñể hoàn tất Mô hình:� Ai sẽ là những người thực hiện công việc này

� Công việc này có mấy bước

� Công việc này liên quan ñến bao nhiêu phòng ban/ ñối tượng

� Công việc này ñược thực hiện vào lúc nào

� Công việc này ñược thực hiện ñộc lập hay phải hoàn thành trước hoặc sau một

công việc khác

� Mối quan hệ giữa công việc này với các công việc khác trong cùng hoặc khác

quy trình

� Các giấy tờ, hóa ñơn chứng từ cần thiết cho công việc này

Mô hình Swimlane

29

Mô hình Swimlane mẫu - Quy trình kê khai thuế GTGT

Bộ phậnkinh

doanh

Kế toándoanh thu/ công nợ

Kế toánthanh toán

Kế toántrưởng

Giám đốc

Các bênliên quan

30

Bán dịch vụLập hóa đơn

Nhận HĐ GTGT đầu ra

Nhập liệu vàoSổ sách

Lập bảng kêGTGT đầu ra

Hóa đơn GTGT/Phiếu chi

Nhập liệu vàoSổ sách

Lập bảng kê GTGT đầu vào

Lập tờ khai

Tờ khai thuế/Bảng kê thuế Đầu vào, đầu ra

Kiểm tra

Phê duyệt

Cơ quanthuế

16

� Diễn giải chi tiết Quy trình (Sử dụng phương pháp ICOMs)

Kỹ thuật phân tích Quy trình

31

Được chuy ển đổi

thành

Đầu vào

Đầu ra

Kiểm soát

Cơ chế/ nguồn lực thực hi ện

Biểu 2: Mô tả chi tiết quy trình –IDEFΦ (ICOMs)

Người thực hi ện

� Liệt kê tất cả những người chịu trách nhiệm chính trong quy trình này? (ví dụ trong quy trình thuế GTGT ở trên thì việc lập tờ khai là trách nhiệm của kế toán thanh toán)

� Người có liên quan trong quy trình có thể là bên ngoài hoặc là một tổ chức khác

Công vi ệc� Tất cả các công việc/ các bước phải thực hiện trong quy trình

� Đặt tên cho các công việc thật dễ nhớ và dễ hiểu

Khi nào� Các công việc được thực hiện khi nào

� Công việc nào trước, công việc nào sau, công việc nào xảy ra đồng thời, công việc nào độc lập

Cách th ức thực hi ện

� Các chỉ dẫn thực hiện từng công việc cho từng cá nhân chịu trách nhiệm chính trong quy trình, các chỉ dẫn phải rõ ràng, ngắn gọn, xúc tích

� Các chỉ dẫn phải tuân theo thứ tự thực hiện công việc, từ trước đến sau, từ điểm bắt đầu đến điểm kết thúc

Mục đích� Nêu rõ mục đích của quy trình

32

17

Mô tả quy trình kê khai thuế GTGT –IDEFΦ (ICOMs)

Thuế GTGT đầu ra

Người thực hiện

� Kế toán doanh thu-công nợ

Công vi ệc� Ghi nhận hạch toán số liệu thuế GTGT đầu ra

� Lập bảng kê số thuế GTGT đầu ra

Khi nào� Hàng ngày, khi phát sinh các nghiệp vụ bán dịch vụ

� Từ ngày 5 đến ngày 25 kiểm tra và chuyển số liệu cho Kế toán thanh toán

Cách th ức thực hiện

� Kế toán doanh thu-công nợ:

� Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, Bộ phận Kinh doanh lập hoá đơn và ghi nhận giá trị thực hiện (doanh thu vàthuế GTGT đầu ra) sau đó chuyển hoá đơn cho Kế toán doanh thu-công nợ (định kỳ giao hoá đơn 3 lần/tuần, vàngày 5 tháng sau phải chuyển giao tất cả các hoá đơn phát sinh trong tháng)

� Kế toán doanh thu-công nợ nhận hóa đơn từ Bộ phận kinh doanh kiểm tra số liệu do Bộ phận kinh doanh lập vớihoá đơn nhận được và định khoản thuế GTGT đầu ra

� Ngày 5 mỗi tháng khoá sổ và lập Bảng kê dịch vụ bán ra (mẫu số 02/GTGT) bao gồm:

�Dịch vụ bán ra chịu thuế GTGT 0%

�Dịch vụ bán ra chịu thuế GTGT 10%

� Sau đó chuyển bảng kê cho Kế toán thanh toán lập tờ khai thuế GTGT (mẫu số 01-GTGT-TKTN)

Mục đích� Đảm bảo tất cả thuế GTGT đầu ra được tập hợp, ghi nhận, phân loại trong tháng đầy đủ

33

� Liệt kê các mẫu biểu, chứng từ ñược sử dụng trong quy trình

� Các mẫu biểu, chứng từ phải có tên gọi thống nhất ñể tránh nhầm lẫn

Lưu ý:

� Liệt kê tất cả các mẫu biểu, chứng từ ñược mô tả trong Mô hình Swimlane và Mô tả chi tiết (có thể nêu thêm một số chứng từ giải thích nếu cần thiết)

Liệt kê các mẫu biểu, chứng từ trong Quy trình

34

18

Mẫu biểu chứng từ sử dụng trong Quy trình thuế GTGT

Mẫu biểu, chứng từ

35

Hóa đơn GTGTĐầu ra

Phiếu chi

Hóa đơn GTGTĐầu vào

Tờ khai thuế

Bảng kê thuế đầura, đầu vào

Đề xuất cải tiến

36

19

Đề xuất cải tiến từ người phụ trách quy trình

37

6 yếu tố kích hoạt quy trình

Thiết kếhiện tại

Cơ chế độngviên và

cách đánh giá

Nhân sự thựchiện (HR)

Chính sách và Quy chế

Công nghệthông tin

Điều kiệnlàm việc

Đề xuất cải tiến từ người phụ trách quy trình

Thiết kế hiện tại

� Đưa ra những đề xuất nhằm cải tiến chính quy trình hiện tại của Công ty � Xem xét lại người thực hiện có hợp lý chưa; nội dung công việc có nhiều quá không; thời gian thực hiện nhiều hay

ít; cách thức thực hiện có phức tạp quá không; khả năng xảy ra rủi ro/sai sót nhiều hay không; các mẫu biểu, chứng từ có hợp lý hay chưa

Công nghệ thông tin

� Xem xét và đề xuất các vấn đề liên quan đến công nghệ thông tin nhằm cải tiến quy trình� Có cần một phần mềm kế toán chuyên dụng hay không; vấn đề bảo mật số liệu kế toán có đảm bảo không; vấn đề

cập nhật các quy định về kế toán có dễ dàng thực hiện hay không

Cơ chế động viên và cách đánh giá

� Cơ chế động viên đánh giá nhân viên kế toán hiện tại có phù hợp hay không và nêu các đề xuất; các vấn đề về lương thưởng của nhân viên kế toán có phù hợp

� Cơ chế đánh giá thành tích công tác của nhân viên kế toán có phù hợp hay chưa, nếu chưa có thể nêu các đề xuất

� Nhân viên kế toán mong đợi gì ở Công ty

Nhân sự thực hiện

(HR)

� Trình độ/ năng lực của nhân viên kế toán hiện nay như thế nào, có đủ đáp ứng điều kiện của công việc hay chưa� Số lượng nhân viên kế toán so với công việc thực tế nhiều hay ít/ có cần bổ sung hay không� Nhân sự kế toán hiện tại có cần phải gởi đi đào tạo/ bồi dưỡng kiến thức chuyên môn hay không

Chính sách và Quy chế

� Các chính sách và quy chế hỗ trợ bộ phận kế toán có đầy đủ hay chưa; các chính sách về đầu tư, mua sắm tài sản cố định, chi tiêu cho hoạt động chung, tạm ứng…có đầy đủ hay chưa

Điều kiện làm việc

� Điều kiện/ môi trường làm việc có thoải mái hay không; Nếu không hãy đề xuất liên quan đến điều kiện làm việc như: Bàn ghế/ máy tính/ ánh sáng/ máy lạnh…

38

20

Phần II – Báo cáo tổng quát về từng Quy trình

Quy trình 1 – Quy trình bán hàng và n ợ phải thu

Đánh giá hi ện trạngĐề ngh ị cải ti ến


Quy trình

Chưa được hệ thống hóa và vănbản hóa trọn vẹn về quy trình

Đã chuẩn hóa trong quy trình thôngqua Swimlane và ICOMs

Đã xác định gồm 1 Quy trình chính và2 Quy trình phụ:

� Quy trình doanh thu

� Quy trình thu hồi công nợ

Thường xuyên xem xét và cập nhật lại cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của Công ty

CNTT

Còn yếu, chưa đáp ứng được nhu cầu của BGĐ về kết xuất báo cáo quản trị nhiều chiều

Chưa đề xuất Một số gợi ý cải tiến sẽ được đính kèm trong Báo cáo cuối cùng

Cơ chế động viênPhù hợp với yêu cầu hiện nay Chưa đề xuất Một số gợi ý cải tiến sẽ

được đính kèm trong Báo cáo cuối cùng

Nhân sựPhân chia công việc chưa thực sự hợp lý

Mô tả công việc cho từng cá nhân sẽxác định rõ trong quy trình

Chính sách & Qui ch ếChính sách và qui chế còn rời rạc

Đã hệ thống và văn bản hóa được cácquy trình chính trong Bộ quy trình

Điều ki ện làm vi ệcPhù hợp với yêu cầu hiện nay Chưa đề xuất Một số gợi ý cải tiến sẽ

được đính kèm trong Báocáo cuối cùng 39

Phần II – Báo cáo tổng quát về từng Quy trình

Quy trình 2 – Mua hàng và N ợ phải trả

Đánh giá hi ện trạngĐề ngh ị cải ti ến


Quy trình

Chưa được hệ thống hóavà văn bản hóa trọn vẹn vềquy trình

Chuẩn hóa trong quy trình thông qua Swimlanevà ICOMs. Đã xác định gồm 1 Quy trình chínhvà 3 Quy trình phụ:

� Quy trình mua hàng phục vụ chương trình

� Quy trình mua hàng phục vụ quản lý

� Quy trình thanh toán cho nhà cung cấp

Thường xuyên xem xét và cập nhật lại cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của Công ty

CNTT

Còn yếu, chưa đáp ứng được nhu cầu của BGĐ về kết xuất báo cáo từ phần mềm


Cơ chế động viênPhù hợp với yêu cầu hiện nay


Nhân sựPhân chia công việc chưa thực sự hợp lý

Mô tả công việc cho từng cá nhân sẽ xác địnhrõ trong quy trình

Chính sách & Qui ch ếChính sách và qui chế còn rời rạc

Đã hệ thống và văn bản hóa được các quytrình chính trong Bộ quy trình

Điều ki ện làm vi ệcPhù hợp với yêu cầu hiện nay

Chưa đề xuất Một số gợi ý cải tiến sẽ được đính kèm trong Báo cáo cuối cùng 40

21

Q&A

41Audit | Tax | Advisory

Thank You

42

DTL Auditing CompanyMember Crowe Horwath International

Ho Chi Minh City Office 5 FL, Sai Gon 3 Building140 Nguyen Van Thu St, Dakao WardDistrict I, Ho Chi Minh CityTel : (848) 3827 50 26Fax: (848) 3827 50 27 [email protected]

Ha Noi Office2 FL (Room 203), D5 Building, Lot CTran Thai Tong St Cau Giay District, Ha NoiTel : (844) 6285 8899Fax: (844) 6285 [email protected]

Audit | Tax | Advisory

nỘi dung - 4wkt.net

Documents