● Migratie● Admin levels, logging● Device management

Google Apps:hoe beheer je dat?

NGN woensdag 26 oktober

Werkplek in de Wolken | G-Workplace

Focus op dienstverlening rondom Cloud oplossingen

Portfolio:

● Cloud Computing vs On-

premise

● Bring-Your-Own-Device

● Office 365 vs Google Apps

Focus op internationale Google Apps markt

Portfolio:

● Migratie Producten

● Google Apps Applicaties

● Specifiek services

● (remote) trainingen

ICTCloud

Flexibele kostenSchaalbaarBeveiligingAltijd up-to-date24x7Internet browserWerken 2.0Samenwerken

Migratie: van on-premise naar cloud

ICT On-premise

SW licentie kostenSW upgrades,HW onderhoudUitvalInvesteringen

Mail

Commonapplicaties

BusinessSpecific

applicaties

Strategisch

Tactisch

Operatie

Groeimodel

‘Werkplek in de Wolken’

Advies, Selectie, Implementatie & integratie

Google Apps Referenties

Agenda

1. Migratie

2. Admin levels & Logging

3. Device Management

MIGRATIE

Migratie: vervanging

Huidige IT Componenten Cloud Integration Cloud

Mail server(s)

Backup server

Content & collaboration servers

Antispam/virus

Directory sync& SSO

1. LDAP connection2. SSO connection

Mail migratie: roadmap

Phase 1

Vooronderzoek

Phase 2

Technische realisatie

Phase 3

Pilot

Phase 4

Deployment

Phase 5

Nazorg

Phase 1Assessment & Planning

Phase 2Integration & Realization

Phase 3Pilot

Phase 4Deployment

Phase 5Aftercare

Activities● Test environment● Workshop:● Scope Google ● Data migration ● Integrate systems● Roll-out approach● Archiving

Activities● Setup

Authentication & Authorisation

● Deploy & Configure Google Apps (mail, chat, etc.)

● Change MX-records to Postini

● Deploy migration tooling

● Change existence systems

● Develop training/workshop

Activities● Re-route mail ● Deploy pilot users,

dual delivery mail, migrate data

● Inform users● Educate key-users● Access for all

employees: video, training, migration website

● Migrate ‘specials’

Activities● Inform users● Deliver training &

workshops● Re-route mail per

user group● Set Notes mail

access to reader● Assist key-users

Activities● Monitor data

migration● Assist key-users● Educate users● Decommission mail

infrastructure

Deliverables● Detailed Project

plan● Detailed Design

plan

Deliverables● Google Apps

ready to use● Mail delivered via

cloud● Migration Tooling

Deliverables● Pilot group is on

Google Apps

Deliverables● Users are on

Google Apps

Deliverables● Successful user

experience on new platform

Mail migration– High level activitiesPhase 1

Vooronderzoek

Phase 2

Technische Realisatie

Phase 3

Pilot

Phase 4

Deployment

Phase 5

Nazorg

Project Aanpak - Communicatie

Email is een kritisch communicatie platform; projecten hebben een hoge zichtbaarheid voor elke medewerke. Communicatie en training is essentieel voor een succesvolle migratie.

● Communication: ○ Start 6 weken van te vooren

■ aankondiding, training, Go live○ evalueer email beleid en security beleid○ communicatie plan met aandacht voor bedrijfscultuur

● Training mix:

○ Training Materiaal: Website, FAQ, Quick Reference Card, Video ■Hergebruik de Google Apps templates (gratis)

○Doel groep training:■ Eindgebruiker: E-learning en/of presentatie■ Executive training: Key-users training ■ Service desk: Key-users training ■ IT medewerkers: Google Apps training

Best Practices on mail migration

● Email is a critical communication platform; projects have a high profile for every users; projects require near-flawless execution to minimize user disruption

● Co-existence is a challenge due to format translation and calendar interoperability issues; consider Big-bang approach

● Data migration is costly and time consuming; evaluate an user self-service migration approach

● Take care of specials like mailing lists, mail applications, mobile users, multi-functionals, etc.

● Provide a mix of training options for end-users

● Use an e-mail migration project to update the e-mail security and organizational policy

● A migration team should include a project manager, a technical (infra/dev) lead, a QA manager and a communication manager.

READY FOR TAKE OFF!

Admin Levels

Google AppsAdministrator Levels

Admin levels

super administrator administrators with resricted access

● alle toegang, inclusief:○ agenda medewerkers○ alle sites

● API domain key (development)

● reset passwords adminsGeen toegang tot:● mail, docs● accounts

● toegang per deel van admin panel

● detailering voor gebruikersadministratie:○ gebruikersbeheer○ wachtwoord beheer○ nicknames/alias

● geen API keys, etc.

Best Pratice:Bewaar SuperAdmin account in 'kluis'

Organiseer beheer over 2 of meer personen

Logging: statistieken

Google Apps Reporting Google Web Analytics

● standaard Google Apps reports Voorbeelden:● gebruik mail, docs, etc.● account login informatie

Extra mogelijkheden:● API reporting key voor Google

Apps Visualization gadget● Download mogelijk van data

voor custom reporting

● standaard website report● custom reporting mogelijk

Voorbeeld Apps beheerder:● domein statistieken

Voorbeelden gebruiker:● gebruik Google docs● gebruik Google sites

Admin event log

Bring Your Own Device

Device Management - Gratis!

● data encryption op het device ● auto-wipe device

● camera uitschakelen

● wachtwoord management○ hergebruik wachtwoorden voorkomen○ wachtwoord wijzigingsinterval

● roaming instelling voor data synchronizatie

Android Management - Gebruikers

IN CONTROL

MIGRATIE NAAR GOOGLE APPS

Contact gegevens

Cloud Consultancywww.werkplekindewolken.nl Google Apps Solutionswww.g-workplace.com Google trainingwww.google-cursus.com Chromebookwww.chromebook-voor-bedrijven.nlwww.chromebook-voor-scholen.nl Nieuwsbriefwww.nieuwsbrief-googelen.nl

Richard van Delft06-20334439richard@g-workplace.com