new: prioritize ruthlessly: priority poker with business value alignment

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Felix Muster

14. Dezember 2016

Priority PokerEinführung und Beispiel

15. November 2017

www.SwissQ.it

2

Agenda

Herausforderung

Der Ansatz

Priority Poker im Detail

Relative Schätzungen

Beispiel

1

Zusammenfassung

Der nächste Schritt

Herausforderung

2

76543

Priorisierung

Priorisierung (lat. prior = der vordere, obere) dient der Ressourcenallokation und ist die Einordnung nach Vorrangigkeit von zu erledigenden Aufgaben, Problemen, usw. nach ihrer:

Wichtigkeit (Bedeutung, Kritikalität) und/oder nach ihrer

Dringlichkeit (kurz-/mittel-/langfristig)*

Ziel: begrenzte (finanzielle) Mittel, Kapazitäten und Zeit sinnvoll einsetzen

3

Eisenhower Prinzip

Bekannt und erklärt sich von selbst

Im Alltag verdrängt jedoch das Dringende das Wichtige

Wenn etwas dringend wird, dann ist es meist zu spät

Oft vieles dringend und wichtig (und keinen weitere Unterteilung mehr möglich / handhabbar)

4

Relative market share

Nicht dringend Dringend

wic

htig

Unw

icht

ig

Was ist wirklich prioritär?

5

Bestehende Priorisierung ist oft zu oberflächlich und geht nicht wirklich auf absolut (un-) kritischen Bereiche ein.

Verschiedene Ansichten!

6

Jeder Stakeholder hat seine eigene Sicht auf „Was ist wie wichtig“.

Projektleiter

BA‘s / Dev‘s / Tester

Auftraggeber

Kunden

Lieferanten Spezialisten

ManagementBusiness

Zusätzlich:- Gemeinsames Verständnis- Gegenseitige Bedürfnisse verstehen- Alle Informationen vorhanden

Die Herausforderungen

Aktuelle Modelle helfen oft nicht, die wirklich wichtigen Elemente zu identifizieren

80% ist Prio 1 (oder Prio AAAAAA+++)

Fokus oft nicht auf den wirklich kritischen oder gewinnbringenden Elementen

Wichtige Stakeholder sind oft nicht in den Prozess eingebunden, wodurch Prioritäten oft in Frage gestellt werden

Soziale Prozess zu Bildung der gemeinsamen Sicht auf die Dinge wird nicht beachtet

7

8

Agenda

Herausforderung

Der Ansatz



Beispiel

2

Zusammenfassung

Der nächste Schritt76543

1

Priorisierung

Ist ein Bewertungsmaßstab

Ist ein Mittelweg zwischen subjektiver und objektiver Einschätzung

Priority Poker bietet diesen Mittelweg

Involvierung aller für die Priorisierung wichtigen Projektmitarbeiter

Erste Einschätzung einzeln mit anschliessender Diskussion

Definitiver Entscheid im Team nach zweiter Einschätzung

9

Verwendung von Relationen

10

unwichtig extrem wichtig

Die relative Gewichtung ergibt die Wichtigkeit in Relation zu einander.

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Die Gewichtung mit Fibonacci-Zahlen

Relative Schätzung

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Relative Schätzungen sind oft einfacher durchzuführen und genauer. Sie bleiben auch gültig, sollte sich die angenommene Basis der Relation ändern.

Vorteile Nachteile

Die ersten Schätzungen brauchen eine Zeit, bis das Team im „Flow“ ist.

Es werden Referenz-Objekte benötigt, an welchen sich die Schätzer orientieren können.

Risiko von Lösungs- oder andere philosophische Diskussionen während der Session.

Risiko, dass einzelne Schätzer die Gruppe dominieren oder ihre politische Kraft ausspielen.

Verändert sich der absolute Wert eines Objekts (z.B. Komplexität oder Anzahl Benutzer), bleibt die Relation meistens die gleiche.

Es finden keine Diskussionen über absolute Werte statt (LoC, Anzahl Benutzer etc.)

Die wirklich wichtigen Elemente werden sehr schnell erkannt. Die unwichtigen aber auch.

Ist ein Element extrem wichtig, kann dieses für die bewusstere Abarbeitung aufgeteilt werden.

Der soziale Prozess

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Der soziale Prozess lässt eine gemeinsame Sicht auf Priorität und Risiken entstehen.

Projektleiter

Business Analyst

Management

UserDev‘s

Business

Vorgehen beinhaltet auch

Experten-SchätzungWissen ist vor Ort

Fragen können geklärt werden

Durch Team-Schätzung jedoch nicht zu hoher Fokus auf „den“ Experten

AnalogieVergleich / Relation zu anderen Elementen in der Einschätzung

Disaggregation (Reife / Auflösung)Aufbrechen von Elementen (zu hohe Komplexität, Risiko, etc)

Informationslücken erkennen und beheben

etc.

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Was kann alles priorisiert werden?

Projekt-Portfolio

Release- und Produkte-Planung

Gestaltung von Road-Maps

Change Requests

Requirements

Risiken, Tasks und Aktivitäten

Bewertungskriterien (z.B. für Nutzwertanalyse)

Allozierung von Budget, Ressourcen

Bewertung von Ideen und Innovation

Nährwerte von Lebensmitteln...

... und vieles mehr!

15

16

Agenda

Herausforderung

Der Ansatz



Beispiel

3

Zusammenfassung


12

7654

Richtig Prioritäten setzen

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Priority Poker

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Beim Priority Poker legen alle Stakeholder zusammen die Prioritäten fest. Sei dies für die Anforderungen, Change Requests, Risiken oder Testfälle.

Priority Poker benötigt die entsprechenden Spielkarten (kann bei SwissQ bestellt werden), sowie eine Liste von zu gewichtenden Elementen, wie z.B. Anforderungen, Spezifikationen, User Stories, Use Cases, Testobjekten, Testfällen oder Bugs.

Alle wichtigen Stakeholder nehmen teil, die Auswahl und Information hat vorab zu erfolgen. Jede Person bekommt ein Karten-Set.

Ein Moderator, welcher nicht mitspielt, führt die Poker-Session. Er sorgt für das strikte Einhalten der Timeboxen und unterbindet lösungsorientierte Diskussionen.

Die Kartenwerte

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Ich brauche eine Pause! Ich brauche eine Erklärung!

unwichtig(kalt)

extrem wichtig(heiss)

Einschätzung

Risiko-Sicht

Wie oft wird das einzuschätzende Objekt benutzt?

Was wäre der Schaden, wenn dieses Objekt nicht funktioniert?

Nutzen-Sicht

Wie wahrscheinlich ist es, dass dieses Objekt benutzt wird?

Wie gross ist der messbare Nutzen des Objektes?

20

1 high2 medium3 low

Eintrittswahrscheinlichkeit

1 hi

gh2

med

ium

3 lo

w

Mög

liche

s Sc

hade

nmas

s

Der erste Durchgang

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Schritt 1:

Vorstellung des zu bewertenden Objektes.

Moderator

Schritt 2:

"Geheime" Einschätzung des Objektes.

Schritt 3:

Zeitgleiche Offenlegung der Schätzung.

Max. 2 Minuten

Max. ½ Minute

Topic Descr. Value

1 Topic 1

2 Topic 2

… …

Die Erklärung zur Schätzung / Der zweite Durchgang

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Schritt 4:

Erklärung der höchsten und der tiefsten Schätzung.

Max. 1 Minute200 weil…

1300 weil…

Schritt 5:

2. "Geheime" Einschätzung des Objektes.

Schritt 6:

Zeitgleiche Offenlegung der 2. Schätzung.

Max. ½ Minute

Die Entscheidung / Nächste Schätzungen

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Nächste Schritte:

Vorgehen wiederholen, bis sämtliche Punkte auf der Liste eingeschätzt sind.

Die Punkte können nun priorisiert und entsprechend bearbeitet werden.

Schritt 7:

Einigung auf eine Schätzung.

Moderator

Max. 1 Minute

500?OK

OK

OK

Topic Descr. Value

1 Topic 1 500

2 Topic 2 1300

3 Topic 3 300

4 Topic 4 2100

5 Topic 5 1300

6 Topic 6 3400

7 Topic 7 800

Regeln

Timeboxes werden eingehaltenJede Aktivität im Priority Poker wird mit einer Zeitvorgabe versehen. Der Moderator hat darauf zu achten, dass diese Zeiteinheiten eingehalten werden.

Keine lösungsorientierten DiskussionenEs werden nur Verständnisfragen in den Poker-Runden gestellt und beantwortet. Wenn über ein Topic auf der Prioritäten-Liste keine Klarheit geschafft werden kann, muss dies ausserhalb der Runde diskutiert werden und zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal in einer Poker-Runde besprochen werden.

Keine Session dauert länger als 2 StundenWenn nach 2 Stunden nicht jedes Topic auf der Liste priorisiert werden konnte, wird eine nächste Session einberufen.

24

Zielorientiert zu den richtigen Prioritäten

25

Agenda

Herausforderung

Der Ansatz



Beispiel

4

Zusammenfassung


123

765

Relative Schätzung Ländergrösse

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Land Schätzung

Belgien 200*

Deutschland

Frankreich

Italien

Lichtenstein

Niederlande

Norwegen

Schweden

Schweiz

Spanien

* = dient als Vergleichsgrösse für die Schätzung

Relative Schätzung Ländergrösse

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Land Fläche in km² Relation*

Belgien 32.55 200

Deutschland 357.1 2100

Frankreich 543.9 3400

Italien 301.3 1300

Lichtenstein 0.16 100

Niederlande 41.5 300

Norwegen 323.7 2100

Schweden 449.9 3400

Schweiz 41.3 300

Spanien 504.6 3400

* = Ungefähre Relation nach persönlicher Einschätzung

28

Agenda

Herausforderung

Der Ansatz



Beispiel5Zusammenfassung


1234

76

Übung: Wie gross ist ein HundBerner Sennenhund

Chihuahua

Schäferhund

Dackel

Mastino

Collie

Windhund

29

Zusatzinformation

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Übung: Wie gross ist ein HundBerner Sennenhund

Chihuahua

Schäferhund

Dackel

Mastino

Collie

Windhund

31

32

Agenda

Herausforderung

Der Ansatz



Beispiel

Zusammenfassung6Der nächste Schritt7

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Priority Poker funktioniert, weil...

Priority Poker bringt die verschiedenen Experten und Meinungsmacher zusammen. Diese Experten ergeben ein „Cross-Functional-Team“ aus allen wichtigen Disziplinen, welche zusammen bestens aufgestellt sind, die Prioritäten fest zu legen.

Der lebhafte Austausch während der Priority Poker Session sichert den Informationsfluss und führt dadurch zu einer gemeinsamen, von allen Parteien unterstützte Sicht auf die Prioritäten.

Und es macht Spass!

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Priority Poker kann für (fast) alles eingesetzt werden

Projektpläne und -aktivitäten

Gestaltung von Road-Maps

Release- und Produkte-Planung

User-Stories

Bewertung von Ideen und Innovation

Nährwerte von Lebensmitteln...

... und vieles mehr!

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Agenda

Herausforderung

Der Ansatz



Beispiel

12345

Zusammenfassung6Der nächste Schritt7


Karten und Poster bestellen bei

SwissQ Consulting AG, Fraumünsterstrasse 16, CH-8001 Zürich

Tel: +41 43 288 88 40

http://swissq-1.hs-sites.com/priority-poker-order

www.SwissQ.it

[email protected]

Twitter: @SwissQ Facebook: swissqconsulting

Sie wollen Priority Poker unter Anleitung austesten? SwissQ stellt einen Moderator für max. 2 Stunden gratis zur Verfügung.

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Referenzen

Mike Cohen, 2005, Agile Estimating and Planning, Prentice Hall International

Mike Cohen, Planning Poker for Estimating on Agile Projects, http://www.mountaingoatsoftware.com/topics/planning-poker

Ilan Goldstein, Relative Estimation Communication, http://www.scrumshortcuts.com/blog/category/estimation/

Malte Foegen (Wibas), 2006, Planning Poker: A slightly different take on estimating, Power-Point

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Kontakt

Bern

SwissQ Consulting AG

Eigerstrasse 60

CH-3007 Bern

Tel. +41 31 972 73 53

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Kontakt

Zürich

SwissQ Consulting AG

Fraumünsterstrasse 16

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