narcÓticos anÔnimos - …€¦ · web viewo comitê de convenção é normalmente composto de...
TRANSCRIPT
MANUAL DE CONVENÇÃO REGIONAL NA
2
PROPÓSITO
As convenções de Narcóticos Anônimos são realizadas visando promover a unidade
dos membros de nossa irmandade através da celebração de nossas recuperações.
Encontros, reuniões e outras atividades são agendadas para incentivar a unidade e
companheirismo entre nossos membros.
Por serem as convenções patrocinadas por comitês de serviços de Narcóticos
Anônimos devem elas sempre seguir os princípios de NA e refletir nosso propósito
primordial.
TIPOS DE CONVENÇÃO
- Convenção Mundial, Convenção Regional, Convenção de Núcleo, Convenção
Estadual e Convenção de Área.
Convenção Mundial: A primeira CMNA foi realizada em La Miranda, Califórnia, em
1971. E, desde aquela data, a convenção tem sido realizada anualmente . Atualmente,
ela compreende uma celebração de quatro dias, reunindo membros de todas as
comunidades de NA no mundo.
Convenção Regional: Geralmente, organizadas pelos Comitês de Serviços Regionais,
esta convenção é realizada para incentivar a unidade e celebrar a recuperação dentro
de uma região específica. No Brasil, a primeira convenção foi realizada em 1990.
Convenção de Núcleo: Os Núcleos realizam suas convenções, apoiados pelas áreas
que os compõem. Por serem os núcleos, uma estrutura de serviço nova em nossa
Irmandade, não há ainda muita informação sobre as convenções de um núcleo.
Convenção Estadual: Devido ao crescimento de NA, novas áreas surgem a cada ano,
é comum que em um mesmo Estado, haja mais de uma área, às vezes, vária. E para
celebrar a recuperação e a unidade entre os membros de um estado, essas áreas e
núcleos de um mesmo estado se unem para realizar uma convenção estadual. A
CCNA, por exemplo, é uma convenção estadual.
Convenção de Área: Estas convenções são patrocinadas por um comitê de serviço de
área e alimentam a unidade e a celebração da recuperação em uma área específica.
Convenções de Área são raras, porque o esforço e os recursos requeridos para
3
organizar uma convenção são freqüentemente maiores do que aqueles disponíveis nas
áreas.
O COMITÊ DE CONVENÇÃO
Organizar e realizar uma convenção implica em enorme responsabilidade. Requer
planejamento, dedicação e esforços significativos. As convenções requerem atividades
complexas e exaustivas; por conseguinte, devemos sempre procurar ajuda de
companheiros com larga experiência como servidores de convenções e capacidade de
liderança no serviço de NA. Por ser a CRNA uma convenção dos CSA’s de todo o
Brasil, é fundamental a participação dos RSA’s e RSN’s como um todo, ajudando no
planejamento e na realização do serviço, na prestação de contas e nos processos de
tomadas de decisão. Embora alguns membros se alternem de ano em ano, alguns
companheiros com experiência em organização de convenções permanecem para
garantir um eficaz e experiente processo de planejamento.
O comitê de convenção é normalmente composto de membros que estiveram
envolvidos no planejamento preliminar de anteriores convenções. Entretanto, a
participação efetiva de membros neste comitê deve estar aberta a todos os membros
componentes da comunidade de NA.
O comitê de Convenção consiste em um Comitê Executivo (Coordenador, Vice-coordenador, Secretário e Tesoureiro), Coordenadores, Vice-coordenadores e Secretários dos sub-comitês e demais membros participantes (entre eles, os RSA´s e RSN`s).
REUNIÕES DO COMITÊ DE CONVENÇÃO
Todas as reuniões do Comitê de Convenção devem realizar-se em local e data
previamente e regularmente agendados. O propósito destas reuniões é coletar e
partilhar informações a respeito do planejamento e da execução da convenção. Deve
ser feito um esforço para incentivar o apoio e a participação de todos os membros.
Deve-se também ter atenção e cuidado durante o processo de planejamento para
envolver tantos membros, grupos, CSA’s e núcleos, quanto possível. A eleição dos
servidores deve ser baseada em qualificações e experiência. Uma descrição dos
membros e das atribuições do comitê executivo segue abaixo.
4
- COMITÊ EXECUTIVO
Coordenador, Vice-Coordenador, Secretário e Tesoureiro.
- O comitê executivo é eleito em assembléia do CSR.
- SUBCOMITÊS
Hospitalidade, Entretenimento, Informação de Convenção, Inscrição, Arte e Grafismo,
Programação e Material.
Os Requisitos e qualificações sugeridos para o Comitê Executivo e para os Coordenadores de subcomitês de convenção são:
Tempo limpo:
Coordenador............................................................................................ 5 anos limpo.
Vice-Coordenador .................................................................................. 4 anos limpo.
Secretário ................................................................................................ 3 anos limpo.
Tesoureiro ............................................................................................... 4 anos limpo.
Coordenador de Subcomitê .................................................................. 3 anos limpo.
Vice-Coordenador de Subcomitê .......................................................... 2 anos limpo.
Secretário de Subcomitê ........................................................................ 1 ano limpo.
2. Conhecimento teórico e prático dos Doze Passos, das Doze Tradições e dos Doze
conceitos para o serviço em NA.
3. Disponibilidade para dedicar-se o tempo necessário eos recursos necessários.
4. Participação ativa em Narcóticos Anônimos.
5. Habilidade para exercer paciência e tolerância.
O COMITÊ EXECUTIVO
As reuniões do comitê executivo são realizadas mensalmente até quatro meses antes
da convenção. A partir daí, as reuniões passam a realizar-se a cada duas semanas. A
dois meses antes da convenção, as reuniões são realizadas semanalmente. Estas
5
reuniões têm a duração de duas ou três horas. Havendo sempre uma última reunião
dois dias antes da abertura da convenção.
Uma pauta deve ser preparada pelo secretário e pelo coordenador antes das
reuniões, buscando torná-las mais objetivas.
O Comitê executivo trabalha diretamente junto à consciência do comitê como um
todo. Funcionando como um comitê administrativo da convenção. Participando também
das reuniões separadas, periódica e especial de cada um dos subcomitês, em locais,
datas e horários a serem agendados. A função do comitê executivo é garantir o
funcionamento dos subcomitês (com ou sem servidores eleitos) e assistir aos
subcomitês que possam precisar de ajuda extra.
Entretanto, não é necessário que o Comitê Executivo envolva-se diretamente nos
trabalhos específicos de cada subcomitê. Os membros do Comitê Executivo
acompanham o desempenho dos subcomitês, assim como os orçamentos da
convenção e outros assuntos que afetem a convenção. Os resultados das decisões
tomadas nas reuniões dos subcomitês são incluídos nos relatórios apresentados nas
reuniões do comitê de convenção.
O comitê Executivo também elabora atas para as áreas que compõem o CSR. Os
comentários e sugestões dos CSA’s também devem ser incluídos nessas atas. Essas
atas devem ser distribuídas após quinze dias das reuniões, via e-mail, correio ou em
mãos.
Os privilégios de voto são extensivos a cada membro do Comitê Executivo. Qualquer
membro tem um encargo ou que partícipe das reuniões do Quadro Regional (com rsa’s
e rsn’s) é considerado membro votante. Os votos do subcomitê são determinados pelo
coordenador do mesmo. Todos os subcomitês fazem reuniões separadas
anteriormente às reuniões de Comitê Executivo.
As responsabilidades e qualificações do comitê executivo são as seguintes:
Coordenador:
- Cinco anos de abstinência, qualidade e estabilidade demonstradas dentro da
comunidade local e habilidades administrativas;
- Organiza os serviços dos subcomitês sem servidores e delega tarefas maiores a
subcomitês específicos. Mantém-se informado sobre cada atividade dos subcomitês e 6
prevê assistência quando necessária. Permite que os subcomitês desempenhem suas
funções enquanto provem direção e apoio.
- Lidera assertivamente e de forma construtiva, mantendo todas as atividades dentro
dos princípios dos 12 Passos, das 12 Tradições e dos 12 Conceitos e também de
acordo com o propósito da convenção. Ajuda a resolver conflitos de personalidade.
- Monitora o fluxo dos fundos e custos gerais da convenção e ajuda a formar o
orçamento de cada subcomitê. Prepara um orçamento para as funções do Comitê
Executivo apoiado nos dados fornecidos pelos demais servidores do comitê executivo.
- Evita que questões importantes sejam decididas prematuramente, a fim de encorajar
a compreensão e participação de todo o comitê antes da ação ser realizada.
- Prepara a pauta para as reuniões do Comitê.
- Vota somente para desempatar.
- Coordena a reunião do Comitê de Convenção e a própria convenção.
Vice-Coordenador:
- Quatro anos de abstinência, qualidade e estabilidade demonstradas dentro da
comunidade local e habilidades administrativas;
- Atua próximo a todos os membros do comitê, a fim de funcionar como um elo entre os
subcomitês e a comunidade recepcionada.
- Atua como coordenador se o coordenador estiver indisponível.
- Coordena os serviços dos subcomitês e assiste as reuniões dos mesmos, a fim de
garantir que obtenha o apoio necessário para desenvolverem um bom trabalho.
- Trabalha próximo ao Coordenador para ajudar a delegar responsabilidades aos
coordenadores dos subcomitês.
- Elabora um relatório sobre o progresso do planejamento da convenção regularmente.
7
Secretário:
- Três anos de abstinência, qualidade e estabilidade demonstradas dentro da
comunidade local e habilidades administrativas;
- Experiência e habilidade para garantir que atas precisas sejam distribuídas aos
membros do comitê.
- Guarda as atas de todas as reuniões do comitê e relatórios de subcomitês.
- Remete atas aos membros do comitê após a aprovação do coordenador do comitê
executivo. As atas são remetidas dentro de quinze dias após a reunião do comitê de
convenção. Uma pauta para próxima reunião pode ser anexada as atas se isso for
considerado útil.
- Mantém atualizada uma relação de nomes, endereços, e-mails e telefones de todos
os servidores envolvidos com a convenção.
- Guarda cópias extras de atas atualizadas de cada reunião do comitê, para membros
que solicitem atas anteriores.
- Informa a comunidade de NA (CSR) a respeito do andamento e planejamento da
convenção. Assiste aos subcomitês em suas correspondências.
Tesoureiro:
- Quaro anos de abstinência, estabilidade demonstrada na comunidade local,
habilidades contábeis, experiência em serviço com convenções ou outras atividades
semelhantes em NA. Acessibilidade a outros membros do comitê, sobretudo ao
subcomitê de inscrição e materiais.
- Abre conta bancária para o Comitê de Convenção com duas assinaturas (a sua e
mais uma, sendo que esta outra pode ser do coordenador, do vice-coordenador ou
secretário do comitê executivo).
- Trabalha com o coordenador e com o vice-coordenador para preparar um orçamento
da convenção que será usado para planejar atividades visando levantamento de
fundos. O orçamento é baseado nos dados fornecidos pelos subcomitês e dizem
respeito à verba que será necessária para executar suas tarefas. O orçamento pode
ser uma estimativa bruta no começo do planejamento, sendo revisado e atualizado na
medida que a convenção se aproxima. Quando todas necessidades financeiras dos
subcomitês estiverem relacionadas e totalizadas, a renda deve ser delineada: uma
fonte de renda deve originar-se de eventos de levantamento de fundos e outra das
inscrições.
8
- Assina todos os cheques e é responsável por guardar os recibos dos subcomitês
relativos ao dinheiro desembolsado (Cada cheque requer duas assinaturas).
- Fica responsável por todo o dinheiro, incluindo receitas de inscrição, baile e material
vendido. Paga todas as contas e orienta o coordenador a respeito do caixa e do fluxo
de entradas e saídas.
- Revê os relatórios dos subcomitês e os planos financeiros não previstos no
orçamento original, buscando fazer a correção dos desvios. Estas informações devem
estar incluídas nos relatórios do tesoureiro (Muitos comitês de convenção também
fazem auditoria como uma garantia adicional de que o fluxo de recursos está dentro
dos princípios contidos em nossas tradições e conceitos).
- Emiti um relatório a ser apresentado em todas as reuniões do CSR.
Obs.: Uma revisão periódica de todos os registros financeiros dever ser feita pela
consciência dentro das reuniões periódicas ou quando algum membro solicitar. Os
registros devem ser revistos na hora da real distribuição de fundos de acordo com os
requerimentos do demonstrativo financeiro do tesoureiro.
SUGESTÕES ÚTEIS PARA TESOUREIROS:
1. Peça a um contador para que examine o seu trabalho.
2. Guarde todos os recibos. Sua prestação de serviço pode ser auditada por um
órgão externo.
3. O tesoureiro do Comitê de Convenção é o único a lidar com os cheques.
4. Determine os orçamentos dos subcomitês logo que possível.
5. Mantenha uma conta separada ou registro de verbas recebidas para refeições,
lanches e inscrições.
6. Utilize o guia financeiro do CSR sempre que possível.
SUGESTÕES ÚTEIS PARA ORÇAMENTO:
A importância de fazer um orçamento para o comitê e subcomitês de convenção deve
ser enfatizada. Neste estágio de planejamento o comitê deve relacionar tantas
responsabilidades financeiras quanto possíveis. A maior parte dos subcomitês, com
exceção do comitê de material e do comitê de hospitalidades, deve fazer um orçamento
e seguí-lo o mais próximo possível durante o período de planejamento.
9
O comitê de arte-grafismo projeta um valor em dinheiro para folhetos, programas,
cartazes, literaturas e outros “displays” e artes gráficas que serão usados na
convenção.
Os comitês de programação, de informação ao público, de divulgação, de revisão de
manual e de inscrições estimam o custo da postagem, papel, envelopes e outros
artigos de escritório necessário para o desempenho de suas obrigações. O comitê de
entretenimento estipula um orçamento baseado nos eventos que existirão antes e
durante a convenção. Este comitê fixa um novo orçamento a cada mês, incluindo
despesas de funções que outros comitês desempenham em seu benefício, tais como a
diagramação de folhetos ou postagens. O subcomitê de entretenimento mantém um
pequeno fundo de caixa para auxiliar em suas operações, sempre prestando contas do
mesmo junto à consciência do comitê executivo.
O subcomitê de Hospitalidade projeta números de presenças antes de estipular um
orçamento. Esta é a área mais difícil de orçar, porque não se pode nunca ter certeza do
número de presenças até algumas semanas antes da convenção. Com referência a
tíquetes de refeição, deve-se usar de prudência e cautela ao estimar os números de
beneficiados, pois podem ocorrer saldos negativos caso ocorram abusos e exageros.
Obs: Todo o orçamento deve ser cotado em três lugares diferente e guardado para
prestação de contas.
SUBCOMITÊS
Eleitos nas reuniões do Comitê da Convenção, os coordenadores dos subcomitês
devem ter algumas das qualificações gerais delineadas na seção anterior (pré-
requisitos para coordenador do comitê executivo). As tarefas específicas de cada
subcomitê e a experiência vocacional para as mesmas devem ser considerada antes
da eleição. Devendo ficar claramente entendido que os subcomitês têm
responsabilidades de serviço para desempenhar e que seus servidores serão cobrados
por isso.
Os subcomitês são vitais para a convenção. Os integrantes devem esperar serem
substituídos caso não consigam servir por qualquer razão. Naturalmente, falhas
reincidentes podem gerar substituições; isto porque nos preocupamos tanto com o
membro, como pela responsabilidade do serviço. Cada subcomitê tem somente um
coordenador que recruta membros para o subcomitê. Uma relação básica de
subcomitês esta incluída neste manual, embora outros subcomitês possam ser criados,
10
se necessário. A experiência mostra, no entanto, que a maioria das outras
responsabilidades pode ser incorporada dentro desses subcomitês listados.
Cada coordenador de subcomitê deve ter conhecimento de que responsabilidade cada
membro assumiu, e certificar-se que cada tarefa atribuída seja cumprida. Os
subcomitês mantêm registros precisos das atividades do mesmo, assim como da
correspondência. Relatórios financeiros, incluindo necessidades, gastos e recibos são
incluídos em cada relatório de subcomitê. No começo, cada subcomitê decidirá se
usará ou não os serviços de outro subcomitê ou se abordará uma área específica
qualquer por si mesmo. Embora qualquer uma das abordagens seja eficaz, lembre-se
que cooperação e consideração são as chaves para um pleno e bem sucedido
funcionamento.
HOSPITALIDADE:
Uma vez completa a tarefa da escolha do lugar da convenção, o Subcomitê de
Hospitalidade pode começar a planejar a recepcionar a comunidade. Para auxiliar este
planejamento, será necessário adotar e implementar os procedimentos, como
delineados nesta seção. Deve-se ter cuidado no desenvolvimento das tarefas deste
subcomitê para assegurar que as mesmas sejam eficientes e devidamente cumpridas.
Este subcomitê deve possuir: um coordenador para conduzir as reuniões, assegurar
que as obrigações do subcomitê sejam cumpridas e elaborar relatórios para a região
junto com seu secretário; um Vice-Coordenador para atuar como Coordenador, se
necessário e um secretário para registrar as atas do subcomitê e enviar
correspondências. Responsabilidades adicionais podem vir a ser acrescentadas ou
retiradas se o Comitê de Convenção ou as áreas assim determinarem.
A carga de trabalho de cada membro será provavelmente determinada pelo tamanho
do subcomitê propriamente dito. Não há, provavelmente, uma fórmula pré-estabelecida
para determinar o tamanho do subcomitê. O que funciona para uma convenção pode
não funcionar para outra. No entanto, há uma série de objetivos que precisam ser
atingidos. Talvez o melhor seja pesar esses objetivos e então determinar quem, neste
subcomitê, terá capacidade de cumprir quais tarefas.
O primeiro objetivo é projetar um número de presenças para ajudar a determinar a
amplitude do serviço a ser oferecido. O número projetado não precisa ser exato,
embora o uso como critério do número de inscritos de convenções anteriores deva
ajudar o subcomitê a projetar um número razoável para se começar a trabalhar:
11
Uma vez cientes do número de presenças projetado, o comitê pode planejar quantos
membros em média deveria conter esse subcomitê, quantos e quais hotéis seriam
precisos, quantas e quais linhas de ônibus, trens e metrô estariam à disposição,
hospitais, etc. Seria inteligente ter planos de ação alternativos se a presença real vier a
ser mais baixa de que o número de presenças projetado (ou mais alta).
Em seguida, este comitê submeterá, para aprovação, quaisquer propostas para a
provisão de café, refeições e lanches. Atenção deve ser dada à redação de qualquer
proposta e contratos. Cuidado com taxas adicionais ou em apertos. (Informe aos
responsáveis por serviços/empresas contratadas, que o Comitê de Convenções deve
arcar com custos inesperados. Por isso, faça-os explicar suas propostas com detalhes,
colocando-se de modo que não haja custos inesperados. Certifique-se também de que
eles não estendam serviços que podem ficar em aberto).
A informação relativa a transporte para o local de recepção deve constar do folheto da
convenção. A informação relativa à localização de aeroportos, estações, rodoviárias,
rodovias e ferrovias servindo ao local da convenção são necessárias aos membros,
ajuda-os a tomar providências adequadas para sua chegada e partida.
Finalmente, este comitê deve planejar e viabilizar o funcionamento de uma área de
recepção onde a comunidade possa reunir-se, relaxar, tomar café, assim como obter
informações relativas a transporte local, turismo, restaurante e outras coisas, dentro do
local da convenção.
Lembre-se que a maioria dos problemas provém de má comunicação. Boa
comunicação entre o Subcomitê de Hospitalidade e todos os outros subcomitês é
extremamente importante. Quase tudo que será feito por outros subcomitês irá esbarrar
em quão bem o subcomitê de Hospitalidade atua e se comunica.
Tente não perder a perspectiva da razão pela qual seu comitê está fazendo todo este
trabalho, afine-se com o espírito de recuperação. Na medida em que a convenção se
aproxima, haverá um grande número de tarefas disponíveis para os servidores
cumprirem. Tente obter um máximo possível de ajuda de membros locais.
ENTRETENIMENTO
Novos membros, não familiarizados com as Doze Tradições podem confundir-se com o
conceito de “levantamento de fundos” em Narcóticos Anônimos por ser bem diferente
do tipo de levantamento de fundos feito em outras organizações – até em organizações
sem fins lucrativos. Nunca, em qualquer circunstância, aceitamos contribuições de
quaisquer fontes externas. Não nos afiliamos a ninguém, optando por sermos
12
totalmente auto-sustentáveis através de nossas próprias contribuições. Em Narcóticos
Anônimos sempre que precisamos “levantar fundos” nós o fazemos dentro de nossa
comunidade e respeitando nossos princípios.
Com a adoção destas linhas de ação, o saldo de fundos de uma convenção deve rolar
de uma para outra. Este procedimento foi estabelecido pela consciência de grupo de
Narcóticos Anônimos como um todo, como expresso através de nossa conferência de
Serviço Mundial em 1985 e 1986.
Como resultado, as convenções não necessitam levantar novos fundos, mas têm, de
fato, que planejar organizadamente seus eventos e gastos.
PERSPECTIVA HISTÓRICA
ELEIÇÃO DE COORDENADOR
Ao eleger um coordenador para o subcomitê de Entretenimento, as obrigações e
responsabilidades associadas com a tarefa devem ser seriamente consideradas. A
experiência mostra que um coordenador bem sucedido terá:
- Bom conhecimento prático dos Doze Passos, Doze Tradições e Doze Conceitos;
- Disposição para trabalhar arduamente e habilidade para motivar outros;
- Habilidade para lidar eficazmente com pessoas de fora da comunidade (se guiando
nas diretrizes do IP);
- Confiabilidade evidente, principalmente, em se tratando de manusear fundos.
TODAS AS CONVENÇÕES
O logotipo NA, que será usado em folhetos, camisetas, canecos, etc. é propriedade de
Narcóticos Anônimos. Nosso Escritório Mundial de Serviço tem a patente de nosso
logotipo e símbolo. Deve haver um especial e sério cuidado com o uso desse logotipo,
a fim de assegurar que o mesmo seja sempre utilizado com base no bom gosto e em
conformidade com nossas Doze Tradições. A ACS e/ou os quadros de serviço de NA,
incluindo o comitê executivo (criados através de nossa Nona Tradição), podem usar o
logotipo de NA, assim como qualquer grupo de Narcóticos Anônimos.
13
Deve-se ter cuidado com a forma, o conceito e a diagramação dos folhetos, já que
estes têm penetração em hospitais, instituições e outras instalações que se relacionam
com NA. O uso apropriado de linguagem e grafismo é crucial, estes folhetos podem
representar NA junto ao público. Utilize a experiência do subcomitê de Arte e Grafismo
e de Informação de Convenção.
O uso do “tema” da convenção para os eventos de entretenimento serve para aumentar
o interesse e motivar o envolvimento dos membros locais quanto à convenção que irá
vir. Em suma, os eventos de entretenimento para convenções devem ser realizados
para gerar interesse e apoio para a convenção e, em segundo lugar, para levantar
dinheiro. Todos os eventos de entretenimento realizados em suporte às convenções
devem incluir uma explicação do porque do dinheiro estar sendo gasto. Finalmente,
todos os nossos eventos, sejam eles para levantar dinheiro ou simplesmente para
prover entretenimento para nossa comunidade, devem ser de bom gosto, consistentes
com nossos princípios espirituais e definir um tom que enfatize a atenção e partilha do
caminho de NA.
INFORMAÇÃO DE CONVENÇÃO (INFORMAÇÃO AO PÚBLICO):
O subcomitê de informação de convenção (IC) pode ser considerado um comitê de
duas partes. Este comitê, como o nome indica, atende o propósito de fornecer
informação sobre a convenção tanto para os membros de NA como para determinados
não-membros. Estas duas tarefas são tratadas de forma bem diferentes em função dos
contatos feitos com não-membros de NA, aqueles membros escolhidos para prestarem
serviço no IC devem ter um conhecimento profundo das Doze Tradições,
principalmente na medida em que elas se aplicam às relações públicas e ao anonimato
pessoal.
A informação fornecida pelo IC pode incluir uma descrição do evento planejado, datas,
locais e outras informações pertinentes. É sempre importante que os subcomitês de
convenção trabalhem em estreita aproximação, e devido ao trabalho pela qual o IC é
responsável, torna-se particularmente importante manter contato estreito com os
subcomitês de Programação, Hospitalidade e Arte e grafismo. Toda informação deve
ser atualizada e precisa. Não há razão para promover a convenção. A convenção é um
evento de solidariedade e companheirismo e não requer “propaganda”. É, entretanto,
obrigação do subcomitê de IC comunicar a todas pessoas interessadas sobre todos os
eventos relacionados com a convenção e incentivar ampla participação. Isto é feito,
mas não significa promover NA ou suas atividades. Em seção subseqüente deste guia,
14
intitulada “Miscelânea de perguntas e respostas”, a pergunta número quatro provê
informação adicional sobre a promoção das convenções NA.
O coordenador do subcomitê IC tem a delicada tarefa de incentivar o maior número de
presenças possível, sem abandonar o princípio da “atração, em vez da promoção”.
Algumas das seguintes experiências e sugestões são úteis para manter todos os
esforços do subcomitê de IC dento da dignidade e do espírito de NA.
DENTRO DA COMUNIDADE:
Preparação e distribuição de folhetos, programas e um mapa local, se necessário. A
distribuição é, normalmente, feita em mãos ou com remessas postais para os RSG´s
que compõem um CSA, ou para a região/núcleo receptores. Havendo a necessidade
de se fazer postagens adicionais para outros CSA`s. Os nomes de membros não
devem nunca se usados num envelope com o timbre de NA. O comitê de convenção
deve alugar uma caixa postal, sem referência a NA, na identificação do remetente,
essa caixa postal pode ser usada para todas as postagens. Folhetos e números de
telefones particulares para contato podem ser distribuídos livremente dentro de grupos
de NA com o consentimento dos seus proprietários e nas reuniões regulares do comitê
executivo, mas, mesmo assim, atração é o nosso alvo e discrição e bons gostos devem
prevalecer.
FORA DA COMUNIDADE:
As atividades de informação preliminares da convenção realizadas pelo subcomitê de
IC fora da comunidade devem ser estendidas somente àqueles hospitais, centros de
tratamentos e instituições que provêm atendimento direto a adictos. O propósito disto é
tentar trazer novos adictos, funcionários desses hospitais e desses centros e
instalações contactados até nossa convenção. Isto é condizente com o nosso
propósito. O subcomitê HI em sua área ou região deve ser solicitado para fornecer
nomes e endereços das clinicas, dos centros de atendimento e das instituições que já
têm painéis HI em funcionamento. Endereços de outras instituições que têm contato
direto com adictos podem estar disponíveis também nos subcomitês de IP de áreas ou
da região. Na carta enviada para uma dessas instituições devem estar incluídos todos
os folhetos relativos à convenção e todas as informações pertinentes. A carta pode ser
uma simples declaração agradecendo pelo trabalho na busca da recuperação da
adicção e a solicitação para que seus clientes e funcionários sejam informados da
15
convenção. Se os centros de tratamento forem residenciais, uma solicitação pode ser
feita para que o comitê de convenção seja informado sobre o número de residentes
que eles pretendem enviar a nossa convenção. Esta informação seria passada para o
comitê de Inscrição. Um membro do subcomitê IC pode ficar sentado na mesa de
inscrições para receber e dar assistência aos membros e ao quadro profissional dos
centros de tratamento, garantindo que adictos institucionais tenham a chance de
assistir à convenção e assim viabilizar nosso propósito fundamental, mostrar a cada um
deles e ao quadro profissional, que há, de fato, no mundo externo, uma irmandade de
adictos em recuperação.
O subcomitê IC não faz o trabalho que é comumente associado a um comitê de
Informação Pública. Os comitês IP informam ao público sobre Narcóticos Anônimos e a
maior parte desta informação é partilhada com não adictos, freqüentemente na forma
de apresentação junto à comunidade. As comunidades de modo geral não estão
incluídas nos esforços do Subcomitê IC no sentido de distribuir informações sobre a
convenção. Cartas ou editais gerais para profissionais, outros que não os mencionados
no parágrafo “fora da comunidade”, não se beneficiariam da celebração da
recuperação que a convenção representa. Uma convenção não é um ambiente
adequado para uma apresentação à comunidade. Nem é tampouco época ou lugar
favorável para incentivar a participação da mídia.
Recomenda-se que um informativo de esclarecimento sobre NA para imprensa ou
fontes de mídia, seja atividades. Anonimato, ou seja, não afiliação e atração em vez de
promoção, são somente alguns de nossos princípios podem ser facilmente, embora
involuntariamente, violados se a imprensa for incentivada a assistir a convenção.
Entretanto, é uma boa idéia para o subcomitê IC manter um pacote informativo para a
imprensa sempre disponível na mesa de inscrições, caso algum repórter apareça.
Todos os membros que trabalharem na mesa de inscrições devem ser informados que
se um repórter chegar, ele deve fornecer-lhe esse pacote e imediatamente encaminhá-
lo a um membro do subcomitê IC. Uma boa idéia seria montar uma mesa do subcomitê
de IC junto à mesa de inscrições. Um membro do subcomitê IC bem informado e
embasado deve estar prontamente disponível para atender as necessidades ou
perguntas do repórter. Mantendo sempre, previamente providenciada, uma sala
especial (sala de imprensa) exclusivamente para atender essa demanda.
A experiência de subcomitês IP de áreas deve ser procurada e utilizada pelo
subcomitês de IC. Os subcomitês IP podem organizar um pacote para a imprensa e
seus membros também podem ser úteis como voluntários na sala de imprensa ou na
inscrição.
16
INSCRIÇÃO:
Normalmente, as primeiras pessoas com quem os participantes da convenção têm
contato são os membros da mesa de inscrições. Esse primeiro contato é vital para,
através de uma recepção atenciosa, amorosa e acolhedora, incutir uma impressão
positiva da convenção. Atendimento suave, pronto, organizado e cordial são
ingredientes chaves para inscrições bem sucedidas. Assim, organização e
planejamento nesse subcomitê são muito importantes.
O Subcomitê de Inscrição é um dos comitês mais ocupados de toda convenção.
Embora seu trabalho mais extenso seja completado na semana imediatamente anterior
à convenção e durante a mesma, suas responsabilidades começam com um bem
elaborado planejamento antecipado. Este planejamento antecipado inclui o esboço de
folhetos e formulários, que devem ser feitos com bastante antecedência (pelo menos
com cinco ou seis meses antes da data da convenção) a fim de dar tempo suficiente
para a revisão por todo comitê. As datas de postagem de folhetos e formulários de
inscrição preliminares também devem ser estabelecidas com essa antecedência.
O desenvolvimento do folheto da convenção deve ser um esforço cooperativo entre os
subcomitês de inscrição e de arte-grafismo.
O subcomitê de inscrição deve desenvolver o formulário da convenção para o
subcomitê de arte-grafismo. Este formulário é distribuído juntamente com o folheto da
Convenção. Depois do folheto de inscrição da convenção estar pronto, revisado e
aprovado, o mesmo é entregue para o subcomitê de informação de convenção visando
sua distribuição.
O número de membros necessários para este subcomitê dependerá da freqüência
antecipada e duração dos horários de inscrição. Não é aconselhável ter os mesmos
membros trabalhando cinco ou oito horas sem intervalo ou número reduzido de
membros fazendo a inscrição de um número grande de pessoas. Por conseguinte, a
criação de turnos e equipes de trabalho é importante. O aspecto de turno e de equipe é
abordado em detalhes na seção posterior.
O folheto anunciado a convenção deve ser feito logo que as datas sejam marcadas e o
contrato ou o acordo seja feito com o local da convenção. Desta maneira, os
participantes terão oportunidade de se agruparem para assistirem a convenção. Este
primeiro folheto pode ser distribuído até mesmo se os formulários de inscrição não
estiverem prontos e as taxas da convenção ainda não tiverem sido estabelecidas. O
folheto pode ser remetido para que a convenção possa ser divulgada. O comitê
também deve fazer mala direta para os membros de NA relacionados em listas de
17
presença de convenções anteriores. Quando o formulário de inscrição e informações
mais precisas sobre “como se inscrever” estiverem disponíveis, o subcomitê de
inscrição elabora um folheto final e os disponibiliza. As cópias deste folheto e os
formulários de inscrições, também devem ser remetidos para inclusão nas revistas,
boletins e sites de N.A disponíveis. É uma maneira excelente de circular a informação
sobre a convenção sem custos adicionais.
Deve ser tomado cuidado especial na produção de folheto e formulários de inscrição.
Eles devem ser claros e informativos, não confusos. Os folhetos devem ser atraentes,
mas não precisam ser enfeitados ou onerosos.
O folheto final, com formulários, deve ser remetido aos membros listados pelo menos
quatro meses antes da data marcada para convenção e novamente cerca de quarenta
e cinco dias antes da convenção. Desta maneira, os membros podem fazer planos para
assistir a convenção e aqueles tenham se esquecido ou postergado serão lembrados.
Algumas vezes os subcomitês da convenção geram atividades adicionais que não
estavam marcadas quando o calendário original da convenção foi anunciado. A
postagem final, a quarenta e cinco dias da convenção, pode ser usada para fornecer
anúncios dessas mudanças ou atividades novas.
Uma clara comunicação deve ser atingida entre o coordenador do subcomitê de
inscrição, o comitê executivo e o tesoureiro da convenção acerca dos procedimentos
para lidar com inscrições e dinheiro.
Os registros do formulário de inscrição devem ser mantidos atualizados semanalmente
e todo o dinheiro recebido deve ser transferido para o tesoureiro do comitê de
convenção o quanto antes.
Na medida em que cada inscrição é recebida, por correio ou venda direta, o registro
deve ser feito indicando todas as informações sobre essa inscrição e sobre o destino
do dinheiro correspondente à mesma. Se houverem inscrições gratuitas como parte de
atividades promocionais, o subcomitê responsável pelas mesmas deve manter
registros cuidadosos e precisos sobre tais inscrições. Quando inscrições foram feitas
em atividades de entretenimento, recibos devem ser utilizados como confirmação
dessas inscrições. O coordenador do comitê executivo e os coordenadores dos
subcomitês envolvidos em conjunto com o tesoureiro, devem estabelecer um bom
sistema de funcionamento para lidar com inscrições feitas fora do método tradicional.
Todas as inscrições devem ter recibos de caixa numerados como meio de confirmação.
Cada membro do subcomitê de inscrição autorizado a aceitar dinheiro de inscrição
deve trabalhar com um bloco de recibo de caixa com três vias em cópias de carbono.
18
Uma para si mesmo, outra para pessoa que se inscrever e a terceira via para ser
entregue ao subcomitê de inscrição.
O Subcomitê de Inscrição conduz suas atividade dentro do orçamento autorizado pelo
comitê executivo. Quando forem necessários novos valores para as despesas, eles
serão obtidos junto ao Tesoureiro da convenção. Dinheiro recebido pelo Subcomitê de
Inscrição e não entregue ao Tesoureiro, não deve ser utilizado para cobrir as despesas
do subcomitê, pois pode resultar em confusão na prestação de contas e uso indevido
dos recursos gerados.
O sistema de registro desenvolvido pelo subcomitê de Inscrição deve ser simples e
claramente compreensível por todos os membros do Comitê executivo. Os registros de
todas as inscrições devem ser atualizados pelo menos uma vez por semana. Desta
forma, o Comitê executivo pode usar desses registros para avaliar junto ao Tesoureiro
qual a realidade financeira da convenção passo a passo. Provendo daí, uma indicação
da solvência da convenção.
Uma cópia do sistema de registros deve ser mantida de todas as atividades do
subcomitê de Inscrição. Um arquivo simples contendo fichas 3x5 ordenadas
alfabeticamente é um método simples e eficaz. Uma ficha é feita para cada inscrição,
contendo dados sobre o inscrito e sobre tudo que foi pago e o número da
inscrição/confirmação (que são o mesmo).
Na medida em que cada inscrição é recebida, uma ficha de confirmação (um canhoto
destacável) é remetida para o inscrito. O prazo para inscrições preliminares é incluído
no folheto da convenção.
O Subcomitê de Inscrição é responsável por preparar um pacote completo de inscrição.
Os pacotes incluem:
- Um programa de convenção
- Crachá ou identificação
- Informação sobre passeios
- Relação de restaurantes próximos locais com a faixa aproximada de preços
(principalmente aqueles abertos 24 horas – Dados fornecidos pelo subcomitê de
Hospitalidade).
- Relação das reuniões de maratona.
- Itens de souvenir (cadernos telefônicos NA, chaveiros, etc.).
- Etc.
Um subcomitê de Inscrição pode ser organizado com os seguintes cargos e
responsabilidades:
19
COORDENADORSupervisiona e coordena todos os aspectos do subcomitê de Inscrição e reporta-se ao
Comitê de Convenção, determina turnos de trabalho e articula membros da equipe de
trabalho.
VICE-COORDENADORAssiste ao coordenador e pode tornar-se mais ativamente envolvido com um ou mais
aspectos do Subcomitê de Inscrição.
SECRETÁRIOMantém atas, registros e correspondências.
TURMA OU EQUIPE DE TRABALHO:Passa recibos, coleta dinheiro de inscrição e distribui pacotes de inscrição em
convenções.
O número de equipes necessário para trabalhar num turno será determinado pelo
numero de presenças antecipadamente determinado e pela duração das horas de
serviço do subcomitê de inscrição. Uma equipe com três membros parecem trabalhar
melhor. Dois membros passam recibos e emitem pacotes. O terceiro membro é a
pessoa receptora do dinheiro e dos recibos.
Durante os horários de inscrição o tesoureiro coleta o dinheiro de inscrição dentro de
intervalos regulares dessa pessoa receptora dos depósitos.
As durações do turno para uma equipe trabalhar são determinadas nas reuniões do
subcomitê de inscrição.
Uma última observação para os membros do Subcomitê de Inscrição: Algumas vezes
haverá muitas responsabilidades e pressão sobre vocês. É importante que se ajudem.
Deixem os temperamentos de lado e ajudem-se em espírito de unidade e propósito.
Nossa recuperação pessoal vem em primeiro lugar e vocês devem fazer a parte de
vocês para assegurar que tudo corra bem. Mantenham-se limpos e cresçam juntos!
ARTE E GRAFISMOO subcomitê de Arte e Grafismo é constituído de membros que são artísticos e
energéticos.
Anteriormente à convenção, este comitê é responsável por projetar e/ou imprimir uma
flâmula, programas, tíquetes, folhetos, posters de direções; algumas convenções
20
também produzem xícaras de café, camisetas e outros brindes. O Comitê de Arte e
Grafismo também desenha estes materiais.
O coordenador do Subcomitê de Arte e Grafismo desenvolve um orçamento que inclui
toda a impressão e outras despesas. Uma vez que o orçamento esteja desenvolvido,
deve ser apresentado ao tesoureiro e ao Comitê de Convenção para aprovação. O
subcomitê de Arte e Grafismo deve apresentar uma variedade de desenhos para cada
item ao Comitê de Convenção pleno a fim de fornecer uma variedade de opções.
SUGESTÕES ÚTEIS:
- Desenvolver uma série de prioridades e manter as primeiras em primeiro lugar.
Incentivar membros com talentos artísticos a se envolverem.
Solicitar o auxílio do maior número possível de membros (principalmente recém-
chegados).
- Encontrar uma sala ampla na qual trabalhar; confeccionadores de flâmulas e posters
precisam de muito espaço.
- Utilize qualquer dos recursos disponível – membros que trabalham em lojas de
hobby/artesanato, gráficas, copiadoras, etc podem conseguir serviços e materiais com
taxas de desconto.
- Sempre apresente idéias e sugestões para todo o Comitê de Convenção para retorno
das impressões.
- Sempre adira à consciência de grupo do Comitê de Convenção lembrando que
nossa Autoridade Final é um Deus amoroso expresso através da consciência de
grupo.
Como são determinados os preços de inscrição e refeições em relação aos custos?
A seção de subcomitê de inscrição como discutido neste manual, destina-se a explicar
os principais, se não todo o fator relacionado a custos incorridos para as instalações,
funções e atividades da convenção. O preço da inscrição deve ser fixado somente após
cuidadoso exame dos orçamentos e presença estimada. Uma vez isto estabelecido, os
comitês devem considerar a possibilidade de sub - orçar e de uma estimativa incorreta
da presença. Se isto vier a acontecer e o preço da inscrição for baixo, as
conseqüências poderiam ser desastrosas para o Comitê e a Comunidade.
21
Deve ser tomado cuidado especial para permitir esta possibilidade ao estabelecer o
preço da inscrição. Lembre-se de que a receita extra será utilizada para incentivar
nosso propósito fundamental.
Preços de refeições são normalmente estabelecidos de um montante fixo negociado
com hotel. O problema comum que ocorre é que os hotéis somente negociam de
refeição e não o imposto e o serviço que acompanha tais preços. Assim é essencial
foco especial nisto ao determinar o preço dos tíquetes de refeições.
Uma vez fixados os preços de refeição, imposto e serviço, deve ser dada atenção à
possibilidade de não chegar à contagem de banquete estimada. Os hotéis exigem
notificação prévia do número de pessoas participando do banquete. Eles têm de
preparar o número certo de refeições e assim se você estiver abaixo do número
acordado, o comitê tem ainda que pagar refeição não utilizada. Se o comitê tiver sorte
e o número de presenças for superior ao número de refeições acordado, o restaurante
deve ajeitar a situação se dispuser de tempo. Se não, o comitê deve se acautelar para
não vender a mais o número de tíquetes de banquetes. A situação torna-se mais
complexa quando dietas especiais possam ser solicitadas ou requeridas, por terem
normalmente preços diferentes de refeições regulares.
Todos estes fatores devem ser levados em consideração ao estabelecer o preço de
banquete. A maior parte das convenções optou por cobrar um preço padrão mesmo se
algumas das refeições custar menos. Desta maneira o comitê pode equilibrar baixa
presença, custos de refeição adicionais inesperados e honrar outras despesas
relacionadas com o banquete.
Quem se encarrega das tarefas básicas da montagem e de montagem da convenção? De que modo se encaixa a segurança dentro do Comitê de Convenção?
Ao considerar as operações das convenções, é importante cobrir questões de
segurança e aspectos funcionais. Isto inclui controle de público, tarefas de montagem e
desmontagem, assim como transporte para os de fora. Todas as tarefas provavelmente
envolverão cada membro dos subcomitês, embora seja considerado um comitê
separado.
Mais freqüentemente estas tarefas são gerenciadas pelo Subcomitê de Hospitalidade
(em cooperação com o quadro funcional do hotel). As necessidades e os recursos são
identificados e planejados nos estágios finais de planejamento da convenção. Esta é
22
uma área de trabalho para onde muitos voluntários mais recentes podem ser
designados.
A segurança é necessária sempre que muitas funções se realizarem a fim de manter a
harmonia entre o local da convenção. A maior parte dos hotéis tem regras e ao assinar
o contrato o comitê concorda com tais regras. Deve ser feito todo esforço para manter
harmonia e reduzir refluxos negativos em NA ou futuras convenções. Entretanto
decisões de segurança devem ficar com o comitê Executivo (e o pessoal do hotel).
Às vezes, em algumas convenções, esta função é chamada de comitê Buldogue,
Comitê de sangue, Suor e lágrima e comitê de Operações.
Até que ponto uma convenção deve ser divulgada por um comitê de Informação de convenção?
Existe um perigo sério no diz respeito a convenções e atividade inadequada na área de
informação da convenção. No âmbito de atividades externas ao NA, as convenções
são muito freqüentemente utilizadas como eventos da mídia. Deste modo, serviço
social, organizações de negócios e religiosas incentivam a atenção pública para suas
atividades, membros, metas e objetivos. Isto é freqüentemente feito como meio de
promover suas organizações, suas metas e seus objetivos. O NA, por outro lado, se é
para vivermos de acordo com nossas Doze Tradições, deve evitar este tipo de
informação pública e atividade promocional.
A informação de convenção deve ficar disponível em todas as convenções em todas as
convenções por precaução, em caso de alguma mídia descobrir a desejar uma matéria
sobre ela. O Subcomitê de informação de Convenção deve estar preparado para
fornecer a mídia interessada, material apropriado com o qual eles possam
corretamente reportar sobre as atividades da convenção e ao mesmo tempo não por
em risco o anonimato dos membros ou permitir que a mídia trabalhe em promoção ao
invés de atração.
Os esforços para informação devem ser incentivados com respeito à participação dos
programas de hospitais e instituições, para que seus quadros de pessoal, pacientes e
residentes possam ser encorajados a participar e se beneficiar da experiência da
convenção.
As convenções são atividades transitórias e não devem causar impacto nos planos e
programas de informação de convenção da comunidade NA local onde a convenção
esteja se realizando. A tendência de se capitalizar no “evento” da convenção para
23
promover o NA através da mídia local é inadequada e uma violação das nossas
Tradições.
E quanto a propósitos especiais? A que ponto as reuniões ou atividades especiais pode ser realizado na convenção?
As convenções NA representam muitas coisas para muitas pessoas, mas a maior parte
dos membros NA concordaria que a convenção é fundamental uma celebração de
nossa recuperação partilhada, um testemunho vivo de nossa unidade e uma
declaração pública de nosso propósito comum – Ajudar o adicto que ainda sofre.
Acreditamos que as convenções de NA não sejam um lugar apropriado para reuniões
de interesse especial para Narcóticos Anônimos. A unidade, entretanto, é algo que
pode ser sempre aumentada e enfatizada. As convenções oferecem uma oportunidade
de recuperação para adictos diversos e estilos de vida para que aprendam sobre cada
um e, ao fazê-lo, eliminar quaisquer barreiras remanescentes entre nós. Quanto mais
nos conhecemos mais podemos ajudar-nos mutuamente.
É recomendado, assim, que os comitês de convenção sejam especialmente aos
sensíveis aos diferentes históricos de membros NA e cuidadosos ao selecionar os
oradores NA que representam uma variedade de experiências e estilos de vida e que
levam uma mensagem de igualdade e unidade na recuperação.
PAUTA DE REUNIÃO
- Abertura:
Começar com um momento de silêncio, para que todos os membros possam refletir
sobre seu envolvimento, pensando, a quem eles servem e porquê.
- Oração da Serenidade.
- Leitura das 12 tradições e dos 12 conceitos para o serviço em NA.
- Leitura e aprovação da Ata anterior.
- Apresentação e leitura dos relatórios.
24
Relatório do Coordenador: Tem por objetivo rever o progresso dos serviços do
comitê de convenção e passar informações recentes.
Relatório do vice-coordenador
Relatório do Secretário
Relatório dos subcomitês: Cada subcomitê apresenta um relatório contendo seus
progressos e metas. É sugerido que a leitura do relatório seja objetiva visando um
melhor aproveitamento do tempo de reunião.
Relatório do Tesoureiro: Presta contas da movimentação financeira da convenção,
atualização de despesas e faz um novo demonstrativo.
- Sétima Tradição.
- Assuntos antigos: Encargos vagos e moções em andamento.
- Assuntos novos: moções novas, metas, e assuntos relevantes para a convenção.
- Encerramento: avisos e considerações finais do coordenador da CCNA.
Agenda: Data e local das próximas reuniões do Comitê Executivo e dos Subcomitês.
- Oração da Serenidade.
MEMBROS VOTANTES
Os membros votantes em qualquer processo eletivo são:
- Vice-coordenador da CRNA - Um voto;
- Secretário - Um voto;
- Tesoureiro - Um voto;
- Subcomitê - Um voto;
- Área - Um voto;
- Núcleo:
25
Tipos de voto:
- SIM (a favor).
- NÃO (contra).
- ABSTENÇÃO.
- RETIRADA DE QUORÚM. (neste caso, o companheiro não participa da
votação).
Quorum mínimo:
Não é necessário quorum mínimo para haja votação.
Processo de votação:
Maioria Simples.
PROPÓSITO DO LEVANTAMENTO DE FUNDOS
Devemos lembrar que só temos necessidade por dinheiro em Narcóticos Anônimos,
para fomentar nosso propósito primordial de levar a mensagem ao adicto que ainda
sofre.
A experiência de muitas regiões e áreas é que o levantamento de fundos para
convenções é extremamente importante na medida em que ele leva interesse e apoio
da comunidade de NA local. Além de levantar dinheiro nossas linhas mestras não
proíbem grupos, áreas ou regiões de organizar eventos para levantamento de fundos
em nome das convenções. Entretanto, usaríamos cautela em drenar razoavelmente os
recursos da área para fundos de apoio às convenções, enquanto ao mesmo tempo
dando as boas vindas que motivam presença aumentando a consciência de como as
convenções – como reuniões – ajudam-nos como membros em nossa recuperação
pessoal.
Convenções de áreas e regionais provavelmente continuarão a ter necessidade de um
comitê de entretenimento. Este subcomitê planejaria e executaria atividades tais como
festas dançantes e piqueniques, precisará relacionar-se com outros subcomitês tais
como IP, Arte e grafismo e o Comitê Executivo a fim de completar seus projetos com
sucesso.
Este subcomitê também tem responsabilidades por atividades de entretenimento,
selecionando bandas ou discotecários a serem usados em todas as festas de
26
levantamento de fundos e de convenção. Eles também providenciam outras formas de
entretenimento providas em conjunção com a convenção.
As atividades podem ser desenvolvidas durante todo o ano; entretanto, sugerimos que
os eventos sejam marcados com três a quatro meses de antecedência da data da
convenção. Avisar a comunidade local sobre seus eventos é extremamente importante.
Uma lista de funções planejadas deve ser preparada e distribuída pela estrutura de
serviço, de área e regional para os grupos que você atende a fim de despertar
interesse, incentivar participação e apoio. As funções que são bem-sucedidas são bem
planejadas e divulgadas. Evento de lançamento de fundos de baixo retorno e sem
sucesso podem ser atribuídos a uma falta de planejamento e/ou de divulgação dentro
da comunidade de NA local.
ASSUNTOS LEGAIS OU EMPRESARIAIS
(ADAPTAR TEXTO)
As convenções de estados combinados que se realizarem em regiões diferentes
podem ter de considerar um plano de ação diferente. Pode ser desejado desenvolver
uma empresa separada que trabalhará dentro dos limites das convenções (semelhante
aquela da CCM). Evitar-se-á com isto a necessidade de se começar e acabar uma
estrutura empresarial ou organizacional de ano para ano.
As diretrizes coordenando este tipo de convenção e suas atividades devem ser um
esforço combinado empresa/comitê de uma convenção. A empresa deve ser formada
por membros de todas as regiões dentro dos limites onde a convenção será realizada.
Esta empresa é responsável pela convenção e suas atividades justamente como um
CSR. A fim de acomodar um “quadro de serviço” deste tipo, ela deve ainda ser
responsável pelo elemento de estrutura de serviço. A maneira mais lógica de acomodar
isto é fazer com que a empresa fique ligada e seja responsável pela região receptora
da convenção corretamente planejada. A empresa criada dentro da comunidade não é
autônoma e deve estar ligada ao comitê de serviço e/ou à comunidade NA que ela
representa através de estatutos cuidadosamente redigidos. A empresa da convenção é
responsável por supervisionar contabilidade e relatórios adequados e consistentes.
Também assegura que os relatórios adequados sejam feitos com os devidos ramos
governamentais (ou seja, formulário 990 arquivos estaduais quando aplicáveis, etc.).
As convenções de Narcóticos Anônimos como definida pela comunidade, são de
recuperação. Embora a intenção seja somente celebrar a recuperação, na medida em
que a convenção interage com pessoas e empresa de fora, nos obriga a agir como
uma empresa comercial. É este comportamento empresarial que força a convenção
27
para dentro da área pública onde ela fica sujeitas a outras empresas de fora e
possivelmente à atenção pública. Devido a isto, é essencial que todas as convenções
conduzam seu trabalho dentro do escopo da Doze Tradições, é fundamental que, na
medida em que uma convenção cresce, a realidade das necessidades comerciais
sejam tratadas para a proteção de cada membro assim como de Narcóticos Anônimos
como um todo.
Entre os aspectos importantes desta atividade comercial encontra-se a
responsabilidade financeira que tais eventos criam. O comitê responsável pela
convenção é financeiramente responsável por dano e perdas financeiras resultantes da
convenção. Se o comitê responsável estiver devidamente organizado e protegido, os
membros do Comitê de Convenção não seriam normalmente responsáveis por danos
ou processos.
Entretanto, se a convenção não estiver devidamente organizada, então os membros
que assinam o contrato e outros no comitê são responsáveis. Se a convenção for
organizada em prol de Narcóticos Anônimos (que todas elas são) então todos aqueles
ativos ligados a Narcóticos Anônimos podem tornar-se responsáveis por resultados de
dano ou perda. Assim faz-se presente à realidade da responsabilização tanto no ponto
de vista contratual como de dano público. Nossa obrigação é nos responsabilizar e
garantis que Narcóticos Anônimos não seja trazido para a controvérsia pública. Isto
protegerá os ativos da NA contra serem expostos como resultado de litígio. Como
membro de Narcóticos Anônimos e do comitê de convenção, você tem
responsabilidade direta pela integridade dos assuntos da convenção tratados em prol
Narcóticos Anônimos.
Os métodos mais lógicos de proteção são, formar uma empresa sem fins lucrativos
e/ou obter o necessário seguro de responsabilidade. Este da proteção aos membros
envolvidos no comitê NA de serviço e deixam espaço para uma abordagem mais formal
de lidar com o público. Ao planejar uma convenção regional ou local se houver um
escritório de serviço regional que tenha sido criado, é possível utilizar esta empresa
existente em vez de criar uma outra. Se não existir um escritório regional, então uma
empresa de convenção temporária pode ser formada, pendendo a criação de um
escritório regional. Uma vez estabelecida uma empresa de escritório regional, deve-se
pensar em fazer com que o escritório assuma responsabilidade legal pela convenção e
em dissolver a empresa de convenção. Isto permitirá consistência, continuidade e
unidade dentro da comunidade em qualquer caso, todas as empresas deves ser
guiadas pelas Doze Tradições de Narcóticos Anônimos e prestar contas diretamente à
comunidade NA que as criou.
28
Em caso de convenção de estados combinados que cobrem muitos estados e regiões,
uma empresa pode ser formada no estado mais viável, com membros do quadro
retirados daqueles locais ou estados geográficos em que a convenção ocorrerá. Os
estatutos da empresa devem dispor que as empresas devem ligar-se e prestar contas
ao comitê de serviço regional na medida em que ela avança geograficamente. Desde
que a convenção avança de estado para estado, é necessário informar as agências
estaduais apropriadas da mudança de executivos ao dar entrada em formulários de
relatório estadual e federal. Também é útil manter o mesmo contador para que os
registros passados sejam mantidos num único lugar e o comitê de serviço receptor não
precise reinventar o sistema de contabilidade e de entrada com as devidas agências
estaduais e federais.
Há alguns conceitos mal-formados sobre as convenções e empresas, que geram
conflitos. Espera-se que as declarações que segues clareiem alguns daqueles
conceitos mal-formados.
1. Uma convenção deve ser criada para permitir que suas contas
sejam evitar responsabilidade se o comitê superestimou sua renda ou fundos tenham
sido desviados.
Se a empresa estava disposta a falir e não pagar suas contas, isto seria verdadeiro.
Entretanto, os princípios de nosso programa exigem-nos responsabilidades por nossas
ações. Isto não requer que nossos membros (existindo ou não uma empresa)
assumam responsabilidades por suas ações. Isto torna essencial que seja tomada
cautela ao estimar inscrição, contagem de banquete, vendas de camisetas, etc e que
boa conduta pessoal de nossos membros seja exercida na convenção. É também
importante obter seguro de responsabilidade para proteger contra eventos
inesperados.
2. Uma empresa terá automaticamente isenção de impostos.
Não é verdade. No entanto, pode-se fazer um pedido através da empresa ou do comitê
à Receita Federal e agência estadual para isenção. A aprovação pode levar até dois
anos até a isenção ser oficialmente concedida. Durante este período a empresa não
pode tirar proveito da isenção de impostos.
29
3. Um Comitê de Convenção ou empresa é autônoma e não parte dos Narcóticos
Anônimos; assim o comitê ou empresa pode funcionar como uma entidade indiferente
respondendo somente por si.
Isto é uma séria má concepção e pode ser devastador para os membros daquele
comitê ou empresa baseando-se nos princípios de nossos programas, as convenções
NA são partes de NA e, como uma celebração, estão a serviço de NA. Por
conseguinte, independente do título legal, uma reunião de adictos com o propósito de
recuperação, é Narcóticos Anônimos, e uma organização criada por estes membros
para facilitar sua função deve ser então governada pelos Doze Passos e Doze
Tradições de Narcóticos Anônimos. A empresa e o comitê de Convenção devem
responder a um ramo de NA para se qualificar como uma convenção NA.
4. É obrigatório formar uma empresa ao realizar-se uma convenção.
Não é verdade, há outros caminhos disponíveis. Deve-se tomar cuidado extremo ao
avaliar se uma convenção precisa ou não da proteção de uma estrutura empresarial. É
importante contratar o ESM e/ou um advogado ao decidir se deve ou não formá-la.
Se uma região ou localidade está planejando formar uma empresa, os processos
seguintes devem ser seguidos:
- Contratar um advogado na região/local onde a empresa será criada.
- Desenvolver estatutos a serem aprovados pela região/localidade e submeter os
pedidos exigidos ao estado no qual a empresa será formada.
- Há certos formulários que precisam ser entregues com ou sem formação da empresa:
um é o pedido para número de identificação de imposto federal. Este formulário simples
é usado para obter-se o número de identidade necessário para abrir contas bancárias e
transar outros tipos de negócios. Este número dá aos possuidores o status de isenção
de impostos.
Não é possível dentro destas diretrizes prover um jogo uniforme de estatutos e outros
documentos necessários para a formação da empresa devido aos dispositivos legais
de empresa que existem em diferentes estados.
Quando as diretrizes estiverem sendo desenvolvidas há vária que precisam ser levadas
em consideração. O nome, programa e todas as atividades de convenção devem
refletir uma atmosfera de recuperação em NA. Uma compreensão das tradições é
fundamental.
30
As tradições têm sido freqüentemente comprometidas pelos comitês de convenção.
Quando personalidades fortes assumem os princípios espirituais tendem a escorregar
para fora. Nossos Doze passos, Tradições e leituras têm um foco específico em nossas
convenções devem manter aquele foco com aderência estreita às Tradições. Ao fazê-
lo, nossas convenções refletirão nosso propósito primordial assim como a atmosfera de
recuperação em NA.
ESCOLHA DO LOCAL DA CONVENÇÃO
O procedimento mais comum para tornar-se o local receptor de uma convenção é a
concorrência.
É imperativo que um comitê de convenção responda diretamente perante àqueles que
eles atendem. O comitê de servi’’co regional deve assumir a responsabilidade de
verificar que o comitê de convenção siga as Doze Tradições e funcione de acordo com
diretrizes especificadas. O CSR deve aprovar diretrizes para o comitê de convenção.
O nome, programa e todas as atividades de convenção devem refletir uma atmosfera
de recuperação em NA. Uma compreensão das Tradições é fundamental.
As Tradições têm sido freqüentemente comprometidas pelos comitês de convenção.
Quando personalidades fortes assumem os princípios espirituais tendem a escorregar
para fora. Nossos Doze Passos, Tradições e leitura têm um foco especifico e nossas
convenções devem manter aquele foco com aderência estreita às Tradições. Ao faze-
lo, nossas convenções refletiram nosso propósito primordial assim como a atmosfera
de recuperação em NA.
RESULTADO FINANCEIRO
É importante entender que as convenções não são fontes de fundos de NA e não são
estabelecidas para apoiar projetos especiais ou interesse especifico do Comitê de
Convenção.
31