name of presentation! - kasetsart university · 2013-06-25 · free powerpoint templates page 10...

โครงการระบบการจัดเก็บและ ค้นหาเอกสารระบบอิเล็กทรอนิกส์

ส านักงานบริการวิชาการ

Free Powerpoint Templates

โครงการระบบการจัดเกบ็และค้นหาเอกสาร ระบบอิเล็กทรอนิกส์ ส านักงานบริการวิชาการ

1.ประเด็นปัญหา

2.แนวทางในการพัฒนา

3.แนวคิดใน

การด าเนินงาน

4.วิธีการด าเนินงาน

5.ประโยชน์

ที่จะได้รับ

2ส 3ป

http://www.powerpointstyles.com/


สรุปประเด็นปัญหา

สิ้นเปลืองทรัพยากร

เสียเวลาในการสืบค้นเอกสาร

เสียพื้นที่ในการจัดเก็บ

3 ส ?

ปัญหาการจัดเก็บเอกสาร



แนวทางในการพัฒนา

เครื่องมือ อุปกรณ ์

ส ารวจ

เพื่อใช้ในการพัฒนา



แนวคิดในการด าเนินงาน

จัดท าระบบการจัดเก็บเอกสาร โดยใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์

จัดวางระบบหมวดหมู่การจัดเก็บเอกสาร ง่ายต่อการสืบค้น

จัดพื้นที่เก็บข้อมูลส่วนกลาง เครื่อง server

ปรับปรุง

3 จ



กลุ่มเป้าหมาย

บุคลากร

ส านักงานบริการวิชาการ



วิธีการด าเนินการ

1

จัดเก็บเอกสารแบ่งเป็น

ประเภทใหญ่ 2 ประเภท

เอกสารงาน

โครงการ

พัฒนา

วิชาการ

เอกสาร

งานสาร

บรรณ

2

จัดเก็บโดย

การ Scan

File PDF

แทนการ

ถ่าย

เอกสาร

3

จัดพื้นที่

เก็บข้อมูล

ส่วนกลาง

เครื่อง

server

4

จัดท าคู่มือ

การใช้งาน

และจัด

ฝึกอบรม

บุคลากร

การใช้งาน

ระบบ



การแบ่งหมวดหมู่การจัดเก็บเอกสาร

งานโครงการ พัฒนาวิชาการ

งานสารบรรณ



วิธีการจัดเก็บเอกสารโครงการพัฒนาวิชาการ

ชื่อ หัวหน้า

โครงการ

คณะ ส านัก

สถาบัน

วิทยาเขต หมายเลข

ระเบียน

แยกจัดเก็บ

โดยมีเอกสารดังนี ้



วิธีการจัดเก็บเอกสารโครงการพัฒนาวิชาการ

หนงัสือมอบอ านาจ

ขออนมุตัิโครงการ มกพว. 01

ขอเปลี่ยนแปลงรายการ มกพว. 02

ขอปิดโครงการ มกพว. 03

ขยายระยะเวลาโครงการ มกพว. 04

การโอนเงินตามงวด

เอกสาร ดังนี ้

สญัญาโครงการพฒันาวิชาการ

เร่ืองอื่นๆ ท่ีเก่ียวข้อง



ขั้นตอนการเก็บเอกสาร งานบริการวิชาการ : ระบบใหม ่



การจัดเก็บเอกสาร งานสารบรรณ

หนังสือรับเข้า

ทั่วไป หนังสือออกเลขที่

หนังสือ

หนังสือรับเข้า

การเงินโครงการพัฒนาวิชาการ



ขั้นตอนการเก็บเอกสาร งานธุรการ : ระบบใหม่

( )

Scan File : PDF

Folder :

xxxx Folder :

ReciveYear xxxx

Folder :

OutputYear xxxx

File :Rxxxx_date.month.year

File :Oxxxx_date.month.year

1-2

1-2

Scan : 2-5 /

Folder 2-5 / 2-5 /



ตารางการเปรียบเทียบผลส าเร็จของงาน

ระบบเดิม

• สมุดลงทะเบียนหนังสือรับเข้า

ระบบใหม่

• ทะเบียนอิเล็กทรอนิกส์

ผลที่ได้รับ

• สามารถจัดระบบงานให้มีประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานของบุคลากร





• ถ่ายเอกสาร


• Scan File to PDF

ผลท่ีได้รับ

• ประหยัดทรัพยากรกระดาษและวัสดุอุปกรณ์

• ประหยัดเวลา

• สะดวก รวดเร็วและคล่องตัว





• แฟ้มเอกสาร


• ฐานข้อมูลกลาง เครื่อง Server


• ประหยัดพื้นที่การจัดเก็บเอกสาร

• ลดวัสดุในการจัดเก็บ


http://www.google.com/imgres?imgurl=http://icons.iconarchive.com/icons/fasticon/servers/128/server-icon.png&imgrefurl=http://www.iconarchive.com/show/servers-icons-by-fasticon.html&usg=__0IhiivAygQKDni-aS9CIM9BAav4=&h=128&w=128&sz=11&hl=en&start=3&sig2=uN-aHRWXyMGykmlF9r8eDA&zoom=1&tbnid=PWU__oonAaeIGM:&tbnh=91&tbnw=91&ei=LihbToDtNMPQrQeBuf2UDg&prev=/search?q=server+icon&hl=en&sa=X&rls=com.microsoft:en-US&tbm=isch&itbs=1


ตารางการเปรียบเทียบผลส าเร็จของงาน ระบบเดิม ค้นหาจากสมุด

ทะเบียนหนังสือรับเข้า (Manual)


สืบค้นจากระบบอิเล็กทรอนิกส์

ผลที่ได้รับ

ประหยัดเวลาในการสืบค้น

สะดวก รวดเร็ว ถูกต้อง

ลดภาระในการค้นหาเอกสารของบุคลากร





• ถ่ายเอกสาร

ระบบใหม ่

• E-mail


• สะดวก รวดเร็ว

• ประหยัดทรัพยากรกระดาษ



วิธีการสืบค้น


http://www.google.com/imgres?imgurl=http://static-p4.fotolia.com/jpg/00/00/48/23/400_F_482342_gRoKzVfBLVfghDNWBLVfgCrNOYiEtP.jpg&imgrefurl=http://tarathip.blogspot.com/2009_05_12_archive.html&usg=__K5ybknqW8Gbg7LVG54BBZehAktY=&h=399&w=400&sz=38&hl=en&start=2&sig2=L_-yqX0_-G1UyxbN3nvNkg&zoom=1&tbnid=ThC_AzshfG23XM:&tbnh=124&tbnw=124&ei=Gi1bTsSCHcPYrQejy7STCw&prev=/search?q=%E0%B8%AA%E0%B8%B7%E0%B8%9A%E0%B8%84%E0%B9%89%E0%B8%99&hl=en&sa=X&rls=com.microsoft:en-US&tbm=isch&prmd=ivns&itbs=1


การค้นหาไฟล์เอกสาร จากฐานข้อมูลกลาง



การค้นหาไฟล์เอกสาร จากการสืบค้น



ผลลัพธ์ : จากการค้นหาไฟล์เอกสาร จากฐานข้อมูลกลาง



อุปกรณ์ที่ต้องการส าหรับการจัดเก็บไฟล์เป็น PDF

เครื่องถ่ายเอกสารที่

สามารถแสกนเอกสารได้

เครื่องแสกนเอกสาร

โปรแกรม Acrobat Full

เครื่อง Server ส าหรับเก็บข้อมูล



ขั้นตอนการ Scan File ส าหรับเก็บเป็น PDF

ขั้นตอนการ Scan File

ส าหรับงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

การตั้งค่าเครื่องถ่ายเอกสาร ส าหรับ Set

ค่าเพิ่ม Address Book

ส าหรับงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์


ขั้นตอนการ Scan File สำหรับงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์.docx

การ Set เพิ่ม Address Book สำหรับงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์.docx


ขั้นตอนการจัดเก็บ File PDF



ประโยชน์ที่ได้รับ

2 ส 3 ป




สนองนโยบายของมหาวิทยาลัย ส่งเสริม

การเป็น IT Campus

สามารถสืบค้นเอกสารได้รวดเร็ว

และเข้าถึงข้อมูลโดยตรง

2 ส




ประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร

ประหยัดทรัพยากรกระดาษและวัสดุอุปกรณ์

ประสิทธิภาพการปฏิบัติงานของบุคลากรใน

องค์กรเพิ่มมากขึ้น

3 ป


name of presentation! - kasetsart university · 2013-06-25 · free powerpoint templates page 10...

Documents