näin teet intrasta koko työyhteisön yhteisen, case helsingin kaupunginteatteri
TRANSCRIPT
Näin teet intrasta koko työyhteisön yhteisen
@ainohei
Teatterialan paras intra
Kaisa PelkonenHelsingin Kaupunginteatteri@Kaisape
www.ambientia.fi
#1
Varmista, että intra tukee koko organisaation kehitystä ja
tavoitteita
Helsingin Kaupunginteatteri
• Maan suurin teatteri ja tapahtumanjärjestäjä• Peruskorjaus 2015-2017• Esityksiä 6 näyttämöllä• Tuotantoja vuodessa noin 30, ensi-iltoja 20,
esityksiä noin 1 000, katsojia noin 250 000 - 300 000
Taustaa
• Henkilöstöpalaute: tieto ei kulje, tieto on harvoilla• Peruskorjaus (2015-2017)• Sisäinen tiedotus ilmoitustauluilla, viikkotiedotteessa,
suullisesti, meilitse• Vanha intra (2007) = sivu jossa lista pdf:iä, lomakkeet,
henkilöstöopas ja henkilökuntagalleria• Syksyllä 2013 uuden tuotantosuunnittelujärjestelmän
kylkiäisenä intra-alusta, mutta…
Tavoitteet
• Päätavoite: sisäisen tiedonkulun parantaminen ja avoimuuden lisääminen
• Tärkeä, ajankohtainen ja ajantasainen tieto aina mukana ajasta, paikasta ja laitteesta riippumatta koko henkilöstölle
• Kaikki sisältö avointa kaikille, freelancereillä rajatummat oikeudet
• Yhteisöllisyyden tukeminen
Toimintaperiaatteet
• Toimii julkisessa verkossa, myös mobiilissa• Helppokäyttöisyys, selkeä rakenne ja toimiva haku• Ajankohtaiset ja pysyvät sisällöt• Ryhmätyötilat tuotannoille, osastoille ja projekteille• Kaikki osallistuvat sisällöntuotantoon ja keskusteluun omalla
profiilillaan• Somesta tuttuja työkaluja: kommentointimahdollisuus, tykkääminen,
tägääminen, seuraaminen ja blogit• Kaikille yhteiset sisällöt ja eri ryhmiä koskevat sisällöt• Sisältöä virallisesta epäviralliseen• Korvaa fyysiset ilmoitustaulut ja vähentää sähköpostia
www.ambientia.fi
#2
Suunnittele intra, joka on erilaisille käyttäjille hyödyllinen, hauska
ja houkutteleva
Käyttäjät
• Vakituista henkilöstöä 200, freelancereitä 100• Suurin osa ei tee päätetyötä, digitaalisten
työkalujen käyttötottumuksissa eroja• Innostuneita Neron käyttäjiä löytyy kaikista
henkilöstöryhmistä ja ammattikunnista• 86 % käyttää Neroa päivittäin (50 %) tai
viikoittain (36 %)
Lähtökohtana käyttäjät
• Projektiryhmä loi käyttäjistä profiileja ja niille kuvitteellisia käyttäjätarinoita: mihin Neroa käytettäisiin, mistä kullekin voisi olla hyötyä ja iloa?– Miksi tulee päivän alussa Neroon?– Mitä tekee Nerossa eniten?– Millaiset tekniset valmiudet?– Mikä Nerossa saa menettämään hermot, mikä
iloiseksi?
Niilo Näyttelijä
• Seuraa Nerosta harjoitus- ja esitysaikatauluja, ilmoittautuu laulutunnille ja hierojalle
• Lukee mielellään kehuvia katsojakommentteja sekä seuraa ja kommentoi keskustelua
• Iloitsee ajoissa tulleessa tiedosta, esim. tulevat tuotannot, perutut harjoitukset
• Kurkkii välillä kiinnostuneena miten myös kollegan tuotanto edistyy
Jaana Johtaja
• Mieltää Neron tärkeäksi johtamisen työkaluksi• Hakee tietoa ja tuottaa sisältöä • Seuraa mittareita, raportteja, eri osastojen
toimintaa• Hyvät tekniset valmiudet• Ilahtuu vilkkaasta, asiallisesta keskustelusta
sekä tiedonhaun helppoudesta
Käyttäjät mukana suunnittelun ja käyttöönoton eri vaiheissa• Työpajoissa North Patrolin kanssa (konseptointi,
teknologian valinta, tarjouspyyntö ja kilpailutus)• Nimen valinnassa• Projektiryhmässä Ambientia-yhteistyössä• Tehokäyttäjinä testaamassa ennakkoon
www.ambientia.fi
#3
Panosta sisäiseen markkinointiin ja
jalkautukseen
Projektiviestintää pitkin matkaa• Nimen valinta ja julkistaminen kevätkahveilla• Tehokäyttäjien koulutukset• T-paidat • Kamppikset ilmoitustauluilla ja viikkotiedotteessa• Lanseerauslaskuri • Lanseeraustilaisuus• Käyttäjäkoulutukset• Käyttäjätutkimus
Lanseerausbileet koko henkilökunnalle
• HKT:n pienen näyttämön tekniikka käytössä• Nero-ilmapalloja• Hieno lanseerausvideo• Ambientian Aino Heiskan pitämä hauska esittely• Teatterinjohtajan juhlallinen kongin kumautus, serpentiinitykit • Herkullista Nero-kakkua ja kahvia• Mahdollisuus päästä heti kirjautumaan ja testaamaan
upouutta intraa• Aito innostus: ”Tämähän on hieno juttu!”
HKT pieni näyttämö 27.2.2015
www.ambientia.fi
#4
Älä aliarvioi muutosjohtamisen merkitystä
Mullistus viestintäkulttuurissa
• Aiemmin tiedottaja tiedottaa ja jakaa tiedotteen - nyt oma aktiivisuus
• Jokaisen rooli viestijänä - omaksuminen vaatii aikaa ja harjoittelua, alkaen tekstin kirjoittamisesta
• Koetaan intra jonain ylimääräisenä hommana ja toisaalta ei nähdä yhteyttä työntekoon
• Kaikki eivät ehkä koskaan käytä intraa aktiivisesti
Ylläpidon vastuutus
• Intranetille päätoimittaja• Käyttöoikeuksista vastaava henkilö• Kullekin sivulle määriteltiin ylläpidosta ja
päivittämisestä vastaava henkilö• Kaikki saavat muokata, täydentää ja korjata
sekä kommentoida sisältöjä• Sovittiin kuka tiedottaa mistäkin
Näin me onnistuimme
• Johdon tuki, resursointi• Hyvät yhteistyökumppanit• Innostunut projektiryhmä• Huolellinen suunnittelu• Käyttäjät mukaan• Panostus projektiviestintään• Käyttäjätuki ja innostaminen• Kehitystyö
www.ambientia.fi
Suunnittele intranet organisaatiolle JA käyttäjille!
Markkinoi, jalkauta, johda muutosta (se on iso!)
Yhteenveto