27 september 2016 / LAMOT / Mechelen

Bart De Nil en Jeroen Walterus

Wat is een collectieplan?

Wat is een collectieplan niet

In zes stappen naar een collectieplan

TRAJECT COLLECTIEBELEIDSPLAN VLAAMSE

ERFGOEDBIBLIOTHEEK

Wie?

• Collegagroep Vlaamse Erfgoedbibliotheek o.b.v. FARO

Motivatie?

• Erkende instellingen met kwaliteitslabel: visie op de collectievorming / collectieplan

• Strategische doelstelling Vlaamse Erfgoedbibliotheek: afstemming collectiebeleid partners

Hoe?

• Stappenplan, leidraad (FARO): een mogelijk model

STAPPENPLAN AFSTEMMEN MET ARCHIEVEN

Collegagroep West-Vlaanderen: Stadsarchief Ieper, Stadsarchief Kortrijk, Stadsarchief Waregem, Gemeentearchief Anzegem, Gemeentearchief Koksijde, Intergemeentelijke archiefdienst Poperinge-Vleteren, Provinciaal Archief West-Vlaanderen, Stadsarchief Wervik

Collegagroep Rest-van-Vlaanderen: Stadsarchief Leuven, Stadsarchief Mechelen, Stadsarchief Halle, Stadsarchief Tongeren, Stadsarchief Turnhout, Stadsarchief Lier, Stadsarchief Diest

INZICHT

SAMENSTELLING EN BETEKENIS

COLLECTIEBELEID

PRAKTIJK

STENEN TAFELS

STAAT OP ZICHZELF

100 PAGINA’S WAARMEE JE IEMAND KAN

DOODSLAAN

IN ZES STAPPEN NAAR EEN COLLECTIEPLAN

MOTIVATIE/HAALBAARHEIDWaarom starten met een collectiebeleidsplan?

Motivaties

• Inzicht, kennis over de collecties verdiepen

• Dienstverlening verbeteren; bijsturen/evalueren van interne processen (efficiëntie)

• Draagvlak bij interne en externe stakeholders vergroten (bv. transitietrajecten, (bestuurlijke) reorganisaties…)

• Maatschappelijk draagvlak versterken

Haalbaarheid

• Een collectieplan vraagt tijd, inzet… is die er?

• Is er een draagvlak voor? (Beleid, stakeholders)

• Enkel voor grotere geprofessionaliseerde organisaties?

STAPPENPLAN

Doel• Doel, context, scope

Status

• Beschrijving v/d collectie

• Huidig collectievormingsprofiel

• Gebruikers en dienstverlening

Strategie

• Prioriteiten toekomstig collectiebeleid

• Samenwerking

Focus stappenplan: erfgoedcollecties (erfgoedbibliotheken,

archieven)

PROCESMATIGE ASPECTEN

Interne organisatie:

• Interne werkgroep

• Interne afstemming/terugkoppeling met bestuur, directies, collega’s…

• Timing, planning, taakafspraken…

Participatie externen: aftoetsing bij bredere groep voorzien (gebruikers, collega’s bij partnerorganisaties…)

Communicatie (interne en externe transparantie; bv. een blog)

(1) DOEL, CONTEXT, SCOPE COLLECTIEPLAN

Context van het plan ( interne en externe omgevingsanalyse)

• Organisatiecontext: bestaan er al plannen? (Bv. beleidsplan)

• Beleidscontext: lokale beleidskaders, andere decreten, wettelijke opdrachten? Ethische (beroeps)codes?

• Omgevingscontext: maatschappelijke evoluties en trends

Focus v/h plan

• Wat wil je bereiken, veranderen, voor wie? (Zie motivaties)

Scope van het plan

• Welke collecties, diensten…? (erfgoedbibliotheken/archieven = scope erfgoedcollecties en erfgoedwerking)

• Periode (van/tot) plan?

-> goed aflijnen, scherp stellen!

(2) BESCHRIJVING V/D (ERFGOED)COLLECTIE

Historiek

• herkomst en positionering van de collectie

Beschrijving onderdelen v/d collectie (fysiek/digitaal/digital born)

• materiaaltypes (gedrukte publicaties, audiovisueel, e-books, games…)

• Thematische onderdelen v/d collectie

• cijfers omvang/aangroei v/d collectie (openbare bib.: BIOS)

• fysieke staat (conditie, bewaaromstandigheden) (erfgoedcollecties)

• status v/d collectieregistratie, digitalisering, digitale ontsluiting

Inschaling niveau of waardering v/d collectie (erfgoedcollecties)

• Waarderingskader ‘erfgoed’ is nog te ontwikkelen (traject FARO)

• Cf. studiedag FARO en prov. consulenten ‘Niet al goud wat blinkt’

• Themadossier ‘waardering en selectie’, faro | Tijdschrift over cultureel erfgoed, sept. 2015

-> zie www.faro.be

(3) BESCHRIJVING HUIDIG

COLLECTIEVORMINGSPROFIEL

Collectie-indeling (huidig profiel van de collectie)

• Zwaartepunt(en) v/d collectie (kerncollecties)

• hiaten in de collectie?

Kritische analyse v/d sterktes en zwaktes collectievorming (selectiebeleid)

• Bijsturen van selectie- en acquisitiebeleid?

• Afstoting van collecties?

(4) GEBRUIKERS EN DIENSTVERLENING

Wie zijn de gebruikers?

• Gebruikersonderzoek

Wat is het gebruik v/d (digitale) collecties?

• Evolutie (aantal) consultaties, uitleningen (BIOS)

Hoe verloopt de dienstverlening? (evaluatie)

Valorisatie v/d collectie

• Educatie, informatie, onderzoek, onderwijs, vrijetijd…

• Valorisatie (erfgoed)werking: tentoonstellingen, publicaties, maatschappelijke projecten…

(5) PRIORITEITEN COLLECTIEBELEIDFormuleer op basis van (1), (2), (3) en (4):

Prioriteiten of streefdoelen voor het toekomstig collectiebeleid • waar willen we staan over x jaar en waarom? Wat moet er veranderen,

enz.

de acties om deze streefdoelen te realiseren• Verwervingsbeleid (criteria (de)selectie, vormen van verwerving…)

• Registratie en digitalisering

• Bewaring, preventieve conservering

• Duurzame ontsluiting (digitale leeszaal)

• Ontwikkeling v/d dienstverlening

• Valorisatie-activiteiten

De middelen voor deze acties inschatten • personeel/financieel/infrastructureel

(6) SAMENWERKING ROND COLLECTIEBELEID

Positionering en samenwerking

• netwerken (VVBAD, IFLA, Liber….)

• (culturele) partners (lokaal, regionaal, internationaal…)

• Met wie samenwerken? Voor welke acties? Hoe?

• Vb: reminiscentiemateriaal aanbieden ismarchieven/musea

Afstemming collectiebeleid met andere bibliotheken

• Afspraken over selectie- en verzamelbeleid (= lange traditie in het openbaar bibliotheekwerk)

• Afspraken over bewaring (erfgoedfocus)

• Afspraken over digitalisering, digitale collecties (rol CultuurConnect)

DAG VAN HET COLLECTIEPLAN

FARO. Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed vzwPriemstraat 51B-1000 Brusseltel: +32 (0)2 213 10 60fax: +32 (0)2 213 10 99e-mail: info@faronet.be

www.faronet.be

Bart De Nil , Jeroen Walterus

bart.denil@faro.be , jeroen.walterus@faro.be