multifunkcijski uređaji mnogostranost - vidilab...

.biz

Odabrali smo četiri najbolja rješenja na našem tržištu koji vam mogu uštedjeti 30 posto troškova ispisa

Print management

Multifunkcijski uređaji postaju sve traženiji, jer donose rješenje za više problema odjednom

Optimiziranje uređaja i kontrola repromaterijala te servis u dogovoru s providerom pretvara ispis u transparentni proces

Implementiranje sigurnosti i kontrole pristupa dokumentima i uređajima

Mnogostranost donosi uštedu

Višak uređaja producira trošak

Multifunkcijski uređaji

Optimizacija

Sigurnost

UPRAVLJANJE ISPISOM • PRINTERI POD KONTORLOM

Skrivanje od znatiželjnih pogleda

..

POSEBAN TEMATSKI PRILOG ČASOPISA

.biz

Vidi.biz 192 naslovna_T.indd 119 2/23/12 12:16 PM

WWW.VIDI.HRVIDI.biz / 2012110

.biz

Sadržaj: 111 Uvodnik

112 Duplico

114 Lexmark International

116 Xerox

118 Xenon Forte

120 Xenon Forte Case study: Merkator

112 Sharpov sustav za jednostavno praćenje i analizu troškova te zaštitu od neautoriziranog pristupa MSP uređajima. Duplico nudi i Mfpcloud CMS aplikaciju

Duplico: Kayleigh japansko rješenje

118 MyQ Eleven rješenje pogodno je za sve koji žele uštedjeti naispisu i kopiranju. O uspješnom print managementu svjedoči i primjer implementacije u Merkatoru

Xenon Forte: MyQ

114 Lexmarkovo rješenje MPS usluga uljučuje upravljanje svim uređajima korisnika uz kontrolu ispisa i posebnu brigu o potrošnom materijalu uz velike uštede

Lexmark: Managed Print Services

116 Xerox nudi uštedu kroz print management preko multifunkcijskih uređaja i uz optimizaciju, te nudi cijelo rješenje za uređaje i software

Xerox: MFU i optimizacija

VidiBiz sadrzaj i uvodnik_DDT_K.indd 110 2/23/12 12:21 PM

111WWW.VIDILAB.COM VIDI.biz / 2012

spis dokumenata unatoč cloud uslugama, povezanim uređajima i ostalim tehnološ-kim novitetima i dalje čini nezaobilazan dio

poslovanja svake tvrtke. Bez obzira na digitali-zaciju tiskani dokumenti još uvijek imaju svoju vrijednost, kako za vizualnu komunikaciju tako i za arhiviranje. Problem s dokumentima je što ih ima sve više, sa svakim poslovnim uspjehom, osvajanjem tržišta, novim partnerima, doku-mentacije je sve više i više. Kako tržišta postaju globalna, raste broj partnera s kojima surađu-jemo, a time automatski rastu i komunikacija i produkcija dokumenata. Čini se kako se događa sasvim obrnuto od nekadašnjih predviđanja o uredu bez papira, ispis ne zamire, samo se usmjerava u druge svrhe.S povećanjem broja dokumentacije, raste i potre-ba za gospodarenjem nad njom. A to prije svega počinje već kod njezinog nastanka - ispisa.Ideja Print managementa upravo i jeste da se dopisi, ugovori, fakture, upute, planovi i slični dokumenti i dalje ispisuju, no ključ je u kontroli, optimizaciji sustava i pravima pristupa. Tu u priču uskaču junaci našeg posebnog prilo-ga, kompanije koje su se specijalizirale za uprav-ljanje ispisom. Ovoj se problematici u pravilu pristupa iz dva kuta - treba osigurati softver za pametno uprav-ljanje i kvalitetnu hardversku podršku, najčešće u vidu moćnih multifunkcijskih uređaja.

Po dolasku u tvrtku kojoj treba implementirati rješenje za print management ključno je uočiti šablonu funkcioniranja i prema željenom rezul-tatu usmjeriti svo ispisivanje, kopiranje, faksi-ranje i ostale mogućnosti kako poslovanje ne bi trpjelo, a u isto bi se vrijeme trebale dogoditi znatne uštede. Ovisno o ponuđaču, govori se o doista velikim uštedama. Pri tome nisu jedine varijable hardver i softver print management providera, već u jed-nadžbu ulaze i veličina tvrtke, broj zaposlenika i način poslovanja. Ono što svi naglašavaju jest da nema donje granice za print management rješe-nje te se ono zapravo isplati svima koji ispisuju. Realna ušteda kreće se u većini slučajeva i do 30%, što u neprekidnoj recesiji zaista jest velika ušteda i sjajna poluga za rast ili čuvanje radnih mjesta. Vratimo se samim rješenjima. Uz praćenje koli-čine ispisa, davanje autorizacije sve do ispisiva-nja dokumenta tek dok djelatnik koji je poslao dokument dođe do multifunkcijskog uređaja, nude se usluge kriptiranja podataka. Sve se više priča o oblacima, a implementacija cloud usluga još je jedna od nadogradnji na print manage-ment rješenja.Napredni multifunkcijski uređaji nude moguć-nost centralnog mjesta za pristup, uređivanje i ispis datoteka. Softverska podrška omogućava detaljnu analizu i statistička izvješća, a sve vodi jednom cilju - uštedi koja neće biti nauštrb

kvalitete. Potpuni pregled i kontrola nad ispisom i kopira-njem na svakom uređaju, od svakog pojedinca ili odjela nit je vodilja. Tu priča ide i dublje jer je moguće određene djelatnike autorizirati za samo pojedine funkcije, a ograničiti ostale poput ispisa u boji, skeniranje i sl. Optimizacija je još jedna ključna riječ pri čemu ne valja pretjerivati. Važno je složiti optimalan odnos djelatnika po multifunkcijskom uređaju. Uštede se postižu na više razina. Od već spo-menute optimizacije, a koja kroz analize i stati-stike se može sjajno voditi kroz softver za print management, tu je ugradnja uređaja koji imaju više mogućnosti, a nižu cijenu ispisa. S jednom vrstom uređaja kroz cijelu kompaniju dolazi se u konačnici do lakše i jeftinije nabave potrošnog materijala. Ideja je u konačnici da se korisnik ne brine o ispisu, već da se fokusira na posao koji valja oba-viti. Samim time već se stvara dodana vrijednost za tvrtke koje implementiraju Print management rješenje. Prilagodljivost je možda i ključna riječ kada se govori o implementaciji. Za najveću uštedu idealno bi bilo od ponuđača uzeti cijeli paket, od multifunkcijskih uređaja do softvera, no rješenja se mogu prilagoditi postojećoj infra-strukturi. Konačna računica je jasna, zove se ušteda. A kako do nje pročitajte na stranicama koje slijede...

I

Kontrola ispisa i kopiranja, prava pristupa funkcijama, centralizirani pristup i statističke analize uz optimizaciju broja djelatnika po multifunkcijskom uređaju glavne su poluge print management rješenja

Optimizacijom ispisa do ušteda

VidiBiz sadrzaj i uvodnik_DDT_K.indd 111 2/23/12 12:21 PM


.biz

Modularan sustav Kayleigh donosi jednostavno praćenje i analizu troškova i zaštitu od neautoriziranog pristupa Sharpovim MFP uređajima. Mfpcloud je CMS aplikacija koja pretvara MFP u središnji informativni kiosk i mjesto pristupa dokumentaciji zaposlenicima

Duplico i Sharp rješenja

Kayleigh- put do smanjenja troškova

: Kako biste najkraće opisali vaš sustav za print management?

Duplico d.o.o., kao dugogodišnji eksklu-zivni partner Sharpa, ima veliko iskustvo sa softverskim rješenjima kako svog principala, tako i neovisnih proizvođača prikladnih za heterogene ispisne okoline, a vodećih na svjetskom tržištu na polju print manage-menta.

Prilikom širenja ispisne i kopirne aktivno-sti preko mreže, dolazi do povećanja moguć-nosti neautoriziranog i nepravilnog kori-štenja. To može rezultirati velikim i nekon-troliranim dodatnim troškovima ispisa. Kako bi to spriječili, Sharp je razvio Kayleigh Accounting Solution - konfigurabilni ispisni softver za kontrolu troškova za Sharp mrežne multifunkcijske uređaje. "Kayleigh" je japan-ska riječ za accounting, a kao što i samo ime govori, Kayleigh je neprocjenjiv alat u kon-troli i smanjivanju troškova.

Glavni ciljevi korištenja Kayleigh-a su sma-njenje troškova kontrolom pristupa odre-đenim mogućnostima kao što je kolor i crno-bijelo kopiranje, skeniranje i printanje. Korištenjem naprednih statistika za postav-ljanje bržih MFP-ova na dijelove gdje su

Željko Rendulić,

direktor Duplico d.o.o.

najpotrebniji, postiže se povećanje povrata ulaganja, a jedan od glavnih ciljeva je svakako i praćenje troškova za svaki posao obavljen na MFP-u.

Prednosti koje donosi su jednostavno praćenje i analiza svih poslova korisnika, odjeljenja ili MFP-ova, za jednostavniju kalkulaciju najefikasnije raspodjele uređa-ja, praćenje i naplata troškova, smanjenje troškova ispisa, optimizacija ispisnih poslo-va i follow me print funkcija, koja osim što pridonosi uštedi, pridonosi sigurnosti. Način rada Kayleigh-a vrlo je jednostavan; Kayleigh se postavlja na centralni server što IT djelatnicima omogućuje jednostavno upravljanje i nadzor svime putem web sučelja. Na MFP-ovima se pojavljuje ekran za prijavu.

Kada se korisnik prijavi u sustav (putem kar-tice ili korisničkog imena/lozinke), Kayleigh server će ga automatski autorizirati i dodijeliti mu pristupna prava. Neautorizirani korisnici neće moći koristiti uređaje, odnosno, funkcija kopiranja će im biti onemogućena, a poslovi ispisa će biti zanemareni. Svaki puta kada prijavljeni korisnik želi izvršiti neku funkciju (kopiranje, skeniranje, printanje, itd.), MFP provjerava zahtjev s Kayleigh-om i da li kori-snik ima dovoljno sredstava na svom korisnič-kom računu. Kada se posao završi, MFP šalje podatke na server, koji će ih zabilježiti, izraču-nati trošak, te isti odbiti korisničkom računu. Follow me print funkcija radi na način da korisnik pusti nešto na ispis, ali ispis ne izlazi niti na jedan Sharp multifunkcijski uređaj, sve dok korisnik ne dođe do jednog Sharpovog MFP-a, autorizira se putem kartice ili kori-sničkog imena i lozinke, a ispis će izaći na uređaju na kojem se korisnik upravo autorizi-rao. Time se sprječava mogućnost neautorizi-ranog uvida u dokumente.

Naravno, osim spomenutih funkcionalno-sti, sustav ima još mnoge, te je potpuno modularan, dakle, sustav i njegove funkcije se potpuno prilagođuju korisnikovim željama i potrebama.

Od 2006. godine Duplico d.o.o. je osim Sharpovog Kayleigh-a, implementirao i uspješno održava rješenja poznatih svjet-skih proizvođača poput Pcounera, Y-Softa, Equitraca, Papercuta i Safecoma.

: Kakav profil klijenata se najčešće odlučuje za vaše rješenje?

Postoji li neka granica do koje se tvrtkama ne isplati uvođenje print managementa?

Velika i srednja poduzeća, koja vide infor-matiku kao generator prihoda i dodatnih ušteda, a broj takvih je na našu sreću sve veći i veći. Takva poduzeća, koja su otvorena za nove ideje, koja su okrenuta planiranju i ino-vacijama, naši su najčešći korisnici.

Što se tiče drugog pitanja, ne postoji gra-nica isplativosti tj. neisplativosti, jer i za naj-manje tvrtke imamo rješenja “free-of-charge”, prikladna točno njihovim potrebama.

: Što sve obuhvaća vaše rješenje za print management?

Kao i većina drugih rješenja, naše rješenje obuhvaća osnove poput upravljanja printer flotom, pravima pristupa, follow-me printin-gom, praćenjem i naplatom troškova, opti-mizacijom ispisnih poslova, centraliziranim managementom, udaljenom kontrolom, itd. Međutim, za razliku od ostalih rješenja na

2

3

1

Vidi.biz Duplico (2)_D.indd 112 2/23/12 12:17 PM

113WWW.VIDILAB.COM

I N T E R V J U

VIDI.biz / 2012

Naš servis, smješten u Gornjem Stupniku, dostupan je od 0-24, kao i IT služba koja brine o održavanju aplikacija, uz isto takvu podršku samog Sharpa. Većina podrške se obavlja udaljenim pristupom, daljinskim dijagnostikama i predservisnim aktivnosti-ma, tako da su intervencije na lokaciji kori-snika zapravo iznimno rijetke. Na lageru su uvijek dovoljne zalihe potrošnog materijala i rezervnih dijelova, kao i zamjenskih uređaja, tako da korisnici eventualne zastoje u radu gotovo i ne osjete. Širom zemlje, imamo raši-renu mrežu naših ovlaštenih partnera, tako da je kvalitetan servis zajamčen bez obzira gdje se korisnik, ili korisnikova poslovnica nalazi.

: Kakve konkretne uštede mogu očekivati vaši klijenti u odno-

su na troškove ispisa prije uvođenja uprav-ljanja ispisom?

Implementacijom Sharp uređaja, zbog izu-zetno niske cijene otiska, dolazi do značaj-nih ušteda kod korisnika. Analize korisnika pokazale su da se uvođenjem print manage-menta prosječno uštedi dodatnih 3%-5%, a ostvarene uštede se već samom instalacijom

Sharp uređaja kreću i do 70%, ovisno o vrsti i tipu dotadašnje kori-snikove opreme.

: Kakve novitete pripremate za vaše korisnike u nadolazećem raz-

doblju?Do polovine godine Sharp izbacuje nove

modele uređaja u segmentu high-performan-ce kolor i crno-bijelih MFP uređaja, a do kraja godine i nove modele u segmentu manjih uredskih kolor MFP-eva. Osim već dugo poznate kvalitete i izdržljivosti, i novi modeli će se odlikovati novom linijom dizajna, proš-le godine predstavljenom na Windays konfe-renciji, IBM forumu, te Inforestartu, a koja je oduševila sve posjetitelje, kao i korisnike tih novih uređaja. Svi uređaji će biti kompatibilni s novom generacijom Sharp OSA platforme te, izuzetno važno, i dalje najpovoljnije cijene ispisa na tržištu, čime se već dugo ponosimo.

tržištu, Duplico d.o.o. svojim korisnicima nudi i dodatnu vrijednost svojim rješenjima poput mfpclouda.

Duplico d.o.o. kontinuirano razvija vlasti-ta rješenja, pouzdajući se u svoj ambiciozni razvojni tim, koji je prošle godine razvio mfpcloud, document management aplikaciju za pristup i ispis dokumentima direktno s MFP uređaja.

Mfpcloud je CMS aplikacija koja pretvara multifunkcijske uređaje u središnji informa-tivni kiosk i mjesto pristupa dokumentaciji zaposlenicima. Bez obzira na tip poslovanja, veličinu organizacije ili tip dokumenata, sada su zaposlenicima dostupni za ispis dokumen-ti, obrasci, nacrti, katalozi, odluke tvrtke, ili bilo kakva druga vrsta dokumenata. Korisnici smanjuju troškove tiska viška dokumenata i količina, vrijeme pretraživanja i pojednostav-ljuju zaposlenicima pristup i ispis potrebnih dokumenata. Cijeli proces se racionalizira mogućnošću ispisa dokumenata bilo kada, bilo gdje i u potrebnoj količini.

Mfpcloud je predstavljen prošle godine na svim značajnijim IT konferencijama, uklju-čujući i konferenciju svih europskih Sharp partnera gdje je izazvala ogroman interes, a mnogi od partnera uskoro kreću u implemen-tacije mfpclouda na svojim tržištima.

Više o tome se može saznati i na našoj web stranici www.mfpcloud.com ili kod naših prodajnih pred-stavnika koji će rado prezentirati sve pred-nosti naše aplikacije.

: Treba li klijent prili-

kom uvođenja print managementa provesti i neke hardverske i organizacijske preinake?

Ne, rješenje se potpuno prilagođuje korisni-kovoj infrastrukturi i organizaciji, a moguć-nosti za nadogradnju uvijek postoje.

: Koje platforme, tj. operativne sustave podržava vaš print manage-

ment?Spomenuti Kayleigh Accounting Solution,

kao i rješenje neovisnog proizvođača koje implementiramo, praktički su neovisni o operativnom sustavu, tj. podržavaju goto-vo sve operativne sustave novije generacije (Windows, Linux, Unix), dok je mfpcloud aplikacija Windows server based.

: Može li se vaše

rješenje print managementa integrirati u druge sustave, tj. surađivati sa softverom drugih proizvođača?

Da, bez problema se može integrirati u druge sustave, tj. surađivati sa softverom svih značajnijih proizvođača.

: Trebaju li zaposlenici klijenta proći obuku za upravljanje ispisom?

Obuka nije potrebna, i sustav i uređaji su vrlo intuitivni, jednostavni i “user-friendly”, no, na zahtjev korisnika možemo organizirati obuku.

: Kako je organiziran vaš sustav servisiranja uređaja i aplikacija za

print management?

4

10

INFO O TVRTKIDuplico d.o.o.

Gornjostupnička 27b, 10255 Gornji Stupnik

Tel: +385 1 6589 222

[email protected]

www.duplico.hr

I N T E R V J U

5

6

7

9

8

Vidi.biz Duplico (2)_D.indd 113 2/23/12 12:17 PM


.biz

Lexmark provodi optimizaciju infrastrukture prilagođenu korisniku, kroz proaktivni nadzor uređaja postiže se maksimalna iskoristivost, a posebna je briga i upravljanje potrošnim materijalom


Lexmark’s Managed Print Services (MPS) uslu-ga uključuje upravljanje svim uređajima u ispisnoj floti krajnjeg korisnika (printerima, kopirnim i multifunkcijskim uređajima) na jedinstveni način.

Ova usluga unaprjeđuje funkcionalnost i kon-trolu postojeće baze uređaja što omogućava sma-njenje troškova i olakšava svakodnevni posao IT odjela.

: Kakav profil klijenata se naj-češće odlučuje za vaše rješenje? Postoji

li neka granica do koje se tvrtkama ne isplati uvođenje print managementa?

Iz našeg iskustava MPS uslugu najčešće koriste velike kompanije koje žele outsourcing svojih ispi-snih procesa. Naravno da i male i srednje tvrtke mogu koristi sve prednosti MPS-a.

Trenutno su 50% Lexmarkovih korisnika MPS-a velike tvrtke, 30% srednje tvrtke a 20% male tvrtke.

Ademir Ćurtović,

Country ManagerLexmark

International CRT d.o.o

Prema postojećim pokazateljima naši korisnici su :

Financijski sektor 20%Retail 25%Zdravstvo 10%Javni sektor 10%Obrazovni sustav 10%Proizvodni sektor 15%Ostali 5%

Svaka tvrtka ima ispis u osnovi svog poslovnog procesa, prema tome svaka tvrtka može ušte-djeti na troškovima ispisa. Lexmarkova ponuda

1

2

Lexmark Managed Print Services

Uz MPS uštede do 40%

pametnih ispisnih rješenja, u smislu broja uređaja, počinje već s jednim uređajem. Tako da može-mo zaključiti da Lexmark može prilagoditi svoju ponudu baš svakom krajnjem korisniku.


Lexmarkovo rješenje obuhvaća opsežni skup ispisnih usluga prilagođenih individualnim potre-bama svakog korisnika i realizira se u tri faze:

Optimizacija infrastrukture – Lexmark anali-zira postojeće stanje, uključujući strukturu doku-menta, uređaja, poslovnih procesa i interakcije. Prepoznavanjem svih poslovnih potreba korisnika razvijamo prilagođeno rješenje za svakog korisni-ka što osigurava da će najbolji uređaj s najboljom tehnologijom biti na pravom mjestu u pravo vrije-me. Ovakav pristup se primjenjuje na cjelokupnu infrastrukturu što doprinosi značajnim uštedama na hardwareu.

Proaktivni nadzor uređaja – Lexmark prati status uređaja kako bi osigurao njihovu maksimalnu isko-ristivost. Informacije o svim uređajima se stalno analiziraju što rezultira trenutnim detektiranjem problema. Dijagnostika je automatizirana i uređaj je spreman za upotrebu bez ikakve ručne intervencije, ali ukoliko je potrebno sustav signalizira tehničaru da treba otići na lokaciju izvršiti popravak. Rezultat toga je smanjeno vrijeme otklanjanja kvara, i manje problema za korisnikov IT odjel. Lexmark tako-đer osigurava preventivne servise (osvježavanje firmwarea i obnova postavki uređaja).

Proaktivno upravljanje potrošnim materijalom - Lexmark ovime pomaže u organizaciji i reducira-nju količina potrošnog materijala kao i u smanjenju prostora potrebnog za skladištenje potrošnog mate-rijala. Lexmarkov sustav automatski prepoznaje kada su količine tonera i ostalog potrošnog mate-rijal takve da se trebaju napraviti nove narudžbe i te narudžbe prosljeđuje odabranom dobavljaču. Time nestaje potreba za stvaranje nepotrebnih zaliha i štedi vrijeme koje je korisnik inače trošio za praćenje svih poslova vezanih uz printing.

: Treba li klijent prilikom uvođe-

nja print managementa provesti i neke hardverske i organizacijske preinake?

Uvođenje opsežnog MPS rješenja doprinosi smanjenju ekoloških utjecaja, troškova ali i pove-ćanju učinkovitosti. To podrazumijeva poduzima-nje tehničkih i logističkih procesa koji će dove-sti do budućih promjena. Korisniku treba jasno komunicirati sve informacije kako bi lakše obja-snili zaposlenicima sve aspekte budućeg rješenja i promjene koje će se nužno dogoditi u obavljanju njihovog svakodnevnog posla.

Smanjenje broja printera koje zaposlenici pone-kad doživljavaju kao vlastite, može dovesti do trenutnog nezadovoljstva.

3

4

Vidi.biz Lexmark (2)_D.indd 114 2/23/12 12:17 PM

115WWW.VIDILAB.COM

I N T E R V J U

VIDI.biz / 2012

korištenjem tehnologije, energije i potrošnog materijala. On omogućuje tvrtkama da prepu-ste stručnjacima planiranje i rukovanje ispisnim rješenjima.

SigurnostTvrtke godišnje riskiraju velike gubitke ostav-

ljajući dokumente s povjerljivim informacijama na printerima. Čak 32% zaposlenika tvrdi da su našli povjerljive dokumente ostavljene na printe-rima (prema istraživanju Lexmarka i TNS Sofres,

Rujan 2006., na uzorku 2500 zaposle-nika ureda u Francuskoj, Njemačkoj, Velikoj Britaniji, Španjolskoj i Italiji).

Ovisno o industriji i korisnicima, tvrtke imaju različite potrebe i nivoe

sigurnost dokumenata. Na primjer, banke ili odvjetničke tvrtke mogu biti zakonski obvezane na čuvanje određe-nih dokumenata. U ovakvim slučajevi-ma uređaji su opremljeni čitačima kar-tica ili tipkovnicama tako da su ispisane stranice dostupne samo zaposlenicima sa autoriziranim pristupom. Osim toga, postoji mogućnost automatskog brisa-nja dokumenata koji su poslani na ispis,

ali nisu ispisani u određenom vremenskom roku što također doprinosi sigurnosti.

: Kakve novitete pripremate za vaše korisnike u nadolazećem razdoblju?

Lexmark kontinuirano ulaže u razvoj rješenja za velike, srednje i male tvrtke. Lexmark Virtual Solution Center nudi jednostavno preuzimanje i pokretanje korisnih aplikacija.

Lexmark također ulaže i u Cloud Computing rješenja.

Trend ispisa na papir je u opadanju, ali ukupna količina informacija i sadržaja koji nastaju je u stalnom porastu. Njihova dostupnost je ključno pitanje za korisnike, bez obzira na to da li trebaju njihov ispis ili ne.

Lexmark razvija alate i tehnologije koje poma-žu korisniku premostiti sve izazove između “digi-talnog i papirnatog svijeta” imajući na umu svaku specifičnu granu poslovanja.

Imajući to u vidu, Lexmark poveća svoju spo-sobnost da se prilagodi svim potrebama tržišta. Naša intencija nije da se maknemo iz printing okruženja nego se želimo još vise približiti našim korisnicima i njihovim potrebama. Kao najbolji pokazatelj tog smjera je i integracija tvrtki Perceptive i Pallas Athena u naš sustav čime Lexmark postaje jedinstven primjer unutar industrije.

Zato je vrlo bitno jasno dati do znanja što se ovim rješenjem dobiva i koje su koristi djelatnika i njihove tvrtke u cjelini. Smanjenje troškova printa-nja, izbjegavanje nepotrebnog printanja, sigurnost, ekološki aspekti, unaprjeđenje poslovnih procesa i smanjenje vremena potrebnog za izvršenje poje-dinih ili cijelog skupa procesa samo su neke od koristi koje ovo donosi ovo rješenje.

Uvođenje MPS-a treba se odvijati top-down, a promjene trebaju biti inicirane i provedene od samog managementa koji zaposlenicima treba objasni što im ovo rješenje donosi i kada će ga implementirati.

: Koje platforme, tj. operativne sustave podržava vaš print management?

Lexmarkova rješenja su tipično instalirana na Microsoftov server, a pristupa im se putem web browsera.

: Može li se vaše rješenje print managementa integrirati u druge susta-

ve, tj. surađivati sa softverom drugih proizvo-đača?

Da, Lexmarkova rješenja mogu se integrirati i u druge sustave poput Documentm ili FileNet.


Lexmark se uključuje u proces tranzicije tvrtke s postojećeg stanja na MPS rješenje. Korisnik može birati između nekoliko metoda treninga i materi-jala koji su pripremljeni za njih.

: Kako je organiziran vaš sustav servisiranja uređaja i aplikacija za print

management?Sve aktivnosti održavanja aplikacija i uređaja

vezanih uz MPS Lexmark radi sam ili putem svojih autoriziranih partnera koji isporučuju ovu uslugu.

: Kakve konkretne uštede mogu očekivati vaši klijenti u odnosu na troš-

kove ispisa prije uvođenja upravljanja ispisom?Mogućnost uštede Lexmarkovih klijenata kori-

štenjem MPSa kreće se od 15 do 40 posto. Početne uštede često su rezultat značajnog smanjenja broja uređaja i ispisanih stranica, što također ima poziti-van utjecaj na okolinu.

Uštede, učinkovitost i koristi mogu biti sažete na sljedeći način:Optimizacija tijeka rada

Uzimajući u obzir poslovne procese prije imple-mentacije MPS usluge, mnoga područja mogu biti automatizirana kroz tijek rada kako bi se poboljšala učinkovitost.

Uređaji imaju ugrađen softwa-re prilagođen poslovnim procesima korisnika . Npr., kartična kuća prima online zahtjeve koji trebaju biti isprin-tani u više primjeraka, faksirani ili pro-slijeđeni e-mailom različitim odjelima. Ugrađeno programsko rješenje prepo-znaje cijeli proces koji može biti kontro-liran putem dodirnog ekrana na uređaju, te se na taj način automatizira veliki dio procesa. Racionalizacija infrastrukture

Ušteda na hardveru je jedna od prvih koristi koje će svaki MPS korisnik vidjeti.

Dok organizacije moraju imati dovoljan broj uređaja kako bi zadovoljile potrebe zaposleni-ka, često je zanemareno pitanje koji su uređaji potrebni i zašto. MPS pomaže odrediti koji tipovi uređaja su potrebni, zašto i na kojem mjestu, što rezultira time da je potrebna baza ispisnih uređaja usklađena sa poslovnim potrebama, te dovodi do smanjenja troškova.

Na primjer, više uređaja može biti zamijenjeno multifunkcijskim uređajem , ili uređaji u boji mogu biti zamijenjeni crno-bijelim uređajima u slučajevima gdje nije važan ispis u boji.

OkolinaImplementacija MPS-a rezultira učinkovitim

5

6

10

INFO O TVRTKILexmark International CRT d.o.o.

Savska Opatovina 36, 10000 Zagreb, Hrvatska

Tel: +385-1-3011-555

Fax:+ 385-1-3015-713

www.lexmark.hr

I N T E R V J U

7

8

9

Rujan 2006., na uzorku 2500 zaposle

sigurnost dokumenata. Na primjer, banke ili odvjetničke tvrtke mogu biti zakonski obvezane na čuvanje određenih dokumenata. U ovakvim slučajevima uređaji su opremljeni čitačima kartica ili tipkovnicama tako da su ispisane stranice dostupne samo zaposlenicima sa autoriziranim pristupom. Osim toga, postoji mogućnost automatskog brisanja dokumenata koji su poslani na ispis,

online zahtjeve koji trebaju biti isprintani u više primjeraka, faksirani ili proslijeđeni e-mailom različitim odjelima. Ugrađeno programsko rješenje prepoznaje cijeli proces koji može biti kontroliran putem dodirnog ekrana na uređaju, te se na taj način automatizira veliki dio

sigurnost dokumenata. Na primjer, banke ili odvjetničke tvrtke mogu biti zakonski obvezane na čuvanje određenih dokumenata. U ovakvim slučajevima uređaji su opremljeni čitačima kartica ili tipkovnicama tako da su ispisane stranice dostupne samo zaposlenicima sa autoriziranim pristupom. Osim toga, postoji mogućnost automatskog brisa

online zahtjeve koji trebaju biti isprin-tani u više primjeraka, faksirani ili pro-slijeđeni e-mailom različitim odjelima. Ugrađeno programsko rješenje prepo-znaje cijeli proces koji može biti kontro-liran putem dodirnog ekrana na uređaju, te se na taj način automatizira veliki dio

Vidi.biz Lexmark (2)_D.indd 115 2/23/12 12:17 PM


.biz

Multifunkcijskim uređajima i optimizacijom do ušteda

Xerox Managed Print Services

Potpuna briga o floti uređaja i softwarea


Xerox Managed Print Services je potpuna usluga koju u Hrvatskoj ovlašteni Xerox partne-ri pružaju korisnicima

Sastoji se od utvrđivanja zatečenog stanja kod korisnika (u tehnološkom i financijskom smislu), projektiranja novog rješenja, odnosno optimizacije sustava za ispis kod korisnika, implementacije, potpunog održavanja flote ure-đaja i softwarea, help-deska, te izvješćivanja korisnika. Ideja je da korisnik ne brine o ispisu, da ima jednu točku kontakta, te da ostvari naj-veće moguće smanjenje troškova ispisa. Na taj način korisnici štede i vrijeme i novac.

Financijske uštede postižemo usmjeravanjem ispisa i kopiranja na multifunkcijske uređaje, kod kojih je cijena ispisa niža nego kod stolnih laserskih i ink-jet printera. Također vodimo brigu o optimalnom odnosu djelatnika i MFU-a (multifunkcijskih uređaja) kojima gravitiraju.

Sa samom optimizacijom ne smije se pretje-rati. Jednom uređaju treba gravitirati optimalan broj djelatnika i ne smije biti previše udaljen od njihovog radnog mjesta.

Branka Falatko,

Country Manger Croatia

Xerox Ltd.

Uštede se postižu i optimizacijom flote. Često se događa da kompanije imaju uređaje od 3 -4 različita proizvođača, po 20 ili više različitih modela. Samim time, imaju prevelike zalihe potrošnog materijala i ulažu previše vremena u organizaciju tehničke podrške i pronalaženje najpovoljnijeg servisa.

Vrijeme korisnika štedimo tako što im omo-gućavamo funkcionalnosti skeniranja (proslje-đivanjem s MFU-a na e-mail, mrežu) , kori-stimo brze uređaje za ispis, nudimo sustav koji generira detaljna izvješća o troškovima, omogu-ćavamo jednu točku kontakta.

Na taj način korisnik dobiva više vremena da se koncentrira na svoj posao, dok brigu o ispisu

prepušta kompanijama čiji je posao ispis.Željela bih još napomenuti da Xerox uređaji

omogućuju zaštitu podataka šifriranjem poda-taka (Data Encryption) i brisanjem podataka s hard diska unutar uređaja (Image Overwrite).

Xerox je klasificiran kao leader u Managed Print Services po Gartneru. IDC-u i Quocirca-u. Preko 10 godina iskustva u pružanju ovih usluga prenosimo na naše partnere, kako bi korisnici u Hrvatskoj imali potpuno istu razinu kvalitete usluge kao i naši korisnici u SAD i Zapadnoj Europi. Lista naših ovlaštenih partnera dostup-na je na www.xerox.hr .

: Kakav profil klijenata se najče-šće odlučuje za vaše rješenje? Postoji


Za Managed Print Services odlučuju se klijen-ti koji žele točno znati koliki su njihovi troškovi ispisa, žele imati optimalne mogućnosti ispisa, uz optimalne troškove. Također, većini korisni-ka je važna mogućnost točne alokacije troškova unutar njihovih organizacija, što naš sustav omogućuje. Uz sve to, klijenti obično dobivaju nove i napredne funkcionalnosti ispisa i skeni-ranja, što možda prije nisu imali.

U smislu veličine organizacije korisnika, ne postoji granica – svaka kompanija – i mala i velika – može pronaći svoje optimalno okru-ženje. Istina je da su do nedavno velike kom-panije bila ciljna skupina, međutim, nama su male i srednje kompanije vrlo interesantno tržište, a Xerox partneri u Hrvatskoj već pružaju Managed Print Services SMB segmentu.


Xerox rješenje se razinom usluge prilagođa-va željama korisnika, mogli bismo ga nazvati modularnim. Osnovni model obuhvaća optimi-zaciju ispisa, kopiranja, osnovne funkcionalno-sti skeniranja i faksiranja. Naprednije rješenje obuhvaća software za upravljanje ispisom i nad-zor, on-site operatera koji cijelo vrijeme provodi u zgradi korisnika i nadzire sustav, daje podršku korisnicima i slično. Moguće je dogovoriti odr-žavanje uređaja drugog proizvođača, ako nisu bili zamijenjeni u projektu optimizacije. Sve ovisi o potrebama i željama klijenta.

: Treba li klijent prilikom uvođe-nja print managementa provesti i neke

hardverske i organizacijske preinake?To ovisi o situaciji kod klijenta i što smatra-

mo preinakom. Ukoliko klijent želi potpuno optimiziran sustav, a situacija je takva da svaki djelatnik ima na stolu osobni pisač – da, provest

1

2

3

4

Vidi.biz XEROX (2)_DD.indd 116 2/23/12 12:17 PM

117WWW.VIDILAB.COM

I N T E R V J U

VIDI.biz / 2012

desi veliki kvar na uređaju, otkaže neki vitalan i skup dio, mi ćemo to zamijeniti i popraviti bez dodatne naplate.

: Kakve konkretne uštede mogu očekivati vaši klijenti u odnosu na

troškove ispisa prije uvođenja upravljanja ispisom?

To ovisi o situaciji kod korisnika. Ukoliko ulazimo u potpuno neoptimizirano okruženje – slikovito: stolni pisači na gotovo svakom rad-nom stolu, uređaji za kopiranje na hodnicima, fax uređaji i skeneri po potrebi; za pisače se brine informatika, za kopirke opća služba – u tom slučaju klijent može očekivati uštede i do 30%.

Ukoliko ulazimo u okruženje gdje se već radilo na optimizaciji, uštede će, prirodno, biti manje. Nemoguće je reći točan postotak uštede prije nego što se utvrdi početno stanje i izradi projekt optimiziranog stanja.

Često se događa da korisnik i nema točan pregled svojih troškova ispisa i u tom slučaju tijekom utvrđivanja početnog stanja moramo na temelju podataka koje prikupimo od kori-snika utvrditi i stvarni nivo troškova prije opti-mizacije.

: Kakve novitete pripremate za vaše korisnike u nadolazećem razdoblju?

S tehnološkog aspekta, mi stalno imamo novitete i svake godine prezentiramo nekoliko novih uređaja, u nekom od segmenata koje pokrivamo.

S aspekta pružanja same usluge, ne planira-mo novitete kao takve, ali i mi i naši partneri konstantno radimo na podizanju kvalitete uslu-ga, kako bismo korisnicima omogućili nesme-tan rad i pozitivno iskustvo.

će se preinake u smislu da će se pisači nalaziti samo na mjestima neophodnima za neometano odvijanje poslovnih procesa, a većina djelatnika će se služiti multifunkcijskim uređajima koji obično stoje u hodnicima.

Ukoliko klijent želi software koji upravlja ispisom, treba potreban je server na koji će taj software biti instaliran.

Ukoliko klijent nema dobro riješenu mrežu, to će se morati urediti prije kompletne implemen-tacije sustava.

To su primjeri, a što će se doista dogoditi utvr-đuje se tijekom analize stanja i izrade projekta optimizacije.


Podržava sve sustave uobičajene u poslovnom okruženju.

: Može li se vaše rješenje print managementa integrirati u druge

sustave, tj. surađivati sa softverom drugih proizvođača?

Može, mi i radimo sa neovisnim proizvođači-ma softwarea za nadzor, ali ne mogu jamčiti da smo kompatibilni baš sa svakim softwareom koji postoji na svijetu.


Trebaju, to se organizira nakon što je sustav implementiran na određenoj lokaciji. Nije to ništa teško niti komplicirano, ali važno je omo-gućiti što lakši i brži prijelaz na novu tehnologi-ju, a i upoznati korisnike s novim funkcionalno-stima koje im sustav pruža.


management?

Xerox uređaje u Hrvatskoj održavaju naši ovlašteni partneri. Kvaliteta servisa izuzetno nam je važna. Naši partneri imaju educirane i ovlaštene djelatnike, redovito se održavaju školovanja. Ulažemo sredstva kako bi svi naši partneri uvijek imali dovoljne količine rezervnih dijelova i potrošnog materijala. Naša deviza je da Xerox uređaji ne smiju stajati izvan funkcije.

S obzirom na tehničku kvalitetu uređaja, opsežnost mreže za tehničku podršku, te fokus na postprodajne procese, to je cilj koji postiže-mo.

Konkretno kod održavanje uređaja unutar Managed Print Services nema razlike, osim što je regulirano ugovorom između partnera i korisnika. Uglavnom se ugovara nivo servisa – vrijeme odaziva, vrijeme dovođenja uređaja u funkciju i slično.

Bitno je napomenuti da se održavanja MFU-a naplaćuje po ispisanoj ili kopiranoj stranici, tako da korisnik plaća samo ono što doista potroši i troškovi su potpuno transparentni. Taj sustav ujedno osigurava potpuno jamstvo na uređaje za vrijeme trajanja ugovora. Da pojasnim: korisnik plaća ispisane stranice, a Xerox partneri osigura-vaju sav potreban potrošni materijal. Ukoliko se snika utvrditi i stvarni nivo troškova prije opti

mizacije.

vaše korisnike u nadolazećem razdoblju?S tehnološkog aspekta, mi stalno imamo

novitete i svake godine prezentiramo nekoliko novih uređaja, u nekom od segmenata koje pokrivamo.

S aspekta pružanja same usluge, ne planiramo novitete kao takve, ali i mi i naši partneri konstantno radimo na podizanju kvalitete usluga, kako bismo korisnicima omogućili nesmetan rad i pozitivno iskustvo.

management? vaju sav potreban potrošni materijal. Ukoliko se

5

6

7

8

9

10

INFO O TVRTKIXerox Ltd.

Koprivnička 70, 10 000 Zagreb

Tel: +385 (0)1 6609 000

e-mail: [email protected]

www.xerox.hr

I N T E R V J U

Vidi.biz XEROX (2)_DD.indd 117 2/23/12 12:17 PM


.biz

Rješenje MyQ cilja na srednje i veliko poduzetništvo, ali donja granica ne postoji. Xenon-Forte print management pogodan je za sve koji žele uštedjeti na ispisu i kopiranju


MyQ Eleven rješenje za nadzor ispisa omo-gućuje jednostavan i učinkovit način za nadzor, kontrolu i obračun ispisa, kopiranja i skenira-nja, kreiranje izvještaja (prema korisniku, grupi ili uređaju), te upravljanje zalihom potrošnog materijala kao i predviđanje servisnih interven-cija. Za tvrtke je već krajnje vrijeme da počnu razmišljati o tome da li količina ispisanih kopija i papira odgovara njihovim potrebama i veličini subjekta. Da biste pronašli odgovor, gdje nastaju najveći troškovi, najbolje je pratiti svaki pojedini ispisani dokument i list papira te o potrošnji redovno voditi statistička izvješća. A što je narav-no, moguće. MyQ podržava sve navedene potrebe pa čak i više - daje potpuni pregled i kontrolu nad ispisom i kopiranjem na svakom uređaju koji se od strane pojedinaca ili odjela.

: Kakav profil klijenata se naj-češće odlučuje za vaše rješenje? Postoji

Arman Vukelić,

direktorXenon-Forte

Zagreb d.o.o.


MyQ ispisno rješenje pogodno je za male i velike organizacije koje imaju velik broj uređaja i veliku količinu ispisa. Dakle, ciljani segment je srednje i veliko poduzetništvo, ali to ne isključuje i mala poduzeća kod kojih također postoji značajan interes za uštedom u printanju i kopiranju. Dakle granica za uvođenje ispisnog rješenja ne postoji.


Rješenje MyQ Eleven odlikuje jednostavnost korištenja, kako za voditelje IT odjela tako i za managere te voditelje odjela, koji zahtijevaju deta-ljan uvid i nadzor nad troškovima ispisa. To se može postići ne samo prema korisni-cima, nego u novoj verziji Business Pro, i prema pojedinim projektima (korisnik prije ispi-sa određuje u kojoj su vezi ispisani dokumenti s projektima), što dodatno pojednostavljuje izračun troškova.

MyQ Eleven ima potpuno renovirano suče-lje za izvješća koje u kombinaciji s grafičkim elementima, korisniku omogućuje da jednim klikom spremi izvješća u različitim forma-tima kao što su PDF, TXT, CSV, HTML, ali i XML. Rješenje također omogućuje auto-matsku dostavu izvješća o ispisu zadataka pojedinim korisnicima, ali i klijentima.

Ako tvrtka s MyQ rješenjem, koje zna upravlja-ti pisačima i multifunkcijskim uređajima različitih proizvođača, unese cijene ispisa za svaki pisač, lako se kasnije mogu obavljati razni izračuni troš-kova (po korisniku, projektu, zadacima, grupama pisača ...). Funkcija "Follow me" omogućuje kori-sniku da pusti na ispis svoj dokument, a koji će biti obavljen na bilo kojem pisaču unutar MyQ sustava i to tako da korisnik upiše korisničku lozinku ili pak jednostavnim dodirom identifikacijske kar-tice (podržava većinu identifikacijske tehnologije od magnetskog zapisa do RFID). Dokumenti korisnika ne putuju izravno na pisač, nego čekaju na njegov zahtjev za ispis na sigurnom poslužitelju MyQ. MyQ administrator ima pristup do svih sta-tističkih informacija o korištenju uređaja za ispis po svakom korisniku ili grupi u određenom vre-menskom periodu. Svaki korisnik ima mogućnost pristupa putem WEB sučelja svom korisničkom računu gdje može upravljati svojim dokumentima za ispis i kontrolirati svoj korisnički račun.

: Treba li klijent prilikom uvođe-nja print managementa provesti i neke

hardverske i organizacijske preinake?Prilikom uvođenja MyQ print managmenta

nisu potrebne velike preinake. Od software-a treba instalirati programsko rješenje MyQ na print ser-ver, a od hardwera treba instalirati uređaje za identifikaciju korisnika (pin, RFID ili biometrijski čitači). Ako se ugrađuje rješenje samo za praćenje ispisa onda preinake i instalacije za identifikaciju nisu potrebne.


MyQ server zahtijeva Windows okruženje, kli-jenti mogu biti na različitim platformama (Linux, Mac, Windows..)

: Može li se vaše rješenje print managementa integrirati u druge sustave,

tj. surađivati sa softverom drugih proizvođača?MyQ ispisno rješenje je namijenjeno različitim

platformama, a podržava više proizvođača pisača

1

2

4

5

6

Xenon-Forte MyQ Eleven

Potpuni pregled ispisa i kopiranja uz MyQ

3

Vidi.biz Xenon Forte (2)_D.indd 118 2/23/12 12:26 PM

119WWW.VIDILAB.COM

I N T E R V J U

VIDI.biz / 2012

otvara mogućnosti veće učinkovitosti i uštede. Zajedno s Vama ispitamo opće stanje i procijeni-mo koji su aspekti procesa MDS-a posebno važni za Vaše poslovanje. Zatim stvaramo prilagođena rješenja za sve što Vam je potrebno.

FAZA OCJENJIVANJA: Proces procjene situaci-je u okviru MDS-a daje detaljan uvid u trenutnu situaciju ispisa dokumenata, karakteristike Vaših procesa i pri tome nastale troškove. Kroz intervjue i ankete, odredit ćemo Vaše specifične potrebe i radne procese te ih integrirati u našu analizu. FAZA OPTIMIZACIJE: Na temelju podataka koji su prikupljeni pristupa se izradi sveobu-hvatnog koncepta upravljanja koji uzima u obzir specifične potrebe Vašeg poduzeća u pogledu ispisa, financijske i organizacijske strukture. FAZA UPRAVLJANJA: Nakon faze optimizaci-je obavlja se kontinuirano upravljanje sustavom kako bi se osigurala učinkovitost. Djeluje se pro-aktivno kako bi se osiguralo optimalno funkcioni-ranje te se nadzire stopa iskorištenja Vaše opreme i stalno provođenje kontrole Vaših troškova.

: Kakve konkretne uštede mogu očekivati vaši klijenti u odnosu na troš-

kove ispisa prije uvođenja upravljanja ispisom?Uštede koje korisnici mogu očekivati nakon uvo-

đenja MyQ rješenja za upravljanje ispisom prven-stveno se ostvaruju u financijama smanjenjem akumuliranih sredstava na skladištu, kroz kontro-ling potrošnog materijala, održavanja i sistemskim narudžbenicama. Smanjenje količine ispisanih stra-nica uvođenjem restrikcija i nadzora nad korisni-cima unutar organizacije (smanjenje neovlaštenog ispisa i ispisa u boji), učinkovitije korištenje radnog vremena i smanjenje broja ispisnih mjesta što sma-njuje obujam investicija u osnovna sredstva uvođe-njem centraliziranog ispisa.

: Kakve novitete pripremate za

vaše korisnike u nadolazećem razdoblju?Nove funkcionalnosti MyQ rješenja za ispis

omogućuju korisnicima automatski obračun troš-kova ispisa po projektima ili mjestima nastanka troška te mogućnost formiranja izvještaja kroz različite formate (PDF, CSV, XML, TXT, HTML...), automatska obrada zadataka prema količini stra-nica, boji, tipu dokumenata ili završnoj obradi (klamanje, booklet, bušenje...). Kreditni način ispisa omogućuje ispis prema dodijeljenim finan-cijskim ovlastima korisnika (pre-paid) te android terminal.

i multifunkcijskih uređaja. MyQ ispisno rješenje moguće je integrirati u druge programske sustave prema zahtjevima korisnika.


Rad sa MyQ ispisnim rješenjem je vrlo jedno-stavan. Potrebno je samo upoznati administratora u poduzeću klijenta sa osnovama rada i dodjelom ovlasti svim korisnicima unutar organizacije. On kasnije postaje glavna osoba zadužena za dodjelu ovlasti korisnicima i organizaciju grupa i ispisnih jedinica te kreiranje izvještaja o troškovima ispisa po korisnicima ili odjelima unutar organizacije.


management?Sustav je organiziran tako da u realnom vreme-

nu šalje izvješća o stanju ispisnih mjesta (broj ispi-sanih stranica, stanje tonera, stanje o količini papi-ra, status uređaja itd.) te prema unaprijed određe-nim pravilima obavještava administratora i/ili servisnu podršku koja tako dobiva ažurne podatke o stanju susta-va i mogućim nepravilnostima koje je tada moguće otkloniti u najkraćem mogućem roku. Ovo rješenje omogućuje i automatsku narudžbu potrošnog materijala (tonera) na način da se obavijest šalje administratoru unutar organizacije kli-jenta ili direktno kod pružatelja ispisnog rješenja čim se dosegne minimalna razina tonera potrebna za nesmetano funkcioniranje sustava.

MyQ aplikacija je sastavni dio Managment Document Sistema MDS koji je mnogo komplek-sniji pojam .

MDS-usluge upravljanja dokumentima iz Kyocere

Postupak nabave je često spontani proces koji

obavljaju različiti članovi osoblja kad god zali-ha postane niska. Kada je lanac opskrbe vođen neefikasno, tvrtke se suočavaju s rizikom manj-ka zaliha odnosno manjka prostora za narudžbe velikog obujma. Bez jasnog dizajna i organiza-cije sustava, događati će se da visoko plaćeno osoblje troši svoje dragocjeno vrijeme na rutin-ske poslove poput naručivanja i zamjene tonera. Kyocera MDS nudi širok raspon usluga za učin-kovito upravljanje potrošnim materijalom, koja uključuje sve – od nabave potrošnog materi-jala do korisničke podrške. Naš daljinski nad-

zorni sustav stalno provjerava zalihu potrošnog materijala i samostalno

naručuje nove količine materija-la prije nego dođe do manjka. S uslugom proaktivne dostave uvijek ćete imati potrošni mate-rijal kada i gdje ćete ga trebati, a

samim time i izbjeći nepotrebno održavanje zaliha te uštedjeti vrijeme,

troškove i napor.

TRI KORAKA DO USPJEHA: analiza, optimiza-cija, upravljanje

Kyocera MDS usluga je dinamičan proces koji se sastoji od tri koraka koji osiguravaju optimalizaci-ju procesa povezanih s poslovnim dokumentima i to ANALIZA, OPTIMIZACIJA i UPRAVLJANJE.

Ovaj postupak korak po korak pronalazi slabe točke u vašem okružju, razvija rješenje i

7

8

9

10

INFO O TVRTKIXenon forte Zagreb d.o.o.

Slavonska avenija 24/6, 10000 Zagreb

Tel: +385 1 6185 824

e-mail: [email protected]

www.xenon-forte.hr

I N T E R V J U

sanih stranica, stanje tonera, stanje o količini papira, status uređaja itd.) te prema unaprijed određe-nim pravilima obavještava administratora i/ili servisnu podršku koja tako dobiva ažurne podatke o stanju susta-va i mogućim nepravilnostima

rješenje omogućuje i automatsku narudžbu potrošnog materijala (tonera) na način da se obavijest šalje administratoru unutar organizacije kli-jenta ili direktno kod pružatelja ispisnog rješenja

uključuje sve – od nabave potrošnog materijala do korisničke podrške. Naš daljinski nad

zorni sustav stalno provjerava zalihu potrošnog materijala i samostalno

naručuje nove količine materija

samim time i izbjeći nepotrebno održavanje zaliha te uštedjeti vrijeme,

troškove i napor.

Vidi.biz Xenon Forte (2)_D.indd 119 2/23/12 12:26 PM


.biz

Od nekontroliranog rada do ujedinjenog i transparentnog tijeka rada

ŽELITE LI ZNAČAJNO SMANJITI TROŠKOVE?

Vaš ured i administrativni troškovi trebaju biti niži! No, već ste pregledali sve svoje troško-ve i ne postoji ništa što možete učiniti, zar ne? Pogrešno.

Većina poduzeća nema saznanja o količini izlaznih dokumenata na njihovim uređajima - niti o intenzitetu i prirodi njihove uporabe ispi-snih uređaja. Oni ne vide neučinkovitost svo-jih tijekova rada i drugih srodnih procesa kao što su nabava robe ili gubljenje vremena u odnosu prema mnogim pružateljima servisnih usluga. A tu je i niz drugih implika-cija: trošak sredstava i važna pita-nja kao što su poboljšanje utjecaja na okoliš ili čuvanje prenesenih sigurnosnih podataka koji ostaju bez nadzora. Dolazi do ignoriranja mogućnosti za pojed-nostavljenje podrške i administracije te visoko educirani zaposlenici troše previše vremena na rutinskim poslovima.

Dakle, postoje značajni skriveni troškovi u Vašem ispisnom okružju uredskih dokumenata koje čak i iskusni kontrolori ne mogu pronaći. Studije nadzora pokazuju da tvrtke troše i do 3 % njihova prometa na troškove izlaznih doku-menata pri čemu je velik dio od toga nesmotre-no neiskorišten.

Kyocera profesionalni Managed Document

Services (MDS) pomaže tvrtkama da pre-cizno identificiraju svoje troškove proi-zvodnje kako bi otvorili potencijale za sma-njenje troškova. Iskustvo pokazuje da MDS može smanjiti troškove dokumenata za oko 30-40 posto. Osim toga, naše usluge mogu pojed-nostaviti upravljanje izlaznih dokumenata te smanjiti opterećenje Vašeg IT odjela kao i pobolj-šati utjecaj na okoliš Vaših pisače i MFP uređaja. Uz KYOCERA MDS nećete samo smanjiti svoje troškove, nego i povećati svoju produk-tivnost. MDS će Vam omogućiti da organizi-rate radne procese izlaznih dokumenata. To će također rasteretiti Vaš IT odjel opterećenja te ih osloboditi rutinskih poslova koji mogu biti obrađeni učinkovitije od strane vanjskih izvora. KYOCERA MDS je cijeli paket usluga. Nakon detaljne analize potreba i strukture Vaše tvrtke mi ćemo zajedno sastaviti zajed-no prilagođeni program koji će se baviti pita-njima koja imate. Baš kao i sa svojom flo-tom automobila u poduzeću, možete staviti pojedine dijelove ili čak i cijeli izlazni sustav u ruke stručnjaka. Od procjene i optimiza-cije usluga za automatsku nabavu potrošnog materijala do brzog help-deska, sada možete dobiti sve usluge upravljanja izlaznim doku-mentima koje trebate na jednom mjestu - bez

obzira na marku Vaših uređaja.MDS nije samo za velike, među-

narodne korporacije. Naše usluge također su od velike koristi za i za male i srednje tvrtke. Kyocera MDS također će vam pomoći kako bi postigli značajnije sma-njenje troškova u vašoj tvrtci.

Kao što možete vidjeti, postoje mnogi razlozi za odabir Kyocere, pogotovo nakon što jed-nom vidite koliko malo zapravo znate izla-znim troškovima Vaše tvrtke i kako su veli-ki potencijali ušteda. A oni su još i veći! KYOCERA pisači, kopirke i multifunkci-onalni uređaji su poznati po svojoj izni-mnoj pouzdanosti i ekonomičnosti. KYOCERA softverske aplikacije su jamstvo za sigurnu obradu procesa u radu s dokumentima. Pri razvoju svojih proizvoda i tehnologija, KYOCERA je uvijek usmjerena na zaštitu okoliša i očuvanje gospodarskih resursa.

IZAZOV: Zapošljavajući više od 20000 ljudi u sedam zemalja, tvrtka Mercator je kori-stila pisače i višenamjenske uređaje različitih proizvođača u svojim brojnim uredima. Nakon značajnog rasta kompanije koji je ostvaren kroz preuzimanja, tvrtka je morala kombinirati razli-čite IT infrastrukture. Nije postojala kontrola nad troškovima izlaznih dokumenata niti bilo kakvo praćenje tijeka rada, tako da su dokumen-ti skenirani i distribuirani bez ikakvog nadzora. Troškovi usluga servisa, kao i troškovi vezani za nabavu i distribuciju potrošnog materijala bili su neprihvatljivo visoki te je postojala ogromna zaliha različitih tonera.

RJEŠENJE: nakon dubinskih analiza tijeka dokumenata i ispisne flote uređaja, svi dotadašnji pisači su zamijenjeni s KYOCERA MFP uređajima ili KYOCERA pisačima srednje ili visoke klase.

CENTRALIZACIJA ISPISA: ugradnja MyQ ispisnog rješenja u svim regija-ma za jednostavan i učinkovit nadzor korište-nja uređaja

REZULTATI: 40% prosječna ušteda na troškovima proizvodnje dokumenata, veća učinkovitost zahvaljujući optimiziranoj ispisnoj floti s manjim brojem uređaja, jedinstvenost potrošnog materijala i upravljanja zalihama (jedna točka kontakta), transparentan tijek dokumenata i nadzor nad korištenjem uređaja

ZAKLJUČAK: Implementacijom novog koncepta ispisnih rješenja Mercator je postigao:smanjenje i kontrolu troškova ispisa / faksiranja / skeniranja i kopiranjakontinuitet poslovanja – redundantni mrežni pisačipodizanje kvalitete infrastruktureosiguranje tehničkih preduvjeta za buduće veza-ne projekte

I N T E R V J U

Case study Mercator

Merkator: Implementirani novi koncept ispisnih rješe-nja donio je i 40% ušteda u kompaniji

Kyocera MDS učinkovito smanjuje troškove i povećava produktivnost

Vidi.biz Xenon - Mercator case study (1)_D.indd 120 2/23/12 12:25 PM

Pustalica 192.indd 1 21.2.2012. 10:44:20

multifunkcijski uređaji mnogostranost - vidilab...

Documents