mØteinnkalling frogn kontrollutvalg...• ved behandling i hmpb 2.2.2016 ble nye boligområder ved...

72
Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen 29 64 96 20 59 (m): 920 16 409 [email protected] www.follofiks.no MØTEINNKALLING Frogn kontrollutvalg Møtetid: 09.05.2016 kl. 14:00 Møtested: Møterom Oscarsborg Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken er unntatt offentlighet. Møtedokumenter er publisert på www.follofiks.no. Saksliste Saker til behandling 14/16 Frogn kommunes årsregnskap og årsberetning 2015 15/16 Ordførers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn 16/16 Rådmannens oppfølging - forvaltningsrevisjon beredskap 17/16 Rådmannens redegjørelse - saksbehandlersaken 18/16 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon 19/16 Kontrollutvalgets strateginotat 20/16 Orienteringssaker 9. mai 2016 Eventuelt Eventuelle forfall eller inhabilitet meldes til sekretæren. Varamedlemmer møter etter særskilt innkalling. Ås, 02.05.2016 Knut Erik Robertsen/s./ Lene H. Lilleheier/s./ leder sekretær

Upload: others

Post on 08-Apr-2020

4 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: MØTEINNKALLING Frogn kontrollutvalg...• Ved behandling i HMPB 2.2.2016 ble nye boligområder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan, i tråd med rådmannens innstilling

Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse Postboks 195 1431 Arings Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29 64 96 20 59 (m) 920 16 409 FIKSfollofiksno wwwfollofiksno

MOslashTEINNKALLING

Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 09052016 kl 1400 Moslashtested Moslashterom Oscarsborg Moslashtet er aringpent for publikum i alle saker med mindre saken er unntatt offentlighet Moslashtedokumenter er publisert paring wwwfollofiksno

Saksliste

Saker til behandling

1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015

1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn

1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap

1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken

1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

1916 Kontrollutvalgets strateginotat

2016 Orienteringssaker 9 mai 2016

Eventuelt Eventuelle forfall eller inhabilitet meldes til sekretaeligren Varamedlemmer moslashter etter saeligrskilt innkalling Arings 02052016 Knut Erik Robertsens Lene H Lilleheiers leder sekretaeligr

Frogn kontrollutvalg

Side 2 av 11

Frogn KU-1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600125-3 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1416 09052016 Sekretariatets innstilling Kontrollutvalgets uttalelse om Frogn kommunes aringrsregnskap for 2015 Grunnlaget for behandlingen har vaeligrt det avlagte aringrsregnskapet revisjonsberetningen fra KPMG 15 april 2016 og aringrsmeldingen for 2015 Kontrollutvalget merker seg at revisjonsberetningen er avlagt uten forbehold og presiseringer Ut over ovennevnte har kontrollutvalget ingen merknader til Frogn kommunes aringrsregnskap for 2015 Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner det framlagte regnskapet for Frogn kommune for 2015 Vedtaket oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet SAKSUTREDNING Naringr kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor skal det i henhold til kontrollutvalgsforskriften sect 7 avgi uttalelse om kommunens aringrsregnskap Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv sect 5 gir bestemmelser om revisjonsberetningens innhold Revisjonsforskriften sect 5 4 ledd nr 3 bestemmer at revisor ogsaring skal uttale seg om opplysninger i aringrsberetningen samsvarer med aringrsregnskapet KPMG har avgitt en revisjonsberetning datert 15 april 2016 med foslashlgende konklusjon ldquoEtter varingr mening er aringrsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen til Frogn kommune per 31 desember 2015 og av resultatet for regnskapsaringret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med lov forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norgerdquo Revisjonsberetningen er avgitt uten forbehold eller presiseringer Frogn kommunes regnskap for 2015 viser et netto driftsresultat paring om lag 42 mill kroner og utgjoslashr en resultatgrad paring 43 prosent Til sammenligning utgjorde netto driftsresultat i 2014 25 av driftsinntektene Fylkesmannen anbefaler et driftsresultat paring minimum 3 I aringrsmeldingen skriver raringdmannen at det gode resultatet i hovedsak skyldes at enhetene totalt sett leverte et bedre resultat enn varslet for 2 tertial 2015 I sin omtale om investeringsregnskapet peker raringdmannen spesielt paring risikofaktoren ved oslashkte renter og skriver blant annet laquoMed dagens laringnevolum vil en oslashkning av renten med 1 prosentpoeng gi oslashkte netto rentekostnader paring cirka 10 mill kroner i 2019raquo

Frogn kontrollutvalg

Side 3 av 11

Raringdmannen nevner ogsaring at kommunens beredskapsplaner er revidert i 2015 og at det er gjennomfoslashrt en risiko- og saringrbarhetsanalyse for hele kommunen som foslashlge av anbefalingene i forvaltningsrevisjonen om beredskap Raringdmannen er invitert til moslashtet for aring orientere om hovedpunktene i aringrsregnskapet og aringrsmeldingen Arings 2mai 2016 Lene H Lilleheiers Sekretaeligr Vedlegg 1) Revisors beretning fra KPMG datert 15 april 2016 2) Frogn kommunes regnskap for 2015 3) Frogn kommunes aringrsmelding for 2015

Frogn kontrollutvalg

Side 4 av 11

Frogn KU-1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600145-4 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1516 09052016 Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar saken til orientering SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets medlem Helge Simonsen ba om at kontrollutvalget blir orientert om ordfoslashrers habilitet i forbindelse med formannskapets og kommunestyrets behandling av saken Kommunedelplan i Nordre Frogn tidligere i aringr Simonsen sine sposlashrsmaringl ligger vedlagt saken Kontrollutvalgets tilsynsansvar er ikke begrenset til administrasjonen men omfatter ogsaring formannskapet andre politiske utvalg og ordfoslashreren Kontrollutvalget har i utgangspunktet ikke et tilsynsansvar overfor kommunestyret men kan allikevel uttale seg dersom kommunestyret for eksempel har truffet eller er i ferd med aring treffe et vedtak som vil vaeligre ulovlig Paring dette grunnlaget valgte sekretariatet i samraringd med utvalgets leder aring be raringdmannen om aring innhente en habilitetsvurdering fra kommuneadvokaten i Frogn med utgangspunkt i sposlashrsmaringlene til Simonsen I kommuneadvokatens notat av 25 april 2016 gis en fyldig redegjoslashrelse om habilitetssposlashrsmaringlet og det blir konkludert med at ordfoslashrer ikke er inhabil ved behandling av saken om kommunedelplan for Nordre Frogn Sekretariatet mener at saken er grundig vurdert av kommuneadvokaten og har ikke grunnlag for aring bestride konklusjonen Da saken om Kommunedelplan Nordre Frogn gjennomgikk en ny foslashrstegangsbehandling i formannskapet ble ordfoslashrer erklaeligrt inhabil i saken Ny foslashrstegangsbehandling av Kommunedelplan Nordre Frogn staringr paring dagsorden paring kommunestyrets moslashte den 2 mai Dersom noen i kommunestyret er uenige i vedtaket som eventuelt gjoslashres vedroslashrende habilitet minner vi om kommunelovens sect 59 foslashrste ledd laquoTre eller flere medlemmer av kommunestyret eller fylkestinget kan sammen bringe avgjoslashrelser truffet av folkevalgt organ eller den kommunale eller fylkeskommunale administrasjonen inn for departementet til kontroll av avgjoslashrelsens lovlighet Det samme gjelder avgjoslashrelser om moslashter skal holdes for aringpne eller lukkede doslashrer jf sect 31 og avgjoslashrelser om habilitetraquo

Frogn kontrollutvalg

Side 5 av 11

Sekretariatet finner etter dette ikke grunnlag for at kontrollutvalget skal garing videre med saken Ordfoslashrer er invitert for aring svare paring eventuelle sposlashrsmaringl i saken Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg 1 Sposlashrsmaringl til ordfoslashreren i Frogn ndash innsendt av Helge Simonsen 2 Kommuneadvokatens notat av 25 april 2016

From Helge Gert SimonsenTo Lene LilleheierSubject Sak til moslashte i kontrollutvalget 9 maiDate 8 april 2016 194618Attachments Sposlashrsmaringl til ordfoslashreren I Frogn fra Kontrollutvalgetdocx

Jeg ber om at ordfoslashreren innkalles til moslashtet i Kontrollutvalget 9 mai for aring redegjoslashre for sin habilitet i forbindelse med Kommuneplnenarealdisponering i Frogn Se vedlagte begrunnelse

VhHelge

Sposlashrsmaringl til ordfoslashreren I Frogn fra Kontrollutvalget

Tillit er grunnmuren I offentlig forvaltning Tillit til at alle beslutninger fattes i full offentlighet at alle opplysninger om saken er kjent og at ingen urettmessig beriker seg eller sine naeligrmeste Forvaltningsloven har strenge bestemmelser om habilitet I Kapittel II sect6

Kontrollutvalget ber ordfoslashreren redegjoslashre om habilitetsproblematikken I forbindelse med behandlingen av Kommunedelplanen for Nordre Frogn Bakgrunnen er foslashlgende

middot Ved behandling i HMPB 222016 ble nye boligomraringder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan i traringd med raringdmannens innstilling Hoslashyre varslet i Formannskapet 42 at de var interessert i aring legge ut den delen av det nye omraringdet som laring oslashst for fylkesveien og dette forslaget fremmet i kommunestyret 1502 og vedtatt med knappest mulig flertall (H-FrP og ordfoslashrers dobbeltstemme fordi en representant hadde forlatt moslashtet) Forslaget med dette tillegget ble dermed inkludert i planen som ble sendt paring hoslashring

middot Eiendomsutvikler Stiftsstaden Prosjektutvikling AS var forslagsstiller til omraringdet Garder Ifoslashlge selskapets nettside har de et omfattende samarbeid med eiendomsutvikler OH Slaringke Invest AS der ordfoslashrer eier 10 og hans soslashnner utgjoslashr styre og ledelse Samarbeidet bestaringr blant annet i

middot Et felles eid eiendomsutviklingsselskap Oslofjord utvikling AS som ifoslashlge nettsiden har opsjon paring utvikling av store arealer i Frogn Selskapet har saring langt ikke stor omsetning men potensialet maring anses betydelig

middot Selskapene eier ogsaring Dyrloslashkke AS som har spilt inn forslag om et stort kombinert naeligrings- og leilighetsbygg til byutviklngsplanen Seiersten-Ullerud-Dyrloslashkke paring en tomt de disponerer Dette er en svaeligrt sentral eiendom i byutviklingsoslashyemed

middot Det kan fremstaring som om de to selskapene har et omfattende forretningsmessig samarbeid og har planer om betydelige felles prosjekter i Frogn kommune fremover Det er derfor grunn til aring sposlashrre om samarbeidet er saring tett og omfattende at ordfoslashrer kan vaeligre inhabil ogsaring naringr Stiftsstaden utvikling er involvert i prosjekter som ikke er en del av det formaliserte samarbeidet Det er dermed grunn til aring sposlashrre om ordfoslashrer burde deltatt i behandlingen av denne kommunedelplanen etter at Hoslashyre fremmet sitt forslag og hva det betyr for gyldigheten av vedtaket at han gjorde det

middot Kontrollutvalget ettersposlashr dessuten en redegjoslashrelse for hele OHSlaringke Invests virksomhet inkludert virksomheten til naeligrstaringende forretningspartnere slik at det er mulig aring lage tydelige skillelinjer mellom hva ordfoslashrer kan delta i og hva som han ikke kan delta I naringr det gjelder arealdisponering

Sposlashrsmaringl til ordfoslashreren I Frogn fra Kontrollutvalget Tillit er grunnmuren I offentlig forvaltning Tillit til at alle beslutninger fattes i full offentlighet at alle opplysninger om saken er kjent og at ingen urettmessig beriker seg eller sine naeligrmeste Forvaltningsloven har strenge bestemmelser om habilitet I Kapittel II sect6 Kontrollutvalget ber ordfoslashreren redegjoslashre om habilitetsproblematikken I forbindelse med behandlingen av Kommunedelplanen for Nordre Frogn Bakgrunnen er foslashlgende bull Ved behandling i HMPB 222016 ble nye boligomraringder ved Garder ikke innlemmet

i forslaget til kommunedelplan i traringd med raringdmannens innstilling Hoslashyre varslet i Formannskapet 42 at de var interessert i aring legge ut den delen av det nye omraringdet som laring oslashst for fylkesveien og dette forslaget fremmet i kommunestyret 1502 og vedtatt med knappest mulig flertall (H-FrP og ordfoslashrers dobbeltstemme fordi en representant hadde forlatt moslashtet) Forslaget med dette tillegget ble dermed inkludert i planen som ble sendt paring hoslashring

bull Eiendomsutvikler Stiftsstaden Prosjektutvikling AS var forslagsstiller til omraringdet Garder Ifoslashlge selskapets nettside har de et omfattende samarbeid med eiendomsutvikler OH Slaringke Invest AS der ordfoslashrer eier 10 og hans soslashnner utgjoslashr styre og ledelse Samarbeidet bestaringr blant annet i

Et felles eid eiendomsutviklingsselskap Oslofjord utvikling AS som ifoslashlge nettsiden har opsjon paring utvikling av store arealer i Frogn Selskapet har saring langt ikke stor omsetning men potensialet maring anses betydelig

Selskapene eier ogsaring Dyrloslashkke AS som har spilt inn forslag om et stort kombinert naeligrings- og leilighetsbygg til byutviklngsplanen Seiersten-Ullerud-Dyrloslashkke paring en tomt de disponerer Dette er en svaeligrt sentral eiendom i byutviklingsoslashyemed

bull Det kan fremstaring som om de to selskapene har et omfattende forretningsmessig samarbeid og har planer om betydelige felles prosjekter i Frogn kommune fremover Det er derfor grunn til aring sposlashrre om samarbeidet er saring tett og omfattende at ordfoslashrer kan vaeligre inhabil ogsaring naringr Stiftsstaden utvikling er involvert i prosjekter som ikke er en del av det formaliserte samarbeidet Det er dermed grunn til aring sposlashrre om ordfoslashrer burde deltatt i behandlingen av denne kommunedelplanen etter at Hoslashyre fremmet sitt forslag og hva det betyr for gyldigheten av vedtaket at han gjorde det

bull Kontrollutvalget ettersposlashr dessuten en redegjoslashrelse for hele OHSlaringke Invests virksomhet inkludert virksomheten til naeligrstaringende forretningspartnere slik at det er mulig aring lage tydelige skillelinjer mellom hva ordfoslashrer kan delta i og hva som han ikke kan delta I naringr det gjelder arealdisponering

Frogn kontrollutvalg

Side 6 av 11

Frogn KU-1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1500131-8 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1616 09052016 Sekretariatets innstilling

1 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding til orientering 2 Raringdmannen bes gi en endelig tilbakemelding om oppfoslashlgingen av hvert av de seks

anbefalingspunktene innen utgangen av 2016 SAKSUTREDNING Kommunestyret behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten om laquoBeredskapraquo den 1562015 i sak 11515 og vedtok at raringdmannen skulle foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet etter seks maringneder Rapporten kan leses paring wwwfollofiksno Raringdmannen skriver i sitt svar av 26112015 at revisjonens seks anbefalinger er tatt til foslashlge i Frogn kommunes samlede og oppdaterte Ros-analyse vedtatt av kommunestyret 7 desember 2015 Revisjonens anbefalinger var 1 Revidere overordnet beredskapsplan paring bakgrunn av ROS-analyse som gjennomfoslashres i 2015 2 Oppdatere og revidere enhetenes beredskapsplaner 3 Soslashrge for at samordning av planer og oversikt over ressursbehov ivaretas i noslashdvendig grad og at dette fremkommer i planene 4 Avklare behovet for en egen beredskapsplan for vassdragstiltak 5 Vurdere om enkelte planer boslashr utvides med en naeligrmere konsekvensbeskrivelse av uoslashnskede hendelser og forbedrede tiltak 6 Tilstrebe en mer ensartet struktur for enhetenes beredskapsplaner ved bruk av en felles mal Raringdmannen vil i moslashtet orientere om arbeidet med ROS-analyser og beredskapsarbeid

Frogn kontrollutvalg

Side 7 av 11

Sekretariatets vurdering Vi ser det som positivt at kommunen ved behandlingen av ROS-analysen for 2015 har tatt revisjonens anbefalinger i forvaltningsrevisjonsrapporten til foslashlge og merker oss at raringdmannen med dette mener at Kommunestyrets vedtak om oppfoslashlging av rapportens anbefalinger er gjennomfoslashrt Sekretariatet mener at raringdmannens tilbakemelding er noe uklar i forhold til aring beskrive oppfoslashlgingen av hvert enkelt anbefalingspunkt Vi anbefaler derfor at utvalget ber raringdmannen om aring avgi en ny tilbakemelding innen utgangen av 2016 med en naeligrmere beskrivelse av hvordan anbefalingspunktene er fulgt opp foslashr saken sendes til kommunestyret for endelig vedtak Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kontrollutvalg

Side 8 av 11

Frogn KU-1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600089-6 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1716 09052016 Sekretariatets innstilling

1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering

2 Kontrollutvalget ber raringdmannen levere en skriftlig rapport om resultatet av sine undersoslashkelser til utvalgets neste moslashte

Vedlegg SAKSUTREDNING Raringdmannen orienterte om denne saken paring kontrollutvalgets moslashte den 7 mars tidligere i aringr jf vedlagte KU sak 716 Utvalget vedtok da aring innkalle raringdmannen til moslashtet den 9 mai for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser I e-post til sekretariatet har raringdmannen gitt beskjed om at den skriftlige sluttrapporten foreloslashpig ikke er ferdigstilt Raringdmannen er innkalt og vil i dette moslashtet avgi en muntlig rapport om status i saken Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers Sekretaeligr Vedlegg Kopi av KU sak 716

KONTROLLUTVALGET I FROGN

Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse Postboks 195 1431 Arings Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29 64 96 20 58 (m) 95 93 96 56 FIKSfollofiksno wwwfollofiksno

Saksutskrift Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600089-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 716 07032016 Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine

undersoslashkelser Saksutskriften bekreftes Arings 2mai 2016 Lene H Lilleheier Raringdgiver Dokumentet er elektronisk godkjent

Varingr ref 1600089 Side 2 av 2

Tidligere behandlinger Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Vedlegg SAKSUTREDNING Raringdmannen sa i kontrollutvalgets moslashte den 1 februar i sak 216 vedroslashrende kontrollrutiner i byggesaksavdelingen at administrasjonen vil garing igjennom arkivene og undersoslashke aktuelle saker den korrupsjonssiktede kvinnen fra Drammen behandlet da hun var ansatt i Frogn kommune Kontrollutvalget vedtok aring be om en redegjoslashrelse fra raringdmannen om gjennomfoslashringen av undersoslashkelsen Raringdmannen er innkalt til moslashtet for aring gi en statusrapport om sine undersoslashkelser Arings 29 februar 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kontrollutvalg

Side 9 av 11

Frogn KU-1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600081-6 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1816 09052016 Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar KPMGs utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon til orientering SAKSUTREDNING I utkastet til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon fra KPMG framgaringr det at analysen er utarbeidet paring grunnlag av dokumentanalyse og det felles arbeidsmoslashtet den 13 april der baringde kontrollutvalget politiske gruppeledere samt raringdmannen og hans ledergruppe deltok Paring grunnlag av diskusjonen i utvalget vil KPMG legge fram en endelig overordnet analyse foran kontrollutvalgets neste moslashte Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Utkast overordnet analyse Frogn kommune fra KPMG

Overordnet analyse

Frogn kommune

Mai 2016

wwwkpmgno

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 1

Innhold

1 Bakgrunn og formaringl 2

11 Bakgrunn 2

12 Formaringl 2

2 Fremgangsmaringte og involvering 3

21 Innsamling av data og metode 3

3 Analyse 6

31 Generell drift 7

32 Regulatoriske risikoer 8

33 Oslashkonomi 9

34 Maringl strategi og vedtak 9

Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder 11

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 2

1 Bakgrunn og formaringl 11 Bakgrunn

Etter sect10 i forskrift om kontrollutvalg skal kontrollutvalget utarbeidet plan for forvaltningsrevisjon Planen

skal vaeligre basert paring en overordnet analyse av kommunen

Kontrollutvalget i Frogn kommune har fra KPMG bestilt en overordnet analyse som grunnlag for plan for

forvaltningsrevisjon som skal gjelde i perioden 2016-2019

12 Formaringl

Formaringlet med den overordnete analysen er aring identifisere mulige omraringdertema for forvaltningsrevisjon i

firearingrsperioden 2016-2019

For aring utarbeide planen har KPMG gjennomfoslashrt en overordnet analyse av risiko og vesentlighet Analysen gir

grunnlag for aring prioritere omraringder i kommunal virksomhet som kan vaeligre gjenstand for forvaltningsrevisjon de

neste aringrene

Denne overordnede analysen vil med andre ord presentere identifiserte omraringder i den kommunale

virksomheten hvor risikoen for feilmangler er til stede Analysen danner grunnlaget for kontrollutvalgets

prioritering av omraringder som kan vaeligre gjenstand for forvaltningsrevisjon i planperioden

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 3

2 Fremgangsmaringte og involvering

Kapittel 2 gir en oversikt over metoden som er brukt for aring samle inn data teoretisk fundament og

vesentlige hensyn som er blitt benyttet i risikovurderingen

21 Innsamling av data og metode

I arbeidet med analysen har KPMG vektlagt analyser knyttet til risiko for manglende kontroll med vesentlige

sider ved virksomheten og tjenestene Av den grunn har vi fokusert paring aring gjennomfoslashre analyser med utspring

i risiko og vesentlighet

Den overordnede analysen er fundamentet for de omraringdene kontrollutvalget og kommunestyret prioriterer

for forvaltningsrevisjon I saring maringte har det vaeligrt saeligrlig viktig aring identifisere omraringder som har en iboende risiko

vesentlig grad av uoslashnskede konsekvenser dersom risiko inntreffer og som det potensielt vil vaeligre nyttig aring

gjennomfoslashre revisjon paring nyttig sett fra et politisk staringsted fra administrasjonens staringsted og nyttig sett ut i fra

et brukerperspektiv til kommunen Dette innebaeligrer at vi i arbeidet har tatt hoslashyde for omraringder hvor revisjon

kan ha verdi for kommunen i et forbedrings- og laeligreoslashyemed og hvor revisjon kan ha forebyggende karakter

Det vil si at et revisjonsprosjekt ikke bare ser tilbake paring hva som har skjedd men at man kan garing inn paring

paringgaringende prosjekter og prosesser hvor revisjonen kan vaeligre fundament for korrigerende grep

Av den grunn har vi gjennomfoslashrt en prosess som innebaeligrer et samspill med ulike deler av kommunen

administrasjon og politikere fra hhv kontrollutvalg og kommunestyret Dette har vaeligrt viktig for aring kunne finne

de rette omraringder og risikoer for revisjon

Arbeidet har vaeligrt delt i tre hovedbolker

Kartlegge og forstaring kommunen

Arbeidsmoslashte med kommunen for aring etablere og verifisere mulige omraringder for forvaltningsrevisjon

Dokumentere analyse

211 Metode

For gjennomfoslashring av analysen har foslashlgende teknikker blitt brukt for aring samle inn data

Dokumentanalyse KPMG har innhentet og gjennomgaringtt dokumentasjon fra kommunen blant annet

aringrsmelding og oslashkonomiplan tidligere revisjoner KOSTRA-statistikk kommuneplan og aringrsbudsjett

Arbeidsmoslashte Felles arbeidsmoslashte for kontrollutvalget politiske gruppeledere raringdmannen og raringdmannens

stab

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 4

Illustrert har prosessen vaeligrt slik

212 Teoretisk fundament og vesentlige hensyn

Arbeidet har fulgt en modell som er teoretisk forankret i statsvitenskap organisasjonsteori og COSO ERM1

og den tar utgangspunkt i kommunal virksomhet og tjenestetilbud Skjematisk vil valg av

forvaltningsrevisjonsprosjekt bli et resultat av vurderinger knyttet til vesentlighet og risiko ved virksomhet og

tjenestetilbud - vurderinger som siler ut prosjekt i 4 overordnede steg Dette kan illustreres slik2

1 The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission ERM ndash Enterprise Risk Management Dette er en internasjonalt

innarbeid standard for beste praksis innen omraringdet internkontroll og risikoharingndtering i virksomheter

2 De to nederste graring feltene ivaretas av kontrollutvalget og bystyret

1bullBestilling og innspill fra kontrollutvalget

2

bullGjennomgang av eksisterande overordna analyser og planer fokus paring gjennomfoslashrte revisjoner og kontroller

3

bullGjennomgang av relevante dokument bla aringrsmelding kommuneplan aringrsbudsjett med kommentarer saker i kontrollutvalget KOSTRA statistikk fylkesmannens tilsyn kommunestyrevedtak

4

bullArbeidsmoslashte med adminstrasjon (stab og enhetsledere) tillitsvalgtehovedverneombud politiske gruppeledere og kontrollutvalg

5bullOppsummering av resultat og utarbeiding av overordnet analyse Oversendt til kontrollutvalget

6

bullKPMG dokumenterer endelig overordnet analyse i samsvar med foslashringerinnspill fra kontrollutvalet og ovesender til kontrollutvalget etter moslashte

Overordnede vurderinger av risiko- og vesentlighet

Risikovurdering av vesentlige omraringde

Prioritering av risikoomraringde

Valg av

prosjekt

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 5

I felles arbeidsmoslashte ble risikoomraringder vurdert i forhold til sannsynlighet for at risiko inntreffer og konsekvens

av risiko For konsekvensvurderinger ble foslashlgende hjelpekriterier benyttet

Liv og helse

Sikring av verdier

Brukerrettighet - oppfylling og kvalitet

Kostnadseffektivitetproduktivitet

Politisk aktualitet

Analysen av identifiserte omraringder og risiko er kategorisert i foslashlgende matrise

Den videre prosessen innebaeligrer at kontrollutvalget prioriterer identifiserte omraringderrisikoer og utformer plan

for forvaltningsrevisjon Planen vedtas i kommunestyret og kontrollutvalget velgerbestiller enkeltstaringende

revisjoner Det er ogsaring ved bestilling av enkeltstaringende revisjoner at omraringdetrisikoen spisses og

operasjonaliseres i forhold til hva og hvordan revisjonen skal innrettes

Med andre ord den overordnede analysen identifiserer foslashrst og fremst omraringdene for forvaltningsrevisjon

mens en ved bestillingen av enkeltstaringende prosjektet spisser og operasjonaliserer hvilke temaer som skal bli

gjenstand for revisjon

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 6

3 Analyse Nedenfor presenteres omraringderrisikoer som er vurdert som saeligrlig relevante for revisjon det vil si

omraringderrisikoer som er kategorisert med betydelig konsekvens og betydelig grad av sannsynlighet

I vedlegg er alle identifiserte og vurderte omraringderrisikoer presentert

Omraringdene nedenfor blir presentert i fire ulike bolker

Generell drift

Regulatoriske risikoer

Oslashkonomiske risikoer

Maringl strategi og vedtak

Baringde sannsynlighet og konsekvens er gitt en farge hvor roslashd indikerer hoslashy sannsynlighet alvorlig

konsekvens gul indikerer middels og groslashnn indikerer lav sannsynlighet liten konsekvens

De stoslashrste risikoomraringdene som ble identifisert er presentert i tabellen nedenfor Under tabellen presenterer

vi deretter vurderingene som ligger bak de prioriterte risikoomraringdene

Sortert ut ifra scorevurdering ser tabellen i uprioritert rekkefoslashlge slik ut

Risikoomraringde Hvor i kommunen Sanns Kons

1 Etikk Hele

2 IKT Hele IKT og service

3 Helse og omsorg Helse omsorg og

velferd

4 Rus og psyk Helse omsorg og velferd

5 Tidlig innsats og forebygging Oppvekst barnevern

6 Personopplysninger Hele Sentraladm

7 Selvkost Teknisk

8 Investeringsbeslutninger prosjektstyring Hele

saeligrlig oslashkonomi teknisk

9 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag Hele

10 Oppfoslashlging av kommunale planer Hele

11 Bemanning og kompetansestyring Hele

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 7

Generell drift

311 Etikk og habilitet

Kommunen har som maringl aring ha et felles verdigrunnlag og aring ha en hoslashy etisk standard og en organisasjonskultur

basert paring felles utviklende holdninger og verdier Kommunen har blant annet utarbeidet etiske retningslinjer

som sist ble revidert i 2015

I arbeidsmoslashtet ble risiko for tap som foslashlge av interne og eller eksterne misligheter diskutert og det som ble

droslashftet var hvordan de etiske retningslinjene blir fulgt opp ute i enhetene og hvordan det jobbes med aring

forhindre at misligheter oppstaringr Dette gjelder baringde i administrasjonen i samspillet mellom politikk og

administrasjon og hos eksterne samarbeidspartnere

En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke hvordan kommunen praktiserer kravene om habilitet i

saksbehandling Revisjonen kan ogsaring kartlegge hvorvidt kommunens etiske retningslinjer er kjent blant de

ansatte i hvilke grad de foslashlges opp og hvilket system kommunen har for ansatte som vil melde ifra om brudd

paring lovkrav og regler knyttet til etikk og habilitet En revisjon kan ogsaring undersoslashkes i hvilke grad oppgave- og

ansvarsfordelingen mellom administrativt og politisk nivaring er formalisert - og hvordan kommunen jobber med

aring forebygger risikoer knyttet til habilitet og misligheter

312 IKT

I arbeidsmoslashtet ble utfordringer innenfor IKT-omraringde pekt paring som et saeligrlig kritisk risikoomraringde i kommunen

Det ble pekt paring at IKT-omraringdet ikke fungerer optimalt blant annet paring grunn av at det ikke er tilstrekkelig

utviklet og det preges av saringrbarhet blant annet paring grunn av noslashdvending vedlikehold nedetid og reparasjoner

av utstyr Risikoer knyttet til informasjonssikkerhet og tilgangskontroll ble ogsaring trukket frem

Innenfor IKT- omraringdet er det en generell risiko at det er et oslashkende trusselbilde mot digitale tjenester noe

som fordrer bedre sikkerhetsmekanismer hos kommunen Det er viktig med en tydelig strategi og

bevisstgjoslashring knyttet til forandring i arbeidsprosessene Konsekvensen av aring ha et IKT-systemer som ikke er

paringlitelig kan potensielt sett vaeligre store I helse- og omsorgssektoren blir velferdsteknologi en stadig stoslashrre

del av hverdagen og det kan i verste fall staring om liv og helse Andre konsekvenser er tapt verdiskapning og

oslashkte kostnader som foslashlge av nedetid og stopp i produksjon samt negativt omdoslashmme

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel

ndash Gjennomgaring kommunens kontroll drift og vedlikehold av IKT-systemer

ndash Vurdere i hvilken grad kommunen har klare strategier og planer og knyttet til investeringer innenfor

IKT-omraringdet og hvordan disse etterleves

ndash Kartlegge hvilke system og rutiner kommunen har for aring avdekke redusere og forhindre potensielle

IKT-risikoer og om det er gode nok tilgangs- og endringskontroller i systemene

ndash Undersoslashke kommunens beredskapsplaner for aring sikre gjenopprettelse av IKT-systemer ved uforutsette

hendelser

ndash Rutiner og praksis knyttet til opplaeligring og veiledning om bruk av IKT-systemer programvarer og utstyr

313 Helse og omsorg

I kommunen er det stort fokus paring aring fremme et helhetlige bruker - og pasientforloslashp I foslashlge aringrsmeldingen for

2015 har effektiv oppgaveloslashsning og samhandling hatt stort fokus Kommunen ser at samhandling hvor

brukers behov og ressurser er styrende for varingr innsats gir mer hensiktsmessige tjenester til den enkelte

Rehabiliteringsinnsatsen i brukers eget hjem har ogsaring oslashkt

Deltagerne paring arbeidsmoslashtet vurderte ikke sannsyligheten for lovbrudd eller mangelfullt tjenestetilbud

innenfor helse- og omsorgssektoren som saeligrlig hoslashy men helse og omsorg er likevel et prioritert omraringde

siden konsekvensene potensielt sett kan vaeligre svaeligrt store hvis det foslashrst oppstaringr feil Kommunen satser stort

paring dette omraringdet og en forvaltningsrevisjon kan undersoslashke om alle krav blir ivaretatt og om resultatene

samsvarer med ressursinnsatsen

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 8

En forvaltningsrevisjon kan ogsaring se paring

ndash Tildeling av helse- og omsorgstjenester herunder saksbehandling og vedtaksoppfoslashlging

ndash Om helse og omsorgstjenestene er godt dimensjonert i forhold til behov

ndash Bruk av individuelle planer

ndash Bemanning kompetanse og rekruttering i helse- og omsorgssektoren

ndash Hvorvidt innholdet i tjenestetilbudet tilfredsstiller krav i regelverket herunder om det foreligger

hensiktsmessige rutiner og om rutinene blir etterlevd

En forvaltningsrevisjon kan rettes mot hele helse- og omsorgstjenesten i kommunen eller den kan spisses

mot enkelte tjenester og brukergrupper

314 Rus og psykiatri

Manglende samsvar mellom kvalitet tjenestetilbud og behov innenfor rus og psykiatritjenestene var et av de

omraringdene som det ble vurdert aring vaeligre hoslashyest risiko knyttet til I kommunen ser man en oslashkning i antall

personer med psykiske lidelser Konsekvensen av ikke aring ha et tilfredsstillende tjenestetilbud til denne

brukergruppen kan vaeligre at det ikke blir gitt tilbud til alle brukere som har rett paring tjenestene og det kan igjen

medfoslashre en oslashkning i langtidsbrukere av systemet I verste fall kan det ogsaring garing utover liv og helse

En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke i hvilken grad det er hensiktsmessig organisering rutiner

og samarbeid mellom enheter i kommunen samt mellom kommunen og andre relaterte instanser som sikrer

gode rus- og psykiatritjenester i kommunen Dette for aring identifisere om det er eventuelle utfordringer og

behov for forbedringer som kommunen kan dra nytte av i det videre arbeidet med aring utvikle rus- og psykiske

helsetjenester

Kommunen gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013 Det

er ogsaring et stort fokus paring de unge i kommunen Det er dermed oslashnskelig at en forvaltningsrevisjon i denne

perioden i hovedsak fokuserer paring de over 18 aringr

315 Tidlig innsats og forebygging

I oslashkonomiplanen for 2016-2019 kan man lese at det legges opp til en tettere samhandling mellom enhetene

i oppvekstsektoren hvor maringlet er aring arbeide i oslashkende grad tverrfaglig paring det forebyggende arbeidet blant

unge Kommunen vil fortsette aring prioritere tidlig innsats overfor alle maringlgrupper Videre garingr det frem av planen

at tilgjengelig statistikk viser at for mange Frogn-ungdommer over tid ikke fullfoslashrer videregaringende skole

I arbeidsmoslashtet ble tidlig innsats og forebyggende arbeid trukket frem som et risikoomraringde Det ble blant

annet stilt sposlashrsmaringl ved om barn med problemer fanges opp tidsnok hva som er aringrsaker til at unge dropper

ut av skolen og om det er en sammenheng mellom ressursbruk og resultater innenfor forebyggende

tjenester Dette er alle sposlashrsmaringl som kan besvares paring i en forvaltningsrevisjon

32 Regulatoriske risikoer

321 Ivaretakelse av personalopplysninger

Brudd paring personopplysningsloven ble identifisert som et mulig risikoomraringde i kommunen da det av noen ble

vurdert aring vaeligre hoslashy sannsynlighet for at kommunen glipper paring kravene om ivaretakelse av

personopplysninger Konsekvensen av brudd paring personalopplysningsloven kan vaeligre hoslashy for enkeltpersoner

og det kan ogsaring paringfoslashre kommunen et negativt omdoslashmme og erstatningssoslashksmaringl

For aring ivareta personopplysninger paring en riktig maringte er det viktig med system som sikrer at distribusjon

arkivering og tilgang til sensitiv informasjon foregaringr paring riktig maringte Det er viktig med gode tilgangssperrer

samt rutiner som sikrer at informasjon ikke lagres paring feil sted og at den ikke lagres lenger enn regelverket

tillater

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvilke system og rutiner Frogn kommune har for aring

etterleve krav om haringndtering av personopplysninger og informasjonssikkerhet

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 9

322 Selvkost og gebyr ndash vann og avloslashp

Fastsettelse av selvkostgebyr ble vurdert til aring vaeligre et risikoomraringde i kommunen Det ble blant annet

begrunnet med vanskelighetene knyttet til det aring sette riktige gebyrer Konsekvensen av aring ikke ha tilstrekkelig

kontroll paring dette omraringdet kan vaeligre at kommunen mottar for mye eller for lite i gebyrinntekter eller at det

blir en uhensiktsmessig fordeling av gebyr mellom de ulike abonnementstypene

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvorvidt kommunens gebyrreglementer er utformet i

samsvar med regelverket hvilke system og rutiner kommunen har knyttet til selvkostberegninger og om

kommunens gebyrer er i samsvar med selvkostreglene som gjelder for utvalgte tjenester

33 Oslashkonomi

331 Investeringsbeslutninger gjennomfoslashring av store prosjekt

Kommunen staringr ovenfor flere store investeringsprosjekt de neste aringrene Det gjelder blant annet nytt

helsebygg badeanlegg og boliger I aringrsmeldingen for 2015 garingr det frem at kommunen har en betydelig risiko

for oslashkte finanskostnader ved kun mindre endringer i renten paring grunn av dagens laringnevolum KOSTRA-tall viser

at kommunen har en hoslashy netto laringnegjeld i prosent av netto driftsinntekter sammenlignet med snittet til

Kostragruppe 8 samt lands- og fylkesgjennomsnittet

Risiko for mangelfullt beslutningsgrunnlag for investeringer ble trukket frem paring arbeidsmoslashtet som innspill til

mulig tema i en forvaltningsrevisjon Det samme ble prosjektstyring og oslashnsket om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonen med dette tema fra forrige planperiode Det begrunnes blant annet med risiko for at

kommunen mangler tilstrekkelig kompetanse og personell til aring kunne haringndtere omfattende investeringer

Det ble ogsaring stilt sposlashrsmaringl ved om kommunen har et tilfredsstillende prosjektstyringssystem og om det

virker etter hensikten Kommunens rutiner for investeringer i inventar ble ogsaring tatt opp

Generelle aringrsaker til risiko paring omraringdet kan vaeligre manglende kompetanse og kapasitet eller uklare rutiner og

ansvarsforhold naringr det gjelder det aring faring utarbeidet grundige analyser i forkant av investeringsbeslutningene

Konsekvensen av at investeringer ikke bygger paring et solid beslutningsgrunnlag kan vaeligre oslashkonomisk tap som

foslashlge av merkostnader

Grunnlagsarbeidet bak avgjoslashrelser om investeringer er en vesentlig del av prosessen i en virksomhet sin

styring av investeringsprosjekt Temaet kan tas opp som en egen forvaltningsrevisjon eller det kan ses i

sammenheng med en oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonen om prosjektstyring fra 2013

En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge hvordan prosjekter kvalitetssikres og foslashlges opp underveis eller

om loven om offentlige anskaffelser blir etterlevd naringr kommunen foretar innkjoslashp i forbindelse med prosjekt

332 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag

Reduksjon i framtidig inntektsgrunnlag ble paring felles arbeidsmoslashte i kommunen identifisert som et

risikoomraringde Det ble i den forbindelse pekt paring usikkerhet knyttet til arbeidsledighet og konsekvenser som

det kan medfoslashre herunder oslashkte sosiale kostnader og reduksjon i skatteinntekter Dette sett i sammenheng

med den saringrbare situasjonen som kommunen er i pga hoslashy laringnegjeld gjoslashr kommunen saringrbar for svingninger

i oslashkonomien Dersom inntektsgrunnlaget svekkes kan konsekvensen vaeligre krevende innsparingsbehov og

vesentlig lavere handlefrihet i kommunen

Dette er et tema som kan inngaring i en forvaltningsrevisjon som ser paring kommunens oslashkonomistyring Herunder

kan man eksempelvis se paring hvilke prosesser og rutiner kommunen har paring plass for aring identifisere haringndtere

og gjoslashre tiltak for aring tilpasse seg endrede oslashkonomiske forutsetninger som endring i inntekstgrunnlag

34 Maringl strategi og vedtak

341 Oppfoslashlging av kommunale planer

Kommunen har en rekke med overordnede og tematiske planer om strategier og maringl for fremtidig utvikling

Planene inneholder en handlingsdel med konkrete tiltak og aktiviteter som skal gjennomfoslashres innenfor en

gitt tidsperiode I arbeidsmoslashtet ble mangelfull oppfoslashlging av planer vurdert aring vaeligre et risikoomraringde

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 10

Konsekvensen kan vaeligre at viktige maringl og strategier ikke blir innfridd noe som kan garing utover tjenestetilbudet

og enkeltmennesker og det kan medfoslashre et svekket omdoslashmme for kommunen

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel se naeligrmere paring innholdet i en eller flere av kommunens planer og

undersoslashke hvorvidt planens maringlsetninger og handlingsplaner er blitt realisert Man kan ogsaring se paring hvilke

systemer og rutiner kommunen har for aring utforme og revidere planer og for aring foslashlge opp konkrete maringl og tiltak

342 Styring av kompetanse og bemanning

I arbeidet med den overordnede analysen har det kommet innspill fra kontrollutvalget om at saringrbarhet i

ressurssituasjonen er et mulig risikoomraringde og det gjaldt saeligrlig hvordan kommunen haringndterer utskiftning

av personell og akutte problemer ved fravaeligr

En forvaltningsrevisjon kan se paring ressurs- og kompetansesituasjonen i sentrale stoslashttefunksjoner i

kommunen og vurdere i hvilken grad kommunen har etablerte systemer og rutiner som hindrer saringrbarhet og

som sikrer etterlevelse av sentrale bestemmelser i saksbehandlingen

En annen vinkling kan vaeligre aring undersoslashke hvilke maringl som foreligger for bemanning rekruttering og

kompetanseheving I foslashlge kommuneplanen indikerer prognosene for befolkningsvekst og sammensetning

at behovet for kommunale tjenester kommer til oslashke markant Bare innenfor pleie- og omsorgstjenestene er

det forventet at behovet skal oslashke med ca 10 prosent frem til 2019 Dette vil aringpenbart paringvirke fremtidig behov

for rekruttering og kompetanse i kommunen Kompetanse handler ogsaring om aring beholde og utvikle

medarbeiderne i kommunen En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge rdquoturn overrdquo og aringrsaker til turn over

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 11

Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder Nedenfor presenteres oslashvrige risikoomraringder som er identifisert og vurdert

Generell drift

Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons

1 Interne ogeller eksterne

misligheter

Alle Tap som foslashlge av intern

svindel og andre personlige

vinninger

Svekket omdoslashmme

Daringrligere kvalitet

2 Stoslashttetjenestene leverer

ikke tilstrekkelig verdi til

kommunen

Servicesenter

Fellestjenester

Ineffektivitetdaringrlig kvalitet

hindrer tjenestene og politisk

virksomhet i aring gjoslashre en god

nok jobb

Variertdaringrlig

serviceopplevelse

Daringrlig omdoslashmme hos

innbyggerne

3 Post- og arkivfunksjonen

fungerer ikke etter

hensikten

Servicesenter

Fellestjenester

Publikum ansatte faringr ikke

tilgang paring opplysninger

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

4 Uhensiktsmessig drift av

og manglende kunnskap

om IKT-systemene i

kommunen

IKT Uautoriserte tilganger og

endringer

Tapt

verdiskapingineffektivitet

Oslashkte kostnader oslashkonomisk

tap

Oslashkte drifts- og

vedlikeholdskostnader

5 Store prosjekt leverer ikke

iht tid kostnad og kvalitet3

Teknisk Kostnadssprekk kan foslashre til

oslashkte gebyr og relativt store

oslashkonomiske tap

Kvalitetsutfordringer

Forsinkelser i prosjekt kan

foslashre til at inntektsstroslashmmen

fra investeringen forsinkes

med foslashlger for oslashvrig

virksomhet

6 Vedlikeholdsarbeidet er for

lite planmessig

langsiktig

Teknisk Vedlikeholdsetterslep som

gir oslashkte kostnader paring lengre

sikt

Oslashkte investerings- og

driftskostnader

HMS-krav blir ikke innfridd

7 Tjenestetilbudet innenfor

helse- og omsorgssektoren

samsvarer ikke med behov

Helse og

omsorg

Alle brukere som har behov

for det faringr ikke noslashdvendige

helse- og omsorgstenester

Dyre ineffektive tjenester

Fare for liv og helse

3 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med prosjektstyring som tema i 2013

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 12

Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons

8 Manglende samsvar

mellom kvalitet

tjenestetilbud og behov

innenfor rus- og

psykiatritjenesten4

Helse og

omsorg

Oslashkt risiko for at enkelte blir

langtidsbrukere av systemet

Ikke tilbud til alle som har rett

paring tjenester

Uheldige konsekvenser for

enkeltmenneske

9 Mangelfullt tilbud til

flyktninger i kommunen

Alle Daringrligere integrering f eks

daringrlig spraringk

Oslashkte kostnader

10 Varierende kvalitet paring

skolene mtp laeligringsmiljoslash

og laeligringsresultat

Oppvekst Oslashkende skille i

kunnskapsnivaring

Ikke fullfoslashring av utdanning

Oslashkt antall innbyggere paring

trygd

11 Tidlig innsats og

forebyggende arbeid rettet

mot barn unge og familier

nedprioriteres

Oppvekst

barnevern

NAV

Uheldige konsekvenser for

enkeltmenneske

Kan medfoslashre stoslashrre behov og

oslashkte kostnader i fremtiden

12 Kulturtilbudet er ikke

tilgjengelig for alle

Kultur og idrett Lite attraktivt for nye

innbyggere

Redusert livskvalitet for

enkelte

Regulatoriske risikoer

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Brudd paring lov og forskrift

relatert til offentlige

anskaffelser

Alle

Teknisk

Oslashkonomiske tap herunder

erstatningssoslashksmaringl og boslashter

pga feil i innkjoslashpsprosessen

og at kommunen kjoslashper inn

til for hoslashy pris

Negativt omdoslashmme

2 Brudd paring

personopplysningsloven

Alle ndash saeligrlig

innenfor helse

og oppvekst

Erstatningssoslashksmaringl

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

3 Brudd paring arbeidsmiljoslashloven Alle Negative konsekvenser for

enkeltansatte

Negativ effekt paring omdoslashmmet

Manglende oppfoslashlging av

sykemeldte

4 Brudd paring lov om

offentlighet Alle Forskjellsbehandling ndash ulik

saksbehandling

Publikum faringr ikke tilgang til

opplysninger

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

4 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 13

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

5 Brudd paring kommunelovens

krav til internkontroll

Alle Feil blir ikke rettet opp og

dette kan igjen medfoslashre

lovbrudd oslashkte kostnader og

skader

6 Brudd paring forvaltningsloven Alle Forskjellsbehandling ndash ulik

saksbehandling

Klagesaker - merkostnader

7 Brudd paring plan- og

bygningsloven5

Plan og

byggesak

Manglende likebehandling

Manglende samsvar mellom

tiltak og gitte tillatelserkrav

8 Fastsettelse av

selvkostgebyr samsvarer

ikke med krav6

Teknisk For hoslashye eller for lave gebyr

Negativt omdoslashmme

9 Brudd paring lovkrav innen

helse og omsorg

Helse og

omsorg

Brukere faringr ikke noslashdvendige

tjenester

Brukere faringr ikke individuell

plan

For lite brukermedvirkning

10 Nye ukjente oppgaver

som foslashlge av

samhandlingsreformen7

Helse og

omsorg

Utilstrekkeligfeil behandling

av pasienter i overganger

mellom kommunen og

sykehus

Innbyggerne faringr ikke

optimale tjenester

Oslashkte kostnader for

kommunen

Daringrlig omdoslashmme

11 Brudd paring barnehageloven ndash

kommunen sitt ansvar som

barnehagemynde

Barnehage Mangler i og klager paring

tilskudd til private barnehager

Varierende kvalitet paring

barnehagene i kommunen

12 Brudd paring lovkrav til sosiale

tjenester

Helse og

omsorg

NAV

Brukere faringr ikke noslashdvendige

tjenester

Daringrligere folkehelse

Oslashkte sosiale forskjeller

13 Brudd paring barnevernloven8 Barnevernet Enkelte barn blir ikke fanget

opp negativ konsekvens for

den enkelte

Kommunen kan bli

erstatningsansvarlig

Negativt omdoslashmme

14 Brudd paring opplaeligringsloven9 Skole

barnehage

Enkelte barn blir ikke fulgt

tilstrekkelig opp

Stoslashrre sosiale og

helsemessige problemer

5 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med byggesaksbehandling som tema i 2012

6 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med vann og avloslashp som tema i 2014

7 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Samhandlingsreformen som tema i 2014

8 Frogn gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med barnevern som tema i 2015

9 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med PP-tjenesten som tema i 2016

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 14

Oslashkonomi

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Lav eller varierende grad

av budsjettstyring10

Alle Negativ oslashkonomisk

konsekvens naring og for

framtiden

Avvik blir ikke avdekket

Ineffektiv bruk av midler

2 Investeringsbeslutninger

tas paring ufullstendig svakt

grunnlag

Alle Det gjoslashres feil

investeringsbeslutning

Negativ oslashkonomisk

konsekvens

3 Reduksjon i framtidig

inntektsgrunnlag

Alle Mindre handlefrihet

Fremtidig krevende

innsparingsbehov

4 Refusjoner innbetalinger

kommunen har krav paring bli

ikke innkrevd

Alle men

saeligrlig NAV

Helse og

omsorg og

oppvekst

Oslashkonomisk tap

Maringl strategi og vedtak

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Mangelfull oppfoslashlging av

politiske vedtak11

Alle

Stab

Feilandre prioriteringer gir

mangelfullineffektiv

realisering av politiske maringl

og vedtak

2 Kommunen har ikke

tilstrekkeligrett

kompetanse til aring dekke

fremtidens behov

Alle

HR Personal

Kommunen greier ikke aring yte

tilstrekkeligetilfredsstillende

tjenester

3 Kommunen er ikke nok

rigget til aring ivareta

fremtidige eksterne krav

Alle Virksomheten paringvirkes

negativt (tjenestekvalitet

oslashkonomi omdoslashmme

arbeidsplass etc)

4 Mangelfull oppfoslashlging av

kommunale planer (feks

klimaplan)

Alle Maringlsetninger blir ikke

realisert

10 Oslashkonomistyring var et prioritert omraringde i forrige plan for forvaltningsrevisjon i Frogn kommune

11 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med Oppfoslashlging av vedtak i folkevalgte organer som tema i 2016

Kontakt oss

Siv Karlsen Moa

Partner

T +47 40 63 95 48 E sivmoakpmgno

Ole Willy Fundingsrud

Director

T +47 406 39 692

E olewillyfundingsrudkpmgno

kpmgno

copy 2016 KPMG AS a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (ldquoKPMG Internationalrdquo) a Swiss entity All rights reserved

This proposal is made by KPMG AS a member firm of the KPMG network

of independent firms affiliated with KPMG International a Swiss

cooperative and is in all respects subject to the negotiation agreement and

signing of a specific engagement letter or contract KPMG International

provides no client services No member firm has any authority to obligate or

bind KPMG International or any other member firm vis-agrave-vis third parties nor

does KPMG International have any such authority to obligate or bind any

member firm

Frogn kontrollutvalg

Side 10 av 11

Frogn KU-1916 Kontrollutvalgets strateginotat Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600148-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1916 09052016 Sekretariatets innstilling

1 Kontrollutvalgets strateginotat vedtas med endringen som foreslaringtt i saksutredningen 2 Kontrollutvalget tar diskusjonen om utvalgets strateginotat til orientering

SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets strateginotat beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategier som benyttes for aring loslashse disse Notatet legges aringrlig frem for utvalget som en paringminnelse om hvilke maringl oppgaver og kjoslashreregler som gjelder for utvalgets arbeid I tillegg inviteres det til en diskusjon om eventuelle endringertilfoslashyelser i utvalgets strategi Strateginotat ble sist behandlet av utvalget i sak 415 i moslashte 2 februar 2015 Sekretariatet foreslaringr foslashlgende tillegg Under overskriften 3 Selskapskontroll paring side 2 i notatet boslashr innholdet oppdateres slik at det er samsvar med sect 13 i Forskrift om kontrollutvalg I forskriften staringr det at plan for selskapskontroll skal baseres paring en overordnet analyse Vi foreslaringr at strategien for selskapskontroll utvides til fire punkter og at punktet om overordnet analyse settes inn som nummer 2

- Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger

Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Vedlegg til sak Utvalgets strateginotat

1

STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I FROGN Sist vedtatt uten endringer 02022015 jf sak 415

Maringl og oppgaver

Kontrollutvalgets hovedmaringl er aring bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver

blir ivaretatt paring best mulig maringte

Kommuneloven (sect 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til aring forestaring

det loslashpende tilsynet med forvaltningen Utvalget skal paringse at regnskapene blir foslashrt paring en

betryggende maringte at oslashkonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomfoslashres god

forvaltningsrevisjon og selskapskontroll

Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til aring kreve enhver opplysning redegjoslashrelse eller

dokument som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene jf F sect 5

Valg og sammensetning

Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgaringr av F sect 2

Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvaringker og saksbehandlingen skal kun foregaring

ut fra et kontrollperspektiv Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin

dobbeltrolle som politikere og noslashytrale kontrolloslashrer

Hovedoppgaver

1 Regnskapsrevisjon

Utvalget skal paringse at kommunens regnskap blir revidert paring en betryggende maringte og i samsvar

med de bestemmelser som foslashlger av lov forskrift god kommunal revisjonsskikk mm

Strategi

1 Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om

arbeidet og strategien for det kommende revisjonsaringret

2 Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og

oslashkonomiforvaltning forelegges utvalget

3 Utvalget skal paringse at revisjonens merknader blir fulgt opp

2 Forvaltningsrevisjon

Kontrollutvalget skal paringse at det blir gjennomfoslashrt systematiske vurderinger av oslashkonomi og

maringloppnaringelse ut fra kommunestyrets vedtak

Strategi

1 Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse om mulige omraringder med risiko for

avvik fra oppsatte maringl i kommunen

2 Foreslaring en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for

kommunen

3 Innstille om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret

4 Paringse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen

2

3 Selskapskontroll

Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide

kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller

forvaltningsrevisjon

Strategi

1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo

2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret

3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen

4 Annet tilsyn og kontroll

Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de

opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr

kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram

saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under

utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak

Strategi

1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen

2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ

3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget

initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser

Organisering av arbeidet generelt

1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget

sekretariat

Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning

redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring

gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ

ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som

underordnede organer

Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med

kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver

Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre

undersoslashkelser som ikke er revisjon

Strategi

1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i

arbeidet

3

2 Samarbeid

Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon

med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og

revisjonen

Strategi

1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra

utvalgets moslashter

2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og

samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker

3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret

4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet

3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media

For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle

styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er

det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med

utvalget

Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del

saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold

til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger

som er underlagt lovbestemt taushetsplikt

Strategi

1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig

paring kommunens Internett-sider

2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig

innsyn paring kommunens Internettsider

3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum

4 Tips skal alltid vurderes

5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares

6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media

4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner

Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor

kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende

aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og

vedtatte planer og andre tiltak

Strategi

1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr

2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget

Frogn kontrollutvalg

Side 11 av 11

Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og

avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om

selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat

Postadresse Postboks 195 1431 Arings

Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29

64 96 20 59 (m) 920 16 409

FIKSfollofiksno

wwwfollofiksno

MOslashTEPROTOKOLL

Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5

Saksliste

Side

Saker til behandling

716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3

816 Henvendelse til kontrollutvalget 3

916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3

1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4

1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4

1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5

1316 Orienteringssaker 5

Eventuelt

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5

Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine

undersoslashkelser

Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget

Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden

Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016

Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13

Saksdokumentet er unntatt offentlighet

Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk

Otto Schacht

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 5 av 5

Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquo

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3

Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS

Pb 195 1431 AringS

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen

1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former

2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene

3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene

4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister

5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene

6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap

7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene

8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 5 av 5

9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene

10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring

generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene

11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste

organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

1

KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015

mars FIKS 7mars 2016

2

3

Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat

Februar Fornyes aringrlig

FIKS FIKS

Legges frem i mai

Rullerende

4

Moslashteplan

FIKS

1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember

5 Kommunens aringrsregnskap 2015

15 april Kommunen

6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen

7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG

311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG

8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

2

Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915

10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai

12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm

Svarfrist FIKS

Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern

22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016

FIKS FIKS FIKS FIKS

KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai

KS 1216

13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012

Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver

Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars

  • Saksliste Frogn KU 09052016
  • Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
    • Signert revisjonsberetning Frogn 2015
      • Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
        • E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
        • Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
        • Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
          • Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
            • Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
              • Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
                • saksutskrift sak 7-16
                  • Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
                    • Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
                      • Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
                        • StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
                          • Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
                            • 1 Protokoll Frogn KU 07032016
                            • 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
                            • 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
                            • 4 FrognAktivitetsplan 2016

Page 2: MØTEINNKALLING Frogn kontrollutvalg...• Ved behandling i HMPB 2.2.2016 ble nye boligområder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan, i tråd med rådmannens innstilling

Frogn kontrollutvalg

Side 2 av 11

Frogn KU-1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600125-3 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1416 09052016 Sekretariatets innstilling Kontrollutvalgets uttalelse om Frogn kommunes aringrsregnskap for 2015 Grunnlaget for behandlingen har vaeligrt det avlagte aringrsregnskapet revisjonsberetningen fra KPMG 15 april 2016 og aringrsmeldingen for 2015 Kontrollutvalget merker seg at revisjonsberetningen er avlagt uten forbehold og presiseringer Ut over ovennevnte har kontrollutvalget ingen merknader til Frogn kommunes aringrsregnskap for 2015 Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner det framlagte regnskapet for Frogn kommune for 2015 Vedtaket oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet SAKSUTREDNING Naringr kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor skal det i henhold til kontrollutvalgsforskriften sect 7 avgi uttalelse om kommunens aringrsregnskap Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv sect 5 gir bestemmelser om revisjonsberetningens innhold Revisjonsforskriften sect 5 4 ledd nr 3 bestemmer at revisor ogsaring skal uttale seg om opplysninger i aringrsberetningen samsvarer med aringrsregnskapet KPMG har avgitt en revisjonsberetning datert 15 april 2016 med foslashlgende konklusjon ldquoEtter varingr mening er aringrsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen til Frogn kommune per 31 desember 2015 og av resultatet for regnskapsaringret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med lov forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norgerdquo Revisjonsberetningen er avgitt uten forbehold eller presiseringer Frogn kommunes regnskap for 2015 viser et netto driftsresultat paring om lag 42 mill kroner og utgjoslashr en resultatgrad paring 43 prosent Til sammenligning utgjorde netto driftsresultat i 2014 25 av driftsinntektene Fylkesmannen anbefaler et driftsresultat paring minimum 3 I aringrsmeldingen skriver raringdmannen at det gode resultatet i hovedsak skyldes at enhetene totalt sett leverte et bedre resultat enn varslet for 2 tertial 2015 I sin omtale om investeringsregnskapet peker raringdmannen spesielt paring risikofaktoren ved oslashkte renter og skriver blant annet laquoMed dagens laringnevolum vil en oslashkning av renten med 1 prosentpoeng gi oslashkte netto rentekostnader paring cirka 10 mill kroner i 2019raquo

Frogn kontrollutvalg

Side 3 av 11

Raringdmannen nevner ogsaring at kommunens beredskapsplaner er revidert i 2015 og at det er gjennomfoslashrt en risiko- og saringrbarhetsanalyse for hele kommunen som foslashlge av anbefalingene i forvaltningsrevisjonen om beredskap Raringdmannen er invitert til moslashtet for aring orientere om hovedpunktene i aringrsregnskapet og aringrsmeldingen Arings 2mai 2016 Lene H Lilleheiers Sekretaeligr Vedlegg 1) Revisors beretning fra KPMG datert 15 april 2016 2) Frogn kommunes regnskap for 2015 3) Frogn kommunes aringrsmelding for 2015

Frogn kontrollutvalg

Side 4 av 11

Frogn KU-1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600145-4 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1516 09052016 Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar saken til orientering SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets medlem Helge Simonsen ba om at kontrollutvalget blir orientert om ordfoslashrers habilitet i forbindelse med formannskapets og kommunestyrets behandling av saken Kommunedelplan i Nordre Frogn tidligere i aringr Simonsen sine sposlashrsmaringl ligger vedlagt saken Kontrollutvalgets tilsynsansvar er ikke begrenset til administrasjonen men omfatter ogsaring formannskapet andre politiske utvalg og ordfoslashreren Kontrollutvalget har i utgangspunktet ikke et tilsynsansvar overfor kommunestyret men kan allikevel uttale seg dersom kommunestyret for eksempel har truffet eller er i ferd med aring treffe et vedtak som vil vaeligre ulovlig Paring dette grunnlaget valgte sekretariatet i samraringd med utvalgets leder aring be raringdmannen om aring innhente en habilitetsvurdering fra kommuneadvokaten i Frogn med utgangspunkt i sposlashrsmaringlene til Simonsen I kommuneadvokatens notat av 25 april 2016 gis en fyldig redegjoslashrelse om habilitetssposlashrsmaringlet og det blir konkludert med at ordfoslashrer ikke er inhabil ved behandling av saken om kommunedelplan for Nordre Frogn Sekretariatet mener at saken er grundig vurdert av kommuneadvokaten og har ikke grunnlag for aring bestride konklusjonen Da saken om Kommunedelplan Nordre Frogn gjennomgikk en ny foslashrstegangsbehandling i formannskapet ble ordfoslashrer erklaeligrt inhabil i saken Ny foslashrstegangsbehandling av Kommunedelplan Nordre Frogn staringr paring dagsorden paring kommunestyrets moslashte den 2 mai Dersom noen i kommunestyret er uenige i vedtaket som eventuelt gjoslashres vedroslashrende habilitet minner vi om kommunelovens sect 59 foslashrste ledd laquoTre eller flere medlemmer av kommunestyret eller fylkestinget kan sammen bringe avgjoslashrelser truffet av folkevalgt organ eller den kommunale eller fylkeskommunale administrasjonen inn for departementet til kontroll av avgjoslashrelsens lovlighet Det samme gjelder avgjoslashrelser om moslashter skal holdes for aringpne eller lukkede doslashrer jf sect 31 og avgjoslashrelser om habilitetraquo

Frogn kontrollutvalg

Side 5 av 11

Sekretariatet finner etter dette ikke grunnlag for at kontrollutvalget skal garing videre med saken Ordfoslashrer er invitert for aring svare paring eventuelle sposlashrsmaringl i saken Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg 1 Sposlashrsmaringl til ordfoslashreren i Frogn ndash innsendt av Helge Simonsen 2 Kommuneadvokatens notat av 25 april 2016

From Helge Gert SimonsenTo Lene LilleheierSubject Sak til moslashte i kontrollutvalget 9 maiDate 8 april 2016 194618Attachments Sposlashrsmaringl til ordfoslashreren I Frogn fra Kontrollutvalgetdocx

Jeg ber om at ordfoslashreren innkalles til moslashtet i Kontrollutvalget 9 mai for aring redegjoslashre for sin habilitet i forbindelse med Kommuneplnenarealdisponering i Frogn Se vedlagte begrunnelse

VhHelge

Sposlashrsmaringl til ordfoslashreren I Frogn fra Kontrollutvalget

Tillit er grunnmuren I offentlig forvaltning Tillit til at alle beslutninger fattes i full offentlighet at alle opplysninger om saken er kjent og at ingen urettmessig beriker seg eller sine naeligrmeste Forvaltningsloven har strenge bestemmelser om habilitet I Kapittel II sect6

Kontrollutvalget ber ordfoslashreren redegjoslashre om habilitetsproblematikken I forbindelse med behandlingen av Kommunedelplanen for Nordre Frogn Bakgrunnen er foslashlgende

middot Ved behandling i HMPB 222016 ble nye boligomraringder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan i traringd med raringdmannens innstilling Hoslashyre varslet i Formannskapet 42 at de var interessert i aring legge ut den delen av det nye omraringdet som laring oslashst for fylkesveien og dette forslaget fremmet i kommunestyret 1502 og vedtatt med knappest mulig flertall (H-FrP og ordfoslashrers dobbeltstemme fordi en representant hadde forlatt moslashtet) Forslaget med dette tillegget ble dermed inkludert i planen som ble sendt paring hoslashring

middot Eiendomsutvikler Stiftsstaden Prosjektutvikling AS var forslagsstiller til omraringdet Garder Ifoslashlge selskapets nettside har de et omfattende samarbeid med eiendomsutvikler OH Slaringke Invest AS der ordfoslashrer eier 10 og hans soslashnner utgjoslashr styre og ledelse Samarbeidet bestaringr blant annet i

middot Et felles eid eiendomsutviklingsselskap Oslofjord utvikling AS som ifoslashlge nettsiden har opsjon paring utvikling av store arealer i Frogn Selskapet har saring langt ikke stor omsetning men potensialet maring anses betydelig

middot Selskapene eier ogsaring Dyrloslashkke AS som har spilt inn forslag om et stort kombinert naeligrings- og leilighetsbygg til byutviklngsplanen Seiersten-Ullerud-Dyrloslashkke paring en tomt de disponerer Dette er en svaeligrt sentral eiendom i byutviklingsoslashyemed

middot Det kan fremstaring som om de to selskapene har et omfattende forretningsmessig samarbeid og har planer om betydelige felles prosjekter i Frogn kommune fremover Det er derfor grunn til aring sposlashrre om samarbeidet er saring tett og omfattende at ordfoslashrer kan vaeligre inhabil ogsaring naringr Stiftsstaden utvikling er involvert i prosjekter som ikke er en del av det formaliserte samarbeidet Det er dermed grunn til aring sposlashrre om ordfoslashrer burde deltatt i behandlingen av denne kommunedelplanen etter at Hoslashyre fremmet sitt forslag og hva det betyr for gyldigheten av vedtaket at han gjorde det

middot Kontrollutvalget ettersposlashr dessuten en redegjoslashrelse for hele OHSlaringke Invests virksomhet inkludert virksomheten til naeligrstaringende forretningspartnere slik at det er mulig aring lage tydelige skillelinjer mellom hva ordfoslashrer kan delta i og hva som han ikke kan delta I naringr det gjelder arealdisponering

Sposlashrsmaringl til ordfoslashreren I Frogn fra Kontrollutvalget Tillit er grunnmuren I offentlig forvaltning Tillit til at alle beslutninger fattes i full offentlighet at alle opplysninger om saken er kjent og at ingen urettmessig beriker seg eller sine naeligrmeste Forvaltningsloven har strenge bestemmelser om habilitet I Kapittel II sect6 Kontrollutvalget ber ordfoslashreren redegjoslashre om habilitetsproblematikken I forbindelse med behandlingen av Kommunedelplanen for Nordre Frogn Bakgrunnen er foslashlgende bull Ved behandling i HMPB 222016 ble nye boligomraringder ved Garder ikke innlemmet

i forslaget til kommunedelplan i traringd med raringdmannens innstilling Hoslashyre varslet i Formannskapet 42 at de var interessert i aring legge ut den delen av det nye omraringdet som laring oslashst for fylkesveien og dette forslaget fremmet i kommunestyret 1502 og vedtatt med knappest mulig flertall (H-FrP og ordfoslashrers dobbeltstemme fordi en representant hadde forlatt moslashtet) Forslaget med dette tillegget ble dermed inkludert i planen som ble sendt paring hoslashring

bull Eiendomsutvikler Stiftsstaden Prosjektutvikling AS var forslagsstiller til omraringdet Garder Ifoslashlge selskapets nettside har de et omfattende samarbeid med eiendomsutvikler OH Slaringke Invest AS der ordfoslashrer eier 10 og hans soslashnner utgjoslashr styre og ledelse Samarbeidet bestaringr blant annet i

Et felles eid eiendomsutviklingsselskap Oslofjord utvikling AS som ifoslashlge nettsiden har opsjon paring utvikling av store arealer i Frogn Selskapet har saring langt ikke stor omsetning men potensialet maring anses betydelig

Selskapene eier ogsaring Dyrloslashkke AS som har spilt inn forslag om et stort kombinert naeligrings- og leilighetsbygg til byutviklngsplanen Seiersten-Ullerud-Dyrloslashkke paring en tomt de disponerer Dette er en svaeligrt sentral eiendom i byutviklingsoslashyemed

bull Det kan fremstaring som om de to selskapene har et omfattende forretningsmessig samarbeid og har planer om betydelige felles prosjekter i Frogn kommune fremover Det er derfor grunn til aring sposlashrre om samarbeidet er saring tett og omfattende at ordfoslashrer kan vaeligre inhabil ogsaring naringr Stiftsstaden utvikling er involvert i prosjekter som ikke er en del av det formaliserte samarbeidet Det er dermed grunn til aring sposlashrre om ordfoslashrer burde deltatt i behandlingen av denne kommunedelplanen etter at Hoslashyre fremmet sitt forslag og hva det betyr for gyldigheten av vedtaket at han gjorde det

bull Kontrollutvalget ettersposlashr dessuten en redegjoslashrelse for hele OHSlaringke Invests virksomhet inkludert virksomheten til naeligrstaringende forretningspartnere slik at det er mulig aring lage tydelige skillelinjer mellom hva ordfoslashrer kan delta i og hva som han ikke kan delta I naringr det gjelder arealdisponering

Frogn kontrollutvalg

Side 6 av 11

Frogn KU-1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1500131-8 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1616 09052016 Sekretariatets innstilling

1 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding til orientering 2 Raringdmannen bes gi en endelig tilbakemelding om oppfoslashlgingen av hvert av de seks

anbefalingspunktene innen utgangen av 2016 SAKSUTREDNING Kommunestyret behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten om laquoBeredskapraquo den 1562015 i sak 11515 og vedtok at raringdmannen skulle foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet etter seks maringneder Rapporten kan leses paring wwwfollofiksno Raringdmannen skriver i sitt svar av 26112015 at revisjonens seks anbefalinger er tatt til foslashlge i Frogn kommunes samlede og oppdaterte Ros-analyse vedtatt av kommunestyret 7 desember 2015 Revisjonens anbefalinger var 1 Revidere overordnet beredskapsplan paring bakgrunn av ROS-analyse som gjennomfoslashres i 2015 2 Oppdatere og revidere enhetenes beredskapsplaner 3 Soslashrge for at samordning av planer og oversikt over ressursbehov ivaretas i noslashdvendig grad og at dette fremkommer i planene 4 Avklare behovet for en egen beredskapsplan for vassdragstiltak 5 Vurdere om enkelte planer boslashr utvides med en naeligrmere konsekvensbeskrivelse av uoslashnskede hendelser og forbedrede tiltak 6 Tilstrebe en mer ensartet struktur for enhetenes beredskapsplaner ved bruk av en felles mal Raringdmannen vil i moslashtet orientere om arbeidet med ROS-analyser og beredskapsarbeid

Frogn kontrollutvalg

Side 7 av 11

Sekretariatets vurdering Vi ser det som positivt at kommunen ved behandlingen av ROS-analysen for 2015 har tatt revisjonens anbefalinger i forvaltningsrevisjonsrapporten til foslashlge og merker oss at raringdmannen med dette mener at Kommunestyrets vedtak om oppfoslashlging av rapportens anbefalinger er gjennomfoslashrt Sekretariatet mener at raringdmannens tilbakemelding er noe uklar i forhold til aring beskrive oppfoslashlgingen av hvert enkelt anbefalingspunkt Vi anbefaler derfor at utvalget ber raringdmannen om aring avgi en ny tilbakemelding innen utgangen av 2016 med en naeligrmere beskrivelse av hvordan anbefalingspunktene er fulgt opp foslashr saken sendes til kommunestyret for endelig vedtak Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kontrollutvalg

Side 8 av 11

Frogn KU-1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600089-6 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1716 09052016 Sekretariatets innstilling

1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering

2 Kontrollutvalget ber raringdmannen levere en skriftlig rapport om resultatet av sine undersoslashkelser til utvalgets neste moslashte

Vedlegg SAKSUTREDNING Raringdmannen orienterte om denne saken paring kontrollutvalgets moslashte den 7 mars tidligere i aringr jf vedlagte KU sak 716 Utvalget vedtok da aring innkalle raringdmannen til moslashtet den 9 mai for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser I e-post til sekretariatet har raringdmannen gitt beskjed om at den skriftlige sluttrapporten foreloslashpig ikke er ferdigstilt Raringdmannen er innkalt og vil i dette moslashtet avgi en muntlig rapport om status i saken Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers Sekretaeligr Vedlegg Kopi av KU sak 716

KONTROLLUTVALGET I FROGN

Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse Postboks 195 1431 Arings Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29 64 96 20 58 (m) 95 93 96 56 FIKSfollofiksno wwwfollofiksno

Saksutskrift Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600089-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 716 07032016 Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine

undersoslashkelser Saksutskriften bekreftes Arings 2mai 2016 Lene H Lilleheier Raringdgiver Dokumentet er elektronisk godkjent

Varingr ref 1600089 Side 2 av 2

Tidligere behandlinger Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Vedlegg SAKSUTREDNING Raringdmannen sa i kontrollutvalgets moslashte den 1 februar i sak 216 vedroslashrende kontrollrutiner i byggesaksavdelingen at administrasjonen vil garing igjennom arkivene og undersoslashke aktuelle saker den korrupsjonssiktede kvinnen fra Drammen behandlet da hun var ansatt i Frogn kommune Kontrollutvalget vedtok aring be om en redegjoslashrelse fra raringdmannen om gjennomfoslashringen av undersoslashkelsen Raringdmannen er innkalt til moslashtet for aring gi en statusrapport om sine undersoslashkelser Arings 29 februar 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kontrollutvalg

Side 9 av 11

Frogn KU-1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600081-6 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1816 09052016 Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar KPMGs utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon til orientering SAKSUTREDNING I utkastet til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon fra KPMG framgaringr det at analysen er utarbeidet paring grunnlag av dokumentanalyse og det felles arbeidsmoslashtet den 13 april der baringde kontrollutvalget politiske gruppeledere samt raringdmannen og hans ledergruppe deltok Paring grunnlag av diskusjonen i utvalget vil KPMG legge fram en endelig overordnet analyse foran kontrollutvalgets neste moslashte Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Utkast overordnet analyse Frogn kommune fra KPMG

Overordnet analyse

Frogn kommune

Mai 2016

wwwkpmgno

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 1

Innhold

1 Bakgrunn og formaringl 2

11 Bakgrunn 2

12 Formaringl 2

2 Fremgangsmaringte og involvering 3

21 Innsamling av data og metode 3

3 Analyse 6

31 Generell drift 7

32 Regulatoriske risikoer 8

33 Oslashkonomi 9

34 Maringl strategi og vedtak 9

Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder 11

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 2

1 Bakgrunn og formaringl 11 Bakgrunn

Etter sect10 i forskrift om kontrollutvalg skal kontrollutvalget utarbeidet plan for forvaltningsrevisjon Planen

skal vaeligre basert paring en overordnet analyse av kommunen

Kontrollutvalget i Frogn kommune har fra KPMG bestilt en overordnet analyse som grunnlag for plan for

forvaltningsrevisjon som skal gjelde i perioden 2016-2019

12 Formaringl

Formaringlet med den overordnete analysen er aring identifisere mulige omraringdertema for forvaltningsrevisjon i

firearingrsperioden 2016-2019

For aring utarbeide planen har KPMG gjennomfoslashrt en overordnet analyse av risiko og vesentlighet Analysen gir

grunnlag for aring prioritere omraringder i kommunal virksomhet som kan vaeligre gjenstand for forvaltningsrevisjon de

neste aringrene

Denne overordnede analysen vil med andre ord presentere identifiserte omraringder i den kommunale

virksomheten hvor risikoen for feilmangler er til stede Analysen danner grunnlaget for kontrollutvalgets

prioritering av omraringder som kan vaeligre gjenstand for forvaltningsrevisjon i planperioden

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 3

2 Fremgangsmaringte og involvering

Kapittel 2 gir en oversikt over metoden som er brukt for aring samle inn data teoretisk fundament og

vesentlige hensyn som er blitt benyttet i risikovurderingen

21 Innsamling av data og metode

I arbeidet med analysen har KPMG vektlagt analyser knyttet til risiko for manglende kontroll med vesentlige

sider ved virksomheten og tjenestene Av den grunn har vi fokusert paring aring gjennomfoslashre analyser med utspring

i risiko og vesentlighet

Den overordnede analysen er fundamentet for de omraringdene kontrollutvalget og kommunestyret prioriterer

for forvaltningsrevisjon I saring maringte har det vaeligrt saeligrlig viktig aring identifisere omraringder som har en iboende risiko

vesentlig grad av uoslashnskede konsekvenser dersom risiko inntreffer og som det potensielt vil vaeligre nyttig aring

gjennomfoslashre revisjon paring nyttig sett fra et politisk staringsted fra administrasjonens staringsted og nyttig sett ut i fra

et brukerperspektiv til kommunen Dette innebaeligrer at vi i arbeidet har tatt hoslashyde for omraringder hvor revisjon

kan ha verdi for kommunen i et forbedrings- og laeligreoslashyemed og hvor revisjon kan ha forebyggende karakter

Det vil si at et revisjonsprosjekt ikke bare ser tilbake paring hva som har skjedd men at man kan garing inn paring

paringgaringende prosjekter og prosesser hvor revisjonen kan vaeligre fundament for korrigerende grep

Av den grunn har vi gjennomfoslashrt en prosess som innebaeligrer et samspill med ulike deler av kommunen

administrasjon og politikere fra hhv kontrollutvalg og kommunestyret Dette har vaeligrt viktig for aring kunne finne

de rette omraringder og risikoer for revisjon

Arbeidet har vaeligrt delt i tre hovedbolker

Kartlegge og forstaring kommunen

Arbeidsmoslashte med kommunen for aring etablere og verifisere mulige omraringder for forvaltningsrevisjon

Dokumentere analyse

211 Metode

For gjennomfoslashring av analysen har foslashlgende teknikker blitt brukt for aring samle inn data

Dokumentanalyse KPMG har innhentet og gjennomgaringtt dokumentasjon fra kommunen blant annet

aringrsmelding og oslashkonomiplan tidligere revisjoner KOSTRA-statistikk kommuneplan og aringrsbudsjett

Arbeidsmoslashte Felles arbeidsmoslashte for kontrollutvalget politiske gruppeledere raringdmannen og raringdmannens

stab

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 4

Illustrert har prosessen vaeligrt slik

212 Teoretisk fundament og vesentlige hensyn

Arbeidet har fulgt en modell som er teoretisk forankret i statsvitenskap organisasjonsteori og COSO ERM1

og den tar utgangspunkt i kommunal virksomhet og tjenestetilbud Skjematisk vil valg av

forvaltningsrevisjonsprosjekt bli et resultat av vurderinger knyttet til vesentlighet og risiko ved virksomhet og

tjenestetilbud - vurderinger som siler ut prosjekt i 4 overordnede steg Dette kan illustreres slik2

1 The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission ERM ndash Enterprise Risk Management Dette er en internasjonalt

innarbeid standard for beste praksis innen omraringdet internkontroll og risikoharingndtering i virksomheter

2 De to nederste graring feltene ivaretas av kontrollutvalget og bystyret

1bullBestilling og innspill fra kontrollutvalget

2

bullGjennomgang av eksisterande overordna analyser og planer fokus paring gjennomfoslashrte revisjoner og kontroller

3

bullGjennomgang av relevante dokument bla aringrsmelding kommuneplan aringrsbudsjett med kommentarer saker i kontrollutvalget KOSTRA statistikk fylkesmannens tilsyn kommunestyrevedtak

4

bullArbeidsmoslashte med adminstrasjon (stab og enhetsledere) tillitsvalgtehovedverneombud politiske gruppeledere og kontrollutvalg

5bullOppsummering av resultat og utarbeiding av overordnet analyse Oversendt til kontrollutvalget

6

bullKPMG dokumenterer endelig overordnet analyse i samsvar med foslashringerinnspill fra kontrollutvalet og ovesender til kontrollutvalget etter moslashte

Overordnede vurderinger av risiko- og vesentlighet

Risikovurdering av vesentlige omraringde

Prioritering av risikoomraringde

Valg av

prosjekt

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 5

I felles arbeidsmoslashte ble risikoomraringder vurdert i forhold til sannsynlighet for at risiko inntreffer og konsekvens

av risiko For konsekvensvurderinger ble foslashlgende hjelpekriterier benyttet

Liv og helse

Sikring av verdier

Brukerrettighet - oppfylling og kvalitet

Kostnadseffektivitetproduktivitet

Politisk aktualitet

Analysen av identifiserte omraringder og risiko er kategorisert i foslashlgende matrise

Den videre prosessen innebaeligrer at kontrollutvalget prioriterer identifiserte omraringderrisikoer og utformer plan

for forvaltningsrevisjon Planen vedtas i kommunestyret og kontrollutvalget velgerbestiller enkeltstaringende

revisjoner Det er ogsaring ved bestilling av enkeltstaringende revisjoner at omraringdetrisikoen spisses og

operasjonaliseres i forhold til hva og hvordan revisjonen skal innrettes

Med andre ord den overordnede analysen identifiserer foslashrst og fremst omraringdene for forvaltningsrevisjon

mens en ved bestillingen av enkeltstaringende prosjektet spisser og operasjonaliserer hvilke temaer som skal bli

gjenstand for revisjon

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 6

3 Analyse Nedenfor presenteres omraringderrisikoer som er vurdert som saeligrlig relevante for revisjon det vil si

omraringderrisikoer som er kategorisert med betydelig konsekvens og betydelig grad av sannsynlighet

I vedlegg er alle identifiserte og vurderte omraringderrisikoer presentert

Omraringdene nedenfor blir presentert i fire ulike bolker

Generell drift

Regulatoriske risikoer

Oslashkonomiske risikoer

Maringl strategi og vedtak

Baringde sannsynlighet og konsekvens er gitt en farge hvor roslashd indikerer hoslashy sannsynlighet alvorlig

konsekvens gul indikerer middels og groslashnn indikerer lav sannsynlighet liten konsekvens

De stoslashrste risikoomraringdene som ble identifisert er presentert i tabellen nedenfor Under tabellen presenterer

vi deretter vurderingene som ligger bak de prioriterte risikoomraringdene

Sortert ut ifra scorevurdering ser tabellen i uprioritert rekkefoslashlge slik ut

Risikoomraringde Hvor i kommunen Sanns Kons

1 Etikk Hele

2 IKT Hele IKT og service

3 Helse og omsorg Helse omsorg og

velferd

4 Rus og psyk Helse omsorg og velferd

5 Tidlig innsats og forebygging Oppvekst barnevern

6 Personopplysninger Hele Sentraladm

7 Selvkost Teknisk

8 Investeringsbeslutninger prosjektstyring Hele

saeligrlig oslashkonomi teknisk

9 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag Hele

10 Oppfoslashlging av kommunale planer Hele

11 Bemanning og kompetansestyring Hele

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 7

Generell drift

311 Etikk og habilitet

Kommunen har som maringl aring ha et felles verdigrunnlag og aring ha en hoslashy etisk standard og en organisasjonskultur

basert paring felles utviklende holdninger og verdier Kommunen har blant annet utarbeidet etiske retningslinjer

som sist ble revidert i 2015

I arbeidsmoslashtet ble risiko for tap som foslashlge av interne og eller eksterne misligheter diskutert og det som ble

droslashftet var hvordan de etiske retningslinjene blir fulgt opp ute i enhetene og hvordan det jobbes med aring

forhindre at misligheter oppstaringr Dette gjelder baringde i administrasjonen i samspillet mellom politikk og

administrasjon og hos eksterne samarbeidspartnere

En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke hvordan kommunen praktiserer kravene om habilitet i

saksbehandling Revisjonen kan ogsaring kartlegge hvorvidt kommunens etiske retningslinjer er kjent blant de

ansatte i hvilke grad de foslashlges opp og hvilket system kommunen har for ansatte som vil melde ifra om brudd

paring lovkrav og regler knyttet til etikk og habilitet En revisjon kan ogsaring undersoslashkes i hvilke grad oppgave- og

ansvarsfordelingen mellom administrativt og politisk nivaring er formalisert - og hvordan kommunen jobber med

aring forebygger risikoer knyttet til habilitet og misligheter

312 IKT

I arbeidsmoslashtet ble utfordringer innenfor IKT-omraringde pekt paring som et saeligrlig kritisk risikoomraringde i kommunen

Det ble pekt paring at IKT-omraringdet ikke fungerer optimalt blant annet paring grunn av at det ikke er tilstrekkelig

utviklet og det preges av saringrbarhet blant annet paring grunn av noslashdvending vedlikehold nedetid og reparasjoner

av utstyr Risikoer knyttet til informasjonssikkerhet og tilgangskontroll ble ogsaring trukket frem

Innenfor IKT- omraringdet er det en generell risiko at det er et oslashkende trusselbilde mot digitale tjenester noe

som fordrer bedre sikkerhetsmekanismer hos kommunen Det er viktig med en tydelig strategi og

bevisstgjoslashring knyttet til forandring i arbeidsprosessene Konsekvensen av aring ha et IKT-systemer som ikke er

paringlitelig kan potensielt sett vaeligre store I helse- og omsorgssektoren blir velferdsteknologi en stadig stoslashrre

del av hverdagen og det kan i verste fall staring om liv og helse Andre konsekvenser er tapt verdiskapning og

oslashkte kostnader som foslashlge av nedetid og stopp i produksjon samt negativt omdoslashmme

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel

ndash Gjennomgaring kommunens kontroll drift og vedlikehold av IKT-systemer

ndash Vurdere i hvilken grad kommunen har klare strategier og planer og knyttet til investeringer innenfor

IKT-omraringdet og hvordan disse etterleves

ndash Kartlegge hvilke system og rutiner kommunen har for aring avdekke redusere og forhindre potensielle

IKT-risikoer og om det er gode nok tilgangs- og endringskontroller i systemene

ndash Undersoslashke kommunens beredskapsplaner for aring sikre gjenopprettelse av IKT-systemer ved uforutsette

hendelser

ndash Rutiner og praksis knyttet til opplaeligring og veiledning om bruk av IKT-systemer programvarer og utstyr

313 Helse og omsorg

I kommunen er det stort fokus paring aring fremme et helhetlige bruker - og pasientforloslashp I foslashlge aringrsmeldingen for

2015 har effektiv oppgaveloslashsning og samhandling hatt stort fokus Kommunen ser at samhandling hvor

brukers behov og ressurser er styrende for varingr innsats gir mer hensiktsmessige tjenester til den enkelte

Rehabiliteringsinnsatsen i brukers eget hjem har ogsaring oslashkt

Deltagerne paring arbeidsmoslashtet vurderte ikke sannsyligheten for lovbrudd eller mangelfullt tjenestetilbud

innenfor helse- og omsorgssektoren som saeligrlig hoslashy men helse og omsorg er likevel et prioritert omraringde

siden konsekvensene potensielt sett kan vaeligre svaeligrt store hvis det foslashrst oppstaringr feil Kommunen satser stort

paring dette omraringdet og en forvaltningsrevisjon kan undersoslashke om alle krav blir ivaretatt og om resultatene

samsvarer med ressursinnsatsen

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 8

En forvaltningsrevisjon kan ogsaring se paring

ndash Tildeling av helse- og omsorgstjenester herunder saksbehandling og vedtaksoppfoslashlging

ndash Om helse og omsorgstjenestene er godt dimensjonert i forhold til behov

ndash Bruk av individuelle planer

ndash Bemanning kompetanse og rekruttering i helse- og omsorgssektoren

ndash Hvorvidt innholdet i tjenestetilbudet tilfredsstiller krav i regelverket herunder om det foreligger

hensiktsmessige rutiner og om rutinene blir etterlevd

En forvaltningsrevisjon kan rettes mot hele helse- og omsorgstjenesten i kommunen eller den kan spisses

mot enkelte tjenester og brukergrupper

314 Rus og psykiatri

Manglende samsvar mellom kvalitet tjenestetilbud og behov innenfor rus og psykiatritjenestene var et av de

omraringdene som det ble vurdert aring vaeligre hoslashyest risiko knyttet til I kommunen ser man en oslashkning i antall

personer med psykiske lidelser Konsekvensen av ikke aring ha et tilfredsstillende tjenestetilbud til denne

brukergruppen kan vaeligre at det ikke blir gitt tilbud til alle brukere som har rett paring tjenestene og det kan igjen

medfoslashre en oslashkning i langtidsbrukere av systemet I verste fall kan det ogsaring garing utover liv og helse

En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke i hvilken grad det er hensiktsmessig organisering rutiner

og samarbeid mellom enheter i kommunen samt mellom kommunen og andre relaterte instanser som sikrer

gode rus- og psykiatritjenester i kommunen Dette for aring identifisere om det er eventuelle utfordringer og

behov for forbedringer som kommunen kan dra nytte av i det videre arbeidet med aring utvikle rus- og psykiske

helsetjenester

Kommunen gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013 Det

er ogsaring et stort fokus paring de unge i kommunen Det er dermed oslashnskelig at en forvaltningsrevisjon i denne

perioden i hovedsak fokuserer paring de over 18 aringr

315 Tidlig innsats og forebygging

I oslashkonomiplanen for 2016-2019 kan man lese at det legges opp til en tettere samhandling mellom enhetene

i oppvekstsektoren hvor maringlet er aring arbeide i oslashkende grad tverrfaglig paring det forebyggende arbeidet blant

unge Kommunen vil fortsette aring prioritere tidlig innsats overfor alle maringlgrupper Videre garingr det frem av planen

at tilgjengelig statistikk viser at for mange Frogn-ungdommer over tid ikke fullfoslashrer videregaringende skole

I arbeidsmoslashtet ble tidlig innsats og forebyggende arbeid trukket frem som et risikoomraringde Det ble blant

annet stilt sposlashrsmaringl ved om barn med problemer fanges opp tidsnok hva som er aringrsaker til at unge dropper

ut av skolen og om det er en sammenheng mellom ressursbruk og resultater innenfor forebyggende

tjenester Dette er alle sposlashrsmaringl som kan besvares paring i en forvaltningsrevisjon

32 Regulatoriske risikoer

321 Ivaretakelse av personalopplysninger

Brudd paring personopplysningsloven ble identifisert som et mulig risikoomraringde i kommunen da det av noen ble

vurdert aring vaeligre hoslashy sannsynlighet for at kommunen glipper paring kravene om ivaretakelse av

personopplysninger Konsekvensen av brudd paring personalopplysningsloven kan vaeligre hoslashy for enkeltpersoner

og det kan ogsaring paringfoslashre kommunen et negativt omdoslashmme og erstatningssoslashksmaringl

For aring ivareta personopplysninger paring en riktig maringte er det viktig med system som sikrer at distribusjon

arkivering og tilgang til sensitiv informasjon foregaringr paring riktig maringte Det er viktig med gode tilgangssperrer

samt rutiner som sikrer at informasjon ikke lagres paring feil sted og at den ikke lagres lenger enn regelverket

tillater

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvilke system og rutiner Frogn kommune har for aring

etterleve krav om haringndtering av personopplysninger og informasjonssikkerhet

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 9

322 Selvkost og gebyr ndash vann og avloslashp

Fastsettelse av selvkostgebyr ble vurdert til aring vaeligre et risikoomraringde i kommunen Det ble blant annet

begrunnet med vanskelighetene knyttet til det aring sette riktige gebyrer Konsekvensen av aring ikke ha tilstrekkelig

kontroll paring dette omraringdet kan vaeligre at kommunen mottar for mye eller for lite i gebyrinntekter eller at det

blir en uhensiktsmessig fordeling av gebyr mellom de ulike abonnementstypene

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvorvidt kommunens gebyrreglementer er utformet i

samsvar med regelverket hvilke system og rutiner kommunen har knyttet til selvkostberegninger og om

kommunens gebyrer er i samsvar med selvkostreglene som gjelder for utvalgte tjenester

33 Oslashkonomi

331 Investeringsbeslutninger gjennomfoslashring av store prosjekt

Kommunen staringr ovenfor flere store investeringsprosjekt de neste aringrene Det gjelder blant annet nytt

helsebygg badeanlegg og boliger I aringrsmeldingen for 2015 garingr det frem at kommunen har en betydelig risiko

for oslashkte finanskostnader ved kun mindre endringer i renten paring grunn av dagens laringnevolum KOSTRA-tall viser

at kommunen har en hoslashy netto laringnegjeld i prosent av netto driftsinntekter sammenlignet med snittet til

Kostragruppe 8 samt lands- og fylkesgjennomsnittet

Risiko for mangelfullt beslutningsgrunnlag for investeringer ble trukket frem paring arbeidsmoslashtet som innspill til

mulig tema i en forvaltningsrevisjon Det samme ble prosjektstyring og oslashnsket om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonen med dette tema fra forrige planperiode Det begrunnes blant annet med risiko for at

kommunen mangler tilstrekkelig kompetanse og personell til aring kunne haringndtere omfattende investeringer

Det ble ogsaring stilt sposlashrsmaringl ved om kommunen har et tilfredsstillende prosjektstyringssystem og om det

virker etter hensikten Kommunens rutiner for investeringer i inventar ble ogsaring tatt opp

Generelle aringrsaker til risiko paring omraringdet kan vaeligre manglende kompetanse og kapasitet eller uklare rutiner og

ansvarsforhold naringr det gjelder det aring faring utarbeidet grundige analyser i forkant av investeringsbeslutningene

Konsekvensen av at investeringer ikke bygger paring et solid beslutningsgrunnlag kan vaeligre oslashkonomisk tap som

foslashlge av merkostnader

Grunnlagsarbeidet bak avgjoslashrelser om investeringer er en vesentlig del av prosessen i en virksomhet sin

styring av investeringsprosjekt Temaet kan tas opp som en egen forvaltningsrevisjon eller det kan ses i

sammenheng med en oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonen om prosjektstyring fra 2013

En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge hvordan prosjekter kvalitetssikres og foslashlges opp underveis eller

om loven om offentlige anskaffelser blir etterlevd naringr kommunen foretar innkjoslashp i forbindelse med prosjekt

332 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag

Reduksjon i framtidig inntektsgrunnlag ble paring felles arbeidsmoslashte i kommunen identifisert som et

risikoomraringde Det ble i den forbindelse pekt paring usikkerhet knyttet til arbeidsledighet og konsekvenser som

det kan medfoslashre herunder oslashkte sosiale kostnader og reduksjon i skatteinntekter Dette sett i sammenheng

med den saringrbare situasjonen som kommunen er i pga hoslashy laringnegjeld gjoslashr kommunen saringrbar for svingninger

i oslashkonomien Dersom inntektsgrunnlaget svekkes kan konsekvensen vaeligre krevende innsparingsbehov og

vesentlig lavere handlefrihet i kommunen

Dette er et tema som kan inngaring i en forvaltningsrevisjon som ser paring kommunens oslashkonomistyring Herunder

kan man eksempelvis se paring hvilke prosesser og rutiner kommunen har paring plass for aring identifisere haringndtere

og gjoslashre tiltak for aring tilpasse seg endrede oslashkonomiske forutsetninger som endring i inntekstgrunnlag

34 Maringl strategi og vedtak

341 Oppfoslashlging av kommunale planer

Kommunen har en rekke med overordnede og tematiske planer om strategier og maringl for fremtidig utvikling

Planene inneholder en handlingsdel med konkrete tiltak og aktiviteter som skal gjennomfoslashres innenfor en

gitt tidsperiode I arbeidsmoslashtet ble mangelfull oppfoslashlging av planer vurdert aring vaeligre et risikoomraringde

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 10

Konsekvensen kan vaeligre at viktige maringl og strategier ikke blir innfridd noe som kan garing utover tjenestetilbudet

og enkeltmennesker og det kan medfoslashre et svekket omdoslashmme for kommunen

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel se naeligrmere paring innholdet i en eller flere av kommunens planer og

undersoslashke hvorvidt planens maringlsetninger og handlingsplaner er blitt realisert Man kan ogsaring se paring hvilke

systemer og rutiner kommunen har for aring utforme og revidere planer og for aring foslashlge opp konkrete maringl og tiltak

342 Styring av kompetanse og bemanning

I arbeidet med den overordnede analysen har det kommet innspill fra kontrollutvalget om at saringrbarhet i

ressurssituasjonen er et mulig risikoomraringde og det gjaldt saeligrlig hvordan kommunen haringndterer utskiftning

av personell og akutte problemer ved fravaeligr

En forvaltningsrevisjon kan se paring ressurs- og kompetansesituasjonen i sentrale stoslashttefunksjoner i

kommunen og vurdere i hvilken grad kommunen har etablerte systemer og rutiner som hindrer saringrbarhet og

som sikrer etterlevelse av sentrale bestemmelser i saksbehandlingen

En annen vinkling kan vaeligre aring undersoslashke hvilke maringl som foreligger for bemanning rekruttering og

kompetanseheving I foslashlge kommuneplanen indikerer prognosene for befolkningsvekst og sammensetning

at behovet for kommunale tjenester kommer til oslashke markant Bare innenfor pleie- og omsorgstjenestene er

det forventet at behovet skal oslashke med ca 10 prosent frem til 2019 Dette vil aringpenbart paringvirke fremtidig behov

for rekruttering og kompetanse i kommunen Kompetanse handler ogsaring om aring beholde og utvikle

medarbeiderne i kommunen En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge rdquoturn overrdquo og aringrsaker til turn over

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 11

Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder Nedenfor presenteres oslashvrige risikoomraringder som er identifisert og vurdert

Generell drift

Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons

1 Interne ogeller eksterne

misligheter

Alle Tap som foslashlge av intern

svindel og andre personlige

vinninger

Svekket omdoslashmme

Daringrligere kvalitet

2 Stoslashttetjenestene leverer

ikke tilstrekkelig verdi til

kommunen

Servicesenter

Fellestjenester

Ineffektivitetdaringrlig kvalitet

hindrer tjenestene og politisk

virksomhet i aring gjoslashre en god

nok jobb

Variertdaringrlig

serviceopplevelse

Daringrlig omdoslashmme hos

innbyggerne

3 Post- og arkivfunksjonen

fungerer ikke etter

hensikten

Servicesenter

Fellestjenester

Publikum ansatte faringr ikke

tilgang paring opplysninger

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

4 Uhensiktsmessig drift av

og manglende kunnskap

om IKT-systemene i

kommunen

IKT Uautoriserte tilganger og

endringer

Tapt

verdiskapingineffektivitet

Oslashkte kostnader oslashkonomisk

tap

Oslashkte drifts- og

vedlikeholdskostnader

5 Store prosjekt leverer ikke

iht tid kostnad og kvalitet3

Teknisk Kostnadssprekk kan foslashre til

oslashkte gebyr og relativt store

oslashkonomiske tap

Kvalitetsutfordringer

Forsinkelser i prosjekt kan

foslashre til at inntektsstroslashmmen

fra investeringen forsinkes

med foslashlger for oslashvrig

virksomhet

6 Vedlikeholdsarbeidet er for

lite planmessig

langsiktig

Teknisk Vedlikeholdsetterslep som

gir oslashkte kostnader paring lengre

sikt

Oslashkte investerings- og

driftskostnader

HMS-krav blir ikke innfridd

7 Tjenestetilbudet innenfor

helse- og omsorgssektoren

samsvarer ikke med behov

Helse og

omsorg

Alle brukere som har behov

for det faringr ikke noslashdvendige

helse- og omsorgstenester

Dyre ineffektive tjenester

Fare for liv og helse

3 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med prosjektstyring som tema i 2013

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 12

Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons

8 Manglende samsvar

mellom kvalitet

tjenestetilbud og behov

innenfor rus- og

psykiatritjenesten4

Helse og

omsorg

Oslashkt risiko for at enkelte blir

langtidsbrukere av systemet

Ikke tilbud til alle som har rett

paring tjenester

Uheldige konsekvenser for

enkeltmenneske

9 Mangelfullt tilbud til

flyktninger i kommunen

Alle Daringrligere integrering f eks

daringrlig spraringk

Oslashkte kostnader

10 Varierende kvalitet paring

skolene mtp laeligringsmiljoslash

og laeligringsresultat

Oppvekst Oslashkende skille i

kunnskapsnivaring

Ikke fullfoslashring av utdanning

Oslashkt antall innbyggere paring

trygd

11 Tidlig innsats og

forebyggende arbeid rettet

mot barn unge og familier

nedprioriteres

Oppvekst

barnevern

NAV

Uheldige konsekvenser for

enkeltmenneske

Kan medfoslashre stoslashrre behov og

oslashkte kostnader i fremtiden

12 Kulturtilbudet er ikke

tilgjengelig for alle

Kultur og idrett Lite attraktivt for nye

innbyggere

Redusert livskvalitet for

enkelte

Regulatoriske risikoer

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Brudd paring lov og forskrift

relatert til offentlige

anskaffelser

Alle

Teknisk

Oslashkonomiske tap herunder

erstatningssoslashksmaringl og boslashter

pga feil i innkjoslashpsprosessen

og at kommunen kjoslashper inn

til for hoslashy pris

Negativt omdoslashmme

2 Brudd paring

personopplysningsloven

Alle ndash saeligrlig

innenfor helse

og oppvekst

Erstatningssoslashksmaringl

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

3 Brudd paring arbeidsmiljoslashloven Alle Negative konsekvenser for

enkeltansatte

Negativ effekt paring omdoslashmmet

Manglende oppfoslashlging av

sykemeldte

4 Brudd paring lov om

offentlighet Alle Forskjellsbehandling ndash ulik

saksbehandling

Publikum faringr ikke tilgang til

opplysninger

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

4 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 13

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

5 Brudd paring kommunelovens

krav til internkontroll

Alle Feil blir ikke rettet opp og

dette kan igjen medfoslashre

lovbrudd oslashkte kostnader og

skader

6 Brudd paring forvaltningsloven Alle Forskjellsbehandling ndash ulik

saksbehandling

Klagesaker - merkostnader

7 Brudd paring plan- og

bygningsloven5

Plan og

byggesak

Manglende likebehandling

Manglende samsvar mellom

tiltak og gitte tillatelserkrav

8 Fastsettelse av

selvkostgebyr samsvarer

ikke med krav6

Teknisk For hoslashye eller for lave gebyr

Negativt omdoslashmme

9 Brudd paring lovkrav innen

helse og omsorg

Helse og

omsorg

Brukere faringr ikke noslashdvendige

tjenester

Brukere faringr ikke individuell

plan

For lite brukermedvirkning

10 Nye ukjente oppgaver

som foslashlge av

samhandlingsreformen7

Helse og

omsorg

Utilstrekkeligfeil behandling

av pasienter i overganger

mellom kommunen og

sykehus

Innbyggerne faringr ikke

optimale tjenester

Oslashkte kostnader for

kommunen

Daringrlig omdoslashmme

11 Brudd paring barnehageloven ndash

kommunen sitt ansvar som

barnehagemynde

Barnehage Mangler i og klager paring

tilskudd til private barnehager

Varierende kvalitet paring

barnehagene i kommunen

12 Brudd paring lovkrav til sosiale

tjenester

Helse og

omsorg

NAV

Brukere faringr ikke noslashdvendige

tjenester

Daringrligere folkehelse

Oslashkte sosiale forskjeller

13 Brudd paring barnevernloven8 Barnevernet Enkelte barn blir ikke fanget

opp negativ konsekvens for

den enkelte

Kommunen kan bli

erstatningsansvarlig

Negativt omdoslashmme

14 Brudd paring opplaeligringsloven9 Skole

barnehage

Enkelte barn blir ikke fulgt

tilstrekkelig opp

Stoslashrre sosiale og

helsemessige problemer

5 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med byggesaksbehandling som tema i 2012

6 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med vann og avloslashp som tema i 2014

7 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Samhandlingsreformen som tema i 2014

8 Frogn gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med barnevern som tema i 2015

9 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med PP-tjenesten som tema i 2016

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 14

Oslashkonomi

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Lav eller varierende grad

av budsjettstyring10

Alle Negativ oslashkonomisk

konsekvens naring og for

framtiden

Avvik blir ikke avdekket

Ineffektiv bruk av midler

2 Investeringsbeslutninger

tas paring ufullstendig svakt

grunnlag

Alle Det gjoslashres feil

investeringsbeslutning

Negativ oslashkonomisk

konsekvens

3 Reduksjon i framtidig

inntektsgrunnlag

Alle Mindre handlefrihet

Fremtidig krevende

innsparingsbehov

4 Refusjoner innbetalinger

kommunen har krav paring bli

ikke innkrevd

Alle men

saeligrlig NAV

Helse og

omsorg og

oppvekst

Oslashkonomisk tap

Maringl strategi og vedtak

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Mangelfull oppfoslashlging av

politiske vedtak11

Alle

Stab

Feilandre prioriteringer gir

mangelfullineffektiv

realisering av politiske maringl

og vedtak

2 Kommunen har ikke

tilstrekkeligrett

kompetanse til aring dekke

fremtidens behov

Alle

HR Personal

Kommunen greier ikke aring yte

tilstrekkeligetilfredsstillende

tjenester

3 Kommunen er ikke nok

rigget til aring ivareta

fremtidige eksterne krav

Alle Virksomheten paringvirkes

negativt (tjenestekvalitet

oslashkonomi omdoslashmme

arbeidsplass etc)

4 Mangelfull oppfoslashlging av

kommunale planer (feks

klimaplan)

Alle Maringlsetninger blir ikke

realisert

10 Oslashkonomistyring var et prioritert omraringde i forrige plan for forvaltningsrevisjon i Frogn kommune

11 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med Oppfoslashlging av vedtak i folkevalgte organer som tema i 2016

Kontakt oss

Siv Karlsen Moa

Partner

T +47 40 63 95 48 E sivmoakpmgno

Ole Willy Fundingsrud

Director

T +47 406 39 692

E olewillyfundingsrudkpmgno

kpmgno

copy 2016 KPMG AS a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (ldquoKPMG Internationalrdquo) a Swiss entity All rights reserved

This proposal is made by KPMG AS a member firm of the KPMG network

of independent firms affiliated with KPMG International a Swiss

cooperative and is in all respects subject to the negotiation agreement and

signing of a specific engagement letter or contract KPMG International

provides no client services No member firm has any authority to obligate or

bind KPMG International or any other member firm vis-agrave-vis third parties nor

does KPMG International have any such authority to obligate or bind any

member firm

Frogn kontrollutvalg

Side 10 av 11

Frogn KU-1916 Kontrollutvalgets strateginotat Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600148-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1916 09052016 Sekretariatets innstilling

1 Kontrollutvalgets strateginotat vedtas med endringen som foreslaringtt i saksutredningen 2 Kontrollutvalget tar diskusjonen om utvalgets strateginotat til orientering

SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets strateginotat beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategier som benyttes for aring loslashse disse Notatet legges aringrlig frem for utvalget som en paringminnelse om hvilke maringl oppgaver og kjoslashreregler som gjelder for utvalgets arbeid I tillegg inviteres det til en diskusjon om eventuelle endringertilfoslashyelser i utvalgets strategi Strateginotat ble sist behandlet av utvalget i sak 415 i moslashte 2 februar 2015 Sekretariatet foreslaringr foslashlgende tillegg Under overskriften 3 Selskapskontroll paring side 2 i notatet boslashr innholdet oppdateres slik at det er samsvar med sect 13 i Forskrift om kontrollutvalg I forskriften staringr det at plan for selskapskontroll skal baseres paring en overordnet analyse Vi foreslaringr at strategien for selskapskontroll utvides til fire punkter og at punktet om overordnet analyse settes inn som nummer 2

- Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger

Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Vedlegg til sak Utvalgets strateginotat

1

STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I FROGN Sist vedtatt uten endringer 02022015 jf sak 415

Maringl og oppgaver

Kontrollutvalgets hovedmaringl er aring bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver

blir ivaretatt paring best mulig maringte

Kommuneloven (sect 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til aring forestaring

det loslashpende tilsynet med forvaltningen Utvalget skal paringse at regnskapene blir foslashrt paring en

betryggende maringte at oslashkonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomfoslashres god

forvaltningsrevisjon og selskapskontroll

Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til aring kreve enhver opplysning redegjoslashrelse eller

dokument som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene jf F sect 5

Valg og sammensetning

Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgaringr av F sect 2

Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvaringker og saksbehandlingen skal kun foregaring

ut fra et kontrollperspektiv Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin

dobbeltrolle som politikere og noslashytrale kontrolloslashrer

Hovedoppgaver

1 Regnskapsrevisjon

Utvalget skal paringse at kommunens regnskap blir revidert paring en betryggende maringte og i samsvar

med de bestemmelser som foslashlger av lov forskrift god kommunal revisjonsskikk mm

Strategi

1 Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om

arbeidet og strategien for det kommende revisjonsaringret

2 Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og

oslashkonomiforvaltning forelegges utvalget

3 Utvalget skal paringse at revisjonens merknader blir fulgt opp

2 Forvaltningsrevisjon

Kontrollutvalget skal paringse at det blir gjennomfoslashrt systematiske vurderinger av oslashkonomi og

maringloppnaringelse ut fra kommunestyrets vedtak

Strategi

1 Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse om mulige omraringder med risiko for

avvik fra oppsatte maringl i kommunen

2 Foreslaring en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for

kommunen

3 Innstille om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret

4 Paringse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen

2

3 Selskapskontroll

Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide

kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller

forvaltningsrevisjon

Strategi

1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo

2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret

3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen

4 Annet tilsyn og kontroll

Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de

opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr

kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram

saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under

utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak

Strategi

1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen

2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ

3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget

initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser

Organisering av arbeidet generelt

1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget

sekretariat

Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning

redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring

gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ

ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som

underordnede organer

Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med

kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver

Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre

undersoslashkelser som ikke er revisjon

Strategi

1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i

arbeidet

3

2 Samarbeid

Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon

med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og

revisjonen

Strategi

1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra

utvalgets moslashter

2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og

samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker

3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret

4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet

3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media

For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle

styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er

det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med

utvalget

Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del

saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold

til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger

som er underlagt lovbestemt taushetsplikt

Strategi

1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig

paring kommunens Internett-sider

2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig

innsyn paring kommunens Internettsider

3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum

4 Tips skal alltid vurderes

5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares

6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media

4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner

Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor

kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende

aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og

vedtatte planer og andre tiltak

Strategi

1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr

2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget

Frogn kontrollutvalg

Side 11 av 11

Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og

avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om

selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat

Postadresse Postboks 195 1431 Arings

Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29

64 96 20 59 (m) 920 16 409

FIKSfollofiksno

wwwfollofiksno

MOslashTEPROTOKOLL

Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5

Saksliste

Side

Saker til behandling

716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3

816 Henvendelse til kontrollutvalget 3

916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3

1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4

1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4

1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5

1316 Orienteringssaker 5

Eventuelt

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5

Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine

undersoslashkelser

Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget

Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden

Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016

Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13

Saksdokumentet er unntatt offentlighet

Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk

Otto Schacht

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 5 av 5

Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquo

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3

Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS

Pb 195 1431 AringS

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen

1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former

2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene

3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene

4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister

5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene

6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap

7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene

8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 5 av 5

9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene

10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring

generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene

11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste

organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

1

KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015

mars FIKS 7mars 2016

2

3

Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat

Februar Fornyes aringrlig

FIKS FIKS

Legges frem i mai

Rullerende

4

Moslashteplan

FIKS

1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember

5 Kommunens aringrsregnskap 2015

15 april Kommunen

6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen

7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG

311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG

8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

2

Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915

10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai

12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm

Svarfrist FIKS

Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern

22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016

FIKS FIKS FIKS FIKS

KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai

KS 1216

13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012

Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver

Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars

  • Saksliste Frogn KU 09052016
  • Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
    • Signert revisjonsberetning Frogn 2015
      • Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
        • E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
        • Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
        • Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
          • Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
            • Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
              • Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
                • saksutskrift sak 7-16
                  • Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
                    • Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
                      • Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
                        • StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
                          • Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
                            • 1 Protokoll Frogn KU 07032016
                            • 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
                            • 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
                            • 4 FrognAktivitetsplan 2016

Page 3: MØTEINNKALLING Frogn kontrollutvalg...• Ved behandling i HMPB 2.2.2016 ble nye boligområder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan, i tråd med rådmannens innstilling

Frogn kontrollutvalg

Side 3 av 11

Raringdmannen nevner ogsaring at kommunens beredskapsplaner er revidert i 2015 og at det er gjennomfoslashrt en risiko- og saringrbarhetsanalyse for hele kommunen som foslashlge av anbefalingene i forvaltningsrevisjonen om beredskap Raringdmannen er invitert til moslashtet for aring orientere om hovedpunktene i aringrsregnskapet og aringrsmeldingen Arings 2mai 2016 Lene H Lilleheiers Sekretaeligr Vedlegg 1) Revisors beretning fra KPMG datert 15 april 2016 2) Frogn kommunes regnskap for 2015 3) Frogn kommunes aringrsmelding for 2015

Frogn kontrollutvalg

Side 4 av 11

Frogn KU-1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600145-4 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1516 09052016 Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar saken til orientering SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets medlem Helge Simonsen ba om at kontrollutvalget blir orientert om ordfoslashrers habilitet i forbindelse med formannskapets og kommunestyrets behandling av saken Kommunedelplan i Nordre Frogn tidligere i aringr Simonsen sine sposlashrsmaringl ligger vedlagt saken Kontrollutvalgets tilsynsansvar er ikke begrenset til administrasjonen men omfatter ogsaring formannskapet andre politiske utvalg og ordfoslashreren Kontrollutvalget har i utgangspunktet ikke et tilsynsansvar overfor kommunestyret men kan allikevel uttale seg dersom kommunestyret for eksempel har truffet eller er i ferd med aring treffe et vedtak som vil vaeligre ulovlig Paring dette grunnlaget valgte sekretariatet i samraringd med utvalgets leder aring be raringdmannen om aring innhente en habilitetsvurdering fra kommuneadvokaten i Frogn med utgangspunkt i sposlashrsmaringlene til Simonsen I kommuneadvokatens notat av 25 april 2016 gis en fyldig redegjoslashrelse om habilitetssposlashrsmaringlet og det blir konkludert med at ordfoslashrer ikke er inhabil ved behandling av saken om kommunedelplan for Nordre Frogn Sekretariatet mener at saken er grundig vurdert av kommuneadvokaten og har ikke grunnlag for aring bestride konklusjonen Da saken om Kommunedelplan Nordre Frogn gjennomgikk en ny foslashrstegangsbehandling i formannskapet ble ordfoslashrer erklaeligrt inhabil i saken Ny foslashrstegangsbehandling av Kommunedelplan Nordre Frogn staringr paring dagsorden paring kommunestyrets moslashte den 2 mai Dersom noen i kommunestyret er uenige i vedtaket som eventuelt gjoslashres vedroslashrende habilitet minner vi om kommunelovens sect 59 foslashrste ledd laquoTre eller flere medlemmer av kommunestyret eller fylkestinget kan sammen bringe avgjoslashrelser truffet av folkevalgt organ eller den kommunale eller fylkeskommunale administrasjonen inn for departementet til kontroll av avgjoslashrelsens lovlighet Det samme gjelder avgjoslashrelser om moslashter skal holdes for aringpne eller lukkede doslashrer jf sect 31 og avgjoslashrelser om habilitetraquo

Frogn kontrollutvalg

Side 5 av 11

Sekretariatet finner etter dette ikke grunnlag for at kontrollutvalget skal garing videre med saken Ordfoslashrer er invitert for aring svare paring eventuelle sposlashrsmaringl i saken Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg 1 Sposlashrsmaringl til ordfoslashreren i Frogn ndash innsendt av Helge Simonsen 2 Kommuneadvokatens notat av 25 april 2016

From Helge Gert SimonsenTo Lene LilleheierSubject Sak til moslashte i kontrollutvalget 9 maiDate 8 april 2016 194618Attachments Sposlashrsmaringl til ordfoslashreren I Frogn fra Kontrollutvalgetdocx

Jeg ber om at ordfoslashreren innkalles til moslashtet i Kontrollutvalget 9 mai for aring redegjoslashre for sin habilitet i forbindelse med Kommuneplnenarealdisponering i Frogn Se vedlagte begrunnelse

VhHelge

Sposlashrsmaringl til ordfoslashreren I Frogn fra Kontrollutvalget

Tillit er grunnmuren I offentlig forvaltning Tillit til at alle beslutninger fattes i full offentlighet at alle opplysninger om saken er kjent og at ingen urettmessig beriker seg eller sine naeligrmeste Forvaltningsloven har strenge bestemmelser om habilitet I Kapittel II sect6

Kontrollutvalget ber ordfoslashreren redegjoslashre om habilitetsproblematikken I forbindelse med behandlingen av Kommunedelplanen for Nordre Frogn Bakgrunnen er foslashlgende

middot Ved behandling i HMPB 222016 ble nye boligomraringder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan i traringd med raringdmannens innstilling Hoslashyre varslet i Formannskapet 42 at de var interessert i aring legge ut den delen av det nye omraringdet som laring oslashst for fylkesveien og dette forslaget fremmet i kommunestyret 1502 og vedtatt med knappest mulig flertall (H-FrP og ordfoslashrers dobbeltstemme fordi en representant hadde forlatt moslashtet) Forslaget med dette tillegget ble dermed inkludert i planen som ble sendt paring hoslashring

middot Eiendomsutvikler Stiftsstaden Prosjektutvikling AS var forslagsstiller til omraringdet Garder Ifoslashlge selskapets nettside har de et omfattende samarbeid med eiendomsutvikler OH Slaringke Invest AS der ordfoslashrer eier 10 og hans soslashnner utgjoslashr styre og ledelse Samarbeidet bestaringr blant annet i

middot Et felles eid eiendomsutviklingsselskap Oslofjord utvikling AS som ifoslashlge nettsiden har opsjon paring utvikling av store arealer i Frogn Selskapet har saring langt ikke stor omsetning men potensialet maring anses betydelig

middot Selskapene eier ogsaring Dyrloslashkke AS som har spilt inn forslag om et stort kombinert naeligrings- og leilighetsbygg til byutviklngsplanen Seiersten-Ullerud-Dyrloslashkke paring en tomt de disponerer Dette er en svaeligrt sentral eiendom i byutviklingsoslashyemed

middot Det kan fremstaring som om de to selskapene har et omfattende forretningsmessig samarbeid og har planer om betydelige felles prosjekter i Frogn kommune fremover Det er derfor grunn til aring sposlashrre om samarbeidet er saring tett og omfattende at ordfoslashrer kan vaeligre inhabil ogsaring naringr Stiftsstaden utvikling er involvert i prosjekter som ikke er en del av det formaliserte samarbeidet Det er dermed grunn til aring sposlashrre om ordfoslashrer burde deltatt i behandlingen av denne kommunedelplanen etter at Hoslashyre fremmet sitt forslag og hva det betyr for gyldigheten av vedtaket at han gjorde det

middot Kontrollutvalget ettersposlashr dessuten en redegjoslashrelse for hele OHSlaringke Invests virksomhet inkludert virksomheten til naeligrstaringende forretningspartnere slik at det er mulig aring lage tydelige skillelinjer mellom hva ordfoslashrer kan delta i og hva som han ikke kan delta I naringr det gjelder arealdisponering

Sposlashrsmaringl til ordfoslashreren I Frogn fra Kontrollutvalget Tillit er grunnmuren I offentlig forvaltning Tillit til at alle beslutninger fattes i full offentlighet at alle opplysninger om saken er kjent og at ingen urettmessig beriker seg eller sine naeligrmeste Forvaltningsloven har strenge bestemmelser om habilitet I Kapittel II sect6 Kontrollutvalget ber ordfoslashreren redegjoslashre om habilitetsproblematikken I forbindelse med behandlingen av Kommunedelplanen for Nordre Frogn Bakgrunnen er foslashlgende bull Ved behandling i HMPB 222016 ble nye boligomraringder ved Garder ikke innlemmet

i forslaget til kommunedelplan i traringd med raringdmannens innstilling Hoslashyre varslet i Formannskapet 42 at de var interessert i aring legge ut den delen av det nye omraringdet som laring oslashst for fylkesveien og dette forslaget fremmet i kommunestyret 1502 og vedtatt med knappest mulig flertall (H-FrP og ordfoslashrers dobbeltstemme fordi en representant hadde forlatt moslashtet) Forslaget med dette tillegget ble dermed inkludert i planen som ble sendt paring hoslashring

bull Eiendomsutvikler Stiftsstaden Prosjektutvikling AS var forslagsstiller til omraringdet Garder Ifoslashlge selskapets nettside har de et omfattende samarbeid med eiendomsutvikler OH Slaringke Invest AS der ordfoslashrer eier 10 og hans soslashnner utgjoslashr styre og ledelse Samarbeidet bestaringr blant annet i

Et felles eid eiendomsutviklingsselskap Oslofjord utvikling AS som ifoslashlge nettsiden har opsjon paring utvikling av store arealer i Frogn Selskapet har saring langt ikke stor omsetning men potensialet maring anses betydelig

Selskapene eier ogsaring Dyrloslashkke AS som har spilt inn forslag om et stort kombinert naeligrings- og leilighetsbygg til byutviklngsplanen Seiersten-Ullerud-Dyrloslashkke paring en tomt de disponerer Dette er en svaeligrt sentral eiendom i byutviklingsoslashyemed

bull Det kan fremstaring som om de to selskapene har et omfattende forretningsmessig samarbeid og har planer om betydelige felles prosjekter i Frogn kommune fremover Det er derfor grunn til aring sposlashrre om samarbeidet er saring tett og omfattende at ordfoslashrer kan vaeligre inhabil ogsaring naringr Stiftsstaden utvikling er involvert i prosjekter som ikke er en del av det formaliserte samarbeidet Det er dermed grunn til aring sposlashrre om ordfoslashrer burde deltatt i behandlingen av denne kommunedelplanen etter at Hoslashyre fremmet sitt forslag og hva det betyr for gyldigheten av vedtaket at han gjorde det

bull Kontrollutvalget ettersposlashr dessuten en redegjoslashrelse for hele OHSlaringke Invests virksomhet inkludert virksomheten til naeligrstaringende forretningspartnere slik at det er mulig aring lage tydelige skillelinjer mellom hva ordfoslashrer kan delta i og hva som han ikke kan delta I naringr det gjelder arealdisponering

Frogn kontrollutvalg

Side 6 av 11

Frogn KU-1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1500131-8 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1616 09052016 Sekretariatets innstilling

1 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding til orientering 2 Raringdmannen bes gi en endelig tilbakemelding om oppfoslashlgingen av hvert av de seks

anbefalingspunktene innen utgangen av 2016 SAKSUTREDNING Kommunestyret behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten om laquoBeredskapraquo den 1562015 i sak 11515 og vedtok at raringdmannen skulle foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet etter seks maringneder Rapporten kan leses paring wwwfollofiksno Raringdmannen skriver i sitt svar av 26112015 at revisjonens seks anbefalinger er tatt til foslashlge i Frogn kommunes samlede og oppdaterte Ros-analyse vedtatt av kommunestyret 7 desember 2015 Revisjonens anbefalinger var 1 Revidere overordnet beredskapsplan paring bakgrunn av ROS-analyse som gjennomfoslashres i 2015 2 Oppdatere og revidere enhetenes beredskapsplaner 3 Soslashrge for at samordning av planer og oversikt over ressursbehov ivaretas i noslashdvendig grad og at dette fremkommer i planene 4 Avklare behovet for en egen beredskapsplan for vassdragstiltak 5 Vurdere om enkelte planer boslashr utvides med en naeligrmere konsekvensbeskrivelse av uoslashnskede hendelser og forbedrede tiltak 6 Tilstrebe en mer ensartet struktur for enhetenes beredskapsplaner ved bruk av en felles mal Raringdmannen vil i moslashtet orientere om arbeidet med ROS-analyser og beredskapsarbeid

Frogn kontrollutvalg

Side 7 av 11

Sekretariatets vurdering Vi ser det som positivt at kommunen ved behandlingen av ROS-analysen for 2015 har tatt revisjonens anbefalinger i forvaltningsrevisjonsrapporten til foslashlge og merker oss at raringdmannen med dette mener at Kommunestyrets vedtak om oppfoslashlging av rapportens anbefalinger er gjennomfoslashrt Sekretariatet mener at raringdmannens tilbakemelding er noe uklar i forhold til aring beskrive oppfoslashlgingen av hvert enkelt anbefalingspunkt Vi anbefaler derfor at utvalget ber raringdmannen om aring avgi en ny tilbakemelding innen utgangen av 2016 med en naeligrmere beskrivelse av hvordan anbefalingspunktene er fulgt opp foslashr saken sendes til kommunestyret for endelig vedtak Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kontrollutvalg

Side 8 av 11

Frogn KU-1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600089-6 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1716 09052016 Sekretariatets innstilling

1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering

2 Kontrollutvalget ber raringdmannen levere en skriftlig rapport om resultatet av sine undersoslashkelser til utvalgets neste moslashte

Vedlegg SAKSUTREDNING Raringdmannen orienterte om denne saken paring kontrollutvalgets moslashte den 7 mars tidligere i aringr jf vedlagte KU sak 716 Utvalget vedtok da aring innkalle raringdmannen til moslashtet den 9 mai for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser I e-post til sekretariatet har raringdmannen gitt beskjed om at den skriftlige sluttrapporten foreloslashpig ikke er ferdigstilt Raringdmannen er innkalt og vil i dette moslashtet avgi en muntlig rapport om status i saken Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers Sekretaeligr Vedlegg Kopi av KU sak 716

KONTROLLUTVALGET I FROGN

Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse Postboks 195 1431 Arings Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29 64 96 20 58 (m) 95 93 96 56 FIKSfollofiksno wwwfollofiksno

Saksutskrift Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600089-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 716 07032016 Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine

undersoslashkelser Saksutskriften bekreftes Arings 2mai 2016 Lene H Lilleheier Raringdgiver Dokumentet er elektronisk godkjent

Varingr ref 1600089 Side 2 av 2

Tidligere behandlinger Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Vedlegg SAKSUTREDNING Raringdmannen sa i kontrollutvalgets moslashte den 1 februar i sak 216 vedroslashrende kontrollrutiner i byggesaksavdelingen at administrasjonen vil garing igjennom arkivene og undersoslashke aktuelle saker den korrupsjonssiktede kvinnen fra Drammen behandlet da hun var ansatt i Frogn kommune Kontrollutvalget vedtok aring be om en redegjoslashrelse fra raringdmannen om gjennomfoslashringen av undersoslashkelsen Raringdmannen er innkalt til moslashtet for aring gi en statusrapport om sine undersoslashkelser Arings 29 februar 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kontrollutvalg

Side 9 av 11

Frogn KU-1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600081-6 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1816 09052016 Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar KPMGs utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon til orientering SAKSUTREDNING I utkastet til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon fra KPMG framgaringr det at analysen er utarbeidet paring grunnlag av dokumentanalyse og det felles arbeidsmoslashtet den 13 april der baringde kontrollutvalget politiske gruppeledere samt raringdmannen og hans ledergruppe deltok Paring grunnlag av diskusjonen i utvalget vil KPMG legge fram en endelig overordnet analyse foran kontrollutvalgets neste moslashte Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Utkast overordnet analyse Frogn kommune fra KPMG

Overordnet analyse

Frogn kommune

Mai 2016

wwwkpmgno

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 1

Innhold

1 Bakgrunn og formaringl 2

11 Bakgrunn 2

12 Formaringl 2

2 Fremgangsmaringte og involvering 3

21 Innsamling av data og metode 3

3 Analyse 6

31 Generell drift 7

32 Regulatoriske risikoer 8

33 Oslashkonomi 9

34 Maringl strategi og vedtak 9

Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder 11

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 2

1 Bakgrunn og formaringl 11 Bakgrunn

Etter sect10 i forskrift om kontrollutvalg skal kontrollutvalget utarbeidet plan for forvaltningsrevisjon Planen

skal vaeligre basert paring en overordnet analyse av kommunen

Kontrollutvalget i Frogn kommune har fra KPMG bestilt en overordnet analyse som grunnlag for plan for

forvaltningsrevisjon som skal gjelde i perioden 2016-2019

12 Formaringl

Formaringlet med den overordnete analysen er aring identifisere mulige omraringdertema for forvaltningsrevisjon i

firearingrsperioden 2016-2019

For aring utarbeide planen har KPMG gjennomfoslashrt en overordnet analyse av risiko og vesentlighet Analysen gir

grunnlag for aring prioritere omraringder i kommunal virksomhet som kan vaeligre gjenstand for forvaltningsrevisjon de

neste aringrene

Denne overordnede analysen vil med andre ord presentere identifiserte omraringder i den kommunale

virksomheten hvor risikoen for feilmangler er til stede Analysen danner grunnlaget for kontrollutvalgets

prioritering av omraringder som kan vaeligre gjenstand for forvaltningsrevisjon i planperioden

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 3

2 Fremgangsmaringte og involvering

Kapittel 2 gir en oversikt over metoden som er brukt for aring samle inn data teoretisk fundament og

vesentlige hensyn som er blitt benyttet i risikovurderingen

21 Innsamling av data og metode

I arbeidet med analysen har KPMG vektlagt analyser knyttet til risiko for manglende kontroll med vesentlige

sider ved virksomheten og tjenestene Av den grunn har vi fokusert paring aring gjennomfoslashre analyser med utspring

i risiko og vesentlighet

Den overordnede analysen er fundamentet for de omraringdene kontrollutvalget og kommunestyret prioriterer

for forvaltningsrevisjon I saring maringte har det vaeligrt saeligrlig viktig aring identifisere omraringder som har en iboende risiko

vesentlig grad av uoslashnskede konsekvenser dersom risiko inntreffer og som det potensielt vil vaeligre nyttig aring

gjennomfoslashre revisjon paring nyttig sett fra et politisk staringsted fra administrasjonens staringsted og nyttig sett ut i fra

et brukerperspektiv til kommunen Dette innebaeligrer at vi i arbeidet har tatt hoslashyde for omraringder hvor revisjon

kan ha verdi for kommunen i et forbedrings- og laeligreoslashyemed og hvor revisjon kan ha forebyggende karakter

Det vil si at et revisjonsprosjekt ikke bare ser tilbake paring hva som har skjedd men at man kan garing inn paring

paringgaringende prosjekter og prosesser hvor revisjonen kan vaeligre fundament for korrigerende grep

Av den grunn har vi gjennomfoslashrt en prosess som innebaeligrer et samspill med ulike deler av kommunen

administrasjon og politikere fra hhv kontrollutvalg og kommunestyret Dette har vaeligrt viktig for aring kunne finne

de rette omraringder og risikoer for revisjon

Arbeidet har vaeligrt delt i tre hovedbolker

Kartlegge og forstaring kommunen

Arbeidsmoslashte med kommunen for aring etablere og verifisere mulige omraringder for forvaltningsrevisjon

Dokumentere analyse

211 Metode

For gjennomfoslashring av analysen har foslashlgende teknikker blitt brukt for aring samle inn data

Dokumentanalyse KPMG har innhentet og gjennomgaringtt dokumentasjon fra kommunen blant annet

aringrsmelding og oslashkonomiplan tidligere revisjoner KOSTRA-statistikk kommuneplan og aringrsbudsjett

Arbeidsmoslashte Felles arbeidsmoslashte for kontrollutvalget politiske gruppeledere raringdmannen og raringdmannens

stab

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 4

Illustrert har prosessen vaeligrt slik

212 Teoretisk fundament og vesentlige hensyn

Arbeidet har fulgt en modell som er teoretisk forankret i statsvitenskap organisasjonsteori og COSO ERM1

og den tar utgangspunkt i kommunal virksomhet og tjenestetilbud Skjematisk vil valg av

forvaltningsrevisjonsprosjekt bli et resultat av vurderinger knyttet til vesentlighet og risiko ved virksomhet og

tjenestetilbud - vurderinger som siler ut prosjekt i 4 overordnede steg Dette kan illustreres slik2

1 The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission ERM ndash Enterprise Risk Management Dette er en internasjonalt

innarbeid standard for beste praksis innen omraringdet internkontroll og risikoharingndtering i virksomheter

2 De to nederste graring feltene ivaretas av kontrollutvalget og bystyret

1bullBestilling og innspill fra kontrollutvalget

2

bullGjennomgang av eksisterande overordna analyser og planer fokus paring gjennomfoslashrte revisjoner og kontroller

3

bullGjennomgang av relevante dokument bla aringrsmelding kommuneplan aringrsbudsjett med kommentarer saker i kontrollutvalget KOSTRA statistikk fylkesmannens tilsyn kommunestyrevedtak

4

bullArbeidsmoslashte med adminstrasjon (stab og enhetsledere) tillitsvalgtehovedverneombud politiske gruppeledere og kontrollutvalg

5bullOppsummering av resultat og utarbeiding av overordnet analyse Oversendt til kontrollutvalget

6

bullKPMG dokumenterer endelig overordnet analyse i samsvar med foslashringerinnspill fra kontrollutvalet og ovesender til kontrollutvalget etter moslashte

Overordnede vurderinger av risiko- og vesentlighet

Risikovurdering av vesentlige omraringde

Prioritering av risikoomraringde

Valg av

prosjekt

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 5

I felles arbeidsmoslashte ble risikoomraringder vurdert i forhold til sannsynlighet for at risiko inntreffer og konsekvens

av risiko For konsekvensvurderinger ble foslashlgende hjelpekriterier benyttet

Liv og helse

Sikring av verdier

Brukerrettighet - oppfylling og kvalitet

Kostnadseffektivitetproduktivitet

Politisk aktualitet

Analysen av identifiserte omraringder og risiko er kategorisert i foslashlgende matrise

Den videre prosessen innebaeligrer at kontrollutvalget prioriterer identifiserte omraringderrisikoer og utformer plan

for forvaltningsrevisjon Planen vedtas i kommunestyret og kontrollutvalget velgerbestiller enkeltstaringende

revisjoner Det er ogsaring ved bestilling av enkeltstaringende revisjoner at omraringdetrisikoen spisses og

operasjonaliseres i forhold til hva og hvordan revisjonen skal innrettes

Med andre ord den overordnede analysen identifiserer foslashrst og fremst omraringdene for forvaltningsrevisjon

mens en ved bestillingen av enkeltstaringende prosjektet spisser og operasjonaliserer hvilke temaer som skal bli

gjenstand for revisjon

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 6

3 Analyse Nedenfor presenteres omraringderrisikoer som er vurdert som saeligrlig relevante for revisjon det vil si

omraringderrisikoer som er kategorisert med betydelig konsekvens og betydelig grad av sannsynlighet

I vedlegg er alle identifiserte og vurderte omraringderrisikoer presentert

Omraringdene nedenfor blir presentert i fire ulike bolker

Generell drift

Regulatoriske risikoer

Oslashkonomiske risikoer

Maringl strategi og vedtak

Baringde sannsynlighet og konsekvens er gitt en farge hvor roslashd indikerer hoslashy sannsynlighet alvorlig

konsekvens gul indikerer middels og groslashnn indikerer lav sannsynlighet liten konsekvens

De stoslashrste risikoomraringdene som ble identifisert er presentert i tabellen nedenfor Under tabellen presenterer

vi deretter vurderingene som ligger bak de prioriterte risikoomraringdene

Sortert ut ifra scorevurdering ser tabellen i uprioritert rekkefoslashlge slik ut

Risikoomraringde Hvor i kommunen Sanns Kons

1 Etikk Hele

2 IKT Hele IKT og service

3 Helse og omsorg Helse omsorg og

velferd

4 Rus og psyk Helse omsorg og velferd

5 Tidlig innsats og forebygging Oppvekst barnevern

6 Personopplysninger Hele Sentraladm

7 Selvkost Teknisk

8 Investeringsbeslutninger prosjektstyring Hele

saeligrlig oslashkonomi teknisk

9 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag Hele

10 Oppfoslashlging av kommunale planer Hele

11 Bemanning og kompetansestyring Hele

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 7

Generell drift

311 Etikk og habilitet

Kommunen har som maringl aring ha et felles verdigrunnlag og aring ha en hoslashy etisk standard og en organisasjonskultur

basert paring felles utviklende holdninger og verdier Kommunen har blant annet utarbeidet etiske retningslinjer

som sist ble revidert i 2015

I arbeidsmoslashtet ble risiko for tap som foslashlge av interne og eller eksterne misligheter diskutert og det som ble

droslashftet var hvordan de etiske retningslinjene blir fulgt opp ute i enhetene og hvordan det jobbes med aring

forhindre at misligheter oppstaringr Dette gjelder baringde i administrasjonen i samspillet mellom politikk og

administrasjon og hos eksterne samarbeidspartnere

En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke hvordan kommunen praktiserer kravene om habilitet i

saksbehandling Revisjonen kan ogsaring kartlegge hvorvidt kommunens etiske retningslinjer er kjent blant de

ansatte i hvilke grad de foslashlges opp og hvilket system kommunen har for ansatte som vil melde ifra om brudd

paring lovkrav og regler knyttet til etikk og habilitet En revisjon kan ogsaring undersoslashkes i hvilke grad oppgave- og

ansvarsfordelingen mellom administrativt og politisk nivaring er formalisert - og hvordan kommunen jobber med

aring forebygger risikoer knyttet til habilitet og misligheter

312 IKT

I arbeidsmoslashtet ble utfordringer innenfor IKT-omraringde pekt paring som et saeligrlig kritisk risikoomraringde i kommunen

Det ble pekt paring at IKT-omraringdet ikke fungerer optimalt blant annet paring grunn av at det ikke er tilstrekkelig

utviklet og det preges av saringrbarhet blant annet paring grunn av noslashdvending vedlikehold nedetid og reparasjoner

av utstyr Risikoer knyttet til informasjonssikkerhet og tilgangskontroll ble ogsaring trukket frem

Innenfor IKT- omraringdet er det en generell risiko at det er et oslashkende trusselbilde mot digitale tjenester noe

som fordrer bedre sikkerhetsmekanismer hos kommunen Det er viktig med en tydelig strategi og

bevisstgjoslashring knyttet til forandring i arbeidsprosessene Konsekvensen av aring ha et IKT-systemer som ikke er

paringlitelig kan potensielt sett vaeligre store I helse- og omsorgssektoren blir velferdsteknologi en stadig stoslashrre

del av hverdagen og det kan i verste fall staring om liv og helse Andre konsekvenser er tapt verdiskapning og

oslashkte kostnader som foslashlge av nedetid og stopp i produksjon samt negativt omdoslashmme

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel

ndash Gjennomgaring kommunens kontroll drift og vedlikehold av IKT-systemer

ndash Vurdere i hvilken grad kommunen har klare strategier og planer og knyttet til investeringer innenfor

IKT-omraringdet og hvordan disse etterleves

ndash Kartlegge hvilke system og rutiner kommunen har for aring avdekke redusere og forhindre potensielle

IKT-risikoer og om det er gode nok tilgangs- og endringskontroller i systemene

ndash Undersoslashke kommunens beredskapsplaner for aring sikre gjenopprettelse av IKT-systemer ved uforutsette

hendelser

ndash Rutiner og praksis knyttet til opplaeligring og veiledning om bruk av IKT-systemer programvarer og utstyr

313 Helse og omsorg

I kommunen er det stort fokus paring aring fremme et helhetlige bruker - og pasientforloslashp I foslashlge aringrsmeldingen for

2015 har effektiv oppgaveloslashsning og samhandling hatt stort fokus Kommunen ser at samhandling hvor

brukers behov og ressurser er styrende for varingr innsats gir mer hensiktsmessige tjenester til den enkelte

Rehabiliteringsinnsatsen i brukers eget hjem har ogsaring oslashkt

Deltagerne paring arbeidsmoslashtet vurderte ikke sannsyligheten for lovbrudd eller mangelfullt tjenestetilbud

innenfor helse- og omsorgssektoren som saeligrlig hoslashy men helse og omsorg er likevel et prioritert omraringde

siden konsekvensene potensielt sett kan vaeligre svaeligrt store hvis det foslashrst oppstaringr feil Kommunen satser stort

paring dette omraringdet og en forvaltningsrevisjon kan undersoslashke om alle krav blir ivaretatt og om resultatene

samsvarer med ressursinnsatsen

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 8

En forvaltningsrevisjon kan ogsaring se paring

ndash Tildeling av helse- og omsorgstjenester herunder saksbehandling og vedtaksoppfoslashlging

ndash Om helse og omsorgstjenestene er godt dimensjonert i forhold til behov

ndash Bruk av individuelle planer

ndash Bemanning kompetanse og rekruttering i helse- og omsorgssektoren

ndash Hvorvidt innholdet i tjenestetilbudet tilfredsstiller krav i regelverket herunder om det foreligger

hensiktsmessige rutiner og om rutinene blir etterlevd

En forvaltningsrevisjon kan rettes mot hele helse- og omsorgstjenesten i kommunen eller den kan spisses

mot enkelte tjenester og brukergrupper

314 Rus og psykiatri

Manglende samsvar mellom kvalitet tjenestetilbud og behov innenfor rus og psykiatritjenestene var et av de

omraringdene som det ble vurdert aring vaeligre hoslashyest risiko knyttet til I kommunen ser man en oslashkning i antall

personer med psykiske lidelser Konsekvensen av ikke aring ha et tilfredsstillende tjenestetilbud til denne

brukergruppen kan vaeligre at det ikke blir gitt tilbud til alle brukere som har rett paring tjenestene og det kan igjen

medfoslashre en oslashkning i langtidsbrukere av systemet I verste fall kan det ogsaring garing utover liv og helse

En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke i hvilken grad det er hensiktsmessig organisering rutiner

og samarbeid mellom enheter i kommunen samt mellom kommunen og andre relaterte instanser som sikrer

gode rus- og psykiatritjenester i kommunen Dette for aring identifisere om det er eventuelle utfordringer og

behov for forbedringer som kommunen kan dra nytte av i det videre arbeidet med aring utvikle rus- og psykiske

helsetjenester

Kommunen gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013 Det

er ogsaring et stort fokus paring de unge i kommunen Det er dermed oslashnskelig at en forvaltningsrevisjon i denne

perioden i hovedsak fokuserer paring de over 18 aringr

315 Tidlig innsats og forebygging

I oslashkonomiplanen for 2016-2019 kan man lese at det legges opp til en tettere samhandling mellom enhetene

i oppvekstsektoren hvor maringlet er aring arbeide i oslashkende grad tverrfaglig paring det forebyggende arbeidet blant

unge Kommunen vil fortsette aring prioritere tidlig innsats overfor alle maringlgrupper Videre garingr det frem av planen

at tilgjengelig statistikk viser at for mange Frogn-ungdommer over tid ikke fullfoslashrer videregaringende skole

I arbeidsmoslashtet ble tidlig innsats og forebyggende arbeid trukket frem som et risikoomraringde Det ble blant

annet stilt sposlashrsmaringl ved om barn med problemer fanges opp tidsnok hva som er aringrsaker til at unge dropper

ut av skolen og om det er en sammenheng mellom ressursbruk og resultater innenfor forebyggende

tjenester Dette er alle sposlashrsmaringl som kan besvares paring i en forvaltningsrevisjon

32 Regulatoriske risikoer

321 Ivaretakelse av personalopplysninger

Brudd paring personopplysningsloven ble identifisert som et mulig risikoomraringde i kommunen da det av noen ble

vurdert aring vaeligre hoslashy sannsynlighet for at kommunen glipper paring kravene om ivaretakelse av

personopplysninger Konsekvensen av brudd paring personalopplysningsloven kan vaeligre hoslashy for enkeltpersoner

og det kan ogsaring paringfoslashre kommunen et negativt omdoslashmme og erstatningssoslashksmaringl

For aring ivareta personopplysninger paring en riktig maringte er det viktig med system som sikrer at distribusjon

arkivering og tilgang til sensitiv informasjon foregaringr paring riktig maringte Det er viktig med gode tilgangssperrer

samt rutiner som sikrer at informasjon ikke lagres paring feil sted og at den ikke lagres lenger enn regelverket

tillater

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvilke system og rutiner Frogn kommune har for aring

etterleve krav om haringndtering av personopplysninger og informasjonssikkerhet

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 9

322 Selvkost og gebyr ndash vann og avloslashp

Fastsettelse av selvkostgebyr ble vurdert til aring vaeligre et risikoomraringde i kommunen Det ble blant annet

begrunnet med vanskelighetene knyttet til det aring sette riktige gebyrer Konsekvensen av aring ikke ha tilstrekkelig

kontroll paring dette omraringdet kan vaeligre at kommunen mottar for mye eller for lite i gebyrinntekter eller at det

blir en uhensiktsmessig fordeling av gebyr mellom de ulike abonnementstypene

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvorvidt kommunens gebyrreglementer er utformet i

samsvar med regelverket hvilke system og rutiner kommunen har knyttet til selvkostberegninger og om

kommunens gebyrer er i samsvar med selvkostreglene som gjelder for utvalgte tjenester

33 Oslashkonomi

331 Investeringsbeslutninger gjennomfoslashring av store prosjekt

Kommunen staringr ovenfor flere store investeringsprosjekt de neste aringrene Det gjelder blant annet nytt

helsebygg badeanlegg og boliger I aringrsmeldingen for 2015 garingr det frem at kommunen har en betydelig risiko

for oslashkte finanskostnader ved kun mindre endringer i renten paring grunn av dagens laringnevolum KOSTRA-tall viser

at kommunen har en hoslashy netto laringnegjeld i prosent av netto driftsinntekter sammenlignet med snittet til

Kostragruppe 8 samt lands- og fylkesgjennomsnittet

Risiko for mangelfullt beslutningsgrunnlag for investeringer ble trukket frem paring arbeidsmoslashtet som innspill til

mulig tema i en forvaltningsrevisjon Det samme ble prosjektstyring og oslashnsket om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonen med dette tema fra forrige planperiode Det begrunnes blant annet med risiko for at

kommunen mangler tilstrekkelig kompetanse og personell til aring kunne haringndtere omfattende investeringer

Det ble ogsaring stilt sposlashrsmaringl ved om kommunen har et tilfredsstillende prosjektstyringssystem og om det

virker etter hensikten Kommunens rutiner for investeringer i inventar ble ogsaring tatt opp

Generelle aringrsaker til risiko paring omraringdet kan vaeligre manglende kompetanse og kapasitet eller uklare rutiner og

ansvarsforhold naringr det gjelder det aring faring utarbeidet grundige analyser i forkant av investeringsbeslutningene

Konsekvensen av at investeringer ikke bygger paring et solid beslutningsgrunnlag kan vaeligre oslashkonomisk tap som

foslashlge av merkostnader

Grunnlagsarbeidet bak avgjoslashrelser om investeringer er en vesentlig del av prosessen i en virksomhet sin

styring av investeringsprosjekt Temaet kan tas opp som en egen forvaltningsrevisjon eller det kan ses i

sammenheng med en oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonen om prosjektstyring fra 2013

En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge hvordan prosjekter kvalitetssikres og foslashlges opp underveis eller

om loven om offentlige anskaffelser blir etterlevd naringr kommunen foretar innkjoslashp i forbindelse med prosjekt

332 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag

Reduksjon i framtidig inntektsgrunnlag ble paring felles arbeidsmoslashte i kommunen identifisert som et

risikoomraringde Det ble i den forbindelse pekt paring usikkerhet knyttet til arbeidsledighet og konsekvenser som

det kan medfoslashre herunder oslashkte sosiale kostnader og reduksjon i skatteinntekter Dette sett i sammenheng

med den saringrbare situasjonen som kommunen er i pga hoslashy laringnegjeld gjoslashr kommunen saringrbar for svingninger

i oslashkonomien Dersom inntektsgrunnlaget svekkes kan konsekvensen vaeligre krevende innsparingsbehov og

vesentlig lavere handlefrihet i kommunen

Dette er et tema som kan inngaring i en forvaltningsrevisjon som ser paring kommunens oslashkonomistyring Herunder

kan man eksempelvis se paring hvilke prosesser og rutiner kommunen har paring plass for aring identifisere haringndtere

og gjoslashre tiltak for aring tilpasse seg endrede oslashkonomiske forutsetninger som endring i inntekstgrunnlag

34 Maringl strategi og vedtak

341 Oppfoslashlging av kommunale planer

Kommunen har en rekke med overordnede og tematiske planer om strategier og maringl for fremtidig utvikling

Planene inneholder en handlingsdel med konkrete tiltak og aktiviteter som skal gjennomfoslashres innenfor en

gitt tidsperiode I arbeidsmoslashtet ble mangelfull oppfoslashlging av planer vurdert aring vaeligre et risikoomraringde

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 10

Konsekvensen kan vaeligre at viktige maringl og strategier ikke blir innfridd noe som kan garing utover tjenestetilbudet

og enkeltmennesker og det kan medfoslashre et svekket omdoslashmme for kommunen

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel se naeligrmere paring innholdet i en eller flere av kommunens planer og

undersoslashke hvorvidt planens maringlsetninger og handlingsplaner er blitt realisert Man kan ogsaring se paring hvilke

systemer og rutiner kommunen har for aring utforme og revidere planer og for aring foslashlge opp konkrete maringl og tiltak

342 Styring av kompetanse og bemanning

I arbeidet med den overordnede analysen har det kommet innspill fra kontrollutvalget om at saringrbarhet i

ressurssituasjonen er et mulig risikoomraringde og det gjaldt saeligrlig hvordan kommunen haringndterer utskiftning

av personell og akutte problemer ved fravaeligr

En forvaltningsrevisjon kan se paring ressurs- og kompetansesituasjonen i sentrale stoslashttefunksjoner i

kommunen og vurdere i hvilken grad kommunen har etablerte systemer og rutiner som hindrer saringrbarhet og

som sikrer etterlevelse av sentrale bestemmelser i saksbehandlingen

En annen vinkling kan vaeligre aring undersoslashke hvilke maringl som foreligger for bemanning rekruttering og

kompetanseheving I foslashlge kommuneplanen indikerer prognosene for befolkningsvekst og sammensetning

at behovet for kommunale tjenester kommer til oslashke markant Bare innenfor pleie- og omsorgstjenestene er

det forventet at behovet skal oslashke med ca 10 prosent frem til 2019 Dette vil aringpenbart paringvirke fremtidig behov

for rekruttering og kompetanse i kommunen Kompetanse handler ogsaring om aring beholde og utvikle

medarbeiderne i kommunen En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge rdquoturn overrdquo og aringrsaker til turn over

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 11

Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder Nedenfor presenteres oslashvrige risikoomraringder som er identifisert og vurdert

Generell drift

Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons

1 Interne ogeller eksterne

misligheter

Alle Tap som foslashlge av intern

svindel og andre personlige

vinninger

Svekket omdoslashmme

Daringrligere kvalitet

2 Stoslashttetjenestene leverer

ikke tilstrekkelig verdi til

kommunen

Servicesenter

Fellestjenester

Ineffektivitetdaringrlig kvalitet

hindrer tjenestene og politisk

virksomhet i aring gjoslashre en god

nok jobb

Variertdaringrlig

serviceopplevelse

Daringrlig omdoslashmme hos

innbyggerne

3 Post- og arkivfunksjonen

fungerer ikke etter

hensikten

Servicesenter

Fellestjenester

Publikum ansatte faringr ikke

tilgang paring opplysninger

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

4 Uhensiktsmessig drift av

og manglende kunnskap

om IKT-systemene i

kommunen

IKT Uautoriserte tilganger og

endringer

Tapt

verdiskapingineffektivitet

Oslashkte kostnader oslashkonomisk

tap

Oslashkte drifts- og

vedlikeholdskostnader

5 Store prosjekt leverer ikke

iht tid kostnad og kvalitet3

Teknisk Kostnadssprekk kan foslashre til

oslashkte gebyr og relativt store

oslashkonomiske tap

Kvalitetsutfordringer

Forsinkelser i prosjekt kan

foslashre til at inntektsstroslashmmen

fra investeringen forsinkes

med foslashlger for oslashvrig

virksomhet

6 Vedlikeholdsarbeidet er for

lite planmessig

langsiktig

Teknisk Vedlikeholdsetterslep som

gir oslashkte kostnader paring lengre

sikt

Oslashkte investerings- og

driftskostnader

HMS-krav blir ikke innfridd

7 Tjenestetilbudet innenfor

helse- og omsorgssektoren

samsvarer ikke med behov

Helse og

omsorg

Alle brukere som har behov

for det faringr ikke noslashdvendige

helse- og omsorgstenester

Dyre ineffektive tjenester

Fare for liv og helse

3 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med prosjektstyring som tema i 2013

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 12

Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons

8 Manglende samsvar

mellom kvalitet

tjenestetilbud og behov

innenfor rus- og

psykiatritjenesten4

Helse og

omsorg

Oslashkt risiko for at enkelte blir

langtidsbrukere av systemet

Ikke tilbud til alle som har rett

paring tjenester

Uheldige konsekvenser for

enkeltmenneske

9 Mangelfullt tilbud til

flyktninger i kommunen

Alle Daringrligere integrering f eks

daringrlig spraringk

Oslashkte kostnader

10 Varierende kvalitet paring

skolene mtp laeligringsmiljoslash

og laeligringsresultat

Oppvekst Oslashkende skille i

kunnskapsnivaring

Ikke fullfoslashring av utdanning

Oslashkt antall innbyggere paring

trygd

11 Tidlig innsats og

forebyggende arbeid rettet

mot barn unge og familier

nedprioriteres

Oppvekst

barnevern

NAV

Uheldige konsekvenser for

enkeltmenneske

Kan medfoslashre stoslashrre behov og

oslashkte kostnader i fremtiden

12 Kulturtilbudet er ikke

tilgjengelig for alle

Kultur og idrett Lite attraktivt for nye

innbyggere

Redusert livskvalitet for

enkelte

Regulatoriske risikoer

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Brudd paring lov og forskrift

relatert til offentlige

anskaffelser

Alle

Teknisk

Oslashkonomiske tap herunder

erstatningssoslashksmaringl og boslashter

pga feil i innkjoslashpsprosessen

og at kommunen kjoslashper inn

til for hoslashy pris

Negativt omdoslashmme

2 Brudd paring

personopplysningsloven

Alle ndash saeligrlig

innenfor helse

og oppvekst

Erstatningssoslashksmaringl

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

3 Brudd paring arbeidsmiljoslashloven Alle Negative konsekvenser for

enkeltansatte

Negativ effekt paring omdoslashmmet

Manglende oppfoslashlging av

sykemeldte

4 Brudd paring lov om

offentlighet Alle Forskjellsbehandling ndash ulik

saksbehandling

Publikum faringr ikke tilgang til

opplysninger

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

4 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 13

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

5 Brudd paring kommunelovens

krav til internkontroll

Alle Feil blir ikke rettet opp og

dette kan igjen medfoslashre

lovbrudd oslashkte kostnader og

skader

6 Brudd paring forvaltningsloven Alle Forskjellsbehandling ndash ulik

saksbehandling

Klagesaker - merkostnader

7 Brudd paring plan- og

bygningsloven5

Plan og

byggesak

Manglende likebehandling

Manglende samsvar mellom

tiltak og gitte tillatelserkrav

8 Fastsettelse av

selvkostgebyr samsvarer

ikke med krav6

Teknisk For hoslashye eller for lave gebyr

Negativt omdoslashmme

9 Brudd paring lovkrav innen

helse og omsorg

Helse og

omsorg

Brukere faringr ikke noslashdvendige

tjenester

Brukere faringr ikke individuell

plan

For lite brukermedvirkning

10 Nye ukjente oppgaver

som foslashlge av

samhandlingsreformen7

Helse og

omsorg

Utilstrekkeligfeil behandling

av pasienter i overganger

mellom kommunen og

sykehus

Innbyggerne faringr ikke

optimale tjenester

Oslashkte kostnader for

kommunen

Daringrlig omdoslashmme

11 Brudd paring barnehageloven ndash

kommunen sitt ansvar som

barnehagemynde

Barnehage Mangler i og klager paring

tilskudd til private barnehager

Varierende kvalitet paring

barnehagene i kommunen

12 Brudd paring lovkrav til sosiale

tjenester

Helse og

omsorg

NAV

Brukere faringr ikke noslashdvendige

tjenester

Daringrligere folkehelse

Oslashkte sosiale forskjeller

13 Brudd paring barnevernloven8 Barnevernet Enkelte barn blir ikke fanget

opp negativ konsekvens for

den enkelte

Kommunen kan bli

erstatningsansvarlig

Negativt omdoslashmme

14 Brudd paring opplaeligringsloven9 Skole

barnehage

Enkelte barn blir ikke fulgt

tilstrekkelig opp

Stoslashrre sosiale og

helsemessige problemer

5 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med byggesaksbehandling som tema i 2012

6 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med vann og avloslashp som tema i 2014

7 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Samhandlingsreformen som tema i 2014

8 Frogn gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med barnevern som tema i 2015

9 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med PP-tjenesten som tema i 2016

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 14

Oslashkonomi

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Lav eller varierende grad

av budsjettstyring10

Alle Negativ oslashkonomisk

konsekvens naring og for

framtiden

Avvik blir ikke avdekket

Ineffektiv bruk av midler

2 Investeringsbeslutninger

tas paring ufullstendig svakt

grunnlag

Alle Det gjoslashres feil

investeringsbeslutning

Negativ oslashkonomisk

konsekvens

3 Reduksjon i framtidig

inntektsgrunnlag

Alle Mindre handlefrihet

Fremtidig krevende

innsparingsbehov

4 Refusjoner innbetalinger

kommunen har krav paring bli

ikke innkrevd

Alle men

saeligrlig NAV

Helse og

omsorg og

oppvekst

Oslashkonomisk tap

Maringl strategi og vedtak

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Mangelfull oppfoslashlging av

politiske vedtak11

Alle

Stab

Feilandre prioriteringer gir

mangelfullineffektiv

realisering av politiske maringl

og vedtak

2 Kommunen har ikke

tilstrekkeligrett

kompetanse til aring dekke

fremtidens behov

Alle

HR Personal

Kommunen greier ikke aring yte

tilstrekkeligetilfredsstillende

tjenester

3 Kommunen er ikke nok

rigget til aring ivareta

fremtidige eksterne krav

Alle Virksomheten paringvirkes

negativt (tjenestekvalitet

oslashkonomi omdoslashmme

arbeidsplass etc)

4 Mangelfull oppfoslashlging av

kommunale planer (feks

klimaplan)

Alle Maringlsetninger blir ikke

realisert

10 Oslashkonomistyring var et prioritert omraringde i forrige plan for forvaltningsrevisjon i Frogn kommune

11 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med Oppfoslashlging av vedtak i folkevalgte organer som tema i 2016

Kontakt oss

Siv Karlsen Moa

Partner

T +47 40 63 95 48 E sivmoakpmgno

Ole Willy Fundingsrud

Director

T +47 406 39 692

E olewillyfundingsrudkpmgno

kpmgno

copy 2016 KPMG AS a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (ldquoKPMG Internationalrdquo) a Swiss entity All rights reserved

This proposal is made by KPMG AS a member firm of the KPMG network

of independent firms affiliated with KPMG International a Swiss

cooperative and is in all respects subject to the negotiation agreement and

signing of a specific engagement letter or contract KPMG International

provides no client services No member firm has any authority to obligate or

bind KPMG International or any other member firm vis-agrave-vis third parties nor

does KPMG International have any such authority to obligate or bind any

member firm

Frogn kontrollutvalg

Side 10 av 11

Frogn KU-1916 Kontrollutvalgets strateginotat Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600148-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1916 09052016 Sekretariatets innstilling

1 Kontrollutvalgets strateginotat vedtas med endringen som foreslaringtt i saksutredningen 2 Kontrollutvalget tar diskusjonen om utvalgets strateginotat til orientering

SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets strateginotat beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategier som benyttes for aring loslashse disse Notatet legges aringrlig frem for utvalget som en paringminnelse om hvilke maringl oppgaver og kjoslashreregler som gjelder for utvalgets arbeid I tillegg inviteres det til en diskusjon om eventuelle endringertilfoslashyelser i utvalgets strategi Strateginotat ble sist behandlet av utvalget i sak 415 i moslashte 2 februar 2015 Sekretariatet foreslaringr foslashlgende tillegg Under overskriften 3 Selskapskontroll paring side 2 i notatet boslashr innholdet oppdateres slik at det er samsvar med sect 13 i Forskrift om kontrollutvalg I forskriften staringr det at plan for selskapskontroll skal baseres paring en overordnet analyse Vi foreslaringr at strategien for selskapskontroll utvides til fire punkter og at punktet om overordnet analyse settes inn som nummer 2

- Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger

Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Vedlegg til sak Utvalgets strateginotat

1

STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I FROGN Sist vedtatt uten endringer 02022015 jf sak 415

Maringl og oppgaver

Kontrollutvalgets hovedmaringl er aring bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver

blir ivaretatt paring best mulig maringte

Kommuneloven (sect 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til aring forestaring

det loslashpende tilsynet med forvaltningen Utvalget skal paringse at regnskapene blir foslashrt paring en

betryggende maringte at oslashkonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomfoslashres god

forvaltningsrevisjon og selskapskontroll

Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til aring kreve enhver opplysning redegjoslashrelse eller

dokument som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene jf F sect 5

Valg og sammensetning

Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgaringr av F sect 2

Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvaringker og saksbehandlingen skal kun foregaring

ut fra et kontrollperspektiv Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin

dobbeltrolle som politikere og noslashytrale kontrolloslashrer

Hovedoppgaver

1 Regnskapsrevisjon

Utvalget skal paringse at kommunens regnskap blir revidert paring en betryggende maringte og i samsvar

med de bestemmelser som foslashlger av lov forskrift god kommunal revisjonsskikk mm

Strategi

1 Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om

arbeidet og strategien for det kommende revisjonsaringret

2 Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og

oslashkonomiforvaltning forelegges utvalget

3 Utvalget skal paringse at revisjonens merknader blir fulgt opp

2 Forvaltningsrevisjon

Kontrollutvalget skal paringse at det blir gjennomfoslashrt systematiske vurderinger av oslashkonomi og

maringloppnaringelse ut fra kommunestyrets vedtak

Strategi

1 Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse om mulige omraringder med risiko for

avvik fra oppsatte maringl i kommunen

2 Foreslaring en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for

kommunen

3 Innstille om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret

4 Paringse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen

2

3 Selskapskontroll

Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide

kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller

forvaltningsrevisjon

Strategi

1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo

2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret

3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen

4 Annet tilsyn og kontroll

Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de

opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr

kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram

saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under

utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak

Strategi

1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen

2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ

3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget

initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser

Organisering av arbeidet generelt

1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget

sekretariat

Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning

redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring

gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ

ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som

underordnede organer

Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med

kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver

Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre

undersoslashkelser som ikke er revisjon

Strategi

1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i

arbeidet

3

2 Samarbeid

Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon

med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og

revisjonen

Strategi

1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra

utvalgets moslashter

2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og

samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker

3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret

4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet

3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media

For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle

styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er

det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med

utvalget

Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del

saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold

til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger

som er underlagt lovbestemt taushetsplikt

Strategi

1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig

paring kommunens Internett-sider

2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig

innsyn paring kommunens Internettsider

3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum

4 Tips skal alltid vurderes

5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares

6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media

4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner

Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor

kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende

aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og

vedtatte planer og andre tiltak

Strategi

1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr

2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget

Frogn kontrollutvalg

Side 11 av 11

Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og

avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om

selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat

Postadresse Postboks 195 1431 Arings

Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29

64 96 20 59 (m) 920 16 409

FIKSfollofiksno

wwwfollofiksno

MOslashTEPROTOKOLL

Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5

Saksliste

Side

Saker til behandling

716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3

816 Henvendelse til kontrollutvalget 3

916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3

1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4

1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4

1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5

1316 Orienteringssaker 5

Eventuelt

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5

Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine

undersoslashkelser

Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget

Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden

Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016

Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13

Saksdokumentet er unntatt offentlighet

Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk

Otto Schacht

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 5 av 5

Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquo

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3

Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS

Pb 195 1431 AringS

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen

1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former

2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene

3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene

4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister

5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene

6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap

7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene

8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 5 av 5

9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene

10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring

generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene

11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste

organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

1

KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015

mars FIKS 7mars 2016

2

3

Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat

Februar Fornyes aringrlig

FIKS FIKS

Legges frem i mai

Rullerende

4

Moslashteplan

FIKS

1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember

5 Kommunens aringrsregnskap 2015

15 april Kommunen

6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen

7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG

311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG

8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

2

Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915

10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai

12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm

Svarfrist FIKS

Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern

22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016

FIKS FIKS FIKS FIKS

KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai

KS 1216

13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012

Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver

Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars

  • Saksliste Frogn KU 09052016
  • Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
    • Signert revisjonsberetning Frogn 2015
      • Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
        • E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
        • Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
        • Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
          • Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
            • Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
              • Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
                • saksutskrift sak 7-16
                  • Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
                    • Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
                      • Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
                        • StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
                          • Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
                            • 1 Protokoll Frogn KU 07032016
                            • 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
                            • 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
                            • 4 FrognAktivitetsplan 2016

Page 4: MØTEINNKALLING Frogn kontrollutvalg...• Ved behandling i HMPB 2.2.2016 ble nye boligområder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan, i tråd med rådmannens innstilling

Frogn kontrollutvalg

Side 4 av 11

Frogn KU-1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600145-4 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1516 09052016 Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar saken til orientering SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets medlem Helge Simonsen ba om at kontrollutvalget blir orientert om ordfoslashrers habilitet i forbindelse med formannskapets og kommunestyrets behandling av saken Kommunedelplan i Nordre Frogn tidligere i aringr Simonsen sine sposlashrsmaringl ligger vedlagt saken Kontrollutvalgets tilsynsansvar er ikke begrenset til administrasjonen men omfatter ogsaring formannskapet andre politiske utvalg og ordfoslashreren Kontrollutvalget har i utgangspunktet ikke et tilsynsansvar overfor kommunestyret men kan allikevel uttale seg dersom kommunestyret for eksempel har truffet eller er i ferd med aring treffe et vedtak som vil vaeligre ulovlig Paring dette grunnlaget valgte sekretariatet i samraringd med utvalgets leder aring be raringdmannen om aring innhente en habilitetsvurdering fra kommuneadvokaten i Frogn med utgangspunkt i sposlashrsmaringlene til Simonsen I kommuneadvokatens notat av 25 april 2016 gis en fyldig redegjoslashrelse om habilitetssposlashrsmaringlet og det blir konkludert med at ordfoslashrer ikke er inhabil ved behandling av saken om kommunedelplan for Nordre Frogn Sekretariatet mener at saken er grundig vurdert av kommuneadvokaten og har ikke grunnlag for aring bestride konklusjonen Da saken om Kommunedelplan Nordre Frogn gjennomgikk en ny foslashrstegangsbehandling i formannskapet ble ordfoslashrer erklaeligrt inhabil i saken Ny foslashrstegangsbehandling av Kommunedelplan Nordre Frogn staringr paring dagsorden paring kommunestyrets moslashte den 2 mai Dersom noen i kommunestyret er uenige i vedtaket som eventuelt gjoslashres vedroslashrende habilitet minner vi om kommunelovens sect 59 foslashrste ledd laquoTre eller flere medlemmer av kommunestyret eller fylkestinget kan sammen bringe avgjoslashrelser truffet av folkevalgt organ eller den kommunale eller fylkeskommunale administrasjonen inn for departementet til kontroll av avgjoslashrelsens lovlighet Det samme gjelder avgjoslashrelser om moslashter skal holdes for aringpne eller lukkede doslashrer jf sect 31 og avgjoslashrelser om habilitetraquo

Frogn kontrollutvalg

Side 5 av 11

Sekretariatet finner etter dette ikke grunnlag for at kontrollutvalget skal garing videre med saken Ordfoslashrer er invitert for aring svare paring eventuelle sposlashrsmaringl i saken Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg 1 Sposlashrsmaringl til ordfoslashreren i Frogn ndash innsendt av Helge Simonsen 2 Kommuneadvokatens notat av 25 april 2016

From Helge Gert SimonsenTo Lene LilleheierSubject Sak til moslashte i kontrollutvalget 9 maiDate 8 april 2016 194618Attachments Sposlashrsmaringl til ordfoslashreren I Frogn fra Kontrollutvalgetdocx

Jeg ber om at ordfoslashreren innkalles til moslashtet i Kontrollutvalget 9 mai for aring redegjoslashre for sin habilitet i forbindelse med Kommuneplnenarealdisponering i Frogn Se vedlagte begrunnelse

VhHelge

Sposlashrsmaringl til ordfoslashreren I Frogn fra Kontrollutvalget

Tillit er grunnmuren I offentlig forvaltning Tillit til at alle beslutninger fattes i full offentlighet at alle opplysninger om saken er kjent og at ingen urettmessig beriker seg eller sine naeligrmeste Forvaltningsloven har strenge bestemmelser om habilitet I Kapittel II sect6

Kontrollutvalget ber ordfoslashreren redegjoslashre om habilitetsproblematikken I forbindelse med behandlingen av Kommunedelplanen for Nordre Frogn Bakgrunnen er foslashlgende

middot Ved behandling i HMPB 222016 ble nye boligomraringder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan i traringd med raringdmannens innstilling Hoslashyre varslet i Formannskapet 42 at de var interessert i aring legge ut den delen av det nye omraringdet som laring oslashst for fylkesveien og dette forslaget fremmet i kommunestyret 1502 og vedtatt med knappest mulig flertall (H-FrP og ordfoslashrers dobbeltstemme fordi en representant hadde forlatt moslashtet) Forslaget med dette tillegget ble dermed inkludert i planen som ble sendt paring hoslashring

middot Eiendomsutvikler Stiftsstaden Prosjektutvikling AS var forslagsstiller til omraringdet Garder Ifoslashlge selskapets nettside har de et omfattende samarbeid med eiendomsutvikler OH Slaringke Invest AS der ordfoslashrer eier 10 og hans soslashnner utgjoslashr styre og ledelse Samarbeidet bestaringr blant annet i

middot Et felles eid eiendomsutviklingsselskap Oslofjord utvikling AS som ifoslashlge nettsiden har opsjon paring utvikling av store arealer i Frogn Selskapet har saring langt ikke stor omsetning men potensialet maring anses betydelig

middot Selskapene eier ogsaring Dyrloslashkke AS som har spilt inn forslag om et stort kombinert naeligrings- og leilighetsbygg til byutviklngsplanen Seiersten-Ullerud-Dyrloslashkke paring en tomt de disponerer Dette er en svaeligrt sentral eiendom i byutviklingsoslashyemed

middot Det kan fremstaring som om de to selskapene har et omfattende forretningsmessig samarbeid og har planer om betydelige felles prosjekter i Frogn kommune fremover Det er derfor grunn til aring sposlashrre om samarbeidet er saring tett og omfattende at ordfoslashrer kan vaeligre inhabil ogsaring naringr Stiftsstaden utvikling er involvert i prosjekter som ikke er en del av det formaliserte samarbeidet Det er dermed grunn til aring sposlashrre om ordfoslashrer burde deltatt i behandlingen av denne kommunedelplanen etter at Hoslashyre fremmet sitt forslag og hva det betyr for gyldigheten av vedtaket at han gjorde det

middot Kontrollutvalget ettersposlashr dessuten en redegjoslashrelse for hele OHSlaringke Invests virksomhet inkludert virksomheten til naeligrstaringende forretningspartnere slik at det er mulig aring lage tydelige skillelinjer mellom hva ordfoslashrer kan delta i og hva som han ikke kan delta I naringr det gjelder arealdisponering

Sposlashrsmaringl til ordfoslashreren I Frogn fra Kontrollutvalget Tillit er grunnmuren I offentlig forvaltning Tillit til at alle beslutninger fattes i full offentlighet at alle opplysninger om saken er kjent og at ingen urettmessig beriker seg eller sine naeligrmeste Forvaltningsloven har strenge bestemmelser om habilitet I Kapittel II sect6 Kontrollutvalget ber ordfoslashreren redegjoslashre om habilitetsproblematikken I forbindelse med behandlingen av Kommunedelplanen for Nordre Frogn Bakgrunnen er foslashlgende bull Ved behandling i HMPB 222016 ble nye boligomraringder ved Garder ikke innlemmet

i forslaget til kommunedelplan i traringd med raringdmannens innstilling Hoslashyre varslet i Formannskapet 42 at de var interessert i aring legge ut den delen av det nye omraringdet som laring oslashst for fylkesveien og dette forslaget fremmet i kommunestyret 1502 og vedtatt med knappest mulig flertall (H-FrP og ordfoslashrers dobbeltstemme fordi en representant hadde forlatt moslashtet) Forslaget med dette tillegget ble dermed inkludert i planen som ble sendt paring hoslashring

bull Eiendomsutvikler Stiftsstaden Prosjektutvikling AS var forslagsstiller til omraringdet Garder Ifoslashlge selskapets nettside har de et omfattende samarbeid med eiendomsutvikler OH Slaringke Invest AS der ordfoslashrer eier 10 og hans soslashnner utgjoslashr styre og ledelse Samarbeidet bestaringr blant annet i

Et felles eid eiendomsutviklingsselskap Oslofjord utvikling AS som ifoslashlge nettsiden har opsjon paring utvikling av store arealer i Frogn Selskapet har saring langt ikke stor omsetning men potensialet maring anses betydelig

Selskapene eier ogsaring Dyrloslashkke AS som har spilt inn forslag om et stort kombinert naeligrings- og leilighetsbygg til byutviklngsplanen Seiersten-Ullerud-Dyrloslashkke paring en tomt de disponerer Dette er en svaeligrt sentral eiendom i byutviklingsoslashyemed

bull Det kan fremstaring som om de to selskapene har et omfattende forretningsmessig samarbeid og har planer om betydelige felles prosjekter i Frogn kommune fremover Det er derfor grunn til aring sposlashrre om samarbeidet er saring tett og omfattende at ordfoslashrer kan vaeligre inhabil ogsaring naringr Stiftsstaden utvikling er involvert i prosjekter som ikke er en del av det formaliserte samarbeidet Det er dermed grunn til aring sposlashrre om ordfoslashrer burde deltatt i behandlingen av denne kommunedelplanen etter at Hoslashyre fremmet sitt forslag og hva det betyr for gyldigheten av vedtaket at han gjorde det

bull Kontrollutvalget ettersposlashr dessuten en redegjoslashrelse for hele OHSlaringke Invests virksomhet inkludert virksomheten til naeligrstaringende forretningspartnere slik at det er mulig aring lage tydelige skillelinjer mellom hva ordfoslashrer kan delta i og hva som han ikke kan delta I naringr det gjelder arealdisponering

Frogn kontrollutvalg

Side 6 av 11

Frogn KU-1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1500131-8 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1616 09052016 Sekretariatets innstilling

1 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding til orientering 2 Raringdmannen bes gi en endelig tilbakemelding om oppfoslashlgingen av hvert av de seks

anbefalingspunktene innen utgangen av 2016 SAKSUTREDNING Kommunestyret behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten om laquoBeredskapraquo den 1562015 i sak 11515 og vedtok at raringdmannen skulle foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet etter seks maringneder Rapporten kan leses paring wwwfollofiksno Raringdmannen skriver i sitt svar av 26112015 at revisjonens seks anbefalinger er tatt til foslashlge i Frogn kommunes samlede og oppdaterte Ros-analyse vedtatt av kommunestyret 7 desember 2015 Revisjonens anbefalinger var 1 Revidere overordnet beredskapsplan paring bakgrunn av ROS-analyse som gjennomfoslashres i 2015 2 Oppdatere og revidere enhetenes beredskapsplaner 3 Soslashrge for at samordning av planer og oversikt over ressursbehov ivaretas i noslashdvendig grad og at dette fremkommer i planene 4 Avklare behovet for en egen beredskapsplan for vassdragstiltak 5 Vurdere om enkelte planer boslashr utvides med en naeligrmere konsekvensbeskrivelse av uoslashnskede hendelser og forbedrede tiltak 6 Tilstrebe en mer ensartet struktur for enhetenes beredskapsplaner ved bruk av en felles mal Raringdmannen vil i moslashtet orientere om arbeidet med ROS-analyser og beredskapsarbeid

Frogn kontrollutvalg

Side 7 av 11

Sekretariatets vurdering Vi ser det som positivt at kommunen ved behandlingen av ROS-analysen for 2015 har tatt revisjonens anbefalinger i forvaltningsrevisjonsrapporten til foslashlge og merker oss at raringdmannen med dette mener at Kommunestyrets vedtak om oppfoslashlging av rapportens anbefalinger er gjennomfoslashrt Sekretariatet mener at raringdmannens tilbakemelding er noe uklar i forhold til aring beskrive oppfoslashlgingen av hvert enkelt anbefalingspunkt Vi anbefaler derfor at utvalget ber raringdmannen om aring avgi en ny tilbakemelding innen utgangen av 2016 med en naeligrmere beskrivelse av hvordan anbefalingspunktene er fulgt opp foslashr saken sendes til kommunestyret for endelig vedtak Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kontrollutvalg

Side 8 av 11

Frogn KU-1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600089-6 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1716 09052016 Sekretariatets innstilling

1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering

2 Kontrollutvalget ber raringdmannen levere en skriftlig rapport om resultatet av sine undersoslashkelser til utvalgets neste moslashte

Vedlegg SAKSUTREDNING Raringdmannen orienterte om denne saken paring kontrollutvalgets moslashte den 7 mars tidligere i aringr jf vedlagte KU sak 716 Utvalget vedtok da aring innkalle raringdmannen til moslashtet den 9 mai for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser I e-post til sekretariatet har raringdmannen gitt beskjed om at den skriftlige sluttrapporten foreloslashpig ikke er ferdigstilt Raringdmannen er innkalt og vil i dette moslashtet avgi en muntlig rapport om status i saken Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers Sekretaeligr Vedlegg Kopi av KU sak 716

KONTROLLUTVALGET I FROGN

Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse Postboks 195 1431 Arings Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29 64 96 20 58 (m) 95 93 96 56 FIKSfollofiksno wwwfollofiksno

Saksutskrift Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600089-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 716 07032016 Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine

undersoslashkelser Saksutskriften bekreftes Arings 2mai 2016 Lene H Lilleheier Raringdgiver Dokumentet er elektronisk godkjent

Varingr ref 1600089 Side 2 av 2

Tidligere behandlinger Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Vedlegg SAKSUTREDNING Raringdmannen sa i kontrollutvalgets moslashte den 1 februar i sak 216 vedroslashrende kontrollrutiner i byggesaksavdelingen at administrasjonen vil garing igjennom arkivene og undersoslashke aktuelle saker den korrupsjonssiktede kvinnen fra Drammen behandlet da hun var ansatt i Frogn kommune Kontrollutvalget vedtok aring be om en redegjoslashrelse fra raringdmannen om gjennomfoslashringen av undersoslashkelsen Raringdmannen er innkalt til moslashtet for aring gi en statusrapport om sine undersoslashkelser Arings 29 februar 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kontrollutvalg

Side 9 av 11

Frogn KU-1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600081-6 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1816 09052016 Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar KPMGs utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon til orientering SAKSUTREDNING I utkastet til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon fra KPMG framgaringr det at analysen er utarbeidet paring grunnlag av dokumentanalyse og det felles arbeidsmoslashtet den 13 april der baringde kontrollutvalget politiske gruppeledere samt raringdmannen og hans ledergruppe deltok Paring grunnlag av diskusjonen i utvalget vil KPMG legge fram en endelig overordnet analyse foran kontrollutvalgets neste moslashte Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Utkast overordnet analyse Frogn kommune fra KPMG

Overordnet analyse

Frogn kommune

Mai 2016

wwwkpmgno

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 1

Innhold

1 Bakgrunn og formaringl 2

11 Bakgrunn 2

12 Formaringl 2

2 Fremgangsmaringte og involvering 3

21 Innsamling av data og metode 3

3 Analyse 6

31 Generell drift 7

32 Regulatoriske risikoer 8

33 Oslashkonomi 9

34 Maringl strategi og vedtak 9

Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder 11

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 2

1 Bakgrunn og formaringl 11 Bakgrunn

Etter sect10 i forskrift om kontrollutvalg skal kontrollutvalget utarbeidet plan for forvaltningsrevisjon Planen

skal vaeligre basert paring en overordnet analyse av kommunen

Kontrollutvalget i Frogn kommune har fra KPMG bestilt en overordnet analyse som grunnlag for plan for

forvaltningsrevisjon som skal gjelde i perioden 2016-2019

12 Formaringl

Formaringlet med den overordnete analysen er aring identifisere mulige omraringdertema for forvaltningsrevisjon i

firearingrsperioden 2016-2019

For aring utarbeide planen har KPMG gjennomfoslashrt en overordnet analyse av risiko og vesentlighet Analysen gir

grunnlag for aring prioritere omraringder i kommunal virksomhet som kan vaeligre gjenstand for forvaltningsrevisjon de

neste aringrene

Denne overordnede analysen vil med andre ord presentere identifiserte omraringder i den kommunale

virksomheten hvor risikoen for feilmangler er til stede Analysen danner grunnlaget for kontrollutvalgets

prioritering av omraringder som kan vaeligre gjenstand for forvaltningsrevisjon i planperioden

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 3

2 Fremgangsmaringte og involvering

Kapittel 2 gir en oversikt over metoden som er brukt for aring samle inn data teoretisk fundament og

vesentlige hensyn som er blitt benyttet i risikovurderingen

21 Innsamling av data og metode

I arbeidet med analysen har KPMG vektlagt analyser knyttet til risiko for manglende kontroll med vesentlige

sider ved virksomheten og tjenestene Av den grunn har vi fokusert paring aring gjennomfoslashre analyser med utspring

i risiko og vesentlighet

Den overordnede analysen er fundamentet for de omraringdene kontrollutvalget og kommunestyret prioriterer

for forvaltningsrevisjon I saring maringte har det vaeligrt saeligrlig viktig aring identifisere omraringder som har en iboende risiko

vesentlig grad av uoslashnskede konsekvenser dersom risiko inntreffer og som det potensielt vil vaeligre nyttig aring

gjennomfoslashre revisjon paring nyttig sett fra et politisk staringsted fra administrasjonens staringsted og nyttig sett ut i fra

et brukerperspektiv til kommunen Dette innebaeligrer at vi i arbeidet har tatt hoslashyde for omraringder hvor revisjon

kan ha verdi for kommunen i et forbedrings- og laeligreoslashyemed og hvor revisjon kan ha forebyggende karakter

Det vil si at et revisjonsprosjekt ikke bare ser tilbake paring hva som har skjedd men at man kan garing inn paring

paringgaringende prosjekter og prosesser hvor revisjonen kan vaeligre fundament for korrigerende grep

Av den grunn har vi gjennomfoslashrt en prosess som innebaeligrer et samspill med ulike deler av kommunen

administrasjon og politikere fra hhv kontrollutvalg og kommunestyret Dette har vaeligrt viktig for aring kunne finne

de rette omraringder og risikoer for revisjon

Arbeidet har vaeligrt delt i tre hovedbolker

Kartlegge og forstaring kommunen

Arbeidsmoslashte med kommunen for aring etablere og verifisere mulige omraringder for forvaltningsrevisjon

Dokumentere analyse

211 Metode

For gjennomfoslashring av analysen har foslashlgende teknikker blitt brukt for aring samle inn data

Dokumentanalyse KPMG har innhentet og gjennomgaringtt dokumentasjon fra kommunen blant annet

aringrsmelding og oslashkonomiplan tidligere revisjoner KOSTRA-statistikk kommuneplan og aringrsbudsjett

Arbeidsmoslashte Felles arbeidsmoslashte for kontrollutvalget politiske gruppeledere raringdmannen og raringdmannens

stab

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 4

Illustrert har prosessen vaeligrt slik

212 Teoretisk fundament og vesentlige hensyn

Arbeidet har fulgt en modell som er teoretisk forankret i statsvitenskap organisasjonsteori og COSO ERM1

og den tar utgangspunkt i kommunal virksomhet og tjenestetilbud Skjematisk vil valg av

forvaltningsrevisjonsprosjekt bli et resultat av vurderinger knyttet til vesentlighet og risiko ved virksomhet og

tjenestetilbud - vurderinger som siler ut prosjekt i 4 overordnede steg Dette kan illustreres slik2

1 The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission ERM ndash Enterprise Risk Management Dette er en internasjonalt

innarbeid standard for beste praksis innen omraringdet internkontroll og risikoharingndtering i virksomheter

2 De to nederste graring feltene ivaretas av kontrollutvalget og bystyret

1bullBestilling og innspill fra kontrollutvalget

2

bullGjennomgang av eksisterande overordna analyser og planer fokus paring gjennomfoslashrte revisjoner og kontroller

3

bullGjennomgang av relevante dokument bla aringrsmelding kommuneplan aringrsbudsjett med kommentarer saker i kontrollutvalget KOSTRA statistikk fylkesmannens tilsyn kommunestyrevedtak

4

bullArbeidsmoslashte med adminstrasjon (stab og enhetsledere) tillitsvalgtehovedverneombud politiske gruppeledere og kontrollutvalg

5bullOppsummering av resultat og utarbeiding av overordnet analyse Oversendt til kontrollutvalget

6

bullKPMG dokumenterer endelig overordnet analyse i samsvar med foslashringerinnspill fra kontrollutvalet og ovesender til kontrollutvalget etter moslashte

Overordnede vurderinger av risiko- og vesentlighet

Risikovurdering av vesentlige omraringde

Prioritering av risikoomraringde

Valg av

prosjekt

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 5

I felles arbeidsmoslashte ble risikoomraringder vurdert i forhold til sannsynlighet for at risiko inntreffer og konsekvens

av risiko For konsekvensvurderinger ble foslashlgende hjelpekriterier benyttet

Liv og helse

Sikring av verdier

Brukerrettighet - oppfylling og kvalitet

Kostnadseffektivitetproduktivitet

Politisk aktualitet

Analysen av identifiserte omraringder og risiko er kategorisert i foslashlgende matrise

Den videre prosessen innebaeligrer at kontrollutvalget prioriterer identifiserte omraringderrisikoer og utformer plan

for forvaltningsrevisjon Planen vedtas i kommunestyret og kontrollutvalget velgerbestiller enkeltstaringende

revisjoner Det er ogsaring ved bestilling av enkeltstaringende revisjoner at omraringdetrisikoen spisses og

operasjonaliseres i forhold til hva og hvordan revisjonen skal innrettes

Med andre ord den overordnede analysen identifiserer foslashrst og fremst omraringdene for forvaltningsrevisjon

mens en ved bestillingen av enkeltstaringende prosjektet spisser og operasjonaliserer hvilke temaer som skal bli

gjenstand for revisjon

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 6

3 Analyse Nedenfor presenteres omraringderrisikoer som er vurdert som saeligrlig relevante for revisjon det vil si

omraringderrisikoer som er kategorisert med betydelig konsekvens og betydelig grad av sannsynlighet

I vedlegg er alle identifiserte og vurderte omraringderrisikoer presentert

Omraringdene nedenfor blir presentert i fire ulike bolker

Generell drift

Regulatoriske risikoer

Oslashkonomiske risikoer

Maringl strategi og vedtak

Baringde sannsynlighet og konsekvens er gitt en farge hvor roslashd indikerer hoslashy sannsynlighet alvorlig

konsekvens gul indikerer middels og groslashnn indikerer lav sannsynlighet liten konsekvens

De stoslashrste risikoomraringdene som ble identifisert er presentert i tabellen nedenfor Under tabellen presenterer

vi deretter vurderingene som ligger bak de prioriterte risikoomraringdene

Sortert ut ifra scorevurdering ser tabellen i uprioritert rekkefoslashlge slik ut

Risikoomraringde Hvor i kommunen Sanns Kons

1 Etikk Hele

2 IKT Hele IKT og service

3 Helse og omsorg Helse omsorg og

velferd

4 Rus og psyk Helse omsorg og velferd

5 Tidlig innsats og forebygging Oppvekst barnevern

6 Personopplysninger Hele Sentraladm

7 Selvkost Teknisk

8 Investeringsbeslutninger prosjektstyring Hele

saeligrlig oslashkonomi teknisk

9 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag Hele

10 Oppfoslashlging av kommunale planer Hele

11 Bemanning og kompetansestyring Hele

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 7

Generell drift

311 Etikk og habilitet

Kommunen har som maringl aring ha et felles verdigrunnlag og aring ha en hoslashy etisk standard og en organisasjonskultur

basert paring felles utviklende holdninger og verdier Kommunen har blant annet utarbeidet etiske retningslinjer

som sist ble revidert i 2015

I arbeidsmoslashtet ble risiko for tap som foslashlge av interne og eller eksterne misligheter diskutert og det som ble

droslashftet var hvordan de etiske retningslinjene blir fulgt opp ute i enhetene og hvordan det jobbes med aring

forhindre at misligheter oppstaringr Dette gjelder baringde i administrasjonen i samspillet mellom politikk og

administrasjon og hos eksterne samarbeidspartnere

En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke hvordan kommunen praktiserer kravene om habilitet i

saksbehandling Revisjonen kan ogsaring kartlegge hvorvidt kommunens etiske retningslinjer er kjent blant de

ansatte i hvilke grad de foslashlges opp og hvilket system kommunen har for ansatte som vil melde ifra om brudd

paring lovkrav og regler knyttet til etikk og habilitet En revisjon kan ogsaring undersoslashkes i hvilke grad oppgave- og

ansvarsfordelingen mellom administrativt og politisk nivaring er formalisert - og hvordan kommunen jobber med

aring forebygger risikoer knyttet til habilitet og misligheter

312 IKT

I arbeidsmoslashtet ble utfordringer innenfor IKT-omraringde pekt paring som et saeligrlig kritisk risikoomraringde i kommunen

Det ble pekt paring at IKT-omraringdet ikke fungerer optimalt blant annet paring grunn av at det ikke er tilstrekkelig

utviklet og det preges av saringrbarhet blant annet paring grunn av noslashdvending vedlikehold nedetid og reparasjoner

av utstyr Risikoer knyttet til informasjonssikkerhet og tilgangskontroll ble ogsaring trukket frem

Innenfor IKT- omraringdet er det en generell risiko at det er et oslashkende trusselbilde mot digitale tjenester noe

som fordrer bedre sikkerhetsmekanismer hos kommunen Det er viktig med en tydelig strategi og

bevisstgjoslashring knyttet til forandring i arbeidsprosessene Konsekvensen av aring ha et IKT-systemer som ikke er

paringlitelig kan potensielt sett vaeligre store I helse- og omsorgssektoren blir velferdsteknologi en stadig stoslashrre

del av hverdagen og det kan i verste fall staring om liv og helse Andre konsekvenser er tapt verdiskapning og

oslashkte kostnader som foslashlge av nedetid og stopp i produksjon samt negativt omdoslashmme

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel

ndash Gjennomgaring kommunens kontroll drift og vedlikehold av IKT-systemer

ndash Vurdere i hvilken grad kommunen har klare strategier og planer og knyttet til investeringer innenfor

IKT-omraringdet og hvordan disse etterleves

ndash Kartlegge hvilke system og rutiner kommunen har for aring avdekke redusere og forhindre potensielle

IKT-risikoer og om det er gode nok tilgangs- og endringskontroller i systemene

ndash Undersoslashke kommunens beredskapsplaner for aring sikre gjenopprettelse av IKT-systemer ved uforutsette

hendelser

ndash Rutiner og praksis knyttet til opplaeligring og veiledning om bruk av IKT-systemer programvarer og utstyr

313 Helse og omsorg

I kommunen er det stort fokus paring aring fremme et helhetlige bruker - og pasientforloslashp I foslashlge aringrsmeldingen for

2015 har effektiv oppgaveloslashsning og samhandling hatt stort fokus Kommunen ser at samhandling hvor

brukers behov og ressurser er styrende for varingr innsats gir mer hensiktsmessige tjenester til den enkelte

Rehabiliteringsinnsatsen i brukers eget hjem har ogsaring oslashkt

Deltagerne paring arbeidsmoslashtet vurderte ikke sannsyligheten for lovbrudd eller mangelfullt tjenestetilbud

innenfor helse- og omsorgssektoren som saeligrlig hoslashy men helse og omsorg er likevel et prioritert omraringde

siden konsekvensene potensielt sett kan vaeligre svaeligrt store hvis det foslashrst oppstaringr feil Kommunen satser stort

paring dette omraringdet og en forvaltningsrevisjon kan undersoslashke om alle krav blir ivaretatt og om resultatene

samsvarer med ressursinnsatsen

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 8

En forvaltningsrevisjon kan ogsaring se paring

ndash Tildeling av helse- og omsorgstjenester herunder saksbehandling og vedtaksoppfoslashlging

ndash Om helse og omsorgstjenestene er godt dimensjonert i forhold til behov

ndash Bruk av individuelle planer

ndash Bemanning kompetanse og rekruttering i helse- og omsorgssektoren

ndash Hvorvidt innholdet i tjenestetilbudet tilfredsstiller krav i regelverket herunder om det foreligger

hensiktsmessige rutiner og om rutinene blir etterlevd

En forvaltningsrevisjon kan rettes mot hele helse- og omsorgstjenesten i kommunen eller den kan spisses

mot enkelte tjenester og brukergrupper

314 Rus og psykiatri

Manglende samsvar mellom kvalitet tjenestetilbud og behov innenfor rus og psykiatritjenestene var et av de

omraringdene som det ble vurdert aring vaeligre hoslashyest risiko knyttet til I kommunen ser man en oslashkning i antall

personer med psykiske lidelser Konsekvensen av ikke aring ha et tilfredsstillende tjenestetilbud til denne

brukergruppen kan vaeligre at det ikke blir gitt tilbud til alle brukere som har rett paring tjenestene og det kan igjen

medfoslashre en oslashkning i langtidsbrukere av systemet I verste fall kan det ogsaring garing utover liv og helse

En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke i hvilken grad det er hensiktsmessig organisering rutiner

og samarbeid mellom enheter i kommunen samt mellom kommunen og andre relaterte instanser som sikrer

gode rus- og psykiatritjenester i kommunen Dette for aring identifisere om det er eventuelle utfordringer og

behov for forbedringer som kommunen kan dra nytte av i det videre arbeidet med aring utvikle rus- og psykiske

helsetjenester

Kommunen gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013 Det

er ogsaring et stort fokus paring de unge i kommunen Det er dermed oslashnskelig at en forvaltningsrevisjon i denne

perioden i hovedsak fokuserer paring de over 18 aringr

315 Tidlig innsats og forebygging

I oslashkonomiplanen for 2016-2019 kan man lese at det legges opp til en tettere samhandling mellom enhetene

i oppvekstsektoren hvor maringlet er aring arbeide i oslashkende grad tverrfaglig paring det forebyggende arbeidet blant

unge Kommunen vil fortsette aring prioritere tidlig innsats overfor alle maringlgrupper Videre garingr det frem av planen

at tilgjengelig statistikk viser at for mange Frogn-ungdommer over tid ikke fullfoslashrer videregaringende skole

I arbeidsmoslashtet ble tidlig innsats og forebyggende arbeid trukket frem som et risikoomraringde Det ble blant

annet stilt sposlashrsmaringl ved om barn med problemer fanges opp tidsnok hva som er aringrsaker til at unge dropper

ut av skolen og om det er en sammenheng mellom ressursbruk og resultater innenfor forebyggende

tjenester Dette er alle sposlashrsmaringl som kan besvares paring i en forvaltningsrevisjon

32 Regulatoriske risikoer

321 Ivaretakelse av personalopplysninger

Brudd paring personopplysningsloven ble identifisert som et mulig risikoomraringde i kommunen da det av noen ble

vurdert aring vaeligre hoslashy sannsynlighet for at kommunen glipper paring kravene om ivaretakelse av

personopplysninger Konsekvensen av brudd paring personalopplysningsloven kan vaeligre hoslashy for enkeltpersoner

og det kan ogsaring paringfoslashre kommunen et negativt omdoslashmme og erstatningssoslashksmaringl

For aring ivareta personopplysninger paring en riktig maringte er det viktig med system som sikrer at distribusjon

arkivering og tilgang til sensitiv informasjon foregaringr paring riktig maringte Det er viktig med gode tilgangssperrer

samt rutiner som sikrer at informasjon ikke lagres paring feil sted og at den ikke lagres lenger enn regelverket

tillater

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvilke system og rutiner Frogn kommune har for aring

etterleve krav om haringndtering av personopplysninger og informasjonssikkerhet

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 9

322 Selvkost og gebyr ndash vann og avloslashp

Fastsettelse av selvkostgebyr ble vurdert til aring vaeligre et risikoomraringde i kommunen Det ble blant annet

begrunnet med vanskelighetene knyttet til det aring sette riktige gebyrer Konsekvensen av aring ikke ha tilstrekkelig

kontroll paring dette omraringdet kan vaeligre at kommunen mottar for mye eller for lite i gebyrinntekter eller at det

blir en uhensiktsmessig fordeling av gebyr mellom de ulike abonnementstypene

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvorvidt kommunens gebyrreglementer er utformet i

samsvar med regelverket hvilke system og rutiner kommunen har knyttet til selvkostberegninger og om

kommunens gebyrer er i samsvar med selvkostreglene som gjelder for utvalgte tjenester

33 Oslashkonomi

331 Investeringsbeslutninger gjennomfoslashring av store prosjekt

Kommunen staringr ovenfor flere store investeringsprosjekt de neste aringrene Det gjelder blant annet nytt

helsebygg badeanlegg og boliger I aringrsmeldingen for 2015 garingr det frem at kommunen har en betydelig risiko

for oslashkte finanskostnader ved kun mindre endringer i renten paring grunn av dagens laringnevolum KOSTRA-tall viser

at kommunen har en hoslashy netto laringnegjeld i prosent av netto driftsinntekter sammenlignet med snittet til

Kostragruppe 8 samt lands- og fylkesgjennomsnittet

Risiko for mangelfullt beslutningsgrunnlag for investeringer ble trukket frem paring arbeidsmoslashtet som innspill til

mulig tema i en forvaltningsrevisjon Det samme ble prosjektstyring og oslashnsket om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonen med dette tema fra forrige planperiode Det begrunnes blant annet med risiko for at

kommunen mangler tilstrekkelig kompetanse og personell til aring kunne haringndtere omfattende investeringer

Det ble ogsaring stilt sposlashrsmaringl ved om kommunen har et tilfredsstillende prosjektstyringssystem og om det

virker etter hensikten Kommunens rutiner for investeringer i inventar ble ogsaring tatt opp

Generelle aringrsaker til risiko paring omraringdet kan vaeligre manglende kompetanse og kapasitet eller uklare rutiner og

ansvarsforhold naringr det gjelder det aring faring utarbeidet grundige analyser i forkant av investeringsbeslutningene

Konsekvensen av at investeringer ikke bygger paring et solid beslutningsgrunnlag kan vaeligre oslashkonomisk tap som

foslashlge av merkostnader

Grunnlagsarbeidet bak avgjoslashrelser om investeringer er en vesentlig del av prosessen i en virksomhet sin

styring av investeringsprosjekt Temaet kan tas opp som en egen forvaltningsrevisjon eller det kan ses i

sammenheng med en oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonen om prosjektstyring fra 2013

En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge hvordan prosjekter kvalitetssikres og foslashlges opp underveis eller

om loven om offentlige anskaffelser blir etterlevd naringr kommunen foretar innkjoslashp i forbindelse med prosjekt

332 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag

Reduksjon i framtidig inntektsgrunnlag ble paring felles arbeidsmoslashte i kommunen identifisert som et

risikoomraringde Det ble i den forbindelse pekt paring usikkerhet knyttet til arbeidsledighet og konsekvenser som

det kan medfoslashre herunder oslashkte sosiale kostnader og reduksjon i skatteinntekter Dette sett i sammenheng

med den saringrbare situasjonen som kommunen er i pga hoslashy laringnegjeld gjoslashr kommunen saringrbar for svingninger

i oslashkonomien Dersom inntektsgrunnlaget svekkes kan konsekvensen vaeligre krevende innsparingsbehov og

vesentlig lavere handlefrihet i kommunen

Dette er et tema som kan inngaring i en forvaltningsrevisjon som ser paring kommunens oslashkonomistyring Herunder

kan man eksempelvis se paring hvilke prosesser og rutiner kommunen har paring plass for aring identifisere haringndtere

og gjoslashre tiltak for aring tilpasse seg endrede oslashkonomiske forutsetninger som endring i inntekstgrunnlag

34 Maringl strategi og vedtak

341 Oppfoslashlging av kommunale planer

Kommunen har en rekke med overordnede og tematiske planer om strategier og maringl for fremtidig utvikling

Planene inneholder en handlingsdel med konkrete tiltak og aktiviteter som skal gjennomfoslashres innenfor en

gitt tidsperiode I arbeidsmoslashtet ble mangelfull oppfoslashlging av planer vurdert aring vaeligre et risikoomraringde

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 10

Konsekvensen kan vaeligre at viktige maringl og strategier ikke blir innfridd noe som kan garing utover tjenestetilbudet

og enkeltmennesker og det kan medfoslashre et svekket omdoslashmme for kommunen

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel se naeligrmere paring innholdet i en eller flere av kommunens planer og

undersoslashke hvorvidt planens maringlsetninger og handlingsplaner er blitt realisert Man kan ogsaring se paring hvilke

systemer og rutiner kommunen har for aring utforme og revidere planer og for aring foslashlge opp konkrete maringl og tiltak

342 Styring av kompetanse og bemanning

I arbeidet med den overordnede analysen har det kommet innspill fra kontrollutvalget om at saringrbarhet i

ressurssituasjonen er et mulig risikoomraringde og det gjaldt saeligrlig hvordan kommunen haringndterer utskiftning

av personell og akutte problemer ved fravaeligr

En forvaltningsrevisjon kan se paring ressurs- og kompetansesituasjonen i sentrale stoslashttefunksjoner i

kommunen og vurdere i hvilken grad kommunen har etablerte systemer og rutiner som hindrer saringrbarhet og

som sikrer etterlevelse av sentrale bestemmelser i saksbehandlingen

En annen vinkling kan vaeligre aring undersoslashke hvilke maringl som foreligger for bemanning rekruttering og

kompetanseheving I foslashlge kommuneplanen indikerer prognosene for befolkningsvekst og sammensetning

at behovet for kommunale tjenester kommer til oslashke markant Bare innenfor pleie- og omsorgstjenestene er

det forventet at behovet skal oslashke med ca 10 prosent frem til 2019 Dette vil aringpenbart paringvirke fremtidig behov

for rekruttering og kompetanse i kommunen Kompetanse handler ogsaring om aring beholde og utvikle

medarbeiderne i kommunen En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge rdquoturn overrdquo og aringrsaker til turn over

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 11

Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder Nedenfor presenteres oslashvrige risikoomraringder som er identifisert og vurdert

Generell drift

Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons

1 Interne ogeller eksterne

misligheter

Alle Tap som foslashlge av intern

svindel og andre personlige

vinninger

Svekket omdoslashmme

Daringrligere kvalitet

2 Stoslashttetjenestene leverer

ikke tilstrekkelig verdi til

kommunen

Servicesenter

Fellestjenester

Ineffektivitetdaringrlig kvalitet

hindrer tjenestene og politisk

virksomhet i aring gjoslashre en god

nok jobb

Variertdaringrlig

serviceopplevelse

Daringrlig omdoslashmme hos

innbyggerne

3 Post- og arkivfunksjonen

fungerer ikke etter

hensikten

Servicesenter

Fellestjenester

Publikum ansatte faringr ikke

tilgang paring opplysninger

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

4 Uhensiktsmessig drift av

og manglende kunnskap

om IKT-systemene i

kommunen

IKT Uautoriserte tilganger og

endringer

Tapt

verdiskapingineffektivitet

Oslashkte kostnader oslashkonomisk

tap

Oslashkte drifts- og

vedlikeholdskostnader

5 Store prosjekt leverer ikke

iht tid kostnad og kvalitet3

Teknisk Kostnadssprekk kan foslashre til

oslashkte gebyr og relativt store

oslashkonomiske tap

Kvalitetsutfordringer

Forsinkelser i prosjekt kan

foslashre til at inntektsstroslashmmen

fra investeringen forsinkes

med foslashlger for oslashvrig

virksomhet

6 Vedlikeholdsarbeidet er for

lite planmessig

langsiktig

Teknisk Vedlikeholdsetterslep som

gir oslashkte kostnader paring lengre

sikt

Oslashkte investerings- og

driftskostnader

HMS-krav blir ikke innfridd

7 Tjenestetilbudet innenfor

helse- og omsorgssektoren

samsvarer ikke med behov

Helse og

omsorg

Alle brukere som har behov

for det faringr ikke noslashdvendige

helse- og omsorgstenester

Dyre ineffektive tjenester

Fare for liv og helse

3 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med prosjektstyring som tema i 2013

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 12

Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons

8 Manglende samsvar

mellom kvalitet

tjenestetilbud og behov

innenfor rus- og

psykiatritjenesten4

Helse og

omsorg

Oslashkt risiko for at enkelte blir

langtidsbrukere av systemet

Ikke tilbud til alle som har rett

paring tjenester

Uheldige konsekvenser for

enkeltmenneske

9 Mangelfullt tilbud til

flyktninger i kommunen

Alle Daringrligere integrering f eks

daringrlig spraringk

Oslashkte kostnader

10 Varierende kvalitet paring

skolene mtp laeligringsmiljoslash

og laeligringsresultat

Oppvekst Oslashkende skille i

kunnskapsnivaring

Ikke fullfoslashring av utdanning

Oslashkt antall innbyggere paring

trygd

11 Tidlig innsats og

forebyggende arbeid rettet

mot barn unge og familier

nedprioriteres

Oppvekst

barnevern

NAV

Uheldige konsekvenser for

enkeltmenneske

Kan medfoslashre stoslashrre behov og

oslashkte kostnader i fremtiden

12 Kulturtilbudet er ikke

tilgjengelig for alle

Kultur og idrett Lite attraktivt for nye

innbyggere

Redusert livskvalitet for

enkelte

Regulatoriske risikoer

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Brudd paring lov og forskrift

relatert til offentlige

anskaffelser

Alle

Teknisk

Oslashkonomiske tap herunder

erstatningssoslashksmaringl og boslashter

pga feil i innkjoslashpsprosessen

og at kommunen kjoslashper inn

til for hoslashy pris

Negativt omdoslashmme

2 Brudd paring

personopplysningsloven

Alle ndash saeligrlig

innenfor helse

og oppvekst

Erstatningssoslashksmaringl

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

3 Brudd paring arbeidsmiljoslashloven Alle Negative konsekvenser for

enkeltansatte

Negativ effekt paring omdoslashmmet

Manglende oppfoslashlging av

sykemeldte

4 Brudd paring lov om

offentlighet Alle Forskjellsbehandling ndash ulik

saksbehandling

Publikum faringr ikke tilgang til

opplysninger

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

4 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 13

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

5 Brudd paring kommunelovens

krav til internkontroll

Alle Feil blir ikke rettet opp og

dette kan igjen medfoslashre

lovbrudd oslashkte kostnader og

skader

6 Brudd paring forvaltningsloven Alle Forskjellsbehandling ndash ulik

saksbehandling

Klagesaker - merkostnader

7 Brudd paring plan- og

bygningsloven5

Plan og

byggesak

Manglende likebehandling

Manglende samsvar mellom

tiltak og gitte tillatelserkrav

8 Fastsettelse av

selvkostgebyr samsvarer

ikke med krav6

Teknisk For hoslashye eller for lave gebyr

Negativt omdoslashmme

9 Brudd paring lovkrav innen

helse og omsorg

Helse og

omsorg

Brukere faringr ikke noslashdvendige

tjenester

Brukere faringr ikke individuell

plan

For lite brukermedvirkning

10 Nye ukjente oppgaver

som foslashlge av

samhandlingsreformen7

Helse og

omsorg

Utilstrekkeligfeil behandling

av pasienter i overganger

mellom kommunen og

sykehus

Innbyggerne faringr ikke

optimale tjenester

Oslashkte kostnader for

kommunen

Daringrlig omdoslashmme

11 Brudd paring barnehageloven ndash

kommunen sitt ansvar som

barnehagemynde

Barnehage Mangler i og klager paring

tilskudd til private barnehager

Varierende kvalitet paring

barnehagene i kommunen

12 Brudd paring lovkrav til sosiale

tjenester

Helse og

omsorg

NAV

Brukere faringr ikke noslashdvendige

tjenester

Daringrligere folkehelse

Oslashkte sosiale forskjeller

13 Brudd paring barnevernloven8 Barnevernet Enkelte barn blir ikke fanget

opp negativ konsekvens for

den enkelte

Kommunen kan bli

erstatningsansvarlig

Negativt omdoslashmme

14 Brudd paring opplaeligringsloven9 Skole

barnehage

Enkelte barn blir ikke fulgt

tilstrekkelig opp

Stoslashrre sosiale og

helsemessige problemer

5 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med byggesaksbehandling som tema i 2012

6 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med vann og avloslashp som tema i 2014

7 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Samhandlingsreformen som tema i 2014

8 Frogn gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med barnevern som tema i 2015

9 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med PP-tjenesten som tema i 2016

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 14

Oslashkonomi

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Lav eller varierende grad

av budsjettstyring10

Alle Negativ oslashkonomisk

konsekvens naring og for

framtiden

Avvik blir ikke avdekket

Ineffektiv bruk av midler

2 Investeringsbeslutninger

tas paring ufullstendig svakt

grunnlag

Alle Det gjoslashres feil

investeringsbeslutning

Negativ oslashkonomisk

konsekvens

3 Reduksjon i framtidig

inntektsgrunnlag

Alle Mindre handlefrihet

Fremtidig krevende

innsparingsbehov

4 Refusjoner innbetalinger

kommunen har krav paring bli

ikke innkrevd

Alle men

saeligrlig NAV

Helse og

omsorg og

oppvekst

Oslashkonomisk tap

Maringl strategi og vedtak

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Mangelfull oppfoslashlging av

politiske vedtak11

Alle

Stab

Feilandre prioriteringer gir

mangelfullineffektiv

realisering av politiske maringl

og vedtak

2 Kommunen har ikke

tilstrekkeligrett

kompetanse til aring dekke

fremtidens behov

Alle

HR Personal

Kommunen greier ikke aring yte

tilstrekkeligetilfredsstillende

tjenester

3 Kommunen er ikke nok

rigget til aring ivareta

fremtidige eksterne krav

Alle Virksomheten paringvirkes

negativt (tjenestekvalitet

oslashkonomi omdoslashmme

arbeidsplass etc)

4 Mangelfull oppfoslashlging av

kommunale planer (feks

klimaplan)

Alle Maringlsetninger blir ikke

realisert

10 Oslashkonomistyring var et prioritert omraringde i forrige plan for forvaltningsrevisjon i Frogn kommune

11 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med Oppfoslashlging av vedtak i folkevalgte organer som tema i 2016

Kontakt oss

Siv Karlsen Moa

Partner

T +47 40 63 95 48 E sivmoakpmgno

Ole Willy Fundingsrud

Director

T +47 406 39 692

E olewillyfundingsrudkpmgno

kpmgno

copy 2016 KPMG AS a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (ldquoKPMG Internationalrdquo) a Swiss entity All rights reserved

This proposal is made by KPMG AS a member firm of the KPMG network

of independent firms affiliated with KPMG International a Swiss

cooperative and is in all respects subject to the negotiation agreement and

signing of a specific engagement letter or contract KPMG International

provides no client services No member firm has any authority to obligate or

bind KPMG International or any other member firm vis-agrave-vis third parties nor

does KPMG International have any such authority to obligate or bind any

member firm

Frogn kontrollutvalg

Side 10 av 11

Frogn KU-1916 Kontrollutvalgets strateginotat Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600148-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1916 09052016 Sekretariatets innstilling

1 Kontrollutvalgets strateginotat vedtas med endringen som foreslaringtt i saksutredningen 2 Kontrollutvalget tar diskusjonen om utvalgets strateginotat til orientering

SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets strateginotat beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategier som benyttes for aring loslashse disse Notatet legges aringrlig frem for utvalget som en paringminnelse om hvilke maringl oppgaver og kjoslashreregler som gjelder for utvalgets arbeid I tillegg inviteres det til en diskusjon om eventuelle endringertilfoslashyelser i utvalgets strategi Strateginotat ble sist behandlet av utvalget i sak 415 i moslashte 2 februar 2015 Sekretariatet foreslaringr foslashlgende tillegg Under overskriften 3 Selskapskontroll paring side 2 i notatet boslashr innholdet oppdateres slik at det er samsvar med sect 13 i Forskrift om kontrollutvalg I forskriften staringr det at plan for selskapskontroll skal baseres paring en overordnet analyse Vi foreslaringr at strategien for selskapskontroll utvides til fire punkter og at punktet om overordnet analyse settes inn som nummer 2

- Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger

Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Vedlegg til sak Utvalgets strateginotat

1

STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I FROGN Sist vedtatt uten endringer 02022015 jf sak 415

Maringl og oppgaver

Kontrollutvalgets hovedmaringl er aring bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver

blir ivaretatt paring best mulig maringte

Kommuneloven (sect 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til aring forestaring

det loslashpende tilsynet med forvaltningen Utvalget skal paringse at regnskapene blir foslashrt paring en

betryggende maringte at oslashkonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomfoslashres god

forvaltningsrevisjon og selskapskontroll

Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til aring kreve enhver opplysning redegjoslashrelse eller

dokument som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene jf F sect 5

Valg og sammensetning

Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgaringr av F sect 2

Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvaringker og saksbehandlingen skal kun foregaring

ut fra et kontrollperspektiv Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin

dobbeltrolle som politikere og noslashytrale kontrolloslashrer

Hovedoppgaver

1 Regnskapsrevisjon

Utvalget skal paringse at kommunens regnskap blir revidert paring en betryggende maringte og i samsvar

med de bestemmelser som foslashlger av lov forskrift god kommunal revisjonsskikk mm

Strategi

1 Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om

arbeidet og strategien for det kommende revisjonsaringret

2 Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og

oslashkonomiforvaltning forelegges utvalget

3 Utvalget skal paringse at revisjonens merknader blir fulgt opp

2 Forvaltningsrevisjon

Kontrollutvalget skal paringse at det blir gjennomfoslashrt systematiske vurderinger av oslashkonomi og

maringloppnaringelse ut fra kommunestyrets vedtak

Strategi

1 Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse om mulige omraringder med risiko for

avvik fra oppsatte maringl i kommunen

2 Foreslaring en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for

kommunen

3 Innstille om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret

4 Paringse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen

2

3 Selskapskontroll

Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide

kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller

forvaltningsrevisjon

Strategi

1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo

2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret

3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen

4 Annet tilsyn og kontroll

Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de

opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr

kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram

saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under

utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak

Strategi

1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen

2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ

3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget

initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser

Organisering av arbeidet generelt

1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget

sekretariat

Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning

redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring

gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ

ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som

underordnede organer

Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med

kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver

Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre

undersoslashkelser som ikke er revisjon

Strategi

1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i

arbeidet

3

2 Samarbeid

Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon

med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og

revisjonen

Strategi

1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra

utvalgets moslashter

2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og

samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker

3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret

4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet

3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media

For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle

styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er

det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med

utvalget

Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del

saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold

til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger

som er underlagt lovbestemt taushetsplikt

Strategi

1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig

paring kommunens Internett-sider

2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig

innsyn paring kommunens Internettsider

3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum

4 Tips skal alltid vurderes

5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares

6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media

4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner

Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor

kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende

aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og

vedtatte planer og andre tiltak

Strategi

1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr

2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget

Frogn kontrollutvalg

Side 11 av 11

Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og

avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om

selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat

Postadresse Postboks 195 1431 Arings

Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29

64 96 20 59 (m) 920 16 409

FIKSfollofiksno

wwwfollofiksno

MOslashTEPROTOKOLL

Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5

Saksliste

Side

Saker til behandling

716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3

816 Henvendelse til kontrollutvalget 3

916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3

1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4

1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4

1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5

1316 Orienteringssaker 5

Eventuelt

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5

Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine

undersoslashkelser

Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget

Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden

Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016

Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13

Saksdokumentet er unntatt offentlighet

Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk

Otto Schacht

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 5 av 5

Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquo

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3

Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS

Pb 195 1431 AringS

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen

1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former

2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene

3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene

4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister

5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene

6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap

7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene

8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 5 av 5

9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene

10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring

generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene

11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste

organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

1

KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015

mars FIKS 7mars 2016

2

3

Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat

Februar Fornyes aringrlig

FIKS FIKS

Legges frem i mai

Rullerende

4

Moslashteplan

FIKS

1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember

5 Kommunens aringrsregnskap 2015

15 april Kommunen

6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen

7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG

311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG

8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

2

Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915

10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai

12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm

Svarfrist FIKS

Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern

22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016

FIKS FIKS FIKS FIKS

KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai

KS 1216

13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012

Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver

Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars

  • Saksliste Frogn KU 09052016
  • Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
    • Signert revisjonsberetning Frogn 2015
      • Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
        • E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
        • Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
        • Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
          • Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
            • Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
              • Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
                • saksutskrift sak 7-16
                  • Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
                    • Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
                      • Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
                        • StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
                          • Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
                            • 1 Protokoll Frogn KU 07032016
                            • 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
                            • 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
                            • 4 FrognAktivitetsplan 2016

Page 5: MØTEINNKALLING Frogn kontrollutvalg...• Ved behandling i HMPB 2.2.2016 ble nye boligområder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan, i tråd med rådmannens innstilling

Frogn kontrollutvalg

Side 5 av 11

Sekretariatet finner etter dette ikke grunnlag for at kontrollutvalget skal garing videre med saken Ordfoslashrer er invitert for aring svare paring eventuelle sposlashrsmaringl i saken Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg 1 Sposlashrsmaringl til ordfoslashreren i Frogn ndash innsendt av Helge Simonsen 2 Kommuneadvokatens notat av 25 april 2016

From Helge Gert SimonsenTo Lene LilleheierSubject Sak til moslashte i kontrollutvalget 9 maiDate 8 april 2016 194618Attachments Sposlashrsmaringl til ordfoslashreren I Frogn fra Kontrollutvalgetdocx

Jeg ber om at ordfoslashreren innkalles til moslashtet i Kontrollutvalget 9 mai for aring redegjoslashre for sin habilitet i forbindelse med Kommuneplnenarealdisponering i Frogn Se vedlagte begrunnelse

VhHelge

Sposlashrsmaringl til ordfoslashreren I Frogn fra Kontrollutvalget

Tillit er grunnmuren I offentlig forvaltning Tillit til at alle beslutninger fattes i full offentlighet at alle opplysninger om saken er kjent og at ingen urettmessig beriker seg eller sine naeligrmeste Forvaltningsloven har strenge bestemmelser om habilitet I Kapittel II sect6

Kontrollutvalget ber ordfoslashreren redegjoslashre om habilitetsproblematikken I forbindelse med behandlingen av Kommunedelplanen for Nordre Frogn Bakgrunnen er foslashlgende

middot Ved behandling i HMPB 222016 ble nye boligomraringder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan i traringd med raringdmannens innstilling Hoslashyre varslet i Formannskapet 42 at de var interessert i aring legge ut den delen av det nye omraringdet som laring oslashst for fylkesveien og dette forslaget fremmet i kommunestyret 1502 og vedtatt med knappest mulig flertall (H-FrP og ordfoslashrers dobbeltstemme fordi en representant hadde forlatt moslashtet) Forslaget med dette tillegget ble dermed inkludert i planen som ble sendt paring hoslashring

middot Eiendomsutvikler Stiftsstaden Prosjektutvikling AS var forslagsstiller til omraringdet Garder Ifoslashlge selskapets nettside har de et omfattende samarbeid med eiendomsutvikler OH Slaringke Invest AS der ordfoslashrer eier 10 og hans soslashnner utgjoslashr styre og ledelse Samarbeidet bestaringr blant annet i

middot Et felles eid eiendomsutviklingsselskap Oslofjord utvikling AS som ifoslashlge nettsiden har opsjon paring utvikling av store arealer i Frogn Selskapet har saring langt ikke stor omsetning men potensialet maring anses betydelig

middot Selskapene eier ogsaring Dyrloslashkke AS som har spilt inn forslag om et stort kombinert naeligrings- og leilighetsbygg til byutviklngsplanen Seiersten-Ullerud-Dyrloslashkke paring en tomt de disponerer Dette er en svaeligrt sentral eiendom i byutviklingsoslashyemed

middot Det kan fremstaring som om de to selskapene har et omfattende forretningsmessig samarbeid og har planer om betydelige felles prosjekter i Frogn kommune fremover Det er derfor grunn til aring sposlashrre om samarbeidet er saring tett og omfattende at ordfoslashrer kan vaeligre inhabil ogsaring naringr Stiftsstaden utvikling er involvert i prosjekter som ikke er en del av det formaliserte samarbeidet Det er dermed grunn til aring sposlashrre om ordfoslashrer burde deltatt i behandlingen av denne kommunedelplanen etter at Hoslashyre fremmet sitt forslag og hva det betyr for gyldigheten av vedtaket at han gjorde det

middot Kontrollutvalget ettersposlashr dessuten en redegjoslashrelse for hele OHSlaringke Invests virksomhet inkludert virksomheten til naeligrstaringende forretningspartnere slik at det er mulig aring lage tydelige skillelinjer mellom hva ordfoslashrer kan delta i og hva som han ikke kan delta I naringr det gjelder arealdisponering

Sposlashrsmaringl til ordfoslashreren I Frogn fra Kontrollutvalget Tillit er grunnmuren I offentlig forvaltning Tillit til at alle beslutninger fattes i full offentlighet at alle opplysninger om saken er kjent og at ingen urettmessig beriker seg eller sine naeligrmeste Forvaltningsloven har strenge bestemmelser om habilitet I Kapittel II sect6 Kontrollutvalget ber ordfoslashreren redegjoslashre om habilitetsproblematikken I forbindelse med behandlingen av Kommunedelplanen for Nordre Frogn Bakgrunnen er foslashlgende bull Ved behandling i HMPB 222016 ble nye boligomraringder ved Garder ikke innlemmet

i forslaget til kommunedelplan i traringd med raringdmannens innstilling Hoslashyre varslet i Formannskapet 42 at de var interessert i aring legge ut den delen av det nye omraringdet som laring oslashst for fylkesveien og dette forslaget fremmet i kommunestyret 1502 og vedtatt med knappest mulig flertall (H-FrP og ordfoslashrers dobbeltstemme fordi en representant hadde forlatt moslashtet) Forslaget med dette tillegget ble dermed inkludert i planen som ble sendt paring hoslashring

bull Eiendomsutvikler Stiftsstaden Prosjektutvikling AS var forslagsstiller til omraringdet Garder Ifoslashlge selskapets nettside har de et omfattende samarbeid med eiendomsutvikler OH Slaringke Invest AS der ordfoslashrer eier 10 og hans soslashnner utgjoslashr styre og ledelse Samarbeidet bestaringr blant annet i

Et felles eid eiendomsutviklingsselskap Oslofjord utvikling AS som ifoslashlge nettsiden har opsjon paring utvikling av store arealer i Frogn Selskapet har saring langt ikke stor omsetning men potensialet maring anses betydelig

Selskapene eier ogsaring Dyrloslashkke AS som har spilt inn forslag om et stort kombinert naeligrings- og leilighetsbygg til byutviklngsplanen Seiersten-Ullerud-Dyrloslashkke paring en tomt de disponerer Dette er en svaeligrt sentral eiendom i byutviklingsoslashyemed

bull Det kan fremstaring som om de to selskapene har et omfattende forretningsmessig samarbeid og har planer om betydelige felles prosjekter i Frogn kommune fremover Det er derfor grunn til aring sposlashrre om samarbeidet er saring tett og omfattende at ordfoslashrer kan vaeligre inhabil ogsaring naringr Stiftsstaden utvikling er involvert i prosjekter som ikke er en del av det formaliserte samarbeidet Det er dermed grunn til aring sposlashrre om ordfoslashrer burde deltatt i behandlingen av denne kommunedelplanen etter at Hoslashyre fremmet sitt forslag og hva det betyr for gyldigheten av vedtaket at han gjorde det

bull Kontrollutvalget ettersposlashr dessuten en redegjoslashrelse for hele OHSlaringke Invests virksomhet inkludert virksomheten til naeligrstaringende forretningspartnere slik at det er mulig aring lage tydelige skillelinjer mellom hva ordfoslashrer kan delta i og hva som han ikke kan delta I naringr det gjelder arealdisponering

Frogn kontrollutvalg

Side 6 av 11

Frogn KU-1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1500131-8 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1616 09052016 Sekretariatets innstilling

1 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding til orientering 2 Raringdmannen bes gi en endelig tilbakemelding om oppfoslashlgingen av hvert av de seks

anbefalingspunktene innen utgangen av 2016 SAKSUTREDNING Kommunestyret behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten om laquoBeredskapraquo den 1562015 i sak 11515 og vedtok at raringdmannen skulle foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet etter seks maringneder Rapporten kan leses paring wwwfollofiksno Raringdmannen skriver i sitt svar av 26112015 at revisjonens seks anbefalinger er tatt til foslashlge i Frogn kommunes samlede og oppdaterte Ros-analyse vedtatt av kommunestyret 7 desember 2015 Revisjonens anbefalinger var 1 Revidere overordnet beredskapsplan paring bakgrunn av ROS-analyse som gjennomfoslashres i 2015 2 Oppdatere og revidere enhetenes beredskapsplaner 3 Soslashrge for at samordning av planer og oversikt over ressursbehov ivaretas i noslashdvendig grad og at dette fremkommer i planene 4 Avklare behovet for en egen beredskapsplan for vassdragstiltak 5 Vurdere om enkelte planer boslashr utvides med en naeligrmere konsekvensbeskrivelse av uoslashnskede hendelser og forbedrede tiltak 6 Tilstrebe en mer ensartet struktur for enhetenes beredskapsplaner ved bruk av en felles mal Raringdmannen vil i moslashtet orientere om arbeidet med ROS-analyser og beredskapsarbeid

Frogn kontrollutvalg

Side 7 av 11

Sekretariatets vurdering Vi ser det som positivt at kommunen ved behandlingen av ROS-analysen for 2015 har tatt revisjonens anbefalinger i forvaltningsrevisjonsrapporten til foslashlge og merker oss at raringdmannen med dette mener at Kommunestyrets vedtak om oppfoslashlging av rapportens anbefalinger er gjennomfoslashrt Sekretariatet mener at raringdmannens tilbakemelding er noe uklar i forhold til aring beskrive oppfoslashlgingen av hvert enkelt anbefalingspunkt Vi anbefaler derfor at utvalget ber raringdmannen om aring avgi en ny tilbakemelding innen utgangen av 2016 med en naeligrmere beskrivelse av hvordan anbefalingspunktene er fulgt opp foslashr saken sendes til kommunestyret for endelig vedtak Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kontrollutvalg

Side 8 av 11

Frogn KU-1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600089-6 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1716 09052016 Sekretariatets innstilling

1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering

2 Kontrollutvalget ber raringdmannen levere en skriftlig rapport om resultatet av sine undersoslashkelser til utvalgets neste moslashte

Vedlegg SAKSUTREDNING Raringdmannen orienterte om denne saken paring kontrollutvalgets moslashte den 7 mars tidligere i aringr jf vedlagte KU sak 716 Utvalget vedtok da aring innkalle raringdmannen til moslashtet den 9 mai for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser I e-post til sekretariatet har raringdmannen gitt beskjed om at den skriftlige sluttrapporten foreloslashpig ikke er ferdigstilt Raringdmannen er innkalt og vil i dette moslashtet avgi en muntlig rapport om status i saken Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers Sekretaeligr Vedlegg Kopi av KU sak 716

KONTROLLUTVALGET I FROGN

Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse Postboks 195 1431 Arings Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29 64 96 20 58 (m) 95 93 96 56 FIKSfollofiksno wwwfollofiksno

Saksutskrift Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600089-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 716 07032016 Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine

undersoslashkelser Saksutskriften bekreftes Arings 2mai 2016 Lene H Lilleheier Raringdgiver Dokumentet er elektronisk godkjent

Varingr ref 1600089 Side 2 av 2

Tidligere behandlinger Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Vedlegg SAKSUTREDNING Raringdmannen sa i kontrollutvalgets moslashte den 1 februar i sak 216 vedroslashrende kontrollrutiner i byggesaksavdelingen at administrasjonen vil garing igjennom arkivene og undersoslashke aktuelle saker den korrupsjonssiktede kvinnen fra Drammen behandlet da hun var ansatt i Frogn kommune Kontrollutvalget vedtok aring be om en redegjoslashrelse fra raringdmannen om gjennomfoslashringen av undersoslashkelsen Raringdmannen er innkalt til moslashtet for aring gi en statusrapport om sine undersoslashkelser Arings 29 februar 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kontrollutvalg

Side 9 av 11

Frogn KU-1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600081-6 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1816 09052016 Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar KPMGs utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon til orientering SAKSUTREDNING I utkastet til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon fra KPMG framgaringr det at analysen er utarbeidet paring grunnlag av dokumentanalyse og det felles arbeidsmoslashtet den 13 april der baringde kontrollutvalget politiske gruppeledere samt raringdmannen og hans ledergruppe deltok Paring grunnlag av diskusjonen i utvalget vil KPMG legge fram en endelig overordnet analyse foran kontrollutvalgets neste moslashte Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Utkast overordnet analyse Frogn kommune fra KPMG

Overordnet analyse

Frogn kommune

Mai 2016

wwwkpmgno

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 1

Innhold

1 Bakgrunn og formaringl 2

11 Bakgrunn 2

12 Formaringl 2

2 Fremgangsmaringte og involvering 3

21 Innsamling av data og metode 3

3 Analyse 6

31 Generell drift 7

32 Regulatoriske risikoer 8

33 Oslashkonomi 9

34 Maringl strategi og vedtak 9

Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder 11

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 2

1 Bakgrunn og formaringl 11 Bakgrunn

Etter sect10 i forskrift om kontrollutvalg skal kontrollutvalget utarbeidet plan for forvaltningsrevisjon Planen

skal vaeligre basert paring en overordnet analyse av kommunen

Kontrollutvalget i Frogn kommune har fra KPMG bestilt en overordnet analyse som grunnlag for plan for

forvaltningsrevisjon som skal gjelde i perioden 2016-2019

12 Formaringl

Formaringlet med den overordnete analysen er aring identifisere mulige omraringdertema for forvaltningsrevisjon i

firearingrsperioden 2016-2019

For aring utarbeide planen har KPMG gjennomfoslashrt en overordnet analyse av risiko og vesentlighet Analysen gir

grunnlag for aring prioritere omraringder i kommunal virksomhet som kan vaeligre gjenstand for forvaltningsrevisjon de

neste aringrene

Denne overordnede analysen vil med andre ord presentere identifiserte omraringder i den kommunale

virksomheten hvor risikoen for feilmangler er til stede Analysen danner grunnlaget for kontrollutvalgets

prioritering av omraringder som kan vaeligre gjenstand for forvaltningsrevisjon i planperioden

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 3

2 Fremgangsmaringte og involvering

Kapittel 2 gir en oversikt over metoden som er brukt for aring samle inn data teoretisk fundament og

vesentlige hensyn som er blitt benyttet i risikovurderingen

21 Innsamling av data og metode

I arbeidet med analysen har KPMG vektlagt analyser knyttet til risiko for manglende kontroll med vesentlige

sider ved virksomheten og tjenestene Av den grunn har vi fokusert paring aring gjennomfoslashre analyser med utspring

i risiko og vesentlighet

Den overordnede analysen er fundamentet for de omraringdene kontrollutvalget og kommunestyret prioriterer

for forvaltningsrevisjon I saring maringte har det vaeligrt saeligrlig viktig aring identifisere omraringder som har en iboende risiko

vesentlig grad av uoslashnskede konsekvenser dersom risiko inntreffer og som det potensielt vil vaeligre nyttig aring

gjennomfoslashre revisjon paring nyttig sett fra et politisk staringsted fra administrasjonens staringsted og nyttig sett ut i fra

et brukerperspektiv til kommunen Dette innebaeligrer at vi i arbeidet har tatt hoslashyde for omraringder hvor revisjon

kan ha verdi for kommunen i et forbedrings- og laeligreoslashyemed og hvor revisjon kan ha forebyggende karakter

Det vil si at et revisjonsprosjekt ikke bare ser tilbake paring hva som har skjedd men at man kan garing inn paring

paringgaringende prosjekter og prosesser hvor revisjonen kan vaeligre fundament for korrigerende grep

Av den grunn har vi gjennomfoslashrt en prosess som innebaeligrer et samspill med ulike deler av kommunen

administrasjon og politikere fra hhv kontrollutvalg og kommunestyret Dette har vaeligrt viktig for aring kunne finne

de rette omraringder og risikoer for revisjon

Arbeidet har vaeligrt delt i tre hovedbolker

Kartlegge og forstaring kommunen

Arbeidsmoslashte med kommunen for aring etablere og verifisere mulige omraringder for forvaltningsrevisjon

Dokumentere analyse

211 Metode

For gjennomfoslashring av analysen har foslashlgende teknikker blitt brukt for aring samle inn data

Dokumentanalyse KPMG har innhentet og gjennomgaringtt dokumentasjon fra kommunen blant annet

aringrsmelding og oslashkonomiplan tidligere revisjoner KOSTRA-statistikk kommuneplan og aringrsbudsjett

Arbeidsmoslashte Felles arbeidsmoslashte for kontrollutvalget politiske gruppeledere raringdmannen og raringdmannens

stab

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 4

Illustrert har prosessen vaeligrt slik

212 Teoretisk fundament og vesentlige hensyn

Arbeidet har fulgt en modell som er teoretisk forankret i statsvitenskap organisasjonsteori og COSO ERM1

og den tar utgangspunkt i kommunal virksomhet og tjenestetilbud Skjematisk vil valg av

forvaltningsrevisjonsprosjekt bli et resultat av vurderinger knyttet til vesentlighet og risiko ved virksomhet og

tjenestetilbud - vurderinger som siler ut prosjekt i 4 overordnede steg Dette kan illustreres slik2

1 The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission ERM ndash Enterprise Risk Management Dette er en internasjonalt

innarbeid standard for beste praksis innen omraringdet internkontroll og risikoharingndtering i virksomheter

2 De to nederste graring feltene ivaretas av kontrollutvalget og bystyret

1bullBestilling og innspill fra kontrollutvalget

2

bullGjennomgang av eksisterande overordna analyser og planer fokus paring gjennomfoslashrte revisjoner og kontroller

3

bullGjennomgang av relevante dokument bla aringrsmelding kommuneplan aringrsbudsjett med kommentarer saker i kontrollutvalget KOSTRA statistikk fylkesmannens tilsyn kommunestyrevedtak

4

bullArbeidsmoslashte med adminstrasjon (stab og enhetsledere) tillitsvalgtehovedverneombud politiske gruppeledere og kontrollutvalg

5bullOppsummering av resultat og utarbeiding av overordnet analyse Oversendt til kontrollutvalget

6

bullKPMG dokumenterer endelig overordnet analyse i samsvar med foslashringerinnspill fra kontrollutvalet og ovesender til kontrollutvalget etter moslashte

Overordnede vurderinger av risiko- og vesentlighet

Risikovurdering av vesentlige omraringde

Prioritering av risikoomraringde

Valg av

prosjekt

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 5

I felles arbeidsmoslashte ble risikoomraringder vurdert i forhold til sannsynlighet for at risiko inntreffer og konsekvens

av risiko For konsekvensvurderinger ble foslashlgende hjelpekriterier benyttet

Liv og helse

Sikring av verdier

Brukerrettighet - oppfylling og kvalitet

Kostnadseffektivitetproduktivitet

Politisk aktualitet

Analysen av identifiserte omraringder og risiko er kategorisert i foslashlgende matrise

Den videre prosessen innebaeligrer at kontrollutvalget prioriterer identifiserte omraringderrisikoer og utformer plan

for forvaltningsrevisjon Planen vedtas i kommunestyret og kontrollutvalget velgerbestiller enkeltstaringende

revisjoner Det er ogsaring ved bestilling av enkeltstaringende revisjoner at omraringdetrisikoen spisses og

operasjonaliseres i forhold til hva og hvordan revisjonen skal innrettes

Med andre ord den overordnede analysen identifiserer foslashrst og fremst omraringdene for forvaltningsrevisjon

mens en ved bestillingen av enkeltstaringende prosjektet spisser og operasjonaliserer hvilke temaer som skal bli

gjenstand for revisjon

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 6

3 Analyse Nedenfor presenteres omraringderrisikoer som er vurdert som saeligrlig relevante for revisjon det vil si

omraringderrisikoer som er kategorisert med betydelig konsekvens og betydelig grad av sannsynlighet

I vedlegg er alle identifiserte og vurderte omraringderrisikoer presentert

Omraringdene nedenfor blir presentert i fire ulike bolker

Generell drift

Regulatoriske risikoer

Oslashkonomiske risikoer

Maringl strategi og vedtak

Baringde sannsynlighet og konsekvens er gitt en farge hvor roslashd indikerer hoslashy sannsynlighet alvorlig

konsekvens gul indikerer middels og groslashnn indikerer lav sannsynlighet liten konsekvens

De stoslashrste risikoomraringdene som ble identifisert er presentert i tabellen nedenfor Under tabellen presenterer

vi deretter vurderingene som ligger bak de prioriterte risikoomraringdene

Sortert ut ifra scorevurdering ser tabellen i uprioritert rekkefoslashlge slik ut

Risikoomraringde Hvor i kommunen Sanns Kons

1 Etikk Hele

2 IKT Hele IKT og service

3 Helse og omsorg Helse omsorg og

velferd

4 Rus og psyk Helse omsorg og velferd

5 Tidlig innsats og forebygging Oppvekst barnevern

6 Personopplysninger Hele Sentraladm

7 Selvkost Teknisk

8 Investeringsbeslutninger prosjektstyring Hele

saeligrlig oslashkonomi teknisk

9 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag Hele

10 Oppfoslashlging av kommunale planer Hele

11 Bemanning og kompetansestyring Hele

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 7

Generell drift

311 Etikk og habilitet

Kommunen har som maringl aring ha et felles verdigrunnlag og aring ha en hoslashy etisk standard og en organisasjonskultur

basert paring felles utviklende holdninger og verdier Kommunen har blant annet utarbeidet etiske retningslinjer

som sist ble revidert i 2015

I arbeidsmoslashtet ble risiko for tap som foslashlge av interne og eller eksterne misligheter diskutert og det som ble

droslashftet var hvordan de etiske retningslinjene blir fulgt opp ute i enhetene og hvordan det jobbes med aring

forhindre at misligheter oppstaringr Dette gjelder baringde i administrasjonen i samspillet mellom politikk og

administrasjon og hos eksterne samarbeidspartnere

En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke hvordan kommunen praktiserer kravene om habilitet i

saksbehandling Revisjonen kan ogsaring kartlegge hvorvidt kommunens etiske retningslinjer er kjent blant de

ansatte i hvilke grad de foslashlges opp og hvilket system kommunen har for ansatte som vil melde ifra om brudd

paring lovkrav og regler knyttet til etikk og habilitet En revisjon kan ogsaring undersoslashkes i hvilke grad oppgave- og

ansvarsfordelingen mellom administrativt og politisk nivaring er formalisert - og hvordan kommunen jobber med

aring forebygger risikoer knyttet til habilitet og misligheter

312 IKT

I arbeidsmoslashtet ble utfordringer innenfor IKT-omraringde pekt paring som et saeligrlig kritisk risikoomraringde i kommunen

Det ble pekt paring at IKT-omraringdet ikke fungerer optimalt blant annet paring grunn av at det ikke er tilstrekkelig

utviklet og det preges av saringrbarhet blant annet paring grunn av noslashdvending vedlikehold nedetid og reparasjoner

av utstyr Risikoer knyttet til informasjonssikkerhet og tilgangskontroll ble ogsaring trukket frem

Innenfor IKT- omraringdet er det en generell risiko at det er et oslashkende trusselbilde mot digitale tjenester noe

som fordrer bedre sikkerhetsmekanismer hos kommunen Det er viktig med en tydelig strategi og

bevisstgjoslashring knyttet til forandring i arbeidsprosessene Konsekvensen av aring ha et IKT-systemer som ikke er

paringlitelig kan potensielt sett vaeligre store I helse- og omsorgssektoren blir velferdsteknologi en stadig stoslashrre

del av hverdagen og det kan i verste fall staring om liv og helse Andre konsekvenser er tapt verdiskapning og

oslashkte kostnader som foslashlge av nedetid og stopp i produksjon samt negativt omdoslashmme

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel

ndash Gjennomgaring kommunens kontroll drift og vedlikehold av IKT-systemer

ndash Vurdere i hvilken grad kommunen har klare strategier og planer og knyttet til investeringer innenfor

IKT-omraringdet og hvordan disse etterleves

ndash Kartlegge hvilke system og rutiner kommunen har for aring avdekke redusere og forhindre potensielle

IKT-risikoer og om det er gode nok tilgangs- og endringskontroller i systemene

ndash Undersoslashke kommunens beredskapsplaner for aring sikre gjenopprettelse av IKT-systemer ved uforutsette

hendelser

ndash Rutiner og praksis knyttet til opplaeligring og veiledning om bruk av IKT-systemer programvarer og utstyr

313 Helse og omsorg

I kommunen er det stort fokus paring aring fremme et helhetlige bruker - og pasientforloslashp I foslashlge aringrsmeldingen for

2015 har effektiv oppgaveloslashsning og samhandling hatt stort fokus Kommunen ser at samhandling hvor

brukers behov og ressurser er styrende for varingr innsats gir mer hensiktsmessige tjenester til den enkelte

Rehabiliteringsinnsatsen i brukers eget hjem har ogsaring oslashkt

Deltagerne paring arbeidsmoslashtet vurderte ikke sannsyligheten for lovbrudd eller mangelfullt tjenestetilbud

innenfor helse- og omsorgssektoren som saeligrlig hoslashy men helse og omsorg er likevel et prioritert omraringde

siden konsekvensene potensielt sett kan vaeligre svaeligrt store hvis det foslashrst oppstaringr feil Kommunen satser stort

paring dette omraringdet og en forvaltningsrevisjon kan undersoslashke om alle krav blir ivaretatt og om resultatene

samsvarer med ressursinnsatsen

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 8

En forvaltningsrevisjon kan ogsaring se paring

ndash Tildeling av helse- og omsorgstjenester herunder saksbehandling og vedtaksoppfoslashlging

ndash Om helse og omsorgstjenestene er godt dimensjonert i forhold til behov

ndash Bruk av individuelle planer

ndash Bemanning kompetanse og rekruttering i helse- og omsorgssektoren

ndash Hvorvidt innholdet i tjenestetilbudet tilfredsstiller krav i regelverket herunder om det foreligger

hensiktsmessige rutiner og om rutinene blir etterlevd

En forvaltningsrevisjon kan rettes mot hele helse- og omsorgstjenesten i kommunen eller den kan spisses

mot enkelte tjenester og brukergrupper

314 Rus og psykiatri

Manglende samsvar mellom kvalitet tjenestetilbud og behov innenfor rus og psykiatritjenestene var et av de

omraringdene som det ble vurdert aring vaeligre hoslashyest risiko knyttet til I kommunen ser man en oslashkning i antall

personer med psykiske lidelser Konsekvensen av ikke aring ha et tilfredsstillende tjenestetilbud til denne

brukergruppen kan vaeligre at det ikke blir gitt tilbud til alle brukere som har rett paring tjenestene og det kan igjen

medfoslashre en oslashkning i langtidsbrukere av systemet I verste fall kan det ogsaring garing utover liv og helse

En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke i hvilken grad det er hensiktsmessig organisering rutiner

og samarbeid mellom enheter i kommunen samt mellom kommunen og andre relaterte instanser som sikrer

gode rus- og psykiatritjenester i kommunen Dette for aring identifisere om det er eventuelle utfordringer og

behov for forbedringer som kommunen kan dra nytte av i det videre arbeidet med aring utvikle rus- og psykiske

helsetjenester

Kommunen gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013 Det

er ogsaring et stort fokus paring de unge i kommunen Det er dermed oslashnskelig at en forvaltningsrevisjon i denne

perioden i hovedsak fokuserer paring de over 18 aringr

315 Tidlig innsats og forebygging

I oslashkonomiplanen for 2016-2019 kan man lese at det legges opp til en tettere samhandling mellom enhetene

i oppvekstsektoren hvor maringlet er aring arbeide i oslashkende grad tverrfaglig paring det forebyggende arbeidet blant

unge Kommunen vil fortsette aring prioritere tidlig innsats overfor alle maringlgrupper Videre garingr det frem av planen

at tilgjengelig statistikk viser at for mange Frogn-ungdommer over tid ikke fullfoslashrer videregaringende skole

I arbeidsmoslashtet ble tidlig innsats og forebyggende arbeid trukket frem som et risikoomraringde Det ble blant

annet stilt sposlashrsmaringl ved om barn med problemer fanges opp tidsnok hva som er aringrsaker til at unge dropper

ut av skolen og om det er en sammenheng mellom ressursbruk og resultater innenfor forebyggende

tjenester Dette er alle sposlashrsmaringl som kan besvares paring i en forvaltningsrevisjon

32 Regulatoriske risikoer

321 Ivaretakelse av personalopplysninger

Brudd paring personopplysningsloven ble identifisert som et mulig risikoomraringde i kommunen da det av noen ble

vurdert aring vaeligre hoslashy sannsynlighet for at kommunen glipper paring kravene om ivaretakelse av

personopplysninger Konsekvensen av brudd paring personalopplysningsloven kan vaeligre hoslashy for enkeltpersoner

og det kan ogsaring paringfoslashre kommunen et negativt omdoslashmme og erstatningssoslashksmaringl

For aring ivareta personopplysninger paring en riktig maringte er det viktig med system som sikrer at distribusjon

arkivering og tilgang til sensitiv informasjon foregaringr paring riktig maringte Det er viktig med gode tilgangssperrer

samt rutiner som sikrer at informasjon ikke lagres paring feil sted og at den ikke lagres lenger enn regelverket

tillater

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvilke system og rutiner Frogn kommune har for aring

etterleve krav om haringndtering av personopplysninger og informasjonssikkerhet

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 9

322 Selvkost og gebyr ndash vann og avloslashp

Fastsettelse av selvkostgebyr ble vurdert til aring vaeligre et risikoomraringde i kommunen Det ble blant annet

begrunnet med vanskelighetene knyttet til det aring sette riktige gebyrer Konsekvensen av aring ikke ha tilstrekkelig

kontroll paring dette omraringdet kan vaeligre at kommunen mottar for mye eller for lite i gebyrinntekter eller at det

blir en uhensiktsmessig fordeling av gebyr mellom de ulike abonnementstypene

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvorvidt kommunens gebyrreglementer er utformet i

samsvar med regelverket hvilke system og rutiner kommunen har knyttet til selvkostberegninger og om

kommunens gebyrer er i samsvar med selvkostreglene som gjelder for utvalgte tjenester

33 Oslashkonomi

331 Investeringsbeslutninger gjennomfoslashring av store prosjekt

Kommunen staringr ovenfor flere store investeringsprosjekt de neste aringrene Det gjelder blant annet nytt

helsebygg badeanlegg og boliger I aringrsmeldingen for 2015 garingr det frem at kommunen har en betydelig risiko

for oslashkte finanskostnader ved kun mindre endringer i renten paring grunn av dagens laringnevolum KOSTRA-tall viser

at kommunen har en hoslashy netto laringnegjeld i prosent av netto driftsinntekter sammenlignet med snittet til

Kostragruppe 8 samt lands- og fylkesgjennomsnittet

Risiko for mangelfullt beslutningsgrunnlag for investeringer ble trukket frem paring arbeidsmoslashtet som innspill til

mulig tema i en forvaltningsrevisjon Det samme ble prosjektstyring og oslashnsket om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonen med dette tema fra forrige planperiode Det begrunnes blant annet med risiko for at

kommunen mangler tilstrekkelig kompetanse og personell til aring kunne haringndtere omfattende investeringer

Det ble ogsaring stilt sposlashrsmaringl ved om kommunen har et tilfredsstillende prosjektstyringssystem og om det

virker etter hensikten Kommunens rutiner for investeringer i inventar ble ogsaring tatt opp

Generelle aringrsaker til risiko paring omraringdet kan vaeligre manglende kompetanse og kapasitet eller uklare rutiner og

ansvarsforhold naringr det gjelder det aring faring utarbeidet grundige analyser i forkant av investeringsbeslutningene

Konsekvensen av at investeringer ikke bygger paring et solid beslutningsgrunnlag kan vaeligre oslashkonomisk tap som

foslashlge av merkostnader

Grunnlagsarbeidet bak avgjoslashrelser om investeringer er en vesentlig del av prosessen i en virksomhet sin

styring av investeringsprosjekt Temaet kan tas opp som en egen forvaltningsrevisjon eller det kan ses i

sammenheng med en oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonen om prosjektstyring fra 2013

En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge hvordan prosjekter kvalitetssikres og foslashlges opp underveis eller

om loven om offentlige anskaffelser blir etterlevd naringr kommunen foretar innkjoslashp i forbindelse med prosjekt

332 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag

Reduksjon i framtidig inntektsgrunnlag ble paring felles arbeidsmoslashte i kommunen identifisert som et

risikoomraringde Det ble i den forbindelse pekt paring usikkerhet knyttet til arbeidsledighet og konsekvenser som

det kan medfoslashre herunder oslashkte sosiale kostnader og reduksjon i skatteinntekter Dette sett i sammenheng

med den saringrbare situasjonen som kommunen er i pga hoslashy laringnegjeld gjoslashr kommunen saringrbar for svingninger

i oslashkonomien Dersom inntektsgrunnlaget svekkes kan konsekvensen vaeligre krevende innsparingsbehov og

vesentlig lavere handlefrihet i kommunen

Dette er et tema som kan inngaring i en forvaltningsrevisjon som ser paring kommunens oslashkonomistyring Herunder

kan man eksempelvis se paring hvilke prosesser og rutiner kommunen har paring plass for aring identifisere haringndtere

og gjoslashre tiltak for aring tilpasse seg endrede oslashkonomiske forutsetninger som endring i inntekstgrunnlag

34 Maringl strategi og vedtak

341 Oppfoslashlging av kommunale planer

Kommunen har en rekke med overordnede og tematiske planer om strategier og maringl for fremtidig utvikling

Planene inneholder en handlingsdel med konkrete tiltak og aktiviteter som skal gjennomfoslashres innenfor en

gitt tidsperiode I arbeidsmoslashtet ble mangelfull oppfoslashlging av planer vurdert aring vaeligre et risikoomraringde

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 10

Konsekvensen kan vaeligre at viktige maringl og strategier ikke blir innfridd noe som kan garing utover tjenestetilbudet

og enkeltmennesker og det kan medfoslashre et svekket omdoslashmme for kommunen

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel se naeligrmere paring innholdet i en eller flere av kommunens planer og

undersoslashke hvorvidt planens maringlsetninger og handlingsplaner er blitt realisert Man kan ogsaring se paring hvilke

systemer og rutiner kommunen har for aring utforme og revidere planer og for aring foslashlge opp konkrete maringl og tiltak

342 Styring av kompetanse og bemanning

I arbeidet med den overordnede analysen har det kommet innspill fra kontrollutvalget om at saringrbarhet i

ressurssituasjonen er et mulig risikoomraringde og det gjaldt saeligrlig hvordan kommunen haringndterer utskiftning

av personell og akutte problemer ved fravaeligr

En forvaltningsrevisjon kan se paring ressurs- og kompetansesituasjonen i sentrale stoslashttefunksjoner i

kommunen og vurdere i hvilken grad kommunen har etablerte systemer og rutiner som hindrer saringrbarhet og

som sikrer etterlevelse av sentrale bestemmelser i saksbehandlingen

En annen vinkling kan vaeligre aring undersoslashke hvilke maringl som foreligger for bemanning rekruttering og

kompetanseheving I foslashlge kommuneplanen indikerer prognosene for befolkningsvekst og sammensetning

at behovet for kommunale tjenester kommer til oslashke markant Bare innenfor pleie- og omsorgstjenestene er

det forventet at behovet skal oslashke med ca 10 prosent frem til 2019 Dette vil aringpenbart paringvirke fremtidig behov

for rekruttering og kompetanse i kommunen Kompetanse handler ogsaring om aring beholde og utvikle

medarbeiderne i kommunen En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge rdquoturn overrdquo og aringrsaker til turn over

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 11

Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder Nedenfor presenteres oslashvrige risikoomraringder som er identifisert og vurdert

Generell drift

Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons

1 Interne ogeller eksterne

misligheter

Alle Tap som foslashlge av intern

svindel og andre personlige

vinninger

Svekket omdoslashmme

Daringrligere kvalitet

2 Stoslashttetjenestene leverer

ikke tilstrekkelig verdi til

kommunen

Servicesenter

Fellestjenester

Ineffektivitetdaringrlig kvalitet

hindrer tjenestene og politisk

virksomhet i aring gjoslashre en god

nok jobb

Variertdaringrlig

serviceopplevelse

Daringrlig omdoslashmme hos

innbyggerne

3 Post- og arkivfunksjonen

fungerer ikke etter

hensikten

Servicesenter

Fellestjenester

Publikum ansatte faringr ikke

tilgang paring opplysninger

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

4 Uhensiktsmessig drift av

og manglende kunnskap

om IKT-systemene i

kommunen

IKT Uautoriserte tilganger og

endringer

Tapt

verdiskapingineffektivitet

Oslashkte kostnader oslashkonomisk

tap

Oslashkte drifts- og

vedlikeholdskostnader

5 Store prosjekt leverer ikke

iht tid kostnad og kvalitet3

Teknisk Kostnadssprekk kan foslashre til

oslashkte gebyr og relativt store

oslashkonomiske tap

Kvalitetsutfordringer

Forsinkelser i prosjekt kan

foslashre til at inntektsstroslashmmen

fra investeringen forsinkes

med foslashlger for oslashvrig

virksomhet

6 Vedlikeholdsarbeidet er for

lite planmessig

langsiktig

Teknisk Vedlikeholdsetterslep som

gir oslashkte kostnader paring lengre

sikt

Oslashkte investerings- og

driftskostnader

HMS-krav blir ikke innfridd

7 Tjenestetilbudet innenfor

helse- og omsorgssektoren

samsvarer ikke med behov

Helse og

omsorg

Alle brukere som har behov

for det faringr ikke noslashdvendige

helse- og omsorgstenester

Dyre ineffektive tjenester

Fare for liv og helse

3 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med prosjektstyring som tema i 2013

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 12

Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons

8 Manglende samsvar

mellom kvalitet

tjenestetilbud og behov

innenfor rus- og

psykiatritjenesten4

Helse og

omsorg

Oslashkt risiko for at enkelte blir

langtidsbrukere av systemet

Ikke tilbud til alle som har rett

paring tjenester

Uheldige konsekvenser for

enkeltmenneske

9 Mangelfullt tilbud til

flyktninger i kommunen

Alle Daringrligere integrering f eks

daringrlig spraringk

Oslashkte kostnader

10 Varierende kvalitet paring

skolene mtp laeligringsmiljoslash

og laeligringsresultat

Oppvekst Oslashkende skille i

kunnskapsnivaring

Ikke fullfoslashring av utdanning

Oslashkt antall innbyggere paring

trygd

11 Tidlig innsats og

forebyggende arbeid rettet

mot barn unge og familier

nedprioriteres

Oppvekst

barnevern

NAV

Uheldige konsekvenser for

enkeltmenneske

Kan medfoslashre stoslashrre behov og

oslashkte kostnader i fremtiden

12 Kulturtilbudet er ikke

tilgjengelig for alle

Kultur og idrett Lite attraktivt for nye

innbyggere

Redusert livskvalitet for

enkelte

Regulatoriske risikoer

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Brudd paring lov og forskrift

relatert til offentlige

anskaffelser

Alle

Teknisk

Oslashkonomiske tap herunder

erstatningssoslashksmaringl og boslashter

pga feil i innkjoslashpsprosessen

og at kommunen kjoslashper inn

til for hoslashy pris

Negativt omdoslashmme

2 Brudd paring

personopplysningsloven

Alle ndash saeligrlig

innenfor helse

og oppvekst

Erstatningssoslashksmaringl

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

3 Brudd paring arbeidsmiljoslashloven Alle Negative konsekvenser for

enkeltansatte

Negativ effekt paring omdoslashmmet

Manglende oppfoslashlging av

sykemeldte

4 Brudd paring lov om

offentlighet Alle Forskjellsbehandling ndash ulik

saksbehandling

Publikum faringr ikke tilgang til

opplysninger

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

4 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 13

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

5 Brudd paring kommunelovens

krav til internkontroll

Alle Feil blir ikke rettet opp og

dette kan igjen medfoslashre

lovbrudd oslashkte kostnader og

skader

6 Brudd paring forvaltningsloven Alle Forskjellsbehandling ndash ulik

saksbehandling

Klagesaker - merkostnader

7 Brudd paring plan- og

bygningsloven5

Plan og

byggesak

Manglende likebehandling

Manglende samsvar mellom

tiltak og gitte tillatelserkrav

8 Fastsettelse av

selvkostgebyr samsvarer

ikke med krav6

Teknisk For hoslashye eller for lave gebyr

Negativt omdoslashmme

9 Brudd paring lovkrav innen

helse og omsorg

Helse og

omsorg

Brukere faringr ikke noslashdvendige

tjenester

Brukere faringr ikke individuell

plan

For lite brukermedvirkning

10 Nye ukjente oppgaver

som foslashlge av

samhandlingsreformen7

Helse og

omsorg

Utilstrekkeligfeil behandling

av pasienter i overganger

mellom kommunen og

sykehus

Innbyggerne faringr ikke

optimale tjenester

Oslashkte kostnader for

kommunen

Daringrlig omdoslashmme

11 Brudd paring barnehageloven ndash

kommunen sitt ansvar som

barnehagemynde

Barnehage Mangler i og klager paring

tilskudd til private barnehager

Varierende kvalitet paring

barnehagene i kommunen

12 Brudd paring lovkrav til sosiale

tjenester

Helse og

omsorg

NAV

Brukere faringr ikke noslashdvendige

tjenester

Daringrligere folkehelse

Oslashkte sosiale forskjeller

13 Brudd paring barnevernloven8 Barnevernet Enkelte barn blir ikke fanget

opp negativ konsekvens for

den enkelte

Kommunen kan bli

erstatningsansvarlig

Negativt omdoslashmme

14 Brudd paring opplaeligringsloven9 Skole

barnehage

Enkelte barn blir ikke fulgt

tilstrekkelig opp

Stoslashrre sosiale og

helsemessige problemer

5 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med byggesaksbehandling som tema i 2012

6 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med vann og avloslashp som tema i 2014

7 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Samhandlingsreformen som tema i 2014

8 Frogn gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med barnevern som tema i 2015

9 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med PP-tjenesten som tema i 2016

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 14

Oslashkonomi

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Lav eller varierende grad

av budsjettstyring10

Alle Negativ oslashkonomisk

konsekvens naring og for

framtiden

Avvik blir ikke avdekket

Ineffektiv bruk av midler

2 Investeringsbeslutninger

tas paring ufullstendig svakt

grunnlag

Alle Det gjoslashres feil

investeringsbeslutning

Negativ oslashkonomisk

konsekvens

3 Reduksjon i framtidig

inntektsgrunnlag

Alle Mindre handlefrihet

Fremtidig krevende

innsparingsbehov

4 Refusjoner innbetalinger

kommunen har krav paring bli

ikke innkrevd

Alle men

saeligrlig NAV

Helse og

omsorg og

oppvekst

Oslashkonomisk tap

Maringl strategi og vedtak

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Mangelfull oppfoslashlging av

politiske vedtak11

Alle

Stab

Feilandre prioriteringer gir

mangelfullineffektiv

realisering av politiske maringl

og vedtak

2 Kommunen har ikke

tilstrekkeligrett

kompetanse til aring dekke

fremtidens behov

Alle

HR Personal

Kommunen greier ikke aring yte

tilstrekkeligetilfredsstillende

tjenester

3 Kommunen er ikke nok

rigget til aring ivareta

fremtidige eksterne krav

Alle Virksomheten paringvirkes

negativt (tjenestekvalitet

oslashkonomi omdoslashmme

arbeidsplass etc)

4 Mangelfull oppfoslashlging av

kommunale planer (feks

klimaplan)

Alle Maringlsetninger blir ikke

realisert

10 Oslashkonomistyring var et prioritert omraringde i forrige plan for forvaltningsrevisjon i Frogn kommune

11 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med Oppfoslashlging av vedtak i folkevalgte organer som tema i 2016

Kontakt oss

Siv Karlsen Moa

Partner

T +47 40 63 95 48 E sivmoakpmgno

Ole Willy Fundingsrud

Director

T +47 406 39 692

E olewillyfundingsrudkpmgno

kpmgno

copy 2016 KPMG AS a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (ldquoKPMG Internationalrdquo) a Swiss entity All rights reserved

This proposal is made by KPMG AS a member firm of the KPMG network

of independent firms affiliated with KPMG International a Swiss

cooperative and is in all respects subject to the negotiation agreement and

signing of a specific engagement letter or contract KPMG International

provides no client services No member firm has any authority to obligate or

bind KPMG International or any other member firm vis-agrave-vis third parties nor

does KPMG International have any such authority to obligate or bind any

member firm

Frogn kontrollutvalg

Side 10 av 11

Frogn KU-1916 Kontrollutvalgets strateginotat Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600148-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1916 09052016 Sekretariatets innstilling

1 Kontrollutvalgets strateginotat vedtas med endringen som foreslaringtt i saksutredningen 2 Kontrollutvalget tar diskusjonen om utvalgets strateginotat til orientering

SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets strateginotat beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategier som benyttes for aring loslashse disse Notatet legges aringrlig frem for utvalget som en paringminnelse om hvilke maringl oppgaver og kjoslashreregler som gjelder for utvalgets arbeid I tillegg inviteres det til en diskusjon om eventuelle endringertilfoslashyelser i utvalgets strategi Strateginotat ble sist behandlet av utvalget i sak 415 i moslashte 2 februar 2015 Sekretariatet foreslaringr foslashlgende tillegg Under overskriften 3 Selskapskontroll paring side 2 i notatet boslashr innholdet oppdateres slik at det er samsvar med sect 13 i Forskrift om kontrollutvalg I forskriften staringr det at plan for selskapskontroll skal baseres paring en overordnet analyse Vi foreslaringr at strategien for selskapskontroll utvides til fire punkter og at punktet om overordnet analyse settes inn som nummer 2

- Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger

Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Vedlegg til sak Utvalgets strateginotat

1

STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I FROGN Sist vedtatt uten endringer 02022015 jf sak 415

Maringl og oppgaver

Kontrollutvalgets hovedmaringl er aring bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver

blir ivaretatt paring best mulig maringte

Kommuneloven (sect 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til aring forestaring

det loslashpende tilsynet med forvaltningen Utvalget skal paringse at regnskapene blir foslashrt paring en

betryggende maringte at oslashkonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomfoslashres god

forvaltningsrevisjon og selskapskontroll

Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til aring kreve enhver opplysning redegjoslashrelse eller

dokument som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene jf F sect 5

Valg og sammensetning

Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgaringr av F sect 2

Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvaringker og saksbehandlingen skal kun foregaring

ut fra et kontrollperspektiv Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin

dobbeltrolle som politikere og noslashytrale kontrolloslashrer

Hovedoppgaver

1 Regnskapsrevisjon

Utvalget skal paringse at kommunens regnskap blir revidert paring en betryggende maringte og i samsvar

med de bestemmelser som foslashlger av lov forskrift god kommunal revisjonsskikk mm

Strategi

1 Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om

arbeidet og strategien for det kommende revisjonsaringret

2 Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og

oslashkonomiforvaltning forelegges utvalget

3 Utvalget skal paringse at revisjonens merknader blir fulgt opp

2 Forvaltningsrevisjon

Kontrollutvalget skal paringse at det blir gjennomfoslashrt systematiske vurderinger av oslashkonomi og

maringloppnaringelse ut fra kommunestyrets vedtak

Strategi

1 Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse om mulige omraringder med risiko for

avvik fra oppsatte maringl i kommunen

2 Foreslaring en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for

kommunen

3 Innstille om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret

4 Paringse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen

2

3 Selskapskontroll

Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide

kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller

forvaltningsrevisjon

Strategi

1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo

2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret

3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen

4 Annet tilsyn og kontroll

Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de

opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr

kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram

saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under

utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak

Strategi

1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen

2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ

3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget

initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser

Organisering av arbeidet generelt

1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget

sekretariat

Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning

redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring

gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ

ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som

underordnede organer

Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med

kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver

Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre

undersoslashkelser som ikke er revisjon

Strategi

1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i

arbeidet

3

2 Samarbeid

Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon

med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og

revisjonen

Strategi

1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra

utvalgets moslashter

2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og

samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker

3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret

4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet

3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media

For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle

styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er

det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med

utvalget

Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del

saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold

til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger

som er underlagt lovbestemt taushetsplikt

Strategi

1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig

paring kommunens Internett-sider

2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig

innsyn paring kommunens Internettsider

3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum

4 Tips skal alltid vurderes

5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares

6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media

4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner

Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor

kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende

aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og

vedtatte planer og andre tiltak

Strategi

1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr

2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget

Frogn kontrollutvalg

Side 11 av 11

Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og

avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om

selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat

Postadresse Postboks 195 1431 Arings

Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29

64 96 20 59 (m) 920 16 409

FIKSfollofiksno

wwwfollofiksno

MOslashTEPROTOKOLL

Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5

Saksliste

Side

Saker til behandling

716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3

816 Henvendelse til kontrollutvalget 3

916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3

1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4

1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4

1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5

1316 Orienteringssaker 5

Eventuelt

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5

Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine

undersoslashkelser

Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget

Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden

Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016

Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13

Saksdokumentet er unntatt offentlighet

Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk

Otto Schacht

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 5 av 5

Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquo

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3

Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS

Pb 195 1431 AringS

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen

1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former

2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene

3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene

4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister

5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene

6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap

7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene

8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 5 av 5

9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene

10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring

generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene

11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste

organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

1

KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015

mars FIKS 7mars 2016

2

3

Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat

Februar Fornyes aringrlig

FIKS FIKS

Legges frem i mai

Rullerende

4

Moslashteplan

FIKS

1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember

5 Kommunens aringrsregnskap 2015

15 april Kommunen

6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen

7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG

311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG

8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

2

Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915

10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai

12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm

Svarfrist FIKS

Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern

22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016

FIKS FIKS FIKS FIKS

KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai

KS 1216

13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012

Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver

Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars

  • Saksliste Frogn KU 09052016
  • Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
    • Signert revisjonsberetning Frogn 2015
      • Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
        • E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
        • Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
        • Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
          • Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
            • Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
              • Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
                • saksutskrift sak 7-16
                  • Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
                    • Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
                      • Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
                        • StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
                          • Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
                            • 1 Protokoll Frogn KU 07032016
                            • 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
                            • 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
                            • 4 FrognAktivitetsplan 2016

Page 6: MØTEINNKALLING Frogn kontrollutvalg...• Ved behandling i HMPB 2.2.2016 ble nye boligområder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan, i tråd med rådmannens innstilling

From Helge Gert SimonsenTo Lene LilleheierSubject Sak til moslashte i kontrollutvalget 9 maiDate 8 april 2016 194618Attachments Sposlashrsmaringl til ordfoslashreren I Frogn fra Kontrollutvalgetdocx

Jeg ber om at ordfoslashreren innkalles til moslashtet i Kontrollutvalget 9 mai for aring redegjoslashre for sin habilitet i forbindelse med Kommuneplnenarealdisponering i Frogn Se vedlagte begrunnelse

VhHelge

Sposlashrsmaringl til ordfoslashreren I Frogn fra Kontrollutvalget

Tillit er grunnmuren I offentlig forvaltning Tillit til at alle beslutninger fattes i full offentlighet at alle opplysninger om saken er kjent og at ingen urettmessig beriker seg eller sine naeligrmeste Forvaltningsloven har strenge bestemmelser om habilitet I Kapittel II sect6

Kontrollutvalget ber ordfoslashreren redegjoslashre om habilitetsproblematikken I forbindelse med behandlingen av Kommunedelplanen for Nordre Frogn Bakgrunnen er foslashlgende

middot Ved behandling i HMPB 222016 ble nye boligomraringder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan i traringd med raringdmannens innstilling Hoslashyre varslet i Formannskapet 42 at de var interessert i aring legge ut den delen av det nye omraringdet som laring oslashst for fylkesveien og dette forslaget fremmet i kommunestyret 1502 og vedtatt med knappest mulig flertall (H-FrP og ordfoslashrers dobbeltstemme fordi en representant hadde forlatt moslashtet) Forslaget med dette tillegget ble dermed inkludert i planen som ble sendt paring hoslashring

middot Eiendomsutvikler Stiftsstaden Prosjektutvikling AS var forslagsstiller til omraringdet Garder Ifoslashlge selskapets nettside har de et omfattende samarbeid med eiendomsutvikler OH Slaringke Invest AS der ordfoslashrer eier 10 og hans soslashnner utgjoslashr styre og ledelse Samarbeidet bestaringr blant annet i

middot Et felles eid eiendomsutviklingsselskap Oslofjord utvikling AS som ifoslashlge nettsiden har opsjon paring utvikling av store arealer i Frogn Selskapet har saring langt ikke stor omsetning men potensialet maring anses betydelig

middot Selskapene eier ogsaring Dyrloslashkke AS som har spilt inn forslag om et stort kombinert naeligrings- og leilighetsbygg til byutviklngsplanen Seiersten-Ullerud-Dyrloslashkke paring en tomt de disponerer Dette er en svaeligrt sentral eiendom i byutviklingsoslashyemed

middot Det kan fremstaring som om de to selskapene har et omfattende forretningsmessig samarbeid og har planer om betydelige felles prosjekter i Frogn kommune fremover Det er derfor grunn til aring sposlashrre om samarbeidet er saring tett og omfattende at ordfoslashrer kan vaeligre inhabil ogsaring naringr Stiftsstaden utvikling er involvert i prosjekter som ikke er en del av det formaliserte samarbeidet Det er dermed grunn til aring sposlashrre om ordfoslashrer burde deltatt i behandlingen av denne kommunedelplanen etter at Hoslashyre fremmet sitt forslag og hva det betyr for gyldigheten av vedtaket at han gjorde det

middot Kontrollutvalget ettersposlashr dessuten en redegjoslashrelse for hele OHSlaringke Invests virksomhet inkludert virksomheten til naeligrstaringende forretningspartnere slik at det er mulig aring lage tydelige skillelinjer mellom hva ordfoslashrer kan delta i og hva som han ikke kan delta I naringr det gjelder arealdisponering

Sposlashrsmaringl til ordfoslashreren I Frogn fra Kontrollutvalget Tillit er grunnmuren I offentlig forvaltning Tillit til at alle beslutninger fattes i full offentlighet at alle opplysninger om saken er kjent og at ingen urettmessig beriker seg eller sine naeligrmeste Forvaltningsloven har strenge bestemmelser om habilitet I Kapittel II sect6 Kontrollutvalget ber ordfoslashreren redegjoslashre om habilitetsproblematikken I forbindelse med behandlingen av Kommunedelplanen for Nordre Frogn Bakgrunnen er foslashlgende bull Ved behandling i HMPB 222016 ble nye boligomraringder ved Garder ikke innlemmet

i forslaget til kommunedelplan i traringd med raringdmannens innstilling Hoslashyre varslet i Formannskapet 42 at de var interessert i aring legge ut den delen av det nye omraringdet som laring oslashst for fylkesveien og dette forslaget fremmet i kommunestyret 1502 og vedtatt med knappest mulig flertall (H-FrP og ordfoslashrers dobbeltstemme fordi en representant hadde forlatt moslashtet) Forslaget med dette tillegget ble dermed inkludert i planen som ble sendt paring hoslashring

bull Eiendomsutvikler Stiftsstaden Prosjektutvikling AS var forslagsstiller til omraringdet Garder Ifoslashlge selskapets nettside har de et omfattende samarbeid med eiendomsutvikler OH Slaringke Invest AS der ordfoslashrer eier 10 og hans soslashnner utgjoslashr styre og ledelse Samarbeidet bestaringr blant annet i

Et felles eid eiendomsutviklingsselskap Oslofjord utvikling AS som ifoslashlge nettsiden har opsjon paring utvikling av store arealer i Frogn Selskapet har saring langt ikke stor omsetning men potensialet maring anses betydelig

Selskapene eier ogsaring Dyrloslashkke AS som har spilt inn forslag om et stort kombinert naeligrings- og leilighetsbygg til byutviklngsplanen Seiersten-Ullerud-Dyrloslashkke paring en tomt de disponerer Dette er en svaeligrt sentral eiendom i byutviklingsoslashyemed

bull Det kan fremstaring som om de to selskapene har et omfattende forretningsmessig samarbeid og har planer om betydelige felles prosjekter i Frogn kommune fremover Det er derfor grunn til aring sposlashrre om samarbeidet er saring tett og omfattende at ordfoslashrer kan vaeligre inhabil ogsaring naringr Stiftsstaden utvikling er involvert i prosjekter som ikke er en del av det formaliserte samarbeidet Det er dermed grunn til aring sposlashrre om ordfoslashrer burde deltatt i behandlingen av denne kommunedelplanen etter at Hoslashyre fremmet sitt forslag og hva det betyr for gyldigheten av vedtaket at han gjorde det

bull Kontrollutvalget ettersposlashr dessuten en redegjoslashrelse for hele OHSlaringke Invests virksomhet inkludert virksomheten til naeligrstaringende forretningspartnere slik at det er mulig aring lage tydelige skillelinjer mellom hva ordfoslashrer kan delta i og hva som han ikke kan delta I naringr det gjelder arealdisponering

Frogn kontrollutvalg

Side 6 av 11

Frogn KU-1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1500131-8 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1616 09052016 Sekretariatets innstilling

1 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding til orientering 2 Raringdmannen bes gi en endelig tilbakemelding om oppfoslashlgingen av hvert av de seks

anbefalingspunktene innen utgangen av 2016 SAKSUTREDNING Kommunestyret behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten om laquoBeredskapraquo den 1562015 i sak 11515 og vedtok at raringdmannen skulle foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet etter seks maringneder Rapporten kan leses paring wwwfollofiksno Raringdmannen skriver i sitt svar av 26112015 at revisjonens seks anbefalinger er tatt til foslashlge i Frogn kommunes samlede og oppdaterte Ros-analyse vedtatt av kommunestyret 7 desember 2015 Revisjonens anbefalinger var 1 Revidere overordnet beredskapsplan paring bakgrunn av ROS-analyse som gjennomfoslashres i 2015 2 Oppdatere og revidere enhetenes beredskapsplaner 3 Soslashrge for at samordning av planer og oversikt over ressursbehov ivaretas i noslashdvendig grad og at dette fremkommer i planene 4 Avklare behovet for en egen beredskapsplan for vassdragstiltak 5 Vurdere om enkelte planer boslashr utvides med en naeligrmere konsekvensbeskrivelse av uoslashnskede hendelser og forbedrede tiltak 6 Tilstrebe en mer ensartet struktur for enhetenes beredskapsplaner ved bruk av en felles mal Raringdmannen vil i moslashtet orientere om arbeidet med ROS-analyser og beredskapsarbeid

Frogn kontrollutvalg

Side 7 av 11

Sekretariatets vurdering Vi ser det som positivt at kommunen ved behandlingen av ROS-analysen for 2015 har tatt revisjonens anbefalinger i forvaltningsrevisjonsrapporten til foslashlge og merker oss at raringdmannen med dette mener at Kommunestyrets vedtak om oppfoslashlging av rapportens anbefalinger er gjennomfoslashrt Sekretariatet mener at raringdmannens tilbakemelding er noe uklar i forhold til aring beskrive oppfoslashlgingen av hvert enkelt anbefalingspunkt Vi anbefaler derfor at utvalget ber raringdmannen om aring avgi en ny tilbakemelding innen utgangen av 2016 med en naeligrmere beskrivelse av hvordan anbefalingspunktene er fulgt opp foslashr saken sendes til kommunestyret for endelig vedtak Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kontrollutvalg

Side 8 av 11

Frogn KU-1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600089-6 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1716 09052016 Sekretariatets innstilling

1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering

2 Kontrollutvalget ber raringdmannen levere en skriftlig rapport om resultatet av sine undersoslashkelser til utvalgets neste moslashte

Vedlegg SAKSUTREDNING Raringdmannen orienterte om denne saken paring kontrollutvalgets moslashte den 7 mars tidligere i aringr jf vedlagte KU sak 716 Utvalget vedtok da aring innkalle raringdmannen til moslashtet den 9 mai for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser I e-post til sekretariatet har raringdmannen gitt beskjed om at den skriftlige sluttrapporten foreloslashpig ikke er ferdigstilt Raringdmannen er innkalt og vil i dette moslashtet avgi en muntlig rapport om status i saken Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers Sekretaeligr Vedlegg Kopi av KU sak 716

KONTROLLUTVALGET I FROGN

Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse Postboks 195 1431 Arings Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29 64 96 20 58 (m) 95 93 96 56 FIKSfollofiksno wwwfollofiksno

Saksutskrift Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600089-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 716 07032016 Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine

undersoslashkelser Saksutskriften bekreftes Arings 2mai 2016 Lene H Lilleheier Raringdgiver Dokumentet er elektronisk godkjent

Varingr ref 1600089 Side 2 av 2

Tidligere behandlinger Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Vedlegg SAKSUTREDNING Raringdmannen sa i kontrollutvalgets moslashte den 1 februar i sak 216 vedroslashrende kontrollrutiner i byggesaksavdelingen at administrasjonen vil garing igjennom arkivene og undersoslashke aktuelle saker den korrupsjonssiktede kvinnen fra Drammen behandlet da hun var ansatt i Frogn kommune Kontrollutvalget vedtok aring be om en redegjoslashrelse fra raringdmannen om gjennomfoslashringen av undersoslashkelsen Raringdmannen er innkalt til moslashtet for aring gi en statusrapport om sine undersoslashkelser Arings 29 februar 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kontrollutvalg

Side 9 av 11

Frogn KU-1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600081-6 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1816 09052016 Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar KPMGs utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon til orientering SAKSUTREDNING I utkastet til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon fra KPMG framgaringr det at analysen er utarbeidet paring grunnlag av dokumentanalyse og det felles arbeidsmoslashtet den 13 april der baringde kontrollutvalget politiske gruppeledere samt raringdmannen og hans ledergruppe deltok Paring grunnlag av diskusjonen i utvalget vil KPMG legge fram en endelig overordnet analyse foran kontrollutvalgets neste moslashte Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Utkast overordnet analyse Frogn kommune fra KPMG

Overordnet analyse

Frogn kommune

Mai 2016

wwwkpmgno

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 1

Innhold

1 Bakgrunn og formaringl 2

11 Bakgrunn 2

12 Formaringl 2

2 Fremgangsmaringte og involvering 3

21 Innsamling av data og metode 3

3 Analyse 6

31 Generell drift 7

32 Regulatoriske risikoer 8

33 Oslashkonomi 9

34 Maringl strategi og vedtak 9

Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder 11

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 2

1 Bakgrunn og formaringl 11 Bakgrunn

Etter sect10 i forskrift om kontrollutvalg skal kontrollutvalget utarbeidet plan for forvaltningsrevisjon Planen

skal vaeligre basert paring en overordnet analyse av kommunen

Kontrollutvalget i Frogn kommune har fra KPMG bestilt en overordnet analyse som grunnlag for plan for

forvaltningsrevisjon som skal gjelde i perioden 2016-2019

12 Formaringl

Formaringlet med den overordnete analysen er aring identifisere mulige omraringdertema for forvaltningsrevisjon i

firearingrsperioden 2016-2019

For aring utarbeide planen har KPMG gjennomfoslashrt en overordnet analyse av risiko og vesentlighet Analysen gir

grunnlag for aring prioritere omraringder i kommunal virksomhet som kan vaeligre gjenstand for forvaltningsrevisjon de

neste aringrene

Denne overordnede analysen vil med andre ord presentere identifiserte omraringder i den kommunale

virksomheten hvor risikoen for feilmangler er til stede Analysen danner grunnlaget for kontrollutvalgets

prioritering av omraringder som kan vaeligre gjenstand for forvaltningsrevisjon i planperioden

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 3

2 Fremgangsmaringte og involvering

Kapittel 2 gir en oversikt over metoden som er brukt for aring samle inn data teoretisk fundament og

vesentlige hensyn som er blitt benyttet i risikovurderingen

21 Innsamling av data og metode

I arbeidet med analysen har KPMG vektlagt analyser knyttet til risiko for manglende kontroll med vesentlige

sider ved virksomheten og tjenestene Av den grunn har vi fokusert paring aring gjennomfoslashre analyser med utspring

i risiko og vesentlighet

Den overordnede analysen er fundamentet for de omraringdene kontrollutvalget og kommunestyret prioriterer

for forvaltningsrevisjon I saring maringte har det vaeligrt saeligrlig viktig aring identifisere omraringder som har en iboende risiko

vesentlig grad av uoslashnskede konsekvenser dersom risiko inntreffer og som det potensielt vil vaeligre nyttig aring

gjennomfoslashre revisjon paring nyttig sett fra et politisk staringsted fra administrasjonens staringsted og nyttig sett ut i fra

et brukerperspektiv til kommunen Dette innebaeligrer at vi i arbeidet har tatt hoslashyde for omraringder hvor revisjon

kan ha verdi for kommunen i et forbedrings- og laeligreoslashyemed og hvor revisjon kan ha forebyggende karakter

Det vil si at et revisjonsprosjekt ikke bare ser tilbake paring hva som har skjedd men at man kan garing inn paring

paringgaringende prosjekter og prosesser hvor revisjonen kan vaeligre fundament for korrigerende grep

Av den grunn har vi gjennomfoslashrt en prosess som innebaeligrer et samspill med ulike deler av kommunen

administrasjon og politikere fra hhv kontrollutvalg og kommunestyret Dette har vaeligrt viktig for aring kunne finne

de rette omraringder og risikoer for revisjon

Arbeidet har vaeligrt delt i tre hovedbolker

Kartlegge og forstaring kommunen

Arbeidsmoslashte med kommunen for aring etablere og verifisere mulige omraringder for forvaltningsrevisjon

Dokumentere analyse

211 Metode

For gjennomfoslashring av analysen har foslashlgende teknikker blitt brukt for aring samle inn data

Dokumentanalyse KPMG har innhentet og gjennomgaringtt dokumentasjon fra kommunen blant annet

aringrsmelding og oslashkonomiplan tidligere revisjoner KOSTRA-statistikk kommuneplan og aringrsbudsjett

Arbeidsmoslashte Felles arbeidsmoslashte for kontrollutvalget politiske gruppeledere raringdmannen og raringdmannens

stab

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 4

Illustrert har prosessen vaeligrt slik

212 Teoretisk fundament og vesentlige hensyn

Arbeidet har fulgt en modell som er teoretisk forankret i statsvitenskap organisasjonsteori og COSO ERM1

og den tar utgangspunkt i kommunal virksomhet og tjenestetilbud Skjematisk vil valg av

forvaltningsrevisjonsprosjekt bli et resultat av vurderinger knyttet til vesentlighet og risiko ved virksomhet og

tjenestetilbud - vurderinger som siler ut prosjekt i 4 overordnede steg Dette kan illustreres slik2

1 The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission ERM ndash Enterprise Risk Management Dette er en internasjonalt

innarbeid standard for beste praksis innen omraringdet internkontroll og risikoharingndtering i virksomheter

2 De to nederste graring feltene ivaretas av kontrollutvalget og bystyret

1bullBestilling og innspill fra kontrollutvalget

2

bullGjennomgang av eksisterande overordna analyser og planer fokus paring gjennomfoslashrte revisjoner og kontroller

3

bullGjennomgang av relevante dokument bla aringrsmelding kommuneplan aringrsbudsjett med kommentarer saker i kontrollutvalget KOSTRA statistikk fylkesmannens tilsyn kommunestyrevedtak

4

bullArbeidsmoslashte med adminstrasjon (stab og enhetsledere) tillitsvalgtehovedverneombud politiske gruppeledere og kontrollutvalg

5bullOppsummering av resultat og utarbeiding av overordnet analyse Oversendt til kontrollutvalget

6

bullKPMG dokumenterer endelig overordnet analyse i samsvar med foslashringerinnspill fra kontrollutvalet og ovesender til kontrollutvalget etter moslashte

Overordnede vurderinger av risiko- og vesentlighet

Risikovurdering av vesentlige omraringde

Prioritering av risikoomraringde

Valg av

prosjekt

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 5

I felles arbeidsmoslashte ble risikoomraringder vurdert i forhold til sannsynlighet for at risiko inntreffer og konsekvens

av risiko For konsekvensvurderinger ble foslashlgende hjelpekriterier benyttet

Liv og helse

Sikring av verdier

Brukerrettighet - oppfylling og kvalitet

Kostnadseffektivitetproduktivitet

Politisk aktualitet

Analysen av identifiserte omraringder og risiko er kategorisert i foslashlgende matrise

Den videre prosessen innebaeligrer at kontrollutvalget prioriterer identifiserte omraringderrisikoer og utformer plan

for forvaltningsrevisjon Planen vedtas i kommunestyret og kontrollutvalget velgerbestiller enkeltstaringende

revisjoner Det er ogsaring ved bestilling av enkeltstaringende revisjoner at omraringdetrisikoen spisses og

operasjonaliseres i forhold til hva og hvordan revisjonen skal innrettes

Med andre ord den overordnede analysen identifiserer foslashrst og fremst omraringdene for forvaltningsrevisjon

mens en ved bestillingen av enkeltstaringende prosjektet spisser og operasjonaliserer hvilke temaer som skal bli

gjenstand for revisjon

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 6

3 Analyse Nedenfor presenteres omraringderrisikoer som er vurdert som saeligrlig relevante for revisjon det vil si

omraringderrisikoer som er kategorisert med betydelig konsekvens og betydelig grad av sannsynlighet

I vedlegg er alle identifiserte og vurderte omraringderrisikoer presentert

Omraringdene nedenfor blir presentert i fire ulike bolker

Generell drift

Regulatoriske risikoer

Oslashkonomiske risikoer

Maringl strategi og vedtak

Baringde sannsynlighet og konsekvens er gitt en farge hvor roslashd indikerer hoslashy sannsynlighet alvorlig

konsekvens gul indikerer middels og groslashnn indikerer lav sannsynlighet liten konsekvens

De stoslashrste risikoomraringdene som ble identifisert er presentert i tabellen nedenfor Under tabellen presenterer

vi deretter vurderingene som ligger bak de prioriterte risikoomraringdene

Sortert ut ifra scorevurdering ser tabellen i uprioritert rekkefoslashlge slik ut

Risikoomraringde Hvor i kommunen Sanns Kons

1 Etikk Hele

2 IKT Hele IKT og service

3 Helse og omsorg Helse omsorg og

velferd

4 Rus og psyk Helse omsorg og velferd

5 Tidlig innsats og forebygging Oppvekst barnevern

6 Personopplysninger Hele Sentraladm

7 Selvkost Teknisk

8 Investeringsbeslutninger prosjektstyring Hele

saeligrlig oslashkonomi teknisk

9 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag Hele

10 Oppfoslashlging av kommunale planer Hele

11 Bemanning og kompetansestyring Hele

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 7

Generell drift

311 Etikk og habilitet

Kommunen har som maringl aring ha et felles verdigrunnlag og aring ha en hoslashy etisk standard og en organisasjonskultur

basert paring felles utviklende holdninger og verdier Kommunen har blant annet utarbeidet etiske retningslinjer

som sist ble revidert i 2015

I arbeidsmoslashtet ble risiko for tap som foslashlge av interne og eller eksterne misligheter diskutert og det som ble

droslashftet var hvordan de etiske retningslinjene blir fulgt opp ute i enhetene og hvordan det jobbes med aring

forhindre at misligheter oppstaringr Dette gjelder baringde i administrasjonen i samspillet mellom politikk og

administrasjon og hos eksterne samarbeidspartnere

En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke hvordan kommunen praktiserer kravene om habilitet i

saksbehandling Revisjonen kan ogsaring kartlegge hvorvidt kommunens etiske retningslinjer er kjent blant de

ansatte i hvilke grad de foslashlges opp og hvilket system kommunen har for ansatte som vil melde ifra om brudd

paring lovkrav og regler knyttet til etikk og habilitet En revisjon kan ogsaring undersoslashkes i hvilke grad oppgave- og

ansvarsfordelingen mellom administrativt og politisk nivaring er formalisert - og hvordan kommunen jobber med

aring forebygger risikoer knyttet til habilitet og misligheter

312 IKT

I arbeidsmoslashtet ble utfordringer innenfor IKT-omraringde pekt paring som et saeligrlig kritisk risikoomraringde i kommunen

Det ble pekt paring at IKT-omraringdet ikke fungerer optimalt blant annet paring grunn av at det ikke er tilstrekkelig

utviklet og det preges av saringrbarhet blant annet paring grunn av noslashdvending vedlikehold nedetid og reparasjoner

av utstyr Risikoer knyttet til informasjonssikkerhet og tilgangskontroll ble ogsaring trukket frem

Innenfor IKT- omraringdet er det en generell risiko at det er et oslashkende trusselbilde mot digitale tjenester noe

som fordrer bedre sikkerhetsmekanismer hos kommunen Det er viktig med en tydelig strategi og

bevisstgjoslashring knyttet til forandring i arbeidsprosessene Konsekvensen av aring ha et IKT-systemer som ikke er

paringlitelig kan potensielt sett vaeligre store I helse- og omsorgssektoren blir velferdsteknologi en stadig stoslashrre

del av hverdagen og det kan i verste fall staring om liv og helse Andre konsekvenser er tapt verdiskapning og

oslashkte kostnader som foslashlge av nedetid og stopp i produksjon samt negativt omdoslashmme

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel

ndash Gjennomgaring kommunens kontroll drift og vedlikehold av IKT-systemer

ndash Vurdere i hvilken grad kommunen har klare strategier og planer og knyttet til investeringer innenfor

IKT-omraringdet og hvordan disse etterleves

ndash Kartlegge hvilke system og rutiner kommunen har for aring avdekke redusere og forhindre potensielle

IKT-risikoer og om det er gode nok tilgangs- og endringskontroller i systemene

ndash Undersoslashke kommunens beredskapsplaner for aring sikre gjenopprettelse av IKT-systemer ved uforutsette

hendelser

ndash Rutiner og praksis knyttet til opplaeligring og veiledning om bruk av IKT-systemer programvarer og utstyr

313 Helse og omsorg

I kommunen er det stort fokus paring aring fremme et helhetlige bruker - og pasientforloslashp I foslashlge aringrsmeldingen for

2015 har effektiv oppgaveloslashsning og samhandling hatt stort fokus Kommunen ser at samhandling hvor

brukers behov og ressurser er styrende for varingr innsats gir mer hensiktsmessige tjenester til den enkelte

Rehabiliteringsinnsatsen i brukers eget hjem har ogsaring oslashkt

Deltagerne paring arbeidsmoslashtet vurderte ikke sannsyligheten for lovbrudd eller mangelfullt tjenestetilbud

innenfor helse- og omsorgssektoren som saeligrlig hoslashy men helse og omsorg er likevel et prioritert omraringde

siden konsekvensene potensielt sett kan vaeligre svaeligrt store hvis det foslashrst oppstaringr feil Kommunen satser stort

paring dette omraringdet og en forvaltningsrevisjon kan undersoslashke om alle krav blir ivaretatt og om resultatene

samsvarer med ressursinnsatsen

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 8

En forvaltningsrevisjon kan ogsaring se paring

ndash Tildeling av helse- og omsorgstjenester herunder saksbehandling og vedtaksoppfoslashlging

ndash Om helse og omsorgstjenestene er godt dimensjonert i forhold til behov

ndash Bruk av individuelle planer

ndash Bemanning kompetanse og rekruttering i helse- og omsorgssektoren

ndash Hvorvidt innholdet i tjenestetilbudet tilfredsstiller krav i regelverket herunder om det foreligger

hensiktsmessige rutiner og om rutinene blir etterlevd

En forvaltningsrevisjon kan rettes mot hele helse- og omsorgstjenesten i kommunen eller den kan spisses

mot enkelte tjenester og brukergrupper

314 Rus og psykiatri

Manglende samsvar mellom kvalitet tjenestetilbud og behov innenfor rus og psykiatritjenestene var et av de

omraringdene som det ble vurdert aring vaeligre hoslashyest risiko knyttet til I kommunen ser man en oslashkning i antall

personer med psykiske lidelser Konsekvensen av ikke aring ha et tilfredsstillende tjenestetilbud til denne

brukergruppen kan vaeligre at det ikke blir gitt tilbud til alle brukere som har rett paring tjenestene og det kan igjen

medfoslashre en oslashkning i langtidsbrukere av systemet I verste fall kan det ogsaring garing utover liv og helse

En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke i hvilken grad det er hensiktsmessig organisering rutiner

og samarbeid mellom enheter i kommunen samt mellom kommunen og andre relaterte instanser som sikrer

gode rus- og psykiatritjenester i kommunen Dette for aring identifisere om det er eventuelle utfordringer og

behov for forbedringer som kommunen kan dra nytte av i det videre arbeidet med aring utvikle rus- og psykiske

helsetjenester

Kommunen gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013 Det

er ogsaring et stort fokus paring de unge i kommunen Det er dermed oslashnskelig at en forvaltningsrevisjon i denne

perioden i hovedsak fokuserer paring de over 18 aringr

315 Tidlig innsats og forebygging

I oslashkonomiplanen for 2016-2019 kan man lese at det legges opp til en tettere samhandling mellom enhetene

i oppvekstsektoren hvor maringlet er aring arbeide i oslashkende grad tverrfaglig paring det forebyggende arbeidet blant

unge Kommunen vil fortsette aring prioritere tidlig innsats overfor alle maringlgrupper Videre garingr det frem av planen

at tilgjengelig statistikk viser at for mange Frogn-ungdommer over tid ikke fullfoslashrer videregaringende skole

I arbeidsmoslashtet ble tidlig innsats og forebyggende arbeid trukket frem som et risikoomraringde Det ble blant

annet stilt sposlashrsmaringl ved om barn med problemer fanges opp tidsnok hva som er aringrsaker til at unge dropper

ut av skolen og om det er en sammenheng mellom ressursbruk og resultater innenfor forebyggende

tjenester Dette er alle sposlashrsmaringl som kan besvares paring i en forvaltningsrevisjon

32 Regulatoriske risikoer

321 Ivaretakelse av personalopplysninger

Brudd paring personopplysningsloven ble identifisert som et mulig risikoomraringde i kommunen da det av noen ble

vurdert aring vaeligre hoslashy sannsynlighet for at kommunen glipper paring kravene om ivaretakelse av

personopplysninger Konsekvensen av brudd paring personalopplysningsloven kan vaeligre hoslashy for enkeltpersoner

og det kan ogsaring paringfoslashre kommunen et negativt omdoslashmme og erstatningssoslashksmaringl

For aring ivareta personopplysninger paring en riktig maringte er det viktig med system som sikrer at distribusjon

arkivering og tilgang til sensitiv informasjon foregaringr paring riktig maringte Det er viktig med gode tilgangssperrer

samt rutiner som sikrer at informasjon ikke lagres paring feil sted og at den ikke lagres lenger enn regelverket

tillater

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvilke system og rutiner Frogn kommune har for aring

etterleve krav om haringndtering av personopplysninger og informasjonssikkerhet

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 9

322 Selvkost og gebyr ndash vann og avloslashp

Fastsettelse av selvkostgebyr ble vurdert til aring vaeligre et risikoomraringde i kommunen Det ble blant annet

begrunnet med vanskelighetene knyttet til det aring sette riktige gebyrer Konsekvensen av aring ikke ha tilstrekkelig

kontroll paring dette omraringdet kan vaeligre at kommunen mottar for mye eller for lite i gebyrinntekter eller at det

blir en uhensiktsmessig fordeling av gebyr mellom de ulike abonnementstypene

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvorvidt kommunens gebyrreglementer er utformet i

samsvar med regelverket hvilke system og rutiner kommunen har knyttet til selvkostberegninger og om

kommunens gebyrer er i samsvar med selvkostreglene som gjelder for utvalgte tjenester

33 Oslashkonomi

331 Investeringsbeslutninger gjennomfoslashring av store prosjekt

Kommunen staringr ovenfor flere store investeringsprosjekt de neste aringrene Det gjelder blant annet nytt

helsebygg badeanlegg og boliger I aringrsmeldingen for 2015 garingr det frem at kommunen har en betydelig risiko

for oslashkte finanskostnader ved kun mindre endringer i renten paring grunn av dagens laringnevolum KOSTRA-tall viser

at kommunen har en hoslashy netto laringnegjeld i prosent av netto driftsinntekter sammenlignet med snittet til

Kostragruppe 8 samt lands- og fylkesgjennomsnittet

Risiko for mangelfullt beslutningsgrunnlag for investeringer ble trukket frem paring arbeidsmoslashtet som innspill til

mulig tema i en forvaltningsrevisjon Det samme ble prosjektstyring og oslashnsket om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonen med dette tema fra forrige planperiode Det begrunnes blant annet med risiko for at

kommunen mangler tilstrekkelig kompetanse og personell til aring kunne haringndtere omfattende investeringer

Det ble ogsaring stilt sposlashrsmaringl ved om kommunen har et tilfredsstillende prosjektstyringssystem og om det

virker etter hensikten Kommunens rutiner for investeringer i inventar ble ogsaring tatt opp

Generelle aringrsaker til risiko paring omraringdet kan vaeligre manglende kompetanse og kapasitet eller uklare rutiner og

ansvarsforhold naringr det gjelder det aring faring utarbeidet grundige analyser i forkant av investeringsbeslutningene

Konsekvensen av at investeringer ikke bygger paring et solid beslutningsgrunnlag kan vaeligre oslashkonomisk tap som

foslashlge av merkostnader

Grunnlagsarbeidet bak avgjoslashrelser om investeringer er en vesentlig del av prosessen i en virksomhet sin

styring av investeringsprosjekt Temaet kan tas opp som en egen forvaltningsrevisjon eller det kan ses i

sammenheng med en oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonen om prosjektstyring fra 2013

En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge hvordan prosjekter kvalitetssikres og foslashlges opp underveis eller

om loven om offentlige anskaffelser blir etterlevd naringr kommunen foretar innkjoslashp i forbindelse med prosjekt

332 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag

Reduksjon i framtidig inntektsgrunnlag ble paring felles arbeidsmoslashte i kommunen identifisert som et

risikoomraringde Det ble i den forbindelse pekt paring usikkerhet knyttet til arbeidsledighet og konsekvenser som

det kan medfoslashre herunder oslashkte sosiale kostnader og reduksjon i skatteinntekter Dette sett i sammenheng

med den saringrbare situasjonen som kommunen er i pga hoslashy laringnegjeld gjoslashr kommunen saringrbar for svingninger

i oslashkonomien Dersom inntektsgrunnlaget svekkes kan konsekvensen vaeligre krevende innsparingsbehov og

vesentlig lavere handlefrihet i kommunen

Dette er et tema som kan inngaring i en forvaltningsrevisjon som ser paring kommunens oslashkonomistyring Herunder

kan man eksempelvis se paring hvilke prosesser og rutiner kommunen har paring plass for aring identifisere haringndtere

og gjoslashre tiltak for aring tilpasse seg endrede oslashkonomiske forutsetninger som endring i inntekstgrunnlag

34 Maringl strategi og vedtak

341 Oppfoslashlging av kommunale planer

Kommunen har en rekke med overordnede og tematiske planer om strategier og maringl for fremtidig utvikling

Planene inneholder en handlingsdel med konkrete tiltak og aktiviteter som skal gjennomfoslashres innenfor en

gitt tidsperiode I arbeidsmoslashtet ble mangelfull oppfoslashlging av planer vurdert aring vaeligre et risikoomraringde

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 10

Konsekvensen kan vaeligre at viktige maringl og strategier ikke blir innfridd noe som kan garing utover tjenestetilbudet

og enkeltmennesker og det kan medfoslashre et svekket omdoslashmme for kommunen

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel se naeligrmere paring innholdet i en eller flere av kommunens planer og

undersoslashke hvorvidt planens maringlsetninger og handlingsplaner er blitt realisert Man kan ogsaring se paring hvilke

systemer og rutiner kommunen har for aring utforme og revidere planer og for aring foslashlge opp konkrete maringl og tiltak

342 Styring av kompetanse og bemanning

I arbeidet med den overordnede analysen har det kommet innspill fra kontrollutvalget om at saringrbarhet i

ressurssituasjonen er et mulig risikoomraringde og det gjaldt saeligrlig hvordan kommunen haringndterer utskiftning

av personell og akutte problemer ved fravaeligr

En forvaltningsrevisjon kan se paring ressurs- og kompetansesituasjonen i sentrale stoslashttefunksjoner i

kommunen og vurdere i hvilken grad kommunen har etablerte systemer og rutiner som hindrer saringrbarhet og

som sikrer etterlevelse av sentrale bestemmelser i saksbehandlingen

En annen vinkling kan vaeligre aring undersoslashke hvilke maringl som foreligger for bemanning rekruttering og

kompetanseheving I foslashlge kommuneplanen indikerer prognosene for befolkningsvekst og sammensetning

at behovet for kommunale tjenester kommer til oslashke markant Bare innenfor pleie- og omsorgstjenestene er

det forventet at behovet skal oslashke med ca 10 prosent frem til 2019 Dette vil aringpenbart paringvirke fremtidig behov

for rekruttering og kompetanse i kommunen Kompetanse handler ogsaring om aring beholde og utvikle

medarbeiderne i kommunen En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge rdquoturn overrdquo og aringrsaker til turn over

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 11

Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder Nedenfor presenteres oslashvrige risikoomraringder som er identifisert og vurdert

Generell drift

Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons

1 Interne ogeller eksterne

misligheter

Alle Tap som foslashlge av intern

svindel og andre personlige

vinninger

Svekket omdoslashmme

Daringrligere kvalitet

2 Stoslashttetjenestene leverer

ikke tilstrekkelig verdi til

kommunen

Servicesenter

Fellestjenester

Ineffektivitetdaringrlig kvalitet

hindrer tjenestene og politisk

virksomhet i aring gjoslashre en god

nok jobb

Variertdaringrlig

serviceopplevelse

Daringrlig omdoslashmme hos

innbyggerne

3 Post- og arkivfunksjonen

fungerer ikke etter

hensikten

Servicesenter

Fellestjenester

Publikum ansatte faringr ikke

tilgang paring opplysninger

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

4 Uhensiktsmessig drift av

og manglende kunnskap

om IKT-systemene i

kommunen

IKT Uautoriserte tilganger og

endringer

Tapt

verdiskapingineffektivitet

Oslashkte kostnader oslashkonomisk

tap

Oslashkte drifts- og

vedlikeholdskostnader

5 Store prosjekt leverer ikke

iht tid kostnad og kvalitet3

Teknisk Kostnadssprekk kan foslashre til

oslashkte gebyr og relativt store

oslashkonomiske tap

Kvalitetsutfordringer

Forsinkelser i prosjekt kan

foslashre til at inntektsstroslashmmen

fra investeringen forsinkes

med foslashlger for oslashvrig

virksomhet

6 Vedlikeholdsarbeidet er for

lite planmessig

langsiktig

Teknisk Vedlikeholdsetterslep som

gir oslashkte kostnader paring lengre

sikt

Oslashkte investerings- og

driftskostnader

HMS-krav blir ikke innfridd

7 Tjenestetilbudet innenfor

helse- og omsorgssektoren

samsvarer ikke med behov

Helse og

omsorg

Alle brukere som har behov

for det faringr ikke noslashdvendige

helse- og omsorgstenester

Dyre ineffektive tjenester

Fare for liv og helse

3 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med prosjektstyring som tema i 2013

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 12

Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons

8 Manglende samsvar

mellom kvalitet

tjenestetilbud og behov

innenfor rus- og

psykiatritjenesten4

Helse og

omsorg

Oslashkt risiko for at enkelte blir

langtidsbrukere av systemet

Ikke tilbud til alle som har rett

paring tjenester

Uheldige konsekvenser for

enkeltmenneske

9 Mangelfullt tilbud til

flyktninger i kommunen

Alle Daringrligere integrering f eks

daringrlig spraringk

Oslashkte kostnader

10 Varierende kvalitet paring

skolene mtp laeligringsmiljoslash

og laeligringsresultat

Oppvekst Oslashkende skille i

kunnskapsnivaring

Ikke fullfoslashring av utdanning

Oslashkt antall innbyggere paring

trygd

11 Tidlig innsats og

forebyggende arbeid rettet

mot barn unge og familier

nedprioriteres

Oppvekst

barnevern

NAV

Uheldige konsekvenser for

enkeltmenneske

Kan medfoslashre stoslashrre behov og

oslashkte kostnader i fremtiden

12 Kulturtilbudet er ikke

tilgjengelig for alle

Kultur og idrett Lite attraktivt for nye

innbyggere

Redusert livskvalitet for

enkelte

Regulatoriske risikoer

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Brudd paring lov og forskrift

relatert til offentlige

anskaffelser

Alle

Teknisk

Oslashkonomiske tap herunder

erstatningssoslashksmaringl og boslashter

pga feil i innkjoslashpsprosessen

og at kommunen kjoslashper inn

til for hoslashy pris

Negativt omdoslashmme

2 Brudd paring

personopplysningsloven

Alle ndash saeligrlig

innenfor helse

og oppvekst

Erstatningssoslashksmaringl

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

3 Brudd paring arbeidsmiljoslashloven Alle Negative konsekvenser for

enkeltansatte

Negativ effekt paring omdoslashmmet

Manglende oppfoslashlging av

sykemeldte

4 Brudd paring lov om

offentlighet Alle Forskjellsbehandling ndash ulik

saksbehandling

Publikum faringr ikke tilgang til

opplysninger

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

4 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 13

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

5 Brudd paring kommunelovens

krav til internkontroll

Alle Feil blir ikke rettet opp og

dette kan igjen medfoslashre

lovbrudd oslashkte kostnader og

skader

6 Brudd paring forvaltningsloven Alle Forskjellsbehandling ndash ulik

saksbehandling

Klagesaker - merkostnader

7 Brudd paring plan- og

bygningsloven5

Plan og

byggesak

Manglende likebehandling

Manglende samsvar mellom

tiltak og gitte tillatelserkrav

8 Fastsettelse av

selvkostgebyr samsvarer

ikke med krav6

Teknisk For hoslashye eller for lave gebyr

Negativt omdoslashmme

9 Brudd paring lovkrav innen

helse og omsorg

Helse og

omsorg

Brukere faringr ikke noslashdvendige

tjenester

Brukere faringr ikke individuell

plan

For lite brukermedvirkning

10 Nye ukjente oppgaver

som foslashlge av

samhandlingsreformen7

Helse og

omsorg

Utilstrekkeligfeil behandling

av pasienter i overganger

mellom kommunen og

sykehus

Innbyggerne faringr ikke

optimale tjenester

Oslashkte kostnader for

kommunen

Daringrlig omdoslashmme

11 Brudd paring barnehageloven ndash

kommunen sitt ansvar som

barnehagemynde

Barnehage Mangler i og klager paring

tilskudd til private barnehager

Varierende kvalitet paring

barnehagene i kommunen

12 Brudd paring lovkrav til sosiale

tjenester

Helse og

omsorg

NAV

Brukere faringr ikke noslashdvendige

tjenester

Daringrligere folkehelse

Oslashkte sosiale forskjeller

13 Brudd paring barnevernloven8 Barnevernet Enkelte barn blir ikke fanget

opp negativ konsekvens for

den enkelte

Kommunen kan bli

erstatningsansvarlig

Negativt omdoslashmme

14 Brudd paring opplaeligringsloven9 Skole

barnehage

Enkelte barn blir ikke fulgt

tilstrekkelig opp

Stoslashrre sosiale og

helsemessige problemer

5 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med byggesaksbehandling som tema i 2012

6 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med vann og avloslashp som tema i 2014

7 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Samhandlingsreformen som tema i 2014

8 Frogn gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med barnevern som tema i 2015

9 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med PP-tjenesten som tema i 2016

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 14

Oslashkonomi

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Lav eller varierende grad

av budsjettstyring10

Alle Negativ oslashkonomisk

konsekvens naring og for

framtiden

Avvik blir ikke avdekket

Ineffektiv bruk av midler

2 Investeringsbeslutninger

tas paring ufullstendig svakt

grunnlag

Alle Det gjoslashres feil

investeringsbeslutning

Negativ oslashkonomisk

konsekvens

3 Reduksjon i framtidig

inntektsgrunnlag

Alle Mindre handlefrihet

Fremtidig krevende

innsparingsbehov

4 Refusjoner innbetalinger

kommunen har krav paring bli

ikke innkrevd

Alle men

saeligrlig NAV

Helse og

omsorg og

oppvekst

Oslashkonomisk tap

Maringl strategi og vedtak

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Mangelfull oppfoslashlging av

politiske vedtak11

Alle

Stab

Feilandre prioriteringer gir

mangelfullineffektiv

realisering av politiske maringl

og vedtak

2 Kommunen har ikke

tilstrekkeligrett

kompetanse til aring dekke

fremtidens behov

Alle

HR Personal

Kommunen greier ikke aring yte

tilstrekkeligetilfredsstillende

tjenester

3 Kommunen er ikke nok

rigget til aring ivareta

fremtidige eksterne krav

Alle Virksomheten paringvirkes

negativt (tjenestekvalitet

oslashkonomi omdoslashmme

arbeidsplass etc)

4 Mangelfull oppfoslashlging av

kommunale planer (feks

klimaplan)

Alle Maringlsetninger blir ikke

realisert

10 Oslashkonomistyring var et prioritert omraringde i forrige plan for forvaltningsrevisjon i Frogn kommune

11 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med Oppfoslashlging av vedtak i folkevalgte organer som tema i 2016

Kontakt oss

Siv Karlsen Moa

Partner

T +47 40 63 95 48 E sivmoakpmgno

Ole Willy Fundingsrud

Director

T +47 406 39 692

E olewillyfundingsrudkpmgno

kpmgno

copy 2016 KPMG AS a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (ldquoKPMG Internationalrdquo) a Swiss entity All rights reserved

This proposal is made by KPMG AS a member firm of the KPMG network

of independent firms affiliated with KPMG International a Swiss

cooperative and is in all respects subject to the negotiation agreement and

signing of a specific engagement letter or contract KPMG International

provides no client services No member firm has any authority to obligate or

bind KPMG International or any other member firm vis-agrave-vis third parties nor

does KPMG International have any such authority to obligate or bind any

member firm

Frogn kontrollutvalg

Side 10 av 11

Frogn KU-1916 Kontrollutvalgets strateginotat Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600148-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1916 09052016 Sekretariatets innstilling

1 Kontrollutvalgets strateginotat vedtas med endringen som foreslaringtt i saksutredningen 2 Kontrollutvalget tar diskusjonen om utvalgets strateginotat til orientering

SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets strateginotat beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategier som benyttes for aring loslashse disse Notatet legges aringrlig frem for utvalget som en paringminnelse om hvilke maringl oppgaver og kjoslashreregler som gjelder for utvalgets arbeid I tillegg inviteres det til en diskusjon om eventuelle endringertilfoslashyelser i utvalgets strategi Strateginotat ble sist behandlet av utvalget i sak 415 i moslashte 2 februar 2015 Sekretariatet foreslaringr foslashlgende tillegg Under overskriften 3 Selskapskontroll paring side 2 i notatet boslashr innholdet oppdateres slik at det er samsvar med sect 13 i Forskrift om kontrollutvalg I forskriften staringr det at plan for selskapskontroll skal baseres paring en overordnet analyse Vi foreslaringr at strategien for selskapskontroll utvides til fire punkter og at punktet om overordnet analyse settes inn som nummer 2

- Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger

Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Vedlegg til sak Utvalgets strateginotat

1

STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I FROGN Sist vedtatt uten endringer 02022015 jf sak 415

Maringl og oppgaver

Kontrollutvalgets hovedmaringl er aring bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver

blir ivaretatt paring best mulig maringte

Kommuneloven (sect 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til aring forestaring

det loslashpende tilsynet med forvaltningen Utvalget skal paringse at regnskapene blir foslashrt paring en

betryggende maringte at oslashkonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomfoslashres god

forvaltningsrevisjon og selskapskontroll

Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til aring kreve enhver opplysning redegjoslashrelse eller

dokument som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene jf F sect 5

Valg og sammensetning

Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgaringr av F sect 2

Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvaringker og saksbehandlingen skal kun foregaring

ut fra et kontrollperspektiv Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin

dobbeltrolle som politikere og noslashytrale kontrolloslashrer

Hovedoppgaver

1 Regnskapsrevisjon

Utvalget skal paringse at kommunens regnskap blir revidert paring en betryggende maringte og i samsvar

med de bestemmelser som foslashlger av lov forskrift god kommunal revisjonsskikk mm

Strategi

1 Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om

arbeidet og strategien for det kommende revisjonsaringret

2 Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og

oslashkonomiforvaltning forelegges utvalget

3 Utvalget skal paringse at revisjonens merknader blir fulgt opp

2 Forvaltningsrevisjon

Kontrollutvalget skal paringse at det blir gjennomfoslashrt systematiske vurderinger av oslashkonomi og

maringloppnaringelse ut fra kommunestyrets vedtak

Strategi

1 Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse om mulige omraringder med risiko for

avvik fra oppsatte maringl i kommunen

2 Foreslaring en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for

kommunen

3 Innstille om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret

4 Paringse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen

2

3 Selskapskontroll

Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide

kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller

forvaltningsrevisjon

Strategi

1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo

2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret

3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen

4 Annet tilsyn og kontroll

Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de

opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr

kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram

saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under

utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak

Strategi

1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen

2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ

3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget

initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser

Organisering av arbeidet generelt

1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget

sekretariat

Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning

redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring

gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ

ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som

underordnede organer

Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med

kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver

Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre

undersoslashkelser som ikke er revisjon

Strategi

1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i

arbeidet

3

2 Samarbeid

Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon

med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og

revisjonen

Strategi

1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra

utvalgets moslashter

2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og

samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker

3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret

4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet

3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media

For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle

styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er

det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med

utvalget

Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del

saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold

til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger

som er underlagt lovbestemt taushetsplikt

Strategi

1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig

paring kommunens Internett-sider

2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig

innsyn paring kommunens Internettsider

3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum

4 Tips skal alltid vurderes

5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares

6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media

4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner

Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor

kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende

aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og

vedtatte planer og andre tiltak

Strategi

1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr

2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget

Frogn kontrollutvalg

Side 11 av 11

Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og

avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om

selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat

Postadresse Postboks 195 1431 Arings

Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29

64 96 20 59 (m) 920 16 409

FIKSfollofiksno

wwwfollofiksno

MOslashTEPROTOKOLL

Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5

Saksliste

Side

Saker til behandling

716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3

816 Henvendelse til kontrollutvalget 3

916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3

1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4

1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4

1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5

1316 Orienteringssaker 5

Eventuelt

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5

Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine

undersoslashkelser

Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget

Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden

Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016

Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13

Saksdokumentet er unntatt offentlighet

Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk

Otto Schacht

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 5 av 5

Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquo

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3

Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS

Pb 195 1431 AringS

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen

1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former

2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene

3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene

4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister

5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene

6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap

7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene

8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 5 av 5

9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene

10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring

generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene

11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste

organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

1

KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015

mars FIKS 7mars 2016

2

3

Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat

Februar Fornyes aringrlig

FIKS FIKS

Legges frem i mai

Rullerende

4

Moslashteplan

FIKS

1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember

5 Kommunens aringrsregnskap 2015

15 april Kommunen

6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen

7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG

311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG

8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

2

Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915

10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai

12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm

Svarfrist FIKS

Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern

22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016

FIKS FIKS FIKS FIKS

KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai

KS 1216

13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012

Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver

Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars

  • Saksliste Frogn KU 09052016
  • Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
    • Signert revisjonsberetning Frogn 2015
      • Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
        • E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
        • Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
        • Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
          • Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
            • Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
              • Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
                • saksutskrift sak 7-16
                  • Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
                    • Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
                      • Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
                        • StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
                          • Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
                            • 1 Protokoll Frogn KU 07032016
                            • 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
                            • 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
                            • 4 FrognAktivitetsplan 2016

Page 7: MØTEINNKALLING Frogn kontrollutvalg...• Ved behandling i HMPB 2.2.2016 ble nye boligområder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan, i tråd med rådmannens innstilling

Sposlashrsmaringl til ordfoslashreren I Frogn fra Kontrollutvalget Tillit er grunnmuren I offentlig forvaltning Tillit til at alle beslutninger fattes i full offentlighet at alle opplysninger om saken er kjent og at ingen urettmessig beriker seg eller sine naeligrmeste Forvaltningsloven har strenge bestemmelser om habilitet I Kapittel II sect6 Kontrollutvalget ber ordfoslashreren redegjoslashre om habilitetsproblematikken I forbindelse med behandlingen av Kommunedelplanen for Nordre Frogn Bakgrunnen er foslashlgende bull Ved behandling i HMPB 222016 ble nye boligomraringder ved Garder ikke innlemmet

i forslaget til kommunedelplan i traringd med raringdmannens innstilling Hoslashyre varslet i Formannskapet 42 at de var interessert i aring legge ut den delen av det nye omraringdet som laring oslashst for fylkesveien og dette forslaget fremmet i kommunestyret 1502 og vedtatt med knappest mulig flertall (H-FrP og ordfoslashrers dobbeltstemme fordi en representant hadde forlatt moslashtet) Forslaget med dette tillegget ble dermed inkludert i planen som ble sendt paring hoslashring

bull Eiendomsutvikler Stiftsstaden Prosjektutvikling AS var forslagsstiller til omraringdet Garder Ifoslashlge selskapets nettside har de et omfattende samarbeid med eiendomsutvikler OH Slaringke Invest AS der ordfoslashrer eier 10 og hans soslashnner utgjoslashr styre og ledelse Samarbeidet bestaringr blant annet i

Et felles eid eiendomsutviklingsselskap Oslofjord utvikling AS som ifoslashlge nettsiden har opsjon paring utvikling av store arealer i Frogn Selskapet har saring langt ikke stor omsetning men potensialet maring anses betydelig

Selskapene eier ogsaring Dyrloslashkke AS som har spilt inn forslag om et stort kombinert naeligrings- og leilighetsbygg til byutviklngsplanen Seiersten-Ullerud-Dyrloslashkke paring en tomt de disponerer Dette er en svaeligrt sentral eiendom i byutviklingsoslashyemed

bull Det kan fremstaring som om de to selskapene har et omfattende forretningsmessig samarbeid og har planer om betydelige felles prosjekter i Frogn kommune fremover Det er derfor grunn til aring sposlashrre om samarbeidet er saring tett og omfattende at ordfoslashrer kan vaeligre inhabil ogsaring naringr Stiftsstaden utvikling er involvert i prosjekter som ikke er en del av det formaliserte samarbeidet Det er dermed grunn til aring sposlashrre om ordfoslashrer burde deltatt i behandlingen av denne kommunedelplanen etter at Hoslashyre fremmet sitt forslag og hva det betyr for gyldigheten av vedtaket at han gjorde det

bull Kontrollutvalget ettersposlashr dessuten en redegjoslashrelse for hele OHSlaringke Invests virksomhet inkludert virksomheten til naeligrstaringende forretningspartnere slik at det er mulig aring lage tydelige skillelinjer mellom hva ordfoslashrer kan delta i og hva som han ikke kan delta I naringr det gjelder arealdisponering

Frogn kontrollutvalg

Side 6 av 11

Frogn KU-1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1500131-8 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1616 09052016 Sekretariatets innstilling

1 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding til orientering 2 Raringdmannen bes gi en endelig tilbakemelding om oppfoslashlgingen av hvert av de seks

anbefalingspunktene innen utgangen av 2016 SAKSUTREDNING Kommunestyret behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten om laquoBeredskapraquo den 1562015 i sak 11515 og vedtok at raringdmannen skulle foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet etter seks maringneder Rapporten kan leses paring wwwfollofiksno Raringdmannen skriver i sitt svar av 26112015 at revisjonens seks anbefalinger er tatt til foslashlge i Frogn kommunes samlede og oppdaterte Ros-analyse vedtatt av kommunestyret 7 desember 2015 Revisjonens anbefalinger var 1 Revidere overordnet beredskapsplan paring bakgrunn av ROS-analyse som gjennomfoslashres i 2015 2 Oppdatere og revidere enhetenes beredskapsplaner 3 Soslashrge for at samordning av planer og oversikt over ressursbehov ivaretas i noslashdvendig grad og at dette fremkommer i planene 4 Avklare behovet for en egen beredskapsplan for vassdragstiltak 5 Vurdere om enkelte planer boslashr utvides med en naeligrmere konsekvensbeskrivelse av uoslashnskede hendelser og forbedrede tiltak 6 Tilstrebe en mer ensartet struktur for enhetenes beredskapsplaner ved bruk av en felles mal Raringdmannen vil i moslashtet orientere om arbeidet med ROS-analyser og beredskapsarbeid

Frogn kontrollutvalg

Side 7 av 11

Sekretariatets vurdering Vi ser det som positivt at kommunen ved behandlingen av ROS-analysen for 2015 har tatt revisjonens anbefalinger i forvaltningsrevisjonsrapporten til foslashlge og merker oss at raringdmannen med dette mener at Kommunestyrets vedtak om oppfoslashlging av rapportens anbefalinger er gjennomfoslashrt Sekretariatet mener at raringdmannens tilbakemelding er noe uklar i forhold til aring beskrive oppfoslashlgingen av hvert enkelt anbefalingspunkt Vi anbefaler derfor at utvalget ber raringdmannen om aring avgi en ny tilbakemelding innen utgangen av 2016 med en naeligrmere beskrivelse av hvordan anbefalingspunktene er fulgt opp foslashr saken sendes til kommunestyret for endelig vedtak Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kontrollutvalg

Side 8 av 11

Frogn KU-1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600089-6 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1716 09052016 Sekretariatets innstilling

1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering

2 Kontrollutvalget ber raringdmannen levere en skriftlig rapport om resultatet av sine undersoslashkelser til utvalgets neste moslashte

Vedlegg SAKSUTREDNING Raringdmannen orienterte om denne saken paring kontrollutvalgets moslashte den 7 mars tidligere i aringr jf vedlagte KU sak 716 Utvalget vedtok da aring innkalle raringdmannen til moslashtet den 9 mai for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser I e-post til sekretariatet har raringdmannen gitt beskjed om at den skriftlige sluttrapporten foreloslashpig ikke er ferdigstilt Raringdmannen er innkalt og vil i dette moslashtet avgi en muntlig rapport om status i saken Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers Sekretaeligr Vedlegg Kopi av KU sak 716

KONTROLLUTVALGET I FROGN

Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse Postboks 195 1431 Arings Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29 64 96 20 58 (m) 95 93 96 56 FIKSfollofiksno wwwfollofiksno

Saksutskrift Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600089-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 716 07032016 Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine

undersoslashkelser Saksutskriften bekreftes Arings 2mai 2016 Lene H Lilleheier Raringdgiver Dokumentet er elektronisk godkjent

Varingr ref 1600089 Side 2 av 2

Tidligere behandlinger Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Vedlegg SAKSUTREDNING Raringdmannen sa i kontrollutvalgets moslashte den 1 februar i sak 216 vedroslashrende kontrollrutiner i byggesaksavdelingen at administrasjonen vil garing igjennom arkivene og undersoslashke aktuelle saker den korrupsjonssiktede kvinnen fra Drammen behandlet da hun var ansatt i Frogn kommune Kontrollutvalget vedtok aring be om en redegjoslashrelse fra raringdmannen om gjennomfoslashringen av undersoslashkelsen Raringdmannen er innkalt til moslashtet for aring gi en statusrapport om sine undersoslashkelser Arings 29 februar 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kontrollutvalg

Side 9 av 11

Frogn KU-1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600081-6 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1816 09052016 Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar KPMGs utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon til orientering SAKSUTREDNING I utkastet til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon fra KPMG framgaringr det at analysen er utarbeidet paring grunnlag av dokumentanalyse og det felles arbeidsmoslashtet den 13 april der baringde kontrollutvalget politiske gruppeledere samt raringdmannen og hans ledergruppe deltok Paring grunnlag av diskusjonen i utvalget vil KPMG legge fram en endelig overordnet analyse foran kontrollutvalgets neste moslashte Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Utkast overordnet analyse Frogn kommune fra KPMG

Overordnet analyse

Frogn kommune

Mai 2016

wwwkpmgno

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 1

Innhold

1 Bakgrunn og formaringl 2

11 Bakgrunn 2

12 Formaringl 2

2 Fremgangsmaringte og involvering 3

21 Innsamling av data og metode 3

3 Analyse 6

31 Generell drift 7

32 Regulatoriske risikoer 8

33 Oslashkonomi 9

34 Maringl strategi og vedtak 9

Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder 11

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 2

1 Bakgrunn og formaringl 11 Bakgrunn

Etter sect10 i forskrift om kontrollutvalg skal kontrollutvalget utarbeidet plan for forvaltningsrevisjon Planen

skal vaeligre basert paring en overordnet analyse av kommunen

Kontrollutvalget i Frogn kommune har fra KPMG bestilt en overordnet analyse som grunnlag for plan for

forvaltningsrevisjon som skal gjelde i perioden 2016-2019

12 Formaringl

Formaringlet med den overordnete analysen er aring identifisere mulige omraringdertema for forvaltningsrevisjon i

firearingrsperioden 2016-2019

For aring utarbeide planen har KPMG gjennomfoslashrt en overordnet analyse av risiko og vesentlighet Analysen gir

grunnlag for aring prioritere omraringder i kommunal virksomhet som kan vaeligre gjenstand for forvaltningsrevisjon de

neste aringrene

Denne overordnede analysen vil med andre ord presentere identifiserte omraringder i den kommunale

virksomheten hvor risikoen for feilmangler er til stede Analysen danner grunnlaget for kontrollutvalgets

prioritering av omraringder som kan vaeligre gjenstand for forvaltningsrevisjon i planperioden

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 3

2 Fremgangsmaringte og involvering

Kapittel 2 gir en oversikt over metoden som er brukt for aring samle inn data teoretisk fundament og

vesentlige hensyn som er blitt benyttet i risikovurderingen

21 Innsamling av data og metode

I arbeidet med analysen har KPMG vektlagt analyser knyttet til risiko for manglende kontroll med vesentlige

sider ved virksomheten og tjenestene Av den grunn har vi fokusert paring aring gjennomfoslashre analyser med utspring

i risiko og vesentlighet

Den overordnede analysen er fundamentet for de omraringdene kontrollutvalget og kommunestyret prioriterer

for forvaltningsrevisjon I saring maringte har det vaeligrt saeligrlig viktig aring identifisere omraringder som har en iboende risiko

vesentlig grad av uoslashnskede konsekvenser dersom risiko inntreffer og som det potensielt vil vaeligre nyttig aring

gjennomfoslashre revisjon paring nyttig sett fra et politisk staringsted fra administrasjonens staringsted og nyttig sett ut i fra

et brukerperspektiv til kommunen Dette innebaeligrer at vi i arbeidet har tatt hoslashyde for omraringder hvor revisjon

kan ha verdi for kommunen i et forbedrings- og laeligreoslashyemed og hvor revisjon kan ha forebyggende karakter

Det vil si at et revisjonsprosjekt ikke bare ser tilbake paring hva som har skjedd men at man kan garing inn paring

paringgaringende prosjekter og prosesser hvor revisjonen kan vaeligre fundament for korrigerende grep

Av den grunn har vi gjennomfoslashrt en prosess som innebaeligrer et samspill med ulike deler av kommunen

administrasjon og politikere fra hhv kontrollutvalg og kommunestyret Dette har vaeligrt viktig for aring kunne finne

de rette omraringder og risikoer for revisjon

Arbeidet har vaeligrt delt i tre hovedbolker

Kartlegge og forstaring kommunen

Arbeidsmoslashte med kommunen for aring etablere og verifisere mulige omraringder for forvaltningsrevisjon

Dokumentere analyse

211 Metode

For gjennomfoslashring av analysen har foslashlgende teknikker blitt brukt for aring samle inn data

Dokumentanalyse KPMG har innhentet og gjennomgaringtt dokumentasjon fra kommunen blant annet

aringrsmelding og oslashkonomiplan tidligere revisjoner KOSTRA-statistikk kommuneplan og aringrsbudsjett

Arbeidsmoslashte Felles arbeidsmoslashte for kontrollutvalget politiske gruppeledere raringdmannen og raringdmannens

stab

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 4

Illustrert har prosessen vaeligrt slik

212 Teoretisk fundament og vesentlige hensyn

Arbeidet har fulgt en modell som er teoretisk forankret i statsvitenskap organisasjonsteori og COSO ERM1

og den tar utgangspunkt i kommunal virksomhet og tjenestetilbud Skjematisk vil valg av

forvaltningsrevisjonsprosjekt bli et resultat av vurderinger knyttet til vesentlighet og risiko ved virksomhet og

tjenestetilbud - vurderinger som siler ut prosjekt i 4 overordnede steg Dette kan illustreres slik2

1 The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission ERM ndash Enterprise Risk Management Dette er en internasjonalt

innarbeid standard for beste praksis innen omraringdet internkontroll og risikoharingndtering i virksomheter

2 De to nederste graring feltene ivaretas av kontrollutvalget og bystyret

1bullBestilling og innspill fra kontrollutvalget

2

bullGjennomgang av eksisterande overordna analyser og planer fokus paring gjennomfoslashrte revisjoner og kontroller

3

bullGjennomgang av relevante dokument bla aringrsmelding kommuneplan aringrsbudsjett med kommentarer saker i kontrollutvalget KOSTRA statistikk fylkesmannens tilsyn kommunestyrevedtak

4

bullArbeidsmoslashte med adminstrasjon (stab og enhetsledere) tillitsvalgtehovedverneombud politiske gruppeledere og kontrollutvalg

5bullOppsummering av resultat og utarbeiding av overordnet analyse Oversendt til kontrollutvalget

6

bullKPMG dokumenterer endelig overordnet analyse i samsvar med foslashringerinnspill fra kontrollutvalet og ovesender til kontrollutvalget etter moslashte

Overordnede vurderinger av risiko- og vesentlighet

Risikovurdering av vesentlige omraringde

Prioritering av risikoomraringde

Valg av

prosjekt

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 5

I felles arbeidsmoslashte ble risikoomraringder vurdert i forhold til sannsynlighet for at risiko inntreffer og konsekvens

av risiko For konsekvensvurderinger ble foslashlgende hjelpekriterier benyttet

Liv og helse

Sikring av verdier

Brukerrettighet - oppfylling og kvalitet

Kostnadseffektivitetproduktivitet

Politisk aktualitet

Analysen av identifiserte omraringder og risiko er kategorisert i foslashlgende matrise

Den videre prosessen innebaeligrer at kontrollutvalget prioriterer identifiserte omraringderrisikoer og utformer plan

for forvaltningsrevisjon Planen vedtas i kommunestyret og kontrollutvalget velgerbestiller enkeltstaringende

revisjoner Det er ogsaring ved bestilling av enkeltstaringende revisjoner at omraringdetrisikoen spisses og

operasjonaliseres i forhold til hva og hvordan revisjonen skal innrettes

Med andre ord den overordnede analysen identifiserer foslashrst og fremst omraringdene for forvaltningsrevisjon

mens en ved bestillingen av enkeltstaringende prosjektet spisser og operasjonaliserer hvilke temaer som skal bli

gjenstand for revisjon

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 6

3 Analyse Nedenfor presenteres omraringderrisikoer som er vurdert som saeligrlig relevante for revisjon det vil si

omraringderrisikoer som er kategorisert med betydelig konsekvens og betydelig grad av sannsynlighet

I vedlegg er alle identifiserte og vurderte omraringderrisikoer presentert

Omraringdene nedenfor blir presentert i fire ulike bolker

Generell drift

Regulatoriske risikoer

Oslashkonomiske risikoer

Maringl strategi og vedtak

Baringde sannsynlighet og konsekvens er gitt en farge hvor roslashd indikerer hoslashy sannsynlighet alvorlig

konsekvens gul indikerer middels og groslashnn indikerer lav sannsynlighet liten konsekvens

De stoslashrste risikoomraringdene som ble identifisert er presentert i tabellen nedenfor Under tabellen presenterer

vi deretter vurderingene som ligger bak de prioriterte risikoomraringdene

Sortert ut ifra scorevurdering ser tabellen i uprioritert rekkefoslashlge slik ut

Risikoomraringde Hvor i kommunen Sanns Kons

1 Etikk Hele

2 IKT Hele IKT og service

3 Helse og omsorg Helse omsorg og

velferd

4 Rus og psyk Helse omsorg og velferd

5 Tidlig innsats og forebygging Oppvekst barnevern

6 Personopplysninger Hele Sentraladm

7 Selvkost Teknisk

8 Investeringsbeslutninger prosjektstyring Hele

saeligrlig oslashkonomi teknisk

9 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag Hele

10 Oppfoslashlging av kommunale planer Hele

11 Bemanning og kompetansestyring Hele

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 7

Generell drift

311 Etikk og habilitet

Kommunen har som maringl aring ha et felles verdigrunnlag og aring ha en hoslashy etisk standard og en organisasjonskultur

basert paring felles utviklende holdninger og verdier Kommunen har blant annet utarbeidet etiske retningslinjer

som sist ble revidert i 2015

I arbeidsmoslashtet ble risiko for tap som foslashlge av interne og eller eksterne misligheter diskutert og det som ble

droslashftet var hvordan de etiske retningslinjene blir fulgt opp ute i enhetene og hvordan det jobbes med aring

forhindre at misligheter oppstaringr Dette gjelder baringde i administrasjonen i samspillet mellom politikk og

administrasjon og hos eksterne samarbeidspartnere

En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke hvordan kommunen praktiserer kravene om habilitet i

saksbehandling Revisjonen kan ogsaring kartlegge hvorvidt kommunens etiske retningslinjer er kjent blant de

ansatte i hvilke grad de foslashlges opp og hvilket system kommunen har for ansatte som vil melde ifra om brudd

paring lovkrav og regler knyttet til etikk og habilitet En revisjon kan ogsaring undersoslashkes i hvilke grad oppgave- og

ansvarsfordelingen mellom administrativt og politisk nivaring er formalisert - og hvordan kommunen jobber med

aring forebygger risikoer knyttet til habilitet og misligheter

312 IKT

I arbeidsmoslashtet ble utfordringer innenfor IKT-omraringde pekt paring som et saeligrlig kritisk risikoomraringde i kommunen

Det ble pekt paring at IKT-omraringdet ikke fungerer optimalt blant annet paring grunn av at det ikke er tilstrekkelig

utviklet og det preges av saringrbarhet blant annet paring grunn av noslashdvending vedlikehold nedetid og reparasjoner

av utstyr Risikoer knyttet til informasjonssikkerhet og tilgangskontroll ble ogsaring trukket frem

Innenfor IKT- omraringdet er det en generell risiko at det er et oslashkende trusselbilde mot digitale tjenester noe

som fordrer bedre sikkerhetsmekanismer hos kommunen Det er viktig med en tydelig strategi og

bevisstgjoslashring knyttet til forandring i arbeidsprosessene Konsekvensen av aring ha et IKT-systemer som ikke er

paringlitelig kan potensielt sett vaeligre store I helse- og omsorgssektoren blir velferdsteknologi en stadig stoslashrre

del av hverdagen og det kan i verste fall staring om liv og helse Andre konsekvenser er tapt verdiskapning og

oslashkte kostnader som foslashlge av nedetid og stopp i produksjon samt negativt omdoslashmme

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel

ndash Gjennomgaring kommunens kontroll drift og vedlikehold av IKT-systemer

ndash Vurdere i hvilken grad kommunen har klare strategier og planer og knyttet til investeringer innenfor

IKT-omraringdet og hvordan disse etterleves

ndash Kartlegge hvilke system og rutiner kommunen har for aring avdekke redusere og forhindre potensielle

IKT-risikoer og om det er gode nok tilgangs- og endringskontroller i systemene

ndash Undersoslashke kommunens beredskapsplaner for aring sikre gjenopprettelse av IKT-systemer ved uforutsette

hendelser

ndash Rutiner og praksis knyttet til opplaeligring og veiledning om bruk av IKT-systemer programvarer og utstyr

313 Helse og omsorg

I kommunen er det stort fokus paring aring fremme et helhetlige bruker - og pasientforloslashp I foslashlge aringrsmeldingen for

2015 har effektiv oppgaveloslashsning og samhandling hatt stort fokus Kommunen ser at samhandling hvor

brukers behov og ressurser er styrende for varingr innsats gir mer hensiktsmessige tjenester til den enkelte

Rehabiliteringsinnsatsen i brukers eget hjem har ogsaring oslashkt

Deltagerne paring arbeidsmoslashtet vurderte ikke sannsyligheten for lovbrudd eller mangelfullt tjenestetilbud

innenfor helse- og omsorgssektoren som saeligrlig hoslashy men helse og omsorg er likevel et prioritert omraringde

siden konsekvensene potensielt sett kan vaeligre svaeligrt store hvis det foslashrst oppstaringr feil Kommunen satser stort

paring dette omraringdet og en forvaltningsrevisjon kan undersoslashke om alle krav blir ivaretatt og om resultatene

samsvarer med ressursinnsatsen

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 8

En forvaltningsrevisjon kan ogsaring se paring

ndash Tildeling av helse- og omsorgstjenester herunder saksbehandling og vedtaksoppfoslashlging

ndash Om helse og omsorgstjenestene er godt dimensjonert i forhold til behov

ndash Bruk av individuelle planer

ndash Bemanning kompetanse og rekruttering i helse- og omsorgssektoren

ndash Hvorvidt innholdet i tjenestetilbudet tilfredsstiller krav i regelverket herunder om det foreligger

hensiktsmessige rutiner og om rutinene blir etterlevd

En forvaltningsrevisjon kan rettes mot hele helse- og omsorgstjenesten i kommunen eller den kan spisses

mot enkelte tjenester og brukergrupper

314 Rus og psykiatri

Manglende samsvar mellom kvalitet tjenestetilbud og behov innenfor rus og psykiatritjenestene var et av de

omraringdene som det ble vurdert aring vaeligre hoslashyest risiko knyttet til I kommunen ser man en oslashkning i antall

personer med psykiske lidelser Konsekvensen av ikke aring ha et tilfredsstillende tjenestetilbud til denne

brukergruppen kan vaeligre at det ikke blir gitt tilbud til alle brukere som har rett paring tjenestene og det kan igjen

medfoslashre en oslashkning i langtidsbrukere av systemet I verste fall kan det ogsaring garing utover liv og helse

En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke i hvilken grad det er hensiktsmessig organisering rutiner

og samarbeid mellom enheter i kommunen samt mellom kommunen og andre relaterte instanser som sikrer

gode rus- og psykiatritjenester i kommunen Dette for aring identifisere om det er eventuelle utfordringer og

behov for forbedringer som kommunen kan dra nytte av i det videre arbeidet med aring utvikle rus- og psykiske

helsetjenester

Kommunen gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013 Det

er ogsaring et stort fokus paring de unge i kommunen Det er dermed oslashnskelig at en forvaltningsrevisjon i denne

perioden i hovedsak fokuserer paring de over 18 aringr

315 Tidlig innsats og forebygging

I oslashkonomiplanen for 2016-2019 kan man lese at det legges opp til en tettere samhandling mellom enhetene

i oppvekstsektoren hvor maringlet er aring arbeide i oslashkende grad tverrfaglig paring det forebyggende arbeidet blant

unge Kommunen vil fortsette aring prioritere tidlig innsats overfor alle maringlgrupper Videre garingr det frem av planen

at tilgjengelig statistikk viser at for mange Frogn-ungdommer over tid ikke fullfoslashrer videregaringende skole

I arbeidsmoslashtet ble tidlig innsats og forebyggende arbeid trukket frem som et risikoomraringde Det ble blant

annet stilt sposlashrsmaringl ved om barn med problemer fanges opp tidsnok hva som er aringrsaker til at unge dropper

ut av skolen og om det er en sammenheng mellom ressursbruk og resultater innenfor forebyggende

tjenester Dette er alle sposlashrsmaringl som kan besvares paring i en forvaltningsrevisjon

32 Regulatoriske risikoer

321 Ivaretakelse av personalopplysninger

Brudd paring personopplysningsloven ble identifisert som et mulig risikoomraringde i kommunen da det av noen ble

vurdert aring vaeligre hoslashy sannsynlighet for at kommunen glipper paring kravene om ivaretakelse av

personopplysninger Konsekvensen av brudd paring personalopplysningsloven kan vaeligre hoslashy for enkeltpersoner

og det kan ogsaring paringfoslashre kommunen et negativt omdoslashmme og erstatningssoslashksmaringl

For aring ivareta personopplysninger paring en riktig maringte er det viktig med system som sikrer at distribusjon

arkivering og tilgang til sensitiv informasjon foregaringr paring riktig maringte Det er viktig med gode tilgangssperrer

samt rutiner som sikrer at informasjon ikke lagres paring feil sted og at den ikke lagres lenger enn regelverket

tillater

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvilke system og rutiner Frogn kommune har for aring

etterleve krav om haringndtering av personopplysninger og informasjonssikkerhet

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 9

322 Selvkost og gebyr ndash vann og avloslashp

Fastsettelse av selvkostgebyr ble vurdert til aring vaeligre et risikoomraringde i kommunen Det ble blant annet

begrunnet med vanskelighetene knyttet til det aring sette riktige gebyrer Konsekvensen av aring ikke ha tilstrekkelig

kontroll paring dette omraringdet kan vaeligre at kommunen mottar for mye eller for lite i gebyrinntekter eller at det

blir en uhensiktsmessig fordeling av gebyr mellom de ulike abonnementstypene

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvorvidt kommunens gebyrreglementer er utformet i

samsvar med regelverket hvilke system og rutiner kommunen har knyttet til selvkostberegninger og om

kommunens gebyrer er i samsvar med selvkostreglene som gjelder for utvalgte tjenester

33 Oslashkonomi

331 Investeringsbeslutninger gjennomfoslashring av store prosjekt

Kommunen staringr ovenfor flere store investeringsprosjekt de neste aringrene Det gjelder blant annet nytt

helsebygg badeanlegg og boliger I aringrsmeldingen for 2015 garingr det frem at kommunen har en betydelig risiko

for oslashkte finanskostnader ved kun mindre endringer i renten paring grunn av dagens laringnevolum KOSTRA-tall viser

at kommunen har en hoslashy netto laringnegjeld i prosent av netto driftsinntekter sammenlignet med snittet til

Kostragruppe 8 samt lands- og fylkesgjennomsnittet

Risiko for mangelfullt beslutningsgrunnlag for investeringer ble trukket frem paring arbeidsmoslashtet som innspill til

mulig tema i en forvaltningsrevisjon Det samme ble prosjektstyring og oslashnsket om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonen med dette tema fra forrige planperiode Det begrunnes blant annet med risiko for at

kommunen mangler tilstrekkelig kompetanse og personell til aring kunne haringndtere omfattende investeringer

Det ble ogsaring stilt sposlashrsmaringl ved om kommunen har et tilfredsstillende prosjektstyringssystem og om det

virker etter hensikten Kommunens rutiner for investeringer i inventar ble ogsaring tatt opp

Generelle aringrsaker til risiko paring omraringdet kan vaeligre manglende kompetanse og kapasitet eller uklare rutiner og

ansvarsforhold naringr det gjelder det aring faring utarbeidet grundige analyser i forkant av investeringsbeslutningene

Konsekvensen av at investeringer ikke bygger paring et solid beslutningsgrunnlag kan vaeligre oslashkonomisk tap som

foslashlge av merkostnader

Grunnlagsarbeidet bak avgjoslashrelser om investeringer er en vesentlig del av prosessen i en virksomhet sin

styring av investeringsprosjekt Temaet kan tas opp som en egen forvaltningsrevisjon eller det kan ses i

sammenheng med en oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonen om prosjektstyring fra 2013

En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge hvordan prosjekter kvalitetssikres og foslashlges opp underveis eller

om loven om offentlige anskaffelser blir etterlevd naringr kommunen foretar innkjoslashp i forbindelse med prosjekt

332 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag

Reduksjon i framtidig inntektsgrunnlag ble paring felles arbeidsmoslashte i kommunen identifisert som et

risikoomraringde Det ble i den forbindelse pekt paring usikkerhet knyttet til arbeidsledighet og konsekvenser som

det kan medfoslashre herunder oslashkte sosiale kostnader og reduksjon i skatteinntekter Dette sett i sammenheng

med den saringrbare situasjonen som kommunen er i pga hoslashy laringnegjeld gjoslashr kommunen saringrbar for svingninger

i oslashkonomien Dersom inntektsgrunnlaget svekkes kan konsekvensen vaeligre krevende innsparingsbehov og

vesentlig lavere handlefrihet i kommunen

Dette er et tema som kan inngaring i en forvaltningsrevisjon som ser paring kommunens oslashkonomistyring Herunder

kan man eksempelvis se paring hvilke prosesser og rutiner kommunen har paring plass for aring identifisere haringndtere

og gjoslashre tiltak for aring tilpasse seg endrede oslashkonomiske forutsetninger som endring i inntekstgrunnlag

34 Maringl strategi og vedtak

341 Oppfoslashlging av kommunale planer

Kommunen har en rekke med overordnede og tematiske planer om strategier og maringl for fremtidig utvikling

Planene inneholder en handlingsdel med konkrete tiltak og aktiviteter som skal gjennomfoslashres innenfor en

gitt tidsperiode I arbeidsmoslashtet ble mangelfull oppfoslashlging av planer vurdert aring vaeligre et risikoomraringde

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 10

Konsekvensen kan vaeligre at viktige maringl og strategier ikke blir innfridd noe som kan garing utover tjenestetilbudet

og enkeltmennesker og det kan medfoslashre et svekket omdoslashmme for kommunen

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel se naeligrmere paring innholdet i en eller flere av kommunens planer og

undersoslashke hvorvidt planens maringlsetninger og handlingsplaner er blitt realisert Man kan ogsaring se paring hvilke

systemer og rutiner kommunen har for aring utforme og revidere planer og for aring foslashlge opp konkrete maringl og tiltak

342 Styring av kompetanse og bemanning

I arbeidet med den overordnede analysen har det kommet innspill fra kontrollutvalget om at saringrbarhet i

ressurssituasjonen er et mulig risikoomraringde og det gjaldt saeligrlig hvordan kommunen haringndterer utskiftning

av personell og akutte problemer ved fravaeligr

En forvaltningsrevisjon kan se paring ressurs- og kompetansesituasjonen i sentrale stoslashttefunksjoner i

kommunen og vurdere i hvilken grad kommunen har etablerte systemer og rutiner som hindrer saringrbarhet og

som sikrer etterlevelse av sentrale bestemmelser i saksbehandlingen

En annen vinkling kan vaeligre aring undersoslashke hvilke maringl som foreligger for bemanning rekruttering og

kompetanseheving I foslashlge kommuneplanen indikerer prognosene for befolkningsvekst og sammensetning

at behovet for kommunale tjenester kommer til oslashke markant Bare innenfor pleie- og omsorgstjenestene er

det forventet at behovet skal oslashke med ca 10 prosent frem til 2019 Dette vil aringpenbart paringvirke fremtidig behov

for rekruttering og kompetanse i kommunen Kompetanse handler ogsaring om aring beholde og utvikle

medarbeiderne i kommunen En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge rdquoturn overrdquo og aringrsaker til turn over

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 11

Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder Nedenfor presenteres oslashvrige risikoomraringder som er identifisert og vurdert

Generell drift

Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons

1 Interne ogeller eksterne

misligheter

Alle Tap som foslashlge av intern

svindel og andre personlige

vinninger

Svekket omdoslashmme

Daringrligere kvalitet

2 Stoslashttetjenestene leverer

ikke tilstrekkelig verdi til

kommunen

Servicesenter

Fellestjenester

Ineffektivitetdaringrlig kvalitet

hindrer tjenestene og politisk

virksomhet i aring gjoslashre en god

nok jobb

Variertdaringrlig

serviceopplevelse

Daringrlig omdoslashmme hos

innbyggerne

3 Post- og arkivfunksjonen

fungerer ikke etter

hensikten

Servicesenter

Fellestjenester

Publikum ansatte faringr ikke

tilgang paring opplysninger

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

4 Uhensiktsmessig drift av

og manglende kunnskap

om IKT-systemene i

kommunen

IKT Uautoriserte tilganger og

endringer

Tapt

verdiskapingineffektivitet

Oslashkte kostnader oslashkonomisk

tap

Oslashkte drifts- og

vedlikeholdskostnader

5 Store prosjekt leverer ikke

iht tid kostnad og kvalitet3

Teknisk Kostnadssprekk kan foslashre til

oslashkte gebyr og relativt store

oslashkonomiske tap

Kvalitetsutfordringer

Forsinkelser i prosjekt kan

foslashre til at inntektsstroslashmmen

fra investeringen forsinkes

med foslashlger for oslashvrig

virksomhet

6 Vedlikeholdsarbeidet er for

lite planmessig

langsiktig

Teknisk Vedlikeholdsetterslep som

gir oslashkte kostnader paring lengre

sikt

Oslashkte investerings- og

driftskostnader

HMS-krav blir ikke innfridd

7 Tjenestetilbudet innenfor

helse- og omsorgssektoren

samsvarer ikke med behov

Helse og

omsorg

Alle brukere som har behov

for det faringr ikke noslashdvendige

helse- og omsorgstenester

Dyre ineffektive tjenester

Fare for liv og helse

3 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med prosjektstyring som tema i 2013

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 12

Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons

8 Manglende samsvar

mellom kvalitet

tjenestetilbud og behov

innenfor rus- og

psykiatritjenesten4

Helse og

omsorg

Oslashkt risiko for at enkelte blir

langtidsbrukere av systemet

Ikke tilbud til alle som har rett

paring tjenester

Uheldige konsekvenser for

enkeltmenneske

9 Mangelfullt tilbud til

flyktninger i kommunen

Alle Daringrligere integrering f eks

daringrlig spraringk

Oslashkte kostnader

10 Varierende kvalitet paring

skolene mtp laeligringsmiljoslash

og laeligringsresultat

Oppvekst Oslashkende skille i

kunnskapsnivaring

Ikke fullfoslashring av utdanning

Oslashkt antall innbyggere paring

trygd

11 Tidlig innsats og

forebyggende arbeid rettet

mot barn unge og familier

nedprioriteres

Oppvekst

barnevern

NAV

Uheldige konsekvenser for

enkeltmenneske

Kan medfoslashre stoslashrre behov og

oslashkte kostnader i fremtiden

12 Kulturtilbudet er ikke

tilgjengelig for alle

Kultur og idrett Lite attraktivt for nye

innbyggere

Redusert livskvalitet for

enkelte

Regulatoriske risikoer

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Brudd paring lov og forskrift

relatert til offentlige

anskaffelser

Alle

Teknisk

Oslashkonomiske tap herunder

erstatningssoslashksmaringl og boslashter

pga feil i innkjoslashpsprosessen

og at kommunen kjoslashper inn

til for hoslashy pris

Negativt omdoslashmme

2 Brudd paring

personopplysningsloven

Alle ndash saeligrlig

innenfor helse

og oppvekst

Erstatningssoslashksmaringl

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

3 Brudd paring arbeidsmiljoslashloven Alle Negative konsekvenser for

enkeltansatte

Negativ effekt paring omdoslashmmet

Manglende oppfoslashlging av

sykemeldte

4 Brudd paring lov om

offentlighet Alle Forskjellsbehandling ndash ulik

saksbehandling

Publikum faringr ikke tilgang til

opplysninger

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

4 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 13

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

5 Brudd paring kommunelovens

krav til internkontroll

Alle Feil blir ikke rettet opp og

dette kan igjen medfoslashre

lovbrudd oslashkte kostnader og

skader

6 Brudd paring forvaltningsloven Alle Forskjellsbehandling ndash ulik

saksbehandling

Klagesaker - merkostnader

7 Brudd paring plan- og

bygningsloven5

Plan og

byggesak

Manglende likebehandling

Manglende samsvar mellom

tiltak og gitte tillatelserkrav

8 Fastsettelse av

selvkostgebyr samsvarer

ikke med krav6

Teknisk For hoslashye eller for lave gebyr

Negativt omdoslashmme

9 Brudd paring lovkrav innen

helse og omsorg

Helse og

omsorg

Brukere faringr ikke noslashdvendige

tjenester

Brukere faringr ikke individuell

plan

For lite brukermedvirkning

10 Nye ukjente oppgaver

som foslashlge av

samhandlingsreformen7

Helse og

omsorg

Utilstrekkeligfeil behandling

av pasienter i overganger

mellom kommunen og

sykehus

Innbyggerne faringr ikke

optimale tjenester

Oslashkte kostnader for

kommunen

Daringrlig omdoslashmme

11 Brudd paring barnehageloven ndash

kommunen sitt ansvar som

barnehagemynde

Barnehage Mangler i og klager paring

tilskudd til private barnehager

Varierende kvalitet paring

barnehagene i kommunen

12 Brudd paring lovkrav til sosiale

tjenester

Helse og

omsorg

NAV

Brukere faringr ikke noslashdvendige

tjenester

Daringrligere folkehelse

Oslashkte sosiale forskjeller

13 Brudd paring barnevernloven8 Barnevernet Enkelte barn blir ikke fanget

opp negativ konsekvens for

den enkelte

Kommunen kan bli

erstatningsansvarlig

Negativt omdoslashmme

14 Brudd paring opplaeligringsloven9 Skole

barnehage

Enkelte barn blir ikke fulgt

tilstrekkelig opp

Stoslashrre sosiale og

helsemessige problemer

5 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med byggesaksbehandling som tema i 2012

6 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med vann og avloslashp som tema i 2014

7 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Samhandlingsreformen som tema i 2014

8 Frogn gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med barnevern som tema i 2015

9 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med PP-tjenesten som tema i 2016

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 14

Oslashkonomi

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Lav eller varierende grad

av budsjettstyring10

Alle Negativ oslashkonomisk

konsekvens naring og for

framtiden

Avvik blir ikke avdekket

Ineffektiv bruk av midler

2 Investeringsbeslutninger

tas paring ufullstendig svakt

grunnlag

Alle Det gjoslashres feil

investeringsbeslutning

Negativ oslashkonomisk

konsekvens

3 Reduksjon i framtidig

inntektsgrunnlag

Alle Mindre handlefrihet

Fremtidig krevende

innsparingsbehov

4 Refusjoner innbetalinger

kommunen har krav paring bli

ikke innkrevd

Alle men

saeligrlig NAV

Helse og

omsorg og

oppvekst

Oslashkonomisk tap

Maringl strategi og vedtak

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Mangelfull oppfoslashlging av

politiske vedtak11

Alle

Stab

Feilandre prioriteringer gir

mangelfullineffektiv

realisering av politiske maringl

og vedtak

2 Kommunen har ikke

tilstrekkeligrett

kompetanse til aring dekke

fremtidens behov

Alle

HR Personal

Kommunen greier ikke aring yte

tilstrekkeligetilfredsstillende

tjenester

3 Kommunen er ikke nok

rigget til aring ivareta

fremtidige eksterne krav

Alle Virksomheten paringvirkes

negativt (tjenestekvalitet

oslashkonomi omdoslashmme

arbeidsplass etc)

4 Mangelfull oppfoslashlging av

kommunale planer (feks

klimaplan)

Alle Maringlsetninger blir ikke

realisert

10 Oslashkonomistyring var et prioritert omraringde i forrige plan for forvaltningsrevisjon i Frogn kommune

11 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med Oppfoslashlging av vedtak i folkevalgte organer som tema i 2016

Kontakt oss

Siv Karlsen Moa

Partner

T +47 40 63 95 48 E sivmoakpmgno

Ole Willy Fundingsrud

Director

T +47 406 39 692

E olewillyfundingsrudkpmgno

kpmgno

copy 2016 KPMG AS a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (ldquoKPMG Internationalrdquo) a Swiss entity All rights reserved

This proposal is made by KPMG AS a member firm of the KPMG network

of independent firms affiliated with KPMG International a Swiss

cooperative and is in all respects subject to the negotiation agreement and

signing of a specific engagement letter or contract KPMG International

provides no client services No member firm has any authority to obligate or

bind KPMG International or any other member firm vis-agrave-vis third parties nor

does KPMG International have any such authority to obligate or bind any

member firm

Frogn kontrollutvalg

Side 10 av 11

Frogn KU-1916 Kontrollutvalgets strateginotat Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600148-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1916 09052016 Sekretariatets innstilling

1 Kontrollutvalgets strateginotat vedtas med endringen som foreslaringtt i saksutredningen 2 Kontrollutvalget tar diskusjonen om utvalgets strateginotat til orientering

SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets strateginotat beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategier som benyttes for aring loslashse disse Notatet legges aringrlig frem for utvalget som en paringminnelse om hvilke maringl oppgaver og kjoslashreregler som gjelder for utvalgets arbeid I tillegg inviteres det til en diskusjon om eventuelle endringertilfoslashyelser i utvalgets strategi Strateginotat ble sist behandlet av utvalget i sak 415 i moslashte 2 februar 2015 Sekretariatet foreslaringr foslashlgende tillegg Under overskriften 3 Selskapskontroll paring side 2 i notatet boslashr innholdet oppdateres slik at det er samsvar med sect 13 i Forskrift om kontrollutvalg I forskriften staringr det at plan for selskapskontroll skal baseres paring en overordnet analyse Vi foreslaringr at strategien for selskapskontroll utvides til fire punkter og at punktet om overordnet analyse settes inn som nummer 2

- Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger

Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Vedlegg til sak Utvalgets strateginotat

1

STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I FROGN Sist vedtatt uten endringer 02022015 jf sak 415

Maringl og oppgaver

Kontrollutvalgets hovedmaringl er aring bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver

blir ivaretatt paring best mulig maringte

Kommuneloven (sect 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til aring forestaring

det loslashpende tilsynet med forvaltningen Utvalget skal paringse at regnskapene blir foslashrt paring en

betryggende maringte at oslashkonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomfoslashres god

forvaltningsrevisjon og selskapskontroll

Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til aring kreve enhver opplysning redegjoslashrelse eller

dokument som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene jf F sect 5

Valg og sammensetning

Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgaringr av F sect 2

Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvaringker og saksbehandlingen skal kun foregaring

ut fra et kontrollperspektiv Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin

dobbeltrolle som politikere og noslashytrale kontrolloslashrer

Hovedoppgaver

1 Regnskapsrevisjon

Utvalget skal paringse at kommunens regnskap blir revidert paring en betryggende maringte og i samsvar

med de bestemmelser som foslashlger av lov forskrift god kommunal revisjonsskikk mm

Strategi

1 Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om

arbeidet og strategien for det kommende revisjonsaringret

2 Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og

oslashkonomiforvaltning forelegges utvalget

3 Utvalget skal paringse at revisjonens merknader blir fulgt opp

2 Forvaltningsrevisjon

Kontrollutvalget skal paringse at det blir gjennomfoslashrt systematiske vurderinger av oslashkonomi og

maringloppnaringelse ut fra kommunestyrets vedtak

Strategi

1 Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse om mulige omraringder med risiko for

avvik fra oppsatte maringl i kommunen

2 Foreslaring en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for

kommunen

3 Innstille om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret

4 Paringse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen

2

3 Selskapskontroll

Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide

kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller

forvaltningsrevisjon

Strategi

1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo

2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret

3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen

4 Annet tilsyn og kontroll

Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de

opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr

kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram

saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under

utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak

Strategi

1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen

2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ

3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget

initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser

Organisering av arbeidet generelt

1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget

sekretariat

Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning

redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring

gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ

ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som

underordnede organer

Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med

kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver

Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre

undersoslashkelser som ikke er revisjon

Strategi

1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i

arbeidet

3

2 Samarbeid

Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon

med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og

revisjonen

Strategi

1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra

utvalgets moslashter

2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og

samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker

3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret

4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet

3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media

For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle

styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er

det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med

utvalget

Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del

saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold

til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger

som er underlagt lovbestemt taushetsplikt

Strategi

1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig

paring kommunens Internett-sider

2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig

innsyn paring kommunens Internettsider

3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum

4 Tips skal alltid vurderes

5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares

6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media

4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner

Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor

kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende

aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og

vedtatte planer og andre tiltak

Strategi

1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr

2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget

Frogn kontrollutvalg

Side 11 av 11

Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og

avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om

selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat

Postadresse Postboks 195 1431 Arings

Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29

64 96 20 59 (m) 920 16 409

FIKSfollofiksno

wwwfollofiksno

MOslashTEPROTOKOLL

Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5

Saksliste

Side

Saker til behandling

716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3

816 Henvendelse til kontrollutvalget 3

916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3

1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4

1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4

1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5

1316 Orienteringssaker 5

Eventuelt

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5

Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine

undersoslashkelser

Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget

Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden

Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016

Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13

Saksdokumentet er unntatt offentlighet

Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk

Otto Schacht

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 5 av 5

Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquo

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3

Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS

Pb 195 1431 AringS

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen

1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former

2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene

3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene

4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister

5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene

6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap

7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene

8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 5 av 5

9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene

10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring

generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene

11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste

organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

1

KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015

mars FIKS 7mars 2016

2

3

Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat

Februar Fornyes aringrlig

FIKS FIKS

Legges frem i mai

Rullerende

4

Moslashteplan

FIKS

1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember

5 Kommunens aringrsregnskap 2015

15 april Kommunen

6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen

7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG

311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG

8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

2

Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915

10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai

12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm

Svarfrist FIKS

Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern

22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016

FIKS FIKS FIKS FIKS

KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai

KS 1216

13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012

Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver

Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars

  • Saksliste Frogn KU 09052016
  • Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
    • Signert revisjonsberetning Frogn 2015
      • Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
        • E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
        • Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
        • Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
          • Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
            • Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
              • Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
                • saksutskrift sak 7-16
                  • Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
                    • Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
                      • Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
                        • StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
                          • Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
                            • 1 Protokoll Frogn KU 07032016
                            • 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
                            • 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
                            • 4 FrognAktivitetsplan 2016
Page 8: MØTEINNKALLING Frogn kontrollutvalg...• Ved behandling i HMPB 2.2.2016 ble nye boligområder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan, i tråd med rådmannens innstilling

Frogn kontrollutvalg

Side 6 av 11

Frogn KU-1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1500131-8 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1616 09052016 Sekretariatets innstilling

1 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding til orientering 2 Raringdmannen bes gi en endelig tilbakemelding om oppfoslashlgingen av hvert av de seks

anbefalingspunktene innen utgangen av 2016 SAKSUTREDNING Kommunestyret behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten om laquoBeredskapraquo den 1562015 i sak 11515 og vedtok at raringdmannen skulle foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet etter seks maringneder Rapporten kan leses paring wwwfollofiksno Raringdmannen skriver i sitt svar av 26112015 at revisjonens seks anbefalinger er tatt til foslashlge i Frogn kommunes samlede og oppdaterte Ros-analyse vedtatt av kommunestyret 7 desember 2015 Revisjonens anbefalinger var 1 Revidere overordnet beredskapsplan paring bakgrunn av ROS-analyse som gjennomfoslashres i 2015 2 Oppdatere og revidere enhetenes beredskapsplaner 3 Soslashrge for at samordning av planer og oversikt over ressursbehov ivaretas i noslashdvendig grad og at dette fremkommer i planene 4 Avklare behovet for en egen beredskapsplan for vassdragstiltak 5 Vurdere om enkelte planer boslashr utvides med en naeligrmere konsekvensbeskrivelse av uoslashnskede hendelser og forbedrede tiltak 6 Tilstrebe en mer ensartet struktur for enhetenes beredskapsplaner ved bruk av en felles mal Raringdmannen vil i moslashtet orientere om arbeidet med ROS-analyser og beredskapsarbeid

Frogn kontrollutvalg

Side 7 av 11

Sekretariatets vurdering Vi ser det som positivt at kommunen ved behandlingen av ROS-analysen for 2015 har tatt revisjonens anbefalinger i forvaltningsrevisjonsrapporten til foslashlge og merker oss at raringdmannen med dette mener at Kommunestyrets vedtak om oppfoslashlging av rapportens anbefalinger er gjennomfoslashrt Sekretariatet mener at raringdmannens tilbakemelding er noe uklar i forhold til aring beskrive oppfoslashlgingen av hvert enkelt anbefalingspunkt Vi anbefaler derfor at utvalget ber raringdmannen om aring avgi en ny tilbakemelding innen utgangen av 2016 med en naeligrmere beskrivelse av hvordan anbefalingspunktene er fulgt opp foslashr saken sendes til kommunestyret for endelig vedtak Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kontrollutvalg

Side 8 av 11

Frogn KU-1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600089-6 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1716 09052016 Sekretariatets innstilling

1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering

2 Kontrollutvalget ber raringdmannen levere en skriftlig rapport om resultatet av sine undersoslashkelser til utvalgets neste moslashte

Vedlegg SAKSUTREDNING Raringdmannen orienterte om denne saken paring kontrollutvalgets moslashte den 7 mars tidligere i aringr jf vedlagte KU sak 716 Utvalget vedtok da aring innkalle raringdmannen til moslashtet den 9 mai for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser I e-post til sekretariatet har raringdmannen gitt beskjed om at den skriftlige sluttrapporten foreloslashpig ikke er ferdigstilt Raringdmannen er innkalt og vil i dette moslashtet avgi en muntlig rapport om status i saken Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers Sekretaeligr Vedlegg Kopi av KU sak 716

KONTROLLUTVALGET I FROGN

Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse Postboks 195 1431 Arings Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29 64 96 20 58 (m) 95 93 96 56 FIKSfollofiksno wwwfollofiksno

Saksutskrift Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600089-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 716 07032016 Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine

undersoslashkelser Saksutskriften bekreftes Arings 2mai 2016 Lene H Lilleheier Raringdgiver Dokumentet er elektronisk godkjent

Varingr ref 1600089 Side 2 av 2

Tidligere behandlinger Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Vedlegg SAKSUTREDNING Raringdmannen sa i kontrollutvalgets moslashte den 1 februar i sak 216 vedroslashrende kontrollrutiner i byggesaksavdelingen at administrasjonen vil garing igjennom arkivene og undersoslashke aktuelle saker den korrupsjonssiktede kvinnen fra Drammen behandlet da hun var ansatt i Frogn kommune Kontrollutvalget vedtok aring be om en redegjoslashrelse fra raringdmannen om gjennomfoslashringen av undersoslashkelsen Raringdmannen er innkalt til moslashtet for aring gi en statusrapport om sine undersoslashkelser Arings 29 februar 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kontrollutvalg

Side 9 av 11

Frogn KU-1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600081-6 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1816 09052016 Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar KPMGs utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon til orientering SAKSUTREDNING I utkastet til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon fra KPMG framgaringr det at analysen er utarbeidet paring grunnlag av dokumentanalyse og det felles arbeidsmoslashtet den 13 april der baringde kontrollutvalget politiske gruppeledere samt raringdmannen og hans ledergruppe deltok Paring grunnlag av diskusjonen i utvalget vil KPMG legge fram en endelig overordnet analyse foran kontrollutvalgets neste moslashte Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Utkast overordnet analyse Frogn kommune fra KPMG

Overordnet analyse

Frogn kommune

Mai 2016

wwwkpmgno

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 1

Innhold

1 Bakgrunn og formaringl 2

11 Bakgrunn 2

12 Formaringl 2

2 Fremgangsmaringte og involvering 3

21 Innsamling av data og metode 3

3 Analyse 6

31 Generell drift 7

32 Regulatoriske risikoer 8

33 Oslashkonomi 9

34 Maringl strategi og vedtak 9

Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder 11

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 2

1 Bakgrunn og formaringl 11 Bakgrunn

Etter sect10 i forskrift om kontrollutvalg skal kontrollutvalget utarbeidet plan for forvaltningsrevisjon Planen

skal vaeligre basert paring en overordnet analyse av kommunen

Kontrollutvalget i Frogn kommune har fra KPMG bestilt en overordnet analyse som grunnlag for plan for

forvaltningsrevisjon som skal gjelde i perioden 2016-2019

12 Formaringl

Formaringlet med den overordnete analysen er aring identifisere mulige omraringdertema for forvaltningsrevisjon i

firearingrsperioden 2016-2019

For aring utarbeide planen har KPMG gjennomfoslashrt en overordnet analyse av risiko og vesentlighet Analysen gir

grunnlag for aring prioritere omraringder i kommunal virksomhet som kan vaeligre gjenstand for forvaltningsrevisjon de

neste aringrene

Denne overordnede analysen vil med andre ord presentere identifiserte omraringder i den kommunale

virksomheten hvor risikoen for feilmangler er til stede Analysen danner grunnlaget for kontrollutvalgets

prioritering av omraringder som kan vaeligre gjenstand for forvaltningsrevisjon i planperioden

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 3

2 Fremgangsmaringte og involvering

Kapittel 2 gir en oversikt over metoden som er brukt for aring samle inn data teoretisk fundament og

vesentlige hensyn som er blitt benyttet i risikovurderingen

21 Innsamling av data og metode

I arbeidet med analysen har KPMG vektlagt analyser knyttet til risiko for manglende kontroll med vesentlige

sider ved virksomheten og tjenestene Av den grunn har vi fokusert paring aring gjennomfoslashre analyser med utspring

i risiko og vesentlighet

Den overordnede analysen er fundamentet for de omraringdene kontrollutvalget og kommunestyret prioriterer

for forvaltningsrevisjon I saring maringte har det vaeligrt saeligrlig viktig aring identifisere omraringder som har en iboende risiko

vesentlig grad av uoslashnskede konsekvenser dersom risiko inntreffer og som det potensielt vil vaeligre nyttig aring

gjennomfoslashre revisjon paring nyttig sett fra et politisk staringsted fra administrasjonens staringsted og nyttig sett ut i fra

et brukerperspektiv til kommunen Dette innebaeligrer at vi i arbeidet har tatt hoslashyde for omraringder hvor revisjon

kan ha verdi for kommunen i et forbedrings- og laeligreoslashyemed og hvor revisjon kan ha forebyggende karakter

Det vil si at et revisjonsprosjekt ikke bare ser tilbake paring hva som har skjedd men at man kan garing inn paring

paringgaringende prosjekter og prosesser hvor revisjonen kan vaeligre fundament for korrigerende grep

Av den grunn har vi gjennomfoslashrt en prosess som innebaeligrer et samspill med ulike deler av kommunen

administrasjon og politikere fra hhv kontrollutvalg og kommunestyret Dette har vaeligrt viktig for aring kunne finne

de rette omraringder og risikoer for revisjon

Arbeidet har vaeligrt delt i tre hovedbolker

Kartlegge og forstaring kommunen

Arbeidsmoslashte med kommunen for aring etablere og verifisere mulige omraringder for forvaltningsrevisjon

Dokumentere analyse

211 Metode

For gjennomfoslashring av analysen har foslashlgende teknikker blitt brukt for aring samle inn data

Dokumentanalyse KPMG har innhentet og gjennomgaringtt dokumentasjon fra kommunen blant annet

aringrsmelding og oslashkonomiplan tidligere revisjoner KOSTRA-statistikk kommuneplan og aringrsbudsjett

Arbeidsmoslashte Felles arbeidsmoslashte for kontrollutvalget politiske gruppeledere raringdmannen og raringdmannens

stab

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 4

Illustrert har prosessen vaeligrt slik

212 Teoretisk fundament og vesentlige hensyn

Arbeidet har fulgt en modell som er teoretisk forankret i statsvitenskap organisasjonsteori og COSO ERM1

og den tar utgangspunkt i kommunal virksomhet og tjenestetilbud Skjematisk vil valg av

forvaltningsrevisjonsprosjekt bli et resultat av vurderinger knyttet til vesentlighet og risiko ved virksomhet og

tjenestetilbud - vurderinger som siler ut prosjekt i 4 overordnede steg Dette kan illustreres slik2

1 The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission ERM ndash Enterprise Risk Management Dette er en internasjonalt

innarbeid standard for beste praksis innen omraringdet internkontroll og risikoharingndtering i virksomheter

2 De to nederste graring feltene ivaretas av kontrollutvalget og bystyret

1bullBestilling og innspill fra kontrollutvalget

2

bullGjennomgang av eksisterande overordna analyser og planer fokus paring gjennomfoslashrte revisjoner og kontroller

3

bullGjennomgang av relevante dokument bla aringrsmelding kommuneplan aringrsbudsjett med kommentarer saker i kontrollutvalget KOSTRA statistikk fylkesmannens tilsyn kommunestyrevedtak

4

bullArbeidsmoslashte med adminstrasjon (stab og enhetsledere) tillitsvalgtehovedverneombud politiske gruppeledere og kontrollutvalg

5bullOppsummering av resultat og utarbeiding av overordnet analyse Oversendt til kontrollutvalget

6

bullKPMG dokumenterer endelig overordnet analyse i samsvar med foslashringerinnspill fra kontrollutvalet og ovesender til kontrollutvalget etter moslashte

Overordnede vurderinger av risiko- og vesentlighet

Risikovurdering av vesentlige omraringde

Prioritering av risikoomraringde

Valg av

prosjekt

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 5

I felles arbeidsmoslashte ble risikoomraringder vurdert i forhold til sannsynlighet for at risiko inntreffer og konsekvens

av risiko For konsekvensvurderinger ble foslashlgende hjelpekriterier benyttet

Liv og helse

Sikring av verdier

Brukerrettighet - oppfylling og kvalitet

Kostnadseffektivitetproduktivitet

Politisk aktualitet

Analysen av identifiserte omraringder og risiko er kategorisert i foslashlgende matrise

Den videre prosessen innebaeligrer at kontrollutvalget prioriterer identifiserte omraringderrisikoer og utformer plan

for forvaltningsrevisjon Planen vedtas i kommunestyret og kontrollutvalget velgerbestiller enkeltstaringende

revisjoner Det er ogsaring ved bestilling av enkeltstaringende revisjoner at omraringdetrisikoen spisses og

operasjonaliseres i forhold til hva og hvordan revisjonen skal innrettes

Med andre ord den overordnede analysen identifiserer foslashrst og fremst omraringdene for forvaltningsrevisjon

mens en ved bestillingen av enkeltstaringende prosjektet spisser og operasjonaliserer hvilke temaer som skal bli

gjenstand for revisjon

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 6

3 Analyse Nedenfor presenteres omraringderrisikoer som er vurdert som saeligrlig relevante for revisjon det vil si

omraringderrisikoer som er kategorisert med betydelig konsekvens og betydelig grad av sannsynlighet

I vedlegg er alle identifiserte og vurderte omraringderrisikoer presentert

Omraringdene nedenfor blir presentert i fire ulike bolker

Generell drift

Regulatoriske risikoer

Oslashkonomiske risikoer

Maringl strategi og vedtak

Baringde sannsynlighet og konsekvens er gitt en farge hvor roslashd indikerer hoslashy sannsynlighet alvorlig

konsekvens gul indikerer middels og groslashnn indikerer lav sannsynlighet liten konsekvens

De stoslashrste risikoomraringdene som ble identifisert er presentert i tabellen nedenfor Under tabellen presenterer

vi deretter vurderingene som ligger bak de prioriterte risikoomraringdene

Sortert ut ifra scorevurdering ser tabellen i uprioritert rekkefoslashlge slik ut

Risikoomraringde Hvor i kommunen Sanns Kons

1 Etikk Hele

2 IKT Hele IKT og service

3 Helse og omsorg Helse omsorg og

velferd

4 Rus og psyk Helse omsorg og velferd

5 Tidlig innsats og forebygging Oppvekst barnevern

6 Personopplysninger Hele Sentraladm

7 Selvkost Teknisk

8 Investeringsbeslutninger prosjektstyring Hele

saeligrlig oslashkonomi teknisk

9 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag Hele

10 Oppfoslashlging av kommunale planer Hele

11 Bemanning og kompetansestyring Hele

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 7

Generell drift

311 Etikk og habilitet

Kommunen har som maringl aring ha et felles verdigrunnlag og aring ha en hoslashy etisk standard og en organisasjonskultur

basert paring felles utviklende holdninger og verdier Kommunen har blant annet utarbeidet etiske retningslinjer

som sist ble revidert i 2015

I arbeidsmoslashtet ble risiko for tap som foslashlge av interne og eller eksterne misligheter diskutert og det som ble

droslashftet var hvordan de etiske retningslinjene blir fulgt opp ute i enhetene og hvordan det jobbes med aring

forhindre at misligheter oppstaringr Dette gjelder baringde i administrasjonen i samspillet mellom politikk og

administrasjon og hos eksterne samarbeidspartnere

En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke hvordan kommunen praktiserer kravene om habilitet i

saksbehandling Revisjonen kan ogsaring kartlegge hvorvidt kommunens etiske retningslinjer er kjent blant de

ansatte i hvilke grad de foslashlges opp og hvilket system kommunen har for ansatte som vil melde ifra om brudd

paring lovkrav og regler knyttet til etikk og habilitet En revisjon kan ogsaring undersoslashkes i hvilke grad oppgave- og

ansvarsfordelingen mellom administrativt og politisk nivaring er formalisert - og hvordan kommunen jobber med

aring forebygger risikoer knyttet til habilitet og misligheter

312 IKT

I arbeidsmoslashtet ble utfordringer innenfor IKT-omraringde pekt paring som et saeligrlig kritisk risikoomraringde i kommunen

Det ble pekt paring at IKT-omraringdet ikke fungerer optimalt blant annet paring grunn av at det ikke er tilstrekkelig

utviklet og det preges av saringrbarhet blant annet paring grunn av noslashdvending vedlikehold nedetid og reparasjoner

av utstyr Risikoer knyttet til informasjonssikkerhet og tilgangskontroll ble ogsaring trukket frem

Innenfor IKT- omraringdet er det en generell risiko at det er et oslashkende trusselbilde mot digitale tjenester noe

som fordrer bedre sikkerhetsmekanismer hos kommunen Det er viktig med en tydelig strategi og

bevisstgjoslashring knyttet til forandring i arbeidsprosessene Konsekvensen av aring ha et IKT-systemer som ikke er

paringlitelig kan potensielt sett vaeligre store I helse- og omsorgssektoren blir velferdsteknologi en stadig stoslashrre

del av hverdagen og det kan i verste fall staring om liv og helse Andre konsekvenser er tapt verdiskapning og

oslashkte kostnader som foslashlge av nedetid og stopp i produksjon samt negativt omdoslashmme

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel

ndash Gjennomgaring kommunens kontroll drift og vedlikehold av IKT-systemer

ndash Vurdere i hvilken grad kommunen har klare strategier og planer og knyttet til investeringer innenfor

IKT-omraringdet og hvordan disse etterleves

ndash Kartlegge hvilke system og rutiner kommunen har for aring avdekke redusere og forhindre potensielle

IKT-risikoer og om det er gode nok tilgangs- og endringskontroller i systemene

ndash Undersoslashke kommunens beredskapsplaner for aring sikre gjenopprettelse av IKT-systemer ved uforutsette

hendelser

ndash Rutiner og praksis knyttet til opplaeligring og veiledning om bruk av IKT-systemer programvarer og utstyr

313 Helse og omsorg

I kommunen er det stort fokus paring aring fremme et helhetlige bruker - og pasientforloslashp I foslashlge aringrsmeldingen for

2015 har effektiv oppgaveloslashsning og samhandling hatt stort fokus Kommunen ser at samhandling hvor

brukers behov og ressurser er styrende for varingr innsats gir mer hensiktsmessige tjenester til den enkelte

Rehabiliteringsinnsatsen i brukers eget hjem har ogsaring oslashkt

Deltagerne paring arbeidsmoslashtet vurderte ikke sannsyligheten for lovbrudd eller mangelfullt tjenestetilbud

innenfor helse- og omsorgssektoren som saeligrlig hoslashy men helse og omsorg er likevel et prioritert omraringde

siden konsekvensene potensielt sett kan vaeligre svaeligrt store hvis det foslashrst oppstaringr feil Kommunen satser stort

paring dette omraringdet og en forvaltningsrevisjon kan undersoslashke om alle krav blir ivaretatt og om resultatene

samsvarer med ressursinnsatsen

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 8

En forvaltningsrevisjon kan ogsaring se paring

ndash Tildeling av helse- og omsorgstjenester herunder saksbehandling og vedtaksoppfoslashlging

ndash Om helse og omsorgstjenestene er godt dimensjonert i forhold til behov

ndash Bruk av individuelle planer

ndash Bemanning kompetanse og rekruttering i helse- og omsorgssektoren

ndash Hvorvidt innholdet i tjenestetilbudet tilfredsstiller krav i regelverket herunder om det foreligger

hensiktsmessige rutiner og om rutinene blir etterlevd

En forvaltningsrevisjon kan rettes mot hele helse- og omsorgstjenesten i kommunen eller den kan spisses

mot enkelte tjenester og brukergrupper

314 Rus og psykiatri

Manglende samsvar mellom kvalitet tjenestetilbud og behov innenfor rus og psykiatritjenestene var et av de

omraringdene som det ble vurdert aring vaeligre hoslashyest risiko knyttet til I kommunen ser man en oslashkning i antall

personer med psykiske lidelser Konsekvensen av ikke aring ha et tilfredsstillende tjenestetilbud til denne

brukergruppen kan vaeligre at det ikke blir gitt tilbud til alle brukere som har rett paring tjenestene og det kan igjen

medfoslashre en oslashkning i langtidsbrukere av systemet I verste fall kan det ogsaring garing utover liv og helse

En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke i hvilken grad det er hensiktsmessig organisering rutiner

og samarbeid mellom enheter i kommunen samt mellom kommunen og andre relaterte instanser som sikrer

gode rus- og psykiatritjenester i kommunen Dette for aring identifisere om det er eventuelle utfordringer og

behov for forbedringer som kommunen kan dra nytte av i det videre arbeidet med aring utvikle rus- og psykiske

helsetjenester

Kommunen gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013 Det

er ogsaring et stort fokus paring de unge i kommunen Det er dermed oslashnskelig at en forvaltningsrevisjon i denne

perioden i hovedsak fokuserer paring de over 18 aringr

315 Tidlig innsats og forebygging

I oslashkonomiplanen for 2016-2019 kan man lese at det legges opp til en tettere samhandling mellom enhetene

i oppvekstsektoren hvor maringlet er aring arbeide i oslashkende grad tverrfaglig paring det forebyggende arbeidet blant

unge Kommunen vil fortsette aring prioritere tidlig innsats overfor alle maringlgrupper Videre garingr det frem av planen

at tilgjengelig statistikk viser at for mange Frogn-ungdommer over tid ikke fullfoslashrer videregaringende skole

I arbeidsmoslashtet ble tidlig innsats og forebyggende arbeid trukket frem som et risikoomraringde Det ble blant

annet stilt sposlashrsmaringl ved om barn med problemer fanges opp tidsnok hva som er aringrsaker til at unge dropper

ut av skolen og om det er en sammenheng mellom ressursbruk og resultater innenfor forebyggende

tjenester Dette er alle sposlashrsmaringl som kan besvares paring i en forvaltningsrevisjon

32 Regulatoriske risikoer

321 Ivaretakelse av personalopplysninger

Brudd paring personopplysningsloven ble identifisert som et mulig risikoomraringde i kommunen da det av noen ble

vurdert aring vaeligre hoslashy sannsynlighet for at kommunen glipper paring kravene om ivaretakelse av

personopplysninger Konsekvensen av brudd paring personalopplysningsloven kan vaeligre hoslashy for enkeltpersoner

og det kan ogsaring paringfoslashre kommunen et negativt omdoslashmme og erstatningssoslashksmaringl

For aring ivareta personopplysninger paring en riktig maringte er det viktig med system som sikrer at distribusjon

arkivering og tilgang til sensitiv informasjon foregaringr paring riktig maringte Det er viktig med gode tilgangssperrer

samt rutiner som sikrer at informasjon ikke lagres paring feil sted og at den ikke lagres lenger enn regelverket

tillater

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvilke system og rutiner Frogn kommune har for aring

etterleve krav om haringndtering av personopplysninger og informasjonssikkerhet

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 9

322 Selvkost og gebyr ndash vann og avloslashp

Fastsettelse av selvkostgebyr ble vurdert til aring vaeligre et risikoomraringde i kommunen Det ble blant annet

begrunnet med vanskelighetene knyttet til det aring sette riktige gebyrer Konsekvensen av aring ikke ha tilstrekkelig

kontroll paring dette omraringdet kan vaeligre at kommunen mottar for mye eller for lite i gebyrinntekter eller at det

blir en uhensiktsmessig fordeling av gebyr mellom de ulike abonnementstypene

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvorvidt kommunens gebyrreglementer er utformet i

samsvar med regelverket hvilke system og rutiner kommunen har knyttet til selvkostberegninger og om

kommunens gebyrer er i samsvar med selvkostreglene som gjelder for utvalgte tjenester

33 Oslashkonomi

331 Investeringsbeslutninger gjennomfoslashring av store prosjekt

Kommunen staringr ovenfor flere store investeringsprosjekt de neste aringrene Det gjelder blant annet nytt

helsebygg badeanlegg og boliger I aringrsmeldingen for 2015 garingr det frem at kommunen har en betydelig risiko

for oslashkte finanskostnader ved kun mindre endringer i renten paring grunn av dagens laringnevolum KOSTRA-tall viser

at kommunen har en hoslashy netto laringnegjeld i prosent av netto driftsinntekter sammenlignet med snittet til

Kostragruppe 8 samt lands- og fylkesgjennomsnittet

Risiko for mangelfullt beslutningsgrunnlag for investeringer ble trukket frem paring arbeidsmoslashtet som innspill til

mulig tema i en forvaltningsrevisjon Det samme ble prosjektstyring og oslashnsket om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonen med dette tema fra forrige planperiode Det begrunnes blant annet med risiko for at

kommunen mangler tilstrekkelig kompetanse og personell til aring kunne haringndtere omfattende investeringer

Det ble ogsaring stilt sposlashrsmaringl ved om kommunen har et tilfredsstillende prosjektstyringssystem og om det

virker etter hensikten Kommunens rutiner for investeringer i inventar ble ogsaring tatt opp

Generelle aringrsaker til risiko paring omraringdet kan vaeligre manglende kompetanse og kapasitet eller uklare rutiner og

ansvarsforhold naringr det gjelder det aring faring utarbeidet grundige analyser i forkant av investeringsbeslutningene

Konsekvensen av at investeringer ikke bygger paring et solid beslutningsgrunnlag kan vaeligre oslashkonomisk tap som

foslashlge av merkostnader

Grunnlagsarbeidet bak avgjoslashrelser om investeringer er en vesentlig del av prosessen i en virksomhet sin

styring av investeringsprosjekt Temaet kan tas opp som en egen forvaltningsrevisjon eller det kan ses i

sammenheng med en oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonen om prosjektstyring fra 2013

En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge hvordan prosjekter kvalitetssikres og foslashlges opp underveis eller

om loven om offentlige anskaffelser blir etterlevd naringr kommunen foretar innkjoslashp i forbindelse med prosjekt

332 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag

Reduksjon i framtidig inntektsgrunnlag ble paring felles arbeidsmoslashte i kommunen identifisert som et

risikoomraringde Det ble i den forbindelse pekt paring usikkerhet knyttet til arbeidsledighet og konsekvenser som

det kan medfoslashre herunder oslashkte sosiale kostnader og reduksjon i skatteinntekter Dette sett i sammenheng

med den saringrbare situasjonen som kommunen er i pga hoslashy laringnegjeld gjoslashr kommunen saringrbar for svingninger

i oslashkonomien Dersom inntektsgrunnlaget svekkes kan konsekvensen vaeligre krevende innsparingsbehov og

vesentlig lavere handlefrihet i kommunen

Dette er et tema som kan inngaring i en forvaltningsrevisjon som ser paring kommunens oslashkonomistyring Herunder

kan man eksempelvis se paring hvilke prosesser og rutiner kommunen har paring plass for aring identifisere haringndtere

og gjoslashre tiltak for aring tilpasse seg endrede oslashkonomiske forutsetninger som endring i inntekstgrunnlag

34 Maringl strategi og vedtak

341 Oppfoslashlging av kommunale planer

Kommunen har en rekke med overordnede og tematiske planer om strategier og maringl for fremtidig utvikling

Planene inneholder en handlingsdel med konkrete tiltak og aktiviteter som skal gjennomfoslashres innenfor en

gitt tidsperiode I arbeidsmoslashtet ble mangelfull oppfoslashlging av planer vurdert aring vaeligre et risikoomraringde

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 10

Konsekvensen kan vaeligre at viktige maringl og strategier ikke blir innfridd noe som kan garing utover tjenestetilbudet

og enkeltmennesker og det kan medfoslashre et svekket omdoslashmme for kommunen

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel se naeligrmere paring innholdet i en eller flere av kommunens planer og

undersoslashke hvorvidt planens maringlsetninger og handlingsplaner er blitt realisert Man kan ogsaring se paring hvilke

systemer og rutiner kommunen har for aring utforme og revidere planer og for aring foslashlge opp konkrete maringl og tiltak

342 Styring av kompetanse og bemanning

I arbeidet med den overordnede analysen har det kommet innspill fra kontrollutvalget om at saringrbarhet i

ressurssituasjonen er et mulig risikoomraringde og det gjaldt saeligrlig hvordan kommunen haringndterer utskiftning

av personell og akutte problemer ved fravaeligr

En forvaltningsrevisjon kan se paring ressurs- og kompetansesituasjonen i sentrale stoslashttefunksjoner i

kommunen og vurdere i hvilken grad kommunen har etablerte systemer og rutiner som hindrer saringrbarhet og

som sikrer etterlevelse av sentrale bestemmelser i saksbehandlingen

En annen vinkling kan vaeligre aring undersoslashke hvilke maringl som foreligger for bemanning rekruttering og

kompetanseheving I foslashlge kommuneplanen indikerer prognosene for befolkningsvekst og sammensetning

at behovet for kommunale tjenester kommer til oslashke markant Bare innenfor pleie- og omsorgstjenestene er

det forventet at behovet skal oslashke med ca 10 prosent frem til 2019 Dette vil aringpenbart paringvirke fremtidig behov

for rekruttering og kompetanse i kommunen Kompetanse handler ogsaring om aring beholde og utvikle

medarbeiderne i kommunen En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge rdquoturn overrdquo og aringrsaker til turn over

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 11

Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder Nedenfor presenteres oslashvrige risikoomraringder som er identifisert og vurdert

Generell drift

Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons

1 Interne ogeller eksterne

misligheter

Alle Tap som foslashlge av intern

svindel og andre personlige

vinninger

Svekket omdoslashmme

Daringrligere kvalitet

2 Stoslashttetjenestene leverer

ikke tilstrekkelig verdi til

kommunen

Servicesenter

Fellestjenester

Ineffektivitetdaringrlig kvalitet

hindrer tjenestene og politisk

virksomhet i aring gjoslashre en god

nok jobb

Variertdaringrlig

serviceopplevelse

Daringrlig omdoslashmme hos

innbyggerne

3 Post- og arkivfunksjonen

fungerer ikke etter

hensikten

Servicesenter

Fellestjenester

Publikum ansatte faringr ikke

tilgang paring opplysninger

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

4 Uhensiktsmessig drift av

og manglende kunnskap

om IKT-systemene i

kommunen

IKT Uautoriserte tilganger og

endringer

Tapt

verdiskapingineffektivitet

Oslashkte kostnader oslashkonomisk

tap

Oslashkte drifts- og

vedlikeholdskostnader

5 Store prosjekt leverer ikke

iht tid kostnad og kvalitet3

Teknisk Kostnadssprekk kan foslashre til

oslashkte gebyr og relativt store

oslashkonomiske tap

Kvalitetsutfordringer

Forsinkelser i prosjekt kan

foslashre til at inntektsstroslashmmen

fra investeringen forsinkes

med foslashlger for oslashvrig

virksomhet

6 Vedlikeholdsarbeidet er for

lite planmessig

langsiktig

Teknisk Vedlikeholdsetterslep som

gir oslashkte kostnader paring lengre

sikt

Oslashkte investerings- og

driftskostnader

HMS-krav blir ikke innfridd

7 Tjenestetilbudet innenfor

helse- og omsorgssektoren

samsvarer ikke med behov

Helse og

omsorg

Alle brukere som har behov

for det faringr ikke noslashdvendige

helse- og omsorgstenester

Dyre ineffektive tjenester

Fare for liv og helse

3 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med prosjektstyring som tema i 2013

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 12

Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons

8 Manglende samsvar

mellom kvalitet

tjenestetilbud og behov

innenfor rus- og

psykiatritjenesten4

Helse og

omsorg

Oslashkt risiko for at enkelte blir

langtidsbrukere av systemet

Ikke tilbud til alle som har rett

paring tjenester

Uheldige konsekvenser for

enkeltmenneske

9 Mangelfullt tilbud til

flyktninger i kommunen

Alle Daringrligere integrering f eks

daringrlig spraringk

Oslashkte kostnader

10 Varierende kvalitet paring

skolene mtp laeligringsmiljoslash

og laeligringsresultat

Oppvekst Oslashkende skille i

kunnskapsnivaring

Ikke fullfoslashring av utdanning

Oslashkt antall innbyggere paring

trygd

11 Tidlig innsats og

forebyggende arbeid rettet

mot barn unge og familier

nedprioriteres

Oppvekst

barnevern

NAV

Uheldige konsekvenser for

enkeltmenneske

Kan medfoslashre stoslashrre behov og

oslashkte kostnader i fremtiden

12 Kulturtilbudet er ikke

tilgjengelig for alle

Kultur og idrett Lite attraktivt for nye

innbyggere

Redusert livskvalitet for

enkelte

Regulatoriske risikoer

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Brudd paring lov og forskrift

relatert til offentlige

anskaffelser

Alle

Teknisk

Oslashkonomiske tap herunder

erstatningssoslashksmaringl og boslashter

pga feil i innkjoslashpsprosessen

og at kommunen kjoslashper inn

til for hoslashy pris

Negativt omdoslashmme

2 Brudd paring

personopplysningsloven

Alle ndash saeligrlig

innenfor helse

og oppvekst

Erstatningssoslashksmaringl

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

3 Brudd paring arbeidsmiljoslashloven Alle Negative konsekvenser for

enkeltansatte

Negativ effekt paring omdoslashmmet

Manglende oppfoslashlging av

sykemeldte

4 Brudd paring lov om

offentlighet Alle Forskjellsbehandling ndash ulik

saksbehandling

Publikum faringr ikke tilgang til

opplysninger

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

4 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 13

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

5 Brudd paring kommunelovens

krav til internkontroll

Alle Feil blir ikke rettet opp og

dette kan igjen medfoslashre

lovbrudd oslashkte kostnader og

skader

6 Brudd paring forvaltningsloven Alle Forskjellsbehandling ndash ulik

saksbehandling

Klagesaker - merkostnader

7 Brudd paring plan- og

bygningsloven5

Plan og

byggesak

Manglende likebehandling

Manglende samsvar mellom

tiltak og gitte tillatelserkrav

8 Fastsettelse av

selvkostgebyr samsvarer

ikke med krav6

Teknisk For hoslashye eller for lave gebyr

Negativt omdoslashmme

9 Brudd paring lovkrav innen

helse og omsorg

Helse og

omsorg

Brukere faringr ikke noslashdvendige

tjenester

Brukere faringr ikke individuell

plan

For lite brukermedvirkning

10 Nye ukjente oppgaver

som foslashlge av

samhandlingsreformen7

Helse og

omsorg

Utilstrekkeligfeil behandling

av pasienter i overganger

mellom kommunen og

sykehus

Innbyggerne faringr ikke

optimale tjenester

Oslashkte kostnader for

kommunen

Daringrlig omdoslashmme

11 Brudd paring barnehageloven ndash

kommunen sitt ansvar som

barnehagemynde

Barnehage Mangler i og klager paring

tilskudd til private barnehager

Varierende kvalitet paring

barnehagene i kommunen

12 Brudd paring lovkrav til sosiale

tjenester

Helse og

omsorg

NAV

Brukere faringr ikke noslashdvendige

tjenester

Daringrligere folkehelse

Oslashkte sosiale forskjeller

13 Brudd paring barnevernloven8 Barnevernet Enkelte barn blir ikke fanget

opp negativ konsekvens for

den enkelte

Kommunen kan bli

erstatningsansvarlig

Negativt omdoslashmme

14 Brudd paring opplaeligringsloven9 Skole

barnehage

Enkelte barn blir ikke fulgt

tilstrekkelig opp

Stoslashrre sosiale og

helsemessige problemer

5 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med byggesaksbehandling som tema i 2012

6 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med vann og avloslashp som tema i 2014

7 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Samhandlingsreformen som tema i 2014

8 Frogn gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med barnevern som tema i 2015

9 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med PP-tjenesten som tema i 2016

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 14

Oslashkonomi

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Lav eller varierende grad

av budsjettstyring10

Alle Negativ oslashkonomisk

konsekvens naring og for

framtiden

Avvik blir ikke avdekket

Ineffektiv bruk av midler

2 Investeringsbeslutninger

tas paring ufullstendig svakt

grunnlag

Alle Det gjoslashres feil

investeringsbeslutning

Negativ oslashkonomisk

konsekvens

3 Reduksjon i framtidig

inntektsgrunnlag

Alle Mindre handlefrihet

Fremtidig krevende

innsparingsbehov

4 Refusjoner innbetalinger

kommunen har krav paring bli

ikke innkrevd

Alle men

saeligrlig NAV

Helse og

omsorg og

oppvekst

Oslashkonomisk tap

Maringl strategi og vedtak

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Mangelfull oppfoslashlging av

politiske vedtak11

Alle

Stab

Feilandre prioriteringer gir

mangelfullineffektiv

realisering av politiske maringl

og vedtak

2 Kommunen har ikke

tilstrekkeligrett

kompetanse til aring dekke

fremtidens behov

Alle

HR Personal

Kommunen greier ikke aring yte

tilstrekkeligetilfredsstillende

tjenester

3 Kommunen er ikke nok

rigget til aring ivareta

fremtidige eksterne krav

Alle Virksomheten paringvirkes

negativt (tjenestekvalitet

oslashkonomi omdoslashmme

arbeidsplass etc)

4 Mangelfull oppfoslashlging av

kommunale planer (feks

klimaplan)

Alle Maringlsetninger blir ikke

realisert

10 Oslashkonomistyring var et prioritert omraringde i forrige plan for forvaltningsrevisjon i Frogn kommune

11 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med Oppfoslashlging av vedtak i folkevalgte organer som tema i 2016

Kontakt oss

Siv Karlsen Moa

Partner

T +47 40 63 95 48 E sivmoakpmgno

Ole Willy Fundingsrud

Director

T +47 406 39 692

E olewillyfundingsrudkpmgno

kpmgno

copy 2016 KPMG AS a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (ldquoKPMG Internationalrdquo) a Swiss entity All rights reserved

This proposal is made by KPMG AS a member firm of the KPMG network

of independent firms affiliated with KPMG International a Swiss

cooperative and is in all respects subject to the negotiation agreement and

signing of a specific engagement letter or contract KPMG International

provides no client services No member firm has any authority to obligate or

bind KPMG International or any other member firm vis-agrave-vis third parties nor

does KPMG International have any such authority to obligate or bind any

member firm

Frogn kontrollutvalg

Side 10 av 11

Frogn KU-1916 Kontrollutvalgets strateginotat Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600148-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1916 09052016 Sekretariatets innstilling

1 Kontrollutvalgets strateginotat vedtas med endringen som foreslaringtt i saksutredningen 2 Kontrollutvalget tar diskusjonen om utvalgets strateginotat til orientering

SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets strateginotat beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategier som benyttes for aring loslashse disse Notatet legges aringrlig frem for utvalget som en paringminnelse om hvilke maringl oppgaver og kjoslashreregler som gjelder for utvalgets arbeid I tillegg inviteres det til en diskusjon om eventuelle endringertilfoslashyelser i utvalgets strategi Strateginotat ble sist behandlet av utvalget i sak 415 i moslashte 2 februar 2015 Sekretariatet foreslaringr foslashlgende tillegg Under overskriften 3 Selskapskontroll paring side 2 i notatet boslashr innholdet oppdateres slik at det er samsvar med sect 13 i Forskrift om kontrollutvalg I forskriften staringr det at plan for selskapskontroll skal baseres paring en overordnet analyse Vi foreslaringr at strategien for selskapskontroll utvides til fire punkter og at punktet om overordnet analyse settes inn som nummer 2

- Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger

Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Vedlegg til sak Utvalgets strateginotat

1

STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I FROGN Sist vedtatt uten endringer 02022015 jf sak 415

Maringl og oppgaver

Kontrollutvalgets hovedmaringl er aring bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver

blir ivaretatt paring best mulig maringte

Kommuneloven (sect 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til aring forestaring

det loslashpende tilsynet med forvaltningen Utvalget skal paringse at regnskapene blir foslashrt paring en

betryggende maringte at oslashkonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomfoslashres god

forvaltningsrevisjon og selskapskontroll

Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til aring kreve enhver opplysning redegjoslashrelse eller

dokument som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene jf F sect 5

Valg og sammensetning

Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgaringr av F sect 2

Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvaringker og saksbehandlingen skal kun foregaring

ut fra et kontrollperspektiv Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin

dobbeltrolle som politikere og noslashytrale kontrolloslashrer

Hovedoppgaver

1 Regnskapsrevisjon

Utvalget skal paringse at kommunens regnskap blir revidert paring en betryggende maringte og i samsvar

med de bestemmelser som foslashlger av lov forskrift god kommunal revisjonsskikk mm

Strategi

1 Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om

arbeidet og strategien for det kommende revisjonsaringret

2 Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og

oslashkonomiforvaltning forelegges utvalget

3 Utvalget skal paringse at revisjonens merknader blir fulgt opp

2 Forvaltningsrevisjon

Kontrollutvalget skal paringse at det blir gjennomfoslashrt systematiske vurderinger av oslashkonomi og

maringloppnaringelse ut fra kommunestyrets vedtak

Strategi

1 Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse om mulige omraringder med risiko for

avvik fra oppsatte maringl i kommunen

2 Foreslaring en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for

kommunen

3 Innstille om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret

4 Paringse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen

2

3 Selskapskontroll

Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide

kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller

forvaltningsrevisjon

Strategi

1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo

2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret

3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen

4 Annet tilsyn og kontroll

Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de

opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr

kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram

saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under

utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak

Strategi

1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen

2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ

3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget

initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser

Organisering av arbeidet generelt

1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget

sekretariat

Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning

redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring

gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ

ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som

underordnede organer

Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med

kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver

Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre

undersoslashkelser som ikke er revisjon

Strategi

1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i

arbeidet

3

2 Samarbeid

Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon

med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og

revisjonen

Strategi

1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra

utvalgets moslashter

2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og

samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker

3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret

4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet

3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media

For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle

styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er

det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med

utvalget

Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del

saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold

til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger

som er underlagt lovbestemt taushetsplikt

Strategi

1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig

paring kommunens Internett-sider

2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig

innsyn paring kommunens Internettsider

3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum

4 Tips skal alltid vurderes

5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares

6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media

4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner

Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor

kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende

aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og

vedtatte planer og andre tiltak

Strategi

1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr

2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget

Frogn kontrollutvalg

Side 11 av 11

Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og

avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om

selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat

Postadresse Postboks 195 1431 Arings

Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29

64 96 20 59 (m) 920 16 409

FIKSfollofiksno

wwwfollofiksno

MOslashTEPROTOKOLL

Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5

Saksliste

Side

Saker til behandling

716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3

816 Henvendelse til kontrollutvalget 3

916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3

1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4

1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4

1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5

1316 Orienteringssaker 5

Eventuelt

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5

Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine

undersoslashkelser

Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget

Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden

Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016

Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13

Saksdokumentet er unntatt offentlighet

Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk

Otto Schacht

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 5 av 5

Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquo

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3

Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS

Pb 195 1431 AringS

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen

1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former

2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene

3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene

4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister

5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene

6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap

7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene

8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 5 av 5

9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene

10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring

generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene

11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste

organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

1

KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015

mars FIKS 7mars 2016

2

3

Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat

Februar Fornyes aringrlig

FIKS FIKS

Legges frem i mai

Rullerende

4

Moslashteplan

FIKS

1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember

5 Kommunens aringrsregnskap 2015

15 april Kommunen

6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen

7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG

311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG

8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

2

Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915

10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai

12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm

Svarfrist FIKS

Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern

22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016

FIKS FIKS FIKS FIKS

KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai

KS 1216

13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012

Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver

Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars

  • Saksliste Frogn KU 09052016
  • Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
    • Signert revisjonsberetning Frogn 2015
      • Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
        • E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
        • Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
        • Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
          • Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
            • Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
              • Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
                • saksutskrift sak 7-16
                  • Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
                    • Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
                      • Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
                        • StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
                          • Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
                            • 1 Protokoll Frogn KU 07032016
                            • 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
                            • 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
                            • 4 FrognAktivitetsplan 2016
Page 9: MØTEINNKALLING Frogn kontrollutvalg...• Ved behandling i HMPB 2.2.2016 ble nye boligområder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan, i tråd med rådmannens innstilling

Frogn kontrollutvalg

Side 7 av 11

Sekretariatets vurdering Vi ser det som positivt at kommunen ved behandlingen av ROS-analysen for 2015 har tatt revisjonens anbefalinger i forvaltningsrevisjonsrapporten til foslashlge og merker oss at raringdmannen med dette mener at Kommunestyrets vedtak om oppfoslashlging av rapportens anbefalinger er gjennomfoslashrt Sekretariatet mener at raringdmannens tilbakemelding er noe uklar i forhold til aring beskrive oppfoslashlgingen av hvert enkelt anbefalingspunkt Vi anbefaler derfor at utvalget ber raringdmannen om aring avgi en ny tilbakemelding innen utgangen av 2016 med en naeligrmere beskrivelse av hvordan anbefalingspunktene er fulgt opp foslashr saken sendes til kommunestyret for endelig vedtak Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kontrollutvalg

Side 8 av 11

Frogn KU-1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600089-6 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1716 09052016 Sekretariatets innstilling

1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering

2 Kontrollutvalget ber raringdmannen levere en skriftlig rapport om resultatet av sine undersoslashkelser til utvalgets neste moslashte

Vedlegg SAKSUTREDNING Raringdmannen orienterte om denne saken paring kontrollutvalgets moslashte den 7 mars tidligere i aringr jf vedlagte KU sak 716 Utvalget vedtok da aring innkalle raringdmannen til moslashtet den 9 mai for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser I e-post til sekretariatet har raringdmannen gitt beskjed om at den skriftlige sluttrapporten foreloslashpig ikke er ferdigstilt Raringdmannen er innkalt og vil i dette moslashtet avgi en muntlig rapport om status i saken Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers Sekretaeligr Vedlegg Kopi av KU sak 716

KONTROLLUTVALGET I FROGN

Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse Postboks 195 1431 Arings Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29 64 96 20 58 (m) 95 93 96 56 FIKSfollofiksno wwwfollofiksno

Saksutskrift Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600089-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 716 07032016 Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine

undersoslashkelser Saksutskriften bekreftes Arings 2mai 2016 Lene H Lilleheier Raringdgiver Dokumentet er elektronisk godkjent

Varingr ref 1600089 Side 2 av 2

Tidligere behandlinger Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Vedlegg SAKSUTREDNING Raringdmannen sa i kontrollutvalgets moslashte den 1 februar i sak 216 vedroslashrende kontrollrutiner i byggesaksavdelingen at administrasjonen vil garing igjennom arkivene og undersoslashke aktuelle saker den korrupsjonssiktede kvinnen fra Drammen behandlet da hun var ansatt i Frogn kommune Kontrollutvalget vedtok aring be om en redegjoslashrelse fra raringdmannen om gjennomfoslashringen av undersoslashkelsen Raringdmannen er innkalt til moslashtet for aring gi en statusrapport om sine undersoslashkelser Arings 29 februar 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kontrollutvalg

Side 9 av 11

Frogn KU-1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600081-6 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1816 09052016 Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar KPMGs utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon til orientering SAKSUTREDNING I utkastet til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon fra KPMG framgaringr det at analysen er utarbeidet paring grunnlag av dokumentanalyse og det felles arbeidsmoslashtet den 13 april der baringde kontrollutvalget politiske gruppeledere samt raringdmannen og hans ledergruppe deltok Paring grunnlag av diskusjonen i utvalget vil KPMG legge fram en endelig overordnet analyse foran kontrollutvalgets neste moslashte Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Utkast overordnet analyse Frogn kommune fra KPMG

Overordnet analyse

Frogn kommune

Mai 2016

wwwkpmgno

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 1

Innhold

1 Bakgrunn og formaringl 2

11 Bakgrunn 2

12 Formaringl 2

2 Fremgangsmaringte og involvering 3

21 Innsamling av data og metode 3

3 Analyse 6

31 Generell drift 7

32 Regulatoriske risikoer 8

33 Oslashkonomi 9

34 Maringl strategi og vedtak 9

Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder 11

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 2

1 Bakgrunn og formaringl 11 Bakgrunn

Etter sect10 i forskrift om kontrollutvalg skal kontrollutvalget utarbeidet plan for forvaltningsrevisjon Planen

skal vaeligre basert paring en overordnet analyse av kommunen

Kontrollutvalget i Frogn kommune har fra KPMG bestilt en overordnet analyse som grunnlag for plan for

forvaltningsrevisjon som skal gjelde i perioden 2016-2019

12 Formaringl

Formaringlet med den overordnete analysen er aring identifisere mulige omraringdertema for forvaltningsrevisjon i

firearingrsperioden 2016-2019

For aring utarbeide planen har KPMG gjennomfoslashrt en overordnet analyse av risiko og vesentlighet Analysen gir

grunnlag for aring prioritere omraringder i kommunal virksomhet som kan vaeligre gjenstand for forvaltningsrevisjon de

neste aringrene

Denne overordnede analysen vil med andre ord presentere identifiserte omraringder i den kommunale

virksomheten hvor risikoen for feilmangler er til stede Analysen danner grunnlaget for kontrollutvalgets

prioritering av omraringder som kan vaeligre gjenstand for forvaltningsrevisjon i planperioden

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 3

2 Fremgangsmaringte og involvering

Kapittel 2 gir en oversikt over metoden som er brukt for aring samle inn data teoretisk fundament og

vesentlige hensyn som er blitt benyttet i risikovurderingen

21 Innsamling av data og metode

I arbeidet med analysen har KPMG vektlagt analyser knyttet til risiko for manglende kontroll med vesentlige

sider ved virksomheten og tjenestene Av den grunn har vi fokusert paring aring gjennomfoslashre analyser med utspring

i risiko og vesentlighet

Den overordnede analysen er fundamentet for de omraringdene kontrollutvalget og kommunestyret prioriterer

for forvaltningsrevisjon I saring maringte har det vaeligrt saeligrlig viktig aring identifisere omraringder som har en iboende risiko

vesentlig grad av uoslashnskede konsekvenser dersom risiko inntreffer og som det potensielt vil vaeligre nyttig aring

gjennomfoslashre revisjon paring nyttig sett fra et politisk staringsted fra administrasjonens staringsted og nyttig sett ut i fra

et brukerperspektiv til kommunen Dette innebaeligrer at vi i arbeidet har tatt hoslashyde for omraringder hvor revisjon

kan ha verdi for kommunen i et forbedrings- og laeligreoslashyemed og hvor revisjon kan ha forebyggende karakter

Det vil si at et revisjonsprosjekt ikke bare ser tilbake paring hva som har skjedd men at man kan garing inn paring

paringgaringende prosjekter og prosesser hvor revisjonen kan vaeligre fundament for korrigerende grep

Av den grunn har vi gjennomfoslashrt en prosess som innebaeligrer et samspill med ulike deler av kommunen

administrasjon og politikere fra hhv kontrollutvalg og kommunestyret Dette har vaeligrt viktig for aring kunne finne

de rette omraringder og risikoer for revisjon

Arbeidet har vaeligrt delt i tre hovedbolker

Kartlegge og forstaring kommunen

Arbeidsmoslashte med kommunen for aring etablere og verifisere mulige omraringder for forvaltningsrevisjon

Dokumentere analyse

211 Metode

For gjennomfoslashring av analysen har foslashlgende teknikker blitt brukt for aring samle inn data

Dokumentanalyse KPMG har innhentet og gjennomgaringtt dokumentasjon fra kommunen blant annet

aringrsmelding og oslashkonomiplan tidligere revisjoner KOSTRA-statistikk kommuneplan og aringrsbudsjett

Arbeidsmoslashte Felles arbeidsmoslashte for kontrollutvalget politiske gruppeledere raringdmannen og raringdmannens

stab

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 4

Illustrert har prosessen vaeligrt slik

212 Teoretisk fundament og vesentlige hensyn

Arbeidet har fulgt en modell som er teoretisk forankret i statsvitenskap organisasjonsteori og COSO ERM1

og den tar utgangspunkt i kommunal virksomhet og tjenestetilbud Skjematisk vil valg av

forvaltningsrevisjonsprosjekt bli et resultat av vurderinger knyttet til vesentlighet og risiko ved virksomhet og

tjenestetilbud - vurderinger som siler ut prosjekt i 4 overordnede steg Dette kan illustreres slik2

1 The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission ERM ndash Enterprise Risk Management Dette er en internasjonalt

innarbeid standard for beste praksis innen omraringdet internkontroll og risikoharingndtering i virksomheter

2 De to nederste graring feltene ivaretas av kontrollutvalget og bystyret

1bullBestilling og innspill fra kontrollutvalget

2

bullGjennomgang av eksisterande overordna analyser og planer fokus paring gjennomfoslashrte revisjoner og kontroller

3

bullGjennomgang av relevante dokument bla aringrsmelding kommuneplan aringrsbudsjett med kommentarer saker i kontrollutvalget KOSTRA statistikk fylkesmannens tilsyn kommunestyrevedtak

4

bullArbeidsmoslashte med adminstrasjon (stab og enhetsledere) tillitsvalgtehovedverneombud politiske gruppeledere og kontrollutvalg

5bullOppsummering av resultat og utarbeiding av overordnet analyse Oversendt til kontrollutvalget

6

bullKPMG dokumenterer endelig overordnet analyse i samsvar med foslashringerinnspill fra kontrollutvalet og ovesender til kontrollutvalget etter moslashte

Overordnede vurderinger av risiko- og vesentlighet

Risikovurdering av vesentlige omraringde

Prioritering av risikoomraringde

Valg av

prosjekt

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 5

I felles arbeidsmoslashte ble risikoomraringder vurdert i forhold til sannsynlighet for at risiko inntreffer og konsekvens

av risiko For konsekvensvurderinger ble foslashlgende hjelpekriterier benyttet

Liv og helse

Sikring av verdier

Brukerrettighet - oppfylling og kvalitet

Kostnadseffektivitetproduktivitet

Politisk aktualitet

Analysen av identifiserte omraringder og risiko er kategorisert i foslashlgende matrise

Den videre prosessen innebaeligrer at kontrollutvalget prioriterer identifiserte omraringderrisikoer og utformer plan

for forvaltningsrevisjon Planen vedtas i kommunestyret og kontrollutvalget velgerbestiller enkeltstaringende

revisjoner Det er ogsaring ved bestilling av enkeltstaringende revisjoner at omraringdetrisikoen spisses og

operasjonaliseres i forhold til hva og hvordan revisjonen skal innrettes

Med andre ord den overordnede analysen identifiserer foslashrst og fremst omraringdene for forvaltningsrevisjon

mens en ved bestillingen av enkeltstaringende prosjektet spisser og operasjonaliserer hvilke temaer som skal bli

gjenstand for revisjon

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 6

3 Analyse Nedenfor presenteres omraringderrisikoer som er vurdert som saeligrlig relevante for revisjon det vil si

omraringderrisikoer som er kategorisert med betydelig konsekvens og betydelig grad av sannsynlighet

I vedlegg er alle identifiserte og vurderte omraringderrisikoer presentert

Omraringdene nedenfor blir presentert i fire ulike bolker

Generell drift

Regulatoriske risikoer

Oslashkonomiske risikoer

Maringl strategi og vedtak

Baringde sannsynlighet og konsekvens er gitt en farge hvor roslashd indikerer hoslashy sannsynlighet alvorlig

konsekvens gul indikerer middels og groslashnn indikerer lav sannsynlighet liten konsekvens

De stoslashrste risikoomraringdene som ble identifisert er presentert i tabellen nedenfor Under tabellen presenterer

vi deretter vurderingene som ligger bak de prioriterte risikoomraringdene

Sortert ut ifra scorevurdering ser tabellen i uprioritert rekkefoslashlge slik ut

Risikoomraringde Hvor i kommunen Sanns Kons

1 Etikk Hele

2 IKT Hele IKT og service

3 Helse og omsorg Helse omsorg og

velferd

4 Rus og psyk Helse omsorg og velferd

5 Tidlig innsats og forebygging Oppvekst barnevern

6 Personopplysninger Hele Sentraladm

7 Selvkost Teknisk

8 Investeringsbeslutninger prosjektstyring Hele

saeligrlig oslashkonomi teknisk

9 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag Hele

10 Oppfoslashlging av kommunale planer Hele

11 Bemanning og kompetansestyring Hele

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 7

Generell drift

311 Etikk og habilitet

Kommunen har som maringl aring ha et felles verdigrunnlag og aring ha en hoslashy etisk standard og en organisasjonskultur

basert paring felles utviklende holdninger og verdier Kommunen har blant annet utarbeidet etiske retningslinjer

som sist ble revidert i 2015

I arbeidsmoslashtet ble risiko for tap som foslashlge av interne og eller eksterne misligheter diskutert og det som ble

droslashftet var hvordan de etiske retningslinjene blir fulgt opp ute i enhetene og hvordan det jobbes med aring

forhindre at misligheter oppstaringr Dette gjelder baringde i administrasjonen i samspillet mellom politikk og

administrasjon og hos eksterne samarbeidspartnere

En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke hvordan kommunen praktiserer kravene om habilitet i

saksbehandling Revisjonen kan ogsaring kartlegge hvorvidt kommunens etiske retningslinjer er kjent blant de

ansatte i hvilke grad de foslashlges opp og hvilket system kommunen har for ansatte som vil melde ifra om brudd

paring lovkrav og regler knyttet til etikk og habilitet En revisjon kan ogsaring undersoslashkes i hvilke grad oppgave- og

ansvarsfordelingen mellom administrativt og politisk nivaring er formalisert - og hvordan kommunen jobber med

aring forebygger risikoer knyttet til habilitet og misligheter

312 IKT

I arbeidsmoslashtet ble utfordringer innenfor IKT-omraringde pekt paring som et saeligrlig kritisk risikoomraringde i kommunen

Det ble pekt paring at IKT-omraringdet ikke fungerer optimalt blant annet paring grunn av at det ikke er tilstrekkelig

utviklet og det preges av saringrbarhet blant annet paring grunn av noslashdvending vedlikehold nedetid og reparasjoner

av utstyr Risikoer knyttet til informasjonssikkerhet og tilgangskontroll ble ogsaring trukket frem

Innenfor IKT- omraringdet er det en generell risiko at det er et oslashkende trusselbilde mot digitale tjenester noe

som fordrer bedre sikkerhetsmekanismer hos kommunen Det er viktig med en tydelig strategi og

bevisstgjoslashring knyttet til forandring i arbeidsprosessene Konsekvensen av aring ha et IKT-systemer som ikke er

paringlitelig kan potensielt sett vaeligre store I helse- og omsorgssektoren blir velferdsteknologi en stadig stoslashrre

del av hverdagen og det kan i verste fall staring om liv og helse Andre konsekvenser er tapt verdiskapning og

oslashkte kostnader som foslashlge av nedetid og stopp i produksjon samt negativt omdoslashmme

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel

ndash Gjennomgaring kommunens kontroll drift og vedlikehold av IKT-systemer

ndash Vurdere i hvilken grad kommunen har klare strategier og planer og knyttet til investeringer innenfor

IKT-omraringdet og hvordan disse etterleves

ndash Kartlegge hvilke system og rutiner kommunen har for aring avdekke redusere og forhindre potensielle

IKT-risikoer og om det er gode nok tilgangs- og endringskontroller i systemene

ndash Undersoslashke kommunens beredskapsplaner for aring sikre gjenopprettelse av IKT-systemer ved uforutsette

hendelser

ndash Rutiner og praksis knyttet til opplaeligring og veiledning om bruk av IKT-systemer programvarer og utstyr

313 Helse og omsorg

I kommunen er det stort fokus paring aring fremme et helhetlige bruker - og pasientforloslashp I foslashlge aringrsmeldingen for

2015 har effektiv oppgaveloslashsning og samhandling hatt stort fokus Kommunen ser at samhandling hvor

brukers behov og ressurser er styrende for varingr innsats gir mer hensiktsmessige tjenester til den enkelte

Rehabiliteringsinnsatsen i brukers eget hjem har ogsaring oslashkt

Deltagerne paring arbeidsmoslashtet vurderte ikke sannsyligheten for lovbrudd eller mangelfullt tjenestetilbud

innenfor helse- og omsorgssektoren som saeligrlig hoslashy men helse og omsorg er likevel et prioritert omraringde

siden konsekvensene potensielt sett kan vaeligre svaeligrt store hvis det foslashrst oppstaringr feil Kommunen satser stort

paring dette omraringdet og en forvaltningsrevisjon kan undersoslashke om alle krav blir ivaretatt og om resultatene

samsvarer med ressursinnsatsen

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 8

En forvaltningsrevisjon kan ogsaring se paring

ndash Tildeling av helse- og omsorgstjenester herunder saksbehandling og vedtaksoppfoslashlging

ndash Om helse og omsorgstjenestene er godt dimensjonert i forhold til behov

ndash Bruk av individuelle planer

ndash Bemanning kompetanse og rekruttering i helse- og omsorgssektoren

ndash Hvorvidt innholdet i tjenestetilbudet tilfredsstiller krav i regelverket herunder om det foreligger

hensiktsmessige rutiner og om rutinene blir etterlevd

En forvaltningsrevisjon kan rettes mot hele helse- og omsorgstjenesten i kommunen eller den kan spisses

mot enkelte tjenester og brukergrupper

314 Rus og psykiatri

Manglende samsvar mellom kvalitet tjenestetilbud og behov innenfor rus og psykiatritjenestene var et av de

omraringdene som det ble vurdert aring vaeligre hoslashyest risiko knyttet til I kommunen ser man en oslashkning i antall

personer med psykiske lidelser Konsekvensen av ikke aring ha et tilfredsstillende tjenestetilbud til denne

brukergruppen kan vaeligre at det ikke blir gitt tilbud til alle brukere som har rett paring tjenestene og det kan igjen

medfoslashre en oslashkning i langtidsbrukere av systemet I verste fall kan det ogsaring garing utover liv og helse

En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke i hvilken grad det er hensiktsmessig organisering rutiner

og samarbeid mellom enheter i kommunen samt mellom kommunen og andre relaterte instanser som sikrer

gode rus- og psykiatritjenester i kommunen Dette for aring identifisere om det er eventuelle utfordringer og

behov for forbedringer som kommunen kan dra nytte av i det videre arbeidet med aring utvikle rus- og psykiske

helsetjenester

Kommunen gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013 Det

er ogsaring et stort fokus paring de unge i kommunen Det er dermed oslashnskelig at en forvaltningsrevisjon i denne

perioden i hovedsak fokuserer paring de over 18 aringr

315 Tidlig innsats og forebygging

I oslashkonomiplanen for 2016-2019 kan man lese at det legges opp til en tettere samhandling mellom enhetene

i oppvekstsektoren hvor maringlet er aring arbeide i oslashkende grad tverrfaglig paring det forebyggende arbeidet blant

unge Kommunen vil fortsette aring prioritere tidlig innsats overfor alle maringlgrupper Videre garingr det frem av planen

at tilgjengelig statistikk viser at for mange Frogn-ungdommer over tid ikke fullfoslashrer videregaringende skole

I arbeidsmoslashtet ble tidlig innsats og forebyggende arbeid trukket frem som et risikoomraringde Det ble blant

annet stilt sposlashrsmaringl ved om barn med problemer fanges opp tidsnok hva som er aringrsaker til at unge dropper

ut av skolen og om det er en sammenheng mellom ressursbruk og resultater innenfor forebyggende

tjenester Dette er alle sposlashrsmaringl som kan besvares paring i en forvaltningsrevisjon

32 Regulatoriske risikoer

321 Ivaretakelse av personalopplysninger

Brudd paring personopplysningsloven ble identifisert som et mulig risikoomraringde i kommunen da det av noen ble

vurdert aring vaeligre hoslashy sannsynlighet for at kommunen glipper paring kravene om ivaretakelse av

personopplysninger Konsekvensen av brudd paring personalopplysningsloven kan vaeligre hoslashy for enkeltpersoner

og det kan ogsaring paringfoslashre kommunen et negativt omdoslashmme og erstatningssoslashksmaringl

For aring ivareta personopplysninger paring en riktig maringte er det viktig med system som sikrer at distribusjon

arkivering og tilgang til sensitiv informasjon foregaringr paring riktig maringte Det er viktig med gode tilgangssperrer

samt rutiner som sikrer at informasjon ikke lagres paring feil sted og at den ikke lagres lenger enn regelverket

tillater

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvilke system og rutiner Frogn kommune har for aring

etterleve krav om haringndtering av personopplysninger og informasjonssikkerhet

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 9

322 Selvkost og gebyr ndash vann og avloslashp

Fastsettelse av selvkostgebyr ble vurdert til aring vaeligre et risikoomraringde i kommunen Det ble blant annet

begrunnet med vanskelighetene knyttet til det aring sette riktige gebyrer Konsekvensen av aring ikke ha tilstrekkelig

kontroll paring dette omraringdet kan vaeligre at kommunen mottar for mye eller for lite i gebyrinntekter eller at det

blir en uhensiktsmessig fordeling av gebyr mellom de ulike abonnementstypene

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvorvidt kommunens gebyrreglementer er utformet i

samsvar med regelverket hvilke system og rutiner kommunen har knyttet til selvkostberegninger og om

kommunens gebyrer er i samsvar med selvkostreglene som gjelder for utvalgte tjenester

33 Oslashkonomi

331 Investeringsbeslutninger gjennomfoslashring av store prosjekt

Kommunen staringr ovenfor flere store investeringsprosjekt de neste aringrene Det gjelder blant annet nytt

helsebygg badeanlegg og boliger I aringrsmeldingen for 2015 garingr det frem at kommunen har en betydelig risiko

for oslashkte finanskostnader ved kun mindre endringer i renten paring grunn av dagens laringnevolum KOSTRA-tall viser

at kommunen har en hoslashy netto laringnegjeld i prosent av netto driftsinntekter sammenlignet med snittet til

Kostragruppe 8 samt lands- og fylkesgjennomsnittet

Risiko for mangelfullt beslutningsgrunnlag for investeringer ble trukket frem paring arbeidsmoslashtet som innspill til

mulig tema i en forvaltningsrevisjon Det samme ble prosjektstyring og oslashnsket om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonen med dette tema fra forrige planperiode Det begrunnes blant annet med risiko for at

kommunen mangler tilstrekkelig kompetanse og personell til aring kunne haringndtere omfattende investeringer

Det ble ogsaring stilt sposlashrsmaringl ved om kommunen har et tilfredsstillende prosjektstyringssystem og om det

virker etter hensikten Kommunens rutiner for investeringer i inventar ble ogsaring tatt opp

Generelle aringrsaker til risiko paring omraringdet kan vaeligre manglende kompetanse og kapasitet eller uklare rutiner og

ansvarsforhold naringr det gjelder det aring faring utarbeidet grundige analyser i forkant av investeringsbeslutningene

Konsekvensen av at investeringer ikke bygger paring et solid beslutningsgrunnlag kan vaeligre oslashkonomisk tap som

foslashlge av merkostnader

Grunnlagsarbeidet bak avgjoslashrelser om investeringer er en vesentlig del av prosessen i en virksomhet sin

styring av investeringsprosjekt Temaet kan tas opp som en egen forvaltningsrevisjon eller det kan ses i

sammenheng med en oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonen om prosjektstyring fra 2013

En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge hvordan prosjekter kvalitetssikres og foslashlges opp underveis eller

om loven om offentlige anskaffelser blir etterlevd naringr kommunen foretar innkjoslashp i forbindelse med prosjekt

332 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag

Reduksjon i framtidig inntektsgrunnlag ble paring felles arbeidsmoslashte i kommunen identifisert som et

risikoomraringde Det ble i den forbindelse pekt paring usikkerhet knyttet til arbeidsledighet og konsekvenser som

det kan medfoslashre herunder oslashkte sosiale kostnader og reduksjon i skatteinntekter Dette sett i sammenheng

med den saringrbare situasjonen som kommunen er i pga hoslashy laringnegjeld gjoslashr kommunen saringrbar for svingninger

i oslashkonomien Dersom inntektsgrunnlaget svekkes kan konsekvensen vaeligre krevende innsparingsbehov og

vesentlig lavere handlefrihet i kommunen

Dette er et tema som kan inngaring i en forvaltningsrevisjon som ser paring kommunens oslashkonomistyring Herunder

kan man eksempelvis se paring hvilke prosesser og rutiner kommunen har paring plass for aring identifisere haringndtere

og gjoslashre tiltak for aring tilpasse seg endrede oslashkonomiske forutsetninger som endring i inntekstgrunnlag

34 Maringl strategi og vedtak

341 Oppfoslashlging av kommunale planer

Kommunen har en rekke med overordnede og tematiske planer om strategier og maringl for fremtidig utvikling

Planene inneholder en handlingsdel med konkrete tiltak og aktiviteter som skal gjennomfoslashres innenfor en

gitt tidsperiode I arbeidsmoslashtet ble mangelfull oppfoslashlging av planer vurdert aring vaeligre et risikoomraringde

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 10

Konsekvensen kan vaeligre at viktige maringl og strategier ikke blir innfridd noe som kan garing utover tjenestetilbudet

og enkeltmennesker og det kan medfoslashre et svekket omdoslashmme for kommunen

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel se naeligrmere paring innholdet i en eller flere av kommunens planer og

undersoslashke hvorvidt planens maringlsetninger og handlingsplaner er blitt realisert Man kan ogsaring se paring hvilke

systemer og rutiner kommunen har for aring utforme og revidere planer og for aring foslashlge opp konkrete maringl og tiltak

342 Styring av kompetanse og bemanning

I arbeidet med den overordnede analysen har det kommet innspill fra kontrollutvalget om at saringrbarhet i

ressurssituasjonen er et mulig risikoomraringde og det gjaldt saeligrlig hvordan kommunen haringndterer utskiftning

av personell og akutte problemer ved fravaeligr

En forvaltningsrevisjon kan se paring ressurs- og kompetansesituasjonen i sentrale stoslashttefunksjoner i

kommunen og vurdere i hvilken grad kommunen har etablerte systemer og rutiner som hindrer saringrbarhet og

som sikrer etterlevelse av sentrale bestemmelser i saksbehandlingen

En annen vinkling kan vaeligre aring undersoslashke hvilke maringl som foreligger for bemanning rekruttering og

kompetanseheving I foslashlge kommuneplanen indikerer prognosene for befolkningsvekst og sammensetning

at behovet for kommunale tjenester kommer til oslashke markant Bare innenfor pleie- og omsorgstjenestene er

det forventet at behovet skal oslashke med ca 10 prosent frem til 2019 Dette vil aringpenbart paringvirke fremtidig behov

for rekruttering og kompetanse i kommunen Kompetanse handler ogsaring om aring beholde og utvikle

medarbeiderne i kommunen En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge rdquoturn overrdquo og aringrsaker til turn over

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 11

Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder Nedenfor presenteres oslashvrige risikoomraringder som er identifisert og vurdert

Generell drift

Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons

1 Interne ogeller eksterne

misligheter

Alle Tap som foslashlge av intern

svindel og andre personlige

vinninger

Svekket omdoslashmme

Daringrligere kvalitet

2 Stoslashttetjenestene leverer

ikke tilstrekkelig verdi til

kommunen

Servicesenter

Fellestjenester

Ineffektivitetdaringrlig kvalitet

hindrer tjenestene og politisk

virksomhet i aring gjoslashre en god

nok jobb

Variertdaringrlig

serviceopplevelse

Daringrlig omdoslashmme hos

innbyggerne

3 Post- og arkivfunksjonen

fungerer ikke etter

hensikten

Servicesenter

Fellestjenester

Publikum ansatte faringr ikke

tilgang paring opplysninger

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

4 Uhensiktsmessig drift av

og manglende kunnskap

om IKT-systemene i

kommunen

IKT Uautoriserte tilganger og

endringer

Tapt

verdiskapingineffektivitet

Oslashkte kostnader oslashkonomisk

tap

Oslashkte drifts- og

vedlikeholdskostnader

5 Store prosjekt leverer ikke

iht tid kostnad og kvalitet3

Teknisk Kostnadssprekk kan foslashre til

oslashkte gebyr og relativt store

oslashkonomiske tap

Kvalitetsutfordringer

Forsinkelser i prosjekt kan

foslashre til at inntektsstroslashmmen

fra investeringen forsinkes

med foslashlger for oslashvrig

virksomhet

6 Vedlikeholdsarbeidet er for

lite planmessig

langsiktig

Teknisk Vedlikeholdsetterslep som

gir oslashkte kostnader paring lengre

sikt

Oslashkte investerings- og

driftskostnader

HMS-krav blir ikke innfridd

7 Tjenestetilbudet innenfor

helse- og omsorgssektoren

samsvarer ikke med behov

Helse og

omsorg

Alle brukere som har behov

for det faringr ikke noslashdvendige

helse- og omsorgstenester

Dyre ineffektive tjenester

Fare for liv og helse

3 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med prosjektstyring som tema i 2013

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 12

Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons

8 Manglende samsvar

mellom kvalitet

tjenestetilbud og behov

innenfor rus- og

psykiatritjenesten4

Helse og

omsorg

Oslashkt risiko for at enkelte blir

langtidsbrukere av systemet

Ikke tilbud til alle som har rett

paring tjenester

Uheldige konsekvenser for

enkeltmenneske

9 Mangelfullt tilbud til

flyktninger i kommunen

Alle Daringrligere integrering f eks

daringrlig spraringk

Oslashkte kostnader

10 Varierende kvalitet paring

skolene mtp laeligringsmiljoslash

og laeligringsresultat

Oppvekst Oslashkende skille i

kunnskapsnivaring

Ikke fullfoslashring av utdanning

Oslashkt antall innbyggere paring

trygd

11 Tidlig innsats og

forebyggende arbeid rettet

mot barn unge og familier

nedprioriteres

Oppvekst

barnevern

NAV

Uheldige konsekvenser for

enkeltmenneske

Kan medfoslashre stoslashrre behov og

oslashkte kostnader i fremtiden

12 Kulturtilbudet er ikke

tilgjengelig for alle

Kultur og idrett Lite attraktivt for nye

innbyggere

Redusert livskvalitet for

enkelte

Regulatoriske risikoer

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Brudd paring lov og forskrift

relatert til offentlige

anskaffelser

Alle

Teknisk

Oslashkonomiske tap herunder

erstatningssoslashksmaringl og boslashter

pga feil i innkjoslashpsprosessen

og at kommunen kjoslashper inn

til for hoslashy pris

Negativt omdoslashmme

2 Brudd paring

personopplysningsloven

Alle ndash saeligrlig

innenfor helse

og oppvekst

Erstatningssoslashksmaringl

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

3 Brudd paring arbeidsmiljoslashloven Alle Negative konsekvenser for

enkeltansatte

Negativ effekt paring omdoslashmmet

Manglende oppfoslashlging av

sykemeldte

4 Brudd paring lov om

offentlighet Alle Forskjellsbehandling ndash ulik

saksbehandling

Publikum faringr ikke tilgang til

opplysninger

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

4 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 13

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

5 Brudd paring kommunelovens

krav til internkontroll

Alle Feil blir ikke rettet opp og

dette kan igjen medfoslashre

lovbrudd oslashkte kostnader og

skader

6 Brudd paring forvaltningsloven Alle Forskjellsbehandling ndash ulik

saksbehandling

Klagesaker - merkostnader

7 Brudd paring plan- og

bygningsloven5

Plan og

byggesak

Manglende likebehandling

Manglende samsvar mellom

tiltak og gitte tillatelserkrav

8 Fastsettelse av

selvkostgebyr samsvarer

ikke med krav6

Teknisk For hoslashye eller for lave gebyr

Negativt omdoslashmme

9 Brudd paring lovkrav innen

helse og omsorg

Helse og

omsorg

Brukere faringr ikke noslashdvendige

tjenester

Brukere faringr ikke individuell

plan

For lite brukermedvirkning

10 Nye ukjente oppgaver

som foslashlge av

samhandlingsreformen7

Helse og

omsorg

Utilstrekkeligfeil behandling

av pasienter i overganger

mellom kommunen og

sykehus

Innbyggerne faringr ikke

optimale tjenester

Oslashkte kostnader for

kommunen

Daringrlig omdoslashmme

11 Brudd paring barnehageloven ndash

kommunen sitt ansvar som

barnehagemynde

Barnehage Mangler i og klager paring

tilskudd til private barnehager

Varierende kvalitet paring

barnehagene i kommunen

12 Brudd paring lovkrav til sosiale

tjenester

Helse og

omsorg

NAV

Brukere faringr ikke noslashdvendige

tjenester

Daringrligere folkehelse

Oslashkte sosiale forskjeller

13 Brudd paring barnevernloven8 Barnevernet Enkelte barn blir ikke fanget

opp negativ konsekvens for

den enkelte

Kommunen kan bli

erstatningsansvarlig

Negativt omdoslashmme

14 Brudd paring opplaeligringsloven9 Skole

barnehage

Enkelte barn blir ikke fulgt

tilstrekkelig opp

Stoslashrre sosiale og

helsemessige problemer

5 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med byggesaksbehandling som tema i 2012

6 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med vann og avloslashp som tema i 2014

7 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Samhandlingsreformen som tema i 2014

8 Frogn gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med barnevern som tema i 2015

9 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med PP-tjenesten som tema i 2016

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 14

Oslashkonomi

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Lav eller varierende grad

av budsjettstyring10

Alle Negativ oslashkonomisk

konsekvens naring og for

framtiden

Avvik blir ikke avdekket

Ineffektiv bruk av midler

2 Investeringsbeslutninger

tas paring ufullstendig svakt

grunnlag

Alle Det gjoslashres feil

investeringsbeslutning

Negativ oslashkonomisk

konsekvens

3 Reduksjon i framtidig

inntektsgrunnlag

Alle Mindre handlefrihet

Fremtidig krevende

innsparingsbehov

4 Refusjoner innbetalinger

kommunen har krav paring bli

ikke innkrevd

Alle men

saeligrlig NAV

Helse og

omsorg og

oppvekst

Oslashkonomisk tap

Maringl strategi og vedtak

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Mangelfull oppfoslashlging av

politiske vedtak11

Alle

Stab

Feilandre prioriteringer gir

mangelfullineffektiv

realisering av politiske maringl

og vedtak

2 Kommunen har ikke

tilstrekkeligrett

kompetanse til aring dekke

fremtidens behov

Alle

HR Personal

Kommunen greier ikke aring yte

tilstrekkeligetilfredsstillende

tjenester

3 Kommunen er ikke nok

rigget til aring ivareta

fremtidige eksterne krav

Alle Virksomheten paringvirkes

negativt (tjenestekvalitet

oslashkonomi omdoslashmme

arbeidsplass etc)

4 Mangelfull oppfoslashlging av

kommunale planer (feks

klimaplan)

Alle Maringlsetninger blir ikke

realisert

10 Oslashkonomistyring var et prioritert omraringde i forrige plan for forvaltningsrevisjon i Frogn kommune

11 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med Oppfoslashlging av vedtak i folkevalgte organer som tema i 2016

Kontakt oss

Siv Karlsen Moa

Partner

T +47 40 63 95 48 E sivmoakpmgno

Ole Willy Fundingsrud

Director

T +47 406 39 692

E olewillyfundingsrudkpmgno

kpmgno

copy 2016 KPMG AS a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (ldquoKPMG Internationalrdquo) a Swiss entity All rights reserved

This proposal is made by KPMG AS a member firm of the KPMG network

of independent firms affiliated with KPMG International a Swiss

cooperative and is in all respects subject to the negotiation agreement and

signing of a specific engagement letter or contract KPMG International

provides no client services No member firm has any authority to obligate or

bind KPMG International or any other member firm vis-agrave-vis third parties nor

does KPMG International have any such authority to obligate or bind any

member firm

Frogn kontrollutvalg

Side 10 av 11

Frogn KU-1916 Kontrollutvalgets strateginotat Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600148-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1916 09052016 Sekretariatets innstilling

1 Kontrollutvalgets strateginotat vedtas med endringen som foreslaringtt i saksutredningen 2 Kontrollutvalget tar diskusjonen om utvalgets strateginotat til orientering

SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets strateginotat beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategier som benyttes for aring loslashse disse Notatet legges aringrlig frem for utvalget som en paringminnelse om hvilke maringl oppgaver og kjoslashreregler som gjelder for utvalgets arbeid I tillegg inviteres det til en diskusjon om eventuelle endringertilfoslashyelser i utvalgets strategi Strateginotat ble sist behandlet av utvalget i sak 415 i moslashte 2 februar 2015 Sekretariatet foreslaringr foslashlgende tillegg Under overskriften 3 Selskapskontroll paring side 2 i notatet boslashr innholdet oppdateres slik at det er samsvar med sect 13 i Forskrift om kontrollutvalg I forskriften staringr det at plan for selskapskontroll skal baseres paring en overordnet analyse Vi foreslaringr at strategien for selskapskontroll utvides til fire punkter og at punktet om overordnet analyse settes inn som nummer 2

- Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger

Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Vedlegg til sak Utvalgets strateginotat

1

STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I FROGN Sist vedtatt uten endringer 02022015 jf sak 415

Maringl og oppgaver

Kontrollutvalgets hovedmaringl er aring bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver

blir ivaretatt paring best mulig maringte

Kommuneloven (sect 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til aring forestaring

det loslashpende tilsynet med forvaltningen Utvalget skal paringse at regnskapene blir foslashrt paring en

betryggende maringte at oslashkonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomfoslashres god

forvaltningsrevisjon og selskapskontroll

Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til aring kreve enhver opplysning redegjoslashrelse eller

dokument som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene jf F sect 5

Valg og sammensetning

Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgaringr av F sect 2

Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvaringker og saksbehandlingen skal kun foregaring

ut fra et kontrollperspektiv Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin

dobbeltrolle som politikere og noslashytrale kontrolloslashrer

Hovedoppgaver

1 Regnskapsrevisjon

Utvalget skal paringse at kommunens regnskap blir revidert paring en betryggende maringte og i samsvar

med de bestemmelser som foslashlger av lov forskrift god kommunal revisjonsskikk mm

Strategi

1 Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om

arbeidet og strategien for det kommende revisjonsaringret

2 Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og

oslashkonomiforvaltning forelegges utvalget

3 Utvalget skal paringse at revisjonens merknader blir fulgt opp

2 Forvaltningsrevisjon

Kontrollutvalget skal paringse at det blir gjennomfoslashrt systematiske vurderinger av oslashkonomi og

maringloppnaringelse ut fra kommunestyrets vedtak

Strategi

1 Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse om mulige omraringder med risiko for

avvik fra oppsatte maringl i kommunen

2 Foreslaring en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for

kommunen

3 Innstille om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret

4 Paringse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen

2

3 Selskapskontroll

Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide

kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller

forvaltningsrevisjon

Strategi

1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo

2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret

3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen

4 Annet tilsyn og kontroll

Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de

opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr

kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram

saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under

utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak

Strategi

1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen

2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ

3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget

initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser

Organisering av arbeidet generelt

1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget

sekretariat

Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning

redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring

gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ

ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som

underordnede organer

Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med

kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver

Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre

undersoslashkelser som ikke er revisjon

Strategi

1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i

arbeidet

3

2 Samarbeid

Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon

med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og

revisjonen

Strategi

1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra

utvalgets moslashter

2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og

samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker

3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret

4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet

3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media

For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle

styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er

det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med

utvalget

Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del

saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold

til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger

som er underlagt lovbestemt taushetsplikt

Strategi

1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig

paring kommunens Internett-sider

2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig

innsyn paring kommunens Internettsider

3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum

4 Tips skal alltid vurderes

5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares

6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media

4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner

Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor

kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende

aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og

vedtatte planer og andre tiltak

Strategi

1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr

2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget

Frogn kontrollutvalg

Side 11 av 11

Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og

avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om

selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat

Postadresse Postboks 195 1431 Arings

Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29

64 96 20 59 (m) 920 16 409

FIKSfollofiksno

wwwfollofiksno

MOslashTEPROTOKOLL

Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5

Saksliste

Side

Saker til behandling

716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3

816 Henvendelse til kontrollutvalget 3

916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3

1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4

1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4

1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5

1316 Orienteringssaker 5

Eventuelt

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5

Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine

undersoslashkelser

Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget

Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden

Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016

Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13

Saksdokumentet er unntatt offentlighet

Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk

Otto Schacht

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 5 av 5

Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquo

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3

Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS

Pb 195 1431 AringS

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen

1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former

2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene

3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene

4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister

5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene

6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap

7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene

8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 5 av 5

9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene

10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring

generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene

11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste

organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

1

KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015

mars FIKS 7mars 2016

2

3

Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat

Februar Fornyes aringrlig

FIKS FIKS

Legges frem i mai

Rullerende

4

Moslashteplan

FIKS

1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember

5 Kommunens aringrsregnskap 2015

15 april Kommunen

6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen

7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG

311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG

8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

2

Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915

10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai

12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm

Svarfrist FIKS

Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern

22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016

FIKS FIKS FIKS FIKS

KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai

KS 1216

13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012

Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver

Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars

  • Saksliste Frogn KU 09052016
  • Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
    • Signert revisjonsberetning Frogn 2015
      • Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
        • E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
        • Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
        • Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
          • Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
            • Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
              • Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
                • saksutskrift sak 7-16
                  • Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
                    • Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
                      • Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
                        • StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
                          • Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
                            • 1 Protokoll Frogn KU 07032016
                            • 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
                            • 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
                            • 4 FrognAktivitetsplan 2016
Page 10: MØTEINNKALLING Frogn kontrollutvalg...• Ved behandling i HMPB 2.2.2016 ble nye boligområder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan, i tråd med rådmannens innstilling

Frogn kontrollutvalg

Side 8 av 11

Frogn KU-1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600089-6 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1716 09052016 Sekretariatets innstilling

1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering

2 Kontrollutvalget ber raringdmannen levere en skriftlig rapport om resultatet av sine undersoslashkelser til utvalgets neste moslashte

Vedlegg SAKSUTREDNING Raringdmannen orienterte om denne saken paring kontrollutvalgets moslashte den 7 mars tidligere i aringr jf vedlagte KU sak 716 Utvalget vedtok da aring innkalle raringdmannen til moslashtet den 9 mai for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser I e-post til sekretariatet har raringdmannen gitt beskjed om at den skriftlige sluttrapporten foreloslashpig ikke er ferdigstilt Raringdmannen er innkalt og vil i dette moslashtet avgi en muntlig rapport om status i saken Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers Sekretaeligr Vedlegg Kopi av KU sak 716

KONTROLLUTVALGET I FROGN

Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse Postboks 195 1431 Arings Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29 64 96 20 58 (m) 95 93 96 56 FIKSfollofiksno wwwfollofiksno

Saksutskrift Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600089-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 716 07032016 Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine

undersoslashkelser Saksutskriften bekreftes Arings 2mai 2016 Lene H Lilleheier Raringdgiver Dokumentet er elektronisk godkjent

Varingr ref 1600089 Side 2 av 2

Tidligere behandlinger Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Vedlegg SAKSUTREDNING Raringdmannen sa i kontrollutvalgets moslashte den 1 februar i sak 216 vedroslashrende kontrollrutiner i byggesaksavdelingen at administrasjonen vil garing igjennom arkivene og undersoslashke aktuelle saker den korrupsjonssiktede kvinnen fra Drammen behandlet da hun var ansatt i Frogn kommune Kontrollutvalget vedtok aring be om en redegjoslashrelse fra raringdmannen om gjennomfoslashringen av undersoslashkelsen Raringdmannen er innkalt til moslashtet for aring gi en statusrapport om sine undersoslashkelser Arings 29 februar 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kontrollutvalg

Side 9 av 11

Frogn KU-1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600081-6 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1816 09052016 Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar KPMGs utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon til orientering SAKSUTREDNING I utkastet til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon fra KPMG framgaringr det at analysen er utarbeidet paring grunnlag av dokumentanalyse og det felles arbeidsmoslashtet den 13 april der baringde kontrollutvalget politiske gruppeledere samt raringdmannen og hans ledergruppe deltok Paring grunnlag av diskusjonen i utvalget vil KPMG legge fram en endelig overordnet analyse foran kontrollutvalgets neste moslashte Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Utkast overordnet analyse Frogn kommune fra KPMG

Overordnet analyse

Frogn kommune

Mai 2016

wwwkpmgno

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 1

Innhold

1 Bakgrunn og formaringl 2

11 Bakgrunn 2

12 Formaringl 2

2 Fremgangsmaringte og involvering 3

21 Innsamling av data og metode 3

3 Analyse 6

31 Generell drift 7

32 Regulatoriske risikoer 8

33 Oslashkonomi 9

34 Maringl strategi og vedtak 9

Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder 11

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 2

1 Bakgrunn og formaringl 11 Bakgrunn

Etter sect10 i forskrift om kontrollutvalg skal kontrollutvalget utarbeidet plan for forvaltningsrevisjon Planen

skal vaeligre basert paring en overordnet analyse av kommunen

Kontrollutvalget i Frogn kommune har fra KPMG bestilt en overordnet analyse som grunnlag for plan for

forvaltningsrevisjon som skal gjelde i perioden 2016-2019

12 Formaringl

Formaringlet med den overordnete analysen er aring identifisere mulige omraringdertema for forvaltningsrevisjon i

firearingrsperioden 2016-2019

For aring utarbeide planen har KPMG gjennomfoslashrt en overordnet analyse av risiko og vesentlighet Analysen gir

grunnlag for aring prioritere omraringder i kommunal virksomhet som kan vaeligre gjenstand for forvaltningsrevisjon de

neste aringrene

Denne overordnede analysen vil med andre ord presentere identifiserte omraringder i den kommunale

virksomheten hvor risikoen for feilmangler er til stede Analysen danner grunnlaget for kontrollutvalgets

prioritering av omraringder som kan vaeligre gjenstand for forvaltningsrevisjon i planperioden

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 3

2 Fremgangsmaringte og involvering

Kapittel 2 gir en oversikt over metoden som er brukt for aring samle inn data teoretisk fundament og

vesentlige hensyn som er blitt benyttet i risikovurderingen

21 Innsamling av data og metode

I arbeidet med analysen har KPMG vektlagt analyser knyttet til risiko for manglende kontroll med vesentlige

sider ved virksomheten og tjenestene Av den grunn har vi fokusert paring aring gjennomfoslashre analyser med utspring

i risiko og vesentlighet

Den overordnede analysen er fundamentet for de omraringdene kontrollutvalget og kommunestyret prioriterer

for forvaltningsrevisjon I saring maringte har det vaeligrt saeligrlig viktig aring identifisere omraringder som har en iboende risiko

vesentlig grad av uoslashnskede konsekvenser dersom risiko inntreffer og som det potensielt vil vaeligre nyttig aring

gjennomfoslashre revisjon paring nyttig sett fra et politisk staringsted fra administrasjonens staringsted og nyttig sett ut i fra

et brukerperspektiv til kommunen Dette innebaeligrer at vi i arbeidet har tatt hoslashyde for omraringder hvor revisjon

kan ha verdi for kommunen i et forbedrings- og laeligreoslashyemed og hvor revisjon kan ha forebyggende karakter

Det vil si at et revisjonsprosjekt ikke bare ser tilbake paring hva som har skjedd men at man kan garing inn paring

paringgaringende prosjekter og prosesser hvor revisjonen kan vaeligre fundament for korrigerende grep

Av den grunn har vi gjennomfoslashrt en prosess som innebaeligrer et samspill med ulike deler av kommunen

administrasjon og politikere fra hhv kontrollutvalg og kommunestyret Dette har vaeligrt viktig for aring kunne finne

de rette omraringder og risikoer for revisjon

Arbeidet har vaeligrt delt i tre hovedbolker

Kartlegge og forstaring kommunen

Arbeidsmoslashte med kommunen for aring etablere og verifisere mulige omraringder for forvaltningsrevisjon

Dokumentere analyse

211 Metode

For gjennomfoslashring av analysen har foslashlgende teknikker blitt brukt for aring samle inn data

Dokumentanalyse KPMG har innhentet og gjennomgaringtt dokumentasjon fra kommunen blant annet

aringrsmelding og oslashkonomiplan tidligere revisjoner KOSTRA-statistikk kommuneplan og aringrsbudsjett

Arbeidsmoslashte Felles arbeidsmoslashte for kontrollutvalget politiske gruppeledere raringdmannen og raringdmannens

stab

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 4

Illustrert har prosessen vaeligrt slik

212 Teoretisk fundament og vesentlige hensyn

Arbeidet har fulgt en modell som er teoretisk forankret i statsvitenskap organisasjonsteori og COSO ERM1

og den tar utgangspunkt i kommunal virksomhet og tjenestetilbud Skjematisk vil valg av

forvaltningsrevisjonsprosjekt bli et resultat av vurderinger knyttet til vesentlighet og risiko ved virksomhet og

tjenestetilbud - vurderinger som siler ut prosjekt i 4 overordnede steg Dette kan illustreres slik2

1 The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission ERM ndash Enterprise Risk Management Dette er en internasjonalt

innarbeid standard for beste praksis innen omraringdet internkontroll og risikoharingndtering i virksomheter

2 De to nederste graring feltene ivaretas av kontrollutvalget og bystyret

1bullBestilling og innspill fra kontrollutvalget

2

bullGjennomgang av eksisterande overordna analyser og planer fokus paring gjennomfoslashrte revisjoner og kontroller

3

bullGjennomgang av relevante dokument bla aringrsmelding kommuneplan aringrsbudsjett med kommentarer saker i kontrollutvalget KOSTRA statistikk fylkesmannens tilsyn kommunestyrevedtak

4

bullArbeidsmoslashte med adminstrasjon (stab og enhetsledere) tillitsvalgtehovedverneombud politiske gruppeledere og kontrollutvalg

5bullOppsummering av resultat og utarbeiding av overordnet analyse Oversendt til kontrollutvalget

6

bullKPMG dokumenterer endelig overordnet analyse i samsvar med foslashringerinnspill fra kontrollutvalet og ovesender til kontrollutvalget etter moslashte

Overordnede vurderinger av risiko- og vesentlighet

Risikovurdering av vesentlige omraringde

Prioritering av risikoomraringde

Valg av

prosjekt

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 5

I felles arbeidsmoslashte ble risikoomraringder vurdert i forhold til sannsynlighet for at risiko inntreffer og konsekvens

av risiko For konsekvensvurderinger ble foslashlgende hjelpekriterier benyttet

Liv og helse

Sikring av verdier

Brukerrettighet - oppfylling og kvalitet

Kostnadseffektivitetproduktivitet

Politisk aktualitet

Analysen av identifiserte omraringder og risiko er kategorisert i foslashlgende matrise

Den videre prosessen innebaeligrer at kontrollutvalget prioriterer identifiserte omraringderrisikoer og utformer plan

for forvaltningsrevisjon Planen vedtas i kommunestyret og kontrollutvalget velgerbestiller enkeltstaringende

revisjoner Det er ogsaring ved bestilling av enkeltstaringende revisjoner at omraringdetrisikoen spisses og

operasjonaliseres i forhold til hva og hvordan revisjonen skal innrettes

Med andre ord den overordnede analysen identifiserer foslashrst og fremst omraringdene for forvaltningsrevisjon

mens en ved bestillingen av enkeltstaringende prosjektet spisser og operasjonaliserer hvilke temaer som skal bli

gjenstand for revisjon

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 6

3 Analyse Nedenfor presenteres omraringderrisikoer som er vurdert som saeligrlig relevante for revisjon det vil si

omraringderrisikoer som er kategorisert med betydelig konsekvens og betydelig grad av sannsynlighet

I vedlegg er alle identifiserte og vurderte omraringderrisikoer presentert

Omraringdene nedenfor blir presentert i fire ulike bolker

Generell drift

Regulatoriske risikoer

Oslashkonomiske risikoer

Maringl strategi og vedtak

Baringde sannsynlighet og konsekvens er gitt en farge hvor roslashd indikerer hoslashy sannsynlighet alvorlig

konsekvens gul indikerer middels og groslashnn indikerer lav sannsynlighet liten konsekvens

De stoslashrste risikoomraringdene som ble identifisert er presentert i tabellen nedenfor Under tabellen presenterer

vi deretter vurderingene som ligger bak de prioriterte risikoomraringdene

Sortert ut ifra scorevurdering ser tabellen i uprioritert rekkefoslashlge slik ut

Risikoomraringde Hvor i kommunen Sanns Kons

1 Etikk Hele

2 IKT Hele IKT og service

3 Helse og omsorg Helse omsorg og

velferd

4 Rus og psyk Helse omsorg og velferd

5 Tidlig innsats og forebygging Oppvekst barnevern

6 Personopplysninger Hele Sentraladm

7 Selvkost Teknisk

8 Investeringsbeslutninger prosjektstyring Hele

saeligrlig oslashkonomi teknisk

9 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag Hele

10 Oppfoslashlging av kommunale planer Hele

11 Bemanning og kompetansestyring Hele

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 7

Generell drift

311 Etikk og habilitet

Kommunen har som maringl aring ha et felles verdigrunnlag og aring ha en hoslashy etisk standard og en organisasjonskultur

basert paring felles utviklende holdninger og verdier Kommunen har blant annet utarbeidet etiske retningslinjer

som sist ble revidert i 2015

I arbeidsmoslashtet ble risiko for tap som foslashlge av interne og eller eksterne misligheter diskutert og det som ble

droslashftet var hvordan de etiske retningslinjene blir fulgt opp ute i enhetene og hvordan det jobbes med aring

forhindre at misligheter oppstaringr Dette gjelder baringde i administrasjonen i samspillet mellom politikk og

administrasjon og hos eksterne samarbeidspartnere

En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke hvordan kommunen praktiserer kravene om habilitet i

saksbehandling Revisjonen kan ogsaring kartlegge hvorvidt kommunens etiske retningslinjer er kjent blant de

ansatte i hvilke grad de foslashlges opp og hvilket system kommunen har for ansatte som vil melde ifra om brudd

paring lovkrav og regler knyttet til etikk og habilitet En revisjon kan ogsaring undersoslashkes i hvilke grad oppgave- og

ansvarsfordelingen mellom administrativt og politisk nivaring er formalisert - og hvordan kommunen jobber med

aring forebygger risikoer knyttet til habilitet og misligheter

312 IKT

I arbeidsmoslashtet ble utfordringer innenfor IKT-omraringde pekt paring som et saeligrlig kritisk risikoomraringde i kommunen

Det ble pekt paring at IKT-omraringdet ikke fungerer optimalt blant annet paring grunn av at det ikke er tilstrekkelig

utviklet og det preges av saringrbarhet blant annet paring grunn av noslashdvending vedlikehold nedetid og reparasjoner

av utstyr Risikoer knyttet til informasjonssikkerhet og tilgangskontroll ble ogsaring trukket frem

Innenfor IKT- omraringdet er det en generell risiko at det er et oslashkende trusselbilde mot digitale tjenester noe

som fordrer bedre sikkerhetsmekanismer hos kommunen Det er viktig med en tydelig strategi og

bevisstgjoslashring knyttet til forandring i arbeidsprosessene Konsekvensen av aring ha et IKT-systemer som ikke er

paringlitelig kan potensielt sett vaeligre store I helse- og omsorgssektoren blir velferdsteknologi en stadig stoslashrre

del av hverdagen og det kan i verste fall staring om liv og helse Andre konsekvenser er tapt verdiskapning og

oslashkte kostnader som foslashlge av nedetid og stopp i produksjon samt negativt omdoslashmme

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel

ndash Gjennomgaring kommunens kontroll drift og vedlikehold av IKT-systemer

ndash Vurdere i hvilken grad kommunen har klare strategier og planer og knyttet til investeringer innenfor

IKT-omraringdet og hvordan disse etterleves

ndash Kartlegge hvilke system og rutiner kommunen har for aring avdekke redusere og forhindre potensielle

IKT-risikoer og om det er gode nok tilgangs- og endringskontroller i systemene

ndash Undersoslashke kommunens beredskapsplaner for aring sikre gjenopprettelse av IKT-systemer ved uforutsette

hendelser

ndash Rutiner og praksis knyttet til opplaeligring og veiledning om bruk av IKT-systemer programvarer og utstyr

313 Helse og omsorg

I kommunen er det stort fokus paring aring fremme et helhetlige bruker - og pasientforloslashp I foslashlge aringrsmeldingen for

2015 har effektiv oppgaveloslashsning og samhandling hatt stort fokus Kommunen ser at samhandling hvor

brukers behov og ressurser er styrende for varingr innsats gir mer hensiktsmessige tjenester til den enkelte

Rehabiliteringsinnsatsen i brukers eget hjem har ogsaring oslashkt

Deltagerne paring arbeidsmoslashtet vurderte ikke sannsyligheten for lovbrudd eller mangelfullt tjenestetilbud

innenfor helse- og omsorgssektoren som saeligrlig hoslashy men helse og omsorg er likevel et prioritert omraringde

siden konsekvensene potensielt sett kan vaeligre svaeligrt store hvis det foslashrst oppstaringr feil Kommunen satser stort

paring dette omraringdet og en forvaltningsrevisjon kan undersoslashke om alle krav blir ivaretatt og om resultatene

samsvarer med ressursinnsatsen

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 8

En forvaltningsrevisjon kan ogsaring se paring

ndash Tildeling av helse- og omsorgstjenester herunder saksbehandling og vedtaksoppfoslashlging

ndash Om helse og omsorgstjenestene er godt dimensjonert i forhold til behov

ndash Bruk av individuelle planer

ndash Bemanning kompetanse og rekruttering i helse- og omsorgssektoren

ndash Hvorvidt innholdet i tjenestetilbudet tilfredsstiller krav i regelverket herunder om det foreligger

hensiktsmessige rutiner og om rutinene blir etterlevd

En forvaltningsrevisjon kan rettes mot hele helse- og omsorgstjenesten i kommunen eller den kan spisses

mot enkelte tjenester og brukergrupper

314 Rus og psykiatri

Manglende samsvar mellom kvalitet tjenestetilbud og behov innenfor rus og psykiatritjenestene var et av de

omraringdene som det ble vurdert aring vaeligre hoslashyest risiko knyttet til I kommunen ser man en oslashkning i antall

personer med psykiske lidelser Konsekvensen av ikke aring ha et tilfredsstillende tjenestetilbud til denne

brukergruppen kan vaeligre at det ikke blir gitt tilbud til alle brukere som har rett paring tjenestene og det kan igjen

medfoslashre en oslashkning i langtidsbrukere av systemet I verste fall kan det ogsaring garing utover liv og helse

En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke i hvilken grad det er hensiktsmessig organisering rutiner

og samarbeid mellom enheter i kommunen samt mellom kommunen og andre relaterte instanser som sikrer

gode rus- og psykiatritjenester i kommunen Dette for aring identifisere om det er eventuelle utfordringer og

behov for forbedringer som kommunen kan dra nytte av i det videre arbeidet med aring utvikle rus- og psykiske

helsetjenester

Kommunen gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013 Det

er ogsaring et stort fokus paring de unge i kommunen Det er dermed oslashnskelig at en forvaltningsrevisjon i denne

perioden i hovedsak fokuserer paring de over 18 aringr

315 Tidlig innsats og forebygging

I oslashkonomiplanen for 2016-2019 kan man lese at det legges opp til en tettere samhandling mellom enhetene

i oppvekstsektoren hvor maringlet er aring arbeide i oslashkende grad tverrfaglig paring det forebyggende arbeidet blant

unge Kommunen vil fortsette aring prioritere tidlig innsats overfor alle maringlgrupper Videre garingr det frem av planen

at tilgjengelig statistikk viser at for mange Frogn-ungdommer over tid ikke fullfoslashrer videregaringende skole

I arbeidsmoslashtet ble tidlig innsats og forebyggende arbeid trukket frem som et risikoomraringde Det ble blant

annet stilt sposlashrsmaringl ved om barn med problemer fanges opp tidsnok hva som er aringrsaker til at unge dropper

ut av skolen og om det er en sammenheng mellom ressursbruk og resultater innenfor forebyggende

tjenester Dette er alle sposlashrsmaringl som kan besvares paring i en forvaltningsrevisjon

32 Regulatoriske risikoer

321 Ivaretakelse av personalopplysninger

Brudd paring personopplysningsloven ble identifisert som et mulig risikoomraringde i kommunen da det av noen ble

vurdert aring vaeligre hoslashy sannsynlighet for at kommunen glipper paring kravene om ivaretakelse av

personopplysninger Konsekvensen av brudd paring personalopplysningsloven kan vaeligre hoslashy for enkeltpersoner

og det kan ogsaring paringfoslashre kommunen et negativt omdoslashmme og erstatningssoslashksmaringl

For aring ivareta personopplysninger paring en riktig maringte er det viktig med system som sikrer at distribusjon

arkivering og tilgang til sensitiv informasjon foregaringr paring riktig maringte Det er viktig med gode tilgangssperrer

samt rutiner som sikrer at informasjon ikke lagres paring feil sted og at den ikke lagres lenger enn regelverket

tillater

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvilke system og rutiner Frogn kommune har for aring

etterleve krav om haringndtering av personopplysninger og informasjonssikkerhet

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 9

322 Selvkost og gebyr ndash vann og avloslashp

Fastsettelse av selvkostgebyr ble vurdert til aring vaeligre et risikoomraringde i kommunen Det ble blant annet

begrunnet med vanskelighetene knyttet til det aring sette riktige gebyrer Konsekvensen av aring ikke ha tilstrekkelig

kontroll paring dette omraringdet kan vaeligre at kommunen mottar for mye eller for lite i gebyrinntekter eller at det

blir en uhensiktsmessig fordeling av gebyr mellom de ulike abonnementstypene

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvorvidt kommunens gebyrreglementer er utformet i

samsvar med regelverket hvilke system og rutiner kommunen har knyttet til selvkostberegninger og om

kommunens gebyrer er i samsvar med selvkostreglene som gjelder for utvalgte tjenester

33 Oslashkonomi

331 Investeringsbeslutninger gjennomfoslashring av store prosjekt

Kommunen staringr ovenfor flere store investeringsprosjekt de neste aringrene Det gjelder blant annet nytt

helsebygg badeanlegg og boliger I aringrsmeldingen for 2015 garingr det frem at kommunen har en betydelig risiko

for oslashkte finanskostnader ved kun mindre endringer i renten paring grunn av dagens laringnevolum KOSTRA-tall viser

at kommunen har en hoslashy netto laringnegjeld i prosent av netto driftsinntekter sammenlignet med snittet til

Kostragruppe 8 samt lands- og fylkesgjennomsnittet

Risiko for mangelfullt beslutningsgrunnlag for investeringer ble trukket frem paring arbeidsmoslashtet som innspill til

mulig tema i en forvaltningsrevisjon Det samme ble prosjektstyring og oslashnsket om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonen med dette tema fra forrige planperiode Det begrunnes blant annet med risiko for at

kommunen mangler tilstrekkelig kompetanse og personell til aring kunne haringndtere omfattende investeringer

Det ble ogsaring stilt sposlashrsmaringl ved om kommunen har et tilfredsstillende prosjektstyringssystem og om det

virker etter hensikten Kommunens rutiner for investeringer i inventar ble ogsaring tatt opp

Generelle aringrsaker til risiko paring omraringdet kan vaeligre manglende kompetanse og kapasitet eller uklare rutiner og

ansvarsforhold naringr det gjelder det aring faring utarbeidet grundige analyser i forkant av investeringsbeslutningene

Konsekvensen av at investeringer ikke bygger paring et solid beslutningsgrunnlag kan vaeligre oslashkonomisk tap som

foslashlge av merkostnader

Grunnlagsarbeidet bak avgjoslashrelser om investeringer er en vesentlig del av prosessen i en virksomhet sin

styring av investeringsprosjekt Temaet kan tas opp som en egen forvaltningsrevisjon eller det kan ses i

sammenheng med en oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonen om prosjektstyring fra 2013

En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge hvordan prosjekter kvalitetssikres og foslashlges opp underveis eller

om loven om offentlige anskaffelser blir etterlevd naringr kommunen foretar innkjoslashp i forbindelse med prosjekt

332 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag

Reduksjon i framtidig inntektsgrunnlag ble paring felles arbeidsmoslashte i kommunen identifisert som et

risikoomraringde Det ble i den forbindelse pekt paring usikkerhet knyttet til arbeidsledighet og konsekvenser som

det kan medfoslashre herunder oslashkte sosiale kostnader og reduksjon i skatteinntekter Dette sett i sammenheng

med den saringrbare situasjonen som kommunen er i pga hoslashy laringnegjeld gjoslashr kommunen saringrbar for svingninger

i oslashkonomien Dersom inntektsgrunnlaget svekkes kan konsekvensen vaeligre krevende innsparingsbehov og

vesentlig lavere handlefrihet i kommunen

Dette er et tema som kan inngaring i en forvaltningsrevisjon som ser paring kommunens oslashkonomistyring Herunder

kan man eksempelvis se paring hvilke prosesser og rutiner kommunen har paring plass for aring identifisere haringndtere

og gjoslashre tiltak for aring tilpasse seg endrede oslashkonomiske forutsetninger som endring i inntekstgrunnlag

34 Maringl strategi og vedtak

341 Oppfoslashlging av kommunale planer

Kommunen har en rekke med overordnede og tematiske planer om strategier og maringl for fremtidig utvikling

Planene inneholder en handlingsdel med konkrete tiltak og aktiviteter som skal gjennomfoslashres innenfor en

gitt tidsperiode I arbeidsmoslashtet ble mangelfull oppfoslashlging av planer vurdert aring vaeligre et risikoomraringde

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 10

Konsekvensen kan vaeligre at viktige maringl og strategier ikke blir innfridd noe som kan garing utover tjenestetilbudet

og enkeltmennesker og det kan medfoslashre et svekket omdoslashmme for kommunen

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel se naeligrmere paring innholdet i en eller flere av kommunens planer og

undersoslashke hvorvidt planens maringlsetninger og handlingsplaner er blitt realisert Man kan ogsaring se paring hvilke

systemer og rutiner kommunen har for aring utforme og revidere planer og for aring foslashlge opp konkrete maringl og tiltak

342 Styring av kompetanse og bemanning

I arbeidet med den overordnede analysen har det kommet innspill fra kontrollutvalget om at saringrbarhet i

ressurssituasjonen er et mulig risikoomraringde og det gjaldt saeligrlig hvordan kommunen haringndterer utskiftning

av personell og akutte problemer ved fravaeligr

En forvaltningsrevisjon kan se paring ressurs- og kompetansesituasjonen i sentrale stoslashttefunksjoner i

kommunen og vurdere i hvilken grad kommunen har etablerte systemer og rutiner som hindrer saringrbarhet og

som sikrer etterlevelse av sentrale bestemmelser i saksbehandlingen

En annen vinkling kan vaeligre aring undersoslashke hvilke maringl som foreligger for bemanning rekruttering og

kompetanseheving I foslashlge kommuneplanen indikerer prognosene for befolkningsvekst og sammensetning

at behovet for kommunale tjenester kommer til oslashke markant Bare innenfor pleie- og omsorgstjenestene er

det forventet at behovet skal oslashke med ca 10 prosent frem til 2019 Dette vil aringpenbart paringvirke fremtidig behov

for rekruttering og kompetanse i kommunen Kompetanse handler ogsaring om aring beholde og utvikle

medarbeiderne i kommunen En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge rdquoturn overrdquo og aringrsaker til turn over

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 11

Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder Nedenfor presenteres oslashvrige risikoomraringder som er identifisert og vurdert

Generell drift

Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons

1 Interne ogeller eksterne

misligheter

Alle Tap som foslashlge av intern

svindel og andre personlige

vinninger

Svekket omdoslashmme

Daringrligere kvalitet

2 Stoslashttetjenestene leverer

ikke tilstrekkelig verdi til

kommunen

Servicesenter

Fellestjenester

Ineffektivitetdaringrlig kvalitet

hindrer tjenestene og politisk

virksomhet i aring gjoslashre en god

nok jobb

Variertdaringrlig

serviceopplevelse

Daringrlig omdoslashmme hos

innbyggerne

3 Post- og arkivfunksjonen

fungerer ikke etter

hensikten

Servicesenter

Fellestjenester

Publikum ansatte faringr ikke

tilgang paring opplysninger

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

4 Uhensiktsmessig drift av

og manglende kunnskap

om IKT-systemene i

kommunen

IKT Uautoriserte tilganger og

endringer

Tapt

verdiskapingineffektivitet

Oslashkte kostnader oslashkonomisk

tap

Oslashkte drifts- og

vedlikeholdskostnader

5 Store prosjekt leverer ikke

iht tid kostnad og kvalitet3

Teknisk Kostnadssprekk kan foslashre til

oslashkte gebyr og relativt store

oslashkonomiske tap

Kvalitetsutfordringer

Forsinkelser i prosjekt kan

foslashre til at inntektsstroslashmmen

fra investeringen forsinkes

med foslashlger for oslashvrig

virksomhet

6 Vedlikeholdsarbeidet er for

lite planmessig

langsiktig

Teknisk Vedlikeholdsetterslep som

gir oslashkte kostnader paring lengre

sikt

Oslashkte investerings- og

driftskostnader

HMS-krav blir ikke innfridd

7 Tjenestetilbudet innenfor

helse- og omsorgssektoren

samsvarer ikke med behov

Helse og

omsorg

Alle brukere som har behov

for det faringr ikke noslashdvendige

helse- og omsorgstenester

Dyre ineffektive tjenester

Fare for liv og helse

3 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med prosjektstyring som tema i 2013

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 12

Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons

8 Manglende samsvar

mellom kvalitet

tjenestetilbud og behov

innenfor rus- og

psykiatritjenesten4

Helse og

omsorg

Oslashkt risiko for at enkelte blir

langtidsbrukere av systemet

Ikke tilbud til alle som har rett

paring tjenester

Uheldige konsekvenser for

enkeltmenneske

9 Mangelfullt tilbud til

flyktninger i kommunen

Alle Daringrligere integrering f eks

daringrlig spraringk

Oslashkte kostnader

10 Varierende kvalitet paring

skolene mtp laeligringsmiljoslash

og laeligringsresultat

Oppvekst Oslashkende skille i

kunnskapsnivaring

Ikke fullfoslashring av utdanning

Oslashkt antall innbyggere paring

trygd

11 Tidlig innsats og

forebyggende arbeid rettet

mot barn unge og familier

nedprioriteres

Oppvekst

barnevern

NAV

Uheldige konsekvenser for

enkeltmenneske

Kan medfoslashre stoslashrre behov og

oslashkte kostnader i fremtiden

12 Kulturtilbudet er ikke

tilgjengelig for alle

Kultur og idrett Lite attraktivt for nye

innbyggere

Redusert livskvalitet for

enkelte

Regulatoriske risikoer

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Brudd paring lov og forskrift

relatert til offentlige

anskaffelser

Alle

Teknisk

Oslashkonomiske tap herunder

erstatningssoslashksmaringl og boslashter

pga feil i innkjoslashpsprosessen

og at kommunen kjoslashper inn

til for hoslashy pris

Negativt omdoslashmme

2 Brudd paring

personopplysningsloven

Alle ndash saeligrlig

innenfor helse

og oppvekst

Erstatningssoslashksmaringl

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

3 Brudd paring arbeidsmiljoslashloven Alle Negative konsekvenser for

enkeltansatte

Negativ effekt paring omdoslashmmet

Manglende oppfoslashlging av

sykemeldte

4 Brudd paring lov om

offentlighet Alle Forskjellsbehandling ndash ulik

saksbehandling

Publikum faringr ikke tilgang til

opplysninger

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

4 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 13

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

5 Brudd paring kommunelovens

krav til internkontroll

Alle Feil blir ikke rettet opp og

dette kan igjen medfoslashre

lovbrudd oslashkte kostnader og

skader

6 Brudd paring forvaltningsloven Alle Forskjellsbehandling ndash ulik

saksbehandling

Klagesaker - merkostnader

7 Brudd paring plan- og

bygningsloven5

Plan og

byggesak

Manglende likebehandling

Manglende samsvar mellom

tiltak og gitte tillatelserkrav

8 Fastsettelse av

selvkostgebyr samsvarer

ikke med krav6

Teknisk For hoslashye eller for lave gebyr

Negativt omdoslashmme

9 Brudd paring lovkrav innen

helse og omsorg

Helse og

omsorg

Brukere faringr ikke noslashdvendige

tjenester

Brukere faringr ikke individuell

plan

For lite brukermedvirkning

10 Nye ukjente oppgaver

som foslashlge av

samhandlingsreformen7

Helse og

omsorg

Utilstrekkeligfeil behandling

av pasienter i overganger

mellom kommunen og

sykehus

Innbyggerne faringr ikke

optimale tjenester

Oslashkte kostnader for

kommunen

Daringrlig omdoslashmme

11 Brudd paring barnehageloven ndash

kommunen sitt ansvar som

barnehagemynde

Barnehage Mangler i og klager paring

tilskudd til private barnehager

Varierende kvalitet paring

barnehagene i kommunen

12 Brudd paring lovkrav til sosiale

tjenester

Helse og

omsorg

NAV

Brukere faringr ikke noslashdvendige

tjenester

Daringrligere folkehelse

Oslashkte sosiale forskjeller

13 Brudd paring barnevernloven8 Barnevernet Enkelte barn blir ikke fanget

opp negativ konsekvens for

den enkelte

Kommunen kan bli

erstatningsansvarlig

Negativt omdoslashmme

14 Brudd paring opplaeligringsloven9 Skole

barnehage

Enkelte barn blir ikke fulgt

tilstrekkelig opp

Stoslashrre sosiale og

helsemessige problemer

5 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med byggesaksbehandling som tema i 2012

6 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med vann og avloslashp som tema i 2014

7 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Samhandlingsreformen som tema i 2014

8 Frogn gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med barnevern som tema i 2015

9 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med PP-tjenesten som tema i 2016

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 14

Oslashkonomi

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Lav eller varierende grad

av budsjettstyring10

Alle Negativ oslashkonomisk

konsekvens naring og for

framtiden

Avvik blir ikke avdekket

Ineffektiv bruk av midler

2 Investeringsbeslutninger

tas paring ufullstendig svakt

grunnlag

Alle Det gjoslashres feil

investeringsbeslutning

Negativ oslashkonomisk

konsekvens

3 Reduksjon i framtidig

inntektsgrunnlag

Alle Mindre handlefrihet

Fremtidig krevende

innsparingsbehov

4 Refusjoner innbetalinger

kommunen har krav paring bli

ikke innkrevd

Alle men

saeligrlig NAV

Helse og

omsorg og

oppvekst

Oslashkonomisk tap

Maringl strategi og vedtak

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Mangelfull oppfoslashlging av

politiske vedtak11

Alle

Stab

Feilandre prioriteringer gir

mangelfullineffektiv

realisering av politiske maringl

og vedtak

2 Kommunen har ikke

tilstrekkeligrett

kompetanse til aring dekke

fremtidens behov

Alle

HR Personal

Kommunen greier ikke aring yte

tilstrekkeligetilfredsstillende

tjenester

3 Kommunen er ikke nok

rigget til aring ivareta

fremtidige eksterne krav

Alle Virksomheten paringvirkes

negativt (tjenestekvalitet

oslashkonomi omdoslashmme

arbeidsplass etc)

4 Mangelfull oppfoslashlging av

kommunale planer (feks

klimaplan)

Alle Maringlsetninger blir ikke

realisert

10 Oslashkonomistyring var et prioritert omraringde i forrige plan for forvaltningsrevisjon i Frogn kommune

11 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med Oppfoslashlging av vedtak i folkevalgte organer som tema i 2016

Kontakt oss

Siv Karlsen Moa

Partner

T +47 40 63 95 48 E sivmoakpmgno

Ole Willy Fundingsrud

Director

T +47 406 39 692

E olewillyfundingsrudkpmgno

kpmgno

copy 2016 KPMG AS a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (ldquoKPMG Internationalrdquo) a Swiss entity All rights reserved

This proposal is made by KPMG AS a member firm of the KPMG network

of independent firms affiliated with KPMG International a Swiss

cooperative and is in all respects subject to the negotiation agreement and

signing of a specific engagement letter or contract KPMG International

provides no client services No member firm has any authority to obligate or

bind KPMG International or any other member firm vis-agrave-vis third parties nor

does KPMG International have any such authority to obligate or bind any

member firm

Frogn kontrollutvalg

Side 10 av 11

Frogn KU-1916 Kontrollutvalgets strateginotat Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600148-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1916 09052016 Sekretariatets innstilling

1 Kontrollutvalgets strateginotat vedtas med endringen som foreslaringtt i saksutredningen 2 Kontrollutvalget tar diskusjonen om utvalgets strateginotat til orientering

SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets strateginotat beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategier som benyttes for aring loslashse disse Notatet legges aringrlig frem for utvalget som en paringminnelse om hvilke maringl oppgaver og kjoslashreregler som gjelder for utvalgets arbeid I tillegg inviteres det til en diskusjon om eventuelle endringertilfoslashyelser i utvalgets strategi Strateginotat ble sist behandlet av utvalget i sak 415 i moslashte 2 februar 2015 Sekretariatet foreslaringr foslashlgende tillegg Under overskriften 3 Selskapskontroll paring side 2 i notatet boslashr innholdet oppdateres slik at det er samsvar med sect 13 i Forskrift om kontrollutvalg I forskriften staringr det at plan for selskapskontroll skal baseres paring en overordnet analyse Vi foreslaringr at strategien for selskapskontroll utvides til fire punkter og at punktet om overordnet analyse settes inn som nummer 2

- Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger

Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Vedlegg til sak Utvalgets strateginotat

1

STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I FROGN Sist vedtatt uten endringer 02022015 jf sak 415

Maringl og oppgaver

Kontrollutvalgets hovedmaringl er aring bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver

blir ivaretatt paring best mulig maringte

Kommuneloven (sect 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til aring forestaring

det loslashpende tilsynet med forvaltningen Utvalget skal paringse at regnskapene blir foslashrt paring en

betryggende maringte at oslashkonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomfoslashres god

forvaltningsrevisjon og selskapskontroll

Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til aring kreve enhver opplysning redegjoslashrelse eller

dokument som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene jf F sect 5

Valg og sammensetning

Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgaringr av F sect 2

Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvaringker og saksbehandlingen skal kun foregaring

ut fra et kontrollperspektiv Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin

dobbeltrolle som politikere og noslashytrale kontrolloslashrer

Hovedoppgaver

1 Regnskapsrevisjon

Utvalget skal paringse at kommunens regnskap blir revidert paring en betryggende maringte og i samsvar

med de bestemmelser som foslashlger av lov forskrift god kommunal revisjonsskikk mm

Strategi

1 Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om

arbeidet og strategien for det kommende revisjonsaringret

2 Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og

oslashkonomiforvaltning forelegges utvalget

3 Utvalget skal paringse at revisjonens merknader blir fulgt opp

2 Forvaltningsrevisjon

Kontrollutvalget skal paringse at det blir gjennomfoslashrt systematiske vurderinger av oslashkonomi og

maringloppnaringelse ut fra kommunestyrets vedtak

Strategi

1 Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse om mulige omraringder med risiko for

avvik fra oppsatte maringl i kommunen

2 Foreslaring en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for

kommunen

3 Innstille om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret

4 Paringse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen

2

3 Selskapskontroll

Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide

kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller

forvaltningsrevisjon

Strategi

1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo

2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret

3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen

4 Annet tilsyn og kontroll

Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de

opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr

kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram

saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under

utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak

Strategi

1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen

2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ

3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget

initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser

Organisering av arbeidet generelt

1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget

sekretariat

Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning

redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring

gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ

ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som

underordnede organer

Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med

kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver

Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre

undersoslashkelser som ikke er revisjon

Strategi

1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i

arbeidet

3

2 Samarbeid

Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon

med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og

revisjonen

Strategi

1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra

utvalgets moslashter

2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og

samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker

3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret

4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet

3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media

For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle

styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er

det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med

utvalget

Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del

saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold

til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger

som er underlagt lovbestemt taushetsplikt

Strategi

1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig

paring kommunens Internett-sider

2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig

innsyn paring kommunens Internettsider

3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum

4 Tips skal alltid vurderes

5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares

6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media

4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner

Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor

kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende

aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og

vedtatte planer og andre tiltak

Strategi

1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr

2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget

Frogn kontrollutvalg

Side 11 av 11

Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og

avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om

selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat

Postadresse Postboks 195 1431 Arings

Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29

64 96 20 59 (m) 920 16 409

FIKSfollofiksno

wwwfollofiksno

MOslashTEPROTOKOLL

Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5

Saksliste

Side

Saker til behandling

716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3

816 Henvendelse til kontrollutvalget 3

916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3

1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4

1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4

1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5

1316 Orienteringssaker 5

Eventuelt

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5

Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine

undersoslashkelser

Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget

Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden

Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016

Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13

Saksdokumentet er unntatt offentlighet

Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk

Otto Schacht

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 5 av 5

Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquo

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3

Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS

Pb 195 1431 AringS

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen

1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former

2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene

3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene

4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister

5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene

6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap

7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene

8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 5 av 5

9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene

10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring

generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene

11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste

organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

1

KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015

mars FIKS 7mars 2016

2

3

Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat

Februar Fornyes aringrlig

FIKS FIKS

Legges frem i mai

Rullerende

4

Moslashteplan

FIKS

1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember

5 Kommunens aringrsregnskap 2015

15 april Kommunen

6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen

7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG

311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG

8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

2

Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915

10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai

12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm

Svarfrist FIKS

Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern

22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016

FIKS FIKS FIKS FIKS

KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai

KS 1216

13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012

Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver

Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars

  • Saksliste Frogn KU 09052016
  • Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
    • Signert revisjonsberetning Frogn 2015
      • Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
        • E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
        • Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
        • Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
          • Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
            • Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
              • Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
                • saksutskrift sak 7-16
                  • Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
                    • Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
                      • Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
                        • StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
                          • Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
                            • 1 Protokoll Frogn KU 07032016
                            • 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
                            • 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
                            • 4 FrognAktivitetsplan 2016
Page 11: MØTEINNKALLING Frogn kontrollutvalg...• Ved behandling i HMPB 2.2.2016 ble nye boligområder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan, i tråd med rådmannens innstilling

KONTROLLUTVALGET I FROGN

Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse Postboks 195 1431 Arings Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29 64 96 20 58 (m) 95 93 96 56 FIKSfollofiksno wwwfollofiksno

Saksutskrift Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600089-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 716 07032016 Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine

undersoslashkelser Saksutskriften bekreftes Arings 2mai 2016 Lene H Lilleheier Raringdgiver Dokumentet er elektronisk godkjent

Varingr ref 1600089 Side 2 av 2

Tidligere behandlinger Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Vedlegg SAKSUTREDNING Raringdmannen sa i kontrollutvalgets moslashte den 1 februar i sak 216 vedroslashrende kontrollrutiner i byggesaksavdelingen at administrasjonen vil garing igjennom arkivene og undersoslashke aktuelle saker den korrupsjonssiktede kvinnen fra Drammen behandlet da hun var ansatt i Frogn kommune Kontrollutvalget vedtok aring be om en redegjoslashrelse fra raringdmannen om gjennomfoslashringen av undersoslashkelsen Raringdmannen er innkalt til moslashtet for aring gi en statusrapport om sine undersoslashkelser Arings 29 februar 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kontrollutvalg

Side 9 av 11

Frogn KU-1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600081-6 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1816 09052016 Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar KPMGs utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon til orientering SAKSUTREDNING I utkastet til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon fra KPMG framgaringr det at analysen er utarbeidet paring grunnlag av dokumentanalyse og det felles arbeidsmoslashtet den 13 april der baringde kontrollutvalget politiske gruppeledere samt raringdmannen og hans ledergruppe deltok Paring grunnlag av diskusjonen i utvalget vil KPMG legge fram en endelig overordnet analyse foran kontrollutvalgets neste moslashte Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Utkast overordnet analyse Frogn kommune fra KPMG

Overordnet analyse

Frogn kommune

Mai 2016

wwwkpmgno

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 1

Innhold

1 Bakgrunn og formaringl 2

11 Bakgrunn 2

12 Formaringl 2

2 Fremgangsmaringte og involvering 3

21 Innsamling av data og metode 3

3 Analyse 6

31 Generell drift 7

32 Regulatoriske risikoer 8

33 Oslashkonomi 9

34 Maringl strategi og vedtak 9

Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder 11

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 2

1 Bakgrunn og formaringl 11 Bakgrunn

Etter sect10 i forskrift om kontrollutvalg skal kontrollutvalget utarbeidet plan for forvaltningsrevisjon Planen

skal vaeligre basert paring en overordnet analyse av kommunen

Kontrollutvalget i Frogn kommune har fra KPMG bestilt en overordnet analyse som grunnlag for plan for

forvaltningsrevisjon som skal gjelde i perioden 2016-2019

12 Formaringl

Formaringlet med den overordnete analysen er aring identifisere mulige omraringdertema for forvaltningsrevisjon i

firearingrsperioden 2016-2019

For aring utarbeide planen har KPMG gjennomfoslashrt en overordnet analyse av risiko og vesentlighet Analysen gir

grunnlag for aring prioritere omraringder i kommunal virksomhet som kan vaeligre gjenstand for forvaltningsrevisjon de

neste aringrene

Denne overordnede analysen vil med andre ord presentere identifiserte omraringder i den kommunale

virksomheten hvor risikoen for feilmangler er til stede Analysen danner grunnlaget for kontrollutvalgets

prioritering av omraringder som kan vaeligre gjenstand for forvaltningsrevisjon i planperioden

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 3

2 Fremgangsmaringte og involvering

Kapittel 2 gir en oversikt over metoden som er brukt for aring samle inn data teoretisk fundament og

vesentlige hensyn som er blitt benyttet i risikovurderingen

21 Innsamling av data og metode

I arbeidet med analysen har KPMG vektlagt analyser knyttet til risiko for manglende kontroll med vesentlige

sider ved virksomheten og tjenestene Av den grunn har vi fokusert paring aring gjennomfoslashre analyser med utspring

i risiko og vesentlighet

Den overordnede analysen er fundamentet for de omraringdene kontrollutvalget og kommunestyret prioriterer

for forvaltningsrevisjon I saring maringte har det vaeligrt saeligrlig viktig aring identifisere omraringder som har en iboende risiko

vesentlig grad av uoslashnskede konsekvenser dersom risiko inntreffer og som det potensielt vil vaeligre nyttig aring

gjennomfoslashre revisjon paring nyttig sett fra et politisk staringsted fra administrasjonens staringsted og nyttig sett ut i fra

et brukerperspektiv til kommunen Dette innebaeligrer at vi i arbeidet har tatt hoslashyde for omraringder hvor revisjon

kan ha verdi for kommunen i et forbedrings- og laeligreoslashyemed og hvor revisjon kan ha forebyggende karakter

Det vil si at et revisjonsprosjekt ikke bare ser tilbake paring hva som har skjedd men at man kan garing inn paring

paringgaringende prosjekter og prosesser hvor revisjonen kan vaeligre fundament for korrigerende grep

Av den grunn har vi gjennomfoslashrt en prosess som innebaeligrer et samspill med ulike deler av kommunen

administrasjon og politikere fra hhv kontrollutvalg og kommunestyret Dette har vaeligrt viktig for aring kunne finne

de rette omraringder og risikoer for revisjon

Arbeidet har vaeligrt delt i tre hovedbolker

Kartlegge og forstaring kommunen

Arbeidsmoslashte med kommunen for aring etablere og verifisere mulige omraringder for forvaltningsrevisjon

Dokumentere analyse

211 Metode

For gjennomfoslashring av analysen har foslashlgende teknikker blitt brukt for aring samle inn data

Dokumentanalyse KPMG har innhentet og gjennomgaringtt dokumentasjon fra kommunen blant annet

aringrsmelding og oslashkonomiplan tidligere revisjoner KOSTRA-statistikk kommuneplan og aringrsbudsjett

Arbeidsmoslashte Felles arbeidsmoslashte for kontrollutvalget politiske gruppeledere raringdmannen og raringdmannens

stab

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 4

Illustrert har prosessen vaeligrt slik

212 Teoretisk fundament og vesentlige hensyn

Arbeidet har fulgt en modell som er teoretisk forankret i statsvitenskap organisasjonsteori og COSO ERM1

og den tar utgangspunkt i kommunal virksomhet og tjenestetilbud Skjematisk vil valg av

forvaltningsrevisjonsprosjekt bli et resultat av vurderinger knyttet til vesentlighet og risiko ved virksomhet og

tjenestetilbud - vurderinger som siler ut prosjekt i 4 overordnede steg Dette kan illustreres slik2

1 The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission ERM ndash Enterprise Risk Management Dette er en internasjonalt

innarbeid standard for beste praksis innen omraringdet internkontroll og risikoharingndtering i virksomheter

2 De to nederste graring feltene ivaretas av kontrollutvalget og bystyret

1bullBestilling og innspill fra kontrollutvalget

2

bullGjennomgang av eksisterande overordna analyser og planer fokus paring gjennomfoslashrte revisjoner og kontroller

3

bullGjennomgang av relevante dokument bla aringrsmelding kommuneplan aringrsbudsjett med kommentarer saker i kontrollutvalget KOSTRA statistikk fylkesmannens tilsyn kommunestyrevedtak

4

bullArbeidsmoslashte med adminstrasjon (stab og enhetsledere) tillitsvalgtehovedverneombud politiske gruppeledere og kontrollutvalg

5bullOppsummering av resultat og utarbeiding av overordnet analyse Oversendt til kontrollutvalget

6

bullKPMG dokumenterer endelig overordnet analyse i samsvar med foslashringerinnspill fra kontrollutvalet og ovesender til kontrollutvalget etter moslashte

Overordnede vurderinger av risiko- og vesentlighet

Risikovurdering av vesentlige omraringde

Prioritering av risikoomraringde

Valg av

prosjekt

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 5

I felles arbeidsmoslashte ble risikoomraringder vurdert i forhold til sannsynlighet for at risiko inntreffer og konsekvens

av risiko For konsekvensvurderinger ble foslashlgende hjelpekriterier benyttet

Liv og helse

Sikring av verdier

Brukerrettighet - oppfylling og kvalitet

Kostnadseffektivitetproduktivitet

Politisk aktualitet

Analysen av identifiserte omraringder og risiko er kategorisert i foslashlgende matrise

Den videre prosessen innebaeligrer at kontrollutvalget prioriterer identifiserte omraringderrisikoer og utformer plan

for forvaltningsrevisjon Planen vedtas i kommunestyret og kontrollutvalget velgerbestiller enkeltstaringende

revisjoner Det er ogsaring ved bestilling av enkeltstaringende revisjoner at omraringdetrisikoen spisses og

operasjonaliseres i forhold til hva og hvordan revisjonen skal innrettes

Med andre ord den overordnede analysen identifiserer foslashrst og fremst omraringdene for forvaltningsrevisjon

mens en ved bestillingen av enkeltstaringende prosjektet spisser og operasjonaliserer hvilke temaer som skal bli

gjenstand for revisjon

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 6

3 Analyse Nedenfor presenteres omraringderrisikoer som er vurdert som saeligrlig relevante for revisjon det vil si

omraringderrisikoer som er kategorisert med betydelig konsekvens og betydelig grad av sannsynlighet

I vedlegg er alle identifiserte og vurderte omraringderrisikoer presentert

Omraringdene nedenfor blir presentert i fire ulike bolker

Generell drift

Regulatoriske risikoer

Oslashkonomiske risikoer

Maringl strategi og vedtak

Baringde sannsynlighet og konsekvens er gitt en farge hvor roslashd indikerer hoslashy sannsynlighet alvorlig

konsekvens gul indikerer middels og groslashnn indikerer lav sannsynlighet liten konsekvens

De stoslashrste risikoomraringdene som ble identifisert er presentert i tabellen nedenfor Under tabellen presenterer

vi deretter vurderingene som ligger bak de prioriterte risikoomraringdene

Sortert ut ifra scorevurdering ser tabellen i uprioritert rekkefoslashlge slik ut

Risikoomraringde Hvor i kommunen Sanns Kons

1 Etikk Hele

2 IKT Hele IKT og service

3 Helse og omsorg Helse omsorg og

velferd

4 Rus og psyk Helse omsorg og velferd

5 Tidlig innsats og forebygging Oppvekst barnevern

6 Personopplysninger Hele Sentraladm

7 Selvkost Teknisk

8 Investeringsbeslutninger prosjektstyring Hele

saeligrlig oslashkonomi teknisk

9 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag Hele

10 Oppfoslashlging av kommunale planer Hele

11 Bemanning og kompetansestyring Hele

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 7

Generell drift

311 Etikk og habilitet

Kommunen har som maringl aring ha et felles verdigrunnlag og aring ha en hoslashy etisk standard og en organisasjonskultur

basert paring felles utviklende holdninger og verdier Kommunen har blant annet utarbeidet etiske retningslinjer

som sist ble revidert i 2015

I arbeidsmoslashtet ble risiko for tap som foslashlge av interne og eller eksterne misligheter diskutert og det som ble

droslashftet var hvordan de etiske retningslinjene blir fulgt opp ute i enhetene og hvordan det jobbes med aring

forhindre at misligheter oppstaringr Dette gjelder baringde i administrasjonen i samspillet mellom politikk og

administrasjon og hos eksterne samarbeidspartnere

En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke hvordan kommunen praktiserer kravene om habilitet i

saksbehandling Revisjonen kan ogsaring kartlegge hvorvidt kommunens etiske retningslinjer er kjent blant de

ansatte i hvilke grad de foslashlges opp og hvilket system kommunen har for ansatte som vil melde ifra om brudd

paring lovkrav og regler knyttet til etikk og habilitet En revisjon kan ogsaring undersoslashkes i hvilke grad oppgave- og

ansvarsfordelingen mellom administrativt og politisk nivaring er formalisert - og hvordan kommunen jobber med

aring forebygger risikoer knyttet til habilitet og misligheter

312 IKT

I arbeidsmoslashtet ble utfordringer innenfor IKT-omraringde pekt paring som et saeligrlig kritisk risikoomraringde i kommunen

Det ble pekt paring at IKT-omraringdet ikke fungerer optimalt blant annet paring grunn av at det ikke er tilstrekkelig

utviklet og det preges av saringrbarhet blant annet paring grunn av noslashdvending vedlikehold nedetid og reparasjoner

av utstyr Risikoer knyttet til informasjonssikkerhet og tilgangskontroll ble ogsaring trukket frem

Innenfor IKT- omraringdet er det en generell risiko at det er et oslashkende trusselbilde mot digitale tjenester noe

som fordrer bedre sikkerhetsmekanismer hos kommunen Det er viktig med en tydelig strategi og

bevisstgjoslashring knyttet til forandring i arbeidsprosessene Konsekvensen av aring ha et IKT-systemer som ikke er

paringlitelig kan potensielt sett vaeligre store I helse- og omsorgssektoren blir velferdsteknologi en stadig stoslashrre

del av hverdagen og det kan i verste fall staring om liv og helse Andre konsekvenser er tapt verdiskapning og

oslashkte kostnader som foslashlge av nedetid og stopp i produksjon samt negativt omdoslashmme

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel

ndash Gjennomgaring kommunens kontroll drift og vedlikehold av IKT-systemer

ndash Vurdere i hvilken grad kommunen har klare strategier og planer og knyttet til investeringer innenfor

IKT-omraringdet og hvordan disse etterleves

ndash Kartlegge hvilke system og rutiner kommunen har for aring avdekke redusere og forhindre potensielle

IKT-risikoer og om det er gode nok tilgangs- og endringskontroller i systemene

ndash Undersoslashke kommunens beredskapsplaner for aring sikre gjenopprettelse av IKT-systemer ved uforutsette

hendelser

ndash Rutiner og praksis knyttet til opplaeligring og veiledning om bruk av IKT-systemer programvarer og utstyr

313 Helse og omsorg

I kommunen er det stort fokus paring aring fremme et helhetlige bruker - og pasientforloslashp I foslashlge aringrsmeldingen for

2015 har effektiv oppgaveloslashsning og samhandling hatt stort fokus Kommunen ser at samhandling hvor

brukers behov og ressurser er styrende for varingr innsats gir mer hensiktsmessige tjenester til den enkelte

Rehabiliteringsinnsatsen i brukers eget hjem har ogsaring oslashkt

Deltagerne paring arbeidsmoslashtet vurderte ikke sannsyligheten for lovbrudd eller mangelfullt tjenestetilbud

innenfor helse- og omsorgssektoren som saeligrlig hoslashy men helse og omsorg er likevel et prioritert omraringde

siden konsekvensene potensielt sett kan vaeligre svaeligrt store hvis det foslashrst oppstaringr feil Kommunen satser stort

paring dette omraringdet og en forvaltningsrevisjon kan undersoslashke om alle krav blir ivaretatt og om resultatene

samsvarer med ressursinnsatsen

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 8

En forvaltningsrevisjon kan ogsaring se paring

ndash Tildeling av helse- og omsorgstjenester herunder saksbehandling og vedtaksoppfoslashlging

ndash Om helse og omsorgstjenestene er godt dimensjonert i forhold til behov

ndash Bruk av individuelle planer

ndash Bemanning kompetanse og rekruttering i helse- og omsorgssektoren

ndash Hvorvidt innholdet i tjenestetilbudet tilfredsstiller krav i regelverket herunder om det foreligger

hensiktsmessige rutiner og om rutinene blir etterlevd

En forvaltningsrevisjon kan rettes mot hele helse- og omsorgstjenesten i kommunen eller den kan spisses

mot enkelte tjenester og brukergrupper

314 Rus og psykiatri

Manglende samsvar mellom kvalitet tjenestetilbud og behov innenfor rus og psykiatritjenestene var et av de

omraringdene som det ble vurdert aring vaeligre hoslashyest risiko knyttet til I kommunen ser man en oslashkning i antall

personer med psykiske lidelser Konsekvensen av ikke aring ha et tilfredsstillende tjenestetilbud til denne

brukergruppen kan vaeligre at det ikke blir gitt tilbud til alle brukere som har rett paring tjenestene og det kan igjen

medfoslashre en oslashkning i langtidsbrukere av systemet I verste fall kan det ogsaring garing utover liv og helse

En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke i hvilken grad det er hensiktsmessig organisering rutiner

og samarbeid mellom enheter i kommunen samt mellom kommunen og andre relaterte instanser som sikrer

gode rus- og psykiatritjenester i kommunen Dette for aring identifisere om det er eventuelle utfordringer og

behov for forbedringer som kommunen kan dra nytte av i det videre arbeidet med aring utvikle rus- og psykiske

helsetjenester

Kommunen gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013 Det

er ogsaring et stort fokus paring de unge i kommunen Det er dermed oslashnskelig at en forvaltningsrevisjon i denne

perioden i hovedsak fokuserer paring de over 18 aringr

315 Tidlig innsats og forebygging

I oslashkonomiplanen for 2016-2019 kan man lese at det legges opp til en tettere samhandling mellom enhetene

i oppvekstsektoren hvor maringlet er aring arbeide i oslashkende grad tverrfaglig paring det forebyggende arbeidet blant

unge Kommunen vil fortsette aring prioritere tidlig innsats overfor alle maringlgrupper Videre garingr det frem av planen

at tilgjengelig statistikk viser at for mange Frogn-ungdommer over tid ikke fullfoslashrer videregaringende skole

I arbeidsmoslashtet ble tidlig innsats og forebyggende arbeid trukket frem som et risikoomraringde Det ble blant

annet stilt sposlashrsmaringl ved om barn med problemer fanges opp tidsnok hva som er aringrsaker til at unge dropper

ut av skolen og om det er en sammenheng mellom ressursbruk og resultater innenfor forebyggende

tjenester Dette er alle sposlashrsmaringl som kan besvares paring i en forvaltningsrevisjon

32 Regulatoriske risikoer

321 Ivaretakelse av personalopplysninger

Brudd paring personopplysningsloven ble identifisert som et mulig risikoomraringde i kommunen da det av noen ble

vurdert aring vaeligre hoslashy sannsynlighet for at kommunen glipper paring kravene om ivaretakelse av

personopplysninger Konsekvensen av brudd paring personalopplysningsloven kan vaeligre hoslashy for enkeltpersoner

og det kan ogsaring paringfoslashre kommunen et negativt omdoslashmme og erstatningssoslashksmaringl

For aring ivareta personopplysninger paring en riktig maringte er det viktig med system som sikrer at distribusjon

arkivering og tilgang til sensitiv informasjon foregaringr paring riktig maringte Det er viktig med gode tilgangssperrer

samt rutiner som sikrer at informasjon ikke lagres paring feil sted og at den ikke lagres lenger enn regelverket

tillater

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvilke system og rutiner Frogn kommune har for aring

etterleve krav om haringndtering av personopplysninger og informasjonssikkerhet

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 9

322 Selvkost og gebyr ndash vann og avloslashp

Fastsettelse av selvkostgebyr ble vurdert til aring vaeligre et risikoomraringde i kommunen Det ble blant annet

begrunnet med vanskelighetene knyttet til det aring sette riktige gebyrer Konsekvensen av aring ikke ha tilstrekkelig

kontroll paring dette omraringdet kan vaeligre at kommunen mottar for mye eller for lite i gebyrinntekter eller at det

blir en uhensiktsmessig fordeling av gebyr mellom de ulike abonnementstypene

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvorvidt kommunens gebyrreglementer er utformet i

samsvar med regelverket hvilke system og rutiner kommunen har knyttet til selvkostberegninger og om

kommunens gebyrer er i samsvar med selvkostreglene som gjelder for utvalgte tjenester

33 Oslashkonomi

331 Investeringsbeslutninger gjennomfoslashring av store prosjekt

Kommunen staringr ovenfor flere store investeringsprosjekt de neste aringrene Det gjelder blant annet nytt

helsebygg badeanlegg og boliger I aringrsmeldingen for 2015 garingr det frem at kommunen har en betydelig risiko

for oslashkte finanskostnader ved kun mindre endringer i renten paring grunn av dagens laringnevolum KOSTRA-tall viser

at kommunen har en hoslashy netto laringnegjeld i prosent av netto driftsinntekter sammenlignet med snittet til

Kostragruppe 8 samt lands- og fylkesgjennomsnittet

Risiko for mangelfullt beslutningsgrunnlag for investeringer ble trukket frem paring arbeidsmoslashtet som innspill til

mulig tema i en forvaltningsrevisjon Det samme ble prosjektstyring og oslashnsket om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonen med dette tema fra forrige planperiode Det begrunnes blant annet med risiko for at

kommunen mangler tilstrekkelig kompetanse og personell til aring kunne haringndtere omfattende investeringer

Det ble ogsaring stilt sposlashrsmaringl ved om kommunen har et tilfredsstillende prosjektstyringssystem og om det

virker etter hensikten Kommunens rutiner for investeringer i inventar ble ogsaring tatt opp

Generelle aringrsaker til risiko paring omraringdet kan vaeligre manglende kompetanse og kapasitet eller uklare rutiner og

ansvarsforhold naringr det gjelder det aring faring utarbeidet grundige analyser i forkant av investeringsbeslutningene

Konsekvensen av at investeringer ikke bygger paring et solid beslutningsgrunnlag kan vaeligre oslashkonomisk tap som

foslashlge av merkostnader

Grunnlagsarbeidet bak avgjoslashrelser om investeringer er en vesentlig del av prosessen i en virksomhet sin

styring av investeringsprosjekt Temaet kan tas opp som en egen forvaltningsrevisjon eller det kan ses i

sammenheng med en oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonen om prosjektstyring fra 2013

En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge hvordan prosjekter kvalitetssikres og foslashlges opp underveis eller

om loven om offentlige anskaffelser blir etterlevd naringr kommunen foretar innkjoslashp i forbindelse med prosjekt

332 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag

Reduksjon i framtidig inntektsgrunnlag ble paring felles arbeidsmoslashte i kommunen identifisert som et

risikoomraringde Det ble i den forbindelse pekt paring usikkerhet knyttet til arbeidsledighet og konsekvenser som

det kan medfoslashre herunder oslashkte sosiale kostnader og reduksjon i skatteinntekter Dette sett i sammenheng

med den saringrbare situasjonen som kommunen er i pga hoslashy laringnegjeld gjoslashr kommunen saringrbar for svingninger

i oslashkonomien Dersom inntektsgrunnlaget svekkes kan konsekvensen vaeligre krevende innsparingsbehov og

vesentlig lavere handlefrihet i kommunen

Dette er et tema som kan inngaring i en forvaltningsrevisjon som ser paring kommunens oslashkonomistyring Herunder

kan man eksempelvis se paring hvilke prosesser og rutiner kommunen har paring plass for aring identifisere haringndtere

og gjoslashre tiltak for aring tilpasse seg endrede oslashkonomiske forutsetninger som endring i inntekstgrunnlag

34 Maringl strategi og vedtak

341 Oppfoslashlging av kommunale planer

Kommunen har en rekke med overordnede og tematiske planer om strategier og maringl for fremtidig utvikling

Planene inneholder en handlingsdel med konkrete tiltak og aktiviteter som skal gjennomfoslashres innenfor en

gitt tidsperiode I arbeidsmoslashtet ble mangelfull oppfoslashlging av planer vurdert aring vaeligre et risikoomraringde

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 10

Konsekvensen kan vaeligre at viktige maringl og strategier ikke blir innfridd noe som kan garing utover tjenestetilbudet

og enkeltmennesker og det kan medfoslashre et svekket omdoslashmme for kommunen

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel se naeligrmere paring innholdet i en eller flere av kommunens planer og

undersoslashke hvorvidt planens maringlsetninger og handlingsplaner er blitt realisert Man kan ogsaring se paring hvilke

systemer og rutiner kommunen har for aring utforme og revidere planer og for aring foslashlge opp konkrete maringl og tiltak

342 Styring av kompetanse og bemanning

I arbeidet med den overordnede analysen har det kommet innspill fra kontrollutvalget om at saringrbarhet i

ressurssituasjonen er et mulig risikoomraringde og det gjaldt saeligrlig hvordan kommunen haringndterer utskiftning

av personell og akutte problemer ved fravaeligr

En forvaltningsrevisjon kan se paring ressurs- og kompetansesituasjonen i sentrale stoslashttefunksjoner i

kommunen og vurdere i hvilken grad kommunen har etablerte systemer og rutiner som hindrer saringrbarhet og

som sikrer etterlevelse av sentrale bestemmelser i saksbehandlingen

En annen vinkling kan vaeligre aring undersoslashke hvilke maringl som foreligger for bemanning rekruttering og

kompetanseheving I foslashlge kommuneplanen indikerer prognosene for befolkningsvekst og sammensetning

at behovet for kommunale tjenester kommer til oslashke markant Bare innenfor pleie- og omsorgstjenestene er

det forventet at behovet skal oslashke med ca 10 prosent frem til 2019 Dette vil aringpenbart paringvirke fremtidig behov

for rekruttering og kompetanse i kommunen Kompetanse handler ogsaring om aring beholde og utvikle

medarbeiderne i kommunen En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge rdquoturn overrdquo og aringrsaker til turn over

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 11

Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder Nedenfor presenteres oslashvrige risikoomraringder som er identifisert og vurdert

Generell drift

Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons

1 Interne ogeller eksterne

misligheter

Alle Tap som foslashlge av intern

svindel og andre personlige

vinninger

Svekket omdoslashmme

Daringrligere kvalitet

2 Stoslashttetjenestene leverer

ikke tilstrekkelig verdi til

kommunen

Servicesenter

Fellestjenester

Ineffektivitetdaringrlig kvalitet

hindrer tjenestene og politisk

virksomhet i aring gjoslashre en god

nok jobb

Variertdaringrlig

serviceopplevelse

Daringrlig omdoslashmme hos

innbyggerne

3 Post- og arkivfunksjonen

fungerer ikke etter

hensikten

Servicesenter

Fellestjenester

Publikum ansatte faringr ikke

tilgang paring opplysninger

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

4 Uhensiktsmessig drift av

og manglende kunnskap

om IKT-systemene i

kommunen

IKT Uautoriserte tilganger og

endringer

Tapt

verdiskapingineffektivitet

Oslashkte kostnader oslashkonomisk

tap

Oslashkte drifts- og

vedlikeholdskostnader

5 Store prosjekt leverer ikke

iht tid kostnad og kvalitet3

Teknisk Kostnadssprekk kan foslashre til

oslashkte gebyr og relativt store

oslashkonomiske tap

Kvalitetsutfordringer

Forsinkelser i prosjekt kan

foslashre til at inntektsstroslashmmen

fra investeringen forsinkes

med foslashlger for oslashvrig

virksomhet

6 Vedlikeholdsarbeidet er for

lite planmessig

langsiktig

Teknisk Vedlikeholdsetterslep som

gir oslashkte kostnader paring lengre

sikt

Oslashkte investerings- og

driftskostnader

HMS-krav blir ikke innfridd

7 Tjenestetilbudet innenfor

helse- og omsorgssektoren

samsvarer ikke med behov

Helse og

omsorg

Alle brukere som har behov

for det faringr ikke noslashdvendige

helse- og omsorgstenester

Dyre ineffektive tjenester

Fare for liv og helse

3 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med prosjektstyring som tema i 2013

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 12

Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons

8 Manglende samsvar

mellom kvalitet

tjenestetilbud og behov

innenfor rus- og

psykiatritjenesten4

Helse og

omsorg

Oslashkt risiko for at enkelte blir

langtidsbrukere av systemet

Ikke tilbud til alle som har rett

paring tjenester

Uheldige konsekvenser for

enkeltmenneske

9 Mangelfullt tilbud til

flyktninger i kommunen

Alle Daringrligere integrering f eks

daringrlig spraringk

Oslashkte kostnader

10 Varierende kvalitet paring

skolene mtp laeligringsmiljoslash

og laeligringsresultat

Oppvekst Oslashkende skille i

kunnskapsnivaring

Ikke fullfoslashring av utdanning

Oslashkt antall innbyggere paring

trygd

11 Tidlig innsats og

forebyggende arbeid rettet

mot barn unge og familier

nedprioriteres

Oppvekst

barnevern

NAV

Uheldige konsekvenser for

enkeltmenneske

Kan medfoslashre stoslashrre behov og

oslashkte kostnader i fremtiden

12 Kulturtilbudet er ikke

tilgjengelig for alle

Kultur og idrett Lite attraktivt for nye

innbyggere

Redusert livskvalitet for

enkelte

Regulatoriske risikoer

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Brudd paring lov og forskrift

relatert til offentlige

anskaffelser

Alle

Teknisk

Oslashkonomiske tap herunder

erstatningssoslashksmaringl og boslashter

pga feil i innkjoslashpsprosessen

og at kommunen kjoslashper inn

til for hoslashy pris

Negativt omdoslashmme

2 Brudd paring

personopplysningsloven

Alle ndash saeligrlig

innenfor helse

og oppvekst

Erstatningssoslashksmaringl

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

3 Brudd paring arbeidsmiljoslashloven Alle Negative konsekvenser for

enkeltansatte

Negativ effekt paring omdoslashmmet

Manglende oppfoslashlging av

sykemeldte

4 Brudd paring lov om

offentlighet Alle Forskjellsbehandling ndash ulik

saksbehandling

Publikum faringr ikke tilgang til

opplysninger

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

4 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 13

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

5 Brudd paring kommunelovens

krav til internkontroll

Alle Feil blir ikke rettet opp og

dette kan igjen medfoslashre

lovbrudd oslashkte kostnader og

skader

6 Brudd paring forvaltningsloven Alle Forskjellsbehandling ndash ulik

saksbehandling

Klagesaker - merkostnader

7 Brudd paring plan- og

bygningsloven5

Plan og

byggesak

Manglende likebehandling

Manglende samsvar mellom

tiltak og gitte tillatelserkrav

8 Fastsettelse av

selvkostgebyr samsvarer

ikke med krav6

Teknisk For hoslashye eller for lave gebyr

Negativt omdoslashmme

9 Brudd paring lovkrav innen

helse og omsorg

Helse og

omsorg

Brukere faringr ikke noslashdvendige

tjenester

Brukere faringr ikke individuell

plan

For lite brukermedvirkning

10 Nye ukjente oppgaver

som foslashlge av

samhandlingsreformen7

Helse og

omsorg

Utilstrekkeligfeil behandling

av pasienter i overganger

mellom kommunen og

sykehus

Innbyggerne faringr ikke

optimale tjenester

Oslashkte kostnader for

kommunen

Daringrlig omdoslashmme

11 Brudd paring barnehageloven ndash

kommunen sitt ansvar som

barnehagemynde

Barnehage Mangler i og klager paring

tilskudd til private barnehager

Varierende kvalitet paring

barnehagene i kommunen

12 Brudd paring lovkrav til sosiale

tjenester

Helse og

omsorg

NAV

Brukere faringr ikke noslashdvendige

tjenester

Daringrligere folkehelse

Oslashkte sosiale forskjeller

13 Brudd paring barnevernloven8 Barnevernet Enkelte barn blir ikke fanget

opp negativ konsekvens for

den enkelte

Kommunen kan bli

erstatningsansvarlig

Negativt omdoslashmme

14 Brudd paring opplaeligringsloven9 Skole

barnehage

Enkelte barn blir ikke fulgt

tilstrekkelig opp

Stoslashrre sosiale og

helsemessige problemer

5 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med byggesaksbehandling som tema i 2012

6 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med vann og avloslashp som tema i 2014

7 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Samhandlingsreformen som tema i 2014

8 Frogn gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med barnevern som tema i 2015

9 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med PP-tjenesten som tema i 2016

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 14

Oslashkonomi

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Lav eller varierende grad

av budsjettstyring10

Alle Negativ oslashkonomisk

konsekvens naring og for

framtiden

Avvik blir ikke avdekket

Ineffektiv bruk av midler

2 Investeringsbeslutninger

tas paring ufullstendig svakt

grunnlag

Alle Det gjoslashres feil

investeringsbeslutning

Negativ oslashkonomisk

konsekvens

3 Reduksjon i framtidig

inntektsgrunnlag

Alle Mindre handlefrihet

Fremtidig krevende

innsparingsbehov

4 Refusjoner innbetalinger

kommunen har krav paring bli

ikke innkrevd

Alle men

saeligrlig NAV

Helse og

omsorg og

oppvekst

Oslashkonomisk tap

Maringl strategi og vedtak

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Mangelfull oppfoslashlging av

politiske vedtak11

Alle

Stab

Feilandre prioriteringer gir

mangelfullineffektiv

realisering av politiske maringl

og vedtak

2 Kommunen har ikke

tilstrekkeligrett

kompetanse til aring dekke

fremtidens behov

Alle

HR Personal

Kommunen greier ikke aring yte

tilstrekkeligetilfredsstillende

tjenester

3 Kommunen er ikke nok

rigget til aring ivareta

fremtidige eksterne krav

Alle Virksomheten paringvirkes

negativt (tjenestekvalitet

oslashkonomi omdoslashmme

arbeidsplass etc)

4 Mangelfull oppfoslashlging av

kommunale planer (feks

klimaplan)

Alle Maringlsetninger blir ikke

realisert

10 Oslashkonomistyring var et prioritert omraringde i forrige plan for forvaltningsrevisjon i Frogn kommune

11 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med Oppfoslashlging av vedtak i folkevalgte organer som tema i 2016

Kontakt oss

Siv Karlsen Moa

Partner

T +47 40 63 95 48 E sivmoakpmgno

Ole Willy Fundingsrud

Director

T +47 406 39 692

E olewillyfundingsrudkpmgno

kpmgno

copy 2016 KPMG AS a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (ldquoKPMG Internationalrdquo) a Swiss entity All rights reserved

This proposal is made by KPMG AS a member firm of the KPMG network

of independent firms affiliated with KPMG International a Swiss

cooperative and is in all respects subject to the negotiation agreement and

signing of a specific engagement letter or contract KPMG International

provides no client services No member firm has any authority to obligate or

bind KPMG International or any other member firm vis-agrave-vis third parties nor

does KPMG International have any such authority to obligate or bind any

member firm

Frogn kontrollutvalg

Side 10 av 11

Frogn KU-1916 Kontrollutvalgets strateginotat Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600148-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1916 09052016 Sekretariatets innstilling

1 Kontrollutvalgets strateginotat vedtas med endringen som foreslaringtt i saksutredningen 2 Kontrollutvalget tar diskusjonen om utvalgets strateginotat til orientering

SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets strateginotat beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategier som benyttes for aring loslashse disse Notatet legges aringrlig frem for utvalget som en paringminnelse om hvilke maringl oppgaver og kjoslashreregler som gjelder for utvalgets arbeid I tillegg inviteres det til en diskusjon om eventuelle endringertilfoslashyelser i utvalgets strategi Strateginotat ble sist behandlet av utvalget i sak 415 i moslashte 2 februar 2015 Sekretariatet foreslaringr foslashlgende tillegg Under overskriften 3 Selskapskontroll paring side 2 i notatet boslashr innholdet oppdateres slik at det er samsvar med sect 13 i Forskrift om kontrollutvalg I forskriften staringr det at plan for selskapskontroll skal baseres paring en overordnet analyse Vi foreslaringr at strategien for selskapskontroll utvides til fire punkter og at punktet om overordnet analyse settes inn som nummer 2

- Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger

Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Vedlegg til sak Utvalgets strateginotat

1

STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I FROGN Sist vedtatt uten endringer 02022015 jf sak 415

Maringl og oppgaver

Kontrollutvalgets hovedmaringl er aring bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver

blir ivaretatt paring best mulig maringte

Kommuneloven (sect 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til aring forestaring

det loslashpende tilsynet med forvaltningen Utvalget skal paringse at regnskapene blir foslashrt paring en

betryggende maringte at oslashkonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomfoslashres god

forvaltningsrevisjon og selskapskontroll

Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til aring kreve enhver opplysning redegjoslashrelse eller

dokument som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene jf F sect 5

Valg og sammensetning

Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgaringr av F sect 2

Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvaringker og saksbehandlingen skal kun foregaring

ut fra et kontrollperspektiv Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin

dobbeltrolle som politikere og noslashytrale kontrolloslashrer

Hovedoppgaver

1 Regnskapsrevisjon

Utvalget skal paringse at kommunens regnskap blir revidert paring en betryggende maringte og i samsvar

med de bestemmelser som foslashlger av lov forskrift god kommunal revisjonsskikk mm

Strategi

1 Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om

arbeidet og strategien for det kommende revisjonsaringret

2 Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og

oslashkonomiforvaltning forelegges utvalget

3 Utvalget skal paringse at revisjonens merknader blir fulgt opp

2 Forvaltningsrevisjon

Kontrollutvalget skal paringse at det blir gjennomfoslashrt systematiske vurderinger av oslashkonomi og

maringloppnaringelse ut fra kommunestyrets vedtak

Strategi

1 Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse om mulige omraringder med risiko for

avvik fra oppsatte maringl i kommunen

2 Foreslaring en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for

kommunen

3 Innstille om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret

4 Paringse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen

2

3 Selskapskontroll

Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide

kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller

forvaltningsrevisjon

Strategi

1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo

2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret

3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen

4 Annet tilsyn og kontroll

Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de

opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr

kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram

saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under

utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak

Strategi

1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen

2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ

3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget

initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser

Organisering av arbeidet generelt

1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget

sekretariat

Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning

redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring

gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ

ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som

underordnede organer

Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med

kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver

Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre

undersoslashkelser som ikke er revisjon

Strategi

1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i

arbeidet

3

2 Samarbeid

Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon

med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og

revisjonen

Strategi

1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra

utvalgets moslashter

2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og

samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker

3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret

4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet

3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media

For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle

styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er

det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med

utvalget

Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del

saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold

til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger

som er underlagt lovbestemt taushetsplikt

Strategi

1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig

paring kommunens Internett-sider

2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig

innsyn paring kommunens Internettsider

3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum

4 Tips skal alltid vurderes

5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares

6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media

4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner

Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor

kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende

aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og

vedtatte planer og andre tiltak

Strategi

1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr

2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget

Frogn kontrollutvalg

Side 11 av 11

Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og

avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om

selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat

Postadresse Postboks 195 1431 Arings

Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29

64 96 20 59 (m) 920 16 409

FIKSfollofiksno

wwwfollofiksno

MOslashTEPROTOKOLL

Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5

Saksliste

Side

Saker til behandling

716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3

816 Henvendelse til kontrollutvalget 3

916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3

1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4

1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4

1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5

1316 Orienteringssaker 5

Eventuelt

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5

Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine

undersoslashkelser

Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget

Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden

Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016

Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13

Saksdokumentet er unntatt offentlighet

Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk

Otto Schacht

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 5 av 5

Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquo

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3

Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS

Pb 195 1431 AringS

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen

1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former

2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene

3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene

4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister

5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene

6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap

7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene

8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 5 av 5

9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene

10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring

generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene

11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste

organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

1

KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015

mars FIKS 7mars 2016

2

3

Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat

Februar Fornyes aringrlig

FIKS FIKS

Legges frem i mai

Rullerende

4

Moslashteplan

FIKS

1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember

5 Kommunens aringrsregnskap 2015

15 april Kommunen

6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen

7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG

311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG

8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

2

Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915

10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai

12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm

Svarfrist FIKS

Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern

22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016

FIKS FIKS FIKS FIKS

KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai

KS 1216

13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012

Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver

Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars

  • Saksliste Frogn KU 09052016
  • Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
    • Signert revisjonsberetning Frogn 2015
      • Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
        • E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
        • Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
        • Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
          • Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
            • Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
              • Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
                • saksutskrift sak 7-16
                  • Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
                    • Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
                      • Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
                        • StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
                          • Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
                            • 1 Protokoll Frogn KU 07032016
                            • 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
                            • 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
                            • 4 FrognAktivitetsplan 2016
Page 12: MØTEINNKALLING Frogn kontrollutvalg...• Ved behandling i HMPB 2.2.2016 ble nye boligområder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan, i tråd med rådmannens innstilling

Varingr ref 1600089 Side 2 av 2

Tidligere behandlinger Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Vedlegg SAKSUTREDNING Raringdmannen sa i kontrollutvalgets moslashte den 1 februar i sak 216 vedroslashrende kontrollrutiner i byggesaksavdelingen at administrasjonen vil garing igjennom arkivene og undersoslashke aktuelle saker den korrupsjonssiktede kvinnen fra Drammen behandlet da hun var ansatt i Frogn kommune Kontrollutvalget vedtok aring be om en redegjoslashrelse fra raringdmannen om gjennomfoslashringen av undersoslashkelsen Raringdmannen er innkalt til moslashtet for aring gi en statusrapport om sine undersoslashkelser Arings 29 februar 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kontrollutvalg

Side 9 av 11

Frogn KU-1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600081-6 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1816 09052016 Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar KPMGs utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon til orientering SAKSUTREDNING I utkastet til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon fra KPMG framgaringr det at analysen er utarbeidet paring grunnlag av dokumentanalyse og det felles arbeidsmoslashtet den 13 april der baringde kontrollutvalget politiske gruppeledere samt raringdmannen og hans ledergruppe deltok Paring grunnlag av diskusjonen i utvalget vil KPMG legge fram en endelig overordnet analyse foran kontrollutvalgets neste moslashte Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Utkast overordnet analyse Frogn kommune fra KPMG

Overordnet analyse

Frogn kommune

Mai 2016

wwwkpmgno

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 1

Innhold

1 Bakgrunn og formaringl 2

11 Bakgrunn 2

12 Formaringl 2

2 Fremgangsmaringte og involvering 3

21 Innsamling av data og metode 3

3 Analyse 6

31 Generell drift 7

32 Regulatoriske risikoer 8

33 Oslashkonomi 9

34 Maringl strategi og vedtak 9

Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder 11

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 2

1 Bakgrunn og formaringl 11 Bakgrunn

Etter sect10 i forskrift om kontrollutvalg skal kontrollutvalget utarbeidet plan for forvaltningsrevisjon Planen

skal vaeligre basert paring en overordnet analyse av kommunen

Kontrollutvalget i Frogn kommune har fra KPMG bestilt en overordnet analyse som grunnlag for plan for

forvaltningsrevisjon som skal gjelde i perioden 2016-2019

12 Formaringl

Formaringlet med den overordnete analysen er aring identifisere mulige omraringdertema for forvaltningsrevisjon i

firearingrsperioden 2016-2019

For aring utarbeide planen har KPMG gjennomfoslashrt en overordnet analyse av risiko og vesentlighet Analysen gir

grunnlag for aring prioritere omraringder i kommunal virksomhet som kan vaeligre gjenstand for forvaltningsrevisjon de

neste aringrene

Denne overordnede analysen vil med andre ord presentere identifiserte omraringder i den kommunale

virksomheten hvor risikoen for feilmangler er til stede Analysen danner grunnlaget for kontrollutvalgets

prioritering av omraringder som kan vaeligre gjenstand for forvaltningsrevisjon i planperioden

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 3

2 Fremgangsmaringte og involvering

Kapittel 2 gir en oversikt over metoden som er brukt for aring samle inn data teoretisk fundament og

vesentlige hensyn som er blitt benyttet i risikovurderingen

21 Innsamling av data og metode

I arbeidet med analysen har KPMG vektlagt analyser knyttet til risiko for manglende kontroll med vesentlige

sider ved virksomheten og tjenestene Av den grunn har vi fokusert paring aring gjennomfoslashre analyser med utspring

i risiko og vesentlighet

Den overordnede analysen er fundamentet for de omraringdene kontrollutvalget og kommunestyret prioriterer

for forvaltningsrevisjon I saring maringte har det vaeligrt saeligrlig viktig aring identifisere omraringder som har en iboende risiko

vesentlig grad av uoslashnskede konsekvenser dersom risiko inntreffer og som det potensielt vil vaeligre nyttig aring

gjennomfoslashre revisjon paring nyttig sett fra et politisk staringsted fra administrasjonens staringsted og nyttig sett ut i fra

et brukerperspektiv til kommunen Dette innebaeligrer at vi i arbeidet har tatt hoslashyde for omraringder hvor revisjon

kan ha verdi for kommunen i et forbedrings- og laeligreoslashyemed og hvor revisjon kan ha forebyggende karakter

Det vil si at et revisjonsprosjekt ikke bare ser tilbake paring hva som har skjedd men at man kan garing inn paring

paringgaringende prosjekter og prosesser hvor revisjonen kan vaeligre fundament for korrigerende grep

Av den grunn har vi gjennomfoslashrt en prosess som innebaeligrer et samspill med ulike deler av kommunen

administrasjon og politikere fra hhv kontrollutvalg og kommunestyret Dette har vaeligrt viktig for aring kunne finne

de rette omraringder og risikoer for revisjon

Arbeidet har vaeligrt delt i tre hovedbolker

Kartlegge og forstaring kommunen

Arbeidsmoslashte med kommunen for aring etablere og verifisere mulige omraringder for forvaltningsrevisjon

Dokumentere analyse

211 Metode

For gjennomfoslashring av analysen har foslashlgende teknikker blitt brukt for aring samle inn data

Dokumentanalyse KPMG har innhentet og gjennomgaringtt dokumentasjon fra kommunen blant annet

aringrsmelding og oslashkonomiplan tidligere revisjoner KOSTRA-statistikk kommuneplan og aringrsbudsjett

Arbeidsmoslashte Felles arbeidsmoslashte for kontrollutvalget politiske gruppeledere raringdmannen og raringdmannens

stab

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 4

Illustrert har prosessen vaeligrt slik

212 Teoretisk fundament og vesentlige hensyn

Arbeidet har fulgt en modell som er teoretisk forankret i statsvitenskap organisasjonsteori og COSO ERM1

og den tar utgangspunkt i kommunal virksomhet og tjenestetilbud Skjematisk vil valg av

forvaltningsrevisjonsprosjekt bli et resultat av vurderinger knyttet til vesentlighet og risiko ved virksomhet og

tjenestetilbud - vurderinger som siler ut prosjekt i 4 overordnede steg Dette kan illustreres slik2

1 The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission ERM ndash Enterprise Risk Management Dette er en internasjonalt

innarbeid standard for beste praksis innen omraringdet internkontroll og risikoharingndtering i virksomheter

2 De to nederste graring feltene ivaretas av kontrollutvalget og bystyret

1bullBestilling og innspill fra kontrollutvalget

2

bullGjennomgang av eksisterande overordna analyser og planer fokus paring gjennomfoslashrte revisjoner og kontroller

3

bullGjennomgang av relevante dokument bla aringrsmelding kommuneplan aringrsbudsjett med kommentarer saker i kontrollutvalget KOSTRA statistikk fylkesmannens tilsyn kommunestyrevedtak

4

bullArbeidsmoslashte med adminstrasjon (stab og enhetsledere) tillitsvalgtehovedverneombud politiske gruppeledere og kontrollutvalg

5bullOppsummering av resultat og utarbeiding av overordnet analyse Oversendt til kontrollutvalget

6

bullKPMG dokumenterer endelig overordnet analyse i samsvar med foslashringerinnspill fra kontrollutvalet og ovesender til kontrollutvalget etter moslashte

Overordnede vurderinger av risiko- og vesentlighet

Risikovurdering av vesentlige omraringde

Prioritering av risikoomraringde

Valg av

prosjekt

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 5

I felles arbeidsmoslashte ble risikoomraringder vurdert i forhold til sannsynlighet for at risiko inntreffer og konsekvens

av risiko For konsekvensvurderinger ble foslashlgende hjelpekriterier benyttet

Liv og helse

Sikring av verdier

Brukerrettighet - oppfylling og kvalitet

Kostnadseffektivitetproduktivitet

Politisk aktualitet

Analysen av identifiserte omraringder og risiko er kategorisert i foslashlgende matrise

Den videre prosessen innebaeligrer at kontrollutvalget prioriterer identifiserte omraringderrisikoer og utformer plan

for forvaltningsrevisjon Planen vedtas i kommunestyret og kontrollutvalget velgerbestiller enkeltstaringende

revisjoner Det er ogsaring ved bestilling av enkeltstaringende revisjoner at omraringdetrisikoen spisses og

operasjonaliseres i forhold til hva og hvordan revisjonen skal innrettes

Med andre ord den overordnede analysen identifiserer foslashrst og fremst omraringdene for forvaltningsrevisjon

mens en ved bestillingen av enkeltstaringende prosjektet spisser og operasjonaliserer hvilke temaer som skal bli

gjenstand for revisjon

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 6

3 Analyse Nedenfor presenteres omraringderrisikoer som er vurdert som saeligrlig relevante for revisjon det vil si

omraringderrisikoer som er kategorisert med betydelig konsekvens og betydelig grad av sannsynlighet

I vedlegg er alle identifiserte og vurderte omraringderrisikoer presentert

Omraringdene nedenfor blir presentert i fire ulike bolker

Generell drift

Regulatoriske risikoer

Oslashkonomiske risikoer

Maringl strategi og vedtak

Baringde sannsynlighet og konsekvens er gitt en farge hvor roslashd indikerer hoslashy sannsynlighet alvorlig

konsekvens gul indikerer middels og groslashnn indikerer lav sannsynlighet liten konsekvens

De stoslashrste risikoomraringdene som ble identifisert er presentert i tabellen nedenfor Under tabellen presenterer

vi deretter vurderingene som ligger bak de prioriterte risikoomraringdene

Sortert ut ifra scorevurdering ser tabellen i uprioritert rekkefoslashlge slik ut

Risikoomraringde Hvor i kommunen Sanns Kons

1 Etikk Hele

2 IKT Hele IKT og service

3 Helse og omsorg Helse omsorg og

velferd

4 Rus og psyk Helse omsorg og velferd

5 Tidlig innsats og forebygging Oppvekst barnevern

6 Personopplysninger Hele Sentraladm

7 Selvkost Teknisk

8 Investeringsbeslutninger prosjektstyring Hele

saeligrlig oslashkonomi teknisk

9 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag Hele

10 Oppfoslashlging av kommunale planer Hele

11 Bemanning og kompetansestyring Hele

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 7

Generell drift

311 Etikk og habilitet

Kommunen har som maringl aring ha et felles verdigrunnlag og aring ha en hoslashy etisk standard og en organisasjonskultur

basert paring felles utviklende holdninger og verdier Kommunen har blant annet utarbeidet etiske retningslinjer

som sist ble revidert i 2015

I arbeidsmoslashtet ble risiko for tap som foslashlge av interne og eller eksterne misligheter diskutert og det som ble

droslashftet var hvordan de etiske retningslinjene blir fulgt opp ute i enhetene og hvordan det jobbes med aring

forhindre at misligheter oppstaringr Dette gjelder baringde i administrasjonen i samspillet mellom politikk og

administrasjon og hos eksterne samarbeidspartnere

En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke hvordan kommunen praktiserer kravene om habilitet i

saksbehandling Revisjonen kan ogsaring kartlegge hvorvidt kommunens etiske retningslinjer er kjent blant de

ansatte i hvilke grad de foslashlges opp og hvilket system kommunen har for ansatte som vil melde ifra om brudd

paring lovkrav og regler knyttet til etikk og habilitet En revisjon kan ogsaring undersoslashkes i hvilke grad oppgave- og

ansvarsfordelingen mellom administrativt og politisk nivaring er formalisert - og hvordan kommunen jobber med

aring forebygger risikoer knyttet til habilitet og misligheter

312 IKT

I arbeidsmoslashtet ble utfordringer innenfor IKT-omraringde pekt paring som et saeligrlig kritisk risikoomraringde i kommunen

Det ble pekt paring at IKT-omraringdet ikke fungerer optimalt blant annet paring grunn av at det ikke er tilstrekkelig

utviklet og det preges av saringrbarhet blant annet paring grunn av noslashdvending vedlikehold nedetid og reparasjoner

av utstyr Risikoer knyttet til informasjonssikkerhet og tilgangskontroll ble ogsaring trukket frem

Innenfor IKT- omraringdet er det en generell risiko at det er et oslashkende trusselbilde mot digitale tjenester noe

som fordrer bedre sikkerhetsmekanismer hos kommunen Det er viktig med en tydelig strategi og

bevisstgjoslashring knyttet til forandring i arbeidsprosessene Konsekvensen av aring ha et IKT-systemer som ikke er

paringlitelig kan potensielt sett vaeligre store I helse- og omsorgssektoren blir velferdsteknologi en stadig stoslashrre

del av hverdagen og det kan i verste fall staring om liv og helse Andre konsekvenser er tapt verdiskapning og

oslashkte kostnader som foslashlge av nedetid og stopp i produksjon samt negativt omdoslashmme

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel

ndash Gjennomgaring kommunens kontroll drift og vedlikehold av IKT-systemer

ndash Vurdere i hvilken grad kommunen har klare strategier og planer og knyttet til investeringer innenfor

IKT-omraringdet og hvordan disse etterleves

ndash Kartlegge hvilke system og rutiner kommunen har for aring avdekke redusere og forhindre potensielle

IKT-risikoer og om det er gode nok tilgangs- og endringskontroller i systemene

ndash Undersoslashke kommunens beredskapsplaner for aring sikre gjenopprettelse av IKT-systemer ved uforutsette

hendelser

ndash Rutiner og praksis knyttet til opplaeligring og veiledning om bruk av IKT-systemer programvarer og utstyr

313 Helse og omsorg

I kommunen er det stort fokus paring aring fremme et helhetlige bruker - og pasientforloslashp I foslashlge aringrsmeldingen for

2015 har effektiv oppgaveloslashsning og samhandling hatt stort fokus Kommunen ser at samhandling hvor

brukers behov og ressurser er styrende for varingr innsats gir mer hensiktsmessige tjenester til den enkelte

Rehabiliteringsinnsatsen i brukers eget hjem har ogsaring oslashkt

Deltagerne paring arbeidsmoslashtet vurderte ikke sannsyligheten for lovbrudd eller mangelfullt tjenestetilbud

innenfor helse- og omsorgssektoren som saeligrlig hoslashy men helse og omsorg er likevel et prioritert omraringde

siden konsekvensene potensielt sett kan vaeligre svaeligrt store hvis det foslashrst oppstaringr feil Kommunen satser stort

paring dette omraringdet og en forvaltningsrevisjon kan undersoslashke om alle krav blir ivaretatt og om resultatene

samsvarer med ressursinnsatsen

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 8

En forvaltningsrevisjon kan ogsaring se paring

ndash Tildeling av helse- og omsorgstjenester herunder saksbehandling og vedtaksoppfoslashlging

ndash Om helse og omsorgstjenestene er godt dimensjonert i forhold til behov

ndash Bruk av individuelle planer

ndash Bemanning kompetanse og rekruttering i helse- og omsorgssektoren

ndash Hvorvidt innholdet i tjenestetilbudet tilfredsstiller krav i regelverket herunder om det foreligger

hensiktsmessige rutiner og om rutinene blir etterlevd

En forvaltningsrevisjon kan rettes mot hele helse- og omsorgstjenesten i kommunen eller den kan spisses

mot enkelte tjenester og brukergrupper

314 Rus og psykiatri

Manglende samsvar mellom kvalitet tjenestetilbud og behov innenfor rus og psykiatritjenestene var et av de

omraringdene som det ble vurdert aring vaeligre hoslashyest risiko knyttet til I kommunen ser man en oslashkning i antall

personer med psykiske lidelser Konsekvensen av ikke aring ha et tilfredsstillende tjenestetilbud til denne

brukergruppen kan vaeligre at det ikke blir gitt tilbud til alle brukere som har rett paring tjenestene og det kan igjen

medfoslashre en oslashkning i langtidsbrukere av systemet I verste fall kan det ogsaring garing utover liv og helse

En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke i hvilken grad det er hensiktsmessig organisering rutiner

og samarbeid mellom enheter i kommunen samt mellom kommunen og andre relaterte instanser som sikrer

gode rus- og psykiatritjenester i kommunen Dette for aring identifisere om det er eventuelle utfordringer og

behov for forbedringer som kommunen kan dra nytte av i det videre arbeidet med aring utvikle rus- og psykiske

helsetjenester

Kommunen gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013 Det

er ogsaring et stort fokus paring de unge i kommunen Det er dermed oslashnskelig at en forvaltningsrevisjon i denne

perioden i hovedsak fokuserer paring de over 18 aringr

315 Tidlig innsats og forebygging

I oslashkonomiplanen for 2016-2019 kan man lese at det legges opp til en tettere samhandling mellom enhetene

i oppvekstsektoren hvor maringlet er aring arbeide i oslashkende grad tverrfaglig paring det forebyggende arbeidet blant

unge Kommunen vil fortsette aring prioritere tidlig innsats overfor alle maringlgrupper Videre garingr det frem av planen

at tilgjengelig statistikk viser at for mange Frogn-ungdommer over tid ikke fullfoslashrer videregaringende skole

I arbeidsmoslashtet ble tidlig innsats og forebyggende arbeid trukket frem som et risikoomraringde Det ble blant

annet stilt sposlashrsmaringl ved om barn med problemer fanges opp tidsnok hva som er aringrsaker til at unge dropper

ut av skolen og om det er en sammenheng mellom ressursbruk og resultater innenfor forebyggende

tjenester Dette er alle sposlashrsmaringl som kan besvares paring i en forvaltningsrevisjon

32 Regulatoriske risikoer

321 Ivaretakelse av personalopplysninger

Brudd paring personopplysningsloven ble identifisert som et mulig risikoomraringde i kommunen da det av noen ble

vurdert aring vaeligre hoslashy sannsynlighet for at kommunen glipper paring kravene om ivaretakelse av

personopplysninger Konsekvensen av brudd paring personalopplysningsloven kan vaeligre hoslashy for enkeltpersoner

og det kan ogsaring paringfoslashre kommunen et negativt omdoslashmme og erstatningssoslashksmaringl

For aring ivareta personopplysninger paring en riktig maringte er det viktig med system som sikrer at distribusjon

arkivering og tilgang til sensitiv informasjon foregaringr paring riktig maringte Det er viktig med gode tilgangssperrer

samt rutiner som sikrer at informasjon ikke lagres paring feil sted og at den ikke lagres lenger enn regelverket

tillater

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvilke system og rutiner Frogn kommune har for aring

etterleve krav om haringndtering av personopplysninger og informasjonssikkerhet

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 9

322 Selvkost og gebyr ndash vann og avloslashp

Fastsettelse av selvkostgebyr ble vurdert til aring vaeligre et risikoomraringde i kommunen Det ble blant annet

begrunnet med vanskelighetene knyttet til det aring sette riktige gebyrer Konsekvensen av aring ikke ha tilstrekkelig

kontroll paring dette omraringdet kan vaeligre at kommunen mottar for mye eller for lite i gebyrinntekter eller at det

blir en uhensiktsmessig fordeling av gebyr mellom de ulike abonnementstypene

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvorvidt kommunens gebyrreglementer er utformet i

samsvar med regelverket hvilke system og rutiner kommunen har knyttet til selvkostberegninger og om

kommunens gebyrer er i samsvar med selvkostreglene som gjelder for utvalgte tjenester

33 Oslashkonomi

331 Investeringsbeslutninger gjennomfoslashring av store prosjekt

Kommunen staringr ovenfor flere store investeringsprosjekt de neste aringrene Det gjelder blant annet nytt

helsebygg badeanlegg og boliger I aringrsmeldingen for 2015 garingr det frem at kommunen har en betydelig risiko

for oslashkte finanskostnader ved kun mindre endringer i renten paring grunn av dagens laringnevolum KOSTRA-tall viser

at kommunen har en hoslashy netto laringnegjeld i prosent av netto driftsinntekter sammenlignet med snittet til

Kostragruppe 8 samt lands- og fylkesgjennomsnittet

Risiko for mangelfullt beslutningsgrunnlag for investeringer ble trukket frem paring arbeidsmoslashtet som innspill til

mulig tema i en forvaltningsrevisjon Det samme ble prosjektstyring og oslashnsket om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonen med dette tema fra forrige planperiode Det begrunnes blant annet med risiko for at

kommunen mangler tilstrekkelig kompetanse og personell til aring kunne haringndtere omfattende investeringer

Det ble ogsaring stilt sposlashrsmaringl ved om kommunen har et tilfredsstillende prosjektstyringssystem og om det

virker etter hensikten Kommunens rutiner for investeringer i inventar ble ogsaring tatt opp

Generelle aringrsaker til risiko paring omraringdet kan vaeligre manglende kompetanse og kapasitet eller uklare rutiner og

ansvarsforhold naringr det gjelder det aring faring utarbeidet grundige analyser i forkant av investeringsbeslutningene

Konsekvensen av at investeringer ikke bygger paring et solid beslutningsgrunnlag kan vaeligre oslashkonomisk tap som

foslashlge av merkostnader

Grunnlagsarbeidet bak avgjoslashrelser om investeringer er en vesentlig del av prosessen i en virksomhet sin

styring av investeringsprosjekt Temaet kan tas opp som en egen forvaltningsrevisjon eller det kan ses i

sammenheng med en oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonen om prosjektstyring fra 2013

En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge hvordan prosjekter kvalitetssikres og foslashlges opp underveis eller

om loven om offentlige anskaffelser blir etterlevd naringr kommunen foretar innkjoslashp i forbindelse med prosjekt

332 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag

Reduksjon i framtidig inntektsgrunnlag ble paring felles arbeidsmoslashte i kommunen identifisert som et

risikoomraringde Det ble i den forbindelse pekt paring usikkerhet knyttet til arbeidsledighet og konsekvenser som

det kan medfoslashre herunder oslashkte sosiale kostnader og reduksjon i skatteinntekter Dette sett i sammenheng

med den saringrbare situasjonen som kommunen er i pga hoslashy laringnegjeld gjoslashr kommunen saringrbar for svingninger

i oslashkonomien Dersom inntektsgrunnlaget svekkes kan konsekvensen vaeligre krevende innsparingsbehov og

vesentlig lavere handlefrihet i kommunen

Dette er et tema som kan inngaring i en forvaltningsrevisjon som ser paring kommunens oslashkonomistyring Herunder

kan man eksempelvis se paring hvilke prosesser og rutiner kommunen har paring plass for aring identifisere haringndtere

og gjoslashre tiltak for aring tilpasse seg endrede oslashkonomiske forutsetninger som endring i inntekstgrunnlag

34 Maringl strategi og vedtak

341 Oppfoslashlging av kommunale planer

Kommunen har en rekke med overordnede og tematiske planer om strategier og maringl for fremtidig utvikling

Planene inneholder en handlingsdel med konkrete tiltak og aktiviteter som skal gjennomfoslashres innenfor en

gitt tidsperiode I arbeidsmoslashtet ble mangelfull oppfoslashlging av planer vurdert aring vaeligre et risikoomraringde

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 10

Konsekvensen kan vaeligre at viktige maringl og strategier ikke blir innfridd noe som kan garing utover tjenestetilbudet

og enkeltmennesker og det kan medfoslashre et svekket omdoslashmme for kommunen

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel se naeligrmere paring innholdet i en eller flere av kommunens planer og

undersoslashke hvorvidt planens maringlsetninger og handlingsplaner er blitt realisert Man kan ogsaring se paring hvilke

systemer og rutiner kommunen har for aring utforme og revidere planer og for aring foslashlge opp konkrete maringl og tiltak

342 Styring av kompetanse og bemanning

I arbeidet med den overordnede analysen har det kommet innspill fra kontrollutvalget om at saringrbarhet i

ressurssituasjonen er et mulig risikoomraringde og det gjaldt saeligrlig hvordan kommunen haringndterer utskiftning

av personell og akutte problemer ved fravaeligr

En forvaltningsrevisjon kan se paring ressurs- og kompetansesituasjonen i sentrale stoslashttefunksjoner i

kommunen og vurdere i hvilken grad kommunen har etablerte systemer og rutiner som hindrer saringrbarhet og

som sikrer etterlevelse av sentrale bestemmelser i saksbehandlingen

En annen vinkling kan vaeligre aring undersoslashke hvilke maringl som foreligger for bemanning rekruttering og

kompetanseheving I foslashlge kommuneplanen indikerer prognosene for befolkningsvekst og sammensetning

at behovet for kommunale tjenester kommer til oslashke markant Bare innenfor pleie- og omsorgstjenestene er

det forventet at behovet skal oslashke med ca 10 prosent frem til 2019 Dette vil aringpenbart paringvirke fremtidig behov

for rekruttering og kompetanse i kommunen Kompetanse handler ogsaring om aring beholde og utvikle

medarbeiderne i kommunen En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge rdquoturn overrdquo og aringrsaker til turn over

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 11

Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder Nedenfor presenteres oslashvrige risikoomraringder som er identifisert og vurdert

Generell drift

Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons

1 Interne ogeller eksterne

misligheter

Alle Tap som foslashlge av intern

svindel og andre personlige

vinninger

Svekket omdoslashmme

Daringrligere kvalitet

2 Stoslashttetjenestene leverer

ikke tilstrekkelig verdi til

kommunen

Servicesenter

Fellestjenester

Ineffektivitetdaringrlig kvalitet

hindrer tjenestene og politisk

virksomhet i aring gjoslashre en god

nok jobb

Variertdaringrlig

serviceopplevelse

Daringrlig omdoslashmme hos

innbyggerne

3 Post- og arkivfunksjonen

fungerer ikke etter

hensikten

Servicesenter

Fellestjenester

Publikum ansatte faringr ikke

tilgang paring opplysninger

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

4 Uhensiktsmessig drift av

og manglende kunnskap

om IKT-systemene i

kommunen

IKT Uautoriserte tilganger og

endringer

Tapt

verdiskapingineffektivitet

Oslashkte kostnader oslashkonomisk

tap

Oslashkte drifts- og

vedlikeholdskostnader

5 Store prosjekt leverer ikke

iht tid kostnad og kvalitet3

Teknisk Kostnadssprekk kan foslashre til

oslashkte gebyr og relativt store

oslashkonomiske tap

Kvalitetsutfordringer

Forsinkelser i prosjekt kan

foslashre til at inntektsstroslashmmen

fra investeringen forsinkes

med foslashlger for oslashvrig

virksomhet

6 Vedlikeholdsarbeidet er for

lite planmessig

langsiktig

Teknisk Vedlikeholdsetterslep som

gir oslashkte kostnader paring lengre

sikt

Oslashkte investerings- og

driftskostnader

HMS-krav blir ikke innfridd

7 Tjenestetilbudet innenfor

helse- og omsorgssektoren

samsvarer ikke med behov

Helse og

omsorg

Alle brukere som har behov

for det faringr ikke noslashdvendige

helse- og omsorgstenester

Dyre ineffektive tjenester

Fare for liv og helse

3 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med prosjektstyring som tema i 2013

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 12

Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons

8 Manglende samsvar

mellom kvalitet

tjenestetilbud og behov

innenfor rus- og

psykiatritjenesten4

Helse og

omsorg

Oslashkt risiko for at enkelte blir

langtidsbrukere av systemet

Ikke tilbud til alle som har rett

paring tjenester

Uheldige konsekvenser for

enkeltmenneske

9 Mangelfullt tilbud til

flyktninger i kommunen

Alle Daringrligere integrering f eks

daringrlig spraringk

Oslashkte kostnader

10 Varierende kvalitet paring

skolene mtp laeligringsmiljoslash

og laeligringsresultat

Oppvekst Oslashkende skille i

kunnskapsnivaring

Ikke fullfoslashring av utdanning

Oslashkt antall innbyggere paring

trygd

11 Tidlig innsats og

forebyggende arbeid rettet

mot barn unge og familier

nedprioriteres

Oppvekst

barnevern

NAV

Uheldige konsekvenser for

enkeltmenneske

Kan medfoslashre stoslashrre behov og

oslashkte kostnader i fremtiden

12 Kulturtilbudet er ikke

tilgjengelig for alle

Kultur og idrett Lite attraktivt for nye

innbyggere

Redusert livskvalitet for

enkelte

Regulatoriske risikoer

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Brudd paring lov og forskrift

relatert til offentlige

anskaffelser

Alle

Teknisk

Oslashkonomiske tap herunder

erstatningssoslashksmaringl og boslashter

pga feil i innkjoslashpsprosessen

og at kommunen kjoslashper inn

til for hoslashy pris

Negativt omdoslashmme

2 Brudd paring

personopplysningsloven

Alle ndash saeligrlig

innenfor helse

og oppvekst

Erstatningssoslashksmaringl

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

3 Brudd paring arbeidsmiljoslashloven Alle Negative konsekvenser for

enkeltansatte

Negativ effekt paring omdoslashmmet

Manglende oppfoslashlging av

sykemeldte

4 Brudd paring lov om

offentlighet Alle Forskjellsbehandling ndash ulik

saksbehandling

Publikum faringr ikke tilgang til

opplysninger

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

4 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 13

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

5 Brudd paring kommunelovens

krav til internkontroll

Alle Feil blir ikke rettet opp og

dette kan igjen medfoslashre

lovbrudd oslashkte kostnader og

skader

6 Brudd paring forvaltningsloven Alle Forskjellsbehandling ndash ulik

saksbehandling

Klagesaker - merkostnader

7 Brudd paring plan- og

bygningsloven5

Plan og

byggesak

Manglende likebehandling

Manglende samsvar mellom

tiltak og gitte tillatelserkrav

8 Fastsettelse av

selvkostgebyr samsvarer

ikke med krav6

Teknisk For hoslashye eller for lave gebyr

Negativt omdoslashmme

9 Brudd paring lovkrav innen

helse og omsorg

Helse og

omsorg

Brukere faringr ikke noslashdvendige

tjenester

Brukere faringr ikke individuell

plan

For lite brukermedvirkning

10 Nye ukjente oppgaver

som foslashlge av

samhandlingsreformen7

Helse og

omsorg

Utilstrekkeligfeil behandling

av pasienter i overganger

mellom kommunen og

sykehus

Innbyggerne faringr ikke

optimale tjenester

Oslashkte kostnader for

kommunen

Daringrlig omdoslashmme

11 Brudd paring barnehageloven ndash

kommunen sitt ansvar som

barnehagemynde

Barnehage Mangler i og klager paring

tilskudd til private barnehager

Varierende kvalitet paring

barnehagene i kommunen

12 Brudd paring lovkrav til sosiale

tjenester

Helse og

omsorg

NAV

Brukere faringr ikke noslashdvendige

tjenester

Daringrligere folkehelse

Oslashkte sosiale forskjeller

13 Brudd paring barnevernloven8 Barnevernet Enkelte barn blir ikke fanget

opp negativ konsekvens for

den enkelte

Kommunen kan bli

erstatningsansvarlig

Negativt omdoslashmme

14 Brudd paring opplaeligringsloven9 Skole

barnehage

Enkelte barn blir ikke fulgt

tilstrekkelig opp

Stoslashrre sosiale og

helsemessige problemer

5 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med byggesaksbehandling som tema i 2012

6 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med vann og avloslashp som tema i 2014

7 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Samhandlingsreformen som tema i 2014

8 Frogn gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med barnevern som tema i 2015

9 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med PP-tjenesten som tema i 2016

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 14

Oslashkonomi

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Lav eller varierende grad

av budsjettstyring10

Alle Negativ oslashkonomisk

konsekvens naring og for

framtiden

Avvik blir ikke avdekket

Ineffektiv bruk av midler

2 Investeringsbeslutninger

tas paring ufullstendig svakt

grunnlag

Alle Det gjoslashres feil

investeringsbeslutning

Negativ oslashkonomisk

konsekvens

3 Reduksjon i framtidig

inntektsgrunnlag

Alle Mindre handlefrihet

Fremtidig krevende

innsparingsbehov

4 Refusjoner innbetalinger

kommunen har krav paring bli

ikke innkrevd

Alle men

saeligrlig NAV

Helse og

omsorg og

oppvekst

Oslashkonomisk tap

Maringl strategi og vedtak

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Mangelfull oppfoslashlging av

politiske vedtak11

Alle

Stab

Feilandre prioriteringer gir

mangelfullineffektiv

realisering av politiske maringl

og vedtak

2 Kommunen har ikke

tilstrekkeligrett

kompetanse til aring dekke

fremtidens behov

Alle

HR Personal

Kommunen greier ikke aring yte

tilstrekkeligetilfredsstillende

tjenester

3 Kommunen er ikke nok

rigget til aring ivareta

fremtidige eksterne krav

Alle Virksomheten paringvirkes

negativt (tjenestekvalitet

oslashkonomi omdoslashmme

arbeidsplass etc)

4 Mangelfull oppfoslashlging av

kommunale planer (feks

klimaplan)

Alle Maringlsetninger blir ikke

realisert

10 Oslashkonomistyring var et prioritert omraringde i forrige plan for forvaltningsrevisjon i Frogn kommune

11 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med Oppfoslashlging av vedtak i folkevalgte organer som tema i 2016

Kontakt oss

Siv Karlsen Moa

Partner

T +47 40 63 95 48 E sivmoakpmgno

Ole Willy Fundingsrud

Director

T +47 406 39 692

E olewillyfundingsrudkpmgno

kpmgno

copy 2016 KPMG AS a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (ldquoKPMG Internationalrdquo) a Swiss entity All rights reserved

This proposal is made by KPMG AS a member firm of the KPMG network

of independent firms affiliated with KPMG International a Swiss

cooperative and is in all respects subject to the negotiation agreement and

signing of a specific engagement letter or contract KPMG International

provides no client services No member firm has any authority to obligate or

bind KPMG International or any other member firm vis-agrave-vis third parties nor

does KPMG International have any such authority to obligate or bind any

member firm

Frogn kontrollutvalg

Side 10 av 11

Frogn KU-1916 Kontrollutvalgets strateginotat Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600148-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1916 09052016 Sekretariatets innstilling

1 Kontrollutvalgets strateginotat vedtas med endringen som foreslaringtt i saksutredningen 2 Kontrollutvalget tar diskusjonen om utvalgets strateginotat til orientering

SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets strateginotat beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategier som benyttes for aring loslashse disse Notatet legges aringrlig frem for utvalget som en paringminnelse om hvilke maringl oppgaver og kjoslashreregler som gjelder for utvalgets arbeid I tillegg inviteres det til en diskusjon om eventuelle endringertilfoslashyelser i utvalgets strategi Strateginotat ble sist behandlet av utvalget i sak 415 i moslashte 2 februar 2015 Sekretariatet foreslaringr foslashlgende tillegg Under overskriften 3 Selskapskontroll paring side 2 i notatet boslashr innholdet oppdateres slik at det er samsvar med sect 13 i Forskrift om kontrollutvalg I forskriften staringr det at plan for selskapskontroll skal baseres paring en overordnet analyse Vi foreslaringr at strategien for selskapskontroll utvides til fire punkter og at punktet om overordnet analyse settes inn som nummer 2

- Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger

Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Vedlegg til sak Utvalgets strateginotat

1

STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I FROGN Sist vedtatt uten endringer 02022015 jf sak 415

Maringl og oppgaver

Kontrollutvalgets hovedmaringl er aring bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver

blir ivaretatt paring best mulig maringte

Kommuneloven (sect 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til aring forestaring

det loslashpende tilsynet med forvaltningen Utvalget skal paringse at regnskapene blir foslashrt paring en

betryggende maringte at oslashkonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomfoslashres god

forvaltningsrevisjon og selskapskontroll

Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til aring kreve enhver opplysning redegjoslashrelse eller

dokument som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene jf F sect 5

Valg og sammensetning

Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgaringr av F sect 2

Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvaringker og saksbehandlingen skal kun foregaring

ut fra et kontrollperspektiv Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin

dobbeltrolle som politikere og noslashytrale kontrolloslashrer

Hovedoppgaver

1 Regnskapsrevisjon

Utvalget skal paringse at kommunens regnskap blir revidert paring en betryggende maringte og i samsvar

med de bestemmelser som foslashlger av lov forskrift god kommunal revisjonsskikk mm

Strategi

1 Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om

arbeidet og strategien for det kommende revisjonsaringret

2 Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og

oslashkonomiforvaltning forelegges utvalget

3 Utvalget skal paringse at revisjonens merknader blir fulgt opp

2 Forvaltningsrevisjon

Kontrollutvalget skal paringse at det blir gjennomfoslashrt systematiske vurderinger av oslashkonomi og

maringloppnaringelse ut fra kommunestyrets vedtak

Strategi

1 Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse om mulige omraringder med risiko for

avvik fra oppsatte maringl i kommunen

2 Foreslaring en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for

kommunen

3 Innstille om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret

4 Paringse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen

2

3 Selskapskontroll

Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide

kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller

forvaltningsrevisjon

Strategi

1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo

2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret

3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen

4 Annet tilsyn og kontroll

Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de

opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr

kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram

saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under

utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak

Strategi

1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen

2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ

3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget

initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser

Organisering av arbeidet generelt

1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget

sekretariat

Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning

redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring

gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ

ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som

underordnede organer

Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med

kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver

Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre

undersoslashkelser som ikke er revisjon

Strategi

1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i

arbeidet

3

2 Samarbeid

Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon

med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og

revisjonen

Strategi

1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra

utvalgets moslashter

2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og

samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker

3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret

4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet

3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media

For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle

styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er

det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med

utvalget

Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del

saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold

til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger

som er underlagt lovbestemt taushetsplikt

Strategi

1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig

paring kommunens Internett-sider

2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig

innsyn paring kommunens Internettsider

3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum

4 Tips skal alltid vurderes

5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares

6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media

4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner

Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor

kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende

aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og

vedtatte planer og andre tiltak

Strategi

1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr

2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget

Frogn kontrollutvalg

Side 11 av 11

Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og

avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om

selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat

Postadresse Postboks 195 1431 Arings

Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29

64 96 20 59 (m) 920 16 409

FIKSfollofiksno

wwwfollofiksno

MOslashTEPROTOKOLL

Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5

Saksliste

Side

Saker til behandling

716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3

816 Henvendelse til kontrollutvalget 3

916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3

1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4

1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4

1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5

1316 Orienteringssaker 5

Eventuelt

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5

Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine

undersoslashkelser

Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget

Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden

Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016

Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13

Saksdokumentet er unntatt offentlighet

Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk

Otto Schacht

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 5 av 5

Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquo

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3

Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS

Pb 195 1431 AringS

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen

1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former

2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene

3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene

4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister

5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene

6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap

7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene

8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 5 av 5

9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene

10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring

generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene

11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste

organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

1

KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015

mars FIKS 7mars 2016

2

3

Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat

Februar Fornyes aringrlig

FIKS FIKS

Legges frem i mai

Rullerende

4

Moslashteplan

FIKS

1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember

5 Kommunens aringrsregnskap 2015

15 april Kommunen

6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen

7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG

311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG

8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

2

Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915

10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai

12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm

Svarfrist FIKS

Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern

22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016

FIKS FIKS FIKS FIKS

KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai

KS 1216

13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012

Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver

Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars

  • Saksliste Frogn KU 09052016
  • Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
    • Signert revisjonsberetning Frogn 2015
      • Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
        • E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
        • Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
        • Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
          • Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
            • Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
              • Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
                • saksutskrift sak 7-16
                  • Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
                    • Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
                      • Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
                        • StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
                          • Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
                            • 1 Protokoll Frogn KU 07032016
                            • 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
                            • 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
                            • 4 FrognAktivitetsplan 2016
Page 13: MØTEINNKALLING Frogn kontrollutvalg...• Ved behandling i HMPB 2.2.2016 ble nye boligområder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan, i tråd med rådmannens innstilling

Frogn kontrollutvalg

Side 9 av 11

Frogn KU-1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600081-6 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1816 09052016 Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar KPMGs utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon til orientering SAKSUTREDNING I utkastet til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon fra KPMG framgaringr det at analysen er utarbeidet paring grunnlag av dokumentanalyse og det felles arbeidsmoslashtet den 13 april der baringde kontrollutvalget politiske gruppeledere samt raringdmannen og hans ledergruppe deltok Paring grunnlag av diskusjonen i utvalget vil KPMG legge fram en endelig overordnet analyse foran kontrollutvalgets neste moslashte Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Utkast overordnet analyse Frogn kommune fra KPMG

Overordnet analyse

Frogn kommune

Mai 2016

wwwkpmgno

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 1

Innhold

1 Bakgrunn og formaringl 2

11 Bakgrunn 2

12 Formaringl 2

2 Fremgangsmaringte og involvering 3

21 Innsamling av data og metode 3

3 Analyse 6

31 Generell drift 7

32 Regulatoriske risikoer 8

33 Oslashkonomi 9

34 Maringl strategi og vedtak 9

Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder 11

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 2

1 Bakgrunn og formaringl 11 Bakgrunn

Etter sect10 i forskrift om kontrollutvalg skal kontrollutvalget utarbeidet plan for forvaltningsrevisjon Planen

skal vaeligre basert paring en overordnet analyse av kommunen

Kontrollutvalget i Frogn kommune har fra KPMG bestilt en overordnet analyse som grunnlag for plan for

forvaltningsrevisjon som skal gjelde i perioden 2016-2019

12 Formaringl

Formaringlet med den overordnete analysen er aring identifisere mulige omraringdertema for forvaltningsrevisjon i

firearingrsperioden 2016-2019

For aring utarbeide planen har KPMG gjennomfoslashrt en overordnet analyse av risiko og vesentlighet Analysen gir

grunnlag for aring prioritere omraringder i kommunal virksomhet som kan vaeligre gjenstand for forvaltningsrevisjon de

neste aringrene

Denne overordnede analysen vil med andre ord presentere identifiserte omraringder i den kommunale

virksomheten hvor risikoen for feilmangler er til stede Analysen danner grunnlaget for kontrollutvalgets

prioritering av omraringder som kan vaeligre gjenstand for forvaltningsrevisjon i planperioden

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 3

2 Fremgangsmaringte og involvering

Kapittel 2 gir en oversikt over metoden som er brukt for aring samle inn data teoretisk fundament og

vesentlige hensyn som er blitt benyttet i risikovurderingen

21 Innsamling av data og metode

I arbeidet med analysen har KPMG vektlagt analyser knyttet til risiko for manglende kontroll med vesentlige

sider ved virksomheten og tjenestene Av den grunn har vi fokusert paring aring gjennomfoslashre analyser med utspring

i risiko og vesentlighet

Den overordnede analysen er fundamentet for de omraringdene kontrollutvalget og kommunestyret prioriterer

for forvaltningsrevisjon I saring maringte har det vaeligrt saeligrlig viktig aring identifisere omraringder som har en iboende risiko

vesentlig grad av uoslashnskede konsekvenser dersom risiko inntreffer og som det potensielt vil vaeligre nyttig aring

gjennomfoslashre revisjon paring nyttig sett fra et politisk staringsted fra administrasjonens staringsted og nyttig sett ut i fra

et brukerperspektiv til kommunen Dette innebaeligrer at vi i arbeidet har tatt hoslashyde for omraringder hvor revisjon

kan ha verdi for kommunen i et forbedrings- og laeligreoslashyemed og hvor revisjon kan ha forebyggende karakter

Det vil si at et revisjonsprosjekt ikke bare ser tilbake paring hva som har skjedd men at man kan garing inn paring

paringgaringende prosjekter og prosesser hvor revisjonen kan vaeligre fundament for korrigerende grep

Av den grunn har vi gjennomfoslashrt en prosess som innebaeligrer et samspill med ulike deler av kommunen

administrasjon og politikere fra hhv kontrollutvalg og kommunestyret Dette har vaeligrt viktig for aring kunne finne

de rette omraringder og risikoer for revisjon

Arbeidet har vaeligrt delt i tre hovedbolker

Kartlegge og forstaring kommunen

Arbeidsmoslashte med kommunen for aring etablere og verifisere mulige omraringder for forvaltningsrevisjon

Dokumentere analyse

211 Metode

For gjennomfoslashring av analysen har foslashlgende teknikker blitt brukt for aring samle inn data

Dokumentanalyse KPMG har innhentet og gjennomgaringtt dokumentasjon fra kommunen blant annet

aringrsmelding og oslashkonomiplan tidligere revisjoner KOSTRA-statistikk kommuneplan og aringrsbudsjett

Arbeidsmoslashte Felles arbeidsmoslashte for kontrollutvalget politiske gruppeledere raringdmannen og raringdmannens

stab

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 4

Illustrert har prosessen vaeligrt slik

212 Teoretisk fundament og vesentlige hensyn

Arbeidet har fulgt en modell som er teoretisk forankret i statsvitenskap organisasjonsteori og COSO ERM1

og den tar utgangspunkt i kommunal virksomhet og tjenestetilbud Skjematisk vil valg av

forvaltningsrevisjonsprosjekt bli et resultat av vurderinger knyttet til vesentlighet og risiko ved virksomhet og

tjenestetilbud - vurderinger som siler ut prosjekt i 4 overordnede steg Dette kan illustreres slik2

1 The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission ERM ndash Enterprise Risk Management Dette er en internasjonalt

innarbeid standard for beste praksis innen omraringdet internkontroll og risikoharingndtering i virksomheter

2 De to nederste graring feltene ivaretas av kontrollutvalget og bystyret

1bullBestilling og innspill fra kontrollutvalget

2

bullGjennomgang av eksisterande overordna analyser og planer fokus paring gjennomfoslashrte revisjoner og kontroller

3

bullGjennomgang av relevante dokument bla aringrsmelding kommuneplan aringrsbudsjett med kommentarer saker i kontrollutvalget KOSTRA statistikk fylkesmannens tilsyn kommunestyrevedtak

4

bullArbeidsmoslashte med adminstrasjon (stab og enhetsledere) tillitsvalgtehovedverneombud politiske gruppeledere og kontrollutvalg

5bullOppsummering av resultat og utarbeiding av overordnet analyse Oversendt til kontrollutvalget

6

bullKPMG dokumenterer endelig overordnet analyse i samsvar med foslashringerinnspill fra kontrollutvalet og ovesender til kontrollutvalget etter moslashte

Overordnede vurderinger av risiko- og vesentlighet

Risikovurdering av vesentlige omraringde

Prioritering av risikoomraringde

Valg av

prosjekt

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 5

I felles arbeidsmoslashte ble risikoomraringder vurdert i forhold til sannsynlighet for at risiko inntreffer og konsekvens

av risiko For konsekvensvurderinger ble foslashlgende hjelpekriterier benyttet

Liv og helse

Sikring av verdier

Brukerrettighet - oppfylling og kvalitet

Kostnadseffektivitetproduktivitet

Politisk aktualitet

Analysen av identifiserte omraringder og risiko er kategorisert i foslashlgende matrise

Den videre prosessen innebaeligrer at kontrollutvalget prioriterer identifiserte omraringderrisikoer og utformer plan

for forvaltningsrevisjon Planen vedtas i kommunestyret og kontrollutvalget velgerbestiller enkeltstaringende

revisjoner Det er ogsaring ved bestilling av enkeltstaringende revisjoner at omraringdetrisikoen spisses og

operasjonaliseres i forhold til hva og hvordan revisjonen skal innrettes

Med andre ord den overordnede analysen identifiserer foslashrst og fremst omraringdene for forvaltningsrevisjon

mens en ved bestillingen av enkeltstaringende prosjektet spisser og operasjonaliserer hvilke temaer som skal bli

gjenstand for revisjon

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 6

3 Analyse Nedenfor presenteres omraringderrisikoer som er vurdert som saeligrlig relevante for revisjon det vil si

omraringderrisikoer som er kategorisert med betydelig konsekvens og betydelig grad av sannsynlighet

I vedlegg er alle identifiserte og vurderte omraringderrisikoer presentert

Omraringdene nedenfor blir presentert i fire ulike bolker

Generell drift

Regulatoriske risikoer

Oslashkonomiske risikoer

Maringl strategi og vedtak

Baringde sannsynlighet og konsekvens er gitt en farge hvor roslashd indikerer hoslashy sannsynlighet alvorlig

konsekvens gul indikerer middels og groslashnn indikerer lav sannsynlighet liten konsekvens

De stoslashrste risikoomraringdene som ble identifisert er presentert i tabellen nedenfor Under tabellen presenterer

vi deretter vurderingene som ligger bak de prioriterte risikoomraringdene

Sortert ut ifra scorevurdering ser tabellen i uprioritert rekkefoslashlge slik ut

Risikoomraringde Hvor i kommunen Sanns Kons

1 Etikk Hele

2 IKT Hele IKT og service

3 Helse og omsorg Helse omsorg og

velferd

4 Rus og psyk Helse omsorg og velferd

5 Tidlig innsats og forebygging Oppvekst barnevern

6 Personopplysninger Hele Sentraladm

7 Selvkost Teknisk

8 Investeringsbeslutninger prosjektstyring Hele

saeligrlig oslashkonomi teknisk

9 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag Hele

10 Oppfoslashlging av kommunale planer Hele

11 Bemanning og kompetansestyring Hele

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 7

Generell drift

311 Etikk og habilitet

Kommunen har som maringl aring ha et felles verdigrunnlag og aring ha en hoslashy etisk standard og en organisasjonskultur

basert paring felles utviklende holdninger og verdier Kommunen har blant annet utarbeidet etiske retningslinjer

som sist ble revidert i 2015

I arbeidsmoslashtet ble risiko for tap som foslashlge av interne og eller eksterne misligheter diskutert og det som ble

droslashftet var hvordan de etiske retningslinjene blir fulgt opp ute i enhetene og hvordan det jobbes med aring

forhindre at misligheter oppstaringr Dette gjelder baringde i administrasjonen i samspillet mellom politikk og

administrasjon og hos eksterne samarbeidspartnere

En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke hvordan kommunen praktiserer kravene om habilitet i

saksbehandling Revisjonen kan ogsaring kartlegge hvorvidt kommunens etiske retningslinjer er kjent blant de

ansatte i hvilke grad de foslashlges opp og hvilket system kommunen har for ansatte som vil melde ifra om brudd

paring lovkrav og regler knyttet til etikk og habilitet En revisjon kan ogsaring undersoslashkes i hvilke grad oppgave- og

ansvarsfordelingen mellom administrativt og politisk nivaring er formalisert - og hvordan kommunen jobber med

aring forebygger risikoer knyttet til habilitet og misligheter

312 IKT

I arbeidsmoslashtet ble utfordringer innenfor IKT-omraringde pekt paring som et saeligrlig kritisk risikoomraringde i kommunen

Det ble pekt paring at IKT-omraringdet ikke fungerer optimalt blant annet paring grunn av at det ikke er tilstrekkelig

utviklet og det preges av saringrbarhet blant annet paring grunn av noslashdvending vedlikehold nedetid og reparasjoner

av utstyr Risikoer knyttet til informasjonssikkerhet og tilgangskontroll ble ogsaring trukket frem

Innenfor IKT- omraringdet er det en generell risiko at det er et oslashkende trusselbilde mot digitale tjenester noe

som fordrer bedre sikkerhetsmekanismer hos kommunen Det er viktig med en tydelig strategi og

bevisstgjoslashring knyttet til forandring i arbeidsprosessene Konsekvensen av aring ha et IKT-systemer som ikke er

paringlitelig kan potensielt sett vaeligre store I helse- og omsorgssektoren blir velferdsteknologi en stadig stoslashrre

del av hverdagen og det kan i verste fall staring om liv og helse Andre konsekvenser er tapt verdiskapning og

oslashkte kostnader som foslashlge av nedetid og stopp i produksjon samt negativt omdoslashmme

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel

ndash Gjennomgaring kommunens kontroll drift og vedlikehold av IKT-systemer

ndash Vurdere i hvilken grad kommunen har klare strategier og planer og knyttet til investeringer innenfor

IKT-omraringdet og hvordan disse etterleves

ndash Kartlegge hvilke system og rutiner kommunen har for aring avdekke redusere og forhindre potensielle

IKT-risikoer og om det er gode nok tilgangs- og endringskontroller i systemene

ndash Undersoslashke kommunens beredskapsplaner for aring sikre gjenopprettelse av IKT-systemer ved uforutsette

hendelser

ndash Rutiner og praksis knyttet til opplaeligring og veiledning om bruk av IKT-systemer programvarer og utstyr

313 Helse og omsorg

I kommunen er det stort fokus paring aring fremme et helhetlige bruker - og pasientforloslashp I foslashlge aringrsmeldingen for

2015 har effektiv oppgaveloslashsning og samhandling hatt stort fokus Kommunen ser at samhandling hvor

brukers behov og ressurser er styrende for varingr innsats gir mer hensiktsmessige tjenester til den enkelte

Rehabiliteringsinnsatsen i brukers eget hjem har ogsaring oslashkt

Deltagerne paring arbeidsmoslashtet vurderte ikke sannsyligheten for lovbrudd eller mangelfullt tjenestetilbud

innenfor helse- og omsorgssektoren som saeligrlig hoslashy men helse og omsorg er likevel et prioritert omraringde

siden konsekvensene potensielt sett kan vaeligre svaeligrt store hvis det foslashrst oppstaringr feil Kommunen satser stort

paring dette omraringdet og en forvaltningsrevisjon kan undersoslashke om alle krav blir ivaretatt og om resultatene

samsvarer med ressursinnsatsen

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 8

En forvaltningsrevisjon kan ogsaring se paring

ndash Tildeling av helse- og omsorgstjenester herunder saksbehandling og vedtaksoppfoslashlging

ndash Om helse og omsorgstjenestene er godt dimensjonert i forhold til behov

ndash Bruk av individuelle planer

ndash Bemanning kompetanse og rekruttering i helse- og omsorgssektoren

ndash Hvorvidt innholdet i tjenestetilbudet tilfredsstiller krav i regelverket herunder om det foreligger

hensiktsmessige rutiner og om rutinene blir etterlevd

En forvaltningsrevisjon kan rettes mot hele helse- og omsorgstjenesten i kommunen eller den kan spisses

mot enkelte tjenester og brukergrupper

314 Rus og psykiatri

Manglende samsvar mellom kvalitet tjenestetilbud og behov innenfor rus og psykiatritjenestene var et av de

omraringdene som det ble vurdert aring vaeligre hoslashyest risiko knyttet til I kommunen ser man en oslashkning i antall

personer med psykiske lidelser Konsekvensen av ikke aring ha et tilfredsstillende tjenestetilbud til denne

brukergruppen kan vaeligre at det ikke blir gitt tilbud til alle brukere som har rett paring tjenestene og det kan igjen

medfoslashre en oslashkning i langtidsbrukere av systemet I verste fall kan det ogsaring garing utover liv og helse

En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke i hvilken grad det er hensiktsmessig organisering rutiner

og samarbeid mellom enheter i kommunen samt mellom kommunen og andre relaterte instanser som sikrer

gode rus- og psykiatritjenester i kommunen Dette for aring identifisere om det er eventuelle utfordringer og

behov for forbedringer som kommunen kan dra nytte av i det videre arbeidet med aring utvikle rus- og psykiske

helsetjenester

Kommunen gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013 Det

er ogsaring et stort fokus paring de unge i kommunen Det er dermed oslashnskelig at en forvaltningsrevisjon i denne

perioden i hovedsak fokuserer paring de over 18 aringr

315 Tidlig innsats og forebygging

I oslashkonomiplanen for 2016-2019 kan man lese at det legges opp til en tettere samhandling mellom enhetene

i oppvekstsektoren hvor maringlet er aring arbeide i oslashkende grad tverrfaglig paring det forebyggende arbeidet blant

unge Kommunen vil fortsette aring prioritere tidlig innsats overfor alle maringlgrupper Videre garingr det frem av planen

at tilgjengelig statistikk viser at for mange Frogn-ungdommer over tid ikke fullfoslashrer videregaringende skole

I arbeidsmoslashtet ble tidlig innsats og forebyggende arbeid trukket frem som et risikoomraringde Det ble blant

annet stilt sposlashrsmaringl ved om barn med problemer fanges opp tidsnok hva som er aringrsaker til at unge dropper

ut av skolen og om det er en sammenheng mellom ressursbruk og resultater innenfor forebyggende

tjenester Dette er alle sposlashrsmaringl som kan besvares paring i en forvaltningsrevisjon

32 Regulatoriske risikoer

321 Ivaretakelse av personalopplysninger

Brudd paring personopplysningsloven ble identifisert som et mulig risikoomraringde i kommunen da det av noen ble

vurdert aring vaeligre hoslashy sannsynlighet for at kommunen glipper paring kravene om ivaretakelse av

personopplysninger Konsekvensen av brudd paring personalopplysningsloven kan vaeligre hoslashy for enkeltpersoner

og det kan ogsaring paringfoslashre kommunen et negativt omdoslashmme og erstatningssoslashksmaringl

For aring ivareta personopplysninger paring en riktig maringte er det viktig med system som sikrer at distribusjon

arkivering og tilgang til sensitiv informasjon foregaringr paring riktig maringte Det er viktig med gode tilgangssperrer

samt rutiner som sikrer at informasjon ikke lagres paring feil sted og at den ikke lagres lenger enn regelverket

tillater

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvilke system og rutiner Frogn kommune har for aring

etterleve krav om haringndtering av personopplysninger og informasjonssikkerhet

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 9

322 Selvkost og gebyr ndash vann og avloslashp

Fastsettelse av selvkostgebyr ble vurdert til aring vaeligre et risikoomraringde i kommunen Det ble blant annet

begrunnet med vanskelighetene knyttet til det aring sette riktige gebyrer Konsekvensen av aring ikke ha tilstrekkelig

kontroll paring dette omraringdet kan vaeligre at kommunen mottar for mye eller for lite i gebyrinntekter eller at det

blir en uhensiktsmessig fordeling av gebyr mellom de ulike abonnementstypene

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvorvidt kommunens gebyrreglementer er utformet i

samsvar med regelverket hvilke system og rutiner kommunen har knyttet til selvkostberegninger og om

kommunens gebyrer er i samsvar med selvkostreglene som gjelder for utvalgte tjenester

33 Oslashkonomi

331 Investeringsbeslutninger gjennomfoslashring av store prosjekt

Kommunen staringr ovenfor flere store investeringsprosjekt de neste aringrene Det gjelder blant annet nytt

helsebygg badeanlegg og boliger I aringrsmeldingen for 2015 garingr det frem at kommunen har en betydelig risiko

for oslashkte finanskostnader ved kun mindre endringer i renten paring grunn av dagens laringnevolum KOSTRA-tall viser

at kommunen har en hoslashy netto laringnegjeld i prosent av netto driftsinntekter sammenlignet med snittet til

Kostragruppe 8 samt lands- og fylkesgjennomsnittet

Risiko for mangelfullt beslutningsgrunnlag for investeringer ble trukket frem paring arbeidsmoslashtet som innspill til

mulig tema i en forvaltningsrevisjon Det samme ble prosjektstyring og oslashnsket om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonen med dette tema fra forrige planperiode Det begrunnes blant annet med risiko for at

kommunen mangler tilstrekkelig kompetanse og personell til aring kunne haringndtere omfattende investeringer

Det ble ogsaring stilt sposlashrsmaringl ved om kommunen har et tilfredsstillende prosjektstyringssystem og om det

virker etter hensikten Kommunens rutiner for investeringer i inventar ble ogsaring tatt opp

Generelle aringrsaker til risiko paring omraringdet kan vaeligre manglende kompetanse og kapasitet eller uklare rutiner og

ansvarsforhold naringr det gjelder det aring faring utarbeidet grundige analyser i forkant av investeringsbeslutningene

Konsekvensen av at investeringer ikke bygger paring et solid beslutningsgrunnlag kan vaeligre oslashkonomisk tap som

foslashlge av merkostnader

Grunnlagsarbeidet bak avgjoslashrelser om investeringer er en vesentlig del av prosessen i en virksomhet sin

styring av investeringsprosjekt Temaet kan tas opp som en egen forvaltningsrevisjon eller det kan ses i

sammenheng med en oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonen om prosjektstyring fra 2013

En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge hvordan prosjekter kvalitetssikres og foslashlges opp underveis eller

om loven om offentlige anskaffelser blir etterlevd naringr kommunen foretar innkjoslashp i forbindelse med prosjekt

332 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag

Reduksjon i framtidig inntektsgrunnlag ble paring felles arbeidsmoslashte i kommunen identifisert som et

risikoomraringde Det ble i den forbindelse pekt paring usikkerhet knyttet til arbeidsledighet og konsekvenser som

det kan medfoslashre herunder oslashkte sosiale kostnader og reduksjon i skatteinntekter Dette sett i sammenheng

med den saringrbare situasjonen som kommunen er i pga hoslashy laringnegjeld gjoslashr kommunen saringrbar for svingninger

i oslashkonomien Dersom inntektsgrunnlaget svekkes kan konsekvensen vaeligre krevende innsparingsbehov og

vesentlig lavere handlefrihet i kommunen

Dette er et tema som kan inngaring i en forvaltningsrevisjon som ser paring kommunens oslashkonomistyring Herunder

kan man eksempelvis se paring hvilke prosesser og rutiner kommunen har paring plass for aring identifisere haringndtere

og gjoslashre tiltak for aring tilpasse seg endrede oslashkonomiske forutsetninger som endring i inntekstgrunnlag

34 Maringl strategi og vedtak

341 Oppfoslashlging av kommunale planer

Kommunen har en rekke med overordnede og tematiske planer om strategier og maringl for fremtidig utvikling

Planene inneholder en handlingsdel med konkrete tiltak og aktiviteter som skal gjennomfoslashres innenfor en

gitt tidsperiode I arbeidsmoslashtet ble mangelfull oppfoslashlging av planer vurdert aring vaeligre et risikoomraringde

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 10

Konsekvensen kan vaeligre at viktige maringl og strategier ikke blir innfridd noe som kan garing utover tjenestetilbudet

og enkeltmennesker og det kan medfoslashre et svekket omdoslashmme for kommunen

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel se naeligrmere paring innholdet i en eller flere av kommunens planer og

undersoslashke hvorvidt planens maringlsetninger og handlingsplaner er blitt realisert Man kan ogsaring se paring hvilke

systemer og rutiner kommunen har for aring utforme og revidere planer og for aring foslashlge opp konkrete maringl og tiltak

342 Styring av kompetanse og bemanning

I arbeidet med den overordnede analysen har det kommet innspill fra kontrollutvalget om at saringrbarhet i

ressurssituasjonen er et mulig risikoomraringde og det gjaldt saeligrlig hvordan kommunen haringndterer utskiftning

av personell og akutte problemer ved fravaeligr

En forvaltningsrevisjon kan se paring ressurs- og kompetansesituasjonen i sentrale stoslashttefunksjoner i

kommunen og vurdere i hvilken grad kommunen har etablerte systemer og rutiner som hindrer saringrbarhet og

som sikrer etterlevelse av sentrale bestemmelser i saksbehandlingen

En annen vinkling kan vaeligre aring undersoslashke hvilke maringl som foreligger for bemanning rekruttering og

kompetanseheving I foslashlge kommuneplanen indikerer prognosene for befolkningsvekst og sammensetning

at behovet for kommunale tjenester kommer til oslashke markant Bare innenfor pleie- og omsorgstjenestene er

det forventet at behovet skal oslashke med ca 10 prosent frem til 2019 Dette vil aringpenbart paringvirke fremtidig behov

for rekruttering og kompetanse i kommunen Kompetanse handler ogsaring om aring beholde og utvikle

medarbeiderne i kommunen En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge rdquoturn overrdquo og aringrsaker til turn over

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 11

Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder Nedenfor presenteres oslashvrige risikoomraringder som er identifisert og vurdert

Generell drift

Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons

1 Interne ogeller eksterne

misligheter

Alle Tap som foslashlge av intern

svindel og andre personlige

vinninger

Svekket omdoslashmme

Daringrligere kvalitet

2 Stoslashttetjenestene leverer

ikke tilstrekkelig verdi til

kommunen

Servicesenter

Fellestjenester

Ineffektivitetdaringrlig kvalitet

hindrer tjenestene og politisk

virksomhet i aring gjoslashre en god

nok jobb

Variertdaringrlig

serviceopplevelse

Daringrlig omdoslashmme hos

innbyggerne

3 Post- og arkivfunksjonen

fungerer ikke etter

hensikten

Servicesenter

Fellestjenester

Publikum ansatte faringr ikke

tilgang paring opplysninger

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

4 Uhensiktsmessig drift av

og manglende kunnskap

om IKT-systemene i

kommunen

IKT Uautoriserte tilganger og

endringer

Tapt

verdiskapingineffektivitet

Oslashkte kostnader oslashkonomisk

tap

Oslashkte drifts- og

vedlikeholdskostnader

5 Store prosjekt leverer ikke

iht tid kostnad og kvalitet3

Teknisk Kostnadssprekk kan foslashre til

oslashkte gebyr og relativt store

oslashkonomiske tap

Kvalitetsutfordringer

Forsinkelser i prosjekt kan

foslashre til at inntektsstroslashmmen

fra investeringen forsinkes

med foslashlger for oslashvrig

virksomhet

6 Vedlikeholdsarbeidet er for

lite planmessig

langsiktig

Teknisk Vedlikeholdsetterslep som

gir oslashkte kostnader paring lengre

sikt

Oslashkte investerings- og

driftskostnader

HMS-krav blir ikke innfridd

7 Tjenestetilbudet innenfor

helse- og omsorgssektoren

samsvarer ikke med behov

Helse og

omsorg

Alle brukere som har behov

for det faringr ikke noslashdvendige

helse- og omsorgstenester

Dyre ineffektive tjenester

Fare for liv og helse

3 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med prosjektstyring som tema i 2013

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 12

Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons

8 Manglende samsvar

mellom kvalitet

tjenestetilbud og behov

innenfor rus- og

psykiatritjenesten4

Helse og

omsorg

Oslashkt risiko for at enkelte blir

langtidsbrukere av systemet

Ikke tilbud til alle som har rett

paring tjenester

Uheldige konsekvenser for

enkeltmenneske

9 Mangelfullt tilbud til

flyktninger i kommunen

Alle Daringrligere integrering f eks

daringrlig spraringk

Oslashkte kostnader

10 Varierende kvalitet paring

skolene mtp laeligringsmiljoslash

og laeligringsresultat

Oppvekst Oslashkende skille i

kunnskapsnivaring

Ikke fullfoslashring av utdanning

Oslashkt antall innbyggere paring

trygd

11 Tidlig innsats og

forebyggende arbeid rettet

mot barn unge og familier

nedprioriteres

Oppvekst

barnevern

NAV

Uheldige konsekvenser for

enkeltmenneske

Kan medfoslashre stoslashrre behov og

oslashkte kostnader i fremtiden

12 Kulturtilbudet er ikke

tilgjengelig for alle

Kultur og idrett Lite attraktivt for nye

innbyggere

Redusert livskvalitet for

enkelte

Regulatoriske risikoer

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Brudd paring lov og forskrift

relatert til offentlige

anskaffelser

Alle

Teknisk

Oslashkonomiske tap herunder

erstatningssoslashksmaringl og boslashter

pga feil i innkjoslashpsprosessen

og at kommunen kjoslashper inn

til for hoslashy pris

Negativt omdoslashmme

2 Brudd paring

personopplysningsloven

Alle ndash saeligrlig

innenfor helse

og oppvekst

Erstatningssoslashksmaringl

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

3 Brudd paring arbeidsmiljoslashloven Alle Negative konsekvenser for

enkeltansatte

Negativ effekt paring omdoslashmmet

Manglende oppfoslashlging av

sykemeldte

4 Brudd paring lov om

offentlighet Alle Forskjellsbehandling ndash ulik

saksbehandling

Publikum faringr ikke tilgang til

opplysninger

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

4 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 13

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

5 Brudd paring kommunelovens

krav til internkontroll

Alle Feil blir ikke rettet opp og

dette kan igjen medfoslashre

lovbrudd oslashkte kostnader og

skader

6 Brudd paring forvaltningsloven Alle Forskjellsbehandling ndash ulik

saksbehandling

Klagesaker - merkostnader

7 Brudd paring plan- og

bygningsloven5

Plan og

byggesak

Manglende likebehandling

Manglende samsvar mellom

tiltak og gitte tillatelserkrav

8 Fastsettelse av

selvkostgebyr samsvarer

ikke med krav6

Teknisk For hoslashye eller for lave gebyr

Negativt omdoslashmme

9 Brudd paring lovkrav innen

helse og omsorg

Helse og

omsorg

Brukere faringr ikke noslashdvendige

tjenester

Brukere faringr ikke individuell

plan

For lite brukermedvirkning

10 Nye ukjente oppgaver

som foslashlge av

samhandlingsreformen7

Helse og

omsorg

Utilstrekkeligfeil behandling

av pasienter i overganger

mellom kommunen og

sykehus

Innbyggerne faringr ikke

optimale tjenester

Oslashkte kostnader for

kommunen

Daringrlig omdoslashmme

11 Brudd paring barnehageloven ndash

kommunen sitt ansvar som

barnehagemynde

Barnehage Mangler i og klager paring

tilskudd til private barnehager

Varierende kvalitet paring

barnehagene i kommunen

12 Brudd paring lovkrav til sosiale

tjenester

Helse og

omsorg

NAV

Brukere faringr ikke noslashdvendige

tjenester

Daringrligere folkehelse

Oslashkte sosiale forskjeller

13 Brudd paring barnevernloven8 Barnevernet Enkelte barn blir ikke fanget

opp negativ konsekvens for

den enkelte

Kommunen kan bli

erstatningsansvarlig

Negativt omdoslashmme

14 Brudd paring opplaeligringsloven9 Skole

barnehage

Enkelte barn blir ikke fulgt

tilstrekkelig opp

Stoslashrre sosiale og

helsemessige problemer

5 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med byggesaksbehandling som tema i 2012

6 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med vann og avloslashp som tema i 2014

7 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Samhandlingsreformen som tema i 2014

8 Frogn gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med barnevern som tema i 2015

9 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med PP-tjenesten som tema i 2016

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 14

Oslashkonomi

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Lav eller varierende grad

av budsjettstyring10

Alle Negativ oslashkonomisk

konsekvens naring og for

framtiden

Avvik blir ikke avdekket

Ineffektiv bruk av midler

2 Investeringsbeslutninger

tas paring ufullstendig svakt

grunnlag

Alle Det gjoslashres feil

investeringsbeslutning

Negativ oslashkonomisk

konsekvens

3 Reduksjon i framtidig

inntektsgrunnlag

Alle Mindre handlefrihet

Fremtidig krevende

innsparingsbehov

4 Refusjoner innbetalinger

kommunen har krav paring bli

ikke innkrevd

Alle men

saeligrlig NAV

Helse og

omsorg og

oppvekst

Oslashkonomisk tap

Maringl strategi og vedtak

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Mangelfull oppfoslashlging av

politiske vedtak11

Alle

Stab

Feilandre prioriteringer gir

mangelfullineffektiv

realisering av politiske maringl

og vedtak

2 Kommunen har ikke

tilstrekkeligrett

kompetanse til aring dekke

fremtidens behov

Alle

HR Personal

Kommunen greier ikke aring yte

tilstrekkeligetilfredsstillende

tjenester

3 Kommunen er ikke nok

rigget til aring ivareta

fremtidige eksterne krav

Alle Virksomheten paringvirkes

negativt (tjenestekvalitet

oslashkonomi omdoslashmme

arbeidsplass etc)

4 Mangelfull oppfoslashlging av

kommunale planer (feks

klimaplan)

Alle Maringlsetninger blir ikke

realisert

10 Oslashkonomistyring var et prioritert omraringde i forrige plan for forvaltningsrevisjon i Frogn kommune

11 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med Oppfoslashlging av vedtak i folkevalgte organer som tema i 2016

Kontakt oss

Siv Karlsen Moa

Partner

T +47 40 63 95 48 E sivmoakpmgno

Ole Willy Fundingsrud

Director

T +47 406 39 692

E olewillyfundingsrudkpmgno

kpmgno

copy 2016 KPMG AS a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (ldquoKPMG Internationalrdquo) a Swiss entity All rights reserved

This proposal is made by KPMG AS a member firm of the KPMG network

of independent firms affiliated with KPMG International a Swiss

cooperative and is in all respects subject to the negotiation agreement and

signing of a specific engagement letter or contract KPMG International

provides no client services No member firm has any authority to obligate or

bind KPMG International or any other member firm vis-agrave-vis third parties nor

does KPMG International have any such authority to obligate or bind any

member firm

Frogn kontrollutvalg

Side 10 av 11

Frogn KU-1916 Kontrollutvalgets strateginotat Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600148-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1916 09052016 Sekretariatets innstilling

1 Kontrollutvalgets strateginotat vedtas med endringen som foreslaringtt i saksutredningen 2 Kontrollutvalget tar diskusjonen om utvalgets strateginotat til orientering

SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets strateginotat beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategier som benyttes for aring loslashse disse Notatet legges aringrlig frem for utvalget som en paringminnelse om hvilke maringl oppgaver og kjoslashreregler som gjelder for utvalgets arbeid I tillegg inviteres det til en diskusjon om eventuelle endringertilfoslashyelser i utvalgets strategi Strateginotat ble sist behandlet av utvalget i sak 415 i moslashte 2 februar 2015 Sekretariatet foreslaringr foslashlgende tillegg Under overskriften 3 Selskapskontroll paring side 2 i notatet boslashr innholdet oppdateres slik at det er samsvar med sect 13 i Forskrift om kontrollutvalg I forskriften staringr det at plan for selskapskontroll skal baseres paring en overordnet analyse Vi foreslaringr at strategien for selskapskontroll utvides til fire punkter og at punktet om overordnet analyse settes inn som nummer 2

- Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger

Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Vedlegg til sak Utvalgets strateginotat

1

STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I FROGN Sist vedtatt uten endringer 02022015 jf sak 415

Maringl og oppgaver

Kontrollutvalgets hovedmaringl er aring bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver

blir ivaretatt paring best mulig maringte

Kommuneloven (sect 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til aring forestaring

det loslashpende tilsynet med forvaltningen Utvalget skal paringse at regnskapene blir foslashrt paring en

betryggende maringte at oslashkonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomfoslashres god

forvaltningsrevisjon og selskapskontroll

Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til aring kreve enhver opplysning redegjoslashrelse eller

dokument som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene jf F sect 5

Valg og sammensetning

Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgaringr av F sect 2

Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvaringker og saksbehandlingen skal kun foregaring

ut fra et kontrollperspektiv Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin

dobbeltrolle som politikere og noslashytrale kontrolloslashrer

Hovedoppgaver

1 Regnskapsrevisjon

Utvalget skal paringse at kommunens regnskap blir revidert paring en betryggende maringte og i samsvar

med de bestemmelser som foslashlger av lov forskrift god kommunal revisjonsskikk mm

Strategi

1 Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om

arbeidet og strategien for det kommende revisjonsaringret

2 Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og

oslashkonomiforvaltning forelegges utvalget

3 Utvalget skal paringse at revisjonens merknader blir fulgt opp

2 Forvaltningsrevisjon

Kontrollutvalget skal paringse at det blir gjennomfoslashrt systematiske vurderinger av oslashkonomi og

maringloppnaringelse ut fra kommunestyrets vedtak

Strategi

1 Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse om mulige omraringder med risiko for

avvik fra oppsatte maringl i kommunen

2 Foreslaring en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for

kommunen

3 Innstille om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret

4 Paringse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen

2

3 Selskapskontroll

Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide

kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller

forvaltningsrevisjon

Strategi

1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo

2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret

3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen

4 Annet tilsyn og kontroll

Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de

opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr

kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram

saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under

utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak

Strategi

1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen

2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ

3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget

initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser

Organisering av arbeidet generelt

1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget

sekretariat

Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning

redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring

gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ

ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som

underordnede organer

Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med

kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver

Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre

undersoslashkelser som ikke er revisjon

Strategi

1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i

arbeidet

3

2 Samarbeid

Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon

med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og

revisjonen

Strategi

1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra

utvalgets moslashter

2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og

samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker

3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret

4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet

3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media

For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle

styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er

det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med

utvalget

Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del

saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold

til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger

som er underlagt lovbestemt taushetsplikt

Strategi

1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig

paring kommunens Internett-sider

2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig

innsyn paring kommunens Internettsider

3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum

4 Tips skal alltid vurderes

5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares

6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media

4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner

Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor

kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende

aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og

vedtatte planer og andre tiltak

Strategi

1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr

2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget

Frogn kontrollutvalg

Side 11 av 11

Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og

avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om

selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat

Postadresse Postboks 195 1431 Arings

Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29

64 96 20 59 (m) 920 16 409

FIKSfollofiksno

wwwfollofiksno

MOslashTEPROTOKOLL

Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5

Saksliste

Side

Saker til behandling

716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3

816 Henvendelse til kontrollutvalget 3

916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3

1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4

1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4

1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5

1316 Orienteringssaker 5

Eventuelt

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5

Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine

undersoslashkelser

Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget

Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden

Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016

Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13

Saksdokumentet er unntatt offentlighet

Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk

Otto Schacht

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 5 av 5

Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquo

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3

Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS

Pb 195 1431 AringS

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen

1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former

2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene

3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene

4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister

5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene

6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap

7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene

8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 5 av 5

9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene

10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring

generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene

11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste

organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

1

KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015

mars FIKS 7mars 2016

2

3

Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat

Februar Fornyes aringrlig

FIKS FIKS

Legges frem i mai

Rullerende

4

Moslashteplan

FIKS

1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember

5 Kommunens aringrsregnskap 2015

15 april Kommunen

6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen

7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG

311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG

8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

2

Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915

10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai

12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm

Svarfrist FIKS

Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern

22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016

FIKS FIKS FIKS FIKS

KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai

KS 1216

13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012

Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver

Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars

  • Saksliste Frogn KU 09052016
  • Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
    • Signert revisjonsberetning Frogn 2015
      • Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
        • E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
        • Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
        • Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
          • Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
            • Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
              • Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
                • saksutskrift sak 7-16
                  • Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
                    • Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
                      • Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
                        • StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
                          • Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
                            • 1 Protokoll Frogn KU 07032016
                            • 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
                            • 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
                            • 4 FrognAktivitetsplan 2016
Page 14: MØTEINNKALLING Frogn kontrollutvalg...• Ved behandling i HMPB 2.2.2016 ble nye boligområder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan, i tråd med rådmannens innstilling

Overordnet analyse

Frogn kommune

Mai 2016

wwwkpmgno

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 1

Innhold

1 Bakgrunn og formaringl 2

11 Bakgrunn 2

12 Formaringl 2

2 Fremgangsmaringte og involvering 3

21 Innsamling av data og metode 3

3 Analyse 6

31 Generell drift 7

32 Regulatoriske risikoer 8

33 Oslashkonomi 9

34 Maringl strategi og vedtak 9

Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder 11

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 2

1 Bakgrunn og formaringl 11 Bakgrunn

Etter sect10 i forskrift om kontrollutvalg skal kontrollutvalget utarbeidet plan for forvaltningsrevisjon Planen

skal vaeligre basert paring en overordnet analyse av kommunen

Kontrollutvalget i Frogn kommune har fra KPMG bestilt en overordnet analyse som grunnlag for plan for

forvaltningsrevisjon som skal gjelde i perioden 2016-2019

12 Formaringl

Formaringlet med den overordnete analysen er aring identifisere mulige omraringdertema for forvaltningsrevisjon i

firearingrsperioden 2016-2019

For aring utarbeide planen har KPMG gjennomfoslashrt en overordnet analyse av risiko og vesentlighet Analysen gir

grunnlag for aring prioritere omraringder i kommunal virksomhet som kan vaeligre gjenstand for forvaltningsrevisjon de

neste aringrene

Denne overordnede analysen vil med andre ord presentere identifiserte omraringder i den kommunale

virksomheten hvor risikoen for feilmangler er til stede Analysen danner grunnlaget for kontrollutvalgets

prioritering av omraringder som kan vaeligre gjenstand for forvaltningsrevisjon i planperioden

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 3

2 Fremgangsmaringte og involvering

Kapittel 2 gir en oversikt over metoden som er brukt for aring samle inn data teoretisk fundament og

vesentlige hensyn som er blitt benyttet i risikovurderingen

21 Innsamling av data og metode

I arbeidet med analysen har KPMG vektlagt analyser knyttet til risiko for manglende kontroll med vesentlige

sider ved virksomheten og tjenestene Av den grunn har vi fokusert paring aring gjennomfoslashre analyser med utspring

i risiko og vesentlighet

Den overordnede analysen er fundamentet for de omraringdene kontrollutvalget og kommunestyret prioriterer

for forvaltningsrevisjon I saring maringte har det vaeligrt saeligrlig viktig aring identifisere omraringder som har en iboende risiko

vesentlig grad av uoslashnskede konsekvenser dersom risiko inntreffer og som det potensielt vil vaeligre nyttig aring

gjennomfoslashre revisjon paring nyttig sett fra et politisk staringsted fra administrasjonens staringsted og nyttig sett ut i fra

et brukerperspektiv til kommunen Dette innebaeligrer at vi i arbeidet har tatt hoslashyde for omraringder hvor revisjon

kan ha verdi for kommunen i et forbedrings- og laeligreoslashyemed og hvor revisjon kan ha forebyggende karakter

Det vil si at et revisjonsprosjekt ikke bare ser tilbake paring hva som har skjedd men at man kan garing inn paring

paringgaringende prosjekter og prosesser hvor revisjonen kan vaeligre fundament for korrigerende grep

Av den grunn har vi gjennomfoslashrt en prosess som innebaeligrer et samspill med ulike deler av kommunen

administrasjon og politikere fra hhv kontrollutvalg og kommunestyret Dette har vaeligrt viktig for aring kunne finne

de rette omraringder og risikoer for revisjon

Arbeidet har vaeligrt delt i tre hovedbolker

Kartlegge og forstaring kommunen

Arbeidsmoslashte med kommunen for aring etablere og verifisere mulige omraringder for forvaltningsrevisjon

Dokumentere analyse

211 Metode

For gjennomfoslashring av analysen har foslashlgende teknikker blitt brukt for aring samle inn data

Dokumentanalyse KPMG har innhentet og gjennomgaringtt dokumentasjon fra kommunen blant annet

aringrsmelding og oslashkonomiplan tidligere revisjoner KOSTRA-statistikk kommuneplan og aringrsbudsjett

Arbeidsmoslashte Felles arbeidsmoslashte for kontrollutvalget politiske gruppeledere raringdmannen og raringdmannens

stab

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 4

Illustrert har prosessen vaeligrt slik

212 Teoretisk fundament og vesentlige hensyn

Arbeidet har fulgt en modell som er teoretisk forankret i statsvitenskap organisasjonsteori og COSO ERM1

og den tar utgangspunkt i kommunal virksomhet og tjenestetilbud Skjematisk vil valg av

forvaltningsrevisjonsprosjekt bli et resultat av vurderinger knyttet til vesentlighet og risiko ved virksomhet og

tjenestetilbud - vurderinger som siler ut prosjekt i 4 overordnede steg Dette kan illustreres slik2

1 The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission ERM ndash Enterprise Risk Management Dette er en internasjonalt

innarbeid standard for beste praksis innen omraringdet internkontroll og risikoharingndtering i virksomheter

2 De to nederste graring feltene ivaretas av kontrollutvalget og bystyret

1bullBestilling og innspill fra kontrollutvalget

2

bullGjennomgang av eksisterande overordna analyser og planer fokus paring gjennomfoslashrte revisjoner og kontroller

3

bullGjennomgang av relevante dokument bla aringrsmelding kommuneplan aringrsbudsjett med kommentarer saker i kontrollutvalget KOSTRA statistikk fylkesmannens tilsyn kommunestyrevedtak

4

bullArbeidsmoslashte med adminstrasjon (stab og enhetsledere) tillitsvalgtehovedverneombud politiske gruppeledere og kontrollutvalg

5bullOppsummering av resultat og utarbeiding av overordnet analyse Oversendt til kontrollutvalget

6

bullKPMG dokumenterer endelig overordnet analyse i samsvar med foslashringerinnspill fra kontrollutvalet og ovesender til kontrollutvalget etter moslashte

Overordnede vurderinger av risiko- og vesentlighet

Risikovurdering av vesentlige omraringde

Prioritering av risikoomraringde

Valg av

prosjekt

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 5

I felles arbeidsmoslashte ble risikoomraringder vurdert i forhold til sannsynlighet for at risiko inntreffer og konsekvens

av risiko For konsekvensvurderinger ble foslashlgende hjelpekriterier benyttet

Liv og helse

Sikring av verdier

Brukerrettighet - oppfylling og kvalitet

Kostnadseffektivitetproduktivitet

Politisk aktualitet

Analysen av identifiserte omraringder og risiko er kategorisert i foslashlgende matrise

Den videre prosessen innebaeligrer at kontrollutvalget prioriterer identifiserte omraringderrisikoer og utformer plan

for forvaltningsrevisjon Planen vedtas i kommunestyret og kontrollutvalget velgerbestiller enkeltstaringende

revisjoner Det er ogsaring ved bestilling av enkeltstaringende revisjoner at omraringdetrisikoen spisses og

operasjonaliseres i forhold til hva og hvordan revisjonen skal innrettes

Med andre ord den overordnede analysen identifiserer foslashrst og fremst omraringdene for forvaltningsrevisjon

mens en ved bestillingen av enkeltstaringende prosjektet spisser og operasjonaliserer hvilke temaer som skal bli

gjenstand for revisjon

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 6

3 Analyse Nedenfor presenteres omraringderrisikoer som er vurdert som saeligrlig relevante for revisjon det vil si

omraringderrisikoer som er kategorisert med betydelig konsekvens og betydelig grad av sannsynlighet

I vedlegg er alle identifiserte og vurderte omraringderrisikoer presentert

Omraringdene nedenfor blir presentert i fire ulike bolker

Generell drift

Regulatoriske risikoer

Oslashkonomiske risikoer

Maringl strategi og vedtak

Baringde sannsynlighet og konsekvens er gitt en farge hvor roslashd indikerer hoslashy sannsynlighet alvorlig

konsekvens gul indikerer middels og groslashnn indikerer lav sannsynlighet liten konsekvens

De stoslashrste risikoomraringdene som ble identifisert er presentert i tabellen nedenfor Under tabellen presenterer

vi deretter vurderingene som ligger bak de prioriterte risikoomraringdene

Sortert ut ifra scorevurdering ser tabellen i uprioritert rekkefoslashlge slik ut

Risikoomraringde Hvor i kommunen Sanns Kons

1 Etikk Hele

2 IKT Hele IKT og service

3 Helse og omsorg Helse omsorg og

velferd

4 Rus og psyk Helse omsorg og velferd

5 Tidlig innsats og forebygging Oppvekst barnevern

6 Personopplysninger Hele Sentraladm

7 Selvkost Teknisk

8 Investeringsbeslutninger prosjektstyring Hele

saeligrlig oslashkonomi teknisk

9 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag Hele

10 Oppfoslashlging av kommunale planer Hele

11 Bemanning og kompetansestyring Hele

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 7

Generell drift

311 Etikk og habilitet

Kommunen har som maringl aring ha et felles verdigrunnlag og aring ha en hoslashy etisk standard og en organisasjonskultur

basert paring felles utviklende holdninger og verdier Kommunen har blant annet utarbeidet etiske retningslinjer

som sist ble revidert i 2015

I arbeidsmoslashtet ble risiko for tap som foslashlge av interne og eller eksterne misligheter diskutert og det som ble

droslashftet var hvordan de etiske retningslinjene blir fulgt opp ute i enhetene og hvordan det jobbes med aring

forhindre at misligheter oppstaringr Dette gjelder baringde i administrasjonen i samspillet mellom politikk og

administrasjon og hos eksterne samarbeidspartnere

En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke hvordan kommunen praktiserer kravene om habilitet i

saksbehandling Revisjonen kan ogsaring kartlegge hvorvidt kommunens etiske retningslinjer er kjent blant de

ansatte i hvilke grad de foslashlges opp og hvilket system kommunen har for ansatte som vil melde ifra om brudd

paring lovkrav og regler knyttet til etikk og habilitet En revisjon kan ogsaring undersoslashkes i hvilke grad oppgave- og

ansvarsfordelingen mellom administrativt og politisk nivaring er formalisert - og hvordan kommunen jobber med

aring forebygger risikoer knyttet til habilitet og misligheter

312 IKT

I arbeidsmoslashtet ble utfordringer innenfor IKT-omraringde pekt paring som et saeligrlig kritisk risikoomraringde i kommunen

Det ble pekt paring at IKT-omraringdet ikke fungerer optimalt blant annet paring grunn av at det ikke er tilstrekkelig

utviklet og det preges av saringrbarhet blant annet paring grunn av noslashdvending vedlikehold nedetid og reparasjoner

av utstyr Risikoer knyttet til informasjonssikkerhet og tilgangskontroll ble ogsaring trukket frem

Innenfor IKT- omraringdet er det en generell risiko at det er et oslashkende trusselbilde mot digitale tjenester noe

som fordrer bedre sikkerhetsmekanismer hos kommunen Det er viktig med en tydelig strategi og

bevisstgjoslashring knyttet til forandring i arbeidsprosessene Konsekvensen av aring ha et IKT-systemer som ikke er

paringlitelig kan potensielt sett vaeligre store I helse- og omsorgssektoren blir velferdsteknologi en stadig stoslashrre

del av hverdagen og det kan i verste fall staring om liv og helse Andre konsekvenser er tapt verdiskapning og

oslashkte kostnader som foslashlge av nedetid og stopp i produksjon samt negativt omdoslashmme

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel

ndash Gjennomgaring kommunens kontroll drift og vedlikehold av IKT-systemer

ndash Vurdere i hvilken grad kommunen har klare strategier og planer og knyttet til investeringer innenfor

IKT-omraringdet og hvordan disse etterleves

ndash Kartlegge hvilke system og rutiner kommunen har for aring avdekke redusere og forhindre potensielle

IKT-risikoer og om det er gode nok tilgangs- og endringskontroller i systemene

ndash Undersoslashke kommunens beredskapsplaner for aring sikre gjenopprettelse av IKT-systemer ved uforutsette

hendelser

ndash Rutiner og praksis knyttet til opplaeligring og veiledning om bruk av IKT-systemer programvarer og utstyr

313 Helse og omsorg

I kommunen er det stort fokus paring aring fremme et helhetlige bruker - og pasientforloslashp I foslashlge aringrsmeldingen for

2015 har effektiv oppgaveloslashsning og samhandling hatt stort fokus Kommunen ser at samhandling hvor

brukers behov og ressurser er styrende for varingr innsats gir mer hensiktsmessige tjenester til den enkelte

Rehabiliteringsinnsatsen i brukers eget hjem har ogsaring oslashkt

Deltagerne paring arbeidsmoslashtet vurderte ikke sannsyligheten for lovbrudd eller mangelfullt tjenestetilbud

innenfor helse- og omsorgssektoren som saeligrlig hoslashy men helse og omsorg er likevel et prioritert omraringde

siden konsekvensene potensielt sett kan vaeligre svaeligrt store hvis det foslashrst oppstaringr feil Kommunen satser stort

paring dette omraringdet og en forvaltningsrevisjon kan undersoslashke om alle krav blir ivaretatt og om resultatene

samsvarer med ressursinnsatsen

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 8

En forvaltningsrevisjon kan ogsaring se paring

ndash Tildeling av helse- og omsorgstjenester herunder saksbehandling og vedtaksoppfoslashlging

ndash Om helse og omsorgstjenestene er godt dimensjonert i forhold til behov

ndash Bruk av individuelle planer

ndash Bemanning kompetanse og rekruttering i helse- og omsorgssektoren

ndash Hvorvidt innholdet i tjenestetilbudet tilfredsstiller krav i regelverket herunder om det foreligger

hensiktsmessige rutiner og om rutinene blir etterlevd

En forvaltningsrevisjon kan rettes mot hele helse- og omsorgstjenesten i kommunen eller den kan spisses

mot enkelte tjenester og brukergrupper

314 Rus og psykiatri

Manglende samsvar mellom kvalitet tjenestetilbud og behov innenfor rus og psykiatritjenestene var et av de

omraringdene som det ble vurdert aring vaeligre hoslashyest risiko knyttet til I kommunen ser man en oslashkning i antall

personer med psykiske lidelser Konsekvensen av ikke aring ha et tilfredsstillende tjenestetilbud til denne

brukergruppen kan vaeligre at det ikke blir gitt tilbud til alle brukere som har rett paring tjenestene og det kan igjen

medfoslashre en oslashkning i langtidsbrukere av systemet I verste fall kan det ogsaring garing utover liv og helse

En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke i hvilken grad det er hensiktsmessig organisering rutiner

og samarbeid mellom enheter i kommunen samt mellom kommunen og andre relaterte instanser som sikrer

gode rus- og psykiatritjenester i kommunen Dette for aring identifisere om det er eventuelle utfordringer og

behov for forbedringer som kommunen kan dra nytte av i det videre arbeidet med aring utvikle rus- og psykiske

helsetjenester

Kommunen gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013 Det

er ogsaring et stort fokus paring de unge i kommunen Det er dermed oslashnskelig at en forvaltningsrevisjon i denne

perioden i hovedsak fokuserer paring de over 18 aringr

315 Tidlig innsats og forebygging

I oslashkonomiplanen for 2016-2019 kan man lese at det legges opp til en tettere samhandling mellom enhetene

i oppvekstsektoren hvor maringlet er aring arbeide i oslashkende grad tverrfaglig paring det forebyggende arbeidet blant

unge Kommunen vil fortsette aring prioritere tidlig innsats overfor alle maringlgrupper Videre garingr det frem av planen

at tilgjengelig statistikk viser at for mange Frogn-ungdommer over tid ikke fullfoslashrer videregaringende skole

I arbeidsmoslashtet ble tidlig innsats og forebyggende arbeid trukket frem som et risikoomraringde Det ble blant

annet stilt sposlashrsmaringl ved om barn med problemer fanges opp tidsnok hva som er aringrsaker til at unge dropper

ut av skolen og om det er en sammenheng mellom ressursbruk og resultater innenfor forebyggende

tjenester Dette er alle sposlashrsmaringl som kan besvares paring i en forvaltningsrevisjon

32 Regulatoriske risikoer

321 Ivaretakelse av personalopplysninger

Brudd paring personopplysningsloven ble identifisert som et mulig risikoomraringde i kommunen da det av noen ble

vurdert aring vaeligre hoslashy sannsynlighet for at kommunen glipper paring kravene om ivaretakelse av

personopplysninger Konsekvensen av brudd paring personalopplysningsloven kan vaeligre hoslashy for enkeltpersoner

og det kan ogsaring paringfoslashre kommunen et negativt omdoslashmme og erstatningssoslashksmaringl

For aring ivareta personopplysninger paring en riktig maringte er det viktig med system som sikrer at distribusjon

arkivering og tilgang til sensitiv informasjon foregaringr paring riktig maringte Det er viktig med gode tilgangssperrer

samt rutiner som sikrer at informasjon ikke lagres paring feil sted og at den ikke lagres lenger enn regelverket

tillater

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvilke system og rutiner Frogn kommune har for aring

etterleve krav om haringndtering av personopplysninger og informasjonssikkerhet

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 9

322 Selvkost og gebyr ndash vann og avloslashp

Fastsettelse av selvkostgebyr ble vurdert til aring vaeligre et risikoomraringde i kommunen Det ble blant annet

begrunnet med vanskelighetene knyttet til det aring sette riktige gebyrer Konsekvensen av aring ikke ha tilstrekkelig

kontroll paring dette omraringdet kan vaeligre at kommunen mottar for mye eller for lite i gebyrinntekter eller at det

blir en uhensiktsmessig fordeling av gebyr mellom de ulike abonnementstypene

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvorvidt kommunens gebyrreglementer er utformet i

samsvar med regelverket hvilke system og rutiner kommunen har knyttet til selvkostberegninger og om

kommunens gebyrer er i samsvar med selvkostreglene som gjelder for utvalgte tjenester

33 Oslashkonomi

331 Investeringsbeslutninger gjennomfoslashring av store prosjekt

Kommunen staringr ovenfor flere store investeringsprosjekt de neste aringrene Det gjelder blant annet nytt

helsebygg badeanlegg og boliger I aringrsmeldingen for 2015 garingr det frem at kommunen har en betydelig risiko

for oslashkte finanskostnader ved kun mindre endringer i renten paring grunn av dagens laringnevolum KOSTRA-tall viser

at kommunen har en hoslashy netto laringnegjeld i prosent av netto driftsinntekter sammenlignet med snittet til

Kostragruppe 8 samt lands- og fylkesgjennomsnittet

Risiko for mangelfullt beslutningsgrunnlag for investeringer ble trukket frem paring arbeidsmoslashtet som innspill til

mulig tema i en forvaltningsrevisjon Det samme ble prosjektstyring og oslashnsket om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonen med dette tema fra forrige planperiode Det begrunnes blant annet med risiko for at

kommunen mangler tilstrekkelig kompetanse og personell til aring kunne haringndtere omfattende investeringer

Det ble ogsaring stilt sposlashrsmaringl ved om kommunen har et tilfredsstillende prosjektstyringssystem og om det

virker etter hensikten Kommunens rutiner for investeringer i inventar ble ogsaring tatt opp

Generelle aringrsaker til risiko paring omraringdet kan vaeligre manglende kompetanse og kapasitet eller uklare rutiner og

ansvarsforhold naringr det gjelder det aring faring utarbeidet grundige analyser i forkant av investeringsbeslutningene

Konsekvensen av at investeringer ikke bygger paring et solid beslutningsgrunnlag kan vaeligre oslashkonomisk tap som

foslashlge av merkostnader

Grunnlagsarbeidet bak avgjoslashrelser om investeringer er en vesentlig del av prosessen i en virksomhet sin

styring av investeringsprosjekt Temaet kan tas opp som en egen forvaltningsrevisjon eller det kan ses i

sammenheng med en oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonen om prosjektstyring fra 2013

En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge hvordan prosjekter kvalitetssikres og foslashlges opp underveis eller

om loven om offentlige anskaffelser blir etterlevd naringr kommunen foretar innkjoslashp i forbindelse med prosjekt

332 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag

Reduksjon i framtidig inntektsgrunnlag ble paring felles arbeidsmoslashte i kommunen identifisert som et

risikoomraringde Det ble i den forbindelse pekt paring usikkerhet knyttet til arbeidsledighet og konsekvenser som

det kan medfoslashre herunder oslashkte sosiale kostnader og reduksjon i skatteinntekter Dette sett i sammenheng

med den saringrbare situasjonen som kommunen er i pga hoslashy laringnegjeld gjoslashr kommunen saringrbar for svingninger

i oslashkonomien Dersom inntektsgrunnlaget svekkes kan konsekvensen vaeligre krevende innsparingsbehov og

vesentlig lavere handlefrihet i kommunen

Dette er et tema som kan inngaring i en forvaltningsrevisjon som ser paring kommunens oslashkonomistyring Herunder

kan man eksempelvis se paring hvilke prosesser og rutiner kommunen har paring plass for aring identifisere haringndtere

og gjoslashre tiltak for aring tilpasse seg endrede oslashkonomiske forutsetninger som endring i inntekstgrunnlag

34 Maringl strategi og vedtak

341 Oppfoslashlging av kommunale planer

Kommunen har en rekke med overordnede og tematiske planer om strategier og maringl for fremtidig utvikling

Planene inneholder en handlingsdel med konkrete tiltak og aktiviteter som skal gjennomfoslashres innenfor en

gitt tidsperiode I arbeidsmoslashtet ble mangelfull oppfoslashlging av planer vurdert aring vaeligre et risikoomraringde

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 10

Konsekvensen kan vaeligre at viktige maringl og strategier ikke blir innfridd noe som kan garing utover tjenestetilbudet

og enkeltmennesker og det kan medfoslashre et svekket omdoslashmme for kommunen

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel se naeligrmere paring innholdet i en eller flere av kommunens planer og

undersoslashke hvorvidt planens maringlsetninger og handlingsplaner er blitt realisert Man kan ogsaring se paring hvilke

systemer og rutiner kommunen har for aring utforme og revidere planer og for aring foslashlge opp konkrete maringl og tiltak

342 Styring av kompetanse og bemanning

I arbeidet med den overordnede analysen har det kommet innspill fra kontrollutvalget om at saringrbarhet i

ressurssituasjonen er et mulig risikoomraringde og det gjaldt saeligrlig hvordan kommunen haringndterer utskiftning

av personell og akutte problemer ved fravaeligr

En forvaltningsrevisjon kan se paring ressurs- og kompetansesituasjonen i sentrale stoslashttefunksjoner i

kommunen og vurdere i hvilken grad kommunen har etablerte systemer og rutiner som hindrer saringrbarhet og

som sikrer etterlevelse av sentrale bestemmelser i saksbehandlingen

En annen vinkling kan vaeligre aring undersoslashke hvilke maringl som foreligger for bemanning rekruttering og

kompetanseheving I foslashlge kommuneplanen indikerer prognosene for befolkningsvekst og sammensetning

at behovet for kommunale tjenester kommer til oslashke markant Bare innenfor pleie- og omsorgstjenestene er

det forventet at behovet skal oslashke med ca 10 prosent frem til 2019 Dette vil aringpenbart paringvirke fremtidig behov

for rekruttering og kompetanse i kommunen Kompetanse handler ogsaring om aring beholde og utvikle

medarbeiderne i kommunen En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge rdquoturn overrdquo og aringrsaker til turn over

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 11

Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder Nedenfor presenteres oslashvrige risikoomraringder som er identifisert og vurdert

Generell drift

Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons

1 Interne ogeller eksterne

misligheter

Alle Tap som foslashlge av intern

svindel og andre personlige

vinninger

Svekket omdoslashmme

Daringrligere kvalitet

2 Stoslashttetjenestene leverer

ikke tilstrekkelig verdi til

kommunen

Servicesenter

Fellestjenester

Ineffektivitetdaringrlig kvalitet

hindrer tjenestene og politisk

virksomhet i aring gjoslashre en god

nok jobb

Variertdaringrlig

serviceopplevelse

Daringrlig omdoslashmme hos

innbyggerne

3 Post- og arkivfunksjonen

fungerer ikke etter

hensikten

Servicesenter

Fellestjenester

Publikum ansatte faringr ikke

tilgang paring opplysninger

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

4 Uhensiktsmessig drift av

og manglende kunnskap

om IKT-systemene i

kommunen

IKT Uautoriserte tilganger og

endringer

Tapt

verdiskapingineffektivitet

Oslashkte kostnader oslashkonomisk

tap

Oslashkte drifts- og

vedlikeholdskostnader

5 Store prosjekt leverer ikke

iht tid kostnad og kvalitet3

Teknisk Kostnadssprekk kan foslashre til

oslashkte gebyr og relativt store

oslashkonomiske tap

Kvalitetsutfordringer

Forsinkelser i prosjekt kan

foslashre til at inntektsstroslashmmen

fra investeringen forsinkes

med foslashlger for oslashvrig

virksomhet

6 Vedlikeholdsarbeidet er for

lite planmessig

langsiktig

Teknisk Vedlikeholdsetterslep som

gir oslashkte kostnader paring lengre

sikt

Oslashkte investerings- og

driftskostnader

HMS-krav blir ikke innfridd

7 Tjenestetilbudet innenfor

helse- og omsorgssektoren

samsvarer ikke med behov

Helse og

omsorg

Alle brukere som har behov

for det faringr ikke noslashdvendige

helse- og omsorgstenester

Dyre ineffektive tjenester

Fare for liv og helse

3 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med prosjektstyring som tema i 2013

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 12

Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons

8 Manglende samsvar

mellom kvalitet

tjenestetilbud og behov

innenfor rus- og

psykiatritjenesten4

Helse og

omsorg

Oslashkt risiko for at enkelte blir

langtidsbrukere av systemet

Ikke tilbud til alle som har rett

paring tjenester

Uheldige konsekvenser for

enkeltmenneske

9 Mangelfullt tilbud til

flyktninger i kommunen

Alle Daringrligere integrering f eks

daringrlig spraringk

Oslashkte kostnader

10 Varierende kvalitet paring

skolene mtp laeligringsmiljoslash

og laeligringsresultat

Oppvekst Oslashkende skille i

kunnskapsnivaring

Ikke fullfoslashring av utdanning

Oslashkt antall innbyggere paring

trygd

11 Tidlig innsats og

forebyggende arbeid rettet

mot barn unge og familier

nedprioriteres

Oppvekst

barnevern

NAV

Uheldige konsekvenser for

enkeltmenneske

Kan medfoslashre stoslashrre behov og

oslashkte kostnader i fremtiden

12 Kulturtilbudet er ikke

tilgjengelig for alle

Kultur og idrett Lite attraktivt for nye

innbyggere

Redusert livskvalitet for

enkelte

Regulatoriske risikoer

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Brudd paring lov og forskrift

relatert til offentlige

anskaffelser

Alle

Teknisk

Oslashkonomiske tap herunder

erstatningssoslashksmaringl og boslashter

pga feil i innkjoslashpsprosessen

og at kommunen kjoslashper inn

til for hoslashy pris

Negativt omdoslashmme

2 Brudd paring

personopplysningsloven

Alle ndash saeligrlig

innenfor helse

og oppvekst

Erstatningssoslashksmaringl

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

3 Brudd paring arbeidsmiljoslashloven Alle Negative konsekvenser for

enkeltansatte

Negativ effekt paring omdoslashmmet

Manglende oppfoslashlging av

sykemeldte

4 Brudd paring lov om

offentlighet Alle Forskjellsbehandling ndash ulik

saksbehandling

Publikum faringr ikke tilgang til

opplysninger

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

4 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 13

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

5 Brudd paring kommunelovens

krav til internkontroll

Alle Feil blir ikke rettet opp og

dette kan igjen medfoslashre

lovbrudd oslashkte kostnader og

skader

6 Brudd paring forvaltningsloven Alle Forskjellsbehandling ndash ulik

saksbehandling

Klagesaker - merkostnader

7 Brudd paring plan- og

bygningsloven5

Plan og

byggesak

Manglende likebehandling

Manglende samsvar mellom

tiltak og gitte tillatelserkrav

8 Fastsettelse av

selvkostgebyr samsvarer

ikke med krav6

Teknisk For hoslashye eller for lave gebyr

Negativt omdoslashmme

9 Brudd paring lovkrav innen

helse og omsorg

Helse og

omsorg

Brukere faringr ikke noslashdvendige

tjenester

Brukere faringr ikke individuell

plan

For lite brukermedvirkning

10 Nye ukjente oppgaver

som foslashlge av

samhandlingsreformen7

Helse og

omsorg

Utilstrekkeligfeil behandling

av pasienter i overganger

mellom kommunen og

sykehus

Innbyggerne faringr ikke

optimale tjenester

Oslashkte kostnader for

kommunen

Daringrlig omdoslashmme

11 Brudd paring barnehageloven ndash

kommunen sitt ansvar som

barnehagemynde

Barnehage Mangler i og klager paring

tilskudd til private barnehager

Varierende kvalitet paring

barnehagene i kommunen

12 Brudd paring lovkrav til sosiale

tjenester

Helse og

omsorg

NAV

Brukere faringr ikke noslashdvendige

tjenester

Daringrligere folkehelse

Oslashkte sosiale forskjeller

13 Brudd paring barnevernloven8 Barnevernet Enkelte barn blir ikke fanget

opp negativ konsekvens for

den enkelte

Kommunen kan bli

erstatningsansvarlig

Negativt omdoslashmme

14 Brudd paring opplaeligringsloven9 Skole

barnehage

Enkelte barn blir ikke fulgt

tilstrekkelig opp

Stoslashrre sosiale og

helsemessige problemer

5 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med byggesaksbehandling som tema i 2012

6 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med vann og avloslashp som tema i 2014

7 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Samhandlingsreformen som tema i 2014

8 Frogn gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med barnevern som tema i 2015

9 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med PP-tjenesten som tema i 2016

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 14

Oslashkonomi

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Lav eller varierende grad

av budsjettstyring10

Alle Negativ oslashkonomisk

konsekvens naring og for

framtiden

Avvik blir ikke avdekket

Ineffektiv bruk av midler

2 Investeringsbeslutninger

tas paring ufullstendig svakt

grunnlag

Alle Det gjoslashres feil

investeringsbeslutning

Negativ oslashkonomisk

konsekvens

3 Reduksjon i framtidig

inntektsgrunnlag

Alle Mindre handlefrihet

Fremtidig krevende

innsparingsbehov

4 Refusjoner innbetalinger

kommunen har krav paring bli

ikke innkrevd

Alle men

saeligrlig NAV

Helse og

omsorg og

oppvekst

Oslashkonomisk tap

Maringl strategi og vedtak

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Mangelfull oppfoslashlging av

politiske vedtak11

Alle

Stab

Feilandre prioriteringer gir

mangelfullineffektiv

realisering av politiske maringl

og vedtak

2 Kommunen har ikke

tilstrekkeligrett

kompetanse til aring dekke

fremtidens behov

Alle

HR Personal

Kommunen greier ikke aring yte

tilstrekkeligetilfredsstillende

tjenester

3 Kommunen er ikke nok

rigget til aring ivareta

fremtidige eksterne krav

Alle Virksomheten paringvirkes

negativt (tjenestekvalitet

oslashkonomi omdoslashmme

arbeidsplass etc)

4 Mangelfull oppfoslashlging av

kommunale planer (feks

klimaplan)

Alle Maringlsetninger blir ikke

realisert

10 Oslashkonomistyring var et prioritert omraringde i forrige plan for forvaltningsrevisjon i Frogn kommune

11 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med Oppfoslashlging av vedtak i folkevalgte organer som tema i 2016

Kontakt oss

Siv Karlsen Moa

Partner

T +47 40 63 95 48 E sivmoakpmgno

Ole Willy Fundingsrud

Director

T +47 406 39 692

E olewillyfundingsrudkpmgno

kpmgno

copy 2016 KPMG AS a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (ldquoKPMG Internationalrdquo) a Swiss entity All rights reserved

This proposal is made by KPMG AS a member firm of the KPMG network

of independent firms affiliated with KPMG International a Swiss

cooperative and is in all respects subject to the negotiation agreement and

signing of a specific engagement letter or contract KPMG International

provides no client services No member firm has any authority to obligate or

bind KPMG International or any other member firm vis-agrave-vis third parties nor

does KPMG International have any such authority to obligate or bind any

member firm

Frogn kontrollutvalg

Side 10 av 11

Frogn KU-1916 Kontrollutvalgets strateginotat Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600148-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1916 09052016 Sekretariatets innstilling

1 Kontrollutvalgets strateginotat vedtas med endringen som foreslaringtt i saksutredningen 2 Kontrollutvalget tar diskusjonen om utvalgets strateginotat til orientering

SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets strateginotat beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategier som benyttes for aring loslashse disse Notatet legges aringrlig frem for utvalget som en paringminnelse om hvilke maringl oppgaver og kjoslashreregler som gjelder for utvalgets arbeid I tillegg inviteres det til en diskusjon om eventuelle endringertilfoslashyelser i utvalgets strategi Strateginotat ble sist behandlet av utvalget i sak 415 i moslashte 2 februar 2015 Sekretariatet foreslaringr foslashlgende tillegg Under overskriften 3 Selskapskontroll paring side 2 i notatet boslashr innholdet oppdateres slik at det er samsvar med sect 13 i Forskrift om kontrollutvalg I forskriften staringr det at plan for selskapskontroll skal baseres paring en overordnet analyse Vi foreslaringr at strategien for selskapskontroll utvides til fire punkter og at punktet om overordnet analyse settes inn som nummer 2

- Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger

Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Vedlegg til sak Utvalgets strateginotat

1

STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I FROGN Sist vedtatt uten endringer 02022015 jf sak 415

Maringl og oppgaver

Kontrollutvalgets hovedmaringl er aring bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver

blir ivaretatt paring best mulig maringte

Kommuneloven (sect 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til aring forestaring

det loslashpende tilsynet med forvaltningen Utvalget skal paringse at regnskapene blir foslashrt paring en

betryggende maringte at oslashkonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomfoslashres god

forvaltningsrevisjon og selskapskontroll

Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til aring kreve enhver opplysning redegjoslashrelse eller

dokument som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene jf F sect 5

Valg og sammensetning

Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgaringr av F sect 2

Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvaringker og saksbehandlingen skal kun foregaring

ut fra et kontrollperspektiv Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin

dobbeltrolle som politikere og noslashytrale kontrolloslashrer

Hovedoppgaver

1 Regnskapsrevisjon

Utvalget skal paringse at kommunens regnskap blir revidert paring en betryggende maringte og i samsvar

med de bestemmelser som foslashlger av lov forskrift god kommunal revisjonsskikk mm

Strategi

1 Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om

arbeidet og strategien for det kommende revisjonsaringret

2 Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og

oslashkonomiforvaltning forelegges utvalget

3 Utvalget skal paringse at revisjonens merknader blir fulgt opp

2 Forvaltningsrevisjon

Kontrollutvalget skal paringse at det blir gjennomfoslashrt systematiske vurderinger av oslashkonomi og

maringloppnaringelse ut fra kommunestyrets vedtak

Strategi

1 Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse om mulige omraringder med risiko for

avvik fra oppsatte maringl i kommunen

2 Foreslaring en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for

kommunen

3 Innstille om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret

4 Paringse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen

2

3 Selskapskontroll

Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide

kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller

forvaltningsrevisjon

Strategi

1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo

2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret

3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen

4 Annet tilsyn og kontroll

Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de

opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr

kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram

saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under

utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak

Strategi

1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen

2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ

3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget

initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser

Organisering av arbeidet generelt

1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget

sekretariat

Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning

redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring

gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ

ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som

underordnede organer

Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med

kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver

Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre

undersoslashkelser som ikke er revisjon

Strategi

1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i

arbeidet

3

2 Samarbeid

Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon

med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og

revisjonen

Strategi

1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra

utvalgets moslashter

2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og

samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker

3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret

4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet

3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media

For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle

styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er

det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med

utvalget

Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del

saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold

til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger

som er underlagt lovbestemt taushetsplikt

Strategi

1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig

paring kommunens Internett-sider

2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig

innsyn paring kommunens Internettsider

3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum

4 Tips skal alltid vurderes

5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares

6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media

4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner

Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor

kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende

aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og

vedtatte planer og andre tiltak

Strategi

1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr

2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget

Frogn kontrollutvalg

Side 11 av 11

Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og

avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om

selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat

Postadresse Postboks 195 1431 Arings

Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29

64 96 20 59 (m) 920 16 409

FIKSfollofiksno

wwwfollofiksno

MOslashTEPROTOKOLL

Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5

Saksliste

Side

Saker til behandling

716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3

816 Henvendelse til kontrollutvalget 3

916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3

1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4

1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4

1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5

1316 Orienteringssaker 5

Eventuelt

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5

Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine

undersoslashkelser

Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget

Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden

Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016

Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13

Saksdokumentet er unntatt offentlighet

Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk

Otto Schacht

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 5 av 5

Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquo

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3

Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS

Pb 195 1431 AringS

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen

1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former

2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene

3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene

4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister

5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene

6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap

7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene

8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 5 av 5

9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene

10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring

generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene

11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste

organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

1

KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015

mars FIKS 7mars 2016

2

3

Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat

Februar Fornyes aringrlig

FIKS FIKS

Legges frem i mai

Rullerende

4

Moslashteplan

FIKS

1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember

5 Kommunens aringrsregnskap 2015

15 april Kommunen

6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen

7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG

311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG

8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

2

Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915

10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai

12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm

Svarfrist FIKS

Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern

22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016

FIKS FIKS FIKS FIKS

KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai

KS 1216

13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012

Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver

Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars

  • Saksliste Frogn KU 09052016
  • Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
    • Signert revisjonsberetning Frogn 2015
      • Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
        • E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
        • Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
        • Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
          • Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
            • Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
              • Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
                • saksutskrift sak 7-16
                  • Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
                    • Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
                      • Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
                        • StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
                          • Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
                            • 1 Protokoll Frogn KU 07032016
                            • 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
                            • 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
                            • 4 FrognAktivitetsplan 2016
Page 15: MØTEINNKALLING Frogn kontrollutvalg...• Ved behandling i HMPB 2.2.2016 ble nye boligområder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan, i tråd med rådmannens innstilling

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 1

Innhold

1 Bakgrunn og formaringl 2

11 Bakgrunn 2

12 Formaringl 2

2 Fremgangsmaringte og involvering 3

21 Innsamling av data og metode 3

3 Analyse 6

31 Generell drift 7

32 Regulatoriske risikoer 8

33 Oslashkonomi 9

34 Maringl strategi og vedtak 9

Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder 11

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 2

1 Bakgrunn og formaringl 11 Bakgrunn

Etter sect10 i forskrift om kontrollutvalg skal kontrollutvalget utarbeidet plan for forvaltningsrevisjon Planen

skal vaeligre basert paring en overordnet analyse av kommunen

Kontrollutvalget i Frogn kommune har fra KPMG bestilt en overordnet analyse som grunnlag for plan for

forvaltningsrevisjon som skal gjelde i perioden 2016-2019

12 Formaringl

Formaringlet med den overordnete analysen er aring identifisere mulige omraringdertema for forvaltningsrevisjon i

firearingrsperioden 2016-2019

For aring utarbeide planen har KPMG gjennomfoslashrt en overordnet analyse av risiko og vesentlighet Analysen gir

grunnlag for aring prioritere omraringder i kommunal virksomhet som kan vaeligre gjenstand for forvaltningsrevisjon de

neste aringrene

Denne overordnede analysen vil med andre ord presentere identifiserte omraringder i den kommunale

virksomheten hvor risikoen for feilmangler er til stede Analysen danner grunnlaget for kontrollutvalgets

prioritering av omraringder som kan vaeligre gjenstand for forvaltningsrevisjon i planperioden

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 3

2 Fremgangsmaringte og involvering

Kapittel 2 gir en oversikt over metoden som er brukt for aring samle inn data teoretisk fundament og

vesentlige hensyn som er blitt benyttet i risikovurderingen

21 Innsamling av data og metode

I arbeidet med analysen har KPMG vektlagt analyser knyttet til risiko for manglende kontroll med vesentlige

sider ved virksomheten og tjenestene Av den grunn har vi fokusert paring aring gjennomfoslashre analyser med utspring

i risiko og vesentlighet

Den overordnede analysen er fundamentet for de omraringdene kontrollutvalget og kommunestyret prioriterer

for forvaltningsrevisjon I saring maringte har det vaeligrt saeligrlig viktig aring identifisere omraringder som har en iboende risiko

vesentlig grad av uoslashnskede konsekvenser dersom risiko inntreffer og som det potensielt vil vaeligre nyttig aring

gjennomfoslashre revisjon paring nyttig sett fra et politisk staringsted fra administrasjonens staringsted og nyttig sett ut i fra

et brukerperspektiv til kommunen Dette innebaeligrer at vi i arbeidet har tatt hoslashyde for omraringder hvor revisjon

kan ha verdi for kommunen i et forbedrings- og laeligreoslashyemed og hvor revisjon kan ha forebyggende karakter

Det vil si at et revisjonsprosjekt ikke bare ser tilbake paring hva som har skjedd men at man kan garing inn paring

paringgaringende prosjekter og prosesser hvor revisjonen kan vaeligre fundament for korrigerende grep

Av den grunn har vi gjennomfoslashrt en prosess som innebaeligrer et samspill med ulike deler av kommunen

administrasjon og politikere fra hhv kontrollutvalg og kommunestyret Dette har vaeligrt viktig for aring kunne finne

de rette omraringder og risikoer for revisjon

Arbeidet har vaeligrt delt i tre hovedbolker

Kartlegge og forstaring kommunen

Arbeidsmoslashte med kommunen for aring etablere og verifisere mulige omraringder for forvaltningsrevisjon

Dokumentere analyse

211 Metode

For gjennomfoslashring av analysen har foslashlgende teknikker blitt brukt for aring samle inn data

Dokumentanalyse KPMG har innhentet og gjennomgaringtt dokumentasjon fra kommunen blant annet

aringrsmelding og oslashkonomiplan tidligere revisjoner KOSTRA-statistikk kommuneplan og aringrsbudsjett

Arbeidsmoslashte Felles arbeidsmoslashte for kontrollutvalget politiske gruppeledere raringdmannen og raringdmannens

stab

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 4

Illustrert har prosessen vaeligrt slik

212 Teoretisk fundament og vesentlige hensyn

Arbeidet har fulgt en modell som er teoretisk forankret i statsvitenskap organisasjonsteori og COSO ERM1

og den tar utgangspunkt i kommunal virksomhet og tjenestetilbud Skjematisk vil valg av

forvaltningsrevisjonsprosjekt bli et resultat av vurderinger knyttet til vesentlighet og risiko ved virksomhet og

tjenestetilbud - vurderinger som siler ut prosjekt i 4 overordnede steg Dette kan illustreres slik2

1 The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission ERM ndash Enterprise Risk Management Dette er en internasjonalt

innarbeid standard for beste praksis innen omraringdet internkontroll og risikoharingndtering i virksomheter

2 De to nederste graring feltene ivaretas av kontrollutvalget og bystyret

1bullBestilling og innspill fra kontrollutvalget

2

bullGjennomgang av eksisterande overordna analyser og planer fokus paring gjennomfoslashrte revisjoner og kontroller

3

bullGjennomgang av relevante dokument bla aringrsmelding kommuneplan aringrsbudsjett med kommentarer saker i kontrollutvalget KOSTRA statistikk fylkesmannens tilsyn kommunestyrevedtak

4

bullArbeidsmoslashte med adminstrasjon (stab og enhetsledere) tillitsvalgtehovedverneombud politiske gruppeledere og kontrollutvalg

5bullOppsummering av resultat og utarbeiding av overordnet analyse Oversendt til kontrollutvalget

6

bullKPMG dokumenterer endelig overordnet analyse i samsvar med foslashringerinnspill fra kontrollutvalet og ovesender til kontrollutvalget etter moslashte

Overordnede vurderinger av risiko- og vesentlighet

Risikovurdering av vesentlige omraringde

Prioritering av risikoomraringde

Valg av

prosjekt

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 5

I felles arbeidsmoslashte ble risikoomraringder vurdert i forhold til sannsynlighet for at risiko inntreffer og konsekvens

av risiko For konsekvensvurderinger ble foslashlgende hjelpekriterier benyttet

Liv og helse

Sikring av verdier

Brukerrettighet - oppfylling og kvalitet

Kostnadseffektivitetproduktivitet

Politisk aktualitet

Analysen av identifiserte omraringder og risiko er kategorisert i foslashlgende matrise

Den videre prosessen innebaeligrer at kontrollutvalget prioriterer identifiserte omraringderrisikoer og utformer plan

for forvaltningsrevisjon Planen vedtas i kommunestyret og kontrollutvalget velgerbestiller enkeltstaringende

revisjoner Det er ogsaring ved bestilling av enkeltstaringende revisjoner at omraringdetrisikoen spisses og

operasjonaliseres i forhold til hva og hvordan revisjonen skal innrettes

Med andre ord den overordnede analysen identifiserer foslashrst og fremst omraringdene for forvaltningsrevisjon

mens en ved bestillingen av enkeltstaringende prosjektet spisser og operasjonaliserer hvilke temaer som skal bli

gjenstand for revisjon

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 6

3 Analyse Nedenfor presenteres omraringderrisikoer som er vurdert som saeligrlig relevante for revisjon det vil si

omraringderrisikoer som er kategorisert med betydelig konsekvens og betydelig grad av sannsynlighet

I vedlegg er alle identifiserte og vurderte omraringderrisikoer presentert

Omraringdene nedenfor blir presentert i fire ulike bolker

Generell drift

Regulatoriske risikoer

Oslashkonomiske risikoer

Maringl strategi og vedtak

Baringde sannsynlighet og konsekvens er gitt en farge hvor roslashd indikerer hoslashy sannsynlighet alvorlig

konsekvens gul indikerer middels og groslashnn indikerer lav sannsynlighet liten konsekvens

De stoslashrste risikoomraringdene som ble identifisert er presentert i tabellen nedenfor Under tabellen presenterer

vi deretter vurderingene som ligger bak de prioriterte risikoomraringdene

Sortert ut ifra scorevurdering ser tabellen i uprioritert rekkefoslashlge slik ut

Risikoomraringde Hvor i kommunen Sanns Kons

1 Etikk Hele

2 IKT Hele IKT og service

3 Helse og omsorg Helse omsorg og

velferd

4 Rus og psyk Helse omsorg og velferd

5 Tidlig innsats og forebygging Oppvekst barnevern

6 Personopplysninger Hele Sentraladm

7 Selvkost Teknisk

8 Investeringsbeslutninger prosjektstyring Hele

saeligrlig oslashkonomi teknisk

9 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag Hele

10 Oppfoslashlging av kommunale planer Hele

11 Bemanning og kompetansestyring Hele

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 7

Generell drift

311 Etikk og habilitet

Kommunen har som maringl aring ha et felles verdigrunnlag og aring ha en hoslashy etisk standard og en organisasjonskultur

basert paring felles utviklende holdninger og verdier Kommunen har blant annet utarbeidet etiske retningslinjer

som sist ble revidert i 2015

I arbeidsmoslashtet ble risiko for tap som foslashlge av interne og eller eksterne misligheter diskutert og det som ble

droslashftet var hvordan de etiske retningslinjene blir fulgt opp ute i enhetene og hvordan det jobbes med aring

forhindre at misligheter oppstaringr Dette gjelder baringde i administrasjonen i samspillet mellom politikk og

administrasjon og hos eksterne samarbeidspartnere

En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke hvordan kommunen praktiserer kravene om habilitet i

saksbehandling Revisjonen kan ogsaring kartlegge hvorvidt kommunens etiske retningslinjer er kjent blant de

ansatte i hvilke grad de foslashlges opp og hvilket system kommunen har for ansatte som vil melde ifra om brudd

paring lovkrav og regler knyttet til etikk og habilitet En revisjon kan ogsaring undersoslashkes i hvilke grad oppgave- og

ansvarsfordelingen mellom administrativt og politisk nivaring er formalisert - og hvordan kommunen jobber med

aring forebygger risikoer knyttet til habilitet og misligheter

312 IKT

I arbeidsmoslashtet ble utfordringer innenfor IKT-omraringde pekt paring som et saeligrlig kritisk risikoomraringde i kommunen

Det ble pekt paring at IKT-omraringdet ikke fungerer optimalt blant annet paring grunn av at det ikke er tilstrekkelig

utviklet og det preges av saringrbarhet blant annet paring grunn av noslashdvending vedlikehold nedetid og reparasjoner

av utstyr Risikoer knyttet til informasjonssikkerhet og tilgangskontroll ble ogsaring trukket frem

Innenfor IKT- omraringdet er det en generell risiko at det er et oslashkende trusselbilde mot digitale tjenester noe

som fordrer bedre sikkerhetsmekanismer hos kommunen Det er viktig med en tydelig strategi og

bevisstgjoslashring knyttet til forandring i arbeidsprosessene Konsekvensen av aring ha et IKT-systemer som ikke er

paringlitelig kan potensielt sett vaeligre store I helse- og omsorgssektoren blir velferdsteknologi en stadig stoslashrre

del av hverdagen og det kan i verste fall staring om liv og helse Andre konsekvenser er tapt verdiskapning og

oslashkte kostnader som foslashlge av nedetid og stopp i produksjon samt negativt omdoslashmme

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel

ndash Gjennomgaring kommunens kontroll drift og vedlikehold av IKT-systemer

ndash Vurdere i hvilken grad kommunen har klare strategier og planer og knyttet til investeringer innenfor

IKT-omraringdet og hvordan disse etterleves

ndash Kartlegge hvilke system og rutiner kommunen har for aring avdekke redusere og forhindre potensielle

IKT-risikoer og om det er gode nok tilgangs- og endringskontroller i systemene

ndash Undersoslashke kommunens beredskapsplaner for aring sikre gjenopprettelse av IKT-systemer ved uforutsette

hendelser

ndash Rutiner og praksis knyttet til opplaeligring og veiledning om bruk av IKT-systemer programvarer og utstyr

313 Helse og omsorg

I kommunen er det stort fokus paring aring fremme et helhetlige bruker - og pasientforloslashp I foslashlge aringrsmeldingen for

2015 har effektiv oppgaveloslashsning og samhandling hatt stort fokus Kommunen ser at samhandling hvor

brukers behov og ressurser er styrende for varingr innsats gir mer hensiktsmessige tjenester til den enkelte

Rehabiliteringsinnsatsen i brukers eget hjem har ogsaring oslashkt

Deltagerne paring arbeidsmoslashtet vurderte ikke sannsyligheten for lovbrudd eller mangelfullt tjenestetilbud

innenfor helse- og omsorgssektoren som saeligrlig hoslashy men helse og omsorg er likevel et prioritert omraringde

siden konsekvensene potensielt sett kan vaeligre svaeligrt store hvis det foslashrst oppstaringr feil Kommunen satser stort

paring dette omraringdet og en forvaltningsrevisjon kan undersoslashke om alle krav blir ivaretatt og om resultatene

samsvarer med ressursinnsatsen

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 8

En forvaltningsrevisjon kan ogsaring se paring

ndash Tildeling av helse- og omsorgstjenester herunder saksbehandling og vedtaksoppfoslashlging

ndash Om helse og omsorgstjenestene er godt dimensjonert i forhold til behov

ndash Bruk av individuelle planer

ndash Bemanning kompetanse og rekruttering i helse- og omsorgssektoren

ndash Hvorvidt innholdet i tjenestetilbudet tilfredsstiller krav i regelverket herunder om det foreligger

hensiktsmessige rutiner og om rutinene blir etterlevd

En forvaltningsrevisjon kan rettes mot hele helse- og omsorgstjenesten i kommunen eller den kan spisses

mot enkelte tjenester og brukergrupper

314 Rus og psykiatri

Manglende samsvar mellom kvalitet tjenestetilbud og behov innenfor rus og psykiatritjenestene var et av de

omraringdene som det ble vurdert aring vaeligre hoslashyest risiko knyttet til I kommunen ser man en oslashkning i antall

personer med psykiske lidelser Konsekvensen av ikke aring ha et tilfredsstillende tjenestetilbud til denne

brukergruppen kan vaeligre at det ikke blir gitt tilbud til alle brukere som har rett paring tjenestene og det kan igjen

medfoslashre en oslashkning i langtidsbrukere av systemet I verste fall kan det ogsaring garing utover liv og helse

En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke i hvilken grad det er hensiktsmessig organisering rutiner

og samarbeid mellom enheter i kommunen samt mellom kommunen og andre relaterte instanser som sikrer

gode rus- og psykiatritjenester i kommunen Dette for aring identifisere om det er eventuelle utfordringer og

behov for forbedringer som kommunen kan dra nytte av i det videre arbeidet med aring utvikle rus- og psykiske

helsetjenester

Kommunen gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013 Det

er ogsaring et stort fokus paring de unge i kommunen Det er dermed oslashnskelig at en forvaltningsrevisjon i denne

perioden i hovedsak fokuserer paring de over 18 aringr

315 Tidlig innsats og forebygging

I oslashkonomiplanen for 2016-2019 kan man lese at det legges opp til en tettere samhandling mellom enhetene

i oppvekstsektoren hvor maringlet er aring arbeide i oslashkende grad tverrfaglig paring det forebyggende arbeidet blant

unge Kommunen vil fortsette aring prioritere tidlig innsats overfor alle maringlgrupper Videre garingr det frem av planen

at tilgjengelig statistikk viser at for mange Frogn-ungdommer over tid ikke fullfoslashrer videregaringende skole

I arbeidsmoslashtet ble tidlig innsats og forebyggende arbeid trukket frem som et risikoomraringde Det ble blant

annet stilt sposlashrsmaringl ved om barn med problemer fanges opp tidsnok hva som er aringrsaker til at unge dropper

ut av skolen og om det er en sammenheng mellom ressursbruk og resultater innenfor forebyggende

tjenester Dette er alle sposlashrsmaringl som kan besvares paring i en forvaltningsrevisjon

32 Regulatoriske risikoer

321 Ivaretakelse av personalopplysninger

Brudd paring personopplysningsloven ble identifisert som et mulig risikoomraringde i kommunen da det av noen ble

vurdert aring vaeligre hoslashy sannsynlighet for at kommunen glipper paring kravene om ivaretakelse av

personopplysninger Konsekvensen av brudd paring personalopplysningsloven kan vaeligre hoslashy for enkeltpersoner

og det kan ogsaring paringfoslashre kommunen et negativt omdoslashmme og erstatningssoslashksmaringl

For aring ivareta personopplysninger paring en riktig maringte er det viktig med system som sikrer at distribusjon

arkivering og tilgang til sensitiv informasjon foregaringr paring riktig maringte Det er viktig med gode tilgangssperrer

samt rutiner som sikrer at informasjon ikke lagres paring feil sted og at den ikke lagres lenger enn regelverket

tillater

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvilke system og rutiner Frogn kommune har for aring

etterleve krav om haringndtering av personopplysninger og informasjonssikkerhet

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 9

322 Selvkost og gebyr ndash vann og avloslashp

Fastsettelse av selvkostgebyr ble vurdert til aring vaeligre et risikoomraringde i kommunen Det ble blant annet

begrunnet med vanskelighetene knyttet til det aring sette riktige gebyrer Konsekvensen av aring ikke ha tilstrekkelig

kontroll paring dette omraringdet kan vaeligre at kommunen mottar for mye eller for lite i gebyrinntekter eller at det

blir en uhensiktsmessig fordeling av gebyr mellom de ulike abonnementstypene

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvorvidt kommunens gebyrreglementer er utformet i

samsvar med regelverket hvilke system og rutiner kommunen har knyttet til selvkostberegninger og om

kommunens gebyrer er i samsvar med selvkostreglene som gjelder for utvalgte tjenester

33 Oslashkonomi

331 Investeringsbeslutninger gjennomfoslashring av store prosjekt

Kommunen staringr ovenfor flere store investeringsprosjekt de neste aringrene Det gjelder blant annet nytt

helsebygg badeanlegg og boliger I aringrsmeldingen for 2015 garingr det frem at kommunen har en betydelig risiko

for oslashkte finanskostnader ved kun mindre endringer i renten paring grunn av dagens laringnevolum KOSTRA-tall viser

at kommunen har en hoslashy netto laringnegjeld i prosent av netto driftsinntekter sammenlignet med snittet til

Kostragruppe 8 samt lands- og fylkesgjennomsnittet

Risiko for mangelfullt beslutningsgrunnlag for investeringer ble trukket frem paring arbeidsmoslashtet som innspill til

mulig tema i en forvaltningsrevisjon Det samme ble prosjektstyring og oslashnsket om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonen med dette tema fra forrige planperiode Det begrunnes blant annet med risiko for at

kommunen mangler tilstrekkelig kompetanse og personell til aring kunne haringndtere omfattende investeringer

Det ble ogsaring stilt sposlashrsmaringl ved om kommunen har et tilfredsstillende prosjektstyringssystem og om det

virker etter hensikten Kommunens rutiner for investeringer i inventar ble ogsaring tatt opp

Generelle aringrsaker til risiko paring omraringdet kan vaeligre manglende kompetanse og kapasitet eller uklare rutiner og

ansvarsforhold naringr det gjelder det aring faring utarbeidet grundige analyser i forkant av investeringsbeslutningene

Konsekvensen av at investeringer ikke bygger paring et solid beslutningsgrunnlag kan vaeligre oslashkonomisk tap som

foslashlge av merkostnader

Grunnlagsarbeidet bak avgjoslashrelser om investeringer er en vesentlig del av prosessen i en virksomhet sin

styring av investeringsprosjekt Temaet kan tas opp som en egen forvaltningsrevisjon eller det kan ses i

sammenheng med en oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonen om prosjektstyring fra 2013

En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge hvordan prosjekter kvalitetssikres og foslashlges opp underveis eller

om loven om offentlige anskaffelser blir etterlevd naringr kommunen foretar innkjoslashp i forbindelse med prosjekt

332 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag

Reduksjon i framtidig inntektsgrunnlag ble paring felles arbeidsmoslashte i kommunen identifisert som et

risikoomraringde Det ble i den forbindelse pekt paring usikkerhet knyttet til arbeidsledighet og konsekvenser som

det kan medfoslashre herunder oslashkte sosiale kostnader og reduksjon i skatteinntekter Dette sett i sammenheng

med den saringrbare situasjonen som kommunen er i pga hoslashy laringnegjeld gjoslashr kommunen saringrbar for svingninger

i oslashkonomien Dersom inntektsgrunnlaget svekkes kan konsekvensen vaeligre krevende innsparingsbehov og

vesentlig lavere handlefrihet i kommunen

Dette er et tema som kan inngaring i en forvaltningsrevisjon som ser paring kommunens oslashkonomistyring Herunder

kan man eksempelvis se paring hvilke prosesser og rutiner kommunen har paring plass for aring identifisere haringndtere

og gjoslashre tiltak for aring tilpasse seg endrede oslashkonomiske forutsetninger som endring i inntekstgrunnlag

34 Maringl strategi og vedtak

341 Oppfoslashlging av kommunale planer

Kommunen har en rekke med overordnede og tematiske planer om strategier og maringl for fremtidig utvikling

Planene inneholder en handlingsdel med konkrete tiltak og aktiviteter som skal gjennomfoslashres innenfor en

gitt tidsperiode I arbeidsmoslashtet ble mangelfull oppfoslashlging av planer vurdert aring vaeligre et risikoomraringde

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 10

Konsekvensen kan vaeligre at viktige maringl og strategier ikke blir innfridd noe som kan garing utover tjenestetilbudet

og enkeltmennesker og det kan medfoslashre et svekket omdoslashmme for kommunen

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel se naeligrmere paring innholdet i en eller flere av kommunens planer og

undersoslashke hvorvidt planens maringlsetninger og handlingsplaner er blitt realisert Man kan ogsaring se paring hvilke

systemer og rutiner kommunen har for aring utforme og revidere planer og for aring foslashlge opp konkrete maringl og tiltak

342 Styring av kompetanse og bemanning

I arbeidet med den overordnede analysen har det kommet innspill fra kontrollutvalget om at saringrbarhet i

ressurssituasjonen er et mulig risikoomraringde og det gjaldt saeligrlig hvordan kommunen haringndterer utskiftning

av personell og akutte problemer ved fravaeligr

En forvaltningsrevisjon kan se paring ressurs- og kompetansesituasjonen i sentrale stoslashttefunksjoner i

kommunen og vurdere i hvilken grad kommunen har etablerte systemer og rutiner som hindrer saringrbarhet og

som sikrer etterlevelse av sentrale bestemmelser i saksbehandlingen

En annen vinkling kan vaeligre aring undersoslashke hvilke maringl som foreligger for bemanning rekruttering og

kompetanseheving I foslashlge kommuneplanen indikerer prognosene for befolkningsvekst og sammensetning

at behovet for kommunale tjenester kommer til oslashke markant Bare innenfor pleie- og omsorgstjenestene er

det forventet at behovet skal oslashke med ca 10 prosent frem til 2019 Dette vil aringpenbart paringvirke fremtidig behov

for rekruttering og kompetanse i kommunen Kompetanse handler ogsaring om aring beholde og utvikle

medarbeiderne i kommunen En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge rdquoturn overrdquo og aringrsaker til turn over

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 11

Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder Nedenfor presenteres oslashvrige risikoomraringder som er identifisert og vurdert

Generell drift

Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons

1 Interne ogeller eksterne

misligheter

Alle Tap som foslashlge av intern

svindel og andre personlige

vinninger

Svekket omdoslashmme

Daringrligere kvalitet

2 Stoslashttetjenestene leverer

ikke tilstrekkelig verdi til

kommunen

Servicesenter

Fellestjenester

Ineffektivitetdaringrlig kvalitet

hindrer tjenestene og politisk

virksomhet i aring gjoslashre en god

nok jobb

Variertdaringrlig

serviceopplevelse

Daringrlig omdoslashmme hos

innbyggerne

3 Post- og arkivfunksjonen

fungerer ikke etter

hensikten

Servicesenter

Fellestjenester

Publikum ansatte faringr ikke

tilgang paring opplysninger

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

4 Uhensiktsmessig drift av

og manglende kunnskap

om IKT-systemene i

kommunen

IKT Uautoriserte tilganger og

endringer

Tapt

verdiskapingineffektivitet

Oslashkte kostnader oslashkonomisk

tap

Oslashkte drifts- og

vedlikeholdskostnader

5 Store prosjekt leverer ikke

iht tid kostnad og kvalitet3

Teknisk Kostnadssprekk kan foslashre til

oslashkte gebyr og relativt store

oslashkonomiske tap

Kvalitetsutfordringer

Forsinkelser i prosjekt kan

foslashre til at inntektsstroslashmmen

fra investeringen forsinkes

med foslashlger for oslashvrig

virksomhet

6 Vedlikeholdsarbeidet er for

lite planmessig

langsiktig

Teknisk Vedlikeholdsetterslep som

gir oslashkte kostnader paring lengre

sikt

Oslashkte investerings- og

driftskostnader

HMS-krav blir ikke innfridd

7 Tjenestetilbudet innenfor

helse- og omsorgssektoren

samsvarer ikke med behov

Helse og

omsorg

Alle brukere som har behov

for det faringr ikke noslashdvendige

helse- og omsorgstenester

Dyre ineffektive tjenester

Fare for liv og helse

3 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med prosjektstyring som tema i 2013

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 12

Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons

8 Manglende samsvar

mellom kvalitet

tjenestetilbud og behov

innenfor rus- og

psykiatritjenesten4

Helse og

omsorg

Oslashkt risiko for at enkelte blir

langtidsbrukere av systemet

Ikke tilbud til alle som har rett

paring tjenester

Uheldige konsekvenser for

enkeltmenneske

9 Mangelfullt tilbud til

flyktninger i kommunen

Alle Daringrligere integrering f eks

daringrlig spraringk

Oslashkte kostnader

10 Varierende kvalitet paring

skolene mtp laeligringsmiljoslash

og laeligringsresultat

Oppvekst Oslashkende skille i

kunnskapsnivaring

Ikke fullfoslashring av utdanning

Oslashkt antall innbyggere paring

trygd

11 Tidlig innsats og

forebyggende arbeid rettet

mot barn unge og familier

nedprioriteres

Oppvekst

barnevern

NAV

Uheldige konsekvenser for

enkeltmenneske

Kan medfoslashre stoslashrre behov og

oslashkte kostnader i fremtiden

12 Kulturtilbudet er ikke

tilgjengelig for alle

Kultur og idrett Lite attraktivt for nye

innbyggere

Redusert livskvalitet for

enkelte

Regulatoriske risikoer

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Brudd paring lov og forskrift

relatert til offentlige

anskaffelser

Alle

Teknisk

Oslashkonomiske tap herunder

erstatningssoslashksmaringl og boslashter

pga feil i innkjoslashpsprosessen

og at kommunen kjoslashper inn

til for hoslashy pris

Negativt omdoslashmme

2 Brudd paring

personopplysningsloven

Alle ndash saeligrlig

innenfor helse

og oppvekst

Erstatningssoslashksmaringl

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

3 Brudd paring arbeidsmiljoslashloven Alle Negative konsekvenser for

enkeltansatte

Negativ effekt paring omdoslashmmet

Manglende oppfoslashlging av

sykemeldte

4 Brudd paring lov om

offentlighet Alle Forskjellsbehandling ndash ulik

saksbehandling

Publikum faringr ikke tilgang til

opplysninger

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

4 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 13

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

5 Brudd paring kommunelovens

krav til internkontroll

Alle Feil blir ikke rettet opp og

dette kan igjen medfoslashre

lovbrudd oslashkte kostnader og

skader

6 Brudd paring forvaltningsloven Alle Forskjellsbehandling ndash ulik

saksbehandling

Klagesaker - merkostnader

7 Brudd paring plan- og

bygningsloven5

Plan og

byggesak

Manglende likebehandling

Manglende samsvar mellom

tiltak og gitte tillatelserkrav

8 Fastsettelse av

selvkostgebyr samsvarer

ikke med krav6

Teknisk For hoslashye eller for lave gebyr

Negativt omdoslashmme

9 Brudd paring lovkrav innen

helse og omsorg

Helse og

omsorg

Brukere faringr ikke noslashdvendige

tjenester

Brukere faringr ikke individuell

plan

For lite brukermedvirkning

10 Nye ukjente oppgaver

som foslashlge av

samhandlingsreformen7

Helse og

omsorg

Utilstrekkeligfeil behandling

av pasienter i overganger

mellom kommunen og

sykehus

Innbyggerne faringr ikke

optimale tjenester

Oslashkte kostnader for

kommunen

Daringrlig omdoslashmme

11 Brudd paring barnehageloven ndash

kommunen sitt ansvar som

barnehagemynde

Barnehage Mangler i og klager paring

tilskudd til private barnehager

Varierende kvalitet paring

barnehagene i kommunen

12 Brudd paring lovkrav til sosiale

tjenester

Helse og

omsorg

NAV

Brukere faringr ikke noslashdvendige

tjenester

Daringrligere folkehelse

Oslashkte sosiale forskjeller

13 Brudd paring barnevernloven8 Barnevernet Enkelte barn blir ikke fanget

opp negativ konsekvens for

den enkelte

Kommunen kan bli

erstatningsansvarlig

Negativt omdoslashmme

14 Brudd paring opplaeligringsloven9 Skole

barnehage

Enkelte barn blir ikke fulgt

tilstrekkelig opp

Stoslashrre sosiale og

helsemessige problemer

5 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med byggesaksbehandling som tema i 2012

6 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med vann og avloslashp som tema i 2014

7 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Samhandlingsreformen som tema i 2014

8 Frogn gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med barnevern som tema i 2015

9 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med PP-tjenesten som tema i 2016

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 14

Oslashkonomi

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Lav eller varierende grad

av budsjettstyring10

Alle Negativ oslashkonomisk

konsekvens naring og for

framtiden

Avvik blir ikke avdekket

Ineffektiv bruk av midler

2 Investeringsbeslutninger

tas paring ufullstendig svakt

grunnlag

Alle Det gjoslashres feil

investeringsbeslutning

Negativ oslashkonomisk

konsekvens

3 Reduksjon i framtidig

inntektsgrunnlag

Alle Mindre handlefrihet

Fremtidig krevende

innsparingsbehov

4 Refusjoner innbetalinger

kommunen har krav paring bli

ikke innkrevd

Alle men

saeligrlig NAV

Helse og

omsorg og

oppvekst

Oslashkonomisk tap

Maringl strategi og vedtak

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Mangelfull oppfoslashlging av

politiske vedtak11

Alle

Stab

Feilandre prioriteringer gir

mangelfullineffektiv

realisering av politiske maringl

og vedtak

2 Kommunen har ikke

tilstrekkeligrett

kompetanse til aring dekke

fremtidens behov

Alle

HR Personal

Kommunen greier ikke aring yte

tilstrekkeligetilfredsstillende

tjenester

3 Kommunen er ikke nok

rigget til aring ivareta

fremtidige eksterne krav

Alle Virksomheten paringvirkes

negativt (tjenestekvalitet

oslashkonomi omdoslashmme

arbeidsplass etc)

4 Mangelfull oppfoslashlging av

kommunale planer (feks

klimaplan)

Alle Maringlsetninger blir ikke

realisert

10 Oslashkonomistyring var et prioritert omraringde i forrige plan for forvaltningsrevisjon i Frogn kommune

11 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med Oppfoslashlging av vedtak i folkevalgte organer som tema i 2016

Kontakt oss

Siv Karlsen Moa

Partner

T +47 40 63 95 48 E sivmoakpmgno

Ole Willy Fundingsrud

Director

T +47 406 39 692

E olewillyfundingsrudkpmgno

kpmgno

copy 2016 KPMG AS a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (ldquoKPMG Internationalrdquo) a Swiss entity All rights reserved

This proposal is made by KPMG AS a member firm of the KPMG network

of independent firms affiliated with KPMG International a Swiss

cooperative and is in all respects subject to the negotiation agreement and

signing of a specific engagement letter or contract KPMG International

provides no client services No member firm has any authority to obligate or

bind KPMG International or any other member firm vis-agrave-vis third parties nor

does KPMG International have any such authority to obligate or bind any

member firm

Frogn kontrollutvalg

Side 10 av 11

Frogn KU-1916 Kontrollutvalgets strateginotat Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600148-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1916 09052016 Sekretariatets innstilling

1 Kontrollutvalgets strateginotat vedtas med endringen som foreslaringtt i saksutredningen 2 Kontrollutvalget tar diskusjonen om utvalgets strateginotat til orientering

SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets strateginotat beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategier som benyttes for aring loslashse disse Notatet legges aringrlig frem for utvalget som en paringminnelse om hvilke maringl oppgaver og kjoslashreregler som gjelder for utvalgets arbeid I tillegg inviteres det til en diskusjon om eventuelle endringertilfoslashyelser i utvalgets strategi Strateginotat ble sist behandlet av utvalget i sak 415 i moslashte 2 februar 2015 Sekretariatet foreslaringr foslashlgende tillegg Under overskriften 3 Selskapskontroll paring side 2 i notatet boslashr innholdet oppdateres slik at det er samsvar med sect 13 i Forskrift om kontrollutvalg I forskriften staringr det at plan for selskapskontroll skal baseres paring en overordnet analyse Vi foreslaringr at strategien for selskapskontroll utvides til fire punkter og at punktet om overordnet analyse settes inn som nummer 2

- Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger

Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Vedlegg til sak Utvalgets strateginotat

1

STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I FROGN Sist vedtatt uten endringer 02022015 jf sak 415

Maringl og oppgaver

Kontrollutvalgets hovedmaringl er aring bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver

blir ivaretatt paring best mulig maringte

Kommuneloven (sect 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til aring forestaring

det loslashpende tilsynet med forvaltningen Utvalget skal paringse at regnskapene blir foslashrt paring en

betryggende maringte at oslashkonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomfoslashres god

forvaltningsrevisjon og selskapskontroll

Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til aring kreve enhver opplysning redegjoslashrelse eller

dokument som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene jf F sect 5

Valg og sammensetning

Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgaringr av F sect 2

Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvaringker og saksbehandlingen skal kun foregaring

ut fra et kontrollperspektiv Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin

dobbeltrolle som politikere og noslashytrale kontrolloslashrer

Hovedoppgaver

1 Regnskapsrevisjon

Utvalget skal paringse at kommunens regnskap blir revidert paring en betryggende maringte og i samsvar

med de bestemmelser som foslashlger av lov forskrift god kommunal revisjonsskikk mm

Strategi

1 Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om

arbeidet og strategien for det kommende revisjonsaringret

2 Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og

oslashkonomiforvaltning forelegges utvalget

3 Utvalget skal paringse at revisjonens merknader blir fulgt opp

2 Forvaltningsrevisjon

Kontrollutvalget skal paringse at det blir gjennomfoslashrt systematiske vurderinger av oslashkonomi og

maringloppnaringelse ut fra kommunestyrets vedtak

Strategi

1 Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse om mulige omraringder med risiko for

avvik fra oppsatte maringl i kommunen

2 Foreslaring en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for

kommunen

3 Innstille om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret

4 Paringse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen

2

3 Selskapskontroll

Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide

kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller

forvaltningsrevisjon

Strategi

1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo

2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret

3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen

4 Annet tilsyn og kontroll

Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de

opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr

kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram

saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under

utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak

Strategi

1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen

2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ

3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget

initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser

Organisering av arbeidet generelt

1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget

sekretariat

Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning

redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring

gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ

ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som

underordnede organer

Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med

kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver

Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre

undersoslashkelser som ikke er revisjon

Strategi

1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i

arbeidet

3

2 Samarbeid

Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon

med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og

revisjonen

Strategi

1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra

utvalgets moslashter

2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og

samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker

3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret

4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet

3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media

For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle

styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er

det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med

utvalget

Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del

saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold

til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger

som er underlagt lovbestemt taushetsplikt

Strategi

1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig

paring kommunens Internett-sider

2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig

innsyn paring kommunens Internettsider

3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum

4 Tips skal alltid vurderes

5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares

6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media

4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner

Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor

kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende

aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og

vedtatte planer og andre tiltak

Strategi

1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr

2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget

Frogn kontrollutvalg

Side 11 av 11

Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og

avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om

selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat

Postadresse Postboks 195 1431 Arings

Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29

64 96 20 59 (m) 920 16 409

FIKSfollofiksno

wwwfollofiksno

MOslashTEPROTOKOLL

Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5

Saksliste

Side

Saker til behandling

716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3

816 Henvendelse til kontrollutvalget 3

916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3

1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4

1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4

1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5

1316 Orienteringssaker 5

Eventuelt

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5

Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine

undersoslashkelser

Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget

Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden

Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016

Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13

Saksdokumentet er unntatt offentlighet

Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk

Otto Schacht

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 5 av 5

Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquo

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3

Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS

Pb 195 1431 AringS

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen

1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former

2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene

3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene

4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister

5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene

6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap

7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene

8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 5 av 5

9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene

10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring

generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene

11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste

organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

1

KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015

mars FIKS 7mars 2016

2

3

Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat

Februar Fornyes aringrlig

FIKS FIKS

Legges frem i mai

Rullerende

4

Moslashteplan

FIKS

1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember

5 Kommunens aringrsregnskap 2015

15 april Kommunen

6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen

7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG

311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG

8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

2

Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915

10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai

12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm

Svarfrist FIKS

Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern

22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016

FIKS FIKS FIKS FIKS

KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai

KS 1216

13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012

Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver

Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars

  • Saksliste Frogn KU 09052016
  • Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
    • Signert revisjonsberetning Frogn 2015
      • Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
        • E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
        • Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
        • Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
          • Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
            • Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
              • Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
                • saksutskrift sak 7-16
                  • Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
                    • Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
                      • Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
                        • StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
                          • Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
                            • 1 Protokoll Frogn KU 07032016
                            • 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
                            • 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
                            • 4 FrognAktivitetsplan 2016
Page 16: MØTEINNKALLING Frogn kontrollutvalg...• Ved behandling i HMPB 2.2.2016 ble nye boligområder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan, i tråd med rådmannens innstilling

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 2

1 Bakgrunn og formaringl 11 Bakgrunn

Etter sect10 i forskrift om kontrollutvalg skal kontrollutvalget utarbeidet plan for forvaltningsrevisjon Planen

skal vaeligre basert paring en overordnet analyse av kommunen

Kontrollutvalget i Frogn kommune har fra KPMG bestilt en overordnet analyse som grunnlag for plan for

forvaltningsrevisjon som skal gjelde i perioden 2016-2019

12 Formaringl

Formaringlet med den overordnete analysen er aring identifisere mulige omraringdertema for forvaltningsrevisjon i

firearingrsperioden 2016-2019

For aring utarbeide planen har KPMG gjennomfoslashrt en overordnet analyse av risiko og vesentlighet Analysen gir

grunnlag for aring prioritere omraringder i kommunal virksomhet som kan vaeligre gjenstand for forvaltningsrevisjon de

neste aringrene

Denne overordnede analysen vil med andre ord presentere identifiserte omraringder i den kommunale

virksomheten hvor risikoen for feilmangler er til stede Analysen danner grunnlaget for kontrollutvalgets

prioritering av omraringder som kan vaeligre gjenstand for forvaltningsrevisjon i planperioden

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 3

2 Fremgangsmaringte og involvering

Kapittel 2 gir en oversikt over metoden som er brukt for aring samle inn data teoretisk fundament og

vesentlige hensyn som er blitt benyttet i risikovurderingen

21 Innsamling av data og metode

I arbeidet med analysen har KPMG vektlagt analyser knyttet til risiko for manglende kontroll med vesentlige

sider ved virksomheten og tjenestene Av den grunn har vi fokusert paring aring gjennomfoslashre analyser med utspring

i risiko og vesentlighet

Den overordnede analysen er fundamentet for de omraringdene kontrollutvalget og kommunestyret prioriterer

for forvaltningsrevisjon I saring maringte har det vaeligrt saeligrlig viktig aring identifisere omraringder som har en iboende risiko

vesentlig grad av uoslashnskede konsekvenser dersom risiko inntreffer og som det potensielt vil vaeligre nyttig aring

gjennomfoslashre revisjon paring nyttig sett fra et politisk staringsted fra administrasjonens staringsted og nyttig sett ut i fra

et brukerperspektiv til kommunen Dette innebaeligrer at vi i arbeidet har tatt hoslashyde for omraringder hvor revisjon

kan ha verdi for kommunen i et forbedrings- og laeligreoslashyemed og hvor revisjon kan ha forebyggende karakter

Det vil si at et revisjonsprosjekt ikke bare ser tilbake paring hva som har skjedd men at man kan garing inn paring

paringgaringende prosjekter og prosesser hvor revisjonen kan vaeligre fundament for korrigerende grep

Av den grunn har vi gjennomfoslashrt en prosess som innebaeligrer et samspill med ulike deler av kommunen

administrasjon og politikere fra hhv kontrollutvalg og kommunestyret Dette har vaeligrt viktig for aring kunne finne

de rette omraringder og risikoer for revisjon

Arbeidet har vaeligrt delt i tre hovedbolker

Kartlegge og forstaring kommunen

Arbeidsmoslashte med kommunen for aring etablere og verifisere mulige omraringder for forvaltningsrevisjon

Dokumentere analyse

211 Metode

For gjennomfoslashring av analysen har foslashlgende teknikker blitt brukt for aring samle inn data

Dokumentanalyse KPMG har innhentet og gjennomgaringtt dokumentasjon fra kommunen blant annet

aringrsmelding og oslashkonomiplan tidligere revisjoner KOSTRA-statistikk kommuneplan og aringrsbudsjett

Arbeidsmoslashte Felles arbeidsmoslashte for kontrollutvalget politiske gruppeledere raringdmannen og raringdmannens

stab

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 4

Illustrert har prosessen vaeligrt slik

212 Teoretisk fundament og vesentlige hensyn

Arbeidet har fulgt en modell som er teoretisk forankret i statsvitenskap organisasjonsteori og COSO ERM1

og den tar utgangspunkt i kommunal virksomhet og tjenestetilbud Skjematisk vil valg av

forvaltningsrevisjonsprosjekt bli et resultat av vurderinger knyttet til vesentlighet og risiko ved virksomhet og

tjenestetilbud - vurderinger som siler ut prosjekt i 4 overordnede steg Dette kan illustreres slik2

1 The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission ERM ndash Enterprise Risk Management Dette er en internasjonalt

innarbeid standard for beste praksis innen omraringdet internkontroll og risikoharingndtering i virksomheter

2 De to nederste graring feltene ivaretas av kontrollutvalget og bystyret

1bullBestilling og innspill fra kontrollutvalget

2

bullGjennomgang av eksisterande overordna analyser og planer fokus paring gjennomfoslashrte revisjoner og kontroller

3

bullGjennomgang av relevante dokument bla aringrsmelding kommuneplan aringrsbudsjett med kommentarer saker i kontrollutvalget KOSTRA statistikk fylkesmannens tilsyn kommunestyrevedtak

4

bullArbeidsmoslashte med adminstrasjon (stab og enhetsledere) tillitsvalgtehovedverneombud politiske gruppeledere og kontrollutvalg

5bullOppsummering av resultat og utarbeiding av overordnet analyse Oversendt til kontrollutvalget

6

bullKPMG dokumenterer endelig overordnet analyse i samsvar med foslashringerinnspill fra kontrollutvalet og ovesender til kontrollutvalget etter moslashte

Overordnede vurderinger av risiko- og vesentlighet

Risikovurdering av vesentlige omraringde

Prioritering av risikoomraringde

Valg av

prosjekt

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 5

I felles arbeidsmoslashte ble risikoomraringder vurdert i forhold til sannsynlighet for at risiko inntreffer og konsekvens

av risiko For konsekvensvurderinger ble foslashlgende hjelpekriterier benyttet

Liv og helse

Sikring av verdier

Brukerrettighet - oppfylling og kvalitet

Kostnadseffektivitetproduktivitet

Politisk aktualitet

Analysen av identifiserte omraringder og risiko er kategorisert i foslashlgende matrise

Den videre prosessen innebaeligrer at kontrollutvalget prioriterer identifiserte omraringderrisikoer og utformer plan

for forvaltningsrevisjon Planen vedtas i kommunestyret og kontrollutvalget velgerbestiller enkeltstaringende

revisjoner Det er ogsaring ved bestilling av enkeltstaringende revisjoner at omraringdetrisikoen spisses og

operasjonaliseres i forhold til hva og hvordan revisjonen skal innrettes

Med andre ord den overordnede analysen identifiserer foslashrst og fremst omraringdene for forvaltningsrevisjon

mens en ved bestillingen av enkeltstaringende prosjektet spisser og operasjonaliserer hvilke temaer som skal bli

gjenstand for revisjon

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 6

3 Analyse Nedenfor presenteres omraringderrisikoer som er vurdert som saeligrlig relevante for revisjon det vil si

omraringderrisikoer som er kategorisert med betydelig konsekvens og betydelig grad av sannsynlighet

I vedlegg er alle identifiserte og vurderte omraringderrisikoer presentert

Omraringdene nedenfor blir presentert i fire ulike bolker

Generell drift

Regulatoriske risikoer

Oslashkonomiske risikoer

Maringl strategi og vedtak

Baringde sannsynlighet og konsekvens er gitt en farge hvor roslashd indikerer hoslashy sannsynlighet alvorlig

konsekvens gul indikerer middels og groslashnn indikerer lav sannsynlighet liten konsekvens

De stoslashrste risikoomraringdene som ble identifisert er presentert i tabellen nedenfor Under tabellen presenterer

vi deretter vurderingene som ligger bak de prioriterte risikoomraringdene

Sortert ut ifra scorevurdering ser tabellen i uprioritert rekkefoslashlge slik ut

Risikoomraringde Hvor i kommunen Sanns Kons

1 Etikk Hele

2 IKT Hele IKT og service

3 Helse og omsorg Helse omsorg og

velferd

4 Rus og psyk Helse omsorg og velferd

5 Tidlig innsats og forebygging Oppvekst barnevern

6 Personopplysninger Hele Sentraladm

7 Selvkost Teknisk

8 Investeringsbeslutninger prosjektstyring Hele

saeligrlig oslashkonomi teknisk

9 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag Hele

10 Oppfoslashlging av kommunale planer Hele

11 Bemanning og kompetansestyring Hele

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 7

Generell drift

311 Etikk og habilitet

Kommunen har som maringl aring ha et felles verdigrunnlag og aring ha en hoslashy etisk standard og en organisasjonskultur

basert paring felles utviklende holdninger og verdier Kommunen har blant annet utarbeidet etiske retningslinjer

som sist ble revidert i 2015

I arbeidsmoslashtet ble risiko for tap som foslashlge av interne og eller eksterne misligheter diskutert og det som ble

droslashftet var hvordan de etiske retningslinjene blir fulgt opp ute i enhetene og hvordan det jobbes med aring

forhindre at misligheter oppstaringr Dette gjelder baringde i administrasjonen i samspillet mellom politikk og

administrasjon og hos eksterne samarbeidspartnere

En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke hvordan kommunen praktiserer kravene om habilitet i

saksbehandling Revisjonen kan ogsaring kartlegge hvorvidt kommunens etiske retningslinjer er kjent blant de

ansatte i hvilke grad de foslashlges opp og hvilket system kommunen har for ansatte som vil melde ifra om brudd

paring lovkrav og regler knyttet til etikk og habilitet En revisjon kan ogsaring undersoslashkes i hvilke grad oppgave- og

ansvarsfordelingen mellom administrativt og politisk nivaring er formalisert - og hvordan kommunen jobber med

aring forebygger risikoer knyttet til habilitet og misligheter

312 IKT

I arbeidsmoslashtet ble utfordringer innenfor IKT-omraringde pekt paring som et saeligrlig kritisk risikoomraringde i kommunen

Det ble pekt paring at IKT-omraringdet ikke fungerer optimalt blant annet paring grunn av at det ikke er tilstrekkelig

utviklet og det preges av saringrbarhet blant annet paring grunn av noslashdvending vedlikehold nedetid og reparasjoner

av utstyr Risikoer knyttet til informasjonssikkerhet og tilgangskontroll ble ogsaring trukket frem

Innenfor IKT- omraringdet er det en generell risiko at det er et oslashkende trusselbilde mot digitale tjenester noe

som fordrer bedre sikkerhetsmekanismer hos kommunen Det er viktig med en tydelig strategi og

bevisstgjoslashring knyttet til forandring i arbeidsprosessene Konsekvensen av aring ha et IKT-systemer som ikke er

paringlitelig kan potensielt sett vaeligre store I helse- og omsorgssektoren blir velferdsteknologi en stadig stoslashrre

del av hverdagen og det kan i verste fall staring om liv og helse Andre konsekvenser er tapt verdiskapning og

oslashkte kostnader som foslashlge av nedetid og stopp i produksjon samt negativt omdoslashmme

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel

ndash Gjennomgaring kommunens kontroll drift og vedlikehold av IKT-systemer

ndash Vurdere i hvilken grad kommunen har klare strategier og planer og knyttet til investeringer innenfor

IKT-omraringdet og hvordan disse etterleves

ndash Kartlegge hvilke system og rutiner kommunen har for aring avdekke redusere og forhindre potensielle

IKT-risikoer og om det er gode nok tilgangs- og endringskontroller i systemene

ndash Undersoslashke kommunens beredskapsplaner for aring sikre gjenopprettelse av IKT-systemer ved uforutsette

hendelser

ndash Rutiner og praksis knyttet til opplaeligring og veiledning om bruk av IKT-systemer programvarer og utstyr

313 Helse og omsorg

I kommunen er det stort fokus paring aring fremme et helhetlige bruker - og pasientforloslashp I foslashlge aringrsmeldingen for

2015 har effektiv oppgaveloslashsning og samhandling hatt stort fokus Kommunen ser at samhandling hvor

brukers behov og ressurser er styrende for varingr innsats gir mer hensiktsmessige tjenester til den enkelte

Rehabiliteringsinnsatsen i brukers eget hjem har ogsaring oslashkt

Deltagerne paring arbeidsmoslashtet vurderte ikke sannsyligheten for lovbrudd eller mangelfullt tjenestetilbud

innenfor helse- og omsorgssektoren som saeligrlig hoslashy men helse og omsorg er likevel et prioritert omraringde

siden konsekvensene potensielt sett kan vaeligre svaeligrt store hvis det foslashrst oppstaringr feil Kommunen satser stort

paring dette omraringdet og en forvaltningsrevisjon kan undersoslashke om alle krav blir ivaretatt og om resultatene

samsvarer med ressursinnsatsen

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 8

En forvaltningsrevisjon kan ogsaring se paring

ndash Tildeling av helse- og omsorgstjenester herunder saksbehandling og vedtaksoppfoslashlging

ndash Om helse og omsorgstjenestene er godt dimensjonert i forhold til behov

ndash Bruk av individuelle planer

ndash Bemanning kompetanse og rekruttering i helse- og omsorgssektoren

ndash Hvorvidt innholdet i tjenestetilbudet tilfredsstiller krav i regelverket herunder om det foreligger

hensiktsmessige rutiner og om rutinene blir etterlevd

En forvaltningsrevisjon kan rettes mot hele helse- og omsorgstjenesten i kommunen eller den kan spisses

mot enkelte tjenester og brukergrupper

314 Rus og psykiatri

Manglende samsvar mellom kvalitet tjenestetilbud og behov innenfor rus og psykiatritjenestene var et av de

omraringdene som det ble vurdert aring vaeligre hoslashyest risiko knyttet til I kommunen ser man en oslashkning i antall

personer med psykiske lidelser Konsekvensen av ikke aring ha et tilfredsstillende tjenestetilbud til denne

brukergruppen kan vaeligre at det ikke blir gitt tilbud til alle brukere som har rett paring tjenestene og det kan igjen

medfoslashre en oslashkning i langtidsbrukere av systemet I verste fall kan det ogsaring garing utover liv og helse

En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke i hvilken grad det er hensiktsmessig organisering rutiner

og samarbeid mellom enheter i kommunen samt mellom kommunen og andre relaterte instanser som sikrer

gode rus- og psykiatritjenester i kommunen Dette for aring identifisere om det er eventuelle utfordringer og

behov for forbedringer som kommunen kan dra nytte av i det videre arbeidet med aring utvikle rus- og psykiske

helsetjenester

Kommunen gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013 Det

er ogsaring et stort fokus paring de unge i kommunen Det er dermed oslashnskelig at en forvaltningsrevisjon i denne

perioden i hovedsak fokuserer paring de over 18 aringr

315 Tidlig innsats og forebygging

I oslashkonomiplanen for 2016-2019 kan man lese at det legges opp til en tettere samhandling mellom enhetene

i oppvekstsektoren hvor maringlet er aring arbeide i oslashkende grad tverrfaglig paring det forebyggende arbeidet blant

unge Kommunen vil fortsette aring prioritere tidlig innsats overfor alle maringlgrupper Videre garingr det frem av planen

at tilgjengelig statistikk viser at for mange Frogn-ungdommer over tid ikke fullfoslashrer videregaringende skole

I arbeidsmoslashtet ble tidlig innsats og forebyggende arbeid trukket frem som et risikoomraringde Det ble blant

annet stilt sposlashrsmaringl ved om barn med problemer fanges opp tidsnok hva som er aringrsaker til at unge dropper

ut av skolen og om det er en sammenheng mellom ressursbruk og resultater innenfor forebyggende

tjenester Dette er alle sposlashrsmaringl som kan besvares paring i en forvaltningsrevisjon

32 Regulatoriske risikoer

321 Ivaretakelse av personalopplysninger

Brudd paring personopplysningsloven ble identifisert som et mulig risikoomraringde i kommunen da det av noen ble

vurdert aring vaeligre hoslashy sannsynlighet for at kommunen glipper paring kravene om ivaretakelse av

personopplysninger Konsekvensen av brudd paring personalopplysningsloven kan vaeligre hoslashy for enkeltpersoner

og det kan ogsaring paringfoslashre kommunen et negativt omdoslashmme og erstatningssoslashksmaringl

For aring ivareta personopplysninger paring en riktig maringte er det viktig med system som sikrer at distribusjon

arkivering og tilgang til sensitiv informasjon foregaringr paring riktig maringte Det er viktig med gode tilgangssperrer

samt rutiner som sikrer at informasjon ikke lagres paring feil sted og at den ikke lagres lenger enn regelverket

tillater

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvilke system og rutiner Frogn kommune har for aring

etterleve krav om haringndtering av personopplysninger og informasjonssikkerhet

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 9

322 Selvkost og gebyr ndash vann og avloslashp

Fastsettelse av selvkostgebyr ble vurdert til aring vaeligre et risikoomraringde i kommunen Det ble blant annet

begrunnet med vanskelighetene knyttet til det aring sette riktige gebyrer Konsekvensen av aring ikke ha tilstrekkelig

kontroll paring dette omraringdet kan vaeligre at kommunen mottar for mye eller for lite i gebyrinntekter eller at det

blir en uhensiktsmessig fordeling av gebyr mellom de ulike abonnementstypene

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvorvidt kommunens gebyrreglementer er utformet i

samsvar med regelverket hvilke system og rutiner kommunen har knyttet til selvkostberegninger og om

kommunens gebyrer er i samsvar med selvkostreglene som gjelder for utvalgte tjenester

33 Oslashkonomi

331 Investeringsbeslutninger gjennomfoslashring av store prosjekt

Kommunen staringr ovenfor flere store investeringsprosjekt de neste aringrene Det gjelder blant annet nytt

helsebygg badeanlegg og boliger I aringrsmeldingen for 2015 garingr det frem at kommunen har en betydelig risiko

for oslashkte finanskostnader ved kun mindre endringer i renten paring grunn av dagens laringnevolum KOSTRA-tall viser

at kommunen har en hoslashy netto laringnegjeld i prosent av netto driftsinntekter sammenlignet med snittet til

Kostragruppe 8 samt lands- og fylkesgjennomsnittet

Risiko for mangelfullt beslutningsgrunnlag for investeringer ble trukket frem paring arbeidsmoslashtet som innspill til

mulig tema i en forvaltningsrevisjon Det samme ble prosjektstyring og oslashnsket om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonen med dette tema fra forrige planperiode Det begrunnes blant annet med risiko for at

kommunen mangler tilstrekkelig kompetanse og personell til aring kunne haringndtere omfattende investeringer

Det ble ogsaring stilt sposlashrsmaringl ved om kommunen har et tilfredsstillende prosjektstyringssystem og om det

virker etter hensikten Kommunens rutiner for investeringer i inventar ble ogsaring tatt opp

Generelle aringrsaker til risiko paring omraringdet kan vaeligre manglende kompetanse og kapasitet eller uklare rutiner og

ansvarsforhold naringr det gjelder det aring faring utarbeidet grundige analyser i forkant av investeringsbeslutningene

Konsekvensen av at investeringer ikke bygger paring et solid beslutningsgrunnlag kan vaeligre oslashkonomisk tap som

foslashlge av merkostnader

Grunnlagsarbeidet bak avgjoslashrelser om investeringer er en vesentlig del av prosessen i en virksomhet sin

styring av investeringsprosjekt Temaet kan tas opp som en egen forvaltningsrevisjon eller det kan ses i

sammenheng med en oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonen om prosjektstyring fra 2013

En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge hvordan prosjekter kvalitetssikres og foslashlges opp underveis eller

om loven om offentlige anskaffelser blir etterlevd naringr kommunen foretar innkjoslashp i forbindelse med prosjekt

332 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag

Reduksjon i framtidig inntektsgrunnlag ble paring felles arbeidsmoslashte i kommunen identifisert som et

risikoomraringde Det ble i den forbindelse pekt paring usikkerhet knyttet til arbeidsledighet og konsekvenser som

det kan medfoslashre herunder oslashkte sosiale kostnader og reduksjon i skatteinntekter Dette sett i sammenheng

med den saringrbare situasjonen som kommunen er i pga hoslashy laringnegjeld gjoslashr kommunen saringrbar for svingninger

i oslashkonomien Dersom inntektsgrunnlaget svekkes kan konsekvensen vaeligre krevende innsparingsbehov og

vesentlig lavere handlefrihet i kommunen

Dette er et tema som kan inngaring i en forvaltningsrevisjon som ser paring kommunens oslashkonomistyring Herunder

kan man eksempelvis se paring hvilke prosesser og rutiner kommunen har paring plass for aring identifisere haringndtere

og gjoslashre tiltak for aring tilpasse seg endrede oslashkonomiske forutsetninger som endring i inntekstgrunnlag

34 Maringl strategi og vedtak

341 Oppfoslashlging av kommunale planer

Kommunen har en rekke med overordnede og tematiske planer om strategier og maringl for fremtidig utvikling

Planene inneholder en handlingsdel med konkrete tiltak og aktiviteter som skal gjennomfoslashres innenfor en

gitt tidsperiode I arbeidsmoslashtet ble mangelfull oppfoslashlging av planer vurdert aring vaeligre et risikoomraringde

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 10

Konsekvensen kan vaeligre at viktige maringl og strategier ikke blir innfridd noe som kan garing utover tjenestetilbudet

og enkeltmennesker og det kan medfoslashre et svekket omdoslashmme for kommunen

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel se naeligrmere paring innholdet i en eller flere av kommunens planer og

undersoslashke hvorvidt planens maringlsetninger og handlingsplaner er blitt realisert Man kan ogsaring se paring hvilke

systemer og rutiner kommunen har for aring utforme og revidere planer og for aring foslashlge opp konkrete maringl og tiltak

342 Styring av kompetanse og bemanning

I arbeidet med den overordnede analysen har det kommet innspill fra kontrollutvalget om at saringrbarhet i

ressurssituasjonen er et mulig risikoomraringde og det gjaldt saeligrlig hvordan kommunen haringndterer utskiftning

av personell og akutte problemer ved fravaeligr

En forvaltningsrevisjon kan se paring ressurs- og kompetansesituasjonen i sentrale stoslashttefunksjoner i

kommunen og vurdere i hvilken grad kommunen har etablerte systemer og rutiner som hindrer saringrbarhet og

som sikrer etterlevelse av sentrale bestemmelser i saksbehandlingen

En annen vinkling kan vaeligre aring undersoslashke hvilke maringl som foreligger for bemanning rekruttering og

kompetanseheving I foslashlge kommuneplanen indikerer prognosene for befolkningsvekst og sammensetning

at behovet for kommunale tjenester kommer til oslashke markant Bare innenfor pleie- og omsorgstjenestene er

det forventet at behovet skal oslashke med ca 10 prosent frem til 2019 Dette vil aringpenbart paringvirke fremtidig behov

for rekruttering og kompetanse i kommunen Kompetanse handler ogsaring om aring beholde og utvikle

medarbeiderne i kommunen En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge rdquoturn overrdquo og aringrsaker til turn over

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 11

Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder Nedenfor presenteres oslashvrige risikoomraringder som er identifisert og vurdert

Generell drift

Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons

1 Interne ogeller eksterne

misligheter

Alle Tap som foslashlge av intern

svindel og andre personlige

vinninger

Svekket omdoslashmme

Daringrligere kvalitet

2 Stoslashttetjenestene leverer

ikke tilstrekkelig verdi til

kommunen

Servicesenter

Fellestjenester

Ineffektivitetdaringrlig kvalitet

hindrer tjenestene og politisk

virksomhet i aring gjoslashre en god

nok jobb

Variertdaringrlig

serviceopplevelse

Daringrlig omdoslashmme hos

innbyggerne

3 Post- og arkivfunksjonen

fungerer ikke etter

hensikten

Servicesenter

Fellestjenester

Publikum ansatte faringr ikke

tilgang paring opplysninger

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

4 Uhensiktsmessig drift av

og manglende kunnskap

om IKT-systemene i

kommunen

IKT Uautoriserte tilganger og

endringer

Tapt

verdiskapingineffektivitet

Oslashkte kostnader oslashkonomisk

tap

Oslashkte drifts- og

vedlikeholdskostnader

5 Store prosjekt leverer ikke

iht tid kostnad og kvalitet3

Teknisk Kostnadssprekk kan foslashre til

oslashkte gebyr og relativt store

oslashkonomiske tap

Kvalitetsutfordringer

Forsinkelser i prosjekt kan

foslashre til at inntektsstroslashmmen

fra investeringen forsinkes

med foslashlger for oslashvrig

virksomhet

6 Vedlikeholdsarbeidet er for

lite planmessig

langsiktig

Teknisk Vedlikeholdsetterslep som

gir oslashkte kostnader paring lengre

sikt

Oslashkte investerings- og

driftskostnader

HMS-krav blir ikke innfridd

7 Tjenestetilbudet innenfor

helse- og omsorgssektoren

samsvarer ikke med behov

Helse og

omsorg

Alle brukere som har behov

for det faringr ikke noslashdvendige

helse- og omsorgstenester

Dyre ineffektive tjenester

Fare for liv og helse

3 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med prosjektstyring som tema i 2013

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 12

Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons

8 Manglende samsvar

mellom kvalitet

tjenestetilbud og behov

innenfor rus- og

psykiatritjenesten4

Helse og

omsorg

Oslashkt risiko for at enkelte blir

langtidsbrukere av systemet

Ikke tilbud til alle som har rett

paring tjenester

Uheldige konsekvenser for

enkeltmenneske

9 Mangelfullt tilbud til

flyktninger i kommunen

Alle Daringrligere integrering f eks

daringrlig spraringk

Oslashkte kostnader

10 Varierende kvalitet paring

skolene mtp laeligringsmiljoslash

og laeligringsresultat

Oppvekst Oslashkende skille i

kunnskapsnivaring

Ikke fullfoslashring av utdanning

Oslashkt antall innbyggere paring

trygd

11 Tidlig innsats og

forebyggende arbeid rettet

mot barn unge og familier

nedprioriteres

Oppvekst

barnevern

NAV

Uheldige konsekvenser for

enkeltmenneske

Kan medfoslashre stoslashrre behov og

oslashkte kostnader i fremtiden

12 Kulturtilbudet er ikke

tilgjengelig for alle

Kultur og idrett Lite attraktivt for nye

innbyggere

Redusert livskvalitet for

enkelte

Regulatoriske risikoer

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Brudd paring lov og forskrift

relatert til offentlige

anskaffelser

Alle

Teknisk

Oslashkonomiske tap herunder

erstatningssoslashksmaringl og boslashter

pga feil i innkjoslashpsprosessen

og at kommunen kjoslashper inn

til for hoslashy pris

Negativt omdoslashmme

2 Brudd paring

personopplysningsloven

Alle ndash saeligrlig

innenfor helse

og oppvekst

Erstatningssoslashksmaringl

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

3 Brudd paring arbeidsmiljoslashloven Alle Negative konsekvenser for

enkeltansatte

Negativ effekt paring omdoslashmmet

Manglende oppfoslashlging av

sykemeldte

4 Brudd paring lov om

offentlighet Alle Forskjellsbehandling ndash ulik

saksbehandling

Publikum faringr ikke tilgang til

opplysninger

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

4 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 13

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

5 Brudd paring kommunelovens

krav til internkontroll

Alle Feil blir ikke rettet opp og

dette kan igjen medfoslashre

lovbrudd oslashkte kostnader og

skader

6 Brudd paring forvaltningsloven Alle Forskjellsbehandling ndash ulik

saksbehandling

Klagesaker - merkostnader

7 Brudd paring plan- og

bygningsloven5

Plan og

byggesak

Manglende likebehandling

Manglende samsvar mellom

tiltak og gitte tillatelserkrav

8 Fastsettelse av

selvkostgebyr samsvarer

ikke med krav6

Teknisk For hoslashye eller for lave gebyr

Negativt omdoslashmme

9 Brudd paring lovkrav innen

helse og omsorg

Helse og

omsorg

Brukere faringr ikke noslashdvendige

tjenester

Brukere faringr ikke individuell

plan

For lite brukermedvirkning

10 Nye ukjente oppgaver

som foslashlge av

samhandlingsreformen7

Helse og

omsorg

Utilstrekkeligfeil behandling

av pasienter i overganger

mellom kommunen og

sykehus

Innbyggerne faringr ikke

optimale tjenester

Oslashkte kostnader for

kommunen

Daringrlig omdoslashmme

11 Brudd paring barnehageloven ndash

kommunen sitt ansvar som

barnehagemynde

Barnehage Mangler i og klager paring

tilskudd til private barnehager

Varierende kvalitet paring

barnehagene i kommunen

12 Brudd paring lovkrav til sosiale

tjenester

Helse og

omsorg

NAV

Brukere faringr ikke noslashdvendige

tjenester

Daringrligere folkehelse

Oslashkte sosiale forskjeller

13 Brudd paring barnevernloven8 Barnevernet Enkelte barn blir ikke fanget

opp negativ konsekvens for

den enkelte

Kommunen kan bli

erstatningsansvarlig

Negativt omdoslashmme

14 Brudd paring opplaeligringsloven9 Skole

barnehage

Enkelte barn blir ikke fulgt

tilstrekkelig opp

Stoslashrre sosiale og

helsemessige problemer

5 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med byggesaksbehandling som tema i 2012

6 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med vann og avloslashp som tema i 2014

7 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Samhandlingsreformen som tema i 2014

8 Frogn gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med barnevern som tema i 2015

9 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med PP-tjenesten som tema i 2016

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 14

Oslashkonomi

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Lav eller varierende grad

av budsjettstyring10

Alle Negativ oslashkonomisk

konsekvens naring og for

framtiden

Avvik blir ikke avdekket

Ineffektiv bruk av midler

2 Investeringsbeslutninger

tas paring ufullstendig svakt

grunnlag

Alle Det gjoslashres feil

investeringsbeslutning

Negativ oslashkonomisk

konsekvens

3 Reduksjon i framtidig

inntektsgrunnlag

Alle Mindre handlefrihet

Fremtidig krevende

innsparingsbehov

4 Refusjoner innbetalinger

kommunen har krav paring bli

ikke innkrevd

Alle men

saeligrlig NAV

Helse og

omsorg og

oppvekst

Oslashkonomisk tap

Maringl strategi og vedtak

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Mangelfull oppfoslashlging av

politiske vedtak11

Alle

Stab

Feilandre prioriteringer gir

mangelfullineffektiv

realisering av politiske maringl

og vedtak

2 Kommunen har ikke

tilstrekkeligrett

kompetanse til aring dekke

fremtidens behov

Alle

HR Personal

Kommunen greier ikke aring yte

tilstrekkeligetilfredsstillende

tjenester

3 Kommunen er ikke nok

rigget til aring ivareta

fremtidige eksterne krav

Alle Virksomheten paringvirkes

negativt (tjenestekvalitet

oslashkonomi omdoslashmme

arbeidsplass etc)

4 Mangelfull oppfoslashlging av

kommunale planer (feks

klimaplan)

Alle Maringlsetninger blir ikke

realisert

10 Oslashkonomistyring var et prioritert omraringde i forrige plan for forvaltningsrevisjon i Frogn kommune

11 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med Oppfoslashlging av vedtak i folkevalgte organer som tema i 2016

Kontakt oss

Siv Karlsen Moa

Partner

T +47 40 63 95 48 E sivmoakpmgno

Ole Willy Fundingsrud

Director

T +47 406 39 692

E olewillyfundingsrudkpmgno

kpmgno

copy 2016 KPMG AS a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (ldquoKPMG Internationalrdquo) a Swiss entity All rights reserved

This proposal is made by KPMG AS a member firm of the KPMG network

of independent firms affiliated with KPMG International a Swiss

cooperative and is in all respects subject to the negotiation agreement and

signing of a specific engagement letter or contract KPMG International

provides no client services No member firm has any authority to obligate or

bind KPMG International or any other member firm vis-agrave-vis third parties nor

does KPMG International have any such authority to obligate or bind any

member firm

Frogn kontrollutvalg

Side 10 av 11

Frogn KU-1916 Kontrollutvalgets strateginotat Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600148-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1916 09052016 Sekretariatets innstilling

1 Kontrollutvalgets strateginotat vedtas med endringen som foreslaringtt i saksutredningen 2 Kontrollutvalget tar diskusjonen om utvalgets strateginotat til orientering

SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets strateginotat beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategier som benyttes for aring loslashse disse Notatet legges aringrlig frem for utvalget som en paringminnelse om hvilke maringl oppgaver og kjoslashreregler som gjelder for utvalgets arbeid I tillegg inviteres det til en diskusjon om eventuelle endringertilfoslashyelser i utvalgets strategi Strateginotat ble sist behandlet av utvalget i sak 415 i moslashte 2 februar 2015 Sekretariatet foreslaringr foslashlgende tillegg Under overskriften 3 Selskapskontroll paring side 2 i notatet boslashr innholdet oppdateres slik at det er samsvar med sect 13 i Forskrift om kontrollutvalg I forskriften staringr det at plan for selskapskontroll skal baseres paring en overordnet analyse Vi foreslaringr at strategien for selskapskontroll utvides til fire punkter og at punktet om overordnet analyse settes inn som nummer 2

- Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger

Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Vedlegg til sak Utvalgets strateginotat

1

STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I FROGN Sist vedtatt uten endringer 02022015 jf sak 415

Maringl og oppgaver

Kontrollutvalgets hovedmaringl er aring bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver

blir ivaretatt paring best mulig maringte

Kommuneloven (sect 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til aring forestaring

det loslashpende tilsynet med forvaltningen Utvalget skal paringse at regnskapene blir foslashrt paring en

betryggende maringte at oslashkonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomfoslashres god

forvaltningsrevisjon og selskapskontroll

Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til aring kreve enhver opplysning redegjoslashrelse eller

dokument som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene jf F sect 5

Valg og sammensetning

Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgaringr av F sect 2

Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvaringker og saksbehandlingen skal kun foregaring

ut fra et kontrollperspektiv Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin

dobbeltrolle som politikere og noslashytrale kontrolloslashrer

Hovedoppgaver

1 Regnskapsrevisjon

Utvalget skal paringse at kommunens regnskap blir revidert paring en betryggende maringte og i samsvar

med de bestemmelser som foslashlger av lov forskrift god kommunal revisjonsskikk mm

Strategi

1 Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om

arbeidet og strategien for det kommende revisjonsaringret

2 Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og

oslashkonomiforvaltning forelegges utvalget

3 Utvalget skal paringse at revisjonens merknader blir fulgt opp

2 Forvaltningsrevisjon

Kontrollutvalget skal paringse at det blir gjennomfoslashrt systematiske vurderinger av oslashkonomi og

maringloppnaringelse ut fra kommunestyrets vedtak

Strategi

1 Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse om mulige omraringder med risiko for

avvik fra oppsatte maringl i kommunen

2 Foreslaring en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for

kommunen

3 Innstille om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret

4 Paringse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen

2

3 Selskapskontroll

Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide

kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller

forvaltningsrevisjon

Strategi

1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo

2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret

3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen

4 Annet tilsyn og kontroll

Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de

opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr

kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram

saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under

utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak

Strategi

1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen

2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ

3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget

initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser

Organisering av arbeidet generelt

1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget

sekretariat

Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning

redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring

gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ

ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som

underordnede organer

Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med

kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver

Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre

undersoslashkelser som ikke er revisjon

Strategi

1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i

arbeidet

3

2 Samarbeid

Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon

med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og

revisjonen

Strategi

1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra

utvalgets moslashter

2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og

samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker

3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret

4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet

3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media

For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle

styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er

det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med

utvalget

Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del

saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold

til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger

som er underlagt lovbestemt taushetsplikt

Strategi

1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig

paring kommunens Internett-sider

2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig

innsyn paring kommunens Internettsider

3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum

4 Tips skal alltid vurderes

5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares

6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media

4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner

Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor

kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende

aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og

vedtatte planer og andre tiltak

Strategi

1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr

2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget

Frogn kontrollutvalg

Side 11 av 11

Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og

avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om

selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat

Postadresse Postboks 195 1431 Arings

Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29

64 96 20 59 (m) 920 16 409

FIKSfollofiksno

wwwfollofiksno

MOslashTEPROTOKOLL

Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5

Saksliste

Side

Saker til behandling

716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3

816 Henvendelse til kontrollutvalget 3

916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3

1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4

1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4

1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5

1316 Orienteringssaker 5

Eventuelt

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5

Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine

undersoslashkelser

Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget

Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden

Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016

Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13

Saksdokumentet er unntatt offentlighet

Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk

Otto Schacht

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 5 av 5

Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquo

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3

Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS

Pb 195 1431 AringS

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen

1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former

2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene

3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene

4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister

5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene

6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap

7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene

8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 5 av 5

9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene

10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring

generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene

11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste

organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

1

KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015

mars FIKS 7mars 2016

2

3

Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat

Februar Fornyes aringrlig

FIKS FIKS

Legges frem i mai

Rullerende

4

Moslashteplan

FIKS

1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember

5 Kommunens aringrsregnskap 2015

15 april Kommunen

6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen

7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG

311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG

8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

2

Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915

10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai

12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm

Svarfrist FIKS

Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern

22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016

FIKS FIKS FIKS FIKS

KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai

KS 1216

13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012

Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver

Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars

  • Saksliste Frogn KU 09052016
  • Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
    • Signert revisjonsberetning Frogn 2015
      • Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
        • E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
        • Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
        • Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
          • Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
            • Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
              • Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
                • saksutskrift sak 7-16
                  • Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
                    • Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
                      • Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
                        • StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
                          • Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
                            • 1 Protokoll Frogn KU 07032016
                            • 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
                            • 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
                            • 4 FrognAktivitetsplan 2016
Page 17: MØTEINNKALLING Frogn kontrollutvalg...• Ved behandling i HMPB 2.2.2016 ble nye boligområder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan, i tråd med rådmannens innstilling

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 3

2 Fremgangsmaringte og involvering

Kapittel 2 gir en oversikt over metoden som er brukt for aring samle inn data teoretisk fundament og

vesentlige hensyn som er blitt benyttet i risikovurderingen

21 Innsamling av data og metode

I arbeidet med analysen har KPMG vektlagt analyser knyttet til risiko for manglende kontroll med vesentlige

sider ved virksomheten og tjenestene Av den grunn har vi fokusert paring aring gjennomfoslashre analyser med utspring

i risiko og vesentlighet

Den overordnede analysen er fundamentet for de omraringdene kontrollutvalget og kommunestyret prioriterer

for forvaltningsrevisjon I saring maringte har det vaeligrt saeligrlig viktig aring identifisere omraringder som har en iboende risiko

vesentlig grad av uoslashnskede konsekvenser dersom risiko inntreffer og som det potensielt vil vaeligre nyttig aring

gjennomfoslashre revisjon paring nyttig sett fra et politisk staringsted fra administrasjonens staringsted og nyttig sett ut i fra

et brukerperspektiv til kommunen Dette innebaeligrer at vi i arbeidet har tatt hoslashyde for omraringder hvor revisjon

kan ha verdi for kommunen i et forbedrings- og laeligreoslashyemed og hvor revisjon kan ha forebyggende karakter

Det vil si at et revisjonsprosjekt ikke bare ser tilbake paring hva som har skjedd men at man kan garing inn paring

paringgaringende prosjekter og prosesser hvor revisjonen kan vaeligre fundament for korrigerende grep

Av den grunn har vi gjennomfoslashrt en prosess som innebaeligrer et samspill med ulike deler av kommunen

administrasjon og politikere fra hhv kontrollutvalg og kommunestyret Dette har vaeligrt viktig for aring kunne finne

de rette omraringder og risikoer for revisjon

Arbeidet har vaeligrt delt i tre hovedbolker

Kartlegge og forstaring kommunen

Arbeidsmoslashte med kommunen for aring etablere og verifisere mulige omraringder for forvaltningsrevisjon

Dokumentere analyse

211 Metode

For gjennomfoslashring av analysen har foslashlgende teknikker blitt brukt for aring samle inn data

Dokumentanalyse KPMG har innhentet og gjennomgaringtt dokumentasjon fra kommunen blant annet

aringrsmelding og oslashkonomiplan tidligere revisjoner KOSTRA-statistikk kommuneplan og aringrsbudsjett

Arbeidsmoslashte Felles arbeidsmoslashte for kontrollutvalget politiske gruppeledere raringdmannen og raringdmannens

stab

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 4

Illustrert har prosessen vaeligrt slik

212 Teoretisk fundament og vesentlige hensyn

Arbeidet har fulgt en modell som er teoretisk forankret i statsvitenskap organisasjonsteori og COSO ERM1

og den tar utgangspunkt i kommunal virksomhet og tjenestetilbud Skjematisk vil valg av

forvaltningsrevisjonsprosjekt bli et resultat av vurderinger knyttet til vesentlighet og risiko ved virksomhet og

tjenestetilbud - vurderinger som siler ut prosjekt i 4 overordnede steg Dette kan illustreres slik2

1 The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission ERM ndash Enterprise Risk Management Dette er en internasjonalt

innarbeid standard for beste praksis innen omraringdet internkontroll og risikoharingndtering i virksomheter

2 De to nederste graring feltene ivaretas av kontrollutvalget og bystyret

1bullBestilling og innspill fra kontrollutvalget

2

bullGjennomgang av eksisterande overordna analyser og planer fokus paring gjennomfoslashrte revisjoner og kontroller

3

bullGjennomgang av relevante dokument bla aringrsmelding kommuneplan aringrsbudsjett med kommentarer saker i kontrollutvalget KOSTRA statistikk fylkesmannens tilsyn kommunestyrevedtak

4

bullArbeidsmoslashte med adminstrasjon (stab og enhetsledere) tillitsvalgtehovedverneombud politiske gruppeledere og kontrollutvalg

5bullOppsummering av resultat og utarbeiding av overordnet analyse Oversendt til kontrollutvalget

6

bullKPMG dokumenterer endelig overordnet analyse i samsvar med foslashringerinnspill fra kontrollutvalet og ovesender til kontrollutvalget etter moslashte

Overordnede vurderinger av risiko- og vesentlighet

Risikovurdering av vesentlige omraringde

Prioritering av risikoomraringde

Valg av

prosjekt

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 5

I felles arbeidsmoslashte ble risikoomraringder vurdert i forhold til sannsynlighet for at risiko inntreffer og konsekvens

av risiko For konsekvensvurderinger ble foslashlgende hjelpekriterier benyttet

Liv og helse

Sikring av verdier

Brukerrettighet - oppfylling og kvalitet

Kostnadseffektivitetproduktivitet

Politisk aktualitet

Analysen av identifiserte omraringder og risiko er kategorisert i foslashlgende matrise

Den videre prosessen innebaeligrer at kontrollutvalget prioriterer identifiserte omraringderrisikoer og utformer plan

for forvaltningsrevisjon Planen vedtas i kommunestyret og kontrollutvalget velgerbestiller enkeltstaringende

revisjoner Det er ogsaring ved bestilling av enkeltstaringende revisjoner at omraringdetrisikoen spisses og

operasjonaliseres i forhold til hva og hvordan revisjonen skal innrettes

Med andre ord den overordnede analysen identifiserer foslashrst og fremst omraringdene for forvaltningsrevisjon

mens en ved bestillingen av enkeltstaringende prosjektet spisser og operasjonaliserer hvilke temaer som skal bli

gjenstand for revisjon

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 6

3 Analyse Nedenfor presenteres omraringderrisikoer som er vurdert som saeligrlig relevante for revisjon det vil si

omraringderrisikoer som er kategorisert med betydelig konsekvens og betydelig grad av sannsynlighet

I vedlegg er alle identifiserte og vurderte omraringderrisikoer presentert

Omraringdene nedenfor blir presentert i fire ulike bolker

Generell drift

Regulatoriske risikoer

Oslashkonomiske risikoer

Maringl strategi og vedtak

Baringde sannsynlighet og konsekvens er gitt en farge hvor roslashd indikerer hoslashy sannsynlighet alvorlig

konsekvens gul indikerer middels og groslashnn indikerer lav sannsynlighet liten konsekvens

De stoslashrste risikoomraringdene som ble identifisert er presentert i tabellen nedenfor Under tabellen presenterer

vi deretter vurderingene som ligger bak de prioriterte risikoomraringdene

Sortert ut ifra scorevurdering ser tabellen i uprioritert rekkefoslashlge slik ut

Risikoomraringde Hvor i kommunen Sanns Kons

1 Etikk Hele

2 IKT Hele IKT og service

3 Helse og omsorg Helse omsorg og

velferd

4 Rus og psyk Helse omsorg og velferd

5 Tidlig innsats og forebygging Oppvekst barnevern

6 Personopplysninger Hele Sentraladm

7 Selvkost Teknisk

8 Investeringsbeslutninger prosjektstyring Hele

saeligrlig oslashkonomi teknisk

9 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag Hele

10 Oppfoslashlging av kommunale planer Hele

11 Bemanning og kompetansestyring Hele

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 7

Generell drift

311 Etikk og habilitet

Kommunen har som maringl aring ha et felles verdigrunnlag og aring ha en hoslashy etisk standard og en organisasjonskultur

basert paring felles utviklende holdninger og verdier Kommunen har blant annet utarbeidet etiske retningslinjer

som sist ble revidert i 2015

I arbeidsmoslashtet ble risiko for tap som foslashlge av interne og eller eksterne misligheter diskutert og det som ble

droslashftet var hvordan de etiske retningslinjene blir fulgt opp ute i enhetene og hvordan det jobbes med aring

forhindre at misligheter oppstaringr Dette gjelder baringde i administrasjonen i samspillet mellom politikk og

administrasjon og hos eksterne samarbeidspartnere

En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke hvordan kommunen praktiserer kravene om habilitet i

saksbehandling Revisjonen kan ogsaring kartlegge hvorvidt kommunens etiske retningslinjer er kjent blant de

ansatte i hvilke grad de foslashlges opp og hvilket system kommunen har for ansatte som vil melde ifra om brudd

paring lovkrav og regler knyttet til etikk og habilitet En revisjon kan ogsaring undersoslashkes i hvilke grad oppgave- og

ansvarsfordelingen mellom administrativt og politisk nivaring er formalisert - og hvordan kommunen jobber med

aring forebygger risikoer knyttet til habilitet og misligheter

312 IKT

I arbeidsmoslashtet ble utfordringer innenfor IKT-omraringde pekt paring som et saeligrlig kritisk risikoomraringde i kommunen

Det ble pekt paring at IKT-omraringdet ikke fungerer optimalt blant annet paring grunn av at det ikke er tilstrekkelig

utviklet og det preges av saringrbarhet blant annet paring grunn av noslashdvending vedlikehold nedetid og reparasjoner

av utstyr Risikoer knyttet til informasjonssikkerhet og tilgangskontroll ble ogsaring trukket frem

Innenfor IKT- omraringdet er det en generell risiko at det er et oslashkende trusselbilde mot digitale tjenester noe

som fordrer bedre sikkerhetsmekanismer hos kommunen Det er viktig med en tydelig strategi og

bevisstgjoslashring knyttet til forandring i arbeidsprosessene Konsekvensen av aring ha et IKT-systemer som ikke er

paringlitelig kan potensielt sett vaeligre store I helse- og omsorgssektoren blir velferdsteknologi en stadig stoslashrre

del av hverdagen og det kan i verste fall staring om liv og helse Andre konsekvenser er tapt verdiskapning og

oslashkte kostnader som foslashlge av nedetid og stopp i produksjon samt negativt omdoslashmme

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel

ndash Gjennomgaring kommunens kontroll drift og vedlikehold av IKT-systemer

ndash Vurdere i hvilken grad kommunen har klare strategier og planer og knyttet til investeringer innenfor

IKT-omraringdet og hvordan disse etterleves

ndash Kartlegge hvilke system og rutiner kommunen har for aring avdekke redusere og forhindre potensielle

IKT-risikoer og om det er gode nok tilgangs- og endringskontroller i systemene

ndash Undersoslashke kommunens beredskapsplaner for aring sikre gjenopprettelse av IKT-systemer ved uforutsette

hendelser

ndash Rutiner og praksis knyttet til opplaeligring og veiledning om bruk av IKT-systemer programvarer og utstyr

313 Helse og omsorg

I kommunen er det stort fokus paring aring fremme et helhetlige bruker - og pasientforloslashp I foslashlge aringrsmeldingen for

2015 har effektiv oppgaveloslashsning og samhandling hatt stort fokus Kommunen ser at samhandling hvor

brukers behov og ressurser er styrende for varingr innsats gir mer hensiktsmessige tjenester til den enkelte

Rehabiliteringsinnsatsen i brukers eget hjem har ogsaring oslashkt

Deltagerne paring arbeidsmoslashtet vurderte ikke sannsyligheten for lovbrudd eller mangelfullt tjenestetilbud

innenfor helse- og omsorgssektoren som saeligrlig hoslashy men helse og omsorg er likevel et prioritert omraringde

siden konsekvensene potensielt sett kan vaeligre svaeligrt store hvis det foslashrst oppstaringr feil Kommunen satser stort

paring dette omraringdet og en forvaltningsrevisjon kan undersoslashke om alle krav blir ivaretatt og om resultatene

samsvarer med ressursinnsatsen

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 8

En forvaltningsrevisjon kan ogsaring se paring

ndash Tildeling av helse- og omsorgstjenester herunder saksbehandling og vedtaksoppfoslashlging

ndash Om helse og omsorgstjenestene er godt dimensjonert i forhold til behov

ndash Bruk av individuelle planer

ndash Bemanning kompetanse og rekruttering i helse- og omsorgssektoren

ndash Hvorvidt innholdet i tjenestetilbudet tilfredsstiller krav i regelverket herunder om det foreligger

hensiktsmessige rutiner og om rutinene blir etterlevd

En forvaltningsrevisjon kan rettes mot hele helse- og omsorgstjenesten i kommunen eller den kan spisses

mot enkelte tjenester og brukergrupper

314 Rus og psykiatri

Manglende samsvar mellom kvalitet tjenestetilbud og behov innenfor rus og psykiatritjenestene var et av de

omraringdene som det ble vurdert aring vaeligre hoslashyest risiko knyttet til I kommunen ser man en oslashkning i antall

personer med psykiske lidelser Konsekvensen av ikke aring ha et tilfredsstillende tjenestetilbud til denne

brukergruppen kan vaeligre at det ikke blir gitt tilbud til alle brukere som har rett paring tjenestene og det kan igjen

medfoslashre en oslashkning i langtidsbrukere av systemet I verste fall kan det ogsaring garing utover liv og helse

En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke i hvilken grad det er hensiktsmessig organisering rutiner

og samarbeid mellom enheter i kommunen samt mellom kommunen og andre relaterte instanser som sikrer

gode rus- og psykiatritjenester i kommunen Dette for aring identifisere om det er eventuelle utfordringer og

behov for forbedringer som kommunen kan dra nytte av i det videre arbeidet med aring utvikle rus- og psykiske

helsetjenester

Kommunen gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013 Det

er ogsaring et stort fokus paring de unge i kommunen Det er dermed oslashnskelig at en forvaltningsrevisjon i denne

perioden i hovedsak fokuserer paring de over 18 aringr

315 Tidlig innsats og forebygging

I oslashkonomiplanen for 2016-2019 kan man lese at det legges opp til en tettere samhandling mellom enhetene

i oppvekstsektoren hvor maringlet er aring arbeide i oslashkende grad tverrfaglig paring det forebyggende arbeidet blant

unge Kommunen vil fortsette aring prioritere tidlig innsats overfor alle maringlgrupper Videre garingr det frem av planen

at tilgjengelig statistikk viser at for mange Frogn-ungdommer over tid ikke fullfoslashrer videregaringende skole

I arbeidsmoslashtet ble tidlig innsats og forebyggende arbeid trukket frem som et risikoomraringde Det ble blant

annet stilt sposlashrsmaringl ved om barn med problemer fanges opp tidsnok hva som er aringrsaker til at unge dropper

ut av skolen og om det er en sammenheng mellom ressursbruk og resultater innenfor forebyggende

tjenester Dette er alle sposlashrsmaringl som kan besvares paring i en forvaltningsrevisjon

32 Regulatoriske risikoer

321 Ivaretakelse av personalopplysninger

Brudd paring personopplysningsloven ble identifisert som et mulig risikoomraringde i kommunen da det av noen ble

vurdert aring vaeligre hoslashy sannsynlighet for at kommunen glipper paring kravene om ivaretakelse av

personopplysninger Konsekvensen av brudd paring personalopplysningsloven kan vaeligre hoslashy for enkeltpersoner

og det kan ogsaring paringfoslashre kommunen et negativt omdoslashmme og erstatningssoslashksmaringl

For aring ivareta personopplysninger paring en riktig maringte er det viktig med system som sikrer at distribusjon

arkivering og tilgang til sensitiv informasjon foregaringr paring riktig maringte Det er viktig med gode tilgangssperrer

samt rutiner som sikrer at informasjon ikke lagres paring feil sted og at den ikke lagres lenger enn regelverket

tillater

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvilke system og rutiner Frogn kommune har for aring

etterleve krav om haringndtering av personopplysninger og informasjonssikkerhet

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 9

322 Selvkost og gebyr ndash vann og avloslashp

Fastsettelse av selvkostgebyr ble vurdert til aring vaeligre et risikoomraringde i kommunen Det ble blant annet

begrunnet med vanskelighetene knyttet til det aring sette riktige gebyrer Konsekvensen av aring ikke ha tilstrekkelig

kontroll paring dette omraringdet kan vaeligre at kommunen mottar for mye eller for lite i gebyrinntekter eller at det

blir en uhensiktsmessig fordeling av gebyr mellom de ulike abonnementstypene

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvorvidt kommunens gebyrreglementer er utformet i

samsvar med regelverket hvilke system og rutiner kommunen har knyttet til selvkostberegninger og om

kommunens gebyrer er i samsvar med selvkostreglene som gjelder for utvalgte tjenester

33 Oslashkonomi

331 Investeringsbeslutninger gjennomfoslashring av store prosjekt

Kommunen staringr ovenfor flere store investeringsprosjekt de neste aringrene Det gjelder blant annet nytt

helsebygg badeanlegg og boliger I aringrsmeldingen for 2015 garingr det frem at kommunen har en betydelig risiko

for oslashkte finanskostnader ved kun mindre endringer i renten paring grunn av dagens laringnevolum KOSTRA-tall viser

at kommunen har en hoslashy netto laringnegjeld i prosent av netto driftsinntekter sammenlignet med snittet til

Kostragruppe 8 samt lands- og fylkesgjennomsnittet

Risiko for mangelfullt beslutningsgrunnlag for investeringer ble trukket frem paring arbeidsmoslashtet som innspill til

mulig tema i en forvaltningsrevisjon Det samme ble prosjektstyring og oslashnsket om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonen med dette tema fra forrige planperiode Det begrunnes blant annet med risiko for at

kommunen mangler tilstrekkelig kompetanse og personell til aring kunne haringndtere omfattende investeringer

Det ble ogsaring stilt sposlashrsmaringl ved om kommunen har et tilfredsstillende prosjektstyringssystem og om det

virker etter hensikten Kommunens rutiner for investeringer i inventar ble ogsaring tatt opp

Generelle aringrsaker til risiko paring omraringdet kan vaeligre manglende kompetanse og kapasitet eller uklare rutiner og

ansvarsforhold naringr det gjelder det aring faring utarbeidet grundige analyser i forkant av investeringsbeslutningene

Konsekvensen av at investeringer ikke bygger paring et solid beslutningsgrunnlag kan vaeligre oslashkonomisk tap som

foslashlge av merkostnader

Grunnlagsarbeidet bak avgjoslashrelser om investeringer er en vesentlig del av prosessen i en virksomhet sin

styring av investeringsprosjekt Temaet kan tas opp som en egen forvaltningsrevisjon eller det kan ses i

sammenheng med en oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonen om prosjektstyring fra 2013

En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge hvordan prosjekter kvalitetssikres og foslashlges opp underveis eller

om loven om offentlige anskaffelser blir etterlevd naringr kommunen foretar innkjoslashp i forbindelse med prosjekt

332 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag

Reduksjon i framtidig inntektsgrunnlag ble paring felles arbeidsmoslashte i kommunen identifisert som et

risikoomraringde Det ble i den forbindelse pekt paring usikkerhet knyttet til arbeidsledighet og konsekvenser som

det kan medfoslashre herunder oslashkte sosiale kostnader og reduksjon i skatteinntekter Dette sett i sammenheng

med den saringrbare situasjonen som kommunen er i pga hoslashy laringnegjeld gjoslashr kommunen saringrbar for svingninger

i oslashkonomien Dersom inntektsgrunnlaget svekkes kan konsekvensen vaeligre krevende innsparingsbehov og

vesentlig lavere handlefrihet i kommunen

Dette er et tema som kan inngaring i en forvaltningsrevisjon som ser paring kommunens oslashkonomistyring Herunder

kan man eksempelvis se paring hvilke prosesser og rutiner kommunen har paring plass for aring identifisere haringndtere

og gjoslashre tiltak for aring tilpasse seg endrede oslashkonomiske forutsetninger som endring i inntekstgrunnlag

34 Maringl strategi og vedtak

341 Oppfoslashlging av kommunale planer

Kommunen har en rekke med overordnede og tematiske planer om strategier og maringl for fremtidig utvikling

Planene inneholder en handlingsdel med konkrete tiltak og aktiviteter som skal gjennomfoslashres innenfor en

gitt tidsperiode I arbeidsmoslashtet ble mangelfull oppfoslashlging av planer vurdert aring vaeligre et risikoomraringde

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 10

Konsekvensen kan vaeligre at viktige maringl og strategier ikke blir innfridd noe som kan garing utover tjenestetilbudet

og enkeltmennesker og det kan medfoslashre et svekket omdoslashmme for kommunen

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel se naeligrmere paring innholdet i en eller flere av kommunens planer og

undersoslashke hvorvidt planens maringlsetninger og handlingsplaner er blitt realisert Man kan ogsaring se paring hvilke

systemer og rutiner kommunen har for aring utforme og revidere planer og for aring foslashlge opp konkrete maringl og tiltak

342 Styring av kompetanse og bemanning

I arbeidet med den overordnede analysen har det kommet innspill fra kontrollutvalget om at saringrbarhet i

ressurssituasjonen er et mulig risikoomraringde og det gjaldt saeligrlig hvordan kommunen haringndterer utskiftning

av personell og akutte problemer ved fravaeligr

En forvaltningsrevisjon kan se paring ressurs- og kompetansesituasjonen i sentrale stoslashttefunksjoner i

kommunen og vurdere i hvilken grad kommunen har etablerte systemer og rutiner som hindrer saringrbarhet og

som sikrer etterlevelse av sentrale bestemmelser i saksbehandlingen

En annen vinkling kan vaeligre aring undersoslashke hvilke maringl som foreligger for bemanning rekruttering og

kompetanseheving I foslashlge kommuneplanen indikerer prognosene for befolkningsvekst og sammensetning

at behovet for kommunale tjenester kommer til oslashke markant Bare innenfor pleie- og omsorgstjenestene er

det forventet at behovet skal oslashke med ca 10 prosent frem til 2019 Dette vil aringpenbart paringvirke fremtidig behov

for rekruttering og kompetanse i kommunen Kompetanse handler ogsaring om aring beholde og utvikle

medarbeiderne i kommunen En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge rdquoturn overrdquo og aringrsaker til turn over

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 11

Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder Nedenfor presenteres oslashvrige risikoomraringder som er identifisert og vurdert

Generell drift

Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons

1 Interne ogeller eksterne

misligheter

Alle Tap som foslashlge av intern

svindel og andre personlige

vinninger

Svekket omdoslashmme

Daringrligere kvalitet

2 Stoslashttetjenestene leverer

ikke tilstrekkelig verdi til

kommunen

Servicesenter

Fellestjenester

Ineffektivitetdaringrlig kvalitet

hindrer tjenestene og politisk

virksomhet i aring gjoslashre en god

nok jobb

Variertdaringrlig

serviceopplevelse

Daringrlig omdoslashmme hos

innbyggerne

3 Post- og arkivfunksjonen

fungerer ikke etter

hensikten

Servicesenter

Fellestjenester

Publikum ansatte faringr ikke

tilgang paring opplysninger

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

4 Uhensiktsmessig drift av

og manglende kunnskap

om IKT-systemene i

kommunen

IKT Uautoriserte tilganger og

endringer

Tapt

verdiskapingineffektivitet

Oslashkte kostnader oslashkonomisk

tap

Oslashkte drifts- og

vedlikeholdskostnader

5 Store prosjekt leverer ikke

iht tid kostnad og kvalitet3

Teknisk Kostnadssprekk kan foslashre til

oslashkte gebyr og relativt store

oslashkonomiske tap

Kvalitetsutfordringer

Forsinkelser i prosjekt kan

foslashre til at inntektsstroslashmmen

fra investeringen forsinkes

med foslashlger for oslashvrig

virksomhet

6 Vedlikeholdsarbeidet er for

lite planmessig

langsiktig

Teknisk Vedlikeholdsetterslep som

gir oslashkte kostnader paring lengre

sikt

Oslashkte investerings- og

driftskostnader

HMS-krav blir ikke innfridd

7 Tjenestetilbudet innenfor

helse- og omsorgssektoren

samsvarer ikke med behov

Helse og

omsorg

Alle brukere som har behov

for det faringr ikke noslashdvendige

helse- og omsorgstenester

Dyre ineffektive tjenester

Fare for liv og helse

3 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med prosjektstyring som tema i 2013

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 12

Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons

8 Manglende samsvar

mellom kvalitet

tjenestetilbud og behov

innenfor rus- og

psykiatritjenesten4

Helse og

omsorg

Oslashkt risiko for at enkelte blir

langtidsbrukere av systemet

Ikke tilbud til alle som har rett

paring tjenester

Uheldige konsekvenser for

enkeltmenneske

9 Mangelfullt tilbud til

flyktninger i kommunen

Alle Daringrligere integrering f eks

daringrlig spraringk

Oslashkte kostnader

10 Varierende kvalitet paring

skolene mtp laeligringsmiljoslash

og laeligringsresultat

Oppvekst Oslashkende skille i

kunnskapsnivaring

Ikke fullfoslashring av utdanning

Oslashkt antall innbyggere paring

trygd

11 Tidlig innsats og

forebyggende arbeid rettet

mot barn unge og familier

nedprioriteres

Oppvekst

barnevern

NAV

Uheldige konsekvenser for

enkeltmenneske

Kan medfoslashre stoslashrre behov og

oslashkte kostnader i fremtiden

12 Kulturtilbudet er ikke

tilgjengelig for alle

Kultur og idrett Lite attraktivt for nye

innbyggere

Redusert livskvalitet for

enkelte

Regulatoriske risikoer

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Brudd paring lov og forskrift

relatert til offentlige

anskaffelser

Alle

Teknisk

Oslashkonomiske tap herunder

erstatningssoslashksmaringl og boslashter

pga feil i innkjoslashpsprosessen

og at kommunen kjoslashper inn

til for hoslashy pris

Negativt omdoslashmme

2 Brudd paring

personopplysningsloven

Alle ndash saeligrlig

innenfor helse

og oppvekst

Erstatningssoslashksmaringl

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

3 Brudd paring arbeidsmiljoslashloven Alle Negative konsekvenser for

enkeltansatte

Negativ effekt paring omdoslashmmet

Manglende oppfoslashlging av

sykemeldte

4 Brudd paring lov om

offentlighet Alle Forskjellsbehandling ndash ulik

saksbehandling

Publikum faringr ikke tilgang til

opplysninger

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

4 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 13

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

5 Brudd paring kommunelovens

krav til internkontroll

Alle Feil blir ikke rettet opp og

dette kan igjen medfoslashre

lovbrudd oslashkte kostnader og

skader

6 Brudd paring forvaltningsloven Alle Forskjellsbehandling ndash ulik

saksbehandling

Klagesaker - merkostnader

7 Brudd paring plan- og

bygningsloven5

Plan og

byggesak

Manglende likebehandling

Manglende samsvar mellom

tiltak og gitte tillatelserkrav

8 Fastsettelse av

selvkostgebyr samsvarer

ikke med krav6

Teknisk For hoslashye eller for lave gebyr

Negativt omdoslashmme

9 Brudd paring lovkrav innen

helse og omsorg

Helse og

omsorg

Brukere faringr ikke noslashdvendige

tjenester

Brukere faringr ikke individuell

plan

For lite brukermedvirkning

10 Nye ukjente oppgaver

som foslashlge av

samhandlingsreformen7

Helse og

omsorg

Utilstrekkeligfeil behandling

av pasienter i overganger

mellom kommunen og

sykehus

Innbyggerne faringr ikke

optimale tjenester

Oslashkte kostnader for

kommunen

Daringrlig omdoslashmme

11 Brudd paring barnehageloven ndash

kommunen sitt ansvar som

barnehagemynde

Barnehage Mangler i og klager paring

tilskudd til private barnehager

Varierende kvalitet paring

barnehagene i kommunen

12 Brudd paring lovkrav til sosiale

tjenester

Helse og

omsorg

NAV

Brukere faringr ikke noslashdvendige

tjenester

Daringrligere folkehelse

Oslashkte sosiale forskjeller

13 Brudd paring barnevernloven8 Barnevernet Enkelte barn blir ikke fanget

opp negativ konsekvens for

den enkelte

Kommunen kan bli

erstatningsansvarlig

Negativt omdoslashmme

14 Brudd paring opplaeligringsloven9 Skole

barnehage

Enkelte barn blir ikke fulgt

tilstrekkelig opp

Stoslashrre sosiale og

helsemessige problemer

5 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med byggesaksbehandling som tema i 2012

6 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med vann og avloslashp som tema i 2014

7 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Samhandlingsreformen som tema i 2014

8 Frogn gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med barnevern som tema i 2015

9 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med PP-tjenesten som tema i 2016

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 14

Oslashkonomi

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Lav eller varierende grad

av budsjettstyring10

Alle Negativ oslashkonomisk

konsekvens naring og for

framtiden

Avvik blir ikke avdekket

Ineffektiv bruk av midler

2 Investeringsbeslutninger

tas paring ufullstendig svakt

grunnlag

Alle Det gjoslashres feil

investeringsbeslutning

Negativ oslashkonomisk

konsekvens

3 Reduksjon i framtidig

inntektsgrunnlag

Alle Mindre handlefrihet

Fremtidig krevende

innsparingsbehov

4 Refusjoner innbetalinger

kommunen har krav paring bli

ikke innkrevd

Alle men

saeligrlig NAV

Helse og

omsorg og

oppvekst

Oslashkonomisk tap

Maringl strategi og vedtak

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Mangelfull oppfoslashlging av

politiske vedtak11

Alle

Stab

Feilandre prioriteringer gir

mangelfullineffektiv

realisering av politiske maringl

og vedtak

2 Kommunen har ikke

tilstrekkeligrett

kompetanse til aring dekke

fremtidens behov

Alle

HR Personal

Kommunen greier ikke aring yte

tilstrekkeligetilfredsstillende

tjenester

3 Kommunen er ikke nok

rigget til aring ivareta

fremtidige eksterne krav

Alle Virksomheten paringvirkes

negativt (tjenestekvalitet

oslashkonomi omdoslashmme

arbeidsplass etc)

4 Mangelfull oppfoslashlging av

kommunale planer (feks

klimaplan)

Alle Maringlsetninger blir ikke

realisert

10 Oslashkonomistyring var et prioritert omraringde i forrige plan for forvaltningsrevisjon i Frogn kommune

11 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med Oppfoslashlging av vedtak i folkevalgte organer som tema i 2016

Kontakt oss

Siv Karlsen Moa

Partner

T +47 40 63 95 48 E sivmoakpmgno

Ole Willy Fundingsrud

Director

T +47 406 39 692

E olewillyfundingsrudkpmgno

kpmgno

copy 2016 KPMG AS a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (ldquoKPMG Internationalrdquo) a Swiss entity All rights reserved

This proposal is made by KPMG AS a member firm of the KPMG network

of independent firms affiliated with KPMG International a Swiss

cooperative and is in all respects subject to the negotiation agreement and

signing of a specific engagement letter or contract KPMG International

provides no client services No member firm has any authority to obligate or

bind KPMG International or any other member firm vis-agrave-vis third parties nor

does KPMG International have any such authority to obligate or bind any

member firm

Frogn kontrollutvalg

Side 10 av 11

Frogn KU-1916 Kontrollutvalgets strateginotat Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600148-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1916 09052016 Sekretariatets innstilling

1 Kontrollutvalgets strateginotat vedtas med endringen som foreslaringtt i saksutredningen 2 Kontrollutvalget tar diskusjonen om utvalgets strateginotat til orientering

SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets strateginotat beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategier som benyttes for aring loslashse disse Notatet legges aringrlig frem for utvalget som en paringminnelse om hvilke maringl oppgaver og kjoslashreregler som gjelder for utvalgets arbeid I tillegg inviteres det til en diskusjon om eventuelle endringertilfoslashyelser i utvalgets strategi Strateginotat ble sist behandlet av utvalget i sak 415 i moslashte 2 februar 2015 Sekretariatet foreslaringr foslashlgende tillegg Under overskriften 3 Selskapskontroll paring side 2 i notatet boslashr innholdet oppdateres slik at det er samsvar med sect 13 i Forskrift om kontrollutvalg I forskriften staringr det at plan for selskapskontroll skal baseres paring en overordnet analyse Vi foreslaringr at strategien for selskapskontroll utvides til fire punkter og at punktet om overordnet analyse settes inn som nummer 2

- Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger

Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Vedlegg til sak Utvalgets strateginotat

1

STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I FROGN Sist vedtatt uten endringer 02022015 jf sak 415

Maringl og oppgaver

Kontrollutvalgets hovedmaringl er aring bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver

blir ivaretatt paring best mulig maringte

Kommuneloven (sect 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til aring forestaring

det loslashpende tilsynet med forvaltningen Utvalget skal paringse at regnskapene blir foslashrt paring en

betryggende maringte at oslashkonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomfoslashres god

forvaltningsrevisjon og selskapskontroll

Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til aring kreve enhver opplysning redegjoslashrelse eller

dokument som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene jf F sect 5

Valg og sammensetning

Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgaringr av F sect 2

Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvaringker og saksbehandlingen skal kun foregaring

ut fra et kontrollperspektiv Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin

dobbeltrolle som politikere og noslashytrale kontrolloslashrer

Hovedoppgaver

1 Regnskapsrevisjon

Utvalget skal paringse at kommunens regnskap blir revidert paring en betryggende maringte og i samsvar

med de bestemmelser som foslashlger av lov forskrift god kommunal revisjonsskikk mm

Strategi

1 Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om

arbeidet og strategien for det kommende revisjonsaringret

2 Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og

oslashkonomiforvaltning forelegges utvalget

3 Utvalget skal paringse at revisjonens merknader blir fulgt opp

2 Forvaltningsrevisjon

Kontrollutvalget skal paringse at det blir gjennomfoslashrt systematiske vurderinger av oslashkonomi og

maringloppnaringelse ut fra kommunestyrets vedtak

Strategi

1 Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse om mulige omraringder med risiko for

avvik fra oppsatte maringl i kommunen

2 Foreslaring en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for

kommunen

3 Innstille om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret

4 Paringse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen

2

3 Selskapskontroll

Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide

kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller

forvaltningsrevisjon

Strategi

1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo

2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret

3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen

4 Annet tilsyn og kontroll

Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de

opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr

kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram

saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under

utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak

Strategi

1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen

2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ

3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget

initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser

Organisering av arbeidet generelt

1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget

sekretariat

Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning

redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring

gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ

ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som

underordnede organer

Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med

kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver

Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre

undersoslashkelser som ikke er revisjon

Strategi

1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i

arbeidet

3

2 Samarbeid

Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon

med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og

revisjonen

Strategi

1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra

utvalgets moslashter

2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og

samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker

3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret

4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet

3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media

For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle

styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er

det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med

utvalget

Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del

saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold

til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger

som er underlagt lovbestemt taushetsplikt

Strategi

1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig

paring kommunens Internett-sider

2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig

innsyn paring kommunens Internettsider

3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum

4 Tips skal alltid vurderes

5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares

6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media

4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner

Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor

kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende

aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og

vedtatte planer og andre tiltak

Strategi

1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr

2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget

Frogn kontrollutvalg

Side 11 av 11

Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og

avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om

selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat

Postadresse Postboks 195 1431 Arings

Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29

64 96 20 59 (m) 920 16 409

FIKSfollofiksno

wwwfollofiksno

MOslashTEPROTOKOLL

Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5

Saksliste

Side

Saker til behandling

716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3

816 Henvendelse til kontrollutvalget 3

916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3

1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4

1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4

1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5

1316 Orienteringssaker 5

Eventuelt

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5

Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine

undersoslashkelser

Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget

Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden

Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016

Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13

Saksdokumentet er unntatt offentlighet

Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk

Otto Schacht

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 5 av 5

Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquo

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3

Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS

Pb 195 1431 AringS

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen

1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former

2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene

3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene

4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister

5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene

6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap

7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene

8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 5 av 5

9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene

10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring

generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene

11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste

organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

1

KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015

mars FIKS 7mars 2016

2

3

Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat

Februar Fornyes aringrlig

FIKS FIKS

Legges frem i mai

Rullerende

4

Moslashteplan

FIKS

1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember

5 Kommunens aringrsregnskap 2015

15 april Kommunen

6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen

7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG

311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG

8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

2

Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915

10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai

12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm

Svarfrist FIKS

Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern

22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016

FIKS FIKS FIKS FIKS

KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai

KS 1216

13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012

Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver

Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars

  • Saksliste Frogn KU 09052016
  • Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
    • Signert revisjonsberetning Frogn 2015
      • Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
        • E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
        • Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
        • Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
          • Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
            • Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
              • Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
                • saksutskrift sak 7-16
                  • Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
                    • Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
                      • Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
                        • StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
                          • Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
                            • 1 Protokoll Frogn KU 07032016
                            • 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
                            • 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
                            • 4 FrognAktivitetsplan 2016
Page 18: MØTEINNKALLING Frogn kontrollutvalg...• Ved behandling i HMPB 2.2.2016 ble nye boligområder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan, i tråd med rådmannens innstilling

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 4

Illustrert har prosessen vaeligrt slik

212 Teoretisk fundament og vesentlige hensyn

Arbeidet har fulgt en modell som er teoretisk forankret i statsvitenskap organisasjonsteori og COSO ERM1

og den tar utgangspunkt i kommunal virksomhet og tjenestetilbud Skjematisk vil valg av

forvaltningsrevisjonsprosjekt bli et resultat av vurderinger knyttet til vesentlighet og risiko ved virksomhet og

tjenestetilbud - vurderinger som siler ut prosjekt i 4 overordnede steg Dette kan illustreres slik2

1 The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission ERM ndash Enterprise Risk Management Dette er en internasjonalt

innarbeid standard for beste praksis innen omraringdet internkontroll og risikoharingndtering i virksomheter

2 De to nederste graring feltene ivaretas av kontrollutvalget og bystyret

1bullBestilling og innspill fra kontrollutvalget

2

bullGjennomgang av eksisterande overordna analyser og planer fokus paring gjennomfoslashrte revisjoner og kontroller

3

bullGjennomgang av relevante dokument bla aringrsmelding kommuneplan aringrsbudsjett med kommentarer saker i kontrollutvalget KOSTRA statistikk fylkesmannens tilsyn kommunestyrevedtak

4

bullArbeidsmoslashte med adminstrasjon (stab og enhetsledere) tillitsvalgtehovedverneombud politiske gruppeledere og kontrollutvalg

5bullOppsummering av resultat og utarbeiding av overordnet analyse Oversendt til kontrollutvalget

6

bullKPMG dokumenterer endelig overordnet analyse i samsvar med foslashringerinnspill fra kontrollutvalet og ovesender til kontrollutvalget etter moslashte

Overordnede vurderinger av risiko- og vesentlighet

Risikovurdering av vesentlige omraringde

Prioritering av risikoomraringde

Valg av

prosjekt

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 5

I felles arbeidsmoslashte ble risikoomraringder vurdert i forhold til sannsynlighet for at risiko inntreffer og konsekvens

av risiko For konsekvensvurderinger ble foslashlgende hjelpekriterier benyttet

Liv og helse

Sikring av verdier

Brukerrettighet - oppfylling og kvalitet

Kostnadseffektivitetproduktivitet

Politisk aktualitet

Analysen av identifiserte omraringder og risiko er kategorisert i foslashlgende matrise

Den videre prosessen innebaeligrer at kontrollutvalget prioriterer identifiserte omraringderrisikoer og utformer plan

for forvaltningsrevisjon Planen vedtas i kommunestyret og kontrollutvalget velgerbestiller enkeltstaringende

revisjoner Det er ogsaring ved bestilling av enkeltstaringende revisjoner at omraringdetrisikoen spisses og

operasjonaliseres i forhold til hva og hvordan revisjonen skal innrettes

Med andre ord den overordnede analysen identifiserer foslashrst og fremst omraringdene for forvaltningsrevisjon

mens en ved bestillingen av enkeltstaringende prosjektet spisser og operasjonaliserer hvilke temaer som skal bli

gjenstand for revisjon

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 6

3 Analyse Nedenfor presenteres omraringderrisikoer som er vurdert som saeligrlig relevante for revisjon det vil si

omraringderrisikoer som er kategorisert med betydelig konsekvens og betydelig grad av sannsynlighet

I vedlegg er alle identifiserte og vurderte omraringderrisikoer presentert

Omraringdene nedenfor blir presentert i fire ulike bolker

Generell drift

Regulatoriske risikoer

Oslashkonomiske risikoer

Maringl strategi og vedtak

Baringde sannsynlighet og konsekvens er gitt en farge hvor roslashd indikerer hoslashy sannsynlighet alvorlig

konsekvens gul indikerer middels og groslashnn indikerer lav sannsynlighet liten konsekvens

De stoslashrste risikoomraringdene som ble identifisert er presentert i tabellen nedenfor Under tabellen presenterer

vi deretter vurderingene som ligger bak de prioriterte risikoomraringdene

Sortert ut ifra scorevurdering ser tabellen i uprioritert rekkefoslashlge slik ut

Risikoomraringde Hvor i kommunen Sanns Kons

1 Etikk Hele

2 IKT Hele IKT og service

3 Helse og omsorg Helse omsorg og

velferd

4 Rus og psyk Helse omsorg og velferd

5 Tidlig innsats og forebygging Oppvekst barnevern

6 Personopplysninger Hele Sentraladm

7 Selvkost Teknisk

8 Investeringsbeslutninger prosjektstyring Hele

saeligrlig oslashkonomi teknisk

9 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag Hele

10 Oppfoslashlging av kommunale planer Hele

11 Bemanning og kompetansestyring Hele

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 7

Generell drift

311 Etikk og habilitet

Kommunen har som maringl aring ha et felles verdigrunnlag og aring ha en hoslashy etisk standard og en organisasjonskultur

basert paring felles utviklende holdninger og verdier Kommunen har blant annet utarbeidet etiske retningslinjer

som sist ble revidert i 2015

I arbeidsmoslashtet ble risiko for tap som foslashlge av interne og eller eksterne misligheter diskutert og det som ble

droslashftet var hvordan de etiske retningslinjene blir fulgt opp ute i enhetene og hvordan det jobbes med aring

forhindre at misligheter oppstaringr Dette gjelder baringde i administrasjonen i samspillet mellom politikk og

administrasjon og hos eksterne samarbeidspartnere

En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke hvordan kommunen praktiserer kravene om habilitet i

saksbehandling Revisjonen kan ogsaring kartlegge hvorvidt kommunens etiske retningslinjer er kjent blant de

ansatte i hvilke grad de foslashlges opp og hvilket system kommunen har for ansatte som vil melde ifra om brudd

paring lovkrav og regler knyttet til etikk og habilitet En revisjon kan ogsaring undersoslashkes i hvilke grad oppgave- og

ansvarsfordelingen mellom administrativt og politisk nivaring er formalisert - og hvordan kommunen jobber med

aring forebygger risikoer knyttet til habilitet og misligheter

312 IKT

I arbeidsmoslashtet ble utfordringer innenfor IKT-omraringde pekt paring som et saeligrlig kritisk risikoomraringde i kommunen

Det ble pekt paring at IKT-omraringdet ikke fungerer optimalt blant annet paring grunn av at det ikke er tilstrekkelig

utviklet og det preges av saringrbarhet blant annet paring grunn av noslashdvending vedlikehold nedetid og reparasjoner

av utstyr Risikoer knyttet til informasjonssikkerhet og tilgangskontroll ble ogsaring trukket frem

Innenfor IKT- omraringdet er det en generell risiko at det er et oslashkende trusselbilde mot digitale tjenester noe

som fordrer bedre sikkerhetsmekanismer hos kommunen Det er viktig med en tydelig strategi og

bevisstgjoslashring knyttet til forandring i arbeidsprosessene Konsekvensen av aring ha et IKT-systemer som ikke er

paringlitelig kan potensielt sett vaeligre store I helse- og omsorgssektoren blir velferdsteknologi en stadig stoslashrre

del av hverdagen og det kan i verste fall staring om liv og helse Andre konsekvenser er tapt verdiskapning og

oslashkte kostnader som foslashlge av nedetid og stopp i produksjon samt negativt omdoslashmme

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel

ndash Gjennomgaring kommunens kontroll drift og vedlikehold av IKT-systemer

ndash Vurdere i hvilken grad kommunen har klare strategier og planer og knyttet til investeringer innenfor

IKT-omraringdet og hvordan disse etterleves

ndash Kartlegge hvilke system og rutiner kommunen har for aring avdekke redusere og forhindre potensielle

IKT-risikoer og om det er gode nok tilgangs- og endringskontroller i systemene

ndash Undersoslashke kommunens beredskapsplaner for aring sikre gjenopprettelse av IKT-systemer ved uforutsette

hendelser

ndash Rutiner og praksis knyttet til opplaeligring og veiledning om bruk av IKT-systemer programvarer og utstyr

313 Helse og omsorg

I kommunen er det stort fokus paring aring fremme et helhetlige bruker - og pasientforloslashp I foslashlge aringrsmeldingen for

2015 har effektiv oppgaveloslashsning og samhandling hatt stort fokus Kommunen ser at samhandling hvor

brukers behov og ressurser er styrende for varingr innsats gir mer hensiktsmessige tjenester til den enkelte

Rehabiliteringsinnsatsen i brukers eget hjem har ogsaring oslashkt

Deltagerne paring arbeidsmoslashtet vurderte ikke sannsyligheten for lovbrudd eller mangelfullt tjenestetilbud

innenfor helse- og omsorgssektoren som saeligrlig hoslashy men helse og omsorg er likevel et prioritert omraringde

siden konsekvensene potensielt sett kan vaeligre svaeligrt store hvis det foslashrst oppstaringr feil Kommunen satser stort

paring dette omraringdet og en forvaltningsrevisjon kan undersoslashke om alle krav blir ivaretatt og om resultatene

samsvarer med ressursinnsatsen

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 8

En forvaltningsrevisjon kan ogsaring se paring

ndash Tildeling av helse- og omsorgstjenester herunder saksbehandling og vedtaksoppfoslashlging

ndash Om helse og omsorgstjenestene er godt dimensjonert i forhold til behov

ndash Bruk av individuelle planer

ndash Bemanning kompetanse og rekruttering i helse- og omsorgssektoren

ndash Hvorvidt innholdet i tjenestetilbudet tilfredsstiller krav i regelverket herunder om det foreligger

hensiktsmessige rutiner og om rutinene blir etterlevd

En forvaltningsrevisjon kan rettes mot hele helse- og omsorgstjenesten i kommunen eller den kan spisses

mot enkelte tjenester og brukergrupper

314 Rus og psykiatri

Manglende samsvar mellom kvalitet tjenestetilbud og behov innenfor rus og psykiatritjenestene var et av de

omraringdene som det ble vurdert aring vaeligre hoslashyest risiko knyttet til I kommunen ser man en oslashkning i antall

personer med psykiske lidelser Konsekvensen av ikke aring ha et tilfredsstillende tjenestetilbud til denne

brukergruppen kan vaeligre at det ikke blir gitt tilbud til alle brukere som har rett paring tjenestene og det kan igjen

medfoslashre en oslashkning i langtidsbrukere av systemet I verste fall kan det ogsaring garing utover liv og helse

En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke i hvilken grad det er hensiktsmessig organisering rutiner

og samarbeid mellom enheter i kommunen samt mellom kommunen og andre relaterte instanser som sikrer

gode rus- og psykiatritjenester i kommunen Dette for aring identifisere om det er eventuelle utfordringer og

behov for forbedringer som kommunen kan dra nytte av i det videre arbeidet med aring utvikle rus- og psykiske

helsetjenester

Kommunen gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013 Det

er ogsaring et stort fokus paring de unge i kommunen Det er dermed oslashnskelig at en forvaltningsrevisjon i denne

perioden i hovedsak fokuserer paring de over 18 aringr

315 Tidlig innsats og forebygging

I oslashkonomiplanen for 2016-2019 kan man lese at det legges opp til en tettere samhandling mellom enhetene

i oppvekstsektoren hvor maringlet er aring arbeide i oslashkende grad tverrfaglig paring det forebyggende arbeidet blant

unge Kommunen vil fortsette aring prioritere tidlig innsats overfor alle maringlgrupper Videre garingr det frem av planen

at tilgjengelig statistikk viser at for mange Frogn-ungdommer over tid ikke fullfoslashrer videregaringende skole

I arbeidsmoslashtet ble tidlig innsats og forebyggende arbeid trukket frem som et risikoomraringde Det ble blant

annet stilt sposlashrsmaringl ved om barn med problemer fanges opp tidsnok hva som er aringrsaker til at unge dropper

ut av skolen og om det er en sammenheng mellom ressursbruk og resultater innenfor forebyggende

tjenester Dette er alle sposlashrsmaringl som kan besvares paring i en forvaltningsrevisjon

32 Regulatoriske risikoer

321 Ivaretakelse av personalopplysninger

Brudd paring personopplysningsloven ble identifisert som et mulig risikoomraringde i kommunen da det av noen ble

vurdert aring vaeligre hoslashy sannsynlighet for at kommunen glipper paring kravene om ivaretakelse av

personopplysninger Konsekvensen av brudd paring personalopplysningsloven kan vaeligre hoslashy for enkeltpersoner

og det kan ogsaring paringfoslashre kommunen et negativt omdoslashmme og erstatningssoslashksmaringl

For aring ivareta personopplysninger paring en riktig maringte er det viktig med system som sikrer at distribusjon

arkivering og tilgang til sensitiv informasjon foregaringr paring riktig maringte Det er viktig med gode tilgangssperrer

samt rutiner som sikrer at informasjon ikke lagres paring feil sted og at den ikke lagres lenger enn regelverket

tillater

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvilke system og rutiner Frogn kommune har for aring

etterleve krav om haringndtering av personopplysninger og informasjonssikkerhet

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 9

322 Selvkost og gebyr ndash vann og avloslashp

Fastsettelse av selvkostgebyr ble vurdert til aring vaeligre et risikoomraringde i kommunen Det ble blant annet

begrunnet med vanskelighetene knyttet til det aring sette riktige gebyrer Konsekvensen av aring ikke ha tilstrekkelig

kontroll paring dette omraringdet kan vaeligre at kommunen mottar for mye eller for lite i gebyrinntekter eller at det

blir en uhensiktsmessig fordeling av gebyr mellom de ulike abonnementstypene

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvorvidt kommunens gebyrreglementer er utformet i

samsvar med regelverket hvilke system og rutiner kommunen har knyttet til selvkostberegninger og om

kommunens gebyrer er i samsvar med selvkostreglene som gjelder for utvalgte tjenester

33 Oslashkonomi

331 Investeringsbeslutninger gjennomfoslashring av store prosjekt

Kommunen staringr ovenfor flere store investeringsprosjekt de neste aringrene Det gjelder blant annet nytt

helsebygg badeanlegg og boliger I aringrsmeldingen for 2015 garingr det frem at kommunen har en betydelig risiko

for oslashkte finanskostnader ved kun mindre endringer i renten paring grunn av dagens laringnevolum KOSTRA-tall viser

at kommunen har en hoslashy netto laringnegjeld i prosent av netto driftsinntekter sammenlignet med snittet til

Kostragruppe 8 samt lands- og fylkesgjennomsnittet

Risiko for mangelfullt beslutningsgrunnlag for investeringer ble trukket frem paring arbeidsmoslashtet som innspill til

mulig tema i en forvaltningsrevisjon Det samme ble prosjektstyring og oslashnsket om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonen med dette tema fra forrige planperiode Det begrunnes blant annet med risiko for at

kommunen mangler tilstrekkelig kompetanse og personell til aring kunne haringndtere omfattende investeringer

Det ble ogsaring stilt sposlashrsmaringl ved om kommunen har et tilfredsstillende prosjektstyringssystem og om det

virker etter hensikten Kommunens rutiner for investeringer i inventar ble ogsaring tatt opp

Generelle aringrsaker til risiko paring omraringdet kan vaeligre manglende kompetanse og kapasitet eller uklare rutiner og

ansvarsforhold naringr det gjelder det aring faring utarbeidet grundige analyser i forkant av investeringsbeslutningene

Konsekvensen av at investeringer ikke bygger paring et solid beslutningsgrunnlag kan vaeligre oslashkonomisk tap som

foslashlge av merkostnader

Grunnlagsarbeidet bak avgjoslashrelser om investeringer er en vesentlig del av prosessen i en virksomhet sin

styring av investeringsprosjekt Temaet kan tas opp som en egen forvaltningsrevisjon eller det kan ses i

sammenheng med en oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonen om prosjektstyring fra 2013

En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge hvordan prosjekter kvalitetssikres og foslashlges opp underveis eller

om loven om offentlige anskaffelser blir etterlevd naringr kommunen foretar innkjoslashp i forbindelse med prosjekt

332 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag

Reduksjon i framtidig inntektsgrunnlag ble paring felles arbeidsmoslashte i kommunen identifisert som et

risikoomraringde Det ble i den forbindelse pekt paring usikkerhet knyttet til arbeidsledighet og konsekvenser som

det kan medfoslashre herunder oslashkte sosiale kostnader og reduksjon i skatteinntekter Dette sett i sammenheng

med den saringrbare situasjonen som kommunen er i pga hoslashy laringnegjeld gjoslashr kommunen saringrbar for svingninger

i oslashkonomien Dersom inntektsgrunnlaget svekkes kan konsekvensen vaeligre krevende innsparingsbehov og

vesentlig lavere handlefrihet i kommunen

Dette er et tema som kan inngaring i en forvaltningsrevisjon som ser paring kommunens oslashkonomistyring Herunder

kan man eksempelvis se paring hvilke prosesser og rutiner kommunen har paring plass for aring identifisere haringndtere

og gjoslashre tiltak for aring tilpasse seg endrede oslashkonomiske forutsetninger som endring i inntekstgrunnlag

34 Maringl strategi og vedtak

341 Oppfoslashlging av kommunale planer

Kommunen har en rekke med overordnede og tematiske planer om strategier og maringl for fremtidig utvikling

Planene inneholder en handlingsdel med konkrete tiltak og aktiviteter som skal gjennomfoslashres innenfor en

gitt tidsperiode I arbeidsmoslashtet ble mangelfull oppfoslashlging av planer vurdert aring vaeligre et risikoomraringde

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 10

Konsekvensen kan vaeligre at viktige maringl og strategier ikke blir innfridd noe som kan garing utover tjenestetilbudet

og enkeltmennesker og det kan medfoslashre et svekket omdoslashmme for kommunen

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel se naeligrmere paring innholdet i en eller flere av kommunens planer og

undersoslashke hvorvidt planens maringlsetninger og handlingsplaner er blitt realisert Man kan ogsaring se paring hvilke

systemer og rutiner kommunen har for aring utforme og revidere planer og for aring foslashlge opp konkrete maringl og tiltak

342 Styring av kompetanse og bemanning

I arbeidet med den overordnede analysen har det kommet innspill fra kontrollutvalget om at saringrbarhet i

ressurssituasjonen er et mulig risikoomraringde og det gjaldt saeligrlig hvordan kommunen haringndterer utskiftning

av personell og akutte problemer ved fravaeligr

En forvaltningsrevisjon kan se paring ressurs- og kompetansesituasjonen i sentrale stoslashttefunksjoner i

kommunen og vurdere i hvilken grad kommunen har etablerte systemer og rutiner som hindrer saringrbarhet og

som sikrer etterlevelse av sentrale bestemmelser i saksbehandlingen

En annen vinkling kan vaeligre aring undersoslashke hvilke maringl som foreligger for bemanning rekruttering og

kompetanseheving I foslashlge kommuneplanen indikerer prognosene for befolkningsvekst og sammensetning

at behovet for kommunale tjenester kommer til oslashke markant Bare innenfor pleie- og omsorgstjenestene er

det forventet at behovet skal oslashke med ca 10 prosent frem til 2019 Dette vil aringpenbart paringvirke fremtidig behov

for rekruttering og kompetanse i kommunen Kompetanse handler ogsaring om aring beholde og utvikle

medarbeiderne i kommunen En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge rdquoturn overrdquo og aringrsaker til turn over

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 11

Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder Nedenfor presenteres oslashvrige risikoomraringder som er identifisert og vurdert

Generell drift

Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons

1 Interne ogeller eksterne

misligheter

Alle Tap som foslashlge av intern

svindel og andre personlige

vinninger

Svekket omdoslashmme

Daringrligere kvalitet

2 Stoslashttetjenestene leverer

ikke tilstrekkelig verdi til

kommunen

Servicesenter

Fellestjenester

Ineffektivitetdaringrlig kvalitet

hindrer tjenestene og politisk

virksomhet i aring gjoslashre en god

nok jobb

Variertdaringrlig

serviceopplevelse

Daringrlig omdoslashmme hos

innbyggerne

3 Post- og arkivfunksjonen

fungerer ikke etter

hensikten

Servicesenter

Fellestjenester

Publikum ansatte faringr ikke

tilgang paring opplysninger

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

4 Uhensiktsmessig drift av

og manglende kunnskap

om IKT-systemene i

kommunen

IKT Uautoriserte tilganger og

endringer

Tapt

verdiskapingineffektivitet

Oslashkte kostnader oslashkonomisk

tap

Oslashkte drifts- og

vedlikeholdskostnader

5 Store prosjekt leverer ikke

iht tid kostnad og kvalitet3

Teknisk Kostnadssprekk kan foslashre til

oslashkte gebyr og relativt store

oslashkonomiske tap

Kvalitetsutfordringer

Forsinkelser i prosjekt kan

foslashre til at inntektsstroslashmmen

fra investeringen forsinkes

med foslashlger for oslashvrig

virksomhet

6 Vedlikeholdsarbeidet er for

lite planmessig

langsiktig

Teknisk Vedlikeholdsetterslep som

gir oslashkte kostnader paring lengre

sikt

Oslashkte investerings- og

driftskostnader

HMS-krav blir ikke innfridd

7 Tjenestetilbudet innenfor

helse- og omsorgssektoren

samsvarer ikke med behov

Helse og

omsorg

Alle brukere som har behov

for det faringr ikke noslashdvendige

helse- og omsorgstenester

Dyre ineffektive tjenester

Fare for liv og helse

3 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med prosjektstyring som tema i 2013

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 12

Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons

8 Manglende samsvar

mellom kvalitet

tjenestetilbud og behov

innenfor rus- og

psykiatritjenesten4

Helse og

omsorg

Oslashkt risiko for at enkelte blir

langtidsbrukere av systemet

Ikke tilbud til alle som har rett

paring tjenester

Uheldige konsekvenser for

enkeltmenneske

9 Mangelfullt tilbud til

flyktninger i kommunen

Alle Daringrligere integrering f eks

daringrlig spraringk

Oslashkte kostnader

10 Varierende kvalitet paring

skolene mtp laeligringsmiljoslash

og laeligringsresultat

Oppvekst Oslashkende skille i

kunnskapsnivaring

Ikke fullfoslashring av utdanning

Oslashkt antall innbyggere paring

trygd

11 Tidlig innsats og

forebyggende arbeid rettet

mot barn unge og familier

nedprioriteres

Oppvekst

barnevern

NAV

Uheldige konsekvenser for

enkeltmenneske

Kan medfoslashre stoslashrre behov og

oslashkte kostnader i fremtiden

12 Kulturtilbudet er ikke

tilgjengelig for alle

Kultur og idrett Lite attraktivt for nye

innbyggere

Redusert livskvalitet for

enkelte

Regulatoriske risikoer

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Brudd paring lov og forskrift

relatert til offentlige

anskaffelser

Alle

Teknisk

Oslashkonomiske tap herunder

erstatningssoslashksmaringl og boslashter

pga feil i innkjoslashpsprosessen

og at kommunen kjoslashper inn

til for hoslashy pris

Negativt omdoslashmme

2 Brudd paring

personopplysningsloven

Alle ndash saeligrlig

innenfor helse

og oppvekst

Erstatningssoslashksmaringl

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

3 Brudd paring arbeidsmiljoslashloven Alle Negative konsekvenser for

enkeltansatte

Negativ effekt paring omdoslashmmet

Manglende oppfoslashlging av

sykemeldte

4 Brudd paring lov om

offentlighet Alle Forskjellsbehandling ndash ulik

saksbehandling

Publikum faringr ikke tilgang til

opplysninger

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

4 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 13

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

5 Brudd paring kommunelovens

krav til internkontroll

Alle Feil blir ikke rettet opp og

dette kan igjen medfoslashre

lovbrudd oslashkte kostnader og

skader

6 Brudd paring forvaltningsloven Alle Forskjellsbehandling ndash ulik

saksbehandling

Klagesaker - merkostnader

7 Brudd paring plan- og

bygningsloven5

Plan og

byggesak

Manglende likebehandling

Manglende samsvar mellom

tiltak og gitte tillatelserkrav

8 Fastsettelse av

selvkostgebyr samsvarer

ikke med krav6

Teknisk For hoslashye eller for lave gebyr

Negativt omdoslashmme

9 Brudd paring lovkrav innen

helse og omsorg

Helse og

omsorg

Brukere faringr ikke noslashdvendige

tjenester

Brukere faringr ikke individuell

plan

For lite brukermedvirkning

10 Nye ukjente oppgaver

som foslashlge av

samhandlingsreformen7

Helse og

omsorg

Utilstrekkeligfeil behandling

av pasienter i overganger

mellom kommunen og

sykehus

Innbyggerne faringr ikke

optimale tjenester

Oslashkte kostnader for

kommunen

Daringrlig omdoslashmme

11 Brudd paring barnehageloven ndash

kommunen sitt ansvar som

barnehagemynde

Barnehage Mangler i og klager paring

tilskudd til private barnehager

Varierende kvalitet paring

barnehagene i kommunen

12 Brudd paring lovkrav til sosiale

tjenester

Helse og

omsorg

NAV

Brukere faringr ikke noslashdvendige

tjenester

Daringrligere folkehelse

Oslashkte sosiale forskjeller

13 Brudd paring barnevernloven8 Barnevernet Enkelte barn blir ikke fanget

opp negativ konsekvens for

den enkelte

Kommunen kan bli

erstatningsansvarlig

Negativt omdoslashmme

14 Brudd paring opplaeligringsloven9 Skole

barnehage

Enkelte barn blir ikke fulgt

tilstrekkelig opp

Stoslashrre sosiale og

helsemessige problemer

5 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med byggesaksbehandling som tema i 2012

6 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med vann og avloslashp som tema i 2014

7 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Samhandlingsreformen som tema i 2014

8 Frogn gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med barnevern som tema i 2015

9 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med PP-tjenesten som tema i 2016

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 14

Oslashkonomi

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Lav eller varierende grad

av budsjettstyring10

Alle Negativ oslashkonomisk

konsekvens naring og for

framtiden

Avvik blir ikke avdekket

Ineffektiv bruk av midler

2 Investeringsbeslutninger

tas paring ufullstendig svakt

grunnlag

Alle Det gjoslashres feil

investeringsbeslutning

Negativ oslashkonomisk

konsekvens

3 Reduksjon i framtidig

inntektsgrunnlag

Alle Mindre handlefrihet

Fremtidig krevende

innsparingsbehov

4 Refusjoner innbetalinger

kommunen har krav paring bli

ikke innkrevd

Alle men

saeligrlig NAV

Helse og

omsorg og

oppvekst

Oslashkonomisk tap

Maringl strategi og vedtak

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Mangelfull oppfoslashlging av

politiske vedtak11

Alle

Stab

Feilandre prioriteringer gir

mangelfullineffektiv

realisering av politiske maringl

og vedtak

2 Kommunen har ikke

tilstrekkeligrett

kompetanse til aring dekke

fremtidens behov

Alle

HR Personal

Kommunen greier ikke aring yte

tilstrekkeligetilfredsstillende

tjenester

3 Kommunen er ikke nok

rigget til aring ivareta

fremtidige eksterne krav

Alle Virksomheten paringvirkes

negativt (tjenestekvalitet

oslashkonomi omdoslashmme

arbeidsplass etc)

4 Mangelfull oppfoslashlging av

kommunale planer (feks

klimaplan)

Alle Maringlsetninger blir ikke

realisert

10 Oslashkonomistyring var et prioritert omraringde i forrige plan for forvaltningsrevisjon i Frogn kommune

11 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med Oppfoslashlging av vedtak i folkevalgte organer som tema i 2016

Kontakt oss

Siv Karlsen Moa

Partner

T +47 40 63 95 48 E sivmoakpmgno

Ole Willy Fundingsrud

Director

T +47 406 39 692

E olewillyfundingsrudkpmgno

kpmgno

copy 2016 KPMG AS a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (ldquoKPMG Internationalrdquo) a Swiss entity All rights reserved

This proposal is made by KPMG AS a member firm of the KPMG network

of independent firms affiliated with KPMG International a Swiss

cooperative and is in all respects subject to the negotiation agreement and

signing of a specific engagement letter or contract KPMG International

provides no client services No member firm has any authority to obligate or

bind KPMG International or any other member firm vis-agrave-vis third parties nor

does KPMG International have any such authority to obligate or bind any

member firm

Frogn kontrollutvalg

Side 10 av 11

Frogn KU-1916 Kontrollutvalgets strateginotat Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600148-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1916 09052016 Sekretariatets innstilling

1 Kontrollutvalgets strateginotat vedtas med endringen som foreslaringtt i saksutredningen 2 Kontrollutvalget tar diskusjonen om utvalgets strateginotat til orientering

SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets strateginotat beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategier som benyttes for aring loslashse disse Notatet legges aringrlig frem for utvalget som en paringminnelse om hvilke maringl oppgaver og kjoslashreregler som gjelder for utvalgets arbeid I tillegg inviteres det til en diskusjon om eventuelle endringertilfoslashyelser i utvalgets strategi Strateginotat ble sist behandlet av utvalget i sak 415 i moslashte 2 februar 2015 Sekretariatet foreslaringr foslashlgende tillegg Under overskriften 3 Selskapskontroll paring side 2 i notatet boslashr innholdet oppdateres slik at det er samsvar med sect 13 i Forskrift om kontrollutvalg I forskriften staringr det at plan for selskapskontroll skal baseres paring en overordnet analyse Vi foreslaringr at strategien for selskapskontroll utvides til fire punkter og at punktet om overordnet analyse settes inn som nummer 2

- Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger

Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Vedlegg til sak Utvalgets strateginotat

1

STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I FROGN Sist vedtatt uten endringer 02022015 jf sak 415

Maringl og oppgaver

Kontrollutvalgets hovedmaringl er aring bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver

blir ivaretatt paring best mulig maringte

Kommuneloven (sect 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til aring forestaring

det loslashpende tilsynet med forvaltningen Utvalget skal paringse at regnskapene blir foslashrt paring en

betryggende maringte at oslashkonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomfoslashres god

forvaltningsrevisjon og selskapskontroll

Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til aring kreve enhver opplysning redegjoslashrelse eller

dokument som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene jf F sect 5

Valg og sammensetning

Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgaringr av F sect 2

Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvaringker og saksbehandlingen skal kun foregaring

ut fra et kontrollperspektiv Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin

dobbeltrolle som politikere og noslashytrale kontrolloslashrer

Hovedoppgaver

1 Regnskapsrevisjon

Utvalget skal paringse at kommunens regnskap blir revidert paring en betryggende maringte og i samsvar

med de bestemmelser som foslashlger av lov forskrift god kommunal revisjonsskikk mm

Strategi

1 Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om

arbeidet og strategien for det kommende revisjonsaringret

2 Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og

oslashkonomiforvaltning forelegges utvalget

3 Utvalget skal paringse at revisjonens merknader blir fulgt opp

2 Forvaltningsrevisjon

Kontrollutvalget skal paringse at det blir gjennomfoslashrt systematiske vurderinger av oslashkonomi og

maringloppnaringelse ut fra kommunestyrets vedtak

Strategi

1 Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse om mulige omraringder med risiko for

avvik fra oppsatte maringl i kommunen

2 Foreslaring en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for

kommunen

3 Innstille om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret

4 Paringse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen

2

3 Selskapskontroll

Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide

kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller

forvaltningsrevisjon

Strategi

1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo

2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret

3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen

4 Annet tilsyn og kontroll

Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de

opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr

kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram

saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under

utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak

Strategi

1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen

2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ

3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget

initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser

Organisering av arbeidet generelt

1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget

sekretariat

Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning

redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring

gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ

ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som

underordnede organer

Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med

kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver

Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre

undersoslashkelser som ikke er revisjon

Strategi

1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i

arbeidet

3

2 Samarbeid

Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon

med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og

revisjonen

Strategi

1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra

utvalgets moslashter

2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og

samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker

3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret

4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet

3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media

For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle

styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er

det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med

utvalget

Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del

saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold

til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger

som er underlagt lovbestemt taushetsplikt

Strategi

1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig

paring kommunens Internett-sider

2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig

innsyn paring kommunens Internettsider

3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum

4 Tips skal alltid vurderes

5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares

6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media

4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner

Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor

kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende

aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og

vedtatte planer og andre tiltak

Strategi

1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr

2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget

Frogn kontrollutvalg

Side 11 av 11

Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og

avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om

selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat

Postadresse Postboks 195 1431 Arings

Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29

64 96 20 59 (m) 920 16 409

FIKSfollofiksno

wwwfollofiksno

MOslashTEPROTOKOLL

Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5

Saksliste

Side

Saker til behandling

716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3

816 Henvendelse til kontrollutvalget 3

916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3

1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4

1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4

1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5

1316 Orienteringssaker 5

Eventuelt

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5

Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine

undersoslashkelser

Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget

Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden

Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016

Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13

Saksdokumentet er unntatt offentlighet

Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk

Otto Schacht

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 5 av 5

Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquo

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3

Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS

Pb 195 1431 AringS

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen

1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former

2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene

3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene

4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister

5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene

6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap

7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene

8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 5 av 5

9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene

10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring

generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene

11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste

organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

1

KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015

mars FIKS 7mars 2016

2

3

Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat

Februar Fornyes aringrlig

FIKS FIKS

Legges frem i mai

Rullerende

4

Moslashteplan

FIKS

1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember

5 Kommunens aringrsregnskap 2015

15 april Kommunen

6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen

7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG

311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG

8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

2

Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915

10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai

12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm

Svarfrist FIKS

Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern

22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016

FIKS FIKS FIKS FIKS

KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai

KS 1216

13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012

Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver

Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars

  • Saksliste Frogn KU 09052016
  • Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
    • Signert revisjonsberetning Frogn 2015
      • Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
        • E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
        • Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
        • Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
          • Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
            • Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
              • Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
                • saksutskrift sak 7-16
                  • Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
                    • Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
                      • Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
                        • StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
                          • Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
                            • 1 Protokoll Frogn KU 07032016
                            • 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
                            • 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
                            • 4 FrognAktivitetsplan 2016
Page 19: MØTEINNKALLING Frogn kontrollutvalg...• Ved behandling i HMPB 2.2.2016 ble nye boligområder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan, i tråd med rådmannens innstilling

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 5

I felles arbeidsmoslashte ble risikoomraringder vurdert i forhold til sannsynlighet for at risiko inntreffer og konsekvens

av risiko For konsekvensvurderinger ble foslashlgende hjelpekriterier benyttet

Liv og helse

Sikring av verdier

Brukerrettighet - oppfylling og kvalitet

Kostnadseffektivitetproduktivitet

Politisk aktualitet

Analysen av identifiserte omraringder og risiko er kategorisert i foslashlgende matrise

Den videre prosessen innebaeligrer at kontrollutvalget prioriterer identifiserte omraringderrisikoer og utformer plan

for forvaltningsrevisjon Planen vedtas i kommunestyret og kontrollutvalget velgerbestiller enkeltstaringende

revisjoner Det er ogsaring ved bestilling av enkeltstaringende revisjoner at omraringdetrisikoen spisses og

operasjonaliseres i forhold til hva og hvordan revisjonen skal innrettes

Med andre ord den overordnede analysen identifiserer foslashrst og fremst omraringdene for forvaltningsrevisjon

mens en ved bestillingen av enkeltstaringende prosjektet spisser og operasjonaliserer hvilke temaer som skal bli

gjenstand for revisjon

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 6

3 Analyse Nedenfor presenteres omraringderrisikoer som er vurdert som saeligrlig relevante for revisjon det vil si

omraringderrisikoer som er kategorisert med betydelig konsekvens og betydelig grad av sannsynlighet

I vedlegg er alle identifiserte og vurderte omraringderrisikoer presentert

Omraringdene nedenfor blir presentert i fire ulike bolker

Generell drift

Regulatoriske risikoer

Oslashkonomiske risikoer

Maringl strategi og vedtak

Baringde sannsynlighet og konsekvens er gitt en farge hvor roslashd indikerer hoslashy sannsynlighet alvorlig

konsekvens gul indikerer middels og groslashnn indikerer lav sannsynlighet liten konsekvens

De stoslashrste risikoomraringdene som ble identifisert er presentert i tabellen nedenfor Under tabellen presenterer

vi deretter vurderingene som ligger bak de prioriterte risikoomraringdene

Sortert ut ifra scorevurdering ser tabellen i uprioritert rekkefoslashlge slik ut

Risikoomraringde Hvor i kommunen Sanns Kons

1 Etikk Hele

2 IKT Hele IKT og service

3 Helse og omsorg Helse omsorg og

velferd

4 Rus og psyk Helse omsorg og velferd

5 Tidlig innsats og forebygging Oppvekst barnevern

6 Personopplysninger Hele Sentraladm

7 Selvkost Teknisk

8 Investeringsbeslutninger prosjektstyring Hele

saeligrlig oslashkonomi teknisk

9 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag Hele

10 Oppfoslashlging av kommunale planer Hele

11 Bemanning og kompetansestyring Hele

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 7

Generell drift

311 Etikk og habilitet

Kommunen har som maringl aring ha et felles verdigrunnlag og aring ha en hoslashy etisk standard og en organisasjonskultur

basert paring felles utviklende holdninger og verdier Kommunen har blant annet utarbeidet etiske retningslinjer

som sist ble revidert i 2015

I arbeidsmoslashtet ble risiko for tap som foslashlge av interne og eller eksterne misligheter diskutert og det som ble

droslashftet var hvordan de etiske retningslinjene blir fulgt opp ute i enhetene og hvordan det jobbes med aring

forhindre at misligheter oppstaringr Dette gjelder baringde i administrasjonen i samspillet mellom politikk og

administrasjon og hos eksterne samarbeidspartnere

En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke hvordan kommunen praktiserer kravene om habilitet i

saksbehandling Revisjonen kan ogsaring kartlegge hvorvidt kommunens etiske retningslinjer er kjent blant de

ansatte i hvilke grad de foslashlges opp og hvilket system kommunen har for ansatte som vil melde ifra om brudd

paring lovkrav og regler knyttet til etikk og habilitet En revisjon kan ogsaring undersoslashkes i hvilke grad oppgave- og

ansvarsfordelingen mellom administrativt og politisk nivaring er formalisert - og hvordan kommunen jobber med

aring forebygger risikoer knyttet til habilitet og misligheter

312 IKT

I arbeidsmoslashtet ble utfordringer innenfor IKT-omraringde pekt paring som et saeligrlig kritisk risikoomraringde i kommunen

Det ble pekt paring at IKT-omraringdet ikke fungerer optimalt blant annet paring grunn av at det ikke er tilstrekkelig

utviklet og det preges av saringrbarhet blant annet paring grunn av noslashdvending vedlikehold nedetid og reparasjoner

av utstyr Risikoer knyttet til informasjonssikkerhet og tilgangskontroll ble ogsaring trukket frem

Innenfor IKT- omraringdet er det en generell risiko at det er et oslashkende trusselbilde mot digitale tjenester noe

som fordrer bedre sikkerhetsmekanismer hos kommunen Det er viktig med en tydelig strategi og

bevisstgjoslashring knyttet til forandring i arbeidsprosessene Konsekvensen av aring ha et IKT-systemer som ikke er

paringlitelig kan potensielt sett vaeligre store I helse- og omsorgssektoren blir velferdsteknologi en stadig stoslashrre

del av hverdagen og det kan i verste fall staring om liv og helse Andre konsekvenser er tapt verdiskapning og

oslashkte kostnader som foslashlge av nedetid og stopp i produksjon samt negativt omdoslashmme

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel

ndash Gjennomgaring kommunens kontroll drift og vedlikehold av IKT-systemer

ndash Vurdere i hvilken grad kommunen har klare strategier og planer og knyttet til investeringer innenfor

IKT-omraringdet og hvordan disse etterleves

ndash Kartlegge hvilke system og rutiner kommunen har for aring avdekke redusere og forhindre potensielle

IKT-risikoer og om det er gode nok tilgangs- og endringskontroller i systemene

ndash Undersoslashke kommunens beredskapsplaner for aring sikre gjenopprettelse av IKT-systemer ved uforutsette

hendelser

ndash Rutiner og praksis knyttet til opplaeligring og veiledning om bruk av IKT-systemer programvarer og utstyr

313 Helse og omsorg

I kommunen er det stort fokus paring aring fremme et helhetlige bruker - og pasientforloslashp I foslashlge aringrsmeldingen for

2015 har effektiv oppgaveloslashsning og samhandling hatt stort fokus Kommunen ser at samhandling hvor

brukers behov og ressurser er styrende for varingr innsats gir mer hensiktsmessige tjenester til den enkelte

Rehabiliteringsinnsatsen i brukers eget hjem har ogsaring oslashkt

Deltagerne paring arbeidsmoslashtet vurderte ikke sannsyligheten for lovbrudd eller mangelfullt tjenestetilbud

innenfor helse- og omsorgssektoren som saeligrlig hoslashy men helse og omsorg er likevel et prioritert omraringde

siden konsekvensene potensielt sett kan vaeligre svaeligrt store hvis det foslashrst oppstaringr feil Kommunen satser stort

paring dette omraringdet og en forvaltningsrevisjon kan undersoslashke om alle krav blir ivaretatt og om resultatene

samsvarer med ressursinnsatsen

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 8

En forvaltningsrevisjon kan ogsaring se paring

ndash Tildeling av helse- og omsorgstjenester herunder saksbehandling og vedtaksoppfoslashlging

ndash Om helse og omsorgstjenestene er godt dimensjonert i forhold til behov

ndash Bruk av individuelle planer

ndash Bemanning kompetanse og rekruttering i helse- og omsorgssektoren

ndash Hvorvidt innholdet i tjenestetilbudet tilfredsstiller krav i regelverket herunder om det foreligger

hensiktsmessige rutiner og om rutinene blir etterlevd

En forvaltningsrevisjon kan rettes mot hele helse- og omsorgstjenesten i kommunen eller den kan spisses

mot enkelte tjenester og brukergrupper

314 Rus og psykiatri

Manglende samsvar mellom kvalitet tjenestetilbud og behov innenfor rus og psykiatritjenestene var et av de

omraringdene som det ble vurdert aring vaeligre hoslashyest risiko knyttet til I kommunen ser man en oslashkning i antall

personer med psykiske lidelser Konsekvensen av ikke aring ha et tilfredsstillende tjenestetilbud til denne

brukergruppen kan vaeligre at det ikke blir gitt tilbud til alle brukere som har rett paring tjenestene og det kan igjen

medfoslashre en oslashkning i langtidsbrukere av systemet I verste fall kan det ogsaring garing utover liv og helse

En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke i hvilken grad det er hensiktsmessig organisering rutiner

og samarbeid mellom enheter i kommunen samt mellom kommunen og andre relaterte instanser som sikrer

gode rus- og psykiatritjenester i kommunen Dette for aring identifisere om det er eventuelle utfordringer og

behov for forbedringer som kommunen kan dra nytte av i det videre arbeidet med aring utvikle rus- og psykiske

helsetjenester

Kommunen gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013 Det

er ogsaring et stort fokus paring de unge i kommunen Det er dermed oslashnskelig at en forvaltningsrevisjon i denne

perioden i hovedsak fokuserer paring de over 18 aringr

315 Tidlig innsats og forebygging

I oslashkonomiplanen for 2016-2019 kan man lese at det legges opp til en tettere samhandling mellom enhetene

i oppvekstsektoren hvor maringlet er aring arbeide i oslashkende grad tverrfaglig paring det forebyggende arbeidet blant

unge Kommunen vil fortsette aring prioritere tidlig innsats overfor alle maringlgrupper Videre garingr det frem av planen

at tilgjengelig statistikk viser at for mange Frogn-ungdommer over tid ikke fullfoslashrer videregaringende skole

I arbeidsmoslashtet ble tidlig innsats og forebyggende arbeid trukket frem som et risikoomraringde Det ble blant

annet stilt sposlashrsmaringl ved om barn med problemer fanges opp tidsnok hva som er aringrsaker til at unge dropper

ut av skolen og om det er en sammenheng mellom ressursbruk og resultater innenfor forebyggende

tjenester Dette er alle sposlashrsmaringl som kan besvares paring i en forvaltningsrevisjon

32 Regulatoriske risikoer

321 Ivaretakelse av personalopplysninger

Brudd paring personopplysningsloven ble identifisert som et mulig risikoomraringde i kommunen da det av noen ble

vurdert aring vaeligre hoslashy sannsynlighet for at kommunen glipper paring kravene om ivaretakelse av

personopplysninger Konsekvensen av brudd paring personalopplysningsloven kan vaeligre hoslashy for enkeltpersoner

og det kan ogsaring paringfoslashre kommunen et negativt omdoslashmme og erstatningssoslashksmaringl

For aring ivareta personopplysninger paring en riktig maringte er det viktig med system som sikrer at distribusjon

arkivering og tilgang til sensitiv informasjon foregaringr paring riktig maringte Det er viktig med gode tilgangssperrer

samt rutiner som sikrer at informasjon ikke lagres paring feil sted og at den ikke lagres lenger enn regelverket

tillater

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvilke system og rutiner Frogn kommune har for aring

etterleve krav om haringndtering av personopplysninger og informasjonssikkerhet

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 9

322 Selvkost og gebyr ndash vann og avloslashp

Fastsettelse av selvkostgebyr ble vurdert til aring vaeligre et risikoomraringde i kommunen Det ble blant annet

begrunnet med vanskelighetene knyttet til det aring sette riktige gebyrer Konsekvensen av aring ikke ha tilstrekkelig

kontroll paring dette omraringdet kan vaeligre at kommunen mottar for mye eller for lite i gebyrinntekter eller at det

blir en uhensiktsmessig fordeling av gebyr mellom de ulike abonnementstypene

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvorvidt kommunens gebyrreglementer er utformet i

samsvar med regelverket hvilke system og rutiner kommunen har knyttet til selvkostberegninger og om

kommunens gebyrer er i samsvar med selvkostreglene som gjelder for utvalgte tjenester

33 Oslashkonomi

331 Investeringsbeslutninger gjennomfoslashring av store prosjekt

Kommunen staringr ovenfor flere store investeringsprosjekt de neste aringrene Det gjelder blant annet nytt

helsebygg badeanlegg og boliger I aringrsmeldingen for 2015 garingr det frem at kommunen har en betydelig risiko

for oslashkte finanskostnader ved kun mindre endringer i renten paring grunn av dagens laringnevolum KOSTRA-tall viser

at kommunen har en hoslashy netto laringnegjeld i prosent av netto driftsinntekter sammenlignet med snittet til

Kostragruppe 8 samt lands- og fylkesgjennomsnittet

Risiko for mangelfullt beslutningsgrunnlag for investeringer ble trukket frem paring arbeidsmoslashtet som innspill til

mulig tema i en forvaltningsrevisjon Det samme ble prosjektstyring og oslashnsket om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonen med dette tema fra forrige planperiode Det begrunnes blant annet med risiko for at

kommunen mangler tilstrekkelig kompetanse og personell til aring kunne haringndtere omfattende investeringer

Det ble ogsaring stilt sposlashrsmaringl ved om kommunen har et tilfredsstillende prosjektstyringssystem og om det

virker etter hensikten Kommunens rutiner for investeringer i inventar ble ogsaring tatt opp

Generelle aringrsaker til risiko paring omraringdet kan vaeligre manglende kompetanse og kapasitet eller uklare rutiner og

ansvarsforhold naringr det gjelder det aring faring utarbeidet grundige analyser i forkant av investeringsbeslutningene

Konsekvensen av at investeringer ikke bygger paring et solid beslutningsgrunnlag kan vaeligre oslashkonomisk tap som

foslashlge av merkostnader

Grunnlagsarbeidet bak avgjoslashrelser om investeringer er en vesentlig del av prosessen i en virksomhet sin

styring av investeringsprosjekt Temaet kan tas opp som en egen forvaltningsrevisjon eller det kan ses i

sammenheng med en oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonen om prosjektstyring fra 2013

En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge hvordan prosjekter kvalitetssikres og foslashlges opp underveis eller

om loven om offentlige anskaffelser blir etterlevd naringr kommunen foretar innkjoslashp i forbindelse med prosjekt

332 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag

Reduksjon i framtidig inntektsgrunnlag ble paring felles arbeidsmoslashte i kommunen identifisert som et

risikoomraringde Det ble i den forbindelse pekt paring usikkerhet knyttet til arbeidsledighet og konsekvenser som

det kan medfoslashre herunder oslashkte sosiale kostnader og reduksjon i skatteinntekter Dette sett i sammenheng

med den saringrbare situasjonen som kommunen er i pga hoslashy laringnegjeld gjoslashr kommunen saringrbar for svingninger

i oslashkonomien Dersom inntektsgrunnlaget svekkes kan konsekvensen vaeligre krevende innsparingsbehov og

vesentlig lavere handlefrihet i kommunen

Dette er et tema som kan inngaring i en forvaltningsrevisjon som ser paring kommunens oslashkonomistyring Herunder

kan man eksempelvis se paring hvilke prosesser og rutiner kommunen har paring plass for aring identifisere haringndtere

og gjoslashre tiltak for aring tilpasse seg endrede oslashkonomiske forutsetninger som endring i inntekstgrunnlag

34 Maringl strategi og vedtak

341 Oppfoslashlging av kommunale planer

Kommunen har en rekke med overordnede og tematiske planer om strategier og maringl for fremtidig utvikling

Planene inneholder en handlingsdel med konkrete tiltak og aktiviteter som skal gjennomfoslashres innenfor en

gitt tidsperiode I arbeidsmoslashtet ble mangelfull oppfoslashlging av planer vurdert aring vaeligre et risikoomraringde

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 10

Konsekvensen kan vaeligre at viktige maringl og strategier ikke blir innfridd noe som kan garing utover tjenestetilbudet

og enkeltmennesker og det kan medfoslashre et svekket omdoslashmme for kommunen

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel se naeligrmere paring innholdet i en eller flere av kommunens planer og

undersoslashke hvorvidt planens maringlsetninger og handlingsplaner er blitt realisert Man kan ogsaring se paring hvilke

systemer og rutiner kommunen har for aring utforme og revidere planer og for aring foslashlge opp konkrete maringl og tiltak

342 Styring av kompetanse og bemanning

I arbeidet med den overordnede analysen har det kommet innspill fra kontrollutvalget om at saringrbarhet i

ressurssituasjonen er et mulig risikoomraringde og det gjaldt saeligrlig hvordan kommunen haringndterer utskiftning

av personell og akutte problemer ved fravaeligr

En forvaltningsrevisjon kan se paring ressurs- og kompetansesituasjonen i sentrale stoslashttefunksjoner i

kommunen og vurdere i hvilken grad kommunen har etablerte systemer og rutiner som hindrer saringrbarhet og

som sikrer etterlevelse av sentrale bestemmelser i saksbehandlingen

En annen vinkling kan vaeligre aring undersoslashke hvilke maringl som foreligger for bemanning rekruttering og

kompetanseheving I foslashlge kommuneplanen indikerer prognosene for befolkningsvekst og sammensetning

at behovet for kommunale tjenester kommer til oslashke markant Bare innenfor pleie- og omsorgstjenestene er

det forventet at behovet skal oslashke med ca 10 prosent frem til 2019 Dette vil aringpenbart paringvirke fremtidig behov

for rekruttering og kompetanse i kommunen Kompetanse handler ogsaring om aring beholde og utvikle

medarbeiderne i kommunen En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge rdquoturn overrdquo og aringrsaker til turn over

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 11

Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder Nedenfor presenteres oslashvrige risikoomraringder som er identifisert og vurdert

Generell drift

Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons

1 Interne ogeller eksterne

misligheter

Alle Tap som foslashlge av intern

svindel og andre personlige

vinninger

Svekket omdoslashmme

Daringrligere kvalitet

2 Stoslashttetjenestene leverer

ikke tilstrekkelig verdi til

kommunen

Servicesenter

Fellestjenester

Ineffektivitetdaringrlig kvalitet

hindrer tjenestene og politisk

virksomhet i aring gjoslashre en god

nok jobb

Variertdaringrlig

serviceopplevelse

Daringrlig omdoslashmme hos

innbyggerne

3 Post- og arkivfunksjonen

fungerer ikke etter

hensikten

Servicesenter

Fellestjenester

Publikum ansatte faringr ikke

tilgang paring opplysninger

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

4 Uhensiktsmessig drift av

og manglende kunnskap

om IKT-systemene i

kommunen

IKT Uautoriserte tilganger og

endringer

Tapt

verdiskapingineffektivitet

Oslashkte kostnader oslashkonomisk

tap

Oslashkte drifts- og

vedlikeholdskostnader

5 Store prosjekt leverer ikke

iht tid kostnad og kvalitet3

Teknisk Kostnadssprekk kan foslashre til

oslashkte gebyr og relativt store

oslashkonomiske tap

Kvalitetsutfordringer

Forsinkelser i prosjekt kan

foslashre til at inntektsstroslashmmen

fra investeringen forsinkes

med foslashlger for oslashvrig

virksomhet

6 Vedlikeholdsarbeidet er for

lite planmessig

langsiktig

Teknisk Vedlikeholdsetterslep som

gir oslashkte kostnader paring lengre

sikt

Oslashkte investerings- og

driftskostnader

HMS-krav blir ikke innfridd

7 Tjenestetilbudet innenfor

helse- og omsorgssektoren

samsvarer ikke med behov

Helse og

omsorg

Alle brukere som har behov

for det faringr ikke noslashdvendige

helse- og omsorgstenester

Dyre ineffektive tjenester

Fare for liv og helse

3 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med prosjektstyring som tema i 2013

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 12

Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons

8 Manglende samsvar

mellom kvalitet

tjenestetilbud og behov

innenfor rus- og

psykiatritjenesten4

Helse og

omsorg

Oslashkt risiko for at enkelte blir

langtidsbrukere av systemet

Ikke tilbud til alle som har rett

paring tjenester

Uheldige konsekvenser for

enkeltmenneske

9 Mangelfullt tilbud til

flyktninger i kommunen

Alle Daringrligere integrering f eks

daringrlig spraringk

Oslashkte kostnader

10 Varierende kvalitet paring

skolene mtp laeligringsmiljoslash

og laeligringsresultat

Oppvekst Oslashkende skille i

kunnskapsnivaring

Ikke fullfoslashring av utdanning

Oslashkt antall innbyggere paring

trygd

11 Tidlig innsats og

forebyggende arbeid rettet

mot barn unge og familier

nedprioriteres

Oppvekst

barnevern

NAV

Uheldige konsekvenser for

enkeltmenneske

Kan medfoslashre stoslashrre behov og

oslashkte kostnader i fremtiden

12 Kulturtilbudet er ikke

tilgjengelig for alle

Kultur og idrett Lite attraktivt for nye

innbyggere

Redusert livskvalitet for

enkelte

Regulatoriske risikoer

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Brudd paring lov og forskrift

relatert til offentlige

anskaffelser

Alle

Teknisk

Oslashkonomiske tap herunder

erstatningssoslashksmaringl og boslashter

pga feil i innkjoslashpsprosessen

og at kommunen kjoslashper inn

til for hoslashy pris

Negativt omdoslashmme

2 Brudd paring

personopplysningsloven

Alle ndash saeligrlig

innenfor helse

og oppvekst

Erstatningssoslashksmaringl

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

3 Brudd paring arbeidsmiljoslashloven Alle Negative konsekvenser for

enkeltansatte

Negativ effekt paring omdoslashmmet

Manglende oppfoslashlging av

sykemeldte

4 Brudd paring lov om

offentlighet Alle Forskjellsbehandling ndash ulik

saksbehandling

Publikum faringr ikke tilgang til

opplysninger

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

4 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 13

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

5 Brudd paring kommunelovens

krav til internkontroll

Alle Feil blir ikke rettet opp og

dette kan igjen medfoslashre

lovbrudd oslashkte kostnader og

skader

6 Brudd paring forvaltningsloven Alle Forskjellsbehandling ndash ulik

saksbehandling

Klagesaker - merkostnader

7 Brudd paring plan- og

bygningsloven5

Plan og

byggesak

Manglende likebehandling

Manglende samsvar mellom

tiltak og gitte tillatelserkrav

8 Fastsettelse av

selvkostgebyr samsvarer

ikke med krav6

Teknisk For hoslashye eller for lave gebyr

Negativt omdoslashmme

9 Brudd paring lovkrav innen

helse og omsorg

Helse og

omsorg

Brukere faringr ikke noslashdvendige

tjenester

Brukere faringr ikke individuell

plan

For lite brukermedvirkning

10 Nye ukjente oppgaver

som foslashlge av

samhandlingsreformen7

Helse og

omsorg

Utilstrekkeligfeil behandling

av pasienter i overganger

mellom kommunen og

sykehus

Innbyggerne faringr ikke

optimale tjenester

Oslashkte kostnader for

kommunen

Daringrlig omdoslashmme

11 Brudd paring barnehageloven ndash

kommunen sitt ansvar som

barnehagemynde

Barnehage Mangler i og klager paring

tilskudd til private barnehager

Varierende kvalitet paring

barnehagene i kommunen

12 Brudd paring lovkrav til sosiale

tjenester

Helse og

omsorg

NAV

Brukere faringr ikke noslashdvendige

tjenester

Daringrligere folkehelse

Oslashkte sosiale forskjeller

13 Brudd paring barnevernloven8 Barnevernet Enkelte barn blir ikke fanget

opp negativ konsekvens for

den enkelte

Kommunen kan bli

erstatningsansvarlig

Negativt omdoslashmme

14 Brudd paring opplaeligringsloven9 Skole

barnehage

Enkelte barn blir ikke fulgt

tilstrekkelig opp

Stoslashrre sosiale og

helsemessige problemer

5 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med byggesaksbehandling som tema i 2012

6 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med vann og avloslashp som tema i 2014

7 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Samhandlingsreformen som tema i 2014

8 Frogn gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med barnevern som tema i 2015

9 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med PP-tjenesten som tema i 2016

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 14

Oslashkonomi

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Lav eller varierende grad

av budsjettstyring10

Alle Negativ oslashkonomisk

konsekvens naring og for

framtiden

Avvik blir ikke avdekket

Ineffektiv bruk av midler

2 Investeringsbeslutninger

tas paring ufullstendig svakt

grunnlag

Alle Det gjoslashres feil

investeringsbeslutning

Negativ oslashkonomisk

konsekvens

3 Reduksjon i framtidig

inntektsgrunnlag

Alle Mindre handlefrihet

Fremtidig krevende

innsparingsbehov

4 Refusjoner innbetalinger

kommunen har krav paring bli

ikke innkrevd

Alle men

saeligrlig NAV

Helse og

omsorg og

oppvekst

Oslashkonomisk tap

Maringl strategi og vedtak

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Mangelfull oppfoslashlging av

politiske vedtak11

Alle

Stab

Feilandre prioriteringer gir

mangelfullineffektiv

realisering av politiske maringl

og vedtak

2 Kommunen har ikke

tilstrekkeligrett

kompetanse til aring dekke

fremtidens behov

Alle

HR Personal

Kommunen greier ikke aring yte

tilstrekkeligetilfredsstillende

tjenester

3 Kommunen er ikke nok

rigget til aring ivareta

fremtidige eksterne krav

Alle Virksomheten paringvirkes

negativt (tjenestekvalitet

oslashkonomi omdoslashmme

arbeidsplass etc)

4 Mangelfull oppfoslashlging av

kommunale planer (feks

klimaplan)

Alle Maringlsetninger blir ikke

realisert

10 Oslashkonomistyring var et prioritert omraringde i forrige plan for forvaltningsrevisjon i Frogn kommune

11 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med Oppfoslashlging av vedtak i folkevalgte organer som tema i 2016

Kontakt oss

Siv Karlsen Moa

Partner

T +47 40 63 95 48 E sivmoakpmgno

Ole Willy Fundingsrud

Director

T +47 406 39 692

E olewillyfundingsrudkpmgno

kpmgno

copy 2016 KPMG AS a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (ldquoKPMG Internationalrdquo) a Swiss entity All rights reserved

This proposal is made by KPMG AS a member firm of the KPMG network

of independent firms affiliated with KPMG International a Swiss

cooperative and is in all respects subject to the negotiation agreement and

signing of a specific engagement letter or contract KPMG International

provides no client services No member firm has any authority to obligate or

bind KPMG International or any other member firm vis-agrave-vis third parties nor

does KPMG International have any such authority to obligate or bind any

member firm

Frogn kontrollutvalg

Side 10 av 11

Frogn KU-1916 Kontrollutvalgets strateginotat Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600148-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1916 09052016 Sekretariatets innstilling

1 Kontrollutvalgets strateginotat vedtas med endringen som foreslaringtt i saksutredningen 2 Kontrollutvalget tar diskusjonen om utvalgets strateginotat til orientering

SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets strateginotat beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategier som benyttes for aring loslashse disse Notatet legges aringrlig frem for utvalget som en paringminnelse om hvilke maringl oppgaver og kjoslashreregler som gjelder for utvalgets arbeid I tillegg inviteres det til en diskusjon om eventuelle endringertilfoslashyelser i utvalgets strategi Strateginotat ble sist behandlet av utvalget i sak 415 i moslashte 2 februar 2015 Sekretariatet foreslaringr foslashlgende tillegg Under overskriften 3 Selskapskontroll paring side 2 i notatet boslashr innholdet oppdateres slik at det er samsvar med sect 13 i Forskrift om kontrollutvalg I forskriften staringr det at plan for selskapskontroll skal baseres paring en overordnet analyse Vi foreslaringr at strategien for selskapskontroll utvides til fire punkter og at punktet om overordnet analyse settes inn som nummer 2

- Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger

Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Vedlegg til sak Utvalgets strateginotat

1

STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I FROGN Sist vedtatt uten endringer 02022015 jf sak 415

Maringl og oppgaver

Kontrollutvalgets hovedmaringl er aring bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver

blir ivaretatt paring best mulig maringte

Kommuneloven (sect 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til aring forestaring

det loslashpende tilsynet med forvaltningen Utvalget skal paringse at regnskapene blir foslashrt paring en

betryggende maringte at oslashkonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomfoslashres god

forvaltningsrevisjon og selskapskontroll

Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til aring kreve enhver opplysning redegjoslashrelse eller

dokument som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene jf F sect 5

Valg og sammensetning

Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgaringr av F sect 2

Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvaringker og saksbehandlingen skal kun foregaring

ut fra et kontrollperspektiv Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin

dobbeltrolle som politikere og noslashytrale kontrolloslashrer

Hovedoppgaver

1 Regnskapsrevisjon

Utvalget skal paringse at kommunens regnskap blir revidert paring en betryggende maringte og i samsvar

med de bestemmelser som foslashlger av lov forskrift god kommunal revisjonsskikk mm

Strategi

1 Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om

arbeidet og strategien for det kommende revisjonsaringret

2 Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og

oslashkonomiforvaltning forelegges utvalget

3 Utvalget skal paringse at revisjonens merknader blir fulgt opp

2 Forvaltningsrevisjon

Kontrollutvalget skal paringse at det blir gjennomfoslashrt systematiske vurderinger av oslashkonomi og

maringloppnaringelse ut fra kommunestyrets vedtak

Strategi

1 Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse om mulige omraringder med risiko for

avvik fra oppsatte maringl i kommunen

2 Foreslaring en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for

kommunen

3 Innstille om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret

4 Paringse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen

2

3 Selskapskontroll

Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide

kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller

forvaltningsrevisjon

Strategi

1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo

2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret

3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen

4 Annet tilsyn og kontroll

Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de

opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr

kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram

saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under

utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak

Strategi

1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen

2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ

3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget

initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser

Organisering av arbeidet generelt

1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget

sekretariat

Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning

redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring

gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ

ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som

underordnede organer

Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med

kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver

Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre

undersoslashkelser som ikke er revisjon

Strategi

1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i

arbeidet

3

2 Samarbeid

Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon

med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og

revisjonen

Strategi

1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra

utvalgets moslashter

2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og

samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker

3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret

4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet

3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media

For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle

styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er

det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med

utvalget

Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del

saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold

til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger

som er underlagt lovbestemt taushetsplikt

Strategi

1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig

paring kommunens Internett-sider

2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig

innsyn paring kommunens Internettsider

3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum

4 Tips skal alltid vurderes

5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares

6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media

4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner

Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor

kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende

aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og

vedtatte planer og andre tiltak

Strategi

1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr

2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget

Frogn kontrollutvalg

Side 11 av 11

Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og

avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om

selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat

Postadresse Postboks 195 1431 Arings

Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29

64 96 20 59 (m) 920 16 409

FIKSfollofiksno

wwwfollofiksno

MOslashTEPROTOKOLL

Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5

Saksliste

Side

Saker til behandling

716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3

816 Henvendelse til kontrollutvalget 3

916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3

1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4

1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4

1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5

1316 Orienteringssaker 5

Eventuelt

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5

Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine

undersoslashkelser

Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget

Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden

Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016

Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13

Saksdokumentet er unntatt offentlighet

Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk

Otto Schacht

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 5 av 5

Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquo

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3

Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS

Pb 195 1431 AringS

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen

1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former

2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene

3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene

4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister

5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene

6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap

7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene

8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 5 av 5

9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene

10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring

generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene

11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste

organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

1

KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015

mars FIKS 7mars 2016

2

3

Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat

Februar Fornyes aringrlig

FIKS FIKS

Legges frem i mai

Rullerende

4

Moslashteplan

FIKS

1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember

5 Kommunens aringrsregnskap 2015

15 april Kommunen

6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen

7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG

311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG

8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

2

Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915

10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai

12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm

Svarfrist FIKS

Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern

22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016

FIKS FIKS FIKS FIKS

KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai

KS 1216

13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012

Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver

Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars

  • Saksliste Frogn KU 09052016
  • Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
    • Signert revisjonsberetning Frogn 2015
      • Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
        • E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
        • Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
        • Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
          • Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
            • Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
              • Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
                • saksutskrift sak 7-16
                  • Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
                    • Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
                      • Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
                        • StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
                          • Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
                            • 1 Protokoll Frogn KU 07032016
                            • 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
                            • 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
                            • 4 FrognAktivitetsplan 2016
Page 20: MØTEINNKALLING Frogn kontrollutvalg...• Ved behandling i HMPB 2.2.2016 ble nye boligområder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan, i tråd med rådmannens innstilling

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 6

3 Analyse Nedenfor presenteres omraringderrisikoer som er vurdert som saeligrlig relevante for revisjon det vil si

omraringderrisikoer som er kategorisert med betydelig konsekvens og betydelig grad av sannsynlighet

I vedlegg er alle identifiserte og vurderte omraringderrisikoer presentert

Omraringdene nedenfor blir presentert i fire ulike bolker

Generell drift

Regulatoriske risikoer

Oslashkonomiske risikoer

Maringl strategi og vedtak

Baringde sannsynlighet og konsekvens er gitt en farge hvor roslashd indikerer hoslashy sannsynlighet alvorlig

konsekvens gul indikerer middels og groslashnn indikerer lav sannsynlighet liten konsekvens

De stoslashrste risikoomraringdene som ble identifisert er presentert i tabellen nedenfor Under tabellen presenterer

vi deretter vurderingene som ligger bak de prioriterte risikoomraringdene

Sortert ut ifra scorevurdering ser tabellen i uprioritert rekkefoslashlge slik ut

Risikoomraringde Hvor i kommunen Sanns Kons

1 Etikk Hele

2 IKT Hele IKT og service

3 Helse og omsorg Helse omsorg og

velferd

4 Rus og psyk Helse omsorg og velferd

5 Tidlig innsats og forebygging Oppvekst barnevern

6 Personopplysninger Hele Sentraladm

7 Selvkost Teknisk

8 Investeringsbeslutninger prosjektstyring Hele

saeligrlig oslashkonomi teknisk

9 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag Hele

10 Oppfoslashlging av kommunale planer Hele

11 Bemanning og kompetansestyring Hele

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 7

Generell drift

311 Etikk og habilitet

Kommunen har som maringl aring ha et felles verdigrunnlag og aring ha en hoslashy etisk standard og en organisasjonskultur

basert paring felles utviklende holdninger og verdier Kommunen har blant annet utarbeidet etiske retningslinjer

som sist ble revidert i 2015

I arbeidsmoslashtet ble risiko for tap som foslashlge av interne og eller eksterne misligheter diskutert og det som ble

droslashftet var hvordan de etiske retningslinjene blir fulgt opp ute i enhetene og hvordan det jobbes med aring

forhindre at misligheter oppstaringr Dette gjelder baringde i administrasjonen i samspillet mellom politikk og

administrasjon og hos eksterne samarbeidspartnere

En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke hvordan kommunen praktiserer kravene om habilitet i

saksbehandling Revisjonen kan ogsaring kartlegge hvorvidt kommunens etiske retningslinjer er kjent blant de

ansatte i hvilke grad de foslashlges opp og hvilket system kommunen har for ansatte som vil melde ifra om brudd

paring lovkrav og regler knyttet til etikk og habilitet En revisjon kan ogsaring undersoslashkes i hvilke grad oppgave- og

ansvarsfordelingen mellom administrativt og politisk nivaring er formalisert - og hvordan kommunen jobber med

aring forebygger risikoer knyttet til habilitet og misligheter

312 IKT

I arbeidsmoslashtet ble utfordringer innenfor IKT-omraringde pekt paring som et saeligrlig kritisk risikoomraringde i kommunen

Det ble pekt paring at IKT-omraringdet ikke fungerer optimalt blant annet paring grunn av at det ikke er tilstrekkelig

utviklet og det preges av saringrbarhet blant annet paring grunn av noslashdvending vedlikehold nedetid og reparasjoner

av utstyr Risikoer knyttet til informasjonssikkerhet og tilgangskontroll ble ogsaring trukket frem

Innenfor IKT- omraringdet er det en generell risiko at det er et oslashkende trusselbilde mot digitale tjenester noe

som fordrer bedre sikkerhetsmekanismer hos kommunen Det er viktig med en tydelig strategi og

bevisstgjoslashring knyttet til forandring i arbeidsprosessene Konsekvensen av aring ha et IKT-systemer som ikke er

paringlitelig kan potensielt sett vaeligre store I helse- og omsorgssektoren blir velferdsteknologi en stadig stoslashrre

del av hverdagen og det kan i verste fall staring om liv og helse Andre konsekvenser er tapt verdiskapning og

oslashkte kostnader som foslashlge av nedetid og stopp i produksjon samt negativt omdoslashmme

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel

ndash Gjennomgaring kommunens kontroll drift og vedlikehold av IKT-systemer

ndash Vurdere i hvilken grad kommunen har klare strategier og planer og knyttet til investeringer innenfor

IKT-omraringdet og hvordan disse etterleves

ndash Kartlegge hvilke system og rutiner kommunen har for aring avdekke redusere og forhindre potensielle

IKT-risikoer og om det er gode nok tilgangs- og endringskontroller i systemene

ndash Undersoslashke kommunens beredskapsplaner for aring sikre gjenopprettelse av IKT-systemer ved uforutsette

hendelser

ndash Rutiner og praksis knyttet til opplaeligring og veiledning om bruk av IKT-systemer programvarer og utstyr

313 Helse og omsorg

I kommunen er det stort fokus paring aring fremme et helhetlige bruker - og pasientforloslashp I foslashlge aringrsmeldingen for

2015 har effektiv oppgaveloslashsning og samhandling hatt stort fokus Kommunen ser at samhandling hvor

brukers behov og ressurser er styrende for varingr innsats gir mer hensiktsmessige tjenester til den enkelte

Rehabiliteringsinnsatsen i brukers eget hjem har ogsaring oslashkt

Deltagerne paring arbeidsmoslashtet vurderte ikke sannsyligheten for lovbrudd eller mangelfullt tjenestetilbud

innenfor helse- og omsorgssektoren som saeligrlig hoslashy men helse og omsorg er likevel et prioritert omraringde

siden konsekvensene potensielt sett kan vaeligre svaeligrt store hvis det foslashrst oppstaringr feil Kommunen satser stort

paring dette omraringdet og en forvaltningsrevisjon kan undersoslashke om alle krav blir ivaretatt og om resultatene

samsvarer med ressursinnsatsen

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 8

En forvaltningsrevisjon kan ogsaring se paring

ndash Tildeling av helse- og omsorgstjenester herunder saksbehandling og vedtaksoppfoslashlging

ndash Om helse og omsorgstjenestene er godt dimensjonert i forhold til behov

ndash Bruk av individuelle planer

ndash Bemanning kompetanse og rekruttering i helse- og omsorgssektoren

ndash Hvorvidt innholdet i tjenestetilbudet tilfredsstiller krav i regelverket herunder om det foreligger

hensiktsmessige rutiner og om rutinene blir etterlevd

En forvaltningsrevisjon kan rettes mot hele helse- og omsorgstjenesten i kommunen eller den kan spisses

mot enkelte tjenester og brukergrupper

314 Rus og psykiatri

Manglende samsvar mellom kvalitet tjenestetilbud og behov innenfor rus og psykiatritjenestene var et av de

omraringdene som det ble vurdert aring vaeligre hoslashyest risiko knyttet til I kommunen ser man en oslashkning i antall

personer med psykiske lidelser Konsekvensen av ikke aring ha et tilfredsstillende tjenestetilbud til denne

brukergruppen kan vaeligre at det ikke blir gitt tilbud til alle brukere som har rett paring tjenestene og det kan igjen

medfoslashre en oslashkning i langtidsbrukere av systemet I verste fall kan det ogsaring garing utover liv og helse

En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke i hvilken grad det er hensiktsmessig organisering rutiner

og samarbeid mellom enheter i kommunen samt mellom kommunen og andre relaterte instanser som sikrer

gode rus- og psykiatritjenester i kommunen Dette for aring identifisere om det er eventuelle utfordringer og

behov for forbedringer som kommunen kan dra nytte av i det videre arbeidet med aring utvikle rus- og psykiske

helsetjenester

Kommunen gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013 Det

er ogsaring et stort fokus paring de unge i kommunen Det er dermed oslashnskelig at en forvaltningsrevisjon i denne

perioden i hovedsak fokuserer paring de over 18 aringr

315 Tidlig innsats og forebygging

I oslashkonomiplanen for 2016-2019 kan man lese at det legges opp til en tettere samhandling mellom enhetene

i oppvekstsektoren hvor maringlet er aring arbeide i oslashkende grad tverrfaglig paring det forebyggende arbeidet blant

unge Kommunen vil fortsette aring prioritere tidlig innsats overfor alle maringlgrupper Videre garingr det frem av planen

at tilgjengelig statistikk viser at for mange Frogn-ungdommer over tid ikke fullfoslashrer videregaringende skole

I arbeidsmoslashtet ble tidlig innsats og forebyggende arbeid trukket frem som et risikoomraringde Det ble blant

annet stilt sposlashrsmaringl ved om barn med problemer fanges opp tidsnok hva som er aringrsaker til at unge dropper

ut av skolen og om det er en sammenheng mellom ressursbruk og resultater innenfor forebyggende

tjenester Dette er alle sposlashrsmaringl som kan besvares paring i en forvaltningsrevisjon

32 Regulatoriske risikoer

321 Ivaretakelse av personalopplysninger

Brudd paring personopplysningsloven ble identifisert som et mulig risikoomraringde i kommunen da det av noen ble

vurdert aring vaeligre hoslashy sannsynlighet for at kommunen glipper paring kravene om ivaretakelse av

personopplysninger Konsekvensen av brudd paring personalopplysningsloven kan vaeligre hoslashy for enkeltpersoner

og det kan ogsaring paringfoslashre kommunen et negativt omdoslashmme og erstatningssoslashksmaringl

For aring ivareta personopplysninger paring en riktig maringte er det viktig med system som sikrer at distribusjon

arkivering og tilgang til sensitiv informasjon foregaringr paring riktig maringte Det er viktig med gode tilgangssperrer

samt rutiner som sikrer at informasjon ikke lagres paring feil sted og at den ikke lagres lenger enn regelverket

tillater

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvilke system og rutiner Frogn kommune har for aring

etterleve krav om haringndtering av personopplysninger og informasjonssikkerhet

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 9

322 Selvkost og gebyr ndash vann og avloslashp

Fastsettelse av selvkostgebyr ble vurdert til aring vaeligre et risikoomraringde i kommunen Det ble blant annet

begrunnet med vanskelighetene knyttet til det aring sette riktige gebyrer Konsekvensen av aring ikke ha tilstrekkelig

kontroll paring dette omraringdet kan vaeligre at kommunen mottar for mye eller for lite i gebyrinntekter eller at det

blir en uhensiktsmessig fordeling av gebyr mellom de ulike abonnementstypene

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvorvidt kommunens gebyrreglementer er utformet i

samsvar med regelverket hvilke system og rutiner kommunen har knyttet til selvkostberegninger og om

kommunens gebyrer er i samsvar med selvkostreglene som gjelder for utvalgte tjenester

33 Oslashkonomi

331 Investeringsbeslutninger gjennomfoslashring av store prosjekt

Kommunen staringr ovenfor flere store investeringsprosjekt de neste aringrene Det gjelder blant annet nytt

helsebygg badeanlegg og boliger I aringrsmeldingen for 2015 garingr det frem at kommunen har en betydelig risiko

for oslashkte finanskostnader ved kun mindre endringer i renten paring grunn av dagens laringnevolum KOSTRA-tall viser

at kommunen har en hoslashy netto laringnegjeld i prosent av netto driftsinntekter sammenlignet med snittet til

Kostragruppe 8 samt lands- og fylkesgjennomsnittet

Risiko for mangelfullt beslutningsgrunnlag for investeringer ble trukket frem paring arbeidsmoslashtet som innspill til

mulig tema i en forvaltningsrevisjon Det samme ble prosjektstyring og oslashnsket om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonen med dette tema fra forrige planperiode Det begrunnes blant annet med risiko for at

kommunen mangler tilstrekkelig kompetanse og personell til aring kunne haringndtere omfattende investeringer

Det ble ogsaring stilt sposlashrsmaringl ved om kommunen har et tilfredsstillende prosjektstyringssystem og om det

virker etter hensikten Kommunens rutiner for investeringer i inventar ble ogsaring tatt opp

Generelle aringrsaker til risiko paring omraringdet kan vaeligre manglende kompetanse og kapasitet eller uklare rutiner og

ansvarsforhold naringr det gjelder det aring faring utarbeidet grundige analyser i forkant av investeringsbeslutningene

Konsekvensen av at investeringer ikke bygger paring et solid beslutningsgrunnlag kan vaeligre oslashkonomisk tap som

foslashlge av merkostnader

Grunnlagsarbeidet bak avgjoslashrelser om investeringer er en vesentlig del av prosessen i en virksomhet sin

styring av investeringsprosjekt Temaet kan tas opp som en egen forvaltningsrevisjon eller det kan ses i

sammenheng med en oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonen om prosjektstyring fra 2013

En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge hvordan prosjekter kvalitetssikres og foslashlges opp underveis eller

om loven om offentlige anskaffelser blir etterlevd naringr kommunen foretar innkjoslashp i forbindelse med prosjekt

332 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag

Reduksjon i framtidig inntektsgrunnlag ble paring felles arbeidsmoslashte i kommunen identifisert som et

risikoomraringde Det ble i den forbindelse pekt paring usikkerhet knyttet til arbeidsledighet og konsekvenser som

det kan medfoslashre herunder oslashkte sosiale kostnader og reduksjon i skatteinntekter Dette sett i sammenheng

med den saringrbare situasjonen som kommunen er i pga hoslashy laringnegjeld gjoslashr kommunen saringrbar for svingninger

i oslashkonomien Dersom inntektsgrunnlaget svekkes kan konsekvensen vaeligre krevende innsparingsbehov og

vesentlig lavere handlefrihet i kommunen

Dette er et tema som kan inngaring i en forvaltningsrevisjon som ser paring kommunens oslashkonomistyring Herunder

kan man eksempelvis se paring hvilke prosesser og rutiner kommunen har paring plass for aring identifisere haringndtere

og gjoslashre tiltak for aring tilpasse seg endrede oslashkonomiske forutsetninger som endring i inntekstgrunnlag

34 Maringl strategi og vedtak

341 Oppfoslashlging av kommunale planer

Kommunen har en rekke med overordnede og tematiske planer om strategier og maringl for fremtidig utvikling

Planene inneholder en handlingsdel med konkrete tiltak og aktiviteter som skal gjennomfoslashres innenfor en

gitt tidsperiode I arbeidsmoslashtet ble mangelfull oppfoslashlging av planer vurdert aring vaeligre et risikoomraringde

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 10

Konsekvensen kan vaeligre at viktige maringl og strategier ikke blir innfridd noe som kan garing utover tjenestetilbudet

og enkeltmennesker og det kan medfoslashre et svekket omdoslashmme for kommunen

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel se naeligrmere paring innholdet i en eller flere av kommunens planer og

undersoslashke hvorvidt planens maringlsetninger og handlingsplaner er blitt realisert Man kan ogsaring se paring hvilke

systemer og rutiner kommunen har for aring utforme og revidere planer og for aring foslashlge opp konkrete maringl og tiltak

342 Styring av kompetanse og bemanning

I arbeidet med den overordnede analysen har det kommet innspill fra kontrollutvalget om at saringrbarhet i

ressurssituasjonen er et mulig risikoomraringde og det gjaldt saeligrlig hvordan kommunen haringndterer utskiftning

av personell og akutte problemer ved fravaeligr

En forvaltningsrevisjon kan se paring ressurs- og kompetansesituasjonen i sentrale stoslashttefunksjoner i

kommunen og vurdere i hvilken grad kommunen har etablerte systemer og rutiner som hindrer saringrbarhet og

som sikrer etterlevelse av sentrale bestemmelser i saksbehandlingen

En annen vinkling kan vaeligre aring undersoslashke hvilke maringl som foreligger for bemanning rekruttering og

kompetanseheving I foslashlge kommuneplanen indikerer prognosene for befolkningsvekst og sammensetning

at behovet for kommunale tjenester kommer til oslashke markant Bare innenfor pleie- og omsorgstjenestene er

det forventet at behovet skal oslashke med ca 10 prosent frem til 2019 Dette vil aringpenbart paringvirke fremtidig behov

for rekruttering og kompetanse i kommunen Kompetanse handler ogsaring om aring beholde og utvikle

medarbeiderne i kommunen En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge rdquoturn overrdquo og aringrsaker til turn over

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 11

Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder Nedenfor presenteres oslashvrige risikoomraringder som er identifisert og vurdert

Generell drift

Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons

1 Interne ogeller eksterne

misligheter

Alle Tap som foslashlge av intern

svindel og andre personlige

vinninger

Svekket omdoslashmme

Daringrligere kvalitet

2 Stoslashttetjenestene leverer

ikke tilstrekkelig verdi til

kommunen

Servicesenter

Fellestjenester

Ineffektivitetdaringrlig kvalitet

hindrer tjenestene og politisk

virksomhet i aring gjoslashre en god

nok jobb

Variertdaringrlig

serviceopplevelse

Daringrlig omdoslashmme hos

innbyggerne

3 Post- og arkivfunksjonen

fungerer ikke etter

hensikten

Servicesenter

Fellestjenester

Publikum ansatte faringr ikke

tilgang paring opplysninger

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

4 Uhensiktsmessig drift av

og manglende kunnskap

om IKT-systemene i

kommunen

IKT Uautoriserte tilganger og

endringer

Tapt

verdiskapingineffektivitet

Oslashkte kostnader oslashkonomisk

tap

Oslashkte drifts- og

vedlikeholdskostnader

5 Store prosjekt leverer ikke

iht tid kostnad og kvalitet3

Teknisk Kostnadssprekk kan foslashre til

oslashkte gebyr og relativt store

oslashkonomiske tap

Kvalitetsutfordringer

Forsinkelser i prosjekt kan

foslashre til at inntektsstroslashmmen

fra investeringen forsinkes

med foslashlger for oslashvrig

virksomhet

6 Vedlikeholdsarbeidet er for

lite planmessig

langsiktig

Teknisk Vedlikeholdsetterslep som

gir oslashkte kostnader paring lengre

sikt

Oslashkte investerings- og

driftskostnader

HMS-krav blir ikke innfridd

7 Tjenestetilbudet innenfor

helse- og omsorgssektoren

samsvarer ikke med behov

Helse og

omsorg

Alle brukere som har behov

for det faringr ikke noslashdvendige

helse- og omsorgstenester

Dyre ineffektive tjenester

Fare for liv og helse

3 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med prosjektstyring som tema i 2013

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 12

Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons

8 Manglende samsvar

mellom kvalitet

tjenestetilbud og behov

innenfor rus- og

psykiatritjenesten4

Helse og

omsorg

Oslashkt risiko for at enkelte blir

langtidsbrukere av systemet

Ikke tilbud til alle som har rett

paring tjenester

Uheldige konsekvenser for

enkeltmenneske

9 Mangelfullt tilbud til

flyktninger i kommunen

Alle Daringrligere integrering f eks

daringrlig spraringk

Oslashkte kostnader

10 Varierende kvalitet paring

skolene mtp laeligringsmiljoslash

og laeligringsresultat

Oppvekst Oslashkende skille i

kunnskapsnivaring

Ikke fullfoslashring av utdanning

Oslashkt antall innbyggere paring

trygd

11 Tidlig innsats og

forebyggende arbeid rettet

mot barn unge og familier

nedprioriteres

Oppvekst

barnevern

NAV

Uheldige konsekvenser for

enkeltmenneske

Kan medfoslashre stoslashrre behov og

oslashkte kostnader i fremtiden

12 Kulturtilbudet er ikke

tilgjengelig for alle

Kultur og idrett Lite attraktivt for nye

innbyggere

Redusert livskvalitet for

enkelte

Regulatoriske risikoer

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Brudd paring lov og forskrift

relatert til offentlige

anskaffelser

Alle

Teknisk

Oslashkonomiske tap herunder

erstatningssoslashksmaringl og boslashter

pga feil i innkjoslashpsprosessen

og at kommunen kjoslashper inn

til for hoslashy pris

Negativt omdoslashmme

2 Brudd paring

personopplysningsloven

Alle ndash saeligrlig

innenfor helse

og oppvekst

Erstatningssoslashksmaringl

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

3 Brudd paring arbeidsmiljoslashloven Alle Negative konsekvenser for

enkeltansatte

Negativ effekt paring omdoslashmmet

Manglende oppfoslashlging av

sykemeldte

4 Brudd paring lov om

offentlighet Alle Forskjellsbehandling ndash ulik

saksbehandling

Publikum faringr ikke tilgang til

opplysninger

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

4 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 13

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

5 Brudd paring kommunelovens

krav til internkontroll

Alle Feil blir ikke rettet opp og

dette kan igjen medfoslashre

lovbrudd oslashkte kostnader og

skader

6 Brudd paring forvaltningsloven Alle Forskjellsbehandling ndash ulik

saksbehandling

Klagesaker - merkostnader

7 Brudd paring plan- og

bygningsloven5

Plan og

byggesak

Manglende likebehandling

Manglende samsvar mellom

tiltak og gitte tillatelserkrav

8 Fastsettelse av

selvkostgebyr samsvarer

ikke med krav6

Teknisk For hoslashye eller for lave gebyr

Negativt omdoslashmme

9 Brudd paring lovkrav innen

helse og omsorg

Helse og

omsorg

Brukere faringr ikke noslashdvendige

tjenester

Brukere faringr ikke individuell

plan

For lite brukermedvirkning

10 Nye ukjente oppgaver

som foslashlge av

samhandlingsreformen7

Helse og

omsorg

Utilstrekkeligfeil behandling

av pasienter i overganger

mellom kommunen og

sykehus

Innbyggerne faringr ikke

optimale tjenester

Oslashkte kostnader for

kommunen

Daringrlig omdoslashmme

11 Brudd paring barnehageloven ndash

kommunen sitt ansvar som

barnehagemynde

Barnehage Mangler i og klager paring

tilskudd til private barnehager

Varierende kvalitet paring

barnehagene i kommunen

12 Brudd paring lovkrav til sosiale

tjenester

Helse og

omsorg

NAV

Brukere faringr ikke noslashdvendige

tjenester

Daringrligere folkehelse

Oslashkte sosiale forskjeller

13 Brudd paring barnevernloven8 Barnevernet Enkelte barn blir ikke fanget

opp negativ konsekvens for

den enkelte

Kommunen kan bli

erstatningsansvarlig

Negativt omdoslashmme

14 Brudd paring opplaeligringsloven9 Skole

barnehage

Enkelte barn blir ikke fulgt

tilstrekkelig opp

Stoslashrre sosiale og

helsemessige problemer

5 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med byggesaksbehandling som tema i 2012

6 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med vann og avloslashp som tema i 2014

7 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Samhandlingsreformen som tema i 2014

8 Frogn gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med barnevern som tema i 2015

9 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med PP-tjenesten som tema i 2016

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 14

Oslashkonomi

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Lav eller varierende grad

av budsjettstyring10

Alle Negativ oslashkonomisk

konsekvens naring og for

framtiden

Avvik blir ikke avdekket

Ineffektiv bruk av midler

2 Investeringsbeslutninger

tas paring ufullstendig svakt

grunnlag

Alle Det gjoslashres feil

investeringsbeslutning

Negativ oslashkonomisk

konsekvens

3 Reduksjon i framtidig

inntektsgrunnlag

Alle Mindre handlefrihet

Fremtidig krevende

innsparingsbehov

4 Refusjoner innbetalinger

kommunen har krav paring bli

ikke innkrevd

Alle men

saeligrlig NAV

Helse og

omsorg og

oppvekst

Oslashkonomisk tap

Maringl strategi og vedtak

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Mangelfull oppfoslashlging av

politiske vedtak11

Alle

Stab

Feilandre prioriteringer gir

mangelfullineffektiv

realisering av politiske maringl

og vedtak

2 Kommunen har ikke

tilstrekkeligrett

kompetanse til aring dekke

fremtidens behov

Alle

HR Personal

Kommunen greier ikke aring yte

tilstrekkeligetilfredsstillende

tjenester

3 Kommunen er ikke nok

rigget til aring ivareta

fremtidige eksterne krav

Alle Virksomheten paringvirkes

negativt (tjenestekvalitet

oslashkonomi omdoslashmme

arbeidsplass etc)

4 Mangelfull oppfoslashlging av

kommunale planer (feks

klimaplan)

Alle Maringlsetninger blir ikke

realisert

10 Oslashkonomistyring var et prioritert omraringde i forrige plan for forvaltningsrevisjon i Frogn kommune

11 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med Oppfoslashlging av vedtak i folkevalgte organer som tema i 2016

Kontakt oss

Siv Karlsen Moa

Partner

T +47 40 63 95 48 E sivmoakpmgno

Ole Willy Fundingsrud

Director

T +47 406 39 692

E olewillyfundingsrudkpmgno

kpmgno

copy 2016 KPMG AS a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (ldquoKPMG Internationalrdquo) a Swiss entity All rights reserved

This proposal is made by KPMG AS a member firm of the KPMG network

of independent firms affiliated with KPMG International a Swiss

cooperative and is in all respects subject to the negotiation agreement and

signing of a specific engagement letter or contract KPMG International

provides no client services No member firm has any authority to obligate or

bind KPMG International or any other member firm vis-agrave-vis third parties nor

does KPMG International have any such authority to obligate or bind any

member firm

Frogn kontrollutvalg

Side 10 av 11

Frogn KU-1916 Kontrollutvalgets strateginotat Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600148-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1916 09052016 Sekretariatets innstilling

1 Kontrollutvalgets strateginotat vedtas med endringen som foreslaringtt i saksutredningen 2 Kontrollutvalget tar diskusjonen om utvalgets strateginotat til orientering

SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets strateginotat beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategier som benyttes for aring loslashse disse Notatet legges aringrlig frem for utvalget som en paringminnelse om hvilke maringl oppgaver og kjoslashreregler som gjelder for utvalgets arbeid I tillegg inviteres det til en diskusjon om eventuelle endringertilfoslashyelser i utvalgets strategi Strateginotat ble sist behandlet av utvalget i sak 415 i moslashte 2 februar 2015 Sekretariatet foreslaringr foslashlgende tillegg Under overskriften 3 Selskapskontroll paring side 2 i notatet boslashr innholdet oppdateres slik at det er samsvar med sect 13 i Forskrift om kontrollutvalg I forskriften staringr det at plan for selskapskontroll skal baseres paring en overordnet analyse Vi foreslaringr at strategien for selskapskontroll utvides til fire punkter og at punktet om overordnet analyse settes inn som nummer 2

- Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger

Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Vedlegg til sak Utvalgets strateginotat

1

STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I FROGN Sist vedtatt uten endringer 02022015 jf sak 415

Maringl og oppgaver

Kontrollutvalgets hovedmaringl er aring bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver

blir ivaretatt paring best mulig maringte

Kommuneloven (sect 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til aring forestaring

det loslashpende tilsynet med forvaltningen Utvalget skal paringse at regnskapene blir foslashrt paring en

betryggende maringte at oslashkonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomfoslashres god

forvaltningsrevisjon og selskapskontroll

Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til aring kreve enhver opplysning redegjoslashrelse eller

dokument som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene jf F sect 5

Valg og sammensetning

Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgaringr av F sect 2

Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvaringker og saksbehandlingen skal kun foregaring

ut fra et kontrollperspektiv Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin

dobbeltrolle som politikere og noslashytrale kontrolloslashrer

Hovedoppgaver

1 Regnskapsrevisjon

Utvalget skal paringse at kommunens regnskap blir revidert paring en betryggende maringte og i samsvar

med de bestemmelser som foslashlger av lov forskrift god kommunal revisjonsskikk mm

Strategi

1 Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om

arbeidet og strategien for det kommende revisjonsaringret

2 Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og

oslashkonomiforvaltning forelegges utvalget

3 Utvalget skal paringse at revisjonens merknader blir fulgt opp

2 Forvaltningsrevisjon

Kontrollutvalget skal paringse at det blir gjennomfoslashrt systematiske vurderinger av oslashkonomi og

maringloppnaringelse ut fra kommunestyrets vedtak

Strategi

1 Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse om mulige omraringder med risiko for

avvik fra oppsatte maringl i kommunen

2 Foreslaring en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for

kommunen

3 Innstille om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret

4 Paringse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen

2

3 Selskapskontroll

Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide

kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller

forvaltningsrevisjon

Strategi

1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo

2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret

3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen

4 Annet tilsyn og kontroll

Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de

opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr

kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram

saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under

utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak

Strategi

1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen

2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ

3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget

initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser

Organisering av arbeidet generelt

1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget

sekretariat

Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning

redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring

gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ

ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som

underordnede organer

Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med

kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver

Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre

undersoslashkelser som ikke er revisjon

Strategi

1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i

arbeidet

3

2 Samarbeid

Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon

med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og

revisjonen

Strategi

1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra

utvalgets moslashter

2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og

samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker

3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret

4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet

3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media

For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle

styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er

det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med

utvalget

Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del

saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold

til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger

som er underlagt lovbestemt taushetsplikt

Strategi

1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig

paring kommunens Internett-sider

2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig

innsyn paring kommunens Internettsider

3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum

4 Tips skal alltid vurderes

5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares

6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media

4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner

Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor

kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende

aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og

vedtatte planer og andre tiltak

Strategi

1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr

2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget

Frogn kontrollutvalg

Side 11 av 11

Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og

avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om

selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat

Postadresse Postboks 195 1431 Arings

Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29

64 96 20 59 (m) 920 16 409

FIKSfollofiksno

wwwfollofiksno

MOslashTEPROTOKOLL

Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5

Saksliste

Side

Saker til behandling

716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3

816 Henvendelse til kontrollutvalget 3

916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3

1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4

1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4

1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5

1316 Orienteringssaker 5

Eventuelt

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5

Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine

undersoslashkelser

Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget

Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden

Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016

Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13

Saksdokumentet er unntatt offentlighet

Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk

Otto Schacht

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 5 av 5

Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquo

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3

Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS

Pb 195 1431 AringS

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen

1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former

2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene

3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene

4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister

5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene

6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap

7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene

8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 5 av 5

9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene

10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring

generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene

11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste

organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

1

KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015

mars FIKS 7mars 2016

2

3

Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat

Februar Fornyes aringrlig

FIKS FIKS

Legges frem i mai

Rullerende

4

Moslashteplan

FIKS

1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember

5 Kommunens aringrsregnskap 2015

15 april Kommunen

6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen

7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG

311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG

8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

2

Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915

10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai

12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm

Svarfrist FIKS

Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern

22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016

FIKS FIKS FIKS FIKS

KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai

KS 1216

13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012

Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver

Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars

  • Saksliste Frogn KU 09052016
  • Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
    • Signert revisjonsberetning Frogn 2015
      • Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
        • E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
        • Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
        • Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
          • Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
            • Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
              • Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
                • saksutskrift sak 7-16
                  • Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
                    • Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
                      • Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
                        • StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
                          • Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
                            • 1 Protokoll Frogn KU 07032016
                            • 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
                            • 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
                            • 4 FrognAktivitetsplan 2016
Page 21: MØTEINNKALLING Frogn kontrollutvalg...• Ved behandling i HMPB 2.2.2016 ble nye boligområder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan, i tråd med rådmannens innstilling

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 7

Generell drift

311 Etikk og habilitet

Kommunen har som maringl aring ha et felles verdigrunnlag og aring ha en hoslashy etisk standard og en organisasjonskultur

basert paring felles utviklende holdninger og verdier Kommunen har blant annet utarbeidet etiske retningslinjer

som sist ble revidert i 2015

I arbeidsmoslashtet ble risiko for tap som foslashlge av interne og eller eksterne misligheter diskutert og det som ble

droslashftet var hvordan de etiske retningslinjene blir fulgt opp ute i enhetene og hvordan det jobbes med aring

forhindre at misligheter oppstaringr Dette gjelder baringde i administrasjonen i samspillet mellom politikk og

administrasjon og hos eksterne samarbeidspartnere

En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke hvordan kommunen praktiserer kravene om habilitet i

saksbehandling Revisjonen kan ogsaring kartlegge hvorvidt kommunens etiske retningslinjer er kjent blant de

ansatte i hvilke grad de foslashlges opp og hvilket system kommunen har for ansatte som vil melde ifra om brudd

paring lovkrav og regler knyttet til etikk og habilitet En revisjon kan ogsaring undersoslashkes i hvilke grad oppgave- og

ansvarsfordelingen mellom administrativt og politisk nivaring er formalisert - og hvordan kommunen jobber med

aring forebygger risikoer knyttet til habilitet og misligheter

312 IKT

I arbeidsmoslashtet ble utfordringer innenfor IKT-omraringde pekt paring som et saeligrlig kritisk risikoomraringde i kommunen

Det ble pekt paring at IKT-omraringdet ikke fungerer optimalt blant annet paring grunn av at det ikke er tilstrekkelig

utviklet og det preges av saringrbarhet blant annet paring grunn av noslashdvending vedlikehold nedetid og reparasjoner

av utstyr Risikoer knyttet til informasjonssikkerhet og tilgangskontroll ble ogsaring trukket frem

Innenfor IKT- omraringdet er det en generell risiko at det er et oslashkende trusselbilde mot digitale tjenester noe

som fordrer bedre sikkerhetsmekanismer hos kommunen Det er viktig med en tydelig strategi og

bevisstgjoslashring knyttet til forandring i arbeidsprosessene Konsekvensen av aring ha et IKT-systemer som ikke er

paringlitelig kan potensielt sett vaeligre store I helse- og omsorgssektoren blir velferdsteknologi en stadig stoslashrre

del av hverdagen og det kan i verste fall staring om liv og helse Andre konsekvenser er tapt verdiskapning og

oslashkte kostnader som foslashlge av nedetid og stopp i produksjon samt negativt omdoslashmme

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel

ndash Gjennomgaring kommunens kontroll drift og vedlikehold av IKT-systemer

ndash Vurdere i hvilken grad kommunen har klare strategier og planer og knyttet til investeringer innenfor

IKT-omraringdet og hvordan disse etterleves

ndash Kartlegge hvilke system og rutiner kommunen har for aring avdekke redusere og forhindre potensielle

IKT-risikoer og om det er gode nok tilgangs- og endringskontroller i systemene

ndash Undersoslashke kommunens beredskapsplaner for aring sikre gjenopprettelse av IKT-systemer ved uforutsette

hendelser

ndash Rutiner og praksis knyttet til opplaeligring og veiledning om bruk av IKT-systemer programvarer og utstyr

313 Helse og omsorg

I kommunen er det stort fokus paring aring fremme et helhetlige bruker - og pasientforloslashp I foslashlge aringrsmeldingen for

2015 har effektiv oppgaveloslashsning og samhandling hatt stort fokus Kommunen ser at samhandling hvor

brukers behov og ressurser er styrende for varingr innsats gir mer hensiktsmessige tjenester til den enkelte

Rehabiliteringsinnsatsen i brukers eget hjem har ogsaring oslashkt

Deltagerne paring arbeidsmoslashtet vurderte ikke sannsyligheten for lovbrudd eller mangelfullt tjenestetilbud

innenfor helse- og omsorgssektoren som saeligrlig hoslashy men helse og omsorg er likevel et prioritert omraringde

siden konsekvensene potensielt sett kan vaeligre svaeligrt store hvis det foslashrst oppstaringr feil Kommunen satser stort

paring dette omraringdet og en forvaltningsrevisjon kan undersoslashke om alle krav blir ivaretatt og om resultatene

samsvarer med ressursinnsatsen

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 8

En forvaltningsrevisjon kan ogsaring se paring

ndash Tildeling av helse- og omsorgstjenester herunder saksbehandling og vedtaksoppfoslashlging

ndash Om helse og omsorgstjenestene er godt dimensjonert i forhold til behov

ndash Bruk av individuelle planer

ndash Bemanning kompetanse og rekruttering i helse- og omsorgssektoren

ndash Hvorvidt innholdet i tjenestetilbudet tilfredsstiller krav i regelverket herunder om det foreligger

hensiktsmessige rutiner og om rutinene blir etterlevd

En forvaltningsrevisjon kan rettes mot hele helse- og omsorgstjenesten i kommunen eller den kan spisses

mot enkelte tjenester og brukergrupper

314 Rus og psykiatri

Manglende samsvar mellom kvalitet tjenestetilbud og behov innenfor rus og psykiatritjenestene var et av de

omraringdene som det ble vurdert aring vaeligre hoslashyest risiko knyttet til I kommunen ser man en oslashkning i antall

personer med psykiske lidelser Konsekvensen av ikke aring ha et tilfredsstillende tjenestetilbud til denne

brukergruppen kan vaeligre at det ikke blir gitt tilbud til alle brukere som har rett paring tjenestene og det kan igjen

medfoslashre en oslashkning i langtidsbrukere av systemet I verste fall kan det ogsaring garing utover liv og helse

En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke i hvilken grad det er hensiktsmessig organisering rutiner

og samarbeid mellom enheter i kommunen samt mellom kommunen og andre relaterte instanser som sikrer

gode rus- og psykiatritjenester i kommunen Dette for aring identifisere om det er eventuelle utfordringer og

behov for forbedringer som kommunen kan dra nytte av i det videre arbeidet med aring utvikle rus- og psykiske

helsetjenester

Kommunen gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013 Det

er ogsaring et stort fokus paring de unge i kommunen Det er dermed oslashnskelig at en forvaltningsrevisjon i denne

perioden i hovedsak fokuserer paring de over 18 aringr

315 Tidlig innsats og forebygging

I oslashkonomiplanen for 2016-2019 kan man lese at det legges opp til en tettere samhandling mellom enhetene

i oppvekstsektoren hvor maringlet er aring arbeide i oslashkende grad tverrfaglig paring det forebyggende arbeidet blant

unge Kommunen vil fortsette aring prioritere tidlig innsats overfor alle maringlgrupper Videre garingr det frem av planen

at tilgjengelig statistikk viser at for mange Frogn-ungdommer over tid ikke fullfoslashrer videregaringende skole

I arbeidsmoslashtet ble tidlig innsats og forebyggende arbeid trukket frem som et risikoomraringde Det ble blant

annet stilt sposlashrsmaringl ved om barn med problemer fanges opp tidsnok hva som er aringrsaker til at unge dropper

ut av skolen og om det er en sammenheng mellom ressursbruk og resultater innenfor forebyggende

tjenester Dette er alle sposlashrsmaringl som kan besvares paring i en forvaltningsrevisjon

32 Regulatoriske risikoer

321 Ivaretakelse av personalopplysninger

Brudd paring personopplysningsloven ble identifisert som et mulig risikoomraringde i kommunen da det av noen ble

vurdert aring vaeligre hoslashy sannsynlighet for at kommunen glipper paring kravene om ivaretakelse av

personopplysninger Konsekvensen av brudd paring personalopplysningsloven kan vaeligre hoslashy for enkeltpersoner

og det kan ogsaring paringfoslashre kommunen et negativt omdoslashmme og erstatningssoslashksmaringl

For aring ivareta personopplysninger paring en riktig maringte er det viktig med system som sikrer at distribusjon

arkivering og tilgang til sensitiv informasjon foregaringr paring riktig maringte Det er viktig med gode tilgangssperrer

samt rutiner som sikrer at informasjon ikke lagres paring feil sted og at den ikke lagres lenger enn regelverket

tillater

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvilke system og rutiner Frogn kommune har for aring

etterleve krav om haringndtering av personopplysninger og informasjonssikkerhet

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 9

322 Selvkost og gebyr ndash vann og avloslashp

Fastsettelse av selvkostgebyr ble vurdert til aring vaeligre et risikoomraringde i kommunen Det ble blant annet

begrunnet med vanskelighetene knyttet til det aring sette riktige gebyrer Konsekvensen av aring ikke ha tilstrekkelig

kontroll paring dette omraringdet kan vaeligre at kommunen mottar for mye eller for lite i gebyrinntekter eller at det

blir en uhensiktsmessig fordeling av gebyr mellom de ulike abonnementstypene

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvorvidt kommunens gebyrreglementer er utformet i

samsvar med regelverket hvilke system og rutiner kommunen har knyttet til selvkostberegninger og om

kommunens gebyrer er i samsvar med selvkostreglene som gjelder for utvalgte tjenester

33 Oslashkonomi

331 Investeringsbeslutninger gjennomfoslashring av store prosjekt

Kommunen staringr ovenfor flere store investeringsprosjekt de neste aringrene Det gjelder blant annet nytt

helsebygg badeanlegg og boliger I aringrsmeldingen for 2015 garingr det frem at kommunen har en betydelig risiko

for oslashkte finanskostnader ved kun mindre endringer i renten paring grunn av dagens laringnevolum KOSTRA-tall viser

at kommunen har en hoslashy netto laringnegjeld i prosent av netto driftsinntekter sammenlignet med snittet til

Kostragruppe 8 samt lands- og fylkesgjennomsnittet

Risiko for mangelfullt beslutningsgrunnlag for investeringer ble trukket frem paring arbeidsmoslashtet som innspill til

mulig tema i en forvaltningsrevisjon Det samme ble prosjektstyring og oslashnsket om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonen med dette tema fra forrige planperiode Det begrunnes blant annet med risiko for at

kommunen mangler tilstrekkelig kompetanse og personell til aring kunne haringndtere omfattende investeringer

Det ble ogsaring stilt sposlashrsmaringl ved om kommunen har et tilfredsstillende prosjektstyringssystem og om det

virker etter hensikten Kommunens rutiner for investeringer i inventar ble ogsaring tatt opp

Generelle aringrsaker til risiko paring omraringdet kan vaeligre manglende kompetanse og kapasitet eller uklare rutiner og

ansvarsforhold naringr det gjelder det aring faring utarbeidet grundige analyser i forkant av investeringsbeslutningene

Konsekvensen av at investeringer ikke bygger paring et solid beslutningsgrunnlag kan vaeligre oslashkonomisk tap som

foslashlge av merkostnader

Grunnlagsarbeidet bak avgjoslashrelser om investeringer er en vesentlig del av prosessen i en virksomhet sin

styring av investeringsprosjekt Temaet kan tas opp som en egen forvaltningsrevisjon eller det kan ses i

sammenheng med en oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonen om prosjektstyring fra 2013

En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge hvordan prosjekter kvalitetssikres og foslashlges opp underveis eller

om loven om offentlige anskaffelser blir etterlevd naringr kommunen foretar innkjoslashp i forbindelse med prosjekt

332 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag

Reduksjon i framtidig inntektsgrunnlag ble paring felles arbeidsmoslashte i kommunen identifisert som et

risikoomraringde Det ble i den forbindelse pekt paring usikkerhet knyttet til arbeidsledighet og konsekvenser som

det kan medfoslashre herunder oslashkte sosiale kostnader og reduksjon i skatteinntekter Dette sett i sammenheng

med den saringrbare situasjonen som kommunen er i pga hoslashy laringnegjeld gjoslashr kommunen saringrbar for svingninger

i oslashkonomien Dersom inntektsgrunnlaget svekkes kan konsekvensen vaeligre krevende innsparingsbehov og

vesentlig lavere handlefrihet i kommunen

Dette er et tema som kan inngaring i en forvaltningsrevisjon som ser paring kommunens oslashkonomistyring Herunder

kan man eksempelvis se paring hvilke prosesser og rutiner kommunen har paring plass for aring identifisere haringndtere

og gjoslashre tiltak for aring tilpasse seg endrede oslashkonomiske forutsetninger som endring i inntekstgrunnlag

34 Maringl strategi og vedtak

341 Oppfoslashlging av kommunale planer

Kommunen har en rekke med overordnede og tematiske planer om strategier og maringl for fremtidig utvikling

Planene inneholder en handlingsdel med konkrete tiltak og aktiviteter som skal gjennomfoslashres innenfor en

gitt tidsperiode I arbeidsmoslashtet ble mangelfull oppfoslashlging av planer vurdert aring vaeligre et risikoomraringde

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 10

Konsekvensen kan vaeligre at viktige maringl og strategier ikke blir innfridd noe som kan garing utover tjenestetilbudet

og enkeltmennesker og det kan medfoslashre et svekket omdoslashmme for kommunen

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel se naeligrmere paring innholdet i en eller flere av kommunens planer og

undersoslashke hvorvidt planens maringlsetninger og handlingsplaner er blitt realisert Man kan ogsaring se paring hvilke

systemer og rutiner kommunen har for aring utforme og revidere planer og for aring foslashlge opp konkrete maringl og tiltak

342 Styring av kompetanse og bemanning

I arbeidet med den overordnede analysen har det kommet innspill fra kontrollutvalget om at saringrbarhet i

ressurssituasjonen er et mulig risikoomraringde og det gjaldt saeligrlig hvordan kommunen haringndterer utskiftning

av personell og akutte problemer ved fravaeligr

En forvaltningsrevisjon kan se paring ressurs- og kompetansesituasjonen i sentrale stoslashttefunksjoner i

kommunen og vurdere i hvilken grad kommunen har etablerte systemer og rutiner som hindrer saringrbarhet og

som sikrer etterlevelse av sentrale bestemmelser i saksbehandlingen

En annen vinkling kan vaeligre aring undersoslashke hvilke maringl som foreligger for bemanning rekruttering og

kompetanseheving I foslashlge kommuneplanen indikerer prognosene for befolkningsvekst og sammensetning

at behovet for kommunale tjenester kommer til oslashke markant Bare innenfor pleie- og omsorgstjenestene er

det forventet at behovet skal oslashke med ca 10 prosent frem til 2019 Dette vil aringpenbart paringvirke fremtidig behov

for rekruttering og kompetanse i kommunen Kompetanse handler ogsaring om aring beholde og utvikle

medarbeiderne i kommunen En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge rdquoturn overrdquo og aringrsaker til turn over

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 11

Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder Nedenfor presenteres oslashvrige risikoomraringder som er identifisert og vurdert

Generell drift

Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons

1 Interne ogeller eksterne

misligheter

Alle Tap som foslashlge av intern

svindel og andre personlige

vinninger

Svekket omdoslashmme

Daringrligere kvalitet

2 Stoslashttetjenestene leverer

ikke tilstrekkelig verdi til

kommunen

Servicesenter

Fellestjenester

Ineffektivitetdaringrlig kvalitet

hindrer tjenestene og politisk

virksomhet i aring gjoslashre en god

nok jobb

Variertdaringrlig

serviceopplevelse

Daringrlig omdoslashmme hos

innbyggerne

3 Post- og arkivfunksjonen

fungerer ikke etter

hensikten

Servicesenter

Fellestjenester

Publikum ansatte faringr ikke

tilgang paring opplysninger

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

4 Uhensiktsmessig drift av

og manglende kunnskap

om IKT-systemene i

kommunen

IKT Uautoriserte tilganger og

endringer

Tapt

verdiskapingineffektivitet

Oslashkte kostnader oslashkonomisk

tap

Oslashkte drifts- og

vedlikeholdskostnader

5 Store prosjekt leverer ikke

iht tid kostnad og kvalitet3

Teknisk Kostnadssprekk kan foslashre til

oslashkte gebyr og relativt store

oslashkonomiske tap

Kvalitetsutfordringer

Forsinkelser i prosjekt kan

foslashre til at inntektsstroslashmmen

fra investeringen forsinkes

med foslashlger for oslashvrig

virksomhet

6 Vedlikeholdsarbeidet er for

lite planmessig

langsiktig

Teknisk Vedlikeholdsetterslep som

gir oslashkte kostnader paring lengre

sikt

Oslashkte investerings- og

driftskostnader

HMS-krav blir ikke innfridd

7 Tjenestetilbudet innenfor

helse- og omsorgssektoren

samsvarer ikke med behov

Helse og

omsorg

Alle brukere som har behov

for det faringr ikke noslashdvendige

helse- og omsorgstenester

Dyre ineffektive tjenester

Fare for liv og helse

3 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med prosjektstyring som tema i 2013

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 12

Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons

8 Manglende samsvar

mellom kvalitet

tjenestetilbud og behov

innenfor rus- og

psykiatritjenesten4

Helse og

omsorg

Oslashkt risiko for at enkelte blir

langtidsbrukere av systemet

Ikke tilbud til alle som har rett

paring tjenester

Uheldige konsekvenser for

enkeltmenneske

9 Mangelfullt tilbud til

flyktninger i kommunen

Alle Daringrligere integrering f eks

daringrlig spraringk

Oslashkte kostnader

10 Varierende kvalitet paring

skolene mtp laeligringsmiljoslash

og laeligringsresultat

Oppvekst Oslashkende skille i

kunnskapsnivaring

Ikke fullfoslashring av utdanning

Oslashkt antall innbyggere paring

trygd

11 Tidlig innsats og

forebyggende arbeid rettet

mot barn unge og familier

nedprioriteres

Oppvekst

barnevern

NAV

Uheldige konsekvenser for

enkeltmenneske

Kan medfoslashre stoslashrre behov og

oslashkte kostnader i fremtiden

12 Kulturtilbudet er ikke

tilgjengelig for alle

Kultur og idrett Lite attraktivt for nye

innbyggere

Redusert livskvalitet for

enkelte

Regulatoriske risikoer

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Brudd paring lov og forskrift

relatert til offentlige

anskaffelser

Alle

Teknisk

Oslashkonomiske tap herunder

erstatningssoslashksmaringl og boslashter

pga feil i innkjoslashpsprosessen

og at kommunen kjoslashper inn

til for hoslashy pris

Negativt omdoslashmme

2 Brudd paring

personopplysningsloven

Alle ndash saeligrlig

innenfor helse

og oppvekst

Erstatningssoslashksmaringl

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

3 Brudd paring arbeidsmiljoslashloven Alle Negative konsekvenser for

enkeltansatte

Negativ effekt paring omdoslashmmet

Manglende oppfoslashlging av

sykemeldte

4 Brudd paring lov om

offentlighet Alle Forskjellsbehandling ndash ulik

saksbehandling

Publikum faringr ikke tilgang til

opplysninger

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

4 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 13

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

5 Brudd paring kommunelovens

krav til internkontroll

Alle Feil blir ikke rettet opp og

dette kan igjen medfoslashre

lovbrudd oslashkte kostnader og

skader

6 Brudd paring forvaltningsloven Alle Forskjellsbehandling ndash ulik

saksbehandling

Klagesaker - merkostnader

7 Brudd paring plan- og

bygningsloven5

Plan og

byggesak

Manglende likebehandling

Manglende samsvar mellom

tiltak og gitte tillatelserkrav

8 Fastsettelse av

selvkostgebyr samsvarer

ikke med krav6

Teknisk For hoslashye eller for lave gebyr

Negativt omdoslashmme

9 Brudd paring lovkrav innen

helse og omsorg

Helse og

omsorg

Brukere faringr ikke noslashdvendige

tjenester

Brukere faringr ikke individuell

plan

For lite brukermedvirkning

10 Nye ukjente oppgaver

som foslashlge av

samhandlingsreformen7

Helse og

omsorg

Utilstrekkeligfeil behandling

av pasienter i overganger

mellom kommunen og

sykehus

Innbyggerne faringr ikke

optimale tjenester

Oslashkte kostnader for

kommunen

Daringrlig omdoslashmme

11 Brudd paring barnehageloven ndash

kommunen sitt ansvar som

barnehagemynde

Barnehage Mangler i og klager paring

tilskudd til private barnehager

Varierende kvalitet paring

barnehagene i kommunen

12 Brudd paring lovkrav til sosiale

tjenester

Helse og

omsorg

NAV

Brukere faringr ikke noslashdvendige

tjenester

Daringrligere folkehelse

Oslashkte sosiale forskjeller

13 Brudd paring barnevernloven8 Barnevernet Enkelte barn blir ikke fanget

opp negativ konsekvens for

den enkelte

Kommunen kan bli

erstatningsansvarlig

Negativt omdoslashmme

14 Brudd paring opplaeligringsloven9 Skole

barnehage

Enkelte barn blir ikke fulgt

tilstrekkelig opp

Stoslashrre sosiale og

helsemessige problemer

5 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med byggesaksbehandling som tema i 2012

6 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med vann og avloslashp som tema i 2014

7 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Samhandlingsreformen som tema i 2014

8 Frogn gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med barnevern som tema i 2015

9 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med PP-tjenesten som tema i 2016

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 14

Oslashkonomi

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Lav eller varierende grad

av budsjettstyring10

Alle Negativ oslashkonomisk

konsekvens naring og for

framtiden

Avvik blir ikke avdekket

Ineffektiv bruk av midler

2 Investeringsbeslutninger

tas paring ufullstendig svakt

grunnlag

Alle Det gjoslashres feil

investeringsbeslutning

Negativ oslashkonomisk

konsekvens

3 Reduksjon i framtidig

inntektsgrunnlag

Alle Mindre handlefrihet

Fremtidig krevende

innsparingsbehov

4 Refusjoner innbetalinger

kommunen har krav paring bli

ikke innkrevd

Alle men

saeligrlig NAV

Helse og

omsorg og

oppvekst

Oslashkonomisk tap

Maringl strategi og vedtak

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Mangelfull oppfoslashlging av

politiske vedtak11

Alle

Stab

Feilandre prioriteringer gir

mangelfullineffektiv

realisering av politiske maringl

og vedtak

2 Kommunen har ikke

tilstrekkeligrett

kompetanse til aring dekke

fremtidens behov

Alle

HR Personal

Kommunen greier ikke aring yte

tilstrekkeligetilfredsstillende

tjenester

3 Kommunen er ikke nok

rigget til aring ivareta

fremtidige eksterne krav

Alle Virksomheten paringvirkes

negativt (tjenestekvalitet

oslashkonomi omdoslashmme

arbeidsplass etc)

4 Mangelfull oppfoslashlging av

kommunale planer (feks

klimaplan)

Alle Maringlsetninger blir ikke

realisert

10 Oslashkonomistyring var et prioritert omraringde i forrige plan for forvaltningsrevisjon i Frogn kommune

11 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med Oppfoslashlging av vedtak i folkevalgte organer som tema i 2016

Kontakt oss

Siv Karlsen Moa

Partner

T +47 40 63 95 48 E sivmoakpmgno

Ole Willy Fundingsrud

Director

T +47 406 39 692

E olewillyfundingsrudkpmgno

kpmgno

copy 2016 KPMG AS a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (ldquoKPMG Internationalrdquo) a Swiss entity All rights reserved

This proposal is made by KPMG AS a member firm of the KPMG network

of independent firms affiliated with KPMG International a Swiss

cooperative and is in all respects subject to the negotiation agreement and

signing of a specific engagement letter or contract KPMG International

provides no client services No member firm has any authority to obligate or

bind KPMG International or any other member firm vis-agrave-vis third parties nor

does KPMG International have any such authority to obligate or bind any

member firm

Frogn kontrollutvalg

Side 10 av 11

Frogn KU-1916 Kontrollutvalgets strateginotat Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600148-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1916 09052016 Sekretariatets innstilling

1 Kontrollutvalgets strateginotat vedtas med endringen som foreslaringtt i saksutredningen 2 Kontrollutvalget tar diskusjonen om utvalgets strateginotat til orientering

SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets strateginotat beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategier som benyttes for aring loslashse disse Notatet legges aringrlig frem for utvalget som en paringminnelse om hvilke maringl oppgaver og kjoslashreregler som gjelder for utvalgets arbeid I tillegg inviteres det til en diskusjon om eventuelle endringertilfoslashyelser i utvalgets strategi Strateginotat ble sist behandlet av utvalget i sak 415 i moslashte 2 februar 2015 Sekretariatet foreslaringr foslashlgende tillegg Under overskriften 3 Selskapskontroll paring side 2 i notatet boslashr innholdet oppdateres slik at det er samsvar med sect 13 i Forskrift om kontrollutvalg I forskriften staringr det at plan for selskapskontroll skal baseres paring en overordnet analyse Vi foreslaringr at strategien for selskapskontroll utvides til fire punkter og at punktet om overordnet analyse settes inn som nummer 2

- Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger

Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Vedlegg til sak Utvalgets strateginotat

1

STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I FROGN Sist vedtatt uten endringer 02022015 jf sak 415

Maringl og oppgaver

Kontrollutvalgets hovedmaringl er aring bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver

blir ivaretatt paring best mulig maringte

Kommuneloven (sect 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til aring forestaring

det loslashpende tilsynet med forvaltningen Utvalget skal paringse at regnskapene blir foslashrt paring en

betryggende maringte at oslashkonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomfoslashres god

forvaltningsrevisjon og selskapskontroll

Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til aring kreve enhver opplysning redegjoslashrelse eller

dokument som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene jf F sect 5

Valg og sammensetning

Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgaringr av F sect 2

Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvaringker og saksbehandlingen skal kun foregaring

ut fra et kontrollperspektiv Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin

dobbeltrolle som politikere og noslashytrale kontrolloslashrer

Hovedoppgaver

1 Regnskapsrevisjon

Utvalget skal paringse at kommunens regnskap blir revidert paring en betryggende maringte og i samsvar

med de bestemmelser som foslashlger av lov forskrift god kommunal revisjonsskikk mm

Strategi

1 Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om

arbeidet og strategien for det kommende revisjonsaringret

2 Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og

oslashkonomiforvaltning forelegges utvalget

3 Utvalget skal paringse at revisjonens merknader blir fulgt opp

2 Forvaltningsrevisjon

Kontrollutvalget skal paringse at det blir gjennomfoslashrt systematiske vurderinger av oslashkonomi og

maringloppnaringelse ut fra kommunestyrets vedtak

Strategi

1 Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse om mulige omraringder med risiko for

avvik fra oppsatte maringl i kommunen

2 Foreslaring en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for

kommunen

3 Innstille om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret

4 Paringse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen

2

3 Selskapskontroll

Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide

kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller

forvaltningsrevisjon

Strategi

1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo

2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret

3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen

4 Annet tilsyn og kontroll

Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de

opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr

kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram

saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under

utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak

Strategi

1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen

2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ

3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget

initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser

Organisering av arbeidet generelt

1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget

sekretariat

Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning

redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring

gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ

ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som

underordnede organer

Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med

kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver

Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre

undersoslashkelser som ikke er revisjon

Strategi

1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i

arbeidet

3

2 Samarbeid

Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon

med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og

revisjonen

Strategi

1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra

utvalgets moslashter

2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og

samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker

3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret

4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet

3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media

For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle

styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er

det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med

utvalget

Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del

saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold

til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger

som er underlagt lovbestemt taushetsplikt

Strategi

1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig

paring kommunens Internett-sider

2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig

innsyn paring kommunens Internettsider

3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum

4 Tips skal alltid vurderes

5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares

6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media

4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner

Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor

kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende

aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og

vedtatte planer og andre tiltak

Strategi

1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr

2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget

Frogn kontrollutvalg

Side 11 av 11

Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og

avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om

selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat

Postadresse Postboks 195 1431 Arings

Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29

64 96 20 59 (m) 920 16 409

FIKSfollofiksno

wwwfollofiksno

MOslashTEPROTOKOLL

Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5

Saksliste

Side

Saker til behandling

716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3

816 Henvendelse til kontrollutvalget 3

916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3

1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4

1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4

1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5

1316 Orienteringssaker 5

Eventuelt

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5

Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine

undersoslashkelser

Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget

Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden

Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016

Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13

Saksdokumentet er unntatt offentlighet

Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk

Otto Schacht

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 5 av 5

Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquo

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3

Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS

Pb 195 1431 AringS

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen

1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former

2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene

3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene

4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister

5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene

6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap

7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene

8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 5 av 5

9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene

10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring

generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene

11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste

organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

1

KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015

mars FIKS 7mars 2016

2

3

Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat

Februar Fornyes aringrlig

FIKS FIKS

Legges frem i mai

Rullerende

4

Moslashteplan

FIKS

1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember

5 Kommunens aringrsregnskap 2015

15 april Kommunen

6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen

7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG

311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG

8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

2

Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915

10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai

12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm

Svarfrist FIKS

Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern

22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016

FIKS FIKS FIKS FIKS

KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai

KS 1216

13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012

Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver

Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars

  • Saksliste Frogn KU 09052016
  • Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
    • Signert revisjonsberetning Frogn 2015
      • Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
        • E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
        • Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
        • Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
          • Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
            • Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
              • Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
                • saksutskrift sak 7-16
                  • Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
                    • Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
                      • Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
                        • StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
                          • Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
                            • 1 Protokoll Frogn KU 07032016
                            • 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
                            • 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
                            • 4 FrognAktivitetsplan 2016
Page 22: MØTEINNKALLING Frogn kontrollutvalg...• Ved behandling i HMPB 2.2.2016 ble nye boligområder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan, i tråd med rådmannens innstilling

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 8

En forvaltningsrevisjon kan ogsaring se paring

ndash Tildeling av helse- og omsorgstjenester herunder saksbehandling og vedtaksoppfoslashlging

ndash Om helse og omsorgstjenestene er godt dimensjonert i forhold til behov

ndash Bruk av individuelle planer

ndash Bemanning kompetanse og rekruttering i helse- og omsorgssektoren

ndash Hvorvidt innholdet i tjenestetilbudet tilfredsstiller krav i regelverket herunder om det foreligger

hensiktsmessige rutiner og om rutinene blir etterlevd

En forvaltningsrevisjon kan rettes mot hele helse- og omsorgstjenesten i kommunen eller den kan spisses

mot enkelte tjenester og brukergrupper

314 Rus og psykiatri

Manglende samsvar mellom kvalitet tjenestetilbud og behov innenfor rus og psykiatritjenestene var et av de

omraringdene som det ble vurdert aring vaeligre hoslashyest risiko knyttet til I kommunen ser man en oslashkning i antall

personer med psykiske lidelser Konsekvensen av ikke aring ha et tilfredsstillende tjenestetilbud til denne

brukergruppen kan vaeligre at det ikke blir gitt tilbud til alle brukere som har rett paring tjenestene og det kan igjen

medfoslashre en oslashkning i langtidsbrukere av systemet I verste fall kan det ogsaring garing utover liv og helse

En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke i hvilken grad det er hensiktsmessig organisering rutiner

og samarbeid mellom enheter i kommunen samt mellom kommunen og andre relaterte instanser som sikrer

gode rus- og psykiatritjenester i kommunen Dette for aring identifisere om det er eventuelle utfordringer og

behov for forbedringer som kommunen kan dra nytte av i det videre arbeidet med aring utvikle rus- og psykiske

helsetjenester

Kommunen gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013 Det

er ogsaring et stort fokus paring de unge i kommunen Det er dermed oslashnskelig at en forvaltningsrevisjon i denne

perioden i hovedsak fokuserer paring de over 18 aringr

315 Tidlig innsats og forebygging

I oslashkonomiplanen for 2016-2019 kan man lese at det legges opp til en tettere samhandling mellom enhetene

i oppvekstsektoren hvor maringlet er aring arbeide i oslashkende grad tverrfaglig paring det forebyggende arbeidet blant

unge Kommunen vil fortsette aring prioritere tidlig innsats overfor alle maringlgrupper Videre garingr det frem av planen

at tilgjengelig statistikk viser at for mange Frogn-ungdommer over tid ikke fullfoslashrer videregaringende skole

I arbeidsmoslashtet ble tidlig innsats og forebyggende arbeid trukket frem som et risikoomraringde Det ble blant

annet stilt sposlashrsmaringl ved om barn med problemer fanges opp tidsnok hva som er aringrsaker til at unge dropper

ut av skolen og om det er en sammenheng mellom ressursbruk og resultater innenfor forebyggende

tjenester Dette er alle sposlashrsmaringl som kan besvares paring i en forvaltningsrevisjon

32 Regulatoriske risikoer

321 Ivaretakelse av personalopplysninger

Brudd paring personopplysningsloven ble identifisert som et mulig risikoomraringde i kommunen da det av noen ble

vurdert aring vaeligre hoslashy sannsynlighet for at kommunen glipper paring kravene om ivaretakelse av

personopplysninger Konsekvensen av brudd paring personalopplysningsloven kan vaeligre hoslashy for enkeltpersoner

og det kan ogsaring paringfoslashre kommunen et negativt omdoslashmme og erstatningssoslashksmaringl

For aring ivareta personopplysninger paring en riktig maringte er det viktig med system som sikrer at distribusjon

arkivering og tilgang til sensitiv informasjon foregaringr paring riktig maringte Det er viktig med gode tilgangssperrer

samt rutiner som sikrer at informasjon ikke lagres paring feil sted og at den ikke lagres lenger enn regelverket

tillater

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvilke system og rutiner Frogn kommune har for aring

etterleve krav om haringndtering av personopplysninger og informasjonssikkerhet

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 9

322 Selvkost og gebyr ndash vann og avloslashp

Fastsettelse av selvkostgebyr ble vurdert til aring vaeligre et risikoomraringde i kommunen Det ble blant annet

begrunnet med vanskelighetene knyttet til det aring sette riktige gebyrer Konsekvensen av aring ikke ha tilstrekkelig

kontroll paring dette omraringdet kan vaeligre at kommunen mottar for mye eller for lite i gebyrinntekter eller at det

blir en uhensiktsmessig fordeling av gebyr mellom de ulike abonnementstypene

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvorvidt kommunens gebyrreglementer er utformet i

samsvar med regelverket hvilke system og rutiner kommunen har knyttet til selvkostberegninger og om

kommunens gebyrer er i samsvar med selvkostreglene som gjelder for utvalgte tjenester

33 Oslashkonomi

331 Investeringsbeslutninger gjennomfoslashring av store prosjekt

Kommunen staringr ovenfor flere store investeringsprosjekt de neste aringrene Det gjelder blant annet nytt

helsebygg badeanlegg og boliger I aringrsmeldingen for 2015 garingr det frem at kommunen har en betydelig risiko

for oslashkte finanskostnader ved kun mindre endringer i renten paring grunn av dagens laringnevolum KOSTRA-tall viser

at kommunen har en hoslashy netto laringnegjeld i prosent av netto driftsinntekter sammenlignet med snittet til

Kostragruppe 8 samt lands- og fylkesgjennomsnittet

Risiko for mangelfullt beslutningsgrunnlag for investeringer ble trukket frem paring arbeidsmoslashtet som innspill til

mulig tema i en forvaltningsrevisjon Det samme ble prosjektstyring og oslashnsket om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonen med dette tema fra forrige planperiode Det begrunnes blant annet med risiko for at

kommunen mangler tilstrekkelig kompetanse og personell til aring kunne haringndtere omfattende investeringer

Det ble ogsaring stilt sposlashrsmaringl ved om kommunen har et tilfredsstillende prosjektstyringssystem og om det

virker etter hensikten Kommunens rutiner for investeringer i inventar ble ogsaring tatt opp

Generelle aringrsaker til risiko paring omraringdet kan vaeligre manglende kompetanse og kapasitet eller uklare rutiner og

ansvarsforhold naringr det gjelder det aring faring utarbeidet grundige analyser i forkant av investeringsbeslutningene

Konsekvensen av at investeringer ikke bygger paring et solid beslutningsgrunnlag kan vaeligre oslashkonomisk tap som

foslashlge av merkostnader

Grunnlagsarbeidet bak avgjoslashrelser om investeringer er en vesentlig del av prosessen i en virksomhet sin

styring av investeringsprosjekt Temaet kan tas opp som en egen forvaltningsrevisjon eller det kan ses i

sammenheng med en oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonen om prosjektstyring fra 2013

En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge hvordan prosjekter kvalitetssikres og foslashlges opp underveis eller

om loven om offentlige anskaffelser blir etterlevd naringr kommunen foretar innkjoslashp i forbindelse med prosjekt

332 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag

Reduksjon i framtidig inntektsgrunnlag ble paring felles arbeidsmoslashte i kommunen identifisert som et

risikoomraringde Det ble i den forbindelse pekt paring usikkerhet knyttet til arbeidsledighet og konsekvenser som

det kan medfoslashre herunder oslashkte sosiale kostnader og reduksjon i skatteinntekter Dette sett i sammenheng

med den saringrbare situasjonen som kommunen er i pga hoslashy laringnegjeld gjoslashr kommunen saringrbar for svingninger

i oslashkonomien Dersom inntektsgrunnlaget svekkes kan konsekvensen vaeligre krevende innsparingsbehov og

vesentlig lavere handlefrihet i kommunen

Dette er et tema som kan inngaring i en forvaltningsrevisjon som ser paring kommunens oslashkonomistyring Herunder

kan man eksempelvis se paring hvilke prosesser og rutiner kommunen har paring plass for aring identifisere haringndtere

og gjoslashre tiltak for aring tilpasse seg endrede oslashkonomiske forutsetninger som endring i inntekstgrunnlag

34 Maringl strategi og vedtak

341 Oppfoslashlging av kommunale planer

Kommunen har en rekke med overordnede og tematiske planer om strategier og maringl for fremtidig utvikling

Planene inneholder en handlingsdel med konkrete tiltak og aktiviteter som skal gjennomfoslashres innenfor en

gitt tidsperiode I arbeidsmoslashtet ble mangelfull oppfoslashlging av planer vurdert aring vaeligre et risikoomraringde

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 10

Konsekvensen kan vaeligre at viktige maringl og strategier ikke blir innfridd noe som kan garing utover tjenestetilbudet

og enkeltmennesker og det kan medfoslashre et svekket omdoslashmme for kommunen

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel se naeligrmere paring innholdet i en eller flere av kommunens planer og

undersoslashke hvorvidt planens maringlsetninger og handlingsplaner er blitt realisert Man kan ogsaring se paring hvilke

systemer og rutiner kommunen har for aring utforme og revidere planer og for aring foslashlge opp konkrete maringl og tiltak

342 Styring av kompetanse og bemanning

I arbeidet med den overordnede analysen har det kommet innspill fra kontrollutvalget om at saringrbarhet i

ressurssituasjonen er et mulig risikoomraringde og det gjaldt saeligrlig hvordan kommunen haringndterer utskiftning

av personell og akutte problemer ved fravaeligr

En forvaltningsrevisjon kan se paring ressurs- og kompetansesituasjonen i sentrale stoslashttefunksjoner i

kommunen og vurdere i hvilken grad kommunen har etablerte systemer og rutiner som hindrer saringrbarhet og

som sikrer etterlevelse av sentrale bestemmelser i saksbehandlingen

En annen vinkling kan vaeligre aring undersoslashke hvilke maringl som foreligger for bemanning rekruttering og

kompetanseheving I foslashlge kommuneplanen indikerer prognosene for befolkningsvekst og sammensetning

at behovet for kommunale tjenester kommer til oslashke markant Bare innenfor pleie- og omsorgstjenestene er

det forventet at behovet skal oslashke med ca 10 prosent frem til 2019 Dette vil aringpenbart paringvirke fremtidig behov

for rekruttering og kompetanse i kommunen Kompetanse handler ogsaring om aring beholde og utvikle

medarbeiderne i kommunen En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge rdquoturn overrdquo og aringrsaker til turn over

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 11

Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder Nedenfor presenteres oslashvrige risikoomraringder som er identifisert og vurdert

Generell drift

Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons

1 Interne ogeller eksterne

misligheter

Alle Tap som foslashlge av intern

svindel og andre personlige

vinninger

Svekket omdoslashmme

Daringrligere kvalitet

2 Stoslashttetjenestene leverer

ikke tilstrekkelig verdi til

kommunen

Servicesenter

Fellestjenester

Ineffektivitetdaringrlig kvalitet

hindrer tjenestene og politisk

virksomhet i aring gjoslashre en god

nok jobb

Variertdaringrlig

serviceopplevelse

Daringrlig omdoslashmme hos

innbyggerne

3 Post- og arkivfunksjonen

fungerer ikke etter

hensikten

Servicesenter

Fellestjenester

Publikum ansatte faringr ikke

tilgang paring opplysninger

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

4 Uhensiktsmessig drift av

og manglende kunnskap

om IKT-systemene i

kommunen

IKT Uautoriserte tilganger og

endringer

Tapt

verdiskapingineffektivitet

Oslashkte kostnader oslashkonomisk

tap

Oslashkte drifts- og

vedlikeholdskostnader

5 Store prosjekt leverer ikke

iht tid kostnad og kvalitet3

Teknisk Kostnadssprekk kan foslashre til

oslashkte gebyr og relativt store

oslashkonomiske tap

Kvalitetsutfordringer

Forsinkelser i prosjekt kan

foslashre til at inntektsstroslashmmen

fra investeringen forsinkes

med foslashlger for oslashvrig

virksomhet

6 Vedlikeholdsarbeidet er for

lite planmessig

langsiktig

Teknisk Vedlikeholdsetterslep som

gir oslashkte kostnader paring lengre

sikt

Oslashkte investerings- og

driftskostnader

HMS-krav blir ikke innfridd

7 Tjenestetilbudet innenfor

helse- og omsorgssektoren

samsvarer ikke med behov

Helse og

omsorg

Alle brukere som har behov

for det faringr ikke noslashdvendige

helse- og omsorgstenester

Dyre ineffektive tjenester

Fare for liv og helse

3 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med prosjektstyring som tema i 2013

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 12

Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons

8 Manglende samsvar

mellom kvalitet

tjenestetilbud og behov

innenfor rus- og

psykiatritjenesten4

Helse og

omsorg

Oslashkt risiko for at enkelte blir

langtidsbrukere av systemet

Ikke tilbud til alle som har rett

paring tjenester

Uheldige konsekvenser for

enkeltmenneske

9 Mangelfullt tilbud til

flyktninger i kommunen

Alle Daringrligere integrering f eks

daringrlig spraringk

Oslashkte kostnader

10 Varierende kvalitet paring

skolene mtp laeligringsmiljoslash

og laeligringsresultat

Oppvekst Oslashkende skille i

kunnskapsnivaring

Ikke fullfoslashring av utdanning

Oslashkt antall innbyggere paring

trygd

11 Tidlig innsats og

forebyggende arbeid rettet

mot barn unge og familier

nedprioriteres

Oppvekst

barnevern

NAV

Uheldige konsekvenser for

enkeltmenneske

Kan medfoslashre stoslashrre behov og

oslashkte kostnader i fremtiden

12 Kulturtilbudet er ikke

tilgjengelig for alle

Kultur og idrett Lite attraktivt for nye

innbyggere

Redusert livskvalitet for

enkelte

Regulatoriske risikoer

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Brudd paring lov og forskrift

relatert til offentlige

anskaffelser

Alle

Teknisk

Oslashkonomiske tap herunder

erstatningssoslashksmaringl og boslashter

pga feil i innkjoslashpsprosessen

og at kommunen kjoslashper inn

til for hoslashy pris

Negativt omdoslashmme

2 Brudd paring

personopplysningsloven

Alle ndash saeligrlig

innenfor helse

og oppvekst

Erstatningssoslashksmaringl

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

3 Brudd paring arbeidsmiljoslashloven Alle Negative konsekvenser for

enkeltansatte

Negativ effekt paring omdoslashmmet

Manglende oppfoslashlging av

sykemeldte

4 Brudd paring lov om

offentlighet Alle Forskjellsbehandling ndash ulik

saksbehandling

Publikum faringr ikke tilgang til

opplysninger

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

4 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 13

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

5 Brudd paring kommunelovens

krav til internkontroll

Alle Feil blir ikke rettet opp og

dette kan igjen medfoslashre

lovbrudd oslashkte kostnader og

skader

6 Brudd paring forvaltningsloven Alle Forskjellsbehandling ndash ulik

saksbehandling

Klagesaker - merkostnader

7 Brudd paring plan- og

bygningsloven5

Plan og

byggesak

Manglende likebehandling

Manglende samsvar mellom

tiltak og gitte tillatelserkrav

8 Fastsettelse av

selvkostgebyr samsvarer

ikke med krav6

Teknisk For hoslashye eller for lave gebyr

Negativt omdoslashmme

9 Brudd paring lovkrav innen

helse og omsorg

Helse og

omsorg

Brukere faringr ikke noslashdvendige

tjenester

Brukere faringr ikke individuell

plan

For lite brukermedvirkning

10 Nye ukjente oppgaver

som foslashlge av

samhandlingsreformen7

Helse og

omsorg

Utilstrekkeligfeil behandling

av pasienter i overganger

mellom kommunen og

sykehus

Innbyggerne faringr ikke

optimale tjenester

Oslashkte kostnader for

kommunen

Daringrlig omdoslashmme

11 Brudd paring barnehageloven ndash

kommunen sitt ansvar som

barnehagemynde

Barnehage Mangler i og klager paring

tilskudd til private barnehager

Varierende kvalitet paring

barnehagene i kommunen

12 Brudd paring lovkrav til sosiale

tjenester

Helse og

omsorg

NAV

Brukere faringr ikke noslashdvendige

tjenester

Daringrligere folkehelse

Oslashkte sosiale forskjeller

13 Brudd paring barnevernloven8 Barnevernet Enkelte barn blir ikke fanget

opp negativ konsekvens for

den enkelte

Kommunen kan bli

erstatningsansvarlig

Negativt omdoslashmme

14 Brudd paring opplaeligringsloven9 Skole

barnehage

Enkelte barn blir ikke fulgt

tilstrekkelig opp

Stoslashrre sosiale og

helsemessige problemer

5 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med byggesaksbehandling som tema i 2012

6 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med vann og avloslashp som tema i 2014

7 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Samhandlingsreformen som tema i 2014

8 Frogn gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med barnevern som tema i 2015

9 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med PP-tjenesten som tema i 2016

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 14

Oslashkonomi

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Lav eller varierende grad

av budsjettstyring10

Alle Negativ oslashkonomisk

konsekvens naring og for

framtiden

Avvik blir ikke avdekket

Ineffektiv bruk av midler

2 Investeringsbeslutninger

tas paring ufullstendig svakt

grunnlag

Alle Det gjoslashres feil

investeringsbeslutning

Negativ oslashkonomisk

konsekvens

3 Reduksjon i framtidig

inntektsgrunnlag

Alle Mindre handlefrihet

Fremtidig krevende

innsparingsbehov

4 Refusjoner innbetalinger

kommunen har krav paring bli

ikke innkrevd

Alle men

saeligrlig NAV

Helse og

omsorg og

oppvekst

Oslashkonomisk tap

Maringl strategi og vedtak

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Mangelfull oppfoslashlging av

politiske vedtak11

Alle

Stab

Feilandre prioriteringer gir

mangelfullineffektiv

realisering av politiske maringl

og vedtak

2 Kommunen har ikke

tilstrekkeligrett

kompetanse til aring dekke

fremtidens behov

Alle

HR Personal

Kommunen greier ikke aring yte

tilstrekkeligetilfredsstillende

tjenester

3 Kommunen er ikke nok

rigget til aring ivareta

fremtidige eksterne krav

Alle Virksomheten paringvirkes

negativt (tjenestekvalitet

oslashkonomi omdoslashmme

arbeidsplass etc)

4 Mangelfull oppfoslashlging av

kommunale planer (feks

klimaplan)

Alle Maringlsetninger blir ikke

realisert

10 Oslashkonomistyring var et prioritert omraringde i forrige plan for forvaltningsrevisjon i Frogn kommune

11 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med Oppfoslashlging av vedtak i folkevalgte organer som tema i 2016

Kontakt oss

Siv Karlsen Moa

Partner

T +47 40 63 95 48 E sivmoakpmgno

Ole Willy Fundingsrud

Director

T +47 406 39 692

E olewillyfundingsrudkpmgno

kpmgno

copy 2016 KPMG AS a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (ldquoKPMG Internationalrdquo) a Swiss entity All rights reserved

This proposal is made by KPMG AS a member firm of the KPMG network

of independent firms affiliated with KPMG International a Swiss

cooperative and is in all respects subject to the negotiation agreement and

signing of a specific engagement letter or contract KPMG International

provides no client services No member firm has any authority to obligate or

bind KPMG International or any other member firm vis-agrave-vis third parties nor

does KPMG International have any such authority to obligate or bind any

member firm

Frogn kontrollutvalg

Side 10 av 11

Frogn KU-1916 Kontrollutvalgets strateginotat Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600148-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1916 09052016 Sekretariatets innstilling

1 Kontrollutvalgets strateginotat vedtas med endringen som foreslaringtt i saksutredningen 2 Kontrollutvalget tar diskusjonen om utvalgets strateginotat til orientering

SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets strateginotat beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategier som benyttes for aring loslashse disse Notatet legges aringrlig frem for utvalget som en paringminnelse om hvilke maringl oppgaver og kjoslashreregler som gjelder for utvalgets arbeid I tillegg inviteres det til en diskusjon om eventuelle endringertilfoslashyelser i utvalgets strategi Strateginotat ble sist behandlet av utvalget i sak 415 i moslashte 2 februar 2015 Sekretariatet foreslaringr foslashlgende tillegg Under overskriften 3 Selskapskontroll paring side 2 i notatet boslashr innholdet oppdateres slik at det er samsvar med sect 13 i Forskrift om kontrollutvalg I forskriften staringr det at plan for selskapskontroll skal baseres paring en overordnet analyse Vi foreslaringr at strategien for selskapskontroll utvides til fire punkter og at punktet om overordnet analyse settes inn som nummer 2

- Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger

Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Vedlegg til sak Utvalgets strateginotat

1

STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I FROGN Sist vedtatt uten endringer 02022015 jf sak 415

Maringl og oppgaver

Kontrollutvalgets hovedmaringl er aring bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver

blir ivaretatt paring best mulig maringte

Kommuneloven (sect 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til aring forestaring

det loslashpende tilsynet med forvaltningen Utvalget skal paringse at regnskapene blir foslashrt paring en

betryggende maringte at oslashkonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomfoslashres god

forvaltningsrevisjon og selskapskontroll

Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til aring kreve enhver opplysning redegjoslashrelse eller

dokument som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene jf F sect 5

Valg og sammensetning

Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgaringr av F sect 2

Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvaringker og saksbehandlingen skal kun foregaring

ut fra et kontrollperspektiv Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin

dobbeltrolle som politikere og noslashytrale kontrolloslashrer

Hovedoppgaver

1 Regnskapsrevisjon

Utvalget skal paringse at kommunens regnskap blir revidert paring en betryggende maringte og i samsvar

med de bestemmelser som foslashlger av lov forskrift god kommunal revisjonsskikk mm

Strategi

1 Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om

arbeidet og strategien for det kommende revisjonsaringret

2 Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og

oslashkonomiforvaltning forelegges utvalget

3 Utvalget skal paringse at revisjonens merknader blir fulgt opp

2 Forvaltningsrevisjon

Kontrollutvalget skal paringse at det blir gjennomfoslashrt systematiske vurderinger av oslashkonomi og

maringloppnaringelse ut fra kommunestyrets vedtak

Strategi

1 Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse om mulige omraringder med risiko for

avvik fra oppsatte maringl i kommunen

2 Foreslaring en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for

kommunen

3 Innstille om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret

4 Paringse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen

2

3 Selskapskontroll

Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide

kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller

forvaltningsrevisjon

Strategi

1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo

2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret

3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen

4 Annet tilsyn og kontroll

Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de

opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr

kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram

saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under

utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak

Strategi

1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen

2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ

3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget

initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser

Organisering av arbeidet generelt

1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget

sekretariat

Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning

redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring

gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ

ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som

underordnede organer

Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med

kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver

Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre

undersoslashkelser som ikke er revisjon

Strategi

1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i

arbeidet

3

2 Samarbeid

Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon

med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og

revisjonen

Strategi

1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra

utvalgets moslashter

2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og

samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker

3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret

4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet

3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media

For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle

styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er

det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med

utvalget

Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del

saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold

til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger

som er underlagt lovbestemt taushetsplikt

Strategi

1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig

paring kommunens Internett-sider

2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig

innsyn paring kommunens Internettsider

3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum

4 Tips skal alltid vurderes

5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares

6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media

4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner

Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor

kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende

aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og

vedtatte planer og andre tiltak

Strategi

1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr

2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget

Frogn kontrollutvalg

Side 11 av 11

Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og

avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om

selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat

Postadresse Postboks 195 1431 Arings

Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29

64 96 20 59 (m) 920 16 409

FIKSfollofiksno

wwwfollofiksno

MOslashTEPROTOKOLL

Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5

Saksliste

Side

Saker til behandling

716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3

816 Henvendelse til kontrollutvalget 3

916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3

1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4

1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4

1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5

1316 Orienteringssaker 5

Eventuelt

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5

Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine

undersoslashkelser

Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget

Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden

Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016

Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13

Saksdokumentet er unntatt offentlighet

Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk

Otto Schacht

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 5 av 5

Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquo

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3

Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS

Pb 195 1431 AringS

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen

1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former

2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene

3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene

4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister

5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene

6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap

7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene

8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 5 av 5

9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene

10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring

generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene

11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste

organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

1

KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015

mars FIKS 7mars 2016

2

3

Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat

Februar Fornyes aringrlig

FIKS FIKS

Legges frem i mai

Rullerende

4

Moslashteplan

FIKS

1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember

5 Kommunens aringrsregnskap 2015

15 april Kommunen

6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen

7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG

311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG

8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

2

Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915

10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai

12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm

Svarfrist FIKS

Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern

22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016

FIKS FIKS FIKS FIKS

KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai

KS 1216

13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012

Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver

Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars

  • Saksliste Frogn KU 09052016
  • Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
    • Signert revisjonsberetning Frogn 2015
      • Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
        • E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
        • Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
        • Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
          • Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
            • Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
              • Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
                • saksutskrift sak 7-16
                  • Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
                    • Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
                      • Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
                        • StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
                          • Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
                            • 1 Protokoll Frogn KU 07032016
                            • 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
                            • 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
                            • 4 FrognAktivitetsplan 2016
Page 23: MØTEINNKALLING Frogn kontrollutvalg...• Ved behandling i HMPB 2.2.2016 ble nye boligområder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan, i tråd med rådmannens innstilling

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 9

322 Selvkost og gebyr ndash vann og avloslashp

Fastsettelse av selvkostgebyr ble vurdert til aring vaeligre et risikoomraringde i kommunen Det ble blant annet

begrunnet med vanskelighetene knyttet til det aring sette riktige gebyrer Konsekvensen av aring ikke ha tilstrekkelig

kontroll paring dette omraringdet kan vaeligre at kommunen mottar for mye eller for lite i gebyrinntekter eller at det

blir en uhensiktsmessig fordeling av gebyr mellom de ulike abonnementstypene

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvorvidt kommunens gebyrreglementer er utformet i

samsvar med regelverket hvilke system og rutiner kommunen har knyttet til selvkostberegninger og om

kommunens gebyrer er i samsvar med selvkostreglene som gjelder for utvalgte tjenester

33 Oslashkonomi

331 Investeringsbeslutninger gjennomfoslashring av store prosjekt

Kommunen staringr ovenfor flere store investeringsprosjekt de neste aringrene Det gjelder blant annet nytt

helsebygg badeanlegg og boliger I aringrsmeldingen for 2015 garingr det frem at kommunen har en betydelig risiko

for oslashkte finanskostnader ved kun mindre endringer i renten paring grunn av dagens laringnevolum KOSTRA-tall viser

at kommunen har en hoslashy netto laringnegjeld i prosent av netto driftsinntekter sammenlignet med snittet til

Kostragruppe 8 samt lands- og fylkesgjennomsnittet

Risiko for mangelfullt beslutningsgrunnlag for investeringer ble trukket frem paring arbeidsmoslashtet som innspill til

mulig tema i en forvaltningsrevisjon Det samme ble prosjektstyring og oslashnsket om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonen med dette tema fra forrige planperiode Det begrunnes blant annet med risiko for at

kommunen mangler tilstrekkelig kompetanse og personell til aring kunne haringndtere omfattende investeringer

Det ble ogsaring stilt sposlashrsmaringl ved om kommunen har et tilfredsstillende prosjektstyringssystem og om det

virker etter hensikten Kommunens rutiner for investeringer i inventar ble ogsaring tatt opp

Generelle aringrsaker til risiko paring omraringdet kan vaeligre manglende kompetanse og kapasitet eller uklare rutiner og

ansvarsforhold naringr det gjelder det aring faring utarbeidet grundige analyser i forkant av investeringsbeslutningene

Konsekvensen av at investeringer ikke bygger paring et solid beslutningsgrunnlag kan vaeligre oslashkonomisk tap som

foslashlge av merkostnader

Grunnlagsarbeidet bak avgjoslashrelser om investeringer er en vesentlig del av prosessen i en virksomhet sin

styring av investeringsprosjekt Temaet kan tas opp som en egen forvaltningsrevisjon eller det kan ses i

sammenheng med en oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonen om prosjektstyring fra 2013

En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge hvordan prosjekter kvalitetssikres og foslashlges opp underveis eller

om loven om offentlige anskaffelser blir etterlevd naringr kommunen foretar innkjoslashp i forbindelse med prosjekt

332 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag

Reduksjon i framtidig inntektsgrunnlag ble paring felles arbeidsmoslashte i kommunen identifisert som et

risikoomraringde Det ble i den forbindelse pekt paring usikkerhet knyttet til arbeidsledighet og konsekvenser som

det kan medfoslashre herunder oslashkte sosiale kostnader og reduksjon i skatteinntekter Dette sett i sammenheng

med den saringrbare situasjonen som kommunen er i pga hoslashy laringnegjeld gjoslashr kommunen saringrbar for svingninger

i oslashkonomien Dersom inntektsgrunnlaget svekkes kan konsekvensen vaeligre krevende innsparingsbehov og

vesentlig lavere handlefrihet i kommunen

Dette er et tema som kan inngaring i en forvaltningsrevisjon som ser paring kommunens oslashkonomistyring Herunder

kan man eksempelvis se paring hvilke prosesser og rutiner kommunen har paring plass for aring identifisere haringndtere

og gjoslashre tiltak for aring tilpasse seg endrede oslashkonomiske forutsetninger som endring i inntekstgrunnlag

34 Maringl strategi og vedtak

341 Oppfoslashlging av kommunale planer

Kommunen har en rekke med overordnede og tematiske planer om strategier og maringl for fremtidig utvikling

Planene inneholder en handlingsdel med konkrete tiltak og aktiviteter som skal gjennomfoslashres innenfor en

gitt tidsperiode I arbeidsmoslashtet ble mangelfull oppfoslashlging av planer vurdert aring vaeligre et risikoomraringde

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 10

Konsekvensen kan vaeligre at viktige maringl og strategier ikke blir innfridd noe som kan garing utover tjenestetilbudet

og enkeltmennesker og det kan medfoslashre et svekket omdoslashmme for kommunen

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel se naeligrmere paring innholdet i en eller flere av kommunens planer og

undersoslashke hvorvidt planens maringlsetninger og handlingsplaner er blitt realisert Man kan ogsaring se paring hvilke

systemer og rutiner kommunen har for aring utforme og revidere planer og for aring foslashlge opp konkrete maringl og tiltak

342 Styring av kompetanse og bemanning

I arbeidet med den overordnede analysen har det kommet innspill fra kontrollutvalget om at saringrbarhet i

ressurssituasjonen er et mulig risikoomraringde og det gjaldt saeligrlig hvordan kommunen haringndterer utskiftning

av personell og akutte problemer ved fravaeligr

En forvaltningsrevisjon kan se paring ressurs- og kompetansesituasjonen i sentrale stoslashttefunksjoner i

kommunen og vurdere i hvilken grad kommunen har etablerte systemer og rutiner som hindrer saringrbarhet og

som sikrer etterlevelse av sentrale bestemmelser i saksbehandlingen

En annen vinkling kan vaeligre aring undersoslashke hvilke maringl som foreligger for bemanning rekruttering og

kompetanseheving I foslashlge kommuneplanen indikerer prognosene for befolkningsvekst og sammensetning

at behovet for kommunale tjenester kommer til oslashke markant Bare innenfor pleie- og omsorgstjenestene er

det forventet at behovet skal oslashke med ca 10 prosent frem til 2019 Dette vil aringpenbart paringvirke fremtidig behov

for rekruttering og kompetanse i kommunen Kompetanse handler ogsaring om aring beholde og utvikle

medarbeiderne i kommunen En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge rdquoturn overrdquo og aringrsaker til turn over

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 11

Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder Nedenfor presenteres oslashvrige risikoomraringder som er identifisert og vurdert

Generell drift

Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons

1 Interne ogeller eksterne

misligheter

Alle Tap som foslashlge av intern

svindel og andre personlige

vinninger

Svekket omdoslashmme

Daringrligere kvalitet

2 Stoslashttetjenestene leverer

ikke tilstrekkelig verdi til

kommunen

Servicesenter

Fellestjenester

Ineffektivitetdaringrlig kvalitet

hindrer tjenestene og politisk

virksomhet i aring gjoslashre en god

nok jobb

Variertdaringrlig

serviceopplevelse

Daringrlig omdoslashmme hos

innbyggerne

3 Post- og arkivfunksjonen

fungerer ikke etter

hensikten

Servicesenter

Fellestjenester

Publikum ansatte faringr ikke

tilgang paring opplysninger

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

4 Uhensiktsmessig drift av

og manglende kunnskap

om IKT-systemene i

kommunen

IKT Uautoriserte tilganger og

endringer

Tapt

verdiskapingineffektivitet

Oslashkte kostnader oslashkonomisk

tap

Oslashkte drifts- og

vedlikeholdskostnader

5 Store prosjekt leverer ikke

iht tid kostnad og kvalitet3

Teknisk Kostnadssprekk kan foslashre til

oslashkte gebyr og relativt store

oslashkonomiske tap

Kvalitetsutfordringer

Forsinkelser i prosjekt kan

foslashre til at inntektsstroslashmmen

fra investeringen forsinkes

med foslashlger for oslashvrig

virksomhet

6 Vedlikeholdsarbeidet er for

lite planmessig

langsiktig

Teknisk Vedlikeholdsetterslep som

gir oslashkte kostnader paring lengre

sikt

Oslashkte investerings- og

driftskostnader

HMS-krav blir ikke innfridd

7 Tjenestetilbudet innenfor

helse- og omsorgssektoren

samsvarer ikke med behov

Helse og

omsorg

Alle brukere som har behov

for det faringr ikke noslashdvendige

helse- og omsorgstenester

Dyre ineffektive tjenester

Fare for liv og helse

3 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med prosjektstyring som tema i 2013

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 12

Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons

8 Manglende samsvar

mellom kvalitet

tjenestetilbud og behov

innenfor rus- og

psykiatritjenesten4

Helse og

omsorg

Oslashkt risiko for at enkelte blir

langtidsbrukere av systemet

Ikke tilbud til alle som har rett

paring tjenester

Uheldige konsekvenser for

enkeltmenneske

9 Mangelfullt tilbud til

flyktninger i kommunen

Alle Daringrligere integrering f eks

daringrlig spraringk

Oslashkte kostnader

10 Varierende kvalitet paring

skolene mtp laeligringsmiljoslash

og laeligringsresultat

Oppvekst Oslashkende skille i

kunnskapsnivaring

Ikke fullfoslashring av utdanning

Oslashkt antall innbyggere paring

trygd

11 Tidlig innsats og

forebyggende arbeid rettet

mot barn unge og familier

nedprioriteres

Oppvekst

barnevern

NAV

Uheldige konsekvenser for

enkeltmenneske

Kan medfoslashre stoslashrre behov og

oslashkte kostnader i fremtiden

12 Kulturtilbudet er ikke

tilgjengelig for alle

Kultur og idrett Lite attraktivt for nye

innbyggere

Redusert livskvalitet for

enkelte

Regulatoriske risikoer

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Brudd paring lov og forskrift

relatert til offentlige

anskaffelser

Alle

Teknisk

Oslashkonomiske tap herunder

erstatningssoslashksmaringl og boslashter

pga feil i innkjoslashpsprosessen

og at kommunen kjoslashper inn

til for hoslashy pris

Negativt omdoslashmme

2 Brudd paring

personopplysningsloven

Alle ndash saeligrlig

innenfor helse

og oppvekst

Erstatningssoslashksmaringl

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

3 Brudd paring arbeidsmiljoslashloven Alle Negative konsekvenser for

enkeltansatte

Negativ effekt paring omdoslashmmet

Manglende oppfoslashlging av

sykemeldte

4 Brudd paring lov om

offentlighet Alle Forskjellsbehandling ndash ulik

saksbehandling

Publikum faringr ikke tilgang til

opplysninger

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

4 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 13

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

5 Brudd paring kommunelovens

krav til internkontroll

Alle Feil blir ikke rettet opp og

dette kan igjen medfoslashre

lovbrudd oslashkte kostnader og

skader

6 Brudd paring forvaltningsloven Alle Forskjellsbehandling ndash ulik

saksbehandling

Klagesaker - merkostnader

7 Brudd paring plan- og

bygningsloven5

Plan og

byggesak

Manglende likebehandling

Manglende samsvar mellom

tiltak og gitte tillatelserkrav

8 Fastsettelse av

selvkostgebyr samsvarer

ikke med krav6

Teknisk For hoslashye eller for lave gebyr

Negativt omdoslashmme

9 Brudd paring lovkrav innen

helse og omsorg

Helse og

omsorg

Brukere faringr ikke noslashdvendige

tjenester

Brukere faringr ikke individuell

plan

For lite brukermedvirkning

10 Nye ukjente oppgaver

som foslashlge av

samhandlingsreformen7

Helse og

omsorg

Utilstrekkeligfeil behandling

av pasienter i overganger

mellom kommunen og

sykehus

Innbyggerne faringr ikke

optimale tjenester

Oslashkte kostnader for

kommunen

Daringrlig omdoslashmme

11 Brudd paring barnehageloven ndash

kommunen sitt ansvar som

barnehagemynde

Barnehage Mangler i og klager paring

tilskudd til private barnehager

Varierende kvalitet paring

barnehagene i kommunen

12 Brudd paring lovkrav til sosiale

tjenester

Helse og

omsorg

NAV

Brukere faringr ikke noslashdvendige

tjenester

Daringrligere folkehelse

Oslashkte sosiale forskjeller

13 Brudd paring barnevernloven8 Barnevernet Enkelte barn blir ikke fanget

opp negativ konsekvens for

den enkelte

Kommunen kan bli

erstatningsansvarlig

Negativt omdoslashmme

14 Brudd paring opplaeligringsloven9 Skole

barnehage

Enkelte barn blir ikke fulgt

tilstrekkelig opp

Stoslashrre sosiale og

helsemessige problemer

5 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med byggesaksbehandling som tema i 2012

6 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med vann og avloslashp som tema i 2014

7 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Samhandlingsreformen som tema i 2014

8 Frogn gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med barnevern som tema i 2015

9 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med PP-tjenesten som tema i 2016

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 14

Oslashkonomi

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Lav eller varierende grad

av budsjettstyring10

Alle Negativ oslashkonomisk

konsekvens naring og for

framtiden

Avvik blir ikke avdekket

Ineffektiv bruk av midler

2 Investeringsbeslutninger

tas paring ufullstendig svakt

grunnlag

Alle Det gjoslashres feil

investeringsbeslutning

Negativ oslashkonomisk

konsekvens

3 Reduksjon i framtidig

inntektsgrunnlag

Alle Mindre handlefrihet

Fremtidig krevende

innsparingsbehov

4 Refusjoner innbetalinger

kommunen har krav paring bli

ikke innkrevd

Alle men

saeligrlig NAV

Helse og

omsorg og

oppvekst

Oslashkonomisk tap

Maringl strategi og vedtak

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Mangelfull oppfoslashlging av

politiske vedtak11

Alle

Stab

Feilandre prioriteringer gir

mangelfullineffektiv

realisering av politiske maringl

og vedtak

2 Kommunen har ikke

tilstrekkeligrett

kompetanse til aring dekke

fremtidens behov

Alle

HR Personal

Kommunen greier ikke aring yte

tilstrekkeligetilfredsstillende

tjenester

3 Kommunen er ikke nok

rigget til aring ivareta

fremtidige eksterne krav

Alle Virksomheten paringvirkes

negativt (tjenestekvalitet

oslashkonomi omdoslashmme

arbeidsplass etc)

4 Mangelfull oppfoslashlging av

kommunale planer (feks

klimaplan)

Alle Maringlsetninger blir ikke

realisert

10 Oslashkonomistyring var et prioritert omraringde i forrige plan for forvaltningsrevisjon i Frogn kommune

11 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med Oppfoslashlging av vedtak i folkevalgte organer som tema i 2016

Kontakt oss

Siv Karlsen Moa

Partner

T +47 40 63 95 48 E sivmoakpmgno

Ole Willy Fundingsrud

Director

T +47 406 39 692

E olewillyfundingsrudkpmgno

kpmgno

copy 2016 KPMG AS a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (ldquoKPMG Internationalrdquo) a Swiss entity All rights reserved

This proposal is made by KPMG AS a member firm of the KPMG network

of independent firms affiliated with KPMG International a Swiss

cooperative and is in all respects subject to the negotiation agreement and

signing of a specific engagement letter or contract KPMG International

provides no client services No member firm has any authority to obligate or

bind KPMG International or any other member firm vis-agrave-vis third parties nor

does KPMG International have any such authority to obligate or bind any

member firm

Frogn kontrollutvalg

Side 10 av 11

Frogn KU-1916 Kontrollutvalgets strateginotat Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600148-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1916 09052016 Sekretariatets innstilling

1 Kontrollutvalgets strateginotat vedtas med endringen som foreslaringtt i saksutredningen 2 Kontrollutvalget tar diskusjonen om utvalgets strateginotat til orientering

SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets strateginotat beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategier som benyttes for aring loslashse disse Notatet legges aringrlig frem for utvalget som en paringminnelse om hvilke maringl oppgaver og kjoslashreregler som gjelder for utvalgets arbeid I tillegg inviteres det til en diskusjon om eventuelle endringertilfoslashyelser i utvalgets strategi Strateginotat ble sist behandlet av utvalget i sak 415 i moslashte 2 februar 2015 Sekretariatet foreslaringr foslashlgende tillegg Under overskriften 3 Selskapskontroll paring side 2 i notatet boslashr innholdet oppdateres slik at det er samsvar med sect 13 i Forskrift om kontrollutvalg I forskriften staringr det at plan for selskapskontroll skal baseres paring en overordnet analyse Vi foreslaringr at strategien for selskapskontroll utvides til fire punkter og at punktet om overordnet analyse settes inn som nummer 2

- Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger

Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Vedlegg til sak Utvalgets strateginotat

1

STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I FROGN Sist vedtatt uten endringer 02022015 jf sak 415

Maringl og oppgaver

Kontrollutvalgets hovedmaringl er aring bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver

blir ivaretatt paring best mulig maringte

Kommuneloven (sect 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til aring forestaring

det loslashpende tilsynet med forvaltningen Utvalget skal paringse at regnskapene blir foslashrt paring en

betryggende maringte at oslashkonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomfoslashres god

forvaltningsrevisjon og selskapskontroll

Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til aring kreve enhver opplysning redegjoslashrelse eller

dokument som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene jf F sect 5

Valg og sammensetning

Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgaringr av F sect 2

Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvaringker og saksbehandlingen skal kun foregaring

ut fra et kontrollperspektiv Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin

dobbeltrolle som politikere og noslashytrale kontrolloslashrer

Hovedoppgaver

1 Regnskapsrevisjon

Utvalget skal paringse at kommunens regnskap blir revidert paring en betryggende maringte og i samsvar

med de bestemmelser som foslashlger av lov forskrift god kommunal revisjonsskikk mm

Strategi

1 Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om

arbeidet og strategien for det kommende revisjonsaringret

2 Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og

oslashkonomiforvaltning forelegges utvalget

3 Utvalget skal paringse at revisjonens merknader blir fulgt opp

2 Forvaltningsrevisjon

Kontrollutvalget skal paringse at det blir gjennomfoslashrt systematiske vurderinger av oslashkonomi og

maringloppnaringelse ut fra kommunestyrets vedtak

Strategi

1 Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse om mulige omraringder med risiko for

avvik fra oppsatte maringl i kommunen

2 Foreslaring en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for

kommunen

3 Innstille om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret

4 Paringse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen

2

3 Selskapskontroll

Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide

kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller

forvaltningsrevisjon

Strategi

1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo

2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret

3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen

4 Annet tilsyn og kontroll

Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de

opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr

kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram

saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under

utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak

Strategi

1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen

2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ

3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget

initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser

Organisering av arbeidet generelt

1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget

sekretariat

Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning

redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring

gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ

ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som

underordnede organer

Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med

kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver

Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre

undersoslashkelser som ikke er revisjon

Strategi

1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i

arbeidet

3

2 Samarbeid

Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon

med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og

revisjonen

Strategi

1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra

utvalgets moslashter

2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og

samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker

3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret

4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet

3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media

For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle

styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er

det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med

utvalget

Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del

saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold

til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger

som er underlagt lovbestemt taushetsplikt

Strategi

1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig

paring kommunens Internett-sider

2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig

innsyn paring kommunens Internettsider

3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum

4 Tips skal alltid vurderes

5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares

6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media

4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner

Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor

kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende

aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og

vedtatte planer og andre tiltak

Strategi

1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr

2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget

Frogn kontrollutvalg

Side 11 av 11

Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og

avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om

selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat

Postadresse Postboks 195 1431 Arings

Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29

64 96 20 59 (m) 920 16 409

FIKSfollofiksno

wwwfollofiksno

MOslashTEPROTOKOLL

Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5

Saksliste

Side

Saker til behandling

716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3

816 Henvendelse til kontrollutvalget 3

916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3

1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4

1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4

1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5

1316 Orienteringssaker 5

Eventuelt

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5

Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine

undersoslashkelser

Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget

Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden

Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016

Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13

Saksdokumentet er unntatt offentlighet

Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk

Otto Schacht

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 5 av 5

Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquo

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3

Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS

Pb 195 1431 AringS

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen

1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former

2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene

3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene

4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister

5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene

6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap

7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene

8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 5 av 5

9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene

10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring

generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene

11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste

organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

1

KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015

mars FIKS 7mars 2016

2

3

Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat

Februar Fornyes aringrlig

FIKS FIKS

Legges frem i mai

Rullerende

4

Moslashteplan

FIKS

1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember

5 Kommunens aringrsregnskap 2015

15 april Kommunen

6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen

7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG

311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG

8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

2

Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915

10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai

12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm

Svarfrist FIKS

Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern

22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016

FIKS FIKS FIKS FIKS

KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai

KS 1216

13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012

Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver

Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars

  • Saksliste Frogn KU 09052016
  • Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
    • Signert revisjonsberetning Frogn 2015
      • Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
        • E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
        • Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
        • Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
          • Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
            • Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
              • Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
                • saksutskrift sak 7-16
                  • Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
                    • Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
                      • Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
                        • StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
                          • Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
                            • 1 Protokoll Frogn KU 07032016
                            • 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
                            • 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
                            • 4 FrognAktivitetsplan 2016
Page 24: MØTEINNKALLING Frogn kontrollutvalg...• Ved behandling i HMPB 2.2.2016 ble nye boligområder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan, i tråd med rådmannens innstilling

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 10

Konsekvensen kan vaeligre at viktige maringl og strategier ikke blir innfridd noe som kan garing utover tjenestetilbudet

og enkeltmennesker og det kan medfoslashre et svekket omdoslashmme for kommunen

En forvaltningsrevisjon kan for eksempel se naeligrmere paring innholdet i en eller flere av kommunens planer og

undersoslashke hvorvidt planens maringlsetninger og handlingsplaner er blitt realisert Man kan ogsaring se paring hvilke

systemer og rutiner kommunen har for aring utforme og revidere planer og for aring foslashlge opp konkrete maringl og tiltak

342 Styring av kompetanse og bemanning

I arbeidet med den overordnede analysen har det kommet innspill fra kontrollutvalget om at saringrbarhet i

ressurssituasjonen er et mulig risikoomraringde og det gjaldt saeligrlig hvordan kommunen haringndterer utskiftning

av personell og akutte problemer ved fravaeligr

En forvaltningsrevisjon kan se paring ressurs- og kompetansesituasjonen i sentrale stoslashttefunksjoner i

kommunen og vurdere i hvilken grad kommunen har etablerte systemer og rutiner som hindrer saringrbarhet og

som sikrer etterlevelse av sentrale bestemmelser i saksbehandlingen

En annen vinkling kan vaeligre aring undersoslashke hvilke maringl som foreligger for bemanning rekruttering og

kompetanseheving I foslashlge kommuneplanen indikerer prognosene for befolkningsvekst og sammensetning

at behovet for kommunale tjenester kommer til oslashke markant Bare innenfor pleie- og omsorgstjenestene er

det forventet at behovet skal oslashke med ca 10 prosent frem til 2019 Dette vil aringpenbart paringvirke fremtidig behov

for rekruttering og kompetanse i kommunen Kompetanse handler ogsaring om aring beholde og utvikle

medarbeiderne i kommunen En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge rdquoturn overrdquo og aringrsaker til turn over

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 11

Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder Nedenfor presenteres oslashvrige risikoomraringder som er identifisert og vurdert

Generell drift

Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons

1 Interne ogeller eksterne

misligheter

Alle Tap som foslashlge av intern

svindel og andre personlige

vinninger

Svekket omdoslashmme

Daringrligere kvalitet

2 Stoslashttetjenestene leverer

ikke tilstrekkelig verdi til

kommunen

Servicesenter

Fellestjenester

Ineffektivitetdaringrlig kvalitet

hindrer tjenestene og politisk

virksomhet i aring gjoslashre en god

nok jobb

Variertdaringrlig

serviceopplevelse

Daringrlig omdoslashmme hos

innbyggerne

3 Post- og arkivfunksjonen

fungerer ikke etter

hensikten

Servicesenter

Fellestjenester

Publikum ansatte faringr ikke

tilgang paring opplysninger

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

4 Uhensiktsmessig drift av

og manglende kunnskap

om IKT-systemene i

kommunen

IKT Uautoriserte tilganger og

endringer

Tapt

verdiskapingineffektivitet

Oslashkte kostnader oslashkonomisk

tap

Oslashkte drifts- og

vedlikeholdskostnader

5 Store prosjekt leverer ikke

iht tid kostnad og kvalitet3

Teknisk Kostnadssprekk kan foslashre til

oslashkte gebyr og relativt store

oslashkonomiske tap

Kvalitetsutfordringer

Forsinkelser i prosjekt kan

foslashre til at inntektsstroslashmmen

fra investeringen forsinkes

med foslashlger for oslashvrig

virksomhet

6 Vedlikeholdsarbeidet er for

lite planmessig

langsiktig

Teknisk Vedlikeholdsetterslep som

gir oslashkte kostnader paring lengre

sikt

Oslashkte investerings- og

driftskostnader

HMS-krav blir ikke innfridd

7 Tjenestetilbudet innenfor

helse- og omsorgssektoren

samsvarer ikke med behov

Helse og

omsorg

Alle brukere som har behov

for det faringr ikke noslashdvendige

helse- og omsorgstenester

Dyre ineffektive tjenester

Fare for liv og helse

3 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med prosjektstyring som tema i 2013

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 12

Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons

8 Manglende samsvar

mellom kvalitet

tjenestetilbud og behov

innenfor rus- og

psykiatritjenesten4

Helse og

omsorg

Oslashkt risiko for at enkelte blir

langtidsbrukere av systemet

Ikke tilbud til alle som har rett

paring tjenester

Uheldige konsekvenser for

enkeltmenneske

9 Mangelfullt tilbud til

flyktninger i kommunen

Alle Daringrligere integrering f eks

daringrlig spraringk

Oslashkte kostnader

10 Varierende kvalitet paring

skolene mtp laeligringsmiljoslash

og laeligringsresultat

Oppvekst Oslashkende skille i

kunnskapsnivaring

Ikke fullfoslashring av utdanning

Oslashkt antall innbyggere paring

trygd

11 Tidlig innsats og

forebyggende arbeid rettet

mot barn unge og familier

nedprioriteres

Oppvekst

barnevern

NAV

Uheldige konsekvenser for

enkeltmenneske

Kan medfoslashre stoslashrre behov og

oslashkte kostnader i fremtiden

12 Kulturtilbudet er ikke

tilgjengelig for alle

Kultur og idrett Lite attraktivt for nye

innbyggere

Redusert livskvalitet for

enkelte

Regulatoriske risikoer

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Brudd paring lov og forskrift

relatert til offentlige

anskaffelser

Alle

Teknisk

Oslashkonomiske tap herunder

erstatningssoslashksmaringl og boslashter

pga feil i innkjoslashpsprosessen

og at kommunen kjoslashper inn

til for hoslashy pris

Negativt omdoslashmme

2 Brudd paring

personopplysningsloven

Alle ndash saeligrlig

innenfor helse

og oppvekst

Erstatningssoslashksmaringl

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

3 Brudd paring arbeidsmiljoslashloven Alle Negative konsekvenser for

enkeltansatte

Negativ effekt paring omdoslashmmet

Manglende oppfoslashlging av

sykemeldte

4 Brudd paring lov om

offentlighet Alle Forskjellsbehandling ndash ulik

saksbehandling

Publikum faringr ikke tilgang til

opplysninger

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

4 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 13

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

5 Brudd paring kommunelovens

krav til internkontroll

Alle Feil blir ikke rettet opp og

dette kan igjen medfoslashre

lovbrudd oslashkte kostnader og

skader

6 Brudd paring forvaltningsloven Alle Forskjellsbehandling ndash ulik

saksbehandling

Klagesaker - merkostnader

7 Brudd paring plan- og

bygningsloven5

Plan og

byggesak

Manglende likebehandling

Manglende samsvar mellom

tiltak og gitte tillatelserkrav

8 Fastsettelse av

selvkostgebyr samsvarer

ikke med krav6

Teknisk For hoslashye eller for lave gebyr

Negativt omdoslashmme

9 Brudd paring lovkrav innen

helse og omsorg

Helse og

omsorg

Brukere faringr ikke noslashdvendige

tjenester

Brukere faringr ikke individuell

plan

For lite brukermedvirkning

10 Nye ukjente oppgaver

som foslashlge av

samhandlingsreformen7

Helse og

omsorg

Utilstrekkeligfeil behandling

av pasienter i overganger

mellom kommunen og

sykehus

Innbyggerne faringr ikke

optimale tjenester

Oslashkte kostnader for

kommunen

Daringrlig omdoslashmme

11 Brudd paring barnehageloven ndash

kommunen sitt ansvar som

barnehagemynde

Barnehage Mangler i og klager paring

tilskudd til private barnehager

Varierende kvalitet paring

barnehagene i kommunen

12 Brudd paring lovkrav til sosiale

tjenester

Helse og

omsorg

NAV

Brukere faringr ikke noslashdvendige

tjenester

Daringrligere folkehelse

Oslashkte sosiale forskjeller

13 Brudd paring barnevernloven8 Barnevernet Enkelte barn blir ikke fanget

opp negativ konsekvens for

den enkelte

Kommunen kan bli

erstatningsansvarlig

Negativt omdoslashmme

14 Brudd paring opplaeligringsloven9 Skole

barnehage

Enkelte barn blir ikke fulgt

tilstrekkelig opp

Stoslashrre sosiale og

helsemessige problemer

5 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med byggesaksbehandling som tema i 2012

6 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med vann og avloslashp som tema i 2014

7 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Samhandlingsreformen som tema i 2014

8 Frogn gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med barnevern som tema i 2015

9 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med PP-tjenesten som tema i 2016

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 14

Oslashkonomi

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Lav eller varierende grad

av budsjettstyring10

Alle Negativ oslashkonomisk

konsekvens naring og for

framtiden

Avvik blir ikke avdekket

Ineffektiv bruk av midler

2 Investeringsbeslutninger

tas paring ufullstendig svakt

grunnlag

Alle Det gjoslashres feil

investeringsbeslutning

Negativ oslashkonomisk

konsekvens

3 Reduksjon i framtidig

inntektsgrunnlag

Alle Mindre handlefrihet

Fremtidig krevende

innsparingsbehov

4 Refusjoner innbetalinger

kommunen har krav paring bli

ikke innkrevd

Alle men

saeligrlig NAV

Helse og

omsorg og

oppvekst

Oslashkonomisk tap

Maringl strategi og vedtak

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Mangelfull oppfoslashlging av

politiske vedtak11

Alle

Stab

Feilandre prioriteringer gir

mangelfullineffektiv

realisering av politiske maringl

og vedtak

2 Kommunen har ikke

tilstrekkeligrett

kompetanse til aring dekke

fremtidens behov

Alle

HR Personal

Kommunen greier ikke aring yte

tilstrekkeligetilfredsstillende

tjenester

3 Kommunen er ikke nok

rigget til aring ivareta

fremtidige eksterne krav

Alle Virksomheten paringvirkes

negativt (tjenestekvalitet

oslashkonomi omdoslashmme

arbeidsplass etc)

4 Mangelfull oppfoslashlging av

kommunale planer (feks

klimaplan)

Alle Maringlsetninger blir ikke

realisert

10 Oslashkonomistyring var et prioritert omraringde i forrige plan for forvaltningsrevisjon i Frogn kommune

11 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med Oppfoslashlging av vedtak i folkevalgte organer som tema i 2016

Kontakt oss

Siv Karlsen Moa

Partner

T +47 40 63 95 48 E sivmoakpmgno

Ole Willy Fundingsrud

Director

T +47 406 39 692

E olewillyfundingsrudkpmgno

kpmgno

copy 2016 KPMG AS a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (ldquoKPMG Internationalrdquo) a Swiss entity All rights reserved

This proposal is made by KPMG AS a member firm of the KPMG network

of independent firms affiliated with KPMG International a Swiss

cooperative and is in all respects subject to the negotiation agreement and

signing of a specific engagement letter or contract KPMG International

provides no client services No member firm has any authority to obligate or

bind KPMG International or any other member firm vis-agrave-vis third parties nor

does KPMG International have any such authority to obligate or bind any

member firm

Frogn kontrollutvalg

Side 10 av 11

Frogn KU-1916 Kontrollutvalgets strateginotat Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600148-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1916 09052016 Sekretariatets innstilling

1 Kontrollutvalgets strateginotat vedtas med endringen som foreslaringtt i saksutredningen 2 Kontrollutvalget tar diskusjonen om utvalgets strateginotat til orientering

SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets strateginotat beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategier som benyttes for aring loslashse disse Notatet legges aringrlig frem for utvalget som en paringminnelse om hvilke maringl oppgaver og kjoslashreregler som gjelder for utvalgets arbeid I tillegg inviteres det til en diskusjon om eventuelle endringertilfoslashyelser i utvalgets strategi Strateginotat ble sist behandlet av utvalget i sak 415 i moslashte 2 februar 2015 Sekretariatet foreslaringr foslashlgende tillegg Under overskriften 3 Selskapskontroll paring side 2 i notatet boslashr innholdet oppdateres slik at det er samsvar med sect 13 i Forskrift om kontrollutvalg I forskriften staringr det at plan for selskapskontroll skal baseres paring en overordnet analyse Vi foreslaringr at strategien for selskapskontroll utvides til fire punkter og at punktet om overordnet analyse settes inn som nummer 2

- Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger

Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Vedlegg til sak Utvalgets strateginotat

1

STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I FROGN Sist vedtatt uten endringer 02022015 jf sak 415

Maringl og oppgaver

Kontrollutvalgets hovedmaringl er aring bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver

blir ivaretatt paring best mulig maringte

Kommuneloven (sect 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til aring forestaring

det loslashpende tilsynet med forvaltningen Utvalget skal paringse at regnskapene blir foslashrt paring en

betryggende maringte at oslashkonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomfoslashres god

forvaltningsrevisjon og selskapskontroll

Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til aring kreve enhver opplysning redegjoslashrelse eller

dokument som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene jf F sect 5

Valg og sammensetning

Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgaringr av F sect 2

Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvaringker og saksbehandlingen skal kun foregaring

ut fra et kontrollperspektiv Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin

dobbeltrolle som politikere og noslashytrale kontrolloslashrer

Hovedoppgaver

1 Regnskapsrevisjon

Utvalget skal paringse at kommunens regnskap blir revidert paring en betryggende maringte og i samsvar

med de bestemmelser som foslashlger av lov forskrift god kommunal revisjonsskikk mm

Strategi

1 Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om

arbeidet og strategien for det kommende revisjonsaringret

2 Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og

oslashkonomiforvaltning forelegges utvalget

3 Utvalget skal paringse at revisjonens merknader blir fulgt opp

2 Forvaltningsrevisjon

Kontrollutvalget skal paringse at det blir gjennomfoslashrt systematiske vurderinger av oslashkonomi og

maringloppnaringelse ut fra kommunestyrets vedtak

Strategi

1 Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse om mulige omraringder med risiko for

avvik fra oppsatte maringl i kommunen

2 Foreslaring en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for

kommunen

3 Innstille om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret

4 Paringse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen

2

3 Selskapskontroll

Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide

kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller

forvaltningsrevisjon

Strategi

1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo

2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret

3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen

4 Annet tilsyn og kontroll

Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de

opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr

kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram

saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under

utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak

Strategi

1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen

2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ

3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget

initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser

Organisering av arbeidet generelt

1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget

sekretariat

Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning

redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring

gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ

ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som

underordnede organer

Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med

kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver

Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre

undersoslashkelser som ikke er revisjon

Strategi

1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i

arbeidet

3

2 Samarbeid

Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon

med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og

revisjonen

Strategi

1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra

utvalgets moslashter

2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og

samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker

3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret

4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet

3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media

For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle

styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er

det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med

utvalget

Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del

saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold

til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger

som er underlagt lovbestemt taushetsplikt

Strategi

1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig

paring kommunens Internett-sider

2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig

innsyn paring kommunens Internettsider

3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum

4 Tips skal alltid vurderes

5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares

6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media

4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner

Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor

kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende

aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og

vedtatte planer og andre tiltak

Strategi

1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr

2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget

Frogn kontrollutvalg

Side 11 av 11

Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og

avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om

selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat

Postadresse Postboks 195 1431 Arings

Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29

64 96 20 59 (m) 920 16 409

FIKSfollofiksno

wwwfollofiksno

MOslashTEPROTOKOLL

Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5

Saksliste

Side

Saker til behandling

716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3

816 Henvendelse til kontrollutvalget 3

916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3

1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4

1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4

1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5

1316 Orienteringssaker 5

Eventuelt

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5

Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine

undersoslashkelser

Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget

Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden

Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016

Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13

Saksdokumentet er unntatt offentlighet

Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk

Otto Schacht

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 5 av 5

Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquo

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3

Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS

Pb 195 1431 AringS

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen

1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former

2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene

3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene

4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister

5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene

6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap

7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene

8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 5 av 5

9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene

10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring

generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene

11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste

organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

1

KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015

mars FIKS 7mars 2016

2

3

Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat

Februar Fornyes aringrlig

FIKS FIKS

Legges frem i mai

Rullerende

4

Moslashteplan

FIKS

1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember

5 Kommunens aringrsregnskap 2015

15 april Kommunen

6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen

7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG

311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG

8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

2

Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915

10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai

12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm

Svarfrist FIKS

Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern

22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016

FIKS FIKS FIKS FIKS

KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai

KS 1216

13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012

Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver

Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars

  • Saksliste Frogn KU 09052016
  • Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
    • Signert revisjonsberetning Frogn 2015
      • Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
        • E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
        • Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
        • Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
          • Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
            • Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
              • Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
                • saksutskrift sak 7-16
                  • Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
                    • Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
                      • Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
                        • StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
                          • Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
                            • 1 Protokoll Frogn KU 07032016
                            • 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
                            • 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
                            • 4 FrognAktivitetsplan 2016
Page 25: MØTEINNKALLING Frogn kontrollutvalg...• Ved behandling i HMPB 2.2.2016 ble nye boligområder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan, i tråd med rådmannens innstilling

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 11

Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder Nedenfor presenteres oslashvrige risikoomraringder som er identifisert og vurdert

Generell drift

Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons

1 Interne ogeller eksterne

misligheter

Alle Tap som foslashlge av intern

svindel og andre personlige

vinninger

Svekket omdoslashmme

Daringrligere kvalitet

2 Stoslashttetjenestene leverer

ikke tilstrekkelig verdi til

kommunen

Servicesenter

Fellestjenester

Ineffektivitetdaringrlig kvalitet

hindrer tjenestene og politisk

virksomhet i aring gjoslashre en god

nok jobb

Variertdaringrlig

serviceopplevelse

Daringrlig omdoslashmme hos

innbyggerne

3 Post- og arkivfunksjonen

fungerer ikke etter

hensikten

Servicesenter

Fellestjenester

Publikum ansatte faringr ikke

tilgang paring opplysninger

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

4 Uhensiktsmessig drift av

og manglende kunnskap

om IKT-systemene i

kommunen

IKT Uautoriserte tilganger og

endringer

Tapt

verdiskapingineffektivitet

Oslashkte kostnader oslashkonomisk

tap

Oslashkte drifts- og

vedlikeholdskostnader

5 Store prosjekt leverer ikke

iht tid kostnad og kvalitet3

Teknisk Kostnadssprekk kan foslashre til

oslashkte gebyr og relativt store

oslashkonomiske tap

Kvalitetsutfordringer

Forsinkelser i prosjekt kan

foslashre til at inntektsstroslashmmen

fra investeringen forsinkes

med foslashlger for oslashvrig

virksomhet

6 Vedlikeholdsarbeidet er for

lite planmessig

langsiktig

Teknisk Vedlikeholdsetterslep som

gir oslashkte kostnader paring lengre

sikt

Oslashkte investerings- og

driftskostnader

HMS-krav blir ikke innfridd

7 Tjenestetilbudet innenfor

helse- og omsorgssektoren

samsvarer ikke med behov

Helse og

omsorg

Alle brukere som har behov

for det faringr ikke noslashdvendige

helse- og omsorgstenester

Dyre ineffektive tjenester

Fare for liv og helse

3 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med prosjektstyring som tema i 2013

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 12

Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons

8 Manglende samsvar

mellom kvalitet

tjenestetilbud og behov

innenfor rus- og

psykiatritjenesten4

Helse og

omsorg

Oslashkt risiko for at enkelte blir

langtidsbrukere av systemet

Ikke tilbud til alle som har rett

paring tjenester

Uheldige konsekvenser for

enkeltmenneske

9 Mangelfullt tilbud til

flyktninger i kommunen

Alle Daringrligere integrering f eks

daringrlig spraringk

Oslashkte kostnader

10 Varierende kvalitet paring

skolene mtp laeligringsmiljoslash

og laeligringsresultat

Oppvekst Oslashkende skille i

kunnskapsnivaring

Ikke fullfoslashring av utdanning

Oslashkt antall innbyggere paring

trygd

11 Tidlig innsats og

forebyggende arbeid rettet

mot barn unge og familier

nedprioriteres

Oppvekst

barnevern

NAV

Uheldige konsekvenser for

enkeltmenneske

Kan medfoslashre stoslashrre behov og

oslashkte kostnader i fremtiden

12 Kulturtilbudet er ikke

tilgjengelig for alle

Kultur og idrett Lite attraktivt for nye

innbyggere

Redusert livskvalitet for

enkelte

Regulatoriske risikoer

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Brudd paring lov og forskrift

relatert til offentlige

anskaffelser

Alle

Teknisk

Oslashkonomiske tap herunder

erstatningssoslashksmaringl og boslashter

pga feil i innkjoslashpsprosessen

og at kommunen kjoslashper inn

til for hoslashy pris

Negativt omdoslashmme

2 Brudd paring

personopplysningsloven

Alle ndash saeligrlig

innenfor helse

og oppvekst

Erstatningssoslashksmaringl

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

3 Brudd paring arbeidsmiljoslashloven Alle Negative konsekvenser for

enkeltansatte

Negativ effekt paring omdoslashmmet

Manglende oppfoslashlging av

sykemeldte

4 Brudd paring lov om

offentlighet Alle Forskjellsbehandling ndash ulik

saksbehandling

Publikum faringr ikke tilgang til

opplysninger

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

4 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 13

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

5 Brudd paring kommunelovens

krav til internkontroll

Alle Feil blir ikke rettet opp og

dette kan igjen medfoslashre

lovbrudd oslashkte kostnader og

skader

6 Brudd paring forvaltningsloven Alle Forskjellsbehandling ndash ulik

saksbehandling

Klagesaker - merkostnader

7 Brudd paring plan- og

bygningsloven5

Plan og

byggesak

Manglende likebehandling

Manglende samsvar mellom

tiltak og gitte tillatelserkrav

8 Fastsettelse av

selvkostgebyr samsvarer

ikke med krav6

Teknisk For hoslashye eller for lave gebyr

Negativt omdoslashmme

9 Brudd paring lovkrav innen

helse og omsorg

Helse og

omsorg

Brukere faringr ikke noslashdvendige

tjenester

Brukere faringr ikke individuell

plan

For lite brukermedvirkning

10 Nye ukjente oppgaver

som foslashlge av

samhandlingsreformen7

Helse og

omsorg

Utilstrekkeligfeil behandling

av pasienter i overganger

mellom kommunen og

sykehus

Innbyggerne faringr ikke

optimale tjenester

Oslashkte kostnader for

kommunen

Daringrlig omdoslashmme

11 Brudd paring barnehageloven ndash

kommunen sitt ansvar som

barnehagemynde

Barnehage Mangler i og klager paring

tilskudd til private barnehager

Varierende kvalitet paring

barnehagene i kommunen

12 Brudd paring lovkrav til sosiale

tjenester

Helse og

omsorg

NAV

Brukere faringr ikke noslashdvendige

tjenester

Daringrligere folkehelse

Oslashkte sosiale forskjeller

13 Brudd paring barnevernloven8 Barnevernet Enkelte barn blir ikke fanget

opp negativ konsekvens for

den enkelte

Kommunen kan bli

erstatningsansvarlig

Negativt omdoslashmme

14 Brudd paring opplaeligringsloven9 Skole

barnehage

Enkelte barn blir ikke fulgt

tilstrekkelig opp

Stoslashrre sosiale og

helsemessige problemer

5 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med byggesaksbehandling som tema i 2012

6 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med vann og avloslashp som tema i 2014

7 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Samhandlingsreformen som tema i 2014

8 Frogn gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med barnevern som tema i 2015

9 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med PP-tjenesten som tema i 2016

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 14

Oslashkonomi

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Lav eller varierende grad

av budsjettstyring10

Alle Negativ oslashkonomisk

konsekvens naring og for

framtiden

Avvik blir ikke avdekket

Ineffektiv bruk av midler

2 Investeringsbeslutninger

tas paring ufullstendig svakt

grunnlag

Alle Det gjoslashres feil

investeringsbeslutning

Negativ oslashkonomisk

konsekvens

3 Reduksjon i framtidig

inntektsgrunnlag

Alle Mindre handlefrihet

Fremtidig krevende

innsparingsbehov

4 Refusjoner innbetalinger

kommunen har krav paring bli

ikke innkrevd

Alle men

saeligrlig NAV

Helse og

omsorg og

oppvekst

Oslashkonomisk tap

Maringl strategi og vedtak

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Mangelfull oppfoslashlging av

politiske vedtak11

Alle

Stab

Feilandre prioriteringer gir

mangelfullineffektiv

realisering av politiske maringl

og vedtak

2 Kommunen har ikke

tilstrekkeligrett

kompetanse til aring dekke

fremtidens behov

Alle

HR Personal

Kommunen greier ikke aring yte

tilstrekkeligetilfredsstillende

tjenester

3 Kommunen er ikke nok

rigget til aring ivareta

fremtidige eksterne krav

Alle Virksomheten paringvirkes

negativt (tjenestekvalitet

oslashkonomi omdoslashmme

arbeidsplass etc)

4 Mangelfull oppfoslashlging av

kommunale planer (feks

klimaplan)

Alle Maringlsetninger blir ikke

realisert

10 Oslashkonomistyring var et prioritert omraringde i forrige plan for forvaltningsrevisjon i Frogn kommune

11 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med Oppfoslashlging av vedtak i folkevalgte organer som tema i 2016

Kontakt oss

Siv Karlsen Moa

Partner

T +47 40 63 95 48 E sivmoakpmgno

Ole Willy Fundingsrud

Director

T +47 406 39 692

E olewillyfundingsrudkpmgno

kpmgno

copy 2016 KPMG AS a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (ldquoKPMG Internationalrdquo) a Swiss entity All rights reserved

This proposal is made by KPMG AS a member firm of the KPMG network

of independent firms affiliated with KPMG International a Swiss

cooperative and is in all respects subject to the negotiation agreement and

signing of a specific engagement letter or contract KPMG International

provides no client services No member firm has any authority to obligate or

bind KPMG International or any other member firm vis-agrave-vis third parties nor

does KPMG International have any such authority to obligate or bind any

member firm

Frogn kontrollutvalg

Side 10 av 11

Frogn KU-1916 Kontrollutvalgets strateginotat Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600148-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1916 09052016 Sekretariatets innstilling

1 Kontrollutvalgets strateginotat vedtas med endringen som foreslaringtt i saksutredningen 2 Kontrollutvalget tar diskusjonen om utvalgets strateginotat til orientering

SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets strateginotat beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategier som benyttes for aring loslashse disse Notatet legges aringrlig frem for utvalget som en paringminnelse om hvilke maringl oppgaver og kjoslashreregler som gjelder for utvalgets arbeid I tillegg inviteres det til en diskusjon om eventuelle endringertilfoslashyelser i utvalgets strategi Strateginotat ble sist behandlet av utvalget i sak 415 i moslashte 2 februar 2015 Sekretariatet foreslaringr foslashlgende tillegg Under overskriften 3 Selskapskontroll paring side 2 i notatet boslashr innholdet oppdateres slik at det er samsvar med sect 13 i Forskrift om kontrollutvalg I forskriften staringr det at plan for selskapskontroll skal baseres paring en overordnet analyse Vi foreslaringr at strategien for selskapskontroll utvides til fire punkter og at punktet om overordnet analyse settes inn som nummer 2

- Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger

Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Vedlegg til sak Utvalgets strateginotat

1

STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I FROGN Sist vedtatt uten endringer 02022015 jf sak 415

Maringl og oppgaver

Kontrollutvalgets hovedmaringl er aring bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver

blir ivaretatt paring best mulig maringte

Kommuneloven (sect 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til aring forestaring

det loslashpende tilsynet med forvaltningen Utvalget skal paringse at regnskapene blir foslashrt paring en

betryggende maringte at oslashkonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomfoslashres god

forvaltningsrevisjon og selskapskontroll

Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til aring kreve enhver opplysning redegjoslashrelse eller

dokument som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene jf F sect 5

Valg og sammensetning

Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgaringr av F sect 2

Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvaringker og saksbehandlingen skal kun foregaring

ut fra et kontrollperspektiv Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin

dobbeltrolle som politikere og noslashytrale kontrolloslashrer

Hovedoppgaver

1 Regnskapsrevisjon

Utvalget skal paringse at kommunens regnskap blir revidert paring en betryggende maringte og i samsvar

med de bestemmelser som foslashlger av lov forskrift god kommunal revisjonsskikk mm

Strategi

1 Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om

arbeidet og strategien for det kommende revisjonsaringret

2 Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og

oslashkonomiforvaltning forelegges utvalget

3 Utvalget skal paringse at revisjonens merknader blir fulgt opp

2 Forvaltningsrevisjon

Kontrollutvalget skal paringse at det blir gjennomfoslashrt systematiske vurderinger av oslashkonomi og

maringloppnaringelse ut fra kommunestyrets vedtak

Strategi

1 Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse om mulige omraringder med risiko for

avvik fra oppsatte maringl i kommunen

2 Foreslaring en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for

kommunen

3 Innstille om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret

4 Paringse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen

2

3 Selskapskontroll

Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide

kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller

forvaltningsrevisjon

Strategi

1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo

2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret

3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen

4 Annet tilsyn og kontroll

Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de

opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr

kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram

saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under

utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak

Strategi

1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen

2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ

3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget

initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser

Organisering av arbeidet generelt

1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget

sekretariat

Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning

redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring

gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ

ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som

underordnede organer

Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med

kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver

Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre

undersoslashkelser som ikke er revisjon

Strategi

1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i

arbeidet

3

2 Samarbeid

Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon

med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og

revisjonen

Strategi

1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra

utvalgets moslashter

2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og

samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker

3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret

4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet

3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media

For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle

styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er

det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med

utvalget

Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del

saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold

til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger

som er underlagt lovbestemt taushetsplikt

Strategi

1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig

paring kommunens Internett-sider

2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig

innsyn paring kommunens Internettsider

3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum

4 Tips skal alltid vurderes

5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares

6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media

4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner

Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor

kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende

aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og

vedtatte planer og andre tiltak

Strategi

1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr

2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget

Frogn kontrollutvalg

Side 11 av 11

Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og

avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om

selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat

Postadresse Postboks 195 1431 Arings

Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29

64 96 20 59 (m) 920 16 409

FIKSfollofiksno

wwwfollofiksno

MOslashTEPROTOKOLL

Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5

Saksliste

Side

Saker til behandling

716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3

816 Henvendelse til kontrollutvalget 3

916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3

1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4

1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4

1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5

1316 Orienteringssaker 5

Eventuelt

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5

Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine

undersoslashkelser

Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget

Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden

Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016

Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13

Saksdokumentet er unntatt offentlighet

Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk

Otto Schacht

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 5 av 5

Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquo

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3

Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS

Pb 195 1431 AringS

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen

1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former

2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene

3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene

4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister

5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene

6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap

7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene

8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 5 av 5

9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene

10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring

generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene

11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste

organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

1

KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015

mars FIKS 7mars 2016

2

3

Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat

Februar Fornyes aringrlig

FIKS FIKS

Legges frem i mai

Rullerende

4

Moslashteplan

FIKS

1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember

5 Kommunens aringrsregnskap 2015

15 april Kommunen

6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen

7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG

311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG

8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

2

Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915

10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai

12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm

Svarfrist FIKS

Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern

22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016

FIKS FIKS FIKS FIKS

KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai

KS 1216

13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012

Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver

Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars

  • Saksliste Frogn KU 09052016
  • Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
    • Signert revisjonsberetning Frogn 2015
      • Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
        • E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
        • Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
        • Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
          • Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
            • Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
              • Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
                • saksutskrift sak 7-16
                  • Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
                    • Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
                      • Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
                        • StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
                          • Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
                            • 1 Protokoll Frogn KU 07032016
                            • 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
                            • 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
                            • 4 FrognAktivitetsplan 2016
Page 26: MØTEINNKALLING Frogn kontrollutvalg...• Ved behandling i HMPB 2.2.2016 ble nye boligområder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan, i tråd med rådmannens innstilling

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 12

Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons

8 Manglende samsvar

mellom kvalitet

tjenestetilbud og behov

innenfor rus- og

psykiatritjenesten4

Helse og

omsorg

Oslashkt risiko for at enkelte blir

langtidsbrukere av systemet

Ikke tilbud til alle som har rett

paring tjenester

Uheldige konsekvenser for

enkeltmenneske

9 Mangelfullt tilbud til

flyktninger i kommunen

Alle Daringrligere integrering f eks

daringrlig spraringk

Oslashkte kostnader

10 Varierende kvalitet paring

skolene mtp laeligringsmiljoslash

og laeligringsresultat

Oppvekst Oslashkende skille i

kunnskapsnivaring

Ikke fullfoslashring av utdanning

Oslashkt antall innbyggere paring

trygd

11 Tidlig innsats og

forebyggende arbeid rettet

mot barn unge og familier

nedprioriteres

Oppvekst

barnevern

NAV

Uheldige konsekvenser for

enkeltmenneske

Kan medfoslashre stoslashrre behov og

oslashkte kostnader i fremtiden

12 Kulturtilbudet er ikke

tilgjengelig for alle

Kultur og idrett Lite attraktivt for nye

innbyggere

Redusert livskvalitet for

enkelte

Regulatoriske risikoer

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Brudd paring lov og forskrift

relatert til offentlige

anskaffelser

Alle

Teknisk

Oslashkonomiske tap herunder

erstatningssoslashksmaringl og boslashter

pga feil i innkjoslashpsprosessen

og at kommunen kjoslashper inn

til for hoslashy pris

Negativt omdoslashmme

2 Brudd paring

personopplysningsloven

Alle ndash saeligrlig

innenfor helse

og oppvekst

Erstatningssoslashksmaringl

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

3 Brudd paring arbeidsmiljoslashloven Alle Negative konsekvenser for

enkeltansatte

Negativ effekt paring omdoslashmmet

Manglende oppfoslashlging av

sykemeldte

4 Brudd paring lov om

offentlighet Alle Forskjellsbehandling ndash ulik

saksbehandling

Publikum faringr ikke tilgang til

opplysninger

Negativ paringvirkning paring

omdoslashmmet

4 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 13

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

5 Brudd paring kommunelovens

krav til internkontroll

Alle Feil blir ikke rettet opp og

dette kan igjen medfoslashre

lovbrudd oslashkte kostnader og

skader

6 Brudd paring forvaltningsloven Alle Forskjellsbehandling ndash ulik

saksbehandling

Klagesaker - merkostnader

7 Brudd paring plan- og

bygningsloven5

Plan og

byggesak

Manglende likebehandling

Manglende samsvar mellom

tiltak og gitte tillatelserkrav

8 Fastsettelse av

selvkostgebyr samsvarer

ikke med krav6

Teknisk For hoslashye eller for lave gebyr

Negativt omdoslashmme

9 Brudd paring lovkrav innen

helse og omsorg

Helse og

omsorg

Brukere faringr ikke noslashdvendige

tjenester

Brukere faringr ikke individuell

plan

For lite brukermedvirkning

10 Nye ukjente oppgaver

som foslashlge av

samhandlingsreformen7

Helse og

omsorg

Utilstrekkeligfeil behandling

av pasienter i overganger

mellom kommunen og

sykehus

Innbyggerne faringr ikke

optimale tjenester

Oslashkte kostnader for

kommunen

Daringrlig omdoslashmme

11 Brudd paring barnehageloven ndash

kommunen sitt ansvar som

barnehagemynde

Barnehage Mangler i og klager paring

tilskudd til private barnehager

Varierende kvalitet paring

barnehagene i kommunen

12 Brudd paring lovkrav til sosiale

tjenester

Helse og

omsorg

NAV

Brukere faringr ikke noslashdvendige

tjenester

Daringrligere folkehelse

Oslashkte sosiale forskjeller

13 Brudd paring barnevernloven8 Barnevernet Enkelte barn blir ikke fanget

opp negativ konsekvens for

den enkelte

Kommunen kan bli

erstatningsansvarlig

Negativt omdoslashmme

14 Brudd paring opplaeligringsloven9 Skole

barnehage

Enkelte barn blir ikke fulgt

tilstrekkelig opp

Stoslashrre sosiale og

helsemessige problemer

5 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med byggesaksbehandling som tema i 2012

6 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med vann og avloslashp som tema i 2014

7 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Samhandlingsreformen som tema i 2014

8 Frogn gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med barnevern som tema i 2015

9 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med PP-tjenesten som tema i 2016

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 14

Oslashkonomi

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Lav eller varierende grad

av budsjettstyring10

Alle Negativ oslashkonomisk

konsekvens naring og for

framtiden

Avvik blir ikke avdekket

Ineffektiv bruk av midler

2 Investeringsbeslutninger

tas paring ufullstendig svakt

grunnlag

Alle Det gjoslashres feil

investeringsbeslutning

Negativ oslashkonomisk

konsekvens

3 Reduksjon i framtidig

inntektsgrunnlag

Alle Mindre handlefrihet

Fremtidig krevende

innsparingsbehov

4 Refusjoner innbetalinger

kommunen har krav paring bli

ikke innkrevd

Alle men

saeligrlig NAV

Helse og

omsorg og

oppvekst

Oslashkonomisk tap

Maringl strategi og vedtak

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Mangelfull oppfoslashlging av

politiske vedtak11

Alle

Stab

Feilandre prioriteringer gir

mangelfullineffektiv

realisering av politiske maringl

og vedtak

2 Kommunen har ikke

tilstrekkeligrett

kompetanse til aring dekke

fremtidens behov

Alle

HR Personal

Kommunen greier ikke aring yte

tilstrekkeligetilfredsstillende

tjenester

3 Kommunen er ikke nok

rigget til aring ivareta

fremtidige eksterne krav

Alle Virksomheten paringvirkes

negativt (tjenestekvalitet

oslashkonomi omdoslashmme

arbeidsplass etc)

4 Mangelfull oppfoslashlging av

kommunale planer (feks

klimaplan)

Alle Maringlsetninger blir ikke

realisert

10 Oslashkonomistyring var et prioritert omraringde i forrige plan for forvaltningsrevisjon i Frogn kommune

11 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med Oppfoslashlging av vedtak i folkevalgte organer som tema i 2016

Kontakt oss

Siv Karlsen Moa

Partner

T +47 40 63 95 48 E sivmoakpmgno

Ole Willy Fundingsrud

Director

T +47 406 39 692

E olewillyfundingsrudkpmgno

kpmgno

copy 2016 KPMG AS a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (ldquoKPMG Internationalrdquo) a Swiss entity All rights reserved

This proposal is made by KPMG AS a member firm of the KPMG network

of independent firms affiliated with KPMG International a Swiss

cooperative and is in all respects subject to the negotiation agreement and

signing of a specific engagement letter or contract KPMG International

provides no client services No member firm has any authority to obligate or

bind KPMG International or any other member firm vis-agrave-vis third parties nor

does KPMG International have any such authority to obligate or bind any

member firm

Frogn kontrollutvalg

Side 10 av 11

Frogn KU-1916 Kontrollutvalgets strateginotat Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600148-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1916 09052016 Sekretariatets innstilling

1 Kontrollutvalgets strateginotat vedtas med endringen som foreslaringtt i saksutredningen 2 Kontrollutvalget tar diskusjonen om utvalgets strateginotat til orientering

SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets strateginotat beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategier som benyttes for aring loslashse disse Notatet legges aringrlig frem for utvalget som en paringminnelse om hvilke maringl oppgaver og kjoslashreregler som gjelder for utvalgets arbeid I tillegg inviteres det til en diskusjon om eventuelle endringertilfoslashyelser i utvalgets strategi Strateginotat ble sist behandlet av utvalget i sak 415 i moslashte 2 februar 2015 Sekretariatet foreslaringr foslashlgende tillegg Under overskriften 3 Selskapskontroll paring side 2 i notatet boslashr innholdet oppdateres slik at det er samsvar med sect 13 i Forskrift om kontrollutvalg I forskriften staringr det at plan for selskapskontroll skal baseres paring en overordnet analyse Vi foreslaringr at strategien for selskapskontroll utvides til fire punkter og at punktet om overordnet analyse settes inn som nummer 2

- Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger

Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Vedlegg til sak Utvalgets strateginotat

1

STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I FROGN Sist vedtatt uten endringer 02022015 jf sak 415

Maringl og oppgaver

Kontrollutvalgets hovedmaringl er aring bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver

blir ivaretatt paring best mulig maringte

Kommuneloven (sect 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til aring forestaring

det loslashpende tilsynet med forvaltningen Utvalget skal paringse at regnskapene blir foslashrt paring en

betryggende maringte at oslashkonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomfoslashres god

forvaltningsrevisjon og selskapskontroll

Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til aring kreve enhver opplysning redegjoslashrelse eller

dokument som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene jf F sect 5

Valg og sammensetning

Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgaringr av F sect 2

Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvaringker og saksbehandlingen skal kun foregaring

ut fra et kontrollperspektiv Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin

dobbeltrolle som politikere og noslashytrale kontrolloslashrer

Hovedoppgaver

1 Regnskapsrevisjon

Utvalget skal paringse at kommunens regnskap blir revidert paring en betryggende maringte og i samsvar

med de bestemmelser som foslashlger av lov forskrift god kommunal revisjonsskikk mm

Strategi

1 Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om

arbeidet og strategien for det kommende revisjonsaringret

2 Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og

oslashkonomiforvaltning forelegges utvalget

3 Utvalget skal paringse at revisjonens merknader blir fulgt opp

2 Forvaltningsrevisjon

Kontrollutvalget skal paringse at det blir gjennomfoslashrt systematiske vurderinger av oslashkonomi og

maringloppnaringelse ut fra kommunestyrets vedtak

Strategi

1 Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse om mulige omraringder med risiko for

avvik fra oppsatte maringl i kommunen

2 Foreslaring en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for

kommunen

3 Innstille om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret

4 Paringse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen

2

3 Selskapskontroll

Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide

kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller

forvaltningsrevisjon

Strategi

1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo

2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret

3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen

4 Annet tilsyn og kontroll

Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de

opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr

kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram

saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under

utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak

Strategi

1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen

2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ

3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget

initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser

Organisering av arbeidet generelt

1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget

sekretariat

Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning

redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring

gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ

ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som

underordnede organer

Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med

kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver

Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre

undersoslashkelser som ikke er revisjon

Strategi

1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i

arbeidet

3

2 Samarbeid

Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon

med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og

revisjonen

Strategi

1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra

utvalgets moslashter

2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og

samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker

3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret

4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet

3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media

For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle

styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er

det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med

utvalget

Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del

saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold

til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger

som er underlagt lovbestemt taushetsplikt

Strategi

1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig

paring kommunens Internett-sider

2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig

innsyn paring kommunens Internettsider

3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum

4 Tips skal alltid vurderes

5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares

6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media

4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner

Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor

kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende

aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og

vedtatte planer og andre tiltak

Strategi

1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr

2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget

Frogn kontrollutvalg

Side 11 av 11

Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og

avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om

selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat

Postadresse Postboks 195 1431 Arings

Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29

64 96 20 59 (m) 920 16 409

FIKSfollofiksno

wwwfollofiksno

MOslashTEPROTOKOLL

Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5

Saksliste

Side

Saker til behandling

716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3

816 Henvendelse til kontrollutvalget 3

916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3

1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4

1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4

1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5

1316 Orienteringssaker 5

Eventuelt

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5

Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine

undersoslashkelser

Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget

Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden

Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016

Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13

Saksdokumentet er unntatt offentlighet

Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk

Otto Schacht

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 5 av 5

Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquo

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3

Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS

Pb 195 1431 AringS

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen

1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former

2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene

3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene

4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister

5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene

6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap

7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene

8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 5 av 5

9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene

10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring

generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene

11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste

organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

1

KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015

mars FIKS 7mars 2016

2

3

Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat

Februar Fornyes aringrlig

FIKS FIKS

Legges frem i mai

Rullerende

4

Moslashteplan

FIKS

1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember

5 Kommunens aringrsregnskap 2015

15 april Kommunen

6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen

7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG

311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG

8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

2

Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915

10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai

12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm

Svarfrist FIKS

Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern

22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016

FIKS FIKS FIKS FIKS

KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai

KS 1216

13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012

Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver

Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars

  • Saksliste Frogn KU 09052016
  • Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
    • Signert revisjonsberetning Frogn 2015
      • Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
        • E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
        • Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
        • Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
          • Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
            • Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
              • Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
                • saksutskrift sak 7-16
                  • Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
                    • Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
                      • Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
                        • StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
                          • Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
                            • 1 Protokoll Frogn KU 07032016
                            • 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
                            • 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
                            • 4 FrognAktivitetsplan 2016
Page 27: MØTEINNKALLING Frogn kontrollutvalg...• Ved behandling i HMPB 2.2.2016 ble nye boligområder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan, i tråd med rådmannens innstilling

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 13

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

5 Brudd paring kommunelovens

krav til internkontroll

Alle Feil blir ikke rettet opp og

dette kan igjen medfoslashre

lovbrudd oslashkte kostnader og

skader

6 Brudd paring forvaltningsloven Alle Forskjellsbehandling ndash ulik

saksbehandling

Klagesaker - merkostnader

7 Brudd paring plan- og

bygningsloven5

Plan og

byggesak

Manglende likebehandling

Manglende samsvar mellom

tiltak og gitte tillatelserkrav

8 Fastsettelse av

selvkostgebyr samsvarer

ikke med krav6

Teknisk For hoslashye eller for lave gebyr

Negativt omdoslashmme

9 Brudd paring lovkrav innen

helse og omsorg

Helse og

omsorg

Brukere faringr ikke noslashdvendige

tjenester

Brukere faringr ikke individuell

plan

For lite brukermedvirkning

10 Nye ukjente oppgaver

som foslashlge av

samhandlingsreformen7

Helse og

omsorg

Utilstrekkeligfeil behandling

av pasienter i overganger

mellom kommunen og

sykehus

Innbyggerne faringr ikke

optimale tjenester

Oslashkte kostnader for

kommunen

Daringrlig omdoslashmme

11 Brudd paring barnehageloven ndash

kommunen sitt ansvar som

barnehagemynde

Barnehage Mangler i og klager paring

tilskudd til private barnehager

Varierende kvalitet paring

barnehagene i kommunen

12 Brudd paring lovkrav til sosiale

tjenester

Helse og

omsorg

NAV

Brukere faringr ikke noslashdvendige

tjenester

Daringrligere folkehelse

Oslashkte sosiale forskjeller

13 Brudd paring barnevernloven8 Barnevernet Enkelte barn blir ikke fanget

opp negativ konsekvens for

den enkelte

Kommunen kan bli

erstatningsansvarlig

Negativt omdoslashmme

14 Brudd paring opplaeligringsloven9 Skole

barnehage

Enkelte barn blir ikke fulgt

tilstrekkelig opp

Stoslashrre sosiale og

helsemessige problemer

5 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med byggesaksbehandling som tema i 2012

6 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med vann og avloslashp som tema i 2014

7 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Samhandlingsreformen som tema i 2014

8 Frogn gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med barnevern som tema i 2015

9 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med PP-tjenesten som tema i 2016

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 14

Oslashkonomi

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Lav eller varierende grad

av budsjettstyring10

Alle Negativ oslashkonomisk

konsekvens naring og for

framtiden

Avvik blir ikke avdekket

Ineffektiv bruk av midler

2 Investeringsbeslutninger

tas paring ufullstendig svakt

grunnlag

Alle Det gjoslashres feil

investeringsbeslutning

Negativ oslashkonomisk

konsekvens

3 Reduksjon i framtidig

inntektsgrunnlag

Alle Mindre handlefrihet

Fremtidig krevende

innsparingsbehov

4 Refusjoner innbetalinger

kommunen har krav paring bli

ikke innkrevd

Alle men

saeligrlig NAV

Helse og

omsorg og

oppvekst

Oslashkonomisk tap

Maringl strategi og vedtak

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Mangelfull oppfoslashlging av

politiske vedtak11

Alle

Stab

Feilandre prioriteringer gir

mangelfullineffektiv

realisering av politiske maringl

og vedtak

2 Kommunen har ikke

tilstrekkeligrett

kompetanse til aring dekke

fremtidens behov

Alle

HR Personal

Kommunen greier ikke aring yte

tilstrekkeligetilfredsstillende

tjenester

3 Kommunen er ikke nok

rigget til aring ivareta

fremtidige eksterne krav

Alle Virksomheten paringvirkes

negativt (tjenestekvalitet

oslashkonomi omdoslashmme

arbeidsplass etc)

4 Mangelfull oppfoslashlging av

kommunale planer (feks

klimaplan)

Alle Maringlsetninger blir ikke

realisert

10 Oslashkonomistyring var et prioritert omraringde i forrige plan for forvaltningsrevisjon i Frogn kommune

11 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med Oppfoslashlging av vedtak i folkevalgte organer som tema i 2016

Kontakt oss

Siv Karlsen Moa

Partner

T +47 40 63 95 48 E sivmoakpmgno

Ole Willy Fundingsrud

Director

T +47 406 39 692

E olewillyfundingsrudkpmgno

kpmgno

copy 2016 KPMG AS a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (ldquoKPMG Internationalrdquo) a Swiss entity All rights reserved

This proposal is made by KPMG AS a member firm of the KPMG network

of independent firms affiliated with KPMG International a Swiss

cooperative and is in all respects subject to the negotiation agreement and

signing of a specific engagement letter or contract KPMG International

provides no client services No member firm has any authority to obligate or

bind KPMG International or any other member firm vis-agrave-vis third parties nor

does KPMG International have any such authority to obligate or bind any

member firm

Frogn kontrollutvalg

Side 10 av 11

Frogn KU-1916 Kontrollutvalgets strateginotat Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600148-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1916 09052016 Sekretariatets innstilling

1 Kontrollutvalgets strateginotat vedtas med endringen som foreslaringtt i saksutredningen 2 Kontrollutvalget tar diskusjonen om utvalgets strateginotat til orientering

SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets strateginotat beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategier som benyttes for aring loslashse disse Notatet legges aringrlig frem for utvalget som en paringminnelse om hvilke maringl oppgaver og kjoslashreregler som gjelder for utvalgets arbeid I tillegg inviteres det til en diskusjon om eventuelle endringertilfoslashyelser i utvalgets strategi Strateginotat ble sist behandlet av utvalget i sak 415 i moslashte 2 februar 2015 Sekretariatet foreslaringr foslashlgende tillegg Under overskriften 3 Selskapskontroll paring side 2 i notatet boslashr innholdet oppdateres slik at det er samsvar med sect 13 i Forskrift om kontrollutvalg I forskriften staringr det at plan for selskapskontroll skal baseres paring en overordnet analyse Vi foreslaringr at strategien for selskapskontroll utvides til fire punkter og at punktet om overordnet analyse settes inn som nummer 2

- Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger

Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Vedlegg til sak Utvalgets strateginotat

1

STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I FROGN Sist vedtatt uten endringer 02022015 jf sak 415

Maringl og oppgaver

Kontrollutvalgets hovedmaringl er aring bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver

blir ivaretatt paring best mulig maringte

Kommuneloven (sect 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til aring forestaring

det loslashpende tilsynet med forvaltningen Utvalget skal paringse at regnskapene blir foslashrt paring en

betryggende maringte at oslashkonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomfoslashres god

forvaltningsrevisjon og selskapskontroll

Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til aring kreve enhver opplysning redegjoslashrelse eller

dokument som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene jf F sect 5

Valg og sammensetning

Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgaringr av F sect 2

Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvaringker og saksbehandlingen skal kun foregaring

ut fra et kontrollperspektiv Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin

dobbeltrolle som politikere og noslashytrale kontrolloslashrer

Hovedoppgaver

1 Regnskapsrevisjon

Utvalget skal paringse at kommunens regnskap blir revidert paring en betryggende maringte og i samsvar

med de bestemmelser som foslashlger av lov forskrift god kommunal revisjonsskikk mm

Strategi

1 Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om

arbeidet og strategien for det kommende revisjonsaringret

2 Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og

oslashkonomiforvaltning forelegges utvalget

3 Utvalget skal paringse at revisjonens merknader blir fulgt opp

2 Forvaltningsrevisjon

Kontrollutvalget skal paringse at det blir gjennomfoslashrt systematiske vurderinger av oslashkonomi og

maringloppnaringelse ut fra kommunestyrets vedtak

Strategi

1 Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse om mulige omraringder med risiko for

avvik fra oppsatte maringl i kommunen

2 Foreslaring en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for

kommunen

3 Innstille om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret

4 Paringse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen

2

3 Selskapskontroll

Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide

kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller

forvaltningsrevisjon

Strategi

1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo

2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret

3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen

4 Annet tilsyn og kontroll

Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de

opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr

kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram

saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under

utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak

Strategi

1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen

2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ

3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget

initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser

Organisering av arbeidet generelt

1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget

sekretariat

Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning

redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring

gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ

ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som

underordnede organer

Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med

kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver

Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre

undersoslashkelser som ikke er revisjon

Strategi

1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i

arbeidet

3

2 Samarbeid

Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon

med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og

revisjonen

Strategi

1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra

utvalgets moslashter

2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og

samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker

3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret

4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet

3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media

For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle

styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er

det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med

utvalget

Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del

saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold

til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger

som er underlagt lovbestemt taushetsplikt

Strategi

1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig

paring kommunens Internett-sider

2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig

innsyn paring kommunens Internettsider

3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum

4 Tips skal alltid vurderes

5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares

6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media

4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner

Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor

kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende

aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og

vedtatte planer og andre tiltak

Strategi

1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr

2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget

Frogn kontrollutvalg

Side 11 av 11

Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og

avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om

selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat

Postadresse Postboks 195 1431 Arings

Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29

64 96 20 59 (m) 920 16 409

FIKSfollofiksno

wwwfollofiksno

MOslashTEPROTOKOLL

Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5

Saksliste

Side

Saker til behandling

716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3

816 Henvendelse til kontrollutvalget 3

916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3

1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4

1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4

1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5

1316 Orienteringssaker 5

Eventuelt

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5

Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine

undersoslashkelser

Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget

Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden

Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016

Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13

Saksdokumentet er unntatt offentlighet

Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk

Otto Schacht

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 5 av 5

Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquo

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3

Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS

Pb 195 1431 AringS

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen

1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former

2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene

3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene

4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister

5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene

6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap

7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene

8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 5 av 5

9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene

10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring

generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene

11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste

organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

1

KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015

mars FIKS 7mars 2016

2

3

Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat

Februar Fornyes aringrlig

FIKS FIKS

Legges frem i mai

Rullerende

4

Moslashteplan

FIKS

1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember

5 Kommunens aringrsregnskap 2015

15 april Kommunen

6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen

7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG

311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG

8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

2

Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915

10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai

12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm

Svarfrist FIKS

Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern

22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016

FIKS FIKS FIKS FIKS

KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai

KS 1216

13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012

Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver

Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars

  • Saksliste Frogn KU 09052016
  • Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
    • Signert revisjonsberetning Frogn 2015
      • Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
        • E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
        • Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
        • Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
          • Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
            • Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
              • Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
                • saksutskrift sak 7-16
                  • Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
                    • Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
                      • Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
                        • StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
                          • Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
                            • 1 Protokoll Frogn KU 07032016
                            • 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
                            • 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
                            • 4 FrognAktivitetsplan 2016
Page 28: MØTEINNKALLING Frogn kontrollutvalg...• Ved behandling i HMPB 2.2.2016 ble nye boligområder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan, i tråd med rådmannens innstilling

FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 14

Oslashkonomi

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Lav eller varierende grad

av budsjettstyring10

Alle Negativ oslashkonomisk

konsekvens naring og for

framtiden

Avvik blir ikke avdekket

Ineffektiv bruk av midler

2 Investeringsbeslutninger

tas paring ufullstendig svakt

grunnlag

Alle Det gjoslashres feil

investeringsbeslutning

Negativ oslashkonomisk

konsekvens

3 Reduksjon i framtidig

inntektsgrunnlag

Alle Mindre handlefrihet

Fremtidig krevende

innsparingsbehov

4 Refusjoner innbetalinger

kommunen har krav paring bli

ikke innkrevd

Alle men

saeligrlig NAV

Helse og

omsorg og

oppvekst

Oslashkonomisk tap

Maringl strategi og vedtak

Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons

1 Mangelfull oppfoslashlging av

politiske vedtak11

Alle

Stab

Feilandre prioriteringer gir

mangelfullineffektiv

realisering av politiske maringl

og vedtak

2 Kommunen har ikke

tilstrekkeligrett

kompetanse til aring dekke

fremtidens behov

Alle

HR Personal

Kommunen greier ikke aring yte

tilstrekkeligetilfredsstillende

tjenester

3 Kommunen er ikke nok

rigget til aring ivareta

fremtidige eksterne krav

Alle Virksomheten paringvirkes

negativt (tjenestekvalitet

oslashkonomi omdoslashmme

arbeidsplass etc)

4 Mangelfull oppfoslashlging av

kommunale planer (feks

klimaplan)

Alle Maringlsetninger blir ikke

realisert

10 Oslashkonomistyring var et prioritert omraringde i forrige plan for forvaltningsrevisjon i Frogn kommune

11 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med Oppfoslashlging av vedtak i folkevalgte organer som tema i 2016

Kontakt oss

Siv Karlsen Moa

Partner

T +47 40 63 95 48 E sivmoakpmgno

Ole Willy Fundingsrud

Director

T +47 406 39 692

E olewillyfundingsrudkpmgno

kpmgno

copy 2016 KPMG AS a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (ldquoKPMG Internationalrdquo) a Swiss entity All rights reserved

This proposal is made by KPMG AS a member firm of the KPMG network

of independent firms affiliated with KPMG International a Swiss

cooperative and is in all respects subject to the negotiation agreement and

signing of a specific engagement letter or contract KPMG International

provides no client services No member firm has any authority to obligate or

bind KPMG International or any other member firm vis-agrave-vis third parties nor

does KPMG International have any such authority to obligate or bind any

member firm

Frogn kontrollutvalg

Side 10 av 11

Frogn KU-1916 Kontrollutvalgets strateginotat Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600148-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1916 09052016 Sekretariatets innstilling

1 Kontrollutvalgets strateginotat vedtas med endringen som foreslaringtt i saksutredningen 2 Kontrollutvalget tar diskusjonen om utvalgets strateginotat til orientering

SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets strateginotat beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategier som benyttes for aring loslashse disse Notatet legges aringrlig frem for utvalget som en paringminnelse om hvilke maringl oppgaver og kjoslashreregler som gjelder for utvalgets arbeid I tillegg inviteres det til en diskusjon om eventuelle endringertilfoslashyelser i utvalgets strategi Strateginotat ble sist behandlet av utvalget i sak 415 i moslashte 2 februar 2015 Sekretariatet foreslaringr foslashlgende tillegg Under overskriften 3 Selskapskontroll paring side 2 i notatet boslashr innholdet oppdateres slik at det er samsvar med sect 13 i Forskrift om kontrollutvalg I forskriften staringr det at plan for selskapskontroll skal baseres paring en overordnet analyse Vi foreslaringr at strategien for selskapskontroll utvides til fire punkter og at punktet om overordnet analyse settes inn som nummer 2

- Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger

Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Vedlegg til sak Utvalgets strateginotat

1

STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I FROGN Sist vedtatt uten endringer 02022015 jf sak 415

Maringl og oppgaver

Kontrollutvalgets hovedmaringl er aring bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver

blir ivaretatt paring best mulig maringte

Kommuneloven (sect 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til aring forestaring

det loslashpende tilsynet med forvaltningen Utvalget skal paringse at regnskapene blir foslashrt paring en

betryggende maringte at oslashkonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomfoslashres god

forvaltningsrevisjon og selskapskontroll

Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til aring kreve enhver opplysning redegjoslashrelse eller

dokument som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene jf F sect 5

Valg og sammensetning

Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgaringr av F sect 2

Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvaringker og saksbehandlingen skal kun foregaring

ut fra et kontrollperspektiv Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin

dobbeltrolle som politikere og noslashytrale kontrolloslashrer

Hovedoppgaver

1 Regnskapsrevisjon

Utvalget skal paringse at kommunens regnskap blir revidert paring en betryggende maringte og i samsvar

med de bestemmelser som foslashlger av lov forskrift god kommunal revisjonsskikk mm

Strategi

1 Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om

arbeidet og strategien for det kommende revisjonsaringret

2 Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og

oslashkonomiforvaltning forelegges utvalget

3 Utvalget skal paringse at revisjonens merknader blir fulgt opp

2 Forvaltningsrevisjon

Kontrollutvalget skal paringse at det blir gjennomfoslashrt systematiske vurderinger av oslashkonomi og

maringloppnaringelse ut fra kommunestyrets vedtak

Strategi

1 Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse om mulige omraringder med risiko for

avvik fra oppsatte maringl i kommunen

2 Foreslaring en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for

kommunen

3 Innstille om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret

4 Paringse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen

2

3 Selskapskontroll

Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide

kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller

forvaltningsrevisjon

Strategi

1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo

2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret

3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen

4 Annet tilsyn og kontroll

Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de

opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr

kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram

saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under

utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak

Strategi

1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen

2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ

3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget

initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser

Organisering av arbeidet generelt

1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget

sekretariat

Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning

redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring

gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ

ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som

underordnede organer

Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med

kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver

Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre

undersoslashkelser som ikke er revisjon

Strategi

1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i

arbeidet

3

2 Samarbeid

Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon

med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og

revisjonen

Strategi

1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra

utvalgets moslashter

2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og

samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker

3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret

4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet

3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media

For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle

styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er

det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med

utvalget

Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del

saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold

til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger

som er underlagt lovbestemt taushetsplikt

Strategi

1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig

paring kommunens Internett-sider

2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig

innsyn paring kommunens Internettsider

3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum

4 Tips skal alltid vurderes

5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares

6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media

4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner

Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor

kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende

aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og

vedtatte planer og andre tiltak

Strategi

1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr

2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget

Frogn kontrollutvalg

Side 11 av 11

Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og

avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om

selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat

Postadresse Postboks 195 1431 Arings

Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29

64 96 20 59 (m) 920 16 409

FIKSfollofiksno

wwwfollofiksno

MOslashTEPROTOKOLL

Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5

Saksliste

Side

Saker til behandling

716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3

816 Henvendelse til kontrollutvalget 3

916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3

1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4

1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4

1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5

1316 Orienteringssaker 5

Eventuelt

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5

Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine

undersoslashkelser

Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget

Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden

Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016

Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13

Saksdokumentet er unntatt offentlighet

Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk

Otto Schacht

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 5 av 5

Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquo

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3

Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS

Pb 195 1431 AringS

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen

1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former

2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene

3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene

4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister

5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene

6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap

7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene

8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 5 av 5

9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene

10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring

generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene

11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste

organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

1

KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015

mars FIKS 7mars 2016

2

3

Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat

Februar Fornyes aringrlig

FIKS FIKS

Legges frem i mai

Rullerende

4

Moslashteplan

FIKS

1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember

5 Kommunens aringrsregnskap 2015

15 april Kommunen

6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen

7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG

311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG

8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

2

Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915

10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai

12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm

Svarfrist FIKS

Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern

22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016

FIKS FIKS FIKS FIKS

KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai

KS 1216

13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012

Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver

Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars

  • Saksliste Frogn KU 09052016
  • Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
    • Signert revisjonsberetning Frogn 2015
      • Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
        • E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
        • Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
        • Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
          • Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
            • Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
              • Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
                • saksutskrift sak 7-16
                  • Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
                    • Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
                      • Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
                        • StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
                          • Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
                            • 1 Protokoll Frogn KU 07032016
                            • 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
                            • 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
                            • 4 FrognAktivitetsplan 2016
Page 29: MØTEINNKALLING Frogn kontrollutvalg...• Ved behandling i HMPB 2.2.2016 ble nye boligområder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan, i tråd med rådmannens innstilling

Kontakt oss

Siv Karlsen Moa

Partner

T +47 40 63 95 48 E sivmoakpmgno

Ole Willy Fundingsrud

Director

T +47 406 39 692

E olewillyfundingsrudkpmgno

kpmgno

copy 2016 KPMG AS a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (ldquoKPMG Internationalrdquo) a Swiss entity All rights reserved

This proposal is made by KPMG AS a member firm of the KPMG network

of independent firms affiliated with KPMG International a Swiss

cooperative and is in all respects subject to the negotiation agreement and

signing of a specific engagement letter or contract KPMG International

provides no client services No member firm has any authority to obligate or

bind KPMG International or any other member firm vis-agrave-vis third parties nor

does KPMG International have any such authority to obligate or bind any

member firm

Frogn kontrollutvalg

Side 10 av 11

Frogn KU-1916 Kontrollutvalgets strateginotat Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600148-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1916 09052016 Sekretariatets innstilling

1 Kontrollutvalgets strateginotat vedtas med endringen som foreslaringtt i saksutredningen 2 Kontrollutvalget tar diskusjonen om utvalgets strateginotat til orientering

SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets strateginotat beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategier som benyttes for aring loslashse disse Notatet legges aringrlig frem for utvalget som en paringminnelse om hvilke maringl oppgaver og kjoslashreregler som gjelder for utvalgets arbeid I tillegg inviteres det til en diskusjon om eventuelle endringertilfoslashyelser i utvalgets strategi Strateginotat ble sist behandlet av utvalget i sak 415 i moslashte 2 februar 2015 Sekretariatet foreslaringr foslashlgende tillegg Under overskriften 3 Selskapskontroll paring side 2 i notatet boslashr innholdet oppdateres slik at det er samsvar med sect 13 i Forskrift om kontrollutvalg I forskriften staringr det at plan for selskapskontroll skal baseres paring en overordnet analyse Vi foreslaringr at strategien for selskapskontroll utvides til fire punkter og at punktet om overordnet analyse settes inn som nummer 2

- Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger

Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Vedlegg til sak Utvalgets strateginotat

1

STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I FROGN Sist vedtatt uten endringer 02022015 jf sak 415

Maringl og oppgaver

Kontrollutvalgets hovedmaringl er aring bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver

blir ivaretatt paring best mulig maringte

Kommuneloven (sect 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til aring forestaring

det loslashpende tilsynet med forvaltningen Utvalget skal paringse at regnskapene blir foslashrt paring en

betryggende maringte at oslashkonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomfoslashres god

forvaltningsrevisjon og selskapskontroll

Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til aring kreve enhver opplysning redegjoslashrelse eller

dokument som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene jf F sect 5

Valg og sammensetning

Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgaringr av F sect 2

Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvaringker og saksbehandlingen skal kun foregaring

ut fra et kontrollperspektiv Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin

dobbeltrolle som politikere og noslashytrale kontrolloslashrer

Hovedoppgaver

1 Regnskapsrevisjon

Utvalget skal paringse at kommunens regnskap blir revidert paring en betryggende maringte og i samsvar

med de bestemmelser som foslashlger av lov forskrift god kommunal revisjonsskikk mm

Strategi

1 Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om

arbeidet og strategien for det kommende revisjonsaringret

2 Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og

oslashkonomiforvaltning forelegges utvalget

3 Utvalget skal paringse at revisjonens merknader blir fulgt opp

2 Forvaltningsrevisjon

Kontrollutvalget skal paringse at det blir gjennomfoslashrt systematiske vurderinger av oslashkonomi og

maringloppnaringelse ut fra kommunestyrets vedtak

Strategi

1 Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse om mulige omraringder med risiko for

avvik fra oppsatte maringl i kommunen

2 Foreslaring en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for

kommunen

3 Innstille om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret

4 Paringse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen

2

3 Selskapskontroll

Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide

kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller

forvaltningsrevisjon

Strategi

1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo

2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret

3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen

4 Annet tilsyn og kontroll

Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de

opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr

kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram

saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under

utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak

Strategi

1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen

2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ

3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget

initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser

Organisering av arbeidet generelt

1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget

sekretariat

Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning

redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring

gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ

ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som

underordnede organer

Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med

kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver

Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre

undersoslashkelser som ikke er revisjon

Strategi

1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i

arbeidet

3

2 Samarbeid

Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon

med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og

revisjonen

Strategi

1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra

utvalgets moslashter

2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og

samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker

3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret

4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet

3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media

For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle

styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er

det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med

utvalget

Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del

saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold

til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger

som er underlagt lovbestemt taushetsplikt

Strategi

1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig

paring kommunens Internett-sider

2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig

innsyn paring kommunens Internettsider

3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum

4 Tips skal alltid vurderes

5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares

6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media

4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner

Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor

kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende

aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og

vedtatte planer og andre tiltak

Strategi

1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr

2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget

Frogn kontrollutvalg

Side 11 av 11

Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og

avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om

selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat

Postadresse Postboks 195 1431 Arings

Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29

64 96 20 59 (m) 920 16 409

FIKSfollofiksno

wwwfollofiksno

MOslashTEPROTOKOLL

Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5

Saksliste

Side

Saker til behandling

716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3

816 Henvendelse til kontrollutvalget 3

916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3

1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4

1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4

1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5

1316 Orienteringssaker 5

Eventuelt

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5

Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine

undersoslashkelser

Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget

Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden

Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016

Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13

Saksdokumentet er unntatt offentlighet

Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk

Otto Schacht

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 5 av 5

Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquo

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3

Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS

Pb 195 1431 AringS

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen

1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former

2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene

3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene

4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister

5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene

6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap

7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene

8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 5 av 5

9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene

10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring

generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene

11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste

organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

1

KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015

mars FIKS 7mars 2016

2

3

Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat

Februar Fornyes aringrlig

FIKS FIKS

Legges frem i mai

Rullerende

4

Moslashteplan

FIKS

1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember

5 Kommunens aringrsregnskap 2015

15 april Kommunen

6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen

7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG

311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG

8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

2

Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915

10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai

12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm

Svarfrist FIKS

Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern

22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016

FIKS FIKS FIKS FIKS

KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai

KS 1216

13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012

Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver

Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars

  • Saksliste Frogn KU 09052016
  • Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
    • Signert revisjonsberetning Frogn 2015
      • Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
        • E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
        • Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
        • Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
          • Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
            • Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
              • Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
                • saksutskrift sak 7-16
                  • Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
                    • Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
                      • Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
                        • StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
                          • Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
                            • 1 Protokoll Frogn KU 07032016
                            • 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
                            • 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
                            • 4 FrognAktivitetsplan 2016
Page 30: MØTEINNKALLING Frogn kontrollutvalg...• Ved behandling i HMPB 2.2.2016 ble nye boligområder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan, i tråd med rådmannens innstilling

Frogn kontrollutvalg

Side 10 av 11

Frogn KU-1916 Kontrollutvalgets strateginotat Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600148-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1916 09052016 Sekretariatets innstilling

1 Kontrollutvalgets strateginotat vedtas med endringen som foreslaringtt i saksutredningen 2 Kontrollutvalget tar diskusjonen om utvalgets strateginotat til orientering

SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets strateginotat beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategier som benyttes for aring loslashse disse Notatet legges aringrlig frem for utvalget som en paringminnelse om hvilke maringl oppgaver og kjoslashreregler som gjelder for utvalgets arbeid I tillegg inviteres det til en diskusjon om eventuelle endringertilfoslashyelser i utvalgets strategi Strateginotat ble sist behandlet av utvalget i sak 415 i moslashte 2 februar 2015 Sekretariatet foreslaringr foslashlgende tillegg Under overskriften 3 Selskapskontroll paring side 2 i notatet boslashr innholdet oppdateres slik at det er samsvar med sect 13 i Forskrift om kontrollutvalg I forskriften staringr det at plan for selskapskontroll skal baseres paring en overordnet analyse Vi foreslaringr at strategien for selskapskontroll utvides til fire punkter og at punktet om overordnet analyse settes inn som nummer 2

- Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger

Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Vedlegg til sak Utvalgets strateginotat

1

STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I FROGN Sist vedtatt uten endringer 02022015 jf sak 415

Maringl og oppgaver

Kontrollutvalgets hovedmaringl er aring bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver

blir ivaretatt paring best mulig maringte

Kommuneloven (sect 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til aring forestaring

det loslashpende tilsynet med forvaltningen Utvalget skal paringse at regnskapene blir foslashrt paring en

betryggende maringte at oslashkonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomfoslashres god

forvaltningsrevisjon og selskapskontroll

Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til aring kreve enhver opplysning redegjoslashrelse eller

dokument som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene jf F sect 5

Valg og sammensetning

Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgaringr av F sect 2

Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvaringker og saksbehandlingen skal kun foregaring

ut fra et kontrollperspektiv Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin

dobbeltrolle som politikere og noslashytrale kontrolloslashrer

Hovedoppgaver

1 Regnskapsrevisjon

Utvalget skal paringse at kommunens regnskap blir revidert paring en betryggende maringte og i samsvar

med de bestemmelser som foslashlger av lov forskrift god kommunal revisjonsskikk mm

Strategi

1 Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om

arbeidet og strategien for det kommende revisjonsaringret

2 Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og

oslashkonomiforvaltning forelegges utvalget

3 Utvalget skal paringse at revisjonens merknader blir fulgt opp

2 Forvaltningsrevisjon

Kontrollutvalget skal paringse at det blir gjennomfoslashrt systematiske vurderinger av oslashkonomi og

maringloppnaringelse ut fra kommunestyrets vedtak

Strategi

1 Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse om mulige omraringder med risiko for

avvik fra oppsatte maringl i kommunen

2 Foreslaring en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for

kommunen

3 Innstille om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret

4 Paringse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen

2

3 Selskapskontroll

Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide

kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller

forvaltningsrevisjon

Strategi

1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo

2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret

3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen

4 Annet tilsyn og kontroll

Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de

opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr

kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram

saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under

utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak

Strategi

1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen

2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ

3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget

initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser

Organisering av arbeidet generelt

1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget

sekretariat

Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning

redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring

gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ

ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som

underordnede organer

Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med

kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver

Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre

undersoslashkelser som ikke er revisjon

Strategi

1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i

arbeidet

3

2 Samarbeid

Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon

med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og

revisjonen

Strategi

1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra

utvalgets moslashter

2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og

samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker

3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret

4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet

3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media

For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle

styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er

det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med

utvalget

Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del

saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold

til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger

som er underlagt lovbestemt taushetsplikt

Strategi

1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig

paring kommunens Internett-sider

2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig

innsyn paring kommunens Internettsider

3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum

4 Tips skal alltid vurderes

5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares

6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media

4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner

Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor

kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende

aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og

vedtatte planer og andre tiltak

Strategi

1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr

2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget

Frogn kontrollutvalg

Side 11 av 11

Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og

avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om

selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat

Postadresse Postboks 195 1431 Arings

Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29

64 96 20 59 (m) 920 16 409

FIKSfollofiksno

wwwfollofiksno

MOslashTEPROTOKOLL

Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5

Saksliste

Side

Saker til behandling

716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3

816 Henvendelse til kontrollutvalget 3

916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3

1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4

1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4

1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5

1316 Orienteringssaker 5

Eventuelt

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5

Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine

undersoslashkelser

Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget

Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden

Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016

Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13

Saksdokumentet er unntatt offentlighet

Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk

Otto Schacht

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 5 av 5

Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquo

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3

Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS

Pb 195 1431 AringS

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen

1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former

2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene

3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene

4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister

5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene

6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap

7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene

8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 5 av 5

9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene

10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring

generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene

11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste

organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

1

KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015

mars FIKS 7mars 2016

2

3

Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat

Februar Fornyes aringrlig

FIKS FIKS

Legges frem i mai

Rullerende

4

Moslashteplan

FIKS

1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember

5 Kommunens aringrsregnskap 2015

15 april Kommunen

6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen

7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG

311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG

8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

2

Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915

10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai

12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm

Svarfrist FIKS

Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern

22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016

FIKS FIKS FIKS FIKS

KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai

KS 1216

13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012

Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver

Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars

  • Saksliste Frogn KU 09052016
  • Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
    • Signert revisjonsberetning Frogn 2015
      • Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
        • E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
        • Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
        • Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
          • Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
            • Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
              • Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
                • saksutskrift sak 7-16
                  • Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
                    • Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
                      • Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
                        • StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
                          • Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
                            • 1 Protokoll Frogn KU 07032016
                            • 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
                            • 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
                            • 4 FrognAktivitetsplan 2016
Page 31: MØTEINNKALLING Frogn kontrollutvalg...• Ved behandling i HMPB 2.2.2016 ble nye boligområder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan, i tråd med rådmannens innstilling

1

STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I FROGN Sist vedtatt uten endringer 02022015 jf sak 415

Maringl og oppgaver

Kontrollutvalgets hovedmaringl er aring bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver

blir ivaretatt paring best mulig maringte

Kommuneloven (sect 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til aring forestaring

det loslashpende tilsynet med forvaltningen Utvalget skal paringse at regnskapene blir foslashrt paring en

betryggende maringte at oslashkonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomfoslashres god

forvaltningsrevisjon og selskapskontroll

Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til aring kreve enhver opplysning redegjoslashrelse eller

dokument som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene jf F sect 5

Valg og sammensetning

Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgaringr av F sect 2

Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvaringker og saksbehandlingen skal kun foregaring

ut fra et kontrollperspektiv Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin

dobbeltrolle som politikere og noslashytrale kontrolloslashrer

Hovedoppgaver

1 Regnskapsrevisjon

Utvalget skal paringse at kommunens regnskap blir revidert paring en betryggende maringte og i samsvar

med de bestemmelser som foslashlger av lov forskrift god kommunal revisjonsskikk mm

Strategi

1 Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om

arbeidet og strategien for det kommende revisjonsaringret

2 Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og

oslashkonomiforvaltning forelegges utvalget

3 Utvalget skal paringse at revisjonens merknader blir fulgt opp

2 Forvaltningsrevisjon

Kontrollutvalget skal paringse at det blir gjennomfoslashrt systematiske vurderinger av oslashkonomi og

maringloppnaringelse ut fra kommunestyrets vedtak

Strategi

1 Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse om mulige omraringder med risiko for

avvik fra oppsatte maringl i kommunen

2 Foreslaring en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for

kommunen

3 Innstille om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret

4 Paringse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen

2

3 Selskapskontroll

Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide

kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller

forvaltningsrevisjon

Strategi

1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo

2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret

3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen

4 Annet tilsyn og kontroll

Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de

opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr

kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram

saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under

utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak

Strategi

1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen

2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ

3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget

initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser

Organisering av arbeidet generelt

1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget

sekretariat

Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning

redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring

gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ

ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som

underordnede organer

Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med

kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver

Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre

undersoslashkelser som ikke er revisjon

Strategi

1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i

arbeidet

3

2 Samarbeid

Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon

med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og

revisjonen

Strategi

1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra

utvalgets moslashter

2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og

samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker

3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret

4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet

3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media

For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle

styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er

det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med

utvalget

Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del

saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold

til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger

som er underlagt lovbestemt taushetsplikt

Strategi

1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig

paring kommunens Internett-sider

2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig

innsyn paring kommunens Internettsider

3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum

4 Tips skal alltid vurderes

5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares

6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media

4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner

Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor

kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende

aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og

vedtatte planer og andre tiltak

Strategi

1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr

2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget

Frogn kontrollutvalg

Side 11 av 11

Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og

avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om

selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat

Postadresse Postboks 195 1431 Arings

Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29

64 96 20 59 (m) 920 16 409

FIKSfollofiksno

wwwfollofiksno

MOslashTEPROTOKOLL

Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5

Saksliste

Side

Saker til behandling

716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3

816 Henvendelse til kontrollutvalget 3

916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3

1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4

1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4

1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5

1316 Orienteringssaker 5

Eventuelt

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5

Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine

undersoslashkelser

Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget

Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden

Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016

Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13

Saksdokumentet er unntatt offentlighet

Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk

Otto Schacht

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 5 av 5

Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquo

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3

Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS

Pb 195 1431 AringS

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen

1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former

2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene

3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene

4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister

5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene

6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap

7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene

8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 5 av 5

9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene

10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring

generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene

11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste

organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

1

KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015

mars FIKS 7mars 2016

2

3

Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat

Februar Fornyes aringrlig

FIKS FIKS

Legges frem i mai

Rullerende

4

Moslashteplan

FIKS

1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember

5 Kommunens aringrsregnskap 2015

15 april Kommunen

6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen

7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG

311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG

8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

2

Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915

10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai

12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm

Svarfrist FIKS

Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern

22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016

FIKS FIKS FIKS FIKS

KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai

KS 1216

13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012

Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver

Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars

  • Saksliste Frogn KU 09052016
  • Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
    • Signert revisjonsberetning Frogn 2015
      • Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
        • E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
        • Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
        • Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
          • Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
            • Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
              • Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
                • saksutskrift sak 7-16
                  • Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
                    • Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
                      • Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
                        • StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
                          • Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
                            • 1 Protokoll Frogn KU 07032016
                            • 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
                            • 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
                            • 4 FrognAktivitetsplan 2016
Page 32: MØTEINNKALLING Frogn kontrollutvalg...• Ved behandling i HMPB 2.2.2016 ble nye boligområder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan, i tråd med rådmannens innstilling

2

3 Selskapskontroll

Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide

kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller

forvaltningsrevisjon

Strategi

1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo

2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret

3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen

4 Annet tilsyn og kontroll

Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de

opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr

kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram

saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under

utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak

Strategi

1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen

2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ

3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget

initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser

Organisering av arbeidet generelt

1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget

sekretariat

Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning

redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring

gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ

ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som

underordnede organer

Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med

kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver

Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre

undersoslashkelser som ikke er revisjon

Strategi

1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i

arbeidet

3

2 Samarbeid

Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon

med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og

revisjonen

Strategi

1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra

utvalgets moslashter

2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og

samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker

3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret

4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet

3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media

For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle

styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er

det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med

utvalget

Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del

saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold

til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger

som er underlagt lovbestemt taushetsplikt

Strategi

1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig

paring kommunens Internett-sider

2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig

innsyn paring kommunens Internettsider

3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum

4 Tips skal alltid vurderes

5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares

6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media

4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner

Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor

kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende

aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og

vedtatte planer og andre tiltak

Strategi

1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr

2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget

Frogn kontrollutvalg

Side 11 av 11

Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og

avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om

selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat

Postadresse Postboks 195 1431 Arings

Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29

64 96 20 59 (m) 920 16 409

FIKSfollofiksno

wwwfollofiksno

MOslashTEPROTOKOLL

Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5

Saksliste

Side

Saker til behandling

716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3

816 Henvendelse til kontrollutvalget 3

916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3

1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4

1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4

1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5

1316 Orienteringssaker 5

Eventuelt

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5

Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine

undersoslashkelser

Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget

Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden

Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016

Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13

Saksdokumentet er unntatt offentlighet

Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk

Otto Schacht

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 5 av 5

Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquo

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3

Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS

Pb 195 1431 AringS

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen

1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former

2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene

3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene

4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister

5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene

6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap

7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene

8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 5 av 5

9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene

10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring

generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene

11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste

organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

1

KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015

mars FIKS 7mars 2016

2

3

Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat

Februar Fornyes aringrlig

FIKS FIKS

Legges frem i mai

Rullerende

4

Moslashteplan

FIKS

1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember

5 Kommunens aringrsregnskap 2015

15 april Kommunen

6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen

7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG

311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG

8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

2

Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915

10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai

12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm

Svarfrist FIKS

Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern

22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016

FIKS FIKS FIKS FIKS

KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai

KS 1216

13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012

Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver

Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars

  • Saksliste Frogn KU 09052016
  • Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
    • Signert revisjonsberetning Frogn 2015
      • Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
        • E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
        • Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
        • Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
          • Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
            • Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
              • Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
                • saksutskrift sak 7-16
                  • Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
                    • Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
                      • Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
                        • StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
                          • Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
                            • 1 Protokoll Frogn KU 07032016
                            • 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
                            • 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
                            • 4 FrognAktivitetsplan 2016
Page 33: MØTEINNKALLING Frogn kontrollutvalg...• Ved behandling i HMPB 2.2.2016 ble nye boligområder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan, i tråd med rådmannens innstilling

3

2 Samarbeid

Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon

med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og

revisjonen

Strategi

1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra

utvalgets moslashter

2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og

samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker

3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret

4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet

3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media

For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle

styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er

det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med

utvalget

Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del

saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold

til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger

som er underlagt lovbestemt taushetsplikt

Strategi

1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig

paring kommunens Internett-sider

2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig

innsyn paring kommunens Internettsider

3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum

4 Tips skal alltid vurderes

5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares

6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media

4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner

Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor

kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende

aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og

vedtatte planer og andre tiltak

Strategi

1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr

2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget

Frogn kontrollutvalg

Side 11 av 11

Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og

avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om

selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat

Postadresse Postboks 195 1431 Arings

Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29

64 96 20 59 (m) 920 16 409

FIKSfollofiksno

wwwfollofiksno

MOslashTEPROTOKOLL

Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5

Saksliste

Side

Saker til behandling

716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3

816 Henvendelse til kontrollutvalget 3

916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3

1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4

1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4

1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5

1316 Orienteringssaker 5

Eventuelt

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5

Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine

undersoslashkelser

Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget

Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden

Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016

Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13

Saksdokumentet er unntatt offentlighet

Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk

Otto Schacht

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 5 av 5

Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquo

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3

Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS

Pb 195 1431 AringS

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen

1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former

2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene

3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene

4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister

5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene

6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap

7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene

8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 5 av 5

9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene

10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring

generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene

11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste

organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

1

KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015

mars FIKS 7mars 2016

2

3

Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat

Februar Fornyes aringrlig

FIKS FIKS

Legges frem i mai

Rullerende

4

Moslashteplan

FIKS

1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember

5 Kommunens aringrsregnskap 2015

15 april Kommunen

6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen

7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG

311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG

8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

2

Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915

10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai

12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm

Svarfrist FIKS

Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern

22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016

FIKS FIKS FIKS FIKS

KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai

KS 1216

13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012

Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver

Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars

  • Saksliste Frogn KU 09052016
  • Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
    • Signert revisjonsberetning Frogn 2015
      • Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
        • E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
        • Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
        • Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
          • Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
            • Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
              • Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
                • saksutskrift sak 7-16
                  • Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
                    • Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
                      • Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
                        • StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
                          • Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
                            • 1 Protokoll Frogn KU 07032016
                            • 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
                            • 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
                            • 4 FrognAktivitetsplan 2016
Page 34: MØTEINNKALLING Frogn kontrollutvalg...• Ved behandling i HMPB 2.2.2016 ble nye boligområder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan, i tråd med rådmannens innstilling

Frogn kontrollutvalg

Side 11 av 11

Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og

avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om

selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat

Postadresse Postboks 195 1431 Arings

Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29

64 96 20 59 (m) 920 16 409

FIKSfollofiksno

wwwfollofiksno

MOslashTEPROTOKOLL

Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5

Saksliste

Side

Saker til behandling

716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3

816 Henvendelse til kontrollutvalget 3

916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3

1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4

1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4

1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5

1316 Orienteringssaker 5

Eventuelt

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5

Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine

undersoslashkelser

Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget

Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden

Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016

Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13

Saksdokumentet er unntatt offentlighet

Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk

Otto Schacht

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 5 av 5

Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquo

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3

Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS

Pb 195 1431 AringS

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen

1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former

2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene

3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene

4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister

5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene

6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap

7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene

8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 5 av 5

9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene

10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring

generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene

11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste

organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

1

KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015

mars FIKS 7mars 2016

2

3

Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat

Februar Fornyes aringrlig

FIKS FIKS

Legges frem i mai

Rullerende

4

Moslashteplan

FIKS

1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember

5 Kommunens aringrsregnskap 2015

15 april Kommunen

6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen

7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG

311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG

8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

2

Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915

10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai

12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm

Svarfrist FIKS

Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern

22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016

FIKS FIKS FIKS FIKS

KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai

KS 1216

13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012

Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver

Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars

  • Saksliste Frogn KU 09052016
  • Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
    • Signert revisjonsberetning Frogn 2015
      • Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
        • E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
        • Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
        • Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
          • Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
            • Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
              • Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
                • saksutskrift sak 7-16
                  • Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
                    • Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
                      • Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
                        • StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
                          • Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
                            • 1 Protokoll Frogn KU 07032016
                            • 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
                            • 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
                            • 4 FrognAktivitetsplan 2016
Page 35: MØTEINNKALLING Frogn kontrollutvalg...• Ved behandling i HMPB 2.2.2016 ble nye boligområder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan, i tråd med rådmannens innstilling

Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat

Postadresse Postboks 195 1431 Arings

Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29

64 96 20 59 (m) 920 16 409

FIKSfollofiksno

wwwfollofiksno

MOslashTEPROTOKOLL

Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5

Saksliste

Side

Saker til behandling

716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3

816 Henvendelse til kontrollutvalget 3

916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3

1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4

1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4

1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5

1316 Orienteringssaker 5

Eventuelt

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5

Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine

undersoslashkelser

Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget

Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden

Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016

Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13

Saksdokumentet er unntatt offentlighet

Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk

Otto Schacht

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 5 av 5

Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquo

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3

Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS

Pb 195 1431 AringS

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen

1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former

2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene

3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene

4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister

5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene

6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap

7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene

8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 5 av 5

9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene

10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring

generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene

11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste

organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

1

KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015

mars FIKS 7mars 2016

2

3

Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat

Februar Fornyes aringrlig

FIKS FIKS

Legges frem i mai

Rullerende

4

Moslashteplan

FIKS

1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember

5 Kommunens aringrsregnskap 2015

15 april Kommunen

6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen

7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG

311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG

8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

2

Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915

10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai

12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm

Svarfrist FIKS

Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern

22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016

FIKS FIKS FIKS FIKS

KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai

KS 1216

13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012

Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver

Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars

  • Saksliste Frogn KU 09052016
  • Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
    • Signert revisjonsberetning Frogn 2015
      • Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
        • E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
        • Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
        • Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
          • Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
            • Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
              • Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
                • saksutskrift sak 7-16
                  • Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
                    • Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
                      • Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
                        • StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
                          • Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
                            • 1 Protokoll Frogn KU 07032016
                            • 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
                            • 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
                            • 4 FrognAktivitetsplan 2016
Page 36: MØTEINNKALLING Frogn kontrollutvalg...• Ved behandling i HMPB 2.2.2016 ble nye boligområder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan, i tråd med rådmannens innstilling

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5

Saksliste

Side

Saker til behandling

716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3

816 Henvendelse til kontrollutvalget 3

916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3

1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4

1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4

1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5

1316 Orienteringssaker 5

Eventuelt

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5

Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine

undersoslashkelser

Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget

Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden

Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016

Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13

Saksdokumentet er unntatt offentlighet

Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk

Otto Schacht

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 5 av 5

Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquo

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3

Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS

Pb 195 1431 AringS

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen

1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former

2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene

3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene

4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister

5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene

6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap

7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene

8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 5 av 5

9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene

10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring

generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene

11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste

organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

1

KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015

mars FIKS 7mars 2016

2

3

Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat

Februar Fornyes aringrlig

FIKS FIKS

Legges frem i mai

Rullerende

4

Moslashteplan

FIKS

1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember

5 Kommunens aringrsregnskap 2015

15 april Kommunen

6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen

7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG

311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG

8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

2

Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915

10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai

12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm

Svarfrist FIKS

Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern

22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016

FIKS FIKS FIKS FIKS

KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai

KS 1216

13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012

Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver

Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars

  • Saksliste Frogn KU 09052016
  • Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
    • Signert revisjonsberetning Frogn 2015
      • Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
        • E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
        • Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
        • Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
          • Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
            • Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
              • Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
                • saksutskrift sak 7-16
                  • Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
                    • Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
                      • Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
                        • StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
                          • Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
                            • 1 Protokoll Frogn KU 07032016
                            • 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
                            • 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
                            • 4 FrognAktivitetsplan 2016
Page 37: MØTEINNKALLING Frogn kontrollutvalg...• Ved behandling i HMPB 2.2.2016 ble nye boligområder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan, i tråd med rådmannens innstilling

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5

Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine

undersoslashkelser

Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget

Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden

Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016

Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13

Saksdokumentet er unntatt offentlighet

Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk

Otto Schacht

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 5 av 5

Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquo

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3

Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS

Pb 195 1431 AringS

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen

1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former

2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene

3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene

4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister

5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene

6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap

7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene

8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 5 av 5

9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene

10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring

generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene

11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste

organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

1

KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015

mars FIKS 7mars 2016

2

3

Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat

Februar Fornyes aringrlig

FIKS FIKS

Legges frem i mai

Rullerende

4

Moslashteplan

FIKS

1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember

5 Kommunens aringrsregnskap 2015

15 april Kommunen

6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen

7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG

311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG

8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

2

Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915

10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai

12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm

Svarfrist FIKS

Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern

22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016

FIKS FIKS FIKS FIKS

KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai

KS 1216

13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012

Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver

Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars

  • Saksliste Frogn KU 09052016
  • Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
    • Signert revisjonsberetning Frogn 2015
      • Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
        • E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
        • Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
        • Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
          • Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
            • Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
              • Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
                • saksutskrift sak 7-16
                  • Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
                    • Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
                      • Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
                        • StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
                          • Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
                            • 1 Protokoll Frogn KU 07032016
                            • 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
                            • 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
                            • 4 FrognAktivitetsplan 2016
Page 38: MØTEINNKALLING Frogn kontrollutvalg...• Ved behandling i HMPB 2.2.2016 ble nye boligområder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan, i tråd med rådmannens innstilling

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre

arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden

Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016

Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13

Saksdokumentet er unntatt offentlighet

Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk

Otto Schacht

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 5 av 5

Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquo

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3

Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS

Pb 195 1431 AringS

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen

1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former

2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene

3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene

4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister

5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene

6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap

7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene

8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 5 av 5

9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene

10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring

generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene

11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste

organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

1

KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015

mars FIKS 7mars 2016

2

3

Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat

Februar Fornyes aringrlig

FIKS FIKS

Legges frem i mai

Rullerende

4

Moslashteplan

FIKS

1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember

5 Kommunens aringrsregnskap 2015

15 april Kommunen

6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen

7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG

311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG

8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

2

Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915

10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai

12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm

Svarfrist FIKS

Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern

22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016

FIKS FIKS FIKS FIKS

KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai

KS 1216

13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012

Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver

Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars

  • Saksliste Frogn KU 09052016
  • Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
    • Signert revisjonsberetning Frogn 2015
      • Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
        • E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
        • Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
        • Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
          • Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
            • Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
              • Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
                • saksutskrift sak 7-16
                  • Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
                    • Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
                      • Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
                        • StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
                          • Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
                            • 1 Protokoll Frogn KU 07032016
                            • 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
                            • 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
                            • 4 FrognAktivitetsplan 2016
Page 39: MØTEINNKALLING Frogn kontrollutvalg...• Ved behandling i HMPB 2.2.2016 ble nye boligområder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan, i tråd med rådmannens innstilling

Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5

Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering

Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016

Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13

Saksdokumentet er unntatt offentlighet

Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk

Otto Schacht

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 5 av 5

Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquo

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3

Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS

Pb 195 1431 AringS

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen

1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former

2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene

3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene

4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister

5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene

6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap

7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene

8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 5 av 5

9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene

10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring

generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene

11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste

organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

1

KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015

mars FIKS 7mars 2016

2

3

Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat

Februar Fornyes aringrlig

FIKS FIKS

Legges frem i mai

Rullerende

4

Moslashteplan

FIKS

1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember

5 Kommunens aringrsregnskap 2015

15 april Kommunen

6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen

7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG

311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG

8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

2

Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915

10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai

12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm

Svarfrist FIKS

Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern

22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016

FIKS FIKS FIKS FIKS

KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai

KS 1216

13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012

Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver

Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars

  • Saksliste Frogn KU 09052016
  • Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
    • Signert revisjonsberetning Frogn 2015
      • Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
        • E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
        • Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
        • Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
          • Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
            • Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
              • Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
                • saksutskrift sak 7-16
                  • Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
                    • Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
                      • Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
                        • StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
                          • Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
                            • 1 Protokoll Frogn KU 07032016
                            • 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
                            • 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
                            • 4 FrognAktivitetsplan 2016
Page 40: MØTEINNKALLING Frogn kontrollutvalg...• Ved behandling i HMPB 2.2.2016 ble nye boligområder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan, i tråd med rådmannens innstilling

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av

forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk

Otto Schacht

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 5 av 5

Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquo

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3

Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS

Pb 195 1431 AringS

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen

1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former

2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene

3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene

4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister

5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene

6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap

7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene

8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 5 av 5

9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene

10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring

generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene

11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste

organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

1

KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015

mars FIKS 7mars 2016

2

3

Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat

Februar Fornyes aringrlig

FIKS FIKS

Legges frem i mai

Rullerende

4

Moslashteplan

FIKS

1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember

5 Kommunens aringrsregnskap 2015

15 april Kommunen

6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen

7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG

311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG

8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

2

Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915

10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai

12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm

Svarfrist FIKS

Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern

22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016

FIKS FIKS FIKS FIKS

KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai

KS 1216

13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012

Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver

Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars

  • Saksliste Frogn KU 09052016
  • Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
    • Signert revisjonsberetning Frogn 2015
      • Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
        • E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
        • Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
        • Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
          • Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
            • Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
              • Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
                • saksutskrift sak 7-16
                  • Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
                    • Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
                      • Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
                        • StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
                          • Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
                            • 1 Protokoll Frogn KU 07032016
                            • 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
                            • 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
                            • 4 FrognAktivitetsplan 2016
Page 41: MØTEINNKALLING Frogn kontrollutvalg...• Ved behandling i HMPB 2.2.2016 ble nye boligområder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan, i tråd med rådmannens innstilling

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk

Otto Schacht

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 5 av 5

Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquo

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3

Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS

Pb 195 1431 AringS

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen

1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former

2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene

3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene

4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister

5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene

6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap

7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene

8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 5 av 5

9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene

10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring

generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene

11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste

organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

1

KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015

mars FIKS 7mars 2016

2

3

Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat

Februar Fornyes aringrlig

FIKS FIKS

Legges frem i mai

Rullerende

4

Moslashteplan

FIKS

1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember

5 Kommunens aringrsregnskap 2015

15 april Kommunen

6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen

7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG

311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG

8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

2

Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915

10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai

12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm

Svarfrist FIKS

Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern

22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016

FIKS FIKS FIKS FIKS

KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai

KS 1216

13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012

Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver

Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars

  • Saksliste Frogn KU 09052016
  • Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
    • Signert revisjonsberetning Frogn 2015
      • Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
        • E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
        • Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
        • Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
          • Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
            • Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
              • Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
                • saksutskrift sak 7-16
                  • Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
                    • Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
                      • Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
                        • StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
                          • Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
                            • 1 Protokoll Frogn KU 07032016
                            • 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
                            • 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
                            • 4 FrognAktivitetsplan 2016
Page 42: MØTEINNKALLING Frogn kontrollutvalg...• Ved behandling i HMPB 2.2.2016 ble nye boligområder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan, i tråd med rådmannens innstilling

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 5 av 5

Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquo

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3

Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS

Pb 195 1431 AringS

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen

1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former

2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene

3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene

4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister

5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene

6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap

7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene

8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 5 av 5

9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene

10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring

generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene

11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste

organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

1

KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015

mars FIKS 7mars 2016

2

3

Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat

Februar Fornyes aringrlig

FIKS FIKS

Legges frem i mai

Rullerende

4

Moslashteplan

FIKS

1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember

5 Kommunens aringrsregnskap 2015

15 april Kommunen

6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen

7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG

311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG

8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

2

Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915

10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai

12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm

Svarfrist FIKS

Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern

22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016

FIKS FIKS FIKS FIKS

KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai

KS 1216

13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012

Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver

Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars

  • Saksliste Frogn KU 09052016
  • Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
    • Signert revisjonsberetning Frogn 2015
      • Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
        • E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
        • Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
        • Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
          • Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
            • Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
              • Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
                • saksutskrift sak 7-16
                  • Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
                    • Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
                      • Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
                        • StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
                          • Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
                            • 1 Protokoll Frogn KU 07032016
                            • 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
                            • 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
                            • 4 FrognAktivitetsplan 2016
Page 43: MØTEINNKALLING Frogn kontrollutvalg...• Ved behandling i HMPB 2.2.2016 ble nye boligområder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan, i tråd med rådmannens innstilling

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 5 av 5

Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquo

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3

Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS

Pb 195 1431 AringS

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen

1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former

2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene

3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene

4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister

5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene

6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap

7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene

8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 5 av 5

9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene

10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring

generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene

11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste

organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

1

KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015

mars FIKS 7mars 2016

2

3

Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat

Februar Fornyes aringrlig

FIKS FIKS

Legges frem i mai

Rullerende

4

Moslashteplan

FIKS

1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember

5 Kommunens aringrsregnskap 2015

15 april Kommunen

6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen

7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG

311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG

8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

2

Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915

10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai

12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm

Svarfrist FIKS

Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern

22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016

FIKS FIKS FIKS FIKS

KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai

KS 1216

13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012

Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver

Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars

  • Saksliste Frogn KU 09052016
  • Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
    • Signert revisjonsberetning Frogn 2015
      • Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
        • E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
        • Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
        • Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
          • Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
            • Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
              • Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
                • saksutskrift sak 7-16
                  • Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
                    • Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
                      • Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
                        • StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
                          • Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
                            • 1 Protokoll Frogn KU 07032016
                            • 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
                            • 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
                            • 4 FrognAktivitetsplan 2016
Page 44: MØTEINNKALLING Frogn kontrollutvalg...• Ved behandling i HMPB 2.2.2016 ble nye boligområder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan, i tråd med rådmannens innstilling

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 5 av 5

Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquo

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3

Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS

Pb 195 1431 AringS

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen

1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former

2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene

3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene

4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister

5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene

6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap

7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene

8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 5 av 5

9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene

10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring

generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene

11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste

organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

1

KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015

mars FIKS 7mars 2016

2

3

Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat

Februar Fornyes aringrlig

FIKS FIKS

Legges frem i mai

Rullerende

4

Moslashteplan

FIKS

1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember

5 Kommunens aringrsregnskap 2015

15 april Kommunen

6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen

7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG

311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG

8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

2

Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915

10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai

12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm

Svarfrist FIKS

Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern

22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016

FIKS FIKS FIKS FIKS

KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai

KS 1216

13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012

Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver

Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars

  • Saksliste Frogn KU 09052016
  • Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
    • Signert revisjonsberetning Frogn 2015
      • Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
        • E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
        • Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
        • Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
          • Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
            • Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
              • Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
                • saksutskrift sak 7-16
                  • Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
                    • Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
                      • Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
                        • StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
                          • Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
                            • 1 Protokoll Frogn KU 07032016
                            • 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
                            • 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
                            • 4 FrognAktivitetsplan 2016
Page 45: MØTEINNKALLING Frogn kontrollutvalg...• Ved behandling i HMPB 2.2.2016 ble nye boligområder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan, i tråd med rådmannens innstilling

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 5 av 5

Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquo

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3

Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS

Pb 195 1431 AringS

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen

1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former

2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene

3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene

4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister

5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene

6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap

7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene

8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 5 av 5

9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene

10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring

generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene

11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste

organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

1

KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015

mars FIKS 7mars 2016

2

3

Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat

Februar Fornyes aringrlig

FIKS FIKS

Legges frem i mai

Rullerende

4

Moslashteplan

FIKS

1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember

5 Kommunens aringrsregnskap 2015

15 april Kommunen

6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen

7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG

311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG

8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

2

Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915

10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai

12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm

Svarfrist FIKS

Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern

22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016

FIKS FIKS FIKS FIKS

KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai

KS 1216

13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012

Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver

Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars

  • Saksliste Frogn KU 09052016
  • Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
    • Signert revisjonsberetning Frogn 2015
      • Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
        • E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
        • Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
        • Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
          • Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
            • Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
              • Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
                • saksutskrift sak 7-16
                  • Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
                    • Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
                      • Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
                        • StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
                          • Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
                            • 1 Protokoll Frogn KU 07032016
                            • 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
                            • 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
                            • 4 FrognAktivitetsplan 2016
Page 46: MØTEINNKALLING Frogn kontrollutvalg...• Ved behandling i HMPB 2.2.2016 ble nye boligområder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan, i tråd med rådmannens innstilling

Frogn kommune Varingr ref 1401243

Side 5 av 5

Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquo

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3

Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS

Pb 195 1431 AringS

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen

1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former

2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene

3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene

4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister

5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene

6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap

7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene

8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 5 av 5

9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene

10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring

generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene

11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste

organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

1

KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015

mars FIKS 7mars 2016

2

3

Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat

Februar Fornyes aringrlig

FIKS FIKS

Legges frem i mai

Rullerende

4

Moslashteplan

FIKS

1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember

5 Kommunens aringrsregnskap 2015

15 april Kommunen

6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen

7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG

311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG

8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

2

Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915

10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai

12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm

Svarfrist FIKS

Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern

22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016

FIKS FIKS FIKS FIKS

KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai

KS 1216

13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012

Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver

Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars

  • Saksliste Frogn KU 09052016
  • Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
    • Signert revisjonsberetning Frogn 2015
      • Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
        • E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
        • Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
        • Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
          • Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
            • Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
              • Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
                • saksutskrift sak 7-16
                  • Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
                    • Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
                      • Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
                        • StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
                          • Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
                            • 1 Protokoll Frogn KU 07032016
                            • 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
                            • 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
                            • 4 FrognAktivitetsplan 2016
Page 47: MØTEINNKALLING Frogn kontrollutvalg...• Ved behandling i HMPB 2.2.2016 ble nye boligområder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan, i tråd med rådmannens innstilling

Frogn kommune

Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS

Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016

Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015

Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak

Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak

laquo

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo

Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken

Med hilsen

Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3

Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS

Pb 195 1431 AringS

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen

1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former

2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene

3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene

4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister

5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene

6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap

7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene

8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 5 av 5

9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene

10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring

generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene

11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste

organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

1

KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015

mars FIKS 7mars 2016

2

3

Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat

Februar Fornyes aringrlig

FIKS FIKS

Legges frem i mai

Rullerende

4

Moslashteplan

FIKS

1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember

5 Kommunens aringrsregnskap 2015

15 april Kommunen

6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen

7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG

311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG

8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

2

Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915

10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai

12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm

Svarfrist FIKS

Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern

22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016

FIKS FIKS FIKS FIKS

KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai

KS 1216

13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012

Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver

Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars

  • Saksliste Frogn KU 09052016
  • Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
    • Signert revisjonsberetning Frogn 2015
      • Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
        • E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
        • Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
        • Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
          • Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
            • Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
              • Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
                • saksutskrift sak 7-16
                  • Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
                    • Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
                      • Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
                        • StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
                          • Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
                            • 1 Protokoll Frogn KU 07032016
                            • 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
                            • 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
                            • 4 FrognAktivitetsplan 2016
Page 48: MØTEINNKALLING Frogn kontrollutvalg...• Ved behandling i HMPB 2.2.2016 ble nye boligområder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan, i tråd med rådmannens innstilling

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3

Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3

Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS

Pb 195 1431 AringS

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen

1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former

2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene

3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene

4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister

5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene

6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap

7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene

8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 5 av 5

9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene

10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring

generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene

11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste

organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

1

KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015

mars FIKS 7mars 2016

2

3

Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat

Februar Fornyes aringrlig

FIKS FIKS

Legges frem i mai

Rullerende

4

Moslashteplan

FIKS

1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember

5 Kommunens aringrsregnskap 2015

15 april Kommunen

6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen

7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG

311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG

8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

2

Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915

10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai

12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm

Svarfrist FIKS

Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern

22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016

FIKS FIKS FIKS FIKS

KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai

KS 1216

13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012

Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver

Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars

  • Saksliste Frogn KU 09052016
  • Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
    • Signert revisjonsberetning Frogn 2015
      • Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
        • E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
        • Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
        • Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
          • Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
            • Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
              • Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
                • saksutskrift sak 7-16
                  • Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
                    • Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
                      • Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
                        • StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
                          • Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
                            • 1 Protokoll Frogn KU 07032016
                            • 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
                            • 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
                            • 4 FrognAktivitetsplan 2016
Page 49: MØTEINNKALLING Frogn kontrollutvalg...• Ved behandling i HMPB 2.2.2016 ble nye boligområder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan, i tråd med rådmannens innstilling

Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3

Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester

Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK

Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS

Pb 195 1431 AringS

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen

1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former

2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene

3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene

4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister

5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene

6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap

7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene

8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 5 av 5

9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene

10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring

generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene

11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste

organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

1

KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015

mars FIKS 7mars 2016

2

3

Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat

Februar Fornyes aringrlig

FIKS FIKS

Legges frem i mai

Rullerende

4

Moslashteplan

FIKS

1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember

5 Kommunens aringrsregnskap 2015

15 april Kommunen

6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen

7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG

311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG

8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

2

Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915

10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai

12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm

Svarfrist FIKS

Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern

22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016

FIKS FIKS FIKS FIKS

KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai

KS 1216

13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012

Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver

Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars

  • Saksliste Frogn KU 09052016
  • Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
    • Signert revisjonsberetning Frogn 2015
      • Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
        • E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
        • Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
        • Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
          • Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
            • Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
              • Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
                • saksutskrift sak 7-16
                  • Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
                    • Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
                      • Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
                        • StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
                          • Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
                            • 1 Protokoll Frogn KU 07032016
                            • 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
                            • 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
                            • 4 FrognAktivitetsplan 2016
Page 50: MØTEINNKALLING Frogn kontrollutvalg...• Ved behandling i HMPB 2.2.2016 ble nye boligområder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan, i tråd med rådmannens innstilling

Frogn kommune

Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5

Saksutskrift

Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato

1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016

Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen

1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former

2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene

3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene

4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister

5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene

6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap

7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene

8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 5 av 5

9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene

10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring

generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene

11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste

organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

1

KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015

mars FIKS 7mars 2016

2

3

Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat

Februar Fornyes aringrlig

FIKS FIKS

Legges frem i mai

Rullerende

4

Moslashteplan

FIKS

1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember

5 Kommunens aringrsregnskap 2015

15 april Kommunen

6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen

7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG

311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG

8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

2

Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915

10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai

12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm

Svarfrist FIKS

Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern

22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016

FIKS FIKS FIKS FIKS

KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai

KS 1216

13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012

Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver

Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars

  • Saksliste Frogn KU 09052016
  • Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
    • Signert revisjonsberetning Frogn 2015
      • Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
        • E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
        • Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
        • Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
          • Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
            • Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
              • Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
                • saksutskrift sak 7-16
                  • Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
                    • Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
                      • Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
                        • StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
                          • Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
                            • 1 Protokoll Frogn KU 07032016
                            • 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
                            • 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
                            • 4 FrognAktivitetsplan 2016
Page 51: MØTEINNKALLING Frogn kontrollutvalg...• Ved behandling i HMPB 2.2.2016 ble nye boligområder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan, i tråd med rådmannens innstilling

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 2 av 5

Tidligere behandlinger

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen

1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former

2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene

3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene

4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister

5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene

6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap

7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene

8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 5 av 5

9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene

10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring

generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene

11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste

organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

1

KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015

mars FIKS 7mars 2016

2

3

Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat

Februar Fornyes aringrlig

FIKS FIKS

Legges frem i mai

Rullerende

4

Moslashteplan

FIKS

1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember

5 Kommunens aringrsregnskap 2015

15 april Kommunen

6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen

7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG

311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG

8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

2

Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915

10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai

12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm

Svarfrist FIKS

Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern

22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016

FIKS FIKS FIKS FIKS

KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai

KS 1216

13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012

Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver

Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars

  • Saksliste Frogn KU 09052016
  • Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
    • Signert revisjonsberetning Frogn 2015
      • Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
        • E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
        • Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
        • Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
          • Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
            • Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
              • Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
                • saksutskrift sak 7-16
                  • Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
                    • Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
                      • Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
                        • StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
                          • Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
                            • 1 Protokoll Frogn KU 07032016
                            • 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
                            • 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
                            • 4 FrognAktivitetsplan 2016
Page 52: MØTEINNKALLING Frogn kontrollutvalg...• Ved behandling i HMPB 2.2.2016 ble nye boligområder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan, i tråd med rådmannens innstilling

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 3 av 5

Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Vedlegg

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen

1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former

2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene

3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene

4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister

5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene

6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap

7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene

8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 5 av 5

9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene

10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring

generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene

11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste

organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

1

KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015

mars FIKS 7mars 2016

2

3

Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat

Februar Fornyes aringrlig

FIKS FIKS

Legges frem i mai

Rullerende

4

Moslashteplan

FIKS

1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember

5 Kommunens aringrsregnskap 2015

15 april Kommunen

6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen

7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG

311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG

8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

2

Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915

10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai

12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm

Svarfrist FIKS

Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern

22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016

FIKS FIKS FIKS FIKS

KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai

KS 1216

13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012

Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver

Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars

  • Saksliste Frogn KU 09052016
  • Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
    • Signert revisjonsberetning Frogn 2015
      • Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
        • E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
        • Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
        • Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
          • Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
            • Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
              • Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
                • saksutskrift sak 7-16
                  • Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
                    • Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
                      • Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
                        • StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
                          • Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
                            • 1 Protokoll Frogn KU 07032016
                            • 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
                            • 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
                            • 4 FrognAktivitetsplan 2016
Page 53: MØTEINNKALLING Frogn kontrollutvalg...• Ved behandling i HMPB 2.2.2016 ble nye boligområder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan, i tråd med rådmannens innstilling

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 4 av 5

SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling

Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten

Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende

Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen

1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former

2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene

3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene

4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister

5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene

6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap

7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene

8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 5 av 5

9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene

10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring

generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene

11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste

organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

1

KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015

mars FIKS 7mars 2016

2

3

Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat

Februar Fornyes aringrlig

FIKS FIKS

Legges frem i mai

Rullerende

4

Moslashteplan

FIKS

1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember

5 Kommunens aringrsregnskap 2015

15 april Kommunen

6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen

7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG

311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG

8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

2

Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915

10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai

12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm

Svarfrist FIKS

Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern

22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016

FIKS FIKS FIKS FIKS

KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai

KS 1216

13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012

Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver

Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars

  • Saksliste Frogn KU 09052016
  • Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
    • Signert revisjonsberetning Frogn 2015
      • Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
        • E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
        • Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
        • Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
          • Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
            • Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
              • Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
                • saksutskrift sak 7-16
                  • Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
                    • Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
                      • Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
                        • StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
                          • Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
                            • 1 Protokoll Frogn KU 07032016
                            • 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
                            • 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
                            • 4 FrognAktivitetsplan 2016
Page 54: MØTEINNKALLING Frogn kontrollutvalg...• Ved behandling i HMPB 2.2.2016 ble nye boligområder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan, i tråd med rådmannens innstilling

Frogn kommune Varingr ref 1400448

Side 5 av 5

9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene

10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring

generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene

11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste

organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

1

KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015

mars FIKS 7mars 2016

2

3

Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat

Februar Fornyes aringrlig

FIKS FIKS

Legges frem i mai

Rullerende

4

Moslashteplan

FIKS

1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember

5 Kommunens aringrsregnskap 2015

15 april Kommunen

6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen

7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG

311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG

8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

2

Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915

10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai

12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm

Svarfrist FIKS

Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern

22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016

FIKS FIKS FIKS FIKS

KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai

KS 1216

13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012

Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver

Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars

  • Saksliste Frogn KU 09052016
  • Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
    • Signert revisjonsberetning Frogn 2015
      • Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
        • E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
        • Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
        • Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
          • Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
            • Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
              • Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
                • saksutskrift sak 7-16
                  • Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
                    • Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
                      • Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
                        • StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
                          • Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
                            • 1 Protokoll Frogn KU 07032016
                            • 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
                            • 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
                            • 4 FrognAktivitetsplan 2016
Page 55: MØTEINNKALLING Frogn kontrollutvalg...• Ved behandling i HMPB 2.2.2016 ble nye boligområder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan, i tråd med rådmannens innstilling

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

1

KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015

mars FIKS 7mars 2016

2

3

Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat

Februar Fornyes aringrlig

FIKS FIKS

Legges frem i mai

Rullerende

4

Moslashteplan

FIKS

1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember

5 Kommunens aringrsregnskap 2015

15 april Kommunen

6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen

7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG

311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG

8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

2

Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915

10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai

12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm

Svarfrist FIKS

Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern

22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016

FIKS FIKS FIKS FIKS

KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai

KS 1216

13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012

Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver

Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars

  • Saksliste Frogn KU 09052016
  • Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
    • Signert revisjonsberetning Frogn 2015
      • Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
        • E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
        • Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
        • Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
          • Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
            • Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
              • Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
                • saksutskrift sak 7-16
                  • Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
                    • Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
                      • Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
                        • StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
                          • Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
                            • 1 Protokoll Frogn KU 07032016
                            • 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
                            • 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
                            • 4 FrognAktivitetsplan 2016
Page 56: MØTEINNKALLING Frogn kontrollutvalg...• Ved behandling i HMPB 2.2.2016 ble nye boligområder ved Garder ikke innlemmet i forslaget til kommunedelplan, i tråd med rådmannens innstilling

Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016

2

Nr Beskrivelse

Frist Ansvar Status Avsluttet

9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915

10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai

12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm

Svarfrist FIKS

Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern

22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016

FIKS FIKS FIKS FIKS

KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai

KS 1216

13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012

Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver

Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars

  • Saksliste Frogn KU 09052016
  • Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
    • Signert revisjonsberetning Frogn 2015
      • Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
        • E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
        • Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
        • Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
          • Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
            • Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
              • Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
                • saksutskrift sak 7-16
                  • Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
                    • Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
                      • Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
                        • StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
                          • Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
                            • 1 Protokoll Frogn KU 07032016
                            • 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
                            • 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
                            • 4 FrognAktivitetsplan 2016