MS Excel

2010

1

INTERFEJS PROGRAMU I PODSTAWOWE TERMINY ZWIĄZANE

Z ARKUSZEM ............................................................................................................................... 4

Co to jest arkusz kalkulacyjny? ........................................................................................................ 4

Skoroszyt, arkusz, komórka, adres komórki ................................................................................. 5

Poruszanie się po komórkach ............................................................................................................ 8

Skróty klawiaturowe cz. I .................................................................................................................. 8

Skróty klawiaturowe cz. II ............................................................................................................... 10

Okno „Przechodzenie do – Specjalne” .......................................................................................... 12

WPROWADZANIE DANYCH, FORMATOWANIE ARKUSZA I ZAPISYWANIE

PLIKU NA DYSKU ................................................................................................................... 16

Typy danych liczbowych ................................................................................................................... 17

Wprowadzanie danych do komórek .............................................................................................. 19

Formatowanie danych w komórkach ........................................................................................................ 20

Formatowanie czcionki ............................................................................................................................. 20

Formatowanie komórki ....................................................................................................................................... 21

Malarz formatów.................................................................................................................................................. 22

Położenie tekstu w komórce .............................................................................................................................. 22

Szybkie sposoby wprowadzania danych ...................................................................................... 23

Wypełnianie komórek seriami danych .......................................................................................... 23

Funkcja „Autowypełnianie” ................................................................................................................................ 24

Wypełnianie danych w przylegających komórkach przez przeciągnięcie uchwytu wypełniania .............. 25

Wypełnianie formuł w przylegających komórkach ......................................................................................... 25

Wypełnianie serią liczb, dat lub innych wbudowanych elementów ............................................................. 26

Wypełnianie aktywnej komórki zawartością sąsiedniej komórki .................................................................. 26

Wypełnianie komórek zdefiniowaną serią danych .......................................................................................... 26

Dodawanie i usuwanie komentarzy do komórek ....................................................................... 27

Wstawianie i usuwanie wierszy i kolumn .................................................................................... 28

Edycja danych w komórce ................................................................................................................................. 28

Wstawianie nowej komórki, kolumny lub wiersza .......................................................................................... 29

Usuwanie danych i formatów z komórek ..................................................................................... 29

2

Wstawianie hiperłączy ....................................................................................................................... 30

Polecenie „Znajdowanie i zamienianie” ........................................................................................ 30

Zapisywanie arkusza i wczytywanie go do programu .............................................................. 33

PRACA W OBRĘBIE SKOROSZYTU Z KILKOMA ARKUSZAMI .......................... 34

Zaznaczanie komórek ........................................................................................................................ 34

Kopiowanie/Wycinanie poprzez schowek programu Excel ..................................................... 35

Wklejanie ze schowka........................................................................................................................ 35

Ukrywanie i odkrywanie kolumn, wierszy i arkuszy ................................................................. 36

Ukrywanie/wyświetlanie kolumn i wierszy ................................................................................. 36

Ukrywanie/Wyświetlanie arkusza .................................................................................................. 37

TWORZENIE TABEL I ICH PRZEGLĄDANIE .............................................................. 38

Formatowanie tabel ........................................................................................................................... 38

Style w programie Excel .................................................................................................................... 39

Ustawianie szerokości komórki i wysokości wiersza ................................................................ 39

Tworzenie wierszy nagłówkowych i ich blokowanie ................................................................. 40

Dzielenie na okienka w celu zablokowania wierszy lub kolumn w osobnych obszarach

arkusza ................................................................................................................................................... 41

Klonowanie okien i wyświetlanie w nich różnych obszarów tego samego arkusza ......... 42

Klonowanie okien i wyświetlanie w nich danych z dwóch różnych arkuszy ...................... 42

TWORZENIE PROSTYCH FORMUŁ OBLICZENIOWYCH ...................................... 43

Tworzenie formuł obliczeniowych z użyciem operatorów matematycznych ..................... 43

Formuły korzystające z funkcji ....................................................................................................... 45

Automatyczne wstawianie adresu komórki (komórek) w formule ....................................... 46

Kopiowanie formuł.............................................................................................................................. 46

Adresowanie względne i bezwzględne.......................................................................................... 47

3

Odwoływanie się w formułach do innych arkuszy w obrębie tego samego skoroszytu . 48

POZNAJEMY FUNKCJE I TWORZYMY FORMUŁY Z ICH UŻYCIEM ................ 49

Co to są funkcje? ................................................................................................................................. 49

Funkcje logiczne .................................................................................................................................. 50

Funkcje dotyczące tekstu i danych ................................................................................................ 51

Funkcje daty i czasu ........................................................................................................................... 52

Funkcje wyszukiwania i adresu ...................................................................................................... 52

Funkcje matematyczne ..................................................................................................................... 53

Funkcje finansowe .............................................................................................................................. 54

Funkcje informacyjne ........................................................................................................................ 55

Najczęściej wykorzystywane funkcje ........................................................................................... 56

Funkcje matematyczne ....................................................................................................................................... 56

Funkcje finansowe .............................................................................................................................................. 59

Funkcje daty i czasu ........................................................................................................................................... 61

Funkcje statystyczne ........................................................................................................................................... 63

Funkcje wyszukiwania i adresu ......................................................................................................................... 68

Funkcje bazy danych .......................................................................................................................................... 71

Funkcje tekstowe ................................................................................................................................................ 72

Funkcje logiczne .................................................................................................................................................. 75

Zagnieżdżanie funkcji ........................................................................................................................ 76

Prawidłowość zwracanych wartości .................................................................................................................. 77

Ograniczenia poziomu zagnieżdżania ............................................................................................................... 77

FORMATOWANIE WARUNKOWE I STOSOWANIE NAZW ................................ 78

Formatowanie warunkowe .............................................................................................................. 78

FILTR I FILTR ZAAWANSOWANY .................................................................................. 90

Filtr .......................................................................................................................................................... 90

Filtr Zaawansowany ........................................................................................................................... 97

4

Interfejs programu i podstawowe

terminy związane z arkuszem

wyjaśnienie pojęć: skoroszyt, arkusz, komórka, adres komórki,

dodawanie, zmiana nazwy i usuwanie arkuszy,

poruszanie się po komórkach i arkuszach,

polecenie „przechodzenie do”,

zaznaczanie komórek i arkuszy,

skróty klawiaturowe i akcje myszy.

Co to jest arkusz kalkulacyjny?

Arkusz kalkulacyjny jest programem komputerowym do obliczeń

i analizy danych. Dane, głównie liczbowe, przedstawiane są w postaci

tabel. Arkusz kalkulacyjny umożliwia automatyczną obróbkę danych oraz

ich prezentację w różny sposób.

W środowisku Windows najbardziej znanym arkuszem kalkulacyjnym jest

Microsoft Excel z pakietu Microsoft Office.

Najważniejszym narzędziem arkusza kalkulacyjnego są funkcje (matematyczne,

statystyczne, daty i czasu, finansowe, bazodanowe, logiczne), za pomocą których

wprowadzone do arkusza dane są automatycznie przetwarzane. Możliwe jest także

tworzenie różnego rodzaju symulacji.

Za pomocą arkusza kalkulacyjnego można także wizualizować dane,

prezentując je w postaci wykresów (kolumnowych, słupkowych, kołowych,

liniowych, warstwowych itd.), które pozwalają łatwiej zorientować się we

wzajemnych zależnościach i tendencjach.

5

Skoroszyt, arkusz, komórka, adres komórki

Podczas uruchamiania programu Excel jest otwierany plik nazywany

skoroszytem. Każdy nowy skoroszyt zawiera na początku trzy arkusze podobne

do stron dokumentu. W tych arkuszach, nazywanych czasem arkuszami

kalkulacyjnymi, wprowadza się dane.

Nazwy poszczególnych arkuszy (Arkusz1, Arkusz2 i Arkusz3) są wyświetlone

na odpowiednich kartach arkuszy w lewej dolnej części okna skoroszytu. Kliknięcie

karty arkusza powoduje wyświetlenie odpowiadającego jej arkusza.

Nazwy kart arkuszy warto zmienić, aby ułatwić identyfikowanie informacji

na poszczególnych arkuszach. Można na przykład użyć nazw Styczeń, Luty

i Marzec dla kart arkuszy zawierających budżety lub oceny studentów dotyczące

tych miesięcy albo nazw Północ i Zachód dla kart arkuszy dotyczących regionów

sprzedaży itd.

Aby zmienić nazwę karty arkusza należy kliknąć dwukrotnie na nazwie

karty arkusza lub kliknąć prawym klawiszem myszki na nazwie i z menu

kontekstowego wybrać opcję Zmień nazwę.

6

Jeśli potrzebna jest większa ilość arkuszy niż trzy, można dodać następne, a

jeśli trzy to za dużo, można usunąć jeden lub dwa (ale nie jest to konieczne). Do

przechodzenia między arkuszami można używać skrótów klawiaturowych.

Ctrl + PgUp przechodzi do następnego arkusza

Ctrl + PgDown przechodzi do poprzedniego arkusza

Kliknięcie prawym przyciskiem myszy na karcie arkusza wywołuje menu

kontekstowe, które umożliwia dodanie, usunięcie, zmianę nazwy itp. karty

arkusza.

Po uruchomieniu program Excel wyświetlana jest duża pusta siatka. Na jej

górnej krawędzi są wyświetlone litery, które numerują kolejne kolumny, a na

bocznej lewej krawędzi cyfry numerujące kolejne wiersze.

7

Nagłówki kolumn są oznaczane literami. Nagłówki wierszy są

oznaczane liczbami. Literowe nagłówki kolumn i liczbowe nagłówki wierszy

umożliwiają określenie lokalizacji w arkuszu po kliknięciu komórki.

Połączone nagłówki tworzą adres komórki, nazywany także odwołaniem

do komórki.

Każda kolumna ma literowy nagłówek u góry. Pierwsze 26 kolumn jest

oznaczonych literami od A do Z. Po literze Z następują litery w parach od AA do

AZ. Każdy wiersz również ma nagłówek. Nagłówki wierszy są liczbami z zakresu od

1 do 1 048 576.

Literowe nagłówki kolumn i liczbowe nagłówki wierszy umożliwiają

określenie lokalizacji w arkuszu po kliknięciu komórki. Połączone nagłówki tworzą

adres komórki, nazywany także odwołaniem do komórki.

Po otwarciu nowego skoroszytu pierwsza komórka jest komórką

aktywną. Komórka aktywna jest oznaczona czarnym obramowaniem.

Komórki służą do wprowadzania danych w arkuszu.

Dane można wprowadzać w dowolnej komórce, wybierając ją kliknięciem.

Dowolna wybrana komórka staje się komórką aktywną. Kiedy komórka jest

aktywna, jej obramowanie jest czarne, a nagłówki kolumny i wiersza, w których

się znajduje, są wyróżnione.

8

Dzięki obramowaniu komórki oraz wyróżnieniu nagłówków kolumny

i wiersza można łatwiej zauważyć, że dana komórka jest komórką aktywną.

Ponadto odwołanie do komórki aktywnej jest wyświetlane w polu nazwy w lewym

górnym rogu arkusza. Patrząc na pole nazwy, można sprawdzić odwołanie do

komórki aktywnej.

Poruszanie się po komórkach

Najprostszym sposobem wskazania konkretnej komórki jest ustawienie

kursora myszy nad daną komórką oraz zaznaczenie jej poprzez kliknięcie lewym

przyciskiem myszy. Jednak do poruszania się po komórkach arkusza

i jednoczesnego wprowadzania danych przydaje się korzystanie ze skrótów

klawiaturowych.

W tabeli poniżej przedstawiono najczęściej stosowane skróty klawiaturowe

oraz odpowiadające im akcje myszy.

Skróty klawiaturowe cz. I

Skrót klawiaturowy Akcja

myszy Operacja

strzałka w lewo (lub

klawisza Tab),

w prawo (lub

kombinacji Shift+Tab),

do góry (Shift+Enter),

w dół (klawisz Enter)

odpowiednie

przesunięcie

kursora

i zaznaczenie

komórki

zaznaczenie komórki znajdującej się

na lewo, na prawo, wyżej, niżej od

bieżącej komórki

Ctrl + Home zaznaczenie pierwszej komórki

w arkuszu o adresie A1

Ctrl + End zaznaczenie ostatniej komórki

w arkuszu w której znajdują się dane

Ctrl + Strzałka

w prawo

skok na prawo od bieżącej komórki do

komórki w której znajdują się dane

bądź pierwszej komórki w wierszu

9

Ctrl + Strzałka w lewo skok na lewo od bieżącej komórki do

komórki w której znajdują się dane

bądź ostatniej komórki w wierszu

Ctrl + Strzałka w górę skok powyżej bieżącej komórki do

komórki w której znajdują się dane

bądź pierwszej komórki w kolumnie

Ctrl + Strzałka w dół skok poniżej bieżącej komórki do

komórki w której znajdują się dane

bądź ostatniej komórki w kolumnie

Shift + strzałka

w lewo, w prawo, do

góry, w dół

odpowiednie

przesunięcie

kursora

z wciśniętym

lewym

przyciskiem

myszy

zaznaczenie grupy komórek

znajdującej się na lewo, na prawo,

wyżej, niżej od bieżącej komórki

Shift + Ctrl + strzałka

w lewo, w prawo, do

góry, w dół

zaznaczenie grupy komórek w których

znajdują się dane, na lewo, na prawo,

wyżej, niżej od bieżącej komórki

klawisz funkcyjny F2 dwuklik

lewym

klawiszem

myszy

Edycja komórki - tryb

wprowadzania/edycji danych

w komórce

klawisz funkcyjny F4 brak

odpowiednika

Powtórz ostatnią operację - polecenie

działające we wszystkich programach

pakietu Office. Jeśli np. wykonaliśmy

operację pogrubienia tekstu

wciśnięcie klawisza F4 powtórzy tę

operację

Tabela. Skróty klawiaturowe oraz odpowiadające im akcje myszy

10

Skróty klawiaturowe cz. II

Inne skróty klawiaturowe

Ctrl + N Nowy zeszyt programu Excel

Ctrl + O Otwarcie zeszytu programu Excel

Ctrl + S Zapisanie bieżącego dokumentu. Jeśli utworzyliśmy nowy

dokument należy wskazać miejsce docelowe do zapisania

dokumentu oraz jego nazwę

Ctrl + C Kopiuje bieżącą komórkę wraz z jej formatowaniem

i zawartością

Ctrl + V Wkleja skopiowaną komórkę wraz z jej formatowaniem

i zawartością

Ctrl + X Wycina do schowka bieżącą komórkę wraz z jej

formatowaniem i zawartością

Ctrl + P Otwiera okno drukowania bieżącego arkusza

Ctrl + F Otwiera okno "Znajdź"

Ctrl + H Otwiera okno "Zamień"

Ctrl + Z Cofnij ostatnią czynność

Ctrl + Y Ponów ostatnią czynność

Ctrl + A Zaznacz wszystko

Ctrl + W Zamknij bieżący zeszyt

Ctrl + D Duplikuj wcześniejszą komórkę

Ctrl + ; Wstawia w bieżącą datę

Ctrl + Shift + ; Wstawia w bieżącą godzinę

Ctrl + G lub F5 Wywołuje okno "Przejdź do…"

Ctrl + PgUp Przechodzi do następnego arkusza w zeszycie

Ctrl + PgDown Przechodzi do poprzedniego arkusza w zeszycie

F1 Wywołuje okienko pomocy programu Excel

F2 Włącza tryb edycji bieżącej komórki

F4 Powtarza ostatnią czynność

F5 Wywołuje okno "Przejdź do…"

11

F12 Otwiera okno "Zapisz jako…"

Ctrl + Rolka

myszy

Powiększa / pomniejsza bieżący widok arkusza

Ctrl + I Pochyla tekst w komórce

Ctrl + U Podkreśla tekst w komórce

Ctrl + B Pogrubia tekst w komórce

Alt + Enter Podczas edycji tekstu w komórce wstawia w miejscu

ustawienia kursora złamanie linii

Tabela. Najczęściej używane skróty klawiaturowe

Do poruszania się po komórkach arkusza bez użycia myszy służą klawisze

strzałek, tabulacji oraz szereg skrótów klawiaturowych. Przejście do konkretnej

komórki jest możliwe poprzez podanie jej adresu w polu nazwy w lewym górny

rogu paska narzędziowego, bądź poprzez wywołanie okienka „Przechodzenie do…”

klawiszem F5 lub kombinacją Ctrl+G i wpisanie adresu docelowej komórki.

Okienko to pamięta adresy poprzednio wybranych komórek umożliwiając ich

szybkie wskazanie z powstałej w ten sposób listy.

Przycisk „Specjalne” umożliwia szybkie znalezienie i zaznaczenie komórek

zawierających dane określonego typu (np. formuły) lub komórki spełniające

12

określone kryteria (takie jak ostatnia komórka w arkuszu, która zawiera dane lub

formatowanie).

Okno „Przechodzenie do – Specjalne”

Opcja okna

"Przechodzenie

do - Specjalne"

Zaznacza następujące elementy

Komentarze Komórki zawierające komentarze.

Stałe Komórki zawierające stałe (stała: wartość, która nie jest

obliczana i dlatego nie zmienia się. Na przykład liczba 210

i tekst „Zarobki kwartalne” są stałymi. Wyrażenie i wartość

będąca wynikiem wyrażenia nie są stałymi).

Formuły

Komórki zawierające formuły (formuła: sekwencja wartości,

odwołań do komórek, nazw, funkcji lub operatorów

w komórce, które razem dają nową wartość. Formuła zawsze

zaczyna się od znaku równości (=)).

Uwaga: W polach wyboru poniżej opcji Formuły można

zdefiniować typ formuł, które chcesz zaznaczyć.

Puste Puste komórki.

13

Bieżący obszar Bieżący obszar (obszar bieżący: blok wypełnionych komórek,

który obejmuje aktualnie zaznaczoną komórkę lub komórki.

Obszar ten rozciąga się we wszystkich kierunkach aż do

pierwszego pustego wiersza lub kolumny), np. całą listę.

Bieżąca tablica Cała tablica (tablica: służy do konstruowania pojedynczych

formuł, które dają wiele wyników lub operują na grupie

argumentów uporządkowanych w wiersze i kolumny. Zakres

tablicy współużytkuje wspólną formułę; stała tablicowa to

grupa stałych używana, jako argument), jeśli komórka

aktywna (komórka aktywna: komórka wybrana, w której

wprowadzane są dane, gdy użytkownik zacznie je wpisywać.

W danym momencie tylko jedna komórka może być aktywna.

Komórka aktywna ma pogrubione obramowanie), znajduje się

w tablicy.

Obiekty Obiekty graficzne, w tym wykresy i przyciski, w arkuszu oraz

w polach tekstowych.

Różnice

w wierszach

Wszystkie komórki, które różnią się od komórki aktywnej

w zaznaczonym wierszu. W zaznaczeniu zawsze znajduje się

jedna komórka aktywna, niezależnie od tego, czy jest to

zakres, wiersz czy kolumna. Naciskając klawisz ENTER lub

klawisz TAB, można zmienić lokalizację komórki aktywnej,

którą domyślnie jest pierwsza komórka w wierszu.

Jeśli zaznaczono więcej niż jeden wiersz, porównanie zostanie

wykonane dla każdego wiersza w zaznaczeniu, a komórka

używana w porównaniu dla każdego dodatkowego wiersza

znajduje się w tej samej kolumnie, co komórka aktywna.

Różnice

w kolumnach

Wszystkie komórki, które różnią się od komórki aktywnej

w zaznaczonej kolumnie. W zaznaczeniu zawsze znajduje się

jedna komórka aktywna, niezależnie od tego, czy jest to

zakres, wiersz czy kolumna. Naciskając klawisz ENTER lub

klawisz TAB, można zmienić lokalizację komórki aktywnej,

14

którą domyślnie jest pierwsza komórka w kolumnie.

Jeśli zaznaczono więcej niż jedną kolumnę, porównanie

zostanie wykonane dla każdej kolumny w zaznaczeniu, a

komórka używana w porównaniu dla każdej dodatkowej

kolumny znajduje się w tym samym wierszu, co komórka

aktywna.

Poprzedniki

Komórki, do których odwołuje się formuła w komórce

aktywnej. W obszarze Zależności wykonaj jedną

z następujących czynności:

kliknij opcję Tylko bezpośrednie, aby znaleźć tylko te komórki,

do których bezpośrednio odwołują się formuły,

kliknij opcję Wszystkie poziomy, aby znaleźć wszystkie

komórki, do których bezpośrednio lub pośrednio odwołują się

komórki w zaznaczeniu.

Zależności

Komórki z formułami, które odwołują się do komórki

aktywnej.

Kliknij opcję Tylko bezpośrednie, aby znaleźć tylko komórki

z formułami, które bezpośrednio odwołują się do komórki

aktywnej.

Kliknij opcję Wszystkie poziomy, aby znaleźć wszystkie

komórki, które bezpośrednio lub pośrednio odwołują się do

komórki aktywnej.

Ostatnia

komórka

Ostatnia komórka w arkuszu, która zawiera dane lub

formatowanie.

Tylko widoczne

komórki

Tylko komórki, które są widoczne w zakresie obejmującym

ukryte wiersze i kolumny.

Formaty

warunkowe

Tylko komórki, do których zastosowano formatowanie

warunkowe. W obszarze Sprawdzanie poprawności danych

wykonaj jedną z następujących czynności:

15

kliknij opcję Wszystkich, aby znaleźć wszystkie komórki, do

których zastosowano formatowanie warunkowe,

kliknij opcję Takich samych, aby znaleźć komórki, które mają

takie samo formatowanie warunkowe jak zaznaczona

komórka.

Sprawdzanie

poprawności

danych

Tylko komórki, do których zastosowano reguły sprawdzania

poprawności danych.

Kliknij opcję Wszystkich, aby znaleźć wszystkie komórki, do

których zastosowano reguły sprawdzania poprawności danych.

Kliknij opcję Takich samych, aby znaleźć wszystkie komórki,

które mają takie samo sprawdzanie poprawności danych jak

zaznaczona komórka.

16

Wprowadzanie danych, formatowanie

arkusza i zapisywanie pliku na dysku

typy przechowywanych danych,

wprowadzanie danych do komórek,

formatowanie danych w komórkach,

wypełnianie komórek seriami danych,

import danych zewnętrznych,

dodawanie i usuwanie komentarzy do komórek,

wstawianie i usuwanie komórek, wierszy i kolumn,

usuwanie danych i formatów z komórek, transpozycja danych,

wstawianie hiperłączy,

polecenie „znajdowanie i zamienianie”,

zapisywanie arkusza na dysk i wczytywanie go do programu.

Typy przechowywanych danych

W komórkach arkusza można wprowadzać dwa podstawowe rodzaje

danych: liczby i tekst.

Każda komórka arkusza domyślnie przyjmuje tzw. „format ogólny”, w

którym zależnie od typu wpisanych danych program automatycznie rozpoznaje typ

wpisanych danych. Jeśli wpiszemy dane liczbowe Excel automatycznie je

zinterpretuje, rozpoznając, czy oznaczają one walutę, datę, a może wartości

procentowe.

Prawidłowe rozpoznanie typu danych ma wpływ na właściwe ich

wyświetlanie, ale przede wszystkim na prawidłowe wykonywanie operacji na tych

danych.

17

Typy danych liczbowych

W poniższej tabeli zebrano typy danych liczbowych rozpoznawanych

w programie Excel:

Kategoria Opis

Ogólne Komórki o formacie ogólnym nie mają konkretnego formatu liczbowego.

Liczbowe Format liczbowy jest używany do wyświetlania liczb. Format liczbowy umożliwia zdefiniowanie ilości wyświetlanych miejsc dziesiętnych. Liczby z większą ilością miejsc po przecinku zostaną automatycznie zaokrąglone do zadanej ilości miejsc po przecinku. Zaznaczenie opcji "Użyj separatora 1000" wizualnie odzieli zapis liczb, co 3 rzędy wielkości (krotności tysiąca).

Walutowe Formaty walutowe są używane dla ogólnych wartości pieniężnych. Do wyrównania przecinków w jednej kolumnie używa się formatów księgowych. Format walutowy umożliwia zdefiniowanie ilości miejsc dziesiętnych (domyślnie 2) oraz ustawienie symbolu waluty.

Księgowe W formatach księgowych symbole waluty i przecinek dziesiętny są wyrównywane w jednej kolumnie.

Data W formacie "Data" liczby interpretowane i wyświetlane są, jako wartości daty. Na formaty daty rozpoczynające się gwiazdką (*) mają wpływ zmiany ustawień regionalnych daty i godziny określonych dla systemu operacyjnego. Na formaty bez gwiazdki nie mają wpływu ustawienia systemu operacyjnego. Możliwe jest zdefiniowanie sposobu wyświetlania daty oraz zmiana ustawień regionalnych dla sposobu wyświetlania daty. Bieżącą datę możemy wstawić w komórce kombinacją klawiszy Ctrl+.

Czas W formacie "Czas" liczby interpretowane i wyświetlane są, jako wartości czasu. Na formaty czasu rozpoczynający się gwiazdką (*) mają wpływ zmiany ustawień regionalnych daty i godziny określonych dla systemu operacyjnego. Na formaty bez gwiazdki nie mają wpływu ustawienia systemu operacyjnego. Możliwe jest zdefiniowanie sposobu wyświetlania czasu oraz zmiana ustawień regionalnych dla sposobu wyświetlania daty. Bieżący czas możemy wstawić w komórce kombinacją klawiszy Ctrl, Shift+.

18

Procentowe W formatach procentowych wartości komórek są mnożone przez 100 i wyświetlane z symbolem procentu. Możliwe jest zdefiniowanie ilości miejsc po przecinku.

Ułamkowe Liczba dziesiętna jest zamieniana i wyświetlana, jako ułamek zwykły. Można wybrać stopień zaokrąglenia podczas zamiany: - do jednej cyfry (ułamek o mianowniku jednocyfrowym) - do dwóch cyfr (ułamek o mianowniku dwucyfrowym) - do trzech cyfr (ułamek o mianowniku trzycyfrowym) - jako połówki (ułamek o mianowniku 2) - jako ćwiartki (ułamek o mianowniku 4) - jako ósme (ułamek o mianowniku 8) - jako szesnaste (ułamek o mianowniku 16) - jako dziesiętne (ułamek o mianowniku 10) - jako setne (ułamek o mianowniku 100)

Naukowe Liczby o zwiększonej długości liczb po przecinku. Można zdefiniować ilość miejsc po przecinku.

Tekstowe Komórki o formacie tekstowym są traktowane jak tekst nawet wtedy, gdy zawierają liczby. Komórka jest wyświetlana dokładnie tak, jak została wpisana.

Specjalne Formaty specjalne są używane do śledzenia list i wartości baz danych. Możliwy jest wybór typów: - kod pocztowy - numer telefonu 6 cyfr - numer telefonu 7 cyfr - numer PESEL - numer NIP

Niestandardowe

Możliwe jest zdefiniowanie własnego formatu komórki lub skorzystanie ze zdefiniowanych niestandardowych formatów danych. Możliwe jest korzystanie z symboli wieloznacznych oraz definiowanie dopuszczalnych wartości komórki np. "TAK / NIE" itp.

Rys. Typy danych programu Excel

Możemy sami definiować typ danych przechowywanych w komórce. W tym

celu należy wywołać menu kontekstowe komórki klikając prawym przyciskiem

myszy na danej komórce, bądź wciskając na klawiaturze klawisz menu

kontekstowego (nie każda klawiatura go posiada), a następnie wybrać opcję

„Formatowanie komórki” i zakładkę „Liczby”.

19

Wprowadzanie danych do komórek

Program Excel może służyć do tworzenia budżetów, obliczania podatków

lub rejestrowania ocen studentów. Możemy tu tworzyć listy sprzedawanych

produktów lub prowadzić domowy budżet – możliwości są nieograniczone.

Podczas wprowadzania danych warto zacząć od wprowadzenia tytułów u

góry każdej kolumny, tak, aby każdy, komu arkusz zostanie udostępniony, a także

użytkownik, który go utworzył, mógł później zorientować się w znaczeniu danych.

Często może być także przydatne wprowadzenie tytułów wierszy.

W kolejnych komórkach wpisujemy dane. Wpisując dane na pustej

komórce, ta automatycznie przełącza się w tryb edycji. Wpisywanie danych

w komórce, która już zawiera jakąś zawartość spowoduje usunięcie poprzedniej

zawartości. Aby tego uniknąć i móc edytować istniejące dane bądź dopisywać

20

nowe należy przejść w tryb edycji komórki klikając dwukrotnie lewym przyciskiem

myszy na danej komórce lub wciskając klawisz F2.

Dane do bieżącej komórki możemy także wprowadzać w okienku edycji

zwanym też Paskiem formuły, w środkowej części paska narzędziowego

programu Excel

Formatowanie danych w komórkach

Danym w komórkach możemy nadawać dowolne, wizualne formatowanie

zwiększające czytelność prezentowanych danych. Możemy zmieniać cechy

formatować dotyczące czcionki, komórki oraz położenia tekstu w komórce.

Formatowanie czcionki

Program Excel daje możliwość nadania typowych formatowań czcionek

używanych w obrębie komórki:

Kroju czcionki (dostępne są czcionki zainstalowane w systemie),

Styl czcionki (Normalny, Kursywa, Pogrubiony, Pogrubiona Kursywa),

Rozmiar czcionki,

Podkreślenie (brak podkreślenie, podkreślenie pojedyncze, podwójne, księgowe

pojedyncze, księgowe podwójne),

Kolor czcionki,

Efekty czcionki (przekreślenie, indeks górny, indeks dolny).

Formatowanie czcionek jest możliwe poprzez szybki dostęp w wstążki

Narzędzia główne i sekcji Czcionka oraz Wyrównanie.

Podstawowe formatowania możemy nadać skrótami klawiaturowymi:

Ctrl+U - podkreślenie

Ctrl+B – pogrubienie

Ctrl+I - pochylenie

21

Formatowanie komórki

Komórkom możemy także nadawać formatowanie dotyczące obramowania

oraz koloru komórki.

W zakładce „Obramowanie” w oknie „Formatowanie komórek” , dostępnym

po wybraniu opcji Formatuj komórki w menu kontekstowym komórki, możemy

zmieniać parametry dotyczące sposobu obramowania komórki:

Stylu linii obramowania

Grubości linii

Koloru linii

W zakładce „Desenie” w oknie „Formatowanie komórek” możemy zmieniać

parametry dotyczące tła komórki: kolor i deseń.

22

Podstawowe formatowania dotyczące krawędzi i koloru komórki dostępne

są także z poziomu paska narzędziowego „Czcionka” w oknie głównym programu

Excel.

W programie Excel możliwe jest stosowanie dowolnego koloru

(definiowanego np. jako składowe podstawowe RGB).

Malarz formatów

Zaznaczając wiele komórek możemy jednocześnie nadawać formatowania

wielu komórkom jednocześnie. Innym narzędziem ułatwiające to zadanie, jest

„Malarz formatów” dostępny w postaci ikony pędzla w sekcji narzędzi

„Schowek” na wstążce Narzędzia główne.

Wybranie tego narzędzia na wskazanej komórce spowoduje skopiowanie

cech formatowań bieżącej komórki. Następnie wskazując kolejną komórkę (lub

komórki) nadamy im skopiowane formatowania.

Położenie tekstu w komórce

W obrębie każdej komórki możemy definiować położenie (wyrównanie) jej

zawartości,

Wyrównanie w poziomie: do lewej, wyśrodkowanie, do prawej, wyjustowanie,

Wyrównanie w pionie: górne, środek, dolne, rozłożone,

Orientację tekstu: położenie pod zadanym kontem względem osi poziomej.

Ponadto możemy automatycznie sterować wielkością komórki i czcionki aby

zmieścić w komórce większą ilość tekstu:

Zawijaj tekst – automatycznie powiększy obszar komórki aby zmieścić cały

tekst – powiększany zostaje rozmiar wiersza,

Zmniejszaj aby dopasować – automatycznie zmniejszony zostaje rozmiar tekstu

aby zmieścił się w komórce.

Scalaj komórki – powoduje połączenie dwóch lub więcej sąsiadujących ze sobą

komórek zwiększając obszar dla zawartości. Scalone komórki tworzą komórkę o

wielkości będącej sumą scalanych komórek.

23

Szybkie sposoby wprowadzania danych

W programie Excel są dostępne dwie funkcje pozwalające zaoszczędzić czas

podczas wprowadzania danych:

Autouzupełnianie - Jeśli kilka pierwszych liter wpisanych w komórce pasuje

do wpisu już istniejącego w tej samej kolumnie, program Excel automatycznie

wypełni pozostałe znaki. Kiedy znaki zostaną dodane, wystarczy nacisnąć

klawisz ENTER. Ta funkcja działa podczas wprowadzania tekstu lub tekstu

i liczb, natomiast nie działa, kiedy są wprowadzane wyłącznie liczby, daty lub

godziny.

Autowypełnianie - Wprowadzanie nazw miesięcy, dni tygodnia,

wielokrotności liczby 2 lub 3 lub innych danych tworzących serię. Wystarczy

wpisać jedną lub kilka pozycji, a program Excel automatycznie rozszerzy serię.

Wypełnianie komórek seriami danych

Kolejnym sposobem szybkiego wprowadzenia danych w programie Excel

jest wypełnianie komórek seriami danych.

Komórki możemy wypełnić serią danych korzystając z funkcji Seria danych

wywoływanej z menu kontekstowego podczas przeciągania wartości komórek.

24

Funkcja „Autowypełnianie”

Jeśli wpiszemy w sąsiadujące ze sobą komórki klika danych tworzących

serię danych program Excel automatycznie rozszerzy serię.

Seria danych – w programie Excel jest to ciąg wartości o dość prostym

algorytmie wyznaczania kolejnej wartości w ciągu. Typowe serie danych to

dni tygodnia, miesiąca, ciągi arytmetyczne itp.

Aby wypełnić kolejne komórki serią danych należy zaznaczyć przynajmniej

dwie komórki, których dane tworzę serię danych, następnie chwycić poprzez

wciśnięcie lewego klawisza myszy prawy, dolny róg zaznaczonego obszaru

komórek, tzw. uchwyt wypełniania , i przeciągnąć na kolejne komórki,

które mają zostać wypełnione serią danych.

Po przeciągnięciu uchwytu wypełniania zostanie wyświetlony przycisk

Opcje Autowypełniania, umożliwiający wybranie sposobu wypełnienia

zaznaczenia. Można na przykład wybrać wypełnianie samymi formatami komórek,

klikając opcję „Wypełnij tylko formatami”, można też wybrać wypełnianie samą

zawartością komórek, klikając opcję „Wypełnij bez formatowania”.

Prawy dolny róg komórki bądź zaznaczonego obszaru sąsiadujących

komórek wyróżniony jest niewielkim znakiem wypełnionego kwadratu,

najechanie na niego kursorem myszy powoduje zmianę kursora na znak

plusa. Punkt ten nosi nazwę uchwytu wypełniania. Chwytanie za ten

punkt i przeciąganie na dalszy zakres komórek spowoduje ich wypełnienie

serią danych.

Chwytanie za pozostałe krawędzie komórki bądź zaznaczonego obszaru

komórek powoduje ich przeniesienie w zadane miejsce.

25

Wypełnianie danych w przylegających komórkach przez przeciągnięcie

uchwytu wypełniania

Zaznacz komórki zawierające dane, którymi chcesz wypełnić przylegające

komórki.

Przeciągnij uchwyt wypełniania przez komórki, które chcesz wypełnić.

Aby wybrać sposób wypełnienia zaznaczenia, kliknij przycisk Opcje

Autowypełniania , a następnie kliknij żądaną opcję.

Przeciągnięcie uchwytu wypełniania w górę lub na lewo od zaznaczenia

i zatrzymanie uchwytu w obszarze zaznaczonych komórek bez przechodzenia przez

pierwszą kolumnę lub pierwszy wiersz zaznaczenia spowoduje, że program Excel

usunie dane objęte zaznaczeniem. Przed zwolnieniem przycisku myszy należy

przeciągnąć uchwyt wypełniania poza zaznaczony obszar.

Wypełnianie formuł w przylegających komórkach

Zaznacz komórkę zawierającą formułę, którą chcesz wypełnić przylegające

komórki.

Przeciągnij uchwyt wypełniania (uchwyt wypełnienia: Niewielki, czarny kwadrat

w prawym dolnym rogu zaznaczenia. Gdy użytkownik wskaże uchwyt

wypełnienia, wskaźnik przybiera postać czarnego krzyżyka.) przez

komórki, które chcesz wypełnić.

Aby wybrać sposób wypełnienia zaznaczenia, kliknij przycisk Opcje

Autowypełniania , a następnie kliknij żądaną opcję.

26

Wypełnianie serią liczb, dat lub innych wbudowanych elementów

Za pomocą uchwytu wypełniania można szybko wypełniać komórki

w zakresie seriami liczb lub dat oraz wbudowanymi seriami dni, dni tygodnia,

miesięcy lub lat.

Zaznacz pierwszą komórkę w zakresie, który chcesz wypełnić.

Wprowadź wartość początkową serii.

Wprowadź wartość w następnej komórce, aby ustalić wzorzec.

Jeśli na przykład jest potrzebna seria 1, 2, 3, 4, 5,..., należy wprowadzić do

pierwszych dwóch komórek wartości 1 i 2. Jeśli jest potrzebna seria 2, 4, 6, 8,...,

należy wprowadzić wartości 2 i 4. Jeśli seria ma mieć wartości 2, 2, 2, 2,..., można

zostawić drugą komórkę pustą.

Zaznacz komórkę lub komórki zawierające wartości początkowe.

Przeciągnij uchwyt wypełniania przez zakres, który chcesz wypełnić.

Aby wypełnić w kolejności rosnącej, należy przeciągnąć w dół lub w prawo.

Aby wypełnić w kolejności malejącej, należy przeciągnąć w górę lub w lewo.

Wypełnianie aktywnej komórki zawartością sąsiedniej komórki

Aby szybko wypełnić komórkę zawartością komórki położonej powyżej lub

po lewej stronie wypełnianej komórki, można nacisnąć klawisze CTRL+D lub

CTRL+R.

Wypełnianie komórek zdefiniowaną serią danych

Serie danych do wypełnienia komórek możemy zdefiniować w oknie „Serie”

wywoływanym w menu Wypełnij → Serie danych… na wstążce Narzędzia

główne.

Zaznaczamy komórkę, będącą początkiem serii danych, w komórce powinna

znajdować się wartość początkowa serii danych. Następnie wywołujemy okienko

„Serie”, gdzie definiujemy serię danych:

Położenie serii: wiersz, kolumna,

Typ serii: Liniowy, Wzrost, Data, Autowypełnienie,

27

Dla serii typu „Data” możliwe jest zdefiniowanie jednostki: Dzień, Dzień

roboczy, Miesiąc, Rok,

Wartość kroku,

Wartość końcową serii.

Po zaznaczeniu obszaru komórek o kilku początkowych wartościach

zaznaczenie parametru „Trend” w oknie „Serie” spowoduje wypełnienie

wskazanego obszaru automatycznie wyznaczonym trendem.

Dodawanie i usuwanie komentarzy do komórek

Pracując z dużą ilością danych niejednokrotnie zachodzi potrzeba opisania

ich znaczenia. Służyć temu mogą komentarze dodawane do komórki.

Własny komentarz można dodać do każdej komórki poprzez wywołanie

menu kontekstowego dla danej komórki, i wybranie opcji „Wstaw komentarz”.

Spowoduje to otwarcie niewielkiego pola tekstowego obok wskazanej komórki,

umożliwiającego wpisanie dowolnego komentarza. Komórki, do których utworzone

zostały komentarze oznaczone są czerwonym trójkącikiem w prawym, górnym

rogu. Najechanie kursorem myszy na taką komórkę automatycznie otworzy

okienko komentarza.

28

Wywołanie menu kontekstowego dla komórki do której utworzono

komentarz zawiera dodatkowe opcje: „Edytuj komentarz”, „Usuń komentarz” oraz

„Pokaż/Ukryj komentarz”.

Wstawianie i usuwanie wierszy i kolumn

W arkuszach można edytować dane oraz wstawiać kolumny i wiersze.

Edycja danych w komórce

Wpisując dane w pustej komórce automatycznie przełączy się ona w tryb

edycji. Kiedy jednak komórka zawiera już jakąś wartość rozpoczynają pisanie

bezpośrednio na takiej komórce spowodujemy zamazanie jej poprzedniej

zawartości.

Aby tego uniknąć musimy przejść w tryb edycji komórki. Możemy to zrobić

na trzy sposoby:

Klikając dwukrotnie na komórce lewym przyciskiem myszy,

Wciskając klawisz funkcyjny F2,

Zaznaczając komórkę i przechodząc do okienka edycji (tzw. pasek formuły).

Do poruszania się po tekście w trybie edycji komórki możemy używać

typowych dla edycji skrótów klawiaturowych:

Skrót klawiaturowy trybu edycji komórki

Opis działania

Strzałka w prawo/lewo Przesuwa kursor o znak w prawo/lewo

Strzałka w górę/w dół Przesuwa kursor do linii tekstu powyżej/poniżej

Home/End Przesuwa kursor na początek/na koniec tekstu w komórce

Ctrl + Strzałka w prawo/lewo

Przesuwa kursor o wyraz w prawo/lewo

Dodatkowe wciśnięcie klawisza Shift

Rozpoczyna zaznaczanie tekstu

Lewy Alt + Enter Wstawia znak złamania linii tekstu w komórce

Klawisz Delete/Backspace

Kasuje znak na prawo/na lewo od kursora

Wciśnięcie klawisza Enter lub Tab kończy tryb edycji komórki i przechodzi

do następnej komórki.

29

Wstawianie nowej komórki, kolumny lub wiersza

Aby wstawić pojedynczą komórkę, kolumnę lub wiersz, kliknij dowolną

komórkę w położoną bezpośrednio po prawej stronie miejsca, w którym powinna

się znaleźć nowa komórka/kolumna/wiersz. Przykładowo, aby wstawić kolumnę

między kolumnami B i C, kliknij komórkę w kolumnie C, czyli po prawej stronie od

nowej lokalizacji. Następnie z menu kontekstowego komórki wybierz opcję

„Wstaw”. W wywołanym okienku „Wstawianie” kliknij polecenie „Wstaw cała

kolumna”. Zostanie wstawiona nowa pusta kolumna.

Analogicznie możemy wstawiać nowy wiersz bądź pojedynczą komórkę

przesuwając komórki już istniejące w prawo lub w dół.

Innym sposobem wstawienia nowej kolumny/wiersza jest wywołanie menu

kontekstowego bezpośrednio na nagłówku kolumny/wiersza poprzedzającej

miejsce, w którym chcemy wstawić nową kolumnę/wiersz, i wybranie opcji

„Wstaw”.

Program Excel nadaje nowej kolumnie lub nowemu wierszowi nagłówek

odpowiedni do miejsca, w którym się znajduje i zmienia nagłówki dalszych

kolumn, i wierszy.

Usuwanie danych i formatów z komórek

Szybkie usunięcie danych w komórce nastąpi po wciśnięciu klawisza

Delete. Kiedy chcemy usunąć jedyne formaty nadane w obrębie komórki (bądź

zaznaczonych komórek) możemy skorzystać z menu Wyczyść na wstążce

Narzędzia główne i usunąć: wszystko (formaty, zawartość, komentarze),

formaty, zawartość i komentarze.

30

Wstawianie hiperłączy

W arkuszu Excel możemy łatwo dodawać hiperłącza do zewnętrznych

dokumentów bądź stron internetowych.

Wstawienie hiperłącza jest możliwe bezpośrednio z menu kontekstowego

komórki, po wybraniu opcji „Hiperłącze”.

Hiperłącze może prowadzić do pliku na dysku lokalnym komputera, strony

internetowej, adresu e-mail lub miejsca w arkuszu. W polu „Tekst do

wyświetlenia” definiujemy tekst hiperłącza. Domyślnie wyświetlany będzie adres

docelowy bądź nazwa dokumentu, do którego prowadzi hiperłącze. „Etykieta

ekranowa” definiuje etykietę wyświetlaną w postaci dymka po najechaniu

kursorem na hiperłącze. „Zakładka” służy do definiowania miejsc w bieżącym

arkuszu Excel, do których ma prowadzić hiperłącze.

Kliknięcie na tak utworzonym hiperłączu spowoduje otwarcie docelowego

dokumentu w domyślnym programie bądź strony internetowej w domyślnej

przeglądarce. Program Excel automatycznie rozpoznaje wpisywane w komórce

adresy stron internetowych lub adresy e-mail zamieniając je na hiperłącza.

Polecenie „Znajdowanie i zamienianie”

Do znajdowania tekstu lub liczb, służy polecenie Znajdź. Aby znaleźć

i zamienić tekst lub liczby, służy polecenie Zamień.

31

Znajdź na wstążce Narzędzia główne lub Ctrl+F wywołuje okno „Znajdź”

Zamień na wstążce Narzędzia główne lub Ctrl+H wywołuje okno

„Znajdź”

W polu Znajdź wpisz tekst lub liczby, które chcesz wyszukać, lub kliknij

strzałkę w polu Znajdź, a następnie kliknij ostatnie wyszukiwanie na liście.

W kryterium wyszukiwania można używać symboli wieloznacznych,

takich jak gwiazdka (*) lub znak zapytania (?).

Użycie gwiazdki pozwala znaleźć dowolny ciąg znaków. Na przykład ciąg k*c

umożliwia znalezienie wyrazów „koc” i „kopiec”.

Użycie znaku zapytania pozwala znaleźć jeden dowolny znak. Na przykład ciąg

k?t umożliwia znalezienie wyrazów „kit” i „kot”.

Symbole gwiazdki, znaku zapytania oraz tyldy (~) można znajdować w danych

arkusza, poprzedzając je symbolem tyldy w polu Znajdź. Aby na przykład

znaleźć dane zawierające symbol „?”, należy wpisać ciąg ~? jako kryterium

wyszukiwania.

Przycisk Opcje pozwala zdefiniować dodatkowe opcje wyszukiwania:

Aby wyszukać dane w arkuszu lub w całym skoroszycie, w polu Wewnątrz

zaznacz pozycję Arkusz lub Skoroszyt.

Aby wyszukać dane w określonych wierszach lub kolumnach, w polu

Wyszukaj kliknij pozycję Wierszami lub Kolumnami.

32

Aby wyszukać dane o określonych szczegółach, w polu Szukaj w kliknij

pozycję Formuły, Wartości lub Komentarze.

Aby wyszukać dane z uwzględnieniem wielkości liter, zaznacz pole wyboru

Uwzględnij wielkość liter.

Aby wyszukać komórki zawierające tylko znaki wpisane w polu Znajdź,

zaznacz pole wyboru Dopasuj do całej zawartości komórki.

Jeśli chcemy wyszukać tekst lub liczby, które mają określone formatowanie,

kliknij przycisk Format, a następnie wybierz odpowiednie opcje w oknie

dialogowym Format wyszukiwania.

Aby znaleźć komórki, które odpowiadają określonemu formatowaniu, można

usunąć dowolne kryteria w polu Znajdź, a następnie zaznaczyć określony format

komórki jako przykład. W tym celu należy kliknąć strzałkę obok przycisku Format,

kliknąć polecenie Wybierz format z komórki, a następnie kliknąć komórkę

z formatowaniem, które ma zostać wyszukane.

Aby znaleźć tekst lub liczby, kliknij przycisk Znajdź wszystko lub Znajdź

następny.

Po kliknięciu przycisku Znajdź wszystko zostanie wyświetlona lista

wszystkich wystąpień wyszukiwanych kryteriów, a komórkę będzie można

uaktywnić, klikając określone wystąpienie na liście. Wyniki wyszukiwania przy

użyciu przycisku Znajdź można posortować, klikając nagłówek kolumny.

Aby zamienić tekst lub liczby, wpisz znaki zastępcze w polu Zamień na a

następnie kliknij przycisk Znajdź lub Znajdź wszystko.

W razie potrzeby można anulować trwający proces wyszukiwania,

naciskając klawisz ESC.

Aby zamienić podświetlone wystąpienie albo wszystkie wystąpienia

znalezionych znaków, kliknij przycisk Zamień albo Zamień wszystko.

W programie Microsoft Office Excel opcje formatowania zdefiniowane przez

użytkownika są zapamiętywane. Jeśli w trakcie ponownego wyszukiwania danych

w arkuszu nie można znaleźć wyszukiwanych znaków, może być konieczne

wyczyszczenie opcji formatowania z poprzedniego wyszukiwania. Na karcie

Znajdź kliknij przycisk Opcje, aby wyświetlić opcje formatowania, kliknij strzałkę

33

obok przycisku Format, a następnie kliknij polecenie Wyczyść format

wyszukiwania.

Zapisywanie arkusza i wczytywanie go do programu

Podczas pracy z arkuszem koniecznie często zapisujmy wyniki naszej pracy.

Wprawdzie mechanizmy automatyczne programu Excel zapisują dane

autoodzyskiwania w zadanym przedziale czasowym, jednak najpewniejszym

sposobem zadbania o bezpieczeństwo naszej pracy jest możliwe częste

zapisywanie dokumentu.

Zapis dokumentu wywołujemy poprzez menu Plik → Zapisz lub

kombinacją Ctrl+S.

Zapisanie nowoutworzonego dokumentu wywołuje okno, w którym należy

wskazać miejsce docelowe oraz nazwę naszego dokumentu.

Aby zapisać kopię dokumentu we wskazanym miejscu i określonej nazwie

należy skorzystać z opcji Zapisz jako.

Wczytanie utworzonego wcześniej dokumentu jest możliwe poprzez

dwukrotne kliknięcie w Exploratorze Windows bądź innym menadżerze plików

i skorzystanie z systemowego skojarzenia z programem Excel. Możemy także po

uruchomieniu programu Excel wczytać utworzony wcześniej dokument poprzez

wywołanie okna wczytania pliku z menu Plik → Otwórz lub kombinację klawiszy

Ctrl+O.

34

Praca w obrębie skoroszytu z kilkoma

arkuszami

kopiowanie i przenoszenie danych w obrębie arkusza i między arkuszami,

ukrywanie i odkrywanie kolumn, wierszy i arkuszy.

Pracując w dokumencie programu Excel często będziemy potrzebowali

łatwego przenoszenia bądź kopiowania danych, formuł czy formatów. Operacje te

wspomagają różne narzędzia programu Excel.

Zaznaczanie komórek

Przed skopiowaniem bądź przeniesieniem grupy komórek musimy je

zaznaczyć. Możemy to zrobić na kilka sposób:

Przeciągnąć myszą z wciśniętym lewym klawiszem nad sąsiadującymi

komórkami, które chcemy zaznaczyć. Zwolnienie lewego klawisza myszy

zakończy zaznaczanie komórek.

Trzymając klawisz Ctrl zaznaczać kolejne komórki przesuwając nad kolejne

komórki kursor myszy i wciskając lewy klawisz. W ten sposób możemy

zaznaczać komórki, które nie sąsiadują ze sobą. Jeśli tak skopiowaną zawartość

wkleimy w innym miejscu arkusza wartości zostaną umieszczone obok siebie.

Uwaga: jeśli zaznaczymy komórki niesąsiadujące ze sobą część operacji na

zaznaczonych w ten sposób komórkach będzie niedostępna.

Trzymając klawisz Shift i klikając lewym przyciskiem myszy na ostatniej

komórce z zaznaczanego obszaru sąsiadujących ze sobą komórek zaznaczymy

cały obszar.

Trzymając klawisz Shift i wskazując kolejne komórki klawiszami strzałek. Do

zaznaczania grup komórek można używać skrótów klawiaturowych

wymienionych w rozdziale „Poruszanie się po komórkach”.

Klikając na nagłówku kolumny/wiersza zaznaczamy całą kolumnę/wiersz.

35

Kopiowanie/Wycinanie poprzez schowek programu Excel

Skopiowanie do schowka programu zaznaczonej komórki bądź komórek jest

możliwe poprzez narzędzie w menu kontekstowym Kopiuj lub kombinację

klawiaturową Ctrl+C. Odpowiednio narzędzie w menu kontekstowym Wytnij lub

kombinacja Ctrl+X spowoduje wycięcie do schowka zaznaczonego obszaru.

Wklejanie ze schowka

Po wskazaniu nowego miejsca (komórki, bądź komórki początkowej)

możemy wkleić skopiowaną (wyciętą) do schowka zawartość. Wybranie opcji

Wklej lub wciśnięcie kombinacji klawiszy Ctrl+V spowoduje wklejenie zarówno

skopiowanej zawartości jak też formatów. Jeśli kopiowane komórki zawierały

adresy względne komórek zostaną one automatycznie przeliczone do nowej

lokalizacji. (Więcej na temat adresowania komórek w części dotyczącej formuł).

Program Excel umożliwia wybór sposobu wklejenia skopiowanej zawartości,

a także dokonanie prostych operacji podczas wklejania. Służy do tego narzędzie

„Wklejanie specjalne” wywoływane poprzez menu Wklej specjalnie.

Wywołane okno pozwala na wybór, które ze skopiowanych wartości ma

zostać wklejone: Wszystko, Formuły, Wartości, Formaty, Komentarze,

36

Sprawdzanie poprawności, Wszystko poza obramowaniem, Szerokość kolumn,

Formuły i formaty liczb, Wartości i formaty liczb.

Możemy też dokonać prostej operacji na skopiowanej zawartości i wkleić ich

wynik. Dostępne operacje: Brak, Dodaj, Odejmij, Przemnóż, Podziel, Pomijaj

puste, Transpozycja.

Okno „Wklejanie specjalne” pozwala także we wskazanym miejscu wkleić

łącze do skopiowanej komórki (obszaru komórek).

Szczególnie często stosowaną operacją na kopiowanym obszarze komórek

jest przemieszczanie danych z kolumn do wierszy i odwrotnie (transpozycja).

Zaznaczenie opcji „Transpozycja” wklei we wskazane miejsce dane w układzie

z zamienionymi kolumnami na wiersze a wierszami na kolumny.

Opcja „Pomijaj puste” wklei w postaci spójnego bloku komórek tylko te,

które zawierały wartości.

Do kopiowania samych formatów służy omówione wcześniej narzędzie

„Malarz formatów” .

Do przenoszenia zaznaczonych komórek w inne miejsce w arkuszu można

także użyć myszy poprzez chwytanie za krawędź zaznaczonego obszaru

i „upuszczanie” we wskazanym miejscu.

Ukrywanie i odkrywanie kolumn, wierszy i arkuszy

Analizując dane w arkuszu możemy wykonywać jakieś pośrednie obliczenia,

których nie musimy pokazywać. Można do tego celu używać dowolnej kolumny

(kolumn), wiersza (wierszy) bądź arkuszy (arkuszy), które następnie możemy

ukrywać lub na powrót wyświetlać. Mimo że dane w ukrytych kolumnach,

wierszach czy arkuszach skoroszytu nie są widoczne, mogą się do nich odwoływać

inne arkusze i skoroszyty.

Ukrywanie/wyświetlanie kolumn i wierszy

Aby ukryć wybraną kolumnę/wiersz należy kliknąć prawym przyciskiem

myszy na jej nagłówku i z tak wywołanego menu kontekstowego wybrać opcję

37

Ukryj. Kolumna (wiersz) zostanie ukryta co będzie widoczne poprzez brakującą

literę (numer) nagłówka.

Ukrycie kilku kolumn (wierszy) wymaga ich wcześniejszego zaznaczenia.

W tym celu należy trzymając klawisz Ctrl zaznaczać kolejne kolumny (wiersze)

klikając lewym przyciskiem myszy w wybrane kolumny (wiersze). Po zaznaczeniu

ostatniej kolumny (wiersza) należy wywołać menu kontekstowe klikając nad

nagłówkiem jednej z wybranych kolumn (wiersz) prawy przyciskiem myszy

i wybrać opcję Ukryj.

Aby ponownie wyświetlić ukryte kolumny (wiersze) należy zaznaczyć

kolumny (wiersze) sąsiadujące z ukrytą kolumną (wierszem) przeciągając kursor

myszy z wciśniętym lewym przyciskiem nad ich nagłówkami, a następnie wywołać

menu kontekstowe i wybrać opcję Odkryj.

Ukrywanie kolumny/wiersza jest dokonywane dla kolumny/wiersza,

w którym znajduje się aktualnie zaznaczona komórka. Wyświetlenie ukrytych

kolumn/wiersze następuje po zaznaczeniu komórek w kolumnach/wierszach

sąsiadujących z ukrytą kolumną/wierszem.

Ukrywanie/Wyświetlanie arkusza

Jeśli chcemy ukryć arkusz lub arkusze zeszytu najpierw musimy je

zaznaczyć. Aby zaznaczyć pojedynczy arkusz wystarczy kliknąć na kartę tego

arkusza.

Zaznaczenie kilku arkuszy jest możliwe poprzez klikanie na karty kolejnych

arkuszy z jednoczesnym przytrzymaniem klawisza Ctrl. Po zaznaczeniu kilku

arkuszy na pasku tytułu u góry arkusza jest wyświetlany napis [Grupa]. Aby

anulować zaznaczenie wielu arkuszy w skoroszycie, należy kliknąć dowolny,

niezaznaczony arkusz. Jeśli żaden niezaznaczony arkusz nie jest widoczny, należy

kliknąć prawym przyciskiem myszy zaznaczony arkusz, a następnie kliknąć w menu

skrótów polecenie Rozgrupuj arkusze.

Ukrycie zaznaczonych arkuszy nastąpi po wywołaniu opcji Ukryj w menu

kontekstowym Arkusz. Wyświetlenie ukrytych arkuszy nastąpi po wybraniu

Arkusz → Odkryj.

38

Tworzenie tabel i ich przeglądanie

formatowanie tabel,

sposoby wyświetlania danych – zawijanie, i obracanie wpisów w komórce,

ustawianie szerokości komórki i wysokości wiersza,

tworzenie wierszy nagłówkowych i ich blokowanie,

klonowanie okien i wyświetlanie w nich różnych obszarów tego samego

arkusza,

klonowanie okien i wyświetlanie w nich danych z dwóch różnych arkuszy;

Formatowanie tabel

Mówiąc o formatowaniu danych w komórkach zobaczyliśmy jak zmieniać

parametry obramowania i koloru wypełnienia. Zaznaczając więcej niż jedną

komórkę możemy w ten sam sposób nadawać parametry wyglądu całym obszarom

komórek.

W podobny sposób możemy wykorzystać formatowanie komórek dotyczące

wyrównania ich zawartości dla całego (lub wskazanego) obszaru tabeli.

W przypadku tabel o nagłówku wspólnym dla kilku kolumn (wierszy)

przydaje się skorzystanie z narzędzia scalania komórek.

Dla danych tworzących tabelę możemy wykorzystać te narzędzia do

nadawania wyglądu całej tabeli. W programie Excel 2003 możemy skorzystać

z funkcji autoformatowania w menu Format → Autoformatowanie. Do

dyspozycji mamy kilkanaście gotowych schematów, które możemy w niewielkim

stopniu konfigurować (wybierać cechy formatowań, jakie mają zostać nadane)

wciskając przycisk Opcje.

W programie Excel 2010 wprowadzona została grupa narzędzi

„Projektowanie” gdzie rozbudowano narzędzia do projektowania wyglądu tabel

oraz wstępnie zdefiniowane lub niestandardowe style tabel ułatwiające nadanie

formatowania wyglądu dla całych tabel.

39

Style w programie Excel

Program Excel posiada proste narzędzie do zarządzania stylami

formatowań komórek.

Style są zestawami opcji formatowania, które umożliwiają stosowanie

wielu atrybutów jednocześnie. Zamiast stosować każdą opcję

formatowania z osobna, wystarczy wykonać tylko jedną czynność:

zastosować styl. Raz zdefiniowany styl można w każdej chwili zastosować

ponownie.

Gotowe style programu MS Excel dostępne są w menu Formatuj jako

tabelę

Ustawianie szerokości komórki i wysokości wiersza

Wykorzystanie opcji sterowania tekstem (zawijaj tekst, zmniejszaj aby

dopasować, scalaj komórki) umożliwia dopasowanie zawartości by mieściła się

w komórkach tabeli.

Możemy również ręcznie zmieniać szerokość kolumn i wierszy.

Przemieszczając kursor myszy pomiędzy nagłówkami kolumny (wiersza)

kursor zmienia się na symbol dwustronnej strzałki

z pionową kreską pośrodku . Chwycenie wówczas

40

poprzez wciśnięcie lewego przycisku myszy spowoduje rozszerzenie kolumny

(wiersza). Zaznaczając wcześniej kilka kolumn (wierszy) możemy jednocześnie

zmieniać ich szerokość.

Szerokość kolumn (wysokość wierszy) możemy zmieniać podając ich

szerokość (wysokość) w centymetrach w menu kontekstowym kolumny lub

wiersza Szerokość wiersz/kolumny. Zmieniona zostanie szerokość tej

kolumny/kolumn (wysokość tego wiersza/wierszy), w której/w których znajduje się

zaznaczona wcześniej komórka/komórki.

Wybranie opcji Autodopasowanie obszaru ustawi opcję automatycznej

zmiany szerokości kolumny/wiersza w zależności o zawartość.

Aby dopasować wysokość wiersza do zawartości, kliknij dwukrotnie

obramowanie poniżej nagłówka wiersza. Aby dopasować szerokość kolumny do

zawartości, kliknij dwukrotnie obramowanie obok nagłówka kolumny.

Do nadawania szerokości wszystkich kolumn (wysokości

wszystkich wierszy) w arkuszu przydaje się skorzystanie z przycisku

„Zaznacz wszystko” w lewym górnym rogu arkusza. Do zaznaczenia

całego arkusza służy także kombinacja Ctrl+A.

Tworzenie wierszy nagłówkowych i ich blokowanie

W pierwszym wierszu tabeli najczęściej umieszczamy nagłówki kolumn.

Kiedy tabela posiada dużą ilość wierszy przewijanie obszaru tabeli przesuwa

nagłówki sprawiając, że są one poza widocznym obszarem arkusza, i utrudniając

korzystanie z tabeli.

Można wyświetlić dwa obszary arkusza i zablokować wiersze lub kolumny

w jednym obszarze, blokując lub dzieląc okienka.

Okienko: Część okna dokumentu ograniczona i oddzielona od innych

elementów okna pionowymi i poziomymi paskami.

Zablokowanie okienek spowoduje, że określone wiersze lub kolumny będą

przez cały czas widoczne podczas przewijania arkusza.

41

Można na przykład zablokować okienka w taki sposób, aby podczas

przewijania były widoczne etykiety wierszy i kolumn, tak jak w poniższym

przykładzie.

Po podziale na okienka można utworzyć osobne obszary arkusza, które

będzie można przewijać, a wiersze lub kolumny w nieprzewijanym obszarze

pozostaną widoczne.

Blokowanie okienek w celu zablokowania określonych wierszy lub kolumn

Aby zablokować wiersze, zaznacz wiersz poniżej miejsca, w którym ma

przebiegać podział.

Aby zablokować kolumny, zaznacz kolumnę z prawej strony miejsca, w którym

ma przebiegać podział.

Aby zablokować wiersze i kolumny, kliknij komórkę poniżej i na prawo od

miejsca, w którym mają przebiegać podziały.

Wybierz menu: Zablokuj okienka na wstążce Widok. Opcja ta zamieni się na

„Odblokuj okienka”. Jego wybranie wyłącza blokadę okienek.

Dzielenie na okienka w celu zablokowania wierszy lub kolumn

w osobnych obszarach arkusza

Aby podzielić na okienka, wskaż pole podziału u góry pionowego

paska przewijania lub na prawym końcu poziomego paska

przewijania.

Gdy wskaźnik przybierze kształt wskaźnika podziału, lub , przeciągnij pole

podziału w dół lub w lewo, w odpowiednie miejsce.

42

Aby usunąć podział, kliknij dwukrotnie dowolną część paska podziału, który

dzieli okienka.

Klonowanie okien i wyświetlanie w nich różnych obszarów tego

samego arkusza

Wywołanie menu Nowe okno na wstążce Widok tworzy kopię bieżącego

okna dodając je do listy okien na końcu menu Okno. Wybór opcji „Rozmieszczenie

okien” pozwala rozmieścić kopie okna obok siebie: sąsiadująco, poziomo, pionowo,

kaskadowo.

Wybór opcji „Rozmieść obok siebie” wywołuje porównanie obok siebie kopii

okna. Pojawia się pasek narzędzi „Porównaj obok siebie” umożliwiający

włączenie/wyłączenie synchronicznego przewijania obu okien oraz zamknięcie

porównania.

Klonowanie okien i wyświetlanie w nich danych z dwóch różnych

arkuszy

Jeśli w programie Excel otworzyliśmy kilka zeszytów w menu Okno dostępna staje

się opcja „Porównaj obok siebie z…” dając możliwość przeglądania i porównywania dwóch

dokumentów.

43

Tworzenie prostych formuł

obliczeniowych

tworzenie formuł obliczeniowych z użyciem operatorów matematycznych,

kopiowanie formuł,

adresowanie względne i bezwzględne,

odwoływanie się w formułach do innych arkuszy w obrębie tego samego

skoroszytu.

Tworzenie formuł obliczeniowych z użyciem operatorów

matematycznych

Formuły to równania, za pomocą których są wykonywane obliczenia na

wartościach zawartych w arkuszu. Formuła zawsze musi zaczynać się od znaku

równości (=).

Formuła: Sekwencja wartości, odwołań do komórek, nazw, funkcji lub

operatorów w komórce, które razem dają nową wartość. Formuła zawsze

zaczyna się od znaku równości (=)

Prostą formułę można utworzyć przy użyciu stałych i operatorów obliczeń.

Stała: Wartość, która nie jest obliczana. Na przykład liczba 210 i tekst

„Zarobki kwartalne” są stałymi. Wyrażenie i wartość będąca wynikiem

wyrażenia nie są stałymi.

Operator: Znak lub symbol, który określa typ obliczenia, jakie ma być

przeprowadzane w wyrażeniu. Wyróżnia się operatory matematyczne,

porównania, logiczne i odwołania.

44

Operator arytmetyczny Znaczenie Przykład

+ (znak plus) Dodawanie 3+3

– (znak minus) Odejmowanie Negacja

3–1 –1

* (gwiazdka) Mnożenie 3*3

/ (kreska ułamkowa) Dzielenie 3/3

% (znak procent) Procent 20%

^ (daszek) Potęgowanie 3^2

Operator porównania Znaczenie Przykład

= (znak równości) Równe A1=B1

> (znak większości) Większe niż A1>B1

< (znak mniejszości) Mniejsze niż A1<B1

>= (znak większe lub równe)

Większe lub równe A1>=B1

<= (znak mniejsze lub równe)

Mniejsze lub równe A1<=B1

<> (znak nierówności) Różne A1<>B1

Operator tekstowy Znaczenie Przykład

& (handlowe i) Łączy dwie wartości w celu utworzenia jednej ciągłej wartości tekstowej

("Północ"&"ny")

Operator odwołania Znaczenie Przykład

: (dwukropek) Operator zakresu, który tworzy jedno odwołanie do wszystkich komórek między dwoma odwołaniami (włącznie z tymi odwołaniami)

B5:B15

; (średnik) Operator składania, który łączy wiele odwołań w jedno odwołanie

SUMA(B5:B15;D5:D15)

(spacja) Operator przecięcia, który tworzy odwołanie do komórek wspólnych dla dwóch odwołań

B7:D7 C6:C8

Rys. Zestawienie operatorów programu Excel

Na przykład formuła =5+2*3 mnoży dwie liczby, a następnie dodaje

trzecią liczbę do wyniku. W programie Microsoft Office Excel jest stosowana

standardowa kolejność działań matematycznych. W podanym przykładzie najpierw

wykonywane jest mnożenie (2*3), a następnie do wyniku dodawana jest liczba 5.

Formuły obliczają wartości w określonej kolejności. Formuła w programie

Microsoft Excel zawsze rozpoczyna się od znaku równości (=). Znak równości

45

instruuje program Microsoft Excel, że następne znaki stanowią formułę. Za

znakiem równości następują elementy, które będą obliczane (argumenty),

oddzielone operatorami obliczeń. Program Microsoft Excel oblicza formułę od lewej

do prawej strony, zgodnie z konkretną kolejnością operatorów w formule.

Jeśli w jednej formule połączyć wiele operatorów, program Microsoft Excel

wykona operacje w kolejności przedstawionej w poniższej tabeli. Jeśli formuła

zawiera operatory o tym samym pierwszeństwie — na przykład gdy formuła

zawiera zarówno operator mnożenia, jak i dzielenia — program Microsoft Excel

będzie obliczać operatory od lewej do prawej strony. Aby zmienić kolejność

obliczania, część formuły, która ma być obliczona w pierwszej kolejności, należy

ująć w nawiasy.

Pierwszeństwo operatorów

Operator Opis

: (dwukropek) Operatory odwołania

(pojedyncza spacja)

; (średnik)

- Negacja (tak jak w –1)

% Procent

^ Potęgowanie

* i / Mnożenie i dzielenie

+ i – Dodawanie i odejmowanie

& Łączy dwa ciągi tekstu (złączanie)

= Porównanie

< >

<=

>=

<>

Rys. Kolejność operatorów w programie Excel

Formuły korzystające z funkcji

Funkcja: Uprzednio napisana formuła, która pobiera wartość lub wartości,

przeprowadza operację i zwraca wartość lub wartości. Funkcje upraszczają

i skracają formuły używane w arkuszu, szczególnie te, które

przeprowadzają długie lub złożone obliczenia.

46

Na przykład formuły =SUMA(A1:A2) i SUMA(A1;A2) używają funkcji

SUMA w celu dodania wartości z komórek A1 i A2.

W zależności od typu formuła może zawierać dowolne lub wszystkie ze

składników: funkcje, odwołania do komórek, stałe, operatory.

Funkcja rozpoczyna się od znaku równości (=), a w nawiasach można

wprowadzić argumenty funkcji. Każda funkcja ma określoną składnię

argumentów.

Argument: Wartość, której funkcja używa do wykonywania operacji lub

obliczeń. Typ argumentu używany przez funkcję jest specyficzny dla

funkcji. Do typowych argumentów używanych przez funkcje należą liczby,

tekst, odwołania do komórek i nazwy

Odwołania do komórek Umieszczając w formule odwołania do komórek,

można wykonywać obliczenia na danych znajdujących się w komórkach

arkusza. Na przykład odwołanie do komórki A2 zwraca wartość tej komórki

lub pozwala użyć tej wartości w obliczeniach.

Operatory to symbole służące do określania typu obliczeń, które mają być

wykonywane przez formułę. Na przykład operator ^ (daszek) podnosi

liczbę do potęgi, a operator * (gwiazdka) mnoży liczby.

Automatyczne wstawianie adresu komórki (komórek) w formule

Rozpoczynając wpisywanie formuły w komórce (poprzez wstawienie znaku

=) możemy automatycznie wstawiać adres komórki bądź zakresu komórek klikając

lub zaznaczając obszar myszą. Naciśnięcie klawisza spacji powraca do dalszego

pisania formuły. Naciśnięcie klawisza Enter kończy wpisywanie formuły

i uruchamia jej obliczenie.

Kopiowanie formuł

Tę samą formułę można szybko wprowadzić w zakresie komórek. Należy

zaznaczyć zakres, którego mają dotyczyć obliczenia, wpisać formułę, a następnie

nacisnąć klawisze CTRL+ENTER. Na przykład po wpisaniu =SUMA(A1:B1)

47

w zakresie C1:C5 i naciśnięciu klawiszy CTRL+ENTER program Excel wprowadzi

formułę w każdej komórce zakresu, używając komórki A1 jako odwołania

względnego.

Do kopiowania formuły możemy także użyć uchwytu wypełniania (patrz

rozdział dotyczący wypełniania seriami danych). Chwytając za uchwyt wypełniania

komórki, w której znajduje się formuła i przeciągając na kolejne komórki

kopiujemy formułę.

Formuły możemy także kopiować poprzez schowek programu kopiując

komórkę wraz z formułą a następnie wklejając we wskazanym miejscu jako Wklej

specjalnie → Formuły.

Adresowanie względne i bezwzględne

Adresowanie względne: W formule jest to adres komórki oparty na

względnym położeniu komórki, która zawiera formułę, i komórki, do której

następuje odwołanie. Jeśli formuła zostanie skopiowana, odwołanie jest

automatycznie dostosowywane. Odwołanie względne ma postać A1.

Adresowanie bezwzględne: W formule jest to adres komórki oparty na

bezwzględnym położeniu komórki, która zawiera formułę, i komórki, do

której następuje odwołanie. Jeśli formuła zostanie skopiowana, odwołanie

się nie zmienia. Odwołanie względne ma postać $A$1.

Do blokowania adresu służy znak $. Ustawienie znaku $ przed literą

kolumny blokuje adres kolumny. Ustawienie znaku $ przed liczbą wiersza blokuje

adres wiersza. Jeśli ustawimy kursor na adresie komórki w formule, adres ten

można zablokować wciskając klawisz F4, co spowoduje dostawienie do adresu

komórki znaków $.

Innym sposobem odwoływania się do komórki bądź zakresu komórek jest

nadanie im nazwy i odwoływanie się do nazw.

Nazwa: Wyraz lub ciąg, który reprezentuje komórkę, zakres komórek,

formułę lub wartość stałą. Używając nazw, łatwiej jest zrozumieć

48

odwołania; na przykład odwołanie Produkty jest bardziej zrozumiałe niż

Sprzedaż!C20:C30.

Aby nadać nazwę komórce lub zakresowi komórek należy je zaznaczyć a

następnie w pole nazwy w lewym górnym rogu arkusza wpisać nadawaną

nazwę. Po zdefiniowaniu nazwy można się do niej odwoływać jak do adresu

komórki.

Odwoływanie się w formułach do innych arkuszy w obrębie tego

samego skoroszytu

W obrębie skoroszytu możliwe jest używanie dowolnej ilości arkuszy.

W dowolnym arkuszu możemy odwoływać się do komórek innego arkusza poprzez

dodanie przed adresem komórki nazwy arkusza, w którym komórka się znajduje

oraz znaku wykrzyknika (!).

Do komórek bądź obszaru komórek możemy odwoływać się także poprzez

nazwę. Zdefiniowana nazwa ma zasięg w obrębie całego skoroszytu (wszystkich

arkuszy skoroszytu).

Przykład formuły

Działanie formuły

=5+2 Dodaje 5 i 2

=5-2 Odejmuje 2 od 5

=5/2 Dzieli 5 przez 2

=5*2 Mnoży 5 przez 2

=5^2 Podnosi 5 do potęgi 2

=A1+A2 Dodaje wartości z komórek A1 i A2

=A1-A2 Odejmuje wartość z komórki A2 od wartości z komórki A1

=A1/A2 Dzieli wartość z komórki A1 przez wartość z komórki A2

=A1*A2 Mnoży wartość z komórki A1 przez wartość z komórki A2

=A1^A2 Podnosi wartość z komórki A1 do potęgi o wartości określonej w komórce A2

=C2 Używa wartości w komórce C2

=Arkusz2!B2 Używa wartości w komórce B2 w arkuszu Arkusz2

=Aktywa-Pasywa Odejmuje wartość komórki o nazwie Pasywa od wartości komórki o nazwie Aktywa

=SUMA(A:A) Dodaje wszystkie liczby umieszczone w kolumnie A

=ŚREDNIA(A1:B4)

Oblicza średnią ze wszystkich liczb umieszczonych w zakresie

Rys. Przykłady formuł i opis ich działania

49

Poznajemy funkcje i tworzymy

formuły z ich użyciem

co to są funkcje i co robią – wyjaśnienie pojęcia,

funkcje matematyczne (pierwiastek, potęga, rzymskie, suma i suma, jeżeli),

funkcje finansowe: (fv i rate),

funkcje daty i czasu: (data, dni.360, dzień, dzień.tyg, dziś, godzina, miesiąc,

minuta, rok, sekunda i teraz),

funkcje statystyczne: (ile.liczb, ile.niepustych, licz.jeżeli, licz.puste, max, min,

średnia i wyst.najczęściej),

funkcje wyszukiwania i adresu: (ile.wierszy, liczba.kolumn, transponuj, wybierz,

wyszukaj.pionowo i wyszukaj.poziomo),

funkcje bazy danych: (bd.pole, bd.suma i bd.średnia),

funkcje tekstowe: (dł, fragment.tekstu, lewy, litery.małe, litery.wielkie,

porównaj, powt, prawy, z.wielkiej.litery i złącz.teksty),

funkcje logiczne: (jeżeli),

zagnieżdżanie funkcji.

Co to są funkcje?

Przypomnijmy:

Funkcja: Uprzednio napisana formuła, która pobiera wartość lub wartości,

przeprowadza operację i zwraca wartość lub wartości. Funkcje upraszczają

i skracają formuły używane w arkuszu, szczególnie te, które

przeprowadzają długie lub złożone obliczenia.

Funkcja rozpoczyna się od znaku równości (=), a w nawiasach można

wprowadzić argumenty funkcji. Każda funkcja ma określoną składnię

argumentów.

W programie Excel dysponujemy zestawem wbudowanych funkcji

pogrupowanych w kategorie:

Finansowe

Daty i Czasu

50

Matematyczne

Statystyczne

Wyszukiwania i adresu

Bazy danych

Tekstowe

Logiczne

Informacyjne

Poniżej znajduje się zestawienie wybranych funkcji programu Excel.

Funkcje możemy wstawiać bezpośrednio w formule wpisując ich nazwę

i podając niezbędne argumenty. Ułatwieniem we wstawianiu funkcji jest narzędzie

„Wstawianie funkcji” dostępne poprzez menu Wstaw → Funkcja lub klikając na

ikonie „Wstaw funkcję” po lewej stronie Paska formuły.

W wywołanym oknie możemy przeglądać dostępne funkcje pogrupowane

w kategorie. Do każdej funkcji dostępny jest krótki opis oraz bardziej szczegółowa

pomoc dostępna po kliknięciu odnośnika „Pomoc dotycząca tej funkcji”.

Funkcje logiczne

Funkcje logiczne

Funkcja Opis

51

FAŁSZ Zwraca wartość logiczną FAŁSZ.

JEŻELI Sprawdza, czy warunek jest spełniony, i zwraca jedną wartość, jeśli PRAWDA, a drugą wartość, jeśli FAŁSZ

LUB Sprawdza, czy którykolwiek z argumentów ma wartość PRAWDA i zwraca wartość PRAWDA albo FAŁSZ. Zwraca wartość FAŁSZ tylko wówczas, gdy wszystkie argumenty mają wartość FAŁSZ.

NIE Zmienia wartość FAŁSZ na PRAWDA albo wartość PRAWDA na FAŁSZ

ORAZ Sprawdza, czy wszystkie argumenty mają wartość PRAWDA, i zwraca wartość PRAWDA, jeśli wszystkie argumenty mają wartość PRAWDA.

PRAWDA Zwraca wartość logiczną PRAWDA.

Funkcje dotyczące tekstu i danych

Funkcje dotyczące tekstu i danych

Funkcja Opis

ZNAK Zwraca znak o podanym numerze kodu

OCZYŚĆ Usuwa z tekstu wszystkie znaki niedrukowalne

KOD Zwraca wartość kodu liczbowego pierwszego znaku w ciągu tekstowym

ZŁĄCZ.TEKSTY Łączy kilka oddzielnych tekstów w jeden tekst

KWOTA Konwertuje liczbę na tekst, stosując format walutowy $ (dolar)

PORÓWNAJ Sprawdza identyczność dwóch wartości tekstowych

ZNAJDŹ Znajduje jedną wartość tekstową wewnątrz innej (z uwzględnieniem wielkich i małych liter)

ZAOKR.DO.TEKST Formatuje liczbę jako tekst przy stałej liczbie miejsc dziesiętnych

LEWY Zwraca skrajne lewe znaki z wartości tekstowej

DŁ Zwraca liczbę znaków ciągu tekstowego

LITERY.MAŁE Konwertuje wielkie litery tekstu na małe litery

FRAGMENT.TEKSTU Zwraca określoną liczbę znaków z ciągu tekstowego, zaczynając od zadanej pozycji

Z.WIELKIEJ.LITERY Zastępuje pierwszą literę każdego wyrazu tekstu wielką literą

ZASTĄP Zastępuje znaki w tekście

POWT Powtarza tekst zadaną liczbę razy

PRAWY Zwraca skrajne prawe znaki z wartości tekstowej

SZUKAJ.TEKST Wyszukuje jedną wartość tekstową wewnątrz innej (bez uwzględniania wielkości liter)

PODSTAW Podstawia nowy tekst w miejsce poprzedniego tekstu w ciągu tekstowym

T Konwertuje argumenty na tekst

TEKST Formatuje liczbę i konwertuje ją na tekst

52

USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY Usuwa spacje z tekstu

LITERY.WIELKIE Konwertuje małe litery tekstu na wielkie litery

WARTOŚĆ Konwertuje argument tekstowy na liczbę

Funkcje daty i czasu

Funkcje daty i czasu

Funkcja Opis

DATA Zwraca liczbę kolejną odpowiadającą wybranej dacie

DATA.WARTOŚĆ Konwertuje datę w formie tekstu na liczbę kolejną

DZIEŃ Konwertuje liczbę kolejną na dzień miesiąca

DNI.360 Oblicza liczbę dni pomiędzy dwiema datami na podstawie 360-dniowego roku

GODZINA Konwertuje liczbę kolejną na godziny

MINUTA Konwertuje liczbę kolejną na minuty

MIESIĄC Konwertuje liczbę kolejną na miesiąc

TERAZ Zwraca liczbę kolejną dla bieżącej daty i godziny

SEKUNDA Konwertuje liczbę kolejną na sekundy

CZAS Zwraca liczbę kolejną dla określonego czasu

CZAS.WARTOŚĆ Konwertuje czas w postaci tekstu na liczbę kolejną

DZIŚ Zwraca liczbę kolejną dla aktualnej daty

DZIEŃ.TYG Konwertuje liczbę kolejną na dzień tygodnia

ROK Konwertuje liczbę kolejną na rok

Funkcje wyszukiwania i adresu

Funkcje wyszukiwania i adresu

Funkcja Opis

ADRES Zwraca odwołanie do pojedynczej komórki w arkuszu jako wartość tekstową

OBSZARY Zwraca liczbę obszarów występujących w odwołaniu

WYBIERZ Wybiera wartość z listy wartości

NR.KOLUMNY Zwraca numer kolumny z odwołania

LICZBA.KOLUMN Zwraca liczbę kolumn dla podanego odwołania

WYSZUKAJ.POZIOMO Przegląda górny wiersz tablicy i zwraca wartość wskazanej komórki

HIPERŁĄCZE Tworzy skrót lub skok, który otwiera dokument przechowywany na serwerze sieciowym, w sieci intranet lub w Internecie

INDEKS Powoduje, że podczas wybierania wartości z odwołania lub tablicy jest używany indeks

ADR.POŚR Zwraca odwołanie określone przez wartość tekstową

WYSZUKAJ Wyszukuje wartości w wektorze lub tablicy

PODAJ.POZYCJĘ Przeszukuje wartości w odwołaniu lub w tablicy

PRZESUNIĘCIE Zwraca adres przesunięty od podanego odwołania

53

WIERSZ Zwraca numer wiersza odwołania

ILE.WIERSZY Zwraca liczbę wierszy podanego odwołania

TRANSPONUJ Zwraca transponowaną tablicę

WYSZUKAJ.PIONOWO Przeszukuje pierwszą kolumnę tablicy i przechodzi wzdłuż wiersza, aby zwrócić wartość komórki

Funkcje matematyczne

Funkcje matematyczne

Funkcja Opis

ACOS Zwraca arcus cosinus liczby

ACOSH Zwraca arcus cosinus hiperboliczny liczby

ASIN Zwraca arcus sinus liczby

ASINH Zwraca arcus sinus hiperboliczny liczby

ATAN Zwraca arcus tangens liczby

ATAN2 Zwraca arcus tangens liczby na podstawie współrzędnych x i y

ATANH Zwraca arcus tangens hiperboliczny liczby

ZAOKR.W.GÓRĘ Zaokrągla liczbę do najbliższej liczby całkowitej lub do najbliższej wielokrotności zadanej dokładności

KOMBINACJE Zwraca liczbę kombinacji dla danej liczby obiektów

COS Zwraca cosinus liczby

COSH Zwraca wartość cosinusa hiperbolicznego liczby

STOPNIE Konwertuje radiany na stopnie

ZAOKR.DO.PARZ Zaokrągla liczbę w górę do najbliższej liczby parzystej

EXP Zwraca wynik podniesienia liczby e do określonej potęgi

SILNIA Zwraca silnię liczby

FACTDOUBLE Zwraca dwukrotną wartość silni liczby

ZAOKR.W.DÓŁ Zaokrągla liczbę w dół w kierunku zera

GCD Zwraca największy wspólny dzielnik

ZAOKR.DO.CAŁK Zaokrągla liczbę w dół do najbliższej liczby całkowitej

LCM Zwraca najmniejszą wspólną wielokrotność

LN Zwraca logarytm naturalny podanej liczby

LOG Zwraca logarytm liczby o podanej podstawie

LOG10 Zwraca wartość logarytmu liczby przy podstawie 10

WYZNACZNIK.MACIERZY

Zwraca wyznacznik macierzy reprezentowanej przez daną tablicę

MACIERZ.ODW Zwraca macierz odwrotną macierzy reprezentowanej przez daną tablicę

MACIERZ.ILOCZYN Zwraca iloczyn macierzowy dwóch tablic

MOD Zwraca resztę z dzielenia

MROUND Zwraca liczbę zaokrągloną do podanej wielokrotności

MULTINOMIAL Zwraca wielomian dla zbioru liczb

ZAOKR.DO.NPARZ Zaokrągla liczbę w górę do najbliższej liczby nieparzystej

54

PI Zwraca wartość liczby Pi

POTĘGA Zwraca wynik podniesienia liczby do podanej potęgi

ILOCZYN Zwraca iloczyn argumentów

RADIANY Konwertuje stopnie na radiany

LOS Zwraca liczbę pseudolosową z zakresu od 0 do 1

RZYMSKIE Konwertuje liczbę arabską na liczbę rzymską w postaci tekstowej

ZAOKR Zaokrągla liczbę do liczby o określonej liczbie cyfr

ZAOKR.DÓŁ Zaokrągla liczbę w dół w kierunku zera

ZAOKR.GÓRA Zaokrągla liczbę w górę, w kierunku od zera

SERIESSUM Zwraca sumę szeregu potęgowego o podanym wzorze

ZNAK.LICZBY Zwraca znak liczby

SIN Zwraca sinus podanego kąta

SINH Zwraca sinus hiperboliczny podanej liczby

SQRT Zwraca dodatni pierwiastek kwadratowy podanej liczby

SQRTPI Zwraca pierwiastek kwadratowy z liczby pomnożonej przez liczbę Pi

SUMY.POŚREDNIE Zwraca sumę częściową listy lub bazy danych

SUMA Zwraca sumę argumentów

SUMA.JEŻELI Sumuje komórki spełniające podane kryteria

SUMA.ILOCZYNÓW Zwraca sumę iloczynów odpowiednich elementów tablicy

SUMA.KWADRATÓW Zwraca sumę kwadratów argumentów

SUMA.X2.M.Y2 Zwraca sumę różnic kwadratów odpowiadających sobie wartości w dwóch tablicach

SUMA.X2.P.Y2 Zwraca sumę sum kwadratów odpowiadających sobie wartości w dwóch tablicach

SUMA.X.M.Y2 Zwraca sumę kwadratów różnic odpowiadających sobie wartości w dwóch tablicach

TAN Zwraca tangens liczby

TANH Zwraca tangens hiperboliczny liczby

LICZBA.CAŁK Przycina liczbę do wartości całkowitej

Funkcje finansowe

Funkcje finansowe

Funkcja Opis

DB Zwraca wartość amortyzacji środka trwałego w podanym okresie na podstawie metody równomiernie malejącego salda

DDB Zwraca wartość amortyzacji środka trwałego dla zadanego okresu przy użyciu metody podwójnie malejącego salda lub innej wybranej

FV Zwraca przyszłą wartość lokaty

IPMT Zwraca wysokość spłaty oprocentowania lokaty za dany okres

55

MIRR Zwraca wartość wewnętrznej stopy zwrotu dla przypadku, gdy wpływy i wypływy środków pieniężnych mają różną stopę finansową

NPER Zwraca liczbę okresów dla lokaty

NPV Zwraca aktualną wartość netto lokaty na podstawie szeregu okresowych przepływów środków pieniężnych i stopy dyskontowej

PMT Zwraca wysokość okresowej spłaty renty

PPMT Zwraca wysokość spłaty kapitału w przypadku lokaty dla podanego okresu

PV Zwraca aktualną wartość lokaty

RATE Zwraca wysokość stopy procentowej w okresie renty

SLN Zwraca wartość amortyzacji środka trwałego w jednym okresie metodą liniową

SYD Zwraca amortyzację środka trwałego w podanym okresie metodą sumy cyfr wszystkich lat amortyzacji

VDB Oblicza amortyzację środka trwałego w podanym okresie lub jego części metodą malejącego salda

Funkcje informacyjne

Funkcje informacyjne

Funkcja Opis

KOMÓRKA Zwraca informacje o formacie, położeniu lub zawartości komórki

NR.BŁĘDU Zwraca liczbę odpowiadającą typowi błędu

INFO Zwraca informacje o bieżącym środowisku operacyjnym

CZY.PUSTA Zwraca wartość PRAWDA, jeśli wartość jest pusta

CZY.BŁ Zwraca wartość PRAWDA, jeśli wartość jest dowolną wartością błędu, z wyjątkiem #N/D!

CZY.BŁĄD Zwraca wartość PRAWDA, jeśli wartość jest dowolną wartością błędu

CZY.LOGICZNA Zwraca wartość PRAWDA, jeżeli wartość jest wartością logiczną

CZY.BRAK Zwraca wartość PRAWDA, jeśli wartość jest wartością błędu #N/D!

CZY.NIE.TEKST Zwraca wartość PRAWDA, jeśli wartość nie jest tekstem

CZY.LICZBA Zwraca wartość PRAWDA, jeśli wartość jest liczbą

CZY.ADR Zwraca wartość PRAWDA, jeśli wartość jest odwołaniem

CZY.TEKST Zwraca wartość PRAWDA, jeśli wartość jest tekstem

N Zwraca wartość przekonwertowaną na liczbę

BRAK Zwraca wartość błędu #N/D!

TYP Zwraca liczbę wskazującą typ danych wartości

56

Najczęściej wykorzystywane funkcje

Poniżej omówiono najczęściej wykorzystywane funkcje.

Funkcje matematyczne

Funkcja Pierwiastek()

Funkcja PIERWIASTEK(liczba)

Zwraca dodatni pierwiastek kwadratowy.

Składnia PIERWIASTEK(liczba)

Liczba to liczba, dla której należy obliczyć pierwiastek kwadratowy.

Formuła Opis (wynik)

=PIERWIASTEK(16) Pierwiastek kwadratowy liczby 16 (4)

=PIERWIASTEK(A2) Pierwiastek kwadratowy podanej liczby. Ponieważ liczba ma wartość ujemną, funkcja zwraca błąd (#LICZBA!)

=PIERWIASTEK( MODUŁ.LICZBY(A2))

Pierwiastek kwadratowy wartości absolutnej podanej liczby (4)

Funkcja Potęga()

Funkcja POTĘGA(liczba;potęga)

Zwraca liczbę podniesioną do potęgi.

Składnia POTĘGA(liczba;potęga)

Liczba to podstawa potęgi. Może to być dowolna liczba rzeczywista.

Formuła Opis (wynik)

=POTĘGA(5;2) Kwadrat liczby (25)

=POTĘGA(98,6;3,2) Liczba 98,6 podniesiona do potęgi 3,2 (2401077)

=POTĘGA(4,5/4) Liczba 4 podniesiona do potęgi 5/4 (5,656854)

57

Funkcja Rzymskie()

Funkcja RZYMSKIE(liczba;forma)

Konwertuje liczbę arabską na rzymską jako tekst.

Składnia RZYMSKIE(liczba;forma)

Liczba to liczba określająca wybrany rodzaj cyfr rzymskich. Numeracja rzymska zmienia się od klasycznej do bardziej uproszczonej, forma ta staje się coraz bardziej zwarta, gdy wartość argumentu rośnie.

Formuła Opis (wynik)

=RZYMSKIE(499;0) Liczba 499 zapisana w klasycznym stylu rzymskim (CDXCIX)

=RZYMSKIE(499;1) Liczba 499 zapisana w bardziej zwartym stylu rzymskim (LDVLIV)

=RZYMSKIE(499;2) Liczba 499 zapisana w bardziej zwartym stylu rzymskim (XDIX)

=RZYMSKIE(499;3) Liczba 499 zapisana w bardziej zwartym stylu rzymskim (VDIV)

=RZYMSKIE(499;4) Liczba 499 zapisana w bardziej zwartym stylu rzymskim (ID)

=RZYMSKIE(2013;0) Liczba 2013 zapisana w klasycznym stylu rzymskim (MMXIII)

Funkcja Suma()

Funkcja SUMA(liczba1;liczba2;...)

Dodaje argumenty.

Składnia SUMA(liczba1;liczba2;...)

Liczba1; liczba2;... to od 1 do 255 argumentów, dla których należy obliczyć wartość całkowitą, czyli sumę.

Formuła Opis (wynik)

=SUMA(3; 2) Dodaje liczby 3 i 2 (5)

=SUMA("5"; 15; PRAWDA) Dodaje liczby 5, 15 i 1, ponieważ wartości tekstowe przekształcane są na liczby, a wartość logiczna PRAWDA przekształcana jest na liczbę 1

=SUMA(A2:A4) Dodaje pierwsze trzy liczby znajdujące się w podanej kolumnie

=SUMA(A2:A4; 15) Dodaje pierwsze trzy liczby znajdujące się w podanej kolumnie i liczbę 15

58

=SUMA(A5;A6;2) Dodaje wartości podane w ostatnich dwóch wierszach i liczbę 2. Ponieważ wartości nienumeryczne umieszczone w odwołaniach nie są przekształcane, wartości umieszczone w podanej kolumnie są ignorowane

Funkcja Suma.Jeżeli()

Funkcja SUMA.JEŻELI(zakres; kryteria; [suma_zakres])

Dodaje komórki określone przez podane kryterium.

Składnia SUMA.JEŻELI(zakres; kryteria; [suma_zakres])

- zakres Argument wymagany. Jest to zakres komórek, które należy oszacować według kryteriów. Komórki w każdym zakresie muszą być liczbami lub nazwami, tablicami albo odwołaniami zawierającymi liczby. Wartości puste i wartości tekstowe są ignorowane. - kryteria Argument wymagany. Są to kryteria w postaci liczby, wyrażenia, odwołania do komórki, tekstu lub funkcji określającej, które komórki będą dodawane. Kryteria można wyrazić na przykład jako 32, ">32", B5, 32, "32", "jabłka" lub DZIŚ(). - Ważne: Wszelkie kryteria tekstowe oraz zawierające symbole matematyczne lub logiczne należy ująć w podwójny cudzysłów ("). Kryteria liczbowe nie wymagają cudzysłowów. - suma_zakres Argument opcjonalny. Są to rzeczywiste komórki, które podlegają sumowaniu w przypadku, gdy należy zsumować komórki inne niż określone w argumencie zakres. Jeśli argument suma_zakres zostanie pominięty, program Excel zsumuje komórki wyznaczone przez argument zakres (te same, do których mają zastosowanie kryteria).

Formuła Opis (wynik)

=SUMA.JEŻELI( A2:A5;">160000";B2:B5)

Suma prowizji dla wartości nieruchomości powyżej 160 000

=SUMA.JEŻELI( A2:A5;">160000")

Suma wartości nieruchomości powyżej 160 000

=SUMA.JEŻELI( A2:A5;300000;B2:B3)

Suma prowizji dla wartości nieruchomości równych 300 000

=SUMA.JEŻELI(A2:A5;">" & C2;B2:B3)

Suma prowizji dla wartości nieruchomości powyżej kwoty zawartej w komórce C2

59

Funkcje finansowe

Funkcja FV()

Funkcja FV(topa;liczba_rat;rata;wa;typ)

Zwraca przyszłą wartość lokaty.

Składnia FV( stopa;liczba_rat;rata;wa;typ)

Stopa to stopa procentowa dla okresu. Liczba_rat to całkowita liczba okresów płatności w okresie spłaty. Rata to wpłata dokonywana okresowo; nie może ona ulec zmianie w całym okresie płatności. Rata obejmuje zazwyczaj kapitał i odsetki, z wyłączeniem innych opłat i podatków. Jeśli argument rata zostanie pominięty, musi zostać umieszczony argument wa. Wa to wartość bieżąca lub skumulowana wartość przyszłego strumienia płatności według wyceny na dzień obecny. Jeśli argument wa jest pominięty, przyjmuje się jego wartość jako 0 (zero) i należy określić argument rata. Typ to liczba 0 lub 1 i wskazuje, kiedy płatność jest należna. Jeśli wartość argumentu typ nie zostanie określona, domyślnie przyjmowana jest wartość 0.

A B

Dane Opis

12% Roczna stopa procentowa

12 Liczba płatności

-1 000 Kwota płatności

Formuła Opis (wynik)

=FV(A2/12;A3;A4) Przyszła wartość inwestycji przy powyższych warunkach (12 682,50)

60

Funkcja Rate()

Funkcja RATE(liczba_rat;rata;wa;wp; typ;przypuszczenie)

Zwraca wysokość stopy procentowej w okresie raty rocznej.

Składnia RATE(liczba_rat;rata;wa;wp; typ;przypuszczenie)

Liczba_rat to całkowita liczba okresów płatności renty. Rata to płatność dokonywana w każdym okresie, nie zmieniana przez cały czas trwania renty. Rata obejmuje zazwyczaj kapitał i odsetki z wyłączeniem innych opłat i podatków. Jeśli argument rata zostanie pominięty, musi zostać umieszczony argument wa. Wa to obecna wartość, czyli całkowita suma bieżącej wartości szeregu przyszłych płatności. Wp to przyszła wartość czyli poziom finansowy, do którego zmierza się po dokonaniu ostatniej płatności. Jeśli argument wp jest pominięty, to jako jego wartość przyjmuje się 0 (przyszła wartość pożyczki na przykład wynosi 0). Typ to liczba 0 albo 1, która wskazuje, kiedy płatność jest należna.

A B

Dane Opis

4 Lata pożyczki

-200 Miesięczna rata

8000 Wartość pożyczki

Formuła Opis (wynik)

=RATE(A2*12; A3; A4) Miesięczne oprocentowanie pożyczki na podanych powyżej warunkach (1%)

=RATE(A2*12; A3; A4)*12 Roczne oprocentowanie pożyczki na podanych powyżej warunkach (0,09241767 lub 9,24%)

61

Funkcje daty i czasu

Funkcja Data()

Funkcja DATA(rok; miesiąc; dzień)

Zwraca liczbę seryjną dla wybranej daty.

Składnia DATA(rok; miesiąc; dzień)

rok Argument wymagany. Wartość argumentu rok może zawierać od jednej do czterech cyfr. miesiąc Argument wymagany. Dodatnia lub ujemna liczba całkowita z zakresu od 1 do 12, która oznacza miesiąc roku (od stycznia do grudnia). dzień Argument wymagany. Dodatnia lub ujemna liczba całkowita z zakresu od 1 do 31, która oznacza dzień miesiąca.

Formuła Opis (wynik)

=DATA(2008;1;1) Liczba kolejna daty. Wynik: 1-1-2008 lub 39448

Funkcja Dni.360()

Funkcja DNI.360(data_początkowa; data_końcowa; [metoda])

Oblicza liczbę dni między dwiema datami na podstawie roku 360-dniowego.

Składnia DNI.360(data_początkowa; data_końcowa; [metoda])

data_początkowa; data_końcowa Argumenty wymagane. Są to dwie daty, między którymi ma zostać określona liczba dni. metoda Argument opcjonalny. Jest to wartość logiczna określająca, czy w obliczeniach ma zostać użyta metoda europejska, czy amerykańska.

Formuła Opis (wynik)

=DNI.360("30-1-2008";"1-2-2008")

Liczba dni między 30-1-2008 a 1-2-2008 na podstawie roku 360-dniowego. Wynik: 1

62

Funkcja Dzień()

Funkcja DZIEŃ(liczba_kolejna)

Konwertuje liczbę seryjną na dzień miesiąca.

Składnia DZIEŃ(liczba_kolejna)

Liczba_kolejna to data poszukiwanego dnia. Daty powinny być wprowadzane przy użyciu funkcji DATA lub jako wynik innych formuł lub funkcji. Na przykład funkcji DATA(2008;5;23) można użyć dla dnia 23 maja 2008. Problemy mogą wystąpić, jeżeli daty są wprowadzane jako tekst.

Formuła Opis (wynik)

=DZIEŃ("15 kwietnia 2008")

Dzień powyższej daty (15)

Funkcja Dzień.Tyg()

Funkcja DZIEŃ.TYG( liczba_kolejna;zwracany_typ)

Konwertuje liczbę seryjną na dzień tygodnia.

Składnia DZIEŃ.TYG( liczba_kolejna;zwracany_typ)

Liczba_kolejna to liczba porządkowa reprezentująca datę poszukiwanego dnia. Daty powinny być wprowadzane przy użyciu funkcji DATA lub jako wyniki innych formuł lub funkcji. Na przykład w przypadku daty 23 maja 2008 należy użyć funkcji DATA(2008;5;23). Jeśli daty są wprowadzane jako tekst, mogą wystąpić problemy.

Formuła Opis (wynik)

=DZIEŃ.TYG("2008-02-14";3) Dzień tygodnia, numerowany od 0 (poniedziałek) do 6 (niedziela) (3)

Funkcja Dziś()

Funkcja DZIŚ()

Zwraca liczbę seryjną dla daty bieżącej.

Składnia DZIŚ()

Formuła Opis (wynik)

=DZIŚ()+5 Zwraca datę przypadającą 5 dni po dacie bieżącej. Jeśli na przykład data bieżąca to 01-01-2008, formuła zwróci datę 06-01-2008.

63

=MIESIĄC(DZIŚ()) Zwraca bieżący miesiąc roku (1–12). Jeśli na przykład bieżący miesiąc to maj, formuła zwraca wartość 5.

Funkcje statystyczne

Funkcja Ile.Liczb()

Funkcja ILE.LICZB( wartość1; [wartość2]...)

Zlicza liczby znajdujące się na liście argumentów.

Składnia ILE.LICZB( wartość1; [wartość2]...)

wartość1 Argument wymagany. Pierwszy element, odwołanie do komórki lub zakres, w którym mają zostać zliczone liczby. wartość2; ... Argumenty opcjonalne. Maksymalnie 255 dodatkowych elementów, odwołań do komórek lub zakresów, w których mają zostać zliczone liczby.

A

Dane

Sprzedaż

8-12-2008

19

22,24

PRAWDA

#DZIEL/0!

Formuła Opis Wynik

=ILE.LICZB(A2:A8) Zlicza komórki z zakresu od A2 do A8, które zawierają liczby.

3

=ILE.LICZB(A5:A8) Zlicza komórki z zakresu od A5 do A8, które zawierają liczby.

2

=ILE.LICZB(A2:A8;2) Zlicza komórki z zakresu od A2 do A8 zawierające liczby i wartość 2.

2

64

Funkcja Ile.Niepustych()

Funkcja ILE.NIEPUSTYCH(wartość1; [wartość2]...)

Zlicza wartości znajdujące się na liście argumentów.

Składnia ILE.NIEPUSTYCH(wartość1; [wartość2]...)

wartość1 Argument wymagany. Pierwszy element, odwołanie do komórki lub zakres, w którym mają zostać zliczone liczby. wartość2; ... Argumenty opcjonalne. Maksymalnie 255 dodatkowych elementów, odwołań do komórek lub zakresów, w których mają zostać zliczone liczby.

A

Dane

Sprzedaż

8-12-2008

19

22,24

PRAWDA

#DZIEL/0!

Formuła Opis Wynik

=ILE.NIEPUSTYCH(A2:A8) Zlicza niepuste komórki w zakresie od A2 do A8.

6

Funkcja Wyst.Najczęściej()

Funkcja WYST.NAJCZĘŚCIEJ ( liczba1;liczba2;...)

Zwraca wartość najczęściej występującą w zbiorze danych.

Składnia WYST.NAJCZĘŚCIEJ( liczba1;liczba2;...)

Liczba1; liczba2;... to 1 do 255 argumentów, dla których należy obliczyć wartość funkcji WYST.NAJCZĘŚCIEJ. Zamiast listy argumentów rozdzielonych średnikami można zastosować także pojedynczą tablicę lub odwołanie do tablicy.

A

Dane

5,6

4

4

3

2

4

65

Formuła Opis

=WYST.NAJCZĘŚCIEJ(A2:A7) Dominanta, czyli najczęściej powtarzająca się liczba w podanych liczbach (4)

Funkcja Licz.Jeżeli()

Funkcja LICZ.JEŻELI(zakres; kryteria)

Zwraca liczbę komórek wewnątrz zakresu, które spełniają podane kryteria.

Składnia LICZ.JEŻELI(zakres; kryteria)

zakres Argument wymagany. Określa jedną lub więcej komórek, które mają zostać zliczone, w tym liczby lub nazwy, tablice lub odwołania zawierające liczby. Puste wartości i wartości tekstowe są ignorowane. kryteria Argument wymagany. Liczba, wyrażenie, odwołanie do komórki lub ciąg tekstowego określający, które komórki będą zliczane. Na przykład argument kryteria można wyrazić jako 32, ">32", B4, "jabłka" lub "32". UWAGI: W kryteriach można stosować znaki wieloznaczne — znak zapytania (?) i gwiazdkę (*). Znak zapytania odpowiada dowolnemu pojedynczemu znakowi, a gwiazdka odpowiada dowolnej sekwencji znaków. Aby wyszukać rzeczywisty znak zapytania lub gwiazdkę, należy przed takim znakiem wpisać tyldę (~). W kryteriach nie jest uwzględniana wielkość liter. Na przykład ciąg „jabłka” i ciąg „JABŁKA” spowodują wyszukanie tych samych komórek.

A B C

Dane Dane

jabłka 32

pomarańcze 54

brzoskwinie 75

jabłka 86

Formuła Opis Wynik

=LICZ.JEŻELI(A2:A5;"jabłka") Liczba komórek zawierających argument „jabłka” w komórkach z zakresu od A2 do A5.

2

=LICZ.JEŻELI(A2:A5;A4) Liczba komórek zawierających argument „brzoskwinie” w komórkach z zakresu od A2 do A5.

1

=LICZ.JEŻELI(A2:A5;A3)+ LICZ.JEŻELI(A2:A5;A2)

Liczba komórek zawierających argument „pomarańcze” i argument „jabłka” w komórkach z zakresu od A2 do A5.

3

66

=LICZ.JEŻELI(B2:B5;">55") Liczba komórek z zakresu od B2 do B5, które zawierają wartość większą niż 55.

2

=LICZ.JEŻELI(A2:A5;"*") Liczba komórek z zakresu od A2 do A5, które zawierają jakikolwiek tekst.

4

=LICZ.JEŻELI(A2:A5; "?????????e")

Liczba komórek z zakresu od A2 do A5, w których wartości kończą się literą „e” i mają długość dokładnie 10 znaków.

1

67

Funkcja Max()

Funkcja MAX(liczba1;liczba2;...)

Zwraca maksymalną wartość listy argumentów.

Składnia MAX(liczba1;liczba2;...)

Argumentami mogą być liczby, nazwy, tablice lub odwołania zawierające liczby.

A B

Dane

10

7

9

27

2

Formuła Opis

=MAX(A2:A6) Największa z podanych liczb (27)

=MAX(A2:A6;30) Największa z podanych liczb i 30 (30)

Funkcja Średnia()

Funkcja ŚREDNIA(liczba1; [liczba2]...)

Zwraca wartość średnią argumentów.

Składnia ŚREDNIA(liczba1; [liczba2]...)

liczba1 Wymagany. Pierwsza liczba, odwołanie do komórki (odwołanie do komórki: Zestaw współrzędnych komórki w arkuszu. Na przykład odwołaniem do komórki, która znajduje się na przecięciu kolumny B i wiersza 3, jest B3.) lub zakres, dla którego ma zostać obliczona średnia. liczba2... Opcjonalny. Dodatkowe liczby, odwołania do komórek lub zakresy (maksymalnie 255), dla których ma zostać wyznaczona średnia.

A B C

Dane

10 15 32

7

9

27

2

Formuła Opis Wynik

=ŚREDNIA(A2:A6) Średnia liczb z komórek od A2 do A6.

11

=ŚREDNIA(A2:A6; 5) Średnia liczb z komórek od A2 do A6 i liczby 5.

10

68

=ŚREDNIA(A2:C2) Średnia liczb z komórek od A2 do C2.

19

Funkcje wyszukiwania i adresu

Funkcja Ile.Wierszy()

Funkcja ILE.WIERSZY(tablica)

Zwraca liczbę wierszy dla danego odwołania.

Składnia ILE.WIERSZY(tablica)

Tablica to tablica, formuła tablicowa (formuła tablicowa: Formuła, która przeprowadza wiele obliczeń na jednym lub wielu zestawach wartości, a następnie zwraca jeden lub wiele wyników. Formuły tablicowe są ujęte w nawias klamrowy { }, a wprowadza się je przez naciśnięcie klawiszy CTRL+SHIFT+ENTER.) lub odwołanie do zakresu komórek, dla którego należy wyznaczyć liczbę wierszy.

A B

Formuła Opis (wynik)

=ILE.WIERSZY(C1:E4) Liczba wierszy w odwołaniu (4)

=ILE.WIERSZY({1;2;3\4;5;6}) Liczba wierszy w stałej tablicowej (2)

Funkcja Transponuj()

Funkcja TRANSPONUJ(tablica)

Zwraca transponowaną tablicę.

Składnia TRANSPONUJ(tablica)

tablica Argument wymagany. Jest to tablica lub zakres komórek w arkuszu, który ma zostać przetransponowany. Tablica jest transponowana w następujący sposób: pierwszy wiersz tablicy staje się pierwszą kolumną nowej tablicy, drugi wiersz tablicy staje się drugą kolumną nowej tablicy itd.

A B C

Dane Dane Dane

1 2 3

Formuła Opis Wynik

=TRANSPONUJ($A$2:$C$2) Wartość z pierwszej kolumny 1

Wartość z drugiej kolumny 2

Wartość z trzeciej kolumny 3

69

Funkcja Wybierz()

Funkcja WYBIERZ( nr_arg;wartość1;wartość2;...)

Wybiera wartość z listy wartości.

Składnia WYBIERZ( nr_arg;wartość1;wartość2;...)

Nr_arg określa, który z argumentów wartości zostanie wybrany. Argument nr_arg musi być liczbą za zakresu od 1 do 254 lub formułą albo odwołaniem do komórki zawierającej liczbę z tego zakresu. Wartość1;wartość2;... to od 1 do 254 argumentów wartości, spośród których funkcja WYBIERZ wybiera wartość lub akcję do wykonania na podstawie argumentu nr_indeksu. Argumentami mogą być liczby, odwołania do komórek, zdefiniowane nazwy, formuły, funkcje lub tekst.

A B

Dane Dane

1 Gwoździe

2 Wkręty

3 Nakrętki

Skończone Śruby

Formuła Opis (wynik)

=WYBIERZ(2;A2;A3;A4;A5) Wartość z drugiego argumentu A3 (2)

=WYBIERZ(4;B2;B3;B4;B5) Wartość z czwartego argumentu B5 (Śruby)

Funkcja Wyszukaj.Pionowo()

Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO ( szukana_wartość;tablica; nr_kolumny;kolumna)

Przeszukuje pierwszą kolumnę tablicy i przechodzi wzdłuż wiersza, aby zwrócić wartość komórki.

Składnia WYSZUKAJ.PIONOWO ( szukana_wartość;tablica; nr_kolumny;kolumna)

70

Szukana_wartość Wartość, która ma zostać odszukana w pierwszej kolumnie tablicy (tablica: Służy do konstruowania pojedynczych formuł, które dają wiele wyników lub operują na grupie argumentów uporządkowanych w wiersze i kolumny. Zakres tablicy współużytkuje wspólną formułę; stała tablicowa to grupa stałych używana jako argument.). Argument szukana_wartość może być wartością lub odwołaniem. Jeśli wartość argumentu szukana_wartość jest mniejsza niż najmniejsza wartość w pierwszej kolumnie argumentu tablica, funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO zwróci wartość błędu #N/D. Tablica Co najmniej dwie kolumny danych. Należy użyć odwołania do zakresu lub nazwy zakresu. Wartości w pierwszej kolumnie tablicy są przeszukiwane przy użyciu argumentu szukana_wartość. Mogą to być wartości tekstowe, liczby lub wartości logiczne. Wielkie i małe litery nie są rozróżniane. Nr_kolumny Numer kolumny w tablicy, z której musi zostać zwrócona znaleziona wartość. Nr_kolumny o wartości 1 zwraca wartość z pierwszej kolumny tablicy określonej przez argument tablica; nr_kolumny o wartości 2 zwraca wartość z drugiej kolumny tablicy określonej przez argument tablica itd. Kolumna Wartość logiczna określająca, czy funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO ma znaleźć dopasowanie dokładne, czy przybliżone.

A B C

Gęstość Lepkość Temperatura

0,457 3,55 500

0,525 3,25 400

0,616 2,93 300

0,675 2,75 200

Formuła Opis (wynik)

=WYSZUKAJ.PIONOWO( 1;A2:C5;2))

Wyszukuje wartość 1 w kolumnie A za pomocą dopasowania przybliżonego: znaleziona największa wartość mniejsza niż lub równa 1 w kolumnie A jest używana do określenia wiersza kolumny B, z którego jest zwracana wartość

=WYSZUKAJ.PIONOWO( 0,1;A2:C10;2;PRAWDA)

Wyszukuje wartość 0,1 w kolumnie A za pomocą dopasowania przybliżonego: wartość 0,1 jest mniejsza niż najmniejsza wartość w kolumnie A, dlatego funkcja zwraca błąd (#N/D!)

71

Funkcje bazy danych

Funkcja BD.Pole()

Funkcja BD.POLE (baza danych;pole;kryteria)

Wyodrębnia z bazy danych jeden rekord spełniający określone kryteria.

Składnia BD.POLE (baza danych;pole;kryteria)

Baza danych to zakres komórek, które tworzą listę lub bazę danych. Baza danych to lista powiązanych danych, na której wiersze pokrewnych informacji to rekordy, a kolumny danych to pola. Pierwszy wiersz listy zawiera etykiety poszczególnych kolumn.

Pole wskazuje, która kolumna jest używana w funkcji. Należy wprowadzić etykietę kolumny umieszczoną w podwójnym cudzysłowie, taką jak "Wiek" lub "Plon", lub liczbę (bez cudzysłowów) reprezentującą pozycję kolumny na liście: 1 dla pierwszej kolumny, 2 dla drugiej kolumny itd.

Kryteria to zakres komórek, który zawiera warunki określone przez użytkownika. Dowolnego zakresu można użyć jako argumentu kryteriów pod warunkiem, że zawiera on przynajmniej jedną etykietę kolumny i jedną komórkę poniżej etykiety, służącą do określania warunku.

A B C D E F

Drzewo Wysokość Wiek Plon Zysk Wysokość

=jabłoń >10 <16

=grusza

Drzewo Wysokość Wiek Plon Zysk

Jabłoń 18 20 14 105

Grusza 12 12 10 96

Wiśnia 13 14 9 105

Jabłoń 14 15 10 75

Grusza 9 8 8 76,8

Jabłoń 8 9 6 45

Formuła Opis (wynik)

=BD.SUMA (A4:E10;"Zysk";A1:A2)

Ogólny zysk z jabłoni. (225)

=BD.SUMA (A4:E10;"Zysk";A1:F2)

Ogólny zysk z jabłoni o wysokości między 10 i 16. (75)

=BD.ŚREDNIA (A4:E10;"Plon";A1:B2)

Średni plon z jabłoni o wysokości większej niż 10. (12)

=BD.ŚREDNIA (A4:E10;3;A4:E10)

Średnia wieku wszystkich drzew w bazie danych. (13)

=BD.POLE (A4:E10;"Plon";A1:A3)

Zwraca błąd #LICZBA!, ponieważ więcej niż jeden rekord spełnia kryteria.

72

Funkcje tekstowe

Funkcja DŁ()

Funkcja DŁ(tekst)

Zwraca liczbę znaków w ciągu tekstowym.

Składnia DŁ(tekst)

Tekst to tekst, którego długość ma zostać znaleziona. Spacje są liczone jako znaki.

Formuła Opis (wynik)

A B

Dane

Dolny Śląsk

Dwa

=DŁ(A2) Długość pierwszego ciągu (11)

=DŁ(A3) Długość drugiego ciągu (0)

=DŁ(A4) Długość trzeciego ciągu, który zawiera 5 spacji (8)

Funkcja Fragment.Tekstu()

Funkcja FRAGMENT.TEKSTU (tekst;liczba_początkowa;liczba_znaków)

Zwraca określoną liczbę znaków z ciągu tekstowego, zaczynając od zadanej pozycji.

Składnia FRAGMENT.TEKSTU(tekst;liczba_początkowa;liczba_znaków)

Tekst to ciąg tekstowy zawierający znaki, które mają zostać wyodrębnione. Liczba_początkowa to pozycja pierwszego znaku, który ma zostać wyodrębniony z tekstu. Pierwszy znak w tekście ma liczbę_początkową 1 i tak dalej. Liczba_znaków określa, ile znaków funkcja FRAGMENT.TEKSTU powinna zwrócić z tekstu.

Formuła Opis (wynik)

A B

Dane

Marka kawy

=FRAGMENT.TEKSTU(A2;1;5) Pięć znaków z powyższego ciągu, począwszy od pierwszego znaku (Marka)

=FRAGMENT.TEKSTU( A2;7;20) Dwadzieścia znaków z powyższego ciągu, począwszy od siódmego znaku (kawy)

73

=FRAGMENT.TEKSTU( A2;20;5) Ponieważ punkt początkowy jest większy niż długość ciągu, zwracany jest pusty tekst ()

Funkcja Lewy()

Funkcja LEWY(tekst;liczba_znaków)

Zwraca skrajne lewe znaki z wartości tekstowej.

Składnia LEWY(tekst;liczba_znaków)

Tekst to ciąg tekstowy zawierający znaki, które mają zostać wyodrębnione. Liczba_znaków określa liczbę znaków, które ma wyodrębnić funkcja LEWY.

Formuła Opis (wynik)

A B

Dane

Cena sprzedaży

Szwecja

=LEWY(A2;4) Pierwsze cztery znaki pierwszego ciągu (Cena)

=LEWY(A3) Pierwszy znak drugiego ciągu (S)

Funkcja Litery.Małe()

Funkcja LITERY.MAŁE(tekst)

Konwertuje litery w tekście na małe.

Składnia LITERY.MAŁE(tekst)

Tekst to tekst, który należy przekonwertować na małe litery. Funkcja LITERY.MAŁE nie zmienia tych znaków w tekście, które nie są literami.

Formuła Opis (wynik)

A B

Dane

M. L. Nowak

M. 2B

=LITERY.MAŁE(A2) Pierwszy ciąg znakowy napisany małymi literami (m. l. nowak)

=LITERY.MAŁE(A3) Ostatni ciąg znakowy napisany małymi literami (m. 2b)

74

Funkcja Porównaj()

Funkcja PORÓWNAJ(tekst1;tekst2)

Sprawdza, czy dwie wartości tekstowe są identyczne.

Składnia PORÓWNAJ(tekst1;tekst2)

Tekst1 to pierwszy tekst. Tekst2 to drugi tekst.

Formuła Opis (wynik)

A B

Dane

wyraz wyraz

wyraz wyraz

wyraz wyraz

=PORÓWNAJ(A2;B2) Sprawdza, czy teksty w pierwszym wierszu są takie same (PRAWDA)

=PORÓWNAJ(A3;B3) Sprawdza, czy teksty w drugim wierszu są takie same (FAŁSZ)

=PORÓWNAJ(A4;B4) Sprawdza, czy teksty w trzecim wierszu są takie same (FAŁSZ)

Funkcja Powt()

Funkcja POWT(tekst;ile_razy)

Powtarza tekst określoną liczbę razy

Składnia POWT(tekst;ile_razy)

Tekst to tekst, który ma być powtarzany. Ile_razy to liczba dodatnia określająca liczbę powtórzeń tekstu.

Formuła Opis (wynik)

=POWT("*-";3) Wyświetla ciąg 3 razy (*-*-*-)

=POWT("-";10) Wyświetla myślnik 10 razy (----------)

75

Funkcja Złącz.Teksty()

Funkcja ZŁĄCZ.TEKSTY (tekst1;tekst2;...)

Łączy kilka elementów tekstu w jeden tekst.

Składnia ZŁĄCZ.TEKSTY (tekst1;tekst2;...)

Tekst1; tekst2;... to 2 do 255 elementów tekstowych do połączenia w pojedynczy element tekstowy. Elementami tekstowymi mogą być ciągi tekstowe, liczby lub odwołania do pojedynczych komórek. Elementy tekstowe można także łączyć za pomocą operatora obliczeń w postaci handlowego „i” (&) zamiast funkcji ZŁĄCZ.TEKSTY. Na przykład funkcja =A1&B1 zwraca taką samą wartość jak =ZŁĄCZ.TEKSTY(A1,B1).

Formuła Opis (wynik)

A B

Dane

gatunek:

pstrąg potokowy

32

=ZŁĄCZ.TEKSTY("Populacja strumienia — ";A2;" ";A3;" — jest równa ";A4;"/kilometr")

Buduje zdanie łącząc powyższe dane (Populacja strumienia — gatunek: pstrąg potokowy — jest równa 32/kilometr)

Funkcje logiczne

Funkcja Jeżeli()

Funkcja JEŻELI( test_logiczny; wartość_jeżeli_prawda; wartość_jeżeli_fałsz)

Określa warunek logiczny do sprawdzenia.

Składnia JEŻELI( test_logiczny; wartość_jeżeli_prawda; wartość_jeżeli_fałsz)

76

Test_logiczny to dowolna wartość lub wyrażenie, które można oszacować jako PRAWDA lub FAŁSZ.

Wartość_jeżeli_prawda to wartość, która jest zwracana wtedy, gdy argument test_logiczny ma wartość PRAWDA.

Wartość_jeżeli_fałsz to wartość, która jest zwracana wtedy, gdy argument test_logiczny ma wartość FAŁSZ.

Formuła Opis (wynik)

A B

Dane

50

=JEŻELI(A2<=100;"W ramach budżetu";"Budżet przekroczony")

Jeśli powyższa liczba jest mniejsza niż lub równa 100, użycie formuły powoduje wyświetlenie tekstu "W ramach budżetu”. W innym przypadku wyświetlany jest tekst "Budżet przekroczony" (W ramach budżetu).

=JEŻELI( A2=100;SUMA(B5:B15);"")

Jeśli powyższa liczba jest równa 100, obliczany jest zakres B5:B15. W innym przypadku zwracany jest pusty tekst ("") ()

Zagnieżdżanie funkcji

W niektórych przypadkach może zajść potrzeba użycia funkcji jako jednego

z argumentów innej funkcji.

Argument: Wartość, której funkcja używa do wykonywania operacji lub

obliczeń. Typ argumentu używany przez funkcję jest specyficzny dla

funkcji. Do typowych argumentów używanych przez funkcje należą liczby,

tekst, odwołania do komórek i nazwy.

Na przykład następująca formuła wykorzystuje funkcję zagnieżdżoną

ŚREDNIA i porównuje wynik z wartością 50.

77

Prawidłowość zwracanych wartości

Jeśli jako argument zostaje użyta funkcja zagnieżdżona, musi ona zwracać

wartość tego samego typu, co typ wykorzystywany przez ten argument. Na

przykład, jeśli argument zwraca wartość PRAWDA lub FAŁSZ, to zagnieżdżona

funkcja musi zwrócić wartość PRAWDA lub FAŁSZ. Jeśli tak się nie dzieje, program

Microsoft Excel wyświetla wartość błędu #ARG!.

Ograniczenia poziomu zagnieżdżania

Formuła może zawierać nie więcej niż siedem poziomów funkcji

zagnieżdżonych. Gdy Funkcja B jest użyta jako argument w Funkcji A, Funkcja B

jest funkcją drugiego poziomu. Na przykład funkcje ŚREDNIA i SUMA są funkcjami

drugiego poziomu, ponieważ stanowią one argumenty funkcji IF. Funkcja

zagnieżdżona w funkcji ŚREDNIA byłaby funkcją trzeciego poziomu itd.

78

Formatowanie warunkowe

i stosowanie nazw

tworzymy reguły formatowania warunkowego,

nadawanie nazw etykietą kolumn,

nadawanie nazw obszarom,

przypisywanie do nazwy wartości i formuł, oraz ich stosowanie w arkuszu

Formatowanie warunkowe

Mechanizm formatowania warunkowego polega na zmienianiu formatu

komórek w zależności od ich zawartości. Na przykład ujemne wyniki działań mogą

być automatycznie oznaczone kolorem czerwonym.

Pracując z arkuszami z dużą ilością danych bardzo czasochłonne staje się

wyszukanie i zaznaczenie pewnych danych, lub znalezienie błędnych danych.

Dużym ułatwieniem w takich przypadkach jest formatowanie warunkowe.

Użyteczność formatowania warunkowego nie będzie aż tak widoczna na

poniższych prostych przykładach, formatowanie warunkowe staje się na prawdę

użyteczne dopiero w przypadku dużych tabel z danymi.

Przykład 1

Na poniżej przedstawionej liście płac pracowników zajmujących się

analizami w Excelu pewnej firmy chcielibyśmy zaznaczyć tych, którzy zarabiają

więcej niż 7000zł. Kwoty powyżej 7 tyś zł oznaczymy czerwonym tłem. Natomiast

dla kwot poniżej 6500zł zmienimy kolor czcionki na zielony.

Przed włączeniem formatowania warunkowego należy zaznaczyć obszar,

którego ma ono dotyczyć, pomijamy przy tym nagłówki wierszy i kolumn.

79

Formatowanie warunkowe znajdziemy na karcie ‘Narzędzia główne’,

wybieramy opcję ‘Reguł wyróżniania komórek’ a potem klikamy ‘Większe niż…’.

Excel sam zaproponuje kwotę i formatowanie. Kwotę zmieniamy na 7000zł.

A w menu formatowania wybieramy ‘Format niestandardowy’.

W oknie ‘Formatowanie komórek’, które zostanie wyświetlone, wybieramy

kolor czerwony na karcie ‘Wypełnienie’.

80

Inne parametry formatu które pozwala zmienić to okno to format liczb,

czcionka (wielkość, kolor, dodatkowe efekty) oraz obramowanie komórki.

Po zaakceptowaniu, kolory komórek zostaną zmienione. Dodamy teraz 2

warunek. Wybieramy ‘Mniejsze niż…’.

Zmieniamy kwotę i ponownie wybieramy Format niestandardowy.

81

Na karcie ‘Czcionka’ zmieniamy kolor na zielony i klikamy OK.

Kolor czcionki został odpowiednio zmieniony.

Efekt naszego formatowania powinien wyglądać tak jak poniżej.

Spróbujmy teraz zmienić tło na żółte dla komórki C8 (klikamy ją prawym

klawiszem i wybieramy ikonę wypełnienia).

82

Komórki zmienione poprzez formatowanie warunkowe są ‘odporne’ na

próby zwykłego formatowania. Można powiedzieć że formatowanie warunkowe

jest nadrzędne wobec zwykłego formatowania.

Jeśli chcemy usunąć formatowanie warunkowe, zaznaczamy obszar, na

którym formatowanie ma być usunięte, wybieramy polecenie ‘Wyczyść reguły’ i

klikamy ‘Wyczyść z zaznaczonych komórek’, polecenie znajdujące się poniżej

pozwala usunąć formatowanie warunkowe z całego arkusza.

83

Żółte tło które nieskutecznie próbowaliśmy dodać do komórki C8, stało się

widoczne po usunięciu formatowania warunkowego. Formatowanie to było więc

cały czas ‘przykryte’ formatowaniem warunkowym.

84

Przykład 2

Formatowanie warunkowe może być użyteczne do ukrywania błędów.

W poniższym przykładzie w kolumnie wzrost% jest formuła obliczająca

wzrost płacy. Dla pracowników, którzy nie pracowali w 2006 formuła pokazuje

błędy, co nie wygląda dobrze.

Przed wybraniem formatowania warunkowego najlepiej zaznaczyć jest cały

arkusz (klikając w miejsce oznaczone na powyższym rysunku czerwonym

kwadratem).

Wybieramy polecenie ‘Więcej reguł’.

85

Z menu rozwijanego wybieramy ‘Zawierające błędy’.

Po kliknięciu przycisku ‘Formatuj...’ zmieniamy kolor czcionki na biały.

Potwierdzamy klikając OK.

Dzięki użyciu powyższego formatowania warunkowego wszystkie

komunikaty o błędach zostały ukryte (nadal istnieją, ale ponieważ czcionka ma

kolor tła komunikaty są niewidoczne).

86

Przykład 3

Powyżej opisane polecenia były dostępne także w poprzedniej wersji Excela

w Excelu 2007 dodano do formatowania warunkowego kilka ‘bajerów’. W

profesjonalnych dokumentach biznesowych sugeruje używać je z umiarem.

Poniższa tabela prezentuje dane sprzedaży na rynku pewnego produktu.

Aby była bardziej czytelna dodamy do niej formatowanie warunkowe.

Zaznaczamy dane w kolumnie ‘Zmiana’.

Z ‘Formatowania warunkowego’ wypieramy polecenie ‘Zestawy ikon’ i

pierwszy z zestawów strzałki.

87

Przesuwając kursorem po zestawach ikon możemy obserwować jak

wyglądały by one w naszym przykładzie.

Zaznaczamy teraz dane w kolumnie ‘Udział Rynkowy’ i wybieramy

‘Formatowanie warunkowe’ ’Paski danych’ i na przykład kolor zielony.

Tabela stała się bardziej czytelna, od razu widać którzy konkurenci rosną i

jaka jest pozycja rynkowa każdego z nich.

Dzięki paskom danych nie musimy przygotowywać dodatkowego wykresu.

88

Trzecia z możliwych opcji formatowania warunkowego to skale kolorów.

Działa analogicznie do przedstawionych powyżej, zainteresowanym sugeruje

poeksperymentować z nią na własną rękę.

Ustawienia wszystkich reguł formatowania możemy zmieniać, to od nas

zależy od jakiej kwoty strzałka będzie skierowana w dół i jak długi powinien być

pasek danych.

Dostęp do tych ustawień uzyskamy po kliknięciu polecenia ‘Więcej reguł’

dostępnego w każdej z wyżej wymienionych kategorii.

Standardowe ustawienie w przypadku 3 ikon to podział na równe części

czyli granice przedziałów na poziomie 33% i 67%.

89

Przykład 4

W formatowaniu warunkowym można także użyć adresu komórki i formuł.

W poniższym przykładzie chcielibyśmy wyróżnić czerwonym tłem zmiany

sprzedaży dla tych produktów, które były poniżej planu o więcej niż 1%p.

W formule wprowadzamy adres właściwy dla pierwszej z zaznaczonych

komórek, adres musi być bez znaków $.

Excel automatycznie wprowadzi odpowiednie formuły do formatowania

warunkowego dla każdej z komórek obszaru.

90

Filtr i Filtr Zaawansowany

Filtr

Jeśli chcemy włączyć filtr najlepiej jest zacząć od wybrania komórek, w

których znajdują się nagłówki tabeli, która ma być filtrowana, można też wybrać

cały wiersz, w którym znajdują się nagłówki naszej tabeli.

Po wybraniu nagłówków włączamy filtr wybierając z karty ‘Narzędzia

główne’ → Sortuj i Filtr → Filtruj.

Dokładnie ten sam efekt da wybranie polecenia ‘Filtruj’ z karty ‘Dane’.

91

To że filtr jest włączony widać po pojawieniu się szarych kwadracików ze

strzałkami w komórkach nagłówków tabeli.

Klikając na ten kwadracik otworzymy okienko, w którym możemy wybierać

spośród opcji filtrowania.

Wybierzmy na początek produkt A, aby to zrobić musimy najpierw

odznaczyć opcję ‘(Zaznacz wszystko)’ po czym zaznaczamy tylko ‘produkt A’.

Linie tabeli zawierające wszystkie inne produkty zostaną ukryte.

92

Po ukryciu poprzez filtr pozostałych produktów możemy wykonywać

operacje tylko na produkcie A, np zsumować ilości produktów lub skasować ten

produkt zaznaczając wszystkie linie. Linie ukryte nie zostaną skasowane.

Aby skasować linie po ich zaznaczeniu należy kliknąć prawym klawiszem

myszy na jednym ze znaczników wiersza w tym przypadku np. na cyferce 3, 4 lub

18 i wybrać polecenie ‘Usuń wiersz’, skasowane zostaną 3 linie zawierające

produkt A i dane dla niego, pozostałe linie nie zostaną zmienione. Będzie je można

znowu zobaczyć po wybraniu w filtrze opcji ‘wszystkie’ bądź po wyłączeniu filtra.

93

W kolejnym ćwiczeniu proponuje wybrać tylko produkty B i H i skopiować

ich dane poniżej tabeli.

94

Produkty znajdujące się pomiędzy B i H nie zostały skopiowane.

Jeśli z Menu filtru wybierzemy opcje ‘Filty tekstu’ wyświetlone zostaną

dodatkowe opcje.

Spośród nich bardzo użyteczna jest opcja ‘Zawiera…’, dzięki niej można np.

pokazać wszystkie produkty zawierające w nazwie słowo ‘próbka’, (słowo to należy

wpisać w okienko obok).

95

Kolejnym krokiem będzie kliknięcie na symbol filtra w komórce C2 i

wybranie ‘Filtry liczb’, jak widać dla kolumn zawierających dane liczbowe dostępne

są inne opcje filtrowania. Wybierzemy ‘Mniejsze niż…’ i oknie ‘Autofiltr

niestandardowy’ wpiszemy ‘200’).

96

W ten sposób uzyskaliśmy listę produktów które spełniają oba warunki: w

nazwie mają słowo „próbka” i jednocześnie ich ilość jest poniżej 200.

Dla większych tabel w taki właśnie sposób można łączyć wiele filtrów.

97

Filtr wyłączamy dokładnie tak samo jak go włączyliśmy. ‘Narzędzia główne’

→ ‘Sortuj i Filtr’ → ‘Filtruj’ lub ‘Filtruj’ z karty ‘Dane’.

Filtr działa tylko do pierwszej pustej linii, jeśli pusta linia występuje w

środku tabeli, część tabeli za pustą linią nie jest filtrowana

Filtr Zaawansowany

Jeżeli Twoje wymagania odnośnie filtrowania są naprawdę duże, proponuję

skorzystanie z Filtra Zaawansowanego, który umożliwia użycie wszystkich

kombinacji filtrowania jakie tylko da się wymyślić.

W poniższym przykładzie chcielibyśmy wyfiltrować dane dla 3 produktów:

‘A’, ‘G’ i ‘H’, przy czym produkty A tylko wtedy gdy ich ilość przekracza 300 sztuk.

Do określania tego typu warunków możemy używać znaków =, <, >, >=, =<.

Najpierw najlepiej nad tabelą z danymi musimy dodać wiersze, tyle, aby

zmieściły się w nich:

- nagłówki tabeli, takie same jak w poniższej tabeli. W naszym przykładzie:

‘produkt’, ‘ilość’ w linii 1.

- kryteria - każde w osobnym wierszu. W naszym przykładzie: ‘produkt A’, ‘produkt

G’, ‘produkt H’, ‘>300’ w liniach 2, 3, 4.

- jedna pusta linia pomiędzy tabelą z kryteriami a tabelą z danymi. W naszym

przykładzie linia 5.

Wybieramy z karty: ‘Dane’ polecenie z ikoną filtra i opisem ‘Zaawansowane’.

98

Wprowadzamy zakres listy i zakres kryteriów, tak jak jest to pokazane na

poniższym rysunku.

Filtr zaawansowany oferuje 2 opcje filtrowania:

Odfiltrowane dane zostaną ukryte, a te interesujące nas pozostawione. Z tej

opcji skorzystamy w tym przykładzie.

Interesujące nas dane zostaną skopiowane we wskazane przez nas miejsce.

Po wybraniu ‘Filtruj listę na miejscu’, klikamy przycisk ‘OK’.

99

W efekcie uzyskamy arkusz taki jak poniżej.

To, że Filtr zawansowany jest włączony nie jest w żaden rzucający się w

oczy sposób oznaczone na arkuszu.

Wiersze odfiltrowane są ukryte, jednak nie ma możliwości pokazania

ukrytych wierszy poprzez polecenie ‘Odkryj’.

UWAGA:

Filtr zaawansowany blokuje polecenie ‘Odkryj’ dla całego arkusza, w tym

wierszy nie objętych filtrowaniem.

100

Jeżeli więc widzimy arkusz z ukrytymi wierszami, których nie udaje się

odkryć należy sprawdzić czy Filtr zaawansowany jest włączony.

Aby wyłączyć Filtr zawansowany należy wybrać z karty: ‘Dane’ polecenie

‘Wyczyść’.

Innym przykładem użycia filtra zaawansowanego może być wyfiltrowanie z

naszej listy unikatowych nazw produktów.

Aby to uzyskać zaznaczamy opcję ‘Kopiuj w inne miejsce’, zmieniamy

‘Zakres listy’ tak aby obejmował tylko kolumnę z nazwami produktów, ‘Zakres

kryteriów’ pozostawiamy pusty, w ‘Kopiuj do:’ wpisujemy adres pierwszej komórki

w której ma zacząć się lista i zaznaczamy opcję ‘Tylko unikatowe rekordy’.

Wciskamy przycisk OK.

101

W rezultacie uzyskujemy listę, dzięki której możemy łatwo określić ilość

rodzajów produktów, zsumować ilości tych produktów lub przeprowadzić inne

operacje.

Alternatywnym rozwiązaniem tego problemu jest skopiowanie kolumny z

nazwami produktów i użycie polecenia „usuń duplikaty”.

Użyteczność Filtra i Filtra Zaawansowanego staje się tym bardziej widoczna

im większe i bardziej skomplikowane są tabele danych, na których pracujemy.