montaje de mesas para un evento
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CAPITULO IV
“ PROPUESTA DE UNA GUÍA DE RELACIONES PÚBLICAS QUE MEJORE
LAS FUNCIONES LOGISTICAS DE LOS SERVICIOS DE EVENTOS QUE
OFRECEN LOS MEDIANOS HOTELES, EN EL MUNICIPIO DE SAN
SALVADOR”
A. GENERALIDADES
Dadas las exigencias de las Relaciones Públicas, los Hoteles no solamente
necesitan ser eficientes y eficaces en sus procesos, ni en su forma de adquirir los
servicios ni en la forma de venderlos, más bien en las relaciones humanas, ya que
juegan un papel muy importante y trascendental en ese proceso de
intercomunicación con los demás.
Se cree necesario mencionar, que el presente documento (Guía) será efectivo en
los medianos Hoteles en la medida que todos y cada uno de los miembros de
estos establecimientos lo pongan en práctica.
En este documento se presentan lineamientos básicos que, todo ser humano, y
en especial los empleados de atención al cliente de los medianos Hoteles, deben
tener en cuenta a la hora de relacionarse con los demás ya sea con sus clientes o
con sus compañeros de trabajo.
En este caso en el montaje de eventos; ya sea esta una boda, un cóctel, una
reunión social, o simplemente el comportamiento adecuado que se debe guardar
en lugares públicos.
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B. OBJETIVOS
Como en todo documento, el presente cuenta con ciertos objetivos a seguir, los
cuales se alcanzarán con la presentación adecuada de la guía de Relaciones
Públicas que se esta proponiendo para los Medianos Hoteles.
1. Objetivo General:
Mejorar las funciones logísticas de los servicios de eventos que ofrecen los
medianos hoteles en el municipio de San Salvador.
2. Objetivos Específicos:
a. Enseñar y facilitar la logística y organización de eventos al personal de servicioal cliente en los medianos hoteles para mejorar así sus servicios.
b. Proporcionar a los empleados de los medianos hoteles los lineamientos
necesarios sobre el uso adecuado de la guía, que les ayudara en la
organización de eventos.
c. Hacer énfasis entre el personal de servicio al cliente sobre la importancia, deluso adecuado de las Relaciones Públicas, con el objeto de brindar un mejor
servicio al cliente.
C. JUSTIFICACION DE LA PROPUESTA
Debido de la información recabada , se llego a confirmar que en efecto, losempleados de los Medianos Hoteles en su mayoría no han contado con una
capacitación adecuada en Alimentos y Bebidas ( A&B ) , o cocimientos básicos
de montaje de salones para eventos, lo cual les brinde un adecuado servicio
para los clientes que necesitan un evento, ya sea este de tipo social o
empresarial; es por ello que para lograr que se tenga el éxito deseado se propone
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un lineamiento de pasos a seguir desde la clasificación de datos hasta llevar
acabo el evento logrando así el éxito deseado y la satisfacción del cliente.
Por tal motivo, la guía de Relaciones Públicas ayudara a facilitar a las personasque se dedican al montaje de eventos, a capacitarse constantemente, y a dar una
mejor inducción al personal nuevo en este caso de los Medianos Hoteles, que
tienen que entender y conocer la logística que estos implican.
D. IMPORTANCIA DE LA PROPUESTA
Es de mucha importancia crear una guía que proporcione los conocimientosnecesarios de la logística y organización de eventos para poder así mejorar y dar
un mejor servicio al cliente en los medianos Hoteles.
La guía que acá se presenta, proporcionará la orientación necesaria para influir y
de ser posible cambiar conductas inapropiadas, y así mejorar las Relaciones
Públicas en los Medianos Hoteles, esto se logrará con el apoyo por supuesto de
la Gerencia General de estos y el compromiso de los empleados, de poner en
marcha todas las recomendaciones de la guía, para un mejor desempeño en sus
trabajos.
Si los empleados adoptan y ponen en práctica los conocimientos de la presente
guía, sin duda alguna que, las Relaciones Públicas en los Medianos Hoteles se
verán mejoradas.
Los beneficios no solo serán personales, sino profesionales ya que les ayudara
enormemente a saber comportarse adecuadamente, dependiendo el lugar o la
circunstancia en que cada uno se encuentre y les servirá para crecer como
negocio y como profesionales, del campo de la Hotelería, y por ende del turismo,
siendo esto beneficioso también para El Salvador como país, en vías de
desarrollo turístico.
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Con respecto a la logística, la guía será de mucho provecho para que el personal
obtenga los conocimientos adecuados en cuanto a montaje de Salones
para eventos y de los conocimientos básicos y necesarios en el área de
Alimentos y bebidas. (A&B) lo cual los hará mas competitivos y minimizará el
esfuerzo de capacitar al nuevo personal que se integre paulatinamente a la
institución a través de los años.
Esto, por otra parte les proporcionara una mejor imagen a los Medianos Hoteles
en particular, facilitándoles sus tareas cotidianas a la hora de montar un evento,
de la misma forma podrán adecuarse a cualquier situación y a cualquiercircunstancia.
1. Importancia para los empleados de los Medianos Hoteles:
Para los empleados de los Medianos Hoteles será de gran beneficio ya que
conociendo los pasos correctos a seguir de la logística y organización de
eventos, les ayudara a tener mejores Relaciones Públicas, tanto con sus clientes
como con sus compañeros de trabajo.
Ayudaría a crear un ambiente de trabajo agradable, tanto para empleados como
para clientes, también permitirá que los empleados se sientan mas satisfechos de
sus labores, y menos presionados teniendo los conocimientos necesarios, y
buscando el apoyo en la guía de organización y montaje de eventos.
Pero el beneficio no solo se verá reflejado en el trabajo, sino también el la diariarelación en la sociedad. Todo empleado con un amplio conocimiento sobre los
pasos seguir de la guía, podría escalar posiciones en su empresa por sus
conocimientos y a la vez ser respetado entre sus compañeros, ya que inspiraría
confianza y brindaría un apoyo de experiencia, a aquel que tenga menos
conocimientos en el ramo.
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2. Importancia para los cl ientes:
Los clientes en general, tendrían un mejor trato y se Irían satisfechos de los
servicios recibidos y seguramente regresarían de nuevo ; y lo mejor de todo es
que , les dirían a sus parientes y amistades de la buena calidad del servicio
recibido en un Mediano Hotel ( lo cual incrementaría los ingresos para estos , a la
vez les ganaría un puesto dentro de la industria hotelera, y una credibilidad de
responsabilidad, experiencia y conocimientos en cuanto al montaje de eventos).
Esto a su vez seria una opción mas accesible tal vez en el aspecto financiero para
aquellos clientes que no pueden costear un servicio de Organización de eventosen un Gran Hotel, teniendo siempre los mismos beneficios y calidad de servicio ,
pero a un menor costo.
3. Importancia para la Economía del país:
Se considera que la sociedad Salvadoreña se vera beneficiada en la medida quelos Medianos Hoteles adopten una guía de Relaciones Públicas que mejore la
logística en la organización de los eventos y que al ser aplicada por los
empleados de estos , se cree y se espera que ocasionara un efecto multiplicador
para el país en general en el área turística.
A la vez beneficiando la economía del país ya que un mejor trato por medio de los
empleados de dichos lugares, atraerá a un turista que con agrado vendrá aconsumir nuestros servicios y comunicara un mensaje positivo al hablar de El
Salvador.
De igual forma, si se adopta una opinión positiva tanto de los Medianos Hoteles
como de los clientes sobre el servicio de eventos a domicilio, con la ayuda de la
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guía de Relaciones Públicas para el montaje de eventos, se ampliaran nuevas
plazas para empleados para este tipo de montaje, ayudando a expandirse a los
Medianos Hoteles lo cual también sería de beneficio para la economía del país, y
el desempleo se vería disminuido.
E. ALCANCE DE LA PROPUESTA
La propuesta de una guía de Relaciones Públicas que mejore las funciones
logísticas de los servicios de eventos, no esta solo para los Medianos Hoteles
en el Municipio de San Salvador, si no que se pretende que sea tan fácil deentender y de poner en practica por el personal que atiende eventos en todo el
país.
Teniendo en cuenta, sean estos empleados de pequeños Hoteles, Salsa de te,
Restaurantes y personas particulares que se quieran iniciar en el campo del
servicio de banquetes en general , tanto para montaje de eventos Sociales ,
Eventos Empresariales y Eventos de servicio a Domicilio.
Por lo tanto el alcance es difícil de definir ya que la guía será de alcance amplio
por el usuario interesado en ampliar sus conocimientos en el campo de la
Organización de eventos.
F. CONTENIDO DE LA GUIA DE RELACIONES PÚBLICAS
La guía de Relaciones Públicas propuesta en este documento contiene los
conocimientos básicos en el montaje de eventos, en su modo de venderse,
promocionarse, atenderse y brindar un mejor servicio al cliente, fortaleciendo
así los conocimientos previos del personal que en la actualidad se dedica esta
tarea.
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De tal forma que va dirigida a gerentes de A & B ( Alimentos y Bebidas), Gerentes
Operativos, Capitanes de meseros, Meseros y vendedores de estos servicios, ya
sea de Medianos Hoteles , como en este caso, como para cualquier otro tipo de
establecimiento que ofrezca los servios de organización de eventos, banquetes,
ya asean en instalaciones propias como en servicio a domicilio.
Expandiendo las posibilidades de que cierto personal clave, pueda de una manera
fácil dar la inducción debida al personal a su cargo, lo cual a la larga se vería
reflejado de una forma positiva para los Medianos Hoteles, como una inversión de
conocimientos para su personal.
Ya que cuenta con un sin fin de fotografías, gráficos, figuras, croquis y
descripciones detalladas debidamente, para hacer fácil su comprensión,
basándose en información bien documentada y con un respaldo de experiencia
práctica por parte de sus creadores.
Motivo por el cual se a querido contribuir con aquellas personas que de una
manera u otra tiene el espíritu del servicio al cliente, pero no cuentan con undocumento de consulta para aumentar sus conocimientos en el campo de la
organización y el servicio adecuado de eventos.
Además contiene consejos útiles que no se deben de olvidar a la hora de atender
un evento, concientizando al recurso humano y equipándolo adecuadamente para
un mejor desempeño en el campo.
Todo lo mencionado anteriormente se puede ver reflejado en el siguiente
esquema para la propuesta de una guía de Relaciones Públicas que mejore las
funciones logísticas de los servicios de eventos que ofrecen los Medianos Hoteles
en el Municipio de San Salvador.
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ESQUEMA Nº 1
Retroalimentación
A. Tipo de Evento
B. Fecha del Evento ha realizarse
C. Cantidad de
D. Tipo de Montaje
E. Ambientación del Salón para elEvento
G. Presupuesto la organización delEvento
F. Recurso humanos y servicio al cliente
Paso2. Revisión de materia Prima
Paso 3. Verificación de sonido e iluminación de salón
Paso 4. Limpieza del salón y Montaje demesas y sillas
Paso 5. Montaje de mantelería
Paso 6. Decoración de salón
Paso 7. Pulido de Bajías, cubertería y cristalería
Paso 8. Enrollados de cubiertos con servilletas de tela
Paso 9. Montaje del servicio de la mesa
Paso 10. Montaje de estaciones de A &
Paso 16. Retiro de loza/cristalería
Paso 11. Recepción de invitados
Paso 12. Preparación de cristalería/brindis
Paso 14. Supervisión de alimentosen cocina ( Hora de servicio)
Paso13. Seguimiento al servicio al cliente
Paso 15. Servicio de los alimentos
Paso 17. Desmontaje de Salón
Paso 18. Limpieza de Salón
I. ETAPA: Diseño, portaday contenido de la guía
“Diseño de la portada y creaciónsistemática del contenido de laGuía”
II. ETAPA: Parte Administ rat iva
Contenido de los formatos Básicos,como herramientas para mejorar la
organización de Eventos
III. ETAPA: Parte Operativa
Logística de Montaje de Eventos aseguir paso por paso
A. Evaluación del desem eño
C. Realización de Prueba Periódica
H. Establecimiento deEstrategias
IV. ETAPA: Parte de
Evaluación y Control
B. Realización de Ensa o.Paso1. Recepción de Proveedores
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G. DESCRIPCION DE LA GUIA DE RELACIONES PÚBLICAS QUE MEJORELAS FUNCIONES LOGISTICAS DE LOS SERVICIOS DE EVENTOS QUEOFRECEN LOS MEDIANOS HOTELES EN EL MUNICIPIO DE SANSALVADOR.
1. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA
a. Objetivo General:
- Proporcionar una herramienta eficaz al personal que se encarga del montaje de
eventos en los Medianos Hoteles.
b. Objetivos Específicos:
- Crear una guía fácil de entender por cualquier persona que se interese enfortalecer sus conocimientos sobre la logística del montaje de eventos.
- Facilitar las tareas de capacitación para el nuevo personal de banquetes de los
Medianos Hoteles.
- Despertar el espíritu de servicio del personal de los Medianos Hoteles, a la vez
de enriquecer sus conocimientos en el área de A &B ( Alimentos y Bebidas)
2. EXPOSICIÓN DE LA GUÍA
En el presente trabajo de investigación se expone la Guía de la siguiente
manera:
I. ETAPA “ DISEÑO PORTADA Y CONTENIDO DE LA GUIA”
“Diseño de la portada y creación sistemática del contenido de la Guía ( Índice)”
II. ETAPA “ PARTE ADMINISTRATIVA “
“Formato Básico, como herramienta a utilizar en la organización de Eventos”
III. ETAPA “ PARTE OPERATIVA “
“Logística de Montaje de Eventos”
IV. ETAPA: PARTE DE EVALUACIÓN Y CONTROL
“Evaluación del desarrollo de la Guía”.
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I. ETAPA “DISEÑO PORTADA Y CONTENIDO DE LA GUIA”
Diseño de la portada y creación sistemática del contenido de la Guía (Índice)”
Personal de Meseros
Servicio de Alimentos
Bebidas
Monta e de mesas
G U I A
F U N C I O N E S
L O G I S T I C A S
DEL S E R V I C I O
DE ORGANIZACION
DE EVE N T O S
PASO A PASO
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CONTENIDO
I. ETAPA: Diseño , Portada y contenido de la Guía
“Diseño de la portada y creación sistemática del contenido
de la Guía ( Índice)”
II. ETAPA: Parte Administrativa
“Formato Básico, como herramienta a utilizar en la organización
de Eventos”
A. Tipo de Evento
B. Fecha del Evento ha realizarse.
C. Cantidad de invitados
D. Tipo de Montaje.E. Ambientación del Salón para el Evento.
F. Recurso humanos y servicio al cliente
G. Presupuesto la organización del Evento.
H. Establecimiento de Estrategias.
III. ETAPA: Parte Operativa
“Logística de Montaje de Eventos”
Paso1. Recepción de proveedores
Paso2. Revisión de materia prima
Paso 3. Verificación de sonido e iluminación de salón
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Paso 4. Limpieza de salón y Montaje de mesas y sillas
Paso 5. Montaje de mantelería
Paso 6. Decoración de salón
Paso 7. Pulido de Bajías, cubertería y cristalería.
Paso 8. Enrollados de cubiertos con servilletas de tela.
Paso 9. Montaje del servicio de la mesa
Paso 10. Montaje de estaciones de bebidas y/o alimentos.
Paso 11. Recepción de invitados.
Paso 12. Preparación de cristalería para brindis
Paso13. Seguimiento al servicio al clientePaso 14. Supervisión de alimentos ( Hora de servicio) en cocina
Paso 15. Servicio de los alimentos
Paso 16. Retiro de loza y cristalería sucia
Paso 17. Desmontaje de Salón
Paso 18. Limpieza de Salón.
IV. ETAPA: Parte de Evaluación y Control
A. Evaluación del desempeño
B. Realización de Ensayo
C. Realización de Prueba Periódica
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II. ETAPA “ PARTE ADMINISTRATIVA “
“Formato Básico, como herramienta a utilizar en la organización de Eventos”
A. Tipo de Evento:
Antes Que nada debemos saber que tipo de evento es el que se va atender, ya
sea este de tipo Empresarial o Social, entre estos podemos servir diferentes tipos
de menús entre los cuales se pueden mencionar:
1. El buffet :
a. Que es y cuando se hace?
Un gran desconocido en nuestro país, hasta hace, relativamente, poco tiempo que
ha sido muy popularizado por muchos hoteles y restaurantes. Podemos
describirlo como un "intermedio" entre la comida de plato servido y el evento tipocóctel. Es una comida con autoservicio "Self-service". El propio comensal es
quien debe servirse. A diferencia de otro tipo de comidas (como el lunch o el
cóctel que se toman de pie) el "buffet" se toma sentado. Una de las ventajas, es
que permite una gran libertad a las personas para moverse durante un
intermedio, tales como : ir al baño, hacer alguna llamada, interrelacionarse con
otras personas, saludar a algún conocido, entre otras.
En muchos restaurantes, existe un "buffet" para cada tipo de comida. Especifican
desayuno "buffet", comida "buffet" o cena "buffet". En la presente guía,
tomaremos también al Buffet , como una forma de servir un evento, ya sea este
de tipo social o empresarial, para los platos fuertes o para un refrigerio en el caso
de un seminario.
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b. Montaje adecuado para la mesa de un
servicio Buffet para eventos.
- El " buffet " cuenta habitualmente con dos
Móulos principales : uno donde se dispone
la comida los cubiertos, generalmente, y otro
donde se colocan las bebidas, la cristalería, la vajilla y las servilletas.
- En muchos hoteles y restaurantes cuentan con una "isleta" central donde sedispone todo en un solo bloque, comida, cubiertos, vajilla, etc. "circulando" los
invitados al evento alrededor de la misma, eligiendo los platos que deseen.
- La persona que se encargara de servir los platos , a medida que los invitados
vayan pasando, deberán recordar que nunca se deben llenar los platos
demasiado, y colocar cada platillo en forma proporcional para hacerle campo a
todo sin que sea vea amontonado. ( Recordar , que “la comida entra por los ojos”,
y un plato amontonado se ve ordinario y no es apetitoso.)
- El "buffet" puede ser frío, caliente o mixto (platos fríos y calientes), dependiendo
de el tipo de menú que la o el encargado de eventos ( ventas) ofreció al cliente.
- Los alimentos presentados deben ser sencillos de servir y de comer,
asegurándose de que el Hotel cuenta con toda la loza y cristalería necesaria para
su presentación de servicio de alimentos y bebidas ( A &B ) para con los clientes,
según lo ofrecido.
- Lo mejor es que en un servicio de "buffet" no se ofrezca un menú complicado,
tal como: caracoles, sopas y platos un poco engorrosos de servir o de transportar.
(Sobre todo cuando se ha vendido un servicio a domicilio, para un gran numero
de personas.)
FIGURA Nº 2
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- Como característica principal, de un servicio de buffet, podemos indicar que se
permite servir varios alimentos en un mismo plato, o solo se utilice este tipo demontaje para facilitar su distribución, siendo un plato normal conformado solo por
un plato fuerte, una guarnición, ensalada o vegetales.( eso dependerá mucho de
la forma en que se ha vendido el evento).
- A la hora de servir, se deberán utilizar
los cubiertos que hay de apoyo para esto
mejor conocidos como “ Plaque “.
- Uno de los principales "problemas" que presentan disgusto entre los invitados a
un evento con servicio de "buffet" es como movilizarse con el plato en la mano
hacia su mesa, ya que si las mesas del montaje se encuentran muy pegadas, a la
pared se deben empezar a levantar muy incómodamente.
- Por el contrario, si las mesas cuentan con un espacio prudente entre ellas y se
han dejado pasillo de acceso para la circulación tanto de los invitados como del
servicio del personal de banquetes del Hotel, esto aminoriza el disgusto de
algunos invitados de tener que caminar por el salón, por accesos complicados.
- Cuando se monta una meza Buffet, se debe dar una pista a los invitados de por
donde empezar a servirse, esta deberá ser la colocación adecuada de las
servilletas y los cubiertos suele indicar el punto de comienzo del "buffet". ( En
muchos casos se pueden hacer por medio de enrollados de servilleta con
cubiertos, estos son mas fáciles de manipular por los clientes) .
- Tener el cuidado de revisar “la estabilidad de las mesas” adonde se montara la
comida y lo s platos , ya que esto conlleva un peso considerable que podría
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desestabilizar una mesa y causar un accidente no deseado, a la ves de
imprevistos que pueden acabar de una forma desafortunada, tanto para el dueñodel evento, como para la imagen del servicio del lugar.
2. El Brunch :
a. ¿Que es?
La equivalencia en español podría ser un "tentempié"
A media mañana. La fusión del desayuno y el almuerzo
anglosajón (sobre todo en América). Originalmente, era la forma original de
recuperar fuerzas , durante as mañanas del fin de semana, después de la fiesta
y las copas nocturnas.
Actualmente, ha traspasado estos límites, haciendo su entrada en el mundo de
los negocios, y es utilizado en la mayor parte de los casos como buffet en
reuniones, congresos y seminarios en los que se hace un pequeño "descanso" o
receso a media o última hora de la mañana, para tomar algo, el termino en inglés
es ya conocido en nuestro país como "Coffe break", es en algunos casos, un
ligero "Brunch".
b. ¿ Cuando se hace un Brunch o Coffe Break?
- Por regla general, este tipo de comida es un descanso en medio de una reunión
de trabajo, curso, congreso o seminario, su duración es muy corta, y no debería
sobrepasar nunca la media hora.
- Por lo tanto se debe acordar desde un principio el horario de servicios de este,
ya que un retraso o adelanto del horario original acordado en un contrato altera la
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planificación de cocina, banquetes, y puede causar un disgusto tanto para los
clientes internos , como para los externos, lo cual causaría una muy mala imagen,todo iniciado por un mal entendido o por no haber sido acordado debidamente en
la venta.
c. Montaje adecuado para un
"Brunch" o “ Coffe break”:
- Dependiendo del lugar donde se lleve
acabo el evento , el "Brunch" o “ Coffe break” se
puede servir en el mismo sitio donde se celebra el encuentro (en reuniones
pequeñas, donde son pocos los participantes) , disponiendo de mesas auxiliares
(dos al menos) donde se colocará la comida y los "elementos" necesarios
;cubertería, vajilla, etc.
( Dependiendo de lo acordado entre el vendedor del evento del Hotel y el cliente
contacto, de preferencia bajo contrato escrito y firmado por ambos.)
- Si es un lugar utilizado para reuniones más amplias como un congreso o
seminario, donde implica un montaje mas elaborado en el salón, se tomará el
"Brunch" o “ Coffe break” en un salón aparte o en su defecto en un pasillo o jardín,
donde estará todo preparado para cuando se haga la pausa.
- Si se celebra en una empresa u otras instalaciones se puede ofrecer un servicio
a domicilio siempre y cuando cuenten con el espacio para el montaje, tanto del
lugar para la reunión como adonde colocar "Brunch" o “ Coffe break” .
- En servicios a domicilio se debe tomar en cuenta a la hora de la contratación ,
de un lugar disponible para el servios de meseros adonde descarguen el equipo
FIGURA Nº 5
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ya utilizado y adonde poder votar desperdicios , de preferencia si lo hubiera
sugerir u espacio de servicios del lugar , adonde también se cuente con un
lavaplatos.
3. El cóctel:
a. ¿ Que es ?
El cóctel es un tipo de evento cuyo montaje
puede celebrarse por diferentes motivos :
presentación de un producto, de un nuevo
servicio y ahora es muy usual que sea utilizado para eventos Sociales comoBodas civiles, compromisos matrimoniales, etc.
La denominación de cóctel, puede ser "equivalente" en cierta medida a un
aperitivo en español. Un cóctel es un acto "de pie" en el que todos los invitados
"circulan" libremente por el salón de la recepción.
b. Montaje para un Cóctel:
- Habrá que disponer de al menos dos
mesas principales. Una en la que suele
colocarse toda la comida, tanto dulce
como salado. En la otra se dispone toda
la bebida así como la cristalería, la vajilla
y las servilletas.
- En la mayoría de las ocasiones habrá servicio de meseros y ellos serán los
encargados de ir "circulando" entre los invitados ofreciendo en bandejas los
bocadillos o bocas y las bebidas.
FIGURA Nº 6
FIGURA Nº 7
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- La comida deberá ser presentada en pequeñas porciones (canapés) que se
puedan tomar de un solo bocado, evitando disponer comidas "engorrosas" para
comer de pie.
- También es habitual contar con una mesa de "descarte"( Mesa de apoyo) en la
que se depositan copas y otros elementos usados, o podemos esperar a que
pasen los meseros y las depositemos en sus bandejas vacías.
B. Fecha y horario del Evento ha realizarse
Cuando se va a dar un servicio de eventos es importante contar con la fecha
exacta y el horario de realizarse, ya que se debe programar salones, personal y
equipo para dicha fecha y hora reservada.
1. Tip:
a. La duración de un evento de este tipo no debería sobrepasar la hora, aunque
dependiendo de la magnitud del mismo y del número de invitados, podría
alargarse un poco más, y en nuestro país se puede considerar como un evento de
3 a 5 horas.
C. Cantidad de invitados
Es muy importante calcular o saber de antemano la cantidad correcta del número
de invitados para disponer del salón adonde se hará el montaje, además se debe
tomar en cuanta un rango de extras, por cualquier eventualidad que se ofrezca, ya
que debemos estar preparados tanto con mas comida , como con equipo de
reserva para aumentar el montaje.
1. Tip:
a. Haga cálculos entre los metros cuadrados disponibles del salón y el número de
invitados asistentes, ya que un montaje ajustado hace muy difícil moverse entre
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las mesas para poder circular fluidamente tanto para los meseros que prestan el
servicio como para los invitados . ( los hoteles deben contar previamente con
la capacidad de cada uno de sus salones o áreas para este u otro tipo de
recepciones.
D. Tipo de Montaje
Como ya mencionamos debemos estar informados de el tipo de evento que se
dará y la cantidad e invitados , dependiendo de estos datos se realizara un
esquema de montaje según lo acordado con el cliente, recordemos que el cliente
es el que manda, pero se debe asesorar a este en el montaje, ya que nosotrossomos los que sabemos las dimensiones del salón, y la capacidad de este.
1. Croquis de los diferentes tipos de montajes más frecuentemente usadas en los
medianos Hoteles y salones de recepciones en nuestro país
a. EVENTOS EMPRESARIALES
- TIPO ESCUELA
Todas las mesas se colocan en formación una tras otra con todas las sillas en un
mismo sentido viendo hacia al frente adonde un moderador estará colocado no
olvidar dejar un espacio razonable entre columnas para facilitar la circulación de
los asistentes.
Usos: Seminarios, Capacitaciones, Charlas, etc
FIGURA Nº 8
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Frente
- TIPO ESPIGA
Las mesas se colocan en formación oblicua una tras otra con todas las sillas
en un mismo sentido viendo hacia al frente adonde un moderador estará
colocado no olvidar dejar un espacio razonable entre ellas , para facilitar lacirculación de los asistentes.
Usos: Seminarios, Capacitaciones, Charlas, etc.
Frente
CRO UIS Nº 1
CRO UIS Nº 2
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- TIPO “ U”
Las mesas se colocan una tras otra formando una “u” como su nombre lo indica,
con las sillas por el lado de afuera, en un mismo sentido viendo hacia al frente
adonde un moderador estará colocado no olvidar dejar un espacio razonable
entre silla y silla , para facilitar la circulación de los asistentes.
Tener cuidado de no colocar la silla del extremo de la mesa muy a la orilla, ya que
esto le dificultara escribir o comer a la persona que allí se coloque.
Usos: Seminarios , Capacitaciones, Charlas, etc.
Frente
FIGURA Nº 9
CROQUIS Nº 3
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- TIPO AUDITORIUM
Este montaje tiene la característica de que no se colocan mesas, solo sillas en un
mismo sentido viendo hacia al frente adonde un moderador estará colocado no
olvidar dejar un espacio razonable entre silla y silla, y entre bloque y bloque,dejando pasillos para facilitar la circulación de los asistentes. Además podría
utilizarse una mesa principal con los moderadores al frente sobre una tarima para
la mejor visibilidad , de los asistentes, además de un podium con micrófono ( y un
sistema de sonido por medio de parlantes ), a un lado de la mesa principal, y
gradas de acceso a la tarima.
Usos: Charlas, Convocatorias, Asambleas, Actos de graduación, etc.
Sistema de sonido (Parlantes)
Gradas
Mesa Principal Tarima Podium
Pasillos
FIGURA Nº 10
CROQUIS Nº 4
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- MESAS PARA SEMINARIO-TALLER
Este tipo de montaje se puede utilizar cuando se dispone de un espacio
considerablemente grande y del numero de personas que participaran por mesa
de trabajo, pueden ser de 5 ,6, 8, 10 personas dependiendo de la necesidad del
cliente.
Usos: Seminario Taller, Mesas de trabajo por grupos, o también para desayunos
(ya sean estos empresariales o sociales)
FIGURA Nº 11
CROQUIS Nº 4
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b. EVENTOS SOCIALES:
- MESA PRINCIPAL
Esta puede variar entre una mesa rectangular , o una media “U“, con las sillas de
un solo lado para ver hacia el frente. Usualmente se colocan de 6 personas a 8 , o
un máximo de 10 , que frecuentemente son familiares , ya sean los novios o de la
quinceañera.
Usos: Bodas, Quinceaños, Graduaciones, entre otros.
Frente
- MESA PARA 8 o 10 PERSONAS
Este tipo de montaje se utiliza ya sea con mesa Redonda de 8 o 10 personas,
(aunque a veces a este tipo de mesa se le colocan 12 personas pero eso
dependerá del tamaño de la misma ), o con mesas Rectangulares, de 6 , 8 o 10
personas, también dependiendo de su tamaño.
FIGURA Nº 12
CROQUIS Nº 5
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224
Tener el cuidado de dejar espacio entre las mesa , no importa si es redonda o
rectangular.
Usos: Bodas, Quinceaños, Bautizos, Graduaciones, etc. Por lo general hay
también una pista de baile, por lo que el montaje se hará al rededor de esta.
FIGURA Nº 13 FIGURA Nº 14
CROQUIS Nº 6
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- MESAS PARA SERVICIO DE TES
Este tipo de montaje se realiza con una mesa larga y sillas al rededor de ella , con
ambas cabeceras en los extremos, en una de ellas se puede sentar la festejada.
Usos: Para Tes de Quinceaños, Baby Showers, despedidas de Soltera, etc.
E. Ambientación del Salón para el Evento
De acuerdo al tipo de eventos que sea el que se va a realizar , así será la
ambientación del salón, por eso es muy importante conocer todos los detalles de
este, para así brindarle la información adecuada a nuestro cliente de acuerdo a
nuestra experiencia al respecto, recuerde: uno solo puede “sugerir”, mas sin
embargo siempre se respetara el gusto y las preferencias de nuestro cliente para
su evento.
FIGURA Nº 15
CROQUIS Nº 6
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1. decoración del Salón de eventos
a. La iluminación
- Complemento perfecto a la decoración de la mesa, es la iluminación del salón
por lo menos a la hora de la comida, mantenerlas bajas pero no en penumbras,
mientras los clientes comen.(Siempre es preferible la luz natural. )sobre todo
cuando es un salón cerrado.
- Cuando es un área al aire libre se puede
apoyar el montaje con unos canopys o
toldos para evitar el fuerte reflejo del sol ,
o el sereno si es de noche.( estos también
se pueden decorar con guirnaldas o luces.)
- En ausencia, o escasez de luz natural , mejor halógenos y luces de calidad
similar. Cuidado con determinados tipos de focos a utilizar, ya que pueden alterar
la percepción de los colores (sobre todo en lo referente a los alimentos; un mal
color de éstos, los hará menos apetitosos).
- La utilización de candelabros y otros elementos de luz, no varían, por regla
general, la intensidad de luz necesaria para una correcta iluminación del area de
la recepción ya sea esta cerrada o abierta, en un evento de día o de noche.
FIGURA Nº 16
FIGURA Nº 17
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b. Plantas ornamentales
- En función del espacio disponible si fuera
un salón cerrado, alguna planta ornamental
(a ser posible poco aromática), e iluminada
con lucitas le darán a el lugar una armonía
perfecta para disfrutar de una agradable velada.
c. Faldones y luci tas
- Las mesas de apoyo, también se deben de decorar de una forma armoniosa,
sean estas la mesa para el pastel, la mesa para regalos, o la mesa del buffet o de
bocas
- Utilizar faldones bien fruncidos
( ya los venden así) o en s u
defecto faldonearla con alfileres
bien sujetos sobre el mantel base.
- La mesa también se viste y se adorna , aunque a veces lo olviden los clientes o
no lo sepan , usted debe saber sugerir y asesorar , teniendo los conocimientos
para ello.
F. Recursos Humanos y Servicio al Cliente
Dependiendo de la magnitud y del tipo
de evento que se baya a atender, así
será el tipo y numero de personal que lo
FIGURA Nº 18
FIGURA Nº 19
FIGURA Nº 20
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va a atender, entre estos se debe tomar en cuenta al personal administrativo, y al
operativo.
1. Las Relaciones Públicas, como parte de la imagen empresarial de LosMedianos Hoteles:
Las relaciones públicas la podemos definir como los esfuerzos que desarrolla
la empresa para tratar de crear un clima de simpatía y de buenas
relaciones con sus clientes objetivos.
En este sentido las relaciones públicas ayudan a evaluar las actitudes del público
respecto a una empresa o institución para después emprender una acción positiva
que trate eliminar todo lo que pueda provocar actitudes desfavorables hacia ellos.
Tanto las relaciones públicas como cualquier forma de comunicación tratan de
contribuir a la búsqueda del beneficio empresarial. La función profesional de las
relaciones públicas es promover armonía y comprensión mutua entre la empresay sus clientes y en este camino también juega un papel muy importante el
protocolo empresarial.
Para poder entender el fin último de las relaciones públicas hay que saber cuales
son sus soportes donde trabaja que a nuestro juicio y sin perjuicio de los medios
de comunicación como ya hemos apuntado podemos destacar todos los asuntos
públicos las relaciones con los distintos estamentos gubernamentales las
actividades financieras las de investigación etc.
Hay que recordar que la finalidad que persiguen las relaciones públicas es la de
llevarse bien con los diferentes públicos objetivos a los que vamos a dirigir
nuestra oferta.
-
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Sin perjuicio de que el objetivo más importante de
una empresa es su crecimiento económico ésta
no puede perder de vista las herramientas
comunicacionales que están a su disposición
para conseguir sus objetivos.
G. Presupuesto la organización del Evento
Cuando ya se tienen todos los datos , se le ofrece al cliente el menú indicado, lasbebida, decoración si el mediano Hotel cuenta con este servicio, música, etc,
dependiendo de lo que el cliente este dispuesto a invertir en su evento se le hace
un presupuesto preliminar, tomando en cuenta todos los detalles brindados por
nuestro cliente, y se negocia un anticipo de por lo menos el 50% del total .
Esto es para poder asegurarle la reserva del salón para la fecha que el cliente
necesita., por que se firmara un contrato de mutuo acuerdo y se le dará un recibo
por reservación del evento. ( Esto también nos asegura de que el cliente no se
retracte mas adelante.)
FIGURA Nº 21
FIGURA Nº 22
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Ejemplo de una hoja para Presupuesto:
PRESUPUESTO DE CONSUMO DE A & B PARA EVENTOS
TIPO DE EVENTO: _______________ FECHA DEL EVENTO___________________NOMBRE DEL SALON: _______________CLIENTE : ______________________ # DE ASIST. MIN ________ MAX _____
TELEFONOS: ______________________ E-MAIL: _____________________________
ANTICIPO DE RESERVACION $____________ RECIBO #__________ Fecha_________
OTROS:
_________________________________________________________
Cantidad Servicios Ofrecidos
Precio
Unitarios Sub- Total
$ $
$ $
$ $
$ $
$ $
H. Establecimiento de Estrategias
1. Estrategias de servicio al cliente:
No todo el mundo entiende que el servicio al cliente es crear una experiencia, de
hacer sentir, de superar las expectativas del cliente y no solo limitarse con hacer
un "buen" trabajo o cubrir solo las expectativas. El cliente más importante para los
Medianos Hoteles, es el talento humano, sus empleados. Se requiere entonces
un equipo muy bien seleccionado, entrenado, preparado y motivado que
trabajando en equipo no solo superen las expectativas del cliente si no las
propias.
-
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a. Plan de Acción:
Se requerirá de capacitar al personal idóneo para que a la vez estos transmitan
los conocimientos aprendidos al resto de personal, en el área de : Seminario de
Servicio al cliente en el área Hotelera.
CUADRO Nº 15
Estrategia Nº 1
Nombre de la Estrategia Vender y Servir
Objetivo : Inculcar en cada participante un espíritu
vendedor, y que el participante aprenda a ver
en cada persona a un cliente potencial.
Alcance: Todo el personal de los Medianos Hoteles,
principalmente a los vendedores.
Acciones:
• Dar Charlas, Capacitaciones a todos los
empleados de los Medianos Hoteles, paraque brinden un mejor servicio de Atención
al Cliente.
• Capacitar de una forma mas detallada a
las personas encargadas de la
organización de eventos en los Hoteles.
Responsable:
• Encargado de las Relaciones Publicas
del Hotel.
• Empresa especializada el servicio al
cliente.
Periodo: Quincenalmente.
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CUADRO Nº 16
Estrategia Nº 2Nombre de la Estrategia El Servicio de la Mesa.
Objetivo : Brindarles a los presentes, conocimientos
básicos y elementales que enriquezcan sus
conocimientos, en el área del servicio de la
mesa.
Alcance:
Todo el personal de servicio (Meseros),
Acciones: • Convocar reuniones, para capacitar a los
profesionales de servicio.
• Insistir en la forma correcta de poner la
mesa.
• Hacerles evaluaciones con respecto al
servicio de mesa.
Responsable: • Gerentes de los Medianos Hoteles,
Profesional de Relaciones Públicas.
Periodo: Semanal.
-
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CUADRO Nº 17
Estrategia Nº 3
Nombre de la Estrategia
Hoja de Eventos
Objetivo : Establecer un formato, para mejorar la
obtención de información necesaria de los
clientes, del evento a realizar.
Alcance: Encargado de la venta de salones, para la
realización de eventos.
Acciones: • Anotar la información que se pide en el
formato.
• El encargado de la organización tiene
que explicar a sus clientes cada uno de
los puntos que se tocan en el formato.
Responsable: • Responsable del servicio de
organización de los eventos de los
Medianos Hoteles.
Periodo: Dependiendo con que frecuencia realizan
eventos en el Hotel.
-
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Ejemplo del Formato de trabajo interno para el personal de eventos:
FORMATO: “ HOJA DE EVENTO”
INFORMACION DEL CLIENTE:NOMBRE _________________TELEFONOS: ____________________________
TIPO DE EVENTO: ______________________________________________
FECHA DEL EVENTO: ______________________________________________
CANTIDAD DE ASISTENTES: _______________________________________
TIPO DE MONTAJE: _______________________________________________
AMBIENTACION DEL SALON: ______________________________________
# DE RECURSO HUMANO Y DE SERVICIO AL CLIENTE
SUPERVISOR _____ MESEROS _____ BAR TENDER ______LIMPIEZA _____
MONTAJE
Descripción o croquis:
# de MENUS_____ PRECIO $_______c/u
HORA DEL SERVICIO _________
Descripción del menú:
OBSERVACIONES:Limpieza:Iluminación:Decoración:Sonido:Equipo:
PRESUPUESTO DEL EVENTO: $__________
ANTICIPO : fecha # de recibo1er. $ ______ ___________ __________2º $ ______ ___________ __________3º $ ______ ___________ ___________
-
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CUADRO Nº 18
Estrategia Nº 4
Nombre de la Estrategia¿Quien hace qué?
Objetivo :
Hacer ver a los participantes sus
obligaciones y sus responsabilidades según
su puesto
Alcance: Profesionales de servicio (Meseros)
Acciones: • Aclarar las funciones de cada miembro
del personal..
• Supervisar al personal si esta
cumpliendo con sus labores.
Responsable:
• Encargado del servicio de
organización de los eventos de los
Medianos Hoteles.
• Gerentes
• Propietarios.
Periodo: Siempre que se realicen eventos en el Hotel.
2. Estrategias de Venta, en Eventos Sociales.
Estas estrategias tienen como objetivo llevar a cabo actividades promociónales
para estimular la demanda de los servicios y obtener resultados a corto plazo, con
las promociones los niveles de ventas pueden incrementar satisfactoriamente
-
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durante periodos de demanda baja. Como finalidad se quiere alcanzar un
incremento del 30 % sobre los volúmenes actuales de venta como resultado de la
aplicación de las diferentes promociones de servicio en cuanto a la organización
de eventos.
CUADRO Nº 19
Estrategia Nº 1
Nombre de la Estrategia
“ Paquete Luna de Miel”
Objetivo :
Demostrar a los recién casados, que pueden
contar con un Mediano Hotel, y tener todas las
comodidades necesarias para pasarla bien.
Alcance:
Todas las parejas que tienen propuesto contraer
matrimonio. Todas las parejas que están o estarán
de aniversario.
Acciones:
• Hacer publicidad de promociones por medio de
todos los medios de comunicación.
• Todo un fin de semana, con todos los gastos
pagados por llevar a cabo un evento en las
instalaciones del Hotel.
Responsable:
• Encargado de las promociones del Hotel.
• Encargado de la Publicidad del Hotel.
• Propietario.
Periodo Todo los meses del año.
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CUADRO Nº 20
Estrategia Nº 2Nombre de la Estrategia Paquete de Decoración de Salones
Objetivo :
Dar un buen servicio de decoración a los
clientes
Alcance:
Todos los clientes reales y potenciales de los
Medianos Hoteles, que deseen realizar
eventos en sus instalaciones.
Acciones: • Llenar la “Hoja de Evento”, Depende del
tipo de evento, crear una serie de
decoraciones de un eventos, elegir la mas
adecuada, dependiendo del gusto de los
clientes y del presupuesto.
• Depende del tipo de evento, si se eligió
como decoración los arreglos florales, el
Hotel le hace como promoción, brindarles
el servicio de decoración de sillas( Forros
de Sillas)
Responsable: • Encargado de la organización de eventos
del los Medianos Hoteles.
• Encargados de la decoración del Hotel.
Periodo: Fechas especiales, 14 de Febrero,
-
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CUADRO Nº 21
Estrategia Nº 3
Nombre de la Estrategia Paquete de Discoteca
Objetivo : Dar a los clientes nuevas opciones a la
hora de la realización de los eventos.
Alcance: Todos los clientes reales y potenciales de
los Medianos Hoteles, que deseen realizar
eventos en sus instalaciones.
Acciones: • Si los clientes adquieren un paquete
completo de evento, el Hotel, les
brindará el servicio de Discoteca.
• Si las reservaciones se hacen en un
periodo determinado, a estos
clientes, de igual forma contaran con
Discoteca de manera gratuita.
Responsable: Los organizadores de eventos, Gerentes delos Medianos Hoteles, Gerentes y
Propietarios.
Periodo: Fechas especiales, especialmente Navidad
y Año Nuevo.
-
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3. Estrategias Venta, para Eventos Empresariales:
CUADRO Nº 22
Estrategia Nº 1
Nombre de la Estrategia “ Visita al cliente”
Objetivo :
Conocer a los clientes potenciales, que
estén interesados en hacer eventos en las
instalaciones de los Medianos hoteles.
Alcance:
Todos los clientes potenciales de los
Medianos Hoteles.
Acciones:
• Asignar a ejecutivas de ventas,
para la visita a las deferentes
empresas.
• Efectuar una serie de preguntas,
para que ellas realicen la entrevista
a los encargados de la
organización de eventos de las
deferentes Empresas.
• Tomar datos de los Eventos que
estas Empresas realizar, como
también los gustos a la hora de la
realización de eventos.
Responsable: Lic. De Relaciones Publicas de los
Medianos Hoteles, Gerentes, Propietarios.
Periodo: Durante todo el año.
-
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III. ETAPA “ PARTE OPERATIVA “
“Logística de Montaje de Eventos”
Paso1. Recepción de proveedores:
Los proveedores se con vierten en unos aliados a la hora de la logística de la
organización de un evento; los cuales deben ser enterados con anticipación de las
necesidades del hotel por requerimientos especiales que ha hecho el cliente,
estos a su vez deben comprometerse previamente con el hotel en cuanto a
puntualidad de entrega, abastecimiento , y precios.
Estos son entre otros, la persona que entrega los vegetales, la carnicería, la
empresa de bebidas gaseosas y cerveza, las discos móviles, floristerías y
entretenimiento subcontratado por el Mediano Hotel.
Paso 2. Revis ión de materia prima:
Recordemos que un Mediano Hotel ya establecido como los que se ha tomado en
cuenta para la investigación , ya cuenta además de una infraestructura , con su
materia prima en este caso llamado equipo de trabajo, como o son , vajillas,
mantelería, mesas , sillas, charolas, vasos, copas, cubertería, etc.
Por esta razón el personal encargado debe velar por el buen mantenimiento del
mismo, y se revisa con anticipación para prever contratiempos futuros, en el caso
de no contar con algún equipo requerido como por ejemplo canopys ( para un
evento al aire libre) este se deberá de contratar a través de un proveedor de
confianza con el que ya se haya trabajado anteriormente .
Paso 3. Verif icación de sonido e iluminación de salónCuando ya se ha verificado la limpieza del salón también se debe seguir con lo
siguiente:
1. La iluminación del salón, es de un buen organizador, que siempre con mucho
tiempo anticipado, realice la revisión de la iluminación del salón, en caso que haya
deficiencia en una luz, esta deberá ser inmediatamente repuesta.
-
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2. A la hora del traslado del equipo de sonido, este deberá ser revisados
pacientemente, cada uno de sus conexiones, prueba de micrófonos, bocinas,
entre otros.
3. En caso de instalar discotecas o aparatos de sonido privados, es de suma
importancia saber donde se colocaran, esto depende del tipo de evento a
realizar.
4. Verificar la ubicación de los toma corrientes, y donde esta los interruptores en
caso de emergencia.
Paso 4. Limpieza de salón y montaje de mesas y sillas
Limpieza del salón
La limpieza del salón es indispensable, ya que se debe empezar a montar en un
salón ya preparado para recibir a los clientes, recordar que a veces las
instalaciones se encargan de entregar un salón limpio , pero los encargados de la
decoración necesitaran que se les indique en que área pueden trabajar , y
adonde pueden botar la basura que resulte de la decoración.
1. El encargado de la limpieza, deberá de buscar los recipientes, para colocar la
basura.
2. desocupara todo el local, para mejor organización y limpieza.
Es recomendable que no se vea como la única que se hará, ya que
constantemente tendrá que repetir la acción.
Montaje de mesas y si llas
1. Ya con todo lo anterior verificado se procese a trasladar las sillas y mesas al
salón del evento, esto depende del tipo de evento y el montaje elegido por los
clientes.
-
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2. tomando en cuenta los diferentes tipos de montajes, se debe elegir con
anterioridad uno de ellos, dejando espacios adecuados de circulación tanto
para los invitados como para el servicio de meseros, esto dependerá de la
disposición del espacio del salón.
Paso 5. Montaje de mantelería
Una vez montado el “ Esqueleto “ ( Montaje de mesas sin mantelería):
1. Se coloca la mantelería a cada mesa, se debe tener en cuenta el color del
sobre –mantel, o cubre mantel, esto dependiendo de la ocasión y del pedido del
cliente.
a. Cubre manteles: Mesas redondas o rectangulares entre estos se encuentra una
gran variedad, de colores y diseños , pero todo dependerá del gusto y elección
previa de nuestros cliente.”
b. La mantelería
- ¿Manera fácil de poner un mantel?
i. El mantel es el vestido principal de la mesa. Salvo para comidas familiares
(incluso en estas, debería evitarlo).
FIGURA Nº 23 FIGURA Nº 24FIGURA Nº 25
-
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243
ii. Es muy recomendable utilizar un bajo-mantel o cubre mantel, que sirve
para varias cosas importantes: evitar que el mantel resbale, proteger la
mesa de comidas calientes, evitar humedades por el derrame de líquidos,
proteger la mesa de golpes y evitar ruidos durante el servicio de mesa. (
Además de ocuparse como elemento de decoración según la ocasión así
será su color, siempre sobre el mantel Blanco, por lo general.)
iii. El bajo-mantel o cubre mantel nunca debe ser mayor que el tamaño del
mantel, para que no sobresalga.
iv. Tampoco debe ser muy grueso, para que no haga el efecto de estar debajo
de una "colchoneta"
v. El mantel debe cubrir al completo la mesa, pero sin colgar hasta el suelo.vi. La regla general es que solamente debe colgar, como mucho, un tercio de
la distancia que haya desde la mesa hasta el suelo. Por supuesto,
tampoco deberá quedar corto, dejando al descubierto una parte de la
mesa, o quedando al "ras" de la mesa, tapando justamente el borde de la
misma.
vii. Si el mantel es calado es obligatorio poner un cubre o "fondo" para evitar
que se vea la mesa. viii. El mantel debería conjuntarse con la mayor parte de elementos que
componen la mesa. ( Con la vajilla, con los adornos, etc. )
ix. El color más utilizado y elegante es el blanco, y los colores pastel suaves o
el color marfil.
x. En determinadas ocasiones, como Navidad por ejemplo, se pueden utilizar
manteles con diversos motivos referentes a la fecha.
xi. Las servilletas, deben estar a juego con el mantel, o al menos irconjuntadas con el (si no pertenecen al mismo juego). Éstas se colocan a
la derecha del plato, ( aunque en diversos libros de protocolo las sitúan a la
izquierda también.)
xii. Encima del plato, no se debería aunque también se hace, usualmente para
eventos. ( es un elemento imprescindible en toda buena mesa. )
-
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xiii. Habrá que contar con servilletas de recambio para poder cambiarlas a lo
largo de la comida (sobre todo si vemos que hay algunas muy sucias).
xiv. El tamaño más utilizado es de 50 x 60 cms.( aunque existen variedades.)
xv. Se doblan en forma de triángulo o de rectángulo y se dejan a la izquierda
del plato (o la derecha como dijimos anteriormente).
xvi. Los doblados artísticos están permitidos en fiestas sociales o
empresariales, para darle más realce al montaje de la mesa.
xvii. Y recordar nunca meter la servilleta en
la copa, salvo en las ocasiones cuando
ha sido la petición de un cliente. ( Es poco formal.)
Paso 6. Decoración de salón
El salón o área adonde se realizara el evento debe estar acorde a la ocasión ,
esto se puede crear con arreglos florales, cuando es un empresarial.
1. Se investiga que tipo de evento Empresarial se realizará y el tipo de invitados,
si sin personas del país o son Extranjeros, esto influye en los arreglos, ya que
si son de los primeros mencionados, se recomiendan centros de mesa bajos,
flores de colores calidos, en cambio para eventos de extranjeros se
recomiendan, centros de mesa altos, con flores de colores fríos.
2. los globos, se utilizan para las bodas, de color blanco, la decoración con ellos
se basara al gusto de los clientes y los cumpleaños, de igual forma de penderadel gusto de los clientes, entre otros. Este detalle dependerá mucho del
presupuesto.
a. Elementos de decoración
La decoración es el complemento ideal para rematar una elegante puesta de
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-
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mesa o montaje de un salón. Una mesa elegante no es una mesa recargada.
Recuerde que un adorno nunca debe ser un estorbo. La regla de oro para decorar
una mesa debería ser: no se crean barreras con la decoración. Evite aislar a sus
invitados con elementos decorativos demasiado voluminosos.
Calcule el número de invitados y el espacio disponible en las mesas para saber
con que espacio cuenta para poder decorar la mesa.
- Decoración de la mesa:
i. Los candelabros y los centros de mesa, son
Elementos más utilizados en la decoración.
ii. Las velas solo deben ponerse en las
cenas, y si se encienden, se hace después
de que los invitados se han sentado a la mesa.
iii. Si se opta por utilizar centros de flores, ya sean naturales o secas, deben ser
flores sin perfume, ya que pueden interferir con el aroma de la comida y la bebida.
( Aunque esto queda a elección del cliente, pero puede sugerirse.)
iv. Los centros de flores, tampoco deben tapar a los invitados. Deberá elegir
diseños muy bajos, para permitir que los invitados se vean unos frente a otros.
v. La mesa no solamente la componen el mantel, los cubiertos, la vajilla y la
cristalería, sino que hay una serie de elementos que ayudan a darle un mayorrealce y belleza a la mesa, claro esta que como se menciono antes dependerá de
las presencias del cliente, y de la ocasión que se este celebrando.
FIGURA Nº 27
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vi. Salvo ocasiones especiales en los
Que la decoración es muy marcada,
e incluso podíamos decir que son
exageradas, como es en la Navidad.
vii. Las mesas deben ser discretas
y con pocos elementos decorativos. La elegancia no tiene nada que ver con la
abundancia de adornos u objetos decorativos.
b. Centros de mesa:
- A parte de los centros de flores (que suelen ser de forma triangular, rectangular
o alargados y redondos), se pueden optar por otros elementos decorativos en
función del tipo de comida y del sitio.
- Centros de frutas, o detalles originales
como un tronco de árbol hueco y
barnizado , pequeños centros de
pétalos de flores ( por supuesto sin
perfumar), cuencos llenos de canicas
de colores, etc.
- Una norma fundamental es que ningún elemento decorativo debe estorbar o
aislar a los invitados. (Un elemento decorativo no es más elegante por que tenga
un gran tamaño.)
Tampoco los elementos decorativos deben estorbar a la buena marcha del
servicio habitual de la mesa, así como a la disposición de los alimentos sobre la
mesa (salseras, fuentes, etc.).
FIGURA Nº 28
FIGURA Nº 29
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En el caso de los centros de mesa hay que tener en cuenta algunas cuestiones
importantes:
- No deben hacerse centros de mesa con flores o elementos decorativos defuerte olor o perfume. Además de molestar a los invitados puede interferir con los
aromas de los platos a servir. El olfato es un complemento imprescindible para el
paladar.
- Los centros de mesa deben ser proporcionales al tamaño de la mesa. Un 15-
20% del tamaño total de la mesa es bastante apropiado. ( Es decir, en una mesa
de dos metros de larga, un centro de 40 cms. de largo mantendría una buena
proporción respecto al tamaño general de la mesa. )
- Los centros de mesa, mejor si guardan relación también con su forma. A una
mesa rectangular, le queda bien un centro de mesa rectangular. A una mesa
redonda, uno redondo. A una mesa ovalada, uno ovalado.
- Se pueden combinar varias formas en mesas de gran tamaño, o cuando se
monta una mesa buffet, o ya sea una mesa para una isla de bocas, en el caso de
un cokctail.
- Dependiendo del motivo de la comida
o del país de origen de nuestros invitados,
se pueden hacer "efectos" o formas especiales
(Los colores de la bandera de un país, por ej.)
- El centro de mesa debe guardar cierta armonía con el resto de la decoración de
la mesa. La función del centro de mesa es complementar la decoración general
de la mesa no llamar la atención.
FIGURA Nº 30
-
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- Y por supuesto, no se olvide de los otros elementos a combinar: mantelería,
vajilla, cristalería y cubertería.( Esto dependerá de la ocasión y las posibilidades
económicas del cliente.)
Ej. Un evento infantil, un bautizo, una boda, etc.
- Entre los elementos clásicos en la decoración de una mesa están los
candelabros, combinados con los centros de mesa aunque no es imprescindible.
(Pocos elementos y bien distribuidos.)
c . Los forros para las sillas
Otro elemento que da mayo r realce y
elegancia a una recepción son los forros
para la sillas, estos acompañados con
lazas de Satín u Organza , del mismo
tono que el cubre mantel.
( Esto dependiendo de la ocasión o del
gusto del cliente, aunque siempre se debe
asesorar a este sobre la combinación de colores.)
Paso 7. Pulido de Bajías, cristalería y cubertería.
1. Bajía o loza:
Cuando ya el montaje esta hecho se empieza a pulir la bajilla o loza , los cubiertos
y cristalería que se va a ocupar durante el evento, esto se hace por que con la
manipulación esta queda con marcas y aparenta estar sucia.
En ocasiones es rentada y la traen sin pulir , hay que verificar estos detalles para
no tener una mala impresión de nuestros clientes, o de sus invitados.
FIGURA Nº 31
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a. Tipos de montaje de la cubertería:
- Montaje para mesa formal. - Montaje para mesa informal.
La utilización es muy sencilla: se empieza utilizando los cubiertos más alejados
del plato (de fuera hacia adentro)
Para el Montaje de mesa formal, se debe hacer el s iguiente proceso
- Es muy importante mencionar que en el Mantel: No debe mostrar marcas de
dobleces, y ha de caer de forma pareja por todos los costados. Para comidas
formales y banquetes es preferible el color blanco.
- La servilleta: Se coloca doblada, en forma rectangular, sobre el plato llano. Si
se va a usar un plato hondo, se coloca a la izquierda del comensal, antes de los
tenedores.
FIGURA Nº 33FIGURA Nº 32
-
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- Las Copas: Se sitúan de izquierda a derecha, en el orden siguiente: agua, vino
blanco, vino tinto y cava.
- El Plato de pan: Allí se corta el pan, siempre con las manos. Se coloca al ladoizquierdo del comensal hacia el centro de la mesa.
- El Plato llano : Se coloca justo frente al comensal, sobre el plato base. En
mesas muy formales suele ser blanco y de porcelana.
- El Plato base o platón: Puede ser de plata sola, plata y oro combinados,
metal blanco o vidrio. El platón sirve para marcar la alineación de los invitados. Su
uso es opcional.
- Los cubiertos: Se colocan todos a la vez, alineados por su empuñadura, y
acomodados de acuerdo al orden de uso, desde afuera hacia adentro.
- Los cubiertos de postre: Deben estar en posición paralela el tenedor con los
dientes orientados hacia la derecha y la cucharilla para la azúcar del café detrás
de éste, orientada hacia la izquierda.
Todos este proceso a seguir es para las Mesas Formales, en las cuales, se deben
de seguir cada una de las indicaciones que se presenta, con el objetivo de brindar
un buen servicio de montaje de cubertería.
Para el montaje de Mesa informal
- El Mantel: Son habituales los de algodón, con algunos estampados. También
se usan los individuales o cubre manteles.
- Plato principal: Se coloca al frente del comensal, o cliente.
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- Los cubiertos: Se colocan todos a la vez, alineados por su empuñadura, y
acomodados de acuerdo al orden de uso, desde afuera hacia adentro.
- Plato de pan: También se usan las cestas de mimbre, para que cada quien
tome un trozo de pan. ( Eso dependerá de la forma de servicio que se utilice
en el Hotel)´.
- Servilleta : Basta con hacerle un sencillo doblez y colocarla sobre el plato, o
a la izquierda de éste.
- Copas: Se ponen dos; Una para el agua a la izquierda y otra para el vino a la
derecha.
- Se coloca al frente del plato la cucharita para la azúcar para el café.
b. La Cristalería
Como ya sabemos que tipo de evento es el que se va
a servir, verificamos que tipos de copas y de vasos se va
utilizar, y su colocación, esto dependerá si queremos
hacer un montaje en cada mesa, o tener reunida toda la
cristalería en la estación de bebidas ( Bar. ) para que de
ahí se estén sirviendo todas las bebidas.
La cristalería, al igual que la vajilla, marca y distingue una mesa. Si desea poner
una mesa elegante opte por diseños sencillos y de cristal transparente (evite el
uso de copas de color.)
FIGURA Nº 34
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1. Las piezas básicas con las que debemos contar en una cristalería para
Banquetes son:
- Podemos enumerar algunas: copa champañera, copa de Brandy, copa de
cóctel, copa para agua, vaso de Whisky, jarra de cerveza, etc.
a. Copa de Coñac
b. Copas de Vino Blanco
c. Copas de Vino Tinto
d. Copa para Champagne.
( Tipo Flauta)
e. Copas para Agua
FIGURA Nº 35 FIGURA Nº 36
FIGURA Nº 37
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NOTA:
“ Cada bebida tiene su copa, en la mayoría de los casos, por lo que debemos
saber que tipo de bebidas se va a servir durante el evento.”
- Las copas, y cualquier pieza de cristal, quedan muy brillantes si se la friega con
una combinación de agua con vinagre y se deja secar en un escurridero, sin
frotarla con ningún paño.
- Si la cristalería es muy fina, tenga cuidado con los cambios de temperatura al
fregarla o sacarla del lavavajillas, ya que una corriente de aire podría resquebrajar
o romper algunas piezas.
- Si tiene algún resto pegado, nunca utilice un estropajo metálico ya que podría
rayar su cristalería.
TIP: No utilice la copa como servilletero.
- También debe evitar utilizar cristalerías muy talladas o de cristal no transparente,
pues privaría a los clientes de apreciar el color y el cuerpo del vino.
- Si hay dos copas de vino, la del vino blanco suele ser de menor tamaño, debido
a que el mismo se debe tomar "frío" y se sirve menos cantidad, pero más veces.
- No es habitual colocar en la mesa más de 4 tipos de copas.
NOTA:
Evite meter la servilleta en las copas, al menos en las comidas formales
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C. La cubertería
Luego de haber pulido adecuadamente los tenedores, cuchillo, cucharitas, etc., se
procese a colocar los ya sea en la mesa, o en la estación de servicio de
alimentos. ( Buffet)
Al igual que la vajilla, es un elemento imprescindible en cualquier mesa, ya sea
formal o informal. En cuanto a sus diseños y tamaños, podemos decir que hay
tantos como fabricantes. Aunque la mayoría de cubiertos sigue una línea básica,
nos podemos encontrar verdaderas "rarezas" o maravillas.
El material más utilizado es, generalmente, el acero inoxidable, aunque existen
otros materiales, que no por ser menos utilizados, son también de gran calidad,
como son la plata y la alpaca. Estos últimos suelen ser solo utilizados en
ocasiones puntuales.
- El Hotel debe elegir un de diseño sobrio y elegante de cubertería, la cual le
puede valer para cualquier ocasión.
- Evitar elegir formas raras o diseños incómodos.
- La gran variedad de cubiertos existentes, podemos
decir que, es casi ilimitada.
FIGURA Nº 38
FIGURA Nº 39
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- Cada plato tiene un cubierto especial. Podemos encontrarnos cubiertos para
marisco, caracoles, para cortar tartas, para servir legumbres, etc. ( Aunque
raramente se utilicen, algunos pueden ser verdaderamente útiles.)
- Está totalmente prohibido utilizar, bajo ningún concepto, cubiertos de plástico o
madera. ( Resta elegancia y seriedad al evento)
- Salvo, alguna comida en el campo o finca ( recomendado dependiendo del tipo
de ocasión , o de la preferencia de parte del cliente) aún así, si podemos evitarlo,
mucho mejor.
- En cubertería del Hotel o departamento de Banquetes se recomienda contar almenos con: cucharas, tenedores, cuchillos y cucharillas de postre.
Paso 8. Enrollados de cubiertos con servi lletas de tela
Esto se realizara si es que se a optado por montar una mesa buffet, y entonces se
van a colocar los cubiertos.
1. En primer lugar si se define que se hará un buffet, entonces, se realizara el
enrollado con la servilleta, esto depende del tipo de banquete que se servirá.
2. Se colocan sobre la mesa del servicio de alimentos en el extremo del final de
los alimentos, esto facilita la manipulación a los clientes, y evita accidentes al
transportarlos hacia su mesa, o podemos también colocarlos siempre en forma
enrollada sobre cada mesa.
Paso 9. Montaje del servic io de la mesa
Este se realizara cuando se va a ofrecer un plato servido en la mesa , se colocan
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todos los utensilios de cubertería , menos los platos con la comida, hasta la hora
de servirlos saldrán desde la cocina.
1. Descripción de la colocación:
a. El cuchillo se coloca a la derecha del plato, con el filo hacia adentro de la mesa.
( Apuntando hacia el centro de esta).
b. La cuchara se coloca a la derecha del cuchillo con la concavidad hacia arriba.
c. Y el tenedor se coloca a la izquierda del plato, con las puntas hacia arriba.
d. Los cubiertos de postre se colocan en la parte superior del plato , y en otras
ocasiones solo se ponen en el momento de servir los postres.
e. Los cubiertos se colocan a 3 ó 4 cms. de distancia a cada lado del plato.
f. La cristalería se colocará al lado derecho .
g. El plato para el pan se colocara a la izquierda del plato.
h. La servilleta de lino , puede colocarse sobre el plato, o a un lado de este
(Izquierda) , o al frente; con la decoración que mas se prefiera( abanico, cisne,
vela, velero, etc.)
Paso 10. Montaje de estaciones de alimentos y/o bebidas
Estos se realizaran si vamos a dar un servicio de buffet, en cuanto a la comida o
un servicio de bebidas de tragos servidos, es decir cuando el mesero ofrecerá la
bebida a cada mesa, y lleva luego los tragos que se le han pedido.
TIPS:
1. Las bebidas se sirven por la derecha haciendo lo mismo que para las fuentes.
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2. Se sirve con la mano derecha retirando la mano izquierda hacia atrás o bien
pegada al cuerpo para que estorbe lo menos posible.
3. Hay que estar atentos a las necesidades de los comensales ( Clientes ), por lo
que se hace necesario estar pendientes de las necesidades de los comensales.
4. No se debe esperar a que nos avisen para rellenar las copas.
5. Lo mismo para cualquier otro servicio, como el del pan, hielo, ceniceros,
encendedores, entre otros.
Paso 11. Recepción de invitados
A la hora de la recepción , la persona encargada en el Hotel de recibir a los
invitados deberá estar vestida adecuadamente, con su respectivo traje sastre, con
detalles dorados, medias, zapatos formales y elegantes, así cuando lleguen los
encargados del evento encontrar una cara conocida a quien poder acudir en casode una eventualidad.
NOTA:
“ Esta persona puede ser o el capitán de meseros o la vendedora del servicio.”
Paso 12. Preparación de cris talería para brindis .
Suponiendo que el evento requiera un brindis, ( esto
Se sabrá con anterioridad) debemos tener las copas
y las botellas preparadas para la hora indicada por
la persona encargada del evento.
FIGURA Nº 40
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Esto evita retrasos, y nerviosismos entre los asistentes , y habla muy bien de la
buena organización del lugar.
Paso13. Seguimiento al servicio al cliente
Durante la recepción la persona encargada se la supervisión del evento por parte
del hotel deberá permanecer pendiente de las necesidades que se presenten, y
acercarse de modo sutil al organizador del evento para preguntarle si todo marcha
bien.
Preguntas como:
1. ¿Se seguirá el programa tal como esta o han surgido detalles de última hora?
2. ¿han asistido mas personas de las que se esperaban?
Paso 14. Supervisión de alimentos (Hora de servicio) en cocina.
Como ya sabemos de antemano la hora acordada para servir los alimentos,
debemos estar pendientes con el proceso de la cocina, estando en contacto conel chef, y recordándole la hora del servicio, si fuera necesario, o algún cambio en
el horario para este.
Paso 15. Servicio de los alimentos
A la hora de servir la cena se debe tener todos los utensilios a la mano, bandejas,
charolas, etc.
1. El servicio de mesa empieza por la señora de mayor importancia y luego sigue
por el resto de señoras.
2. Posteriormente se sirve a los caballeros y en último lugar se sirve a los
anfitriones.
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3. Si se da el caso, de que en la reunión solo hay hombres, como excepción, se
puede servir primero a la anfitriona o anfitrión, y luego al resto de los
caballeros.
4. Se sostiene la fuente con la mano izquierda y se retira la derecha detrás de la
espalda para que el comensal se sirva con mayor comodidad; También el
mesero(a) puede servir al comensal.
5. Se sostiene la fuente con la mano izquierda y se retira la derecha detrás de la
espalda para que el comensal se sirva con mayor comodidad; También el
mesero(a) puede servir al comensal.
6. Hay que mantener la fuente a una altura prudencial para que al comensal no le
sea demasiado inaccesible la misma.7. En el caso de un buffet, no se debe servir una cantidad excesiva de comida
por dos razones fundamentales: dejar comida en el plato, por haberse
excedido en la cantidad.
8. Si el servicio viene “Emplatado” o en plato servido desde de la cocina,
excepcionalmente, se puede servir por la derecha (aunque como hemos dicho
anteriormente , se sirve por la izquierda).
9. Cuidado con inclinar demasiado la bandeja, puede caer salsa y manchar alcomensal ( cliente ), la mesa, la silla, etc.
10. Las repeticiones se pueden hacer a petición de los anfitriones o bien a petición
de los comensales (cosa menos habitual).
11. Los anfitriones observando el ritmo de la comida, e incluso por los comentarios
de sus comensales, pueden indicar al servicio que se de una o dos
repeticiones de cualquier plato.
Paso 16. Retiro de loza y cristalería sucia
Luego que todos los invitados han comido, se procese a empezar a retira los
platos sucios, esto de una forma amable y verificando que la persona ya a
terminado de comer.
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1. Retiro de loza sucia
a. Una vez que se llega a los postres se retiran de la mesa todos los útiles que ya
no se utilizarán: vinajeras, aceiteras, salseras, saleros, cubiertos no utilizados, etc.
b. El pan solo se deja si hace falta para el postre (por ejemplo, si se va a poner
algún tipo de queso en el postre). De lo contrario también se retira.
c. Es recomendable pasar también un recoge-migas para dejar la mesa un poco
más limpia.
d. Una vez que los anfitriones depositan sus cubiertos sobre el plato en posiciónde finalización (las cuatro y veinte, de las agujas de un reloj ) , y dejan la servilleta
en la mesa, se da por concluida la comida de esa persona, señal para acercársele
y poderle preguntar de una forma educada y amable , si se le puede retirar el
plato.
e. Los platos se retiran por la derecha.
f. Hay profesionales que optan por una fórmula más complicada, que consiste en
retirar los platos con la mano izquierda y reponer platos limpios con la mano
derecha. Es menos complicado retirar primero un plato y reponer posteriormente
otro.
g. No se deben amontonar en el mueble auxiliar, sino que deben retirarse de lavista de los comensales inmediatamente, mucho menos cuando es un servicio al
aire libre. (Dejarlos ahí causa disgusto y una mala impresión del servicio del lugar)
h. Los muebles auxiliares son de tránsito no de almacenamiento (y menos de
platos , cubiertos y cristalería sucia).
FIGURA Nº 41
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2. Retiro de cristalería sucia
a. Las bebidas se sirven por la derecha haciendo lo mismo que para las fuentes.
b. Se sirve con la mano derecha retirando la mano izquierda hacia atrás o bien
pegada al cuerpo para que estorbe lo menos posible.
c. Hay que estar atentos a las necesidades de los comensales ( Clientes ), por lo
que se hace necesario estar pendientes de las necesidades de los
comensales.
d. No se debe esperar a que nos avisen para rellenar las copas.
( Lo mismo para cualquier otro servicio, como el del pan, hielo, ceniceros,
encendedores, entre otros.)
Paso 17. Desmontaje de Salón
Cuando ya el evento ha finalizado, se espera que el ultimo invitado se retire, para
poder empezar a desmontar o retirar todo lo utilizado, se cuentan las servilletas,
cubertería, loza y cristalería, según el numero montado al inicio, para guardarlo ,
se retiran los manteles, se doblan sillas, y se retiran las mesas.
Paso 18. Limpieza de Salón
Como al inicio se trata de dejar el salón lo mas limpio que se pueda retirando,
globos, arreglos florales, etc, para dejar lo menos posible de cosas, que el
personal de limpieza posteriormente limpiara, para poder volver a usar el salón,
para un nuevo evento.
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IV. ETAPA “ EVALUACIÓN Y CONTROL “
El propietario o el Gerente de cada uno de los Medianos Hoteles deberá evaluar
trimestralmente el desempeño del personal con el refuerzo de la Guía de
Relaciones Públicas implementada, para que de esta manera se puedan aplicar
las medidas correctivas y dar un seguimiento adecuado al buen uso de la Guía.
Se sugiere que la evaluación se realice de la siguiente forma:
A. Evaluar el desempeño de los empleados por medio
de una encuesta de servicios pasada a los clientesde eventos , teniendo previamente una evaluación
antes de poner en marcha la ayuda de la guía, lo cual
servirá como parámetro para medir el desempeño y la
opinión del cliente.
Ejemplo del Cuestionario a pasar:
Formato de Evaluación y Control
Objetivo: Medir el desempeño y opinión del cliente.
1. ¿Cómo considera que han sido los Eventos que ha realizado con anterioridad
en el Hotel?
Excelentes Buenos Malos
2. ¿Cómo define el servicio que ha recibido por parte del encargado de la
organización de sus eventos?
3. ¿Cómo considera que ha sido la atención al cliente que le han brindado todo el
personal del Hotel en la realización de sus eventos?
Excelentes Buenos Malos
FIGURA Nº 42
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B. Realizar de manera ensayos, sobre montaje de eventos, mantelería, utensilios,
servicios de A &B, servicio al cliente, etc., de forma que se puedan identificar
errores que aun se están cometiendo o mejoras en el desempeño del personal de
A & B.
C. Realizar una prueba periódica de seguimiento a
algunos clientes al azar vía telefónica o por medio
de e-mail, para sondear la percepción de la atención
prestada en eventos pasados.
Ejemplo de encuesta rápida:
Formato de Encuesta Rápida
Objetivo: Conocer la percepción de la atención al cliente
1. ¿Cómo considera que fue la organización de su evento?
2. ¿Considera que se le brindo una buena atención al cliente?
3. ¿Hubieron detalles que se pasaron por alto?
4. ¿La decoración fue como lo esperaba?
5. ¿Tomaría el Hotel nuevamente para eventos futuros?
FIGURA Nº 43
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3. PLAN DE IMPLEMENTACIÓN
a. Objetivos
- Objetivo General
Proporcionar a los medianos hoteles comercializadores de servicios lineamientos
generales para la exitosa implementación de una guía de Relaciones Públicas.
- Objetivos específicos
i. Dar a conocer en una forma clara y sencilla las estrategias de la guía de
Relaciones Publicas para mejorar las funciones logísticas.
ii. Presentar una serie de acciones que deben desarrollarse para poner en
marcha las estrategias.
iii. Definir las responsabilidades de los involucrados en la implementación de
la guía.
b. Estrategias de Implementación
- Capacitar al personal en atención al cliente y adiestramiento para que seacapaz de llevar a cabo el desarrollo de las estrategias.
- Contactar con los encargados de las ventas de servicios de eventos para que
sean estos los encargados de instruir al personal idóneo a los diferentes
puestos.
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- Elaborar una hoja de sugerencias para evaluación constante del personal e
instalaciones, del mediano hotel.
- Motivar al cliente frecuente , proporcionándole un descuento porcentual en su
próximo evento dependiendo de la magnitud de éste.
- Por medio del correo electrónico se enviará a los clientes la actualización de
la información constante sobre las promociones en cuanto al servicio que se
ofrece.
c. Políticas
- La guía tendrá vigencia de un año.
- La tarjeta tendrá vigencia de 6 meses
- El envió de las tarjetas para establecer relaciones con el cliente devera
programarse una vez al mes y con debida atención.
- Solicitar como mínimo dos investigaciones de los recursos con que cuenta.
d. Acciones
Las acciones mas importantes que deben tomarse en cuenta para la
implementación de la guía son las siguientes:
ACCIONES A CORTO PLAZO
- Presentación de la propuesta de la guía de Relaciones Publicas, a los
gerentes Generales y/o propietarios de los medianos hoteles.
- Divulgación por parte de los gerentes y/o propietarios acerca de las estrategias
a las áreas involucradas para que su implementación tenga el éxito deseado.
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- Concientizar al personal a participar activamente en la puesta en marcha de la
guía.
- Implementación de la guía de relaciones Publicas relacionado al cargo de l