monitoring dan evaluasi partisipatif jaka suryana
TRANSCRIPT
Monitoring dan Evaluasi
Jaka [email protected]
Jakarta, 3 Oktober 2019
Kementerian
Pertanian
READSI
Rural Empowerment and Agricultural Development
Scaling-up Initiative
10
9
8
7
6 5
4
3
2
1 Referensi
Pedlak
Rancang SME
Pedoman M&E
Pelatihan M&E
Daring SME
Progress LF
Lap. READSI
Lap. Konsultan
Dashboard
RURAL EMPOWERMENT AND AGRICULTURAL DEVELOPMENT SCALING UP INITIATIVE
(READSI)
No 14Kegiatan (Ruang Lingkup)
Tahun 2019 Tahun 2020 Tahun 2021
Agu Sep Okt Nov Des Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agu Sep Okt Nov Des Jan Feb Mar Apr
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21
1 Identifikasi dan Studi Referensi READSI X
2Membantu penyiapan Pedoman Pelaksanaan READSI
X X X X
3 Merancang Sistem M&E X X4 Menyusun Pedoman pelaksanaan M&E X X X X
5Menyusun kurikulum dan materi pelatihan/penyegaran M&E
X X X X
6Merancang format standar pelaporan (dashboard)
X
7Merancang Sistem Informasi Manajemen (MIS)
X X X X
8
Berkolaborasi dengan Tenaga Ahli IT menyusun daring sistem untuk M&E on line
X X X
9
Menyiapkan alat/instrumen untuk mengukur keluaran dan hasil (logframe)
X X
10Membantu menyiapkan laporan READSI
a. Laporan Triwulan X X X X X X Xb. Laporan Semester X X Xc. Laporan Tahunan X X X X
11
Membantu READSI dalam menyiapkan rencana kerja (bulanan, triwulan, tahunan)
X X X X X X X X
12Laporan lainnya yang relevan dan sesuai penugasan NPMO:
a. AOS – Annual Outcome Survey X X X X X Xb. Penyiapan AWPB Nasional X Xc. Laporan kemajuan logframe X X X X
14
Penyusunan laporan individual Konsultan M&E (Pendahuluan,Bulanan, Triwulan, Semester, Tahunan, Draft, Akhir)
X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X
JADWAL KEGIATAN
SIM DAN M&E READSI
NATIONAL PROGRAM MANAGEMENT OFFICE
(NPMO)
Konsolidasi Data dan Pengambilan
Keputusan tingkat Nasional
Diseminasi Lap. untuk semua
stakeholder tkt. Nasional dan
IFAD
Konsolidasi Data dan Pengambilan
Keputusan tingkat Propinsi
Diseminasi Lap. untuk semua
stakeholder tkt. Propinsi
PROVINCIAL PROGRAM SUPPORT UNIT (PPSU)
DISTRICT PRROGRAM MANAGEMENT OFFICE (DPMO)
M&E OFFICER KABUPATEN
OPERATOR KOMPUTER
Pengolahan dan Analisis Data (Konsolidasi
data)
Diseminasi per Kecamatan, desa
dan Kelompok untuk stakeholder
Kab. Ke bawah
-Simpan Pinjam-On farm
-Simpan Pinjam-On farm
-Simpan Pinjam-On farm
- Off farm
-Simpan Pinjam-Prod Ternak
Kel Tani(T. Pangan dan
Horti)
Kel. Tani (T. Perkebunan)
Kel. Lahan Pekarangan
Terpadu
Kel Tani Ternak
Monitoring dan Evaluasi Mandiri secara
Partisipatif (PME)
Tingkat
Nasional
Tingkat
Propinsi
Tingkat
Kab.
Tingkat
Desa
Kegiatan
KETERANGAN:
Aliran data ME (Bulanan)
Umpan Balik/Refleksi
Laporan
TIM PENGARAH
KABUPATEN
TIM PENGARAH
PROVINSI
TIM PENGARAH
NASIONAL
Pencatatan data Bulanan dan Triwulan
PPL (Penyuluh) dan FD (Fasilitator Desa)(Data input dengan Smartphone/ Tablet/ Laptop)
NoKegiatan M&E Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agu Sep Okt Nov Des Jan
Kegiatan M&E di tingkat NPMO
1Penyusunan laporan semester dan
tahunan
2Pertemuan evaluasi pencapaian
Program
3 Pertemuan tim pengarah pusat
4
Rekapitulasi data lapangan
(kelembagaan, keuangan, demo, SL,
prasarana, pelatihan, dll)
5 Penyiapan AWPB Nasional
6FGD dan wawancara informan kunci
(per tema atau output based)
7Pertemuan rutin bulanan (staf READSI
Pusat)
Kegiatan M&E di tingkat PPSU
1Penyusunan laporan semester dan
tahunan
2Pertemuan evaluasi pencapaian
Program
3 Pertemuan tim pengarah provinsi
4
Rekapitulasi data lapangan
(kelembagaan, keuangan, demo, SL,
prasarana, pelatihan, dll)
5 Penyiapan AWPB Provinsi
6FGD dan wawancara informan kunci
(per tema atau output based)
7Pertemuan rutin bulanan (staf READSI
Provinsi)
Usulan Kegiatan M&E Tahunan
Usulan Kegiatan M&E Tahunan
No Kegiatan M&E Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agu Sep Okt Nov Des Jan
Kegiatan M&E di tingkat DPMO
1 Penyusunan laporan semester dan tahunan
2 Pertemuan evaluasi pencapaian Program
3 Pertemuan tim pengarah kabupaten
4Rekapitulasi data lapangan (kelembagaan,
keuangan, demo, SL, prasarana, pelatihan)
5 Penyiapan AWPB Kabupaten
6FGD dan wawancara informan kunci (per
tema atau output based)
7 Pengumpulan data monitoring
8Pertemuan rutin bulanan (staf READSI,
PPL, Fasdes dan Konsultan)
Kegiatan M&E di Tingkat Desa
1 Pencatatan pemb. prasarana desa
2 Rekapitulasi kegiatan demo Poktan se desa
3 Rekapitulasi kegiatan SL se desa
4 Rekapitulasi pembukuan keuangan Poktan
5Rekapitulasi kegiatan usaha individu dan
Poktan (farm recording) se desa
6
Pertemuan kajian kemajuan kelembagaan
dan usaha Poktan (analisis form monitoring
Poktan)
Kegiatan M&E di Tingkat Poktan
1 Pencatatan kegiatan Pertemuan Poktan
2 Pencatatan kegiatan Teknis Poktan
3 Pencatatan pembukuan Poktan
4Pencatatan kegiatan usaha individu dan
kelompok (farm recording)
5Pengisian form monitoring (kelembagaan
dan usaha) Poktan
33%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
0 2 4 6 8 10 12 14
Kemajuan READSI (TOTAL) - Simulasi
Rencana Realisasi
Monitoring dan Evaluasi
Partisipatif
Menggali,
menganalisis &
menggunakan
informasi
Pengambilan
Keputusan
Kemampuan:
• Manajemen
• Masyarakat
Rasa percaya diri & rasa memiliki
masyarakat terhadap program
Sistem M&E - READSI
• Manajemen Program:
Three in One AWPB
• Pemberdayaan:
M&EP(Monitoring Dan Evaluasi Partisipatif)
Three in One AWPB
• AWPB Perencanaan
• AWPB Monitoring
• AWPB Pelaporan
M&EP
• Monitoring
• Dari, oleh dan untuk Pemanfaat
• Evaluasi
• Dari, oleh dan untuk Pemanfaat
Apa itu Monitoring & Evaluasi?
Monitoring adalah:
proses mengumpulkan dan mengelola data/informasi secara teratur dan rutin terhadap intervensi program,
Apa itu?
(i) Input,
(ii) Output,
(iii) Kegiatan,
(iv) Proses.
Evaluasi adalah: proses mengumpulkan dan menganalisis informasi secara periodik tentang sejauh mana program telah memiliki efek/ pengaruh dan dampak yang diinginkan,
Apa itu?
(i) Hasil (Outcome),
(ii) Tujuan akhir program (Goal),
DUA TINGKATAN KEGIATAN
MONITORING DAN EVALUASI
Outputs
Activities
Inputs
Impact (Dampak)
Outcomes (Hasil)
Outputs
Monitoring Results and Impact(strategic management)
Assess whether outputs produce the expected results « Are we doing the right things? »
Monitoring Process and Operations(operational management)
How are inputs used to produce outputs« Are we doing things right? »
Monitoring proses dan operasional
(manajemen operasional)
Bagaimana input digunakan untuk
menghasilkan output
Evaluasi Hasil dan Dampak
(strategi manajemen)
Menilai apakah output
menghasilkan Outcome dan
Dampak yang diharapkan?
Siklus M&E
Merancang
Sistem M&E
Pengumpulan data
dan mengelola
informasi
Refleksi secara kritis
untuk perbaikan aksi
Mengkomunikasikan
dan melaporkan hasil
PERENCANAAN DAN KEGIATAN
M&E
RencanaRencana
Tindakan
Monitor
EvaluasI Tindakan
Monitor
Evaluasi
Mengapa M&E program Diperlukan?
• Mendukung staf program dengan menyediakan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan (NPMO, PPSU, DPMO);
• Menyediakan informasi kepada pejabat senior program dan pemerintah tentang kemajuan program, efek dan dampak (laporan kemajuan dan presentasi pada COSOP - IFAD);
• Mendeteksi kecenderungan perubahan dengan tepat waktu yang dapat mencegah kegagalan program dan memfasilitasi penyesuaian yang diperlukan untuk perbaikan kegiatan dan strategi program (bentuk sederhana MIS di Excel atau “Software custom”);
• Sebagai "pembelajaran“ dalam memperbaiki pelaksanaan dan meningkatkan kemungkinan untuk mencapai dampak yang diharapkan (penilaian outcome tahunan & manajemen pengetahuan).
• Akuntabilitas untuk negara donor (kontrol keuangan).
Siapa pemangku kepentingan langsung &
utama dan pengguna M&E?
Stakeholder program langsung
► Pemanfaat utama (Anggota Kelompok Tani)
► Tim manajemen program (NPMO, PPSU, DPMO)
► Instansi/mitra pelaksana (Bappeda, Dinas,
Mars, BPTP, .....)
Pemanfaat lain informasi M&E adalah:
► Pejabat Pemerintah
► Lembaga Kerjasama
► IFAD
► Negara Anggota IFAD
► Lembaga penyandang dana (Co-financiers)
St-holder Peranan dalam READSI Peranan dalam M&E
NPMO
Koordinasi, manajemnen,
Pelaksanaan.
Pelatihan & dukungan pelaksanaan M&E,
Pengambil keputusan untuk penyesuaian
kedepan dan berbagi informasi/ laporan
kemajuan dengan para mitra.
PPSU
Berpartisipasi dalam
pengembangan
kapasitas
Memfasilitasi
pelaksanaan semua
kegiatan program di
wilayah provinsinya.
Mengawasi kegiatan monev, mengumpulkan
informasi, memasukkan data dalam sistem
pelaporan, analisis data,
Berbagi informasi dengan petugas
pelaksana komponen tentang kemajuan
kegiatan dan mengidentifikasi masalah.
DPMO
Menyediakan fasilitas
untuk penerima manfaat
program.
Melaporkan bulanan / triwulanan kepada PPSU
tentang kegiatan dan penerima manfaat
program.
Peran Stakeholder dalam Prrogram dan M&E
Stakeholder Peranan dalam READ Peranan dalam M&E
Penyedia
Jasa
Mobilisasi
Masyarakat
Memastikan pengelolaan
Kelompok Tani berjalan/berfungsi
secara berkelanjutan .
Melaporkan bulanan dan triwulan kepada
DPMO kegiatan yang dilakukan di desa-desa
dampingan, masalah yang dihadapi dan saran
untuk perbaikan.
DINAS
TERKAIT
Menjamin hubungan antara
penerima manfaat dan lembaga
pemerintah, mentransfer
pengetahuan tentang praktek-
praktek pertanian,
mengembangkan peluang pasar,
serta advokasi dalam perumusan
kebijakan.
Memonitor kegiatan di lapangan, menganalisis
data/informasi, mengintegrasikan dengan
kegiatan Dinas, dan memberikan masukan /
saran kepada DPMO / PPSU untuk perbaikan
manajemen dan pelaksanaan READSI
kedepan.
PEMANFAATMenjamin adanya pelaksanaan
kegiatan program di desa-desa.
Mencatat kegiatan kelompok (SL, demo,
simpan pinjam, kegiatan lain), berdiskusi untuk
menganalisis kemajuan kelompok
Melalui FD, meberikan masukan dan
mengusulkan kepada DPMO tentang
kemajuan kelompok untuk perbaikan kedepan.
Sistem PelaporanDari -
ke
Bln Tri Sem Thn AWPB/
LFr
AOS PCR
NPMO –
IFAD - - V V V V V
NPMO –
SC- - V V V V V
NPMO –
LPA V V V V V V V
PPSU –
NPMO V V V V V - -
DPMO –
PPSU V V V V V - -
DESA –
DMU V - - - - - -
Poktan –
DESA V - - - - - -
KAIDAH PELAPORAN
Triw-1 Triw-2 Triw-3 Triw-4
Jan-Mar Apr-Jun Jul-Sep Okt-Des
Semester-1 Semester-2
Jan-Jun Jul-Des
Tahunan
Bulanan-1 Bulanan - 12
Jan Des
Pelaksanaan M&E
dalam Siklus Program
eksternal
internal
2019 2020 2021 2022 2023
AOS/AWPB/LF
BaselineEvaluasi Akhir
Program (PCR)
Evaluasi
Akhir
Program
Monitoring dan Pelaporan Bulanan
Evaluasi dan Pelaporan Semester & Tahunan
MTR
AOS/AWPB/LF AOS/AWPB/LFAOS/AWPB/LF
25