Universidad Nacional Abierta y a Distancia - UNADEscuela de Ciencias Básicas, Tecnología e Ingeniería

Ingeniería de Sistemas

Presentado por:

YANETH GIOVANNA LOPEZ CAPERA CODIGO: 55.131.740AURA MILENA LACHE CODIGO: 52.737.648

ALEX MARIA SOLERA MERCADO

Presentado a:

CARMEN ADRIANA AGUIRRE CABRERA

Auditoria de SistemasGrupo: 90168_5

Noviembre 2014

INTRODUCCIÓN

El presente trabajo de auditoría de sistemas nos ayuda a identificar la importancia de la planeación de la auditoria informática, depende de la eficacia y eficiencia de sus sistemas. Hoy en día, las organizaciones estructuran su información en sistemas debido a ello, es de vital importancia que éstos funcionen de forma correcta e ininterrumpida para la productividad y supervivencia futura de una organización.

Las consideraciones que se deben tener en cuenta para un plan de auditoría informática en una organización.

La identificación de la empresa en forma general.

OBJETIVOS

Analizar la información y elaborar un informe de situaciones detectadas

Elaborar el Dictamen final

Comprender la importancia de realizar una adecuada informe de una Auditoria.

Identificar los aspectos importantes un plan de auditoría informática.

INTRODUCCION

Para el desarrollo del informe se direcciono en el fortalecimiento de la información primaria la Entidad actualizó el procedimiento de PQRS, el cual prioriza el ingreso, radicación, gestión, respuesta, notificación, seguimiento y evaluación de las diferentes peticiones que presentan los diferentes grupos de interés al SENA a través de los canales de comunicación dispuestos como: el buzón físico, contact center y la página web.

El SENA para mejorar la eficiencia y oportunidad de respuesta de las PQRS, se adelantó pruebas de un nuevo aplicativo llamado Sede Electrónica, quien está en la capacidad de manejar como sede

A. Presentar el informe de auditoria

INFORME FINAL

AUDITORIA INFORMATICA EN EL SENA A LA APLICACIÓN ONBASE

(1º de Enero a 30 de Junio de 2014)

Fecha Auditoria: Octubre y Noviembre de 2014

Áreas \ Dependencias:

Área Gestión documental - Líder Nacional de OnBase Secretaria General - Grupo Administración de Documentos

ASPECTOS GENERALES DEL PROCESO DE AUDITORIA

Metodología: Técnicas de auditoría aplicadas como entrevista, observación, comparación, revisión y análisis documental de datos y sistemas de información.

Procedimientos efectuados: Reunión de Auditoría con cada una de las áreas mencionadas, análisis de datos y verificación de la información documental.

OBJETIVOS DE LA EVALUACIÓN:

1. Verificar los controles que se están realizando en la recolección de información.

2. Verificar las cargas y tiempos laborales. 3. Verificar la socialización, sensibilización y capacitación en la aplicación

ONBASE.

Marco Normativo:

Manual de Proceso, Correspondencia Recibida, 2006 Manual de Proceso, Correspondencia Producida, 2006 Manual de ONBASE Cliente Web, 2006 Instructivo Cliente Web, aplicativo ONBASE, abril de 20011

Alcance

Evidenciar el cumplimiento del proceso de mejoramiento continuo referente a las Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQRS), tramitadas durante el período comprendido entre el 1º de Enero al 30 de Junio de 2012 con base en lo establecido en el marco normativo mencionado.

Antecedentes

Desde el 2004, se reglamentó el trámite de peticiones, quejas, reclamos, consultas y felicitaciones presentadas ante el SENA como un mecanismo que permite controlar y mejorar los objetivos institucionales del SENA. En la misma define los elementos necesarios para la realización de dichas actividades las cuales fueron actualizadas, así:

En forma directa o presencial, mediante comunicación en soporte físico radicada en cualquiera de las Unidades de Correspondencia.

Vía telefónica a través de la línea gratuita de atención al cliente. De manera virtual, a través del portal o página web del SENA, a través del

banner lateral derecho “Peticiones quejas y reclamos” o seleccionando en el menú superior la opción “servicio al ciudadano”, donde usted podrá registrarse y hacer seguimiento directamente en los siguientes links: http://sciudadanos.sena.edu.co/SolicitudIndex.aspx

A través del correo servicioalciudadano@sena.edu.co diligenciando  el formulario diseñado para este medio y cuyo seguimiento solamente se podrá hacer a través de las líneas telefónicas.

EVALUACIÓN DE LA INFORMACIÓN PARA EL PERIODO ANALIZADO

Con base en la información recibida del área responsable del proceso se obtiene la siguiente información:

ADJUNTAR LO SIGUIENTE LAS TABULACION ES, GRAFICAS, TORTAS U OTROS

RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN SEGÚN LA MUESTRA SELECCIONADA

CON LOS INSUMOS DEL PUNTO ANTERIOR ANALIZAR LAS TABULACIONES PRESETNADAS

CONCLUSIONES

RECOMENDACIONES

Elaborado por: Aprobado por:

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx XXXXXXXXXXX

Profesional Oficina de Control Interno Jefe Oficina de Control Interno

Control de Documento

Nombre Cargo Fecha

Elaboró

Revisó

Aprobó

Control de Cambios

Versión Fecha de Aprobación Descripción del cambio Aprobó

0X

0X

b. Analizar la información y elaborar un informe de situaciones detectadas

De acuerdo al informe realizado se observa la falta de gestión por parte de los responsables de atender cada una de las solicitudes (PQRS) que realizan los usuarios, también se evidencia debilidad en el control y seguimiento a las mismas. Hay un 6% de PQRS en estado vencimiento de términos.A pesar de haberse realizado ajustes el aplicativo ONBASE soporte tecnológico con el que cuenta la Entidad para la Administración, Control y Seguimiento de las PQRS, presenta debilidades las cuales se han señalado en este informe tales como falta de para metrización y unificación de las áreas o unidades responsables (áreas de Dirección General, Regionales y Centros de Formación,) y falta de unidad de criterio en otros campos como nombre de los solicitantes y un alto porcentaje de PQRS no tienen asociada la respuesta generada.° La información reportada en la base de datos sobre las PQRS presenta inconsistencias de diversa índole, situación que no permite efectuar una evaluación más objetiva sobre la gestión realizada a las peticiones y demás solicitudes de los usuarios o peticionarios. Dentro de las inconsistencias encontradas están entre otras PQRS sin asignar fechas, fechas erróneas, datos registrados que no corresponden al campo o requisito definido en el aplicativo ONBASE, campos sin información, registros duplicados, etc.Al comparar el estado de algunas PQRS por ejemplo en estado Vencimiento de Términos frente a la fecha de respuesta no es consistente la información. Además no es clara la diferencia entre algunos estados como entregado a funcionario y entregado en dependencia o entre respuesta generada y archivado

C. Elaborar el Dictamen final

Una de los procesos que se debe tomar frente a este informe, es asegurar la configuró a través del aplicativo ONBASE la opción para el registro automático a través de la página web, de las PQRS-DA que se denomina Portal Ciudadano.

• Se habilitaron usuarios a nivel nacional para que todos los líderes de PQRS-DA ingresen al aplicativo ONBASE y adelanten las consultas y reportes pertinentes.

• Capacitación en el manejo y operación del aplicativo al Líder de PQRS especialmente y por videoconferencia a los usuarios de consulta de ONBASE.

La correlación de las PQRS con los procesos administrativos y judiciales a través del aplicativo ONBASE, solo puede darse a través de la integración de los aplicativos ONBASE y Procesos administrativos y judiciales.

RECOMENDACIONES

° Generar estrategias para que a nivel de Regionales, Centros Formación y Áreas de Dirección General se logren reducir los tiempos y la pertinencia en la respuesta a las PQRS radicadas por los clientes externos e internos.

° Elaborar informes trimestrales o bimensuales y comunicarlos a las Regionales y Áreas de Dirección General, con el fin de promover oportunidad en las respuestas.

° Realizar los ajustes o correctivos al aplicativo ONBASE en cuanto a la unificación de nombres de las Áreas y Regionales, solicitante, fechas, entre otros campos y la obligatoriedad de diligenciar los espacios requeridos cuando se estén indexando o radicado las PQRS, de tal manera que se incluya toda la información necesaria para la generación de los reportes y su correspondiente análisis.

CONCLUSIONES

El control interno tiene que proporcionar análisis, valoraciones, consejos e información, contribuyendo a propiciar los cambios en la estructura de la organización y en los métodos de gestión, en un ambiente abierto.

Cambios que no tienen que venir del exterior, pues un liderazgo en continua tensión adaptativa y aprendiendo debe ser algo endógeno a la estructura de la organización

El control interno constituye una herramienta útil para la gestión, pero no la sustituye. Los controladores internos deben ser incorporados, no añadidos en una empresa si una compañía se centra en las operaciones existentes e incorpora controles en las actividades operativas básicas, normalmente puede evitar procedimientos y costes innecesarios al igual que incorporar controles en las estructuras operativas suele generar nuevos controles, lo que hace mas agiles a las entidades.

BIBLIOGRAFIA

http://noris14.wordpress.com/2011/06/10/control-interno-informatico/http://aabbccddee.galeon.com/winpy.htmlhttp://www.sena.edu.co/acerca-del-sena/quienes somos/Paginas/Direcciones-Oficinas-y-Organigrama.aspx http://www.sena.edu.co/acerca-del-sena/quienes-somos/Paginas/Manual-de-Funciones.aspxhttp://www.sena.edu.co/transparencia/gestion-de-evaluacion-y-control/lists/informes/i_pqrs_2sem_2012.pdf