módulo seriados
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Módulo de SeriadosHorizon
Por Saraí Rodríguez JiménezOficina de Sistemas de Información
Administración CentralUniversidad de Puerto Rico
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Objetivo
Conocer los pasos a seguir para llevar el control y registro de las publicaciones seriadas utilizando el Módulo de Horizon.
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Etapas o pasos Creación de un registro
bibliográfico para cada título. Creación de por lo menos un
registro de Item para cada título Creación de un registro de copia
para cada manifestación del título que tiene la biblioteca (impreso, electrónico, micro, etc)
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Etapas o pasos
Creación de las predicciones Registro del acervo existente Registro de los ejemplares que se
van recibiendo
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Introducción
Para propósitos de esta presentación, se presume que el título de revista a ser trabajado ya ha sido ingresado y trabajado en la base de datos.
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Registro de Item para la publicación Se recomienda crear por lo menos un
Registro de Item para cada título ya que el Registro de Item le da presencia al título en el Catálogo Público.
Puede crearse un Registro de Item para todo el título, registros de item para cada año o volumen publicado del título o registros de items para cada ejemplar.
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Registro de Item El Registro de Item puede ser útil para:
Obtener datos estadísticos de los items (volúmenes) contenidos en la colección de revistas.
Prestar el título utilizando el Módulo de Circulación.
Conocer cuánto circulan los volúmenes o ejemplares de la revista.
Obtener estadísticas de circulación por título y/o volumen.
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Busque el título en Horizon y envíelo a Serials Control
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Seleccione Serials Control y oprima el botón OK
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En la pantalla de Copy, seleccione el botón New
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Proceda a llenar todos los encasillados que presenta la pantalla de Edit: Serial Copies
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Utilice los ´Codes´ para llenar los espacios que así lo requieran.
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Copy Record (Registro de Copia)
La información que se incluye en este registro va a ser utilizada para controlar todos los trabajos que se realizan con la publicación. Cómo y cuándo se va a reclamar A quién se le compra Cuándo se renueva
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Copy Record (Registro de Copia) Cont…
Instrucciones especiales para manejar la publicación.
Si la publicación va a circular Si se imprimen etiquetas Si se hace resumen de acervo. Si se le crea items Si los items creados son con o sin
barcodes Cómo circula, etc.
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Ejemplo de un Registro de Copia
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Predicción
Seleccione el botón Prediction
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Si no ha trabajado el título, la pantalla debe aparecer en blanco.
Seleccione el botón New
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Pantallas utilizadas para hacer la predicción
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Predicción : Run
Run se refiere a si son los ejemplares regulares de la suscripción o algún otro ejemplar como indice, suplemento, etc.
Seleccione de los códigos disponibles. Por lo general para el Run se selecciona Main.
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Predicción : Appl. Date Escriba el Appl. Date. Esto se
refiere a la fecha cuando se van a comenzar a registrar o recibir los ejemplares utilizando el módulo.
Se puede utilizar la fecha desde el 1ro de enero o cuando comienza un nuevo volumen.
Oprima OK cuando haya terminado.
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Se procede a llenar la pantalla que está al fondo
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Información requerida para la pantalla de Prediction
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Información requerida para la pantalla de Prediction
Esta pantalla ya está alimentada con
información registrada en la pantalla anterior y del
Copy Record
Proceda a completar la información requerida
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Información de las pantallas de Prediction
Ord. usualmente se comienza con 0 y según se crean otras pantallas similares para el mismo
título, se sigue una secuencia numérica en
las pantallas subsiguientes. Se crean nuevas
pantallas cuando hay excepciones, índices, etc.
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Información de las pantallas de Prediction
Las fechas Start… y End… se refieren al
año natural. Se incluye mes y día en
cada encasillado siguiendo el formato que se ilustra. Estas fechas aparecen (por
diseño) cuando se abre la ventana.
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Información de las pantallas de Prediction
Las excepciones se crean cuando la revista se publica
con una frecuencia diferente durante algún tiempo del periodo de
suscripción. De lo contrario estos encasillados
permanecen en blanco
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Excepciones a la predicción principal
Las excepciones se refieren a periodos cuando el título se publica con una frecuencia diferente.
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Información de las pantallas de Prediction
Se indican las fechas (mes y día) cuando comienza y termina la excepción.
La revista College and research libraries news publica un solo
ejemplar durante los meses de julio y
agosto.
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Información de las pantallas de Prediction
Si hubiera otra excepción a la predicción, se
selecciona New y…
Se registra el nuevo periodo
cuando comienza y termina la excepción. De la misma manera se registran
otras excepciones seleccionando New
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Información de las pantallas de Prediction
Indique cuánto va a tardar para reclamar los ejemplares que no llegan e indique si desea que se
cree el resumen del acervo. Deje en blanco No. of Rcpts. y Sum of
Delays.
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Información de las pantallas de Prediction
El cronology pattern se
selecciona de la lista de códigos
Chronology pattern
Chronology pattern se refiere a la forma en que se despliega la
cronologia en la publicación. El código MonY se utiliza para que se despliegue el
mes sin abreviar, escrito en inglés y el año escrito completo
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Información de las pantallas de Prediction
Para la publicación que estamos considerando
indicamos que la frecuencia de la publicación es
mensual. Esto es la frecuencia con que se reciben los ejemplares
sin considerar las excepciones.
Cada mes
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Información de las pantallas de Prediction
Oprima Page Down para
continuar a la próxima pantalla
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Información de las pantallas de Prediction
En Enum. Pattern se define cómo está enumerada la publicación. Por
lo general se refiere a un mismo grupo por lo que el Enum. Group
puede no cambiar. Se indica el nivel (Level) de la enumeración que se
está tabajando. En este caso el nivel 1 (primer nivel) de enumeración de la publicación se refiere a volumen.
En el Label se escribe exactamente como
aparece en la publicación. En este caso el nivel 1 se
refiere a Vol.
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Información de las pantallas de Prediction
En el número de unidades por nivel (No. Units/Level) El nivel 1 de volumen indica que tiene
1 unidad, esto es, que se publica sólo un volumen por
periodo.
También indica que la enumeración es contínua. En el nivel de volumen se
puede dejar sin seleccionar Continuous ya que se presume que los
volúmenes se publican de forma contínua.
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Información de las pantallas de Prediction
En este renglón se indica el tipo de
numeración que usa la publicación (números romanos, mayúsculas,
etc.)
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Información de las pantallas de Prediction
Si la publicación tiene volumen y número, se añade un Level 2
(nivel 2)
Si la publicación tiene volumen y
número, el número sería el nivel 2
(Level 2)
Se procede a escribir la etiqueta (Label) del
número como aparece en la publicación.
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Información de las pantallas de Prediction
Si la publicación tiene volumen y número, se añade un Level 2
(nivel 2)
Para cada nivel se escribe el número de unidades. El título que estamos trabajando tiene 11 unidades o
números
En este renglón se indica el tipo de
numeración que usa la publicación (números romanos, mayúsculas,
etc.)
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Información de las pantallas de Prediction
Cierre la pantalla
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Pruebe la Prediction
Pruebe la predicción que acaba de hacer y verifique que está
correcta. B
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Pruebe la Prediction
Verifique que los volúmenes, números, fecha, meses y años
coinciden con la publicación que está
trabajando
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Para modificar la información que se despliega: envíe el registro a Serials Checkin.
Seleccione Serials
Checkin y oprima el botón
OK
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Para modificar la información que se despliega: en serials Check In …
Oprima el botón Predict para que
muestre la información sobre el ejemplar que
se va a recibir. y luego seleccione Edit
Ejemplar que se espera
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Para modificar la información que se despliega:
Oprima el botón Predict
Edite esta pantalla para que coincida con la información
de la publicación. Puede editar el Vol., No., Issue
Date, etc.
Cierre la pantalla y regrese a la pantalla de
predicciones
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Excepciones a la predicción principal
Las exepciones registradas en esta pantalla deben ser trabajadas (ampliadas) más
adelante en una pantalla similar.
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Excepciones
Desde la pantalla Copy list for Bib … vuelva a
seleccionar Prediction
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Excepciones
En la panatalla Prediction Table for …
seleccione New para crear la predicción que
corresponde a la excepción.
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Excepciones
Llene todas las pantallas al igual
que para la predicción
principal, pero que ahora se refieren a
la excepción.
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Excepciones
Para la excepción el orden sigue la
secuencia comenzada en la predicción principal. En la
predicción principal se comenzó con 0, para la excepción continúa
con 1
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Excepciones
En Start y End se escribe el periodo de la excepción
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Excepciones
Si hubiera una excepción a la excepción, se
registra aquí, de lo contrario
permanece en blanco.
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Excepciones
Claim Delay puede permanecer igual
ya que se refiere al mismo título.
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Excepciones
El Chronology Pattern cambia siendo que no es una publicación
por mes, sino una publicación para
dos meses
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Excepciones
Seleccione de los códigos que se
proveen.
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ExcepcionesEn este renglón se indica los meses cuando llega la publicación. Se
separaron por una diagonal. Indica que
llega el 7/8 meses de cada año.
Month of (meses)
1 año
Year (año)
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Excepciones
El Enum. Pattern (patrón de enumeración) en la segunda pantalla
permanece igual.Cierre la pantalla
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Recibo/registro de las publicaciones seriadas
Envíe el registro a SerialsCheckin.
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Recibo/registro de las publicaciones seriadas
Envíen el registro a
Serials Check In y oprima OK
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Recibo/registro de las publicaciones seriadas
Oprima el botón Predict
Si la predicción quedó correctamente
establecida, debe verse la secuencia, chronología y numeración correctas.
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Recibo/registro de las publicaciones seriadas
Si la enumeración no coincide, vuelva a al slide No. 40 para registrar información sobre el volumen que tiene en mano.
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Registro de Acervo
El registro de acervo se trabaja desde la pantalla de Serials Control.
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Registro de acervo
Envíe el título a
Serials Control.
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Registro de Acervo
Seleccione Sum. of Holdings
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Registro de Acervo
Muestra el acervo del título que se está trabajando
Para crear un registro de acervo seleccione New
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Registro de Acervo
Escriba el número de línea. Este define el orden en que se va a desplegar el acervo o el orden en que se crea el
registro de acervo.
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Registro de Acervo
En Free Enum. Escriba el rango de
volúmenes y números que desea
registrar.
Utilice Free Chron. Para registrar el rango del periodo cronológico cubierto por los volúmenes y números que registró en el
encasillado anterior.
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Registro de Acervo
Indique a qué Run del título corresponde el acervo que
se está registrando.
Seleccione el código que
corresponde.
En la nota puede registrar ejemplares que faltan u otra información
de interés al usuario.
Cierre la
pantalla
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Para circular los ejemplares del título
Desde la pantalla del Copy List for Bib … seleccione
Routing
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Para circular los ejemplares del título
Seleccione New Route
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Para circular los ejemplares del título
Indique el número de ruta. El número 1 indica que es la
primera (1) ruta de circulación del título.
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Para circular los ejemplares del título
Describa el grupo a quien circula el
título
Escriba mensajes para las personas que van a recibir el título. Puede indicar cómo, a
quién, cuándo, etc.
Cierre
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Para circular los ejemplares del título
Seleccione New Borrower
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Para circular los ejemplares del título
Proceda a buscar en el Sistema los nombres de las
personas a quienes se les va
a circular la publicación y oprima OK.
Las personas deben estar
registradas en Horizon para que se puedan incluir sus nombres en
la ruta de circulación.
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Para circular los ejemplares del título
Escoja el nombre de
entre la lista y oprima OK.
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Para circular los ejemplares del título
El nombre es añadido a la lista.
Cierre la ventana
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Para circular los ejemplares del título
Cuando se le hace Check In a un ejemplar del título al cual se le creó la ruta de circulación, se imprime una boleta para circular la publicación.