modulo recusos basicos

7/24/2019 Modulo recusos basicos

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ADMINISTRACIN DE LOS RECURSOS 1

h t t p : / / w w w . t u m u n d o v i r t u a l . n e t


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Elaborado por: Carlos Mesa y Alexander Riveros http://www.tumundovirtual.net

1. DEFINICIN. Es un instrumento que tiene como objetivocomplementar la informacin para el desarrollo de losprocedimientos de orden administrativo que aplican para el procesode logstica y abastecimiento de la Polica Nacional. Estfundamentado sobre el propsito de mejorar el desempeo de laInstitucin como respuesta al enfoque basado en los procesos, elcual consiste en identificar y hacer gestin sobre un conjunto deactividades interrelacionadas que se realizan o suceden con un findeterminado.

2. FINALIDAD. Es el resultado de las experiencias sobre el manejo delos bienes, acatando las disposiciones vigentes sobre la materia yconcordantes con la Constitucin Poltica. Tiene como propsitoimpartir lineamientos de orden administrativo y contable, a fin de

mejorar los procesos, salvaguardar y proteger el patrimonioinstitucional y generar doctrina con relacin a la administracin ycuidado de los bienes de la Polica Nacional. El Manual Logstico seconvertir en un instrumento de permanente consulta y aplicacinpor parte de los servidores pblicos de la Polica Nacional,constituyndose en la disposicin administrativa rectora sobre elmanejo, conservacin y uso de los bienes.

3. MBITO DE APLICACIN. Ser de aplicacin en las unidadespoliciales que estn involucradas en la administracin, conservacin

y uso de los bienes que apoyan la prestacin del servicio de Polica.

4. ALCANCE LEGAL. Son responsables de la aplicacin y observacintodos los servidores pblicos pertenecientes a la Institucin, quedesempeen tareas administrativas en concordancia con laaplicacin de los procedimientos contemplados en los procesos deAdministracin de recursos financieros y Logstica y

abastecimiento, y de conformidad con lo sealado en la

Constitucin Poltica.

5. MARCO CONCEPTUAL. Se desarrollar sobre la base de losprincipios de eficiencia, oportunidad, cobertura y transparencia delos recursos disponibles para la Institucin, para asegurar el alcancede los objetivos estratgicos y la utilizacin ptima de los recursosque apoyan la prestacin del servicio policial. Para tal fin se requiereconocer de manera introductoria los siguientes conceptos.

Eficiencia. Cualquier componente logstico tiene que serdesarrollado bajo esquemas eficientes de planeamiento, control yevaluacin, con el fin ltimo de generar los impactos necesarios quemejoren las condiciones de los uniformados dentro de todo elterritorio nacional.

Oportunidad. Es medida en trminos del tiempo mnimo requerido

para cubrir la necesidad y cuando esta es reemplazada de acuerdocon los requerimientos tcnicos especificados por el servicio. Sedeben desarrollar todos los anlisis de prospectiva que guen losconceptos de mejoramiento continuo, referidos a la administracin,conservacin y uso de los bienes.


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Cobertura. Entendida como la proporcin de funcionarios policiales,con necesidad de bienes servicios, a los que se le ha suplido sunecesidad. La cobertura tiene que ser un concepto integral y sobreella se deben fundamentar los planes de necesidades y dedistribucin de los elementos logsticos institucionales.

Transparencia. Este principio debe regir el quehacer de lasactividades y acciones derivadas de la administracin, conservaciny uso de los bienes. Se traduce en la responsabilidad de los procesoslogsticos frente a la ejecucin de todos los procedimientos; estosdeben estar siempre ajustados a la normatividad y la ley, deben servisibles y de obligatorio cumplimiento por todas las unidadespoliciales.

Austeridad. Son estrategias que permitan mayor eficiencia en lautilizacin de los recursos asignados al gasto pblico a travs de unplan que a su vez permita coadyuvar con la proteccin del medioambiente y los recursos naturales, a travs del compromiso de todasunidades policiales, de una manera participativa, transparente, leal yeficiente, con el fin de garantizar el cumplimiento de la funcin de

polica dentro de un marco constitucional. Aplicando loslineamientos de la normatividad vigente para tal fin.

CONCEPTOS GENERALES. El manejo de los bienes de propiedad,planta y equipo estn bajo la responsabilidad de los entes pblicos,a travs de los funcionarios, los cuales han de ser claros, precisos ymetdicos ante los mecanismos de clasificacin, valoracin,identificacin, registro, orden, control y conservacin que seadoptan en forma permanente. Bajo este criterio se podr medir elgrado de organizacin, calidad de la gestin, eficiencia, eficacia,economa y celeridad en el desarrollo de su actividad, adems deconseguir la confiabilidad y utilidad de la informacin contable.Finalmente, facilitar el control fiscal administrativo y la evaluacindel cumplimiento para la toma de decisiones. Las instrucciones para

el manejo administrativo y contable de los bienes de propiedad,planta y equipo de la Polica Nacional, se describen a continuacin:

1. Concepto de bien. Se define como todo artculo inventariable oactivo de cualquier clase incluyendo el efectivo, activos fijos,materiales y artculos en proceso de produccin. Para efectos deeste manual se consideran como tales nicamente los elementos endepsito, los bienes que componen el grupo de propiedad, planta yequipo de la Institucin, intangibles y los recibidos para laadministracin uso y explotacin excluyendo el dinero, ttulos

valores y similares; estos se manejan y controlan de acuerdo con sunaturaleza y en concordancia con las respectivas cuentasestablecidas en el Plan General de Contabilidad Pblica.

2. Finalidad de los bienes. Los bienes muebles e inmuebles depropiedad de la Polica Nacional tienen como finalidad apoyarlogsticamente el desarrollo de las actividades encaminadas alcumplimiento de la misionalidad Institucional.

3 Clasificacin de los bienes. De acuerdo con sus caractersticas, se

catalogan en bienes inmuebles, aquellos que no se pueden mover


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de un lado a otro sin su destruccin o deterioro y los elementos que,por su uso, destino o aplicacin, forman parte del inmueble y nopueden trasladarse sin menoscabo de este, ejemplo: edificios,tuberas, lotes, cableados, los CAD, centros de cmputo, entre otros.Y bienes muebles, son los que pueden trasladarse fcilmente de unlugar a otro, sea movindose ellos mismos como los animalesmanteniendo su integridad, sea que solo se muevan por una fuerzaexterna, como las cosas inanimadas; estos a su vez se clasifican en:

3.1 Elementos de consumo. Son todos aquellos bienes noretornables, que por su utilizacin en el desarrollo de las actividadesque realiza la entidad, tienen desgaste parcial o total, o porque alponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros se extinguen o desaparecencomo unidad o materia independiente y entran a formar parte

integrante o constitutiva de otros . No son objeto de depreciacin,provisiones y amortizacin.

3.1.1 Insumos. Son los que se extinguen con el primer uso que sehace de ellos o que una vez utilizados se deben desechar. Seencuentran identificados en el Catlogo General de Cuentas del PlanGeneral de Contabilidad Pblica.

3.1.2 Repuestos y accesorios. Son los que al ponerlos, agregarlos oaplicarlos a otros se extinguen o desaparecen como unidad o

materia independiente y entran a formar parte integrante oconstitutiva de otros. Se encuentran identificados en el CatlogoGeneral de Cuentas del Plan General de Contabilidad Pblica.

3.1.3 Reparables. Son todos los componentes de equipos areos omartimos, que han cumplido su ciclo de vida o que se daan por eluso, y cuya orden tcnica acepta reparacin. Para lo anterior sedeber ejercer un control en el sistema de informacin adoptadopor el sector defensa para la administracin de los recursosdisponibles en el desarrollo de su gestin SILOG.

3.1.4 Intangibles. Son todos aquellos bienes que no tienen formafsica (derechos, licencias, software, patentes, entre otros), pero quetienen un valor econmico a causa de los derechos o privilegios queconfieren a la Polica Nacional. Los intangibles deben registrarse porel costo histrico, entendindose como tal, el costo de adquisicin oel valor de las erogaciones atribuibles a su formacin o desarrollo yamortizarse como lo establece el Rgimen de Contabilidad Pblica.Se encuentran identificados en el Catlogo General de Cuentas delPlan General de Contabilidad Pblica.

3.2 Elementos devolutivos. Son los bienes y equipos que por sunaturaleza no se extinguen con el uso y perecen por deterioro,obsolescencia, nmero de horas de uso, trmino de su vida til, opor razn de su naturaleza; cabe resaltar que estos bienes deben ser

devueltos por los funcionarios a quienes la administracin se losentreg para su uso y cumplimiento de las funciones asignadas.

3.2.1 En bodega. Representa el valor de los bienes muebles,adquiridos a cualquier ttulo, que tienen las caractersticas depermanencia y cuya finalidad es que sean utilizados en el futuro, endesarrollo de la funcin administrativa o en cumplimiento de lamisin. Es el conjunto de bienes nuevos tanto devolutivos como deconsumo, en los almacenes de la unidad. Identificados en elcatlogo general de cuentas del plan general de contabilidad

pblica; si el saldo de los bienes en bodega es significativo, debeindicar al contador de la unidad, el motivo (ingreso de remesas,cumplimiento a planes de distribucin), en caso de no cumplir con ladistribucin de los bienes, dar a conocer las razones a fin de serreflejados en las notas a la informacin contable.

3.2.2 En servicio. Representa el valor de los bienes muebles depropiedad de las unidades policiales, adquiridas a cualquier ttulo,para el desarrollo de su cometido estatal y se encuentran prestandoservicio en las diferentes dependencias, asumiendo los jefes laresponsabilidad de los mismos.


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La depreciacin de los bienes devolutivos se realiza por el mtodode lnea recta y los aos de vida til. Se toma la normatividadvigente, expedida por la Contadura General de la Nacin; asmismo, su reconocimiento y revelacin contable estar determinadapor la norma anual expedida por este rgano rector, la cualestablece las cuantas para llevarlos directamente al gasto y/o pararealizar la depreciacin dentro del mismo periodo en el cual fueronadquiridos o segn su vida til. Se encuentran identificados en elCatlogo General de Cuentas del Plan General de ContabilidadPblica.

3.2.3 Plizas de seguros. Todos los bienes de la Polica Nacionaldeben estar asegurados, de conformidad con las disposicioneslegales vigentes; as mismo, los empleados de manejo deben tenerplizas de seguros.

PARGRAFO: El personal de la unidad funcional o almacn debeposeer el conocimiento certificado del manejo del sistema de

informacin adoptado por el sector defensa para la administracinde los recursos disponibles en el desarrollo de su gestin

ARTCULO 5 HERRAMIENTAS INFORMTICAS : Se establece laobligatoriedad del uso de la herramienta informtica SAP, sistemade informacin adoptado por el sector defensa para laadministracin de los recursos disponibles en el desarrollo de sugestin, as mismo sistemas informticos como son SIGEA, SIFAC,SIBIN, SIASE, SINVE, SINCO Y SISAP, utilizados para el registro detodos los movimientos de los bienes, clasificacin, manejo deinventarios de la Polica Nacional, al igual servirn de base para laaplicacin de los mecanismos de control y seguimientos estipuladosen el presente manual.

Si en el mbito institucional surge una necesidad de informacin,previamente se debe explorar si dicha necesidad es suplida por elsistema de informacin adoptado por el sector defensa para laadministracin de los recursos disponibles en el desarrollo de sugestin antes de la implementacin de una nueva herramienta, enbusca de optimizar los recursos y cumplir con los principios deoportunidad, celeridad e integralidad entre otros.

Almacenamiento de materiales. Para el almacenamiento de bienes,el almacenista debe considerar los siguientes aspectos, siendo este

responsable de su correcta aplicacin, as:

- Brindar proteccin contra efectos que deterioran por la accin delpaso del tiempo, calor, luz, humedad, insectos y roedores.

- Distribuir adecuada y suficientemente el espacio de los estantes,entarimados o sitios de almacenamiento, teniendo en cuenta queno se deben almacenar en el mismo estante materiales y bienes declases diferentes que puedan causarse dao, cindose a las normastcnicas. No quiere decir ello que no se pueda almacenar diferente

clase de bienes dentro de un mismo almacn o rea, lo que se debe


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tener claro es que unos no ocasionen dao o deterioro a los otros;por lo tanto, debe haber una adecuada clasificacin que determinesu ubicacin.

- Espacio suficiente y adecuado en los estantes, entarimados y sitiospara colocar toda clase de materiales.

- La ubicacin de los bienes debe permitir la toma fsica de losinventarios sin dificultad y facilitar su inspeccin.

- El retiro de bienes de los estantes para entrega, debe llevarse acabo con un mnimo de manipulacin.

- Reducir al mnimo el desperdicio, brindando un almacenamiento

eficiente y econmico.

- La colocacin del material no debe inferir con el sistema deextincin de incendios, ni con el libre trnsito por las puertas.

- No debe apilarse el material en cajas, sino hasta un mximo decarga permitido, segn recomendaciones del proveedor, a fin deevitar el dao de los que se hallan como base del arrume y sobrepiso (debe usarse avisos del peso permitido); as mismo, tener encuenta las recomendaciones emitidas por el fabricante para la

seguridad, manipulacin, preservacin y almacenaje de loselementos recibidos para su ubicacin.

Cada clase de bienes debe estar identificada con su respectivatarjeta de identificacin, la cual debe contener como mnimo lasiguiente informacin:

- Nombre del bien

- Codificacin de inventario

- Unidad de medida (caja, paquete, kilo, etc.)

- Cantidad

- Ubicacin en el almacn

- Fechas de vencimiento y fin de garanta

- Lote

- Nmero de serie, cuando el elemento as lo indique

- Cantidad mxima, mnima y de urgencia establecida (stock).

- Materiales voluminosos y pesados deben colocarse sobreempalizadas, facilitando as su manejo con montacargas.

- No se debe tarjetear ni rotular cada artculo suelto o almacenadoen un entarimado cuando todos los bienes son idnticos; en estecaso solo se colocar en la tarima una tarjeta con lasespecificaciones del bien.


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- Los materiales almacenados al descubierto deben colocarsecuidadosamente sobre entarimados o estibas, como si estuviesenbajo techo, respetando su altura y carga mxima permitida para subodegaje.

- En el almacenamiento al descubierto (sin techo), se usar lona,plstico u otra clase de cubierta para proteger los materiales yequipos, tomndose medidas apropiadas para evitar su deterioro.

- Todos los materiales almacenados al descubierto requiereninspeccin y atencin frecuente para garantizar la preservacin,evitando as que se presenten daos por la falta de prevencin porparte del almacenista, siendo esta su responsabilidad.

- En temporadas de lluvias intensas, huracanes y cambios bruscos declima debern inspeccionarse las reas de almacenamiento paracomprobar si hay cubiertas rotas o desplazadas, acumulaciones deagua, arena en los equipos, o si se ha perdido la accin de losanticorrosivos de las superficies metlicas.

- Los equipos retirados del servicio por inservibles, irreparables uobsoletos, debern ser ubicados en la bodega destinada para tal finen el almacn al cual pertenecen.

- Los bienes txicos deben almacenarse en un lugar adecuado con elfin de evitar la contaminacin de otros materiales.

- Cuando se almacenen medicamentos, estos deben contar cuandoas lo requieran, con mecanismos de control de temperaturaverificables de manera visible, mediante formatos establecidos en lasuite visin empresarial.

PARGRAFO: Cuando los bienes almacenados sean consideradoscomo peligrosos para el ambiente o la salud humana se debe tener

la ficha de seguridad y capacitar al personal sobre su manejoadecuado.

3 Estantes

- Corresponde al almacenista identificar los estantes numrica oalfanumricamente, as como cada entrepao y divisin dentro deeste, con el fin de dar una rpida localizacin al bien requerido, lacual debe estar registrada en el sistema de informacin adoptadopor el sector defensa para la administracin de los recursosdisponibles en el desarrollo de su gestin SAP ECC6.0 y/o dems

aplicativos implementados en la polica nacional.

- Los estantes deben colocarse mnimo a un metro de las paredes y

entre ellos, con el fin de obtener su completa utilizacin,permitiendo una rpida y fcil toma de inventarios.

- La distancia entre estantes colocados de frente deben ser mnimode un metro, con el fin de ofrecer suficiente espacio entre ellos.

- Los estantes en madera requieren mnimo de dos inspeccionesanuales para verificar su estado de conservacin y daos causadospor plagas de la madera. Se practicar, por lo menos dos veces alao, mantenimiento preventivo, basado en fumigacin o

inmunizacin de aquellos.

- En los almacenes ubicados en mezanines deben usarse estanteslivianos para el almacenaje de materiales o bienes de la mismacondicin, a fin de evitar el sobrepeso y consecuentes daos enmaterial y vidas humanas.

- Los pasillos ubicados debajo de los mezanines y formados entreestantes deben estar iluminados; lo anterior coadyuva a una rpiday certera entrega de los materiales solicitados que se hallen en ese

sitio.


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- Para los estante que superen la altura de 1.50 metros se debeaplicar la resolucin 1409 de julio 23 del 2012 que trata de lasnuevas disposiciones- trabajos en alturas.

ARTCULO 14 RESPONSABILIDADES:

1 Generalidades. Los directos responsables de ejercer los controlespermanentes de los bienes en depsito y en servicio, ordenados yclasificados de acuerdo con su naturaleza, identificacin y ubicacin,sern: el almacenista como custodio de los bienes en bodegas, losfuncionarios a los que se les ha encomendado bienes para elcumplimiento de su cargo y desempeo de sus funciones, loscontratistas a los que se les ha entregado bienes para elcumplimiento del objeto contractual y los que la administracin

determine en las unidades.

2 Almacenistas. Es competencia de los funcionarios de losalmacenes divulgar la responsabilidad que establece la ley: Es

deber de los servidores pblicos vigilar y salvaguardar los bienes yvalores encomendados, cuidar que sean utilizados debida yracionalmente segn los fines a que han sido destinados yresponder por la conservacin de documentos, tiles, equipos,muebles y bienes confiados a su guarda y administracin, rendiroportunamente cuenta de su utilizacin y poner en conocimiento

del superior inmediato los hechos que puedan perjudicar laadministracin, en relacin con el manejo de bienes. Es importante

aclarar que su responsabilidad se limita a aquellos bienes que bajocualquier ttulo tengan en existencia en sus bodegas y los que lehayan sido entregados para su servicio y los de su oficina. Esresponsabilidad de los almacenistas elaborar y rendir en formaconsolidada el listado valorizado, elemento a elemento, de losdiferentes almacenes que funcionan en la unidad, de los bienes enbodega, servicio, inmuebles, recibidos de terceros, incautados ydecomisados, etc. ., que se tengan a treinta y uno (31) de diciembrede cada ao, el cual se rendir con la cuenta fiscal de la unidad, en

medio magntico (CD), durante los primeros cinco (5) das despusdel cierre fiscal del Sistema Integrado de Informacin Financiera delMinisterio de Hacienda. El jefe logstico, o quien haga sus veces,velar por la consolidacin y presentacin del inventario de bienesen bodega y en servicio.

3 Funcionarios. cada uno de los funcionarios de la Polica Nacionaldeben responder personalmente por los bienes que se lesentreguen para uso, custodia, administracin y transporte, as comola prdida o dao que sufran, cuando lo anterior no se ocasione porel deterioro natural, por su uso normal o por otra causa justificada.La responsabilidad por actos irregulares en el manejo de los bienesque se ejecuten atendiendo rdenes superiores (verbales o escritas),se determinar contra quien las emiti.

Para establecer la responsabilidad de funcionarios por la prdida odao de bienes, cuando no provengan del deterioro natural, seordenar la prctica de una investigacin administrativa.

El jefe de almacn deber reportar mensualmente los movimientosde bienes por este concepto (el servicio) al Grupo de Contabilidad


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de la respectiva unidad policial, con el fin de realizar los registroscontables a que haya lugar. Los almacenistas tienen la obligacin defirmar los comprobantes de salida de los elementos devolutivos quereciben; esta obligacin no es delegable en otros funcionarios.

3.1 Obligatoriedad del diligenciamiento del paz y salvo (CESE) Losfuncionarios que en desarrollo de la funcin que desempeantengan a cargo bienes muebles e inmuebles de la Polica Nacional,tendrn la obligacin de diligenciar el paz y salvo que certifique laentrega de los bienes ante los almacenes de la unidad, antenovedades de personal como traslado, retiro, excusas, vacaciones,licencias, comisiones permanentes, etc.

4 Responsable de los bienes inmuebles. Llevar carpetas

actualizadas de todos los bienes inmuebles de propiedad de laPolica Nacional y de aquellos que le hayan sido entregados por elEstado bajo su custodia, mediante acto administrativo o contrato decomodato. La Direccin Administrativa y Financiera vigilar lapermanente actualizacin de los bienes inmuebles a travs delaplicativo SAP ECC6.0 y/o dems aplicativos implementados,

requiriendo que las escrituras, avalos, contratos y demsdocumentos queden debidamente incorporados y reposen en launidad con la debida seguridad. Igualmente, deben enviar copia deestos a la Direccin Administrativa y Financiera, Grupo Bienes

Races.

ARTCULO 15 ENTRADA DE BIENES :Se define como la accin quedetermina el ingreso fsico y real de los bienes al almacn, segn lanaturaleza del bien y el mecanismo de adquisicin.

1 Criterios bsicos. Teniendo en cuenta la clasificacin ycaractersticas de los bienes, el almacenista debe definir la zona deubicacin en el almacn, organizndolos en estanteras con cdigosestandarizados por la Polica Nacional en concordancia con elaplicativo SAP ECC 6.0 y/o dems aplicativos, que faciliten

facilitando su localizacin, manejo, control y entrega; contar conlas instalaciones apropiadas y adoptar los mecanismos,demarcaciones, equipos de seguridad, normas de seguridadindustrial, bioseguridad y de almacenaje para cada tipo de bien. Laorden de entrada no debe contener tachones, borrones,enmendaduras, adiciones, intercalaciones o correcciones.

El almacenista y los jefes de las dependencias, en los casosespecficos, sern los directos responsables del cumplimiento de lasnormas administrativas, fiscales y ambientales de los bienes queingresen a la Institucin. nicamente se deben ingresar a la cuentacontable de bienes muebles en bodega los bienes nuevos.

2 Excepciones. No ingresarn al almacn los bienes que por su

volumen, peso, fragilidad y dems especificaciones especiales, seams conveniente y econmico recibirlos directamente en su lugar deinstalacin y utilizacin. En estos casos se coordinar la accin derecepcin entre el almacenista, el proveedor, el usuario, elsupervisor del contrato y tcnico en la materia, si el bien as lorequiere. Igualmente ocurrir con los bienes que por las condicionesgeogrficas de contratacin sea necesario recibirlos en el lugar dedestino, para lo cual el jefe de la dependencia certificar el recibidoa satisfaccin, verificando que la cantidad, calidad, marca, unidad demedida, importe y fechas de vencimiento (que no sean inferiores

con las necesidades de consumo de la unidad) estn de acuerdo conel contrato.

3 Objetivos de la entrada de bienes. De conformidad con losprincipios bsicos de administracin y almacenamiento o bodegaje,el ingreso de bienes se realiza para:

- Confrontar las especificaciones de los bienes como cantidad, peso,unidades de medida, dimensiones, marcas, modelos, calidades, etc.

- Dar conformidad de recibo a satisfaccin.


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- Efectuar registros matemticos, contables y computarizados.

4 Legalizacin de las entradas. El ingreso de los bienes debe estarrespaldado por la orden de entrada elaborada por el almacenista,soportada por los documentos que den origen a la operacin. Paralos registros de almacn, la operacin de recepcin se considerarperfeccionada cuando los elementos se reciban o se den porrecibidos y se produzca el documento de entrada, independienteque el pago de los mismos est o no realizado. Copia de la misma orelacin de los documentos generados por el sistema debe sertramitada al Grupo de Contabilidad con el reporte diario de almacny con el lleno de los requisitos. Cuando la unidad policial cuenta conun software integral, el envo de la copia del reporte diario delalmacn, al Grupo de Contabilidad, debe ser omitido teniendo en

cuenta que este reporte es automtico, ya que al hacer el ingreso alsistema el Grupo de Contabilidad puede consultarlo, encumplimiento a lo establecido en la Ley 594 de 2000, Ley General deArchivos.

5 Contenido del documento de entrada. El documento de entradadebe contener la siguiente informacin bsica:

- Lugar y fecha

- Nmero de orden en forma ascendente

- Identificacin del almacn

- Concepto de la transaccin y nmero del documento soporte

- Concepto de la entrada especificando: nombre del proveedor o ellugar de origen, documento de identidad o NIT, cuenta contable,nombre y cdigo del elemento con sus caractersticas especficas,

unidad de medida, cantidad, valor unitario, valor total porelementos, valor total del comprobante .

- Firma del almacenista.

6 Clasificacin de las entradas. De acuerdo con el acto que genere elingreso de los bienes, estas se pueden clasificar en:

6.1 Contrato. Cuando por caractersticas y especificaciones tcnicasse estipule en los contratos el control de la calidad mediante

ensayos o pruebas de funcionamiento e instalacin, la recepcin deestos bienes se realizar en el almacn o en las dependencias attulo de depsito mientras se conoce el resultado de las pruebasrequeridas. Las anomalas deben informarse de inmediato por elalmacenista y el supervisor del contrato al ordenador del gasto, paraexigir al contratista el cumplimiento estricto de lo pactado en elcontrato. El recibido a satisfaccin tcnico se requiere como mediopara garantizar la calidad de los bienes adquiridos, dependiendo delas caractersticas y complejidad de los mismos. Este recibido asatisfaccin tcnico se determinar en la siguiente forma:


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- Por detallada observacin fsica del bien y prueba defuncionamiento, con la presencia del proveedor, el usuario, elsupervisor del contrato y el tcnico especializado designado para elefecto. De esta diligencia se levantar acta firmada por losparticipantes y se entregar al almacenista.

- Las cantidades a ingresar son responsabilidad del almacenista.

PARGRAFO: Cuando en cumplimiento a la clusula de fluctuacinen la tasa de cambio, las cantidades hayan variado de acuerdo conlo pactado en el contrato, deber elaborarse este tipo de entrada yel soporte ser el documento suscrito con el proveedor.

6.2 Caja menor. Para su registro en el almacn se debe anexar a la

entrada de bienes los siguientes documentos.

- Factura comercial o cuenta de cobro original.

- Documento soporte del requerimiento.

6.3 Sobrantes. Se considera que hay entrada por sobrantes cuandoal practicar un inventario fsico se encuentra que el nmero deunidades o especies de determinado elemento es superior a los queen esa fecha muestre el inventario terico, suministrado por el

sistema de informacin adoptado por el sector defensa para laadministracin de los recursos disponibles en el desarrollo de sugestin SAP ECC6.0 y/o dems aplicativos implementados por la

Polica Nacional. Antes de proceder a realizar la entrada de almacnse debe: Analizar y determinar la causa que la ocasion; si seestablece el motivo, se producir la correccin; si no se encuentra,se solicitar al ordenador del gasto la expedicin de la orden deentrada, con la observacin de que se trata de una orden de entradapor sobrantes, cuya causa no pudo establecerse. El valor delelemento es dado por el registrado en el sistema, cotizacin operitaje. Lo anterior sin detrimento de las acciones legales,

disciplinarias, administrativas y fiscales que puedan derivarse. Estossobrantes deben ser evidenciados en el acta de cruce deinformacin realizada junto con el grupo contable, con el fin detener control de los elementos que ingresan a los inventarios.

6.4 Compensacin. Cuando se encuentren elementos sobrantes queen el movimiento de almacn o bodega se hayan podido confundircon otros semejantes, de los cuales hay cantidades faltantes, podrnhacerse las compensaciones del caso, siempre que se trate deartculos similares, de una misma naturaleza o clase, que puedan sercausa de confusin. Se expedir la orden de entrada por la cantidadsobrante compensada, y la salida por compensacin para el egresode los faltantes, por igual cantidad a la que se dio de alta con elsistema de informacin adoptado por el sector defensa para la

administracin de los recursos disponibles en el desarrollo de sugestin SAP ECC6.0 y/o dems aplicativos implementados por laPolica Nacional. Estas compensaciones deben ser evidenciadas en elacta de cruce de informacin realizada junto con el grupo contable,con el fin de tener control de los elementos que ingresan a losinventarios.

6.5 Transferencias. Una transferencia de bienes es la entrega orecepcin material de una entidad pblica a otra conforme con loestablecido en el Decreto 734 de 2012. Previo el cumplimiento a los

requisitos exigidos para el traspaso, se elaborar el actoadministrativo mediante el cual se autoriza la entrega de los bienesa la entidad solicitante, siendo competencia de la Secretara Generalde la Polica Nacional la revisin y aprobacin del proyecto deResolucin que ser firmada por el director general de la PolicaNacional. Para efectuar la transferencia se requieren los siguientesrequisitos adicionales a los establecidos por cada especialidad:

- Autorizacin emitida por el ordenador del gasto.


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- Relacin detallada de los bienes, con caractersticas, cantidades,valor unitario y valor total que figuran en los inventarios.

- Certificacin por parte del ordenador del gasto y almacenista,indicando que los bienes no se requieren en la entidad, o que siendonecesarios hay disposicin que ordena la donacin.

- Elaborar acta de entrega de los bienes con intervencin delordenador del gasto y el almacenista, detallando los bienes con suscaractersticas; se debe hacer firmar tambin por el representantelegal de la entidad que recibe.

- Finalmente, elaborar la orden de salida, con soporte en losdocumentos anteriores, debidamente firmada por todos los que

intervienen.

Cuando se trata de transferencia de inmuebles, adems de losrequisitos anteriores, se requiere el cumplimiento de las siguientescondiciones:

- Escritura pblica, disposicin legal que autorice la transferenciacon sujecin a las normas legales y estatutarias.

- Relacin del inmueble con su inventario.

- Entrega, a la entidad a quien se transfiere el inmueble, del registrode la escritura pblica.

- Elaborar la orden de Salida, para efectos y registros contables aque haya lugar y descargarlos del listado de bienes.

Para el caso de semovientes equinos y caninos que sean evaluadospor el Grupo Remonta y Veterinaria de la Direccin de Carabineros ySeguridad Rural como no aptos para el servicio de la Polica Nacional

y aquellos que hayan llegado al trmino de su vida til en la

Institucin (se ha establecido como fecha lmite de servicio para losequinos desde los tres (03) aos de edad a los quince (15) aos ycaninos de un (01) ao de edad a los ocho (08) aos) podrn sertransferidos a la entidad que as lo desee y posea las condiciones de

mantenimiento y albergue para los mismos. El Grupo Remonta yVeterinaria de la Direccin de Carabineros y Seguridad Ruraldeterminar si los semovientes a donar debern ser sometidos auna previa esterilizacin, teniendo en cuenta su calidad gentica,edad o estado del sistema reproductivo.

6.6 Remesa. Movimientos de bienes realizados entre almacenespertenecientes a la Institucin, para lo cual se elabora la orden deentrada de acuerdo con los datos emitidos (cantidad, valor,depreciacin, clasificacin, etc.) por el almacn de origen. En este

tipo de operaciones, el almacenista que produce la orden de salidadebe informar por escrito al almacenista de la unidad que recibe(por medio de polgrama, correo electrnico, etc...), con el propsitode efectuar los cruces contables y conciliaciones necesarias, lascuales se realizaran mensualmente y se relacionaran en el formatode remesas, con el fin de obtener el control de los bienes por partede las unidades policiales.

6.7 Reconstruccin de equipo. El valor que se dar a los elementosser igual al que tena antes de su arreglo, ms el costo de los

materiales, repuestos y gastos de reconstruccin, previaconfirmacin que haya sido dado de baja por inservible. Si lareconstruccin del bien tiene caractersticas considerables queameritan realizar un avalo, este deber ser realizado por personalidneo en el tema, quien expedir una constancia con destino alalmacenista. Se elabora acta detallando las caractersticas, valorunitario y total, la cual debe ir firmada por el subcomandanteadministrativo y el almacenista, la que servir de soporte a laentrada en mencin. Estos elementos reconstruidos deben seralmacenados y sern registrados en el aplicativo SAP ECC6.0. y/o

dems aplicativos implementados por la polica nacional.


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6.8 Aprovechamiento de inservibles. Cuando se den de bajaelementos inservibles, de los cuales puedan aprovecharse partesutilizables, que no sea conveniente desperdiciar o destruir, se haruna relacin de estas. Luego se procede a realizar un avalo para

elaborar la orden de entrada, firmada por el funcionario idneo enla materia.

6.9 Nacimiento de semovientes. La reproduccin de semovientesequinos y caninos estar sujeta a los programas de reproduccinaprobados por el grupo remonta y veterinaria DICAR. Para lareproduccin equina estn autorizados los criaderos del GrupoRemonta y Veterinaria de la Direccin de Carabineros y SeguridadRural. La reproduccin canina solamente se autoriza a la Escuela deFormacin de Guas y Adiestramiento Canino bajo la supervisin del

grupo remonta y veterinaria DICAR, para lo cual debe darse estrictocumplimiento al siguiente procedimiento: Los jefes de criaderodentro de las primeras 48 horas de nacido un semovienteelaboraran el acta de nacimiento, especificando el sexo, raza, color,seales particulares y datos de los padres. Adems se registrar enla base de datos del Sistema de Informacin Administrativa deSemovientes SIASE. Entre los treinta (30) y sesenta (60) das, seelaborarn las tarjetas de filiacin, actas de avalo y entrada debienes por nacimiento a los inventarios de la Polica Nacional de lossemovientes equinos y caninos. Los nombres y nmeros de filiacin

dados a los semovientes sern asignados alfabticamente en cadavigencia solamente por el Grupo Remonta y Veterinaria, sin repetirpor especie el de un ejemplar existente. Debern elaborarse actasde necropsia por sistemas y de defuncin, para todos los siniestrosde neonatos que se presenten, previos a su inclusin en losinventarios de bienes fiscales de la Institucin. En los equinos, antesde cumplir el primer mes de edad, se implantar el microchip deidentificacin a nivel del ligamento de la nuca lado izquierdo. En loscaninos, antes de los ocho meses de edad, en el espacio subcutneoa la altura de la cruz. Los semovientes equinos debern sermarcados mediante el sistema de identificacin en fro con

nitrgeno lquido a los 30 meses de edad, con la estrella de la PolicaNacional a la altura del encuentro lado izquierdo y en la mismaubicacin del lado derecho con la serie y nmero de filiacin,asignado al momento de ser dado de alta. Si se producen preeces o

nacimientos de semovientes equinos o caninos en una unidad noautorizada por el Grupo Remonta y Veterinaria de la Direccin deCarabineros y Seguridad Rural, se deber informar inmediatamentela novedad al citado grupo (GREVE-DICAR) y este ser el encargadode ordenar el traslado y evaluar a los semovientes, deberdeterminarse si es apto o no para el servicio. El ordenador del gastode la unidad donde se produzca la preez o nacimiento informar aquien corresponda para iniciar las investigaciones disciplinarias,administrativas o fiscales a que haya lugar. En caso de defuncin delos semovientes durante el nacimiento, se debe cumplir con la

normatividad ambiental vigente sobre la Recoleccin de animalesmuertos.

6.10 Donacin. Hay donacin de bienes muebles e inmueblescuando por liberalidad de una persona natural o jurdica, nacional oextranjera, se trasmite gratuitamente el dominio de una cosa que lepertenece a favor de la entidad que la acepta.

Cuando se produzcan entradas por donacin, provenientes depersonas naturales o jurdicas, debe elaborarse la orden de entrada

con los siguientes requisitos:

- Cuando se produzcan entradas por donacin, provenientes depersonas naturales o jurdicas, debe elaborarse la orden de entradacon los siguientes requisitos:

- ofrecimiento escrito del donante, detallando los bienes con suscaractersticas y condiciones que exige sobre el uso, manejo ydestino que se les va a dar.


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- Acta de aceptacin de los bienes que, de acuerdo con el anlisis delpunto anterior, sern de utilidad para la Institucin.

- Se elabora la entrada adjuntando el acta de donacin de losbienes, detallando las caractersticas, cantidades, valor unitario,total y el estado en que se encuentren. Esta acta debe ser firmadapor las partes que intervienen, como son el ordenador del gasto dela unidad, Jefe Administrativo o quien haga sus veces y elalmacenista, quienes reciben, y por parte de quienes entregan.

- En caso de no poseer el valor histrico, se procede a practicar unavalo por parte de personal experto en la materia.

- Los procesos de recepcin y alta de semovientes equinos y caninos,

por concepto de donacin, se realizarn con la autorizacin y previaevaluacin tcnica del Grupo Remonta y Veterinaria de la Direccinde Carabineros y Seguridad Rural, para lo cual deben observarse losparmetros tcnicos requeridos para los semovientes descritos en elcaptulo

- Para el caso de bienes inmuebles, adicional a los requisitosanteriores, se deber protocolizar la escritura pblica y registrarlaen la oficina de instrumentos pblicos del lugar donde se encuentreel bien.

Cuando se produzcan entradas por donacin, provenientes de lacooperacin internacional, debe surtirse el procedimientoestablecido en la directiva Ministerial N .33 /Mdpse-023 del 22 dediciembre de 2005, Planeamiento y manejo de los recursos

provenientes de la cooperacin internacional.

6.11 Reposicin por prdida, obsolescencia, vencimiento, garanta.Hay reposicin cuando se reemplaza o se entrega lo que hace falta.Para recibir bienes por reposicin, cuando el responsable los

entrega en similitud, marca, modelo, calidad, clase, cantidad,medida y estado de los que faltan, se requiere el cumplimiento delos siguientes requisitos: Solicitud escrita por parte del responsablede los bienes faltantes, ofreciendo los que va a reponer y detalle delos mismos. Aceptacin por escrito, de que se haga la reposicin,por parte del ordenador del gasto. Se debe constituir una junta dereposicin para que estudie los bienes ofrecidos, la cual debe estarintegrada por el ordenador del gasto, el subcomandanteadministrativo o quien haga sus veces, el almacenista y dos tcnicosperitos o expertos segn el caso, quienes darn concepto de si los

bienes ofrecidos son iguales o no a los faltantes. Se elaborar laentrada de bienes anexando acta de recepcin, la cual debe serfirmada por las personas que conforman la comisin. El valorasignado a estos bienes debe ser el que figura en la factura decompra; es de anotar que al bien debe drsele salida del sistema ycontablemente en el momento en que desaparece fsicamente. Conlo anterior se elabora la orden de entrada, especificando ydetallando las caractersticas, cantidades, valores y valor total, lacual ser soportada por el acta y firmada por los funcionariosintegrantes de la comisin. Lo anterior sin detrimento de lasacciones legales, disciplinarias, administrativas o fiscales a que haya


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lugar. Los procesos de recepcin y alta de semovientes equinos ycaninos por concepto de reposicin, se realizarn con la autorizaciny previa evaluacin tcnica del Grupo Remonta y Veterinaria de laDireccin de Carabineros y Seguridad Rural. Si existe investigacin

administrativa, a los elementos entregados en reposicin se les daringreso con el auto inhibitorio originado en la Oficina de AsuntosJurdicos quienes tambin deben informar al contador de la unidadpara las reclasificaciones pertinentes; este documento har parte delos dems soportes de la entrada de bienes al almacn. Loselementos se consideran entregados, una vez sean recibidos por elalmacenista o sea autorizado en el almacn o cuando seanentregados por parte del proveedor en las dependencias de lasunidades. Con la debida actualizacin en el sistema de informacinadoptado por el sector defensa para la administracin de los

recursos disponibles en el desarrollo de su gestin SAP ECC6.0 y/odems aplicativos implementados por la Polica Nacional.

Pargrafo 1: No afectara costo alguno a la institucin la reposicinpor vencimiento o garanta.

BAJA DE BIENES: La baja de bienes se define como el procesoadministrativo mediante el cual la entidad retira definitivamente desu patrimonio los bienes y equipos de su propiedad, tanto de formafsica como de los registros del patrimonio de la entidad, por

obsolescencia, por inservible, reparacin antieconmica, hurto,siniestro, fuerza mayor o caso fortuito; o en el caso de insumos, porencontrarse vencidos, que no son susceptibles de readaptacin,reparacin o reconfiguracin para su uso. En el caso desemovientes, cuando sea necesario sacrificarlos por encontrarse enmalas condiciones por enfermedad o accidente.

Corresponde a los ordenadores del gasto o quienes hagan sus veces,por delegacin o en cumplimiento de sus funciones, autorizar la bajamediante acto administrativo, sustentado en el concepto tcnicoemitido por personal idneo (persona natural o jurdica), donde se

indique que el bien no se encuentra en condiciones de prestar elservicio para el cual se adquiri; procedimiento que debe motivarse,indicando el destino del mismo, ya sea para su venta, destruccintotal o disposicin final, ya sea por enajenacin, remate,

destruccin, sustitucin entre otros.

1 Criterios bsicos. Los trmites de las bajas se regirn en generalpor las normas contempladas en la Ley 80 del 28 de octubre de1993, modificada por la Ley 1150 del 16 de julio de 2007,normatividad de enajenacin vigente y sus decretos reglamentarios.Las bajas se producen para bienes inservibles devueltos al almacn,con la intervencin y trmites de rigor por parte del almacenistateniendo en cuenta los criterios generales para la baja. Los jefes derea y dependencias deben hacer llegar al almacenista los bienes

para dar de baja relacionados en un listado, anexando el conceptotcnico avalado por personal idneo (peritos) que certifique sucalidad de inservible u obsoleto; as mismo concepto tcnico sobrela disposicin final adecuada de acuerdo a la normatividadambiental vigente. Las bajas se legalizan con el retiro fsico de losbienes, el descargo de los inventarios y registros contables, previo elcumplimiento de los requisitos y procedimientos contempladossegn su destino.

2 Requisitos generales para las bajas

- Solicitud escrita del almacenista al ordenador del gasto, para darde baja elementos no susceptibles de reparacin o recuperacin,soportada por los conceptos tcnicos.

- Acto administrativo motivado por el ordenador del gasto, queautorice la baja de bienes y defina el destino final que debe darse alos mismos.

- La baja de bienes debe estar soportada por los siguientesdocumentos:


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- Solicitud escrita del almacenista al ordenador del gasto.

- Listado de bienes a dar de baja.

- Conceptos tcnicos de personal idneo segn la clasificacin deelementos.

- Autorizacin de la Direccin de Carabineros y Seguridad Rural,Grupo Remonta y Veterinaria para el caso de semovientes as comopara equipos mdicos veterinarios.

- Acto administrativo motivado (resolucin).

- Acta de legalizacin de la disposicin final emitida por el ordenador

del gasto.

- Material audiovisual.

- Documento soporte generado por la actualizacin del sistema deinformacin adoptado por el sector defensa para la administracinde los recursos disponibles en el desarrollo de su gestin SILOG

y/o dems aplicativos implementados por la Polica Nacional.

3 Clasificacin de las bajas

3.1 Venta directa. La venta directa se efecta en virtud de loestablecido en la Ley 1150 del 16 de julio de 2007, por medio de lacual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en laLey 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre lacontratacin con recursos pblicos.

La baja de bienes por venta directa debe estar soportada por lossiguientes documentos:

- Disposicin emitida por parte del ordenador del gasto que autoricela venta directa de los bienes, indicando a qu entidad debenvenderse; explicando el destino que debe darse al dinero productode la venta.

- Relacin detallada de los bienes por cuentas contables,caractersticas, cantidad, valor unitario y valor total y el estado enque se encuentren los mismos.

- Avalo de los bienes, practicado por peritos expertos en la materia,como base para elaborar acta, la cual ir firmada por el ordenadordel gasto y el almacenista.

- Constitucin de la comisin que debe tramitar la venta.

- Consignacin de la entidad compradora por el valor total de losbienes que se van a adquirir, y presentacin del recibo expedido.


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- Acta de entrega de los bienes, la cual debe ir firmada por elordenador del gasto, el almacenista y por quien recibe el bien.

- Elaboracin de la baja correspondiente, con soporte en el acta de

entrega, firmada por los mismos que intervienen en dicha acta.

PARGRAFO 1: La venta de los inmuebles de entidad a entidadrequiere los mismos requisitos anteriores y, adems, los siguientes:

- Avalo del inmueble practicado por peritos expertos y avalado porel Instituto Geogrfico Agustn Codazzi.

- Disposicin legal que autorice su venta, avalada por quien estfacultado para ello, de acuerdo con las normas y estatutos que los

rigen.

- Titulacin completa del inmueble que acredite su propiedad.

- Realizada la consignacin por el valor del inmueble, se otorgar laescritura pblica.

PARGRAFO 2: Los semovientes equinos y caninos que seanevaluados como no aptos para el servicio de la Polica Nacional porel Grupo Remonta y Veterinaria de la Direccin de Carabineros y

Seguridad Rural, podrn ser entregados en venta directa mediantedisposicin emitida por parte del ordenador del gasto. De igualforma, cuando en los programas de reproduccin de los criaderos desemovientes se obtengan excedentes y estos se consideren aptos, laInstitucin podr realizar su venta, para cuyo caso, el avalo de losbienes ser realizado por el Grupo Remonta y Veterinaria de laDireccin de Carabineros y Seguridad Rural.

3.2 Sustraccin, prdida (descuido, fuerza mayor o caso fortuito).Esta modalidad de baja se origina cuando aquellos bienes que,habiendo estado en servicio o en almacn, han desaparecido y se ha

declarado la imposibilidad de su recuperacin; para dar salida aestos bienes se requiere el cumplimiento de los siguientesrequisitos:

- La persona que tenga a su cargo el bien dar informe detallado alalmacenista de los hechos ocurridos, quien comunicar al ordenadordel gasto.

- El ordenador del gasto levantar la accin legal correspondiente.

- Informar a la oficina de seguros lo sucedido, para que se procedade forma inmediata a tramitar la reclamacin ante la firmaaseguradora por el valor asegurado.

- Se levanta acta de inspeccin ocular por el responsable de losbienes, con intervencin del ordenador del gasto o jefeadministrativo, almacenista y de testigos, si los hubiere, a quienesconsten los hechos, especificando:

- Fecha en que el hecho tuvo lugar.

- Da en que se practica la inspeccin.

- Enumerar los detalles ocurridos.

- Lista de bienes perdidos, cantidad y valor (unitario y total).

- Todas las personas que participan firmarn el acta.

- Se requiere la constancia del denuncio puesto personalmente porel responsable de los bienes ante autoridad competente.

- Con base en el documento o acta de prdida o dao, se elaborarel comprobante de baja en donde se evidencie el hecho, se

proceder a descargar el valor de los bienes de los registros de la


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cuenta contable correspondiente y se dar traslado a la cuenta deresponsabilidades en proceso internas, hasta esclarecer el hecho, asmismo, deben realizarse los registros en almacn e inventarios.

- Si la prdida corresponde a elementos en servicio, se darautorizacin para que sean descargados del krdex del responsabley se ordenar la baja del almacn o bodega. Igualmente, la orden debaja debe estar soportada, especficamente, con las mismascaractersticas y cantidades expresadas en el costo histrico y actarespectiva.

- En el caso de prdida de semovientes o equipos mdico-veterinarios, deber informarse de manera inmediata al GrupoRemonta y Veterinaria de la Direccin de Carabineros y Seguridad

Rural.

3.3 Merma, rotura, desuso u obsolescencia, vencimiento. Paraautorizar la baja de bienes por merma, rotura, avera, alteracin,desuso, vencimiento u otras causas similares, sin culpa o dolo delresponsable, se requiere el cumplimiento de los siguientesrequisitos:

- Aviso por escrito al ordenador del gasto por parte del almacenista,o persona que tenga a su cargo el bien, en forma detallada y

justificada.

- Acta levantada por el responsable y almacenista, con intervencindel ordenador del gasto o jefe administrativo, en la que se har unarelacin detallada de los bienes por cuentas contables, con suscaractersticas, cantidades, valor unitario y valor total que constenen los mismos, con constancia de la causa que origin la merma,rotura, o si es por desuso o vencimiento; debidamente firmada portodos los que participan.

- Con el aviso por escrito, autorizado, y el acta como soporte, seelabora la orden de baja de los elementos, detallados con el lleno delos requisitos exigidos para la elaboracin del acta, la cual debequedar debidamente firmada por todos los que participarn en ella.

- El ordenador del gasto dispondr lo necesario a fin de contratar losservicios de una empresa especializada en el transporte ydestruccin de desechos, segn la naturaleza de los bienes, con elfin de garantizar su destino final de acuerdo con las normasambientales. Los funcionarios que intervienen en el acto verificarn,mediante cotejo, las cantidades y elementos relacionados en el actay desarrollarn la labor de acompaamiento, documentando elevento en el lugar que la empresa tenga destinado para esteservicio.

- Si se trata de drogas o ampolletas alteradas o vencidas, no podrproducirse la baja mientras no se haya solicitado a los fabricantes oproveedores su cambio por escrito. Cuando se trata de mermas, labaja se expedir nicamente por la cantidad faltante. Para el controlde los medicamentos, peridicamente, se deben realizar lasverificaciones de la fecha de vencimiento. Lo anterior sin perjuicio alas acciones legales que el caso amerite.

3.4 Inservibles. Para dar de baja bienes inservibles en uso que por su

cumplimiento de tiempo calculado para servicio o duracin, o quepor su trajn, desgaste, obsolescencia tecnolgica, etc. justifiquen subaja, se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos:

- Solicitud por escrito del almacenista al ordenador del gasto.

- Relacin detallada de los bienes, con caractersticas, cantidades,valor unitario y valor total que figuren de ellos, debidamentefirmada por quienes intervienen.


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- Con los documentos anteriores como soporte, se actualiza elaplicativo SAP ECC6.0 y/o dems aplicativos implementados,elaborando el documento de baja y el acto administrativorespectivo.

- El ordenador del gasto dispondr lo necesario a fin de contratar losservicios de una empresa especializada en el transporte ydestruccin de desechos segn la naturaleza de los bienes, con el finde garantizar su destino final de acuerdo con las normasambientales. Los funcionarios que intervienen en el acto verificarnmediante cotejo las cantidades y elementos relacionados en el actay desarrollarn la labor de acompaamiento, documentando elevento en el lugar que la empresa tenga destinado para esteservicio.

3.5 Sacrificio de semovientes. Para dar de baja semovientes serequiere:

- Solicitud escrita al ordenador del gasto por parte del almacenista.

- Concepto tcnico por mdico veterinario (persona natural ojurdica) donde se justifique su sacrificio por las siguientes causas:lesiones irreversibles que impidan el trabajo policial, enfermedadesque involucren al hombre (zoonosis) y padecimientos incapacitantes

terminales.

- Autorizacin escrita del Jefe del Grupo Remonta y Veterinaria de laDireccin de Carabineros y Seguridad Rural.

- Luego se procede al sacrificio de los semovientes con intervencindel ordenador del gasto y almacenista, de acuerdo con las normasambientales vigentes, elaborando acta, la cual debe ser firmada portodos los que participen en ella.

- No se autoriza el sacrificio de animales seniles cuando estos nopresentan lesiones o enfermedades con pronstico desfavorable.

- Una vez realizado el procedimiento, deber enviarse de manera

inmediata, al Grupo Remonta y Veterinaria de la Direccin deCarabineros y Seguridad Rural, el informe del procedimiento,anexando lbum fotogrfico donde se observe inclusive ladisposicin final del cadver, el cual debe cumplir con las mnimasnormas de proteccin ambiental existentes.

3.6 Bienes inmuebles por reposicin u obsolescencia.

- Oficio a cargo del Jefe administrativo solicitando demolicin anteoficina de planeacin (Municipios) y/o curadura (Metropolitanas).

- Certificado de libertad y tradicin no mayor de 1 mes deexpedicin de inmueble o inmuebles en los cuales se pretenderealizar la proyectada actuacin urbanstica.

- Oficio a cargo del grupo bienes races de la unidad justificando yexplicando el motivo, carcter y cantidad a demoler.

- Plano de localizacin del predio o predios objeto de la solicitud,identificando los vecinos y colindantes.

- El Jefe administrativo de la unidad deber realizar seguimiento y/ocoordinaciones ante la oficina de planeacin (Municipios) y/ocuradura (Metropolitanas), para el trmite, cancelacin ocoordinacin de la licencia de demolicin del inmueble que va serobjeto de una nueva construccin.

- Una vez expedida el acta de demolicin por la oficina deplaneacin y/o curadura, el jefe administrativo mediantecomunicado oficial remitir dicha documentacin al contador de la


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unidad con el objeto de realizar la baja total o parcial en los estadoscontables.

Pargrafo 1: Para los trmites de la licencia de demolicin se

tendrn en cuenta los requisitos legales adems de todos aquellosque de forma adicional solicite la entidad que tramita estedocumento.

ARTCULO 25 PROCEDIMIENTOS GENERALES PARA LA ENTREGA DEALMACENES:

1 Entrega. Se requiere el acto administrativo donde se designe alfuncionario que deber recibir el almacn; en el mismo documentose debe indicar, el tiempo aproximado que durar la entrega, deacuerdo con el volumen. El reemplazo del almacenista, en caso devacaciones o licencias, debe ser designado directamente por el

ordenador del gasto o Jefe Administrativo. Adicionalmente, esnecesario que el funcionario que recibe es necesario que se hayaposesionado del cargo y constituido la pliza de seguro que ampareel manejo del almacn o bodega. Posteriormente, se levantarn

inventarios fsicos con el propsito de entregar los bienes ytransferir la responsabilidad de su registro, manejo y custodia porcambio del responsable del manejo del almacn y bodega. Cuandopor cualquier motivo (traslado, separacin del cargo, etc.) unempleado de manejo deba hacer entrega de bodegas, depsitos,farmacias, etc., que estn bajo su responsabilidad, deber hacerseun inventario fsico, el cual incluir en forma separada tanto losbienes que tenga para uso en oficinas o dependencias, como los quese hayan suministrado a empleados, trabajadores o contratistas quedependan de l. Cumplido lo anterior, se proceder a realizar el

conteo fsico y entrega de los elementos devolutivos, consumo,inmuebles e inservibles, que se encuentren en existencia en gruposde bienes, registrando las siguientes caractersticas: marca, modelo,cantidad, valor unitario, valor total y su estado de conservacin. Losbienes deben corresponder exactamente a los registrados enlistados y en el sistema de informacin adoptado por el sectordefensa para la administracin de los recursos disponibles en eldesarrollo de su gestin SILOG Se deben levantar diariamente

borradores de los conteos practicados, debidamente firmados porquien recibe y entrega, al igual que por los dems funcionarios queintervengan en la toma o diligencia. Los elementos devolutivos quese tengan en servicio se entregarn por parte del almacenistasaliente, limitndose a efectuar la comparacin de los saldos delistados parciales en servicio, de las diferentes dependencias de launidad, contra el saldo total que arrojen los registros en el almacnpor cuentas contables, los cuales deben coincidir, ser iguales,verificando los documentos de salida al servicio con especialatencin que los elementos se encuentren asignados a la unidad. Eltotal de los bienes, por grupo, debe ser igual al registrado en elMovimiento de Bienes por Grupo de Inventarios, que soportan lacuenta fiscal, y por ende, igual a los valores presentados por cuenta


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contable en el balance general. La entrega total del almacn se harconstar en acta que ser firmada por todos los actuantes, dejandoconstancia de las irregularidades, inconsistencias, diferenciasencontradas y por consiguiente los correspondientes compromisos.

Anexado los inventarios de la unidad.

2 Entrega de almacenes cuando el funcionario saliente abandona elcargo o dilata la entrega

Cuando se presente esta situacin, el ordenador del gasto designarel funcionario administrativo que deba realizar la toma fsica yentrega de las existencias al nuevo empleado de manejo, solicitandopor escrito a la compaa que asegur al almacenista saliente, elenvo de un representante; tambin se notificar por escrito al

almacenista saliente si se conoce su paradero, o en caso contrariomediante edicto, que se fijar en lugar visible indicando la fecha yhora que comience la diligencia de entrega.

Si el almacenista saliente concurre, se adelantar la entrega enforma corriente; pero si no lo hace, al igual que el representante dela compaa aseguradora, se dejar constancia en el acta y se iniciala entrega con la intervencin del funcionario administrativodesignado y el nuevo almacenista. En el acto se dejar constancia delos elementos sobrantes y faltantes que aparezcan al comparar el

nmero de unidades fsicas, con el de los registros actualizados delistados y el aplicativo SAP ECC6.0 y/o dems aplicativosimplementados en la polica nacional. No se podr disponer de lasexistencias hasta que las haya recibido el nuevo almacenista. Si serequiere algn elemento con urgencia, es necesario que esta salidasea firmada por el nuevo almacenista en el caso de haber recibidoya estos elementos; en caso contrario, se firma por el almacenistasaliente. Los bienes que lleguen durante la diligencia de entrega losrecibir el nuevo almacenista, firmando su recibido, registrndoseen el aplicativo SAP ECC6.0 y/o dems aplicativos implementados,

con la constancia de que son elementos que llegan durante el

proceso de recibo del almacn. De estos elementos se puedenrealizar entregas.

3 Requisitos para ejercer el cargo de almacenista. Los requisitos para

ejercer el cargo y funciones de almacenista en las unidadespoliciales debern ser los determinados en el Manual de Funcionesestablecido para la Polica Nacional, teniendo en cuenta que elfuncionario debe cumplir con la capacitacin sobre el sistema deinformacin adoptado por el sector defensa para la administracinde los recursos disponibles en el desarrollo de su gestin SILOGy/o dems aplicativos implementados.

ARTICULO 26 RECLASIFICACIN: Para los elementos que estnincluidos o relacionados en la cuenta propiedad planta y equipo que

por sus caractersticas pertenezcan o sean elementos de consumo osuministros proceder a realizar una baja o salida por clasificacinde acuerdo a lo precisado en numeral 2.21 Bajas de Bienes.

De otra parte, de encontrase elementos que estando asociados a lacuenta de suministros o de consumo y cuyas caractersticas estnvinculadas a elementos devolutivos, se proceder a realizar elingreso segn lo estipulado en el numeral 2.12.6.3 sobrantes.

modulo recusos basicos

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