módulo de software para la certificación de grupos de ... · ventajas del sistema de control...
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Módulo de Software para la
certificación de grupos de
productores
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Definición: Que es el SCI?
Sistema de Control Interno (SCI):
El SCI es un procedimiento para administrar grupos de pequeños productores, para controlar el cumplimiento a standares* públicos y privados, y para certificarlos por un auditor externo, al contrario de la
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privados, y para certificarlos por un auditor externo, al contrario de la certificación de cada productor de manera individual
------------------*orgánicos (públicos y privados),
FT, Utz etc.
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Principios de un Sistema de Control Interno
La responsabilidad de la inspección periódica de cada miembro del grupo de pequeños productores se transfiere de la entidad de certificación externa al grupo
La ordenación del procedimiento de control interno y la
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La ordenación del procedimiento de control interno y la certificación del grupo se lleva a cabo por el propio grupo
La entidad de certificación externa se limita a revisar la implementación y operación de los ICS y llevar a cabo un número predefinido de controles sobre el terreno externos
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Ventajas del Sistema de Control Interno
Este permite la certificación de todos los pequeños agricultores bajo la modalidad de certificación grupal y por ello reduce costos
Los grupos de pequeños agricultores logran conformar una
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Los grupos de pequeños agricultores logran conformar una estructura y al mismo tiempo un sistema de aseguramiento de la calidad
La certificación grupal permite a los pequeños agricultores accesar a mercados internacionales y con ello ser beneficiarios de precios competitivos
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Desafíos para los grupos de productores
La aplicación /documentación sistemática de los procedimientos de control/ certificación interna es compleja:�Número de miembros
�Capacidades de lectura y escritura, educación
�Riesgo de perder o recuperar datos
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�Riesgo de perder o recuperar datos
�La trascendencia de los datos
�Totalidad y comprensibilidad de la documentación
�Riesgo de perder la expertise
�Multi-certificación (orgánica, justo, Utz, etc):
�Diferentes requisitos estándar para los procedimientos de producción,procesamiento y certificación
�La duplicación de la recogida de datos
�Otros
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Proyectos PPP: Group Integrity
Patrocinador/Inversionita:
Deutsche Investitions- und Entwicklungsgesellschaft mbH, DEG
Socios del proyecto:
CERES - Certification of Environmental Standards GmbH
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CERES - Certification of Environmental Standards GmbH
Intact Consult GmbH
Organic Services GmbH
En colaboración con:
IBD - Instituto Biodinâmico
IMO - Institute for Marketecology
Naturland - Verband für ökologischen Landbau e.V.
Ecocert
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Proyectos PPP 1 & 2
Projecto 1 / 2010 -2012
Desarrollo de un sistema de administración y del sistema de control interno web-based para la certificación de organizaciones de pequeños agricultores
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�Países participantes (Bolivia, Ecuador, Colombia)
Projecto 2 / 2012 – 2014
Lanzamiento global de Group Integrity con Socios Implementadores y grupos de pequeños agricultores
�Enfoque global en países seleccionados en África, Asia y Latinoamérica
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Objetivos del proyecto PPP
Desarrollo de un sistema informático de gestión y documentación
� Facilita la administración interna de grupos de productores a través de una base de datos, listas de comprobación, informes y exportación de datos
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datos
� Apoya a las organizaciones de grupos de productores en todo el mundo en el cumplimiento / aplicación de los diversos requisitos de la norma
� Apoya a grupos de productores en la organización del proceso de inspección y certificación
� Ayuda a minimizar los problemas con el control externo y certificación
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Objetivos del proyecto PPP
Adaptación de Ecert®* a los requisitos de grupos de
productores:
�Preparación de las especificaciones del contrato
�El desarrollo de una versión de prueba
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�Trial con dos grupos piloto en América Latina
�Puesta a punto de componentes de software
�Administración, control interno y certificación
�Realización de una certificación externa
�Aplicación práctica en nueve grupos de productores adicionales
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*ECERT ® es un sistema de gestión con bases de datos de auditoría y software de
CRM, en línea y fuera de línea, desarrollado por Intact Consult GmbH, Austria
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Grupos de roductores seleccionados en LatinoaméricaGrupos de productores en:
Noviembre 2011:
�Ecuador y Colombia
Abril/Mayo 2012:
�Nueve organizaciones
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�Nueve organizaciones
�adicionales en Ecuador, Colombia,
�Bolivia y Paraguay
Prueba interna del sistema
Posterior desarrollo del software: listas de control, certificados y gestión del SIC
Aplicación práctica
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Group Integrity
Ajustes por defecto y características especiales:
Versión más liviana de Ecert�Limitado a los módulos relevantes para uso interno
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�Limitado a los módulos relevantes para uso interno
Cambio de vocabulario�Para mejor experiencia del usuario
Informes en PDF preestablecidos y export de datos�Para auditorías de certificación más sencillas
Selección de estándares�Incluyen directrices privadas y públicas
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Group Integrity – Lista de chequeo maestra
Lista de chequeo maestra para combinar diferentes estándares
Herramienta de gestión para la creación de listas de control específicas dependiendo en el paquete de estándares del
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específicas dependiendo en el paquete de estándares del grupo
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Group Integrity - Distribución y sistema operativo
Organic
Services
Socios Implementadores
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Organismos
de
certificación
Organizaciones
No
Gubernamentales
(ONG)
Empresas
procesadoras o
empresas
comercializadoras
Empresas
Consultoras
Organización del
grupo de
productores
Organización
del grupo de
productores*
* Bajo ciertas
circunstancias los grupos
de productores pueden
ser socios
implementadores.
Group Integrity - Servicios y Beneficios
�Software profesional basado en Ecert®
�Utilizado internacionalmente por organismos certificadores de gran credibilidad
�No se requiere instalación – acceso vía internet
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�No se requiere instalación – acceso vía internet
� Interfaz multilingüe
�Actualización anual del software incluyendo las últimas versiones de los estándares
�Manual del Usuario en inglés y español (otros idiomas en el corto plazo)
�Video tutoriales para comprender el uso del software
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Group Integrity - Capacitación y Soporte
Capacitación y soporte por parte del socio implementador in situ, o bien por parte de Organic Services a través de video conferencias
Capacitación y apoyo de los oficiales del Sistema de Control
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Capacitación y apoyo de los oficiales del Sistema de Control Interno pertenecientes al grupo productor a través del socio de implementación o bien por parte de Organic Services
Formación de los inspectores internos por parte del socio de implementación o bien por parte de Organic Services
Migración de datos al sistema por parte de Organic Services
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Group Integrity - Distribución y sistema operativo
Socios Implementadores
Organic
Services
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Organismos
de
certificación
Organizaciones
No
Gubernamentales
(ONG)
Empresas
procesadoras o
empresas
comercializadoras
Empresas
Consultoras
Organización del
grupo de
productores
Organización
del grupo de
productores*
* Bajo ciertas
circunstancias los grupos
de productores pueden
ser socios
implementadores.
Beneficios de la cooperación con un socio global pero con respaldo local El socio de implementación se encuentra en la misma región o incluso en el mismo país
�Puede estar en el lugar de forma rápida
�Trabaja en la misma zona horaria
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�Trabaja en la misma zona horaria
�Puede proporcionar apoyo en los idiomas locales
�Comprende la situación local y otros costos de operación
�Ofrecer servicios en moneda local
Copia de seguridad en caso de problemas es proporcionada por Organic Services
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Beneficios de la herramienta de certificación de Group Integrity
�Confiabilidad en la administración y la documentación del SCI, incluso tras cambios de personal
�Comprensibilidad de la inspección y del proceso de certificación y de todas las etapas del SCI
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certificación y de todas las etapas del SCI
�Cooperación estructurada con el organismo de certificación
�Seguridad de los datos (no riesgo de pérdida)
�Fácil actualización, desde el sistema central
�Mejora de la competitividad de los grupos de agricultores, frente a las "grandes estructuras" en los mercados
�Costos más bajos
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Group Integrity - Distribución y sistema operativo
Socios Implementadores
Organic
Services
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Organismos
de
certificación
Organizaciones
No
Gubernamentales
(ONG)
Empresas
procesadoras o
empresas
comercializadoras
Empresas
Consultoras
Organización del
grupo de
productores
Organización
del grupo de
productores*
* Bajo ciertas
circunstancias los grupos
de productores pueden
ser socios
implementadores.
Beneficios de Group Integrity para organismos certificadoresDocumentación completa y transparente de los SCIs
Los datos están basados en la última información disponible en tiempo real
Inteligibilidad del control interno con el seguimiento de las
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Inteligibilidad del control interno con el seguimiento de las condiciones y sanciones
� integridad de certificación incrementada de manera significativa
� menos trabajo para el organismo de certificación
� menos riesgo
� costos más bajos
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Organic
Services
Socios Implementadores
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Organismos
de
certificación
Organizaciones
No
Gubernamentales
(ONG)
Empresas
procesadoras o
empresas
comercializadoras
Empresas
Consultoras
Organización del
grupo de
productores
Organización
del grupo de
productores*
* Bajo ciertas
circunstancias los grupos
de productores pueden
ser socios
implementadores.
Benefcios de Group Integrity para procesadores/comercializadores
�Listas de proveedores diariamente actualizadas
�Rapidez debido al incremento de la seguridad y calidad de los productos
�Menor tiempo y esfuerzo para la toma de datos, re-
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�Menor tiempo y esfuerzo para la toma de datos, re-elaboración, auto-auditorías, tomas de muestras y análisis de laboratorio
�Menos riesgos
�Creciente reputación en el mercado a través de la transparencia y la integridad lograda
�Mejores oportunidades del mercado
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Group Integrity - Concepto Técnico
Acceso a través de una computadora con conexión a Internet
Hospedaje en un centro de procesamiento de datos profesional con acceso fiable 24/7
La estructura central asegura un soporte óptimo y
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La estructura central asegura un soporte óptimo y actualizaciones permanentes
Separación de datos y de su seguridad garantizada a través de la tecnología de sistemas multi-cliente
� Los datos de otros grupos asociados de implementación o de cultivadores son seguros y no pueden ser vistos por otros usuarios
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Group Integrity - Concepto Técnico
El sistema multi-cliente permite la clasificación de las personas de diferentes sectores y para la asignación de derechos de usuario individualmente
Los diferentes datos pueden ser vistos y editados por
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Los diferentes datos pueden ser vistos y editados por diferentes usuarios
� Grupos asociados Implementación y productores trabajan con el mismo software, pero sólo pueden acceder a los conjuntos de datos específicos, preestablecidos
El sistema ofrece flexibilidad y control individual
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Group Integrity - Concepto Técnico
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Group Integrity – Condiciones Financieras
� Cuota única de instalación para el socio de implementación, incluye licencia de software
� Puesta en marcha de un acceso y contraseñas
� Formación Inicial y Materiales de Capacitación
� Una cuota anual para el mantenimiento y las actualizaciones del software
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� Una cuota anual para el mantenimiento y las actualizaciones del software y de las normas
� Cuota de instalación por única vez para el grupo de productores y su respectiva importación de datos
� Puesta en marcha de los grupos y usuarios
� Una cuota anual para el apoyo en función del tamaño del grupo
� Dependiendo de la estructura y tamaño de la empresa, contratos individuales se pueden negociar
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Group Integrity – Condiciones Financieras
I. Cuota básica única / socio implementador 4.990 €
II. Cuota básica única por grupo 990 €
Cuota anual
I. Cuota básica / socio implementador 2.990 €
II. Cuota básica por grupo (dependiendo del tamaño del grupo, vea tabla)
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II. Cuota básica por grupo (dependiendo del tamaño del grupo, vea tabla)
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<100 miembros 390 €
101-500 miembros 690 €
501-1.000 miembros 990 €
1.001-5.000 miembros 1.490 €
5.001-10.000 miembros 1.990 €
> 10.000 miembros 2.990 €
Más acerca de Group Integrity
Website de Integrity Group
http://www.group-integrity.com
Website de Organic Services en el proyecto PPP
www.organic-services.com/groupcertification.html
www.organic-services.com | www.group-integrity.com a service offered by
www.organic-services.com/groupcertification.html
Website de CERES en el proyecto PPP
www.ceres-cert.com/portal/fileadmin/externdocs/PPP_english_rev.pdf
Website de IFOAM sobre SCI
www.ifoam.org/about_ifoam/standards/ics.html
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