modul perkuliahan pengenalan proses...
TRANSCRIPT
MODUL PERKULIAHAN
Pengenalan Proses Bisnis
Pertemuan-1
Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh
Ilmu komputer Sistem Informasi
01 MK18038 Tim Dosen
Abstract Kompetensi
Pengenalan Proses Bisnis Mampu menjelaskan Proses bisnis
Mampu memberikan contoh sebuah proses bisnis.
2016 2
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Tim Dosen http://www.mercubuana.ac.id
Bagian Isi
Pengertian Analisa Proses Bisnis Analisa proses bisnis adalah kajian dan evaluasi yang dilakukan terhadap kegiatan-
kegiatan proses bisnis Perusahaan untuk mengidentifikasikan dampak dari kegiatan
tersebut dalam menciptakan nilai atau menambah nilai terhadap bisnis Perusahaan.
Analisa proses bisnis merupakan salah satu kegiatan yang harus dilakukan perusahaan
pada saat perusahaan akan melakukan rekayasa proses bisnis. Untuk lebih menjelaskan
hubungan antara analisa proses bisnis dengan rekayasa ulang proses bisnis, terlebih
dahulu kita lihat tahapan-tahapan yang harus dilakukan dalam rangka melakukan rekayasa
ulang proses bisnis.
Menurut Whitten (2001, p21), dalam melakukan rekayasa ulang proses bisnis ada 3
tahap besar yaitu:
1. Identifikasi Value Chain
Pada tahap ini dilakukan identifikasi kegiatan-kegiatan pada setiap fungsi perusahaan
yang harus dilakukan oleh perusahaan dalam menjalankan proses bisnisnya. Kegiatan-
kegiatan ini merupakan rangkaian kegiatan yang secara bersama akan membentuk
suatu kombinasi proses yang dapat memberikan nilai tambah bagi proses bisnis
perusahaan. Besar kecilnya nilai tambah yang diberikan oleh suatu kegiatan pada proses
bisnis Perusahaan sangatlah bersifat spesifik untuk perusahaan tertentu dan untuk industri
tertentu yang sangat tergantung faktor internal perusahaan antara lain strategi bisnis,
sumberdaya dan fasilitas produksi yang dimiliki dan visi dari pemimpinnya, serta faktor
eksternal antara lain kondisi kompetisi, kondisi industri, peraturan pemerintah, dan
faktor sosio ekonominya.
2. Tahap Analisa Setiap Kegiatan Dalam Proses Bisnis
Analisa terhadap setiap kegiatan dalam proses bisnis perusahaan dari segi waktu,
bottlenecks, biaya untuk mengidentifikasikan dampak setiap kegiatan dalam menciptakan
2016 3
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Tim Dosen http://www.mercubuana.ac.id
atau menambah nilai bisnis Perusahaan. Dalam tahap analisa proses bisnis ini juga
dilakukan identifikasi peluang-peluang untuk melakukan perbaikan dan perancangan ulang
proses bisnis agar proses bisnis lebih efisien.
3. Tahap Perancangan Proses Bisnis Yang Baru
Perancangan Proses bisnis yang baru dengan memanfaatkan teknologi informasi dalam
menambah nilai proses bisnis perusahaan. Hasil rancangan baru proses bisnis kemudian
diimplementasikan dan dilakukan review.
Dari tahapan-tahapan rekayasa ulang proses bisnis yang diberikan oleh Whitten, dapat
terlihat dengan jelas bahwa kegiatan analisa proses bisnis merupakan bagian dari
kegiatan rekayasa ulang proses bisnis. Dalam melakukan analisa proses bisnis, kegiatan
dilakukan hingga tahap kedua sedangkan dalam melakukan rekayasa ulang proses bisnis,
kegiatan diteruskan hingga tahap ketiga.
2016 4
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Tim Dosen http://www.mercubuana.ac.id
Pengertian analisa proses bisnis tidaklah dapat dilepaskan dari pengertian
rekayasa uang proses bisnis karena analisa proses bisnis merupakan bagian dari
rekayasa ulang proses bisnis. Untuk mempunyai gambaran dan pengertian yang lebih baik
dan lebih menyeluruh mengenai analisa proses bisnis maka dalam pembahasan berikut ini
akan dibahas beberapa pengertian rekayasa ulang proses bisnis.
Menurut Whitten (2001, p20) Rekayasa ulang proses bisnis atau business process
reengineering (BPR) adalah suatu studi, analisa dan perancangan ulang terhadap proses
bisnis yang fundamental untuk menurunkan biaya dan/atau memperbaiki nilai tambah
terhadap bisnis.
Manganelli ( 1994, p7) mendefisinikan BPR sebagai perancangan ulang yang cepat dan
radikal terhadap strategi, nilai tambah proses bisnis dan - sistem, kebijakan dan struktur
organisasi yang mendukung strategic dan nilai tambah proses bisnis – untuk mencapai
optimasi arus kerja dan produktivitas dalam suatu organisasi.
Menurut pengertian Manganelli, dalam melakukan rekayasa ulang bisnis, kita analisa
bukan hanya terhadap strategi, nilai tambah proses bisnis tetapi juga terhadap semua
sistem, kebijakan dan struktur organisasi yang mendukung proses bisnis yaitu:
1. Sistem yang mendukung kegiatan proses dari proses data dan sistim informasi
manajemen hingga ke sistem sosial dan kultural.
2. Kebijakan yang mendukung aktivitas proses biasanya dalam bentuk aturan dan
regulasi yang mengarahkan dan memimpin perilaku dalam hal bagaimana suatu
pekerjaan dilakukan.
2016 5
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Tim Dosen http://www.mercubuana.ac.id
3. Struktur organisasi yang mendukung aktivitas proses adalah kelompok kerja,
departemen, area fungsional. divisi, unit dan bentuk lainnya dimana karyawan dibagi
untuk kepentingan melakukan pekerjaannya.
Rekayasa ulang proses bisnis merupakan suatu cara yang radikal untuk menggali dan
memperluas kemampuan dari suatu bisnis, memperbaiki performancenya dan
memungkinkannya untuk mencapai suatu keunggulan kompetitif yang bertahan lama.
Studi dan analisa dilakukan terhadap proses bisnis bisa terhadap keseluruhan proses
bisnis dalam suatu organisasi atau hanya terhadap suatu proses tertentu dalam organisasi
dengan menggunakan metode-metode analisa sistem.
Setiap proses bisnis dianalisa dan diteliti secara cermat apakah terjadi bottlenecking,
repetisi dan pengerjaan ulang yang mengakibatkan ketidak efisienan. Analisa dan studi
ini dimaksudkan untuk menemukan proses bisnis mana yang mempunyai dampak besar
terhadap nilai tambah Perusahaan. Terhadap proses bisnis tersebut dilakukan
pengkajian lebih lanjut untuk menemukan adanya opportunities yaitu kesempatan untuk
melakukan perbaikan sehingga akan memberikan nilai tambah bagi perusahaan.
Perbaikan bisa dalam bentuk menghapuskan sebagian proses yang tidak perlu,
melakukan streamlining atau memanfaatkan bantuan teknologi informasi.
Whitten mengingatkan bahwa dalam melakukan rekayasa ulang bisnis harus dihindari
setiap godaan untuk mengfokuskan diri pada solusi informasi teknologi hingga setelah
proses bisnis dirancang ulang untuk mencapai efisiensi yang maksimum. Jadi rekayasa
ulang bisnis menganalisa proses bisnis dan kemudian
2016 6
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Tim Dosen http://www.mercubuana.ac.id
merancang ulang untuk menghapuskan ketidak efisienan dan birokrasi sebelum di
aplikasikan kembali dengan menggunakan teknologi informasi.
Alasan Organisasi Melakukan Analisa Proses Bisnis Sebagaimana dijelaskan dalam pengertian analisa proses bisnis dan hubungan antara
analisa proses bisnis dengan rekayasa ulang proses bisnis, maka alasan suatu
perusahaan dalam melakukan analisa proses bisnis sangatlah tergantung pada alasan
Perusahaan melakukan rekayasa ulang proses bisnis yaitu:
1. Untuk memperkuat posisi Perusahaan
2. Untuk mengantisipasi masalah
3. Untuk mengatasi kelemahan Perusahaan
Spesifikasi untuk suksesnya Analisa Proses Bisnis Analisa proses bisnis yang sukses harus mengandung spesifikasi sebagai berikut:
1. Analisa proses bisnis harus dimulai dengan mengembangkan
suatu pernyataan yang jelas mengenai tujuan dan strategi perusahaan.
2. Pertimbangan untuk memberikan kepuasan pada konsumen sebagai tujuan
dibelakang tujuan dan strategi perusahaan.
3. Menitik beratkan pada proses bisnis diatas fungsi bisnis dan menselaraskan antara
proses dan tujuan perusahaan.
4. Identifikasikan proses nilai tambah dan proses pendukungnya yang akan
memberikan kontribusi terhadap nilai.
2016 7
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Tim Dosen http://www.mercubuana.ac.id
5. Menggunakan tehnik dan alat manajemen yang tersedia dan yang sudah proven
dengan sebaik-baiknya untuk memastikan kualitas dari informasi yang digunakan dan
deliverables-nya.
6. Memberikan analisa terhadap operasi yang sedang berjalan dan mengidentifikasi
proses yang tidak memberikan nilai tambah.
7. Mengembangkan terobosan baru bagi suatu kerangka berpikir dan visi yang berani
untuk melakukan perubahan yang radikal daripada melakukan perubahan yang
bertahap.
8. Mempertimbangkan solusi dimana karyawan dikembangkan dan diperkuat dan
teknologi sebagai dasar untuk mengimplementasikan perubahan.
9. Menyajikan suatu masalah bisnis secara lengkap dan memberikan informasi dan
argumen yang meyakinkan untuk pengambilan keputusan.
10. Mengembangkan suatu rencana implementasi yang dapat dilakukan yang berisi
spesifikasi tugas, sumber daya , jangka waktu dan persetujuan.
Analisa Proses Bisnis Strategis dan Taktis Keputusan untuk melakukan analisa proses bisnis dalam rangka melakukan rekayasa
ulang proses bisnis bisa merupakan keputusan strategis dan atau keputusan taktis
Perusahaan.
Kegiatan untuk melakukan analisa proses bisnis dalam rangka rekayasa ulang proses
bisnis pada intinya merupakan kegiatan untuk merancang kembali proses yang
2016 8
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Tim Dosen http://www.mercubuana.ac.id
berada pada area “strategic context”. Strategic context dalam hal ini mempunyai tiga
komponen kunci yaitu:
1. Kemampuan yang distinctive dari suatu bisnis
2. Segmen atau pasar untuk bisnis tersebut
3. Keunggulan kompetitifnya yang bertahan lama.
Kemampuan yang distinctive dari suatu bisnis bila diaplikasikan pada segmen dan
pasarnya akan memberikan keunggulan kompetitif bagi bisnis tersebut untuk bertahan
terus dalam persaingan dan bertahan dalam eksistensinya.
Bertolak dari ketiga komponen strategic context tersebut, ada empat pertanyaan penting
yang perlu dipikirkan lebih dalam yaitu:
1. Apa yang merupakan kemampuan yang kita miliki yang bersifat distinctive dimata pelanggan kita?
2. Apakah kemampuan tersebut telah diaplikasikan dalam pasar kita? 3. Apa kemampuan baru yang perlu kita kembangkan lebih lanjut agar posisi
keunggulan kompetitif kita pada pasar dapat lebih kuat? 4. Apa yang perlu dilakukan untuk memperbaiki kemampuan kita sekarang agar
memperkuat keunggulan kompetitif kita?
Analisa proses bisnis dalam rangka rekayasa ulang bisnis pada intinya adalah bertujuan
dan berlandaskan pada konsep untuk memberikan nilai tambah kepada pelanggan kita
lebih dari apa yang dapat diberikan oleh pesaing melalui suatu perbaikan yang radikal
terhadap kemampuan yang telah kita miliki dan menciptakan kemampuan baru yang
bersifat distinctive.
2016 9
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Tim Dosen http://www.mercubuana.ac.id
Analisa Proses Bisnis - Strategis
Analisa proses bisnis dalam rangka rekayasa ulang proses bisnis yang bersifat
strategis mempunyai ruang lingkup pembahasan yang berbeda dengan yang bersifat
taktis. Analisa proses bisnis dalam rangka rekayasa ulang proses bisnis strategis atau
disebut juga strategic analysis and reengineering biasanya mempunyai skala besar dan
bersifat jangka panjang dimana secara mendasar melakukan transformasi cara organisasi
melakukan bisnis yang akan berdampak pada strategi bisnis secara keseluruhan.
Analisa proses bisnis dalam rangka rekayasa ulang proses bisnis yang bersifat taktis
atau disebut juga analisa dan rekayasa ulang operasional bersifat lebih praktis dan
dengan cara yang cepat namun tetap harus mendukung terhadap strategi bisnis. Analisa
proses bisnis operasional lebih sederhana dan praktis yang mana dapat dilakukan oleh
manajer pada semua tingkatan.
Situasi strategi bisnis sangat ditentukan oleh interaksi antara lingkungan, stakeholder,
pesaing , pelanggan dan pemasok. Situasi operasional bisnis sangat ditentukan oleh
interaksi antara orang yang ada dalam organisasi, pekerjaan- pekerjaan, infrastuktur yang
ada serta sistem dan prosedur.
Strategi bisnis menentukan bagaimana operasional harus dijalankan untuk mencapai hasil
yang telah ditetapkan. Operasional sangat menentukan apa yang menjadi hasil yang
diharapkan yang dapat mendukung pelaksanaan strategi bisnis.
Analisa dalam rangka rekayasa ulang strategis dimulai dengan menentukan apa yang
ingin dicapai (strategi) sebelum menentukan bagaimana mencapainya
2016 10
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Tim Dosen http://www.mercubuana.ac.id
(operasional). Pendekatan yang dilakukan adalah bersifat Top – Down atau dari atas ke
bawah baik secara konseptual maupun secara managerial dengan starting
pointnya berupa situasi strategis.
Langkah-langkah penting dalam melakukan analisa proses bisnis strategis:
1. Identifikasi proses inti operasional dan managerial dengan hasil suatu map proses
tingkat tinggi (high level process map)
2. Proses ini dievaluasi dalam hal dampaknya terhadap pelanggan, tingkat
kesuksesannya dan feasible atau tidaknya bila dilakukan perancangan ulang dalam
suatu jangka waktu tertentu.
3. Mengembangkan suatu visi bagaimana suatu organisasi beroperasi dimasa yang
akan datang serta menentukan satu atau dua proses inti lainnya yang mendapat
prioritas untuk dilakukannya perancangan ulang.
Hasil dari analisa proses bisnis strategis mengidentifikasikan peluang-peluang untuk
memperbaiki dan melakukan perancangan ulang proses bisnis, yang merupakan dasar
bagi Perusahaan dalam penetapan skala prioritas. Hasil analisa ini juga merupakan dasar
bagi Perusahaan untuk melakukan perancangan ulang proses bisnis yang kemudian
dituangkan dalam suatu peta atau high level process map yang merupakan blue print
perusahaan dalam rangka mencapai strategi jangka panjang Perusahaan
Analisa Proses Bisnis – Taktis
Analisa proses bisnis yang bersifat taktis dilakukan pada tingkat operasional
Perusahaan yang lebih terfokus pada masalah masalah konkrit dan riil seperti creative
organization redesign dan change management, tidak terfokus pada hal yang abstrak
seperti strategi, sifat bisnis dan proses inti.
Faktor kritis untuk suksesnya analisa proses bisnis yang bersifat taktis adalah:
1. Mengetahui secara jelas situasi bisnis dimana suatu organisasi berada dan masalah
yang dihadapi 2. Apa yang bisa menambah nilai pada bisnis 3. Apa yang mempengaruhi hirarki manajemen 4. Bagaimana melakukan diagnosa terhadap bisnis operasi kita 5. Bagaimana menggunakan teknik dan peralatan yang sangat esensial 6. Bagaimana secara sukses dapat memanage perubahan.
2016 12
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
Daftar Pustaka
1. Rangkuti, F(2007). Busines Plan.Teknik membuat Perencanaan Bisnis dan Analisis
Kasus, Jakarta: PT Gramedia.
2. Vincent, G(1997). Statistical Process Control:Penerapan Teknik-Teknik Statistikal
Dalam Manajemen Bisnis Total ,Jakarta: PT Gramedia
3. Yefta, SK(2007).Analisis Proses Bisnis unutk Dinas Pemerintahan: Mendapatkan
Proses Bisnis As-Is Hingga Rancangan Proses Bisnis To-Be, dalam Wibowo,
T.A(Ed), Berbagai Makalah Sisitem Informasi, Prosiding Konferensi Nasional Sistem
Informasi 2007, Bandung: Departemen Teknik Informatika, Sekolah Tinggi Teknologi
Telkom, 25-30.
4. Surjadi, K(2007).Identifikasi Indikator keberhasilan Kinerja Perusahaan Berbasis
Proses Bisnis Sebagai dasar Penentuan Kebutuhan Informasi, dalam Wibowo,
T.A(Ed), Berbagai Makalah Sisitem Informasi, Prosiding Konferensi Nasional Sistem
Informasi 2007, Bandung: Departemen Teknik Informatika, Sekolah Tinggi Teknologi
Telkom, 47-58.
5. Solikin (2007).Model Audit Sistem Informasi di Perguruan Tinggi Menggunakan
Kerangka Kerja CobiT, dalam Wibowo, T.A(Ed), Berbagai Makalah Sisitem Informasi,
Prosiding Konferensi Nasional Sistem Informasi 2007, Bandung: Departemen Teknik
Informatika, Sekolah Tinggi Teknologi Telkom, 85-90.
6. Wibawa, IGA(2007).Pedoman Analisis Proses Bisnis, dalam Wibowo, T.A(Ed),
Berbagai Makalah Sisitem Informasi, Prosiding Konferensi Nasional Sistem Informasi
2007, Bandung: Departemen Teknik Informatika, Sekolah Tinggi Teknologi Telkom,
109-112.
7. Suryani, AA.,Wijoyo MH.,Partasubita SW(2007).Pengembangan Model Information
Technology (IT) Governance pada organisasi Perguruan Tinggi, dalam Wibowo,
T.A(Ed), Berbagai Makalah Sisitem Informasi, Prosiding Konferensi Nasional Sistem
Informasi 2007, Bandung: Departemen Teknik Informatika, Sekolah Tinggi Teknologi
Telkom, 139-146
MODUL PERKULIAHAN
Dokumentasi Proses Bisnis
Pertemuan-2
Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh
Ilmu komputer Sistem Informasi
02 MK18038 Tim Dosen
Abstract Kompetensi
Metode dokumentasi proses Bisnis Mampu menjelaskan dokumentasi
proses bisnis
Mampu memberikan contoh dokumen proses bisnis.
2016 14
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
Bagian Isi
Bisnis adalah kegiatan untuk menghasilkan "Sesuatu" yang mempunyai nilai (nilai
dapat diartikan sebagai besaran uang). Sesuatu bisa berarti benda, misalnya: mobil, motor,
koran, semen, kompueter, TV, Handphone, Meja, Bangunan Gedung, Pesawat Terbang,
DLL. Sesuatu bisa berarti Jasa, Misalnya: Pengantar surat, Travel Agent, Cleaning Service,
Transportasi Udara,DLL.Dalam terminologi industrial Engineering "Sesuatu"adalah
product/produk. Dengan demikian Kita bisa mengatakan juga bahwa : Kegiatan
menghasilkan produk yang dapat dijual
1. Gambar Produk yang dihasilkan
2. Pedagang di pasar adalah jasa yang menjual produk/dagangannya yang nanti nya akan menghasilkan besaran Nilai berupa Uang
2016 15
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
3. Siklus Deming Pada Sistem Industri(1989)
TAHAP PERTAMA : RISET PASAR
Proses ini adalah identifikasi kebutuhan pelanggan terkait dengan jenis produk yang akan atau sedang dihasilkan/dijula. Kegiatan ini juga berupa identifikasi kekurangan/kesalahan dari produk yang dijual. Hasil dari kegiatan ini dapat menghasilkan produk-produk baru yang lebih meruh, lebih menarik.
TAHAP KEDUA : DESAIN PRODUK
Dari hasil riset pasar, maka dapat diidentifikasikan spesifikasi produk yang dikehendaki oleh pelanggan. Dari spesifikasi tersebut maka dapat dibuat rancangan (Desain) produk yang akan dibuat.
Proses pembuatan desain produk umumnya tidak langsung jadi ada beberapa tahapan yang harus dilalui, Misalnya : Produk mobil, dimulai dari desain matematik/mekanik desain, desain estetika, desain virtual/maya, desain fisik(Model) Skala Kecil, Desain Fisik(Model) Skala sebenarnya.
Diperlukan sistem produksi.
Diperlukan sistem pengendalian proses (Monitoring).
Diperlukan sistem pengendalian kua;itas produk.
Sistem manajemen mutu.
TAHAP KEEMPAT : PEMASARAN / PENYERAHAN PRODUK
Menyerahkan produk kepada konsumen sesuai dengan spesifikasi.
Menyerahkan produk sesuai dengan waktu yang ditetapkan.
Memberikan jaminan purna jual.
Proses Bisnis : Proses interaksi yang menghasilkan produk/jasa.Dengan demikian
kita bisa mengatakan juga bahwa bisnis : kegiatan menghasilkan produk yang dapat dijual.
Produk yang berarti benda, misalnya : Mobil, motor, koran, semen, komputer, TV,
2016 16
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
Handphone, meja, bangunan gedung, pesawat terbang, dll. Produk bisa berarti jasa,
misalnya : Pengantar surat, Travel Agent, Cleaning Service, Tranportasi Udara. Dengan
demikian kita dapat analogikan proses bisnis adalah proses industri. Analisis proses bisnis
adalah menganalisa :
Kinerja proses riset,
Kinerja Proses Desain,
Kinerja proses produksi,
Kinerja proses pemasaran.
Untuk mengetahui kinerja proses bisnis diperlukan alat untuk standar dan pedoman
supaya hasil evaluasi kinerja bersifat objektiv dan profesional pengukuran seharusnya
menggunakan teknik kuantifikasi, Misalnya : Mengukur kinerja karyawan, tidak bisa
berdasarkan like-dislike atau emosional judgement atau nepotisme tetapi berdasarkan tolak
ukur/standar dan target yang ditentukan. Pengukuran produk tidak hanya dilakukan pada
produk akhir tetapi juga produk-produk antara disamping itu juga diperlukan suatu standar
yang mengacu pada kaidah profesional.
ALAT UKUR PROSES BISNIS
Kinerja proses diukur dengan output atau luaran dari proses. Demikian pula proses
bisnis diukur dari hasilnya atau inputnya, tetapi kualitas output dari suatu proses tidak hanya
dipengaruhi oleh prosesnya itu sndiri, tetapi juga dipengaruhi faktor faktor lain. Diantaranya
adalah inputnya dan juga bisnis environment nya, secara umum seperti pada gambar
dibawah ini, proses bisnis dipengaruhi oleh bisnis environment :
Suplier
Competitirs
Stockholders
Regulatory
Customer
2016 17
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
BISNIS ENVIRONMENT
4. Organisasi BISNIS ENVIRONMENT
Bagaimana Competitors dapat berpengaruh pada organisasi Bisnis? Jika
Competitornya banyak, maka organisasi Bisnis harus mengalokasikan sumberdaya cukup
banyak untuk pengembangan produk dan inovasi.
ANALISA NERACA
Analisis Modal Kerja
Analisis Perputaran Persediaan
Analisis Rasio Hutang
Analisis Piutang
ANALISA BEP
ANALISIS Biaya Total,
ANALISIS Biaya Tetap,
ANALISIS Biaya Variabel,
ANALISIS KUALITAS PRODUK
Prosesnya secara statistik dihitung nilai rata-rata dan sampingan bakunya. Proses dikatakan secara statistical terkendali jika tidak ada data yang diatas batas atas dan dibawah atas bawah. Data produk bisa berupa data variabel(misalnya: tebal plat baja, diameter pipa dan sebagai nya) dan data atribut(misalnya, jumlah produk yang cacat, prosentase produk yang ditolak dan sebagai nya). Jika produknya melewati batas standar maka proses produksinya jelek. Jika jumlah produk cacat melebihi standar maka proses produksinya jelek.
Analisis proses bisnis dapat dilakukan dengan menganalisa:
Kinerja Proses Riset,
Kinerja Proses Desain,
Kinerja Proses Produksi,
Kinerja Proses Pemasaran,
2016 18
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
Analisis proses bisnis dapat dilakukan juga dengan menganalisis
sistem/manajemennya, terkait dengan :
RENSTRA (RENCANA STRATEGIS)
SISTEM MANAJEMEN
SISTEM MANAJEMEN MUTU
SISTEM MONITORING
SISTEM REWARD/PUNIMENT
SISTEM PENGEMBANGAN KARIER
SISTEM INFORMASI
PENGELOLAAN IT(IT GOVERNANCE)
DLL
SOAL LATIHAN 1. (TUGAS MANDIRI)
RENSTRA(RENCANA STRATEGIS):
1. Apakah RENSTRA disusun disusun dengan baik?
2. Apakah ada revisi RENSTRA?
3. Apakah RENSTRA dipakai sebagai acuan target?
4. Apakah RENSTRA dapat diimplementasikan?
5. Apakah RENSTRA dipakai sebagai tolak ukur kinerja?
Jawabanpertanyaan tersebut akan menunjukan karakteristik dari proses bisnis yang dijalankan.
SISTEM MANAJEMEN:
1. Apakah ada sistem manajemen atau manajemen BY FEELING?
2. Apakah Sistem Manajemen Dilaksanakan dengan baik?
3. Apakah Sistem Manajemen Tidak Semua Dilaksanakan?
4. Apakah Ada Pengembangan Sistem?
SISTEM MANAJEMEN MUTU (SMM):
1. Apakah Ada Sistem Manajemen Mutu?
2. Apakah Sistem Yang Dicapai Mengacu Pada Standar Internasional?
2016 19
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
3. Apakah SMM Telah Terakreditasi?
Jawaban dari pertanyaan tersebut akan menunjukan karakteristik dari proses bisnis yang dijalankan
SISTEM REWARD PUNISMENT:
1. Apakah Ada Sistem Reward Dan Punisment ?
2. Apakah Sistem Dilaksanakan Dengan Baik?
SISTEM PENGEMBANGAN KARIER :
1. Apakah Ada Sistem Pengembangan Karier?
2. Apakah Sistem Dilaksanakan Dengan Baik?
Jawaban dari pertanyaan pertanyaan tersebut akan menunjukan karakteristik dari proses bisnis yang dijalankan
SISTEM INFORMASI :
1. Apakah Ada Sistem Informasi Mendukung Manajemen (Misal: SIM, SISPO
KEUANGAN, SISPO PERSEDIAAN, SISPO STRATEGIS, SISPO EKSEKUTIF,
SISPO PRODUKTIF, SISPO PEMASARAN
2. Apakah Sistem Sistem Tersebut Bermanfaat?
3. Apakah Ada Monitoring Terhadap Sistem TSB?
4. Apakah Ada Audit Terhadap Sistem TSB?
5. Apakah Ada Pengembangan Sistem TSB?
PENGELOLAAN IT (IT GOVERNANCE):
1. Apakah Ada Sistem Pengelolaan IT?
2. Apakah Ada Evaluasi?
3. Apakah Ada Pengembangan Pengelolaan?
4. Apakah Ada Pengembangan Aplikasi IT?
Jawaban Dari Pertanyaan Pertanyaan Tersebut Akan Menunjukan Karakteristik Dari Proses Bisnis Yang Dijalankan
2016 20
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
Daftar Pustaka
8. Rangkuti, F(2007). Busines Plan.Teknik membuat Perencanaan Bisnis dan Analisis
Kasus, Jakarta: PT Gramedia.
9. Vincent, G(1997). Statistical Process Control:Penerapan Teknik-Teknik Statistikal
Dalam Manajemen Bisnis Total ,Jakarta: PT Gramedia
MODUL PERKULIAHAN
Komponen Proses Bisnis
Pertemuan-3
Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh
Ilmu komputer Sistem Informasi
03 MK18038 Tim Dosen
Abstract Kompetensi
Metode komponen proses bisnis Mampu memahami komponen proses
bisnis
Mampu memberikan contoh komponen proses bisnis
2016 22
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
Bagian Isi
Untuk mengetahui keberhasilan kinerja perusahaan diperlukan alat ukur atau indikator.
Tahapan Utk Perancangan Alat Ukur Tsb Adalah:
1. Perumusan Proses Bisnis
2. Penentuan Indikator Proses (Kpi)
3. Penyusunan Alat Pengukuran Kinerja
PERUMUSAN PROSES BISNIS
Proses Bisnis : Kelompok-Kelompok Kegiatan Yang Terkait Yang Mengubah Input Bisnis
Menjadi Output Bisnis.Ada Dua Proses Utama, Yaitu: Proses Operasional Dan
Manajemen/Pendukung
1. Desain Dan Mengembangkan Produk/Jasa
2. Pemasaran Dan Penjualan Produk/Jasa
3. Membuat Dan Mengantarkan Produk/Jasa
4. Mengelola Pelayanan Konsumen
5. Membangun Dan Mengelola Sumberdaya Manusia
6. Mengelola Teknologi Informasi Dan Pengetahuan
7. Mengelola Sumberdaya Keuangan
8. Mendapatkan, Membangun Dan Mengelola Properti
9. Mengelola Kesehatan Dan Keamanan Lingkungan
10. Mengelola Hubungan Eksternal
11. Mengelola Perbaikan Dan Perubahan
12. Mengembangkan Visi Dan Misi
TAHAPAN PERUMUSAN PROSES BISNIS :
Wawancara &Pengamatan Langsung
Uraian Proses Bisnis
Benchmarking Dng Klasifikasi Apqc
Penentuan Proses Bisnis Utama
Membuat Komputer Termasuk Kategori : 4 Berikan Contoh Bisnis Yang Masuk Kategori 10,3,6,7,8.
TAHAPAN PERUMUSAN PROSES BISNIS (1):
2016 23
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
TAHAPAN PROSES PENENTUAN KPI /KEY PERFORMANCE INDICATOR (2)
KEY PERMORMANCE INDICATOR(KPI) / INDIKATOR KINERJA UTAMA
Kpi Adalah Satu Set Ukuran Yang Terpusat Pada Aspek-Aspek Kinerja Organisasi Yang
Paling Kritis Untuk Kelangsungan Hidup Organisasi Saat Ini Dan Yang Akan Datang.
Sebelum Menentukan Kpi, Harus Diidentifikasi Dulu Csf(Critical Succes Factor): -Faktor2 Yg
Sangat Menentukan Keberhasilan Proses Bisnis.
2016 24
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
Csf Bisa Terdiri Dari Aspek: Pelanggan, Keuangan, Sdm,Produksi/Proses, Inovasitidak Semua Aspek Tersebut Merupakan Csf Dari Bisnis, Tergantung Jenis Proses Bisnisnyamisal: Bisnis Travel Agent, Maka Aspek Inovasi,Sdm Dan Proses Bukan Aspek Csf Tetapi Aspek Keuangan, Aspek Pelanggan
Dari Aspek Keuangan, Csf Nya Adalah: Peningkatan Penjualan Tiket Pesawat. Kpi Untuk Csf Tersebut Adalah: Jumlah Peningkatan Penjualan Tiket Untuk Perusahaan Yang Aktifitasnya Cukup Besar /Struktur Organisasinya Besar Maka Kpi Dirancang Untuk Setiap Bagian/ Seksi / Divisi Bahkan Setiap Staff
PENYUSUNAN ALAT PENGUKURAN KINERJA (3)
KUALITAS SISTEM INFORMASI DAN KUALITAS INFORMASI MERUPAKAN DUA DIMENSI DARI MODEL AWAL KESUKSESAN SISTEM INFORMASI YANG KEMBANGKAN OLEH DeLONE&McLEAN (1992)
2016 25
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
MENGUKUR KEBERHASILAN SISTEM INFORMASI BUKAN MERUPAKAN PENGUKURAN YANG TUNGGAL TETAPI MERUPAKAN BENTUK PENGUKURAN YANG MULTIDIMENSI, SEPERTI TERURAI PADA TABEL-TABEL DIBAWAH INI.
DIMENSI PARAMETER PENGUKURAN
Kualitas Sistem(Systemquality)
-Akurasi Data(Data Accuracy)
-Kekinian Data(Data Currency)
-Isi Basis Data(Database Content)
-Kemudahan Penggunaan(Ease Of Use)
-Kemudahan Dipelajari(Ease Of Learning)
-Kenyamanan Akses(Convinience Of Acces) -Faktor Manusia(Human Factor) -Integrasi Dari Sistem-Sistem(Integration Of Systems) -Realisasi Dari Kebutuhan2 Pemakai (Realization Of User Requirements) -Kegunaan Fitur2 Dan Fungsi2 Sistem (Usefulness Of System Features And Functions) -Akurasi Sistem(System Accuracy) -Keluwesan Sistem(System Flexibility) -Kendalan Sistem(System Reliability) -Kecanggihan Sistem(System Sophistication) -Pemanfaatan Sumberdaya(Resources Utilization) -Waktu Respon(Response Time) -Waktu Pembalikan(Turnaround Time)
DIMENSI PARAMETER PENGUKURAN
Kualitas Informasi (Information Quality)
-Kepentingan(Importance)
-Relevan(Relevance) -Kegunaan(Usefulness) -Keinformatifan(Informativeness) -Keguanaan(Usableness) -Kepahaman(Understandbility) -Keterbacaan(Reasdability) -Kejelasan(Clarity) -Bentuk(Format) -Wujud(Appearance) -Isi(Content) -Akurasi(Accuracy) -Presisi(Precision) -Ketepatan(Conciseness) -Keandalan(Reliability) -Kekinian(Currency) -Ketepanwaktuan(Timelines) -Keunikan(Uniqueness) -Komparabilitas(Comparability) -Kekuantitasan(Quatitativeness) -Kebebasab Dari Bias(Freedom From Bias)
2016 26
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
DIMENSI PARAMETER PENGUKURAN
Penggunaan Informasi(Information Use)
-Banyaknya Penggunaan/Durasi Penggunaan(Amount Of
Use/Duration Of Use)
-Jumlah Pencarian2(Number Of Inquiries) -Lama Waktu Koneksi(Amount Of Connect Time) -Jumlah Fungsi2 Digunakan(Number Of Fungtion Use) -Jumlah Record Diakses(Number Of Records Accessed) -Frekuensi Dari Akses(Frequency Of Access) -Frekuensi Laporan2 Diminta(Frequencu Of Reports Requests) -Jumlah Laporan2 Dihasilkan(Number Of Reportsgenerated) -Pembebanan Penggunaan Sistem(Charges For Systems Use) -Kerutinan Penggunaan(Regularity Of Use) -Digunakan Oleh Siapa? Penggunaan Langsung Atau Tidak?(Used By Whom? Direct Vs Chauffeured Use) -Penggunaan Binari: Digunakan Lawan Tidak Digunakan( Binary Use: Use Vs Nonuse) -Kenyataan Lawan Penggunaan Dilaporkan(Actual Vs Reported Use)
DIMENSI PARAMETER PENGUKURAN
Penggunaan Informasi(Information Use)
(Lanjutan Tabel Sebelumnya)
-Sifat Dari Pengguanaan : ( Nature Of Use): -Digunakan Utk Maksud Diinginkan (Use For Intended Purpose) -Ketepatan Penggunaan(Appropriate Use) -Tipe Informasi(Type Of Information) -Maksud Penggunaan( Purpose Of Use) -Tingkat Penggunaan: Umum Lawan Spesifik(Levels Of Use: General Vs Specific) -Pengulangan Penggunaan(Recurring Use) -Institusionalisasi/Kerutinan Penggunaan(Institutionalization/Routination Of Use) -Laporan Penerimaan(Report Acceptance) -Presentase Penggunaan Vs Kesempatan Utk Menggunakan(Percentage Use Vs Opportunity Of Use) -Kesukarelaan Penggunaan(Voluntariness Of Use) -Motivasi Penggunaan( Motivation To Use)
DIMENSI PARAMETER PENGUKURAN
Penggunaan Informasi(Information Use)
-Banyaknya Penggunaan/Durasi Penggunaan(Amount Of
Use/Duration Of Use)
-Jumlah Pencarian2(Number Of Inquiries)
-Lama Waktu Koneksi(Amount Of Connect Time)
-Jumlah Fungsi2 Digunakan(Number Of Fungtion Use)
-Jumlah Record Diakses(Number Of Records Accessed)
2016 27
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
-Frekuensi Dari Akses(Frequency Of Access)
-Frekuensi Laporan2 Diminta(Frequencu Of Reports
Requests)
-Jumlah Laporan2 Dihasilkan(Number Of Reportsgenerated)
-Pembebanan Penggunaan Sistem(Charges For Systems
Use)
-Kerutinan Penggunaan(Regularity Of Use)
-Digunakan Oleh Siapa? Penggunaan Langsung Atau
Tidak?(Used By Whom? Direct Vs Chauffeured Use)
-Penggunaan Binari: Digunakan Lawan Tidak Digunakan(
Binary Use: Use Vs Nonuse)
-Kenyataan Lawan Penggunaan Dilaporkan(Actual Vs
Reported Use)
DIMENSI PARAMETER PENGUKURAN
Penggunaan Informasi(Information Use)
(Lanjutan Tabel Sebelumnya)
-Sifat Dari Pengguanaan : ( Nature Of Use):
-Digunakan Utk Maksud Diinginkan (Use For Intended
Purpose)
-Ketepatan Penggunaan(Appropriate Use)
-Tipe Informasi(Type Of Information)
-Maksud Penggunaan( Purpose Of Use)
-Tingkat Penggunaan: Umum Lawan Spesifik(Levels Of Use:
General Vs Specific)
-Pengulangan Penggunaan(Recurring Use)
-Institusionalisasi/Kerutinan
Penggunaan(Institutionalization/Routination Of Use)
-Laporan Penerimaan(Report Acceptance)
-Presentase Penggunaan Vs Kesempatan Utk
Menggunakan(Percentage Use Vs Opportunity Of Use)
-Kesukarelaan Penggunaan(Voluntariness Of Use)
-Motivasi Penggunaan( Motivation To Use)
DIMENSI PARAMETER PENGUKURAN
Kepuasan Pemakai(User Satisfaction)
-Kepuasan Dengan Kekhususan(Satisfaction With Specifics)
-Kepuasan Menyeluruh ( Overall Satisfaction)
-Pengukuran Item Tunggal( Single-Item Measured)
-Pengukuran Item Banyak( Multi-Item Measured)
-Kepuasan Informasi : Perbedaan Antara Informasi
Dibutuhkan Dengan Diterima(Information Satisfaction:
Difference Betweninformation Needed And Received)
-Kesenangan(Enjoyment)
-Kepuasan Perangkat Lunak(Software Satisfaction)
-Kepuasan Pengambil Keputusan(Decision-
Makingsatisfaction)
2016 28
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
DIMENSI PARAMETER PENGUKURAN
Dampak-Dampak Individual(Individual
Impacts)
-Pemahaman Informasi (Information Understanding)
-Pembelajaran(Learning)
-Akurasi Interpretasi(Accurate Interpretation)
-Kesadaran Informasi(Information Awareness)
-Pengambilan Informasi(Information Recall)
-Identifikasi Masalah(Problem Identification)
-Efektifitas Keputusan(Decision Effectiveness):
Kualitas Keputusan(Decision Quality)
Peningkatan Analisis Keputusan ( Improved Decision Analysis)
Kebenaran Keputusan(Correctness Of Decision)
Waktu Utk Membuat Keputusan(Time To Make Decision)
Keyakinan Di Keputusan(Confidence In Decision)
Partisipasi-Partisipasi Pengambilan Keputusan (Decision
Making Participation)
DIMENSI PARAMETER PENGUKURAN
Dampak-Dampak Individual(Individual
Impacts)
Lanjutan Tabel Sebelumnya
-Peningkatan Produktifitas Individual(Improved Individual
Productivity)
-Perubahan Di Keputusan(Change In Decision)
-Penyebab-Penyebab Tindakan Manajemen(Causes
Management Action)
-Kekuasaan Atau Pengaruh Individual(Individual Power Or
Influence)
-Kinerja Tugas(Task Performance)
-Kualitas Rencana-Rencana(Quality Of Plans)
-Valuasi Personal Dari Si(Personal Valuation Of Is)
-Kerelaan Untuk Membayar Informasi(Willingness To Pay For
Information)
DIMENSI PARAMETER PENGUKURAN
Dampak-Dampak Individual(Individual
Impacts)
-Portofolio Aplikasi(Aplication Portofolio) :
Jangkuan Dan Lingkup Aplikasi-Aplikasi(Range And Scope Of
Application)
Jumlah Dari Aplikasi-Aplikasi Kritikal(Number Of Critical
Applications)
-Pengurangan Biaya-Biaya Operasi(Operating Cost
Reduction)
-Pengurangan Staff(Staff Reduction)
-Keseluruhan Keuntungan2 Produktivitas(Overall Productivity
Gains)
-Peningkatan Pendapatan2(Increased Revenues)
-Peningkatan Penjualan2(Increased Sales)
2016 29
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
-Peningkatan Pangsa Pasar(Increased Market Share)
-Peningkatan Laba(Increased Profits)
-Return Pada Investasi(Return On Investments)
-Return Pada Aktiva2(Return Of Assets)
DIMENSI PARAMETER PENGUKURAN
Dampak-Dampak Individual(Individual
Impacts)
Lanjutan Tabel Sebelumnya
-Rasio Pendapatan Bersih Terhadap Pengeluaran (Ratio Of
Net Income To Operating Expenses)
-Rasio Biaya / Manfaat(Cost/Benefit Ratio)
-Harga Saham(Stock Price)
-Peningkatan Volume Pekerjaan(Increased Work Volume)
-Kualitas Produk(Product Quality)
-Kontribusi Di Pencapaian Tujuan-Tujuan(Contribution In
Achieveinng Goals)
-Efektifitas Pelayanan(Services Effectiveness)
Parameter-parameter tersebut merupakan rangkuman dari beberapa penelitian mengenai penilaian kinerja sistem informasi yang berhasil diinventarisir delone&mclean (1992)dalam pelaksanaan penilaian kinerja sistem informasi, parameter2 tersebut diatas dapat disederhanakan, disesuaikan dengan kebutuhan organisasi dan kompleksitas sistem informasi.
2016 30
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
Daftar Pustaka
10. Rangkuti, F(2007). Busines Plan.Teknik membuat Perencanaan Bisnis dan Analisis
Kasus, Jakarta: PT Gramedia.
11. Vincent, G(1997). Statistical Process Control:Penerapan Teknik-Teknik Statistikal
Dalam Manajemen Bisnis Total ,Jakarta: PT Gramedia
MODUL PERKULIAHAN
Teknik Pengumpulan Data
Pertemuan-4
Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh
Ilmu komputer Sistem Informasi
04 MK18038 Tim Dosen
Abstract Kompetensi
Metode teknik pengumpulan data Mampu menjelaskan teknik
pengumpulan data
Mampu memberikan contoh dari jenis pengumpulan data
2016 32
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
Bagian Isi
METODE PENGUMPULAN DATA
A. Instrumen Pengumpul Data
Telah dibahas pada bab sebelumnya tentang variable penelitian dan menentukan
sumber data penelitian. Dari variable penelitian dapat diidentifikasi data apa yang diperlukan
dan selanjutnya dapat ditentukan dari mana sumber datanya. Apabila kita dapat
menentukan sumber datanya, maka pertanyaan berikut adalah instrument (alat) apa yang
digunakan untuk mengumpulkan data. Misal seorang peneliti ingin mendapatkan data
tentang selera konsumen. Sumber datanya tentu konsumen (person), masalahnya adalah
instrument apa yang bisa dipakai untuk mengumpulkan data ? Dalam hal ini kita dapat
menanyakan langsung kepada konsumen dengan mewancarainya, untuk wawancara ini
perlu alat bantu. Secara minimal alat bantu yang dapat dipakai adalah guide (pedoman)
pertanyaan yang akan diajukan ke konsumen dan alat tulis. Pedoman wawancara ini
merupakan alat yang digunakan untuk mengumpulkan data tentang selera konsumen, oleh
karena itu pedoman wawancara ini dapat dikatakan sebagai instrument pengumpulan data.
B. Jenis metode atau instrument pengumpulan data
Metode pengumpulan data berhubungan dengan instrument pengumpulan data.
Pada umumnya instrumen pengumpulan data mempunyai nama yang sama dengan metode
pengumpulan data.
Untuk mendapat gambaran hubungan antara metode dengan instrument penelitian disajikan
dalam table berikut:
Metode pengumpulan data Instrumen pengumpulan data
1. Tes tertulis 1. Soal tes
2. Tes Lisan 2. Pedoman (rambu rambu) pertanyaan
3. Angket (kuesioner) 3. a. Angket b. Skala bertingkat
4. Wawancara 4. a. Pedoman wawancara b. Ceklis (check list)
5. Pengamatan (Observasi) 5. Ceklis
6. Dokumentasi 6. a. Ceklis b. Kerangka atau sistematika data hasil analisis
2016 33
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
Metode pengumpulan data adalah cara yang digunakan oleh peneliti dalam mengumpulkan
data penelitiannya. Sedangkan instrument penelitian adalah alat atau fasilitas yang
digunakan oleh peneliti dalam mengumpulkan data agar pekerjaannya lebih mudah dan
hasilnya lebih baik, dalam arti lebih cermat, lengkap dan sistematis sehingga lebih mudah
untuk diolah atau dianalisis
1. TES
Tes merupakan serentetan pertanyaan atau latihan yang digunakan untuk mengukur
pengetahuan, ketrampilan, intelegensia atau kemampuan yang dimiliki oleh individu atau
kelompok.Ditinjau dari sasaran atau objek yang dievaluasi, maka dibedakan adanya
beberapa macam tes atau alat ukur lain.
a. Tes kepribadian atau personality test, yaitu test yang digunakan untuk mengungkap
kepribadian seseorang. Hal yang diukur bias self concept, kreativitas, disiplin,
kemampuan khusus dan sebagainya.
b. Tes sikap atau attitude test, yang sering juga disebut dengan istilah skala sikap, yaitu
alat yang digunakan untuk mengukur berbagai sikap seseorang.
c. Tes minat atau measurement of interest, adalah tes yang digunakan untuk menggali
minat seseorang terhadap sesuatu
d. Tes prestasi atau achievement test, yaitu test yang digunakan untuk mengukur
pencapaian seseorang setelah mempelajari sesuatu. Berbeda dengan tes yang lain
yang langsung menguji individu, maka tes prestasi dilakukan dengan terlebih dahulu
memberikan pengetahuan atau ketrampilan tertentu yang ingin diujikan. Misal untuk
mengetahui efektifitas suatu pelatihan karyawan dilakukan dengan cara memberikan
pelatihan terdahulu, kemudian setelah pelatihan selesai karyawan diuji (tes) untuk
mengetahui apakah pelatihan tersebut dapat mencapai tujuan (sasaran) dari
pelatihan tersebut.
e. Beberapa tes lain, missal tes intelegensia, tes bakat dll
Dalam menggunakan metode tes, peneliti menggunakan instrument berupa soal-soal tes,
dan soal tes terdiri dari banyak butir tes yang masing-masing mengukur satu jenis
variable.
2016 34
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
2. ANGKET (kuesioner)
Kuesioner adalah sejumlah pertanyaan tertulis yang digunakan untuk memperoleh
informasi dari responden. Kuesioner dapat dibedakan atas beberapa jenis tergantung
dengan sudut pandang tertentu,
a. Dipandang dari cara menjawab, maka dapat dibedakan menjadi 2 yaitu :
1) Kuesioner terbuka, kuesioner yang memberikan kesempatan kepada
responden untuk menjawab dengan kalimatnya sendiri.
2) Kuesioner tertutup. Kusioner yang sudah menyediakan jawabannya sehingga
responden tinggal memilih jawabannya yang ia anggap sesuai.
b. Dipandang dari jawaban yang diberikan yaitu,
1) Kuesioner langsung, yaitu jika responden menjawab tentang dirinya
2) Kuesioner tidak langsung, yaitu jika responden menjawab tentang orang lain
c. Dipandang dari bentuk pertanyaan yaitu,
1) Kuesioner pilihan ganda, ini berarti sama dengan kuesioner tertutup karena
responden hanya menjawab berdasarkan pilihan jawaban yang tersedia.
2) Kuesioner isian, ini berarti sama dengan kuesioner terbuka, karena responden
menjawab dengan kalimatnya sendiri.
3) Check list, merupakan daftar dimana responden tinggal membubuhkan tanda
cek pada kolom yang sesuai
4) Rating scale, yaitu pertanyaan yang diikuti oleh kolom-kolom yang
menunjukkan tingkatan, missal dari sangat setuju sampai ke sangat tidak
setuju.
Keuntungan penggunaan kuesioner adalah:
a. Tidak memerlukan hadirnya peneliti
b. Dapat dibuat anonym sehingga responden dapat menjawab dengan bebas dan
jujur serta tidak ada beban / tekanan
c. Dapat dibuat standar sehingga semua responden diberikan pertanyaan yang
persis sama.
2016 35
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
Kelemahan penggunaan kuesioner adalah:
a. Responden sering tidak teliti dalam menjawab, sehingga ada pertanyaan yang
terlewati ( tidak terjawab).
b. Walaupun dibuat anonym, kadang kadang dengan sengaja responden memberikan
jawaban yang tidak jujur.
c. Tingkat pengembalian kuesioner yang rendah, terutama jika dikirim lewat pos.
d. Waktu pengembalian yang sangat bervariasi, yaitu ada yang cepat tapi juga banyak
yang terlambat sehingga menggangu atau memperlambat jadwal penyelesaian
penelitian.
Kuesioner yang disampaikan ke responden sebaiknya diberi surat pengantar. Hal ini
akan memberikan kesan bahwa responden dihargai dan sangat diharapkan
partisipasinya.
Hal yang harus ada dalam surat pengantar adalah:
1. Alamat reponden lengkap dengan jabatannya (jika ada)
2. Tujuan mengadakan penelitian dan pentingnya penelitian tersebut
3. Pentingnya responden dalam penelitian ini
4. Waktu pengisian kuesioner (misal diharapkan kuesioner dikembalikan paling lambat
2 minggu sejak kuesioner diterima).
5. Jika digunakan jasa pos sebaiknya disediakan amplom yang telah ditulis lengkap
alamat peneliti dan sudah diberi perangko
6. Ucapan terima kasih kepada responden
7. Nama jelas pengirim dan tanda tangan pengirim
Untuk skripsi, disamping surat pengantar dari peneliti juga perlu melampirkan surat ijin
penelitian yang diterbitkan oleh institusi pendidikan yang bersangkutan.
3. INTERVIEW
Interview sering juga disebut dengan wawancara atau kuesioner lisan adalah
merupakan dialog yang dilakukan oleh pewawancara kepada responden untuk menggali
informasi.
Secara fisik , interview dapat dibedakan menjadi 2 yaitu,
2016 36
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
(1) interview terstruktur: Terdiri dari daftar pertanyaan dimana pewawancara
tinggal memberikan tanda (tick mark) pada pilihan jawaban yang telah
disediakan. Dalam hal ini menjadi seperti kuesioner, bedanya bahwa
responden berhadapan langsung dengan pewawancara sehingga jika ada
hal yang tidak dimengerti dapat ditanyakan dan pewawancara dapat
mengecek secara langsung kelengkapan jawaban responden.
(2) Interview tidak terstruktur: adalah interview yang dilakukan secara bebas
oleh pewawancara, namun pewawancara tetap mengacu pada data atau
informasi apa yang diperlukan. Dalam hal ini pewawancara juga dapat
menggunakan pedoman yang hanya merupakan garis besar tentang hal-hal
apa yang perlu ditanyakan.
Melakukan interview bukan merupakan pekerjaan yang mudah. Dalam hal ini
pewawancara harus menciptakan suasana santai tapi serius sehingga pihak
yang diwawancarai mau menjawab pertanyaan dengan jujur.
4. OBSERVASI
Didalam pengertian psikologik, observasi atau pengamatan adalah
merupakan seluruh kegiatan pengamatan terhadap objek dengan menggunakan
seluruh alat indra. Jadi observasi dapat dilakukan dengan penciuman, penglihatan,
pendengaran, peraba dan pengecap. Pengamatan dengan menggunakan indra
disebut pengamatan langsung.
Di dalam penelitian observasi dapat dilakukan dengan menggunakan tes, kuesioner,
rekaman gambar, rekaman suara dan lain-lain.
Observasi dapat dilakukan dengan dua cara yaitu,
a. Observasi non sistematis, yaitu observasi yang dilakukan oleh pengamat
dengan tidak memakai instrument pengamatan.
b. Observasi sistematis, dilakukan oleh pengamat dengan memakai
instrument pengamatan. Dalam hal ini instrument yang dipakai dapat
berupa daftar jenis kegiatan yang mungkin timbul dan akan diamati
2016 37
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
sehingga pengamat tinggal memberikan tanda pada kolom tempat
peristiwa muncul.
5. DOKUMENTASI
Dokumentasi, berasal dari kata dokumen yang artinya semua barang-barang
yang yang tertulis. Di dalam melaksanakan metode dokumentasi , peneliti menyelidiki
benda benda tertulis seperti buku, notulen rapat, catatan, peninggalan benda purbakala
yang merupakan symbol symbol atau gambar.
Metode dokumentasi dapat dilaksanakan dengan cara :
1) menggunakan pedoman dokumentasi, yang memuat garis besar atau kategori
dokumen yang akan dicari datanya,
2) check list, yaitu daftar variable yang akan dikumpulkan datanya dimana dari daftar ini
peneliti tinggal memberikan tanda pada setiap item yang ada dalam daftar.
C. KUALITAS INSTRUMENT PENELITIAN
Instrumen dalam penelitian mempunyai kedudukan yang sangat penting karena benar
tidaknya data yang dikumpulkan akan tergantung dari baik tidaknya instrument pengumpul
data.
Instrumen yang baik harus memenuhi dua persyaratan penting yaitu valid dan reliable.
1. Validitas
Validitas adalah suatu ukuran yang menunjukkan tingkat kesahihan suatu instrument.
Suatu instrument dikatakan valid apabila dapat mengukur dengan tepat variable yang diteliti.
Tinggi rendahnya validitas instrument menunjukkan sejauh mana data yang terkumpul tidak
menyimpang dari gambaran yang sebenarnya tentang variable yang dimaksud. Untuk
mengetahui ketepatan data ini diperlukan uji validitas.
Ada dua macam validitas sesuai dengan cara pengujiannya, yaitu validitas eksternal dan
validitas internal.
a. Validitas eksternal, jika data yang dihasilkan dari instrument tersebut sesuai dengan
data atau informasi lain tentang variable penelitian yang dimaksud.
2016 38
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
Jadi ada sumber data lain yang dapat digunakan untuk croos check. Misal mengukur
kemampuan mahasiswa dalam praktik auditing. Dalam hal ini dipakai instrument
berupa tes kasus audit. Kemudian hasil tes kasus audit mahasiswa dibandingkan
dengan indek prestasi mahasiswa yang bersangkutan . Jika hasil tes audit berkorelasi
dengan indek prestasi maka secara teori instrument tes audit tersebut sudah
memenuhi validitas eksternal.
b. Validitas internal dicapai apabila terdapat kesesuaian antara bagian–bagian
instrument dengan instrument secara keseluruhan.
Dengan kata lain sebuah instrument dikatakan mempunyai memiliki validitas internal
jika setiap bagian instrument mendukung “misi” instrumen secara keseluruhan, yaitu
mengungkap data dari variable yang diteliti. Sedangkan yang dimaksud dengan
bagian instrument dapat berupa butir butir pertanyaan dari kuesioner atau soal tes,
tapi .dapat pula kumpulan dari butir butir tersebut yang mencerminkan suatu factor.
Sehubungan dengan ini maka ada istilah validitas butir dan faliditas factor. Sebuah
instrument mempunyai validitas butir / factor yang tinggi apabila butir-butir atau factor
yang membentuk instrument tersebut tidak menyimpang dari fungsi instrument.
2. Reliabilitas
Reliabilitas menunjuk pada suatu pengertian bahwa suatu instrument cukup dapat
dipercaya untuk dapat digunakan sebagai alat pengumpul data.
Instrumen yang baik tidak akan bersifat tendensius mengarahkan responden untuk memilih
jawaban jawaban tertentu. Apabila datanya memang benar sesuai dengan kenyataanya,
maka beberapa kalipun diambil tetap menghasilkan data yang sama. Dengan demikian
suatu instrument dikatakan reliable jika instrument tersebut dapat menghasilkan pengukuran
yang konsisten apabila digunakan berkali-kali.
Ada dua jenis reliabilitas yaitu reliabilitas eksternal dan reliabilitas internal.
Seperti halnya validitas, dua nama tersebut menunjukkan pada cara menguji reliabilitas.
Jika ukuran atau patokannya berada diluar instrument maka dari hasil pengujian diperoleh
reliabilitas eksternal. Jika pengujian dilakukan dengan menggunakan data dari dalam
instrument itu sendiri maka akan meghasilkan reliabilitas internal.
2016 39
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
Untuk menguji validitas dan reliabilitas instrument dapat digunakan software SPSS
(Statistical Product and Service Solution)
PENGUMPULAN DATA
Setelah instrument dirancang maka sebelum digunakan sebaiknya peneliti melakukan
uji coba lebih dulu untuk mengetahui apakah responden bisa memahami pertanyaan yang
diajukan dalam kuesioner. Sampel yang dipilih untuk keperluan uji coba adalah haruslah
sample dari populasi dimana sample penelitian akan diambil. Dalam uji coba, responden
diberi kesempatan untuk memberikan saran-saran perbaikan bagi kuesioner yang diuji
cobakan tersebut.
Kemudian jika digunakan tenaga pembantu untuk pengumpulan data, maka petugas
pengumpul data tersebut harus diberi pelatihan dulu sehingga nantinya dapat memahami
apa yang seharusnya dilakukan di lapangan. Pelatihan ini sangat penting karena jika
pengumpul data salah sikap dalam interview misalnya, maka hal ini akan mempengaruhi
data yang diberikan oleh responden, akibatnya data yang dikumpulkan salah. Seorang
pengumpul data juga harus mempunyai keahlian dan pengalaman. Semakin kurang
pengalamannya maka pengumpulan data semakin dipengaruhi oleh keinginan pribadinya,
semakin bias data yang terkumpul.
Jika instrument yang digunakan adalah kuesioner yang dikirimkan ke responden, maka
masalah yang sering dihadapi adalah tidak kembalinya kuesioner tersebut. Dalam hal ini
peneliti dapat mengirim surat kepada responden untuk mengingatkan kembali kuesioner
yang telah disampaikan, dan meyakinkan bahwa kesediaan responden sangat diharapkan
dan berarti.
Dibandingkan dengan instrument kuesioner yang dikirim ke responden maka pengumpulan
data dengan wawancara (interview) mempunyai peluang untuk memperoleh data lebih
banyak dan lebih lengkap. Untuk interview tentu dibutuhkan tenaga pembantu, oleh karena
itu pelatihan harus diberikan kepada pewawancara (interviewer) agar diperoleh data yang
obyektif dan reliable.
2016 40
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
Latihan untuk pewawancara pada umumnya melalui 2 tahap yaitu:
a. Tahap pertama, calon pewancara mempelajari pedoman wawancara dan hal –hal
yang terkait dengan kondisi wawancara, transaportasi, pengamanan data, variable
yang diungkap dan sebagainya. Pada kesempatan ini perlu dipertimbangkan
apakah harapan peneliti sebaiknya diungkapkan atau tidak, karena adakalanya
justru membuat pewawancara mempunyai kecenderungan mengarah data kepada
harapan tersebut sehingga dapat mengakibatkan bias.
b. Tahap kedua, calon pewawancara dilatih bagaimana menjadi pewawancara yang
baik, bagaimana dating, membuka percakapan, mengemukakan maksud,
mengajukan pertanyaan, memberikan respon sampai ke menutup pembicaraan.
Wawancara harus dilaksanakan dengan efektif, suasana harus tetap rileks agar
data yang diperoleh adalah data yang obyektif dan dapat dipercaya.
Dalam uji coba peneliti harus mencatat teknik dan kondisi yang mana yang paling
mendukung penerimaan informasi yang paling tepat. Sebaiknya pada waktu uji coba
digunakan tape recorder atau video sehingga dapat dilakukan evaluasi.
2016 41
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
Daftar Pustaka
12. Rangkuti, F(2007). Busines Plan.Teknik membuat Perencanaan Bisnis dan Analisis
Kasus, Jakarta: PT Gramedia.
13. Vincent, G(1997). Statistical Process Control:Penerapan Teknik-Teknik Statistikal
Dalam Manajemen Bisnis Total ,Jakarta: PT Gramedia
MODUL PERKULIAHAN
Studi Kasus
Pertemuan-6
Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh
Ilmu komputer Sistem Informasi
06 MK18038 Tim Dosen
Abstract Kompetensi
Studi kasus proses Bisnis Mampu memahami kasus proses bisnis
Mampu memberikan solusi pada kasus ini
2016 43
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
Bagian Isi
Proses bisnis adalah arus kerja dari bahan baku,informasi, dan pengetahuan
seperangkat aktivitas
Contoh Simple •
Contoh :
– Penerimaan Karyawan oleh HRD
– Penjualan Toko oleh Kasir
– Pendaftaran Mahasiswa oleh Staff Administrasi
– Peminjaman Buku oleh Mahasiswa
Contoh lain :
“Penerimaan Karyawan” Proses bisnis perekrutan karyawan dapat diuraikan sebagai
berikut:
• Membuat Iklan
• Meminta bantu agen pekerjaan,
• Mengumpulkan surat lamaran
, • Mengkaji surat lamaran,
• Mewawancarai kandidat
• Membuata Ranking kandidat
• Membuat keputusan kepegawaian,
• Melengkapi karyawan pada sistem kepegawaian,
ex: penggajian, kesehatan, dan pensiun.
2016 44
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
Contoh “Peminjaman Buku” Proses bisnis peminjaman buku dapat diuraikan sebagai
berikut:
• Memasuki Perpustakaan
• Menujukkan ID Member
• Memilih Buku
• Membawa buku ke pustakawan
• Memasukkan ID Member dan kode buku
• Melakukan transaksi peminjaman
Contoh Proses Bisnis :
ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sebuah konsep untuk merencanakan
dan mengelola sumber daya perusahaan meliputi dana, manusia, mesin, suku
cadang, waktu, material dan kapasitas yang berpengaruh luas mulai dari manajemen
paling atas hingga operasional di sebuah perusahaan agar dapat dimanfaatkan
secara optimal untuk menghasilkan nilai tambah bagi seluruh pihak yang
berkepentingan (stake holder) atas perusahaan tersebut.
2016 45
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
Daftar Pustaka
14. Rangkuti, F(2007). Busines Plan.Teknik membuat Perencanaan Bisnis dan Analisis
Kasus, Jakarta: PT Gramedia.
15. Vincent, G(1997). Statistical Process Control:Penerapan Teknik-Teknik Statistikal
Dalam Manajemen Bisnis Total ,Jakarta: PT Gramedia
MODUL PERKULIAHAN
Review Studi Kasus
Pertemuan-7
Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh
Ilmu komputer Sistem Informasi
07 MK18038 Tim Dosen
Abstract Kompetensi
Review Studi kasus proses Bisnis Mampu memahami kasus yang ada
Mampu memberikan solusi pada kasus tersebut
2016 47
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
Bagian Isi
Rancangan Aliran Kerja
1. Paling populer adalah diagram alir (flow chart).
2. Selain itu ada : peta proses operasi (OPC-operation process chart),
3. Peta tangan kiri tangan kanan,
4. WBS (Work Breakdown Structure) dan diagram lainnya
5. Aliran kerja paling tidak harus mengandung:
- Nama aktivitas yang biasa dinyatakan dengan kata kerja.
- Urutan serial atau pun paralel (aktivitas dilakukan saat aktivitas lain jalan).
6. Untuk keperluan Analisis lanjut, ditambahkan :
- durasi waktu
- biaya yang dikeluarkan
- siapa yang melaksanakannya & prioritas aktivitas
7. Pada prinsipnya flow chart sudah bisa dilaksanakan dengan cara manual
TI meliputi software, hardware dan net dengan maksud :
1. Mempercepat proses
2. Menurunkan biaya
3. Meningkatkan mutu proses
3. Problem “jangan bergantung ke IT”
Motivasi & Ukuran
1. Elemen motivasi ini sangat penting karena akan menjadi dasar untuk
mengevaluasi apakah suatu proses sudah berjalan dengan efektif atau belum. Tanpa
kejelasan motivasi proses, maka mustahil kita dapat menganalisis dan memperbaiki
suatu proses
2. Oleh karena itu setiap proses perlu memiliki ukuran keberhasilan untuk melihat
pencapaian terhadap alasan keberadaannya. Istilah yang populer saat ini adalah KPI
(Key Performance Indicator).
3. Erat hubungannya dengan QC (Quality Control)
2016 48
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
Manusia
1. Mutlak diperlukan. Baik executive maupun operator
2. Diperlukan SOP (Standard Operating Procedure )
3. Kelemahan manusia : kelelahan, tidak konsentrasi, lupa, sampai masalah sikap
(attitude) terhadap pekerjaan
Kebijakan & Aturan
1. Kebijakan terkait dengan pedoman umum dalam eksekusi suatu proses,
sedangkan aturan sifatnya lebih operasional.
2. Kebijakan tidak bersifat kaku karena pengaruhnya terhadap output tidak langsung.
Sementara itu, aturan lebih kaku karena berkaitan langsung dengan eksekusi suatu
proses.
3. Karena sifatnya itu, kebijakan diperlukan untuk proses bisnis global atau level
awal, sedangkan aturan untuk level hirarki yang detail. Pada level proses bisnis
terkecil aturan ini kita sebut sebagai Standard Operating Procedure (SOP).
Fasilitas
1. Fasilitas utama dapat berupa mesin, peralatan atau alat bantu kerja berupa alat
pendukung seperti komputer, form lembar kerja (worksheet) yang digunakan untuk
mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data
2. Butuh pemeliharaan dan uji kelayakan agar produktivitas terjaga
2016 49
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
Daftar Pustaka
16. Rangkuti, F(2007). Busines Plan.Teknik membuat Perencanaan Bisnis dan Analisis
Kasus, Jakarta: PT Gramedia.
17. Vincent, G(1997). Statistical Process Control:Penerapan Teknik-Teknik Statistikal
Dalam Manajemen Bisnis Total ,Jakarta: PT Gramedia
MODUL PERKULIAHAN
Proses Bisnis Informasi
Pertemuan-8
Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh
Ilmu komputer Sistem Informasi
08 MK18038 Tim Dosen
Abstract Kompetensi
Metode proses Bisnis informasi Mampu menjelaskan proses bisnis
informasi
Mampu memberikan contoh proses bisnis informasi
2016 51
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
Bagian Isi
Proses bisnis adalah kumpulan dari tugas atau aktivitas yang terstruktur yang
dapat menghasilkan layanan atau produk tertentu untuk satu atau banyak
konsumen [2]. Proses bisnis sering digambarkan secara visual dalam bentuk
flowchart.
Karakteristik proses bisnis meliputi [8]:
Definability, harus jelas batasan input dan outputnya.
Order, harus terdiri atas sekumpulan aktivitas yang dilakukan dengan urut-urutan
tertentu dan menempati ruang tertentu
Customer, harus ada pihak yang menerima keluaran proses tersebut yaitu
konsumen
Value-adding, tranformasi yang terjadi di dalam proses harus memberikan nilai
tambah bagi penerima.
Embeddedness, proses tidak dapat berdiri sendiri, harus merupakan bagian
terintegrasi dari organisasi
Cross-functionality, proses biasanya melibatkan berbagai fungsional
terkait dalam organisasi. Sebuah proses bisnis dapat diperbaiki
melalui 4 area utama yaitu [8]:
Efektivitas, merupakan ukuran kelayakan proses dan kemampuan proses untuk
menghasilkan keluaran yang sesuai dengan harapan konsumen.
Efisiensi, terkait dengan pengukuran kuantitatif, umumnya berupa waktu, yang
diperlukan untuk menyelesaikan suatu produk/layanan.
Kontrol Internal, scenario pengendalian pemanfaatan sumber daya internal
organisasi, termasuk alokasi sumber daya untuk satu tugas/kegiatan.
Kesesuaian dengan aturan dan kebijakan tertentu.
Analisis Proses Bisnis
Analisis proses bisnis adalah aktivitas yang dilakukan untuk mengkaji proses bisnis
yang sudah ada dan menerapkan berbagai ilmu praktis yang dapat membantu
mengubah dan meningkatkan proses [2].
Tahapan pertama dalam melakukan analisis proses bisnis adalah memahami
semua aktivitas di dalam proses. Pemahaman ini dapat dibantu dengan pemetaan
2016 52
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
proses atau pemodelan proses.
Pemodelan struktur proses bisnis dapat dilakukan dengan berbagai pendekatan.
Pendekatan yang paling umum adalah teknikal, struktur horizontal dan vertikal, dan
ekstensi/intensif [5]. Struktur horizontal memudahkan penelusuran hubungan
antara konsumen dan layanan yang digunakan. Struktur vertikal memberikan
berbagai tingkat kedetilan yang beragam, dari tingkat teknikal hingga tingkat
abstraksi. Pada model struktur ekstensif, proses digambarkan sebagai satu
kesatuan. Sedangkan pada model struktur intensif, proses bisnis digambarkan
sebagai interaksi berbagai entitas yang terdapat di dalam sistem. Model ini
menggambarkan proses bisnis dari sudut pandang internal. Model proses intensif
ini dapat dibagi lagi menjadi dua jenis yaitu [4]:
Workflow oriented yang menggambarkan perilaku proses bisnis dari sudut
pandang satu item yang melewati proses tersebut.
Functional oriented yang menggambarkan perilaku unit fungsional /
departemen dari sudut pandang urutan fungsi bisnis.
Workflow
Proses workflow atau aliran kerja merupakan urut-urutan tahapan yang harus
dilalui dalam memproses dokumen, pekerjaan atau informasi dalam sebuah
organisasi. Contoh klasik workflow adalah aliran ban berjalan pada industri
manufaktur [3].
Setiap tahapan pada proses workflow dapat dibagi menjadi 3 bagian utama yaitu
input, proses dan output. Input merupakan masukan awal yang mengaktifkan
(trigger) workflow tersebut, proses merupakan algoritma yang mengubah input
menjadi output. Proses dapat dilakukan baik oleh manusia atau komputer. Output
adalah informasi atau material yang dihasilkan workflow tersebut. Keluaran sebuah
workflow kemudian diteruskan ke workflow lainnya pada sebuah sistem workflow
organisasi yang besar.
Cara kerja workflow yang terkomputerisasi sama seperti cara kerja workflow
manual, kecuali keluaran workflow secara otomatis diteruskan ke tahapan
berikutnya oleh komputer. Workflow terkomputerisasi ini biasanya digunakan untuk
memproses dokumen di dalam organisasi. [8].
Workflow yang tidak efisien dan efektif seringkali menjadi sumber masalah pada
organisasi. Masalah yang dapat ditimbulkan oleh workflow yang tidak tepat
2016 53
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
misalnya [4]:
Ketidakseragaman penyelesaian masalah
Informasi yang tidak konsisten
Berulangnya sebagian proses, yang seharusnya tidak perlu terjadi.
Tidak akuratnya keputusan yang diambil karena kesulitan penelusuran bukti
pendukung keputusan.
Oleh karena itu, memperbaiki workflow merupakan salah satu proses penting pada
peningkatan kualitas proses bisnis secara keseluruhan, baik bagi individu maupun
organisasi. Workflow yang sudah disempurnakan ternyata dapat mengoptimalkan
efisiensi, meminimalisasi pemborosan waktu dan sumber daya, dan meningkatkan
moral karena adanya obyektivitas penyelesaian masalah [6].
Perbaikan Workflow
Langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam memperbaiki workflow meliputi [1]:
Identifikasi dan eliminasi pemborosan, terutama pemborosan waktu.
Membagi proses menjadi beberapa tahapan yang lebih kecil dan melakukan
analisis tugas yang harus diselesaikan di setiap tahapan. Pada setiap tahapan
harus ada satu fungsi yang bertanggung jawab untuk penyelesaian tugas dan
mengeliminasi pelemparan tugas yang belum selesai ke bagian lain tanpa alur
tanggung jawab yang jelas.
Mengidentifikasi tahapan atau tugas mana yang dapat diotomasi. Ada bagian
tertentu yang dapat diotomasi secara lengkap, atau sebagian.
Tahapan perbaikan atau penyempurnaan workflow di atas harus dilakukan dengan
tetap memperhatikan teknik manajemen tradisional dan aturan atau budaya yang
berlaku di organisasi tersebut.
Pendekatan yang dapat dilakukan dalam memperbaiki workflow sangat bergantung
pada kasus proses bisnis yang dihadapi dan kondisi lingkungan proses bisnis
tersebut. Beberapa hal yang dapat mempengaruhi teknik dan pendekatan ini
misalnya [5]:
a. Pemahaman manajemen atas pentingnya perbaikan workflow
b. Kesadaran fungsional terkait yang memicu inisiatif perbaikan workflow
Dukungan atau tersedianya fasilitas teknologi yang memadai untuk implementasi
workflow baru (jika diperlukan).
2016 54
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
CONTOH
2. ANALISIS PROSES BISNIS DIKLAT Divisi Diklat (Pendidikan dan Latihan) di sebuah institusi pemerintahan memegang
peranan penting pada pengembangan sumber daya manusia. Melalui pengelolaan
pendidikan dan pelatihan yang tepat maka sumber daya manusia di organisasi
tersebut memiliki kesempatan mengembangkan potensinya dan diharapkan dapat
memberikan kontribusi optimal bagi kemajuan organisasi.
Divisi Diklat merupakan bagian terintegrasi dari fungsi manajemen kepegawaian.
Untuk mendukung fungsional pengelolaan pendidikan dan pelatihan, divisi ini
memerlukan sistem informasi yang diharapkan dapat membantu berbagai fungsi
utama Diklat seperti menyebarkan informasi pelatihan, mengelola pendaftaran,
mengalokasikan kelas serta membuat laporan hasil pelatihan kepada pihak
manajemen.
Analisis proses bisnis yang dilakukan untuk mengidentifikasi keadaan yang saat ini
terjadi di lingkungan Diklat Departement X. Pendekatan yang dilakukan meliputi
mempelajari skema prosedur yang sudah berjalan dan mewawancarai semua
pihak yang terlibat dalam proses untuk mengetahui permasalahan.
Pendekatan yang dilakukan dalam kasus perbaikan proses bisnis ini sangat
sederhana, yaitu memetakan setiap permasalahan ke dalam 4 area peluang
perbaikan yaitu [4]: Efektivitas (Ev), Efisiensi (Es), Internal control (Ic) dan
kesesuaian (Cm). Kemudian untuk setiap area, dikaji peluang perbaikan prosesnya
sesuai dengan kondisi dan kualitas tertentu yang ingin dicapai oleh unit organisasi
terkait. Perbaikan ini dapat mengakibatkan perubahan baik berupa penambahan
atau pengurangan proses atas aliran yang sudah berjalan.
Saat ini, bagian Diklat Departemen X melakukan tugas dengan aliran kerja yang
sangat sederhana yaitu menggunakan informasi satu arah berupa portal statis
untuk menyampaikan informasi pelatihan, dan mengumumkan daftar peserta. Alur
kerja yang terjadi dapat dilihat pada gambar 1.
Workflow pada gambar 1 menitikberatkan pada proses pendaftaran dan konfirmasi
keikutsertaan pada sebuah program pelatihan/diklat. Tujuan utama proses
tersebut adalah:
Memberikan informasi pelatihan
Memfasilitasi proses pendaftaran
Memberikan informasi konfirmasi peserta yang terdaftar.
2016 55
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
Hasil analisis terhadap eksekusi proses bisnis di atas dan pemetaan beberapa
permasalahan pada area seperti contoh yang tertera pada tabel 1.
Dari hasil analisis terhadap proses bisnis yang sudah berjalan, terdapat tiga kondisi
yang saat ini belum dapat dipenuhi yaitu :
1. Proses kontrol internal terhadap pelaksanaan program pelatihan yang sudah
berjalan.
2. Kurangnya informasi yang mendukung proses pengambilan keputusan untuk
menetapkan peserta program pelatihan.
3. Kurang lancarnya informasi dari berbagai stakeholder sehingga
memperlambat proses pengambilan keputusan.
2016 56
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
Daftar Pustaka
18. Rangkuti, F(2007). Busines Plan.Teknik membuat Perencanaan Bisnis dan Analisis
Kasus, Jakarta: PT Gramedia.
19. Vincent, G(1997). Statistical Process Control:Penerapan Teknik-Teknik Statistikal
Dalam Manajemen Bisnis Total ,Jakarta: PT Gramedia
MODUL PERKULIAHAN
Studi Kasus Proses Bisnis Informasi
Pertemuan-9
Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh
Ilmu komputer Sistem Informasi
09 MK18038 Tim Dosen
Abstract Kompetensi
Metode proses Bisnis Mampu menjelaskan proses bisnis
Mampu memberikan contoh proses bisnis.
2016 58
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
Bagian Isi
3. ANALISIS PROSES BISNIS DIKLAT STUDI KASUS
Divisi Diklat (Pendidikan dan Latihan) di sebuah institusi pemerintahan memegang
peranan penting pada pengembangan sumber daya manusia. Melalui pengelolaan
pendidikan dan pelatihan yang tepat maka sumber daya manusia di organisasi
tersebut memiliki kesempatan mengembangkan potensinya dan diharapkan dapat
memberikan kontribusi optimal bagi kemajuan organisasi.
Divisi Diklat merupakan bagian terintegrasi dari fungsi manajemen kepegawaian.
Untuk mendukung fungsional pengelolaan pendidikan dan pelatihan, divisi ini
memerlukan sistem informasi yang diharapkan dapat membantu berbagai fungsi
utama Diklat seperti menyebarkan informasi pelatihan, mengelola pendaftaran,
mengalokasikan kelas serta membuat laporan hasil pelatihan kepada pihak
manajemen.
Analisis proses bisnis yang dilakukan untuk mengidentifikasi keadaan yang saat ini
terjadi di lingkungan Diklat Departement X. Pendekatan yang dilakukan meliputi
mempelajari skema prosedur yang sudah berjalan dan mewawancarai semua
pihak yang terlibat dalam proses untuk mengetahui permasalahan.
Pendekatan yang dilakukan dalam kasus perbaikan proses bisnis ini sangat
sederhana, yaitu memetakan setiap permasalahan ke dalam 4 area peluang
perbaikan yaitu [4]: Efektivitas (Ev), Efisiensi (Es), Internal control (Ic) dan
kesesuaian (Cm). Kemudian untuk setiap area, dikaji peluang perbaikan prosesnya
sesuai dengan kondisi dan kualitas tertentu yang ingin dicapai oleh unit organisasi
terkait. Perbaikan ini dapat mengakibatkan perubahan baik berupa penambahan
atau pengurangan proses atas aliran yang sudah berjalan.
Saat ini, bagian Diklat Departemen X melakukan tugas dengan aliran kerja yang
sangat sederhana yaitu menggunakan informasi satu arah berupa portal statis
untuk menyampaikan informasi pelatihan, dan mengumumkan daftar peserta. Alur
kerja yang terjadi dapat dilihat pada gambar 1.
Workflow pada gambar 1 menitikberatkan pada proses pendaftaran dan konfirmasi
keikutsertaan pada sebuah program pelatihan/diklat. Tujuan utama proses
tersebut adalah:
2016 59
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
Memberikan informasi pelatihan
Memfasilitasi proses pendaftaran
Memberikan informasi konfirmasi peserta yang terdaftar.
Hasil analisis terhadap eksekusi proses bisnis di atas dan pemetaan beberapa
permasalahan pada area seperti contoh yang tertera pada tabel 1.
Dari hasil analisis terhadap proses bisnis yang sudah berjalan, terdapat tiga kondisi
yang saat ini belum dapat dipenuhi yaitu :
4. Proses kontrol internal terhadap pelaksanaan program pelatihan yang sudah
berjalan.
5. Kurangnya informasi yang mendukung proses pengambilan keputusan untuk
menetapkan peserta program pelatihan.
6. Kurang lancarnya informasi dari berbagai stakeholder sehingga memperlambat
proses pengambilan keputusan.
7. PERBAIKAN PROSES BISNIS Perbaikan proses bisnis di atas dilakukan dalam 4 langkah yaitu :
1. Pemetaan ulang proses bisnis menjadi satu siklus konseptual proses yang
didasari pada tahapan manajemen Diklat secara umum yaitu persiapan,
pendaftaran, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi serta pelaporan.
2. Identifikasi sub aktivitas setiap tahapan dan identifikasi stakeholder.
3. Identifikasi Fungsionalitas Sistem
4. Pemetaan Fungsionalitas Sistem terhadap Identifikasi Permasalahan
Dari hasil analisis proses bisnis dapat diidentifikasi 4 pihak utama yang
berkepentingan terhadap proses bisnis ini yaitu pegawai (karyawan), pengelola
diklat atau pengelola aplikasi (Diklat), pimpinan pegawai (atasan), dan instruktur
yang akan memberikan pelatihan (jika pelatihan bersifat internal).
Pemodelan Proses
Proses-proses utama manajemen Diklat internal dapat dimodelkan dalam satu
siklus persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi dan
pelaporan seperti pada gambar 2.
Setiap siklus memuat berbagai aktivitas seperti berikut:
Publikasi jadwal pelatihan internal/ eksternal
Pendaftaran calon peserta pelatihan
Seleksi calon peserta dan perijinan dari atasan yang bersangkutan
gambar 3.
Gambar 3. Model siklus
proses bisnis Diklat
Gambar 3 juga memperlihatkan adanya proses pengambilan keputusan
di pihak pengelola diklat dan pimpinan pegawai yang bersangkutan,
Mendaftar
Isi bukti
persyaratan
Mengisi
daftar
hadir
Konfirmasi
ulang
Periksa
Kuota
Peserta
Seleksi
Peserta
Periksa
daftar hadir
Buat
laporan
pelatihan Buat daftar
hadir
pelatihan
Hubungi
instruktur
Buat Surat
pengantar + daftar
peserta pelatihan
eksternal
Konfirmasi
dengan
instruktur
Pendaftaran dan Pelaksanaan Pelatihan di Diklat XYZ tdk
tdk
View data
pelatihan
8 Disetujui
atasan? ya Konfirm? Laporan
Pelatihan Sertifikat Permohonan
ijin atasan
ya 5
Daftar Calon
Peserta
Daftar
Persyaratan
2 1
4 6
Data
pelatihan
tdk tdk
3 Memenuhi
ya
Ada kuota? ya persyaratan?
Konfirmasi
dengan
peserta
5 Peserta
confirm 7
NAME
TAG
3
tdk Buat name
tag 6
ya
4
Pelatihan
internal?
Daftar Peserta
Pelatihan ya
Buat
Sertifikat
Daftar Hadir
Pelatihan tdk
Tdk
Hasil
Evaluasi
Pelatihan ya
2
Instruktur
confirm?
7
Laporan
Pelatihan
external
Laporan
Pelatihan
Laporan
Pelatihan
Surat tugas Surat
pengantar
6 6 9
7 1 9
Setuju? ya Buat surat
tugas View data
pelatihan
View data
riwayat
pelatihan
View data
permintaan
ijin
Laporan
Pelatihan tdk 8
Konfirmasi
kesediaan 6
View
jadwal
pelatihan
Mengisi
daftar hadir
Mengisi
evaluasi
peserta
Meminta
persetujuan
atasan
Update
Data
Pelatihan
Instr
uktu
r A
tasa
n
Dik
lat
Ka
rya
wa
n
2016 61
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
dengan mengacu pada berbagai sumber informasi yaitu :
1. Pengelola Diklat :
Informasi pendukung untuk pengambilan keputusan seleksi calon
peserta pelatihan dapat bersumber dari kriteria persyaratan yang
dipenuhi calon peserta, riwayat pelatihan yang pernah diikuti beserta
hasilnya, kuota kelas, dan ijin dari atasan yang bersangkutan.
2. Pimpinan Pegawai :
Pimpinan dapat mengevaluasi permohonan ijin mengikuti pelatihan
yang diajukan stafnya dengan mengacu pada pertimbagan
pemenuhan persyaratan, data pelatihan yang pernah diikuti dan
pertimbangan alokasi sumber daya manusia di bagian yang
bersangkutan.
Parameter pengambilan keputusan ini dapat dibuat dalam bentuk aturan
bisnis (business rule) yang ditempelkan (embedded) pada aplikasi
ataupun dibuat manual, tergantung kebutuhan pengguna aplikasi
nantinya
Fungsionalitas Sistem
Berdasarkan analisis terhadap proses utama fungsi manajemen Diklat
pada bagian sebelumnya, dapat diidentifikasi proses-proses mana yang
dapat dibantu dengan sistem berbasis komputer baik pada tingkatan
penyimpanan data maupun pada proses dukungan pengambilan
keputusan. Hasil identifikasi dituangkan dalam tabel fungsionalitas
sistem yang diuraikan berdasarkan jenis pengguna sistem, seperti pada
tabel 2.
Tabel 2. Fungsionalitas Sistem Jenis Pengguna
Pengguna Aktivitas No Pengguna Aktivitas No
Pen
gel
ola
Dik
lat
(Ad
min
)
Posting info pelatihan 1
Inst
ruk
tur
menerima notifikasi kepastian
pelatihan
22
Cek persyaratan 2 memberikan konfirmasi 23
Cek persetujuan 3 mengisi absensi kehadiran 24
Konfirmasi peserta 4 mengisi evaluasi pelatihan 25
Konfirmasi instruktur 5
Ata
san /
pim
pin
an
menerima notifikasi permintaan
persetujuan
26
Cetak daftar peserta 6 mengevaluasi permintaan 27
cetak name tag 7 memberikan persetujuan 28
2016 62
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
monitoring peserta 8 menerima laporan hasil pelatihan 29
…………. melihat riwayat pelatihan 30
…………. mengisi forum/testimoni 31
Kar
yaw
an
browsing info pelatihan 12
mendaftar 13
upload/konfirm persyaratan 14
meminta persetujuan 15
konfirmasi ulang 16
mengisi absensi kehadiran …
melihat hasil pelatihan …
…………..
……………
Tabel fungsionalitas di atas kemudian dipetakan pada permasalahan yang sudah diidentifikasi sebelumnya untuk menunjukan apakah fungsionalitas tersebut sudah dapat menyelesaikan suatu permasalahan. Pemetaan dilakukan dengan mencantumkan nomor permasalahan di sebelah kanan fungsionalitas.
Tabel 3. Pemetaan Deskripsi Masalah dengan Fungsionalitas Sistem No Deskripsi Area F.No
1 Sulit mengidentifikasi data peserta yang sudah pernah mengikuti
satu jenis kursus sebelumnya
Ev 30
2 Proses persetujuan dilakukan secara manual dan dokumentasi
pendukung tidak lengkap
Ic 27, 28
3 Tidak ada transparansi kuota kelas yang sudah terpenuhi dan siapa
saja peserta yang memenuhi syarat untuk setiap kelas.
Ic 4, 16
4 Tidak jelas persyaratan dan mekanisme pemenuhan persyaratan
sebuah kursus
Ic 2, 14
5 Sulit menghubungi peserta untuk meminta konfirmasi keikutsertaan
kursus
Es 4, 5,
16
6 Instruktur seringkali terlambat menerima konfirmasi
penyelenggaraan kelas
Es 22, 23
…. ………. ….. ….
Meskipun sekilas terlihat bahwa hasil analisis terhadap proses bisnis sepertinya
makin rumit dan kompleks, tetapi kompleksitas ini dibuat untuk menyelesaikan
permasalahan yang diakibatkan oleh sederhananya proses bisnis yang selama ini
berlangsung sehingga proses tersebut gagal memenuhi fungsi kontrol internal
dan tidak dapat mendukung proses pengambilan keputusan serta kurang efisien.
Sebagai contoh, dengan adanya workflow yang baru, maka karyawan dapat
mengetahui dengan cepat, apakah mereka berpeluang mengikuti satu pelatihan
dengan cara melihat alokasi kelas, persyaratan dan jumlah peserta yang
dinyatakan diterima. Pihak pimpinan dimudahkan dengan adanya informasi
mengenai daftar pelatihan yang sudah diikuti karyawan sehingga membantu
pimpinan dalam mengalokasikan sumber daya secara lebih optimal.
2016 63
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
Kesiapan organisasi dalam melaksanakan workflow yang baru perlu didukung oleh
adanya sistem informasi yang memadai untuk menjamin kemudahan dan
kelancaran informasi. Sistem informasi yang dibangun berdasarkan workflow baru
diharapkan dapat berfungsi lebih efisien dibandingkan dengan menggunakan
workflow yang sudah berjalan sebelumnya. Beberapa kelemahan pada workflow
lama dapat diperbaiki dengan memberdayakan fungsionalitas sistem informasi
untuk melaksanakan workflow yang baru.
2016 64
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
Daftar Pustaka
20. Rangkuti, F(2007). Busines Plan.Teknik membuat Perencanaan Bisnis dan Analisis
Kasus, Jakarta: PT Gramedia.
21. Vincent, G(1997). Statistical Process Control:Penerapan Teknik-Teknik Statistikal
Dalam Manajemen Bisnis Total ,Jakarta: PT Gramedia
MODUL PERKULIAHAN
Review Studi Kasus Proses Bisnis Informasi
Pertemuan-10
Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh
Ilmu komputer Sistem Informasi
10 MK18038 Tim Dosen
Abstract Kompetensi
Metode proses Bisnis Mampu menjelaskan proses bisnis
Mampu memberikan contoh proses bisnis.
2016 66
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
Bagian Isi
4. ANALISIS PROSES BISNIS DIKLAT STUDI KASUS
Divisi Diklat (Pendidikan dan Latihan) di sebuah institusi pemerintahan memegang
peranan penting pada pengembangan sumber daya manusia. Melalui pengelolaan
pendidikan dan pelatihan yang tepat maka sumber daya manusia di organisasi
tersebut memiliki kesempatan mengembangkan potensinya dan diharapkan dapat
memberikan kontribusi optimal bagi kemajuan organisasi.
Divisi Diklat merupakan bagian terintegrasi dari fungsi manajemen kepegawaian.
Untuk mendukung fungsional pengelolaan pendidikan dan pelatihan, divisi ini
memerlukan sistem informasi yang diharapkan dapat membantu berbagai fungsi
utama Diklat seperti menyebarkan informasi pelatihan, mengelola pendaftaran,
mengalokasikan kelas serta membuat laporan hasil pelatihan kepada pihak
manajemen.
Analisis proses bisnis yang dilakukan untuk mengidentifikasi keadaan yang saat ini
terjadi di lingkungan Diklat Departement X. Pendekatan yang dilakukan meliputi
mempelajari skema prosedur yang sudah berjalan dan mewawancarai semua
pihak yang terlibat dalam proses untuk mengetahui permasalahan.
Pendekatan yang dilakukan dalam kasus perbaikan proses bisnis ini sangat
sederhana, yaitu memetakan setiap permasalahan ke dalam 4 area peluang
perbaikan yaitu [4]: Efektivitas (Ev), Efisiensi (Es), Internal control (Ic) dan
kesesuaian (Cm). Kemudian untuk setiap area, dikaji peluang perbaikan prosesnya
sesuai dengan kondisi dan kualitas tertentu yang ingin dicapai oleh unit organisasi
terkait. Perbaikan ini dapat mengakibatkan perubahan baik berupa penambahan
atau pengurangan proses atas aliran yang sudah berjalan.
Saat ini, bagian Diklat Departemen X melakukan tugas dengan aliran kerja yang
sangat sederhana yaitu menggunakan informasi satu arah berupa portal statis
untuk menyampaikan informasi pelatihan, dan mengumumkan daftar peserta. Alur
kerja yang terjadi dapat dilihat pada gambar 1.
Workflow pada gambar 1 menitikberatkan pada proses pendaftaran dan konfirmasi
keikutsertaan pada sebuah program pelatihan/diklat. Tujuan utama proses
tersebut adalah:
2016 67
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
Memberikan informasi pelatihan
Memfasilitasi proses pendaftaran
Memberikan informasi konfirmasi peserta yang terdaftar.
Hasil analisis terhadap eksekusi proses bisnis di atas dan pemetaan beberapa
permasalahan pada area seperti contoh yang tertera pada tabel 1.
Dari hasil analisis terhadap proses bisnis yang sudah berjalan, terdapat tiga kondisi
yang saat ini belum dapat dipenuhi yaitu :
8. Proses kontrol internal terhadap pelaksanaan program pelatihan yang sudah
berjalan.
9. Kurangnya informasi yang mendukung proses pengambilan keputusan untuk
menetapkan peserta program pelatihan.
10. Kurang lancarnya informasi dari berbagai stakeholder sehingga memperlambat
proses pengambilan keputusan.
11. PERBAIKAN PROSES BISNIS Perbaikan proses bisnis di atas dilakukan dalam 4 langkah yaitu :
5. Pemetaan ulang proses bisnis menjadi satu siklus konseptual proses yang
didasari pada tahapan manajemen Diklat secara umum yaitu persiapan,
pendaftaran, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi serta pelaporan.
6. Identifikasi sub aktivitas setiap tahapan dan identifikasi stakeholder.
7. Identifikasi Fungsionalitas Sistem
8. Pemetaan Fungsionalitas Sistem terhadap Identifikasi Permasalahan
Dari hasil analisis proses bisnis dapat diidentifikasi 4 pihak utama yang
berkepentingan terhadap proses bisnis ini yaitu pegawai (karyawan), pengelola
diklat atau pengelola aplikasi (Diklat), pimpinan pegawai (atasan), dan instruktur
yang akan memberikan pelatihan (jika pelatihan bersifat internal).
Pemodelan Proses
Proses-proses utama manajemen Diklat internal dapat dimodelkan dalam satu
siklus persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi dan
pelaporan seperti pada gambar 2.
Setiap siklus memuat berbagai aktivitas seperti berikut:
Publikasi jadwal pelatihan internal/ eksternal
Pendaftaran calon peserta pelatihan
Seleksi calon peserta dan perijinan dari atasan yang bersangkutan
gambar 3.
Gambar 3. Model siklus
proses bisnis Diklat
Gambar 3 juga memperlihatkan adanya proses pengambilan keputusan
di pihak pengelola diklat dan pimpinan pegawai yang bersangkutan,
Mendaftar
Isi bukti
persyaratan
Mengisi
daftar
hadir
Konfirmasi
ulang
Periksa
Kuota
Peserta
Seleksi
Peserta
Periksa
daftar hadir
Buat
laporan
pelatihan Buat daftar
hadir
pelatihan
Hubungi
instruktur
Buat Surat
pengantar + daftar
peserta pelatihan
eksternal
Konfirmasi
dengan
instruktur
Pendaftaran dan Pelaksanaan Pelatihan di Diklat XYZ tdk
tdk
View data
pelatihan
8 Disetujui
atasan? ya Konfirm? Laporan
Pelatihan Sertifikat Permohonan
ijin atasan
ya 5
Daftar Calon
Peserta
Daftar
Persyaratan
2 1
4 6
Data
pelatihan
tdk tdk
3 Memenuhi
ya
Ada kuota? ya persyaratan?
Konfirmasi
dengan
peserta
5 Peserta
confirm 7
NAME
TAG
3
tdk Buat name
tag 6
ya
4
Pelatihan
internal?
Daftar Peserta
Pelatihan ya
Buat
Sertifikat
Daftar Hadir
Pelatihan tdk
Tdk
Hasil
Evaluasi
Pelatihan ya
2
Instruktur
confirm?
7
Laporan
Pelatihan
external
Laporan
Pelatihan
Laporan
Pelatihan
Surat tugas Surat
pengantar
6 6 9
7 1 9
Setuju? ya Buat surat
tugas View data
pelatihan
View data
riwayat
pelatihan
View data
permintaan
ijin
Laporan
Pelatihan tdk 8
Konfirmasi
kesediaan
6
View
jadwal
pelatihan
Mengisi
daftar hadir
Mengisi
evaluasi
peserta
Meminta
persetujuan
atasan
Update
Data
Pelatihan
Instr
uktu
r A
tasa
n
Dik
lat
Ka
rya
wa
n
2016 69
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
dengan mengacu pada berbagai sumber informasi yaitu :
3. Pengelola Diklat :
Informasi pendukung untuk pengambilan keputusan seleksi calon
peserta pelatihan dapat bersumber dari kriteria persyaratan yang
dipenuhi calon peserta, riwayat pelatihan yang pernah diikuti beserta
hasilnya, kuota kelas, dan ijin dari atasan yang bersangkutan.
4. Pimpinan Pegawai :
Pimpinan dapat mengevaluasi permohonan ijin mengikuti pelatihan
yang diajukan stafnya dengan mengacu pada pertimbagan
pemenuhan persyaratan, data pelatihan yang pernah diikuti dan
pertimbangan alokasi sumber daya manusia di bagian yang
bersangkutan.
Parameter pengambilan keputusan ini dapat dibuat dalam bentuk aturan
bisnis (business rule) yang ditempelkan (embedded) pada aplikasi
ataupun dibuat manual, tergantung kebutuhan pengguna aplikasi
nantinya
Fungsionalitas Sistem
Berdasarkan analisis terhadap proses utama fungsi manajemen Diklat
pada bagian sebelumnya, dapat diidentifikasi proses-proses mana yang
dapat dibantu dengan sistem berbasis komputer baik pada tingkatan
penyimpanan data maupun pada proses dukungan pengambilan
keputusan. Hasil identifikasi dituangkan dalam tabel fungsionalitas
sistem yang diuraikan berdasarkan jenis pengguna sistem, seperti pada
tabel 2.
Tabel 2. Fungsionalitas Sistem Jenis Pengguna
Pengguna Aktivitas No Pengguna Aktivitas No
Pen
gel
ola
Dik
lat
(Ad
min
)
Posting info pelatihan 1
Inst
ruk
tur
menerima notifikasi kepastian
pelatihan
22
Cek persyaratan 2 memberikan konfirmasi 23
Cek persetujuan 3 mengisi absensi kehadiran 24
Konfirmasi peserta 4 mengisi evaluasi pelatihan 25
Konfirmasi instruktur 5
Ata
san /
pim
pin
an
menerima notifikasi permintaan
persetujuan
26
Cetak daftar peserta 6 mengevaluasi permintaan 27
cetak name tag 7 memberikan persetujuan 28
2016 70
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
monitoring peserta 8 menerima laporan hasil pelatihan 29
…………. melihat riwayat pelatihan 30
…………. mengisi forum/testimoni 31
Kar
yaw
an
browsing info pelatihan 12
mendaftar 13
upload/konfirm persyaratan 14
meminta persetujuan 15
konfirmasi ulang 16
mengisi absensi kehadiran …
melihat hasil pelatihan …
…………..
……………
Tabel fungsionalitas di atas kemudian dipetakan pada permasalahan yang sudah diidentifikasi sebelumnya untuk menunjukan apakah fungsionalitas tersebut sudah dapat menyelesaikan suatu permasalahan. Pemetaan dilakukan dengan mencantumkan nomor permasalahan di sebelah kanan fungsionalitas.
Tabel 3. Pemetaan Deskripsi Masalah dengan Fungsionalitas Sistem No Deskripsi Area F.No
1 Sulit mengidentifikasi data peserta yang sudah pernah mengikuti
satu jenis kursus sebelumnya
Ev 30
2 Proses persetujuan dilakukan secara manual dan dokumentasi
pendukung tidak lengkap
Ic 27, 28
3 Tidak ada transparansi kuota kelas yang sudah terpenuhi dan siapa
saja peserta yang memenuhi syarat untuk setiap kelas.
Ic 4, 16
4 Tidak jelas persyaratan dan mekanisme pemenuhan persyaratan
sebuah kursus
Ic 2, 14
5 Sulit menghubungi peserta untuk meminta konfirmasi keikutsertaan
kursus
Es 4, 5,
16
6 Instruktur seringkali terlambat menerima konfirmasi
penyelenggaraan kelas
Es 22, 23
…. ………. ….. ….
Meskipun sekilas terlihat bahwa hasil analisis terhadap proses bisnis sepertinya
makin rumit dan kompleks, tetapi kompleksitas ini dibuat untuk menyelesaikan
permasalahan yang diakibatkan oleh sederhananya proses bisnis yang selama ini
berlangsung sehingga proses tersebut gagal memenuhi fungsi kontrol internal
dan tidak dapat mendukung proses pengambilan keputusan serta kurang efisien.
Sebagai contoh, dengan adanya workflow yang baru, maka karyawan dapat
mengetahui dengan cepat, apakah mereka berpeluang mengikuti satu pelatihan
dengan cara melihat alokasi kelas, persyaratan dan jumlah peserta yang
dinyatakan diterima. Pihak pimpinan dimudahkan dengan adanya informasi
mengenai daftar pelatihan yang sudah diikuti karyawan sehingga membantu
pimpinan dalam mengalokasikan sumber daya secara lebih optimal.
2016 71
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
Kesiapan organisasi dalam melaksanakan workflow yang baru perlu didukung oleh
adanya sistem informasi yang memadai untuk menjamin kemudahan dan
kelancaran informasi. Sistem informasi yang dibangun berdasarkan workflow baru
diharapkan dapat berfungsi lebih efisien dibandingkan dengan menggunakan
workflow yang sudah berjalan sebelumnya. Beberapa kelemahan pada workflow
lama dapat diperbaiki dengan memberdayakan fungsionalitas sistem informasi
untuk melaksanakan workflow yang baru.
2016 72
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
Daftar Pustaka
22. Rangkuti, F(2007). Busines Plan.Teknik membuat Perencanaan Bisnis dan Analisis
Kasus, Jakarta: PT Gramedia.
23. Vincent, G(1997). Statistical Process Control:Penerapan Teknik-Teknik Statistikal
Dalam Manajemen Bisnis Total ,Jakarta: PT Gramedia
MODUL PERKULIAHAN
Proses Bisnis Manajemen
Pertemuan-11
Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh
Ilmu komputer Sistem Informasi
11 MK18038 Tim Dosen
Abstract Kompetensi
Metode proses Bisnis manajemen Mampu menjelaskan proses bisnis
manajemen
Mampu memberikan contoh proses bisnis manajemen
2016 74
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
Bagian Isi
Proses bisnis adalah kumpulan dari tugas atau aktivitas yang terstruktur yang
dapat menghasilkan layanan atau produk tertentu untuk satu atau banyak
konsumen [2]. Proses bisnis sering digambarkan secara visual dalam bentuk
flowchart.
Karakteristik proses bisnis meliputi [8]:
Definability, harus jelas batasan input dan outputnya.
Order, harus terdiri atas sekumpulan aktivitas yang dilakukan dengan urut-urutan
tertentu dan menempati ruang tertentu
Customer, harus ada pihak yang menerima keluaran proses tersebut yaitu
konsumen
Value-adding, tranformasi yang terjadi di dalam proses harus memberikan nilai
tambah bagi penerima.
Embeddedness, proses tidak dapat berdiri sendiri, harus merupakan bagian
terintegrasi dari organisasi
Cross-functionality, proses biasanya melibatkan berbagai fungsional
terkait dalam organisasi. Sebuah proses bisnis dapat diperbaiki
melalui 4 area utama yaitu [8]:
Efektivitas, merupakan ukuran kelayakan proses dan kemampuan proses untuk
menghasilkan keluaran yang sesuai dengan harapan konsumen.
Efisiensi, terkait dengan pengukuran kuantitatif, umumnya berupa waktu, yang
diperlukan untuk menyelesaikan suatu produk/layanan.
Kontrol Internal, scenario pengendalian pemanfaatan sumber daya internal
organisasi, termasuk alokasi sumber daya untuk satu tugas/kegiatan.
Kesesuaian dengan aturan dan kebijakan tertentu.
Analisis Proses Bisnis
Analisis proses bisnis adalah aktivitas yang dilakukan untuk mengkaji proses bisnis
yang sudah ada dan menerapkan berbagai ilmu praktis yang dapat membantu
mengubah dan meningkatkan proses [2].
Tahapan pertama dalam melakukan analisis proses bisnis adalah memahami
semua aktivitas di dalam proses. Pemahaman ini dapat dibantu dengan pemetaan
2016 75
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
proses atau pemodelan proses.
Pemodelan struktur proses bisnis dapat dilakukan dengan berbagai pendekatan.
Pendekatan yang paling umum adalah teknikal, struktur horizontal dan vertikal, dan
ekstensi/intensif [5]. Struktur horizontal memudahkan penelusuran hubungan
antara konsumen dan layanan yang digunakan. Struktur vertikal memberikan
berbagai tingkat kedetilan yang beragam, dari tingkat teknikal hingga tingkat
abstraksi. Pada model struktur ekstensif, proses digambarkan sebagai satu
kesatuan. Sedangkan pada model struktur intensif, proses bisnis digambarkan
sebagai interaksi berbagai entitas yang terdapat di dalam sistem. Model ini
menggambarkan proses bisnis dari sudut pandang internal. Model proses intensif
ini dapat dibagi lagi menjadi dua jenis yaitu [4]:
Workflow oriented yang menggambarkan perilaku proses bisnis dari sudut
pandang satu item yang melewati proses tersebut.
Functional oriented yang menggambarkan perilaku unit fungsional /
departemen dari sudut pandang urutan fungsi bisnis.
Workflow
Proses workflow atau aliran kerja merupakan urut-urutan tahapan yang harus
dilalui dalam memproses dokumen, pekerjaan atau informasi dalam sebuah
organisasi. Contoh klasik workflow adalah aliran ban berjalan pada industri
manufaktur [3].
Setiap tahapan pada proses workflow dapat dibagi menjadi 3 bagian utama yaitu
input, proses dan output. Input merupakan masukan awal yang mengaktifkan
(trigger) workflow tersebut, proses merupakan algoritma yang mengubah input
menjadi output. Proses dapat dilakukan baik oleh manusia atau komputer. Output
adalah informasi atau material yang dihasilkan workflow tersebut. Keluaran sebuah
workflow kemudian diteruskan ke workflow lainnya pada sebuah sistem workflow
organisasi yang besar.
Cara kerja workflow yang terkomputerisasi sama seperti cara kerja workflow
manual, kecuali keluaran workflow secara otomatis diteruskan ke tahapan
berikutnya oleh komputer. Workflow terkomputerisasi ini biasanya digunakan untuk
memproses dokumen di dalam organisasi. [8].
Workflow yang tidak efisien dan efektif seringkali menjadi sumber masalah pada
organisasi. Masalah yang dapat ditimbulkan oleh workflow yang tidak tepat
2016 76
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
misalnya [4]:
Ketidakseragaman penyelesaian masalah
Informasi yang tidak konsisten
Berulangnya sebagian proses, yang seharusnya tidak perlu terjadi.
Tidak akuratnya keputusan yang diambil karena kesulitan penelusuran bukti
pendukung keputusan.
Oleh karena itu, memperbaiki workflow merupakan salah satu proses penting pada
peningkatan kualitas proses bisnis secara keseluruhan, baik bagi individu maupun
organisasi. Workflow yang sudah disempurnakan ternyata dapat mengoptimalkan
efisiensi, meminimalisasi pemborosan waktu dan sumber daya, dan meningkatkan
moral karena adanya obyektivitas penyelesaian masalah [6].
Perbaikan Workflow
Langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam memperbaiki workflow meliputi [1]:
Identifikasi dan eliminasi pemborosan, terutama pemborosan waktu.
Membagi proses menjadi beberapa tahapan yang lebih kecil dan melakukan
analisis tugas yang harus diselesaikan di setiap tahapan. Pada setiap tahapan
harus ada satu fungsi yang bertanggung jawab untuk penyelesaian tugas dan
mengeliminasi pelemparan tugas yang belum selesai ke bagian lain tanpa alur
tanggung jawab yang jelas.
Mengidentifikasi tahapan atau tugas mana yang dapat diotomasi. Ada bagian
tertentu yang dapat diotomasi secara lengkap, atau sebagian.
Tahapan perbaikan atau penyempurnaan workflow di atas harus dilakukan dengan
tetap memperhatikan teknik manajemen tradisional dan aturan atau budaya yang
berlaku di organisasi tersebut.
Pendekatan yang dapat dilakukan dalam memperbaiki workflow sangat bergantung
pada kasus proses bisnis yang dihadapi dan kondisi lingkungan proses bisnis
tersebut. Beberapa hal yang dapat mempengaruhi teknik dan pendekatan ini
misalnya [5]:
c. Pemahaman manajemen atas pentingnya perbaikan workflow
d. Kesadaran fungsional terkait yang memicu inisiatif perbaikan workflow
Dukungan atau tersedianya fasilitas teknologi yang memadai untuk implementasi
workflow baru (jika diperlukan).
2016 77
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
CONTOH
5. ANALISIS PROSES BISNIS DIKLAT Divisi Diklat (Pendidikan dan Latihan) di sebuah institusi pemerintahan memegang
peranan penting pada pengembangan sumber daya manusia. Melalui pengelolaan
pendidikan dan pelatihan yang tepat maka sumber daya manusia di organisasi
tersebut memiliki kesempatan mengembangkan potensinya dan diharapkan dapat
memberikan kontribusi optimal bagi kemajuan organisasi.
Divisi Diklat merupakan bagian terintegrasi dari fungsi manajemen kepegawaian.
Untuk mendukung fungsional pengelolaan pendidikan dan pelatihan, divisi ini
memerlukan sistem informasi yang diharapkan dapat membantu berbagai fungsi
utama Diklat seperti menyebarkan informasi pelatihan, mengelola pendaftaran,
mengalokasikan kelas serta membuat laporan hasil pelatihan kepada pihak
manajemen.
Analisis proses bisnis yang dilakukan untuk mengidentifikasi keadaan yang saat ini
terjadi di lingkungan Diklat Departement X. Pendekatan yang dilakukan meliputi
mempelajari skema prosedur yang sudah berjalan dan mewawancarai semua
pihak yang terlibat dalam proses untuk mengetahui permasalahan.
Pendekatan yang dilakukan dalam kasus perbaikan proses bisnis ini sangat
sederhana, yaitu memetakan setiap permasalahan ke dalam 4 area peluang
perbaikan yaitu [4]: Efektivitas (Ev), Efisiensi (Es), Internal control (Ic) dan
kesesuaian (Cm). Kemudian untuk setiap area, dikaji peluang perbaikan prosesnya
sesuai dengan kondisi dan kualitas tertentu yang ingin dicapai oleh unit organisasi
terkait. Perbaikan ini dapat mengakibatkan perubahan baik berupa penambahan
atau pengurangan proses atas aliran yang sudah berjalan.
Saat ini, bagian Diklat Departemen X melakukan tugas dengan aliran kerja yang
sangat sederhana yaitu menggunakan informasi satu arah berupa portal statis
untuk menyampaikan informasi pelatihan, dan mengumumkan daftar peserta. Alur
kerja yang terjadi dapat dilihat pada gambar 1.
Workflow pada gambar 1 menitikberatkan pada proses pendaftaran dan konfirmasi
keikutsertaan pada sebuah program pelatihan/diklat. Tujuan utama proses
tersebut adalah:
Memberikan informasi pelatihan
Memfasilitasi proses pendaftaran
Memberikan informasi konfirmasi peserta yang terdaftar.
2016 78
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
Hasil analisis terhadap eksekusi proses bisnis di atas dan pemetaan beberapa
permasalahan pada area seperti contoh yang tertera pada tabel 1.
Dari hasil analisis terhadap proses bisnis yang sudah berjalan, terdapat tiga kondisi
yang saat ini belum dapat dipenuhi yaitu :
12. Proses kontrol internal terhadap pelaksanaan program pelatihan yang sudah
berjalan.
13. Kurangnya informasi yang mendukung proses pengambilan keputusan untuk
menetapkan peserta program pelatihan.
14. Kurang lancarnya informasi dari berbagai stakeholder sehingga
memperlambat proses pengambilan keputusan.
2016 79
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
Daftar Pustaka
24. Rangkuti, F(2007). Busines Plan.Teknik membuat Perencanaan Bisnis dan Analisis
Kasus, Jakarta: PT Gramedia.
25. Vincent, G(1997). Statistical Process Control:Penerapan Teknik-Teknik Statistikal
Dalam Manajemen Bisnis Total ,Jakarta: PT Gramedia
MODUL PERKULIAHAN
Studi Kasus Proses Bisnis Manajemen
Pertemuan-12
Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh
Ilmu komputer Sistem Informasi
12 MK18038 Tim Dosen
Abstract Kompetensi
Studi Kasus proses Bisnis Mampu menjelaskan proses bisnis
Mampu memberikan contoh proses bisnis.
2016 81
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
Bagian Isi
6. ANALISIS PROSES BISNIS DIKLAT STUDI KASUS
Divisi Diklat (Pendidikan dan Latihan) di sebuah institusi pemerintahan memegang
peranan penting pada pengembangan sumber daya manusia. Melalui pengelolaan
pendidikan dan pelatihan yang tepat maka sumber daya manusia di organisasi
tersebut memiliki kesempatan mengembangkan potensinya dan diharapkan dapat
memberikan kontribusi optimal bagi kemajuan organisasi.
Divisi Diklat merupakan bagian terintegrasi dari fungsi manajemen kepegawaian.
Untuk mendukung fungsional pengelolaan pendidikan dan pelatihan, divisi ini
memerlukan sistem informasi yang diharapkan dapat membantu berbagai fungsi
utama Diklat seperti menyebarkan informasi pelatihan, mengelola pendaftaran,
mengalokasikan kelas serta membuat laporan hasil pelatihan kepada pihak
manajemen.
Analisis proses bisnis yang dilakukan untuk mengidentifikasi keadaan yang saat ini
terjadi di lingkungan Diklat Departement X. Pendekatan yang dilakukan meliputi
mempelajari skema prosedur yang sudah berjalan dan mewawancarai semua
pihak yang terlibat dalam proses untuk mengetahui permasalahan.
Pendekatan yang dilakukan dalam kasus perbaikan proses bisnis ini sangat
sederhana, yaitu memetakan setiap permasalahan ke dalam 4 area peluang
perbaikan yaitu [4]: Efektivitas (Ev), Efisiensi (Es), Internal control (Ic) dan
kesesuaian (Cm). Kemudian untuk setiap area, dikaji peluang perbaikan prosesnya
sesuai dengan kondisi dan kualitas tertentu yang ingin dicapai oleh unit organisasi
terkait. Perbaikan ini dapat mengakibatkan perubahan baik berupa penambahan
atau pengurangan proses atas aliran yang sudah berjalan.
Saat ini, bagian Diklat Departemen X melakukan tugas dengan aliran kerja yang
sangat sederhana yaitu menggunakan informasi satu arah berupa portal statis
untuk menyampaikan informasi pelatihan, dan mengumumkan daftar peserta. Alur
kerja yang terjadi dapat dilihat pada gambar 1.
Workflow pada gambar 1 menitikberatkan pada proses pendaftaran dan konfirmasi
keikutsertaan pada sebuah program pelatihan/diklat. Tujuan utama proses
tersebut adalah:
2016 82
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
Memberikan informasi pelatihan
Memfasilitasi proses pendaftaran
Memberikan informasi konfirmasi peserta yang terdaftar.
Hasil analisis terhadap eksekusi proses bisnis di atas dan pemetaan beberapa
permasalahan pada area seperti contoh yang tertera pada tabel 1.
Dari hasil analisis terhadap proses bisnis yang sudah berjalan, terdapat tiga kondisi
yang saat ini belum dapat dipenuhi yaitu :
15. Proses kontrol internal terhadap pelaksanaan program pelatihan yang sudah
berjalan.
16. Kurangnya informasi yang mendukung proses pengambilan keputusan untuk
menetapkan peserta program pelatihan.
17. Kurang lancarnya informasi dari berbagai stakeholder sehingga memperlambat
proses pengambilan keputusan.
18. PERBAIKAN PROSES BISNIS Perbaikan proses bisnis di atas dilakukan dalam 4 langkah yaitu :
9. Pemetaan ulang proses bisnis menjadi satu siklus konseptual proses yang
didasari pada tahapan manajemen Diklat secara umum yaitu persiapan,
pendaftaran, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi serta pelaporan.
10. Identifikasi sub aktivitas setiap tahapan dan identifikasi stakeholder.
11. Identifikasi Fungsionalitas Sistem
12. Pemetaan Fungsionalitas Sistem terhadap Identifikasi Permasalahan
Dari hasil analisis proses bisnis dapat diidentifikasi 4 pihak utama yang
berkepentingan terhadap proses bisnis ini yaitu pegawai (karyawan), pengelola
diklat atau pengelola aplikasi (Diklat), pimpinan pegawai (atasan), dan instruktur
yang akan memberikan pelatihan (jika pelatihan bersifat internal).
Pemodelan Proses
Proses-proses utama manajemen Diklat internal dapat dimodelkan dalam satu
siklus persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi dan
pelaporan seperti pada gambar 2.
Setiap siklus memuat berbagai aktivitas seperti berikut:
Publikasi jadwal pelatihan internal/ eksternal
Pendaftaran calon peserta pelatihan
Seleksi calon peserta dan perijinan dari atasan yang bersangkutan
gambar 3.
Gambar 3. Model siklus
proses bisnis Diklat
Gambar 3 juga memperlihatkan adanya proses pengambilan keputusan
di pihak pengelola diklat dan pimpinan pegawai yang bersangkutan,
Mendaftar
Isi bukti
persyaratan
Mengisi
daftar
hadir
Konfirmasi
ulang
Periksa
Kuota
Peserta
Seleksi
Peserta
Periksa
daftar hadir
Buat
laporan
pelatihan Buat daftar
hadir
pelatihan
Hubungi
instruktur
Buat Surat
pengantar + daftar
peserta pelatihan
eksternal
Konfirmasi
dengan
instruktur
Pendaftaran dan Pelaksanaan Pelatihan di Diklat XYZ tdk
tdk
View data
pelatihan
8 Disetujui
atasan? ya Konfirm? Laporan
Pelatihan Sertifikat Permohonan
ijin atasan
ya 5
Daftar Calon
Peserta
Daftar
Persyaratan
2 1
4 6
Data
pelatihan
tdk tdk
3 Memenuhi
ya
Ada kuota? ya persyaratan?
Konfirmasi
dengan
peserta
5 Peserta
confirm 7
NAME
TAG
3
tdk Buat name
tag 6
ya
4
Pelatihan
internal?
Daftar Peserta
Pelatihan ya
Buat
Sertifikat
Daftar Hadir
Pelatihan tdk
Tdk
Hasil
Evaluasi
Pelatihan ya
2
Instruktur
confirm?
7
Laporan
Pelatihan
external
Laporan
Pelatihan
Laporan
Pelatihan
Surat tugas Surat
pengantar
6 6 9
7 1 9
Setuju? ya Buat surat
tugas View data
pelatihan
View data
riwayat
pelatihan
View data
permintaan
ijin
Laporan
Pelatihan tdk 8
Konfirmasi
kesediaan 6
View
jadwal
pelatihan
Mengisi
daftar hadir
Mengisi
evaluasi
peserta
Meminta
persetujuan
atasan
Update
Data
Pelatihan
Instr
uktu
r A
tasa
n
Dik
lat
Ka
rya
wa
n
2016 84
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
dengan mengacu pada berbagai sumber informasi yaitu :
5. Pengelola Diklat :
Informasi pendukung untuk pengambilan keputusan seleksi calon
peserta pelatihan dapat bersumber dari kriteria persyaratan yang
dipenuhi calon peserta, riwayat pelatihan yang pernah diikuti beserta
hasilnya, kuota kelas, dan ijin dari atasan yang bersangkutan.
6. Pimpinan Pegawai :
Pimpinan dapat mengevaluasi permohonan ijin mengikuti pelatihan
yang diajukan stafnya dengan mengacu pada pertimbagan
pemenuhan persyaratan, data pelatihan yang pernah diikuti dan
pertimbangan alokasi sumber daya manusia di bagian yang
bersangkutan.
Parameter pengambilan keputusan ini dapat dibuat dalam bentuk aturan
bisnis (business rule) yang ditempelkan (embedded) pada aplikasi
ataupun dibuat manual, tergantung kebutuhan pengguna aplikasi
nantinya
Fungsionalitas Sistem
Berdasarkan analisis terhadap proses utama fungsi manajemen Diklat
pada bagian sebelumnya, dapat diidentifikasi proses-proses mana yang
dapat dibantu dengan sistem berbasis komputer baik pada tingkatan
penyimpanan data maupun pada proses dukungan pengambilan
keputusan. Hasil identifikasi dituangkan dalam tabel fungsionalitas
sistem yang diuraikan berdasarkan jenis pengguna sistem, seperti pada
tabel 2.
Tabel 2. Fungsionalitas Sistem Jenis Pengguna
Pengguna Aktivitas No Pengguna Aktivitas No
Pen
gel
ola
Dik
lat
(Ad
min
)
Posting info pelatihan 1
Inst
ruk
tur
menerima notifikasi kepastian
pelatihan
22
Cek persyaratan 2 memberikan konfirmasi 23
Cek persetujuan 3 mengisi absensi kehadiran 24
Konfirmasi peserta 4 mengisi evaluasi pelatihan 25
Konfirmasi instruktur 5
Ata
san /
pim
pin
an
menerima notifikasi permintaan
persetujuan
26
Cetak daftar peserta 6 mengevaluasi permintaan 27
cetak name tag 7 memberikan persetujuan 28
2016 85
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
monitoring peserta 8 menerima laporan hasil pelatihan 29
…………. melihat riwayat pelatihan 30
…………. mengisi forum/testimoni 31
Kar
yaw
an
browsing info pelatihan 12
mendaftar 13
upload/konfirm persyaratan 14
meminta persetujuan 15
konfirmasi ulang 16
mengisi absensi kehadiran …
melihat hasil pelatihan …
…………..
……………
Tabel fungsionalitas di atas kemudian dipetakan pada permasalahan yang sudah diidentifikasi sebelumnya untuk menunjukan apakah fungsionalitas tersebut sudah dapat menyelesaikan suatu permasalahan. Pemetaan dilakukan dengan mencantumkan nomor permasalahan di sebelah kanan fungsionalitas.
Tabel 3. Pemetaan Deskripsi Masalah dengan Fungsionalitas Sistem No Deskripsi Area F.No
1 Sulit mengidentifikasi data peserta yang sudah pernah mengikuti
satu jenis kursus sebelumnya
Ev 30
2 Proses persetujuan dilakukan secara manual dan dokumentasi
pendukung tidak lengkap
Ic 27, 28
3 Tidak ada transparansi kuota kelas yang sudah terpenuhi dan siapa
saja peserta yang memenuhi syarat untuk setiap kelas.
Ic 4, 16
4 Tidak jelas persyaratan dan mekanisme pemenuhan persyaratan
sebuah kursus
Ic 2, 14
5 Sulit menghubungi peserta untuk meminta konfirmasi keikutsertaan
kursus
Es 4, 5,
16
6 Instruktur seringkali terlambat menerima konfirmasi
penyelenggaraan kelas
Es 22, 23
…. ………. ….. ….
Meskipun sekilas terlihat bahwa hasil analisis terhadap proses bisnis sepertinya
makin rumit dan kompleks, tetapi kompleksitas ini dibuat untuk menyelesaikan
permasalahan yang diakibatkan oleh sederhananya proses bisnis yang selama ini
berlangsung sehingga proses tersebut gagal memenuhi fungsi kontrol internal
dan tidak dapat mendukung proses pengambilan keputusan serta kurang efisien.
Sebagai contoh, dengan adanya workflow yang baru, maka karyawan dapat
mengetahui dengan cepat, apakah mereka berpeluang mengikuti satu pelatihan
dengan cara melihat alokasi kelas, persyaratan dan jumlah peserta yang
dinyatakan diterima. Pihak pimpinan dimudahkan dengan adanya informasi
mengenai daftar pelatihan yang sudah diikuti karyawan sehingga membantu
pimpinan dalam mengalokasikan sumber daya secara lebih optimal.
2016 86
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
Kesiapan organisasi dalam melaksanakan workflow yang baru perlu didukung oleh
adanya sistem informasi yang memadai untuk menjamin kemudahan dan
kelancaran informasi. Sistem informasi yang dibangun berdasarkan workflow baru
diharapkan dapat berfungsi lebih efisien dibandingkan dengan menggunakan
workflow yang sudah berjalan sebelumnya. Beberapa kelemahan pada workflow
lama dapat diperbaiki dengan memberdayakan fungsionalitas sistem informasi
untuk melaksanakan workflow yang baru.
2016 87
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
Daftar Pustaka
26. Rangkuti, F(2007). Busines Plan.Teknik membuat Perencanaan Bisnis dan Analisis
Kasus, Jakarta: PT Gramedia.
27. Vincent, G(1997). Statistical Process Control:Penerapan Teknik-Teknik Statistikal
Dalam Manajemen Bisnis Total ,Jakarta: PT Gramedia
MODUL PERKULIAHAN
Review Studi Kasus Proses Bisnis Manajemen
Pertemuan-13
Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh
Ilmu komputer Sistem Informasi
13 MK18038 Tim Dosen
Abstract Kompetensi
Metode proses Bisnis Mampu menjelaskan proses bisnis
Mampu memberikan contoh proses bisnis.
2016 89
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
Bagian Isi
7. ANALISIS PROSES BISNIS DIKLAT STUDI KASUS
Divisi Diklat (Pendidikan dan Latihan) di sebuah institusi pemerintahan memegang
peranan penting pada pengembangan sumber daya manusia. Melalui pengelolaan
pendidikan dan pelatihan yang tepat maka sumber daya manusia di organisasi
tersebut memiliki kesempatan mengembangkan potensinya dan diharapkan dapat
memberikan kontribusi optimal bagi kemajuan organisasi.
Divisi Diklat merupakan bagian terintegrasi dari fungsi manajemen kepegawaian.
Untuk mendukung fungsional pengelolaan pendidikan dan pelatihan, divisi ini
memerlukan sistem informasi yang diharapkan dapat membantu berbagai fungsi
utama Diklat seperti menyebarkan informasi pelatihan, mengelola pendaftaran,
mengalokasikan kelas serta membuat laporan hasil pelatihan kepada pihak
manajemen.
Analisis proses bisnis yang dilakukan untuk mengidentifikasi keadaan yang saat ini
terjadi di lingkungan Diklat Departement X. Pendekatan yang dilakukan meliputi
mempelajari skema prosedur yang sudah berjalan dan mewawancarai semua
pihak yang terlibat dalam proses untuk mengetahui permasalahan.
Pendekatan yang dilakukan dalam kasus perbaikan proses bisnis ini sangat
sederhana, yaitu memetakan setiap permasalahan ke dalam 4 area peluang
perbaikan yaitu [4]: Efektivitas (Ev), Efisiensi (Es), Internal control (Ic) dan
kesesuaian (Cm). Kemudian untuk setiap area, dikaji peluang perbaikan prosesnya
sesuai dengan kondisi dan kualitas tertentu yang ingin dicapai oleh unit organisasi
terkait. Perbaikan ini dapat mengakibatkan perubahan baik berupa penambahan
atau pengurangan proses atas aliran yang sudah berjalan.
Saat ini, bagian Diklat Departemen X melakukan tugas dengan aliran kerja yang
sangat sederhana yaitu menggunakan informasi satu arah berupa portal statis
untuk menyampaikan informasi pelatihan, dan mengumumkan daftar peserta. Alur
kerja yang terjadi dapat dilihat pada gambar 1.
Workflow pada gambar 1 menitikberatkan pada proses pendaftaran dan konfirmasi
keikutsertaan pada sebuah program pelatihan/diklat. Tujuan utama proses
2016 90
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
tersebut adalah:
Memberikan informasi pelatihan
Memfasilitasi proses pendaftaran
Memberikan informasi konfirmasi peserta yang terdaftar.
Hasil analisis terhadap eksekusi proses bisnis di atas dan pemetaan beberapa
permasalahan pada area seperti contoh yang tertera pada tabel 1.
Dari hasil analisis terhadap proses bisnis yang sudah berjalan, terdapat tiga kondisi
yang saat ini belum dapat dipenuhi yaitu :
19. Proses kontrol internal terhadap pelaksanaan program pelatihan yang sudah
berjalan.
20. Kurangnya informasi yang mendukung proses pengambilan keputusan untuk
menetapkan peserta program pelatihan.
21. Kurang lancarnya informasi dari berbagai stakeholder sehingga memperlambat
proses pengambilan keputusan.
22. PERBAIKAN PROSES BISNIS Perbaikan proses bisnis di atas dilakukan dalam 4 langkah yaitu :
13. Pemetaan ulang proses bisnis menjadi satu siklus konseptual proses yang
didasari pada tahapan manajemen Diklat secara umum yaitu persiapan,
pendaftaran, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi serta pelaporan.
14. Identifikasi sub aktivitas setiap tahapan dan identifikasi stakeholder.
15. Identifikasi Fungsionalitas Sistem
16. Pemetaan Fungsionalitas Sistem terhadap Identifikasi Permasalahan
Dari hasil analisis proses bisnis dapat diidentifikasi 4 pihak utama yang
berkepentingan terhadap proses bisnis ini yaitu pegawai (karyawan), pengelola
diklat atau pengelola aplikasi (Diklat), pimpinan pegawai (atasan), dan instruktur
yang akan memberikan pelatihan (jika pelatihan bersifat internal).
Pemodelan Proses
Proses-proses utama manajemen Diklat internal dapat dimodelkan dalam satu
siklus persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi dan
pelaporan seperti pada gambar 2.
Setiap siklus memuat berbagai aktivitas seperti berikut:
Publikasi jadwal pelatihan internal/ eksternal
Pendaftaran calon peserta pelatihan
Seleksi calon peserta dan perijinan dari atasan yang bersangkutan
gambar 3.
Gambar 3. Model siklus
proses bisnis Diklat
Gambar 3 juga memperlihatkan adanya proses pengambilan keputusan
di pihak pengelola diklat dan pimpinan pegawai yang bersangkutan,
Mendaftar
Isi bukti
persyaratan
Mengisi
daftar
hadir
Konfirmasi
ulang
Periksa
Kuota
Peserta
Seleksi
Peserta
Periksa
daftar hadir
Buat
laporan
pelatihan Buat daftar
hadir
pelatihan
Hubungi
instruktur
Buat Surat
pengantar + daftar
peserta pelatihan
eksternal
Konfirmasi
dengan
instruktur
Pendaftaran dan Pelaksanaan Pelatihan di Diklat XYZ tdk
tdk
View data
pelatihan
8 Disetujui
atasan? ya Konfirm? Laporan
Pelatihan Sertifikat Permohonan
ijin atasan
ya 5
Daftar Calon
Peserta
Daftar
Persyaratan
2 1
4 6
Data
pelatihan
tdk tdk
3 Memenuhi
ya
Ada kuota? ya persyaratan?
Konfirmasi
dengan
peserta
5 Peserta
confirm 7
NAME
TAG
3
tdk Buat name
tag 6
ya
4
Pelatihan
internal?
Daftar Peserta
Pelatihan ya
Buat
Sertifikat
Daftar Hadir
Pelatihan tdk
Tdk
Hasil
Evaluasi
Pelatihan ya
2
Instruktur
confirm?
7
Laporan
Pelatihan
external
Laporan
Pelatihan
Laporan
Pelatihan
Surat tugas Surat
pengantar
6 6 9
7 1 9
Setuju? ya Buat surat
tugas View data
pelatihan
View data
riwayat
pelatihan
View data
permintaan
ijin
Laporan
Pelatihan tdk 8
Konfirmasi
kesediaan
6
View
jadwal
pelatihan
Mengisi
daftar hadir
Mengisi
evaluasi
peserta
Meminta
persetujuan
atasan
Update
Data
Pelatihan
Instr
uktu
r A
tasa
n
Dik
lat
Ka
rya
wa
n
2016 92
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
dengan mengacu pada berbagai sumber informasi yaitu :
7. Pengelola Diklat :
Informasi pendukung untuk pengambilan keputusan seleksi calon
peserta pelatihan dapat bersumber dari kriteria persyaratan yang
dipenuhi calon peserta, riwayat pelatihan yang pernah diikuti beserta
hasilnya, kuota kelas, dan ijin dari atasan yang bersangkutan.
8. Pimpinan Pegawai :
Pimpinan dapat mengevaluasi permohonan ijin mengikuti pelatihan
yang diajukan stafnya dengan mengacu pada pertimbagan
pemenuhan persyaratan, data pelatihan yang pernah diikuti dan
pertimbangan alokasi sumber daya manusia di bagian yang
bersangkutan.
Parameter pengambilan keputusan ini dapat dibuat dalam bentuk aturan
bisnis (business rule) yang ditempelkan (embedded) pada aplikasi
ataupun dibuat manual, tergantung kebutuhan pengguna aplikasi
nantinya
Fungsionalitas Sistem
Berdasarkan analisis terhadap proses utama fungsi manajemen Diklat
pada bagian sebelumnya, dapat diidentifikasi proses-proses mana yang
dapat dibantu dengan sistem berbasis komputer baik pada tingkatan
penyimpanan data maupun pada proses dukungan pengambilan
keputusan. Hasil identifikasi dituangkan dalam tabel fungsionalitas
sistem yang diuraikan berdasarkan jenis pengguna sistem, seperti pada
tabel 2.
Tabel 2. Fungsionalitas Sistem Jenis Pengguna
Pengguna Aktivitas No Pengguna Aktivitas No
Pen
gel
ola
Dik
lat
(Ad
min
)
Posting info pelatihan 1
Inst
ruk
tur
menerima notifikasi kepastian
pelatihan
22
Cek persyaratan 2 memberikan konfirmasi 23
Cek persetujuan 3 mengisi absensi kehadiran 24
Konfirmasi peserta 4 mengisi evaluasi pelatihan 25
Konfirmasi instruktur 5
Ata
san /
pim
pin
an
menerima notifikasi permintaan
persetujuan
26
Cetak daftar peserta 6 mengevaluasi permintaan 27
cetak name tag 7 memberikan persetujuan 28
2016 93
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
monitoring peserta 8 menerima laporan hasil pelatihan 29
…………. melihat riwayat pelatihan 30
…………. mengisi forum/testimoni 31
Kar
yaw
an
browsing info pelatihan 12
mendaftar 13
upload/konfirm persyaratan 14
meminta persetujuan 15
konfirmasi ulang 16
mengisi absensi kehadiran …
melihat hasil pelatihan …
…………..
……………
Tabel fungsionalitas di atas kemudian dipetakan pada permasalahan yang sudah diidentifikasi sebelumnya untuk menunjukan apakah fungsionalitas tersebut sudah dapat menyelesaikan suatu permasalahan. Pemetaan dilakukan dengan mencantumkan nomor permasalahan di sebelah kanan fungsionalitas.
Tabel 3. Pemetaan Deskripsi Masalah dengan Fungsionalitas Sistem No Deskripsi Area F.No
1 Sulit mengidentifikasi data peserta yang sudah pernah mengikuti
satu jenis kursus sebelumnya
Ev 30
2 Proses persetujuan dilakukan secara manual dan dokumentasi
pendukung tidak lengkap
Ic 27, 28
3 Tidak ada transparansi kuota kelas yang sudah terpenuhi dan siapa
saja peserta yang memenuhi syarat untuk setiap kelas.
Ic 4, 16
4 Tidak jelas persyaratan dan mekanisme pemenuhan persyaratan
sebuah kursus
Ic 2, 14
5 Sulit menghubungi peserta untuk meminta konfirmasi keikutsertaan
kursus
Es 4, 5,
16
6 Instruktur seringkali terlambat menerima konfirmasi
penyelenggaraan kelas
Es 22, 23
…. ………. ….. ….
Meskipun sekilas terlihat bahwa hasil analisis terhadap proses bisnis sepertinya
makin rumit dan kompleks, tetapi kompleksitas ini dibuat untuk menyelesaikan
permasalahan yang diakibatkan oleh sederhananya proses bisnis yang selama ini
berlangsung sehingga proses tersebut gagal memenuhi fungsi kontrol internal
dan tidak dapat mendukung proses pengambilan keputusan serta kurang efisien.
Sebagai contoh, dengan adanya workflow yang baru, maka karyawan dapat
mengetahui dengan cepat, apakah mereka berpeluang mengikuti satu pelatihan
dengan cara melihat alokasi kelas, persyaratan dan jumlah peserta yang
dinyatakan diterima. Pihak pimpinan dimudahkan dengan adanya informasi
mengenai daftar pelatihan yang sudah diikuti karyawan sehingga membantu
pimpinan dalam mengalokasikan sumber daya secara lebih optimal.
2016 94
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
Kesiapan organisasi dalam melaksanakan workflow yang baru perlu didukung oleh
adanya sistem informasi yang memadai untuk menjamin kemudahan dan
kelancaran informasi. Sistem informasi yang dibangun berdasarkan workflow baru
diharapkan dapat berfungsi lebih efisien dibandingkan dengan menggunakan
workflow yang sudah berjalan sebelumnya. Beberapa kelemahan pada workflow
lama dapat diperbaiki dengan memberdayakan fungsionalitas sistem informasi
untuk melaksanakan workflow yang baru.
2016 95
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
Daftar Pustaka
28. Rangkuti, F(2007). Busines Plan.Teknik membuat Perencanaan Bisnis dan Analisis
Kasus, Jakarta: PT Gramedia.
29. Vincent, G(1997). Statistical Process Control:Penerapan Teknik-Teknik Statistikal
Dalam Manajemen Bisnis Total ,Jakarta: PT Gramedia
MODUL PERKULIAHAN
Review Studi Kasus Proses Bisnis Manajemen
Pertemuan-14
Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh
Ilmu komputer Sistem Informasi
14 MK18038 Tim Dosen
Abstract Kompetensi
Metode proses Bisnis Mampu menjelaskan proses bisnis
Mampu memberikan contoh proses bisnis.
2016 97
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
Bagian Isi
8. ANALISIS PROSES BISNIS DIKLAT STUDI KASUS
Divisi Diklat (Pendidikan dan Latihan) di sebuah institusi pemerintahan memegang
peranan penting pada pengembangan sumber daya manusia. Melalui pengelolaan
pendidikan dan pelatihan yang tepat maka sumber daya manusia di organisasi
tersebut memiliki kesempatan mengembangkan potensinya dan diharapkan dapat
memberikan kontribusi optimal bagi kemajuan organisasi.
Divisi Diklat merupakan bagian terintegrasi dari fungsi manajemen kepegawaian.
Untuk mendukung fungsional pengelolaan pendidikan dan pelatihan, divisi ini
memerlukan sistem informasi yang diharapkan dapat membantu berbagai fungsi
utama Diklat seperti menyebarkan informasi pelatihan, mengelola pendaftaran,
mengalokasikan kelas serta membuat laporan hasil pelatihan kepada pihak
manajemen.
Analisis proses bisnis yang dilakukan untuk mengidentifikasi keadaan yang saat ini
terjadi di lingkungan Diklat Departement X. Pendekatan yang dilakukan meliputi
mempelajari skema prosedur yang sudah berjalan dan mewawancarai semua
pihak yang terlibat dalam proses untuk mengetahui permasalahan.
Pendekatan yang dilakukan dalam kasus perbaikan proses bisnis ini sangat
sederhana, yaitu memetakan setiap permasalahan ke dalam 4 area peluang
perbaikan yaitu [4]: Efektivitas (Ev), Efisiensi (Es), Internal control (Ic) dan
kesesuaian (Cm). Kemudian untuk setiap area, dikaji peluang perbaikan prosesnya
sesuai dengan kondisi dan kualitas tertentu yang ingin dicapai oleh unit organisasi
terkait. Perbaikan ini dapat mengakibatkan perubahan baik berupa penambahan
atau pengurangan proses atas aliran yang sudah berjalan.
Saat ini, bagian Diklat Departemen X melakukan tugas dengan aliran kerja yang
sangat sederhana yaitu menggunakan informasi satu arah berupa portal statis
untuk menyampaikan informasi pelatihan, dan mengumumkan daftar peserta. Alur
kerja yang terjadi dapat dilihat pada gambar 1.
Workflow pada gambar 1 menitikberatkan pada proses pendaftaran dan konfirmasi
keikutsertaan pada sebuah program pelatihan/diklat. Tujuan utama proses
2016 98
Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
tersebut adalah:
Memberikan informasi pelatihan
Memfasilitasi proses pendaftaran
Memberikan informasi konfirmasi peserta yang terdaftar.
Hasil analisis terhadap eksekusi proses bisnis di atas dan pemetaan beberapa
permasalahan pada area seperti contoh yang tertera pada tabel 1.
Dari hasil analisis terhadap proses bisnis yang sudah berjalan, terdapat tiga kondisi
yang saat ini belum dapat dipenuhi yaitu :
23. Proses kontrol internal terhadap pelaksanaan program pelatihan yang sudah
berjalan.
24. Kurangnya informasi yang mendukung proses pengambilan keputusan untuk
menetapkan peserta program pelatihan.
25. Kurang lancarnya informasi dari berbagai stakeholder sehingga memperlambat
proses pengambilan keputusan.
26. PERBAIKAN PROSES BISNIS Perbaikan proses bisnis di atas dilakukan dalam 4 langkah yaitu :
17. Pemetaan ulang proses bisnis menjadi satu siklus konseptual proses yang
didasari pada tahapan manajemen Diklat secara umum yaitu persiapan,
pendaftaran, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi serta pelaporan.
18. Identifikasi sub aktivitas setiap tahapan dan identifikasi stakeholder.
19. Identifikasi Fungsionalitas Sistem
20. Pemetaan Fungsionalitas Sistem terhadap Identifikasi Permasalahan
Dari hasil analisis proses bisnis dapat diidentifikasi 4 pihak utama yang
berkepentingan terhadap proses bisnis ini yaitu pegawai (karyawan), pengelola
diklat atau pengelola aplikasi (Diklat), pimpinan pegawai (atasan), dan instruktur
yang akan memberikan pelatihan (jika pelatihan bersifat internal).
Pemodelan Proses
Proses-proses utama manajemen Diklat internal dapat dimodelkan dalam satu
siklus persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi dan
pelaporan seperti pada gambar 2.
Setiap siklus memuat berbagai aktivitas seperti berikut:
Publikasi jadwal pelatihan internal/ eksternal
Pendaftaran calon peserta pelatihan
Seleksi calon peserta dan perijinan dari atasan yang bersangkutan
gambar 3.
Gambar 3. Model siklus
proses bisnis Diklat
Gambar 3 juga memperlihatkan adanya proses pengambilan keputusan
di pihak pengelola diklat dan pimpinan pegawai yang bersangkutan,
Mendaftar
Isi bukti
persyaratan
Mengisi
daftar
hadir
Konfirmasi
ulang
Periksa
Kuota
Peserta
Seleksi
Peserta
Periksa
daftar hadir
Buat
laporan
pelatihan Buat daftar
hadir
pelatihan
Hubungi
instruktur
Buat Surat
pengantar + daftar
peserta pelatihan
eksternal
Konfirmasi
dengan
instruktur
Pendaftaran dan Pelaksanaan Pelatihan di Diklat XYZ tdk
tdk
View data
pelatihan
8 Disetujui
atasan? ya Konfirm? Laporan
Pelatihan Sertifikat Permohonan
ijin atasan
ya 5
Daftar Calon
Peserta
Daftar
Persyaratan
2 1
4 6
Data
pelatihan
tdk tdk
3 Memenuhi
ya
Ada kuota? ya persyaratan?
Konfirmasi
dengan
peserta
5 Peserta
confirm 7
NAME
TAG
3
tdk Buat name
tag 6
ya
4
Pelatihan
internal?
Daftar Peserta
Pelatihan ya
Buat
Sertifikat
Daftar Hadir
Pelatihan tdk
Tdk
Hasil
Evaluasi
Pelatihan ya
2
Instruktur
confirm?
7
Laporan
Pelatihan
external
Laporan
Pelatihan
Laporan
Pelatihan
Surat tugas Surat
pengantar
6 6 9
7 1 9
Setuju? ya Buat surat
tugas View data
pelatihan
View data
riwayat
pelatihan
View data
permintaan
ijin
Laporan
Pelatihan tdk 8
Konfirmasi
kesediaan
6
View
jadwal
pelatihan
Mengisi
daftar hadir
Mengisi
evaluasi
peserta
Meminta
persetujuan
atasan
Update
Data
Pelatihan
Instr
uktu
r A
tasa
n
Dik
lat
Ka
rya
wa
n
2016 100
Nama Mata Kuliah dari Modul Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
dengan mengacu pada berbagai sumber informasi yaitu :
9. Pengelola Diklat :
Informasi pendukung untuk pengambilan keputusan seleksi calon
peserta pelatihan dapat bersumber dari kriteria persyaratan yang
dipenuhi calon peserta, riwayat pelatihan yang pernah diikuti beserta
hasilnya, kuota kelas, dan ijin dari atasan yang bersangkutan.
10. Pimpinan Pegawai :
Pimpinan dapat mengevaluasi permohonan ijin mengikuti pelatihan
yang diajukan stafnya dengan mengacu pada pertimbagan
pemenuhan persyaratan, data pelatihan yang pernah diikuti dan
pertimbangan alokasi sumber daya manusia di bagian yang
bersangkutan.
Parameter pengambilan keputusan ini dapat dibuat dalam bentuk aturan
bisnis (business rule) yang ditempelkan (embedded) pada aplikasi
ataupun dibuat manual, tergantung kebutuhan pengguna aplikasi
nantinya
Fungsionalitas Sistem
Berdasarkan analisis terhadap proses utama fungsi manajemen Diklat
pada bagian sebelumnya, dapat diidentifikasi proses-proses mana yang
dapat dibantu dengan sistem berbasis komputer baik pada tingkatan
penyimpanan data maupun pada proses dukungan pengambilan
keputusan. Hasil identifikasi dituangkan dalam tabel fungsionalitas
sistem yang diuraikan berdasarkan jenis pengguna sistem, seperti pada
tabel 2.
Tabel 2. Fungsionalitas Sistem Jenis Pengguna
Pengguna Aktivitas No Pengguna Aktivitas No
Pen
gel
ola
Dik
lat
(Ad
min
)
Posting info pelatihan 1
Inst
ruk
tur
menerima notifikasi kepastian
pelatihan
22
Cek persyaratan 2 memberikan konfirmasi 23
Cek persetujuan 3 mengisi absensi kehadiran 24
Konfirmasi peserta 4 mengisi evaluasi pelatihan 25
Konfirmasi instruktur 5
Ata
san /
pim
pin
an
menerima notifikasi permintaan
persetujuan
26
Cetak daftar peserta 6 mengevaluasi permintaan 27
cetak name tag 7 memberikan persetujuan 28
2016 101
Nama Mata Kuliah dari Modul Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
monitoring peserta 8 menerima laporan hasil pelatihan 29
…………. melihat riwayat pelatihan 30
…………. mengisi forum/testimoni 31
Kar
yaw
an
browsing info pelatihan 12
mendaftar 13
upload/konfirm persyaratan 14
meminta persetujuan 15
konfirmasi ulang 16
mengisi absensi kehadiran …
melihat hasil pelatihan …
…………..
……………
Tabel fungsionalitas di atas kemudian dipetakan pada permasalahan yang sudah diidentifikasi sebelumnya untuk menunjukan apakah fungsionalitas tersebut sudah dapat menyelesaikan suatu permasalahan. Pemetaan dilakukan dengan mencantumkan nomor permasalahan di sebelah kanan fungsionalitas.
Tabel 3. Pemetaan Deskripsi Masalah dengan Fungsionalitas Sistem No Deskripsi Area F.No
1 Sulit mengidentifikasi data peserta yang sudah pernah mengikuti
satu jenis kursus sebelumnya
Ev 30
2 Proses persetujuan dilakukan secara manual dan dokumentasi
pendukung tidak lengkap
Ic 27, 28
3 Tidak ada transparansi kuota kelas yang sudah terpenuhi dan siapa
saja peserta yang memenuhi syarat untuk setiap kelas.
Ic 4, 16
4 Tidak jelas persyaratan dan mekanisme pemenuhan persyaratan
sebuah kursus
Ic 2, 14
5 Sulit menghubungi peserta untuk meminta konfirmasi keikutsertaan
kursus
Es 4, 5,
16
6 Instruktur seringkali terlambat menerima konfirmasi
penyelenggaraan kelas
Es 22, 23
…. ………. ….. ….
Meskipun sekilas terlihat bahwa hasil analisis terhadap proses bisnis sepertinya
makin rumit dan kompleks, tetapi kompleksitas ini dibuat untuk menyelesaikan
permasalahan yang diakibatkan oleh sederhananya proses bisnis yang selama ini
berlangsung sehingga proses tersebut gagal memenuhi fungsi kontrol internal
dan tidak dapat mendukung proses pengambilan keputusan serta kurang efisien.
Sebagai contoh, dengan adanya workflow yang baru, maka karyawan dapat
mengetahui dengan cepat, apakah mereka berpeluang mengikuti satu pelatihan
dengan cara melihat alokasi kelas, persyaratan dan jumlah peserta yang
dinyatakan diterima. Pihak pimpinan dimudahkan dengan adanya informasi
mengenai daftar pelatihan yang sudah diikuti karyawan sehingga membantu
pimpinan dalam mengalokasikan sumber daya secara lebih optimal.
2016 102
Nama Mata Kuliah dari Modul Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
Kesiapan organisasi dalam melaksanakan workflow yang baru perlu didukung oleh
adanya sistem informasi yang memadai untuk menjamin kemudahan dan
kelancaran informasi. Sistem informasi yang dibangun berdasarkan workflow baru
diharapkan dapat berfungsi lebih efisien dibandingkan dengan menggunakan
workflow yang sudah berjalan sebelumnya. Beberapa kelemahan pada workflow
lama dapat diperbaiki dengan memberdayakan fungsionalitas sistem informasi
untuk melaksanakan workflow yang baru.
2016 103
Nama Mata Kuliah dari Modul Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Ariefah Rachmawati http://www.mercubuana.ac.id
Daftar Pustaka
30. Rangkuti, F(2007). Busines Plan.Teknik membuat Perencanaan Bisnis dan Analisis
Kasus, Jakarta: PT Gramedia.
31. Vincent, G(1997). Statistical Process Control:Penerapan Teknik-Teknik Statistikal
Dalam Manajemen Bisnis Total ,Jakarta: PT Gramedia