modul latihan penyediaan dokumentasi bagi … 1.1 - pengurusan (mr adi a… · pengurusan telah...

MODUL LATIHAN PENYEDIAAN DOKUMENTASI BAGI

SISTEM PENARAFAN BINTANG-PIHAK BERKUASA TEMPATAN (SPB-PBT) NEGERI SABAH

TAHUN 2017

1 | P e n g u r u s a n ( 1 . 1 )

KRITERIA 1 : PENGURUSAN

BIL INDIKATOR STATUS PEMATUHAN INDIKATOR RUJUKAN

1.1. PENGURUSAN ORGANISASI

1.1.1 PERANCANGAN STRATEGIK (PS) (1.00) Tindakan : Unit Korporat & Perhubungan Awam

(i) Pelan Strategik (0.25)

Pelan Strategik o Pelan Strategik PBT X : 2009-2015

Dilancarkan Tarikh?

Status Aktif/ Tamat Tempoh?

o Penyediaan Pelan Strategik PBT X : 2015 – 2020

Sesi Perbincangan Tarikh?

Taklimat Penyediaan

Bengkel Siri 1

Bengkel Siri 2

Bengkel Siri 3

Tarikh?

Mesyuarat

Pelancaran

Status Aktif/ Tamat Tempoh?



TAHUN 2017

2 | P e n g u r u s a n ( 1 . 1 )




Rujukan Lampiran :

1

Buku Pelan Strategik PBT X Cth:

o Pelan Strategik 2009 – 2015 o 2015- 2020

2 Kertas Kerja dan Minit Mesyuarat

Minit Mesyuarat Jawatankuasa kewangan

3 Sesi Perbincangan & Taklimat

Bengkel Perancangan Strategik pada ………………..

4

Pelancaran

Gambar Majlis Pelancaran Pelan Strategik PBT X …………………..

Gambar Majlis Pelancaran Pelan Strategik PBT X ………………………



TAHUN 2017

3 | P e n g u r u s a n ( 1 . 1 )




(ii) Pelaksanaan Pelan Strategik (0.50)

a) Mempunyai Key Performance Indikator (KPI) output dan outcome bagi semua dasar, program dan aktiviti utama PBT (0.25)

b) Pelaksanaan Penilaian Impak dan tindakan susulan penilaian impak (0.25)

Key Performance Indikator (KPI) o Mempunyai sasaran indikator bagi setiap program / strategi yang

di rancang.

Teras Utama Bilangan? Cth: 7 Teras Utama

Objektif Strategik

Strategi

Program / Aktiviti

o Teras Utama

TERAS

1 Nyatakan: Cth: Perancangan Pembangunan Yang Holistik

2

3

4

5



TAHUN 2017

4 | P e n g u r u s a n ( 1 . 1 )




Penilaian Impak PS 2009 - 2015 o Hasil perbincangan melalui kursus Pelan Perancangan dan

Pengursan Strategik pada ……………….., pihak pengurusan telah bersetuju untuk melkasanakan Pelan Strategik PBT X Kandungan pelan strategik ialah …………………………..

Penilaian impak PS 2015 -2020

o Penilaian impak bagi PS …………… akan dilaksanakan pada tahun 2016 berdasarkan prestasi pencapaian atau pelaksanaan sepanjang tahun 2015.

1 KPI Pelan Strategik 2015-2020

o Teras Utama & Objektif Strategik

2

Minit Mesyuarat o Tarikh ………………… : Bil. ? o Tarikh …………………… o Perbincangan Hala Tuju pada ……………………….



TAHUN 2017

5 | P e n g u r u s a n ( 1 . 1 )




Rujukan Lampiran :

3 KPI Pelan Strategik 2015-2020

o 27/06/2016 : Mesyuarat Pelan Tindakan PS 2015-2020

(iv) Inisiatif untuk menjenamakan PBT. (0.25)

o Ada bukti telah melaksanakan penjenamaan PBT seperti PBT terbersih, T-Shirt bagi petugas PBT, promosi tempat bersejarah / pelancongan , tugu / replika dll.

Program Inisiatif Penjenamaan PBT X

BIL INISIATIF

1 Cth: Pencahayaan Bangunan

2 Cth Menaiktaraf Jejantas Pejalan Kaki Kepada Imej Baharu

Rujukan Lampiran :

1 Fail: Pencahayaan Bangunan

o Minit Mesyuarat & Gambar

2 o



TAHUN 2017

6 | P e n g u r u s a n ( 1 . 1 )




1.1.2 KOMITMEN MEMBUDAYAKAN KUALITI, INOVASI DAN KREATIVITI (2.25)

Tindakan : Unit Korporat & Perhubungan Awam

(i) Program-program Kualiti yang dilaksanakan.

(a) ISO 9001:2008 bagi Perkhidmatan Teras (0.25)

o Semua perkhidmatan teras diberi

persijilan.

ISO 9001 : 2008/ ISO 9001:2015 bagi perkhidmatan teras

Tarikh Mula Pensijilan

Tarikh Dikeluarkan

Tempoh Sah

No. Sijil Sirim

No. Sijil IQ Net

Rujukan Lampiran :

1 Cth Sijil



TAHUN 2017

7 | P e n g u r u s a n ( 1 . 1 )


(b) Penanda Arasan (0.50)

o Sebagai pihak yang dirujuk oleh agensi antarabangsa / kebangsaan

Penanda Arasan (PKPA Bil.1/1999)

2014 2015

Bilangan Dirujuk Oleh Agensi Antarabangsa (*)

Bilangan Agensi / PBT Melawat

Bilangan Agensi / PBT Yang Dilawati

o Bidang / Skop Yang Ditanda Aras diPBT X

BIL AGENSI SKOP

1 Cth: MP X

24/03/2015

Cth: Kaedah Sistem Penilaian

Berkomputer

2 PBT X

01/04/2015 Proses Penilaian Semula

3

4

5

o Bidang / Skop Yang Ditanda Aras di Agensi / PBT Lain

BIL AGENSI SKOP

1 Cth: PBT X Cth: Program Kemasyarakatan &

Kebajikan



TAHUN 2017

8 | P e n g u r u s a n ( 1 . 1 )


2

3

4

5

6

7

8

9

Rujukan Lampiran :

1 Cth: Penanda Aras Oleh Agensi Antarabangsa

o Projek Casbee Iskandar

2 Cth: Penanda Aras Oleh Agensi Luar

o Surat Permohonan o Surat Persetujuan

3 Cth: Penanda Aras Ke Agensi Luar

o Surat Permohonan o Surat Persetujuan



TAHUN 2017

9 | P e n g u r u s a n ( 1 . 1 )


(c) MPK dan Fail Meja (0.25)

o MPK diluluskan oleh Ketua Jabatan dan mempunyai tarikh kemas kini dan Fail Meja dikemas kini.

Manual Prosedur Kerja o Manual Prosedur Kerja PBT X dan akan dilancarkan pada …………….. o Bilangan Prosedur Kerja yang telah dibangunkan adalah sebanyak

…………… prosedur.

Fail Meja o Bilangan Fail Meja yang telah diwujudkan adalah sebanyak ….. fail.

BIL. JABATAN BILANGAN

1 Cth: Jabatan Bangunan 33

2 Cth: Jabatan Kejuruteraan 57

3 Cth: Jabatan Kesihatan Persekitaran 11

4 Cth: Jabatan Kewangan 73

5 Cth: Jabatan Landskap 28

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

JUMLAH FAIL MEJA DIWUJUDKAN



TAHUN 2017

10 | P e n g u r u s a n ( 1 . 1 )


Rujukan Lampiran :

1 MPK o Perakuan Kelulusan Ketua Jabatan o Senarai

2

Fail Meja o Surat Mengemaskini Rekod fail Meja

Ruj :- o Senarai Jumlah Fail Meja Jabatan / Bahagian /

Unit

(d) Kumpulan KIK (0.25)

o Ada kumpulan KIK dan memenangi pertandingan dalam tahun penilaian.

Kumpulan KIK

o Bilangan Kumpulan KIK

2015 2016

Bilangan Kumpulan

o Pencapaian

TARIKH PERINGKAT PENCAPAIAN

Cth: KIK Peringkat Negeri X: Kategori Pengurusan Kumpulan X

Cth: Tempat Pertama



TAHUN 2017

11 | P e n g u r u s a n ( 1 . 1 )


Rujukan Lampiran :

1 Perlantikan Ahli Jawatankuasa Pemandu Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK)

Ruj :-

2 Senarai Kumpulan KIK Tahun 2016/2017

3 Sijil-Sijil Pencapaian KIK

4 Aktiviti Perkongsian Projek

5 Bengkel & Kursus KIK

6 Mini Konvensyen Peringkat PBT

(e) Inovasi dan kreativiti yang telah dihasilkan (0.25)

o Telah menghasilkan inovasi dan

melaksanakan / diberi pengiktirafan di peringkat antarabangsa / kebangsaan.

Inovasi dan Kreativiti

BIL. INOVASI JABATAN TAHUN

1

Cth: Mesin Sharp Stinger

Shooter (3S) untuk

mempermudahkan proses

menghapuskan serangga.

Kesihatan

Persekitaran

2016 2

Cth: Sistem e-IP bagi tujuan

mempercepatkan kelulusan

permit sementara

Jabatan Bangunan

4

Cth: Penghasilan alat

membersih sawang di dewan-

dewan M : Vaweb

Jabatan Penilaian &

Pengurusan Harta



TAHUN 2017

12 | P e n g u r u s a n ( 1 . 1 )


Rujukan Lampiran :

1 Senarai Inovatif dan Kreatif (KIK) PBT X o Tahun 2013 & Tahun 2014

2 Surat Pengiktirafan & Sijil Pengiktirafan

(f) Pelaksanaan Program Kualiti (5S, Green 5S, Lean Management, TQM dan sebagainya) (0.25)

o Telah melaksanakan program

kualiti (mendapat sijil atau pengiktirafan)

Persekitaran Berkualiti – 5S

2014 2015 2016

Bilangan Zon

Sijil

Cth: 31/12/2013

hingga 30/12/2014

Cth: 13/12/2014

hingga 30/12/2015

Rujukan Lampiran :

1 Carta Jawatankuasa Kerja 5S

2 Sijil MPC

3

Aktiviti Cth: o Pertandingan 5S

→ (Ruj:- o Program Gotong Royong 5S

→ Ruj:- o Penetapan Hari 5S



TAHUN 2017

13 | P e n g u r u s a n ( 1 . 1 )


(g) Pelupusan Rekod Awam (0.25)

o Mengemukakan rekod awam

untuk dilupuskan kepada Arkib Negara.

Pelupusan Rekod Awam

o Pelupusan rekod awam akan dirujuk kepada Arkib Negara melalui

Borang Arkib 5/08.

o Bagi memperkemaskan urusan pelupusan rekod awam, pihak

pengurusan telah melantik Pegawai Pelupusan Fail di setiap

jabatan.

TAHUN BILANGAN FAIL DALAM PROSES

PELUPUSAN

2015 Cth: 2,459

2016 Cth: 1,164

Rujukan Lampiran :

1 Cth: Surat Perlantikan Pegawai Pelupusan Fail Jabatan

o Ruj :- Fail …………………

2 Cth: Surat Permohonan Pelupusan

o Ruj :- Fail …………………… o Ruj :- Fail …………………..

3 Cth: Borang Permohonan bagi Pelupusan Fail

o Ruj :- Borang Arkib 5/0 o Ruj :- Borang Arkib 2/08

4 Cth: Surat Mohon HadirKe Pejabat Arkib Negara

o Ruj :- …………………….



TAHUN 2017

14 | P e n g u r u s a n ( 1 . 1 )


Rujukan Lampiran :

5 Cth: Surat Kebenaran Pemusnahan Rekod Awam Jabatan dari Arkib Negara Malaysia

o Ruj :- Fail…………………….

(ii) Pengiktirafan Yang Diterima (a) Pengiktirafan prestasi kerja dalam

tahun penilaian (cth: Kewangn, ICT, landskap, pelan bangunan dll).

o Menerima pengiktirafan prestasi

kerja.

Pengiktirafan Prestasi o Prestasi Kerja

BIL. PRESTASI KERJA PENGIKTIRAFAN

1 Penyata Kewangan PBT X Tahun Berakhir 31 Disember 2016

Cth: Sijil Bersih Ketua Audit Negara

2

o Selain Prestasi Kerja

BIL. PERTANDINGAN PENGIKTIRAFAN

1

Cth: Perbarisan Terbaik Sempena Hari Kebangsaan Peringkat Negeri 2016

Cth: Johan

2 Cth: Royal Floria Putrajaya

Gold Award (Government Gardens)

Rujukan Lampiran :

1 Sijil-Sijil Pengiktirafan

o Prestasi Kerja



TAHUN 2017

15 | P e n g u r u s a n ( 1 . 1 )


o Selain Prestasi Kerja

KRITERIA 1 : PENGURUSAN ORGANISASI

BIL INDIKATOR STATUS PEMATUHAN RUJUKAN


1.1.3 PEMANTAPAN INTEGRITI Tindakan : Bahagian Pentadbiran Am

(i) Mesyuarat Jawatankuasa Integriti Tadbir Urus

(JITU)/ Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan Kerajaan.

a) Mengadakan mesyuarat berkala (3 kali setahun) (0.25)

Mesyuarat Jawatankuasa Tadbir Urus o Mesyuarat : 3 Kali setahun

BILANGAN 2013 2014 2015

Cth: I Cth:

29/04/2013 Cth:

24/04/2014 Cth:

30/04/2015

Rujukan Lampiran :

1 Surat Perlantikan Menganggotai Jawatankuasa



TAHUN 2017

16 | P e n g u r u s a n ( 1 . 1 )




Integriti Dan Tadbir Urus (JITU) Peringkat PBT

Ruj :-

Rujukan Lampiran :

2 Surat Panggilan Mesyuarat

Ruj :-

3 Minit Mesyuarat & Agenda

Ruj :-

b) Laporan JITU dikemukakan kepada PBN (0.25)

Laporan JITU dikemukakan kepada PBN

TAHUN TARIKH RUJUKAN

2015

Cth: 26/05/2014

Cth: (5)PBTX(PENT)16/22Jld.2

2016

Rujukan Lampiran :

1 Surat Kepada Ketua Setiausaha Kerajaan Negeri



TAHUN 2017

17 | P e n g u r u s a n ( 1 . 1 )




o Laporan Maklum Balas Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus → Ruj :-

(ii) Aktiviti-aktiviti meningkatkan tahap integriti

di PBT.

a) Pelaksanaan program integriti (cth: Job Rotation, taklimat SPRM, seminar integriti, pengedaran risalah dll)

Pelaksanaan Program Integriti

BIL. AKTIVITI/PROGRAM 2014 2015 2016

1 Cth: Job Rotation 1 1 47

2 Cth: Taklimat SPRM

3 Cth: Seminar Integriti

4

5

Rujukan Lampiran :

1 Cth: Job Rotation o Perintah Bertukar Kakitangan Tahun o Surat Pertukaran

→ Ruj :-

2 Cth: Taklimat SPRM o Surat Jemputan



TAHUN 2017

18 | P e n g u r u s a n ( 1 . 1 )




→ Ruj :- o Program Taklimat

→ Ruj :- cth: Program Pencegahan Rasuah Bersama SPRM pada ………..

3.

Cth: Seminar Integriti o Surat Jemputan & Program

→ Cth: Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)

o Program Taklimat : 2016

Tarikh Cth: Kursus Motivasi Pembinaan Integriti Warga Kerja

Forum Pemeriksaan Integriti Anjuran ………………

4. Cth: Program Membudayakan Al-Quran o Jadual Majlis Membudayakan Al-Quran o Senarai Kehadiran

5. Motivasi o Surat Jemputan



TAHUN 2017

19 | P e n g u r u s a n ( 1 . 1 )




→

o Program Motivasi

→ Cth: Motivasi dan Integriti Warga Kerja → Cth: Kursus Memperkasa Unit

Penguatkuasa → Cth: CeramahMotivasi dan Penarapan

Nilai Murni →

b) Semakan ke atas proses dan prosedur

Semakan Ke Atas Proses dan Prosedur

Jumlah Prosedur Pada …………………….. Cth: 96

Tambahan/Pindaan/Mansuh Prosedur (cth: April 2015 – Mac 2016)

Tambahan Cth: 2

Pindaan Cth: 100

Mansuh -

Jumlah Prosedur Pada 31. 03.2016



TAHUN 2017

20 | P e n g u r u s a n ( 1 . 1 )




Rujukan Lampiran :

1

Semakan Proses/Prosedur o Cth: Laporan Jumlah Prosedur Dipinda / Tambah

/ Mansuh o Cth: Minit Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

(MKSP) 2016 → Ruj :-




1.1.4 PENGUKUHAN SEMANGAT BERPASUKAN & PENINGKATAN MOTIVASI

Tindakan : Bahagian Pentadbiran Am

(i) Program dan aktiviti meningkatkan semangat

berpasukan dan motivasi

a) Pelaksnaan Program (Hari Keluarga, Hari Sukan, Hari Perayaan, Majlis Makan Malam, aktiviti riadah, program bina semangat dll) untuk mewujudkan semangat berpasukan dan motivasi. (0.25)

Program dan Aktiviti Meningkatkan Semangat Berpasukan dan Motivasi

PROGRAM BILANGAN PROGRAM

2014 2015 2016

cth: Hari Perayaan Cth: 1 1 1



TAHUN 2017

21 | P e n g u r u s a n ( 1 . 1 )


Cth: Hari Ulang Tahun Perbandaran

Cth: Team Building

Cth: Majlis Makan Malam

Cth: Bengkel (Brain Storming)/KIK

Cth: Gotong Royong/Program Amalan Persekitaran Berkualiti

Cth: Majlis Tahlil/Kesyukuran

o Tarikh-Tarikh Aktiviti:

BIL PROGRAM TARIKH

1 Cth: Hari Perayaan Cth:28/07/2016

2 Hari Ulang Tahun Perbandaran

3 Team Building

4 Majlis Makan Malam ( Anugerah Penghargaan )

5 Bengkel KIK 01/2015

6 Majlis Tahlil , Yassin, Forum Perdana sempena Hari Perbandaran ke-14

Rujukan Lampiran :

1 Cth: Laporan Bergambar



TAHUN 2017

22 | P e n g u r u s a n ( 1 . 1 )


(ii) Peranan PBT untuk menggalakkan kerjasama ahli-ahli majlis dalam pasukan.

Program Menggalakkan Kerjasama Ahli Majlis Hadir sama dan terlibat secara langsung di dalam majlis-majlis / program yang dianjurkan; Cth: o Hari Perayaan – setiap tahun o Hari Sambutan Ulang Tahun Perbandaran – setiap tahun o Program Gotong Royong o Program Turun Padang o Program-program Komuniti / Gerak Tumpu o Majlis Pelancaran

BIL PROGRAM TARIKH

1 Cth: Rumah Terbuka Hari Raya Cth:28 Jul 2015

2 Hari Perbandaran PBT

3 Gerak Tumpu Ahli Majlis Bersama Penduduk Taman Perumahan Rakyat

4 Program Gotong Royong di Tanah Perkuburan Islam

5 Program Gotong Royong JKP Zon

6 Seminar Jawatankuasa Penduduk 2014

Rujukan Lampiran :

1 Laporan Bergambar



TAHUN 2017

23 | P e n g u r u s a n ( 1 . 1 )



1.1 PENGURUSAN ORGANISASI

1.1.5 ICT DALAM PENGURUSAN ORGANISASI Tindakan : Bahagian Teknologi Maklumat

(i) ICT Strategic Plan (ISP) (0.25)

Pelan Strategik Teknologi Maklumat PBT X (Tahun 2016-2020) telah diwujudkan pada…………..

Rujukan Lampiran :

1 Buku Pelan Strategik Teknologi Maklumat

2. Minit mesyuarat → Ruj :-

(ii) Status Pelaksanaan ISP. o Semua program dan aktiviti dapat

dilaksanakan mengikut perancangan. (0.25)

Status Pelaksanaan ISP

Rujukan Lampiran :

1 cth: Carta Gantt Pelaksanaan ISP 2016 -2020

2 Laporan Pencapaian Pelan Strategik ICT 2016

3 Status Pelaksanaan ISP 2016

4 Laporan Pembangunan / Penambahbaikan Sistem Aplikasi

5



TAHUN 2017

24 | P e n g u r u s a n ( 1 . 1 )


(iii) Pengurusan Laman Web (Pekeliling Am Bil.

1/2006)

a)

Ciri-ciri asas mandatori Laman Web o Mempunyai 26 – 31 ciri-ciri asas

mandatory laman web (0.25)

Pengurusan Laman Web o Asas Laman Web yang telah dipatuhi : cth 37 Ciri-Ciri Asas

Pengiktiran Pencapaian Pengurusan Portal dan Laman Web

BIL. ANUGERAH AGENSI

1 Cth: Sijil Anugerah Cemerlang Penarafan Bintang (Malaysia Government Portals and Website Assessement )

- Tahun 2014 – Tahun 2016

Cth: Multimedia Development Corporation

2 Cth: Anugerah Prestasi Cemerlang Laman Web / Portal – Tahun 2016

3 Sijil Penghargaan Pertandingan Laman Web Terbaik Kerajaan Negeri

Rujukan Lampiran :

1 Senarai Ciri-Ciri Asas Laman Web PBT X

o Pekeliling Am Bil. ………………….

2 Pekeliling Am Bil. …………………… – Pengurusan Laman Web/ Portal Sektor Awam

Rujukan Lampiran :

3 Sijil Pengiktirafan/Anugerah Pengurusan Portal dan Laman Web



TAHUN 2017

25 | P e n g u r u s a n ( 1 . 1 )


b) Pengemaskini Laman Web

o Mempunyai laman sesawang dan rekod pengurusan yang terkini. (0.25)

Pengemaskinian Laman Web o Rujukan : Laman sesawang PBT X o Tarikh terakhir rekod dikemaskini :

Rujukan Lampiran :

1

Laporan Pengemaskinian Laman Web

Jadual Laporan Pengemaskinian Laman Web Tahun 2016

Minit Mesyuarat Bil………..

Screen shot Laman sesawang PBT X

Contoh Dokumen Pengemaskinian Portal

modul latihan penyediaan dokumentasi bagi … 1.1 - pengurusan (mr adi a… · pengurusan telah...

Documents