modul 5 - udzbenik · ecdl modul 5 - baza podataka - ms access uvod - 3 - 2. uvod 2.1. prvi koraci...

INFORMATIČKI CENTAR

ECDL MODUL 5

BAZA PODATAKA - MS ACCESS MATERIJAL ZA PRIPREMU ISPITA

Beograd, 2002 g.

www.icintegra.co.yu

ECDL MODUL 5 - BAZA PODATAKA - MS ACCESS

IC INTEGRA

- 1 -

1. PRE NEGO ŠTO POČNEMO...

Velika dilema autora ovog teksta je korišćenje engleskih izraza. Mnogi engleski izrazi nemaju adekvatan prevod na srpski jezik, a neke engleske reči su preciznije od prevoda na srpski jezik. U ovom tekstu, iako nam je jasno da nije sasvim u skladu sa pravopisom, koristićemo one reči koje se koriste u žargonu ljudi koji se bave informatikom. Molimo sve one koji se ne slažu sa ovakvim pristupom da nam ne zamere, jer smo mišljenja da će onima koji treba da nauče rad sa računarima ovakav pristup biti korisniji.


Uvod

- 2 -


Uvod

- 3 -

2. UVOD

2.1. Prvi koraci u radu sa bazama podataka

Šta su to podaci • Podatak može da čini tekst, brojevi, slike, pa čak i zvuk ili video snimak.

• Sami po sebi, podaci nam ne znače puno, ako ne znamo njihovu interpretaciju.

• Na primer podaci: Petar, 15000, 10 ne znače ništa. Ali ako kažemo: "Prodavac Petar godišnje prosečno prodaje robe u vrednosti 15000$ i njegova zarada je 10% od prodate vrednosti.", onda podaci postaju informacije.

Šta je to baza podataka • Najkraće rečeno:

Baza podataka je struktuirana kolekcija povezanih podataka o jednom ili više objekata.

• Primeri iz svakodnevnog života:

o Telefonski imenik

o Red vožnje

o Adresar

o Knjiga gostiju u hotelu

o itd..


Uvod

- 4 -

Osnovni pojmovi • Tabela (Table, File) - čine je polja koja opisuju neki objekat i kolekcija rekorda sa konkretnim podacima. Na primer tabelu

Kupac čine polja (atributi): Ime, Adresa, Telefon, kao i konkretni podaci o kupcima:

• Polje (Field) - sadrži određeni podatak (na primer 'Marko Markovic, 'Glavna 34, Beograd', '234-456'). Svako polje ima svoj

naziv, tip (tekst, broj, datum,...), veličinu...

• Rekord (zapis, slog) - se sastoji od konkretnih podataka koji opisuju jedan objekat (entitet), na primer:

• Baza podataka je skup međusobno povezanih tabela.

Vrste baza podataka • Tabele mogu da se čuvaju u običnim fajlovima (Flat). Takve tabele se koriste za rešavanje jednostavnijih problema, na primer

za čuvanje liste imena. U ovakvim tabelama moguće je da bude duplih rekorda.

• Savremene baze podataka su uglavnom relacione. To znači da se baza podataka sastoji od više međusobno povezanih tabela.

• Pretpostavimo da treba da kreirate bazu podataka koja treba da sadrži zaposlene, kupce, njihove narudžbe, proizvode ili usluge koje pruža firma. Ovakva baza podataka treba da se sastoji od sledećih tabela:

o ZAPOSLENI

o PRODAVCI


Uvod

- 5 -

o KUPCI

o PROIZVODI

o NARUDZBE

o STAVKENARUDZBE

• Ostale činjenice koje možemo za sada da prepoznamo su:

o PRODAVAC mora da bude ZAPOSLEN

o PRODAVCI prodaju KUPCIMA

o KUPCI naručuju PROIZVODE

o Jedna NARUDZBA sadrži više PROIZVODA

Vrste relacija između tabela • Kada jedan (one) KUPAC naruči robu, sigurno naručuje više (meny) proizvoda. Ova relacija se naziva one-to-many. Grafički se

ova relacija prikazuje kao na slici:

one-to-meny

• Jedan (one) KUPAC može da ima više (meny) NARUDZBI. Na gornjem primeru oznaka '1' na liniji koja simbolizira relaciju između dve tabele znači 'one', a oznaka '∞' znači 'meny'.

• Najprostija relacija između tabela je one-to-one. To znači da jedan rekord u jednoj tabeli odgovara samo jednom rekordu u drugoj tabeli. Grafički se ova relacija prikazuje kao na slici:


Uvod

- 6 -

one-to-one

• Jedan (one) PRODAVAC odgovara tačno jednom (one) ZAPOSLENOM.

• MS Access ne dozvoljava da relacija bude meny-to-meny. Takve relacije zahtevaju da se kreira nova tabela. Primer za ovo je da jedan PROIZVOD može da se nalazi u više NARUDZBI, kao i da jedna NARUDZBA može da sadrži više PROIZVODA (relacija meny-to-meny). Zbog toga je potrebno da se kreira još jedna tabela STAVKANARUDZBE i da se time jedna relacija meny-to-meny zameni sa dve relacije one-to-meny:

meny-to-meny

Primarni ključ • Relacione baze podataka zahtevaju da svaki rekord (zapis) u tabeli bude jednoznačno određen. To znači da ne smeju da se

pojave dva rekorda u tabeli sa istim vrednostima u poljima.

• Svaka tabela ima jedno polje ili kombinaciju polja koji jednoznačno određuju rekord (zapis) u tabeli. Na prethodnoj slici u tabeli PROIZVODI polje ProizvodId jednoznačno određuje zapis u tabeli.


Uvod

- 7 -

• Dozvoljeno je da više polja jednoznačno određuju zapis. U tabeli STAVKANARUDZBE polja NarudzbaId + ProizvodId jednoznačno određuju zapis.

• Polje (ili polja) koja jednoznačno određuju zapis u tabeli naziva se primarni ključ (primary key).

• Pojam primarni ključ je jedan od najvažnijih pojmova u relacionim bazama podataka. Prilikom kreiranja tabela uvek morate da definišete primarni ključ.

Spoljnji ključ • Na primeru koji pokazuje one-to-meny relaciju:

• U tabeli KUPCI primarni ključ je polje KupacID.

• U tabeli NARUDZBE polje Kupac je spoljnji ključ (Foreign key). To polje sadrži isti tip podatka kao i primarni ključ u tabeli KUPCI. Skup vrednosti u polju Kupac (u tabeli NARUDZBE) je podskup vrednosti u polju KupacID (u tabeli KUPCI).

Prednosti korišćenja baza podataka • Korišćenje baze podataka ima niz prednosti u odnosu na klasičan rad sa papirima:

o brži rad

o jednostavno korišćenje

o omogućava rad sa velikim brojem podataka

o jednostavan unos i promena podataka


Uvod

- 8 -

o lako pretraživanje i selektovanje podataka

o mogućnost sortiranja podataka

o prezentacija podataka iz baze podataka može da bude na razne načine

o mogućnost razmene podataka sa drugim aplikacijama (programima)

o tačnost podataka i izbegavanje dupliciranja podataka

o više korisnika istovremeno mogu da koriste iste podatke

o sigurnost podataka je veća

Prednosti korišćenja MS ACCESS-a • MS ACCESS je savremena baza podataka koja omogućava da, zajedno sa Word-om, Excel-om, PowerPoint-om i Mail-om,

potpuno automatizujete svoje poslovanje.

• MS ACCESS je moćna alatka za upravljanje, organizovanje, čuvanje, sortiranje i pretraživanje podataka.

• MS ACCESS je jednostavan za upotrebu, lako se uči i ne zahteva da korisnik bude profesionalac za baze podataka.

• MS ACCESS dozvoljava izmene u bazi podataka i onda kada ste uneli podatke.

2.2. Uvod u MS Access

Organizacija • MS Access sve podatke čuva u jednom fajlu. Takav pristup značajno olakšava rad i održavanje baze podataka.

• Fajl u kojem se nalazi struktura tabela, podaci, izveštaji, upiti, forme za unos i drugi objekti MS Access-a ima ekstenziju 'MDB'.

Prikaz podataka u tabeli • Prikaz podataka u tabeli je veoma sličan načinu kako se podaci prikazuju na klasičnim 'papirnim' dokumentima:


Uvod

- 9 -

• U MS Access-u se takav prikaz podataka iz tabele naziva 'Datasheet':

Šta su to forme • Forme se koriste za unos, editovanje, pretraživanje i prikazivanje podataka.

• Forme Vam omogućavaju da vidite one podatke koje želite na način koji želite.

• Izgled formi može da bude takav da liče na papirne dokumente.

Šta je to Query (upit) • Qvery omogućava da postavite pitanje i da automatski dobijete odgovor, na primer:

o "Koliko ima proizvoda u magacinu?"


Uvod

- 10 -

o "Koliko ima kupaca iz Beograda?"

o i slično.

• Svaki put kada postavite upit (query) MS Acces će Vam dati odgovor na osnovu trenutnih podataka.

Šta je to Report (izveštaj) • Report se koristi za prikazivanje i štampanje podataka iz tabela ili upita, u obliku koji želite.

• Takođe, na report-u možete da obavite i neke matematičke operacije (izračunavanje sume ili proseka, na primer), da grupišete ili sortirate podatke.

Startovanje MS Access-a • Kliknite na ikonu Start, a zatim na Start meniju selektujte opciju Programs.

• Zatim na submeniju selektujte Microsoft Access ikonu:

Osnovni delovi prozora MS Access-a • MS Access sadrži sve elemente po standardu MS Windows-a.

• Na vrhu prozora se nalazi Title bar zajedno sa Control Box-om:


Uvod

- 11 -

• Ispod Title bar-a nalazi se glavni meni:

• a zatim Toolbar:

• Kada startujete MS Access, na glavnom meniju postoje samo dve opcije: File i Help, jer nije otvorena ni jedna baza podataka.

MS Access-ov Toolbar • Toolbar sadrži ikone kojima se na brži način startuju određene naredbe iz glavnog menija.

• MS Access ima više Toolbar-ova koje možete da prikažete ili sklonite sa ekrana selektovanjem opcije View->Toolbars.

• Ukoliko niste sigurni koju komandu izvršava neka ikona, postavite na nju kurzor miša i zadržite ga nakratko. Otvoriće se mali prozor u kojem je dat opis funkcije ikone:

Otvaranje postojeće baze podataka kada startujete MS Access • Kada startujete MS Access, posle učitavanja programa, na ekranu će Vam se pojaviti dialog box sa nabrojanim postojećim

bazama.

• Selektujte bazu podataka i kliknite na dugme OK.

Otvaranje postojeće baze podataka kada je MS Access startovan • U meniju File, selektujte opciju Open, i zatim na dialog box-u selektujte bazu (fajl) koju želite da otvorite.


Uvod

- 12 -

NAPOMENA: na kraju menija File, su prikazana imena fajlova koji su otvarani u poslednje vreme.

• Selektujte bazu podataka i kliknite na dugme Open.

Dodavanje postojeće baze podataka u folder 'Favorites' • Folder Favorites sadrži u sebi imena baza podataka koje najčešće koristite.

• U meniju File, selektujte opciju Open, i zatim na dialog box-u selektujte bazu (fajl) koju želite.

• Kliknite na Tools meni (gornji desni ugao Open dialog box-a) i selektujte opciju Add to Favorites:


Uvod

- 13 -

• MS Access će u folderu Favorites kreirati shortcut prema selektovanoj bazi.

Otvaranje postojeće baze podataka iz foldera 'Favorites' • Folder Favorites sadrži u sebi imena baza podataka koje najčešće koristite.

• U meniju File, selektujte opciju Open.

• U Open dialog box-u kliknite na ikonu Favorites (u levom donjem uglu dialog box-a):

• Na Open dialog box-u će se prikazati sadržaj foldera Favorites.

• Selektujte bazu podataka i kliknite na dugme Open.

MS Access-ov Database Window • Database Window se prikazuje u okviru radnog prozora MS Access-a kada otvorite neku bazu podataka:


Uvod

- 14 -

• Database Window omogućava brz i jednostavan pristup svim objektima u bazi podataka.

• Na levoj strani su nabrojane vrste objekata koje postoje u MS Access-u:

o Tables (tabele)

o Queries (upiti)

o Forms (forme)

o Reports (izveštaji)

o Pages (forma u obliku Web strane)

o Macros (procedure za standardne operacije)

o Modules (programi)

• Kasnije će ovi pojmovi (objekti) biti detaljnije opisani.


Uvod

- 15 -

• Klikom na odgovarajuću ikonu, u desnom delu prozora će biti prikazani svi objekti selektovane vrste. Na gornjoj slici je u levom delu Database prozora selektovana kategorija Tables, a u desnom delu je prikazana lista tabela u bazi podataka.

Otvaranje postojeće tabele • U Database prozoru selektujte ikonu Tables, a zatim na spisku tabela selektujte željenu tabelu (u ovom slučaju tabela KUPCI).

• Kliknite dva puta levim tasterom miša na ime tabele ili selektujte ime tabele i kliknite na ikonu Open:

• Otvoriće se datasheet selektovane tabele:


Uvod

- 16 -

• Obratite pažnju da se sadržaj glavnog menija i Toolbar-a promenio i da sadrži naredbe za rad sa tabelom:

• U prvom redu Datasheet-a (ispod Title bar-a) nalaze se imena polja:

• Ispod toga, svaki red sadrži jedan rekord (zapis).

• Ukoliko je širina polja u jednom rekordu veća od veličine prozora, na datasheet-u će se prikazati horizontalni i/ili vertikalni scrool bar kojim možete da u prozoru prikažete željeni deo tabele:

• Na levoj strani prozora se nalazi 'Record Selector':


Uvod

- 17 -

• Ikona označava tekući zapis, a ikona označava prvi slobodan red za novi zapis.

• U donjem levom uglu prozora nalaze se ikone za navigaciju i polja koja prikazuju informacije o broju zapisa u tabeli (u tabeli na donjoj slici ima ukupno 3 zapisa) i o rednom broju tekućeg zapisa (u tabeli na donjoj slici tekući zapis je broj 2):

• Ikone za navigaciju imaju sledeće funkcije:

o prvi rekord u tabeli postaje tekući rekord

o prethodni rekord (u odnosu na selektovani) postaje tekući rekord

o naredni rekord (u odnosu na selektovani) postaje tekući rekord

o poslednji rekord u tabeli postaje tekući rekord

o kreiranje novog rekorda, koji istovremeno postaje tekući rekord

Pozicioniranje na željeno polje u tabeli • Pozicionirajte kurzor miša na željeno polje i kliknite levim tasterom miša.

• Ukoliko kliknete na krajnje levu stranu polja, selektovaćete celo polje.

Promena širine polja • Kliknite mišem na ikonu koja sadrži ime polja. Cela kolona u tabeli će biti selektovana.

• Postavite kurzor miša na jednu od ivica ikone koja sadrži ime polja, tako da kurzor promeni oblik, pritisnite levi taster miša i pomeranjem miša podesite širinu polja.

• Da biste sačuvali izgled tabele koji ste podesili, u meniju File selektujte opciju Save ili kliknite na ikonu Save:

Kopiranje baze podataka na disketu ili neki drugi medij • U MS Accessu ne postoji lak način da iskopirate bazu podataka sa jedne lokacije na drugu.


Uvod

- 18 -

• Zbog toga je potrebno da za kopiranje koristite Windows Explorer.

Zatvaranje baze podataka • U meniju File selektujte opciju Close ili istovremeno pritisnite tastere Ctrl+F4.

2.3. Korišćenje Help-a

Savet dana (Tip of the Day) • Svaki put kada startujete MS Access, pojaviće Vam se na ekranu 'Microsoft Office Assistant' sa nekim savetom koji olakšava

rad sa MS Access-om. Ukoliko imate vremena da čitate ove savete, vrlo brzo ćete postati ekspert za MS Access.

Šta je to 'Microsoft Office Assistant' • Ova interesantna animacija, pored toga što će Vas možda i zabaviti, može da Vam pruži veliku pomoć u radu. Naime, MS

Office Assistant prati Vaš rad i često može da Vam ponudi savet za produktivniji rad.

• Pored ove 'automatske' pomoći, možete da ukucate pitanje (na engleskom) i da dobijete odgovor koji će sadržati pojmove navedene u pitanju. Na primer, ukucajte reč 'print' i dobićete spisak svih operacija koje na neki način sadrže zadatu reč:


Uvod

- 19 -

• Jednim klikom levim tasterom miša na tekst koji Vam je interesantan, dobićete detaljno uputstvo o operaciji koju ste selektovali.

Kako da isključite 'Microsoft Office Assistant' • Office Assistant je standardno uvek uključen, ali ukoliko želite možete da ga isključite.

• Izaberite u meniju opciju Help, a zatim Hide the Office Assistant.

• Ili, desnim dugmetom kliknite na Assistant-a i na popup meniju selektujte naredbu Hide:


Uvod

- 20 -

Kako da uključite 'Microsoft Office Assistant' • Izaberite u meniju opciju Help, a zatim Show the Office Assistant.

'What is this' Help • Većina dijalog box-ova u gornjem desnom uglu imaju ikonu sa znakom pitanja.

• Otvorite dijalog About Microsoft Excel (selektovanjem menija Help, a zatim naredbe About Microsoft Excel).

• Klikom na ikonu , kurzor će promeniti izgled.

• Selektujte bilo koje polje na dijalogu check box-a, text box-a ili taster, recimo Ok, na ekranu će se pojaviti tekst koji opisuje funkciju tog tastera:

2.4. Osnovna podešavanja

Dizajniranje tabele • Kada otvorite tabelu, njen izgled je takav da možete da unosite podatke (Datasheet view).

• Ukoliko želite da promenite naziv polja, vrstu podataka koje polje sadrži, da izbrišete ili dodate novo polje morate da promenite način prikazivanja tabele i pređete u dizajn (Design view).

• Selektujte tabelu i kliknite na ikonu:


Uvod

- 21 -

• ili u meniju View selektujte opciju Design view.

• Ukoliko želite ponovo da unosite podatke morate da pređete u Datasheet view.

• Kliknite na ikonu:

• ili u meniju View selektujte opciju Datasheet view.


Uvod

- 22 -

Podešavanje sadržaja Toolbar-a • Ukoliko želite da promenite Toolbar na Vašem ekranu, selektujte opciju View->Toolbars, a zatim izaberite toolbar koji želite da

bude prikazan na ekranu ili kliknite desnim dugmetom miša bilo gde na postojećem Toolbar-u. Pojaviće se popup meni na kojem su nabrojane sve vrste toolbar-ova:

• Toolbar koji je označen sa MS Access trenutno prikazuje na ekranu.

• Obratite pažnju da se spisak Toolbar-ova razlikuje u zavisnosti od toga koja vrsta objekta je trenutno otvorena i u kojem je režimu.

• Brži način da prikažete ili sakrijete određeni Toolbar je da kliknete desnim tasterom miša na postojeći Toolbar, a zatim na popup meniju selektujete koje Toolbar-ove želite da prikažete.

Pomeranje Toolbar-a • Ukoliko želite da promenite položaj Toolbar-a na ekranu, postavite kurzor miša na početak Toolbara tako da promeni izgled u

, a zatim kliknite levim tasterom miša na tooibar i pomerite ga mišem na željenu lokaciju.

Kreiranje novog Toolbar-a • Selektujte opciju View->Toolbars na glavnom meniju, a zatim Customize.

• Na ekranu će se prikazati novi dialog box.

• Selektujte tab Toolbars:


Uvod

- 23 -

• Kliknite na dugme New, i u dialog box-u koji se prikazao na ekranu (New Toolbar) unesite ime novog Toolbar-a:

Dodavanje i brisanje ikona Toolbar-a • Selektujte tab Commands:


Uvod

- 24 -

• Komande su podeljene po kategorijama (leva lista na dialog box-u).

• Izaberite kategoriju, a zatim i komandu. Kliknite levim tasterom miša na ikonu koja pretstavlja izabranu komandu i, ne puštajući taster, prenesite ikonu na onaj Toolbar u kojem želite da se komanda (ikona) nalazi.

• Da biste izbrisali ikonu, pritisnite taster Alt, a zatim kliknite na ikonu koju želite da izbrišete i, ne puštajući tastere, prenesite ikonu izvan toolbar-a. Otpustite oba tastera.


Kreiranje baze podataka

- 25 -

3. KREIRANJE BAZE PODATAKA

3.1. Osnovni koraci

Dizajniranje i planiranje baze podataka • Od ogromnog je značaja da utrošite vreme na planiranju i dizajniranju Vaše baze podataka. Utrošeno vreme u ovoj fazi će Vam

se višestruko vratiti kasnije.

• Ne možete da stignete negde, ako neznate gde idete!

Postavljajte pitanja • Ovo je verovatno najteža faza u dizajniranju baze podataka i zbog toga morate da postavite sebi ili korisniku, koji će koristiti

bazu podataka, puno pitanja.

Šta želim? • Morate da razjasnite zašto Vam je potrebna baza podataka i šta ona treba da omogući.

• Takođe, potrebno je da definišete koji će sve poslovi biti obuhvaćeni bazom podataka, kao i ko će je koristiti.

• Vrlo je važno da definišete koje sve izlaze treba da da baza podataka.

Šta trenutno postoji? • Kada znate koji 'izlazi' su Vam potrebni, kritički razmotrite koje podatke i dokumente zaista posedujete.



- 26 -

• Postojeće podatke i dokumente zatim treba organizovati (struktuirati) u polja i tabele.

Šta treba da se uradi? • Definišite procese i načine na koji će biti automatizovani, odredite procedure za obavljanje određenih, konkretnih, poslova.

Definišite zahteve • Korisno je da, za definisanje zahteva, koristite dijagrame i tekstualno ih detaljno opišete.

PRIMER KOJI ]EMO KORISTITI: Prodavnica igračaka STR IGRICE, nabavlja igračke od više dobavljača. Narudžba može da sadrži jednu ili više vrsta igračaka. Igračke su podeljene po kategorijama prema uzrastu dece. U prodavnici je zaposleno četvoro prodavaca.

PROIZVODI

ZAPOSLENI

KATEGORIJE

NARUDZBE DOBAVLJACI



- 27 -

3.2. Osnovna pravila za dizajniranje

Svaki rekord mora da bude jedinstven • Svaka tabela mora da ima primarni ključ. Primarni ključ može da bude jedno polje ili kombinacija više polja čija vrednost čini

rekord jedinstven. U svakoj tabeli kreirajte primarni ključ kako bi rekordi u tabeli bili jednoznačno određeni i kako ne bi bilo dva ista rekorda u tabeli.

• Ukoliko ne kreirate primarni ključ, možete da dozvolite da MS Access sam kreira primarni ključ. Program će automatski dodati jedno polje u tabeli.

• Vrednost u polju, u vidu rednog broja, dodeljuje sam MS Access. Redni broj se u svakom novom rekordu povećava za jedan (inkrementira). Ovaj tip polja se u MS Access-u naziva Auto Number.

• Iako ovako kreiran primarni ključ garantuje da će svaki rekord biti jedinstven, može da se desi da vrednosti ostalih polja budu ista u dva ili više rekorda.

Svako polje mora da bude jedinstveno • U jednoj tabeli sva polja moraju da budu jedinstvena. Ukoliko u tabeli imate dva ili više polja koja se odnose na isti podatak,

onda ta polja morate da smestite u drugu tabelu.

• Na primer, ako trebate da vodite evidenciju u kojim je firmama radio zaposleni, normalno je da pretpostavite da može da se dogodi da je neko radio u više firmi. Ali, ako onda kreirate tabelu koja ima polja: Firma1, Firma2, Firma3..., uvek će se pojaviti zaposleni koji je radio u četiri ili više firmi. Da ne bi morali da menjate strukturu tabele, u ovakvim situacijama je najbolje da kreirate dve tabele, jednu u kojoj su podaci o zaposlenom i drugu u kojoj su podaci o ranijim zaposlenjima:

• Sada struktura podataka ne zavisi od pojedinačnih slučajeva, tj. od toga u koliko firmi je radio pojedini zaposleni.



- 28 -

Svako polje u tabeli mora da se odnosi na objekat koji pretstavlja tabela • Tabela uvek treba da pretstavlja jedan realni objekat ili događaj. Ukoliko kreirate tabelu u kojoj se nalaze polja (atributi) koji se

odnose na dva objekta ili događaja, pogrešili ste.

• Na primer, potrebno je da vodite evidenciju o polaznicima kursa engleskog jezika:

• Polje NASTAVNIK sadrži ime i prezime nastavnika, a polje DATUM početak kursa.

• Ova tabela je POGREŠNO kreirana.

• PRVI RAZLOG: onaj koji unosi podatke mora za svakog polaznika da unosi isto ime nastavnika i isti datum početka kursa. Ovo je nepotrebno umnožavanje posla prilikom unosa podataka.

• DRUGI RAZLOG: naravno da uvek postoji mogućnost greške prilikom unosa podataka, kao što je napravljena u imenu nastavnika. Program će tumačiti grešku kao da postoje dva nastavnika.

• TRE]I RAZLOG: ukoliko se do početka kursa (Datum) promeni nastavnik i/ili datum početka kursa, morate da napravite izmene u svakom zapisu. Zamislite da postoji veliki broj učenika!

• ČETVRTI RAZLOG: ovakav pristup značajno povećava veličinu baze podataka jer tekst 'Jovana Jovanovic' ili datum, zauzimaju više memorije nego broj, na primer '2'.

• Pravilan pristup je da kreirate tri tabele:



- 29 -

• Sada bi podaci u tabelama izgledali ovako:



- 30 -

• Ukoliko je sada potrebno da promenite nastavnika ili datum početka kursa, dovoljno je da to uradite samo na jednom mestu.

Ukoliko se pojavi greška prilikom unosa podataka, opet, potrebno je da izmenu napravite samo na jednom mestu.

• Memorija koju zauzimaju podaci je značajno smanjena.

Polja u tabeli treba da sadrže najmanje logičke celine • Polje u tabeli ne treba da sadrži složene podatke koji mogu da se podele na manje delove. Jedan od primera je polje koje

sadrži mesto i poštanski broj. U tom slučaju bolje je da kreirate dva polja, jedno koje sadrži poštanski broj i drugo koje sadrži naziv mesta.

Polja u tabeli ne smeju da sadrže vrednosti koje se izračunavaju • Polje u tabeli ne sme da sadrži podatke koji mogu da se izračunaju na osnovu vrednosti drugih polja.

• Takođe, promena vrednosti u jednom polju ne sme da prouzrokuje promenu vrednosti u drugim poljima.

3.3. Kreiranje baze podataka, tabela i polja

Kreiranje baze podataka • Projektovanje strukture baze podataka je zaista najteži deo posla, sada dolazimo na lakši deo: kreiranje baze podataka, tabela,

polja... Za većinu standardnih aplikacija možete da koristite Wizard-e.



- 31 -

• Da biste keiraii novu bazu podataka, u meniju File selektujte opciju New ili istovremeno kliknite na tastere Ctrl+N, ili levim tasterom miša kliknite na ikonu New:

• Na ekranu će Vam se pojaviti dialog box:

• Izaberite ikonu Database, kliknite na dugme OK, a zatim na novom dijalog box-u unesite ime baze podataka i izaberite lokaciju

gde želite da je čuvate.

Kreiranje tabele korišćenjem Table Wizard-a • Na Database Window-u kliknite na ikonu Tables (sa leve strane prozora), a zatim dva puta kliknite levim tasterom miša na

opciju Create table by using wizard.

• Na ekranu će Vam se pojaviti dialog box:



- 32 -

• Tabele koje možete da kreirate korišćenjem ovog alata su podeljene u dve kategorije: Business i Personal. Selektujte jednu od

kategorija.

• U listi Sample Tables selektujte jednu od tabela koju želite da kreirate. Svaka od tabela ima svoju listu polja (Sample Fields) koje možete da selektujete i pritiskom na ikonu:

• Kreirajte polje u vašoj tabeli. Polja koja će sadržati Vaša tabela nabrojana su u listi Fields in my new table.

• Selektujte sva polja koja želite da budu u novoj tabeli.

• Ukoliko želite da promenite ime polja, selektujte to polje na listi Fields in my new table, a zatim kliknite na taster Rename Field:



- 33 -

• Na Rename field dialog box-u unesite novo ime polja:

• Kada završite sa kreiranjem polja, kliknite na dugme Next, na ekranu će Vam se pojaviti sledeći dilaog box:



- 34 -

• Ukoliko želite, promenite ime tabele i odlučite se da li želite sami da kreirate primarni ključ ili želite da Table Wizard to uradi za

Vas.

• Kliknite na dugme Next.

• Na sledećem dialog box-u možete da izaberete da li ćete da modifikujete tabelu koju je kreirao Table Wizard, da unosite podatke ili da automatski kreirate formu za unos podataka:

• Selektujte opciju Enter data direcly into the table, a zatim kliknite na taster Finish.

• Na ekranu će Vam se pojaviti novi prozor:



- 35 -

• datasheet view nove tabele u kojem možete da unosite podatke.

Kreiranje tabele bez Table Wizard-a • Ukoliko ne želite da koristite Table Wizard, moguće je da kreirate tabelu i na drugi način.

• Na Database Windows-u kliknite na ikonu Tables (sa leve strane prozora), a zatim dva puta kliknite levim tasterom miša na opciju Create table in Design view.

• Na ekranu će se prikazati Design view nove tabele:



- 36 -

Kreiranje polja • Unesite ime polja (Field name):

• Neka naziv polja u tabeli bude 'Ime'. Kliknite na taster Tab da biste prešli na sledeću ćeliju u kojoj se definiše tip podatka koje

polje sadrži. Setite se da svako polje u tabeli, pored imena, mora da ima definisan i tip podatka koji sadrži:



- 37 -

• U donjem delu prozora se pojavio niz parametara koji definišu polje. Parametri u donjem delu prozora (Field Properties) se menjaju u zavisnosti od toga koji tip podatka (Data Type) izaberete.

• U combo box-u Data Type, selektujte da tip podatka bude Text:

• Ukoliko izaberete da tip podatka bude broj (Number) MS Access će Vas ograničavati da unosite samo brojeve. Ili, ako

izaberete da tip podatka bude datum (Date/Time) moćićete da unosite samo datum i/ili vreme. Svaki tip podatka ima svoja pravila prilikom unosa podataka.

• Kliknite na taster Tab da biste prešli na sledeću ćeliju koja je opciona i u koju možete da unesete opis polja ili komentar.

Kreiranje ostalih polja • Kliknite na taster Tab da biste prešli na kreiranje sledećeg polja, a zatim ponovite prethodno opisanu proceduru.

Kako da zapamtite kreiranu tabelu? • Kliknite na ikonu Close u gornjem desnom uglu prozora . Na dialog box-u kliknite na dugme Yes:



- 38 -

• a zatim na sledećem dialog box-u unesite ime tabele:

• i kliknite na dugme OK.

• Ukoliko niste kreirali primarni ključ, MS Access će ponuditi da ga kreira umesto Vas:

• Ukoliko kliknete na dugme Yes, MS Access će kreirati novo polje tipa AutoNumber. To je ceo broj (integer) čija se vrednost

automatski povećava za jedan (inkrementira) u svakom novom rekordu.

• Ovo može da bude korisno, ali je ipak bolja praksa da prilikom kreiranja tabele sami odredite jedno ili više polja koja će biti primarni ključ.

• Nova tabela će biti prikazana u database prozoru (u ovom primeru Table1):



- 39 -

Kretanje kroz tabelu i editovanje podataka • Bez obzira da li unosite podatke na datasheet-u tabele ili na formi, uvek postoji mnogo načina da se krećete kroz tabelu.

Međutim, uvek treba da se trudite da korisnik koji će koristiti Vašu bazu podataka uvek ima jednostavan i tačno određen način.

• Da biste editovali podatke, u većini slučajeva je potrebno da prvo selektujete podatke, a zatim da ih menjate. Da biste promenili sadržaj nekog polja, prvo ga selektujte, a zatim ukucajte novu vrednost.

• Sa leve strane tabele nalazi se Record Selektor, siva ikona u svakom redu prikazuje status rekorda:

o tekući rekord

o selektovani rekord

o rekord koji se trenutno edituje

o prvi slobodni zapis

Kretanje kroz tabelu korišćenjem miša • Postavite kurzor miša na željeno polje i kliknite levim tasterom miša.

• NAPOMENA: ako kliknete na levu ivicu polja, selektovaćete celo polje.

Kretanje kroz tabelu korišćenjem tastature • Da biste se kretali kroz tabelu koristite sledeće tastere:

o Tab - da biste prešli na naredno polje

o Shift+Tab - da biste prešli na prethodno polje

o Home - da biste prešli na prvo polje u rekordu

o End - da biste prešli na poslednje polje u rekordu

o (taster sa strelicom na dole) - da biste prešli na naredni rekord

o (taster sa strelicom na gore) - da biste prešli na prethodni rekord



- 40 -

o Ctrl-Home - da biste prešli na prvo polje u prvom rekordu

o Ctrl-End - da biste prešli na poslednje polje u poslednjem rekordu

o Page Up - prethodna strana

o Page Down - naredna strana

Kretanje kroz tabelu korišćenjem ikona za navigaciju • Ikone koje se nalaze na dnu prozora takođe mogu da se koriste za navigaciju:

o - sledeći rekord

o - prethodni rekord

o - poslednji rekord

o - prvi rekord

o - novi rekord (na kraju tabele)

Kretanje kroz tabelu korišćenjem menija • U meniju Edit->Go To, selektujte odgovarajuću naredbu:

Kretanje kroz tabelu korišćenjem tastature • Pritisnite taster F5 ili kliknite dva puta levim tasterom miša na polje koje prikazuje redni broj rekorda:

• unesite redni broj rekorda koji želite da selektujete ili editujete. Pritisnite taster Enter.



- 41 -

Kreiranje novih rekorda • Kliknite mišem na ikonu .

• Kurzor će se pozicionirati na prvo polje novog rekorda.

• Unesite podatke, a zatim tasterom Tab pređite na sledeće polje. Kada unesete podatke u poslednje polje, tasterom Tab ćete preći na novi rekord.

3.4. Kreiranje primarnog ključa i indeksa

Kreiranje primarnog ključa • Primarni ključ jedinstveno određuje zapis u tabeli. Kreiranjem primarnog ključa, automatski se kreira i indeks koji ubrzava

pretraživanje i sortiranje.

• Relacije između tabela se uspostavljaju korišćenjem primarnog ključa.

• U jednoj tabeli nije moguće kreirati dva rekorda sa istim primarnim ključem.

• Primarni ključ može da bude sastavljan od jednog ili više polja (atributa).

Određivanje polja koji čine primarni ključ • U Design prozoru tabele selektujte polje (polja) koje želite da bude primarni ključ.

• U meniju Edit selektujte opciju Primary Key

• ili kliknite na ikonu .

• Sa leve strane prozora, pored imena polja pojaviće se ista ikona, koja označava primarni ključ:



- 42 -

Šta je to indeks • Indeks obezbeđuje brže pretraživanje i sortiranje rekorda.

• Takođe, indeks može da obezbedi da u jednoj tabeli u istom polju ne mogu da se pojave dve iste vrednosti.

Kreiranje indeksa • U Design prozoru tabele selektujte polje nad kojim želite da kreirate indeks.

• Na donjem delu prozora, na tab-u General:

• u polju Indexed, selektujte jednu od tri opcije:



- 43 -

o No - nad selektovanim poljem nema kreiran indeks

o Yes (No Duplicates) - nad selektovanim poljem je kreiran indeks, duplikati vrednosti nisu dozvoljeni

o Yes (Duplicates OK) - nad selektovanim poljem je kreiran indeks, duplikati vrednosti su dozvoljeni

3.5. Dizajniranje tabela

Selektovanje kolone • Kliknite levim tasterom miša na ikonu na vrhu prozora koja sadrži ime tabele. Kolona će promeniti boju pozadine.

• Ukoliko želite da selektujete više kolona, kliknite na prvu kolonu i, ne puštajući taster miša, pomerite kurzor tako da sve kolone koje želite da selektujete promene boju pozadine.

Promena redosleda kolona • Selektujte kolonu (kolone) koju želite da premestite.

• Kliknite levim tasterom miša na ikonu na vrhu prozora koja sadrži ime tabele i zadržite taster miša pritisnutim.

• Kurzor miša će promeniti izgled. Ne puštajući taster miša, pomerite kurzor na novu lokaciju gde želite da bude kolona. Vertikalna puna linija sa leve strane kurzora označava mesto gde će kolona biti locirana.

Promena širine kolona • Postavite kuror miša na desnu ivicu ikone koja sadrži ime kolone (polja).

• Kurzor miša će promeniti izgled. Pritisnite levi taster miša i ne puštajući taster miša, pomerite kurzor. Širina kolone će se menjati. Kada budete zadovoljni širinom kolone, otpustite taster miša.

Promena širine više kolona • Selektujte kolone kojima želite da promenite širinu.



- 44 -

• Postavite kurzor miša na desnu ivicu ikone koja sadrži ime krajnje desne kolone.

• Kurzor miša će promeniti izgled. Pritisnite levi taster miša i ne puštajući taster miša, pomerite kurzor. Širina kolona će se menjati. Kada budete zadovoljni širinom kolona, otpustite taster miša.

• Ili, kliknite desnim tasterom miša na selektovane kolone i na popup meniju selektujte opciju Column Width. Na dialog box-u podesite širinu kolone (u karakterima):

Promena širine kolone tako da može da prikaže ceo sadržaj (Best fit) • Kliknite dva puta levim tasterom miša na desnu ivicu ikone koja sadrži ime kolone.

• Ili na dialog box-u Column Width (prethodna slika) kliknite na dugme Best Fit.

Promena visine reda • Kliknite levim tasterom miša na ivicu reda i zadržite taster miša pritisnut. Pomerite miša na gore ili dole, sve dok ne budete

zadovoljni visinom reda.

• Ili, kliknite desnim tasterom miša na selektovani red i na popup meniju selektujte opciju Row Height. Na dialog box-u podesite visinu reda (points):

Sakrivanje kolone • Ukoliko ne želite da se neka kolona (polje) vidi, selektujte kolonu.



- 45 -

• Kliknite desnim tasterom miša na selektovanu kolonu i na popup meniju selektujte opciju Hide Columns.

Prikazivanje kolone • Ukoliko želite da prikažete skrivenu kolonu Selektujte u meniju Format opciju Unhide Columns. Na ekranu će se prikazati

dialog box:

• Selektujte check box ispred imena kolone (polja) koju želite da prikažete.

'Zamrzavanje' kolone (Freeze) • Često se dešava da broj kolona i njihova širina bude veća od širine prozora. Ako koristite scroll bar za pregledanje kolona na

kraju tabele, sa prozora nestaju kolone koje su na početku. Da biste obezbedili da bitne kolone uvek budu na ekranu, zadajte im da njihov status bude Freeze.

• Selektujte kolonu koju želite da uvek bude na ekranu, kliknite desnim tasterom miša na selekciju, a zatim na popup meniju selektujte opciju Freeze Columns.

• Ili u meniju Format, selektujte opciju Freeze Columns.

• Ako sada koristite scroll bar, kolone koje ste proglasili da su Freeze, uvek će biti na ekranu (u prozoru).

'Odmrzavanje' kolona (Freeze) • U meniju Format, selektujte opciju Unfreeze All Columns.



- 46 -

Korišćenje dialog box-a za formatiranje izgleda tabele • U meniju Format, selektujte opciju Datasheet. Na dialog box-u podesite način prikazivanja ćelija, izgled linija koje razdvajaju

ćelije, boju fonta i pozadine:



- 47 -

3.6. Podešavanje tipa i parametara polja

Tekstualni tip polja (Text) • Sadrži do 255 karaktera teksta, ili onoliko koliko je zadato u polju Field Lenght.

Tekstualni tip polja (Memo) • Sadrži do 65535 karaktera teksta.

Numerički tip polja (Numeric) • Sadrži broj, čiji opseg vrednosti zavisi od vrednosti koja je zadata u polju Field Lenght:

Field Lenght Opis Broj decimala Veličina u memoriji

Byte Brojevi od 0 do 255. Samo celi brojevi 1 bajt

Decimal Brojevi od –10E28–1 do 10E28–1 28 12 bajtova

Integer Brojevi od –32,768 do 32,767 Samo celi brojevi 2 bajta

Long Integer Brojevi od –2,147,483,648 do 2,147,483,647 Samo celi brojevi 4 bajta

Single Negativni brojevi od –3.402823E38 do –1.401298E–45 i pozitivni brojevi od 1.401298E–45 do 3.402823E38

7 4 bajta

Double Negativni brojevi od –1.79769313486231E308 do –4 94065645841247E–324

15 8 bajta



- 48 -

i pozitivni brojevi od 4.94065645841247E–324 do 1.79769313486231E308

Replication ID Globalni identifikator (GUID) N/A 16 bajtova

Date/Time tip polja • Sadrži datum i vreme. Opseg vrednosti može da bude od 100. do 9999 godine.

Currency tip polja • Sadrži numeričku vrednost. Opseg vrednosti sadrži negativne i pozitivne brojeve. Broj cifara sa leve strane decimalne tačke

može da bude 15, a sa desne 4. U memoriji zauzima 8 bajtova. Prilikom prikazivanja vrednosti, simbol za valutu je onaj koji je podešen u Control Panel-u (sistemski parametar MS Windows-a).

• Verzija MS Accesss 2000 (i više verzije) ima mogućnost da podesite tip polja da bude Euro.

AutoNumber tip polja • AutoNumber je broj (Long Integer) koji se generiše automatski. Postoje dva načina generisanja:

o Inkrementiranjem (najveća vrednost + 1)

o Generisanjem slučajnih brojeva

• MS Access obezbeđuje da se vrednosti u polju koje je tipa AutoNumber budu jedinstveni.

Logički tip polja (Yes/No) • Ovaj tip polja može da sadrži samo dve vrednosti Yes ili No (True/False, On/Off). U memoriji zauzima 1 bajt.

OLE object polje • Bilo koji dokument (MS Word, MS Excel, zvuk, grafika, video snimak, ili neki drugi objekat).



- 49 -

• Polje ovog tipa sadrži putanju fajla u kojem se nalazi dokument (Linked) ili sam dokument (Embeded).

Hyperlink polje • Polje ovog tipa sadrži Hyperlink adresu.

Lookup Wizard polje • Ako izaberete tip polja Lookup Wizard, MS Access će startovati Wizard koji omogućava da napravite relaciju sa nekom drugom

tabelom ili upitom (Query).

• Kada završite proceduru koju zahteva Wizard, tip polja će biti promenjen u isti tip kao što ima polje u tabeli sa kojim je napravljena relacija.

Parametri polja • Broj i vrsta parametara polja zavise od tipa podatka koji selektovano polje sadrži. Na primer, tip polja 'Text' ima jedne

parametre, a tip 'Number' druge. Na sledećoj slici su prikazani parametri za tip polja 'Text':

• Ako kliknete levim tasterom miša na desnu ivicu polja koje sadrži vrednost parametra, desiće se jedna od tri varijante

1. Pojaviće se ikona , koja označava da postoji lista sa koje možete da izaberete vrednost parametra:



- 50 -

2. Pojaviće se ikona , koja startuje Expression Builder koji možete da iskoristite za unos vrednosti parametra. Expression

Builder će kasnije biti detaljnije objašnjen.

3. Neće se pojaviti ikona , parametre morate da ukucate korišćenjem tastature

Osnovni parametri polja • Field Size - sadrži dužinu tekstualnog polja. Ukoliko je tip polja Numeric, možete da izaberete jednu od nabrojanih vrednosti.

• Format - određuje način na koji će vrednost biti prikazana. Izaberite jedan od ponuđenih formata sa liste.

• Input Mask - omogućava da se prilikom unosa podataka koristi maska koja olakšava unos podataka. Za kreiranje maske možete koristiti Input Mask Wizard.

• Caption - tekst koji se prikazuje, umesto naziva polja, na formama, izveštajima, itd. Na primer, ako se polje zove 'ID', a Caption je 'Identifikacioni broj', onda će na datasheet-u tabele biti naziv polja 'Identifikacioni broj', a ne 'ID'.

• Default Value - određuje vrednost koju polje dobija automatski prilikom kreiranja novog rekorda. Korisnik kasnije može da promeni vrednost polja.

• Validation Rule - sadrži pravila i ograničenja koja moraju da se poštuju prilikom unosa podataka. Na primer, ako unosite količinu artikala koji su primljeni u magacin, logično je da vrednosti moraju da budu veće od nule.

• Validation Text - sadrži poruku koja će se prikazati korisniku prilikom unosa podataka ako naruši pravila definisana u polju Validation Rule. Na primer: "Broj artikala mora biti veći od nule!'.



- 51 -

• Required - ovo polje obavezno mora da sadrži vrednost. Nije moguće kreiranje novog rekorda ako je ovo polje prazno.

• Allow Zero Length - primenljivo za Text i Memo polja. Omogućava da sadržaj polja bude Space karakter(i).

• Indexed - kao što je opisano, određuje da li će indeks biti kreiran nad tim poljem i na koji način.

• Unicode Compression - omogućava da polja koja su tipa Text, Memo i Hyperlink zauzimaju manje memorijskog prostora.

3.7. Modifikovanje baze podataka

Promena podataka u tabeli • Kliknite levim tasterom miša na polje u kojem želite da izmenite podatke.

• Izgled kurzora će se promenti u ' '. Unesite podatke (ili napravite izmene), a zatim kliknite na taster Enter.

Brisanje zapisa • Selektujte rekord.

• Kliknite na taster Delete (Del). Na ekranu će se pojaviti dialog box:

• Kliknite na dugme Yes ukoliko želite da potvrdite brisanje rekorda.

• PA@NJA: Operacija Undo nije moguća ako potvrdite brisanje rekorda.



- 52 -

Brisanje sadržaja polja • Selektujte polje (levim tasterom miša kliknite na levu ivicu polja).

• Kliknite na taster Delete (Del).

Promena sadržaja celog polja • Selektujte polje (levim tasterom miša kliknite na levu ivicu polja).

• Unesite nove podatke.


Korišćenje formi

- 53 -

4. KORIŠĆENJE FORMI

4.1. Kreiranje forme

Kreiranje forme korišćenjem AutoForm Wizard-a • Selektujte tabelu ili upit (Query) u Database prozoru.

• Kliknite na ikonu AutoForm:

• Wizard će automatski kreirati formu za unos podataka, na primer:

• Sada možete da koristite formu za unos podataka u tabelu.


Korišćenje formi

- 54 -

Kreiranje forme korišćenjem Form Wizard-a • Trudite se da, uvek kada je to moguće, koristite Form Wizard za kreiranje formi. Kasnije možete da izmenite izgled forme i

prilagodite je Vašim potrebama.

• Kliknite na dugme Forms u Database prozoru, a zatim na dugme New u gornjem delu prozora:

• Na ekranu će se pojaviti dialog box:

• Izaberite opciju Form Wizard, a zatim izaberite tabelu za koju želite da kreirate formu.


Korišćenje formi

- 55 -

• Kliknite na dugme OK. Na ekranu će se pojaviti sledeći prozor:

• U polju Tables/Queries izaberite tabelu za koju kreirate formu. U listi na levoj strani dialoga pojaviće se spisak polja u tabeli.

• Selektujte polje (polja) koje želite da budu na formi i kliknite na dugme: .

• Ukoliko želite da se sva polja prikažu na ekranu kliknite na dugme: .

• Sva selektovana polja će se premestiti na listu sa desne strane dialoga:


Korišćenje formi

- 56 -

• Ukoliko ste pogrešno polje selektovali da bude na formi, na sličan način možete da ih prebacite na listu Available Fields na levoj strani dialoga, korišćenjem dugmeta i .

• Kada završite sa selekcijom polja, kliknite na dugme Next.

• Na sledećem dialog box-u izaberite na koji način će polja biti raspoređena na formi:

• Kliknite na dugme Next i na sledećem dialog box-u izaberite jedan od standardnih izgleda forme:


Korišćenje formi

- 57 -

• a zatim kliknite na dugme Next. Na novom dialog box-u možete da zadate ime forme.

• Takođe možete da izaberete da li želite da menjate izgled forme ili da odmah krenete sa unosom podataka:

• Kliknite na taster Finish da završite kreiranje forme. Na ekranu će se pojaviti forma koju ste kreirali:

Unošenje podataka korišćenjem forme • Na Design prozoru selektujte tab Forms i dva puta kliknite na ime forme u kojoj želite da unosite ii menjate podatke.

• Unošenje podataka je slično kao da unosite podatke u tabelu.


Korišćenje formi

- 58 -

• Unesite vrednost u polje, a zatim tasterom Tab pređite na sledeće polje. Kada ste na poslednjem polju, tasterom Tab prelazite na prvo polje novog rekorda.

• Ako želite da kreirate novi rekord kliknite na dugme .

4.2. Modifikovanje forme

Modifikovanje izgleda forme • Na Design prozoru selektujte tab Forms, a zatim i ime forme koju želite da modifikujete.

• Kliknite na ikonu Design:

• Selektovana forma će se otvoriti u režimu za dizajn:

• Istovremeno će se pojaviti novi Toolbar sa objektima koje može da sadrži forma:


Korišćenje formi

- 59 -

• Na formi možete da menjate položaj i veličinu polja, da dodajete nova polja, …

Radni izgled forme

• Kliknite na ikonu View , na ekranu će se prikazati izgled forme kakav će biti prilikom unosa i modifikovanja podataka (Form View).

• Da biste ponovo prešli na dizajniranje forme kliknite na ikonu .

Promene izgleda forme • Kada završite kreiranje forme korišćenjem Form Wizard-a možete da modifikujete izgled forme, položaj i izgled polja, da

dodajete nova polja ili da brišete postojeća. Osnovni princip je, kao i u drugim Microsoft-ovim aplikacijama, selektuj, a zatim manipuliši.

• Svako polje na formi koje je kreirano korišćenjem Form Wizarda, povezano je (Bound) sa nekim poljem u tabeli ili upitu.

• Polje na formi se sastoji od labele (naziva polja ili vrednosti parametra Caption koju ste zadali prilikom kreiranja polja u tabeli) i text box-a koji sadrži podatke.

Selektovanje polja na formi mišem • Kliknite na polje ili labelu levim tasterom miša. Oko selektovane kontrole će se prikazati osam kvadratića (na svakom uglu i

ivici) koji služe za promenu dimenzija polja ili labele.

• Kvadrat u gornjem levom uglu je veći od ostalih. On služi za promenu lokacije polja (ili labele) na formi.

• Kada selektujete text box, istovremeno se selektuje i njegova labela. Prilikom promene položaja text box-a menja se i položaj labele.

• Ukoliko menjate položaj labele, položaj text box-a ostaje isti.

• Kada je neko polje selektovano, tasterom Tab vmožete da selektujete sledeće polje.


Korišćenje formi

- 60 -

Selektovanje više susednih polja na formi • Kliknite levim tasterom miša van polja ili labele i zadržite ga pritisnutim. Pomerite miš tako da pravougaonik koji će se prikazati

na ekranu obuhvati sva polja koja želite da selektujete.

Selektovanje više polja koja nisu susedna • Pritisnite taster Control bi zadržite ga pritisnutim, a zatim kliknite levim tasterom miša na polja koja želite da selektujete.

Pamćenje izmena

• Kliknite na ikonu Save ili u meniju File izaberite opciju Save.

• Ukoliko želite da sačuvate formu pod drugim imenom u meniju File izaberite opciju Save As.

Promena širine forme • Postavite kurzor miša na desnu ivicu forme, kliknite levim tasterom miša i zadržite ga pritisnutog, a zatim pomeranjem miša

podesite širinu forme.

Promena širine polja i forme istovremeno • Selektujte polja koja želite da proširite, kliknite levim tasterom miša na desnu ivicu i zadržite ga pritisnutog, a zatim

pomeranjem miša podesite širinu selektovanih polja. Ukoliko je širina polja veća od širine forme, i njena širina će se istovremeno promeniti.

Podešavanje teksta • Selektujte polje na formi.

• Na Toolbar-u izaberite vrstu i veličinu fonta:

• Izaberite način naglašavanja (bold, italik, underline):


Korišćenje formi

- 61 -

• poravnanje teksta:

• boju teksta i pozadine:

Ubacivanje slike na formu • U meniju Insert selektujte opciju Picture.

• Korišćenjem dialog box-a koji se pojavio na ekranu selektujte sliku koju želite da postavite na formu.

Podešavanje poravnanja polja na formi • Selektujte polja kojima želite da podesite poravnanje.

• U meniju Format selektujte opciju Align, a zatim izaberite način poravnanja:

Podešavanje rastojanja između polja na formi • Selektujte polja kojima želite da podesite međusobno rastojanje.

• U meniju Format selektujte opciju Vertical Spacing ili Horizontal Spacing, a zatim izaberite operaciju kojom ćete podesiti prostor između polja:


Korišćenje formi

- 62 -

Podešavanje položaja polja na formi pomoću grida • Grid je mreža tačaka na formi koje su vidljive samo prilikom dizajniranja forme. Namena grida je da olakša podešavanje

dimenzija, položaja i poravnanja objekata na formi.

• Ako je opcija u meniju Format->Snap to Grid selektovana:

• Promena položaja i dimenzija objekata vrši se u koracima koji zavise od veličine grida (mreže).

• Podešavanje rastojanja između tačaka grida podešava se

Kopiranje objekata na formi • Selektujte objekat (objekte) koji želite da kopirate.

• U meniju Edit selektujte opciju Duplicate.

• Ili, nakon selektovanja objekta, kliknite na tastere b+C, a zatim b+V.


Pretraživanje i prikazivanje podataka

- 63 -

5. PRETRAŽIVANJE I PRIKAZIVANJE PODATAKA

5.1. Osnovne operacije

Pronalaženje određenog teksta u tabeli • Ovaj način pretraživanja je jednostavan, ali se svodi na pretraživanje određenog teksta u tabeli, slično kao kada u MS Word-u

pretražujete dokument

• Otvorite tabelu, postavite kurzor na polje koje želite da pretražujete, a zatim u meniju Edit selektujte opciju Find, ili na Toolbar-u

kliknite na ikonu . Na dialog box-u:



- 64 -

• U polju Find What unesite tekst koji želite da pronađete, podesite ostale parametre za pretraživanje i kliknite na dugme Find Next. MS Acces će pozicionirati kurzor na prvi rekord koji sadrži zadati tekst. Ako ponovo kliknete na dugme Find Next, kurzor će se pozicionirati na sledeći rekord koji sadrži zadati tekst.

Korišćenje specijalnih karaktera za pretraživanje • MS Access omogućava da se prilikom pretraživanja, u tekstu koji ste zadali za pretraživanje, koriste specijalni karakteri:

o ? - ako za pretraživanje zadate tekst: 'M?rko', MS Access će kao rezultat pretraživanja dati reči 'Mirko' i 'Marko'

o * - rezultat pretraživanja, ako zadate tekst: 'B*rad', MS Access će kao rezultat pretraživanja dati reči 'Beograd', 'Biograd', itd...

o # - služi za pretraživanje brojeva, ako zadate tekst: '199#', MS Access će kao rezultat pretraživanja dati sve godine između 1990. i 2000.

o Š ] - bilo koja dva ili više karaktera između zagrada moraju da se nalaze u tekstu koji tražite. Na primer, ako zadate tekst: 'MŠai]rko', MS Access će kao rezultat pretraživanja dati reči 'Mirko' i 'Marko'. Karakter '!' ispred slova u zagradama označava da reči sa navedenim slovima u zagradi, ne treba da budu rezultat pretraživanja. Ako zadate tekst: 'MŠ!a]rko', MS Access će kao rezultat pretraživanja dati reči 'Mirko' ali ne i 'Marko'.

5.2. Kreiranje upita (Query)

Šta je to upit (Query) • Podaci u bazi podataka su uvek smešteni u više manjih međusobno povezanih tabela. Kada se kreiraju izveštaji ili pretražuju

podaci, obično je potrebno da se koriste podaci iz više tabela.

• Na sledećoj slici je dat primer jedne baze podataka:



- 65 -

• Ukoliko želite da kreirate izveštaj koliko je koji prodavac prodao robe, potrebno je da kreirate upit koji će koristiti pet tabela:

ZAPOSLENI, PRODAVAC, NARUDZBA i STAVKANARUDZBE I PROIZVODI. Iz tabele ZAPOSLENI koristite ime i prezime, tabela PRODAVAC Vam govori ko je od zaposlenih zadužen za prodaju, tabela NARUZBA sadrži podatak ko je šta prodao, tabela STAVKANARUDZBE sadrži količinu i vrstu prodate robe, a tabela PROIZVODI jedinačnu cenu proizvoda.

• Da biste kreirali izveštaj koji sadrži željene podatke, prvo morate da kreirate odgovarajući upit (Query).

Kreiranje upita korišćenjem Simple Query Wizard-a • Na Design prozoru selektujte tab Query.

• Kliknite na ikonu New: .



- 66 -

• Na ekranu će se prikazati prvi dialog box na kojem treba da selektujete opciju Simple Query Wizard:

• a zatim kliknite na dugme OK.

• Na sledećem dialog box-u selektujte tabelu nad kojom želite da kreirate upit:



- 67 -

• a zatim, slično kao prilikom kreiranja forme, selektujte polja koja želite da sadrži upit:

• Kliknite na taster Next, na ekranu će se pojaviti sledeći dialog box:



- 68 -

• Ponovo kliknite na taster Next, na ekranu će se pojaviti sledeći dialog box:

• Zadajte ime upita i kliknite na dugme Finish. Na ekranu će biti prikazan rezultat Vašeg upita:



- 69 -

• NAPOMENA: Ovaj primer ilustruje samo osnovne principe kreiranja upita. Zapamtite da uvek možete da izmenite upit, dodate novu tabelu, zadate druge kriterijume...

Kreiranje upita bez korišćenja Wizarda-a • Iako MS Access omogućava da koristite Wizard, postoje situacije kada morate da kreirate upit bez korišćenja Wizard-a.

• Na Design prozoru selektujte tab Query, a zatim selektujte opciju Create query in Design view. Klikom na ikonu New: , na ekranu će se pojaviti novi prozor i dialog box. Novi prozor omogućava da se upit detaljnije specificira, a dialog box da selektujete sve tabele koje želite da budu uključene u upit:

• Na dialog box-u selektujte tabelu ili upit koji želite ba bude uključen u novi upit, a zatim kliknite na dugme Add. Ponovite istu

operaciju za sve ostale tabele i/ili upite.



- 70 -

• Na prozoru, koji se ranije pojavio u pozadini dialog box-a, prikazaće se sve selektovane tabele i/ili upiti kao i relacije koje ste uspostavili između tabela:

• Na sledećoj slici je prikazana situacija kada jedna od selektovanih tabela (i/ili upita) nema uspostavljenu relaciju sa drugim tabelama ili upitima (tabela PROIZVODI):



- 71 -

• Da biste uspostavili novu relaciju između tabela (i/ili upita), kliknite levim tasterom miša, zadržite ga pritisnutog na polje (atribut)

koje treba da ima vezu sa drugom tabelom, a zatim pomerite kurzor miša (koji će se promeniti i izgledati kao pravougaonik) na polje u drugoj tabeli sa kojom želite da uspostavite vezu. Na prozoru će se pojaviti linija koja označava relaciju između dve tabele:



- 72 -

• Kliknite dva puta na liniju koja označava relaciju, na ekranu će se prikazati dialog box na kojem možete da podesite vrstu

relacije:



- 73 -

Selektovanje polja koja će biti prikazana u upitu • Kliknite dva puta mišem na polje koje želite da bude u upitu, ili izaberite polje sa liste (Field):

• Ukoliko želite da selektujete sva polja iz tabele, kliknite dva puta levim tasterom miša na '*' u tabeli.

• Redosled polja u upitu takođe može da se menja, na isti način kao što se menja redosled kolona u tabeli.

• Ako želite da rekordi budu sortirani, u polju Sort selektujte način (Ascending - rastući niz ili Descending - opadajući niz) na koji će biti sortirani.



- 74 -

• Ako check box Show nije selektovan, to polje neće biti vidljivo kada startujete upit, ali možete da ga koristite za definisanje

kriterijuma. Na sledećem primeru, upit će prikazati samo polja PROIZVODIID i NAZIV, ali samo one rekorde u kojima je vrednost polja KOLICINA veća od 20:

Startovanje upita

• Kliknite levim tasterom miša na ikonu: .

Korišćenje logičkih operatora • U tabeli su dati neki primeri korišćenja logičkih operatora:

KRITERIJUM POLJE ZNAČENJE

20 Kolicina Prikaži sve proizvode kojih ima tačno 20

>20 Kolicina Prikaži sve proizvode kojih ima više od 20

<20 Kolicina Prikaži sve proizvode kojih ima manje od 20

>=20 Kolicina Prikaži sve proizvode kojih ima 20 i više



- 75 -

<=20 Kolicina Prikaži sve proizvode kojih ima 20 i manje

"Skener" Naziv Prikaži sve proizvode kojima je naziv reč "Skener"

Like "M" Naziv Prikaži sve proizvode kojima naziv počinje sa slovom "M"

Between 1.12.2002 And 15.12.2002

DatumNabavke Prikaži sve proizvode nabavljene u prvih petnaest dana decembra 2002. godine

Korišćenje specijalnih karaktera za pretraživanje • Prilikom pretraživanja, u tekstu koji ste zadali kao kriterijum, možete da koristite specijalne karaktere:

o ? - ako za pretraživanje zadate tekst: 'M?rko', MS Access će kao rezultat pretraživanja dati reči 'Mirko' i 'Marko'

o * - rezultat pretraživanja, ako zadate tekst: 'B*rad', MS Access će kao rezultat pretraživanja dati reči 'Beograd', 'Biograd', itd...

o # - služi za pretraživanje brojeva, ako zadate tekst: '199#', MS Access će kao rezultat pretraživanja dati sve godine između 1990. i 2000.

o Š ] - bilo koja dva ili više karaktera između zagrada moraju da se nalaze u tekstu koji tražite. Na primer, ako zadate tekst: 'MŠai]rko', MS Access će kao rezultat pretraživanja dati reči 'Mirko' i 'Marko'. Karakter '!' ispred slova u zagradama označava da reči sa navedenim slovima u zagradi, ne treba da budu rezultat pretraživanja. Ako zadate tekst: 'MŠ!a]rko', MS Access će kao rezultat pretraživanja dati reči 'Mirko' ali ne i 'Marko'.

Korišćenje složenijih kriterijuma • U upitima možete da koristite više kriterijuma u isto vreme. Na primer, ako zadate kriterijume:



- 76 -

• dobićete sve proizvode kojima ime počinje sa 'M' i ima ih 20 i više:

• ili, ako želite da kao rezultat upita dobijete sve proizvode čiji naziv počinje slovom 'M' ili 'S' i ima ih više od 20:

• dobićete sledeći rezultat:



- 77 -

Korišćenje filtera • Filteri su jednostavni upiti koji se primenjuju samo na otvorenoj tabeli ili formi.

Kreiranje filtera selekcijom • Da biste kreirali filter, otvorite tabelu i kliknite na polje koje sadrži vrednost koju želite da bude kriterijum. Na primer, u tabeli

PROIZVODI, kliknite na polje KOLICINA koje sadrzi broj '40':

• a zatim na ikonu Filter by Selection: .



- 78 -

• Na ekranu će se pojaviti tabela koja sadrži rekorde koji u polju KOLICINA imaju vrednost '40':

• Da biste isključili filter, kliknite na ikonu Remove Filter: .

Kreiranje filtera pomoću forme

• Otvorite tabelu i kliknite na ikonu Filter by Form: .

• Na ekranu će se pojaviti tabela sa jednim praznim redom. Kliknite na polje u kojem hoćete da unesete kriterijum. U polju će se pojaviti, sa desne strane, ikona sa strelicom na dole. Ukoliko kliknete na tu ikonu, na combo box-u ćete dobiti listu svih različitih vrednosti u toj koloni:



- 79 -

• Izaberite vrednost, na primer u koloni NAZIV izaberite reč 'Miš', a zatim kliknite na ikonu Apply Filter: . Na ekranu ćete dobiti sadržaj tabele ali sa primenjenim filterom:

• Da biste isključili filter, kliknite na ikonu Remove Filter: .



- 80 -

5.3. Modifikovanje upita

Dodavanje polja • Na Design prozoru selektujte tab Query.

• Selektujte upit koji želite da modifikujete, a zatim kliknite na ikonu Design: .

• Na ekranu će se prikazati prozor u kojem možete da modifikujete upit (Design View):



- 81 -

• U prvoj praznoj koloni, u polju Field, izaberite koje polje želite da prikažete u upitu:

Brisanje polja • Selektujte polje koje želite da izbrišete tako što postavite kurzor miša na vrh kolone u kojoj je definisano polje koje želite da

izbrišete, kurzor miša će promeniti izgled u: , a zatim kliknete levim tasterom miša. Boja pozadine selektovane kolone će se promeniti:

• Pritisnite taster c(Delete), a zatim f (Enter).

5.4. Selektovanje i sortiranje

Sortiranje zapisa u tabeli • Otvorite tabelu.



- 82 -

• Postavite kurzor na neku ćeliju u koloni za koju želite da bude kriterijum za sortiranje, a zatim kliknite na ikonu Sort Ascending:

• ili Sort Descending:

Sortiranje zapisa u tabeli korišćenjem filtera • Otvorite tabelu.

• U meniju Records->Filter selektujte opciju Advanced Filter/Sort:

• Na novom prozoru (Filter), koji je sličan prozoru za kreiranje upita, selektujte polja po kojima želite da sortirate i/ili filtrirate

rekorde u tabeli:



- 83 -

• a zatim kliknite na ikonu Apply Filter: .


Izveštaji

- 84 -

6. IZVEŠTAJI

6.1. Kreiranje izveštaja (Reports)

Šta su to izveštaji • Setite se da je jedan od prvih koraka prilikom kreiranja baze podataka definisanje sadržaja izveštaja koji treba da budu rezultat

podataka iz baze.

• Podaci mogu da se prikažu na ekranu ili da se odštampaju na štampaču. Za prikazivanje podataka na ekranu koriste se Datasheet View tabele ili forme. Iako i ovakvi prikazi mogu da se odštampaju, daleko bolji i kvalitetniji načIn je da se kreira izveštaj (Report).

• Izveštaji omogućavaju da se prikaz podataka formatira na razne načine, obave određene kalkulacije (sumiranje, izračunavanje proseka, ...), grupišu podaci, crtaju dijagrami ...

• Najlakši način za kreiranje izveštaja je korišćenje AutoReport Wizard-a.

Kreiranje jednostavnog izveštaja - Columnar • Na Design prozoru selektujte tab Reports.


• Na ekranu će se prikazati prvi dialog box na kojem treba da selektujete opciju AutoReport: Columnar, a zatim i tabelu ili upit koji ćete koristiti u izveštaju (u ovom primeru je selektovana tabela PROIZVODI) i kliknite na dugme OK:


Izveštaji

- 85 -

• MS Access će kreirati izveštaj koji ima standardni izgled:


Izveštaji

- 86 -

Kreiranje jednostavnog izveštaja - Tabular • Na Design prozoru selektujte tab Reports.


• Na ekranu će se prikazati prvi dialog box na kojem treba da selektujete opciju AutoReport: Tabular, a zatim i tabelu ili upit koji ćete koristiti u izveštaju (u ovom primeru je selektovana tabela PROIZVODI) i kliknite na dugme OK:

• MS Access će kreirati sledeći izveštaj:


Izveštaji

- 87 -

Kreiranje izveštaja korišćenjem Report Wizard-a • Na Design prozoru selektujte tab Reports.


• Na ekranu će se prikazati prvi dialog box na kojem treba da selektujete opciju Report Wizard, a zatim i tabelu ili upit koji ćete koristiti u izveštaju (u ovom primeru je selektovana tabela PROIZVODI) i kliknite na dugme OK:


Izveštaji

- 88 -

• Na sledećem dialog box-u selektujte polja koja želite da budu na izveštaju (Report-u):

• Kliknite na dugme Next. Na ekranu će Vam se pojaviti novi prozor u kojem možete da podesite koje polje služi za grupisanje

podataka. U ovom primeru ne koristimo ovu opciju.

• Kliknite na dugme Next. Na sledećem dialog box-u možete da izaberete polja koja će da služe za sortiranje podataka:

• U ovom primeru je izabrano polje NAZIV. Kliknite na dugme Next.

• Dialog box na sledećoj slici služi za podešavanje izgleda izveštaja:


Izveštaji

- 89 -

• Izaberite izgled izveštaja (Columnar, Tabular ili Justified) i orijentaciju stranice (Portret ili Landscape), a zatim kliknite na dugme

Next.

• Dialog box na sledećoj slici omogućava da izaberete jedan od definisanih stilova izveštaja. Kliknite na različite stilove da biste videli razliku između njih:

• Izaberite željeni stil i kliknite na taster Next. Na poslednjem dialog box-u, unesite ime izveštaja ukoliko niste zadovoljni sa

imenom koje Vam je Wizard ponudio:


Izveštaji

- 90 -

• Kliknite na taster Finish. Izveštaj koji ste kreirali izgledaće ovako:


Izveštaji

- 91 -

6.2. Modifikovanje izveštaja

Design View • Da biste napravili izmene na izveštaju potrebno je da pređete u Design View.

• Na Design prozoru selektujte tab Reports.

• Selektujte izveštaj koji želite da modifikujete, a zatim kliknite na ikonu Design: .

• Izgled izveštaja u Design View-u je kao na sledećoj slici:


Izveštaji

- 92 -

• Slično kao i kod formi, sada možete da menjate položaj polja i labela, menjate fontove, i slično.

• Napravite željene izmene. Da biste videli kako izgleda modifikovani izveštaj kliknite na ikonu Preview: .

Toolbox • Toolbox sadrži alate (u obliku ikona) za modifikovanje izveštaja, dodavanje novih polja, slika i drugih objekata na formu.

Standardan izgled Toolbox-a je kao na slici:

• Da biste 'uključili' ili ‘isključili’ prikazivanje Toolbox-a na ekranu, kliknite na ikonu Toolbox:

• Ili u meniju View, selektujte opciju Toolbox.


Izveštaji

- 93 -

Vrste objekata na izveštaju • Postoje tri vrste objekata (Controls) koji mogu da se nalaze na izveštaju:

o Bound control - objekat koji je povezan sa nekim poljem u tabeli ili upitu koji se koristi u izveštaju. Ovi objekti mogu da sadrže tekstualne podatke, brojeve, datum ili vreme, logičke podatke...

o Unbound control - sadrži tekst, broj, liniju, pravougaonik, sliku, ali njihov sadržaj nije povezan sa sadržajem polja u tabeli.

o Calculated control - sadržaj ovih objekata je izveden iz sadržaja tabele. Na primer, na prethodnom izveštaju može da se doda polje u kojem je izračunata ukupna vrednost svih proizvoda.

Dodavanje novog objekta u izveštaj • Ukoliko prozor sa listom polja nije na ekranu, u meniju View selektujte opciju Filed List.

• Na listi selektujte polje (polja) koje želite da dodate na izveštaj:

• Kliknite levim tasterom miša na selektovano polje (zadržite taster miša pritisnut) i pomerite kurzor miša na mesto u izveštaju

gde želite da bude polje (kurzor miša će promeniti izgled). Kada izaberete mesto na izveštaju gde želite da bude novo polje otpustite taster miša.

• Na izveštaju će se pojaviti novo polje sa labelom. Sada možete da podesite tačnu lokaciju na koju želite da bude kreirano polje (objekat).

Dodavanje novog text box-a u izveštaj • Na Toolbox-u selektujte ikonu Text Box:


Izveštaji

- 94 -

• Kliknite na mesto u izveštaju gde želite da bude novi Text Box. Ukoliko želite da promenite sadržaj labele, kliknite dva puta levim tasterom miša na labelu (pozadina teksta u labeli će promeniti boju), a zatim unesite tekst koji želite da sadrži labela.

• Ovako kreirano polje neće biti povezano sa nekim poljem u tabeli ili upitu na osnovu kojeg se kreira izveštaj.

Dodavanje novog polja u izveštaj • Ukoliko želite da u izveštaj dodate Text box koji je povezan sa nekim poljem u tabeli ili izveštaju, na Toolbox-u selektujte ikonu

Text Box, a zatim na prozoru Field List, selektujte polje koje želite da bude povezano (Bound) sa Text box-om.

• Kliknite levim tasterom miša na selektovano polje (zadržite taster miša pritisnut) i pomerite kurzor miša na mesto u izveštaju gde želite da bude polje (kurzor miša će promeniti izgled). Kada izaberete mesto na izveštaju gde želite da bude novo polje otpustite taster miša.

• Na izveštaju će se pojaviti novi Text Box sa labelom koje će biti povezano sa selektovanim poljem.

modul 5 - udzbenik · ecdl modul 5 - baza podataka - ms access uvod - 3 - 2. uvod 2.1. prvi koraci...

Documents