modul 5 - sim
DESCRIPTION
Sistem Pengendalian ManajemenTRANSCRIPT
Modul 5
Penyelesaian masalah (problem solving) adalah :Tindakan memberi respons/reaksi terhadap permasalahan dengan meminimalkan dampak
buruknya dan memaksimalkan dampak baiknya.
Masalah (problem ) adalah :Suatu kondisi yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian atau keuntungan yang
diluar kebiasaan
Keputusan (decision)Suatu aksi atau strategi yang dipilih
Pengambilan Keputusan (Decision Making) adalah :Tindakan menentukan aksi atau strategi yang dipilih dan diyakini akan memberikan solusi
terbaik terhadap masalah yang dihadapi
Elemen-elemen proses penyelesaian masalah : Standard, menggambarkan keadaan yang diharapkan. Informasi, menggambarkan keadaan saat ini. Manajer, sebagai penyelesai masalah
Model Sistem Umum Penyelesaian Masalah
Kriteria Solusi (Solution Criterion)Perbedaan antara keadaan saat ini dengan keadaan yang diharapkan.
Alternatif Pemecahan (alternative solution)Diidentifikasi oleh manajer dengan mengandalkan pengalaman (experience), informasi dan
masukan dari berbagai pihak.
Kendala (contraints) Internal Ekstenal (dari lingkungan)
Gejala (Symptoms) Kondisi yang dihasilkan oleh masalah : Menggambarkan masalah secara parsial Mengikuti kaidah gunung es (iceberg)
Struktur masalah (problem Structure) Masalah yang terstruktur, penyelesaiannya dapat dibantu oleh komputer. Masalah yang tidak terstruktur Masalah yang semi-terstruktur.
Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.1
ProblemElements of the conceptual system
Desired state
Current state
Standards
InformationsProblem solver
Solution
Alternative Solutions
Constraints
Penyelesaian Masalah (PROBLEM SOLVING)
Langkah-langkah penyelesaian masalah
o Pahami permasalahan tersebut dengan baik Bedakan antara gejala dan masalah dengan
Menganggap semua kondisi sebagai suatu gejala. Mencari akar permasalahan sebenarnya dari gejala-gejala yang
timbul.o Identifikasi solusi sebanyak-banyaknya (alternatif solusi)o Evaluasi semua solusi yang telah diidentifikasi.
Uji segi kelayakan dan dampak yang ditimbulkannya dengan memperhitungkan semua kendala yang ada.
o Putuskan, solusi yang dipilih untuk menyelesaikan masalah
Pendekatan sistem
Kerangka kerja untuk penyelesaian masalah dalam bidang komputer
Tahapan dan langkah-langkah
Tahap persiapan Pandang, organisasi sebagai suatu sistem Kenali, lingkungan dari organisasi tsb. Identifikasi, subsistem-subsistem yang ada dalam organisasi tsb.
o Identifikasi area-area fungsionalo Identifikasi tingkat-tingkat manajemen sebagai suatu subsistemo Identifikasi arus sumber daya
Tahap Pendefinisian (identifikasi masalah) Analisa seluruh sistem, setiap tingkat dari sistem ke sub-sistem
o Analisis top-down untuk mengidentifikasi pemicu masalah (problem trigger) pada setiap tingkatan.
Analisa bagian sistem tsb. dengan urutan tertentuo Evaluasi standar yang digunakan
Standar harus sah (valid), realistis, dimengerti & terukur.o Bandingkan output sistem dengan standar yang digunakan
Bila tidak sesuai evaluasi lagi standar yang digunakano Evaluasi manajemen
Analisa sistem manajemen & Struktur organisasio Evaluasi Pengolah Informasi (Information Processor)
Analisa sistem informasi yang adao Evaluasi Input sistem dan input sumberdaya
Analisa sistem fisik, input dari lingkungano Evaluasi Proses Transformasi
Analisa sistem dari prosedur, sistem dan alat yang digunakano Evaluasi Output Sumberdaya
Analisa sumberdaya fisik pada output (mis. Gudang finished good)
Tahap Solusi (pemahaman masalah) Identifikasi berbagai alternatif solusi, dengan
o Tukar pikiran (brainstroming) dalam tim (group discussion)o Perancangan bersama (joint application design)
Evaluasi alternatif solusi yang telah diidentifikasio Analisa keuntungan, kerugian dan dampak dari masing-masing solusi
Pilih Solusi yang terbaiko Analisa, penilaian dan negosiasi
Terapkan solusi yang dipilih Tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi tsb. efektif
Syarat untuk dapat melaksanakan penyelesaian masalah dengan pendekatan sistem adalah kemampuan untuk melakukan integrasi dari sistem-sistem yang ada dalam organisasi tersebut.
Keahlian untuk integrasi dikembangkan berdasarkan pengalaman.Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.2
Pengaruh Faktor Pribadi
Faktor pribadi yang berpengaruh pada penyelesaian masalah gaya pribadi (style)
Gaya (style) pribadi :
Sensitifitas pada permasalahan (poblem-sensing style) Pengabai/Penghindar masalah (problem avoider)
o Melihat masalah sebagai bukan masalaho Berusaha sedemikain rupa sehingga masalah tidak timbul.
Penyelesai masalah (problem solver) Pencari masalah (problem seeker)
o Senang menyelesaikan masalah dan selalu mencari masalah
Mengumpulkan informasi (information-gathering style) Preceptive style
o Hanya menerima informasi yang brkitan dengan area fungsional yang dikendalikannya
o Umumnya menggunakn management by exception Receptive style
o Mengumpulkan semua informasi yang ada, kemudian melakukan seleksi.
Menggunakan informasi (information-using style) Systematic style
o Mengacu pada metode-metode yang bku yang dianggap sistematiso Seringkali kurang fleksibel
Intuitive styleo Memodifikasi metode-metode yang baku disesuaikan dengan situasi
dan kondisi yang dihadapi
Dimensi Informasi
1. Relevancy : berkaitan langsung dengan permasalahan
2. Accuracy : Mempunyai tingkat akurasi yang tinggi Akurat vs. biaya
3. Timeliness : tepat waktu pada saat dibutuhkan
4. Completeness : Kelengkapan tentang permasalahannya Lengkap bukan berarti keleebihan (overload)
Standard
Pengertian : Ukuran kinerja yang ditetapkan dan dapat diterima untuk menyatakan kondisi ideal Lebih rinci jika dibandingkan dengan tujuan
Penggunaan : sebagai alat pengendali sistem
Sistem konseptual mengendalikan sistem fisik dengan 3 elemen penting yaitu : manajemen, pengolah informasi dan standard
Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.3
Management by exception
Pengecualian (exception) : Penyimpangan dari standard (diluar rang/batas-batas yang ditentukan) Perlu dilakukan pada kondisi tertentu
Management by Exception
Keuntungano Waktu tidak terbuang untuk memonitor hasil-hasil yang sesuai standardo Keputusan yang diambil jadi lebih sedikit & mendapat perhatian yang cukup baiko Perhatian hanya tertuju pada keadaan yang akan menyebabkan timbulnya
exception.
kerugiano Tidak semua aktivitas bisa ditetapkan standar/ukuran kinerjanya.o Perlu informasi yang akurato Standard yang ditetapkan perlu mendapatkan perhatian terus-menerus, apakah
standard tsb. masih relevan.o Manajer hanya menunggu apabila standard dilewati jadi pasif.
PENGOLAHAN DATA
Pada awalnya, pemakai output komputer pada perusahaan adalah pegawai administrasi di bagian akuntansi, yang komputernya melaksanakan aplikasi seperti pembayaran gaji pegawai, pengelolaan persedian (inventory control), dan penagihan. Sebagian informasi juga disediakan bagi para manajer, tetapi hanya sebagai output tambahan dari aplikasi akuntansi. Hal tersebut diatas didukung dengan adanya pengolahan data perusahaan.
Dengan semakin meningkatnya kompleksitas kegiatan bisnis, maka volume pengolahan data semakin tinggi. Pengolahan data adalah manipulasi atau transformasi symbol-simbol seperti angka dan abjad untuk tujuan meningkatkan kegunaannya. Dalam kegiatan bisnis, pengolahan data yang diterapkan pada data bisnis digunakan istilah pengolahan transaksi.
Tugas pengolahan data perusahaan dilaksanakan oleh system informasi akutansi (SIA) yang mengumpulkan data yang menjelaskan kegiatan perusahaan, mengubah data tersebut menjadi informasi, serta menyediakan informasi bagi pemakai di dalam maupun di luar perusahaan.
Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.4
5.1. SISTEM PENGOLAHAN DATA
Gambar 5.1.1. Suatu Model Pengolahan Data
Data dikumpulkan dari seluruh system fisik dan lingkungan, lalu dimasukkan ke dalam database. Perangkat lunak pengolahan data mengubah data menjadi informasi untuk manajemen perusahaan serta perorangan dan organisasi dilingkungan perusahaan.
Pengolahan data mempunyai empat tugas utama, yaitu pengumpulan data, manipulasi data, penyimpanan data dan penyiapan dokumen.
Pengumpulan Data
Saat perusahaan menyediakan produk dan jasa ke lingkungan, tiap tindakan dijelaskan oleh satu catatan data. Sistem pengolahan data mengumpulkan data yang menjelaskan setiap tindakan internal perusahaan dan transaksi lingkungan perusahaan.
Manipulasi Data
Operasi manipulasi data meliputi pengklasifikasian, penyortiran, penghitungan dan pengikhtisaran.
Penyimpanan DataData disimpan pada media penyimpanan sekunder, dan file dapat diintegrasikan
secara logis untuk membentuk suatu database.
Penyiapan DokumenOutput dikeluarkan dalam dua cara :
Oleh suatu tindakan Oleh jadwal waktu tertentu
Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.5
Lingkungan
Lingkungan
Manajemen
Perangkat lunak pengolah data
Input sumber daya fisik
Output sumber daya fisik
Mengubah
Data base
SIA
Data Informasi
Contoh Sistem Pengolahan Data
SISTEM DISTRIBUSI
Gambar 5.1..2. Diagram Konteks dari sistem Distribusi
Diagram konteks untuk menjelaskan batas sistem, elemen lingkungan dan interface. Dalam diagram konteks diatas, ada kemiripan arus data yang menghubungkan perusahaan dan pemasoknya dengan perusahaan dan pelanggannya. Pesanan yang diterima perusahaan dari pelanggan umumnya disebut pesanan penjualan. Pesanan tersebut dapat diterima atau ditolak tergantung dengan kredibilitas pelanggan, jika ditolak maka nota penolakan perusahaan harus dikirimkan pada pelanggan tersebut. Untuk mengingatkan jumlah hutang pelanggan, dibuatkan faktur dan laporan pembelian. Dengan pemasok sebelum dibuat nota pesanan pembelian, maka ada komitmen lisan. Terjadi pengiriman barang, dibarengi dengan faktur pemasok dan laporan dari pemasok untuk mengingatkan jumlah yang harus dibayarkan perusahaan. Setelah terjadi pembelian barang ke pemasok atau penjualan ke pelanggan, maka dara persediaan di gudang bahan baku harus disesuaikan. Kemudian di buatlah laporan dan Neraca untuk disampaikan pada manajemen sesuai ketentuan jangka waktu yang diberikan.Arus data dapat mencerminkan sumber daya konseptual maupun fisik, dan sumber daya konseptual dapat meliputi data atau informasi.
Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.6
Sistem Distribusi
Manajemen Gudang Bahan baku
Pemasok
Pelanggan Komitmen
Pesanan Pembelian
Pengiriman
Faktur Pemasok
Laporan dari Pemasok
Pembayaran ke pemasok
Persediaan
Laporan lain
Laporan Anggaran
Neraca
Laporan laba-rugi
Pembayaran oleh pelanggan
Laporan Pembelian
Faktur
Nota penolakan pesanan penjualan
Pesanan Penjualan
Gambar 5.1.3. Diagram 0 dari sistem Distribusi
Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.7
2.Pesanan pengisian kembali
persediaan
Manajemen Gudang Bahan baku
Pemasok
Pelanggan
Komitmen
Pesanan Pembelian
Pengiriman
Faktur Pemasok
Data pembelian
Pembayaran ke pemasok
Persediaan
Laporan lain
Laporan Anggaran
Neraca
Laporan laba-rugi
Pembayaran oleh pelanggan
Barang yang
diterima
Faktur
Pesanan Penjualan
Nota Penolakan pesanan penjualan
3.Memeli
hara buku besar
1. Mengisi Pesanan
pernyataan
Data buku besar piutang
Data buku besar persediaan
Data buku besar hutang
pernyatan pemasok
Gambar 5.1.4 Diagram 1 dari sistem yang mengisi pesanan pelanggan
Sistem yang memenuhi pesanan pelanggan, sistem pemasukkan pesanan ( order entry system ) memasukkan pesanan pelanggan dalam sistem, sistem persediaan (inventory sistem) memelihara catatan persediaan, sistem penagihan ( billing system) menyiapkan faktur kepada pelanggan, dan sistem piutang dagang ( account receivable system) mengumpulkan uang dari pelanggan.
Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.8
1.3penagihan
1.2Persediaan
Pelanggan
Pesanan yang diterima
Pesanan yang ditagih
2
Data pembelian
Pembayaran
oleh
pelanggan
Barang yang dipenuhi
Faktur
Pesanan Penjualan
Nota Penolakan pesanan penjualan
1.4Piutang Dagang
1. 1 Pemasukan
Pesanan
pernyataan
Data buku besar piutang
Data buku besar
persediaan
Barang yang diterima
23
Pesanan yang diselesaikan
3
2.3Hutang Dagang
Gudang Bahan baku
Pemasok
Komitmen
Pesanan Pembelian
Pengiriman
Faktur Pemasok
Data pesanan pembelian yang dikeluarkan
Pembayaran ke pemasok
Persediaan
Barang yang diterima
2.2 Penerimaan
2.1.Pembelian
Data buku besar hutang
pernyatan pemasok
1
1
Pembelian yang diterima
3
Kewajiban yang terjadi
pesanan pembelian yang dipenuhi
Data pembelian
Gambar 5.1.5 Diagram 2 dari sistem yang memesan untuk pengisian kembali persediaan
Sistem yang mengisi kembali persediaan, Sistem pembelian mengeluarkan pesanan pembelian persediaan yang diperlukan pada pemasok, sistem penerimaan menerima persediaan tersebut dan sistem hutang dagang melakukan pembayaran
Gambar 5.1.6 Diagram 3 dari sistem yang melaksanakan proses Pencatatan Buku besar
Sistem yang melaksanakan buku besar, sistem buku besar adalah sistem akutansi yang mengkombinasikan data dari berbagai sistem akutansi lain untuk tujuan menggambarkan keuangan gabungan dari operasi perusahaan. Buku besar sendiri adalah file yang berisi data gabungan tsb. Sistem ini memliki dua buah subsistem, pemeliharaan buku besar membukukan catatan yang menjelaskan berbagai tindakan dan transaksi ke dalam buku besar, penyiapan laporan menggunakan isi buku besar untuk menyiapkan laporan menejerial.
Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.9
Manajemen
Buku besar
Laporan lain
Laporan Anggaran
Neraca
Laporan laba-rugi
3.1Memeli
hara buku besar
3.2 Menyiapkan
laporan manajemen
Catatan buku besar
Data buku besar persediaan
Data buku besar hutang
Data buku besar piutang
Catatan buku besar yang diperbaharui
Data Laporan manajemen
1
1
2
1.1.2Menghitung pemeriksaan
kredit
File kredit pelanggan
Pelanggan
Pesanan yang diselesaikan
Data kredit
Order data
Pesanan Penjualan
Nota Penolakan
pesanan penjualan
1.1.4Menandai pesanan
yang telah terpenuhi
1.1 .1Edit data Pesanan
1.2
Penolakan edit pesanan
penjualan
Edit Penolakan
Penolakan kredit
pesanan penjualan
Pesanan yang diedit
File Log Pesanan
Penolakan kredit
1.1.3 Log
Pesanan
1.2
Pesanan yang
diterima
Pesanan yang diedit dan diperiksa
Gambar 5.1.7 Diagram 1.1 dari sistem entri pesanan
Gambar 5.1.8 Diagram 1.2 dari sistem persediaan
Gambar 5.1.9 Diagram 1.3 dari sistem penagihan
Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.10
1.2.2Memeriksa titik
pemesanan
kembali
1.2.4Menye-diakan data buku besar
1.2.1Memeriksa
saldo persediaan
Data pembelian
2
catatan barang yang diperbaharui
Barang yang tersedia
Pesanan yang
disetujui
File Pesanan tertunda
File persediaan
Jenis barang yang dipenuhi
Data buku besar persediaan
Barang yang diterima
1.1
1.3
3
1.2.3Menam-bahkan
jenis barang yang
diterima
Catatan jenis barang
Tambahan file
persediaan
catatan persediaan
Catatan pesanan tertunda
2
1.3.2Menyiapkan
faktur
File pelanggan
Pelanggan
Data Pelanggan
Pesanan yang ditagih
Faktur
Jenis barang yang dipenuhi
1.3.1 Mendapatkan
data pelanggan
Pesanan yang diselesaikan
data faktur
1.2
1.4
1.1
Gambar 5.1.10 Diagram 1.4 dari sistem piutang dagang
Gambar 5.1.11Diagram 2.1 dari sistem pembelian
Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.11
1.4.2 Menghapus piutang yang
terlunasi
1.4.4 Menyediakan data buku
besar
1.4.1 Menambah
piutang baru
Catatan piutang
Pernyataan
Data buku besar piutang
Pesanan yang ditagih
1.4.3Menyiapkan
laporan
File piutang dagang
Pembayaran oleh pelanggan
Catatan piutang untuk dihapuskan
Barang yang diterima
3
Catatan pernyataan
1.3
piutang baru
Pelanggan
File piutang yang telah
dibayar
2.1.4Menutup pesanan
pembelian
File pesanan
pembelian terbuka
File Pemasok
Data kinerja masalalu
data persediaan dari pemasok
Catatan pesanan pembelian
Data pesanan pembelian
pesanan pembelian yang terpenuhi
pesanan pembelian yang akan ditutup
Pesanan pembelian
2.1.3 Menyiapkan
pesanan pembelian
2.1.1Memilih
pemasok
Pesanan pembelian yang dihapus
1
Kewajiban yang terjadi
Data pembelian
2.1.2 Mendapatkan
komitmen lisan
Komitmen
Pemasok
Data pesanan pembelian yang
dikeluarkan
2.2
2.3
File histories pesanan
pembelian
2.2
Gambar 5.1.12 Diagram 2.2 dari sistem penerimaan
Sistem penerimaan bertanggung jawab memperbaharui sistem konseptual perusahaan untuk mencerminkan pengisian kembali persediaan dari pemasok.
Gambar 5.1.13 Diagram 2.3 dari sistem hutang dagang
Sistem hutang dagang bertanggung jawab untuk membayar pembelian kepada pemasok.
Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.12
2.2.2 Memberitahu system lain
Gudang Bahan baku
Pemasok
Pengiriman
Data pesanan pembelian yang dikeluarkan
Persediaan
Barang yang diterima
2.2.1 MemprosesPenerimaan
File barang yang dibeli
Pembelian yang diterima
1pesanan pembelian yang dipenuhi
Informasi penerimaan
2.3
2.1
2.1
Data barang yang dibeli
2.3.2 Membayar pemasok
File hutang
yang telah dibayar
Pemasok
Catatan hutang
Data buku besar
hutang
Faktur Pemasok
Data hutang baru
Pernyataan pemasok
Catatan hutang yang telah dibayar
File pembelian
yang diterima
2.3.1 Membuat catatan hutang pada
pemasok
Pembayaran ke pemasok
Pembelian yang diterima
Data pemba-
yaran
Kewajiban yang terjadi
2.3.4 Menyediakan
data buku besar
File faktur dan
pernyataan
2.3.3 Menghapus hutang yang telah dibayar
File hutang dagang
2.1
3
2.2
Catatan hutang
yang dihapus
data faktur
Data pemasok yang sudah dibayar
Data penerimaan
sebelum pembayaran dilakukan, perusahaan ingin memastikan bahwa perusahaan benar-benar berhutnag. Kepastian ini diperoleh jika terdapat tiga kondisi :
1. Terdapat bukti bahwa pesediaan memang dipesan. Bukti ini disediakan oleh suatu catatan dalam file hutang dagang.
2. Terdapat bukti bahwa persediaan telah diterima. Bukti ini disediakan oleh file pembelian yang diterima yang berisi nota penerimaan oleh sistem penerimaan.
3. Faktur telah diterima dari pemasok, seperti tercermin pada file Faktur dan pernyataan.
Peran Sistem informasi Akutansi dalam pemecahan masalah
Sistem ini menyediakan database yang dapat dipergunakan dalam pemecahan masalah. Pengolahan data merupakan dasar dari pemecahan masalah. Langkah pertama dalam menyediakan dukungan komputer bagi pemecahan masalah untuk manajer adalah dengan menerapkan sistem informasi akutansi yang baik.
Tujuan SIM adalah memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan, untuk semua tingkat manajemen. SIM menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika, dapa disediakan dalam bentuk table dan grafik.
Pengaruh prilaku selalu penting bagi kinerja system informasi, tetapi terutama penting bagi system informasi organisasi seperti SIM. Para manajer dan spesialis informasi dapat membuat program yang dirancang untuk mengubah dampak negatif dari pengaruh perilaku menjadi hasil yang positif.
SIM mencerminkan suatu sikap para eksekutif yang menginginkan agar komputer tersedia untuk semua pemecah masalah perusahaan. Ketika SIM berada pada tempatna dan berfungsi seperti yang diinginkan, SIM dapat membantu manajer dan pemakai lain di dalam dan di luar perusahaan mengidentifikasi dan memahami masalah.
APAKAH SIMDengan berfungsinya pengolahan data dalam suatu perusahaan, maka spesialis informasi perusahaan ingin agar kegiatan komputer terus berlanjut, sehinnga mereka mencari area aplikasi baru. Ketika disadari, pengolahan data dengan sistem informasi akutansi tidak dapat menyediakan informasi manajemen, perusahaan mencoba Sistem informasi manajemen (SIM). Dalam mewujudkan hal tersebut ternyata penghalang besar ada pada para manajer. Para manajer mengetahui tugas mereka, dapat memecahkan permasalahan perusahaan, tetapi kurang memikirkan peran informasi dalam kegiatan mereka, akibatnya sulit mengungkapkan secara tepat apa yang diperlukan dari SIM. Setelah manajer mempelajari komputer, mengetahui logika yang mendasari proses pemecahan masalah, mereka mampu menjelaskan kebutuhan informasi mereka. Specialis informasi mempelajari dasar dasar manajemen dan bekerja sama dengan manajer untuk merancang sistem informasi SIM, sehingga lebih mendekati kebutuhan manajer.SIM didefinisikan sebagai sistem berbasis komputer yang meyediakan informasi bagi beberapa pemakai dalam kebutuhan yang serupa. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan output dari simulasi matematika. Informasi digunakan manajer maupun non manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk pemecahan masalah.
Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.13
5.2. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Berbeda dengan pengolahan data dengan system informasi Akutansi, SIM tidak berkewajiban memberikan informasi kepada lingkungan perusahaan.
KONSEP SUBSISTEM INFORMASI ORGANISASI
Perusahaan yang menerapkan SIM untuk seluruh bagian, maka SIM akan mencakup area funsional sesuai dengan kebutuhan masing-masing. Sistem Informasi fungsional ini mencakup system informasi pemasaran, system informasi manufaktur, system informasi keuangan, system informasi sumber daya manusia dan system informasi sumber daya informasi. Walaupun masing masing area fungsional merupakan bagian perusahaan yang terpisah dalam subsistem yang berbeda, namun yang secara fisik tidak terpisah, sebagian besar database yang digunakan oleh suatu subsistem dapat juga digunakan oleh yang lain, demikian pula dengan perangkat kerasnya. Dalam SIM, system organisasi memerlukan berpikir secara logis, bukan secara fisik.
PERANGKAT LUNAK PENULIS LAPORAN
Perangkat lunak penulis laporan terdiri dari program yang menghasilkan laporan periodik dan khusus. Kedua laporan tersebut dapat terlihat sama persis, yang membedakan adalah pemicunya, yaitu :
Laporan periodikdisiapkan sesuai jadwal tertentu.
Laporan khususdisiapkan bila sesuatu kegiatan yang tidak biasa terjadi atau dilaksanakan.
Isi dari laporan periodik maupun khusus dapat ditingkatkan dengan menyatukan konsep Management by exeption (MBE). MBE dapat disatukan ke dalam laporan dalam empat cara :
Menyiapkan laporan hanya saat terjadi perkecualian Menggunakan urutan laporan untuk menyoroti perkecualian Mengelompokkan perkecualian Menunjukkan variasi dari keadaan normal
PEMBUATAN MODEL MATEMATIKA
Model adalah penyederhanaan (abstraction)dari sesuatu. Model mewakili sejumlah objek atau aktivitas yang disebut dengan entitas (entity). Manajer menggunakan model untuk memecahkan permasalahan.
Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.14
Pemecah masalah
organisasi
Database
Lingkungan
Lingkungan
Perangkat lunak penulis laporan
Sistem Informasi Manajemen
Data Informasi
Model matematika
Kegunaan Model adalah Mempermudah pengertian (pemahaman) Mempermudah komunikasi Memperkirakan masa depan
Model matematika merupakan jenis model yang berperan sangat penting dala SIM. Model matematika dapat dikelompokan dalam tiga dimensi, pengaruh waktu, tingkat keyakinan dan kemampuan mencapai optimisasi. Beberapa model yang digunakan adalah :
Model statis atau dinamis Model Probabilistik dan Deterministik Model Optimisasi dan Suboptimisasi
SIMULASI
Tindakan menggunakan model disebut simulasi. Simulasi terjadi dalam suatu pengaturan yang dijelaskan oleh elemen elemen data skenario. Simulasi memperkirakan dampak dari keputusan pemecah masalah.
SIM DAN PERTIMBANGAN FAKTOR MANUSIABerbagai pengaruh yang dapat mempengaruhi kinerja para pegawai saat mereka
melaksanakan tugas yang berkaitan dengan komputer dipandang sebagai pertimbangan faktor manusia. Rasa takut pegawai akan kehilangan pekerjaan karena digantikan oleh komputer, sehingga dampaknya merugikan perusahaan dapat dikurangi dengan adanya bantuan spesialis informasi kepada manajemen melalui langkah :Menggunakan komputer sebagai suatu cara mencapai peningkatan pekerjaan dengan memberikan pada komputer tugas yang berulang dan membosankan serta memberikan pada pegawai tugas yang menentang kemampuan mereka.Menggunakan komunikasi formal untuk membuat pegawai terus menyadari maksud perusahaan.Membangun hubungan kepercayaan antar pegawai , specialis informasi dan manajemen. Hubungan tersebut tercapai dengan bersikap jujur mengenai dampak dari sistem komputer dan dengan berpegang pada janji.Menyelaraskan kebutuhan pegawai dengan tujuan perusahaan.
SIM DAN PEMECAHAN MASALAH
SIM dan subsistem organisasinya berkontribusi pada pemecaham masalah dalam dua cara dasar :
Sumber daya informasi organisasiSistem tersebut merupakan suatu komitmen formal dari para eksekutif untuk menyediakan sumber daya informasi bagi seluruh manajer dan bagian yang memerlukannya.
Identifikasi dan Pemahaman masalahManajer menggunakan SIM terutama untuk menandai masalah atau mendekati masalah, kemudian memahaminya dan menentukan lokasi dan penyebabnya.
Kelemahan utama SIM adalah tidak tearah pada kebutuhan khusus dari pemecah masalah perorangan. Konsep Sistem pendukung keputusan dibuat untuk merespon kekurangan SIM.
PEMBUATAN MODEL
Model dapat dirancang sehingga elemen data Skenario merupakan variabel, sehingga memungkinkan penetapan berbagai nilai. Elemen data skenario, adalah elemen data yang menetapkan skenario, skenario itu sendiri adalah istilah yang digunakan untuk menjelaskan kondisi yang mempengaruhi simulasi.
Nilai input yang dimasukkan untuk mengukur dampaknya pada entitas dikenal sebagai variabel keputusan. Tiap kali model dilaksanakan, hanya satu variabel keputusan yang perlu diubah sehingga pengaruhnya dapat dilihat. Dengan cara ini, pemecah masalah secara bertahap sesuai metode menemukan kombinasi keputusan yang mengarah ke pemecahan masalah.
MODEL RENCANA PERSEDIAAN
Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.15
SKENARIO
PESEDIAAN AWAL 200PENJUALAN/HARI 20
VARIABEL KEPUTUSANPEMESANAN PERSEDIAAN 100TITIK PEMESANAN KEMBALI 175WAKTU PENGISIAN PESANAN 3
HASIL
HARIPERSEDIAAN AWAL PENAMBAHAN PENJUALAN PERSEDIAAN PEMESANAN
HARI PENGIRIMAN
1 200 0 20 180 02 180 0 20 160 100 53 160 0 20 140 04 140 0 20 120 05 120 100 20 200 06 200 0 20 180 07 180 0 20 160 100 108 160 0 20 140 09 140 0 20 120 010 120 100 20 200 011 200 0 20 180 012 180 0 20 160 100 1513 160 0 20 140 0
Eksekutif perusahaan mungkin menggunakan model matematika untuk membuat beberapa keputusan penting. Mungkin eksekutif itu ingin mensimulasikan dampak dari :
- harga produk- jumlah investasi pabrik
Seorang manajer yang menggunakan model matematika dapat memperoleh keuntungan sebagai berikut :
Proses pembuatan model dapat menjadi pengalaman belajar Kecepatan proses simulasi menyediakan kemamouan untuk mengevaluasi
dampak keputusan dalam jangka waktu singkat Model menyediakan daya prediksi odel lebih murah daripada Trial ang error
sedangkan kerugiannya Kesulitan pembuatan model sistem bisnis, akan menghasilkan suatu odel yang
tidak menangkap semua pengaruh pada entitas. membutuhkan keahlian matematika, untuk mengembangkan model dan
menafsirkan output secara tepat
Contoh output laporan dengan model grafis
DIAGRAM GARIS HASIL PENDAPATAN PENJUALAN
0
20
40
60
80
100
1980 1981 1982 1983 1984
Tahun
Do
lar
da
lam
ju
taa
n
ApelJerukKacang
Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.16
DIAGRAM BATANG HASIL PENDAPATAN PENJUALAN
0
20
40
60
80
100
1980 1981 1982 1983 1984
Tahun
Do
lar
da
lam
ju
taa
n
Apel
Jeruk
Kacang
Kelemahan utama SIM adalah tidak tearah pada kebutuhan khusus, sehingga tidak memadai untuk membuat keputusan yang spesifik dari pemecahan masalah spesifik. Konsep Sistem pendukung keputusan dibuat untuk merespon kekurangan SIM tersebut.
Sistem penunjang keputusan atau Decision Support System (DSS) Menyediakan informasi pemecahan masalah maupun kemampuan komunikasi dalam memecahkan masalah semi-terstruktur.
Penambahan terbaru pada konsep DSS adalah system pendukung keputusan kelompok atau Group Decision Support System (GDSS). GDSS berusaha memperbaiki komunikasi diantara para anggota kelompok dengan menyediakan lingkungan yang mendukung, dan mendukung proses pengambilan keputusan dengan menyediakan perangkat lunak GDSS yang disebut groupware.
PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Keputusan merupakan rangkaian tindakan yang perlu diikuti dalam memecahkan masalah untuk menghindari atau mengurang dampak negatif atau memanfaatkan kesempatan.
Menurut Herbert A. Simon, keputusan berada pada suatu rangkaian kesatuan, keputusan terprogram berada pada satu ujung rangkaian dan keputusan tak terprogram berada pada ujung yang lain, sehingga banyak masalah yang berada diantaranya disebut semi-terstruktur. Keputusan terprogram bersifat rutin, sehingga sudah ada prosedur penanganannya. Sedangkan keputusan tak terprogram tidak ada metode yang pasti untuk menangani masalah ini, karena belum ada sebelumnya, sifat dan strukturnya rumit ( tidak terlihat jelas) atau sangat penting sehingga memerlukan perlakuan yang sangat khusus.
Tahapan pengambilan keputusan menurut Simon adalah : Kegiatan Intelijen
Mengamati lingkungan mencari kondisi yang perlu diperbaiki. Pengamatan ini dilakukan dari tingkat system ke subsistem dan menganalisis bagian-bagian system secara berurutan.
Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.17
5.3. SISTEM PENUNJANG KEPUTUSAN
Kegiatan MerancangMenemukan, mengembangkan dan menganalisis berbagai alternative tindakan.
Kegiatan memilihMemilih satu rangkaian tindakan tertentu terbaik dari beberapa yang tersedia.
Kegiatan menelaahMenilai pilihan yang sudah dipilih dengan menepakannya dan membuat tindakan lanjut.
TUJUAN DSS
Tujuan DSS menurut Peter G.W.Keen bekerja sama dengan Scott Morton : Membantu manajer membuat keputusan untuk memcahkan masalah semi-
terstruktur mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya
Komputer dapat diterapkan pada bagian masalah yang terstruktur, tetapi manajer bertanggung jawab atas bagian yang tak terstruktur.
meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan manajer.
Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.18
MODEL DSS
Data dan informasi dimasukkan ke dalam database dari lingkungan perusahaan dan sistem pengolahan data. Isi database digunakan oleh tiga subsistem perangkat lunak :
Perangkat lunak penulis laporan Model Matematika Groupware
SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN KELOMPOK
Pada kenyataannya, Manajer memcahkan masalah dengan pendekatan kelompok, contoh : Komite, tim proyek dan gugus tugas.
Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.19
Pemecah masalah
organisasi
Database
Lingkungan
Lingkungan
Perangkat lunak penulis laporan
Sistem Pendukung Keputusan
Data Komunikasi Informasi
Model matematika Groupware
Para anggota klompok yang lain
Kata kunci dari DSS adalah keputusan dan kata kunci dari GDSS adalah komunikasi
Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.20