modernÍ metody ŘÍzenÍ

MODERNÍ METODY MODERNÍ METODY ŘÍZENÍŘÍZENÍ

Statutární město C H O M U T O VStatutární město C H O M U T O V

Konference „Modernizace veřejné správy 2007 – 2013“Konference „Modernizace veřejné správy 2007 – 2013“

Praha, 25.9.2007Praha, 25.9.2007

v podmínkách Magistrátu města Chomutova

STATUTÁRNÍ MĚSTO CHOMUTOV – MAGISTRÁT MĚSTA CHOMUTOVA

MODERNÍ METODY ŘÍZENÍ

Magistrát města Chomutova moderní úřad 21. století

Impulsy ke změnám

reforma veřejné správy:

na obce převedeny nové agendy a činnosti rušených okresních úřadů,

státní agendy převzaty s nevyhovující organizační strukturou a neflexibilním způsobem řízení

hledali jsme nové způsoby řízení



Nabízel se Benchmarking (BMK) a CAF.

Nové metody napomáhající efektivnímu řízení organizace veřejné správy:

založené na principu porovnávání se s ostatními a hledání dobré praxe

založené na principu sebehodnocení a odhalení slabých stránek organizace,

Realizace:

Benchmarking: 2003 - doposud

CAF: 2004 – 2006

Za zlomový považujeme r. 2004, kdy byla vypracována a schválena první sebehodnotící zpráva CAFu a dále schváleny akční plány BMK a CAFu.



Model CAF1. Ustanovení nezávislého projektového „CAF týmu“„CAF týmu“

2. Příprava a sběr dat

3. Vypracování sebehodnotící zprávy, s využitím dat z benchmarkingu

4. Zpracování a schválení akčního plánuakčního plánu

5. Nový cyklus



Nejdůležitější úkoly z akčního plánuÚřad neměl jasně formulovanou vizi. Bylo nutné zpracovat a stanovit strategické cíle, zmapovat, nastavit a zefektivnit procesy v organizaci.

Hlavní dokument Strategické cíle Městského úřadu Chomutov:1.Poskytování služeb zainteresovaným stranám (elektronizace, dostupnost a komfort služeb)

2.Personální a vzdělávací politika na úřadě (profesionalizace a zvýšení kvalifikace)

3.Spolupráce se strategickými partnery (prezentace, spolupráce, poradenství)

4.Čitelná politika a kultura úřadu (mj. městský marketing, zaměření na přidanou hodnotu)



Aktualizované Strategické cíle Magistrátu města Chomutova jsou součástí pracovního řádu organizace

Motto: „Úřad je „firmou“, u které má zákazník své služby předplacené. Oprávněně proto očekává zhodnocení svých peněz v přidané hodnotě, kterou mu může poskytnout pouze úředník svým trvale profesionálním přístupem.“



Cíl: Elektronizace

Koncept SMS - bezkontaktní objednávání se na úřad pomocí SMS – krátkou textovou zprávou se klient objednává na úřad v non-stop režimu, sám si volí den a čas návštěvy (významná redukce front).

Úředník předem ví, jaký úkon chce klient provést, takže je připraven. V textové zprávě se pak klient dozví, jaký formulář k úkonu vyplnit, kde budeobsloužen a výši správního poplatku.

(Služba funguje alternativně i e-mailem či z aplikace umístěné na informačním servisu magistrátu)



Cíl: Elektronizace

Zavedení platebních terminálů – možnost bezhotovostní úhrady všech plateb (dnes až 20 % veškerých transakcí), prvenství v rámci ČR

NABÍZÍME VÁM VĚTŠÍ KOMFORT A VYŠŠÍ BEZPEČNOST

Znáte-li přesnou výši vaší platby a variabilní symbol, můžete provést bezhotovostní úhradu prostřednictvím platebního terminálu v přízemí budovy.

Motto: „Šetřete čas i peníze, nečekejte ve frontě na pokladně !!!“



Cíl: Elektronizace

Digitalizace – v 1. fázi zaměřena na archiválie stavebního úřadu. Zvýšení komfortu, úspora času, minimalizace rizika zničení originálu, možnost práce více lidí s jedním dokumentem v daném čase.



Cíl: Dostupnost a komfort služeb

Podnikatelské centrum:

soustředění všech agend pro podnikatele do jednoho místa, budovy,

sloučení odborů stavební úřad a životní prostředí,

vytvoření centrálního registračního místa,

vytvoření „ChomutovPoint“ – platební terminál, elektronická podání (elektr. podpis), digitalizace, přístup do GISu, přístup do AXIS, internetové infokiosky, koncept SMS (bezkontaktní objednávání + zpětná informace o provedení úkonu) a další.



Cíl: Profesionalizace a zvýšení kvalifikace vzdělávání

• odborné školení a kursy prohlubující znalosti, kvalifikaci a dovednosti úředníků

• psychosociální výcvik• počítačové vzdělávání• image úředníka• jazykové kursy

e-learning vzdělávání vedoucích úředníků výrazně nad

rámec zákona inovativní učení – mj. učení se od druhých



Cíl: Profesionalizace a zvýšení kvalifikace

manuály nezastupitelných činností

dokument „Personální minimum“

coaching

kvartální a výroční hodnocení podřízeného nadřízeným a hodnocení 180°

motivace

týmová práce



Cíl: Strategičtí partneři

Identifikace partnerů a jejich přidělení vedoucím úředníkům

Pravidelné vyhodnocování spolupráce se strategickými partnery – součást výroční zprávy



Cíl: Strategičtí partneři

„Charta pro občana“ – pilotní projekt MV ČR a Sigma OECD z r. 2005 podle mezinárodně ověřené metodiky. Cílem je zkvalitnit správní činnosti a veřejné služby při bezprostředním kontaktu úředníků s občany.

Naše „charty“ (r.2006) znamenají jednostranné vyhlášení závazků vůči partnerům, obsahují příslib pro případ jejich nesplnění a zároveň staví na přiměřené odpovědnosti partnerů.

„Řešení podnětů klientů“

„Dávky v hmotné nouzi“



Proces čitelné politiky

Vydávání výročních zpráv (od r.2005)

Pravidelné pořádání setkání s občany – Brífinky (od ledna 2004 dosud)

Chomutovské noviny – 14-ti denník + 3 – 4x ročně magazín

Průzkumy, ankety

Informovanost úředníků – intranetový zpravodaj

Otevřený úřad – mj. odborné stáže studentů, posilování servisu podnikatelům

Aktivní účast na veletrzích a konferencích



ZPĚTNÁ VAZBA

Zvýšení spokojenosti zainteresovaných stran

Oddělení samosprávy od státní správy

Zjednodušení procesů

Snížení provozních nákladů – identifikace úspor, zprůhlednění finančních toků

Zpracování procesních map a map rizik



ZPĚTNÁ VAZBA:

2. národní konference kvality ve veřejné správě (Plzeň, 2005)

Organizace dobré veřejné služby – za implementaci modelu CAF a zapojení se do projektu benchmarking

Cena za inovaci v územní veřejné správě – za zavedení platebních terminálů

Cena za inovaci v územní veřejné správě – za komunikaci s klienty pomocí SMS

4. mezinárodní konference kvality (Tampere, 2006)

Koncept SMS - komunikace s klienty, projekt postoupil jako jediný ze všech územních samospráv v ČR



3. národní konference kvality ve veřejné správě (Liberec, 2006)

Organizace dobré veřejné služby – za implementaci modelu CAF a zapojení se do projektu benchmarking

Cena za inovaci v územní veřejné správě – za digitalizaci archivu Stavebního úřadu

Mezinárodní soutěže

Catalogue CAF – „Better results for the citizens by using CAF 2006“ – publikovány výsledky zavedeného modelu CAF

Vítězství v národním kole soutěže European Enterprise Awards – zisk české Ceny za podnikání v kategorii – Cena za omezení byrokracie, celkové vítězství v soutěži - ocenění ministerstva průmyslu a obchodu + nominace evropské kolo soutěže Brusel

Účast v evropském kole soutěže European Enterprise Awards (Brussels, Committee of the Regions, 2006)

zisk 2. místa v kategorii „Cena za omezení byrokracie“



NAŠE PLÁNY

Balanced ScoreCard

Interaktivní procesní mapy

koncept „Phone Book“ (vybrané úřední úkony)

VIP – Velký integrovaný projekt

projekt „Chytrá administrativa“

projekt „eChomutovsko 2010“



Děkuji za pozornost:

Ing. Theodor Sojka tajemník magistrátu

tel. (+420) 474 637 240

fax (+420) 474 637 242

GSM: (+420) 606 617 221

e-mail: [email protected]

Statutární město Chomutov

http://www.chomutov-mesto.cz

modernÍ metody ŘÍzenÍ

Documents