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ÍNDICE DE FIGURAS.
FIGURA DESCRIPCIÓN Pág.
1 Ubicación Geográfica de SIDOR, C.A 6
2 Tipificación de los Proyectos 26
3 Esquematización del Nº de seguimiento de Proyectos 27
4 Estructura del Costo Final Estimado. 30
5 Planilla de detalle de Proyecto 36
7 Estructura Organizativa de Sidor, CA 72
8 Organigrama general de la Dirección de Adm. y Finanzas 73
9 Esquema de la clasificación de las Inversiones 74
10 Esquema del Sistema de Control de Costos de Inversiones 75
11 Detalles de gasto de presupuesto de Proyectos 76
12 Plan de Trabajo inicial 77
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ÍNDICE GENERAL
Pág.
Introducción 4
Desarrollo
Descripción de la empresa
-Misión
-Visión
-Principios y Valores
-Objetivo General
-Estructura Organizativa
-Descripción de la unidad de Activo Fijo e Inversiones
Problemas observados
Objetivos
Plan de trabajo
Logros
Facilidades y dificultades
Apreciación sobre los conocimientos adquiridos
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6
7
7
7
7
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10
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16
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Conclusiones 60
Recomendaciones 65
Glosario 67
Referencias Bibliográficas 71
Anexos
Anexo 1 Estructura Organizativa de Sidor, CA
Anexo 2 Organigrama general de la DIAF
Anexo 3 Esquema de la clasificación de las Inversiones
Anexo 4 Esquema del Sistema de Control de Costos
Anexo 5 Detalle de gastos del Presupuesto
Anexo 6 Plan de trabajo inicial
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72
73
74
75
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INTRODUCCIÓN
La ciencia administrativa consiste en interpretar los objetivos propuestos por
la organización y transformarlo en acción organizacional a través de la
planeación, la organización, la dirección y el control de todas las actividades
realizadas en las distintas áreas y niveles de la empresa, con el fin de alcanzar
tales objetivos de la manera más adecuada a la situación.
En toda actividad administrativa surgen desvíos que afectan a la
Organización; por lo que se requiere, con el objeto de contrarrestar ese efecto
o impacto, la identificación de dichos desvíos, la naturaleza o causas por la
cual se originan y el alcance organizacional sujeto al impacto, definiendo de
ese modo un perfil de desviación que permita plantear posibles soluciones y
medidas de prevención.
Una vez descifradas las irregularidades y conocida la situación actual, se
necesita entonces en conjunto con los recursos tangibles e intangibles y de los
métodos que pudieran aplicarse, del control de gestión organizacional para la
eliminación o disminución al máximo del efecto en el rendimiento global
generados por ellas en la organización.
En orden a esto; se realizó un análisis del proceso de seguimiento y control
de los registros de información de costos de las Inversiones Capitalizables en
la Siderúrgica del Orinoco, Sidor, C.A. llevada a cabo en el sector de Activo Fijo
e Inversiones, en el departamento de Administración, adscrito a la dirección de
Administración y Finanzas, que involucra los factores de control contable, extra-
contable y de las asignaciones presupuestarias otorgadas a los Responsables
de Ejecución, disponiéndose para tal propósito los reportes de los movimientos
incurridos en dichos Proyectos de Inversión.
Por tal motivo surge la idea de realizar un documento que involucre los
procedimientos operativos del control de costos de los Proyectos de Inversión,
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con el fin de proporcionar una herramienta al analista de inversión, quien es el
responsable, que servirá de guía para efectuar correcta y eficientemente las
actividades que se ejecutan en dicho proceso y que permita verificar si el
presupuesto que se ha formulado en función a un Proyecto, se este ejecutando
de acuerdo a lo planificado y si las premisas de ejecución del mismo se están
cumpliendo conforme a la normativa interna.
En función a lo anteriormente expuesto, el documento a presentar consiste
en un informe descriptivo acerca de las operaciones correspondientes al
seguimiento y control de las obras en curso, dónde se detalla los pasos a
seguir para cumplir con la gestión eficaz del manejo de los costos de Inversión,
lo que implica la aprobación de Proyectos, el conocimiento de los costos
incurridos en la ejecución a través de los registros al Elemento PEP, la
disponibilidad y estatus de los Proyectos, solicitudes de ampliación, entre otros.
La realización de éste trabajo de pasantía no sólo permitió la adquisición de
nuevos conocimientos aplicados al tratamiento contable de las Inversiones
Capitalizables, sino también, proporcionar un aporte a la Organización por
medio de la recolección sintetizada de forma integral, comprensible y
actualizada, que servirá de base para la elaboración de un Manual operativo
para el control de costos de los Proyectos de Inversión.
Por medio de la experiencia adquirida, queda claro que generalmente las
Inversiones se mantienen bajo una visión de mediano a largo plazo,
convirtiendo la actividad de control en un mecanismo indispensable, si se
quiere garantizar el manejo eficiente de los recursos. El proceso de
seguimiento y control, constituye un instrumento sumamente importante que
permite tomar previsiones de los costos para hacer efectiva la puesta en
marcha de los Proyectos, en función al presupuesto asignado.
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4.- Descripción de La Empresa
SIDERÚRGICA DEL ORINOCO “Alfredo Maneiro” Sidor, C.A.
La Siderúrgica del Orinoco Alfredo Maneiro, Sidor C.A, es un complejo
siderúrgico integrado que utiliza tecnologías de Reducción Directa y Hornos
Eléctricos de Arco. Los procesos de esta siderúrgica se inician con la
fabricación de Pellas y culminan con la entrega de productos finales Largos
(Barras y Alambrón) y planos (Láminas en Caliente, Láminas en Frío y
Recubiertos). Este complejo está ubicado en la zona industrial de Matanzas,
estado Bolívar, región suroriental de Venezuela, sobre la margen derecha del
río Orinoco, a 282 Km. de su desembocadura en el océano Atlántico.
Figura 1. Ubicación geográfica de Sidor, C.A.
Fuente: SIDOR, C.A.
Misión
Comercializar y fabricar productos de acero con altos niveles de
productividad, calidad y sustentabilidad, abasteciendo prioritariamente al sector
transformador nacional como base del desarrollo endógeno, con eficiencia
productiva y talento humano altamente calificado, comprometido en la
utilización racional de los recursos naturales disponibles; para generar
desarrollo social y bienestar a los trabajadores, a los clientes y a la Nación.
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Visión
Ser la empresa socialista siderúrgica del Estado venezolano, que prioriza
el desarrollo del Mercado nacional con miras a los mercados del ALBA, andino,
caribeño y del MERCOSUR, para la fabricación de productos de acero con alto
valor agregado, alineada con los objetivos estratégicos de la Nación, a los fines
de alcanzar la soberanía productiva y el desarrollo sustentable del país.
Principios y Valores
Humanismo
Patriotismo
Ética Socialista
Disciplina
Eficiencia
Excelencia
Visión Colectiva
Solidaridad
Honestidad
Objetivos de la Empresa
Optimizar la producción en función de las exigencias, requerimientos y
necesidades del consumidor en cuanto a volumen, calidad y costo.
Optimizar los beneficios de la empresa mediante la venta de sus
productos, cumpliendo con los requisitos del mercado y prestando a sus
clientes el mejor servicio.
Procesar el mineral de hierro para obtener productos semi-elaborados y
productos acabados de acero, los cuales son destinados a cubrir la
demanda del mercado nacional y gran parte del mercado internacional.
Alcanzar una estructura financiera sana, tomando en cuenta las
necesidades de la empresa y las políticas financieras del país.
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DESCRIPCIÓN DE LA UNIDAD DONDE SE DESARROLLÓ EL TRABAJO.
Sector de Activo Fijo e Inversiones .
Es la unidad responsable de la administración, control y contabilización de
los bienes muebles e inmuebles propiedad de la Empresa, a través del control
administrativo y de los procesos relacionados que garanticen el seguimiento fiel
de todos los bienes y su resguardo físico y automatizado, velando por el
cumplimiento y transparencia en la preparación de documentos, movimientos,
registros y generación de análisis, además del control y seguimiento de la
ejecución de los costos de los Proyectos de Inversión objeto de capitalización.
La responsabilidad del sector está dividida en dos unidades:
Con respecto a la unidad Activos Fijos, es responsable de:
Garantizar la realización de las inspecciones periódicas, a fin de verificar
las condiciones de los bienes y validar los inventarios realizados por las
áreas usuarias.
Elaborar avalúos técnicos referentes a la venta, permuta y donación de
activos fijos.
Ingresar, controlar y supervisar las Altas, Bajas y modificaciones del
activo fijo e intangible de acuerdo con los procedimientos administrativos.
Actualizar y controlar los registros del activo fijo.
Realizar los registros contables en SAP de la depreciación mensual de
los activos fijos e intangibles.
Que los activos fijos de la empresa estén debidamente identificados con
etiquetas, con el método, código y fecha de rotulación, estén e almacén o
uso.
Crear y mantener actualizado el archivo Excel del movimiento del activo
fijo.
Efectuar la capitalización parcial o total de los activos, una vez que el
responsable de la ejecución del proyecto cierre el mismo con la aprobación
del Líder usuario y de mantenimiento.
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Velar por el movimiento detallado de las obras en curso.
Cargar adiciones y retiros en API y registrar todas las capitalizaciones de
proyectos en el sistema API.
Preparar el archivo Excel de asientos de ajuste por inflación de activos
fijos e intangibles y generar el análisis del activo fijo en API.
En cuanto a Inversiones, es responsable de:
Analizar y proponer la tipificación de los proyectos de inversión.
Verificar que el proyecto esté previsto en el presupuesto de aprobación y
erogación.
Verificar el cumplimiento de la normativa para la aprobación del FAI.
Crear en el sistema SAP las cuentas correspondientes al FAI.
Mantener los datos maestros de las cuentas PEP, órdenes controlling.
Realizar el análisis, revisión, contabilizaciones y reclasificaciones de las
cuentas de los proyectos en el sistema SAP.
Realizar mensualmente el análisis, revisión y elaboración del costo final
estimado (CFE) del Proyecto o cuando lo solicite el Líder del proyecto.
Revisar los saldos de las solicitudes de pedidos (SOLP), pedidos y
reservas en el SAP.
Determinación y propuesta final del costo estimado (proyección) y
mantener y actualizar el site de inversiones.
Elaboración, emisión y distribución del Informe de Proyectos (libro
blanco).
Controlar el costo del Proyecto hasta su terminación a través del site de
inversiones.
Llevar el control presupuestario y de disponibilidad de acuerdo con lo
indicado en el procedimiento.
Notificar al usuario los bloqueos de los proyectos por desvíos.
Elaborar la propuesta de capitalización y cierre de cuentas de proyectos,
coordinada con la Dirección de Ingeniería.
Verificar físicamente los proyectos terminados para su capitalización.
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5.- PROBLEMAS OBSERVADOS.
El objetivo común de toda Empresa radica fundamentalmente en la
elaboración de un producto o la prestación de un servicio de alta calidad, a
tiempo, al menor costo posible, con una mínima Inversión de capital, con una
máxima satisfacción de los empleados y que a la vez cumpla con las
especificaciones y exigencias de los clientes en cuanto a nivel de calidad y
confiabilidad del producto o servicio.
Para la consecución de este objetivo es necesario lograr un óptimo
funcionamiento tanto en los procesos productivos como en los administrativos
dentro de la Organización. Esta es una de las principales razones por las
cuales, las empresas actualizan no solo su infraestructura, maquinarias y
equipos, sino también sus prácticas de trabajo operativas y administrativas.
Con respecto a la parte administrativa; Sidor C.A. a consecuencia del
proceso de Nacionalización, para hacer cumplimiento con la Ley de la
Contraloría General de la República y del Sistema Nacional del Control Fiscal,
y del proceso de auditoría en ese período de transición, fue recomendado la
creación del sector de Activo fijo e Inversiones, para el resguardo de los bienes
que son propiedad de la Nación.
La incorporación de esta unidad administrativa que se encarga entre
muchas otras actividades de salvaguardar los activos fijos de la empresa del
Estado y del control de las Inversiones objeto de capitalización, permitió hacer
cumplimiento con las exigencias legales.
Estas Inversiones a las que se hace referencia tienen como fin realizar
aquellas adecuaciones y mejoras, requeridas por la empresa en función al Plan
Operativo Anual y al Plan estratégico, para lo cual es necesario llevar a cabo el
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seguimiento, análisis y control de los costos de Proyectos de Inversión desde
su aprobación y ejecución, hasta su cierre y capitalización.
Aún cuando se ha incorporado una nueva unidad destinada al control de las
Inversiones en proceso de ejecución, ésta empresa carece de una herramienta
de información actualizada como soporte para la puesta en marcha de las
actividades que allí se realizan, es decir, que los procedimientos existentes no
involucran los cambios que se han generado en la entidad,
En la actualidad, la Siderúrgica del Orinoco además de no contar con
información actualizada, carecen de un Manual Operativo que le permita al
Analista de Inversión, contar con una guía práctica para efectuar correcta y
eficientemente las operaciones que se llevan a cabo en la ejecución de los
Proyectos de Inversión.
Adicionalmente para llevar a cabo estas actividades sólo se encuentran
capacitados dos analistas de Inversión, si se diera el caso que por
circunstancias ajenas a la voluntad de alguno de los trabajadores, tuviera que
retirarse de forma inmediata, éste sector quedaría desprovisto de personal
preparado para realizar el trabajo correspondiente.
Entonces el documento a realizar sería una herramienta de gran ayuda para
agilizar el entendimiento y la compresión de la complejidad de las tareas que se
ejecutan en éste sector, si tuviera que incorporarse personal nuevo y sumado a
esto, la información que se pretende elaborar constituye la base para la
creación del Manual operativo.
En atención a los requerimientos y necesidades detectadas en la
Organización, se plantea la descripción de los procedimientos operativos para
la ejecución, seguimiento y control de los Proyectos de Inversión, de Sidor C.A.
En función a esto, el trabajo consistirá en presentar detalladamente los pasos y
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actividades inherentes al control de las Inversiones Capitalizables,
garantizando de éste modo, un proceso controlado en todas sus etapas según
la normativa establecida, los cambios ocurridos en la empresa y contribuyendo
con el progreso productivo de la Organización.
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6.- OBJETIVOS DE LA PASANTÍA.
Objetivo general.
Describir los procedimientos operativos para la ejecución, seguimiento y
control de los costos de las Inversiones Capitalizables, de la Siderúrgica del
Orinoco, Sidor C.A.
Objetivos específicos.
1.- Describir las bases para la aprobación de Proyectos de Inversión en la
Siderúrgica del Orinoco, Sidor CA.
2.- Diferenciar los tipos de inversiones que se generan en la Siderúrgica del
Orinoco, Sidor CA.
3.- Identificar los elementos tomados en consideración para la ejecución,
seguimiento y control de los Proyectos de Inversión.
4- Señalar los mecanismos de control interno de los Proyectos de Inversión de
la Siderúrgica del Orinoco, Sidor CA.
5.- Explicar los parámetros de control de gestión y de disponibilidad de las
Inversiones de la Siderúrgica del Orinoco, Sidor CA.
6.- Describir el proceso de determinación del Costo Final Estimado de los
Proyectos y la detección anticipada de desviaciones en costos.
7.- Explicar el tratamiento contable de los costos de las Inversiones en la
Siderúrgica del Orinoco, Sidor CA.
8.- Descripción de los procedimientos operativos para el control de costos de
las Inversiones capitalizables.
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7.- EXPLICACIÓN DEL PLAN INICIAL DE TRABAJO.
El plan inicial de trabajo contempla el desarrollo de las diferentes
actividades pautadas a desarrollar en la unidad, referentes al análisis,
ejecución, seguimiento y control de las inversiones, con la finalidad de manejar
información relevante, veraz y oportuna de los costos de Proyectos en curso de
la Siderúrgica del Orinoco, Sidor C.A.
La primera semana consta de una charla inductiva dirigida a los pasantes
con el fin de proporcionar conocimientos relativos a los procesos productivos,
identidad corporativa y seguridad industrial de la Organización. También se
realizó un recorrido por todas las instalaciones de la Empresa, para dar a
conocer la extensión y las diferentes Plantas ubicadas dentro de la misma.
En la segunda semana se procedió a la ubicación en el departamento de
Administración, a la asignación del tutor Industrial y la propuesta del tema a
desarrollar para la realización del informe. A su vez, se llevó a cabo la revisión
y análisis de los manuales y normativas aplicables al tratamiento de las
Inversiones Capitalizables de Sidor, C.A.
La tercera semana fue de capacitación para el uso y manejo del sistema
SAP, que es el software manejado por la empresa, que cubre todas las
gestiones empresariales integradas al sistema productivo y constituye la
herramienta principal, en conjunto con el Sistema de Control de Costos de
Inversiones o Site de Inversiones, para la ejecución de las actividades sujetas a
realizar. A su vez se dió inicio al informe de pasantía.
La cuarta semana se realizó capacitación y funcionamiento del site de
Inversiones, sistema adicional que utiliza el Analista de Inversiones en interfaz
con el sistema SAP para hacer los análisis respectivos, a través de la
información que es transferida de forma directa por éste.
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A partir de la quinta a la décima sexta semana se dió comienzo al análisis y
procedimientos para determinar el Costo Final Estimado de los Proyectos en
ejecución en un momento determinado, por medio del seguimiento y control de
las Inversiones capitalizables y a la par se fue desarrollando el informe de
pasantía hasta su culminación.
LOGROS.
Para el logro del objetivo de la pasantía –Describir los procedimientos
operativos para el seguimiento y control de los Costos de Inversiones
Capitalizables- con la finalidad de ampliar y fijar conocimientos adquiridos
durante el tiempo de preparación académica, se observaron de forma directa
las actividades ejecutadas en la empresa durante el proceso de inducción.
Para alcanzar los objetivos planteados se requirió de una investigación de
tipo documental y de campo, debido a que la información necesaria se obtuvo
directamente de la realidad objeto de estudio de una manera precisa y por
medio de fuentes primarias, en intermediación de la asesoría brindada por el
personal a cargo, capacitación teórica de manuales y normativas y capacitación
técnica del sistema SAP y del Site de Inversiones.
Para la efectividad del proceso se requirió de una entrevista al personal del
sector de Activo fijo e Inversiones, de una revisión documental y de la
demostración práctica de la utilización del los sistema utilizados y de las
actividades desarrolladas en el sector. A través de ésta metodología, fue
posible elaborar el documento que contempla la descripción detallada de los
procedimientos operativos del control de los costos de las Inversiones
Capitalizables, de la Siderúrgica del Orinoco, SIDOR, C.A.
Por ende los logros alcanzados responden a los objetivos inicialmente
planteados, la cual se obtuvieron después de haber cumplido a cabalidad con
el desarrollo continuo de las actividades reflejadas en el plan de trabajo.
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8.-FACILIDADES Y DIFICULTADES DURANTE EL PROCESO DE
PASANTÍA.
Facilidades:
Conocimiento teórico-práctico de las actividades que se desarrollan en el
sector de Activo Fijo e Inversiones para el seguimiento y control de las
obras en curso.
La asesoría y colaboración brindada por el personal del departamento
ante dudas o confusiones.
Desenvolvimiento en el manejo de programas como Microsoft Excel y
sistema SAP para el logro de los objetivos.
Cumplimiento del objetivo principal planteado que en este caso era la
elaboración del Manual Práctico, como herramienta para ejecutar los
pasos para llevar un seguimiento y control de las obras en curso.
Capacidad de comprensión en las actividades asignadas, dando lugar al
desarrollo continuo del informe de pasantía.
Dificultades:
Dominio de la serie de pasos y procedimientos en el sistema SAP para
determinar la disponibilidad de las inversiones, debido a la complejidad
del sistema.
Permiso restringido al acceso de Internet, ocasionando demoras en el
desarrollo del informe por el acceso negado a la búsqueda de
información vía Web.
No asignación de clave para acceder al sistema SAP y al Site de
Inversiones, lo que producía dificultad para desarrollar ciertas
actividades.
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Normativas y procedimientos desactualizados, lo que dio lugar a
entrevistas con el personal para accesar a la información correcta.
9.-APRECIACIÓN SOBRE LOS CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS.
A lo largo del período de pasantía fue posible reforzar los conocimientos
teóricos adquiridos durante el desarrollo académico, referentes al proceso de
análisis de Inversiones capitalizables, así como el procesamiento de la
documentación y obtención de la información contable necesaria de las obras
en curso, que suministran cada uno de los líderes de Proyecto en la Empresa
Sidor, C.A.
En orden a esto, a través de la pasantía se corrobora que la adquisición de
conocimientos teóricos es parte esencial del alumno para su posterior
aplicación en la práctica, por ello, se pone de manifiesto por medio del informe
todos los conocimientos reforzados y adquiridos durante la práctica profesional,
tanto teóricos como prácticos.
La Inversiones a las que se hace referencia, son aquellas destinadas a la
producción de la Organización consideradas dentro del activo fijo o
inmovilizados, tales como: edificaciones, instalaciones, adecuaciones,
adquisición de maquinarias y equipos, construcciones, etcétera.
La Inversión es, por definición, el volumen de dinero destinado a financiar un
proyecto determinado. Decir, sin embargo, que una inversión es igual al monto
desembolsado para su consecución, carece de sentido a menos que se diga
también quién y para qué se ha hecho esta Inversión.
La planificación de los Proyectos de Inversión y su incorporación al
presupuesto de inversiones forman parte del sistema de planificación a
mediano y largo plazo, que suele abarcar un período de 3, 5 ó tal vez 10 años.
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El éxito futuro de una empresa depende en gran medida de las Inversiones
que en ella se hagan; de ahí, que sea esencial realizar con efectividad la
planificación, control y seguimiento de los Proyectos de Inversión.
Inexplicablemente, así como la planificación es objeto de gran
preocupación, al seguimiento no se le presta a veces demasiada importancia.
En un sentido amplio, el seguimiento de los Proyectos abarca desde el
momento de su concepción, su ejecución, hasta la auditoria posterior a su
funcionamiento. La vida de un Proyecto se puede dividir en varias fases, a las
que se ha de referir el seguimiento y control:
1. Creación de ideas sobre Proyectos de Inversión.
2. Valoración del Proyecto.
3. Aprobación del Proyecto.
4. Incorporación al presupuesto de Inversiones.
5. Implantación del Proyecto.
6. Funcionamiento del activo objeto de la Inversión (Capitalización).
Desde el punto de vista estratégico, las Inversiones se configuran como el
reflejo de las prioridades que tiene la organización, en materia de inversión,
para proyectar su desarrollo económico-financiero, con la finalidad de estimular
el desenvolvimiento de los sectores productivos para fortalecer la capacidad
operativa de la Empresa.
Desde una visión económica-financiera, los Proyectos de Inversión
representan desembolsos realizados por la empresa a fines de adquirir bienes
y servicios para incrementar o mejorar la propiedad, planta y equipos. Estos
incrementos se hacen con el objeto de obtener un beneficio, ahorro futuro o
mejora en las condiciones de higiene, seguridad y medio ambiente; que en la
caso de la empresa Sidor, C.A los tipos de inversiones a considerar son por:
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Incorporación de equipos o instalaciones nuevas.
Modificaciones y/o reconstrucciones de equipos existentes.
Mejoras activables: Recuperación de instalación y gastos de
estabilización que permitan alcanzar niveles operativos.
Reemplazos.
Adecuaciones tecnológicas.
El seguimiento es la función de control que permite completar un proceso
determinado, ya que se encarga de hacer comparaciones de rutina entre los
resultados obtenidos y lo planeado. La herramienta de control señala con
rapidez las desviaciones con respecto a la planificación, dando lugar a la toma
de medidas correctoras necesarias para volver al rumbo perdido.
En un sentido más general al no existir un seguimiento, se escaparía de las
manos la definición de perfiles de desviación, y de este modo no es posible
garantizar la ejecución de los planes. Una entidad al no contar con medidas de
control que informen y den la señal de alarma cuando ésta se desvíe de los
planes, interfiere y debilita el desarrollo de la Organización.
El contenido del informe tiene una doble intención, primero explicar los
fundamentos sobre la cual se configuran las Inversiones Capitalizables en la
Empresa, así como la descripción de los diferentes procedimientos que se
realizan para su ejecución y control; y segundo, la explicación de la importancia
de la recolección de información alusiva a las Inversiones de los Proyectos,
dado que resulta inútil mantener datos o cualquier tipo de cálculos a menos que
la información obtenida sea utilizada para tomar medidas preventivas y/o
correctoras.
En tal sentido, los lineamientos a seguir son los siguientes:
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Todas las Inversiones que se realizan desde Ingeniería, tienen su base en
un plan regulador, que suele ser quinquenal y en el cual están definidos los
Proyectos claves para alcanzar los objetivos globales de la empresa. Para
facilitar su manejo, el plan regulador se divide en: proyectos Ordinarios Y
Extraordinarios.
Inversiones Ordinarias: Son aquellas que se realizan para mantener la
planta en sus niveles operativos. Usualmente son solicitadas por planta.
Inversiones Extraordinarias: Tienen como finalidad aumentos de
capacidad, mejoras de calidad y adecuación tecnológica. Se generan en
función del Plan de producción de la empresa a futuro, es decir el plan
quinquenal.
Los aspectos que se toman como base para la descripción de los
procedimientos de ejecución, seguimiento y control de los costos de las
Inversiones Capitalizables son los siguientes:
1.- Solicitud de Proyectos de Inversiones.
Esta constituye la primera fase del proceso, en la cual se debe detectar la
necesidad de un Proyecto y solicitar al área de Ingeniería y Medio Ambiente o
Sistemas, según corresponda, siendo el responsable de su determinación el
Líder Usuario solicitante.
Los Proyectos de Inversión deberán ser clasificados en: Industriales o
Tecnología de Información, siendo los primeros atendidos por la Dirección
Ingeniería y los segundos por Sistemas.
Cada proyecto está sujeto a lo siguiente:
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En función a lo previsto en el Plan Global: Para ello se emitirá un FAI
(Formulario de Aprobación de Inversiones) correspondiente a cada
proyecto.
Evaluación Económica: Toda Inversión será justificada técnica,
económica y financieramente antes de su aprobación, la responsabilidad
de los estudios estarán a cargo del sector que origine la Inversión.
Emisión y aprobación de Formulario de Aprobación de inversión
(FAI): Lo realizará la Dirección de Ingeniería a través de cada
departamento de Proyectos.
2.- Valoración de Proyectos de Inversiones .
La segunda fase corresponde a la valoración, llevada a cabo igualmente por
el Líder Usuario, quién deberá además evaluar el Proyecto, de modo que se
definan detalladamente los objetivos y alcances del mismo, especificar la
prestación solicitada y en conjunción con el Responsable de Ejecución, la
correcta evaluación; tanto en costos, como en impacto y estructura de personal
y que la misma responda a los objetivos funcionales definidos.
Así mismo, el Responsable de Ejecución deberá realizar los estudios
técnicos requeridos para la definición del Proyecto, debiendo contar para ello
con: los presupuestos correspondientes, especificaciones generales de
ingeniería y el monto total del Proyecto. El presupuesto del Proyecto deberá
estar formulado de forma tal, que se muestre el detalle de gastos, siendo los
rubros que lo conforman, los siguientes:
Ingeniería y asistencia técnica.
Suministros y fabricación nacional.
Suministros y fabricación extranjera.
Construcción, instalación y montaje.
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Gastos generales.
Gastos administrativos.
Contingencia.
Estos rubros tienen asignado sus cuentas correspondientes, con excepción
de la Contingencia ya que no es cuenta imputable. Este rubro es creado para
compensar todas aquellas eventualidades que puedan ocurrir durante la
ejecución del Proyecto. (Para ver detalle ir a los anexos, figura 3)
3.- Aprobación de Proyectos de Inversiones.
Para el proceso de aprobación (tercera fase), se deberá elaborar el FAI
(Formulario de aprobación de Inversiones), a través del Responsable de
Presupuesto y/o Ejecución, quien gestionará su preparación y emisión.
El formulario deberá contar con las firmas del Responsable del Presupuesto
y/o del Responsable de Ejecución, y para su formalización se requerirá la
aprobación por parte del Responsable Operativo y /o del Área usuaria y las
demás áreas vinculadas al Proyecto.
Todo Proyecto debe estar debidamente justificado y acompañado del FAI, el
líder Usuario solicitante es el responsable de elevar el FAI a la respectiva
gerencia para su consenso, el cual debe cumplir con los requisitos mínimos de
información, tales como:
El objetivo básico y el tipo de inversión.
Análisis detallado de los objetivos y alcances funcionales del proyecto.
Detalle de los bienes y/o servicios a adquirir y sus correspondientes
valores, indicando código de gasto y origen (nacional y exterior).
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Costo calculado en forma detallada, incluyendo una premisa de evolución
de precios que cubra la vida útil del proyecto, notificado por Planeamiento a
través de mail con NFS.
El impacto en la dotación que el proyecto pudiera generar.
La evaluación técnica y económica industrial del proyecto, realizada por
Ingeniería Industrial, que determinará la viabilidad económica.
La evaluación de efectuar una cobertura de seguro en la construcción y
montaje.
Los niveles autorizantes del proyecto.
Indicar si existe un Centro de Estudios Previos.
Existen Proyectos de Inversión que antes de ser aprobados deberán
primeramente realizar ciertos estudios, en este proceso es normal que se
generen desembolsos para lo cual se crea el Centro de Estudios Previos
(CEP), asignados por Activo fijo e Inversiones quienes serán los responsables
del uso adecuado del mismo.
En la transición de este periodo, las erogaciones correspondientes a los
análisis y estudios previos se imputan al Centro de Estudios Previos (CEP),
que estará respaldado por un Centro de Costos Garante, en el que se cargarán
dichas erogaciones de no transformarse en Inversión.
Para la creación del CEP, Ingeniería o Sistemas, enviará un mail con fondo
de seguridad que reúna los elementos (erogaciones a realizarse en detalle y
con indicación del código de gasto) y comunicando a los responsables, que
deberá incluir en copia al responsable de Centro de Costos Garante y al
Director de Ingeniería o Sistemas.
Una vez abierto, Activo fijo e Inversiones deberán informar el número de
CEP. Si el presupuesto del CEP no es suficiente para su realización, deberá
seguirse el mismo procedimiento de apertura para otorgar mayor presupuesto.
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Culminado los estudios previos del Proyecto, se procede a dar inicio al proceso
de emisión del mismo, elaborando el FAI para correr el circuito de firmas para
su aprobación.
Cuando el Proyecto es emitido para su autorización, se incluirá el monto
acumulado por concepto de estudios previos. Autorizado el FAI, se analizan
que cargos del CEP se transfieren a la Inversión o al Centro de Costos
Garante. Si transcurridos doce meses sin que se emitiera el Proyecto, los
gastos reales se transferirán al Centro de Costos Garante.
Cumplidos todos los requisitos del FAI, Programación y servicios General de
Ingeniería asigna un número consecutivo al formulario para el control y
seguimiento del proceso de autorización. Para ello, Activo Fijo e Inversiones
deberá verificar si el Proyecto está previsto en el presupuesto de aprobación y
erogación (Presupuesto Anual), además de analizar y definir la tipificación del
Proyecto ya sea, como un activo o gasto.
Entre tanto se considerará como activo o gasto en función a la descripción
del cuadro que se muestra a continuación:
Figura 2. Tipificación de los Proyectos
CONCEPTO Inversión (activo) Gasto
Bienes registrables
(inmuebles,
automotores, marcas,
etc.)
Cualquier monto Nunca
Nuevos equipos e
instalaciones (vida útil
igual o mayor a 1 año)
Mayor o igual a US$30.000 El resto
Vida útil mayor a 1 año y
cuyo monto sea igual o
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Mejoras
mayor a US$100.000 para
plantas mayores y
US50.000 para centros de
servicios y plantas
menores.
El resto
Mantenimiento y
reparaciones. Nunca Cualquier monto.
Intangibles (tecnología,
patentes, licencias, etc.) Mayor o igual a US$30.000 El resto
Hardware y software
adquirido o
desarrollado con
personal propio o
contratado.
Mayor o igual a US$30.000
El resto
Asistencias técnicas Nunca Cualquier monto
Fuente: Sidor, C.A.
Una vez hecha la tipificación del proyecto se dejará constancia de la
imputación definitiva en el FAI y determinada la viabilidad económica financiera
del mismo por Ingeniería Industrial, se anexará al expediente el informe
justificativo económico-financiero u otro (ambiental, gestión, seguridad) para
someter el formulario al proceso de firmas de aprobación.
En caso de aceptación y autorización del Proyecto de Inversión, Activo fijo e
Inversiones mantendrá un respaldo del FAI con su documentación, firmado por
los autorizantes según el tipo de Proyecto, para lo cual deberá hacer el registro
correspondiente al sistema SAP, a través de la creación del Elemento PEP
(Plan Estructurado de Proyecto) y cargar el presupuesto para su seguimiento y
control.
25
Adicionalmente, se publicará una copia del legajo del Proyecto en un
directorio o carpeta compartida con acceso restringido, al que tendrán acceso
Ingeniería y Sistemas.
4.- Incorporación al presupuesto de Inversiones.
Ya cumplido el proceso de aprobación del Proyecto de Inversión, se asigna
el Elemento PEP, que es el código de cuenta auxiliar donde se harán los
registros contables del proyecto a realizar, de esta manera queda identificada
la inversión y la planta, según el esquema siguiente:
Figura 3. Esquematización del número de seguimiento de Proyectos.
CÓDIGO ÁREA A PellaB HyL IC HyL IID Midrex IE Midrex IIF Acerías planchonesG Laminador en CalienteH Laminador en FríoI Acerías de PalanquillasJ Barras y AlambrónK Ingeniería y Medio AmbienteL Infraestructura y ServicioM Sistema y Comunicación
Fuente: Sidor, C.a
El número de la inversión es como se indica a continuación:
A 8 000
ÁREAS PROYECTOS CONSECUTIVOS
26
El número de seguimiento se define por tres elementos: la letra que indica el
área en que se realiza el Proyecto, el número, que alude al tipo de
financiamiento para lo cual se tiene:
Financiamiento interno:
8 Recursos propios
Financiamiento externo :
7 Fondo Común Chino Venezolano FCCV1
6 Fondo Nacional de Ciencia y Tecnología FONACIT
5 Fondo Común Chino Venezolano FCCV2
Y por último el número de seguimiento, que es un consecutivo asignado; por
ejemplo: A7001: Proyecto en planta de Pella con financiamiento externo del
FCCV1.
Una vez asignado el número se deberá realizar el seguimiento y control del
Proyecto en cuestión.
5.- Implantación del Proyecto.
Desde el momento en que el Proyecto ha sido aprobado para su puesta en
marcha, su ejecución depende fundamentalmente de los parámetros definidos
para el seguimiento y control de los costos de los Proyectos de Inversión; es
decir, de la implantación de los mecanismos de control interno, esto es, el
parámetro de Control de Gestión y el parámetro de Control de Disponibilidad.
Como es de suponer y tal como lo exige el Manual de Procedimiento de
Autorización de Inversiones de Sidor, C.A, al momento de plantear una idea de
27
Proyecto de Inversión, deberá hacerse una estimación de todos los costos
inherentes a la puesta en marcha del mismo, por lo tanto, es necesario tener
bien definido el alcance en el Presupuesto y una estimación del CFE (Costo
Final Estimado) adecuada.
El Presupuesto es la estimación del monto a erogar para concretar un
Proyecto determinado. Sin embargo, es corriente que surjan situaciones
imprevistas a la hora de ejecutar dichos Proyectos, lo que da lugar a costos
que no se contemplaron al momento de elaborar el presupuesto, ocasionando
desvíos.
El parámetro de Control de Gestión de Proyectos desde el punto de vista de
Costos, tendrá como finalidad controlar la diferencia entre el Presupuesto, que
se refiere al solicitado por el Responsable del Presupuesto y/o Responsable de
Ejecución aprobado por vía del FAI y el Costo Final Estimado, que en tal caso
no deberá ser superior al 10%;
El Control de Disponibilidad no es más que una medida de Control para
administrar los costos de los Proyectos, en función al presupuesto previamente
asignado.
Éste parámetro de Disponibilidad corresponde a la diferencia existente entre
el Presupuesto y el comprometido total (invertido + compromiso), que no
deberá exceder al 5%.
La estructura del costo del Proyecto está agrupada según los documentos
imputados a la Inversión, de la siguiente manera:
28
Figura 4. Estructura del Costo Final Estimado.
Comprometido Faltante
Devengado contable Presupuesto
COSTO FINAL ESTIMADO
Fuente: Sidor, CA.
El Costo Final Estimado: es el valor total del Proyecto en un momento
determinado, corresponde a la sumatoria del comprometido total y el faltante.
El invertido: son todos aquellos montos contabilizados en la cuenta del
Proyecto. Coincide con el devengado contable, y debería corresponderse con
la realidad física de la obra.
El comprometido: corresponde a la sumatoria de los montos invertidos y
los saldos de los pedidos y reservas imputadas a la cuenta del Proyecto.
El faltante: corresponde a todos los costos de las actividades no
comprometidas necesarias para la culminación del Proyecto y consideradas
dentro del alcance del mismo, estén o no incluidas dentro del presupuesto.
Los desvíos: es la totalidad de los costos que sobrepasan el presupuesto
aprobado, superando el control de gestión y de disponibilidad y cuyos costos
corresponden a todas aquellas actividades necesarias para la culminación del
proyecto que no estaban incluidas dentro del presupuesto.
Estados del Elemento PEP
INVERTIDOSaldos
De Pedidos y Reservas
SolicitudesDe
Pedidos(Solp)
Estimación del analista
DESVÍOS
29
Para tener Control sobre la asignación de imputaciones de costos de un
Proyecto al Elemento PEP, el analista de inversión manejará los estados del
Elemento PEP en el sistema SAP, que podría encontrarse en 5 estatus
diferentes, en los que tenemos:
Inversiones en curso:
1.- ABIERTO (estatus del sistema=abierto): cuando se ha creado el Elemento
PEP y requiere liberación para realizar imputaciones.
2.- LIBERADO (estatus del sistema=liberado): en el que se pueden comenzar
a imputar gastos al Proyecto.
3.- BLOQUEADO (estatus del sistema=bloqueado): estado en la cual el
Proyecto representa una situación transitoria por suspensión de la obra o por
cualquier otro motivo.
4.- CIERRE TÉCNICO (estatus del sistema=cierre técnico): estado en el cual
han concluido la obra física y están pendientes detalles administrativos. Aplica
desde el momento en que se recibió el mail con fondo de seguridad de
terminación de obra.
Inversiones cerradas:
5.- CIERRE DEFINITIVO (estatus del sistema=cierre definitivo): se aplica a los
120 días de realizado el cierre técnico, una vez recibido el correo de
autorización de capitalización por el área ejecutora.
El estatus de un Proyecto de Inversión se encontrará abierto una vez que
sea aprobado y creado el elemento PEP, y en su seguimiento, liberado luego
de cambiar su estatus abierto por medio de la asignación de la norma de
30
liquidación. Este permanecerá liberado siempre y cuando su ejecución
responda a la planificación y presupuesto acordado inicialmente y cumpla con
los parámetros establecidos.
Por el contrario, el bloqueo del mismo será realizado cuando supere la
tolerancia admitida (5% de Control de Disponibilidad); y preventivamente, el
analista de Inversión enviará un correo con fondo de seguridad al Líder del
Proyecto cuando el Costo Final Estimado aún no supere el 10% de desvío
admitido (Control de Gestión).
El Proyecto podrá desbloquearse al levantar el Control de Disponibilidad en las
siguientes condiciones:
Si el proyecto tiene un desvío igual o inferior a US$ 50.000 por
sobre la tolerancia admitida:
El Analista de Inversión deberá solicitar a través del correo NFS al jefe de
Administración la liberación del Proyecto, debiendo informar al Líder del
Proyecto o Director de Ingeniería ó Director de Sistemas.
La liberación del Proyecto se otorgará si tiene un complemento en
autorización o alguno de los anteriores ha comunicado la fecha y el monto del
complemento a solicitar (el Proyecto podrá encontrarse en esta situación por el
término de 60 días a partir de la autorización del jefe de Administración).
Si el proyecto tiene un desvío superior a US$ 50.000 por sobre la
tolerancia admitida:
El Analista de Inversión deberá solicitar a través de correo con NFS al
Director de Administración y Finanzas la liberación del Proyecto, debiendo
informar al Líder de Proyecto, Director de Ingeniería ó Director de Sistemas.
31
La liberación del Proyecto se otorgará si cumple con lo estipulado para los
desvíos iguales o inferiores a US$ 50.000, anteriormente expuesto.
Adicionalmente podrá bloquearse un Proyecto por solicitud del Líder, a
efectos de algún tema de control, quién hará la solicitud a través de correo NFS
con las causas que motivaron la solicitud de bloqueo al Analista de Inversión.
Por otra parte, ha sabiendas que los Proyectos de Inversión Extraordinarios
son aprobados y autorizados por medio de un Plan Quinquenal, su asignación
presupuestaria está en función del Presupuesto Anual, por lo que es común
que, aún cuando un Proyecto ha sido aprobado, la alícuota correspondiente al
año no sea otorgada por falta de disponibilidad de dinero al considerar dentro
del Presupuesto Anual, otras prioridades.
Y preventivamente, cuando el Analista de Inversión considere que el
Proyecto está próximo a excederse, comunicando al Líder de Proyecto y/o
demás involucrados. Si el Analista recibiere notificación sobre fecha y monto
del complemento a solicitar, esta información cumplirá con el procedimiento
para desvíos superiores a US$ 50.000.
Si el proyecto está bloqueado y se comprueba que tiene fondos disponibles
y se requiere levantar el Control de Disponibilidad o desbloqueos para
reclasificaciones internas, contabilizaciones de montos comprometidos o por
algún otro inconveniente el Analista de Inversión deberá solicitar a través de
correo NFS la liberación al jefe de Activo Fijo e Inversiones.
La esencia del Control de los Costos de las Inversiones en curso es la de
establecer medidas de restricción para imputar cargos sobre un Proyecto,
cuando existe una probabilidad razonable de que los responsables de
ejecución y presupuesto incumplirán con la asignación presupuestaria o
incluyan costos no relacionados a la Inversión.
32
Al excederse de los parámetros permitidos o al tener sospecha de desvío
el Analista deberá activar el bloqueo al respectivo Proyecto, en la que los
responsables no podrán realizar contabilizaciones sobre la Inversión; por ende,
no será posible hacer ningún tipo de solicitud para llevar a cabo las actividades
que requiera el Proyecto para su culminación y cierre, permaneciendo
bloqueado.
Para dar continuidad a su desenvolvimiento deberá primeramente otorgarse
la liberación del Proyecto, y para esto, los responsables deberán cumplir con la
normativa y realizar los trámites correspondientes.
Una vez cumplido con lo anteriormente expuesto y transcurrido el período
de ejecución y finiquitado todos los detalles técnicos del Proyecto en cuestión,
se procede al cierre del mismo.
Para el cierre de los Proyectos de Inversión el Líder usuario deberá enviar
vía correo con NFS el informe de terminación de obra al Analista, para cual no
deberá tener ninguna solicitud pedido ni reserva pendiente.
Seguidamente; el Analista, ya recibido el correo de terminación de obra
procederá a la verificación física del Proyecto y realizará un chequeo de los
componentes del mismo a fin de evaluar la concordancia del presupuesto, lo
ejecutado y la obra física.
Realizada la inspección y comprobado la relación entre los factores,
preparará el informe para su respectiva capitalización y ser incorporado en la
cuenta de propiedad, planta y equipo que corresponda, para su
funcionamiento.
Sistema de Control de Costos de Inversiones
33
El sistema de control de costos de inversiones permite controlar cada
Proyecto desde el momento en que se aprueba hasta su capitalización o cierre
contable y cubrirá el proceso desde que se crea el número de inversión
(Elemento PEP), hasta que se cierre o se capitalice el Proyecto.
El suministro de información sobre la marcha en forma rápida y eficiente
aproxima a una determinación del Costo Final Estimado, permitiendo a través
de la detección anticipada de desviaciones de costos en Proyectos, su
ejecución.
Para ello se utilizan algunos reportes generados en el sistema SAP y el Site
de Inversiones. A través de la información suministrada por dichos reportes se
crean los siguientes documentos de control de los Costos de los Proyectos de
Inversión.
Planillas de detalle del Proyecto.
También llamadas Cost Control, que muestra la situación presupuestaria de
la Inversión en un momento determinado. Este documento refleja de un
Proyecto el detalle de gasto, su presupuesto aprobado, el monto invertido,
comprometido y el faltante, para determinar su CFE y la variación existente
entre el presupuesto y el CFE. A continuación se muestra una planilla de
detalle de proyecto:
Figura 5. Planilla de detalle del Proyecto L8188.
34
Fuente: Sidor, C.A
A partir de ésta planilla puede demostrarse como se lleva a cabo la
evaluación y análisis para el control de los costos de los Proyectos de
Inversión, teniendo para ello:
1.- En la columna descripción: se encontrarán todos los detalles de gastos o
clase de costos del Proyecto de Inversión.
35
2. En la columna presupuesto aprobado: el monto del presupuesto total
aprobado (413.000 US$) y su asignación por detalle de gasto (columna 2 a la
9). La columna de presupuesto indica el monto a invertir por partida; es decir, la
estimación detallada y la distribución de los costos hecha por Ingeniería.
3.- En la columna invertido: se muestra la totalidad de los costos registrados
del Proyecto que ya se encuentran contabilizados por clase de costo y en
forma totalizada (202.090 US$).
4.- En la columna compromiso (total): el detalle de las erogaciones que ya
han sido comprometidas, en este se incluyen los pedidos, y las reservas
imputadas al Proyecto, y se deducen del presupuesto asignado por detalle de
gasto y en forma general (202.090 US$).
Observe el detalle de gasto de Ingeniería cuyo presupuesto aprobado es por
US$ 34.000, sin embargo el comprometido total supera su asignación
presupuestaria por US$ 3.242, por lo tanto su Costo Final Estimado
corresponde a la sumatoria del presupuesto más la variación producida, es
decir, US$ 37.242. Si el analista de Inversión estimare que se producirán
costos adicionales a los que se encuentran imputados deberán incluirse en el
reglón del Faltante, entonces su CFE se incrementará con la determinación de
dicho monto.
Aunque en el Cost Control la variación negativa del presupuesto se refleja
en el detalle “Ingeniería”, puesto que el objetivo aquí es proyectar el
comportamiento de los costos para determinar su CFE, contablemente se
reclasifica a otra partida de características similares que tenga disponibilidad de
presupuesto.
En el caso del detalle “Provisiones locales” al cual no se le asignó
presupuesto y que presenta una variación negativa absoluta de US$ 98.877,
36
igualmente se muestra la proyección del costo en el detalle de gasto que
corresponde, sin embargo, su imputación fue rebajada de la partida
“Construcción, Instalación y Montaje”, información que puede verificarse en el
documento del Faltante del Proyecto.
Para “Construcción, Instalación y Montaje” su imputación propia es por US$
65.971, y se ha disminuido de su presupuesto total (US$ 325.000), los US$
3.242 de Ingeniería referente a la variación negativa absoluta de ésta partida,
además de US$ 70.954 correspondiente al detalle de gasto de “Provisiones
locales” a la que no fue asignado presupuesto. La diferencia del CFE de
“Provisiones locales” (US$ 27.923) fue cubierta con la contingencia, que si
bien no es una partida su presupuesto se asigna a la cuenta que lo requiera.
Veamos de forma gráfica como fue distribuido el costo de “Provisiones locales”
Presupuesto afectado (DETALLE) Provisiones Locales US$
Construcción, Instalación y Montaje 70.954
Contingencia 27.923
Total Costo Final Estimado 98.877
Por lo tanto el faltante del detalle “Construcción, Instalación y Montaje”
queda de la siguiente forma:
Presupuesto aprobado: 325.000
- Comprometido total (65.971)
- Variación detalle Ingeniería (3.242)
- Variación detalle Provisiones locales (70.954)
= Faltante 184.833 US$
Y su Costo Final Estimado será:
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CFE= comprometido total + faltante
CFE= 65.971 + 184.833
CFE= 250.804 US$
Para la contingencia sería:
Presupuesto aprobado: 54.000
- Variación detalle Provisiones locales (27.923)
Saldo 26.077 US$
5.- En la columna faltante: se consideran las solicitudes de pedido y de
reservas que formarán parte del Proyecto de Inversión. Este monto se estima
igualmente por clase de costo y en forma general siendo éste último por US$
210.910.
La estimación del faltante es hecho de dos formas: primero por el sistema
Site de Inversiones de forma automática, y segundo, por el Analista de
Inversión.
Este cálculo es de gran importancia, puesto que su determinación adecuada
permite hacer una proyección del Costo final certero, que da lugar al análisis
del comportamiento de los costos, es por ello, que se requiere del Analista,
quién evaluará si el monto propuesto por el sistema es el indicado o deben
implicarse otros costos adicionales que el sistema por sí mismo no es capaz de
reconocer.
6.- En la columna CFE (Costo Final Estimado): Corresponde a la sumatoria
del comprometido total y el faltante, representa la esencia de los cálculos de los
costos, puesto que a partir del CFE se ejerce el respectivo control según la
proyección del mismo.
38
7.- En la columna variación (en USD): representa la diferencia existente entre
el presupuesto y el CFE. En la planilla se muestra la diferencia a detalle; sin
embargo, a efectos de control, su consideración es total y no por partida.
El detalle de gasto de “Ingeniería” y “Provisiones locales” (columna 2 y 3),
muestra resultados deficitarios con respecto al presupuesto, por el contrario
“Construcción, Instalación y Montaje” muestra una tendencia positiva. La
variación general o total del Presupuesto, en este caso es equivalente al CFE.
8.- En la columna variación porcentual (%): puede observarse la relación
porcentual de la diferencia individual (por clase de costo) y total existente entre
el presupuesto y el CFE, el cual en orden al Control de Gestión no deberá
exceder al 10% del total.
El Proyecto L8188 lleva varios años de ejecución, razón por la cual la
mayoría de las partidas no tienen estimación del faltante, porque se han
concluido los cargos a dichas partidas, y ya no requiere de las solicitudes o
documentos que forman parte del faltante que impliquen otras erogaciones al
mismo.
En este caso el Presupuesto es igual al CFE, aún cuando existen
variaciones tanto positivas como negativas, ya que en efecto “Construcción,
Instalación y Montaje” cuenta con un presupuesto que sirvió para compensar la
subestimación de las otras clases de costos.
Para ejercer el control tendríamos que el déficit generado por los detalle de
gasto de “Ingeniería” y “Provisiones locales”, que presenta una variación
absoluta por defecto de US$ -3242 y -98.877, respectivamente, es cubierto por
la disponibilidad de presupuesto de “Construcción Instalación y Montaje”, que
presentaba un saldo de US$ 259.029, y adicionalmente el de la Contingencia
por US$ 54.000
39
Aún cuando los detalles de gastos de “Ingeniería” y “Provisiones locales”
presentan déficit, las otras dos partidas cuentan con presupuesto para cubrir la
totalidad del déficit, en cumplimiento con los controles el Proyecto L8188 no es
bloqueado por lo siguiente.
Parámetro de Control de Disponibilidad ≤ 5% Presupuesto – comprometido total.
Entonces:
413.000 – 202.090 = 210.910 US$, que representa una diferencia positiva del
51.07% con respecto al presupuesto.
Parámetro de Control de Gestión ≤ 10% Presupuesto – CFE
Entonces:
413.000 – 413.000 = 0 US$, no existe variación del presupuesto por lo tanto es
≤ 10%
“En ambos casos el Proyecto cumple con los parámetros de Control”
Si el proyecto excediera en 5 ó 10% el Control de Disponibilidad o Gestión,
respectivamente, el Analista de Inversión procederá a su bloqueo, de forma tal
que no se hagan cargos adicionales al Elemento PEP.
Para la continuación del Proyecto se requiere entonces del documento de
ampliación, en función a la cantidad del desvío, ya sea, inferior o superior a
US$ 50.000 según el procedimiento de Ejecución, Seguimiento y Control de los
Proyectos de Inversión.
Cada Proyecto de Inversión deberá contar con su respectiva planilla de
detalle y la información generada en cada una de ellas estará anexada en
forma resumida en el Libro Blanco.
40
El Libro Blanco.
Es un informe mensual que contiene todos los Proyectos aprobados, con su
presupuesto, el comprometido total y CFE en forma generalizada; por lo tanto,
los montos de la planilla de detalle de la situación presupuestaria de los
Proyectos deben coincidir exactamente con los del Libro Blanco.
Para la elaboración de estos informes (Cost Control y Libro blanco) se
requiere de todos los documentos imputados al Proyecto, esta información es
suministrada por los reportes bajados del sistema SAP y el Site de Inversiones,
que a través de su procesamiento permiten detectar desvíos por
represupuestación del faltante o variación de un renglón.
Para el control de costos de los Proyectos de Inversión es imprescindible la
utilización del SAP que trabaja en interfaz con el Site de Inversiones, debido a
que con este sistema es posible:
Determinar la brecha del invertido.
Determinar la devaluación del comprometido.
Calcular el límite inferior de contingencia.
Actualizar los saldos de USD equivalentes, de solpes y pedidos
(comprometidos).
Proponer el faltante del nuevo período.
Determinar el saldo de pedidos indexados.
Para su realización el sistema Site de Inversiones cuenta con tres módulos:
Carga, Cálculo y Visualización.
1.- MÓDULO DE CARGA
Dentro de éste módulo se encuentran los siguientes submódulos:
41
Sub-módulo de datos maestros: Donde se ingresan los datos principales del
proyecto.
Centro de Inversión.
Descripción del proyecto.
Responsable.
Tipo de Inversión.
Área de Inversión.
Finalidad de la Inversión.
Motivo para las Inversiones de Medio Ambiente.
Estatus.
Observaciones.
Sub-módulo de presupuesto: Se indica el centro de inversión y los datos del
presupuesto.
Fecha de presupuesto.
Fecha de aprobación.
Tasa de cambio del presupuesto.
Monto del presupuesto detallado por cuentas.
Sub-módulo suplemento (presupuesto complementario): Se ingresan los
datos del Presupuesto Complementario, indicando el centro de inversión a que
corresponde, los datos a ingresar son:
Fecha de emisión.
Tasa de Cambio.
Monto de la ampliación del presupuesto detallado por cuentas.
42
Sub-módulo Interfase SAP Administrativo (Invertido): A través de este
modulo se van obtener todos los documentos contabilizados en el proyecto, de
los cuales tomaremos los siguientes datos:
1) Centro de Inversión
2) Fecha de documento
3) Número de Documento
4) Tipo de Documento
5) Descripción
6) Usuario
7) Documento de Compra (si lo posee)
8) Cuenta Mayor
9) Fecha de Contabilización
10)Monto del Documento
11)Moneda del Documento
12)Monto en Dólares
13)Monto en Bolívares
Sub-módulo Interfase SAP Abastecimiento (Comprometido): Este módulo
permitirá al analista de costos obtener las reservas pendientes y saldos de
pedidos que integran el comprometido, de los cuales vamos a tomar los
siguientes datos:
Para los Saldos de Pedidos:
1) Centro de Inversión
2) Número de Pedido (Orden de Compra)
3) Cuenta Mayor
4) Fecha de Emisión
5) Saldo del Documento
6) Moneda de Documento
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7) Saldo en Dólares
8) Saldo en Bolívares
9) Acreedor
10)Descripción del Producto o Servicio
11)Clase de condición ZIDP
12)Componente importado % de la condición ZIDP
13)Importe precio Bruto
14)Fecha de oferta
15)Cantidad pendiente
16)Fecha de entrega
Para las reservas pendientes:
1) Centro de Inversión
2) Número de Documento
3) Fecha de Emisión
4) Código de Material
5) Descripción del Material
6) Almacén
7) Fecha de Necesidad
8) Cantidad Necesaria
9) Cantidad a Tomar
10)Cantidad Faltante
11)Cuenta Mayor
12)Costo Estándar en Bolívares
13)Costo Total en Bolívares
14)Costo Estándar en Dólares
15)Costo Total en Bolívares
16)Orden de Compra (si la posee)
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Sub-módulo Interfase SAP Abastecimiento (Faltante): A través de este
módulo se van obtener las solicitudes de Pedidos, que están asignadas a
proyectos, de las cuales tomaremos los siguientes datos:
1) Centro de Inversión
2) Número de Documento
3) Cuenta Mayor
4) Fecha de Emisión
5) Monto del Documento
6) Moneda de Documento
7) Monto en Dólares
8) Monto en Bolívares
9) Acreedor
10)Descripción del Producto o Servicio
11)Status de la Solicitud.
Sub-módulo Carga Faltante: La finalidad de este módulo es determinar los
costos necesarios para culminar el proyecto. En este módulo el analista debe
ingresar los siguientes datos:
Centro de la Inversión
Fecha de Registro
Descripción
Cuenta Mayor
Monto Original
Moneda
Monto en Dólares
2.- MÓDULO DE CÁLCULO
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La finalidad de este módulo es determinar los factores necesarios para
identificar las desviaciones del proyecto. Los cálculos serán realizados por el
sistema y los factores a calcular son:
1) Costo Final Estimado: El Costo Final Estimado no es más que la suma del
comprometido más el faltante.
CFE = comprometido + faltante
2) Variación: Es la diferencia entre el presupuesto y el costo final estimado
Variación = Presupuesto Final – Costo Final Estimado
3) Variación Porcentual
Variación P = (Variación M / Presupuesto Total) * 100
Es importante señalar que los saldos y solicitudes de pedidos, deben ser
ajustados a la tasa de cambio de cierre del mes a informar respecto a su
relación con el USD. Para tal ajuste debemos aplicar las siguientes formulas:
4) Saldo de Pedido en moneda diferente al USD
SP (USD) = SP (UM)/Tc2
SP (UM) = Saldo de Pedidos en moneda del pedido
Tc2 = Tasa de cambio del periodo
5) Solicitud de Pedido en Bolívares
Solp (USd) = Solp(veb)/Tc2
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Solp (veb) = Solicitud de Pedido en bolívares
Tc2 = Tasa de cambio del periodo
Debido a las variaciones macroeconómicas del país, es necesario
determinar la diferencia que existe entre el invertido corriente y el invertido re-
expresados a valores del presupuesto, a esta diferencia se le conoce como
“Brecha”. Esta Brecha representa la variación en precio del presupuesto y la
diferencia será reflejada en las tablas de visualización.
Esta diferencia también se aplicará para el faltante. A su vez se deberá
determinar la variación en dólares de los saldos de pedidos, que existe al
cambiar la tasa de cambio del pedido, por la tasa de cambio del período. Ésta
variación se denomina “Devaluación”
La brecha y la devaluación serán aplicadas solo a los cargos realizados en
bolívares que están comprendidos en el invertido, comprometido y faltante. Los
resultados obtenidos al determinar la brecha y la devaluación deben ser
mostrados en dólares.
6) Saldos de Pedidos Indexados
Entre los documentos comprendidos en el comprometido encontramos las
órdenes de compra indexadas, las cuales poseen una condición especial, ya
que en estas, se ajustan los precios del producto o servicio a valores actuales,
tomando como referencia la estructura de costo del producto o servicio y la
paridad cambiaria de la fecha de la oferta y la actual. Debido a esto es
necesario determinar el valor actual de los saldos de pedidos para las órdenes
de compras indexadas.
Fórmula para determinar el saldo de Pedidos Indexados:
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SPI= Pu * Comp.I . Tc2 + ( Pu - (Pu* Comp.I)) . Cant. Fal TC3
Spi = Saldo de Pedido Indexado
Pu = Precio Unitario Bruto
CompI = Componente de Importación
TC2 = Tasa de Cambio del Periodo
TC3 = Tasa de Cambio de la fecha de Oferta
Cant.Fal. = Cantidad Faltante
7) Brecha del Invertido y el Faltante
Para obtener la brecha se aplicará la siguiente fórmula:
BI$ = Inv (Veb) __I 1___ - __ I 2___
Tc1. I2 Tc 2
Inv (veb) = Monto del Invertido en bolívares
Tc1 = Tasa de cambio del presupuesto
Tc2 = Tasa de cambio del período
I1 = Índice de inflación del presupuesto
I2 = Índice de inflación de período
Para la Brecha del Faltante se sustituye el monto del Invertido en bolívares por
el monto del Faltante en bolívares.
8) Devaluación del Comprometido
48
La devaluación se determina a través de la siguiente formula:
Dc = SP (veb) _1 - 1_ Tc1 Tc2
SP = Saldo de Pedido en Bolívares
Tc1 = Tasa de cambio del presupuesto
Tc2 = Tasa de cambio del periodo
9) Limite Inferior de Contingencia
Se refiere al mínimo valor de la contingencia el cual se determina por la
relación entre el comprometido total y el costo final estimado. Se obtiene con la
siguiente formula:
LIC = Co 1 - _C_ CFE
Co = Contingencia
C = Comprometido total
CFE = Costo Final Estimado sin Contingencia
10) Costo Final Estimado para Inversiones Nuevas
El costo final estimado para las inversiones nuevas será igual al
presupuesto. El monto total del presupuesto será reflejado en el faltante; esto
se debe a que se estima que lo presupuestado será el costo final del proyecto
al momento de culminarlo.
11) Faltante Propuesto por el Sistema
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Consiste en la comparación del costo final estimado del mes anterior con el
comprometido actual. Cuando el costo final estimado del mes anterior sea
superior a el comprometido actual el sistema propondrá la diferencia como
faltante adicional, esto se realiza ya que el faltante adicional propuesto en el
mes anterior no esta contemplado en las información suministrada por SAP, y
al realizar el reporte del mes actual se evita realizar nuevamente los registros
correspondientes a este faltante. A su vez asegura que el costo final estimado
de un proyecto no disminuya sin el consentimiento de la sección de control de
costos de inversiones.
Se determina con la siguiente formula:
Faltante propuesto:
Fp = CFE ˉ ¹ - C
CFE-1 = Costo Final Estimado del Mes Anterior
C = Comprometido del Mes Actual
La sistematización de procesamiento de datos desarrolla y mejora los
medios que garantizan la gestión empresarial correcta, eficiente y segura, es
decir, un buen sistema de control interno.
El suministro de información económica financiera adecuada y fiable
persigue evitar riesgos importantes a los que se puede estar expuesto, por
ejemplo, llevar a cabo decisiones en base a unos detalles financieros erróneos,
al no estar preparados correctamente o al adoptar procedimientos definidos de
manera equivocada.
La aplicación de los cálculos anteriores persiguen un único fin, y es el de
proyectar el Costo Final Estimado de las Inversiones en un momento
determinado, a través de la estimación del faltante que es el componente más
50
susceptible a producir variaciones en el presupuesto. La implantación de
medidas de control de costos permite asegurar y cumplir con la planificación de
un Proyecto según el presupuesto.
A través del Costo Final Estimado es posible medir la eficiencia con que son
utilizados los recursos, ya que éste costo representa en cierto modo, lo que
debería causarse o el costo que se producirá en la Inversión, por lo que su
comparación con el presupuesto aprobado nos origina una desviación, que hay
que analizar y cuantificar con el objeto de tomar medidas preventivas y
decisiones importantes.
En el desarrollo de la gestión empresarial los sistemas de control se utilizan
para determinar eficazmente la manera de operar y ayudan a controlar la
efectividad del sistema contable a través del análisis y los resultados que éste
produce.
Por ello, definir de una manera clara y práctica un conjunto de
procedimientos y controles de la gestión empresarial del seguimiento de las
Inversiones capitalizables, permite suministrar una fiabilidad en los registros
contables y una eficacia en el desenvolvimiento de las actividades de la entidad
para hacer una correcta evaluación y análisis de los procesos.
3.- MÓDULO DE VISUALIZACIÓN
Para observar y verificar los datos comprendidos en los proyectos se crearán
diferentes reportes los cuales estarán agrupados según el tipo, área, proyecto,
documentos, entre otros.
Los módulos del Sistema de Control de Costos de Inversiones presentan
información que es sensible, es decir, que sólo debe ser del conocimiento de
51
algunas personas o grupos de personas, las cuales están relacionadas por su
actividad.
El sistema de seguridad garantiza que cada persona dentro de Sidor tenga
el acceso a la información que está autorizada a ver. El acceso estará
establecido de la siguiente manera por:
PLAN
a) Plan I: Los usuarios del sistema con acceso tipo Plan I, tendrán autorización
completa al módulo de visualización.
b) Plan II: Los usuarios con acceso a este plan tendrán autorización a ver las
pantallas generales, pero no podrán ver las pantallas correspondientes a las
áreas de los proyectos, proyectos, ni documentos asignados a cada uno de
ellos.
ÁREA
Los usuarios con acceso tipo área podrán visualizar solo las pantallas
correspondientes a sus áreas de responsabilidad, incluyendo los proyectos y
documentos asignados a cada uno de ellos.
PROYECTO
Los usuarios con acceso tipo proyecto estarán autorizados a visualizar sus
proyectos y los documentos asignados. Este tipo de acceso es asignado a los
líderes o responsables de la inversión. Esta información es tomada de SAP, la
cual es ingresada al crear el Elemento PEP.
TRATAMIENTO CONTABLE DE LOS COSTOS DE PROYECTOS DE
INVERSIÓN.
52
Desde un principio, cuando surge una propuesta de Inversión (período que
requiere varios meses ya que implica un proceso de formulación), se debe
primeramente elaborar una idea de Proyecto de Inversión y demostrar la
factibilidad técnica y la viabilidad de dicho Proyecto, y es a partir de ese mismo
momento en que empiezan a generarse gastos.
Para evaluar y comprobar que un Proyecto de Inversión puede realizarse y
que será beneficioso para la Empresa, se requiere de análisis, pruebas y
estudios previos a la puesta en marcha, con el objeto de tener certeza sobre la
conveniencia o no del mismo.
Al igual que la adquisición de bienes y servicios, los estudios previos; por
ejemplo: los de ingeniería o los gastos por conceptos de traslados y viáticos al
personal, por motivos de investigación sobre alguna tecnología o algún tema
relacionado a la implantación del Proyecto, deben considerarse como costos de
la Inversión.
Sin embargo a primera instancia es difícil clasificar estas erogaciones, ya
sea como un costo o como un gasto. La tipificación a la que se refieren estos
desembolsos dependerá si estos en un futuro serán activables, y esta
condición estará en función del beneficio que se reciban sobre los mismos, y no
se tendrá certeza de los posibles beneficios, hasta tanto no se haya
comprobado la factibilidad y viabilidad del Proyecto de Inversión.
Para llevar el registro de los cargos por concepto de estudios previos del
Proyecto de Inversión, se creará el Elemento PEP, la cuenta auxiliar imputable
hasta tener conocimiento sobre la aprobación o negación del Proyecto, que
tendrá un Centro de Costos Garante.
Aún cuando en esta fase del Proyecto no se tiene certeza de su realización,
existe la posibilidad de que esos costos formen luego parte de la Inversión,
53
para este tipo de eventos la NIC N°16 explica que la entidad deberá evaluar
todos los costos de propiedades, planta y equipo en el momento en que se
incurre en ellos. En la empresa Sidor, C.A las Inversiones sobre las cuales se
han hecho los estudios, son de aquellas obras en curso que luego formarán
parte del activo fijo de la entidad, una vez sea capitalizada la Inversión.
Estos costos a los que refiere la NIC N°16 comprenden tanto aquéllos en
que se ha incurrido inicialmente para adquirir o construir una partida de
propiedad, planta y equipo, como los costos incurridos posteriormente para
añadir, sustituir parte o mantener el elemento correspondiente.
En el caso de los estudios previos, si el Proyecto sobre el cual se han
realizado los diferentes estudios es factible y es aprobado para su ejecución,
todas estas erogaciones formarán parte de los Costos del Proyecto
incluyéndolas en la cuenta del mismo. Si por el contrario; es rechazado, se
considerará como un gasto, de modo que el centro de costos garante asuma el
cargo llevándolo a resultados.
No sólo los estudios acerca de una Inversión son los únicos costos previos a
la ejecución de un Proyecto que deben ser incluidos. La NIC 16 expresa que
todos los egresos por instalación y puesta en marcha, los costos de
desmantelamiento y retiro del elemento, así como la rehabilitación del lugar
sobre el que se asentará, la obligación en que incurre una entidad cuando
adquiere bienes se corresponde al costo de la Inversión.
Son ejemplos de costos atribuibles directamente:
Los costos de preparación del emplazamiento físico.
Los costos de entrega inicial y los de manipulación o transporte
posterior.
Los costos de instalación y montaje.
54
Los costos de comprobación de que el activo funciona adecuadamente,
después de deducir los importes netos de la venta de cualesquiera
elementos producidos durante el proceso de instalación y puesta a punto
del activo (tales como muestras producidas mientras se probaba el
equipo).
Los honorarios profesionales.
Este período que contempla los Estudios Previos, tendrá un lapso no mayor
a 12 meses; entonces surge una circunstancia que pudiera generar confusión
en el registro de los desembolsos, si se diera el caso en que los estudios son
realizados entre períodos económicos distintos. Esto atendiendo a la hipótesis
del devengo que expresa que los gastos que tienen lugar en un ejercicio
económico, deben ser reconocidos en el período en la cual fueron incurridos.
La situación planteada, alude al hecho de que si los gastos por la no
realización de un Proyecto correspondientes a un período, no fueron
considerados desde un principio como tal, sino como un costo, a consecuencia
del desconocimiento de la puesta en marcha del Proyecto, se estaría privando
al período anterior del cargo del gasto que le correspondía.
Debido a que se ha arrastrado un gasto perteneciente al período anterior al
año consecutivo, se deberá realizar una reclasificación distribuyendo el gasto
correspondiente a cada año, en la que la porción adeudada del pasado año
será incluida en la cuenta “Gastos de Años Anteriores”, así mismo, la
proporción que corresponde al año en curso será imputada al Centro de Costo.
Volviendo al caso de que sea aprobado el Proyecto de Inversión, entonces
se considerará también como costo de la Inversión, las erogaciones por
estudios previos.
55
El Costo se suele definir como el volumen de erogaciones realizado en un
objeto determinado, en el caso presentado nos referimos como Costo de la
Inversión, a la totalidad de las erogaciones que tuvieron lugar en la
construcción, adquisición o instalación de un bien o servicio cuyo fin es
determinado por Ingeniería y que luego formará parte del activo fijo de la
entidad.
Para ello Ingeniería elabora un presupuesto detallado, donde distribuye el
costo total a cada clase de costo, según la proyección que estime gastar para
cada uno. El conocimiento de los costos por rubros, garantiza que el cálculo del
Costo Final de la Inversión se aproxime más a la realidad, debido a que a partir
de ello, se determinan los costos por cada partida.
Esta situación produce la necesidad de obtener mediante reportes
detallados mayor información sobre la que se harán los análisis profundos de
las cargas, es decir, en función al desglose realizado se obtienen resultados
analíticos que permiten evaluar que clase de costo a sufrido un desvío o
variación cuando el Proyecto se ha puesto en marcha. El objetivo aquí es
determinar el Costo final estimado, es decir, la suma de todos los desembolsos
realizados en la Inversión asignados a un Proyecto.
Todos los costos que son atribuibles por concepto de inversión se cargan
inicialmente al elemento PEP, y luego serán liquidados contra la cuenta del
mayor correspondiente, en este caso “Obras en Curso”.
A la cuenta mayor “Obras en Curso” serán cargados todos los costos del
proyecto que fueron acreditados al elemento PEP, hasta tanto la inversión
realizada no sea activable bajo las condiciones definidas por la gerencia para
su uso, es decir, su capitalización. Culminado el Proyecto, una vez terminada la
obra se liquidará la cuenta “Obras en Curso” contra la de propiedad, planta y
equipo que le sea asignable.
56
Existen proyectos que por su magnitud generan subproyectos, dando lugar
a una ejecución del mismo por etapas y por ende que la inversión objeto de
capitalización se realice parcialmente según el avance de la obra. Es decir, que
a medida que la ejecución progrese se irán capitalizando los costos, pudiendo
hacer cierre de la obra mayor y quedando en curso los subproyectos, de esta
forma se irá acreditando de la cuenta “Obras en Curso”, para abonar a la de
Propiedad, Planta y Equipo según corresponda.
Para finalizar un Proyecto de Inversión, el Responsable de Ejecución
solicitará el cierre con la aprobación del Líder Usuario, previa verificación de
que no existen compromisos pendientes. En el caso de cierre o capitalización
parcial, se deberá proceder al cierre de los elementos que cumplen con las
especificaciones para ser activables.
La capitalización de una Inversión, no es más que la incorporación del bien
a la Propiedad, Planta y Equipo de la entidad para activar su uso. Cuando
dicha capitalización se realiza de forma total, su tratamiento contable no es tan
complicado, puesto que sólo se liquidará la cuenta de “Obras en Curso” con la
de Propiedad, planta y Equipo, por el monto de los desembolsos totales
incurridos en la Inversión.
En las Inversiones que se llevan a cabo por etapas, su capitalización se
hará según el avance y culminación de cada etapa, incorporando al activo fijo
de la entidad, los activos que se encuentren en pleno funcionamiento y
quedando en la cuenta de “Obras en Curso” aquellos cuya ejecución aún se
encuentre en proceso.
No obstante, existen contabilizaciones mucho más complejas, como
pudiera ser aquellas inversiones que se hacen para sustituir, reemplazar o
mejorar partes de activo que conforma un sistema, lo que implica la
57
desincorporación parcial de un activo para incluir la parte que requería ser
sustituida.
La complejidad para el registro de este tipo de Inversiones recae en la
determinación del valor de la parte que fue sustituida, ya que al formar parte de
un activo, cuyo valor es asignado en forma general, el valor asignado por
desincorporación a esa parte sustituida debe ser razonable en función al activo
en conjunto. Además implica la decisoria sobre la disposición de la parte
reemplazada, ya sea para la venta, chatarreo, donación o uso futuro.
Para el cálculo del costo derivado de la sustitución de una parte del activo,
se determinará mediante la siguiente fórmula:
Valor desactivable = (VNA x VNR)_
VRN
Donde;
VNA= valor neto del activo.
VNR= valor neto remanente.
VRN= valor de reposición a nuevo.
En la que el VNR es igual a la diferencia del VRN y la depreciación acumulada.
VNR= VRN – depreciación acumulada.
Ya determinado el importe en libros de la parte sustituida, entonces se dará
de baja, utilizando el valor desactivable como indicativo de cuál era el costo del
elemento sustituido en el momento en el que fue adquirido o construido el
activo objeto de capitalización.
La pérdida o ganancia derivada de la baja en cuentas de un elemento de
propiedad, planta y equipo, se determinará como la diferencia entre el importe
58
neto que, en su caso, se obtenga por la disposición y el importe en libros de la
capitalización, que deberá se mostrada en el Estado de Resultados.
Cuando se obtiene información veraz, es posible tomar decisiones con total
seguridad o hacer cambios en la estrategias, pues enfrentarse con una serie de
opciones para hacer frente a un problema, no debe ser un acto al azar, sino el
resultado de un análisis minucioso de cada una de las posibles alternativas que
se presentan, adoptando siempre aquella que resulte más beneficiosa sobre la
que refleja una actuación deficiente, persiguiendo siempre la eficiencia en la
gestión organizacional.
59
10.- CONCLUSIONES.
Una vez cumplidos los objetivos y actividades pautadas para esta pasantía, se
llegó a las siguientes conclusiones:
1.- El proceso contable que realiza la empresa Sidor, CA para registrar
los movimientos de los costos de las Inversiones capitalizables está
perfectamente enmarcado dentro de la normativa aplicable (NIC 16
Propiedad, planta y equipo).
2.- El proceso de seguimiento y control se realiza en base a las
exigencias de las normativas internas de la Empresa, y esto es realizado
de forma sencilla, práctica y dejando respaldo de cada uno de los
documentos pertinentes que emite el sistema para que los responsables
lleven cuenta de la situación presupuestaria de sus Proyectos.
3.- La actualización de la situación presupuestaria de los Proyectos de
Inversión es exacta y precisa, dado que se utilizan controles auxiliares
extracontables, y antes de ingresar los datos de los movimientos al
sistema SAP y al Sistema de Control de Inversiones se verifican la
legitimidad de los mismos y una vez cargados al sistema, se comparan
con la información que dio origen a los movimientos.
4.- Algunas veces los responsables de presupuesto y/o ejecución no
proporcionan a tiempo la información requerida, situación que retrasa el
control del proceso contable que llevan los analistas con respecto a los
Proyectos, sobre todo con respecto a las horas hombre de Ingeniería.
5.- El sector de Activo fijo e Inversiones de la empresa Sidor, CA no
cuenta con un Manual de Normas y Procedimientos actualizados que
60
indique los cambios que se han generado en los procedimientos referidos
al control de costos de Inversiones. No obstante, el personal conoce la
nueva normativa, aún cuando no se ha formalizado su documentación y el
procedimiento para realizar el cálculo de costo final estimado es eficiente.
El desarrollo de los procedimientos operativos para el seguimiento y control
de los costos de las Inversiones capitalizables en Sidor CA, surgió como uno
de esos elementos que requería la Empresa para dar respuesta a sus
necesidades, puesto que no contaban con un instrumento que precisara
detalladamente la secuencia de los procedimientos llevados a cabo en el
cumplimiento de las funciones.
La descripción de los procedimientos en términos operativos de las
actividades de ejecución, seguimiento y control de costos de las Inversiones, se
convierte en información relevante. Puesto que el documento presentado
define las funciones, objetivos, tareas y el flujo de datos que deben ser
procesados.
Dicha información servirá para el posterior levantamiento del Manual de
Usuario de los sistemas empleados en el desarrollo de las funciones del
Analista de Inversión. Los sistemas administrativos implican la expresión
operativa de los criterios emanados en los procedimientos, de allí la
importancia de su realización.
De esta manera la recopilación y síntesis del documento se enfocó
en el registro de hechos que dan a conocer y analizar la información
específica y verdaderamente útil para el Manual operativo.
Uno de los aspectos más importantes que engloba el estudio y
descripción de los procedimientos, es que gracias a la delimitación de
estos, se puede hacer una valuación correcta de las inversiones,
61
estableciendo controles preventivos para hacer frente a los desvíos
que pudieran generarse.
El desarrollo del trabajo de pasantía permitió un ejercicio profundo
de análisis y evaluación de la propia lógica de los procesos
administrativos bajo un riguroso soporte teórico, que dio lugar a la
integración de las decisiones de la organización en materia
procedimental que pudieran aplicarse.
El funcionamiento administrativo y contable adquirido y
desempeñado en la práctica profesional referente al control de costo
de inversiones, tuvo como resultado proponer mejoras y nuevos
diseños que contribuyan a la eficiencia de las operaciones en un nivel
y sector de la organización. Por ende, construir a partir de los
recursos disponibles, instrumentos que contribuyan con el logro de
los objetivos constituye un aporte para la empresa por parte del
pasante y un avance para la misma.
62
11.- RECOMENDACIONES.
A la empresa Siderúrgica del Orinoco Sidor, CA:
1.- Es importante mantener la formalización organizacional, en lo que se refiere
a documentar y mantener actualizados los manuales de normas y
procedimientos para evitar consecuencias disfuncionales, en búsqueda de una
mayor eficacia y eficiencia organizacional, y la empresa no cumple con esta
característica. Adicionalmente los empleados, o al menos los del departamento
de Administración, desconocen y no tienen a su disposición la estructura
organizativa de la entidad.
En un sentido crítico constructivo se recomienda a todo el personal de
administración prestar especial atención en cuanto a su identidad corporativa y
a los jefes de sectores dar a conocer al personal a cargo la estructura
organizativa de la Empresa.
2.- Así mismo en el tiempo de pasantía pudo observarse que en el caso
particular del sector Activo fijo e Inversiones el personal operativo no participa
en mantener actualizados los procedimientos, es importante que quienes
tengan el conocimiento específico de las funciones de un cargo intervengan en
dicho proceso, porque en estos documentos se definen no solo los
participantes responsables, sino que además se establecen pautas claras
realizables para el alcance de los objetivos propuestos.
3.- Aún cuando la entidad cuenta con el recurso humano plenamente calificado
y capacitado para realizar las actividades inherentes al seguimiento y control de
costos de las inversiones; es necesario contar con un soporte en físico que
traduzca los pasos que conlleva el análisis de un trabajo tan complejo como
éste.
63
Por ello, se recomienda ahora que ya se ha realizado el informe descriptivo
de los procedimientos operativos de la ejecución, seguimiento y control de
costos de Inversiones, mantener una evaluación continua del mismo, de forma
que la información contenida siempre se encuentre actualizada y responda a
las necesidades de los usuarios, y la creación del Manual Operativo,
garantizando así, la eficiencia en los procesos administrativos y productivos de
la Entidad.
4.- Debido al manejo del volumen de información que implica el control de
costos de las Inversiones, la eficiencia de la gestión depende en gran parte de
la información suministrada que es base para la ejecución del trabajo, entonces
es importante que se genere cierta información con fluidez, con el objeto de
que pueda actuarse a la brevedad posible y adoptar medidas a tiempo.
Es recomendable entonces que la información a cuenta de los
Responsables sea enviada oportunamente para evitar una gestión deficiente,
ya que la capacidad de actuar y reaccionar lo facilita la oportunidad de la
información, es decir, la obtención a tiempo de una información detallada, para
evaluar el momento en que se produzcan las desviaciones más significativas.
A la Universidad Nacional Experimental de Guayana:
1.- Fomentar el conocimiento no solo teórico, sino incluir también, la aplicación
práctica de dichos conocimientos de una forma más acertada a la realidad del
campo laboral, a fin de facilitar la adaptación del estudiante en su desempaño
futuro como profesional.
2.- Promover e incluir dentro del programa de estudio o currículo, o como
actividad extracurricular, programaciones de cursos sobre sistemas
informáticos básicos utilizados, en este caso en particular, sobre el área
64
contable y/o administrativa; de modo que el estudiante tenga conocimientos
previos que sirvan de base en el manejo de otros sistemas más especializados.
GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS.
FAI (Formulario de Aprobación de Inversiones): Formulario utilizado para la
aprobación de inversiones.
Inversión: Toda erogación que deba incluirse en el Activo Fijo, por
corresponder a un bien tangible o intangible cuya vida útil supere el ejercicio
económico. Como así también, los costos asimilables a un bien de uso (por
ejemplo: ingeniería, estudios, pruebas, otros) y toda mejora sobre un bien de
uso que determine un incremento en su vida útil y en su prestación.
Proyecto: Incluye la adquisición de bienes registrables, proyectos
desarrollados por Ingeniería y Medio Ambiente o Sistemas cuyo monto sea
superior a US$ 50.000, o toda adquisición que deba incluirse en el activo fijo,
por corresponder a un bien tangible o intangible cuya vida útil es superior a un
ejercicio económico.
Monto solicitado: Es el monto que se solicita sea aprobado.
Monto total del proyecto: Son todos los costos estimados inherentes para
realizar el proyecto.
Tipificación: Asignación de la imputación contable (inversión o gasto) de las
erogaciones del proyecto.
Centro de Estudios Previos (CEP): Objeto de costo utilizado para imputar los
cargos relacionados con análisis y estudios previos realizados para determinar
la factibilidad del proyecto.
65
Responsable de presupuesto: Es el responsable de la elaboración del
presupuesto del proyecto bajo la base del alcance definidito por el Líder
Usuario Solicitante.
Responsable de Ejecución: Determina las especificaciones generales de
ingeniería, los estudios técnicos requeridos para la definición del proyecto, la
coordinación, seguimiento y control del proyecto en sus aspectos técnicos,
económicos y administrativos hasta su puesta en marcha. Es responsable por
la ejecución y/o presupuesto., puede ser diferente al responsable de
presupuesto y es responsable nivel de los sistemas y procesos de
autorización de erogación que pudiera desarrollarse.
Jefe de Departamento Área proyecto: Es el responsable de la coordinación
general de todos los proyectos del área de su responsabilidad. Es el jefe del
departamento Ingeniería y medio Ambiente o Sistema, bajo dependencia del
responsable de Ingeniería Y Medio Ambiente o Sistemas.
Presupuesto aprobado: Es el monto total autorizado del proyecto que incluye
el monto original y ampliaciones o complementos. Es el equivalente al monto
total del proyecto.
Costo Final Estimado (CFE): Es el valor total del proyecto en un momento
determinado, corresponde a la sumatoria de lo invertido + comprometido +
faltante.
Invertido: Son todos aquellos montos contabilizados en la cuenta del proyecto.
Coincide con el devengado contable, y debería coincidirse con la realidad física
de la obra.
66
Comprometido: Es el monto de los compromisos ya asumidos a través de los
pedidos y/u órdenes de compra colocadas y/o reserva de materiales y/ órdenes
en curso imputadas a la cuenta del proyecto.
Faltante: Corresponde a todas las actividades necesarias para la culminación
del proyecto y consideradas dentro del alcance del mismo, estén o no incluidas
dentro del presupuesto.
Limite Inferior de Contingencia: Se refiere al mínimo valor de la contingencia
el cual se determina por la relación entre el comprometido y el costo final
estimado.
Ajuste presupuestario: Se considera ajuste de presupuesto al aumento o
disminución del presupuesto aprobado, motivado por cambios en las variables
macroeconómicas, como puede ser cotizaciones entre divisas internacionales,
(ej. Relación euro dólar) inflación local o cambio de precios internacionales o
cambios de alcance.
SUPRA: Sistema Unificado de Presupuestación y registro de actividades.
Mejora: Se consideran mejoras cuando las erogaciones extienden la vida útil
del bien, incrementan su productividad o mejoran la calidad de los productos.
Mantenimiento o reparaciones: Son las erogaciones efectuadas par
mantener la capacidad operativa del bien o para subsanar problemas
especiales que redujeron o detuvieron dicha capacidad.
Elemento PEP: Cuenta auxiliar asignada una vez aprobada la Inversión, donde
se realizan los registros contables del Proyecto quedando así identificada la
Inversión y la Planta.
FCCV: Fondo Común Chino Venezolano
67
FONACIT: Fondo Nacional de Ciencia y Tecnología.
Devaluación: Variación en dólares de los saldos de pedidos, que existe al
cambiar la tasa de cambio del pedido, por la tasa de cambio del período.
Brecha: Es la diferencia que existe entre el invertido corriente y el invertido re-
expresados a valores del presupuesto, representa la variación en precio del
presupuesto.
USD (United State Dolars): cuyas siglas en inglés significan dólares Estado
Unidenses, y corresponde a la moneda nacional de los Estados Unidos.
VeB (Venezuela bolívares): Moneda oficial de la República Bolivariana de
Venezuela.
68
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS.
Norma Internacional de Contabilidad Nº 16. Propiedades, Planta y equipos.
SIDOR, C.A. (2008). Manual de autorización de Inversiones. Departamento de Administración.
SIDOR, C.A. (2009). Manual de procedimiento de Ejecución, seguimiento y control de los Proyectos de Inversión. Departamento de Administración.
SIDOR, C.A. (2009). Manual de procedimientote solicitud y aprobación de Proyectos de Inversión. Departamento de Administración.
69
ANEXOS
Anexo. 1 Estructura Organizativa de SIDOR, C.A.
Fuente: SIDOR, C.A.
Director despacho Presidencia
Director despacho Presidencia
Asistente Presidente ejecutivo
Asistente Presidente ejecutivo
Dirección Administración y
Finanzas
Dirección Administración y
Finanzas
Dirección Planificación Estratégica
Dirección Planificación Estratégica
Dirección Producción Industrial
Dirección Producción Industrial
Dirección Gestión, órdenes y logísticaDirección Gestión, órdenes y logística
Dirección de Relaciones Industriales
Dirección de Relaciones Industriales
Dirección LegalDirección Legal
Dirección de
Abastecimiento
Dirección de
Abastecimiento
Dirección ComercialDirección Comercial
Dirección de Calidad
Dirección de Calidad
Dirección de Sistemas
Dirección de Sistemas
Dirección de Talento Humano
Dirección de Talento Humano
Dirección de Ingeniería
Dirección de Ingeniería
Gerencia Promoción del
Acero
Gerencia Promoción del
Acero
Gerencia de Protección de
Planta
Gerencia de Protección de
Planta
Gerencia Auditoria Interna
Gerencia Auditoria Interna
Gerencia de Almacén
Gerencia de Almacén
Gerencia Asuntos Públicos
Nacionales
Gerencia Asuntos Públicos
Nacionales
Instituto de Investigaciones
Metalúrgicas
Instituto de Investigaciones
Metalúrgicas
Dirección General
Dirección General Oficina Atención
ciudadanaOficina Atención
ciudadana
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Anexo 2. Organigrama General Dirección Administración y Finanzas
Fuente: SIDOR, C.A.
Dirección Administración y
Finanzas
Dirección Administración y
Finanzas
Asistente Administrativo
Auxiliar Contable
Asistente Administrativo
Auxiliar Contable
Departamento de Administración
Departamento de Administración
Sector de FacturaciónSector de
Facturación
Sector Cuentas por pagar
Sector Cuentas por pagarSector Activo Fijo
e InversionesSector Activo Fijo
e Inversiones
Sector Contraloría y Edos.
Financieros
Sector Contraloría y Edos.
Financieros
71
Anexo 3. Esquema de la Clasificación de las Inversiones
Clasificaciónde
Inversiones
Según su Área
Industriales
Corporativas
Sistema
Otras
Según su finalidad
Seguridad
Ambiente
Productividad
Confiabilidad
Calidad
Gestión
Reducción de costos
Según su destino
Protección de aguas
Lucha contra el ruido
Protección ambiente
Protección naturaleza y estética paisaje
Saneamiento
72
Anexo 4. Esquema del Sistema de Control de Costos de las Inversiones
Sistema de Control de Costos de Inversión
Carga Cálculo
Datos maestros
Suplemento
Interfase SAP abastecimiento
Carga faltante
Presupuesto
Interfase SAP Administrativo
Interfase SAP abastecimiento
Devaluación
Variación
Resto
Límite Inferior Contingencia
Brecha faltante
CFE
Brecha Invertido
Visualización
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Anexo 5. Detalle de gastos del Presupuesto.INGENIERÍA Y ASISTENCIA TÉCNICA
SUMINISTROS NACIONALES
Cuentas Mayor Descripción60400458 Suministro y Fabricación General Local60400459 Suministro y Fabricación Mecánica Local60400460 Suministro y Fabricación Eléctrica local60400461 Suministro y Fabricación Civil local60400462 Suministro y Fabricación Electrónica local60400463 Suministro y Fabricación Instrumentación local60400464 Suministro y Fabricación Estructuras local
SUMINISTROS EXTRANJEROSCuentas Mayor Descripción
60400465 Suministro y Fabricación General exterior60400466 Suministro y Fabricación Mecánica exterior60400467 Suministro y Fabricación Eléctrica exterior60400468 Suministro y Fabricación Civil exterior60400469 Suministro y Fabricación Electrónica exterior60400470 Suministro y Fabricación Instrumentación exterior60400471 Suministro y Fabricación Estructuras exterior
CONSTRUCCIÓN, INSTALACIÓN Y MONTAJECuentas Mayor Descripción
60400472 Construcción y montaje general60400473 Obras preliminares60400474 Construcción civil60400475 Acabados de arquitectura
GASTOS GENERALESCuentas Mayor Descripción
60400476 Fletes, seguro, caleta, estiba60400477 Almacén60400478 Servicios de transporte60400479 Servicios de comunicación60400480 Equipos de computación60400481 Servicios60400482 Capacitación60400483 Pasajes y viáticos
GASTOS ADMINISTRATIVOSCuentas Mayor Descripción
60400484 Horas hombre Sidor60400485 Gastos adm. Transferidos del centro de costos
Cuentas Mayor Descripción60400451 Inspección de Obra.60400452 Ingeniería terceros local.60400453 Ingeniería básica y coordinación.60400454 Ingeniería de detalle.60400455 Ingeniería terceros extranjero.60400456 Asistencia técnica local60400457 Asistencia técnica exterior
74
60400486 Construcción civil
75
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANAVICERRECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADOCOORDINACIÓN DE PASANTÍAS
Fecha de inicio: 01-08-2012 Fecha de culminación: 20-11-2012
DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS DE EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LOS COSTOS DE LAS INVERSIONES CAPITALIZABLES EN LA SIDERÚRGICA DEL ORINOCO SIDOR, C.A.
PLAN DE ACTIVIDADES.ACTIVIDADES SEMANAS
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Inducción de seguridad y
recorrido por las
instalaciones de la Empresa
X
Asignación de
departamento, tema a
desarrollar durante la
pasantía y revisión de
manuales y normativas.
x
Capacitación en el uso y
manejo del sistema SAP.
X
Capacitación en el uso y
funcionamiento del site de
Inversiones.
X
Inicio y desarrollo del
informe de pasantías.
X X X X X X X X X X X X X X
Análisis y procedimiento
para determinar el Costo
Estimado de los proyectos
en ejecución.
X X X X X X X X X X X X
Pasante: Andrea de los Ángeles Expósito Bustamante C.I: 18.963.094Empresa Sidor Departamento-sector Administración-Activo fijo e Inversiones
___________________ _____________________ Lic. Adrián David Lic. Santiago Adriana Tutor Industrial Tutor Académico
76