Sveučilište u Zagrebu

Fakultet organizacije i informatike

Projektni zadatak iz kolegija:

MODELIRANJE PROCESA I APLIKACIJA

Naslov zadatka: Informacijski sustav pekare „Kaj“

Projektni tim: 1.Ivana Sinković, 2.Jasna Galović, 3.Ivica Kovač

Predavač: Katarina Tomičić-Pupek

Zabok, ožujak 2013.

Sadržaj:

1. Kratak uvod i opis pekare „Kaj“

Cilj projektnog zadatka je razraditi informacijski sustava pekare. Za samu izgradnju informacijskog sustava potrebno je prvo shvatiti način rada jedne pekarei njezinih poslovnih procesa.

Za ovaj projekt izabrali smo pekaru „Kaj“ koja se nalazi u Svetom Križu Začretju. Pekara ima dostavu, omanje skladište i nekoliko zaposlenika.

Pekara, kao i svaka druga, radi više vrsta kruha (bijeli, polubijeli, crni, kukuruzni, sa žitaricama) te peciva (slance, kifle, lisnato, krafne). Isto tako prodaje i pića te ima dostavu svojih proizvoda do kupaca (onih trgovina koje otkupljuju njihov kruh).

2. Genetička definicija - pekara

Informacije o Tijedni plan Dnevni, tjedni, Očekivanacijeni sastojka proizvodnje mjesečni izvještaji potražnja

Ugovori s Dnevni nalog Informacije o Povratna dobavljačem za proizvodnju prodaji informacija o kvaliteti i prometu Sastojci

Gotovi proizvodi

Konkurencija Promjena potražnje

2.1. Razina odlučivanja

Na razini odlučivanja nalazi se vlasnik radnje te je on stoga zadužen za donošenje najvažnijih i dugoročnih odluka. Pošto se on brine o sklapanju inicijalnih ugovora sa dobavljačima, obaviješten je o cijenama i dostupnosti materijala te načinu na koji dobavljači misle dopremiti potreban materijal kad mi to od njih zatražimo. Također pregledava ponude i traži najpovoljnije dobavljača i potom o tome obaviještava poslovođu. Od poslovođe redovito dobija izvješća kako napreduje proces proizvodnje to jest da li se pristigle narudžbe izvršavaju na vrijeme.

2.2. Razina upravljanja

Na razini upravljanja se nalazi poslovođa. Poslovođa se brine za nekoliko stvari. Ako vlasnik nije u mogućnosti onda se on pobrine za primanje novih narudžbi. Nakon što mu radnici proslijede informaciju o stanju zaliha na skladištu, ukoliko je to potrebno, naručuje novi materijal nakon čega provjerava jesu li dobavljači ispoštovali ugovor (rok dostave, kvaliteta i

Vlasnik

Poslovođa

Nabava, proizvodnja, prodaja i distribucija

Dobavljač Kupac

količina dostavljenog materijala). Zadužen je za davanje radnih naloga radnicima da znaju što, kako i u kojem roku trebaju napraviti. Tokom proizvodnog procesa traži indormacije od radnika kako bi saznao da li će se narudžba stići ispoštovati u dogovorenom roku. Nakon što je proizvod gotov, provjerava njegovu kvalitetu.

2.3. Razina izvođenja

Glavni proces na razini izvođenja je izrada pekarskih proizvoda. Kako bi proces uopće mogao početi potrebni su nam određeni sastojci. U ovom slučaju taj ulazni materijal je brašno, kvasac, voda, sol te žitarice, marmelada, čokoladni preljev. Gotov proizvod su razne vrste kruha i peciva.

3. Dekompozicijski dijagrami

3.1. Dekompozicijski dijagram procesa

Dekompozicijski dijagram procesa redom opisuje sve procese koji se odvijaju u našoj organizaciji. Procesi su podijeljeni prema životnom ciklusu njihovog odvijanja. Svaka organizacijska jedinica ima specifičan zadatak koji izvršava pomoću tri ili više standardnih procesa.Nabava odabire dobavljače koji će nam dostaviti potrebne sastojke, naručuje sastojke od dobavljača te zaprema i skladišti sastojke. Usput se obavještava proizvodnja o dospjelim sastojcima. Proizvodnja priprema sastojke, izrađuje pekarske proizvode i peće proizvode. Prodaja se bavi prodajom u objektu (maloprodajom), zaprima narudžbu od veletrgovca,

NABAVA PROIZVODNJA RAČUNOVODSTVO

PRODAJA

Odabrati dobavljača

Naručiti sastojke

Zapremiti i skladištiti sastojke

Pripremiti sastojke

Izraditi pekarske proizvode

Ispeći proizvode

Prodavati u objektu

Zaprimiti narudžbu

Organizirati distribuciju

Isporučiti robu i račun

Obračunavati troškove

poslovanja

Platiti obveze

Naplatiti potraživanja

Voditi poslovne

knjige

PROIZVODNJA PEKARSKIH PROIZVODA

organizira distribuciju te isporučuje robu i račun. Računovodstvo se bavi obračunom troškova poslovanja, plača obveze, naplačuje potraživanja te vodi poslovne knjige.

3.2. Dekompozicijski dijagram organizacijskih jedinica

4. Matrica poslovne tehnologije

Matrica poslovne tehnologije daje prikaz odnosa procesa i klasa podataka koji se nalaze u

promatranom sustavu.

Kod sastavljanja matrice vrijede sljedeća pravila:

- Jedna klasa se generira se samo u jednom procesu

- Jedna se klasa se može koristiti više procesa

- U jednom redu može biti više oznaka C, što znači kreiranje više klasa

- Ako klasa nema oznaku C, onda je granični entitet

- Procesi koji koriste ali ne generiraju nijednu klasu su parazitski – rade za okruženje

- Proces koji smo generira a ne koristi ni jednu klasu podataka reda posebno analizirati

- Ne može postojati niti jedan proces ili klasa podataka bez ijedne oznake C, R ili U

Matrica daje opći uvid u poslovnu tehnologiju i način obavljanja poslova. U redovima

matrice su upisani procesi a u stupcima su upisane klase, a oni čine pregledan prikaz

poslovne tehnologije. Svaki redak marice predstavlja jedan proces koji se odvija u

poduzeću, a čitajući oznake koje se nalaze u svakom retku možemo provjeriti što procesu

treba i kakav rezultat on daje. Klase povezuju procese, a odnose se na poslovne tokove

koji sadrže različite podatke potrebne za procese.

4.1. Popis klasa

U tablici ispod su navedene sve te klase i prikladni opisi kako bi imali bolju sliku čemu pojedina klasa zapravo služi. Neke se klase kreiraju češće od drugih što je normalno u svakom poduzeću.

Naziv klasa Opis klasa

Poslovni partner Generira proces „Odabrati dobavljača“.Dokument u kojem su pohranjene sve analize potencijalnih poslovnih partnera.

Narudžbenica U narudžbenici stoji popis koji nam sastojci trebaju i njihova količina. Narudžbenica se šalje dobavljaču nakon što primimo narudžbu od kupca i dobijemo nalog za nabavu. Generira je proces “naručiti sastojke”

Primka Primka je klasa koja se kreira nakon što smo primili narudžbu. Ona je dokaz da je materijal zaprimljen. Generira je proces “zaprimiti i skladištiti sastojke”.

Izdatnica Kada radnik u skladištu primi popis sastojaka potrebnih za proizvodnju, predaje te sastojke i radi izdatnicu kao dokaz da je proslijedio sastojke proizvodnji. Generira je proces “zaprimiti i skladištiti sastojke”.

Zahtjevnica Generira proces “pripremiti sastojke”.Prije nego počnemo s proizvodnjom te nakon što primimo radni nalog, šaljemo popis potrebnih sastojaka koje trebamo sa skladišta kako bi započeli proces proizvodnje.

Proizvodi (artikli) U ovoj klasi se nalaze podaci o našim gotovim proizvodima te o sastojcima koje naručujemo.

Radni nalog za proizvodnju Generira proces “izraditi pekarske proizvode”.Radni nalog se kreira nakon što smo zaprimili narudžbu od kupca kako bi poslali upute proizvodnji. U njemu piše koliko proizvoda trebamo napraviti.

Potvrda o izvršenom radnom nalogu

Generira je proces “ispeći proizvode”.Potvrda o izvršenom radnom nalogu se kreira kada je proizvod gotov te spreman za isporuku. Služi za obavještavanje poslovođe koji onda može javiti kupcu da je proizvod spreman za isporuku.

Predatnica Predatnica je dokument u kojem se navodi da je proizvod gotov i čeka da bude isporučen kupcu. Generira je proces “ispeći proizvode”.

Maloprodajni račun Račun koji se isporučuje kupcu koji kupi proizvod u objektu. Generira ga proces „prodavati“.

Klijenti Osobe kojima prodajemo svoje proizvode, a oni nama plačaju proizvode.

Plan otpreme Plan kako ćemo otpremiti naše proizvode do kupca. Generira ga proces „organizirati distribuciju“.

Distributeri Ljudi koji distribuiraju odnosno odvoze naše proizvode do veleprodaje.

Otpremnica Kada gotove proizvode mičemo sa skladišta radimo otpremnicu kako bi imali dokaz da smo i kada smo te proizvode proslijedili kupcu. Generira ju process “isporučiti robu i račun”.

Obračun Generira je proces „platiti obveze“. Sadrži obračun naših obveza prema dobavljačima.

Zaposlenici Ljudi koji rade u našem poduzeću – koji zaprimaju sirovine, izrađuju proizvode, prodaju proizvode i rade u računovodstvu.

Veleprodajni račun Kada kupcu dostavimo proizvode izdajemo mu račun koji je dužan platiti. Generira ga proces „naplatiti potraživanja“.

Računovodstvene knjige U njima su zapisane obveze koje trebamo platiti i potraživanja koja trebamo naplatiti. Generira ih proces „voditi poslovne knjige“.

Obračun plača Generira je proces „voditi poslovne knjige“. Obračun plača naših zaposlenika.

Račun dobavljača Primljen materijal se mora platiti tako da nam uz materijal i otpremnicu stiže i račun.

Ponude dobavljača Dobavljač nam nudi ponudu svojih usluga na temelju koje će se sastaviti ugovor s njim.

Nalog za plačanje Generira process “naplatiti potraživanja”. To je nalog kojim naplačujemo potraživanja od kupca.

Upit kupca Upit kupca o našim proizvodima I njihovoj dostavi.

Otpremnica dobavljača Dobavljač nam zajedno s pošiljkom šalje otpremnicu kao dokaz da su to njegovi proizvodi.

Narudžba klijenta/kupca Narudžba od kupca je događaj koji započinje val procesa u poduzeću.

Stanje na računu Prilikom sklapanja ugovora s dobavljačem i prije narudžbe materijala, banka nam šalje informaciju o stanju na našem računu (na naš zahtjev).

4.2. Popis procesa

Od narudžbe do isporuke kupcu naše poduzeće mora proći kroz 15 različitih procesa. Procesi u proizvodnji, prodaji i računovodstvu se odvijaju svakodnevno, dok se procesi u nabavi odvijaju prema potrebi.

Podsustav Naziv procesa Opis procesa

Nabava

Odabrati dobavljačaPotrebno je prikupiti ponude i pronaći dobavljače kvalitetnih sastojaka za proizvodnju pekarskih proizvoda.

Naručiti sastojkeŠaljemo narudžu dobavljaču o vrsti i količini sastojaka potrebnih za proizvodnju.

Zapremiti i skladištiti sastojke

Dobivamo sastojke od dobavljača i skladištimo ih.

Proizvodnja

Pripremiti sastojkeUzimamo iz skladišta sastojke potrebne za proizvodnju i pripremamo ih.

Izraditi proizvodeIzrađujemo pekarske proizvode (mijesimo tijesto i oblikujemo ga).

Ispeći proizvodeStavljamo peći proizvode na određenu temperaturu i vrijeme.

Prodaja

Prodavati u objektu Gotove proizvode prodajemo u objektu.

Zaprimiti narudžbuNarudžbu od kupca zaprima vlasnik ili poslovođa. Kupac dolazi osobno ili naručuje preko telefona.

Organizirati distribucijuIzbor najpovoljnijih ruta za dostavu proizvoda kupcima te utovar proizvoda.

Isporučiti robu i račun Dostavljamo i isporučujemo robu i račun kupcu.

Računovodstvo

Obračunavati troškove poslovanja

Obračunavaju se troškovi koje smo dužni platiti dobavljaču

Platiti obveze Plačanje obveza dobavljačuNaplatiti potraživanja Naplačivanje potraživanja od

kupcaVoditi poslovne knjige Zapisati u poslovne knjige

prihode i rashode

4.3. P/K matrica

Poveznice između procesa i klasa smo prikazali prikladnom P/K matricom koja se može pronaći na slijedećoj stranici. Svaki proces stvara minimalno jednu klasu, a postoje i procesi koji se koriste vanjskim klasama koje dobijamo od dobavljača, kupca i/ili banke.

Pojedini procesi u matrici, kada se promatraju zajedno, čine nekoliko podsustava. U našem slučaju se radi o četiri podsustava: nabava, proizvodnja,prodaja i računovodstvo. Povezanost između podsustava nije ista ali je relativno podjednaka jer ovdje moramo imati na umu da se radi o dosta malom poduzeću tako da je protok informacija zbog toga na jedan način olakšan u odnosu na velika poduzeća.

5. WFD Dijagram

WFD ili Work Flow Dijagram je osnovni prikaz načina poslovanja i tehnologije koja se koristi u

stvarnom organizacijskom sustavu.

On prikazuje način na koji se odvijaju tokovi i zadaci između pojedinih procesa i organizacijskih

cijelina kojima ti procesi pripadaju.

Preko WFD dijagrama možemo vidijeti ono što se događa u P/K matrici ali na drugačiji način,

stoga njihovi sadržaji moraju biti usklađeni.

Preko njega se može jednostavno vidjeti kako sustav radi, jer se vidi koji procesi generiraju koje

tokove i koji procesi koriste koje tokove.

Osnovna funkcija WFD-a je da prikaže poslovnu tehnologiju poduzeća, te na taj način pomaže u

pronalaženju onih dijelova organizacije u kojima se mogu učiniti poboljšanja.

Svaki proces mora imati minimalno jedan ulaz i jedan izlaz.

Svaki izlazni podatkovni tok iz procesa preslikava se u klasu podataka koju proces generira, a

svaki ulazni u klasu koju proces čita.

Tok podataka u WFD dijagrmu može biti materijalni ili podatkovni.

Materijalni tokovi se označavaju punom linijom, a podatkovni isprekidanom.

Svaka organizacijska jedinica posjeduje određene procese za koje je ta jedinica zadužena, a te

organizacijske jedinice se mogu nalaziti unutar ili izvan promatranog sustava.

5.1. WFD pekare

Kod WFD-a pekare postoji četiri organizacijske jedinice i nekoliko vanjskih jedinica koja su

označene drugačijom bojom – Dobavljač, Kupci i Banka.

6. OFD Dijagram

OFD dijagram nam daje prikaz između dvije vrste veza koje postoje između organizacijskih

jedinica:

Hijerarhiske veze između organizacijskih jedinica

Veze zadataka između organizacijskih jedinica

Na OFD dijagramu se ne vide procesi unutar nekih organizacijskih jedinica, već se vide

organizacijske jedinice i tokovi između njih.

OFD dijagram se generira iz WFD dijagreama, te je pojednostavljeni prikaz WFD dijagrama

gdje se materijalni i podatkovni tokovi prikazuju između organizacijskih jedinica a ne procesa.

Na slici je prikazan OFD pekare:

7. AFD Dijagram

U AFD dijagramu se daje detaljan prikaz nekog poslovnog procesa. Za svaki poslovni proces koji se nalazi u poslovnom sustavu mora postojati jedan dijagram akcije koji prikazuje unutarnju logiku tog procesa.

Kod izrade AFD dijagrama smo se orijentirali na podsustav dostave (dostava proizvoda od dobavljača do naše pekare).

AFD as is prikazuje trenutno stanje, a AFD to be prikazuje buduće stanje.

8. DFD Dijagram

DFD dijagram služi za grafičko prikazivanje tokova podataka kroz sustav, njihova izvorišta,

odredišta, procese koji te tokove transformiraju. Dijagram toka podataka izrađuje se za jednu

funkcionalnu komponentu više razine složenosti. DFD dijagram je sredstvo za logički i

konceptualno modeliranje. Takvi dijagrami služe da bi se specificiralo što sustav radi odnosno

što će raditi na logičkoj razini.

Dijagrami tokova podataka su orijentirani prema svim podacima i njihovom kretanju kroz

promatrani podsustav. Da bi uspješno mogli pratiti tokove podataka i kako bi se prepoznali

koraci u procesima, izrađuju se dijagrami toka podataka na više i niže razine.

Na slici je prikazan DFD dijagram koji se odnosi na podsustav proizvodnje i distribucije:

Prodavati i distribuirati

Da bi mogli detaljnije definirati tokove podataka unutar posustava proizvodnje i distribucije

napravili smo DFD detaljni dijagram:

9. ERA model podataka:

Pomoću ERA modela se podaci mogu modelirati fizički i konceptualno, to se još naziva i model

entiteta.

Osnovni koncepti modela entitei-veze su:

1. Entitet: entitet je stvarni ili apstrktni predmet ili događaj o kojem se u informacijskom

sustavu pamtepodaci, satoji se od niza dodijeljenih atributa.

2. Atribut: to je podatak koji indetificira, kvalificira, izražava kvalitetu ili stanje entiteta

i jedinstveno je obilježje entiteta.

3. Veza: to je odnos između dva entiteta, veze su dvosmijerne i označavaju međusobne

odnose entiteta u oba smijera.

4. Ograničenja: to su donje i gornje granice şudjellovanja entiteta u vezi ili

cjelobrojnosti veza, ona opisuje koliko broj entiteta jednog tipa može biti u vezi sa

entitetima drugog tipa.

Prije izrade ERA modela moramo još paziti i na:

Vrste objekata: jaki i slabi

Veze: red veze može biti unarni i binarni, tip povezanosti može biti 1:1 ili 1:M ili

M:N

Svojstvo atributa: deskriptor i indetifikator

Za kreiranje ER-a modela prvo se kreiraju entiteti na temelju postojećih klasa podataka. Nakon

što se kreiraju entiteti dodaju im se atributi koje trebaju sadržavati, a jedan od tih atributa treba

biti ključ.

Nakon što se kreiraju svi entiteti i njihovi atributi, definiraju se veze između entiteta i

kardinalnost tih veza.

Na temelju tih veza i ključeva koji su definirani prilikom prevođenja ER-a modela u relacijski

model podataka, automatski se dodaju vanjski ključevi.