1

Modelarea proceselor de afaceri – suport de curs

Un proces de afaceri reprezintă o colecție de activități sau sarcini conexe, structurate, ce au un punct de început și unul final, precum și intrări și ieșiri clar definite. Accentul este pus pe felul în care se desfășoară activitatea într-o organizație. Un proces de afaceri poate fi descompus în mai multe sub-procese, cu caracteristici specifice, care împreună contribuie la atingerea scopului procesului de bază.

1 CONCEPTUL DE PROCES DE AFACERE ÎN CADRUL UNEI ORGANIZAŢII

Tehnologia informaţiei este considerată inovatoare în raport cu descrierea şi implementarea unei strategii de afaceri, iar procesele de afaceri au rol catalizator în creşterea valorii de afaceri a tehnologiei informaţiei. De aceea, pentru orice întreprindere, procesele de afaceri se concretizează atât în contextul, cât şi în fundamentul necesar dezvoltării sistemelor informatice pentru întreprinderi.

Procesele din întreprinderi sunt mijloacele prin care orice organizaţie îşi conduce afacerea, încorporând orice activitate sau grup de activităţi care adaugă o valoare unei resurse interne, pentru a obţine un produs sau un serviciu destinat unui beneficiar (intern sau extern organizaţiei). O singură întreprindere execută un număr mare de procese de afaceri pentru realizarea obiectivelor sale strategice, în acest fel furnizând oportunitatea utilizării tehnologiei informatice pentru îmbunătăţirea proceselor şi a performanţelor organizaţionale (Porter & Millar, 1985). Noile tehnologii informatice permit nu doar îmbunătăţirea proceselor individuale, dar pot oferi posibilităţi de integrare a proceselor de afaceri între unităţi fizice şi organizaţionale disipate (Basu & Blanning, 2003).

O clasificare simplistă a proceselor de afaceri le împarte pe acestea în elementare şi complexe. Deosebirea dintre cele două ar consta în numărul de activităţi pentru care au fost definite. Astfel, un proces complex implică, de obicei, mai multe funcţii esenţiale ale întreprinderii, iar operaţiile sale au un impact semnificativ asupra funcţionalităţii generale a activităţii organizaţionale. Pentru a surprinde întreaga hartă a activităţilor depuse şi sarcinilor implicate, se procedează, de obicei, la divizarea proceselor complexe în subprocese, până la obţinerea de procese elementare care definesc o singură funcţie pe care întreprinderea trebuie să o realizeze prin activităţile sale. Activităţile sunt elemente componente ale unui proces sau subproces realizate în mod individual de o singură entitate subdivizionară (de obicei, un departament al întreprinderii). Orice activitate este definită prin ansamblul de sarcini

2

din care este alcătuită şi care sunt asignate indivizilor din cadrul departamentului în responsabilitatea căruia intră realizarea respectivei sarcini (Figura nr. 1.1).

Figura nr. 1.1 Structura ierarhică a proceselor de afaceri din întreprinderi

În opinia majorităţii specialiştilor în managementul organizaţiei, procesele de afaceri pot fi privite atât ca scopuri în realizarea unei strategii de afaceri, cât şi ca modele de automatizare a afacerii prin utilizarea tehnologiilor informatice.Totuşi, ei atrag atenţia cu privire la abordarea proceselor exclusiv prin prisma dezvoltării sistemelor informatice, fără a ţine cont de realitatea economică ce defineşte activitatea unei întreprinderi. Aceasta ar pune accentul pe date şi proceduri, având ca principal obiectiv relaţiile dintre elementele procedurale şi maniera de utilizare a datelor, iar conceptul de proces de afacere poate fi privit ca mijloc de analiză a modului în care aplicaţiile unui sistem informatic pot fi integrate în scopul identificării oportunităţilor oferite de automatizarea proceselor.

În prezent, în dezvoltarea sistemelor informatice pentru întreprinderi, se constată că paradigma programării încă deţine o influenţă majoră în descrierea proceselor de afaceri, activitatea întreprinderii fiind alcătuită din procese definite în conformitate cu funcţiile sistemului informatic. Acest mod de tratare a proceselor de afaceri limitează

3

funcţiile acestora la ceea ce poate realiza sistemul informatic şi nu ţine cont, întotdeauna, de întreaga realitate economică. Deşi sistemul informatic din cadrul unei organizaţii joacă, în prezent, un rol crucial de susţinere a activităţii specifice întreprinderii, majoritatea proceselor economice nu pot fi complet automatizate. De fapt, automatizarea completă se poate realiza doar pentru anumite activităţi de afaceri ce pot fi privite doar ca etape funcţionale ale unui ansamblu mai complex de alte procese economice.

2 Managementul proceselor de afaceri În practica de afaceri şi a managementului organizaţional, s-au conturat două perspective cu privire la organizarea şi conducerea afacerii unei întreprinderi: una orientată pe funcţii şi cealaltă orientată pe procese.

� Perspectiva funcţională priveşte problemele specifice activităţii de management din punctul de vedere al resurselor organizaţiei puse la dispoziţia departamentelor în scopul realizării anumitor funcţii particulare afacerii.

� Perspectiva orientată pe procese este oarecum complementară perspectivei funcţionale, căutând să optimizeze performanţa întreprinderii pe seama îmbunătăţirii proceselor cheie care definesc fundamentul afacerii întreprinderii.

Perspectiva funcţională a managementului este utilă pentru optimizarea resurselor interne, în timp ce perspectiva orientată pe procese priveşte coordonarea activităţilor complexe ale întreprinderii, care implică şi resurse externe.

Gestionarea acestor procese într-o viziune unitară şi în sensul impus de perspectiva orientată pe procese a generat un concept des utilizat, acela de management al proceselor de afaceri (Business Process Management). Deşi este un termen îndelung disputat în literatura de specialitate, definiţiile pe care diverşi autori le-au furnizat sunt conturate pe baza aceleiaşi idei de optimizare a proceselor întreprinderii prin diverse mijloace specifice. În linii mari, termenul Business Process Management (BPM) desemnează atât o strategie de afaceri, cât şi un segment software, destinate să gestioneze eficienţa şi randamentul proceselor din cadrul întreprinderii, prin practici de modelare, automatizare şi monitorizare.

Ca disciplină de management, BMP înlocuieşte perspectiva funcţională a managementului cu cea orientată pe procese aliniată cu obiective de afaceri de nivel înalt.

Ca tehnologie sau segment software, BMP furnizează un set de instrumente software necesare pentru optimizarea performanţei, realizarea obiectivelor concrete de performanţă, automatizarea şi monitorizarea activităţilor şi sarcinilor aferente

4

proceselor de afaceri şi furnizarea unei platforme software pentru îmbunătăţirea performanţei afacerii.

Adresându-se proceselor complexe dintr-o întreprindere, BPM implică nu doar angajaţii unei organizaţii, ci şi clienţii, furnizorii şi ceilalţi parteneri ai săi. Implementarea unui sistem de management al proceselor de afaceri furnizează, pe lângă returnarea investiţiei, şi noi nivele de analiză, vizibilitate, responsabilitate şi predictibilitate pentru afacere.

Un sistem de management al proceselor din întreprindere priveşte orice proces prin prisma ciclului de viaţă al acestuia. Sistemul de gestionare a proceselor face referire la aceste etape ale ciclului de viaţă, de la apariţia procesului în cadrul întreprinderii şi până la eventuala eliminare a lui din strategia de afaceri. Astfel, sistemele Business Process Management deţin patru arii principale de activităţi, corespunzătoare principalelor etape din ciclul de viaţă al proceselor de afaceri: proiectarea şi modelarea, implementarea sau execuţia, monitorizarea şi optimizarea proceselor. Aşa cum se descrie şi în Figura nr. 2.1. Ciclul de viaţă a proceselor de afaceri, aceste arii de activităţi sunt iterative şi trebuie gestionate în orice stadiu al proceselor de afaceri.

Figura nr. 2.1 Ciclul de viaţă a proceselor de afaceri

(adaptare după Ward-Dutton & Macehiter, 2005)

� Proiectarea şi modelarea proceselor de afaceri trebuie să surprindă complexitatea şi dinamica fiecărui proces ce va fi inclus în strategia de afaceri şi să explice modul în care acesta va afecta activitatea întreprinderii şi va contribui la adăugarea unui plus de valoare în cadrul lanţului valoric specific.

� Implementarea sau execuţia priveşte, pe de o parte, includerea unor noi procese de afaceri în activitatea specifică întreprinderii, iar pe de altă parte, adoptarea noilor modele stabilite în cadrul etapei de modelare a proceselor existente, care necesită îmbunătăţiri sau restructurări. Implementarea trebuie să ţină cont nu doar de integrarea proceselor noi cu cele existente, dar şi de atribuirea responsabilităţilor pe roluri asociate proceselor, şi gestionarea acestor roluri.

5

� Monitorizarea este o componentă vitală în abordarea managementului proceselor de afaceri, în primul rând datorită faptului că o perspectivă a afacerii orientată pe procese este, de cele mai multe ori, asociată cu nevoia de vizibilitate a performanţelor şi a conformităţii cu strategia de afaceri, şi în al doilea rând, datorită nevoii de evidenţiere a eficienţei şi randamentului proceselor. Monitorizarea se referă la acel set de activităţi care permit descoperirea anumitor elemente, care confirmă sau infirmă utilitatea unui proces de afaceri, dar şi a anumitor anomalii ce nu ar putea fi vizibile în etapele anterioare de proiectare şi modelare statică. De aceea, tehnologia de monitorizare oferă un feedback vital atât managerilor afacerii, cât şi persoanelor responsabile cu implementarea proceselor, beneficiind de suport tehnic din aria auditului financiar şi informatic.

� Optimizarea este procesul de analiză a informaţiilor colectate prin activitatea de monitorizare şi de definire a unor posibile direcţii de rafinare a modelelor proceselor de afaceri şi a implementării acestora. De fapt, optimizarea este responsabilă de caracterul iterativ al proceselor de afaceri, întrucât ea este cea care determină reluarea etapelor de modelare, implementare şi optimizare a acestora.

Definirea proceselor de afaceri a devenit nucleul unui limbaj comun între oameni de afaceri şi specialişti IT. În acest context, Business Process Management rămâne o disciplină care combină capabilităţile software cu expertiza de afaceri pentru accelerarea optimizării şi îmbunătăţirii proceselor şi pentru a facilita inovarea afacerii unei întreprinderi. Acest aspect a fost înţeles de majoritatea companiilor furnizoare de soluţii informatice integrate pentru întreprinderi, pentru care managementul proceselor constituie punctul de plecare în definirea unei arhitecturi informaţionale care să deservească afacerea întreprinderii prin utilizarea tehnologiilor existente şi nu invers.

3 Modelarea proceselor de afaceri

3.1 Prezentare generală Ca rezultat al creşterii complexităţii afacerilor şi, implicit, al modificării structurii proceselor din întreprindere, se manifestă pregnant nevoia de a utiliza metode formale de reprezentare a fluxului informaţional şi operaţional, prin procedee robuste, derivate din analiza bazată pe modele. Sub acest aspect, s-a conturat un trend ascendent în utilizarea de soluţii pentru simplificarea şi reprezentarea explicită a proceselor de afaceri prin modele inteligibile, care să detalieze înlănţuirea activităţilor şi constrângerile în executarea lor. Definirea prin modele a proceselor întreprinderii permite analiza, îmbunătăţirea şi monitorizarea performanţelor de afaceri.

Un model al proceselor de afaceri este de obicei o diagramă prin care se reprezintă unul sau mai multe procese de afaceri, sub forma unei secvențe de activități

6

desfășurate cu scopul de a realiza obiectivele pe care o organizație și-a propus să le atingă. Modelele proceselor de afaceri includ acțiuni și evenimente, fiind arătat felul în care acestea sunt procesate, precum și persoanele implicate, arătându-se ce anume fac și cu ce scop. De obicei sunt reprezentate procesele desfășurate în mai multe departamente ale organizație, uneori fiind incluse și activități aferente organizațiilor sau sistemelor externe ce au efecte asupra proceselor interne.

Înainte de a începe construirea modelului proceselor de afaceri, este necesară obținerea următoarelor informații:

• Rezultatul dorit al procesului; • Punctele de început și de final (cerințele clientului și îndeplinirea cerințelor

clientului); • Activitățile care sunt desfășurate; • Ordinea activităților; • Persoanele care desfășoară activitățile; • Documentele și formularele schimbate între angajați sau primite/trimise de

la/către clienți și furnizori.

Obținerea unui model care să reprezinte corect procesele de afaceri ce au loc în cadrul unei organizații se poate realiza doar prin implicarea activă, la elaborarea acestuia, atât a membrilor echipei de dezvoltatori, cât și a reprezentanților organizației.

Pentru modelarea proceselor de afaceri pot fi utilizate două standarde de tip limbaj de notație: Business Process Modeling Notation (BPMN) și Diagramele de Activități UML. Conform opiniei multor specialişti, BPMN este cel mai utilizat şi inteligibil limbaj în modelarea proceselor de afaceri din cadrul întreprinderii.

3.2 Modelarea proceselor de afaceri utilizând limbajul BPMN Business Process Modeling Notation (BPMN) este un limbaj grafic de notație pentru modelarea proceselor de afaceri, elaborat de către Business Process Management Initiative (BPMI). Începând cu anul 2005, BPMN este întreținut de către Object Management Group (OMG), ca urmare a fuziunii între această organizație și BPMI.

În ianuarie 2011 OMG a publicat BPMN versiunea 2.0 care extinde domeniul de aplicare și capabilitățile versiunii anterioare, BPMN 1.2, în mai multe zone (OMG, www.omg.org/spec/BPMN/2.0):

• Formalizează execuția semantică a tuturor elementelor BPMN; • Definește un mecanism de extensibilitate atât pentru extensiile Modelului de

Procese (Process Model), cât și pentru extensiile grafice;

7

• Rafinează compoziția și corelația Evenimentelor; • Extinde definirea interacțiunilor umane; • Definește un Model de Coreografie (Choreography Model).

Principalul scop al BPMN este „să ofere o notație care este uşor de înţeles de către toţi utilizatorii de afaceri, de la analiștii de afaceri care creează proiectul inițial al proceselor, până la dezvoltatorii tehnici responsabili pentru implementarea tehnologiei care va efectua aceste procese şi, în final, pentru oamenii de afaceri care vor gestiona şi monitoriza aceste procese. Astfel, BPMN creează o punte de legătură standardizată pentru decalajul dintre proiectarea procesului de afaceri şi procesul de implementare.” (OMG, www.omg.org/spec/BPMN/2.0)

BPMN definește o mapare a notațiilor sale vizuale pentru execuția semantică a proceselor de afaceri prin limbaje de execuție, cum ar fi Business Process Modeling Language (BPML), Business Process Execution Language for Web Services (BPEL4WS), Web Services Business Process Execution Language (WS-BPEL).

BPMN permite crearea unui proces de afaceri de tip „end-to-end”, fiind conceput să acopere multe tipuri de modelare, astfel încât să poată comunica o varietate largă de informații la o varietate largă de audiențe. În cadrul unui model BPMN de tip „end-to-end” sunt cuprinse trei tipuri de bază de sub-modele:

� Procese – numite și „Orchestrarea” serviciilor, în special în domeniul serviciilor web. Sunt de două tipuri principale: private și publice. Procesele private sunt cele interne unei anumite organizații și sunt împărțite în două categorii: executabile și ne-executabile. Fluxul unui proces de afaceri privat poate fi conținut într-un singur „Pool”, fără a depăși limitele acestuia. Granițele unui „Pool” pot fi depășite doar de Flux de Mesaje (Message Flow), ce arată interacțiunile dintre procese private de afaceri separate.

• Private executabile – sunt modelate cu scopul de a fi executate cu anumite semantici, care descriu o înţelegere clară şi precisă a funcţionării elementelor;

• Private ne-executabile – nu includ, de regulă, informații necesare execuției, fiind modelate cu scopul documentării comportamentului procesului;

• Publice – include doar activități care sunt utilizate pentru a comunica cu alți „participanți”, reprezentând interacțiunea dintre un proces de afaceri privat și un alt proces sau „participant”.

� Coreografii – spre deosebire de un „Proces”, în cazul unei coreografii nu există nici un controlor central, entitate responsabilă sau observator al procesului. Este definit comportamentul așteptat între mai mulți participanți ce interacționează prin intermediul unui schimb de mesaje.

8

� Colaborări – sunt descrise interacțiunile dintre două sau mai multe entități de afaceri, considerate „participanți” la colaborare. Fiecare participant este reprezentat printr-un „pool”, iar mesajele schimbate între aceștia sunt reprezentate printr-un „flux de mesaje” (Message Flow).

Combinând cele trei tipuri de bază de sub-modele se poate obține o reprezentare detaliată a proceselor de afaceri, dar este recomandat ca proiectantul să se concentreze pe un anumit aspect al analizei proceselor pentru a evita crearea unor diagrame prea complicate, care să fie dificil de înțeles.

3.2.1 Diagrama proceselor de afaceri (BPD) În cadrul diagramei proceselor de afaceri (BPD) sunt utilizate următoarele concepte:

� Obiecte de flux (flow objects) � Obiecte conectoare (connecting objects) � Centre de responsabilităţi (swimlane objects) � Artefacte (artifact objects)

A. Obiectele de flux sunt de trei tipuri:

Evenimentele reprezintă ceva ce se întâmplă pe parcursul unui proces sau a unei coreografii, afectând fluxul modelului. De obicei, evenimentele au o cauză („trigger”) si un impact („result”) și sunt împărțite în trei sub-categorii: De Început(Start), Intermediare(Intermediate) și De Final (End).

• evenimente de start - indică unde (sau ce) va începe un proces. Evenimentele de start pot fi de mai multe tipuri, pentru a arăta condiţiile în care se iniţiază procesul.

Figura nr. 3.1 Eveniment start

• evenimente intermediare - sunt acele evenimente care pot apărea după ce un proces a fost iniţiat, dar înainte de a se termina.

Figura nr. 3.2 Eveniment intermediar

9

• evenimente finale - indică unde se termină un proces şi modul de finalizare al acestuia.

Figura nr. 3.3 Evenimente finale

Un eveniment poate fi utilizat pentru a „prinde” (catch) sau a „arunca” (throw) un trigger eveniment.

Există mai multe tipuri de evenimente ce se pot manifesta în cadrul unei diagrame a proceselor de afaceri. Aceste evenimente1 sunt descrise în tabelul de mai jos:

Trigger Descriere

Tip

Start Intermediar Final

Catching Catching Throwing Throwing

Mesaj Se referă la un mesaj care este primit de la un participant şi poate iniţia un proces (start), poate cauza continuarea procesului (intermediar) sau poate fi expediat la un participant, ca o finalizare a procesului (final).

Timp Se referă la un ciclu specific (de exemplu, fiecare zi de luni, la ora 12.00). Acest eveniment poate iniţia un proces, dar poate fi prezent şi în decursul derulării acestuia.

Condiţie Acest tip de eveniment este declanşat când este îndeplinită o condiţie generată de o regulă de business. Poate iniţia un proces, dar poate fi prezent şi în cursul execuţiei acestuia.

Semnal

Este utilizat pentru primirea/trimiterea unor semnale. Evenimentul semnal poate iniţia un proces, se poate manifesta pe parcursul execuţiei

1 Preluare din Cozgarea Gabriel, Metodologii orientate pe obiecte utilizate in proiectarea sistemelor informatice, Editura Infomega, 2010

10

acestuia, dar poate şi finaliza un proces.

Multiple Pot exista multiple căi de iniţiere a unui proces (start), multiple mecanisme de declanşare a unui eveniment (intermediar) şi consecinţe multiple de a sfârşi un proces (final).

Link Este un mecanism pentru conexiunea a două secţiuni ale unui proces.

Compensaţia Fiecare activitate completă care este subiectul unei compensări, va fi compensată în ordinea inversă terminării activităţilor. Pentru a fi compensată, o activitate trebuie să aibă ataşat evenimentul intermediar.

Error Indică apariţia unei erori.

Cancel Acest eveniment semnifică anularea execuţiei unui subproces.

Sfârşit Indică sfârşitul procesului de afaceri

Activitatea este un termen generic utilizat pentru a face referire la o etapă din munca efectuată de către un participant la proces. Activitățile pot fi atomice (nu se mai pot diviza în alte sub-activități) sau non-atomice (se pot diviza într-un set de sub-activități). Activitățile descrise în cadrul unei diagrame BPMN pot fi Sub-Procese (Sub-Processes) sau Sarcini (Tasks).

- Sarcini (Tasks) - un task reprezintă o activitate atomică.

Figura nr. 3.4 Reprezentarea grafică a unei activităţi

- Subprocese - subprocesul este o activitate compusă care este inclusă într-un proces.

Activitate

Subproces

11

Figura nr. 3.5 Reprezentarea grafică a unui subproces

Un subproces poate conţine activităţi ce se vor executa în mod repetitiv (Figura nr. 3.6).

Figura nr. 3.6 Subproces repetitiv

Punctele de decizie controlează modul în care fluxurile de secvență interacționează în cadrul unui flux. Pot fi adăugate condiții care să permită efectuarea unor alegeri condiționale, iar un anumit comportament poate fi reprezentat prin marcatori interni.

Un punct de decizie se reprezintă grafic sub forma unui romb.

Punctele de decizie pot fi de mai multe tipuri:

- Bazate exclusiv pe date. Acestea sunt bazate pe expresii logice conţinând atributul <expresie condiţie> specific ieşirii fluxului secvenţial din punctul de decizie.

Figura nr. 3.7 Variante de reprezentarea grafică a punctului de decizie bazat exclusiv pe date

- Bazate exclusiv pe evenimente. O decizie de acest tip reprezintă un punct de

ramificaţie în cadrul procesului, unde alternativele sunt bazate pe evenimente ce apar într-un punct din proces.

Figura nr. 3.8 Punctul de decizie bazat exclusiv pe evenimente

- Inclusive. O decizie inclusivă reprezintă un punct de ramificaţie unde

alternativele sunt bazate pe expresii condiţionale, conţinute în cadrul fluxului

a) b)

Subproces

12

secvenţial de ieşire. Evaluarea unei expresii condiţionale nu exclude evaluarea altei expresii condiţionale.

Figura nr. 3.9 Reprezentare grafică a punctului de decizie inclusiv

- Complexe. BPMN include punctul de decizie complex, pentru situaţiile în care

este dificil să se reprezinte în întregime celelalte tipuri de puncte de decizii. Un punct de decizie complex poate fi utilizat pentru fuzionarea sau scindarea fluxurilor secvenţiale din cadrul unui proces de afaceri.

Figura nr. 3.10 Reprezentarea grafică a punctului de decizie complex

- Paralele. Punctul de decizie paralel furnizează un mecanism ce sincronizează fluxuri paralele şi creează fluxuri paralele.

Figura nr. 3.11 Reprezentarea grafică a punctului de decizie paralel

B. Obiectele conectoare

În BPMN există două tipuri de obiecte conectoare:

- fluxul (secvenţial sau mesaj); - asocierea.

- Flux Secvențial (Sequence Flow) – indică ordinea în care sunt executate

activitatile în interiorul unui proces sau a unei coreografii.

Figura nr. 3.12 Un flux secvenţial

13

Dacă sursa unui flux secvenţial este o activitate, în locul punctului de decizie

se poate utiliza un mini-romb, care trebuie plasat la începutul fluxului secvenţial (Figura nr. 3.13). Un flux secvenţial, care este generat în urma evaluării unei expresii condiţionale, poate fi definit ca o alternativă implicită, prin marcarea acestuia cu „backslash”.

Figura nr. 3.13 Flux secvenţial conditional implicit

- Flux Mesaj (Message Flow) – arată fluxul de mesaje dintre doi participanți.

Figura nr. 3.14 Flux mesaj

- Asociere (Association) – este utilizată pentru a lega informații (sub formă textuală sau grafică) la obiecte flux.

Figura nr. 3.15 Asocierea

O asociere dirijată (vezi Figura nr. 3.16) precizează care dintre obiectele de date sunt de intrare şi care sunt de ieşire dintr-o activitate.

Figura nr. 3.16 Asociere dirijată

C. Centre de responsabilităţi

BPMN utilizează centrele de responsabilităţi („swimlanes”) pentru separarea unor zone din cadrul procesului. Centrele de responsabilităţi folosite în cadrul diagramelor proceselor de afaceri pot fi:

- Pool – reprezintă un participant la o colaborare. Interacțiunea dintre pool-uri se realizează prin intermediul fluxurilor mesaj.

Particip

ant

2

Particip

ant

1

14

Figura nr. 3.17 Interacţiunea dintre participanţi (pool-uri)

- Lane – subdivizează procesul sau un pool, cu scopul organizării și clasificării activităților.

De exemplu, o facultate (participant) poate avea următoarele compartimente (partiţii): Decanat, secretariat, catedre/departamente (Figura nr. 3.18).

Figura nr. 3.18 Reprezentarea grafică pentru partiţii (lane-uri)

D. Artefacte

Facu

ltate

Deca

nat Secr

eta

riat Cate

dre

/Departam

ente

Flux mesaj A Flux mesaj B

15

Artefactele au rolul de a aduce informaţii suplimentare unei diagrame. BPMN utilizează trei artefacte standard:

- Obiectul-data - precizează datele necesare unei activităţi, precum şi cele produse de către acestea.

Figura nr. 3.19 Reprezentarea grafică a unui obiect data

- Adnotarea - adaugă informații adiționale, sub formă de text, diagramei BPMN sau unor părți ale acesteia.

Figura nr. 3.20 Reprezentare grafică pentru artefactul Adnotare

- Grupul furnizează un mecanism vizual de grupare a elementelor din cadrul unei diagrame.

Figura nr. 3.21 Reprezentare grafică pentru artefactul Grup

3.2.2 Studii de caz

3.2.2.1 Modelarea procesului de afaceri privind aprovizionarea cu mărfuri de la

furnizor

În vederea aprovizionării cu mărfuri, societatea încheie un contract cu un furnizor (activitatea „Încheiere contract”) - Figura nr. 3.22. Contractul este reprezentat printr-un obiect dată asociat fluxului de mesaj dintre cei doi participanţi la proces: furnizorul şi societatea.

O primă condiţie pentru ca aprovizionarea să poată fi realizată este legată de termenul de valabilitate a contractului. În cadrul modelului, punctul de ramnificaţie pentru alternativele care vor fi urmate în funcţie de îndeplinirea sau neîndeplinirea acestei condiţii este reprezentat print-un punct de decizie bazat exclusiv pe evenimente .

Name [Stare]

Text

16

În cazul în care termenul de valabilitate a expirat, contractul încetează. Această situaţie este reprezentată prin activitatea „Încheiere contract”, activitate care generează obiectul dată „Contract închis”.

În situaţia în care contractul se află în termenul de valabilitate (alternativa implicită din cadrul modelului, marcată prin caracterul „\”), se verifică o a doua condiţie, legată de valoarea mărfurilor livrate, valoare care nu trebuie să depăşească valoarea contractată a mărfurilor:

• Dacă valoarea mărfurilor livrate depăşeşte valoarea contractată, contractul încetează;

• Dacă valoarea mărfurilor livrate <= valoarea contractată, se realizează aprovizionarea cu mărfuri (sub-procesul „Aprovizionare mărfuri”).

Pe baza unui contract societatea se poate aproviziona de mai multe ori cu mărfuri de la furnizor, motiv pentru care sub-procesul „Aprovizionare mărfuri” este repetitiv, aspect marcat prin poziţionarea simbolului în partea inferioară a sub-procesului.

După ce primeşte mărfurile şi factura de la furnizor, societatea plăteşte factura. Plata facturii implică desfăşurarea mai multor activităţi, fiind reprezentată în model prin sub-procesul „Plată factură” care poate fi detaliat în funcţie modalitatea concretă prin care se realizează plata. Pentru ca plata să se realizeze este necesară atât primirea mărfurilor, cât şi primirea facturii. Acest aspect este reprezentat printr-un punct de

decizie paralel prin care sunt compuse cele două fluxuri aferente activităţilor „Primire factură” şi „Primire mărfuri”.

Procesul de aprovizionare cu mărfuri de la furnizor se încheie atunci când au fost s-a realizat aprovizionarea cu mărfuri la nivelul valorii contractate sau atunci când contractul încetează.

17

Furnizor

Societate

Figura nr. 3.22 Modelarea procesului de afaceri privind aprovizionarea cu mărfuri de la furnizor

18

19

3.2.2.2 Modelarea procesului de afaceri privind contractarea creditului

Procesul de contractare a unui credit bancar implică interacţiuni între doi participanţi (Banca şi Antreprenorul), reprezentaţi sub forma unor pool-uri (Figura nr. 3.23).

Antreprenorul depune actele necesare obţinerii unui credit bancar (activitatea „Depunere acte dosar credit”). Actele depuse de către antreprenor la dosarul de credit (cererea de credit, balanţa, bilanţul, garanţiile depuse, fluxul de numerar previzionat pe perioada creditului, bugetul de venituri şi cheltuieli pe perioada creditului şi proiectul de investiţie pentru suma obţinută prin credit) sunt reprezentate în cadrul modelului prin de obiecte de date asociate fluxului de mesaj dintre Antreprenor şi Bancă.

Banca înregistrează dosarul de credit (activitatea „Înregistrare dosar credit”) şi apoi desfăşoară o serie de activităţi legate de analiza dosarului, activităţi care depind de normele care reglementează activitatea fiecărei bănci şi care sunt reprezentate în cadrul modelului prin sub-procesul Analiză dosar credit.

În urma analizei dosarului de credit:

• banca îi va comunica antreprenorului rezultatul acesteia (evenimentele

intermediare de tip mesaj şi ) şi

• va desfăşura o serie de activităţi în funcţie de rezultatul analizei (punctul de decizie bazat exclusiv pe date ):

o în situaţia în care creditul este respins dosarul de credit este arhivat (activitatea „Arhivare dosar credit”) şi procesul se încheie (evenimentul final );

o atunci când creditul este aprobat banca întocmeşte contractul de credit (activitatea „Întocmire contract credit”).

Contractul de credit este transmis antreprenorului pentru semnare. Antreprenorul semnează contractul de credit. După ce primeşte contractul de credit semnat, banca virează în contul antreprenorului suma acordată sub formă de credit (activitatea „Virare sumă credit”). Suma este încasată de către antreprenor.

20

Banca

Antreprenor

Depunere acte dosar credit

Inregistrare dosar credit

Cerere credit

Balanta

Bilant

Flux de numerar previzionat

Buget de venituri si cheltuieli previzionat

Garantii

Proiect de investitie

Analiza dosar

credit

Credit respins

Intocmire contract credit

Creditaprobat

Semnare contract credit

Credit respins

Credit aprobat

ContractCredit

[Nesemnat]Comunicare rezultatanaliza dosar credit

Incasare suma credit

Virare suma credit

ContractCredit[Semnat]

Arhivare dosar credit

21

Figura nr. 3.23 Modelarea procesului de afaceri privind contractarea unui credit bancar

22

Bibliografie

� Cozgarea, G. (2010), Metodologii orientate pe obiecte utilizate in proiectarea sistemelor informatice, Editura Infomega

� OMG (2011), Business Process Model and Notation (BPMN). Version 2.0, http://www.omg.org/spec/BPMN/2.0

� Havey, M. (2005), Essential Business Process Modeling, Editura O'Reilly Media

� Basu, A., Blanning, R. W., (2003). “Synthesis and Decomposition of Processes in Organizations”, Information Systems Research.

� Porter, M. E., Millar, V. E., (1985). “How Information Gives You Competitive Advantage”, Harvard Business Review.

� Ward-Dutton, N., Macehiter, N., (2005) „Business Process Management, a holistic view”, DMReview.