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MODELAMIENTO CONCEPTUAL E IMPLEMENTACIÓN DE UNA PLATAFORMA

TEAMWARE PARA EL SOPORTE DE LAS ACTIVIDADES DEL CONSULTORIO

JURÍDICO UIS

MAYDA PATRICIA GONZÁLEZIngeniera de Sistemas, Magíster en Informática

Grupo de Investigación STI - Universidad Industrial de Santandermpgonzalez@grupostLorg

LUIS CARLOS GÓMEZIngeniero de Sistemas, Magíster en lrifonnática

Profesor Titular, Universidad Industrial de [email protected]

ERNESTO GALVIS LISTAIngeniero de Sistemas, Magíster en Informática

Grupo de Investigación STI - Universidad Industrial de SantanderProfesor Universidad del Magdalena

[email protected]

MARIUTZI ALEXANDRA OSaRIOIngeniera de Sistemas

Grupo de Investigación STI- Universidad industrial de [email protected]

aLGA CECILIA GONZÁLEZ NORIEGAAbogada, Especialista en Docencia Universitaria

Secretaria General, Universidad Industrial de [email protected]

Fecha Recepción: 09/10/2006Fecha Aceptación: 21/05/2007

RESUMEN

Este articulo presenta la experiencia del Grupo de investigación en sistemas y tecnologia de información STL enel desarrollo de una platafonna de TeamWare para apoyar las actividades del Consultorio Jurídico de la UIS,realizada en el marco de la investigación de maestria titulada "Propuesta de un Modelo Conceptual de Sistemade Información para el Consultorio Juridico de la VIS". El documento inicia presentando el contexto que motivoel planteamiento del proyecto y la estructuración de las deficiencias detectadas en la organización en estudio. Acontinuación, se presenta el marco metodológico de la Metodologia de Sistemas Blandos MSB, la cual sirvió deguia para la realización del modelado conceptual. De igual manera, se presenta el modelo propuesto para el controly seguimiento de las actividades en el CJ VIS. Posteriormente, se presenta la implementación de la plataformarealizada mediante el seguimiento de la metodologia de desarrollo software de prototipado evolutivo. Finalmente sepresenta las conclusiones y recomendaciones para trabajos posteriores.

PALABRAS CLAVE: Sistemas de Información, TeamWare, Metodología de Sístemas Blandos, Consultorio Jurídico,Tecnologia de Información.

ABSTRACT

This paper shows the Information Systems and Technology Research Group s experience in a development of aTeam Ware platfonn to support activíties ofUfSsLegal Services Office, that was carried out wíthín a master degreeprogram:S research project titled "Proposal of an information system conceptual model for legal services office(CJ-UIS) ofIndustrial University ofSantander ", Thís document stars showing the context that motivated the projectstatement, and the structuring of the deficiencies detected ín the organization under study. Next, the Soft SystemsMethodology s methodologicalframework that served like guideline to do the conceptual modeling is presented Inthe same way, a model proposed for control and tracking CJUISs activities is showed. Later, the ímplementationof the platfonn, which was made using a software development methodology named evolutionary prototyping, ispresented. FinaUy, conclusions and recommendations for later works are showed.

KEYWORDS: Infonnation Systems, TeamWare, Soft System Methology, Legal Services Office, InfonnationTechnology.

UIS Ingenierías, Volumen 6, No.l, pags. 9-23, Junio 2007; Facultad de Ingenierías Físicomecánicas, UIS

10 REVISTA DE LA FACULTAD DE INGENIERíAS FISICDMECÁNICAS

1. INTRODUCCIÓN

Actualmente se vive una época donde lo único constantees el cambio, diariamente surgen nuevos desarrollostecnológicos, los cuales afectan continuamente el hacer decada uno de nosotros, estos cambios no solo se reflejan ennosotros como individuos sino en nosotros como sociedadya que el uso de las nuevas tecnologías trae consigo efecto~en la eficiencia yen la productividad del trabajo (prácticasrutinarias, políticas organizacionales) y en las prácticassociales (cambios en el trabajo, creación de nuevos roles,de los contactos sociales y las interrelaciones).

Por otra parte, los cambios en el orden social, económicoy político, tales como la globalización y la aperturaeconómica, han conllevado a que las naciones y lasorganizaciones busquen la manera de ser competitivasy de mantenerse vigentes en el nuevo escenario global.Lamentablemente las organizaciones han tenidoinconvenientes en sacarle el mayor provecho a losSistemas de Información (SI) y a la Tecnologia de lainformación (TI), y sienten que estos no les han aportadolos beneficios que esperaban [1], [2]. En Colombia, lasorganizaciones (públicas, privadas) no escapan de estosescenarios, razón por la cual se han dado a la tarea deapoyar y generar iniciativas que promuevan el cambioorganizacional (buscando aumentar la competitividad)apoyado con SIITI (buscando sacarles el máximoprovecho). Esta situación es particularmente notoria enlos esfuerzos que bace el gobierno nacional en apoyarmvestigaciones en el área tecnológica y en búsqueda de lamodemidad, buscando abarcar todos los organismos quelo conforman, especialmente a las de carácter jurídico [3].

Lo anterior viene a crear un nuevo escenario para lasuniversidades (organizaciones de carácter académicoinvestigativo y en algunos casos juridico), las cuales, dad~su misión, tienen no solo que cumplir con los mandatospresidenciales, sino generar alternativas y soluciones paralos diversos sectores de la sociedad. En especial, paralos consultorios jurídicos (CJ) pertenecientes a estas, yaque estos orientan su misión a la fonnación de futurosprofesionales en el área del Derecho y a la extensión deservicios jurídicos a la comunidad, buscando brindarle aesta, especialmente a la población de escasos recursossoluciones a los diversos problemas jurídicos qu~presentan.

Es en este escenario, donde el Grupo de Sistemas yTecnologías de la Información - STI - propuso y realizóel trabajo de grado titulado "Sistema de Información paraapoyar el control y seguimiento de las actuaciones de losestudiantes del Consultorio Jurídico UIS - CYSAC- "en el marco de la investigación titulada "Propuesta de~

Modelo Conceptual de Sistemas de Información para elConsultorio Jurídico de la UlS", el cual se oriento a apoyarlas dinámicas de trabajo que se presentan en el CJ UIS,específicamente, en lo concerniente a la realización de lapráctica profesional, buscando de esta manera fortalecer yconsolidar los procesos de formación de los estudiantes yel servicio social que presta el consultorio jurídico.

2. CONTEXTO INVESTIGATIVO y

SITUACIÓN DE INTERÉS

Para dar cumplimiento a la Ley, el Consejo Superior de laUniversidad Industrial de Santander expidió el Acuerdo127 del27 de Julio de 1.999, en donde secreaelConsultorioJurídico UIS (CJ-UIS), adscrito a la Escuela de Derechoy Ciencias Políticas. Los propósitos principales del CJUIS son dos; uno de carácter académico, brindandoun espacio de formación para el ejercicio profesionala los estudiantes de la carrera de derecho, y otro decarácter social, brindando asesoria jurídica, judicial yextrajudicial en forma totalmente gratuita a personas deescasos recursos económicos dentro de las competenciasy con las limitantes señaladas por la ley. Su aprobación ylIcencia de funcionamiento fue otorgada por el HonorableTribunal Superíor del Distrito Judicial de Bucaramanga,según el Acuerdo 30 del 11 de Octubre de 1999.

Desde su naturaleza académica, la formación prácticapara los estudiantes está soportada en dos asiguaturasubicadas en el noveno y décimo semestre del plan deestudio de la carrera de derecho, Consultorio Juridico1 y Consultorio Jurídico lI. Cada una de ellas tiene unaintensidad de 20 créditos académicos y tienen comorequisito de aprobación el cumplimiento de unos mínimosen cuanto a calidad y cantidad en la atención de casos, loscuales se eumarcan dentro de las posibilidades y alcancesque ofrece el marco legal y constitucional del Derecho yla Nación correspondientes a las áreas del derecho queson atendidas en el consultorio, en este caso: Civil, Penal,Laboral, de Familia y Público. Para ejercer sus funciones,los estudiantes cuentan con el acompañamiento constantede docentes, profesionales en derecho, quienes dansoporte jurídico y hacen seguimiento de las actuacionesde los estudiantes.

Desde su naturaleza social, la asesoría y representaciónlegal y extralegal que se brinda a los usuarios del CJUIS se dan sobre la base de un programa de extensiónsolidaria, lo cual implica principios de responsabilidadsolidaridad, gratuidad, y demás principios éticos:SOCIales y humanos; para 10 cual se tiene en cuenta quela práctica busca generar procesos en que se relacioneny se interpreten las normas jurídicas y su aplicabilidad

MOOELAMIENTO CONCEPTUAL E IMPLEMENTACiÓN DE UNA PLATAFORMA TEAMWAREPARA EL SOPORTE DE LAS ACTIVIDADES DEL CONSULTORIO JURíDICO UIS

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en diferentes contextos sociales. Por otra parte losConsultorio Jurídicos además de familiarizar a losestudiantes con la técnica del ejercicio profesional antelos funcionarios judiciales y de la atención de consultas;tienen la obligación de crear un espacio denominadoCentro de Conciliación (CC), de confonnidad con lodispuesto en el artículo 116 de la Constitución Nacional,la Ley 23 de 1.991, la Ley 446 de 1.998, el Decreto 1818de 1.998 y la Ley 640 de 2.001; siendo la conciliaciónun medio alternativo de solución de conflictos ágil yeconómico en términos de tiempo y dinero para las partesinvolucradas, que igualmente permite descongestionarlos despachos judiciales.

Actualmente el CJUIS cuenta COn cuatro Asesores, unopor cada área del derecho. Su función principal es lade supervisar el desempeño de los estudiantes frente alos procesos (Ver Figura 1.), conciliaciones y asesoríasbrindadas. Estos asesores disponen de una dedicaciónde ocho horas semanales dedicadas a realizar tutoríasy revisar en conjunto con los estudiantes los estadosde los procesos. Además, tres de ellos son asesores delCentro de Conciliación, por lo cual brindan tutorías alos estudiantes conciliadores. Con el fin de facilitar sulabor, al iniciar el semestre se programan las fechas delas revisiones mensuales y la de la entrega del informefinal.

presentan documentos sin el visto bueno del asesor.Por otra parte no todos los estudiantes pueden asistir alos horarios establecidos para las tutorías, puesto quedeben cumplir con otras actividades académicas comola asistencia a clase de otras asignaturas matriculadasen el semestre, las cuales generalmente se cruzan conlos horarios de atención de los asesores. Paralelamentedeben programar su tiempo para las citas con los usuariosy con las diligencias judiciales [4], [5].

Considerando que el CJ maneja grandes volúmenesde datos de usuarios, estudiantes y casos o negociosatendidos (38256 asesorias desde octubre del 1999hasta el segundo semestre académico de 2005) laadministración de la información se convierte en unproceso esencial para la organización. Sumado a esto, lagran cantidad de datos que los asesores del CJUIS debenrevisar y controlar (acerca de los estudiantes que realizanla práctica, los negocios que se manejan y los usuarios)y la insuficiencia de tiempo para realizar detalladamenteesta labor, se dificulta la identificación de debilidades enel proceso de aprendizaje de los estudiantes y falenciasen las diferentes actuaciones que realizan en la atenciónde los negocios. Lo anterior conlleva a una incertidumbreque impide garantizar totalmente la calidad del servicioque se presta en el CJUIS, así como, en la formación queestán recibiendo los estudiantes [4], [5].

Figura 1.Organigrama Consultorio Jurídico de la UIS

En atención a la baja disponibilidad de tiempo con quecuenta el asesor para apoyar el correcto desarrollo de losnegocios que se presentan en el CJ, se estableció un rolde apoyo, el cuál es asumido por un estudiante que seencuentra en la práctica. Este estudiante se desempeñacorno su auxiliar y colabora en las revisiones y controlde sus compañeros. Para esto, el estudiante auxiliar debeestar cursando Consultorio Jurídico JI y es seleccionadoy asignado por la Dirección del CJU1S. Cabe mencionarque esta situación no es la más apropiada para elfuncionamiento del CJUIS, ya que según lo dispuestoen el Decreto 196 de 1971 los asesores deben apoyarseen monitores quienes deben ser abogados titulados paraasnmir este cargo y no en los estudiantes [4], [5].

Al ignal que el CJUIS, el Centro de Conciliación (CC)debería contar con cuatro asesores uno para cada áreadel derecho, pero dado los recursos con que cuentaactualmente solo dispone de dos asesores que trabajanen el CJ y de la Directora que es la asesora en el áreadel Derecho Público. Es importante resaltar que eltiempo asignado para los asesores no será suficiente paraatender las tutorías de acuerdo a la cantidad de negociosmanejados y al número de estudiantes que cursen eJ,teniendo en cuenta que según lo dispuesto por el artículo30 del Decreto 196 de 1.971, la práctica de Consultorio

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Es importante resaltar que el Consultorio ha llegadoa contar con aproximadamente noventa estudiantescursando las asignaturas Consultorio Jurídico 1 y n,cifra que ha ido aumentando desde la creación delCJUlS, mientras que el número de horas asignadas a losasesores para las tutorías se ha mantenido y no cubretoda la jornada de atención que cumple el CJUIS que vade 8:00 a.m. a 12:00 p.m. y de 2:00 p.m. A 6:00 p.m.Esta carencia de tiempo de asesoría, se convierte en uninconveniente importante para los estudiantes cuandonecesitan solucionar una inquietud en un horario fueradel programado para un asesor o para el Consultorio.Esto ha generado situaciones en las que los estudiantes

12 REVISTA DE LA FACULTAD DE INGENIERíAS FISICOMECÁNICAS

Jurídico inicia desde el séptimo nivel, lo que permitemostrar que los asesores y la dirección requieren deinstrumentos que permitan apoyar el seguimiento de losnegocios y las actuaciones de los estudiantes.

Por otra parte, en el transcurso del semestre es frecuenteque los usuarios presenten quejas al CruIS por el serviciorecibido, dado que no reciben noticias del negocio, noobservan el avance de este ó porque los estudianteshan incumplido sus citas, razón por la cual retiran losdocumentos relacionados con el negocio para buscar otroabogado o acudir a otro CJ de la ciudad. Esta situación nodeseable para el CJUIS desacredita la labor que se realizay en ocasiones ocurre por que los estudiantes no muestranavance de los negocios y pierden comunicación con losusuarios. Este tipo de situaciones actualmente son dificilesde identificar antes que el usuario presente su queja o queel proceso se pierda por vencimiento de términos.

Lo expuesto anteriormente, dibuja una problemática que sepresentan en el CJUIS, que incluye la necesidad de contarcon herramientas que permitan fortalecer el control 'yseguimiento en las diferentes actividades que cumplen losestudiantes de las asignaturas, además de complementarsu formación teórica y potenciar el servicio prestado a sususuarios.Portalrazón,elGrupodeInvestigaciónenSistemasy Tecnología de la Información (Grupo STI), propusorealizar un trabajo de investigación en el que se profundizaen las ideas de sistemas de información planteadas porel profesor Peter Checkland [6], [7] de la universidad deLancaster, Reino Unido, teniendo en cuenta el contextolocal, planteando la investigación titulada "Propuesta deun Modelo Conceptual de Sistema de InIormación parael Consultorio Juridico de la VIS", el cual siguió comometodologia de intervención la Metodologia de SistemasBlandos - MSB-, permitiendo ahondar en la situaciónparticular de la organización CJ UIS para proponer unmodelo de sistema de infonnación pertinente, que apoyaralas labores académicas, investigativas, administrativas y deproyección social de dicha organización [8]. El sistema deinformación propuesto esta conformado por dos elementosesenciales: (1) "el sistema que es servido", el cual esexpresado a través de Sistemas de Actividad Humana- SAH , y (2) "el sistema qu, sirve", expresado a travésde un portafolio de proyectos informáticos, los cualescubren todos los aspectos organizacionales observados enla investigación.

En desarrollo de la propuesta desarrollada en la tesis demaestría, se definió un proyecto de pregrado de Ingenienade Sistemas, titulado "Sistema de infonnación paraapoyar el control de las actuaciones de los estudiantesdel CJUIS -CYSACJ-UIS" [9] el cual se oriento aapoyar el seguimiento y control sobre los negocios del

consultorio, el centro de conciliación y la generaciónde estadísticas. Dicho apoyo consiste en: ayudar a losasesores en el proceso de realimentación del trabajo de losestudiantes, permitir un seguimiento de las actuacionesde los estudiantes acorde con la labor que realizan, yfacilitar la consulta de expedientes de casos anterioresa la fecha, es decir, permitir un fácil acceso al archivodel consultorio con el fin de aprovechar la experienciay trabajo invertidos en la resolución de los negocios quereposan en las carpetas del archivo. Todo lo anterior serefleja en un mejor servicio a los usuarios del consultorioelevando el nivel de cumplimiento con la misión social y,en una mejora sustancial de las condiciones de trabajo delos estudiantes y su aprendizaje.

Para lograr dicho objetivo, se construyo una propuestade SAH pertinente que muestra una alternativa desolución a la situación problema identificada, ademásdicho modelo permite comprender el propósito delsistema y muestra fácilmente las relaciones entre lasactividades que corresponden al control y seguimientode actuaciones de los estudiantes, describiendo el quéhacer y cómo hacerlo. De igual manera, se investigaronlas tecnologías y tendencias de apoyo al trabajo en grupo,para fundamentar el desarrollo del prototipo software queapoya el modelo propuesto, y el cual permite registrar lasactuaciones de los estudiantes e indicar el estado actualde los procesos, a través de la representación gráficade los mismos y evaluación de esfuerzos para facilitarel reparto de los negocios (procesos jundicos llevadosen CJ VIS) y la emisión de mensajes de alerta de lasactividades pendientes para el estudiante y el asesor;la consulta de negocios anteriores mediante un archivodigital de históricos para apoyar la asesoría del estudiantey el seguimiento de los procesos que no han terminado,facilitando de esta manera centralizar la información delos negocios manejados, las asesorías brindadas y lasconciliaciones realizadas por los estudiantes a travésdel registro de citas, documentos y actuaciones que serealizan en el transcurso de estos procedimientos.

El prototipo cuenta con la ayuda de Indicadores deGestión definidos en conjunto con la dirección del CruISque penniten observar cómo se da el funcionamientodel consultorio respecto al trabajo de los estudiantes yel nivel de cobertura del servicio en la comunidad, conel fin de ayudar a la organización en la definición oreplanteamiento de sus políticas internas. De igual modoabre el espacio para estudiar diferentes situaciones que sereflejen a partir de los negocios llevados en el CJUIS.

La plataforma escogída para el desarrollo del prototipo esel paquete de herramientas de Visual Studio.NET, teniendoen cuenta que es uno de los lenguajes de programación que


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ofrece un conjunto adecuado de funcionalidades para eldesarrollo de aplicaciones Web. Cabe mencionar que graciasal convenio de licenciamiento que la UIS ha realizado conMicrosoft llamado Campus Agreement, los costos en eldesarrollo del prototipo no se afectan por el uso de éstasherramientas. A continuación se procede a describir lametodología que guío la realización del modelado.

• Gracias a su aplicación durante más de 30 años, tienegran reconocimiento científico lo cual asegura su utilidady su calidad,• El proceso investigativo guiado por la MSB implicala realización de cambios en un contexto real, en estecaso fue el consultorio jurídico, centrando su atenciónen los hallazgos de conocimiento obtenidos al resolverproblemáticas en dicho contexto.

3. MARCO METODOLÓGICO

Como metodología de intervención, se estableció laMetodología de Sistemas Blandos -MSB, la cual surgió enla década de 1970 en la Universidad de Lancaster (ReinoUnido), como producto de la intenciánmanifiesta por usarlas ideas de sistemas en la comprensión y mejoramientode la realidad organizacional de las empresas. A su vez,Según [6], la MSB proporciona herramientas para llevara cabo procesos de investigación - acción en situacionesno estructuradas o complejas, generalmente situacionesorganizacionales en las que la "realidad" es susceptiblea múltiples interpretaciones que conducen a múltiplesintenciones y acciones. En otras palabras, situaciones quese presentan cuando se ven enfrentados diferentes puntosde vista e intereses de los miembros de la organización,con respecto a los objetivos y los fines de la misma.De manera gráfica, la MSB puede expresarse como semuestra en la Figura 2.

Las características anteriores determinaron que eraconveniente emplear la MSB en el mejoramiento dela situación del CJ UIS. En esta metodología, segúnexplica [6]:

"se tiene una situación de la vida real que al menosuna persona considera problemática. Existe unsentimiento de que esta situación se debe estudiarpara asi introducir una "mejoría". Todos los quéy los cómo de la mejora necesitarán atención, aligual que la consideración de ante los ojos de quiénésta se juzgará. La situación misma, al ser partede asuntos humanos, será producto de una historiaparticular, una historia de la cual por lo generalhabrá más de un informe. Siempre será esencialel aprender y reflexionar sobre esta historia paraincluir el contexto idiosincrásico de la situación, elcual revelará caracteristicas únicas".

Acción necesaria paramejorar la situación

El uso de la MSB en el contexto de investigación del CJUIS fue relevante debido a que:

Figura 2. Forma básica de la Metodologia de SistemasBlandos -MSB. Tomado de [3]

Aunque la finalidad de la MSB es producir un debatesobre la situación bajo estudio, es lógico pensar queéste no puede quedar solo en sugerencias, es necesario,si es posible, llevar a la implementación los cambiosque sean formulados tras la comparación de losmodelos con el mundo real. Los cambios son descritospor [6] como "deseables sistémicamente" y "viablesculturalmente". Las modificaciones, que no deben serasumidas como forzosas sino como deseables, dependende que tan pertinentes hayan sido en verdad los "sistemaspertinentes" al problema. Igualmente, el implementar loscambios depende de que tan significativos resulten serdentro de la cultura en la que se encuentra inmersa lasituación estudiada. A continuación se presenta el modeloconceptual que se definió para realizar el seguimientoy control de las actuaciones de los estudiantes deconsultorio jurídico.

[JJ Sislemas pertinentes deactividad con propósitodefinido

Generaelecciones de

Comparación entre losmodelos y la s¡tuaclónreal advertida

+

\ JI'

O-O

• Está dirigida la utilización de las ideas de sistemas paraenfrentar situaciones donde la actividad humana es elfactor esencial,• Su origen se encuentra en ulas experiencias deinvestigación consideradas como medios basados ensistemas para estructurar un debate, y no de una recetapara conseguir un logro eficiente garantizado".• Es flexible, pennite guiar la acción de manera más firmeque una filosofia, facilitando que el investigador se enfrentecon la variedad de las situaciones del mundo real

4. MODELADO CONCEPTUAL DEL

CONTROL y SEGUIMIENTO DE LAS

ACTUACIONES DE ESTUDIANTES DEL

CJUIS

4.1. IMAGEN ENRIQUECIDA


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actividades que realizan los estudiantes, con el fin demostrar los elementos y circunstancias mencionadas enla situación problema descrita en el numeral anterior,por ejemplo, el poco tiempo con el que disponen losasesores y la dirección para llevar a cabo funciones quepermitan realizar seguimiento de los negocios manejadosen el Consultorio, las quejas presentadas por los usuarios,etc. (Figura 3). En la Figura 4 se pueden apreciar ladescripción de los símbolos empleados en la imagenenriquecida.

Hay que considerar que la imagen es una expresión quepuede variar de acuerdo a la situación y al punto de vistade quién la realiza, en este caso en particular se pretendereflejar la percepción hecha del CJ - ms [9], su entornoy la necesidad de seguimiento y control en las diferentes

Para realizar el modelado, se comenzó con la elaboraciónde una imagen enriquecida, la cual es un medio gráfico quebrinda una impresión de los diferentes hechos, procesosy elementos de la situación que se desea estudiar en unaorganización. Su función es facilitar la comprensión dela situación problema.

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Figura 3. Imagen enriquecida del CJUIS con respecto al Control y al Seguimiento

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Iil\ Revisión Carpetas Y Documentm de losNegocios

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4.2. DEFINICIÓN RAÍZ

Una vez se ha realizado la imagen enriquecida de lasituación, se procede a establecer la Definición Raiz (DR)del HAS, la cual se utiliza para expresar el propósitocentral del modelo, una DR bien fonnulada facilita laconstrucción del modelo conceptual, para esto se cuentacon el mnemónico CATWOE (ver tabla 1) que analiza sussentencias y verifica si incluye los elementos suficientespara que la DR este bien definida.

Figura 4. Simbolos empleados en la imagen enriquecida

MODELAMIENTO CONCEPTUAL E IMPLeMENTACiÓN DE UNA PLATAFORMA TEAMWAREPARA EL SOPORTE DE LAS ACTIVIDADES DEL CONSULTORIO JURíDICO UIS

1 S

"Wcltanschauung": la visión del mundo que hace a TW significativa en un contexto, es decir la interpretación del

oron6sito de la transformación.

Posteriormente, en la Tabla 2, se presenta la DefiniciónRaíz para la propuesta de control y seguimiento delCJ VIS [9], así mismo se muestran los elementos delCATWOE identificados para el modelo de Sistema deActividad Humana desarrollado.

"Actores"; aquellos que llevan a cabo la transfonnaci6n"Proceso de transformación"; la conversión de entrada ensalida

Tabla 1. Especificación del mnemónico CATWOE"Consumidores": las víctimas o beneficiarios de latransformaci6n

T

A

e

o "Poseedor(es)": aquellos que podrían detener y juzgar T.Del Inglés Owners.

E"Restricciones del medio": elementos fuera del sistema queéste toma como dados. Del inglés Environment

Tabla 2. Definición Raíz y Elementos CATWOE de la Propuesta de HAS para el Seguimiento y Control en el CJ UIS

Un sistema de pmpiedad Grupo SrI )' el Consultorio Jurídico, para realizar Control y Seguimiento a las actuaciones realizadas por los Estudiamesde CJly JI de acuerdo a su Reglamen to Interno, Leyes y Normas Establecidas para elfuncionamiento del CJ y el Celltro de Conciliación, CO/l elfinde mejorar el buen servicio a la comunidad y el proceso de aprendizaje de los esludiantes.

Miembros del CJ. (Director del eJ, Secretaria, Asesor, Estudiantes), Usuarios, Escuela de Derecho, VISMiembros del CJ. (Director del CJ, Secretaria CJ UIS, secretario centro de conciliación, asesor, estudiantes einvestigadores del Grupo STI)EntradasNecesidad del CJ -UIS por que exista mejora de la calidad del servicio prestado a la comunidad y del proceso deaprendizaje de los estudiantes a través de un mayor seguimiento al trabajo realizado por los estudiantes de ConsultorioJurídico 1y JISalidasNecesidad Satisfecha.Realizar Control y Scguimiento a las actuaciones de los estudiantes con el fin de garantizar un buen servicio a lacomunidad y de mejorar el roceso de aprendizaje de los estudiantes.Escuela de Derecho, Directora del CJ, Gro o STIElementos del Entorno: Fundamentos Teóricos que reciben los Estudiantes en el transcurso de su carrera. antes de iniciarCJ r, Recursos Asignados al CJ, Carga Académica de los Estudiantes, Iniciativa de parte del Estudiante para realizar unbuen trabajoRestricclones: Acuerdo 127 de 1999 emitido por el Consejo Superior UIS para la creación del Consultorio Jurídico.Reglamento lntemo del CJ - VIS, Leyes y Nonnas Establecidas para el funcionamiento d el CJ y su Centro deConciliación. Ley 583 de 2000, Decreto 196 de 1971, 2591 de 1991, 306 de 1992, 1382 de 2000 y el articulo 66 de la ley123 de 1991, Le 600 del 2000, ley 640 del 2001 Ley 906 de 2004, Recursos destinados al CJ-UlS.

5. ELABORACIÓN DEL MODELO CONCEPTUAL

A continuación se procede a definir el modelo conceptualpara el control y seguimiento de las actuaciones delos estudiantes del CJ UIS, teniendo en cuenta que sesiguió lo expuesto por [6], quién propone generalizar lasiguiente secuencia para construir un SAH:

• Indicar los flujos (concretos o abstractos) que seanesenciales para expresar 10 que el sistema hace. Distinguirestos flujos de las dependencias lógicas, y en cualquiercaso, mantener el número de flujos a un mínimo en eseestadio.• Verificar que la DR y el modelo conceptual juntosconstituyan lll1 par de declaraciones mutuamenteinformantes: qué es el sistema y qué hace el sistema.

• A partir de la Definición Raíz - DR Yde los elementosCATWOE de ésta, formar una impresión del sistemavisto como una entidad autónoma que lleva a cabo unproceso de transformación fisica o abstracta.• Ensamblar un número pequeño de verbos que describenlas actividades más firndamentales en el sistema ya descrito.Tratar de mantenerun nivel de resolución evitando la mezclade actividades definidas en diferentes niveles de detalle.• Si se puede justificar a partir de la DR, estructurar lasactividades en grupos que junten actividades similares(por ejemplo, agrupando aquellas que juntas generan unasalida que va a otra parte en el sistema).• Conectar las actividades y los grupos de actividades conflechas que indiquen dependencias lógicas.

Además, para realizar la propuesta se toma como puntode partida el HAS propuesto por [8], (Figura 4.) el cualpresenta las actividades que se llevan a cabo en el CJ VISpara "Brindar servicios jurídicos", en donde se busca:

''proporcionar a personas de bajos recursoseconómicos asesoría jurídica, la cual incluyeel consejo jurídico, servicios de conciliación, elguiar en la interposición de acciones públicas,la representación legal y extralegal, además deapoyar las labores jurídicas que realizan algunasorganizaciones públicas y privadas a través de larealización de convenios ".


Figura 5. Sistema de Actividad Humana para Brindar ServiciosJurídicos. Propuesto por [5]

Tomando como base el modelo presentado en la Figura5. se definieron para cada una de las actividades queallí se presentan los siguientes sistemas de actividadhumana para realizar el control y seguimiento de dichasactividades [9]:

de igual manera, solicita al usuario describa el motivo dela consulta, con el fin de ganar mayor detalle y verificaro corregir la información inicial registrada en el sistema.Posteriormente el estudiante registra el concepto brindadoal usuario, los documentos de soporte que recibe y lapróxima cita programada al usuario (Figura 7).

CS2.3Yerificar)1oCORegirhunto

Determinado en el Reparto

CS2.1 CcmsultarRegi:troAsignado

en el Reparto

C82.6 ProgamaryRegistrarPrólcimaCita oon ellm>ario

CS2_5 Registrar DocumentosRecibidos dellhuario

Rel ..cionado¡; con el Trámite

Al

iI lY A"ID'''''' '" " "',,,. '"servicio prestado a laComunidad y en el procesode aprendizaje da losesludlantes en práeti<:a,

Brindar savcio deconC;¡;aci6" M.S

8:indar camejo jurlcBco a16corllUf'ldad A2.2

Necesidad del CJ -UIS porque ""ista mejor control delas actuaciones ...alludaspor los estudiantes

5.1 ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO Y CONTROLPARALAACTIVIDAD Al.l: REGISTRAR USUARIOS Figura 7. HAS de Control y seguimiento para la actividad:

Brindar Consejo Jurídico a la comunidad

CSl.lVerificauielusuario Puede ter

Atendidudel lhuárioCSl.2 C"niu!tar$i el Uwano ha

sido regis1rado anteriormentlo por elmismoMunb

5.3ACTIVIDADESDECONTROLYSEGillMIENTOPARA LA ACTIVIDAD A2.3: BRINDAR SERVICIODE CONC1LlACIÓN

Figura 6. HAS de Control y seguimiento para la actividad:Registrar usuarios

CSl.4SelecciOnar ATeayAsuril:ode awetdo lila:ituacióndel thluario

eSl.3 RegimarDatosPersonaJe$" del Usuario

CSl.5ASoignar Estudiante

CSl.7lmprimir documento--Solicitud deAses-oña-

El CJ-UIS en conciliación presta dos tipos de servicios,el primero cuando una conciliación se lleva a cabo enel centro de conciliación de la UIS y un estudiante delconsultorio es el conciliador que media entre las dospartes y el segundo cuando un estudiante es el apoderadode un usuario que va a asistir a una conciliación biensea en el centro de conciliación del consultorio o enotro centro de la ciudad. A continuación se presenta lasactividades de seguimiento y control para dicha situaciónen la signiente fignra.

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CS3.4 RegiwarRe¡,u!tadode la Conciliación

CS3.3 Regidratlnformaci6nde la Audiencia

CS3.2 Solicitar ConciliaciónCS3.1 ConwJtar

AsesoñasoNegoOOs-

En este HAS, se verifica si el usuario puede ser atendido,es decir se revisa su condición económica, se revisa elhistorial del usuario para conocer si es usuario antiguo delCJ, los motivos de consulta y los estudiantes que han sidoasignados en cada caso, de ser lID usuario nuevo se procedea registrarlo. Posterionnente, se procede a identificar el áreade consulta y a asignar el estudiante encargado de atenderal usuario (el estudiante en turno con menos carga). Unavez diligenciado el formato se procede a gnardar el registroya imprimir el documento de "solicitud de asesoría".

5.2 ACTIVIDADES DE SEGU1MIENTO yCONTROL PARA LA ACTIVIDAD Al.2 BRINDARCONSEJO JURÍDICO A LA COMUNIDAD

Una vez el usuario ha pasado a consulta, el estudianteasignado revisa la infonnación registrada en el reparto,

Figura 8. Actividades de Seguimiento y Control para laActividadA2.3 Brindar Servicio de Conciliación

MODELAMIENTO CONCEPTUAL E IMPLEMENTACiÓN DE UNA PLATAFORMA TEAMWAREPARA EL SOPORTE DE LAS ACTIVIDADES DEL CONSULTORIO JURíDICO UIS

17

Cuando un proceso ya ha sido iniciado por el estudiantey se desea llegar a la conciliación, se puede consultar lainfonnación relacionada al negocio que ha optado porrealizar conciliación extrajudicial y comprobar si puedeconciliar. Por otra parte también puede consultar lainfonnación del registro que fue asignado desde repartopara iniciar el trámite de conciliación.

Cuando se desea conciliar y el asunto sea competenciadel Centro de Conciliación el estudiante debe solicitar através de un fOlmato la conciliación, él por su parte debeesperar que le fijen fecha, hora y sala donde se llevará acabo la audiencia. Si la conciliación se llevará a cabo enel Centro de conciliación de la urs y este ha fijado Fecha,Hora, Sala y conciliador el estudiante debe registrar enel sistema esta información. Cuando se realice en otrocentro deberá registrar la infonnación que allí publiquen.De igual manera, se debe registrar el resultado de laConciliación (conciliación, constancia de imposibilidad oConstancia de Inasistencia). Si el trámite de conciliaciónno es competencia del Centro de Conciliación de la UISpuede dirigirse a otra entidad donde se pueda llevar acabo y realizar la diligencia.

5.4 ACTIVIDADES DE CONTROL YSEGUIMIENTO PARA LA ACTIVIDAD Al.4:EJERCER REPRESENTACIÓN LEGAL

¡es .4.2 Consult..EstaOO. delasActMdadet:jI

Citas PrograinOOas

CS4.3RegislrarlosDocumentosyAcl:tsciones

Realizadas del Negocio

CS.4.5 RegisbarmdelNegocio

Figura 9. Actividades de ContTOI y Seguimiento para laActividad A2A Ejercer Representación Legal

Se puede consultar la infonnación relacionada al Registrodel Negocio que ha sido asignado por cualquiera de lasasignaciones que se realizan en el CJ - UIS: por Repartoo por Sustituciones de Negocios llevados en el CJ porestudiantes que tenninaron su práctica, el estudiante deberegistrar las actuaciones y los documentos recibidospor lo usuarios adjuntado la fecha en que se realizaron.Se puede programar y registrar la próxima actuacióna realizar indicando la fecha en que será realizada.

Cuando un negocio ha tenninado se debe registrar larazón por la cuál finalizó e inmediatamente solicitaral Asesor su revisión para enviarlo al archivo. En eltranscurso del negocio se podrá consultar las actividadesy citas programadas al igual que su estado (pendiente,cumplidas y por cumplir).

5.5ACTIVIDADESDECONTROLYSEGUIMIENTOPARA LA ACTIVIDAD A2.5 PRÁCTICA ENCONVENIO

El estudiante debe asistir por lo menos a dos entidadesdiferentes en el semestre, cumpliendo con el horarioestablecido en el convenio entre el Consultorio y laEntidad. En el transcurso del convenio el estudiante deberealizar diferentes actividades de acuerdo a la entidad ala cuál esta asistiendo y a la vez debe registrarlas en elfonnato correspondiente. Es deber del Estudiante registrarla Asistencia al convenio, para esto debe llevar soporte enel fonnato de asistencia de los días que asistió.

C55.1 '}Asistir a IrConvenio CS52 Regi:rlrar

C"Actividadet Realizadas en

la EntidaddeConvenio CSl.2.1PresentlrInforme

( CSS.3 RegistrarAsistencia --__oo_ ~/

Figura 10. Actividades de Control y Seguimiento para laActividad A2.S Práctica en Convenio

5.6. ACTIVIDAD DE MONITOREO y CONTROLPARA LAS ACTIVIDADES DE LA PROPUESTAPRESENTADA EN ESTE ARTÍCULO.

Figura 11. SAHActividad CS7 Monitoreo y Control

En este HAS, se definen las medidas de funcionamientodel sistema, siendo en este caso los indicadores degestión definidos para apoyar el control y Seguimiento.Se monitorean las actividades especificadas en elsistema a través de los infonnes que los estudiantesdeben presentar a los asesores y la dirección sobre elestado de los negocios que manejan y las practicas deconvenio que realizan. Por otra parte se cuenta con lainformación generada por los indicadores, y se tienen encuenta los resultados de las medidas de desempeño paradetenninar y ejecutar acciones que controlen al sistema.

lB REVISTA DE LA FACULTAD DE INGENIERíAS FISICDMECÁNICAS

A continuación se presentan los indicadores de gestióndefinidos para el CJ DlS.

6. MEDIDAS DE DESEMPEÑO PARA

EL CJ UISAl considerar lo anterior y a su vez siendo el CJ -DISuna organización en el ámbito jurídico que cuenta conreconocimiento en la comunidad, se busca utilizarmecanismos quepermitanconocer la labordelos estudiantesy el resultado de su trabajo en las diferentes actividadesque deben cumplir; siendo aquí donde empiezan a jugar unpapel importante la creación de indicadores que faciliten ellogro de los objetivos del consultorio.

Para la propuesta presentada se eligió definir indicadoresde gestión teniendo en cuenta que gestión tiene que vercon administrar y/o establecer acciones concretas parahacer realidad las tareas y/o trabajos programados y

planificados, otro factor considerado en esta elecciónfue el interés de aportar elementos que permitan apoyarel control y monitoreo de las actividades defutidas en losS.A.H además de ser un mecanismo útil a la organización[10]. Es importante resaltar que los Indicadores de Gestiónapoyan la administración de los procesos, permitiendo:

• Interpretar lo que esta ocurriendo• Tomar medidas cuando las variables se salen de loslímites establecidos• Definir la necesidad de introducir cambios y/o mejorasy poder evaluar sus consecuencias en el menor tiempoposible.

Enresumen, lamedición a través de indicadores de Gestiónnos ofrece infonnacién de la actividad, productividady calidad de servicio prestado en el Consultorio. Acontinuación, en la tabla 3 se presentan los indicadoresde gestión definidos para el CJ UIS.

Tabla 3. Indicadores de Gestión del el DlS. Propuestos en [9]

c;;c . , c;;c~ Cm••"", 2\ \, iL·c Te ".7: ,"C.d' ...... ., ···c·,,,, .. , 'C·' .\. c·C" ,

1.1Número de Estudiantes de COlt.<;ultorio Jurídico 1 que Asistieron a Charlas Introductorias / Números de ,/Estudiantes matriculados en Consultorio Jurídico 1

1.2Número de Estudiantes que Asistieron a Capacitación / Números de Estudiantes matriculados en ,/Consultorio Jurídico 1v 1I

1.3 Número de Consultas Reu-istiadas ,/

lA Número de Consultas Rel!lstradasnor Arca ,/

1.5 Número de Consultas Reu-istradas nor Asunto ,/

1.6 Número de Consultas Reoistradas por Estrato ,/

1.7 Número de Consultas Res:ristradas nor día de la semana ,/

1.8 Número de Asesorías Brindadas ";or Estudiante ,/

1.9 Número de Conciliaciones Aco~ñadasnor Estudiante ,/

1.10 Número de Tutelas Realizadas nor Estudiante ,/

1.11 Número de Derecho de Petición realizadosnor Estudiante ,/

J.I2 Número de neu-ocios iniciados I Número de COllsultas Re<ristradas ,/

1.13 Número de negocios terminados I Números de Negocios Iniciados ,/

J.I4 Número de tutelas I Número de Consultas Reeistradas ,/

1.15 Número de derechos de petición / Número de Consultas Registradas ,/

J.I6 Número de Trámites Procesales Abandonados I Números de Trámites nrocesales Iniciados ,/

1.17 Número Conciliaciones Realizadas / Número de Asesorías Registradas ,/

1.18 Numero de Asesorías Reoistradas / Número De Estudiantes en nractica ,/

1.19 Número de nc-':;:ocios i Numero De Estudiantes en -úractica ,/

1.20 Número de tutelas I Número De Estudiantes en practica ,/

7. IMPLEMENTACIÓN DE LA PLATAFORMA

TEAMWARE DEL CJ UIS

Considerando la situación del Consultorio Juridico de laDlS, en la cual se identifica básicamente la necesidad demonitorear e! desempeño de los estudiantes, los resultadosobtenidos en las diferentes actividades que ellos asumeny brindar el mejor servicio a la comunidad, se consideroinvestigar que tendencias existen en el mercado quefacilitan la comunicación y el trabajo en grupo en lasorganizaciones.,para asídetenninarla tecnologíapertinenteal CJ UIS. Como resultado de esta inquietud, se selecciono

y estudio las tecnologias de WORKFLOW, TEAMWAREy GROUPWARE para definir la plataforma que manejelos diferentes aspectos para apoyar al HAS propuesto parae! control y seguimiento en el CJ UIS [9J, [11].

En la Tabla4 se presenta la comparación de las tecnologiasmencionadas, enunciando para cada una de ellas sudefinición, objetivo, características y funcionalidad.Posteriormente, en la Tabla 5, se presentan lasfuncionalidades que se seleccionaron para implementarla plataforma de apoyo a las actividades de control yseguimiento del CJ UIS [9J, posteriormente se presentanlas funcionalidades implementadas en la platafonna.

MODELAMIENTO CONCEPTUAL E IMPLEMENTACiÓN DE UNA PLATAFORMA TEAMWAREPARA EL SOPORTE DE LAS ACTIVIDADES DEL CONSULTORIO JURíDICD UIS

Tabla 4. Comparación de Tecnologías para Grupos de Trabajo. Tomado de [9], [11]

19 ,I

DEFINICION

TEAMWARE

Aplicaciones de intranetque ofrece funcionalidadesy servicios para apoyar eltrabajo en equipo

Permitir a las organizacionescomunicar, colaborar ycoordinar procesos clave denegocios

Permitir el seguimientodel estado de tareas yproyectosLlevar archivos históricosde las decisiones tomadas.Facilita el trabajo engrupo, la comunicación, lacalendarización.Sus aplicaciones no son tanrefinadas, ni tan potentescomo las del GroupWare.Fácil de implementarIdeal para organizacionespequeñas y medianas.

Soporte a tareasindividualesComunicación entrecolegasColaboración de gruposde trabajo a través de unespacio virtual.CalendarizaciónRegistros históricos

WORKFLOW

Es la automatización de los procesosde negocio durante el cual "clocnmentos","información" y "tareas"fluyen en 1ma organización a travésde aplicaciones computacionalesbasadas en fOffiIUlarios, los queproveen mecanismos de auditarla yseguimiento, reportando el estado oavance del trabajo.

El objetivo de estos sistemas es dirigirla información.

Están especialmente disenados parauna gran cantidad de usuarios.

• Se da en procesos perfectamenteestructurados.Intervienes varios y diferentesparticipantes en cada proceso.Se presenta información sobre laque tienen que tomar decisiones.Cuenta con:Lógica de procesos.Una correcta concordancia entrepersonas y tareas.Entrega de recursos de informaciónpara las tareas.Administración de procesos.

Brinda soporte a las tarcasindividuales en un procesouniendo los recursos humanos y/ode información necesarios paracompletar cada una de éstas.

GROUPWARE

Es elconjunto de aplicacionescomputacionales destinadasal trabajo grupal, en el quecabe numeroso softv.'are y queno tiene un direccionamientoespecífico, pero que permitea los usuarios relacionarseincluyendo documentos.

Pennitir a las organizacionescomunicar, colaborar ycoordinar procesos clave denegocios

Permite llevar a cabo untrabajo en grupo y ofreceel soporte necesario paraelaborar un proyectocompartido junto con otraspersonas.Permite a las empresas,compartir el conocimientoy trabajar en grupo enformas que las hagan máscompetitivas.

Comunicación concolegas a través de correoelectrónico.Colaboración en gruposde trabajo a través de unespacio de trabajo virtual.

Tabla 5. Funcionali-flades implementadas en la Platafonna TeamWere del el UIS

ELEMENTOS

Comunicaciónde información

e intercambio dedocumentos a

tra"és del correoelectrónico

seguimiento ycontrol de tareas

ACTIVIDADES

Apoyar las tutorías y presentación deinformes de los estudiantes.

Facilitar el reparto de los negocios.

Consultar negocios.

Emisión de mensajes de alerta de lasactividades pendientes para el estudiante.

Registro de actuaciones de los estudiantese indicar el estado actual de los procesos,a través de la representación gráfica de losmismos.

Establecer Indicadores de Gestión basadosen la información extraída de los negociosque se manejan en el consultorio.

VENTAJAS

Permitir el intercambio de los documentos legales e infonnes elaborados por losestudiantes y que deben ser revisados por la dirección y/o asesores.Ahorro de recursos del consultorio (tinta, papel).Por medio del correo electrónico los estudiantes podrán solicitar tutorías al asesor odirector del Consultorio.A través de la aplicación se podrá comunicar a todos los miembros del consultorio,información de interés como: jornadas de capacitación, reuniones, fechas de revisiones,horarios de tutorías, etc.

Pennitir realizar equitativamente .la asignación de las consultas jurídicas.

Al consultar los negocios activos, su estado actual y registro de actuaciones pennitemeiorar la tarea de monitoreo del desempeño del estudiante.

Pcnnitir realizar el control a las fechas de las actuaciones programadas.

Con el registro de actuaciones y citas programadas por los estudiantes se podrá identificarfallas o incumplimientos en las actividades que ellos deben realizar.A través de la representación gráfica de los diferentes trámites que se llevan a cabo enel consultorio, se podrá observar el estado actual de los negocios, rncilitando realizar elmonitoreo del desempeño de los estudiantes.

La dirección del Consultorio podrá observar a través de Indicadores de Gestión el trabajorealizado por los estudiantes con el fin de evaluar su práctica.

2D 1100 l/noen'eC REVISTA DE LA FACULTAD DE INGENIERíAS FISICDMECÁNICAS

Para la implementación de la plataforma TeamWaredel eJ UIS, se empleo la metodología de prototipadoevolutívo, acompañada en el diseño por UML (Lenguajede Modelado Unificado). El prototipado es unametodología que permite desarrollar primero una partedel sistema, y luego a partir de estas y su evaluación,desarrollar el resto del sistema, es decir el código seva transformando. De igual manera, esta metodologíaofrece un alto grado de participación al usuario, ademásde ser altamente iterativa.

El desarrollo comienza con la definición de requisitosy objetivos globales por el desarrollador y el cliente,se utiliza entonces un diseño rápido que se centra enuna representación de esos aspectos del software. Estediseño es evaluado por el cliente y pennite redefinir

los requisitos definidos inicialmente con el fin de iterarhasta llegar al prototipo fina!. Gráficamente este procesose ilustra en la Figura 12.

En la Tabla 6. se presentan los actores que interactúancon la versión final de la plataforma TeamWare, ademásse presenta su descripción, el papel que desempeña ylos permisos de utilización de la herramienta [9].

"'

Figura 12. p'ases del Prototipado Evolutivo

Tabla 6. Actores definidos para la Versión final de la PlatafOlma TeamWare del el UIS

ACTORES

SuperUsuario

Asesor

E~tudiante

Reparto

DESCRIPcION

Representa a la Directoray secretaria del CJ-UIS.

Representa a los asesoresdel CJ-UTS.

Corresponde a losestudiantes matriculadosenCJlyll,

Corresponde a la personaencargada de realizar lafunción de Reparto.

RESPONSABILIDAD•.••"'. fPanelnuedesenioeña)

Consultar asesorias y negocios.Consultar informes y revisiones cargadas alsistema por estudiantes y asesores.Fijar fecha de entrega de informes y revisiones.Administrar Sistema.Administrar Usuarios del Sistema.

Consultar los negocios e informes por estudiante.Cargar en el sistema el informe de Revisión.

Registrar actuaciones, documentos y citas,relacionadas a los negocios que maneja.Cargar en el sistema los informes de negocios.

Registrar las consultas que se llevan a caboen el CJ-UTS.Verificar que las consultas sean de asuntosde competencia del consultorio.Verificar que el usuario puede ser atendido.

NECESIDADES(utiliZ~aón:a~1Si~tem~)'

Utilizar el Sistema para conocer el estado actual dc losnegocios quc manejan los estudiantes, con el fin de evaluarel desempeño y labor realizada.

Utiliza el sistema para mejorar la labor de monitoreodel trabajo realizado por el estudiante en los negociosasignados.

Utiliza el sistema para:• Mantener al día el estado actual de los negocios.• Comunicarse con los asesores para recibir tutoria a

través del correo electrónico.• Presentar los informes del trabajo en los negocios.

Utiliza el sistema para registrar las consultas jurídicas que sebrindan Cn el CJ-DIS.

Usuario delSistema

Corrcsponde a todos losactores mencionados. •

Ingresar al sistema y cambiar su contraseña.Enviar correos electrónicos a otros usuarios.Consultar negocios.

Utiliza el sistema para comunicarse con otros usuarios delsistema y Jlevar a cabo las responsabilidades definidas deacuerdo a su rol.

De igual manera, en la Figura lepuede apreciar algunosde los casos de uso implementados en la herramienta,entre ellos se destaca "Consultar Negocios", el cual tienediferentes alcances dependiendo del actor. Por ejemplo,la consulta de negocio que puede realizar el Usuario delsistema, da corno resultado el estado actual de cada unode los procesos llevados por este (actuaciones realizadasy pendientes). Para el asesor, la misma consulta penniteapreciar el estado de los negocios existentes en el áreade trabajo específica (estado de actuaciones, estudiantesasociados a los negocios). Para el Super Usuario,"Consultar Negocio", muestra el estado de los negociosrealizados en el Cl VIS (actuaciones, áreas, asesores y

estudiantes relacionados con los procesos), mostrandoasí la panorámica total del consultorio en lo referente alos procesos jurídicos.

Por otra parte, en la Figura 14, se presentan algunosejemplos de la interfaz de la herramienta, pudiéndoseapreciar tres zonas principales; la primera, ubicada enla parte superior en donde se sitúa el encabezado de laaplicación; la segunda, ubicada en la parte izquierda, endonde se presenta el menú principal y la tercera zona,correspondiente al cuerpo de la página, en donde se ubicael área de ingresos de datos y presentación de consultas.

MODELAMIENTO CONCEPTUAL E IMPLEMENTACiÓN DE UNA PLATAFORMA TEAMWAREPARA EL SOPORTE DE LAS ACTIVIDADES DEL CONSULTORIO JURíDICO UIS

Caso de Uso Super Usuario

21

Caso de Uso Usuario del Sistema

Caso de Uso Asesor

Figura 13. Diagrama de Casos de Uso para la Plataforma TeamWare del CJUIS

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Figura 14. Capturas de pantalla de la Interfaz de Usuario de la Herramienta TeamWare CJUIS

Es importante mencionar, que cada uno de los prototiposrealizados se le realizaron pruebas de funcionamiento y seimplementaron en la organización empleando la estrategiade conversión en paralelo, con esto la organización se ibabeneficiando del apoyo de sus actividades con tecnologlade información, se iban recopilando las mejoras arealizar y se establecían las prioridades del desarrollo.Actualmente, la organización tiene en funcionamiento elsegundo prototipo de la aplicación y esta a la espera de laimplantación del prototipo final.

Entre las mejoras que ha vivenciado la organización, sedestaca el aumento en la eficacia de las actividades dela organización, la disminución sustancial de tiemposen la realización de tareas, evidenciable en tareas como:(1) emisión de infonnes finales, cuyo proceso tardabaocho días y actualmente tarda un día, (2) reporte de lassustituciones, el cual anteriormente se realizaba sujeto alinforme presentado por cada estudiante, sin posibilidadde verificación de dicha información, y actualmente segenera de acuerdo a las información registrada por elestudiante y por el CJ UIS, pennítiendo de esta manera uninforme con el estado real de los negocios en el transcursode cada semestre; (3) el apoyo en el reparto de las

asesorías, permitiendo tener una distribución equitativadel trabajo para cada estudiante. Cabe mencionar, queel proceso de transformación en el consultorio jurídicohasta ahora esta comenzando, por lo cual se espera quelos resultados sean más evidentes a futuro.

8. CONCLUSIONES y RECOMENDACIONES

Consíderando El CJ VIS esta vivenciando un evidenteproceso de cambio gracias a la labor mancomunada dela dirección del consultorio jurídico y los investigadoresdel GrupoSTI, los cuales han venido realizandoactividades investigativas y académicas en pro de apoyara la organización. Muestra de esto es la implementacióndel primer y segundo prototipo, los cuales hanfacilitado el desarrollo de las labores de los miembrosde la organización, permitiendo de esta manera que losmiembros de la organización tengan más seguridad alefectuar su trabajo y enfoquen más su tiempo en laboresde acompañamiento y de tutorías.

A nivel académico, esta investigación apunta a enriquecerel área de investigación de "Desarrollo Organizacional

22 REVISTA DE LA FACULTAD DE INGENIERíAS FISICDMECÁNICAS

basado en Sistemas y tecnologias de la Información" delGrupo de Investigación en Sistemas y Tecnología de laInformación - STI inmerso en el ambiente de la Escuelade Ingenieria de Sistemas e Informática de la UniversidadIndustrial de Santander EISI - UIS, específicamente en eltema de "Planeación InfolTIlática". Evidenciado en:

• Proceso de intervención organizacionalllevado a caboen el CJ U1S, el cual involucro a todos los actores de laorganización con los investigadores.• Formalización de las actividades realizadas en el elUIS en lo referente al seguimiento y control, por mediode Sistemas de Actividad Humana, brindando de estamanera una forma didáctica de expresar y comprender ladinámica organizacional.• Estudio y selección de la metodologías y tecnologíasinfonnáticas que permitieran brindar soluciones a cortomediano y largo plazo a la organización en lo referente alseguimiento y control de actuaciones.• Fusión de las ideas planteadas en la Metodología deSistemas Blandos y las ideas sugeridas de desarrollosoftware del prototipado evolutivo. Ej.: El uso de losSistemas de Actividad Humana complemento la fase deanálisis del Sistema en la metodología de desarrollo.• Se proporciona material de estudio en el tema de"Planeación Informática", el cual puede ser empleadocomo caso de estudio en escenarios de clase del área deconsultoría en administración de Tecnología Informática,fortaleciendo así el perfil administrativo del ingeniero desistemas.

Es importante que el Consultorio Juridico de la UISprograme jornadas de capacitación del SI a los estudiante~que inician CJ 1, con el fin de garantizar el funcionamientodel sistema y que se conozca el fimcionamiento del sistemapara evitar que se presenten inconvenientes.

Se recomienda mantener actualizada la información delos miembros del CJ-UIS, de los asuntos de competencia,modificación de las áreas, y demás información manejadapor el sistema, prestando atención a cambios en cadauno de ellos.

Permitir que: (1) los miembros del Consultorio participende foros en los cuales puedan· plantear dudas, solicitartutorías o debatir sobre temas juridicos, (2) se brindeasesoría en línea a la comunidad a través de temas ypreguntas claves que agilicen el proceso, y (3) en unafutura versión que CYSAC cuente con el modulo paraadministrar la información y negocios del Centro deConciliación de la UIS.

9. AGRADECIMIENTOS

Los autores expresan sus agradecimientos al ConsultorioJuridico y a la Escuela de Derecho y Ciencias Políticasde la Universidad Industrial de Santander, por sucolaboración en la realización de lapresente investigación.Especialmente, a los Doctores: Javier Trillos MartínezLuis Raúl Carvajal, Matilde Isabel Espitia, Edy Castr~Neira, Asesores del CJ UIS, al personal administrativo ya los estudiantes de primer y segundo semestre de 2.005del CJ UIS por su apoyo incondicional.

10. BIBLIOGRAFÍA

[1] Comella, Alfons. Los Recursos de Información Ventaja Competitiva de las Empresas, Madrid, McGrawHilVlnteramericana de España, S.A. España, 1994.

[2] Margan, Gareth, Images of Organization, BeverlyHills, Ca., U.SA, SAGE Publications Inc., s.f. (tr.al español, Imágenes de la Organización MéxicoAlfaomega Grupo Editor, S.A. de C.v.). 1995.' ,

[3] Agenda de Conectividad. www.agenda.gov.co.

[4] Gómez, L.C.,. González, M.P. Propuesta deIncorporación de SI/TI para apoyar la formación teóricay práctica de los Estudiantes de Derecho. X Congreso deDerecho e Informática. Chile. 2004.

[5] Gómez, Luis Carlos. González,MaydaPatricia. Galvis,Ernesto A. Propuesta de Transformación Organizacionalbasada en Sil TI en el cmls de Colombia. ConvenciónInformática 2005. XI Congreso de Informática en laEducación. Cuba 2005.

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[7] Checkland, Peter y Scholes J. Soft SystemMethodology in Action, England, Jolm Wiley & SonsUd. 1990.

[8] González, M. Gómez, L.C. Propuesta de un ModeloConceptual de Sistema de Informacíón para el CJ UIS.Trabajo de Investigación - Maestria en Informática.Gmpo de Investigación STI, UIS. 2006.

[9] Osario, M. Gómez, L.C., González, M.P. Sistema deInformación para Apoyar el Seguimiento y Control de lasActuaciones de los Estudiantes del CJ UIS - CYSAC.Proyecto de Grado. Escuela de Ingenieria de Sistemas eInformática UIS. Grupo de Investigación STI. 2006.


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11. Currículum

Mariutsi Alexandra Osorio SanabriaIngeniera de sistemas y AuditoraInterna de Gestión de la CalidadBasado en la Norma ISO: 9001:2000,urS. Desarrolladora del proyectoCYSAC para el Consultorio Jurídicode la UIS. Integrante del grupode investigación STI desde 2004.

Actualmente labora corno Ingeniera en la Divisiónde Servicios de Información de la urs, apoyando elproceso de implantación de la herramienta CYSAC en elConsultorio Jurídico y Centro De Conciliación UIS.

Oiga Cecilia González NoriegaAbogada de la UNAB conEspecialización en InstitucionesJurídico - Políticas y Derecho Públicode la UN, en Derecho Administrativode la USTA, en DocenciaUniversitariade la UIS y Diplomada en Formaciónde Conciliadores. Se ha desempeñado

como Jefe de la oficina de control y vigilancia de laAlcaldía de Bucaramanga, Secretaria General de laGobernación de Santander, Directora Jurídica y Asesoradel Instituto de Seguro Social, litigante, Asesora enDerecho Administrativo, Directora del ConsultorioJurídico y Centro de Conciliación de la urS. Actualmentees docente de la Escuela de Derecho de la UIS en comisiónal cargo de Secretaria General de la urS.

[10] Seminario Identificación de Procesos y Medición,Dr. García Daniel, Mayo 12 y 13 de 2005.

Mayda Patricia González ZabalaMagíster en Informática e Ingenierade Sistemas, urS. Integrante delGrupo STI desde el año 2.002.Experiencia en investigación ydesarrollo en el campo de los sistemasy las tecnologías de la información

(SI/TI), fimdamentalmente en los procesos de modelado,planeación e incorporación de SI ¡TI como apalancadoresde cambio y transformación organizacional. Docentenniversitario desde 2005.

[J 1] Pressman, R. S. Ingeniería del Software: Un enfoquepráctico. Madrid: Mc Graw-Hill. 1998.

Luis Carlos Gómez FlorezMagíster en informática e Ingenierode Sistemas Distinción Proyecto degrado Laureado, DlS. Certificado enTelecomunicaciones e Informáticade Technology Training Corporation.En la actualidad Profesor Titularde la DlS, adscrito a la Escuela

de Ingeniería de Sistemas e Informática en el área deSistemas de Información. Fundador y Director delgrupo de investigación en Sistemas y Tecnologías dela Información -STI-, clasificado por Colcencias en lacategoría B. Cuenta con amplia experiencia profesionalen cargos de dirección en el área de administración de TIy planeación Institucional.

Ernesto Amaru Galvis ListaMagíster en Informática e Ingenierode Sistemas, UIS. InterventorTecnológico del consorcio RedColombia. Experiencia académica, deinvestigación y desarrollo en el campode la computación, especialmente

en las disciplinas Sistemas de Información, aplicandotecnologías de información - TI- en procesos de Gestióndel Conocimiento y Aprendizaje Organizacional;e Ingeniería de Software. Docente universitario eintegrante del Grupo STI desde el 2002. En la actualidadse encuentra vinculado corno profesor en la Universidaddel Magdalena.

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