model sistem umum perusahaan
DESCRIPTION
Model Sistem Umum PerusahaanTRANSCRIPT
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 1 Page 1
MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAANDefinisi Model : penyederhanaan dari suatu objek.
Model mewakili sejumlah objek atau aktifitas yang disebut entitas.
JENIS-JENIS MODEL :
1. Model Fisik ; penggambaran entitas dalam bentuk 3 dimensi, C/o :
maket pusat perbelanjaan, prototype mobil baru
2. Model Naratif ; menggambarkan entitas secara lisan atau tulisan, C/o :
cerita, narasi
3. Model Grafik ; menggambarkan entitas dengan sejumlah garis atau
symbol, C/o : flowchart, DFD
4. Model matematika ; sebagian besar perhatian dalam pembuatan bisnis
(business modeling) saat ini tertuju pada model matematika.
Keunggulannya, ketelitian dalam menjelaskan hubungan antara berbagai
bagian dari suatu objek, C/o : formula & persamaan matematika
KEGUNAAN MODEL :
1. Mempermudah Pengertian, suatu model pasti lebih sederhana dari
pada entitasnya. Entitas lebih mudah dimengerti jika elemen-elemennya
dan hubungannya disajikan dalam cara yang sederhana.
2. Mempermudah Komunikasi, setelah problem solver mengerti
entitasnya, pengertian itu sering pula dikomunikasikan pada orang lain.
3. Memperkirakan Masa Depan, ketelitian dalam menggambarkan entitas
membuat model matematika dapat memberikan kemampuan yang tidak
dapat disediakan model-model jenis lain.
Contoh entitas :
Orang : pegawai, mhs, pasien
Tempat : kota, daerah
Benda : buku, mesin, mobil
Aktivitas : penjualan, pembelian
Konsep : mata kuliah, riwayat kesehatan
“MODEL SISTEM UMUM”
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 1 Page 2
1. Sistem Fisik, merupakan sistem terbuka, yang berhubungan dengan
lingkungannya melalui arus sumber daya fisik.
Arus sumber daya fisik yang mengalir :
1. Arus material.
2. Arus personil.
3. Arus mesin.
4. Arus uang.
Informasi Informasi
Sistem Fisik Perusahaan sebagai system yang terkendali
2. Sistem Konseptual,
Sebagian sistem terbuka dapat mengendalikan operasinya sendiri,
sebagian lagi tidak. Pengendalian ini dapat dicapai dengan
menggunakan suatu lingkaran yang disebut “Lingkaran Umpan
Balik” yang menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem ke
mekanisme pengendalian begitu pula sebaliknya.
a. Sistem Lingkaran Terbuka.
b. Sistem Lingkaran Tertutup.
Pengendalian Manajemen; pihak manajemen menerima informasi yang
menggambarkan output sistem.
Sumber daya Input
Sumber daya Output
Proses Transformasi
Sumber daya Input
Sumber daya Output
Proses Transformasi
PengendalianManajemen
Umpan balikUmpan balik
Management
Proses Transformasi
Input Resource
s
OutputResource
s
Informasi Informasi
Manajemen
Proses Transformasi
Input Resource
s
OutputResource
s
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 1 Page 3
Pengolah Informasi; Perjalanan informasi tidak selalu dari sistem fisik kepada
manajer. Para manajer memperoleh informasi dari sistem yang
menghasilkan informasi dari data yang terkumpul.
DIMENSI – DIMENSI INFORMASI
Saat para manajer menentukan output yang harus disediakan para pengolah
informasi, mereka mempertimbangkan 4 dimensi dasar informasi :
1. Relevansi.
2. Akurasi.
3. Ketepatan waktu.
4. Kelengkapan.
Manajer adalah orang yang terbaik untuk menentukan dimensi-dimensi
informasi yang ia perlukan. Jika perlu analis sistem dapat membantu
manajer mendekati tugas ini secara logis.
Manajer menggunakan standar untuk mengendalikan sistem fisik dengan
kinerja actual.
“Sistem konseptual yang mengendalikan sistem fisik terdiri dari 3 elemen
penting : manajer, pengolah informasi dan standar”
Standar dikombinasikan dengan output informasi dari pengolah informasi,
memungkinkan manajer untuk melaksanakan “management by
exception” (suatu gaya yang diikuti manajer, yaitu manajer terlibat dalam
aktifitas hanya jika aktifitas itu menyimpang dari kinerja yang dapat
diterima).
Management by Exception memberikan 3 keuntungan dasar :
1. Manajer tidak membuang waktu memantau aktifitas yang berlangsung
secara normal.
Management
Proses Transformasi
Input Resource
s
Output Resource
s
Informasi InformasiInformation Processor
Data
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 1 Page 4
2. Karena lebih sedikit keputusan yang dibuat, tiap keputusan dapat
menerima perhatian lebih menyeluruh.
3. Perhatian dipusatkan pada peluang-peluang, maupun pada hal-hal
yang tidak berjalan semestinya.
Namun, terdapat pula sejumlah kendala yang harus diketahui :
1. Beberapa kinerja bisnis tertentu tidak mudah ditentukan secara
kuantitas sehingga standar tidak dapat ditetapkan.
2. Suatu sistem informasi yang memantau kinerja secara akurat sangat
diperlukan.
3. Perhatian harus terus diarahkan pada standar untuk menjaga standar
pada tingkat yang tepat.
4. Manajer tidak boleh menjadi pasif dan hanya menunggu batas kinerja
dilewati.
Konsep manajemen yang serupa dengan Management by Exception disebut
Critical Success Factor. CSF adalah salah satu kegiatan perusahaan yang
berpengaruh kuat pada kemampuan perusahaan untuk mencapai tujuannya.
Standar kinerja digunakan untuk manajemen dan
pengolah informasi
Keputusan Informasi
informasi Informasi
Data
Management
Proses Transformasi
Input Resource
s
Input Resource
s
Information Processor
Standards
Management
Proses Transformasi
Output Resource
s
Information Processor
Standards
Input Resource
s
Informasi dan Data
SD FISIKSD FISIK
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 1 Page 5
Perubahan-perubahan dibuat dalam sistem fisik melalui
arus keputusan
Arus Keputusan, data diubah menjadi informasi oleh pengolah informasi,
dan informasi diubah menjadi keputusan oleh manajer. Pengolah informasi
dan manajer bekerja sama untuk mengubah data menjadi keputusan.
Model Sistem Umum Perusahaan
PENDEKATAN SISTEM
Manajer terlibat dalam pemecahan masalah untuk pengambilan keputusan
yang efektif dan efisien.
Sistem Konseptual adalah suatu sistem pemecahan masalah yang terdiri dari
manajer, informasi dan standar. 2 elemen lain masuk dalam proses
perubahan masalah menjadi solusi (solusi alternatif dan kendala).
TAHAPAN PEMECAHAN MASALAH DENGAN MENGGUNAKAN
PENDEKATAN SISTEM
1. Usaha Persiapan
Management
Proses Transformasi
Input Resource
s
Output Resource
s
Keputusan InformasiInformation Processor
Data
Standards
Data
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 1 Page 6
o Memandang perusahaan sebagai suatu sistem.
o Mengenal sistem lingkungan.
o Mengidentifikasi subsistem perusahaan.
2. Usaha Definisi
o Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem.
Tujuannya : mengidentifikasi tingkat sistem tempat persoalan berada.
o Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu :
1. Mengevaluasi standar.
2. Membandingkan output dengan standar.
3. Mengevaluasi manajemen.
4. Mengevaluasi pemroses informasi.
5. Mengevaluasi input dan sumber daya input.
6. Mengevaluasi proses.
7.Mengevaluasi sumber daya output.
3. Usaha Persiapan
o Pertimbangan alternatif yang layak.
o Mengevaluasi berbagai solusi alternatif.
o Memilih solusi terbaik.
o Menerapkan solusi.
o Memastikan bahwa solusi tersebut efektif.
FAKTOR MANUSIA YANG MEMPENGARUHI PEMECAHAN MASALAH
3 Kategori manajer dalam merasakan masalah :
1. Penghindar masalah (Problem Avoider), manajer mengambil
sikap positif dan menganggap semua baik-baik saja.ia berusaha
menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi.
2. Mengumpulkan Informasi/Pencari masalah (Problem Seeker)) :
a. Gaya teratur, mengikuti gaya management by exception dan
menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area
minatnya.
b. Gaya menerima, manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian
menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya/orang lain
dalam organisasi.
3.Menggunakan informasi untuk memecahkan masalah/Pemecah masalah
( Problem solver) :
a. Gaya sistematik, manajer memberi perhatian khusus untuk
mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan. Co. : pendekatan
sistem.
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 1 Page 7
b. Gaya intuitif, manajer tidak menyukai suatu metode tertentu
tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.
Agar Manajer dapat melaksanakan pengendalian atas bagian yang menjadi
tanggung jawabnya, ada 2 unsur yg harus diperhatikan yaitu :
1. Harus ada informasi yg menggambarkan apa saja yg sedang dicapai
bagian tersebut.
2. Harus ada standar kinerja yg mencerminkan apa yg harus dicapai
bagian tersebut.
Agar Manajer dapat mengendalikan system, memerlukan sesuatu yg lebih
khusus daripada tujuan dan ini dicapai melalui standar.
Standar adalah : ukuran kinerja yg dapat diterima, dinyatakan secara ideal
dalam istilah-istilah spesifik.
Arus material : Bahan input diterima dari pemasok bahan mentah, suku
cadang, dan komponen assembling. Bahan disimpan dalan tempat
penyimpanan (inventarisasi bahan mentah) samapai bahan tsbt digunakan
u/ proses transformasi. Kemudian dimasukkan ke aktivitas manufaktur
(inventarisasi proses kerja). Pada akhit transformasi bahan mentah sekarang
menjadi bentuk akhir, disimpan dpm tempat penyimpanan (inventarisasi
produk akhir) kemudian dikirm ke pelanggan.
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 1 Page 8
Arus personil : Input personil berasal dr beberapa tempat dlm lingkungan.
Perusahaan mendpt personel dari beberapa sumber u/ memenuhi kebutuhan
yg beraneka ragam. Input personel biasanya diproses o/ bagian personalia
kemudian ditempatkan dlm berbagai area fungsi. Dlm area tsbt personil
mengalami proses transformasi baik scr langsung maupun tdk langsung.
Beberapa diantaranya mungkin akan meninggalkan perusahaan setelah
bergabung sebentar dan yg lain bias bertahan sampai berpuluh
tahun.Bagian personalia juga memproses penghentian karyawan.
Arus Mesin : arus sumber fisik yg paling sederhana. Diperoleh dari pemasok
yg menjalankan manufaktur dan mendistribusinya. Mesin biasanya berada
dlm jangka waktu panjang. Dalam beberapa hal mesin bisa menjadi kuno
atau tdk dpt digunakan lagi. Dalam kasus lain bisa ditukar dg model baru
atau dijual pd perusahaan yg msh mengunakan.
Arus uang : Uang utamanya diperoleh dari pemilik yg menanamkan modal
investasinya dan dari pelanggan yg memberi pendapatan dari penjualan
perusahaan. Sumber lain lembaga keuangan yg memberi pinjaman dan suku
bunga pd investasi dan dari pemerintah yg memebri pinjaman uang dan
dana bantuan. Tanggung jawab pengontrolan uang berada pd bagian
akunting. Bagian penerimaan mengumpulkan uang yg dimiliki perushaan