mitarbeiterverzeichnis der nächsten generation

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Employee Pages

EmployeePages

Die nächste Generation des Mitarbeiterverzeichnisses

www.employee-pages.de

TIMETOACT GROUP, Im Mediapark 2, 50670 Köln, WWW.TIMETOACT.DE

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Agenda EmployeePages

Ist-Situation / Typische Anwendungsfälle

Was ist das Besondere am Produkt

Funktionsumfang

Widget Konzept

Integration ins Intranet

Schnittstellen zu HR-OCI und HR-XML

Technologische Voraussetzungen

Wie könnte eine Einführung aussehen?

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Ausgangspunkt

Studie „Staff Directories“ von Step Two Design

89% der Unternehmen besitzen ein Mitarbeiterverzeichnis

74% nutzen dies sehr häufig

62% arbeiten effektiver durch das Mitarbeiterverzeichnis

Das Mitarbeiterverzeichnis ist heute schon eine „Killerapplikation“ im Unternehmen!

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ABER …

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Alltägliche Fragen

Einfache Fragen erfordern von den Mitarbeitern zeitraubende und unproduktive Detektivarbeit:

• Wer arbeitet wo?

• Wer berichtet an wen?

• Wer vertritt wen?

• Wer macht was?

• Wer kann was?

• Wer kann weiterhelfen?

• Wer verantwortet den Bereich?

• Wo ist der Kollege jetzt?

• Wie sah der Kollege noch einmal aus?

• Haben wir jemanden, der Hindi spricht ?

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Motivation – unternehmensinterne Transparenz

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Motivation – unternehmensinterne Transparenz

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Motivation – verschiedene Standorte, verschiedene Daten

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Motivation – verschiedene Standorte, gleiche Daten

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Motivation – Vernetzung untereinander

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Motivation – Experten finden

Gerlinde sucht einen

erfahrenen Projektmitarbeiter im Bereich Key Account Management.

Stephan hat bereits einige

Projekte im Bereich Key Account Management

begleitet und das letzte Projekt

gerade erfolgreich beendet.

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Das Besondere

EmployeePages… Bilden die Organisation übersichtlich ab (als Organigramm oder hierarchische Ansicht)

Sind das Corporate Facebook im Unternehmen (Mitarbeiterprofile, Abteilungsprofile, Teamprofile…)

verbinden Mitarbeiter über Abteilungsgrenzen hinweg (Employee to Employee, Meine Mitarbeiter, Meine Kontakte)

schaffen unternehmensweite Transparenz

sind das Expertenverzeichnis

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Was sind die Employee Pages? – Funktionen im Detail

Mitarbeiterverzeichnis +

Mitarbeiterprofile

Mitarbeitersuche

Organigramme

Abteilungsprofile

…

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Wie können Employee Pages helfen?

Schaffen mehr Transparenz im Unternehmen

Ermöglichen das Finden von Mitarbeitern

Kompetenzen

Experten

zuständigen Ansprechpartnern

Helfen Mitarbeitern sich in großen Organisationen zu orientieren

Alle relevanten und exakten Mitarbeiter- und Organisationsinformationen sind in einem Verzeichnis hinterlegt

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Employee Pages Funktionsumfang


Die nächste Generation des Mitarbeiterverzeichnisses

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Personalisierte Startseite – „Alle Informationen, die nur ich brauche”

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Personalisierte Startseite

Mitarbeiter können wählen, welche Inhalte auf der Startseite gezeigt werden

Die Bereitstellung aller Inhalte lässt sich zentral konfigurieren

Optimale Anpassung auf die Bedürfnisse und Aufgaben jedes Mitarbeiters

Ausgangspunkt für alle Funktionen in der Anwendung

Informationen zu Abteilung, Position, Aufgabe auf einem Blick

Widgetkonzept erlaubt individuelle Anpassung

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Mitarbeiterprofil

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Informationen Mitarbeiterprofil

Darstellung der Kontaktdaten

Informationen zu Aufgabe, Abteilung, Position

Anzeige der Projekte der Mitarbeiter

Anzeige der Mitarbeiter (Vertreter, Mitarbeiter, Assistenten)

Darstellung von Tätigkeiten, Erfahrungen, Interessen, Ausbildung

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Funktionen Mitarbeiterprofil

Mitarbeiter pflegen ihre Daten selbst

Export von Kontaktdaten als Visitenkarte (vCard)

Dokumente und Links können hinterlegt werden

Anzeige der Berichtskette

Nutzer wählen ihre Mitarbeiter (Vertreter, Assistenten, Mitarbeiter) aus

Der Aktivitätsindex zeigt Vollständigkeit und Aktualität des Profils an

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Abteilungsprofil

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Informationen Abteilungsprofil

Darstellung des Aufgabenbereichs der Abteilung

Übersicht über aktuelle Projekte

Allgemeine Informationen der Abteilung

Alle Mitglieder der Abteilung sowie weitere Unterabteilungen sind als Baumstruktur dargestellt

Anzeige von Abteilungsnews

Anzeige von Links/Dokumenten der Abteilung

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Bearbeiten Abteilungsprofil im Web

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Bearbeiten Abteilungsprofil im Web

Freitextfeld mit integriertem Editor zur ausführlichen Beschreibung der Abteilung

Einfügen von Dokumenten/Dateien

Formatierung von Text zur besseren Übersicht

Einfügen von aktuellen Projekten

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Ansicht Organisationsbaum/ Baumstruktur

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Funktionen Organisationsbaum/ Baumstruktur

Darstellung der Organisation in Baumstruktur

Schnelle Übersicht über Zugehörigkeiten von Personen und Abteilungen

Einfaches und schnelles Navigieren in der gesamten Unternehmensstruktur

Export von Abteilungen nach Excel und PDF

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Excel Export Baumstruktur

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Ansicht Organigramm

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PowerPoint Export von Organigrammen

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Organigramme Funktionen

Übersichtliche Darstellung der Organisation als Organigramm

Organigramm wird zur Laufzeit generiert, keine starre Darstellung wie in PowerPoint

Einfache Navigation in der Organisation

Klare Darstellung der hierarchischen Struktur

Schnelles „Browsen“ durch die Unternehmensstruktur

Export des Organigramms nach PowerPoint und PDF

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Suchmaske der Mitarbeitersuche

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Suchfunktionen

Volltextsuche

Suchmaske ist erweiterbar um beliebige Filter

Umfangreiche Suchergebnisse können nachträglich gefiltert werden

Anzeige der Suchergebnisse in übersichtlicher Liste

Anzeige, in welchem Attribut der Suchbegriff gefunden wurde

Vorschlagsliste bei Suchfeldern

Suchergebnisse können weiterverarbeitet werden (Export als Excelliste)

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Das Widgetkonzept

Die Oberfläche der EmployeePages basiert vollständig auf Widgets

Alle Inhalte sind damit theoretisch auf jeder Seite möglich

Externe Inhalte, wie Aktieninformationen, Wetterinformationen, Mittagsmenü o.ä. lassen sich integrieren (z.B. über RSS)

Mitarbeiter können wählen welche Widgets wo angezeigt werden (Personalisierung und Drag & Drop)

Personalisierte Seiten erhöhen die Produktivität, da jeder Mitarbeiter die Informationen im Fokus hat die er braucht

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Datenmodell

Flexibles Datenmodell erlaubt sowohlklassische, hierarchische Beziehungen zwischen Abteilungen und Personen (reports to, managed by)

Abbildung von Beziehungen zwischen Personen (is colleague, is assistant, is friend)

Aber auch die Darstellung von Gruppen, wie z.B. Projektteams oder Arbeitsgruppen und deren Beziehungen zu Personen oder Abteilungen

Darstellung von Aufgaben und Zuweisung zu Personen

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Entitäten auf einem Blick

In den EmployeePages sind eine Reihe von Entitäten möglich, wie zum Beispiel…

Person Position

Business Unit/Department

Address / Location

Team / Project

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Relationen zwischen Entitäten

Person

Position

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Position

Person

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Position

Person

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Funktionen auf einem Blick

Organisations- darstellung

Profile

Suche /Expertensuche

Export

Networking

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Technische Basis

EmployeePages sind eine auf Standards basierende Java EE Anwendung

Bei den verwendeten Frameworks handelt es sich vollständig um OpenSource

EmployeePages laufen auf den verschiedensten SystemenBEA WebLogic, IBM Websphere Application Server, JBoss, JonAS, Geronimo, SAP Web Application Server, GlassFish, Tomcat

Oracle, DB2, Microsoft SQL Server 2000, MySQL, PostgreSQL, HypersonicSQL

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Technische Basis

Auf Java EE Standard aufbauende LösungHochgradig geschichtete ArchitekturSchnittstellen basieren auf StandardsKomponentenbasiert, diese sind flexibel austauschbar:

Datenbank (JDBC)Oracle, DB2, Microsoft SQL Server 2000, MySQL, PostgreSQL, HypersonicSQL

Applikation-Server (JEE-Konform)BEA WebLogic, IBM Websphere Application Server, JBoss, JonAS, Geronimo, SAP Web Application Server, GlassFish, Tomcat

Web UI basierend auf Google Webtoolkit (GWT)Synchronisationsquellen (LDAP, CSV-Dateien, HR-OCI, HR-XML)

Klare Strukturen: MVP Pattern

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Architektur

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Employee Pages


Wie könnte eine Einführung aussehen?

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Wie passen die EmployeePages in Ihr Unternehmen?

Anbindung verschiedenster Systeme an EmployeePages über Standardschnittstellen:

Integration bestehender DatenBereitstellung vorhandener Daten für existierende Systeme

i

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Verlauf

Projekt Definition WorkshopZiele und kritische Erfolgsfaktoren für das Mitarbeiterverzeichnis

Erste Lösungsansätze und Entscheidungsgrundlagen auf Basis der Kundenanforderungen

Lösungsansätze zu benötigten Funktionalitäten

Lösungsansätze und Ideen für die Technologiearchitektur

Prioritäten und Nutzen der Lösungen

Leistungsumfang und Zeithorizont

Umsetzen der Anforderungen

Installation/Integration

Marketingaktivitäten

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Verlauf

MarketingaktivitätenKleine oder große Aktionen

z.B. Fotograf

Nette Studenten helfen beim Ausfüllen

Mögliche Aktionen sind auf die Mentalität der Mitarbeiter abzustimmen

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Situation heute in vielen Unternehmen

Zusammenarbeit und Wissensmanagement besteht heute meist aus:

Endlose Mails

Geplanten Telefonkonferenzen

Projektlaufwerke

Datenbanken mit vielen Dokumenten („Informationssilo“)

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Web 2.0, Social Software und Enterprise 2.0

Web 2.01982 PC vom Time Magazin als „Person of the Year“ ausgezeichnet

2006 Web 2.0 „You“ jeder der sich im WWW einbringt vom Time Magazin ausgezeichnet – vom Konsument zum Gestalter

Erfolgreich im Internet „Mitmach-Web“ Beispiel T-Shirt Hersteller

Technologien: Ajax, WebServices, Rest, RSS, Mashup

Voraussetzungen bei den Benutzern:• Bereitschaft selbst Inhalte zu schaffen• Den technischen und organisatorischen Aufwand gering zu halten• Bereitschaft Anonymität im Netz teilweise oder ganz aufzugeben

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Social Software Schlagwort seit 2002

Software, die menschliche Interaktion unterstützen

Hintergrund der Entwicklung:

Informationssilo löst nicht Informationsproblem

Wissen steckt nicht in Dokumenten sondern in Köpfen

ErkenntnisStatt Dokumentenverwaltung Unterstützung der Kommunikation und Zusammenarbeit

Dies ist das Ziel von Social Software

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Social Software nach AnwendungsklassenWeblogs

Wikis und Gruppeneditioren

Social Tagging (- Anwendungen)

Social Bockmarking (- Anwendungen)

Social Networking (- Anwendungen)

Instand Messaging

Präsenz-Awareness Anwendungen

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Social Software nach MöglichkeitenSo einfach wie möglich Beiträge veröffentlichen

Durch Tagging einfach strukturierte Metadaten beitragen können

Verlinkungsmöglichkeiten Inhalte und Metadaten beitragen

Abonnierungsmöglichkeiten

Einfaches finden von Beiträgen und Inhalten

Modularer, dienstorientierter und datenzentrierter Aufbau der Anwendungen

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Enterprise 2.0 – Social Software im UnternehmenBegriff geprägt durch Andrew McAfee Professor an der Harvard Business School 2006

Was ist Enterprise 2.0 nicht?

Kein neuer Forschungsbereich

Eine Revolution in den Unternehmen

Was ist Enterprise 2.0?

Weiterentwicklung der Unternehmenskultur

Konzepte Web 2.0 und Social Software auf die Zusammenarbeit in Unternehmen zu übertragen