mise en place du systeme comptable de l’association
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UNIVERSITE D’ANTANANARIVO FACULTE DE DROIT, D’ECONOMIE, DE GESTION ET DE SOCIOLOGIE
DEPARTEMENT GESTION
PROMOTION SEDRA
MEMOIRE DE MAITRISE EN GESTION
OPTION : FINANCE ET COMPTABILITE
Présenté par :
RANOHATRA Herinjara Maria
Sous l’encadrement de : Encadreur Pédagogique : Encadreur Professionnel : RALISON Roger RANDRIAMANANJARA Odile Michèle Maître de conférence ex - Directeur Exécutif
Chef de département Gestion Association Voahary Salama
Session : 29 Décembre 2006 Année Universitaire
2005-2006
MISE EN PLACE DU SYSTEME COMPTABLE
DE L’ASSOCIATION VOAHARY SALAMA
AVANT- PROPOS
Ce mémoire est le fruit de quatre années d’études à la faculté de Droit, d’Economie, de
Gestion et de Sociologie de l’Université d’Antananarivo, dans le Département Gestion, option
Finance et Comptabilité, sanctionnées par le diplôme : Maîtrise en Gestion, délivré par ladite
Université. Ce mémoire est également le fruit de mes trois années d’études secondaires à
l’Institution Sainte Famille à Mahamasina, où je me suis déjà orientée à la filière gestion et
sanctionnées par le Baccalauréat Technique en Gestion.
Ce travail doit permettre :
• de développer une réflexion utilisant les apports théoriques et méthodologiques
acquis ;
• à restituer ces connaissances dans le cadre d’un programme d’actions.
C’est une occasion également pour l’auteur de faire apparaître ses aptitudes managériales et
d’ouvrir des portes à d’autres études.
REMERCIEMENTS
Avant tout, je tiens à remercier Dieu, Tout Puissant pour Sa Grâce, Son aide et Son Amour, de m’avoir permis de réussir dans mes études et d’arriver à ce stade où je peux présenter mon mémoire.
Aussi, ce travail n’a pu être réalisé sans l’aide et la contribution des personnes citées ci-après et je remercie principalement:
Monsieur RAJERISON Wilson, Professeur titulaire et Président de l’Université d’Antananarivo ;
Monsieur RANOVONA Andriamaro, Maitre de conférences, Doyen de la Faculté de Droit, d’Economie, de Gestion et de Sociologie ;
Monsieur RALISON Roger, Maitre de conférences, Chef de Département Gestion, qui a aussi bien voulu accepter d’être mon encadreur pédagogique ;
Monsieur ANDRIATSEHENO Daniel, Maître de conférence, Directeur du Centre d’Etudes et de Recherches en Gestion qui a organisé le calendrier de la présentation de ce Mémoire;
A tous les professeurs permanents et vacataires du Département Gestion pour leur dévouement et le temps qu’ils ont consacré à nous former durant les années d’études ;
A tous les membres du jury qui ont bien voulu accepter de juger mon travail ;
Madame le Docteur RANDRIAMANANJARA Odile Michèle, Directeur Exécutif de l’association Voahary Salama au moment de mon stage, de m’avoir reçue dans son organisme et d’avoir accepté d’être mon encadreur professionnel;
Tous mes collègues au sein de l’association, qu’ils soient basés à Antananarivo ou en Provinces pour les inestimables informations qu'ils ont fournies dans l’élaboration de ce mémoire et tous ceux qui de près ou de loin ont contribué à la confection de ce livre ;
Mes pensées vont également à tous les membres de ma famille pour leur support moral et leur encouragement sans limite en l’occurrence : ma tante, mes parents et mes frères et sœur qui m’ont toujours soutenue, pour les sacrifices qu’ils ont dû endurer durant ces années d’études et auxquels je dédie le présent mémoire ;
Mes meilleurs amis et mes camarades de l’Université pour leur aide et collaboration durant nos années d’études, sans lesquelles j’aurais eu beaucoup de difficultés à compléter mes cours et à me préparer aux examens.
LISTE DES ABREVIATIONS
AG : Assemblée Générale
AFI-D : Alphabétisation Fonctionnelle Intensive pour le Développement
ASBC : Agents de Service à Base Communautaire
ASOS : Action Sanitaire Organisation et Secours
CDC : Comité de Développement Communal
CDF : Comité de développement du Fokontany
CDV : Comité de Développement Villageois
CI : Conservation International
CNaPS : Caisse Nationale de Prévoyance Sociale
EHP/ECHO : Environmental Health Project/ Environmental Change and Health Outcomes
FSN : Financial Satus Report
IEC : Information, Education, Communication
IAS : International Accounting Standards (normes comptables internationales)
IFRS : International Financial Reporting Standards (normes internationales d’information financière)
IPI : Initiative des Programmes Intégrés
JSI/RTI : John Snow Incorporated/ Research and Training Institute
LDI : Land Development Initiative
MATEZA : Malagasy Tezan’i Zahamena
MCDI : Medical Care Development International
MENRES : Ministère de l’Education et de la Recherche Scientifique
MGHC : Madagascar Green Healthy Communities
MICET : Madagascar Institut pour la Conservation des Ecosystèmes Tropicaux
MINSAN/PF : Ministère de la Santé et du Planning Familial
MPE : Micro et Petite Entreprise
ONE : Office National de l’Environnement
ONG : Organisation Non Gouvernementale
PACT : Protected Areas Conservation Trust
PCV : Peace Corps Volunteer
PCG : Plan Comptable Général
REACH : Racial and Ethnic Approaches to Community Health
SAF/FJKM : Sampan’Asa Fampandrosoana / Fiangonan’i Jesoa Kristy eto Madagasikara
SE/CNLS : Secrétariat Exécutif/ Comité National de Lutte contre le Sida
SO : Strategic Objective
USAID : United States Agency for International Development
VIH/SIDA : Virus de l’Immunodéficience Humaine/ Syndrome d’Immunodéficience Acquise
LISTE DES TABLEAUX
Tableau n° 1 : LISTE DES PARTENAIRES DE VOAHARY SALAMA .......................................... 08 Tableau n°2 : RECAPITULATION DES FINANCEMENTS GERES PAR VOAHARY SALAMA 08
Tableau n°3 : EXEMPLE DE MODALITE D’INDEMNISATION DES AGENTS LORS DES
MISSIONS SUR TERRAIN................................................................................................................. 21 Tableau n°4 : EXEMPLE DE BUDGETISATION TRIMESTRIELLE – CAS DE L’ONG MATEZA
23 Tableau n°5 : EXEMPLE DE DEMANDE DE REAPPROVISIONNEMENT POUR UN
TRIMESTRE – CAS DE L’ONG MATEZA ....................................................................................... 24 Tableau n°6 : EXEMPLE DE DEMANDE DE JOURNAL DE BANQUE/CAISSE – CAS DE L’ONG
MATEZA.............................................................................................................................................. 25 Tableau n°7 : EXEMPLE DE RAPPROCHEMENT BANCAIRE – CAS DE L’ONG MATEZA.... 26
Tableau n°8 : EXEMPLE D’ETAT RECAPITULATIF DE DEPENSES – CAS DE L’ONG
MATEZA.............................................................................................................................................. 27 Tableau n°9 : EXEMPLE RAPPORT DE DEPENSES TRIMESTRIEL – CAS DE L’ONG MATEZA
...............................................................................................................................................................28 Tableau nº10 : EXEMPLE DE RAPPORT DE DEPENSES ANALYTIQUE – CAS DU
FINANCEMENT MGHC..................................................................................................................... 30 Tableau nº11 : EXEMPLE DE RAPPORT DE DEPENSES ANALYTIQUE – CAS DU
FINANCEMENT REACH ................................................................................................................... 31 Tableau nº12 : EXEMPLE DE RAPPORT DE DEPENSES ANALYTIQUE – CAS DU
FINANCEMENT GLOBAL FUND/TUBERCULOSE 4ème ROUND................................................. 32 Tableau nº13 : FICHE DE SUIVI DES AVANCES AUX ONGS – CAS DU FINANCEMENT
GLOBAL FUND/TUBERCULOSE 4ème ROUND .............................................................................. 32
Tableau nº14 : EXEMPLE DE RAPPORT DE DEPENSES ANALYTIQUE – CAS DU FINANCEMENT PCV ......................................................................................................................... 33
LISTE DES FIGURES
Figure n° 1 : ORGANIGRAMME DE VOAHARY SALAMA........................................................ 05
Figure n°2 : ORGANISATION DU SYSTEME ............................................................................... 44
Figure nº3 : DESCRIPTION DES PROCEDURES .......................................................................... 45
Figure nº4 : STRUCTURE DU SYSTEME DE GESTION COMPTABLE ET FINANCIERE ...... 46
SOMMAIRE
« MISE EN PLACE DU SYSTEME COMPTABLE
DE L’ASSOCIATION VOAHARY SALAMA »
INTRODUCTION PARTIE I. GENERALITES CHAPITRE I. PRESENTATION DE L’ASSOCIATION
Section 1. Historique et structure organisationnelle Section 2. Vision, activités et missions
CHAPITRE II. THEORIES GENERALES SUR L’OUTIL DE GESTION : « SYSTEME COMPTABLE »
Section 1. Définition du système comptable Section 2. Caractéristiques du système comptable
PARTIE II. IDENTIFICATION ET FORMULATION DU PROBLEME CHAPITRE I. PROBLEMES LIES AU PERSONNEL ET A LA POLITIQUE INTERNE
Section 1. Insuffisance de personnel Section 2. Procédure et politique interne non claire
CHAPITRE II. PROBLEMES LIES AU SYSTEME COMPTABLE EXISTANT
Section 1. Absence de comptabilité générale Section 2. Persistance du travail manuel au niveau de l’analyse budgétaire
PARTIE III. PROPOSITION DE SOLUTIONS CHAPITRE I. SOLUTION CONCERNANT LE PERSONNEL ET LA POLITIQUE INTERNE
Section 1. Gestion de personnel Section 2. Renforcement de la procédure et de la politique interne
CHAPITRE II. SOLUTION CONCERNANT LE SYSTEME COMPTABLE
Section 1. Se conformer au plan comptable général 2005 Section 2. Amélioration de la méthode d’analyse budgétaire par rubrique de dépenses
CHAPITRE III. SOLUTIONS RETENUES ET RESULTATS ATTENDUS Section 1. Solutions retenues Section 2. Résultats attendus et recommandations générales
CONCLUSION GENERALE
ANNEXE
BIBLIOGRAPHIE
1
INTRODUCTION Objet et intérêt du thème « MISE EN PLACE DU SYSTEME COMPTABLE DE L’ASSOCIATION VOAHARY SALAMA » cas d’une organisation gérant des fonds internationaux et à but non lucratif : tel est le thème de notre mémoire que nous avons l’honneur de soutenir aujourd’hui.
En vue d’appuyer à la réduction de la pauvreté à Madagascar, un certain nombre de bailleurs de fonds allouent des financements au pays dans divers secteurs tels que la santé, l’éducation, la lutte contre le VIH/SIDA et la tuberculose... Certains financements sont directement confiés au Gouvernement ou à travers des agences de gestion. Voahary Salama fait partie des bénéficiaires ou des sous- récipiendaires auxquels sont confiés des fonds dans le cadre d’activités précises et pour des durées déterminées.
Par ailleurs, en général ces financements attribués aux projets et ONGs sont de courte durée, en moyenne de cinq (5) années. Aussi il est intéressant de se pencher sur la gestion de cet afflux de financement par l’organisation et son évolution en matière de système comptable et financier.
L’intérêt de notre thème réside aussi sur les informations émises concernant les ONGs en général et leurs spécificités en matière de gestion financière selon les exigences des bailleurs de fonds ainsi que celles imposées par le cadre légal national et international en matière de système comptable tel que le PCG 2005. Choix de la société Nous nous sommes surtout intéressés à l’association Voahary Salama au vu de son évolution et de sa capacité à attirer les fonds issus des bailleurs. En effet, elle a débuté en tant que plate forme d’échange entre des acteurs de développement partageant un même état d’esprit, puis a évolué en tant qu’organisation pouvant gérer ses propres financements. Comme la performance technique est tout aussi importante que l’organisation financière, nous tenons à donner notre contribution à cette étude en matière de mise en place du système comptable de l’association. Limite du sujet - Thème d’actualité Depuis quelques années, le volume d’aide aux pays en voie de développement a beaucoup augmenté. Aussi, les ONGs et associations se sont multipliées pour répondre à cette demande d’unités d’exécution grandissante. D’un point de vue légal, nous pouvons citer les lois malgaches suivantes régissant les groupements d’intérêts publics à but non lucratif, apolitique, non confessionnel et contre toute forme de ségrégation : - Ordonnance nº 60 133 du 01 octobre 1960 portant régime des associations - Décret nº 60 383 du 05 octobre 1960 portant application de ladite ordonnance. Par ailleurs, à Madagascar, le Plan Comptable Général 2005 cohérent avec les normes internationales IAS et IFRS est appliqué à compter du 01er janvier 2005 dont le champ d’application s’étend aux entreprises soumises au code de commerce, coopératives, associations…
2Madagascar est aussi membre de l’International Federation of Accountants (IFAC) et le Conseil Supérieur de la Comptabilité (CSC) de Madagascar est membre de l’International Accounting Standards Board (IASB), organe international de normalisation comptable.
- Problématique Plusieurs organisations telles que Voahary Salama utilisent encore le système traditionnel de comptabilisation sur Excel, ce qui engendre beaucoup de risques d’erreur, de répétitivité dans le relevé des données, de surcharge de travail pour le personnel, de lourdeur de procédure et de perte de temps considérable dans le traitement, l’acheminement des rapports financiers et le déblocage des fonds. Le souci majeur de l’association étant de faire en sorte que le système administratif et financier soit apte à recevoir et gérer des fonds de façon transparente et saine et l’apparition de facteurs nouveaux à prendre en compte tels que l’application du nouveau PCG 2005 et l’exigence de l’Etat en matière de gestion comptable sont aussi à considérer. Pour Voahary Salama en outre, les leçons tirées des expériences antérieures telle que celle concernant une demande de financement auprès de l’Union Européenne ont mis en évidence la lacune au niveau du système comptable et démontré que Voahary Salama doit développer un solide système de gestion financière, laquelle devrait être certifiée par des audits successifs de trois années afin d’attirer des financements plus volumineux. Par ailleurs, la bonne marche des activités, nous entendons surtout par là le déblocage des financements, dépend de l’organisation et de la fiabilité du système comptable, d’où la nécessité de résoudre la problématique y afférente. Aussi l’objet de notre critique portera surtout sur les étapes nécessaires à la mise en place de cet outil « système comptable ».
Méthodologie Dans ce mémoire, nous allons d’abord analyser le contexte financier et les nouvelles obligations imposées aux entreprises à Madagascar et dans le monde, notamment avec l’avènement du PCG 2005. Puis nous examinerons le système utilisé actuellement au niveau de Voahary Salama, objet de notre étude de cas. Cette étape nous conduira ensuite à exposer les solutions parmi lesquelles nous retiendrons celles que nous pensons convenir le mieux et émettrons nos recommandations. Annonce du plan : Notre plan se décompose principalement en trois (03) parties. Dans la première partie : Généralités, nous présenterons l’association dans son historique, sa structure, ses activités, puis nous essaierons de recenser des théories générales sur l’outil de gestion « système comptable ». Dans la deuxième partie : Identification et formulation du problème, nous étudierons les problèmes liés au personnel et à la politique interne et ceux relatifs au système financier existant. Quant à la troisième partie, nous y proposerons des solutions correspondant aux problèmes sus- cités et retiendrons celles qui sont appropriées. Pour finir, nous émettrons nos conclusions générales et nos recommandations.
3PARTIE I. GENERALITES
Nous savons que Voahary Salama est une association à but non lucratif. Afin de pouvoir entrer dans le vif de notre travail qui consiste en la mise en place de son système comptable, nous allons tout d’abord traiter dans la première partie, des généralités entourant l’association. Pour ce faire, cette partie se décompose en deux chapitres : le Chapitre I touchera la présentation générale de l’association, tout ce qui attrait à son cadre conceptuel et organisationnel. Puis dans le Chapitre II, nous examinerons les théories générales sur l’outil de gestion « système comptable » et ses caractéristiques.
CHAPITRE I. PRESENTATION DE VOAHARY SALAMA Dans ce Chapitre, nous présenterons l’association en général. Dans la Section1, nous allons découvrir son historique et sa structure organisationnelle. Puis, dans la Section 2, nous allons nous familiariser avec sa vision, ses activités et ses missions.
SECTION 1. HISTORIQUE ET STRUCTURE ORGANISATIONNELLE 1.1. Historique Au temps de la Plate Forme Au mois de Juillet 2000, Voahary Salama a été créée en tant que plate forme d’échanges entre les différents acteurs oeuvrant dans le cadre de l’approche intégrée de santé, population, environnement. La dite plate forme a alors eu comme mission de supporter selon une approche multisectorielle les activités de développement intégrant ou liant les domaines de la Santé, l’Environnement et la Population dans les zones à haute biodiversité de Madagascar. 1 Composée d’une vingtaine d’organisations, Voahary Salama, offre la possibilité de mettre à l’échelle des activités de développement à travers les onze ONGs de mise en oeuvre. La Cellule Exécutive de Voahary Salama a été assimilée au bureau de représentation du Bureau EHP/ECHO basé aux Etats Unis et qui a eu pour mandat de se focaliser sur l’Initiative de Programmes Intégrés (IPI). Les principes de Voahary Salama sont le respect des programmes d’intervention existants, fondés sur les opportunités pour lier les activités entre les différents secteurs existant comme point d’entrée à d’autres activités, de baser l’intégration sur un concept de partenariat où tous les intervenants contribuent à l’atteinte d’un but commun.
1Source: Voahary Salama – année 2002
4Au temps de l’association en tant qu’organisation indépendante En août 2002, Voahary Salama devient une association légale régie par la loi malgache 60 133 du 03 octobre 1960. Elle regroupe actuellement dix associations ou ONGs membres et collabore également avec plus d’une dizaine de partenaires tant au niveau national qu’international.2
Voahary Salama implique les membres et promeut la coordination des activités des différents partenaires du niveau communautaire jusqu’à l’échelon central selon la vision Voahary Salama.
La Direction Exécutive de Voahary Salama fournit un appui technique et financier à ses membres. L’ensemble de ses appuis se focalise sur la coordination, le renforcement de capacités techniques, le développement des approches communautaires pour favoriser le changement de comportement en faveur d’une bonne gestion des ressources naturelles et de la santé, le développement des matériels IEC, le suivi, l’évaluation et les échanges entre les membres. Les différents ONGs opèrent autour des zones de conservation, souvent difficile d’accès, pour fournir des appuis dans le cadre de l’amélioration du niveau de vie sociale incluant la santé et la nutrition, du niveau de vie économique de la population et des activités de conservation ou de restauration de l’environnement en tenant compte des réalités existantes.
1.2. Structure Voahary Salama possède trois niveaux de structure à savoir :
• Le Conseil d’Administration • la Direction Générale ou Direction Exécutive • les ONGs membres travaillant au niveau régional et communautaire, formant l’unité
d’exécution de Voahary Salama.
Dont l’organigramme se trouve à la page 5
2 Source: Registre des Associations 2002
5
Figure nº1 : ORGANIGRAMME DE VOAHARY SALAMA
______ liaison hiérarchique ...…… liaison fonctionnelle
…………………………….. au niveau régional Source : Manuel de procédures de Voahary Salama – 2004
Assemblée Générale
Conseil d’Administration
Directeur Excécutif
Assistant de Programme
Responsable Suivi- Evaluation
Responsable Santé et Planning Familial
Responsable IEC et Développement Communautaire
Responsable Administration et
Finances
Comptable
Agent d’appui
Assistant Administratif et
Financier
6L’Assemblée Générale 3 L’Assemblée Générale est l’organe suprême de l’association. A ce titre, elle :
- détermine et fixe les orientations nécessaires à la réalisation de l’objet social de l’Association
- entérine le règlement intérieur de l’Association et amende les statuts - entérine les protocoles d’accord passés avec les projets, les partenaires techniques et/ou
financiers - délègue son pouvoir en matière de gestion administrative, financière et technique au
Conseil d’Administration qui, en retour doit lui rendre compte périodiquement - examine toutes les questions que le Conseil d’Administration juge bon de lui soumettre - élit le président du Conseil d’Administration et les autres administrateurs membres - dissout le Conseil d’Administration en cas de manquement grave, conformément aux
dispositions stipulées par le règlement intérieur - statue sur les demandes d’adhésion des nouveaux membres
L’Assemblée Générale est composée de tous les membres de l’association, de la Direction Exécutive et des partenaires le cas échéant. Les membres Les membres de Voahary Salama sont des organisations indépendantes ayant leur propre statut et pouvant chercher et gérer des financements qui leur sont propres. Les différents ONGs opèrent autour des zones de conservation, souvent difficile d’accès, pour fournir des appuis dans le cadre de l’amélioration du niveau de vie sociale incluant la santé et la nutrition, du niveau de vie économique de la population et des activités de conservation ou de restauration de l’environnement en tenant compte des réalités existantes. Les organisations membres de mise en œuvre, lors de notre stage de formation, sont au nombre de neuf :
- JSI/ MGHC - SAF/FJKM et - MITSINJO dans la région d’Alaotra - Mangoro - ASOS Zone Est dans la région Atsinanana, ASOS Zone Sud à Tuléar et Fort Dauphin - MATEZA à Analanjirofo - MICET dans la région de Vatovavy Fitovinany - AINGA et - Ny TANINTSIKA dans la région de Haute Matsiatra et Vatovavy Fitovinany - MCDI dans la province de Tuléar et de Fianarantsoa - la Confédération KOLOHARENA dans la province de Tamatave et de Fianarantsoa
La structure de Voahary Salama au niveau local est composée de plusieurs comités, agents, associations de base, associations communautaires. L’exemple type est l’existence d’un Comité de Développement Communal (CDC), le comité de développement du Fokontany (CDF), le Comité de Développement Villageois (CDV), les animateurs communautaires, les Paysans Ressources, les Paysans Modèles, etc.…
3 Source: Procès verbal de l’Assemblée générale de Voahary Salama, année 2002
7Le Conseil d’Administration Le Conseil d’Administration est composé de 05 membres désignés pour une durée de trois (03) ans, dont 2 sont élus lors de l’Assemblée Générale et 3 sont cooptés entre les membres Les membres élus émanent des propositions des membres de Voahary Salama. Ils peuvent être des personnes physiques ou des personnes morales. L’élection se fait par vote secret. Le Conseil d’Administration actuel compte 2 membres issus des ONGs membres et 3 issus des partenaires et collaborateurs de l’association. Le Conseil d’Administration de Voahary Salama est chargé des fonctions suivantes :
- Statue sur le programme d’activités annuel et le budget annuel présentés par la Direction Exécutive
- Assure la mobilisation des ressources autour des objectifs de l’Association - Nomme le Commissaire aux comptes - Recrute le Directeur Exécutif suivant la procédure stipulée par le règlement intérieur - Statue sur le rapport moral et financier établi annuellement par le Directeur Excécutif - Donne le quitus de gestion de la Direction Exécutive - Statue sur toutes les affaires qui lui sont soumises par la Direction Exécutive, dans la limite
des présents statuts et règlement intérieur - Etudie les demandes d’adhésion et accorde l’admission provisoire d’un membre au sein de
l’Association jusqu’à la décision de l’Assemblée Générale - Est responsable devant l’Assemblée Générale
La Direction Exécutive La Direction Exécutive remplit les fonctions principales de Coordination, Finance et Administration, Information- Education- Communication (IEC) et Mobilisation communautaire, Suivi Evaluation, Appui technique en Santé, Population, Environnement. Les Partenaires Les partenaires de Voahary Salama sont composés d’organismes étrangers et nationaux. Ce partenariat se manifeste par :
- Un appui financier et technique : cas des bailleurs de fonds, tels que EHP/ECHO, USAID, SE/CNLS
- Un partenariat purement technique : cas des Ministères et des autres organismes de développement collaborant avec l’association, à savoir, le Ministère de la Santé et du Planning Familial, le Ministère de l’Education de Base et de la Recherche Scientifique, le Ministère de l’Environnement, le Ministère de la Population, du travail social et des loisirs.
Le tableau suivant recense les partenaires de Voahary Salama tous confondus, de sa date de création au jour de notre stage. Nous pouvons constater que l’appui de chaque partenaire peut être très spécifique.
8Tableau n◦1 : LISTE DES PARTENAIRES DE VOAHARY SALAMA Partenaires financiers seulement
Partenaires financiers et techniques
Partenaires techniques seulement
Partenaires exécutifs
Partenaires locaux
-Fondation Summit -USAID Madagascar -USAID Washington -Fondation Packard -Global Fund
-Fondation Tany Meva -Université de Michigan -JSI/RTI/MGHC -LDI -PACT -ECHO /EHP -PCV -Santénet
-Michigan Fellowship -Linkages -Office nationale de la population -ONE / Ageras -Intermédias -Measure Communication -Population Reference Bureau
-MICET -Ainga -ASOS -Ny Tanintsika -SAF /FJKM -MATEZA -Mitsinjo -MCDI --Koloharena
-Communauté de base -Communauté locale de développement -Association ou groupement local -Services publics divers -Divers structures locales existantes
Source : Voahary Salama – année 2000 – 2005 Récapitulation des financement (selon les données disponibles) Le tableau suivant récapitule les financements alloués à Voahary Salama depuis sa création. Le volume de financement est selon le cas peu ou assez élevé. Néanmoins, si l’on considère l’ensemble de fonds que l’association gère pour une période déterminée, il représente un flux considérable, ce qui engendre des tâches importantes, sans compter sur les exigences spécifiques des bailleurs, d’où la nécessité d’un système comptable bien organisé. Tableau n◦2 : RECAPITULATION DES FINANCEMENTS GERES PAR VOAHARY SALAMA Bailleurs Montant en dollar USD Période EHP 1 500 000 2000-2004 Fondation Packard gérée par JSI/RTI/MGHCP
2 000 000 2001-2005
USAID Washington (FlexFund) 150 000 2003-2004 USAID mission 100 000
100 000 100 000
2002 2003 2004
Fondation Summit gérée par Tany Meva
4 000 000 2001-2004
USAID/ fonds REACH 150 000 2005 Global Fund/ Tuberculose 4ème round
40 950 2005
PCV 6 755 2005 Source : Voahary Salama – année 2005.
9SECTION 2. VISION, MISSION ET ACTIVITES
La particularité de Voahary Salama réside dans son approche intégrée Santé, Population, Environnement. Les études menées à Madagascar ou ailleurs montrent que l’approche multisectorielle est plus efficace que l’approche sectorielle. Se basant sur cette assertion, les membres ou partenaires de Voahary Salama s’adhèrent à la vision programmatique et institutionnelle, à la mission ainsi qu’aux principales activités mentionnées ci-dessous :
2.1. La vision de Voahary Salama La vision de Voahary Salama reflète clairement sa position pour « une population saine évoluant dans un environnement sain, par le biais d’un développement durable au niveau communautaire et par une gestion rationnelle des ressources ». 2.2. La mission et les activités de Voahary Salama
La mission de Voahary Salama est de « servir d'interface entre les acteurs de développement pour un accompagnement adapté en assurant de façon intégrée la santé des humains et de leur environnement ». Voahary Salama travaille sur terrain en partenariat avec 9 ONGs couvrant plus de deux centaines de communautés. Les zones d’intervention sont localisées en grande partie autour des corridors forestiers de l’Est de Madagascar, de Zahamena à Fénérive Est, de Moramanga pour la province de Toamasina Tolongoina et Ikongo pour Fianarantsoa, jusqu’à Fort Dauphin pour la province de Tuléar. Mais Voahary Salama est présent dans d’autres localités comme à Ambalavao Fianarantsoa, et à Tuléar. Source : Voahary Salama – année 2005
Carte : Les zones d’Intervention
de Voahary Salama
Fort Dauphin(ASOS)
Moramanga (SAF/FJKM - Mitsinjo)
Fénérive Est(MATEZA)
Fianarantsoa (MICET, AINGA, NY TANINTSIKA)
TULEAR(MCDI)
Brickaville(ASOS)
10Les approches communautaires Voahary Salama L’association identifie et développe plusieurs approches communautaires. Il existe des approches modèles telles que l’approche « Communauté Championne », l’approche « enfant pour la communauté » et l’approche « paysan pour le paysan ». Outre ces trois approches, Voahary Salama œuvre aussi pour l’approche « alphabétisation fonctionnelle intensive » pour augmenter l’efficacité des interventions dans le domaine de la santé humaine et environnementale et ce pour l’amélioration du bien-être de la population. - L’approche « Communauté championne » : cette initiative a pour objectifs d’aider la population à prendre en charge son propre développement intégré afin d’assurer l’adoption et la pérennisation des activités de développement au niveau communautaire. - L’approche « Enfant pour la communauté » : vise les enfants et les élèves qui sont des acteurs incontournables pour le développement de la communauté. Cette approche se situe au niveau de l’école et s’étend vers la communauté. Ses objectifs sont de transférer aux élèves et aux enseignants les capacités de mobilisation sociale pour leur propre épanouissement et le développement de leur espace vécu dans les domaines de l’éducation, de la santé et de l’environnement en vue de la réduction de la pauvreté. - L’approche « Paysan - Paysan » : vise le paysan pour être catalyseur et acteur du développement au niveau communautaire. Cette approche vise à responsabiliser le paysan à partager ses connaissances, et ses nouvelles techniques ; à vulgariser et adopter le nouveau comportement en faveur de la santé, la population, et l’environnement, en vue de contribuer à l’amélioration de l’état de santé et des conditions de vie socio-économique de la population, dans la préservation des ressources naturelles. - L’approche alphabétisation fonctionnelle pour la planification familiale : l’alphabétisation est une nouvelle approche de mise en œuvre par Voahary Salama et ses partenaires comme SAF/FJKM à Moramanga, Ny Tanintsika et Ainga à Ikongo, Ambolomadinika et Ambatomasina, ASOS à Fort Dauphin Les thèmes ont été axés sur la lutte contre le sida et la promotion de la planification familiale. Activités intégrées Voahary Salama identifie plusieurs activités entrant dans le cadre de santé et environnement. - Environnement : intensification agricole Pépinière scolaire ou communautaire Culture maraîchère Culture à contre saison Système de riziculture intensive et améliorée Grenier communautaire Fosse à ordure Compostage Assainissement Protection de la forêt et des ressources naturelles Autres activités : Apiculture et pisciculture Courbe de niveau Activité communautaire
11- Santé : Planification familiale Vaccination Allaitement maternel exclusif Nutrition Lutte contre le Paludisme Lutte contre la Diarrhée Lutte contre les Maladies des enfants Hygiène Lutte contre le VIH/SIDA Lutte contre la Tuberculose
Outre les approches initiées et propres à Voahary Salama, l’Association, dans son évolution a aussi intégré différents programmes telles que la lutte contre la Tuberculose 4ème tour financé par le Global Fund. CHAPITRE II. THEORIES GENERALES SUR L’OUTIL DE GESTION : « SYSTEME COMPTABLE »
Dans ce Chapitre, nous examinerons les théories générales sur l’outil de gestion « système comptable ». Pour cela, nous verrons les définitions du système comptable dans Section 1 et dans la Section 2 ses caractéristiques
SECTION 1. DEFINITION DU SYSTEME COMPTABLE 1.1. Selon le Dictionnaire de la Comptabilité et des disciplines connexes
Le système comptable est défini comme étant un ensemble des règles et des pratiques convenant à une entreprise donnée et se rapportant à l’inscription et au contrôle des opérations ainsi qu’à la communication de leurs résultats.4
1.2. Autres définitions
Le système comptable peut aussi être défini comme un ensemble organisé des documents nécessaires à l'enregistrement des opérations comptables.5
Le système comptable détermine les méthodes et les procédés de travail qui permettent à l'entreprise de répondre efficacement aux deux fonctions comptables de base à savoir le journal et le grand livre.
Le système comptable trace le chemin que doit respecter le comptable dans l'enregistrement d'un fait comptable il faut :
Déterminer les opérations réalisées par l'entreprise (vente, achat) Analyser et recenser les documents qui matérialisent les opérations à savoir les bons, les
factures, les avis, de débit et de crédit. Déterminer la voie précise de circulation de ces documents au sein de l'entreprise.
Tous les systèmes qui sont représentés par des documents ou pièces comptables qui sont classés et enregistrés correctement dans les comptes correspondant. 4 Fernand Sylvain (1982), « Dictionnaire de la comptabilité et des disciplines connexes », Edition 1982, 662 pages
5 Djamel Khouatra, « Le système comptable malgache entre modèle anglo-saxon et modèle continental », 26ème congrès de Lille 11,12,13 mai 2005, Comptabilité et Connaissances,
livret des résumés, 20 pages
12SECTION 2. CARACTERISTIQUES DU SYSTEME COMPTABLE Dans notre étude, nous allons retenir les caractéristiques du système comptable par référence au PCG 2005. 2.1. La comptabilité est un outil
Conformément à l’article 111-1 du Guide Sectoriel des ISBL6, la comptabilité est un système d’organisation de l’information financière permettant de saisir, classer, évaluer, enregistrer des données de base chiffrées ou non, correspondant aux opérations de l’entité et de présenter des états financiers donnant une image fidèle de la situation financière, de la performance et des variations de la situation financière de l’entité à la date de clôture des comptes.
La comptabilité en tant qu’outil peut aussi être considérée comme un moyen de gestion, de direction et de contrôle. Elle informe les actionnaires, les créanciers, les salariés et les tiers en général, sur les activités et la situation financière de l'entreprise. Sa tenue s'inscrit dans un cadre strict soumis à des conventions et au respect de principes fondamentaux :
Les comptes dévoilés par le système comptable constituent l’information de base indispensable pour comprendre les incidences financières et fiscales de l’activité de l’entreprise. Une information inscrite dans un cadre strict, soumise à des conventions et au respect de principes fondamentaux.
Celui ou celle qui veut utiliser l’information comptable avec intelligence et efficacité est censé se familiariser avec une logique particulière, apprendre un vocabulaire spécifique et s'exercer à reconnaître les caractéristiques des choix et méthodes utilisés.
2.2. Cadre conceptuel
Conformément à l’article 112-1 du Guide Sectoriel des ISBL, le cadre conceptuel :
introduit les concepts suivants à la base de la préparation et de la présentation des états financiers : conventions comptables de base, caractéristiques qualitatives de l’information financière, principes comptables fondamentaux.
Constitue une référence pour l’évolution de la normalisation comptable Facilite l’interprétation des règles comptables et l’appréhension de transactions ou
d’évènements non explicitement prévus par la règlementation comptable
Ces concepts constituent des références, des règles pour la compréhension des transactions et la comptabilisation des opérations correspondantes.
Les états financiers
Selon l’article 113-1 du Guide Sectoriel des ISBL, les états financiers sont une représentation structurée de la situation financière et des transactions menées par une entreprise. L’objectif des états financiers est de fournir des informations sur la situation financière, la performance et les flux de trésorerie de l’entreprise. Les états financiers du PCG 2005 comprennent : le bilan, le compte de résultat, le tableau des variations des capitaux propres, le tableau des flux de trésorerie, l’annexe précisant les règles et méthodes comptables utilisées et fournissant des compléments d’information sur le bilan et le compte de résultat. 6 Ministère des Finances, de l’Economie, des Finances et du Budget (MEFB), Conseil Supérieur de la Comptabilité (CSC), Ordre des Experts Comptables et Financiers de Madagascar (OECFM), Institut National de la Statistique (INSTAT), « Guide Sectoriel des Institutions des Institutions Sans But Lucratif (I.S.B.L) - Plan Comptable Général 2005 cohérent avec les Normes Comptables Internationales (IAS/IFRS) - Arrêté nº27/2005 du 11 janvier 2005, Edition Jurid’ika 2-912290-44-9, 162 pages
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Champ d’application
Toute personne physique ou morale astreinte à la tenue d’une comptabilité devra se conformer aux dispositions du PCG 2005. Sont concernées : les entreprises soumises au Code de Commerce ; les entreprises publiques, parapubliques ou d’économie mixte ; les coopératives, associations, organismes non gouvernementaux (ONG) ; et plus généralement les entités produisant des biens ou des services marchands ou non
marchands, dans la mesure où elles exercent des activités économiques qui se fondent sur des actes répétitifs.
Utilisateurs des états financiers
Les états financiers constituent le principal moyen de communication de l’information financière aux différents utilisateurs, internes et externes que sont :
les dirigeants, les organes d’administration et de contrôle et les différentes structures internes de l’entité ;
les fournisseurs de capitaux (propriétaires, actionnaires, investisseurs ou banques et autres bailleurs de fonds) ;
l’Administration et les autres institutions dotées de pouvoirs de réglementation et de contrôle (autorités fiscales, statistiques nationales et autres organismes ayant un pouvoir de planification, de réglementation et de contrôle) ;
les autres partenaires de l’entité, tels les assureurs, les salariés, les fournisseurs ou les clients ;
les autres groupes d’intérêt, y compris le public de façon générale.
Conventions comptables de base
Les conventions comptables de base au nombre de (4) quatre sont présentées ci-après : - 1. Convention de l’entité (article 121-1) : L’entité est considérée comme étant un ensemble autonome, distinct de ses propriétaires, associés ou actionnaires. La comptabilité d’une entité repose sur une nette séparation entre son patrimoine et celui des personnes physiques ou morales qui la dirigent ou qui ont contribué à sa constitution et à son développement.
- 2. Convention de l’unité monétaire (article 121-2): La nécessité d’une unité de mesure unique pour enregistrer les transactions d’une entreprise a été à l’origine du choix de la monnaie comme unité de mesure de l’information véhiculée par les états financiers.
- 3. Comptabilité d’exercice (article 121-3): Les effets des transactions et autres événements sont comptabilisés sur la base des droits constatés, c’est-à-dire à la date de survenance de ces transactions ou événements, et non quand interviennent les flux monétaires correspondants. Ils sont présentés dans les états financiers des exercices auxquels ils se rattachent. - 4. Continuité d’exploitation (article 121-4) (classée dans les principes comptables dans le PCG 2005) : Les états financiers sont établis sur une base de continuité d’exploitation, c’est à dire en présumant que l’entité poursuivra ses activités dans un avenir prévisible, à moins que des
14événements ou des décisions survenues avant la date de publication des comptes rendent probable dans un avenir proche la liquidation ou la cessation totale ou partielle d’activité. Caractéristiques qualitatives de l’information financière
Pour les besoins de la prise de décision, les états financiers doivent garantir la transparence sur la réalité de l’entité en présentant une information complète et utile.
Cette information doit satisfaire aux caractéristiques qualitatives suivantes :
- L’intelligibilité (article 122-2) : une information est intelligible lorsqu’elle est facilement compréhensible par tout utilisateur ayant une connaissance raisonnable des affaires et des activités économiques et de la comptabilité et ayant la volonté d’étudier l’information d’une façon raisonnablement diligente. - La pertinence (article 122-3): une information est pertinente lorsqu’elle peut influencer les décisions économiques des utilisateurs en les aidant à évaluer des événements passés, présents ou futurs ou en confirmant ou corrigeant leurs évaluations passées. La pertinence d’une information est liée à sa nature et à son importance relative. - La fiabilité (article 122-4, 122-5): une information est fiable lorsqu’elle est exempte d’erreurs, d’omissions et de préjugés significatifs, et lorsque son élaboration a été effectuée sur la base des critères suivants :
- recherche d’une image fidèle (respect des règles et des principes comptables) - prééminence de la réalité sur l’apparence ; - neutralité ; - prudence ; - exhaustivité.
- La comparabilité (article 122-6) : une information est comparable lorsqu’elle est établie et présentée dans le respect de la permanence des méthodes et permet à son utilisateur de faire des comparaisons significatives dans le temps au sein de l’entité et dans l’espace, au niveau national et international entre les entités. Principes comptables fondamentaux Ils sont au nombre de huit (8) : - 1. Principe d’indépendance des exercices (article 123-1) : Le résultat de chaque exercice est indépendant de celui qui le précède et de celui qui le suit. Pour sa détermination, il convient donc de lui imputer les transactions et les événements qui lui sont propres, et ceux-là seulement. Dans l’hypothèse où un événement, ayant un lien de causalité direct et prépondérant avec une situation existant à la date d’arrêté des comptes d’un exercice, est connu entre cette date et celle de l’établissement des comptes dudit exercice, il convient de rattacher cet événement à l’exercice clos. Ce rattachement s’effectue sur la base de la situation existant à la date d’établissement des comptes. Si un événement se produit après la date de clôture de l’exercice et n’affecte pas la situation de l’actif ou du passif de la période précédant la clôture, aucun ajustement n’est à effectuer. Cependant cet événement doit faire l’objet d’une information dans l’annexe s’il est d’une importance telle qu’il pourrait affecter les décisions des utilisateurs des états financiers.
15Un exercice comptable a normalement une durée de 12 mois. Dans des cas exceptionnels où l’exercice est inférieur ou supérieur à 12 mois et notamment en cas de création ou de cessation de l’entité en cours d’année ou de mois ou en cas de modification de la date de clôture, la durée retenue doit être précisée et justifiée.
- 2. Principe d’importance relative (seuil de signification) (article 123-2): Les états financiers doivent mettre en évidence toute information significative, c’est à dire toute information pouvant avoir une influence sur le jugement que les utilisateurs de l'information peuvent porter sur l’entité. Les montants non significatifs sont regroupés avec des montants correspondant à des éléments de nature ou de fonction similaire. Les normes comptables ne sont pas censées s’appliquer aux éléments sans importance significative.
- 3. Principe de prudence (article 123-3) : La prudence est l'appréciation raisonnable des faits dans des conditions d’incertitude afin d'éviter le risque de transfert, sur l'avenir, d'incertitudes présentes susceptibles de grever le patrimoine ou le résultat de l'entité. Les actifs et les produits ne doivent pas être surévalués, et les passifs et les charges ne doivent pas être sous-évalués. Toutefois, l'application du principe de prudence ne doit pas conduire à la création de réserves occultes ou de provisions excessives.
- 4. Principe de permanence des méthodes (article 123-4): La cohérence et la comparabilité des informations comptables au cours des périodes successives impliquent une permanence dans l'application des règles et procédures relatives à l’évaluation des éléments et à la présentation des informations. Toute exception à ce principe ne peut être justifiée que par la recherche d'une meilleure information ou par un changement de la réglementation.
- 5. Principe du coût historique (article 123-5): Sous réserve de dispositions particulières, les éléments d’actifs, de passifs, de charges et de produits sont enregistrés en comptabilité et présentés dans les états financiers au coût historique, c’est à dire sur la base de leur valeur à la date de leur constatation, sans tenir compte des effets de variations de prix ou d’évolution du pouvoir d'achat de la monnaie.
- 6. Principe d’intangibilité du bilan d’ouverture (article 123-6): Le bilan d’ouverture d’un exercice doit correspondre au bilan de clôture de l’exercice précédent.
- 7. Principe de prééminence de la réalité sur l’apparence (substance over form) (article 123-7): Les opérations doivent être enregistrées en comptabilité et présentées dans les états financiers conformément à leur nature et à leur réalité financière et économique, sans s’en tenir uniquement à leur apparence juridique.
- 8. Principe de non-compensation (article 123-8): La compensation, entre éléments d’actif et éléments de passif au bilan ou entre éléments de charges et éléments de produits dans le compte de résultat, n’est pas autorisée, sauf dans les cas où elle est imposée ou prévue par la réglementation comptable. Des charges et produits liés résultant de transactions et d’événements similaires et ne présentant pas de caractère significatif peuvent être compensés.
16 Pour conclure cette première partie, nous pouvons dire qu’une organisation avec une structure et un agencement de type Voahary Salama qui évolue beaucoup sur seulement quelques années, que ce soit en termes de nombre de partisans, de capacité technique ou de volume de financement a su rester à l’écoute de son environnement et s’y adapter. Cette évolution, nous amène à déduire qu’un système comptable est nécessaire afin de l’accompagner dans cette extension, afin qu’elle bénéficie d’un outil financier fiable. Les points examinés dans cette partie de notre travail concernant l’association Voahary Salama, son environnement, les théories générales sur l’outil de gestion « système comptable » notamment les conventions comptables de base, les caractéristiques qualitatives de l’information financière et les principes comptables fondamentaux constituant une base pour l’élaboration des normes comptables et la recherche de solutions appropriées aux problèmes comptables posés et découlant d’un environnement économique, social et légal particulier7 servent de point de départ à notre étude qui consiste à la mise en place du système comptable de l’association. Aussi en-arrivons-nous à la prochaine partie de notre travail qui approfondit les problèmes rencontrés par l’association, une étape qui nous permettra d’avoir un meilleur aperçu des points critiques à améliorer.
7 Banque Mondiale/ Division Comptabilité Centrale et Comptabilité Opérations, (Janvier 1995), « Manuel de comptabilité générale Information financière et Audit, Financial Accounting, Reporting and Auditing Handbook (FARAH) », Première édition, 182 pages
17PARTIE II. ANALYSE DE LA SITUATION EXISTANTE - IDENTIFICATION ET FORMULATION DU PROBLEME Nous pensons qu’il serait préférable de procéder d’abord à un état des lieux concernant certains problèmes qui feront d’ailleurs l’objet de notre critique. Aussi cette deuxième partie de notre travail examinera-t-elle en premier lieu la situation existante au niveau de l’association et ses spécificités en matière de gestion financière. Ainsi les points suivants ont été retenus :
- la situation réelle du personnel administratif et financier - l’exercice comptable et financier de Voahary Salama - la comptabilité sur Excel tenue par l’association - les sources de financement - le mode de paiement des prestations et autres dépenses : le chèque - une spécificité des ONGs/Association sous financement USAID : le « Per Diem : - une spécificité des ONGs/Association sous financement Global Fund : le « Per Noctem »
Situation réelle du personnel administratif et financier Nous avons vu dans la première partie de notre livre l’organigramme8 de l’association. Le siège de Voahary Salama emploie moins d’une dizaine de personnes et nous allons surtout nous intéresser ici au principales personnes chargées de la comptabilité et des finances qui sont au nombre de deux: le Responsable Administratif et Financier et le Comptable.
- Le Responsable Administratif et Financier : a pour mission d’assurer la gestion administrative, comptable et financière des projets de Voahary Salama, ainsi que la production des états financiers et tout autre rapport requis conformément aux termes des accords de financement et aux directives des institutions financières collaborant avec Voahary Salama.
- Le Comptable : a pour mission d’assurer le traitement comptable de toutes les opérations
de Voahary Salama ainsi que la production des états financiers conformément à la réglementation en vigueur et suivant les formes exigées par les organes d’administration et les bailleurs de fonds et d’assister le Responsable Administratif et Financier dans la gestion comptable et financière de l’association.
Exercice comptable et financier de Voahary Salama
L’exercice financier et comptable de Voahary Salama commence le 01 Août de l’année en cours et se termine le 31 juillet de l’année suivante. Comptabilité sur Excel L’enregistrement et la saisie des opérations comptables se fait sur Excel. C’est une comptabilité basée sur le « cash basis ». L’association n’a pas de plan de comptes. Le comptable enregistre les opérations selon leurs natures avec quelques regroupements. Sources de financement de Voahary Salama Il nous faut comprendre que Voahary Salama est une organisation à but non lucratif qui n’effectue pas d’opération d’achat pour la revente de marchandises ou de transformation de matières premières. Les ressources de l’Association comprennent : les droits d’adhésion et les cotisations des membres, les contributions diverses et les subventions
8 Voir page 5 : Figure nº1 : ORGANIGRAMME DE VOAHARY SALAMA
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- Les cotisations des membres représentent davantage une contribution symbolique aux dépenses de l’Association qu’une source de financement pour les activités proprement dites. En effet, la cotisation par organisme membre se monte annuellement à MGA 20 000 au minimum sans limite pour ceux qui veulent donner plus. Les fonds versés font l’objet d’un compte bancaire épargne séparé et constituent une réserve de fonds pour l’Association.
- Les contributions diverses provenant de particulier ou autres peuvent aussi s’ajouter aux
ressources financières de l’association.
- Les subventions forment la principale ressource financière de Voahary Salama. Ce sont des fonds obtenus des différents partenaires pour financer les activités proprement dites.
Paiement par chèque Nous tenons à préciser que les financements géré par Voahary Salama font l’objet d’un compte bancaire séparé découlant de l’exigence des bailleurs mais aussi afin de permettre un meilleur suivi des mouvements des fonds. Selon la procédure de l’USAID adoptée par Voahary Salama, tous les paiements se font par chèque. Néanmoins une petite caisse dont le montant de l’existant en caisse est plafonné à MGA 400 000 est tenue par l’Assistant de Programme afin de pourvoir aux petites dépenses telles que les frais de taxi, les photocopies… Spécificité des projets sous financement USAID : la politique de « Per Diem » de l’Alliance Ecorégionale USAID L’association, de par son appartenance à l’Alliance Ecorégionale USAID, fonctionnelle depuis 2004 et qui regroupe les différents partenaires d’exécution des programmes de l’USAID (fonctionnaires, ONG, agents communautaires, paysans…) dans le cadre du programme Environnement et Développement Rural (SO6) est soumise aux règlementations en matière de Per Diem qui a été établi par l’Alliance en vue d’unifier les procédures à adopter pour les missions, les ateliers… dans le cadre des financements de l’USAID qu’elle gère (MGHC, REACH). Le « per diem » dans son terme générique correspond aux frais de subsistance9 et aux frais d’hébergement 10 octroyés aux personnes menant des activités en dehors de leurs lieux de résidence officielle suivant les objectifs des activités en question. Le per diem/subsistance ne s’applique que pour un déplacement de plus de 12 heures et de plus de 50 km ; pour le premier et le dernier jour un taux de ¾ ou 75% du taux journalier est appliqué.
Spécificité des projets sous financement Global Fund/ SE/CNLS : le « Per Noctem » Le « Per Noctem » quant à lui est la modalité d’indemnisation des missionnaires selon les règles et taux établis par le SE/CNLS, principal récipiendaire du financement Tuberculose 4ème round dont Voahary Salama fait partie des sous- récipiendaires. A l’instar du « Per Diem », le « Per Noctem » est une indemnité forfaitaire allouée au missionnaire et qui comprend également les frais d’hébergement en plus des frais de subsistance et dont le montant retenu au niveau de Voahary Salama est inférieur au per diem des activités sous financement de l’USAID. Aussi, Voahary Salama est soumise à deux modalités de prise en charge des frais de missions différentes selon le type de financement et d’activité effectuée par le missionnaire. 9 Frais de susbsistance : correspond à couvrir les dépenses du missionnaire déplacé de sa résidence principale pour une durée à court terme. Ces frais couvrent le petit déjeuner, le
déjeuner, le dîner, les boissons et les dépenses personnelles du missionnaire (pourboire, blanchisserie, repassage…)
10 Frais d’hébergement : correspond aux frais des nuitées passées dans des hôtels par le missionnaire durant son déplacement. Le frais d’hébergement n’inclût pas le petit déjeuner, le
service de blanchisserie ni les autres services supplémentaires de l’hôtel.
19 Si tels sont les faits, nous allons analyser en deuxième lieu les problèmes relatifs à ces derniers qui sont de deux ordres, à savoir :
- l’identification les problèmes liés au personnel et à la politique interne que nous traiterons au Chapitre I.
- puis ceux relatifs au système financier existant au Chapitre II. Nous y prendrons notamment des exemples concrets qui nous permettrons d’appuyer nos arguments dans le cadre de notre étude sur la mise en place du système comptable de l’association.
CHAPITRE I. PROBLEMES LIES AU PERSONNEL ET A LA POLITIQUE INTERNE En premier lieu, nous allons nous intéresser aux problèmes liés au personnel, principalement ceux du siège de l’association et à la politique interne. A cet effet, nous allons voir dans la Section 1 les problèmes d’insuffisance de personnel, puis dans la Section 2, les problèmes liés au système comptable en place. SECTION 1. INSUFFISANCE DE PERSONNEL 1.1. Comptable débordé et manque de coordination entre les responsables financiers de la
Direction Exécutive et des ONGs membres (Difficulté au niveau du suivi) En ce qui concerne le service administratif et financier, l’association emploie un comptable et un Responsable Administratif et Financier au niveau de la Direction Exécutive. Ainsi, le comptable tient à lui seul les comptes relatifs à plusieurs financements et cumule des tâches très nombreuses, notamment en période d’afflux de financements. Par ailleurs, la répartition des tâches entre les responsables de la Direction Exécutive n’est pas très claire. En outre, pour un financement de type Global Fund/Tuberculose 4ème round, la Direction Exécutive de l’association reçoit, vérifie, assemble, récapitule les rapports de toutes les ONGs membres bénéficiant du financement, puis produit un rapport récapitulatif trimestriel sur la base de toutes les informations reçues et le présente au Global Fund, ce qui représente un charge de travail considérable à chaque fin de mois/ période. Pour les autres financements de type REACH et MGHC, destinés à la Direction Exécutive seule, un rapport doit être produit mensuellement. Du fait que chaque organisation membre de Voahary Salama est une organisation indépendante pouvant gérer ses propres financements, les responsables financiers au niveau des provinces rencontrent les mêmes contraintes que ceux de la Direction Exécutive car ils peuvent avoir d’autres rapports à présenter à d’autres bailleurs, qui peuvent avoir des exigences spécifiques, et cela au même moment que les rapports exigés par l’association. Aussi, l’insuffisance de personnel et l’absence d’un système comptable bien organisé engendrent également un manque de coordination entre les responsables financiers au niveau de la Direction Exécutive et ceux des ONGs membres basés principalement en provinces.
201.2. Risques encourus au niveau des rapports financiers Nous pouvons aussi citer les risques suivants encourus dans le traitement des pièces justificatives de dépenses et des rapports financiers : - Risque de bâclage dans la vérification des pièces comptables : Compte tenu de la contrainte au niveau du personnel, la vérification des pièces comptables ne peut pas avoir lieu dans les conditions optimales. - Risque d’erreur au niveau des états : L’association est tenue de présenter un état mensuellement, trimestriellement ou annuellement, selon le bailleur et le type de financement. Pourtant la contrainte au niveau de l’insuffisance de personnel et de la répartition des tâches augmente considérablement les risques d’erreur dans la production des états financiers. - Risque de retard dans la production des rapports financiers : Pour une organisation comme Voahary Salama, le résultat indiqué par les états financiers conditionne souvent le déblocage de la prochaine tranche de financement de la part des bailleurs. Les bailleurs fixent une date butoir pour la remise des rapports financiers par l’association et se réservent le droit quant à la validation des rapports. Un retard dans la remise des rapports financiers entrave au déblocage des fonds et aux activités. SECTION 2. PROCEDURE ET POLITIQUE INTERNE NON CLAIRE 2.1. Manuel de procédure actuel non exhaustif L’association n’avait pas de manuel de procédure jusqu’à l’intervention du cabinet Delta Audit en 2005. Compte tenu que la bonne marche d’une organisation dépend dans une large mesure, de la qualité des ressources humaines, ainsi que de l’efficacité des méthodes et outils de gestion, cette absence de référence a beaucoup désavantagé l’association. Par ailleurs, le manuel est encore nouveau et suivant son utilisation, Voahary Salama pourra être amené à y apporter des modifications et à le réadapter. 2.2. Règlement intérieur à réviser et absence de politique salariale Le règlement intérieur de l’association date de l’époque de sa création en tant que plate forme et nécessite d’être révisé et adapté à la situation actuelle. Les points à revoir concernent: les règles relatives à l’organisation technique du travail, à la discipline et aux prescriptions concernant l’hygiène et la sécurité du travail nécessaire à la bonne marche de l’entreprise… Quant à la politique salariale, elle n’existe pas. Dû à son absence, le salaire du personnel est fonction seulement des conditions fixées par les bailleurs et diffère considérablement pour chaque agent selon le bailleur qui prend son salaire en charge. Aussi, un agent payé par USAID peut choisir d’être payé en devises ou en monnaie nationale selon une grille salariale américaine ; tandis que la grille salariale pour un agent payé par le Global Fund est basée sur des critères tels que l’étude du milieu local. Les différences portent également sur les conditions de travail lors des missions sur terrain qui sont très fréquentes et constituent une grande partie du travail pour un organisme de développement comme Voahary Salama. Aussi, l’on peut constater par exemple que les agents payés par USAID reçoivent un Per diem tandis que les agents payés par Global Fund (Fonds Global) reçoivent un Per noctem.
21Le tableau suivant illustre le montant d’indemnité alloué à chaque missionnaire lors de déplacement en province, hors d’Antananarivo dans le cadre de mission sous financement de l’USAID et de Global Fund. Tableau n◦3 : EXEMPLE DE MODALITE D’INDEMNISATION DES AGENTS LORS DES MISSIONS SUR TERRAIN
Financement USAID Per Diem
Financement Global Fund Per Noctem
Indemnité Per diem MGA 12 500 pour ½ journée de mission Per diem MGA 20 000 pour 1journée
Per noctem MGA 30 000 par jour (suivie d’une nuit en mission)
Décompte
15% petit déjeuner 35% déjeuner 35% dîner
50% hébergement 30% restauration dont : 6% petit déjeuner 12% déjeuner 12% dîner
Hotel
Remboursé sur présentation des factures, plafonné à MGA 37 000
Non remboursé (compris dans le montant du Per Noctem, sans facture)
Déplacement Taxi-brousse ou utilisation du moyen de transport le moins cher préconisé En cas de location de voiture : taux forfaitaire de 15 litres/100km pour le calcul estimatif des carburants au prix du Gas-oil
Même principe que pour USAID
Remarquons que le siège de Voahary Salama ne dispose pas encore de véhicule, aussi avons-nous retenu dans le tableau les modalités réellement appliquées sans considération des conditions des bailleurs pour le cas des projets disposant de leurs propres véhicules. Rappelons que le « Per Diem » consiste en une indemnité journalière non déductible des frais d’hébergement. En cas de per diem, le missionnaire a droit à un remboursement de ses frais d’hébergement sur présentation d’une facture d’hôtel. Quant au « Per Noctem », il s’agit d’une indemnité forfaitaire qui ne nécessite aucune pièce justificative et qui est censé englober toutes les dépenses journalières du missionnaire, y compris son hébergement. De ce fait, le missionnaire qui reçoit un per diem est plus avantagé que celui qui reçoit un per noctem car il a le droit de séjourner dans des hôtels assez confortables et ses factures lui seront remboursées. L’absence de politique salariale engendre donc des écarts de gains considérables et peut être source de démotivation et de frustrations entre le personnel. Car dépendant du bailleur, les conditions sont très différentes, cependant le volume de travail ainsi que les prestations à effectuer sont similaires. Par ailleurs, dû à la petite taille de l’équipe, la collaboration y est très étroite, d’où la nécessité de trouver une solution à ce qui peut être source de tension entre eux et prévoir des répercussions néfastes au travail.
22 CHAPITRE II. PROBLEMES LIES AU SYSTEME COMPTABLE EXISTANT Après avoir vu au premier chapitre les problèmes de personnel et de politique interne, nous allons nous intéresser dans ce chapitre à ceux liés au système comptable existant. Aussi verrons-nous dans la Section 1 les problèmes d’absence de comptabilité générale, puis dans la Section 2 la persistance de travail manuel au niveau de l’analyse budgétaire. SECTION 1. ABSENCE DE COMPTABILITE GENERALE 1.1 Utilisation du système traditionnel Comme exposé plus haut dans l’introduction des faits, l’association utilise encore le système traditionnel de saisie et de traitement des opérations comptables sur Excel. Aucun logiciel comptable n’est utilisé et l’association n’a pas non plus de plan des comptes. Par ailleurs tous les regroupements et analyses budgétaires sont faits manuellement. Ce qui engendre des lenteurs de traitement comptable, des risques d’erreur considérables ainsi que des risques de répétitivité des tâches sans pouvoir en assurer vraiment la fiabilité. 1.2. Données enregistrées dans Excel non fiables Du fait de l’utilisation de ce système traditionnel, les données enregistrées sur Excel ne sont pas fiables et un risque d’effacement menace de survenir à tout instant. Illustration : Cas de l’ONG MATEZA Pour illustrer ce chapitre, prenons le cas le l’ONG MATEZA, un membre de l’association dans le cadre du financement Global Fund/ Tuberculose round 4. Rappelons que le financement est alloué par le Global Fund dans le cadre de la lutte contre la Tuberculose 4ème round. Le SE/CNLS est le récipiendaire principal et Voahary Salama fait partie des sous-récipiendaires. Aussi, la Direction Exécutive de l’association centralise et gère les financements. Les ONGs effectuant les activités sur terrain sont tenus de lui présenter un rapport périodique et une projection des dépenses pour la période suivante. Par la suite, la récapitulation et la compilation des pièces justificatives appartient à la Direction Exécutive. Un rapport trimestriel est alors émis par le siège de l’association au SE/CNLS et de cela dépend le déblocage des prochains financements pour tous les membres. L’ONG MATEZA n’est qu’un échantillon représentatif des membres de l’association. Par ailleurs, le siège utilise également les outils présentés ici. En prenant le cas de l’ONG MATEZA, nous présentons ici des exemples qui reflètent assez bien le système financier en place. (Se référer à la page 29 pour les explications des tableaux 4 à 9)
23Tableau n°4 : EXEMPLE DE BUDGETISATION TRIMESTRIELLE – CAS DE L’ONG MATEZA Objectif 3: Renforcer la capacité d'appui aux PNT
3.2.2: Supervision des activités par le Responsable de projet
Nombre de suivi et supervision
Responsable du projet : 15 jours par trimestre/commune Responsable au niveau SSD/CSB: 15 jours par trimestre/commune Unité de valeur : Ariary
Rubrique Mai Juin Juillet
Commune Antanandava
Responsable du projet 584,000
* déplacement FNR-ABZ (voiture) 320,000
* hebergement ABZ 48,000
* hebergement Antanandava 144,000
* indemnité 72,000
Responsable SSD/CSB 96,000
* Per diem 96,000
sous total 680,000
Commune Manakambahiny-Est
Responsable du projet 264,000
* hebergement ABZ 48,000
* hebergement Manakambahiny-Est 144,000
* indemnité 72,000
Responsable SSD/CSB 96,000
* Per diem 96,000
sous total 360,000
Commune Ambodimangavalo
Responsable du projet
* déplacement FNR-VVT (voiture)
* hebergement VVT Supervision programmé au mois d'Aout
* hebergement Ambodimangavalo
* indemnité
Responsable SSD/CSB
* Per diem
sous total
Commune Miarinarivo
Responsable du projet
* hebergement VVT
* hebergement Miarinarivo Supervision programmé au mois d'Aout
* indemnité
Responsable SSD/CSB
* Per diem
sous total
Total supervision 1,040,000
TOTAL CASH T2 5,432,000
24Tableau n°5 : EXEMPLE DE DEMANDE DE REAPPROVISIONNEMENT POUR UN TRIMESTRE – CAS DE L’ONG MATEZA
DEMANDE DE CASH FLOW PERIODIQUE N° 01/2005
Unité de valeur : Ariary
ONG MATEZA
N° Contrat subvention 005/2005/SE-CNLS/UGFM/TUB/006
Date démarrage Projet 15-Mar-05
Période Mai - Juin - Juillet 2005
A. Projection de dépenses pour la période considérée 5,432,000
B.1. Solde banque 3,130,000
B.2 Solde caisse 859,700
B.3 Total des liquidités de la période précédente 3,989,700
B.4 Engagement en cours 2,428,000
B.5 Montant disponible 1,561,700
C. Avances cumulées reçues des périodes
précédentes 10,740,000
D. Montant total des dépenses cumulées des périodes précédentes
(dépenses réalisées et engagements en cours 9,178,300
E. Montant estimatif des fonds disponibles de la période précedente
1,561,700 Vérification : E = B5 Préparé par : Date : Approuvé par : Date :
Ajustements de la DE
F Besoin en trésorerie de la période considérée
G Ajustements éventuels de la DE
H Avance à octroyer pour la période considérée A remplir par la DE
Vérifié par :__________________________ Date :_____________________ Approuvé par : _____________________________ Date :__________________________
25 Tableau n°6 : EXEMPLE DE DEMANDE DE JOURNAL DE BANQUE OU DE CAISSE – CAS DE L’ONG MATEZA
Unité de valeur : Ariary PARTENAIRE ONG MATEZA FONDS: GLOBAL FUND ANNEE FISCALE: 2005 MOIS: AVRIL
Nº DATE LIBELLE BANQUE CAISSE
CHEQUE MONTANT MONTANT
# ENTRÉE SORTIE SOLDE ENTRÉE SORTIE SOLDE
(+) (-) (+) (-)
1 06/02/2005 Subvention VOAHARY SALAMA/TUBERCULOSE 10,740,000 10,740,000 0 2 06/24/2005 Avance sur Atelier de Formation des Animteurs communautaires en TUB. À Miarinarivo ch. Volant 1,904,000 8,836,000 0 3 06/24/2005 Avance sur Atelier de Formation des Animteurs communautaires en TUB. À Antanandava ch. Volant 1,611,000 7,225,000 0 4 06/24/2005 Avance sur Atelier de Formation des Animteurs communautaires en TUB. À M/hiny Est ch. Volant 1,559,000 5,666,000 0 5 06/24/2005 Avance sur Atelier de Formation des Animteurs communautaires en TUB. À Am/valo ch. Volant 2,536,000 3,130,000 0 6 3,130,000 0
TOTAL 10,740,000 7,610,000 3,130,000 0 0 0
Journal de Caisse
CAISSE Date MONTANT
ENTRÉE SORTIE SOLDE
(+) (-) 06/02/2005 0
7,610,000 6,750,300 859,700 859,700 Solde Caisse Engagement 2,428,000 -1,568,300
26Tableau n°7 : EXEMPLE DE RAPPROCHEMENT BANCAIRE – CAS DE L’ONG MATEZA
Unité de valeur : Ariary
RAPPROCHEMENT BANCAIRE MENSUEL N. 01 /2005
ONG MATEZA Nom de la Banque BOA FENERIVE-EST Compte N° 1 524 481 007 4 Mois/Année AVRIL Solde à la fin du mois selon état bancaire 3,126,603.68 Moins Total des chèques en attente (Sommaire joint) 0
Autres réajustements Montant (+/-) Interêt créditeur + 5,303.68
Frais de tenue de compte - - 9,000.00 Total des Réajustements - 3,696.32 Solde bancaire réajusté 3,130,300.00
Etat à la fin du mois selon Livre de caisse/ Registre des chèques 859,700
Autres réajustements Montant (+/-)
0
0
Total des Réajustements 0 Solde du livre de caisse/registre des chèques
réajusté 0 Préparé par :
Date:
Approuvé par :
Date:
A remplir par la DE
Vérifié par : Date:
Approuvé par :
Date:
27Tableau n°8 : EXEMPLE D’ETAT RECAPITULATIF DE DEPENSES – CAS DE L’ONG MATEZA
Etat récapitulatif de dépenses – Réunions leaders Unité de valeur : Ariary
FINANCEMENT: GLOBAL FUND PROJET: Lutte contre le SIDA et la Tuberculose
ETAT RECAPITULATIF DES DEPENSES OBJET : Réunion d'information des leaders communautaires sur leur role dans la lutte contre la Tuberculose DATE : LIEU : Commune de Miarinarivo
RUBRIQUE Nombre Montant TOTAL C-FORMATION
C11.Indemnités
- Participants (27 pers, 2 jours) 54 7,000 378,000
- Formateurs
* fomateur local (1pers, 2 jours) 2 7,000 14,000
* formateurs Fénérive (1pers, 2 jours) 2 24,000 48,000 Sous-total 1 440,000
- Indemnité d'encadrement des Formateurs
* formateurs (2 pers, 2 jours) 12 7,000 84,000
Sous-total 2 84,000
C12. Déplacement 0 0
Sous-total 3 0
C13. Frais d'organisation
- Dejeuner 0
- Pause-café (29 pers, 2 fois, 3 jours) 180 500 90,000
- Eau-vive 0
- Location salle 0
Sous-total 4 90,000
- Fournitures de Bureau
- Documentation participants 0
Sous-total 5 0
TOTAL 614,000 Arrêté la présente dépense à la somme de : Six cent quatorze mille Ariary Fait à Fénérive-Est, le 15 Mai 2005 Approuvé par: Vérifié par : Préparé par :
28 Tableau n°9 : EXEMPLE RAPPORT DE DEPENSES TRIMESTRIEL – CAS DE L’ONG MATEZA
RAPPORT DE DEPENSES TRIMESTRIEL
Date du début de la subvention : 15/03/05 Pourcentage du temps écoulé : 25 %
Trimestre : Mars - Avril 2005 Unité de valeur : Ariary
(A)
Rubrique (B)
Budget d'allocation (Ariary)
(C) Dépenses de la
période
(D) Dépenses des
périodes précedentes
(E= D+C) Dépenses
totales
(F=B-E) Fonds restants
(G) Engagement
en cours
(H=F-G) Balance avec engagement
(I=E/B) % des fonds
dépensés
FORMATION 10,740,000 6,750,300 0 6,750,300 3,989,700 2,428,000 1,561,700 1 0
SENSIBILISATION 12,744,000 0 0 0 0
SUIVI et EVALUATION 8,976,000 0 0 0
TOTAL 32,460,000 6,750,300 0 6,750,300 25,709,700 2,428,000 23,281,700 0
J'atteste que les dépenses résumées ci-dessus sont conformes avec les dispositions de l'accord d'allocation e qu'elles sont nécessaires pour le bon fonctionnement du projet, que les informations données sont justes et qu'une documentation justificative valable est disponible et annexée au présent rapport
Préparé par : RASOAHARILALA Nirina Raseta Date : 15 Mai 2005 Approuvé par : RAKOTOAZAFY Mamitiana Date : A remplir par le DE Préparé par :______________________________________ Date : _________________ Approuvé par : ____________________________________________ Date : _________________
29Explication des tableaux : Le tableau nº4 nous montre un exemple de budgétisation pour un les mois de Mai, Juin et Juillet 2005 préparé par l’ONG/association puis soumis à la Direction Exécutive de Voahary Salama qui se charge de la compilation de tous les rapports des ONGs pour la soumettre au bailleur. Les projections de dépenses que MATEZA soumet est accompagné des rapports de dépenses du trimestre suivant (journal de banque et de caisse avec les pièces justificatives et le factures originales), de la demande d’approvisionnement, du rapprochement bancaire du trimestre. Le tableau n°5 illustre quant à lui un exemple de demande de réapprovisionnement que l’ONG/association soumet à l’appui de sa budgétisation trimestrielle. Le tableau nº6 nous montre un exemple de journal de banque ou de caisse qui récapitule les mouvements de banque ou de caisse pour la période.
Le tableau n°7 nous montre un exemple de rapprochement bancaire, c'est-à-dire le rapprochement entre le journal de banque et le relevé bancaire dont le solde doit être le même et permet également de distinguer les chèques engagés et non encore touchés par les bénéficiaires. Le tableau nº8 nous montre un exemple d’état récapitulatif de dépenses. Il montre un résumé de toutes les dépenses spécifiques effectuées pour une activité. Tableau n°8 nous montre un exemple de rapport de dépenses trimestriel. Il montre un résumé de toutes les dépenses du trimestre. Il est effectué sur la base de tous les états récapitulatifs de dépenses. Les outils utilisés par l’ONG MATEZA sont pareils à ceux utilisés par les autres membres ainsi que le siège de l’association et dérivent des formats des projets de USAID et MGHC antérieurs. Nous constatons qu’un effort d’uniformisation des canevas utilisés a été effectué pour faciliter leur utilisation par les responsables financiers régionaux et ceux de la Direction Exécutive. Néanmoins, l’utilisation du système traditionnel de saisie sur Excel reste non fiable, cause un traitement et une analyse des informations financières lents et nécessite une amélioration plus approfondie. SECTION 2. PERSISTANCE DU TRAVAIL MANUEL AU NIVEAU DE L’ANALYSE BUDGETAIRE Comme l’enregistrement des opérations se fait sur Excel, il n’existe pas encore de véritable système de comptabilité analytique. L’analyse des opérations est effectuée manuellement, sur observation des données et rapports financiers disponibles et fait l’objet d’une ressaisie et d’un recalcul afin de dégager la situation par rubrique de dépense analytique. Par ailleurs, chaque bailleur peut avoir ses propres exigences en matière de rapport financier. Cela porte sur les codes utilisés, le canevas de présentation, les pièces justificatives, la fréquence d’émission des rapports... 2.1. Lenteur de procédure De ce fait, l’analyse budgétaire prend du temps considérable et la production des rapports budgétaires fait l’objet d’un travail supplémentaire à chaque fin de période. (voir tableau n°10 à la page 30 pour les exemples)
302.2. Risque d’erreur et de répétitivité dans les données Par ailleurs, il persiste ici aussi un risque d’erreur et de répétitivité dans le recueil des données. Ce qui engendre logiquement une fausse interprétation des résultats de l’analyse budgétaire. Et nous savons que cette analyse est cruciale pour l’association car les bailleurs de fonds s’intéressent particulièrement aux informations émises car elles témoignent vraiment de la performance de l’association, tant au niveau des réalisation techniques de par l’observation des tranches décaissées, qu’en matière de bonne gestion et de respect des modalités convenues avec le bailleur (pas de dépassement par rubrique de dépense, affectation appropriée des ressources, pas de dépenses abusives…) L’origine des ressources financières de l’association que nous avons vu dans l’introduction des faits nous a permis de constater que ce ne sont pas les cotisations de ses membres qui font fonctionner l’association mais surtout les fonds alloués par les bailleurs de fonds dans le cadre d’activités précises. Ceci nous amène aux codes analytiques utilisés par l’association que nous allons illustrer à l’aide d’une série de tableaux qui reflètent bien les codes utilisés par Voahary Salama et ces problèmes de lenteur de procédure, de risque d’erreur de répétitivité des données et des tâches… découlant de l’extrait manuel des informations nécessaires à l’analyse budgétaire. Tableau nº10 : EXEMPLE DE RAPPORT DE DEPENSES ANALYTIQUE – CAS DU FINANCEMENT MGHC VOAHARY SALAMA FINANCEMENT MGHC SITUATION AU 30 JUIN 2005
Rubrique Budget
d’Allocation (MGA)
Dépenses Totales Fonds restants
F0 – RENFORCEMENT DE CAPACITE 785,120.00 137,400.00 647,720.00
F1- MARKETING SOCIAL 0.00 0.00F2- AMELIORATION DE LA CONDITION DE VIE DE LA POPULATION
0.00 0.00
F3- SUIVI ET EVALUATION 2,922,920.00 507,086.00 2,415,814.00F4- FONCTIONNEMENT 4,921,560.00 3,474,627.00 1,446,932.00
Total 8,629,600.00 4,119,113 4,510,466,00
Source: Voahary Salama 2005 Le financement MGHC représente un financement alloué à la Direction Exécutive pour son propre compte. Les codes FO, F1, F2,F3 et F4 représentent les grandes rubriques budgétaires convenues avec le bailleur. Aussi, un relevé manuel des dépenses est effectué à la date d’analyse, ce qui rejoint le problème mentionné au point 2.1. de lenteur de procédure mais surtout celui de risque d’erreur et de répétitivité dans les données.
31Tableau nº11 : EXEMPLE DE RAPPORT DE DEPENSES ANALYTIQUE – CAS DU FINANCEMENT REACH VOAHARY SALAMA FINANCEMENT REACH SITUATION AU 30 JUIN 2005
BUDGET LINE CATEGORIES AUTHORIZED(USD) EXPENSES BALANCE
1. TRAVEL / PER DIEM 11,134.12 17,448.32 -6,314.20 2.1. PERSONNEL 31,802.04 31,103.65 698.39 2.2. CONTRACTED CONSULTANTS 18,690.15 4,171.97 14,518.18 3. WORKSHOP, TRAINING 4,065.26 2,252.67 1,812.59 4. OTHER DIRECT COSTS 12,126.94 8,882.25 3,244.69 5. EQUIPMENT 16,181.49 3,180.30 13,001.19 6. GRANTEES 56,000.00 0.00 56,000.00
Total 150,000.00 67,039.16 82,960.84
Source : Voahary Salama 2005 Notre tableau ici illustre le cas d’un autre financement alloué à la Direction Exécutive pour son propre compte. L’unité de valeur en dollar américain est requis par le bailleur. Ici les lignes budgétaires portent encore un code différent : 1.Travel/Per diem, 2.1.Personnel, 2.1.Contracted consultants, 3Workshop/Training, 4.Other direct costs, 5.Equipment, 6.Grantees. Ici, nous remarquons qu’outre le financement alloué à la Direction Exécutive pour son fonctionnement et ses activités de supervision, une rubrique 6.Grantees représente les financements alloués aux ONGs membres de l’association qui ont été jugées par les bailleurs comme nécessitent l’appui du siège dans la gestion des fonds. Aussi la rubrique Grantees représente les fonds alloués à ces ONGs que le siège doit aussi gérer et suivre et rendre compte auprès des bailleurs outre les fonds qui sont directement affectés à elle-même.
32Tableau nº12 : EXEMPLE DE RAPPORT DE DEPENSES ANALYTIQUE – CAS DU FINANCEMENT GLOBAL FUND/TUBERCULOSE 4ème ROUND VOAHARY SALAMA FINANCEMENT GLOBAL FUND SITUATION AU 30 JUIN 2005
Codes Rubrique Budget annuel (MGA)
Dépenses Totales
Fonds restants
A RESSOURCES HUMAINES 8,074,286.00 2,016,799.00 6,057,486.00B EQUIPEMENTS 24,069,892.00 4,039,337.00 20,030,554.00C FORMATION 19,458,098.00 8,954,591.00 10,503,507.00D SENSIBILISATION 20,604,034.00 5,151,102.00 15,452,932.00E SUIVI-EVALUATION 9,694,080.00 2,364,428.00 7,329,652.00
Total 81,900,390.00 22,526,257.00 59,374,132.00 Source : Voahary Salama 2005 Tableau nº13 : FICHE DE SUIVI DES AVANCES AUX ONGS – CAS DU FINANCEMENT GLOBAL FUND/TUBERCULOSE 4ème ROUND
ONG N° COMPTE BANQUE Q1
(MGA) Q2 Q3 Q4
AINGA BFV-SG Fianarantsoa
8,113,000.00
5,988,589.00
NY TANINTSIKA
BFV-SG Fianarantsoa
9,084,000.00
6,847,290.00
MICET/SUMMIT BFV-SG Fianarantsoa
7,975,000.00
8,459,500.00
SAF/FJKM BNI-CL Analakely 7,645,000.00
4,872,000.00
ASOS SUD BOA ASOS/PAGE 8,013,000.00
10,599,800.00
ASOS EST BOA Toamasina 7,976,000.00
6,032,970.00
MCDI BNI-CL Analakely 8,004,485.00
5,495,205.00
MATEZA BOA Fénérive-Est 10,740,300.00
3,870,000.00
TOTAUX 67,550,785.00 52,165,354.00 0.00 0.00 Source : Voahary Salama 2005 Le fonds Global Fund/ Tuberculose 4ème round représente un financement alloué à Voahary Salama y compris les membres. Les ONGs membres envoient donc leurs rapports au siège qui est le seul interlocuteur des bailleurs. La gestion financière est centralisée par le siège, ce qui représente une tâche considérable, sans tenir compte des facteurs temps et des risques d’erreur indépendants de la Direction Exécutive, et nous entendons par là les responsables financiers : comptables et Directeur Administratif et Financier. (voir aussi la page 20 le cas de l’ONG MATEZA) Le tableau nº12 fait apparaître les codes analytico-budgétaires A,B,C,D,E du siège et des ONGs membres confondues. Quant au tableau n°13, il représente un exemple de virements effectués par le siège envers ses membres actifs dans le cadre de ce financement sur deux périodes trimestrielles Q1 et Q2.
33Tableau nº14 : EXEMPLE DE RAPPORT DE DEPENSES ANALYTIQUE – CAS DU FINANCEMENT PCV VOAHARY SALAMA FINANCEMENT PCV SITUATION AU 30 JUIN 2005
BUDGET LINE CATEGORIES
AUTHORIZED(USD) EXPENSES BALANCE
1. TRAVEL / PER DIEM 3,710.62 18.59 3,692.03 2.1. PERSONNEL 4,520.42 759.51 3,760.91 4. OTHER DIRECT COST 603.96 388.83 215.13 6. GRANTEES 30,000.00 3,868.79 26,131.21
Total 38,835.00 5,035.72 33,799.28 Source : Voahary Salama 2005 Le fonds PCV est géré par la Direction Exécutive à l’attention des personnes volontaires du Corps de la Paix effectuant les activités diverses sur terrain, dans le cadre d’un accord entre le PCV et Voahary Salama. Notre tableau nº14 a la même structure que les tableaux vus précédemment et comporte les rubriques analytico- budgétaires 1.Travel/Per diem, 2.1.Personnel, 4.Other direct costs (coûts directs),6. Grantees Ici aussi les chiffres sont en USD car c’est l’exigence du bailleur de fonds. Pour conclure cette partie, nous pouvons dire que les chefs de projets ont besoin d’une information financière exacte, à jour et fiable, non seulement pour évaluer la performance, mais surtout pour favoriser une gestion dynamique du projet en anticipant les problèmes et risques latents aux différents stades de l’exécution, dans un environnement sociale, économique et financier en évolution. Par ailleurs, les rapports financiers périodiques établis à partir du système comptable doivent comparer les coûts effectifs aux coûts prévus/ budgétisés pour la période en cours et l’ensemble du projet depuis le démarrage11. Nous avons également vu que l’analyse budgétaire est très importante pour une ONG/ Association car les bailleurs de fonds emploient différents codes budgétaires pour effectuer le suivi des fonds qu’ils octroient et les rapports émis constituent les principaux outils de décision pour les affectations budgétaires, les orientations futures. Tous les problèmes vus précédemment que ce soit au niveau du personnel et de la politique interne ou de ceux reliés au système comptable existant sont une entrave à l’émission et à l’exploitation de cette information financière. Ce qui nous amène à la troisième partie de notre étude qui propose des solutions à cet effet.
11 Banque Mondiale/ Division Comptabilité Centrale et Comptabilité Opérations, (Janvier 1995), « Manuel de comptabilité générale Information financière et Audit, Financial Accounting, Reporting and Auditing Handbook (FARAH) », Première édition, 182 pages
34PARTIE III. PROPOSITION DE SOLUTIONS
Suite aux arguments que nous avons vu plus haut, la dernière partie de notre livre se propose d’avancer des solutions à ces problèmes d’organisation comptable handicapant une association/ ONG de type Voahary Salama. Aussi, procèderons-nous par étape et examinerons tout d’abord au Chapitre I les solutions concernant le personnel et la politique interne, puis au Chapitre II les solutions concernant le système comptable, avant de retenir au Chapitre III celles que nous jugerons appropriées dans le cadre de notre analyse.
CHAPITRE I. SOLUTION CONCERNANT LE PERSONNEL ET LA POLITIQUE INTERNE Dans ce chapitre, nous allons essayer de proposer des solutions par rapport aux problèmes énumérés auparavant. Aussi verrons-nous tour à tour dans la Section1. les solutions sur la gestion de personnel, puis dans la Section2. le renforcement de la procédure et de la politique interne.
SECTION 1. GESTION DE PERSONNEL
1.1. Répartition adéquate des tâches et meilleure coordination des entités concernées Au vu des tâches cumulées par le comptable, notamment la vérification et la compilation des rapports financiers et des pièces justificatives émanant des ONGs membres, il est primordial de bien délimiter les attributions du personnel chargé des finances au niveau de la Direction Exécutive. Le flou qui persiste au niveau de la répartition des tâches des responsables de la Direction Exécutive nous amène à clarifier la répartition des tâches suivantes entre le Responsable Administratif et Financier et le Comptable car si chacun connaît clairement le travail qui lui est imparti, il n’y aura pas d’empiètement au niveau des tâches, ce qui accélèrera le traitement des dossiers et limitera les risques d’erreur et de répétitivité des données et permettra aussi une meilleure efficacité du contrôle interne. Par ailleurs, l’adoption d’un système comptable adéquat facilitera considérablement et allègera la charge de travail des responsables financiers. 1.2. Limiter les risques d’erreur au niveau des états financiers Un certain nombre d’avantages découleront de la résolution de la contrainte au niveau du personnel, notamment : - Meilleure implication des responsables dans la vérification des pièces comptables : Le responsable pourra s’impliquer davantage dans le traitement des comptes qui lui sont assignés et se concentrer sur les cas de chaque ONG. - Etats financiers plus fiables : les risques d’erreurs au niveau de la production des états financiers seront beaucoup plus réduits - Tâches exécutées à temps : La répartition des tâches permettra aussi d’accélérer leur exécution. La remise des rapports financiers aux bailleurs pourra respecter convenablement les dates butoirs.
35SECTION 2. RENFORCEMENT DE LA PROCEDURE ET DE LA POLITIQUE INTERNE
2.1. Utilisation d’un manuel de procédures L’association a eut recours aux services du Cabinet Astrum et Delta Audit pour l’élaboration d’un manuel de procédures administratives comptables et financières répondant aux besoins de l’Association et la mise en place d’un logiciel de gestion pour piloter son système de gestion comptable et financière. Le manuel de procédures vise d’une part au renforcement des acquis de l’association sur le plan technique compte tenu de ses expériences, et d’autre part de l’amélioration des procédures administratives, aussi bien au niveau du siège qu’au niveau régional (dans le cadre de la mise en place de structures régionales), tout en tenant compte des objectifs généraux suivants :
- l’existence d’une structure (organisation) adéquate et adaptée - la politique du patrimoine - l’efficacité opérationnelle - la fiabilité et l’exhaustivité des opérations - le respect des règles et normes en vigueur12
2.2. Mise en place d’une politique salariale et révision du règlement intérieur Une prospection de grille salariale a été effectuée auprès de JSI/MGHC et de PACT afin de revoir la politique salariale de Voahary Salama. Outre la description du poste, les éléments à prendre en compte dans la politique salariale sont :
- les années d’expériences de l’agent - l’historique des salaires - la grille FSN13 de l’USAID (voir Annexe I14) - la conversion en des taux journaliers de chaque agent - la comptabilisation selon les sources de financement, sur la base de fiche de temps et des
jours fériés selon le manuel de procédures et les jours fériés officiels. Du fait des évolutions vécues par l’association depuis ses nouvelles orientations, le règlement intérieur doit contenir les éléments suivants :
- horaire de travail - sanctions et disciplines - conservation des biens et équipements - utilisation des biens et équipements - accès aux locaux - mesures d’application de la réglementation d’hygiène et de sécurité - comportement dans le lieu de travail…
L’adoption d’une politique salariale concernera le personnel de la Direction Exécutive et pourra même être étendue aux membres et servir de recours dans le cadre de financement centralisé et géré par la Direction Exécutive pour ses membres.
12 Source: Manuel de procédures de Voahary Salama 2006 13 Le FSN (Financial Status Report) ou SF 269 est un document donnant les informations par rubrique de dépense du montant budgété, du montant des dépenses cumulées et celui des dépenses du mois. 14 Voir Annexe I : Canevas spécifiques aux projets finances par USAID
36CHAPITRE II. SOLUTION CONCERNANT LE SYSTEME COMPTABLE Le système comptable de Voahary Salama sera conçu dans l’optique d’un suivi comptable informatisé de toutes les opérations comptables et financières relatives aux associations:
- pour l’enregistrement des opérations selon les normes édictées d’une part par les bailleurs de fonds d’une part, et d’autre part, selon les spécificités de l’association
- et pour la gestion analytique et budgétaire des différentes catégories de dépenses, par nature et par bailleur.
Tel que stipulé dans le champ d’application du PCG 2005, une association devra aussi se conformer aux dispositions du PCG 2005. Compte tenu que Voahary Salama peut être considérée comme une «Micro et Petite Entreprise »(MPE)15, elle ne pourra pas se limiter seulement à l’utilisation de la comptabilisation sur Excel traditionnel, elle doit se conformer aux nouvelles règlementations, non seulement pour respecter le standard international mais aussi pour son propre développement, l’amélioration de son organisation, l’allègement de tâches et le renforcement de capacité de ses agents … De ceci découle la nécessité d’adopter le PCG 2005 avec une nomenclature des comptes et des états financiers et rapports adaptés à l’association. Aussi verrons-nous dans ce chapitre à la Section1. l’adoption du PCG 2005, puis dans la Section2. l’amélioration de l’analyse budgétaire par rubrique de dépenses. SECTION 1. SE CONFORMER AU PLAN COMPTABLE GENERAL 2005
1.1. Utiliser un logiciel comptable adapté Nous savons que l’ancien système de saisie sur Excel ne permet pas une extraction automatique des états financiers et ne permet pas de dégager les données et informations comptables dans les conditions optimales tant pour la comptabilité générale que pour l’analyse budgétaire car le relevé manuel implique un gaspillage de temps et des risques d’erreur non négligeables. Aussi, nous allons opter pour un logiciel comptable qui permettra :
- d’accélérer le traitement des opérations comptables - ainsi, de faciliter les tâches des responsables financiers - de produire les états financiers basiques : bilan, compte de résultat, le tableau de variation
des capitaux propres, le tableau des flux de trésorerie, annexe faisant principalement l’objet des missions d’audit et dont les informations y émises conditionne la crédibilité de l’association vis-à-vis des tiers et des bailleurs
- de procéder plus facilement aux analyses budgétaires et d’en émettre les rapports requis Le paramétrage du logiciel est très important compte tenu des spécificités de l’association. Ainsi Par exemple, le cabinet Delta Audit a proposé un logiciel comptable nommé « EasyPro » suite à la conception du Manuel de Procédures de l’association. Ce logiciel est un exemple parmi ceux qui peuvent être retenus et n’est évidemment pas le seul que l’association peut adopter car l’important est que le programme choisi puisse produire les états financiers et rapports nécessaires, d’où l’importance du paramétrage.
15 Ministère des Finances, de l’Economie, des Finances et du Budget (MEFB), Conseil Supérieur de la Comptabilité (CSC), Ordre des Experts Comptables et Financiers de Madagascar (OECFM), Institut National de la Statistique (INSTAT), « Guide Annoté pour les « Micro et Petites Entreprises (MPE) - Plan Comptable Général 2005 cohérent avec les Normes Comptables Internationales (IAS/IFRS) - Arrêté nº26/2005 du 11 janvier 2005 », Edition Jurid’ika 2-912290-454-6, 41 pages
371.2. Fiabilité du système Voahary Salama est appelée à tenir la comptabilité de suivi, soit pas activité, soit par partenaire, soit par catégorie de dépense jusqu’à la production des états de synthèse et des rapports de gestion des ressources dans son ensemble. L’association tiendra une comptabilité permettant d’enregistrer et de saisir à son niveau les opérations comptables ainsi que la comptabilisation des dépenses par nature jusqu’à la production des états de synthèse. Le système conçu découle du caractère spécifique de la comptabilité de l’association financé par divers bailleurs de fonds :
- le système est destiné à suivre l’évolution et l’utilisation des subventions en conformité aux règles des bailleurs et selon les conditions stipulées dans les accords
- la comptabilité doit être conforme aux méthodes et principes comptables définis dans les
directives édictées par le bailleur, et également en conformité avec les conventions et principes comptables du PCG 2005 ; toute exception aux principes du PCG 2005 sera mentionnée
- le système comptable doit être un outil de contrôle budgétaire permettant de constater
l’écart entre les prévisions et les réalisations : ceci est d’autant plus important dans la mesure où l’association ne dispose que des moyens financiers prédéterminés et en principe non extensibles pour réaliser ses objectifs
- la tenue de la comptabilité principale doit être tenue en Ariary ; néanmoins comme la
monnaie de référence du bailleur de fonds est souvent en devises (USD…), Voahary Salama peut aussi tenir une comptabilité qui permette de dégager ces informations en devises.
Le système comptable de l’association est un système intégré qui traite à la fois :
- la Comptabilité Générale : en partie double, elle retrace les activités de l’association par la méthode de comptabilisation des opérations selon le PCG 2005 à partir de différents journaux auxiliaires permettant de produire les documents comptables : Journaux, Grand- Livres Généraux et Auxiliaires, Balance des Comptes Généraux et Auxiliaires, Etats financiers (Bilan, Compte de résultat, Tableau de flux de trésorerie). La Comptabilité générale est traitée au moyen d’une application informatique adaptée à ses besoins. Le système permettra la tenue d’une comptabilité auxiliaire pour assurer le suivi permanent des comptes de tiers (fournisseurs, prestataires…)
- la Comptabilité de Suivi Analytique / Budgétaire : selon les types d’activités définies par
les accords de financement, la comptabilité de suivi analytique permettra de connaître et de justifier le coût de chaque activité par rapport aux prévisions
38Principaux schémas comptables La production d’informations financières fiables, claires et exploitables par les utilisateurs des données comptables nécessite l’utilisation des principes et conventions bien définies et conformes aux pratiques et usages en la matière pour permettre aux parties de se faire une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et des opérations réalisées dans le cadre des activités de l’association. Principes comptables généraux Les principes à adopter sont les suivants :
- le principe de la partie double : elle offre d’une part, l’avantage sur le plan du contrôle interne et pour la gestion de fonds, de permettre l’établissement de la situation cumulée des montants débloqués sur les fonds alloués à l’association et les réalisations correspondantes, d’autre part, permet d’établir facilement les comptes de l’association suivant le système comptable des Emplois et Ressources de l’exercice, et des cumuls, ainsi que de s’assurer du respect des équations comptables fondamentales (égalité constante entre Débit et Crédit, égalité entre Ressources et Emplois…)
- le principe de la comptabilité d’engagement : les transactions sont enregistrées en
comptabilité dès qu’elles sont réalisées indépendamment de leur liquidation (bilan de l’association)
- la présentation des états financiers sur une base comparative : la présentation des états
financiers d’un exercice donné doit inclure les états financiers de l’exercice précédent. Cette présentation suppose que les états financiers des deux exercices consécutifs présenté ont été établis sur les mêmes bases et principes à des fins de comparabilité. Si tel n’est pas le cas, les divergences d’application doivent faire l’objet d’une information explicite. Par ailleurs, les états financiers doivent être présentés comparativement au budget annuel avec la mise en évidence des reliquats et de l’écart
Principes comptables spécifiques Les spécificités portent sur :
- la valorisation des transactions : la valeur d’une transaction inclut tous les coûts totaux engagés et éligibles comprenant le prix d’achat, les frais accessoires d’achat, les frais d’installation, les taxes …
- les transactions en devises : la comptabilisation des transactions est effectuée en monnaie
du pays (Ariary). Les opérations en devises (monnaies étrangères) seront au taux du jour de l’engagement de la transaction ; à la liquidation, la différence de change est affectée, soit en augmentation ou diminution du coût de l’activité ou des travaux objet de la dépense. Le solde disponible de trésorerie en devises est évalué au taux en vigueur à cette date ; la différence de conversion qui en résulte viendra en augmentation ou diminution des fonds reçus ayant financé cette trésorerie
39SECTION 2. AMELIORATION DE LA METHODE D’ANALYSE BUDGETAIRE PAR RUBRIQUE DE DEPENSE 2.1. Accélération de procédure Un paramétrage adéquat du logiciel comptable accélèrera considérablement le processus d’analyse budgétaire et permettra de disposer des données analytiques à n’importe quel moment et pour n’importe quelle période considérée. Aussi si les décideurs ou les responsables financiers veulent connaître la situation financière à un moment donné ou en fin de période, ils peuvent facilement les consulter grâce au logiciel. 2.2. Relevé automatique des données utiles à l’analyse budgétaire Le relevé des données nécessaires à l’analyse budgétaire ne se fera plus manuellement, mais sera effectué par la machine automatiquement à partir des données qui y ont été entrées, ce qui limitera beaucoup les risques d’erreur dans la production des états financiers et de répétitivité des tâches des responsables financiers. Codification Aussi bien pour la comptabilité générale que pour l’analyse budgétaire, la codification des éléments de l’association est une étape préalable indispensable dans l’enregistrement des dépenses. Elle devra permettre:
- d’identifier et comptabiliser toutes les dépenses pour chaque activité mise en œuvre, de contrôler l’évolution des coûts à chaque niveau
- d’identifier et comptabiliser toutes les dépenses suivant leur nature et origine des ressources
financières utilisées conformément aux principes de la comptabilité en partie double - de produire rapidement les rapports financiers d’exécution de l’association qui doivent
contenir des informations précises et à jour En tenant compte du programme des activités de Voahary Salama, nous pouvons proposer une codification basée sur les points suivants, tout en précisant qu’elle ne prétend être ni exhaustive, ni définitive et doit être mise à jour au fur et à mesure de l’évolution de la situation. le code COMPTABLE le code ACTIVITE le code BUDGET le code BAILLEUR le code REGION
Cette codification fait référence à une codification logique : ventilation et nomenclature correspondantes à chaque activité, sous- activité. Ces différents codes sont nécessaires pour permettre surtout de sortir les états financiers et reportage selon les catégories de dépenses, activités (code analytique), source de financement. La liste des codes préalablement définis permet au gestionnaire d’opérer à des rajouts, modifications ou suppressions au fur et à mesure de l’évolution de l’association.
40Codes analytiques La codification analytique s’applique aux comptes de charge. Elle ne s’applique pas aux comptes du bilan. Les immobilisations sont déjà affectées en comptabilité générale par structure bénéficiaire. Les codes analytiques sont établis d’après les programmes d’activités de l’association et les rubriques préconisées par les bailleurs. Code BAILLEUR : il permet d’individualiser les bailleurs de fonds, qui sont aux- même répartis par catégorie de dépenses selon l’accord de financement. CODE BAILLEUR
1 2 3
Bailleur A Bailleur B
… Code REGION : il permet de localiser la région bénéficiaire du projet CODE REGION
XX XX XX …
ANALAMANGA ITASY
BONGOLAVA VAKINANKARATRA
DIANA SAVA
ANALANJIROFO VATOVAVY
… Code BUDGET : il permet d’identifier la ligne budgétaire
LIGNE BUDGETAIRE
ELEMENTS
1 ELEMENT PERSONNEL 11 Personnel Voahary Salama 12 Description homme/ mois 13 Personnel de projet
1301 Personnel d’appui administratif 1302 Autres dépenses d’administration
14 AG, Comité, Comissions 15 Frais de voyage
1501 Voyages, Indemnités journalières du personnel de projet 1502 Frais de mission
16 Paiement personnel local 1601 Consultants, Personnel technique 1699 Total partiel
2 CONTRAT DE SOUS- TRAITANCE 21 Descritpion 22 Dons aux institutions
2201 Nom de l’institution 23 Dons aux bénéficiaires de projets 24 Recherche
2401 Nom de l’insitution 25 Activités d’évalutation 3 ELEMENT FORMATION
31 Bourses 32 Séminaires, ateliers 33 Réunions
41 CHAPITRE 3. SOLUTIONS RETENUES ET RESULTATS ATTENDUS Un certain nombre de solutions a été avancé dans les deux premiers chapitres dans le cadre de notre étude. Après avoir examiné toutes ces possibilités, intéressons-nous à présent à celles que nous préconiserons dans le cadre de notre travail qui consiste en la mise en place du système comptable de Voahary Salama. A cet effet, la première section de ce chapitre sera principalement axée sur ce choix de stratégies. Et dans la Section2, nous parlerons des résultats attendus et avancerons des recommandations générales. SECTION 1. SOLUTIONS RETENUES 1.1. Délimitation des tâches de chaque responsable et utilisation du manuel de procédures Nous retiendrons comme première solution l’adoption du manuel de procédures proposé au point 2.1. de la section2. du CHAPITRE I de la PARTIE III car cet outil est indispensable et sert de référence en matière de structure, de procédures de l’association. Le manuel englobe notamment les principaux points suivants :
- l’organisation et structure de l’association - les procédures administratives et financières en gestion des stocks, établissement des
rapports financiers, gestion du personnel, gestion des immobilisations - l’organisation du système comptable
Nous insistons surtout aussi sur la délimitation des tâches des responsables financiers16 pour éviter l’empiètement des fonctions, la répétition des traitements d’opérations ou encore l’oubli d’autres, prévenir les conflits qui pourraient survenir entre le personnel dû à ce manque de précision dans leurs termes de références. Si nous délimitons les tâches assignées au responsable administratif et financier et au comptable, nous pouvons les définir comme suit : Tâches du Responsable Administratif et Financier :
- participation à l’élaboration du budget annuel des projets\supervision de l’élaboration des états financiers (ou autres rapports de gestion)
- consolidation des états financiers des projets - préparation des rapports (trimestriels, annuels et autres) ayant trait aux aspects comptables
et financiers requis pour la gestion et le suivi des projets - vérification périodique des livres et registres comptables pour s’assurer de leur bonne tenue - assistance dans la mise en œuvre des procédures administratives, financières, budgétaires et
comptables - contrôle et suivi de l’exécution financière des projets - contrôle des engagements de dépenses (réalité, validité, exactitude) des projets et validation
de l’éligibilité
16 Voir aussi p. 34, 35, 36
42 - contrôle de la gestion des comptes spéciaux, du compte des projets et de la petite caisse17 à
tous les niveaux (central et terrain)\contrôle des chèques émis en paiement des biens, travaux ou services reçus
- contrôle de la gestion des actifs (stock, immobilisation) acquis par l’association et les projets
- contrôle du bon classement des pièces justificatives supportant toutes les dépenses engagées dans le cadre des projets
- vérification de la conformité des procédures en cours avec les règles habituelles édictées par les bailleurs de fonds dans la convention, l’accord de subvention et dans les documents de projet
- supervision des travaux de préparation aux missions d’audit et mise à disposition des auditeurs de tout document ou information nécessaire à la réalisation de cette mission
- participation à l’évaluation périodique des réalisations technico- financières - vérification des procédures administratives, financières et comptables et mise à jour de ces
procédures en cas de besoin - gestion du personnel du programme - participation aux travaux/ateliers de supervision et/ou de coordination - conception de modules de formation et animation des ateliers destinés au personnel
comptable et financier des projets - supervision des travaux d’inventaire des actifs - organisation générale du service administratif et financier - supervision des approvisionnements des projets en fournitures et équipements - contrôle de la gestion des stocks - traitement des demandes émanant des autorités de tutelle - assurance aux activités que l’instance supérieure demande dans le cadre su service.
Tâches du Comptable :
- organisation du service comptabilité - production des états financiers périodiques - consolidation des états financiers des projets - rapprochement réciproque et conciliation des opérations comptables et financières entre les
différents projets - suivi budgétaire global - supervision fonctionnelle des assistants administratifs et financiers des projets - vérification des prévisions/dépenses sur missions - réception des reliquats sur missions et établissement des accusés de réception - rapprochement périodique des comptes bancaires et des petites caisses - réception et compilation périodiques des rapports financiers des projets - établissement des chèques de règlement et des ordres de virement - enregistrement et saisie des opérations comptables au moyen du logiciel comptable - gestion des documents comptables (réception des documents, classement, duplication,
recherche, impression) - assistance aux contrôles de gestion et audits des projets - suivi de l’audit des procédures comptables - mise en place et suivi des procédures de gestion prévisionnelles
17 La Petite Caisse constitue une réserve d’argent liquide au bureau et est destinée à supporter les petites dépenses de fonctionnement au niveau du siège (taxi…). Elle est tenue par l’Assistant de Programme et ne doit pas dépasser MGA 400 000.
43- - contrôle et analyse des comptes - contrôle et exploitation de situations comptables mensuelles des projets et du siège - assistance à l’élaboration des états prévisionnels de dépenses et de recettes - participation aux réunions de mise au point pour le suivi des dossiers, sous-dossiers et des
sous-contrats, rédaction et saisie des rapports correspondants - traitement des demandes émanant des autorités de tutelle - assurance aux activités que l’instance supérieure demande dans le cadre su service.
Nous ne pouvons pas non plus omettre de mentionner deux grands avantages tirés de cette répartition adéquate des tâches qui consistent :
- au renforcement du contrôle interne car les responsabilités du personnel et les circuits des opérations seront clarifiés et
- à une meilleure coordination des entités concernées. Nous proposons aussi le recrutement d’un responsable financier pour gérer au plus deux (2) financements différents car nous avons vu qu’une cumulation mal étudiée des tâches par une seule personne engendre des risques d’erreurs et de lenteur dans l’exécution du travail. Aussi chaque financement sera géré financièrement par une personne à laquelle les bailleurs, le Directeur Exécutif et les membres de l’association recourront par rapport au financement considéré. Aussi le manuel de procédure sera-t-il utile, non seulement à l’entité proprement dite, mais aussi à tous les individus externes comme dans le cas d’information de personnel nouvellement recruté, de bailleur en quête de détails sur l’organisation … car il servira vraiment d’outil de référence en ce qui concerne l’organisation et les procédures utilisées par Voahary Salama en général. 1.2. Modèle de PCG 2005 et manipulation du logiciel comptable Nous avons vu que le système de saisie et de traitement traditionnel des informations comptables sur Excel engendre des risques considérables que nous avons largement développé dans le Chapitre II de la Partie III de notre étude. La comptabilité devant consister en un système d’organisation de l’information financière permettant de saisir, classer, évaluer, enregistrer des données de base chiffrées ou non, correspondant aux opérations de l’entité et de présenter des états financiers donnant une image fidèle de la situation financière, de la performance et des variations monétaires de l’entité à la date de clôture des comptes, nous retiendrons comme solution l’adoption d’un logiciel comptable adapté aux besoins spécifiques et aux caractéristiques de l’association dont l’adoption facilitera également beaucoup les tâches des responsables financiers. Pour mieux comprendre le fonctionnement du système proposé, nous allons montrer ci-après une série de schémas :
- la figure n°2 (p.44) résume l’organisation du système avec ses objectifs généraux et spécifiques
- la figure nº3 (p.45) détaille une description des procédures, puis - la figure n°4 (p.46) illustre la structure du système de gestion comptable et financière de
l’association
44Figure n°2 : ORGANISATION DU SYSTEME
OBJECTIFS GENERAUX OBJECTIFS SPECIFIQUES
1. ASSURER DE FACON EXHAUSTIVE L’ENREGISTREMENT COMPTABLE DE TOUTES LES OPERATIONS LIEES AUX ACTIVITES DE L’ASSOCIATION VOAHARY SALAMA
2. METTRE A LA DISPOSITION DES AUTORITES COMPETENTES ET DES BAILLEURDS DE FONDS LES DOCUMENTS DE SYNTHESE
AFIN DE : Permettre la tenue de la comptabilité
des opérations suivant le principe de la comptabilité en partie double ;
Se conformer aux normes et principes comptables définis par les bailleurs ;
Produire les outils de gestion nécessaires aux activités et aux partenaires de l’association VOAHARY SALAMA
PERMETANT D’exercer le contrôle et le suivi
appropriés sur l’exécution des activités ; De disposer d’une image fidèle de
l’utilisation et de la situation comptable de l’Association par source de financement, activité, partenaire et de connaître le coût des différentes fonctions par source de financement ;
D’effectuer des analyses économiques obtenus par rapport au budget et d’effectuer un contrôle de gestion au moyen du contrôle budgétaire et des coûts
45 Figure nº3 : DESCRIPTION DES PROCEDURES (p45)
46 Figure nº4 : STRUCTURE DU SYSTEME DE GESTION COMPTABLE ET FINANCIERE (p46)
47 (voir : ANNEXE II18 pour les modèles d’états financiers) LES SUPPORTS COMPTABLES UTILISES Le système comptable préconisé est un système quasi-analytique informatisé reposant sur les principes du système classique à journaux divisionnaires ou journaux auxiliaires (J.A) Le système utilise comme supports principaux les documents suivants : EN ENTREE La Fiche d’Imputation avec codification multiple (Fiche de saisie), saisie au niveau des J.A, est le seul document faisant office de bordereau de saisie dans le système. Elle recevra toutes les imputations comptables, analytiques et budgétaires relatives à une transaction donnée et c’est cette même fiche qui sera mise à jour au fur et à mesure des opérations : engagement, facture, paiement. Cette fiche devra être préalablement approuvée par l’administrateur avant saisie par le système informatique par le Comptable. EN SORTIE Les documents de sortie sont constitués par les éléments ci-après : Journaux auxiliaires : Les opérations sont saisies au jour le jour sur micro-ordinateur aux JA et les opérations traitées sur le logiciel de comptabilité de l’Association utilisé à cet effet qui sortira périodiquement les documents output nécessaires aux besoins de l’association. Les journaux auxiliaires reçoivent une à une et chronologiquement l’enregistrement comptable des opérations classées préalablement par catégories de dépenses ou par activités et par source de financement. Les journaux auxiliaires, suivant le schéma du système financier à utiliser, sont les suivants (à titre indicatif et non limitatif) : Journaux auxiliaires de banque (JAB) : Il doit être ouvert des comptes bancaires pour gérer les fonds de l’Association. Il est ouvert par compte bancaire. Les opérations sont enregistrées à la date de leur exécution (date d’émission des chèques et non date de leur paiement par la banque). Le pointage des opérations comptabilisées est effectué avec les relevés de comptes reçus de la banque et mensuellement un Etat de rapprochement est établi entre les deux. - JAB Compte Banque (JABCB)
18 Annexe II: Modèles d’outils préconisés par le PCG 2005
48Journaux de caisse : Il n’est pas prévu de détenir de façon permanente des fonds en caisse. Mais il a été impossible d’exclure totalement les paiements en numéraire des petits achats au comptant. Aussi, l’ouverture d’un journal de caisse s’impose. Journaux des achats : Il est enregistré sur ce journal des factures d’achats à crédit d’immobilisation, des divers matériels et équipements et de fonctionnement qui sont payés localement par l’Association ou directement par le bailleur de fonds en devises. Pour des raisons d’information et de conflit interne, les factures sont suivies sur des comptes individuels de fournisseurs. Afin de ne pas multiplier les enregistrements, les achats réglés au comptant sont enregistrés directement sur les journaux de trésorerie (Banque, Crédits et Caisse) avec imputation directe aux comptes de charge ou d’immobilisation (cas d’inscription aux comptes fournisseurs). Journaux des opérations diverses : Les opérations qui ne peuvent pas être enregistrées sur l’un des journaux précités sont portées sur un journal d’opérations diverses. Il s’agit notamment :
• des écritures de redressement des comptes ; • des écritures d’inventaire.
Grands livres et balances : Divers grands livres et balances sont sortis de ce système. Ce sont les suivants :
• Grands livres généraux qui reprennent une à une les opérations saisies dans les journaux auxiliaires et qui sont tenus suivant la nature des opérations et suivant la nomenclature des comptes du plan comptable général ;
• Grands livres ou fiches analytiques qui reprennent une à une les dépenses enregistrées dans
les journaux auxiliaires et qui sont tenus par élément de dépense ou activité de l’Association et par catégorie suivant la nomenclature du plan des comptes analytiques adoptée par l’Association ; Les comptes analytiques permettent d’établir périodiquement la ventilation des dépenses suivant le plan des comptes analytiques et par :
49 - source de financement : USAID, CDM, Chemonics, autres ressources - activité : Management, Monitoring and Evaluation, Dissemination.
• Balance Générale et Balance Analytique qui permettent d’établir les documents de synthèse. - Balance des comptes généraux comptables ; - Balance des codes analytiques.
Documents de synthèse : Ils sont établis à partir des informations saisies dans les journaux auxiliaires généraux et analytiques. Le système permet la production d’instruments de synthèse sur une base mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle. Les documents de synthèse comprennent :
• Les états financiers du PCG 2005 : - un bilan ; - un compte de résultat ; - un tableau des variations des capitaux propres ; - un tableau des flux de trésorerie ; - un annexe précisant les règles et méthodes comptables utilisées et fournissant des
compléments d’information : le bilan et le compte de résultat. Il convient de préciser que selon l’article 114-2 du Plan Comptable Général 2005, VOAHARY SALAMA est astreinte à la tenue d’une comptabilité répondant aux exigences du PCG 2005, en tant qu’association. • Les reportings : - le Tableau Récapitulatif Financier des Dépenses - le Rapport des Dépenses effectives (Cash Transaction Report) - l’état de rapprochement bancaire
50Plan comptable général Le présent plan comptable a été élaboré en tenant compte du contexte, des activités et de l’organisation comptable mis en place au sein de l’association Voahary Salama. Il n’est pas limitatif et doit être mis à jour au fur et à mesure de l’évolution des activités de l’association. Il comporte 3 niveaux se décomposant en classes, sous- classes et comptes auxiliaires, soit 6 positions pour les comptes généraux et 4 positions pour les comptes auxiliaires. Le plan comptable des comptes généraux est convergent vers les principes et nomenclatures du PCG 2005. Les adaptations nécessaires sont réalisées au fur et à mesure des besoins. Le Plan comptable se subdivise en six (06) classes : classe 1 : compte de ressources classe 2 : comptes d’immobilisations classe 4 : comptes de tiers classe 5 : comptes financiers classe 6 : comptes de charges classe 7 : comptes de produits
51SCHEMA DE COMPTABILISATION Nous donnons ci-après la définition et la présentation des schémas d’écritures comptables de certaines opérations spécifiques propres à la comptabilisation de l’Association Voahary Salama. Opération de réception de fonds Il s’agit de la réception du fonds en provenance du ou des Bailleurs de Fonds à l’issue de la demande d’avance. Le schéma comptable se présente comme suit : - dans le journal de BANQUE : DEBT : 512000 Banque
CREDIT : 741XXX Subventions d’exploitation ou CREDIT : 131XXX Subventions d’équipement
Suivant réapprovisionnement n°… en date du… Opérations d’approvisionnement CAISSE Il s’agit des opérations d’approvisionnement de la Caisse à partir de la Banque. Le schéma comptable se présente comme suit : - dans le journal de BANQUE : DEBT : 580000 Virements internes
CREDIT : 512000 Banque Suivant demande de réapprovisionnement CAISSE n°… du… et Chèque Banque n°… en date du … - dans le journal CAISSE : DEBIT : 530000 Caisse
CREDIT : 58000 Virements internes Suivant demande de réapprovisionnement Caisse n°… du… et Chèque Banque n°… du…
52Opérations de comptabilisation : Il s’agit de l’enregistrement des opérations de dépenses payées par Banque ou Caisse. Le schéma comptable se présente comme suit : - dans le journal de BANQUE : DEBIT : 6XXXX Comptes de charges ou 2XXX Compte d’immobilisations CREDIT : 512000 Banque ou 530000 Caisse Suivant facture N°….. du …... relative….payée par chèque BANQUE N°….du….. Le logiciel demande obligatoirement le code BUDGET qui doit être saisi afin de permettre la ventilation des dépenses selon le code budgétaire. Traitement des intérêts créditeurs de la BANQUE : Il s’agit de la comptabilisation et du traitement à donner aux intérêts créditeurs de la Banque. Rappelons que les procédures USAID prévoient la restitution de ces intérêts à l’USAID à la fin de chaque trimestre. Le schéma comptable se présente comme suit :
- dans le journal de BANQUE :
A la réception des tickets ou relevés bancaires qui constatent l’entrée de ces intérêts dans la trésorerie de l’Association VOAHARY SALAMA. DEBIT : 512000 Banque
CREDIT : 768000 Intérêts créditeurs
Suivant Ticket bancaire du… - dans le journal de BANQUE : Lors du versement des intérêts créditeurs au BAILLEUR à la fin de chaque trimestre. DEBIT : 768000 Intérêts créditeurs
CREDIT : 512000 Banque Versement des intérêts créditeurs du trimestre au BAILLEUR.
53Traitement des fonds alloués aux projets : Il s’agit de la comptabilisation et du traitement à donner aux fonds alloués par VOAHARY SALAMA aux projets. Les Schéma comptable se présente comme suit : - dans le journal de BANQUE : Lors de l’envoi des ordres de virement aux projets bénéficiaires des fonds DEBIT : 461000 OBSL
CREDIT : 512000 Banque Suivant Ordre de virement du ………… - dans le journal des achats : Lors de la réception des rapports financiers : DEBIT : 6XXXX ou 2XXXX0000 Charges ou Immobilisations CREDIT/ 461000 OBSL Constatation des dépenses du projet Traitement des immobilisations acquises sur subventions Constatation des dotations aux amortissements des immobilisations : DEBIT : 681000 Dotation aux amortissements des immobilisations corporelles
CREDIT : 281XXX Amortissement des immobilisations (par nature D’immobilisations) Constatation des quotes parts virés au résultat sur les immobilisations subventionnées DEBIT : 131 Subventions d’équipements
CREDIT : 754 Quote-part de subventions d’équipements virés au résultat.
54Plan des comptes généraux CLASSE 1 : COMPTES DE RESSOURCES 10 COMPTES DE RESSOURCES 102 FONDS ASSOCIATIFS SANS DROIT DE REPRISE 103 FONDS ASSOCIATIFS AVEC DROIT DE REPRISE 11 REPPORT A NOUVEAU 110 REPORT A NOUVEAU SOLDE CREDITEUR 119 REPORT A NOUVEAU SOLDE DEBITEUR 12 RESULTAT DE L’EXERCICE 120 BENEFICE 129 PERTE 13 PRODUITS ET CHARGES DIFFERES 131 SUBVENTIONS D’EQUIPEMENTS 131100 Bailleurs A 131200 Bailleurs B FONDS ASSOCIATIFS : Ce compte n’est pas prévu par le PCG 2005. Toutefois elle a été créé pour permettre d’enregistrer les fonds propres pouvant être repris ou non repris par les membres de l’association : c'est-à-dire les apports ou dons (legs). REPORT A NOUVEAU : La partie du résultat (bénéficiaire ou déficitaire) dont l’affectation a été renvoyée par l’assemblée générale à une décision d’affectation définitive ultérieure s’enregistre au compte 11 « Report à nouveau » (solde créditeur en cas de report à nouveau bénéficiaire, solde débiteur en cas de report à nouveau déficitaire).
19 Ministère des Finances, de l’Economie et du Budget (MEFB), Conseil Supérieur de la Comptabilité (CSC), Ordre des Experts Comptables et Financiers de Madagascar (OECFM), Institut National de la Statistique (INSTAT). « Guide Sectoriel des Institutions Sans But Lucratif (I.S.B.L) – Plan Comptable Général 2005 cohérent avec les Normes Comptables Internationales (IAS/IFRS) – Arrêté n°27/2005 du 11 janvier 2005, Edition Jurid’ika 2-912290. 162 pages
55CLASSE 2 : COMPTES D’IMMOBILISATIONS 20 IMMOBILISATIONS INCORPORELLES 2004 LOGICIELS INFORMATIQUES ET ASSIMILES 21 IMMOBILISATIONS CORPORELLES 213 CONSTRUCTIONS / AMENAGEMENTS 218 AUTRES IMMOBILISATIONS CORPORELLES 2181000 Matériel et mobilier de bureau 2181000 Matériel et mobilier de logement 2181000 Matériel informatique 2181000 Matériel roulants 2181000 Matériel audiovisuel 2181000 Matériel médical 2181000 Agencement. Aménagements. Installations 23 IMMOBILISATIONS EN COURS 232 IMMOBILISATIONS INCORPORELLES EN COURS 237 IMMOBILISATIONS CORPORELLES EN COURS 239 AVANCES ET ACOMPTES VERSEES SUR COMMANDES D’IMMOBILISATIONS
27 AUTRES IMMOBILISATIONS FINANCIERES 275 DEPOTS ET CAUTIONNEMENTS VERSES 28 AMORTISSEMENTS DES IMMOBILISATIONS 280 AMORTISSEMENTS DES IMMOBILISATIONS INCORPORELLES 281 AMORTISEEMENTS DES IMMOBILISATIONS CORPORELLES 29 PERTES DE VALEUR SUR IMMOBILISATIONS 290 PERTES DE VALEUR SUR IMMOBILISATION 291 PERTESDE VALEUR SUR IMMOBILISATIONS CORPORELLES 293 PERTES DE VALEUR SUR IMMOBILISATIONS EN COURS Cette classe enregistre les Immobilisations nécessaires à la réalisation des activités et propriété de Voahary Salama. Elles peuvent être acquises, soit sur fonds propres, soit au moyen du financement des bailleurs.
56 CLASSE 4 : COMPTES DE TIERS 40 FOURNISSEURS 401 FOURNISSEURS DE BIENS ET SERVICES 404 FOURNISSEURS D’IMMOBILISATION 404100 Fournisseurs BAILLEUR A 404500 Fournisseurs BAILLEUR B 408 FOURNISSEURS FACTURES NON PARVENUES 408100 Fournisseurs BAILLEUR A 408500 Fournisseurs BAILLEUR A 409 FOURNISSEURS DEBITEURS 409100 Fournisseurs DEBITEURS A : Avances et acomptes versés 409500 Fournisseurs DEBITEURS B : Avances et acomptes versés 42 PERSONNEL ET COMPTES RATTACHES
421 REMUNERATION DUES AU PERSONNEL 428 PERSONNEL CHARGES A PAYER ET PRODUITS A RECEVOIR 43 ORGANISMES SOCIAUX 413 CNaPS 432 OSIE 438 ORGANISMES SOCIAUX : CHARGES A PAYER
44 ETAT, COLLECTIVITES, ORGANISMES INTERNATIONAUX 441 ETAT – SUBVENTION A RECEVOIR 442 BAILLEUR – SUBVENTION A RECEVOIR
46 DEBITEURS ET CREDITEURS DIVERS 461 DEBITEURS 465 CREDITEURS 468 CHARGES A PAYER 48 CHARGES OU PRODUITS CONSTATES D’AVANCES
486 CHARGES CONSTATEES D’AVANCE 487 PRODUITS CONSTATES D’AVANCE Remarque Le compte Fournisseurs enregistre les dettes de l’Association auprès des tiers. Pour faciliter le regroupement, les fournisseurs identiques doivent avoir le même numéro d’identification, ils sont seulement distingués par le code bailleur.
57CLASSE 5 : COMPTES FINANCIERS 51 BANQUES ET ABLISSEMENTS FINANCIERS ET ASSIMILES 512 BANQUES 512100 Banque compte BAILLEUR A 512200 Banque compte BAILLEUR B 517 AUTRES ORGANISMES FINANCIERS 517100 CCP 517200 CIASSE D’EPAGRNE 518 INTERETS COURUS 53 CAISSES 58 VIREMENTS INTERNES
58CLASSE 6 : COMPTES DE CHARGES 60 ACHATS CONSOMMES 602 FOURNITURES CONSOMMABLES 602100 Combustibles 602200 Produits divers d’entretien 602300 Consommables informatiques 602400 Pièces de rechange 602500 Fournitures de bureau 602700 Autre achats 604 ETUDES ET PRESTATIONS DE SERVICES 606 MATIERES ET FOURNITURES NON STOCKEES 606100 Eau et Electricité 606200 Gaz et combustibles 606300 Carburants et lubrifiants 606400 Fournitures consommables 606500 Petits matériels et outillages divers 606600 Fournitures administratives 61 SERVICES EXTERIEURS 613 LOCATIONS 613100 Location bureau 613200 Location voiture 613300 Location mobilier et matériel 615 ENTRETIEN REPARATION 615100 Entretien réparation constructions 615200 Entretien réparation matériel roulant 615300 Entretien réparation mob matériel bureau 615400 Entretien réparation divers 617 PRIMES D’ASSURANCES 617 ETUDES ET RECHERCHES 618 DOCUMENTATION ET DIVERS 618100 Documentation générale 618300 Documentation technique 618500 Frais de colloque, séminaires, conférences 618600 Formation
5962 AUTRES SERVICES EXTERIEURS 621 PERSONNEL EXTERIEUR AU PROJET 622 REMUNERATIONS D’INTERMEDIAIRES ET HONORAIRES 622100 Commissions et courtages 622400 Rémunération transitaire 622500 Consultants 622600 Audit 622700 Frais d’actes et contentieux 623 PUBLICITE, PUBLICATIONS, RELATIONS PUBLIQUES 623100 Annonces et insertion 623200 Echantillons 623300 Expositions 623400 Cadeaux à la clientèle 623600 Catalogues et imprimés 623700 Publications 624 TRANSPORTS DE BIENS ET TRANSPORTS COLLECTIFS PERSONNEL 624100 Frets et transports administratifs 624200 Transports collectifs du personnel 625 DEPLACEMENT, MISSION ET RECEPTION 625100 Voyages et déplacement 625200 Missions 625300 Réception 626 FRAIS POSTAUX ET TELECOMMUNICATION 626100 Affranchissements 626200 Redevances téléphoniques 626300 Telex et telefax 626400 Redevances courriers électroniques (Email, DTS, Internet) 627 SERVICES BANCAIRES ET ASSIMILES 627100 Commissions et frais bancaires 63 IMPOTS, TAXES ET VERSEMENTS ASSIMILES 631 IMPOTS, TAXES ET VERSEMENTS ASSIMILES 635 AUTRES IMPOTS ET TAXES
6064 CHARGES DE PERSONNEL 641 REMUNERATION DU PERSONNEL 641100 Salaires et appointements 641200 Congés payés 641300 Primes et gratifications 641400 Indemnités de préavis et licenciement 641500 Autres indemnités et avantages 641600 Heures supplémentaires 645 CHARGES SOCIALES PATRONALES 647 AUTRES CHARGES SOCIALES 647200 Formations professionnelles 65 AUTRES CHARGES 652 MOINS VALUE SUR CESSION D’ACTIFS 66 CHARGES FINANCIERES 661 Charges d’intérêts 666 Pertes de change 68 DOTATION AUX AMORTISSEMENTS 681 ACTIFS NON COURANTS
61CLASSE 7 : COMPTES DE PRODUITS 74 SUBVENTION D’EXPLOITATION 741 BAILLEUR A 742 BAILLEUR B 75 AUTRES PRODUITS OPERATIONNELS 752 PLUS VALUE SUR CESSIONS D’ACTIFS NON COURANTS 754 QUOTE PART DES SUBVENTIONS D’EQUIPEMENTS VIRES AU RESULTAT DE L’EXERCICE 758 AUTRES PRODUITS DE GESTION COUTANTE 758100 Droits d’adhésion 758200 Cotisations des membres 758300 Produits des activités et des manifestations organisés 758400 Autres contributions diverses 76 PRODUITS FINANCIERS 761 PRODUITS FINANCIERS 766 GAINS DE CHANGE 768 AUTRES PRODUITS FNANCIERS La cotisation des membres est due annuellement à la somme minimum de 20 000 Ar. Elle est payable au cours du 1er semestre de l’année en cours. Les droits d’adhésion son constitués par des apports en équipements, financiers ou en nature.
62RESULTAT Le compte 12 enregistre pour solde les comptes de charges et les comptes de produits de l’exercice. Le solde du compte 12 représente un bénéfice (ou excédent) si les produits sont d’un montant supérieur aux charges (solde créditeur) ou une perte (ou déficit) dans le cas contraire (solde débiteur). SUBVENTIONS D’EQUIPEMENTS Les subventions d’équipement sont des subventions dont bénéficie l’entité en vue d’acquérir ou de créer des biens déterminés. Ces comptes sont crédités du montant de la subvention accordée par le débit d’un compte :
- Classe 2, lorsque la subvention correspond à un transfert gratuit d’immobilisation à l’entité ;
- Classe 4, compte de tiers (financement en attente), lorsque la subvention donne lieu à un mouvement financier.
Les subventions d’investissement font l’objet d’une reprise annuelle selon les modalités prévues par le présent Plan Comptable Général. Seul figure au bilan le montant net de la subvention non encore inscrite au comte de résultat.
63Simulation Voici des exemples d’opérations effectuées par l’association Vaoahary Salama (montants en Ariary). La banque de Voahary Salama siège est la BFV Société Générale. Dans notre simulation, nous retiendrons de²ux comptes que nous nommerons Banque1 pour le dépôt des cotisations des ONGs membres et Banque2 pour la gestion des fonds alloué par le bailleur MGHC.
- 08/08 Déposé à la banque/compte nº1 des cotisations des ONGs membres pour 20 000 - 10/08 Reçu virement bancaire par le bailleur de fonds MGHC 11 500 000 - 11/08 Déposé à la caisse MGHC 400 000 - 17/08 Acheté sur fonds MGHC des livres comptables pour 8 000 en espèces dans le cadre
d’activité de marketing social - 18/08 Payé en espèces sur fonds MGHC des photocopies pour 100 000 dans le cadre
d’activité de renforcement de capacité - 20/08 Payé le loyer 30 000 par chèque No 660801 - 22/08 Payé le salaire d’un employé 700 000 par chèque No 660802 - 23/08 Payé la prestation d’un consultant 800 000 par chèque No 660803 dans le cadre du
renforcement de capacité du personnel technique de Voahary Salama - 24/08 Payé des frais taxi 20 000 en espèces - 25/08 Viré à l’ONG MATEZA 9 000 000 au titre du projet - 30/08 Acheté une imprimante pour 500 000 par chèque No 660804 - 31/08 Reçus des ONGs les rapports financiers relatifs aux virements du 25/08 dont
9 000 000 constituent des dépenses de déplacement dans le cadre d’activités d’amélioration de la condition de vie de la population
Nous développerons trois modes de réponse à cet énoncé car compte tenu de sa taille, Voahary Salama peut être assimilée à une MPE et peut tenir un système comptable simple, sans numéros de comptes qui respecte les directives du PCG 2005 ou bien opter pour l’utilisation de plan de comptes. L’option de réponse nº1 respecte les grandes lignes directives du PCG 2005 et présente les principales informations requises sur une base de calcul simple et un logique d’enregistrement de recette et de dépenses. Aucun numéro de compte n’est utilisé ici et ce système est plutôt destiné à l’usage de personnes qui n’ont pas forcément des connaissances approfondies en comptabilité. (voir p.64) L’option de réponse nº2 découle du logiciel que nous avons préconisé, reprend les codes conformes au PCG 2005 et permet une analyse plus approfondie des opérations. Sa manipulation nécessite une personne ayant des connaissances en comptabilité car elle respecte vraiment les spécificités du PCG 2005 en matière de plan des comptes, de classification des charges et produits, de production d’états financiers… (voir p.65)
64 Option 1 : Réponse adaptée a une organisation sans utilisation du plan des comptes général Bouillard de caisse
Brouillard de banque
Compte de résultat
Date PC Libelle Recettes Dépense Soldes 11/8 1 Approvisionnement caisse 400 000,00 400 000,00 17/8 2 Achat livres comptables 8 000,00 392 000,00 18/8 3 Photocopies 100 000,00 292 000,00 24/08 4 Taxi 20 000,00 272 000,00 Total du mois 400 000,00 128 000,00 272 000,00
Date BK N° cheque Libelle Recettes Dépense Soldes 8/8 BK1 Cotisations des ONG a titre de capital 20 000,00 20 000,00 10/8 Virement des bailleurs a titre de subvention 11 500 000,00 11 520 000,00 11/8 Approvisionnement caisse 400 000,00 11 120 000,00 20/08 15000 Loyer 30 000,00 11 090 000,00 22/08 15001 Salaire 700 000,00 10 390 000,00 23/08 15002 Consultance 800 000,00 9 590 000,00 25/08 Virement aux ONGs au titre du projet 9 000 000,00 590 000,00 30/08 15004 Imprimante 500 000,00 90 000,00 Total du mois 11 520 000,00 11 430 000,00 90 000,00
Désignation par rubrique Montant Subvention d’exploitation 11 500 000,00 Total des produits 11 500 000,00 Achats 8 000,00 Photocopies 100 000,00 Loyer 30 000,00 Salaire 700 000,00 Consultance 800 000,00 Déplacement 20 000,00 Virement aux ONGs 9 000 000,00 Total des charges 10 658 000,00 Resultat 842 000, Trésorerie a la fin (31/08/06) = 272000+90000 362 000,00 Trésorerie au début (31/07/06 = 0 Variation de trésorerie = bénéfice = 362 000,00 Situation en fin de période Actif 11 430 000,00 Capitaux propre Montant Autres immobilisations 500 000,00 Capital 20 000,00 Banque 900 000,00 Benefice 842 000,00 Total 862 000,00 Total 862 000,00
65Voahary Salama Periode du 01/08/06 au 30/08/06 Journal Global Montants en Ariary Option 2 : Réponse avec codification conforme au plan comptable général
Date N° de compte Libelle Débit Crédit 8/8 512 100 Banque 20 000,00 101 000 Capital 20 000,00 (Apport des ONGS a tire de capital) 10/8 512 200 Banque 2 11 500 000,00 748 000 Subventions d’exploitation 11 500 000,00 (Réception de subvention d’exploitation) 11/8 Virement interne 400 000,00 512 200 Banque 2 400 000,00 (Approvisionnement caisse) 11/8 530 000 Caisse 400 000,00 580 000 Banque 2 400 000,00 17/8 602 000 Autres approvisionnements 8 000,00 530 000 Caisse 8 000,00 (Achat livres comptable) 18/08 618 000 Documentation et divers 100 000,00 530 000 Caisse 100 000,00 (photocopie) 20/08 613 000 Locations 30 000,00 512 200 Banque 2 30 000,00 (Paiement loyer Chèque No 660801) 22/08 640 000 Charges de personnel 700 000,00 512 200 Banque 2 700 000,00 (Paiement salaire du personnel Chèque No 660802 23/08 621 000 Personnel extérieur a l’entreprise 800 000,00 512 200 Banque 2 800 000,00 (Paiement consultant Chèque NO 660803) 24/08 624 000 Transport de personnel 20 000,00 530 000 Caisse 20 000,00 (Frais taxi) 25/08 461 000 Débiteurs divers 9 000 000,00 512 000 Banque 2 9 000 000,00 (Virement aux ONGs) 30/08 218 000 Autres immobilisations corporelles 500 000,00 512 Banque 2 500 000,00 (Achat imprimante Chèque NO 660804) 31/08 625 000 Déplacements, missions et réceptions 9 000 000,00 461 Créditeurs divers 9 000 000,00 (dépenses ONGs) Total 32 478 000,00 32 478 000,00
66 Voahary Salama Periode du 01/08/06 au 30/08/06 Journal Global Montants en Ariary
101 000 Capital SC 20 000 8/8 Cotisations des ONGs 20 000,00 218 000 Débiteurs immobilisations 30/8 Acquisition imprimante Chèque No 660804 500 000 SD 500 000,00 461 000 Débiteurs et Créditeurs divers 25/8 Virement en faveur des ONGs 9 000 000 31/8 Dépense ONGs 9 000 000,00 512 200 Banque 1 8/8 Cotisations des ONGs 20 000 SD 20 000,00 512 200 Banque 2 10/8 Virement reçu des bailleurs de fond 11 500 000 11/8
20/8 22/8 23/8 25/8 30/8
Approvisionnement caisse Loyer Chèque No 660801 Salaire employé Chèque No 660802 Honoraire consultant Chèque No 660803 Virement en faveur des ONGs Acquisition imprimante Chèque No 660804 SD
400 000,00 30 000,00 700 000,00 800 000,00 9 000 000,00 500 000,00 70 000,00
530 000 Caisse 11/8 Approvisionnement caisse 400 000 17/8
18/8 24/8
Achat livres comptables Photocopie Frais Taxi SD
8 000,00 100 000,00 20 000,00 272 000,00
580 000 Virement interne 11/8 Approvisionnement caisse 400 000 11/8 Approvisionnement caisse 400 000,00 602 000 Autres approvisionnements 17/8 Achat livres comptables 8 000 SD 8 000,00 618 000 Documentations générales 18/8 Photocopie 100 000 SD 100 000,00 613 000 Locations 20/8 Loyer Chèque No 660801 100 000 SD 100 000,00 621 000 Personnel extérieur à entreprise 23/8 Honoraire consultant Chèque No 660803 800 000 SD 800 000,00 624 000 Transport de personnel 24/8 Frais Taxi 20 000 SD 20 000,00 625 000 Déplacement, Missions 31/8 Dépense ONGs 9 000 000 SD 9 000 000,00 640 000 Charges de personnel 22/8 Salaire employé Chèque No 660802 700 000 SD 700 000,00 748 000 Subvention d’exploitation SC 11 500 000 10/8 Virement reçu des bailleurs de fonds 11 500 000,00
67 Voahary Salama Periode du 01/08/06 au 30/08/06 Balance Montants en Ariary
Mouvements Soldes No de compte Libelles
débit Crédit Débit Crédit
101000 218000 461000 512100 512100 530000 580000 602000 610000 620000 640000 748000
Capital Autres immobilisations corporelles Débiteurs et Créditeurs divers Banque 1 Banque 2 Caisse Virement interne Autres approvisionnements Services extérieurs Autre services extérieurs Charges de personnel Subvention d’exploitation
500 000,00
9 000 000,00 20 000,00
11 500 000,00 400 000,00 400 000,00
8 000,00 130 000,00
9 820 000,00 700 000,00
20 000,00
9 000 000,00
11 430 000,00 128 000,00 400 000,00
500 000,00
20 000,00 70 000,00
272 000,00
8 000 ,00 130 000,00
9 820 000,00 700 000,00
20 000,00
11 520 000,00 Total 32 478 000,00 32 478 000,00 11 520 000,00 11 520 000,00
68Voahary Salama Periode du 01/08/06 au 30/08/06 Bilan au 31/08/06 Montants en Ariary
ACTIF MONTANT BRUT AU 31/08/06
MONTANT NET AU 31/08/05
500 000
500 000
500 000 500 000
ACTIF NON COURANTS IMMOBILISATIONS INCORPORELLES IMMOBILISATIONS CORPORELLES Autres immobilisations corporelles IMMOBILISATIONS EN COURS IMMOBILISATION FINANCIERS
TOTAL ACTIFS NON COURANTS
ACTIF COURANTS
STOCKS ET EN COURS CREANCES ET EMPLOIS ASSIMILES TRESORERIE ET EQUIVALENTS DE TRESOR Banque Caisse
90 000 272 000
90 000 272 000
TOTAL ACTIFS COURANTS 362 000 362 000
TOTAL DES ACTIFS 862 000
862 000
CAPITAUX PROPRES ET PASSIF 31/08/06
CAPITAUX PROPRES
Capital émis Résultat net
20 000
842 000
TOTAL I 862 PASSIFS NON-COURANTS
TOTAL PASSIFS NON COURANTS II 0 PASSIFS COURTANTS
TOTAL PASSIFS COURANTS 0
TOTAL DES PASSIFS 862 000
69 Voahary Salama Periode du 01/08/06 au 30/08/06 Compte de Résultat Montants en Ariary 31/08/06
I- Production de l’exercice 0 Achats consommés 8 000 Service extérieurs et autres consommations 9 950 000 II- Consommation de l’exercice 9 958 000 VALEUR AJOUTEE D’EXPLOITATION (I-II) -9 958 000 Subventions d’exploitation 11 500 000 Charges de personnel 700 000
IV- EXCEDENT BRUT D’EXPLOITATION 842 000 V- RESULTAT OPERATIONNEL 842 000 Produits financiers
Changes financiers IV- RESULTAT FINANCIER 0 VII- RESULTAT NET DE L’EXERCICE 842 000
70Voahary Salama Periode du 01/08/06 au 30/08/06 Tableau des flux de trésorerie Montants en Ariary
(méthode directe) EXERCICE N
Flux de trésorerie lies aux activités opérationnelles
- Encaissement reçus des bailleurs de fonds 11 500 000
- Sommes versées aux fournisseurs et au personnel 10 658 000
Flux de trésorerie net provenant des activités opérationnelles (A) 842 000
Flux de trésorerie lies aux activités d’investissement
- Décaissements sur acquisition d’immobilisation corporelle et incorporelle 500 000
Flux de trésorerie net provenant des activités d’investissement (B) -500 000
Flux de trésorerie liés aux activités de financement
Flux de trésorerie net provenant des activités de financement (C) 20 000
Variation de trésorerie de la période (A+B+C) 362 000
Trésorerie et équivalents de trésorerie à l’ouverture de l’exercice 0
Trésorerie et équivalents de trésorerie à l’ouverture de l’exercice
Variation de trésorerie de la période 362 000
Voahary Salama Periode du 01/08/06 au 30/08/06 Tableau de variation des capitaux propres Montants en Ariary
(arrêté au 31/08/06)
Capital social Prime et réserves Ecart d’évaluation Résultat & RN Total
Solde au 31/07/06
Résultat net au 31/08/06 842 000,00
Solde au 31/08/06 20 000,00 842 000,00 862 000,00
71 L’option de réponse nº3 que nous préconisons est une comptabilité spécifique qui a été adaptée au PCG 2005 et aux exigences des bailleurs d’une association/ ONG de type Voahary Salama. Le plan des comptes est simplifié pour ne retenir que les numéros comptes de classe 4. 5. 6.7. Il s'agit d'une comptabilité de caisse qui enregistre tout simplement les dépenses en classe 6 en sur la base des mouvements de caisse et de banque. Par ailleurs, l'accent est mis sur les codes analytico- budgétaires car compte tenu que l’association/ ONG n’effectue aucune vente, ni recherche de bénéfice, ce n’est pas le résultat qui intéresse le plus les bailleurs, les décideurs… mais plutôt l’état des réalisations budgétaires et le taux d’absorption budgétaire par activité. Somme des comptes 74 – Somme des comptes 6. = Absorption Somme classes 6 = Taux d’absorption Somme classes 7 Dans le cadre de cette comptabilité spécifique, nous avons adopté le compte 461 pour désigner les ONGs membres de Voahary Salama bénéficiaires des fonds gérés par le siège. Plan des comptes simplifié 461 000 Membres 461 100 MATEZA 461 200 MICET 461 300 (autre ONG membre).. 512 000 Banque 512 100 Banque1 (cotisations et autres subventions) 512 200 Banque2 (fonds MGHC) …. 530 000 Caisse 600 000 Achats 602 Achats autres approvisionnements 605 Achats de matériels et équipements 606 Achats de fournitures 610 000 Services extérieurs 613 Locations 615 Entretien, réparations et maintenance 618 Documentations et divers (photocopies, documents d’ateliers/formation…) 620 000 Autres services extérieurs 621 Personnel extérieur (consultants) 623 Publicité, publications, relations publiques 624 Transport de biens et transport de personnel 625 Per diem 740 000 Subventions d’exploitations
72Principaux schémas comptables Réception des fonds des bailleurs de fonds 500 000 700 000 Les fonds sont comptabilisés comme des produits
Virement de fonds aux membres
400 000 500 000
Le compte 461 000 constitue un compte d’attente c’est pourquoi le transfert fonds aux ONGs membres y est enregistré au moment du virement. Les dépenses seront comptabilisées dans des comptes de charge 600 000 à la réception des rapports et
des pièces justificatives Paiements
600 000 500 000 Tous les paiements sont considérés comme des charges réélles et payés
directement selon le cas par caisse ou par banque Code bailleur A : MGHC B : (autre bailleur)… Codes d’activités de MGHC F0 : Renforcement de capacité F1 : Marketing Social F2 : Amélioration de la condition de vie de la population F3 : Suivi et évaluation F4 : Fonctionnement Le logiciel demande le code budget qui doit être saisi afin de permettre la ventilation des dépenses selon le code budgétaire. Remarquons que le chaque code F0… peut comprendre des comptes 60. 61…. car chaque rubrique peut comporter des dépenses diversifiées. Il est important de séparer les fonds provenant de chaque bailleur. Aussi il est nécessaire de séparer les rapports et d’établir des états de rapprochement bancaire par compte et par subvention reçue des bailleurs. Par ailleurs, l’association peut établir un état consolidé extracomptable pour connaître sa situation financière globale
73Option 3 : Réponse avec plan des comptes simplifiés
Date N° de compte Libelle Débit Crédit Code budget
Code bailleur
8/8 512 Banque 1 20 000,00
740 000 Subventions d’exploitation 20 000,00
(Cotisation reçue des ONGs)
10/8 Banque 2 11 500 000,00 A
740 000 Subventions d’exploitation 11 500 000,00 A
(Réception de subvention d’exploitation)
11/8 580 000 Virement interne 400 000,00 A
51 200 Banque 2 400 000,00 A
(Approvisionnement caisse)
11/8 530 000 Caisse 400 000,00 A
580 000 Banque 2 400 000,00
(Dépôt en caisse)
17/08 602 000 Autres approvisionnements 8 000,00 F1 A
580 000 Caisse 8 000,00 F1 A
(Achat livres comptables)
18/08 618 000 Documentation et divers 100 000,00 F1 A
530 000 Caisse 100 000,00 F1 A
(photocopie)
20/08 613 000 Locations 30 000,00 F4 A
512 200 Banque 2 30 000,00 F 4 A
(Paiement loyer Chèque No 660801)
22/08 640 000 Charges de personnel 700 000,00 F4 A
512 000 Banque 2 700 000,00 F4 A
(Paiement salaire du personnel Chèque No 660802
23/08 621 000 Personne extérieur à l’entreprise 800 000,00 F0 A
512 000 Banque 2 800 000,00 F 0 A
(Paiement consultant Chèque No 660803)
24/08 624 000 Transport de personnel 200 000,00 F 4 A
530 000 Banque 2 200 000,00 F 4 A
(Frais taxi)
25/08 461 100 Membre MATEZA 9 000 000,00 F 4 A
512 200 Banque 2 9 000 000,00 F 4 A
(Virement aux ONGs)
30/08 605 000 Achat de matériels, équipements et travaux 500 000,00 F 4 A
512 200 Banque 2 500 000,00 F 4 A
(Achat imprimante Chèque No 660804)
31/08 625 000 Déplacements, missions et réceptions 9 000 000,00 F 2 A
461 100 MATEZA 9 000 000,00 F 2 A
(dépenses ONGs)
Total 31 478 000,00 31 478 000,00
Schéma de comptabilisation simplifié Réception de fonds du bailleur
5 7
Virement aux membres
4 5
Paiement
6 5
74SECTION 2. RESULTATS ATTENDUS ET RECOMMANDATIONS GENERALES 2.1. Résultats attendus Résultats financiers Le système comptable organisé permet de dégager clairement et fiablement l’affection des ressources de l’association et donne les éléments de décision aux responsables quant aux orientations de la politique budgétaire. Une ONG/ association de type Voahary Salama s’intéresse d’avantage aux informations analytiques et budgétaires qu’au résultat proprement dit car il constituerait plutôt un reste de fonds non absorbé qu’un bénéfice/ perte de par l’absence d’opération de vente ou de transformation… Résultats sociaux Compte tenu que Voahary Salama est une organisation à vocation sociale, le bon fonctionnement de son système comptable, notamment le déblocage adéquat des fonds permettent la réalisation des activités sur terrain et engendrent des impacts sociaux bénéfiques aussi bien aux personnels employés au niveau de l’association et de ses membres (salariés, animateurs communautaires, médecins …), qu’aux communautés bénéficiaires. 2.2. Recommandations générales Veiller à la crédibilité d’une bonne gestion financière (vis-à-vis des bailleurs et de tous les acteurs concernés) Voahary Salama doit veiller à l’adoption d’un système comptable fiable, conforme aux normes et exigences en vigueur. D’autant plus qu’elle dépend encore de financements ponctuels de la part des bailleurs de fonds et est appelée à évoluer constamment. Elle doit garder son identité mais également être à l’écoute de l’environnement qui l’entoure afin de rester compétitive. Outre les exigences spécifiques des bailleurs de fonds, l’expérience qu’elle récoltera de cette forte organisation interne sera un grand atout pour elle dans son évolution. L’existence d’un système comptable bien organisé fait partie des garants de la crédibilité de l’association vis-à-vis de ses partenaires mais aussi de ses membres, ainsi que de son … extension et évolution. Motivation du personnel Tout bon manager sait que la motivation du personnel est primordiale pour la bonne marche d’une entreprise/ association. Aussi, l’instauration d’un cadre de travail favorable, appuyé par un système comptable bien organisé et une répartition adéquate des tâches améliorent le rendement. Ici encore, la mise en place d’une politique salariale contribue beaucoup à cette motivation.
75
CONCLUSION GENERALE
Voahary Salama est une organisation qui nous a beaucoup intéressé de par sa structure ayant un noyau central composée d’une petite équipe de personnel multidisciplinaire et principalement chargé de la supervision des ONGs membres et d’autres organisations et partenaires qui sont vraiment indépendantes et dotés de statut qui leur sont propres. Dans ce mémoire, nous nous sommes surtout intéressé à l’aspect de Voahary Salama en tant que gestionnaire de fonds, c’est-à-dire en tant qu’entité qui centralise les fonds versés par les bailleurs et les distribue à ses organisations membres pour effectuer les activités assignées.
La période que j’ai passée au sein de l’association Voahary Salama a vraiment été très riche et m’a permise d’assimiler tout genre de pratique aussi bien dans le cadre de la comptabilité et des finances que dans le domaine de l’œuvre sociale non lucrative en général.
La comptabilité restant un domaine très vaste et une association de type Voahary Salama étant amenée à évoluer, dans ce modeste mémoire j'ai essayé d’apporter ma contribution à l’amélioration de l’organisation financière de l’association, suite aux tâches que j’y ai été amenée à effectuer.
Voahary Salama a toujours utilisé le logiciel informatique Excel pour ses opérations financières et la production de rapports conformément aux exigences de chaque bailleur. En tenant compte que ces rapports peuvent être de formats très diversifiés et faire l’objet de travail supplémentaire pour les responsables à chaque fin de période, nous constatons aussi qu’un certain nombre d’inconvénients en découlent si ce système est maintenu alors que l’association continue son expansion. Parmi ces problèmes, nous pouvons rappeler notamment l’augmentation du volume de travail du personnel chargé des finances au niveau de l’association, notamment en fin de période, l’insécurité des rapports financiers enregistrés sur Excel, la lenteur des traitements dû au recueil manuel des données nécessaires à l’analyse budgétaire et les risques d’erreur et de répétitivité des données, le risque de ne non respect des dates butoirs de présentation des rapports financiers aux bailleurs… En ce sens, les propositions contenues dans ce mémoire telles que la clarification des tâches du personnel chargé de la comptabilité et des finances, l’application du PCG 2005 et l’utilisation d’un logiciel comptable capable de produire les états financiers requis par les missions d’audit et les rapports spécifiques aux caractéristiques de l’association dans le cadre de la mise en place du système comptable de l’association peuvent être vraiment améliorer la performance de l’association. De par ses multibailleurs, Voahary Salama a ses spécificités en matière de dépenses (per diem, per noctem) et de rapports financiers. En effet selon le bailleur, celui-ci peut avoir des codes analytico- budgétaires qui lui servent d’outil dans le suivi de l’exécution des activités et des exigences que Voahary doit respecter. Aussi, le choix du logiciel comptable à adopter doit tenir en compte du PCG 2005 et de cette caractéristique autant que possible afin de faciliter et d’accélérer au maximum l’extrait des informations comptables par les responsables. C’est pour cela que nous avons proposé une comptabilité spécifique qui comporte un plan des comptes simplifié et fonctionne sur la base d’une comptabilité de caisse avec un simple enregistrement des dépenses dans les classes 6. et des mouvements réels de la caisse et de la banque et combine les codes analytico- budgétaires permettant le suivi des opérations.
76Par ailleurs, malgré le basculement en Ariary de la comptabilité à Madagascar, l’association peut tenir une comptabilité extracomptable en devises si son bailleur de fonds l’exige. Les opérations d’amortissement font également partie des traitements extracomptables que l’association peut calculer mais n’est pas exigée lors des missions d’audit. Par ailleurs, l’accent est surtout mis sur l’inventaire physique pour des projets/ ONG/ association financée par les bailleurs de fonds (nombre et état des immobilisations et équipements..) que sur leur valeur. Avant de clore ce mémoire, nous pouvons avancer que pour une ONG ou une association de type Voahary Salama qui puise ses principales ressources financières en répondant aux appels d’offres des bailleurs, le volume et la diversification de financement font partie de ses conditions de crédibilité vis-à-vis de ses partenaires. De ceci découle d’autant plus la nécessité de mettre en place un système comptable bien fiable et qui attire leur confiance. Pour finir, nous dirons par ailleurs qu’outre tous les bénéfice tirés de ce système comptable que ce soit en matière de clarification des tâches des responsables, d’accélération des traitements comptables, de diminution des risques d’erreur au niveau de production des états ou de crédibilité vis-à-vis des bailleurs, nous pouvons dire qu’une plus grande capacité d’absorption de fonds au niveau de l’organisation implique un élargissement des bénéficiaires et un impact plus large concernant les réalisations sociales, ce qui contribue fortement à la réalisation de la vision de Voahary Salama « une population saine évoluant dans un environnement sain, par le biais d’un développement durable au niveau communautaire et par une gestion rationnelle des ressources ».
ANNEXE
ANNEXE I : CANEVAS SPECIFIQUES AUX PROJETS FINANCES PAR USAID
Request for advance
Financial status report
Rapprochement bancaire
Cash transaction report
ANNEXE II : OUTILS UTILISES PAR LE SYSTEME ET PRECONISES PAR LE PCG 2005
Fiche d’imputation
Journal
Etat de rapprochement bancaire
Bilan
Compte de résultat
Tableau de flux de trésorerie (méthode directe)
Tableau de flux de trésorerie (méthode indirecte)
Etat de variation des capitaux propres
ANNEXE I :
CANEVAS SPECIFIQUES AUX PROJETS
FINANCES PAR USAID
ANNEXE II :
OUTILS UTILISES PAR LE SYSTEME ET
PRECONISES PAR LE PCG 2005
BIBLIOGRAPHIE
LIVRES
Djamel Khouatra, « Le système comptable malgache entre modèle anglo-saxon et modèle
continental », 26ème congrès de Lille 11,12,13 mai 2005, Comptabilité et Connaissances,
livret des résumés, 20 pages
Jacques Richard , « Système comptable français et normes IFRS, cas d’application avec
corrigés », Edition Dunod, Paris 2006, 330 pages
Charles Waterfield, Nick Ramsing, « Système d’information de gestion pour les institutions
de microfinance, guide pratique » - CGPA/ World Bank, Groupe consultatif d’assistance aux
plus pauvres, Série « Outil technique », 1998, 120 pages
OUVRAGES
Ministère des Finances, de l’Economie, des Finances et du Budget (MEFB), Conseil
Supérieur de la Comptabilité (CSC), Ordre des Experts Comptables et Financiers de
Madagascar (OECFM), Institut National de la Statistique (INSTAT), « Guide Annoté pour les
« Micro et Petites Entreprises (MPE) - Plan Comptable Général 2005 cohérent avec les
Normes Comptables Internationales (IAS/IFRS) - Arrêté nº26/2005 du 11 janvier 2005 »,
Edition Jurid’ika 2-912290-454-6, 41 pages
Ministère des Finances, de l’Economie, des Finances et du Budget (MEFB), Conseil
Supérieur de la Comptabilité (CSC), Ordre des Experts Comptables et Financiers de
Madagascar (OECFM), Institut National de la Statistique (INSTAT), « Guide Sectoriel des
Institutions des Institutions Sans But Lucratif (I.S.B.L) - Plan Comptable Général 2005
cohérent avec les Normes Comptables Internationales (IAS/IFRS) - Arrêté nº27/2005 du 11
janvier 2005, Edition Jurid’ika 2-912290-44-9, 162 pages
Fernand Sylvain (1982), « Dictionnaire de la comptabilité et des disciplines connexes »,
Edition 1982, 662 pages
Banque Mondiale/ Division Comptabilité Centrale et Comptabilité Opérations, (Janvier
1995), « Manuel de comptabilité générale Information financière et Audit, Financial
Accounting, Reporting and Auditing Handbook (FARAH) », Première édition, 182 pages
FAO/ Département des pêches / Archives de documents de la FAO, « Guide du système
comptable pour l’après- projet », 1991, 150 pages
SITES WEB
http://memoireonline.free.fr
http://www.fao.org/docrep/
http://www.plancomptable.com/
TABLE DES MATIERES
« MISE EN PLACE DU SYSTEME COMPTABLE
DE L’ASSOCIATION VOAHARY SALAMA »
AVANT-PROPOS
REMERCIEMENTS
LISTE DES ABREVIATIONS
LISTE DES TABLEAUX
LISTE DES FIGURES
SOMMAIRE INTRODUCTION......................................................................................................................... 01 PARTIE I. GENERALITES ........................................................................................................ 03 CHAPITRE I. PRESENTATION DE L’ASSOCIATION ........................................................ 03
Section 1. Historique et structure organisationnelle ........................................................... 03 1.1 Historique .......................................................................................................... 03 1.2. Structure ........................................................................................................... 04
Section 2. Vision, activités et missions............................................................................... 09
2.1. La vision de Voahary Salama .......................................................................... 09 2.2. La mission et les activités de Voahary Salama ............................................... 09
CHAPITRE II. THEORIES GENERALES SUR L’OUTIL DE GESTION : « SYSTEME COMPTABLE »............................................................................................................................ 11
Section 1. Définition du système comptable....................................................................... 11 1.1. Selon le Dictionnaire de la Comptabilité et des disciplines connexes ............ 11 1.2. Autres définitions ............................................................................................ 11
Section 2. Caractéristiques du système comptable ............................................................. 12 2.1. La comptabilité est un outil.............................................................................. 12 2.2. Cadre conceptuel .............................................................................................. 12
PARTIE II. IDENTIFICATION ET FORMULATION DU PROBLEME ............................ 17 CHAPITRE I. PROBLEMES LIES AU PERSONNEL ET A LA POLITIQUE INTERNE 19
Section 1. Insuffisance de personnel................................................................................... 19 1.1. Comptable débordé et manque de coordination entre les responsables financiers de la Direction Exécutive et des ONGs membres (Difficulté au niveau du suivi) . 19 1.2. Risques encourus au niveau des rapports financiers ........................................ 20
Section 2. Procédure et politique interne non claire ........................................................... 20
2.1. Manuel de procédure actuel non exhaustif ...................................................... 20 2.2. Règlement intérieur à réviser et absence de politique salariale ....................... 20
CHAPITRE II. PROBLEMES LIES AU SYSTEME COMPTABLE EXISTANT ............... 22
Section 1. Absence de comptabilité générale...................................................................... 22 1.1. Utilisation du système traditionnel................................................................... 22 1.2. Données enregistrées dans Excel non fiables................................................... 22
Section 2. Persistance du travail manuel au niveau de l’analyse budgétaire ...................... 29
2.1. Lenteur de procédure........................................................................................ 29 2.2. Risque d’erreur et de répétitivité dans les données.......................................... 30
PARTIE III. PROPOSITION DE SOLUTIONS ....................................................................... 34 CHAPITRE I. SOLUTION CONCERNANT LE PERSONNEL ET LA POLITIQUE INTERNE ..................................................................................................................................... 34
Section 1. Gestion de personnel.......................................................................................... 34 1.1. Répartition adéquate des tâches et meilleure coordination des entités concernées ............................................................................................................... 34 1.2. Limiter les risques d’erreur au niveau des états financiers .............................. 34
Section 2. Renforcement de la procédure et de la politique interne ................................... 35
2.1.Utilisation d’un manuel de procédures ............................................................. 35 2.2. Mise en place d’une politique salariale et révision du règlement intérieur ..... 35
CHAPITRE II. SOLUTION CONCERNANT LE SYSTEME COMPTABLE .................... 36
Section 1. Se conformer au plan comptable général 2005.................................................. 36 1.1. Utiliser un logiciel comptable adapté............................................................... 36 1.2. Fiabilité du système.......................................................................................... 37
Section 2. Amélioration de la méthode d’analyse budgétaire par rubrique de dépenses.... 39
2.1. Accélération de procédure ............................................................................... 39 2.2. Relevé automatique des données utiles à l’analyse budgétaire........................ 39
CHAPITRE III. SOLUTIONS RETENUES ET RESULTATS ATTENDUS ........................ 41
Section 1. Solutions retenues .............................................................................................. 41 1.1. Délimitation des tâches de chaque responsable et utilisation du manuel de procédures ............................................................................................................... 41 1.2. Modèle de PCG 2005 et manipulation du logiciel comptable ......................... 43
Section 2. Résultats attendus et recommandations générales ............................................. 74
2.1. Résultats attendus ............................................................................................ 74 2.2. Recommandations générales............................................................................ 74
CONCLUSION GENERALE ...................................................................................................... 75
ANNEXE
BIBLIOGRAPHIE
TABLE DES MATIERES