1 KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75

Minivejledning til overblik og oprydning af

manuelle sager i KMD Sag Vejledning er skrevet til den KMD Sag ansvarlige. Det forudsættes at personen har de rigtige

autorisationer, de rigtige systemer installeret og et vist kendskab til KMD Sag basis og KMD sag

Abonnement.

Der er 2 vigtige grunde til oprydning af sager i KMD Sag.

Kommunen betaler for de aktive sager, en oprydning kan udgøre store besparelser. Én sag koster

27,65 øre pr. sag pr. md.

Kommuner der kan undvære brugen af manuelle sager, kan spare 10% af den årlige udgift på KMD

Sag.

Uanset hvilken exit-strategi din kommune har valgt, er det en god ide af rydde op NU.

2 KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75

Indhold

1. Hvad er en manuel sag?

2. Hvilke overvejelser er vigtige at få afklaret i kommunerne, inden manuelle sager opsiges?

3. Hvordan finder jeg de manuelle sager?

4. Hvad skal der ske med de manuelle sager?

5. Hvordan ved jeg om kommunen er klar til at opsige brugen af manuelle sager?

Bilag 1 – 7

3 KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75

1.

Hvad er en manuel sag?

En manuel sag er en sag som er oprette af en bruger og ikke af et system. Sagen kan være

oprettet at flere årsager:

For at sagen kan ses i KMD Sag PersonOverblik inden den bliver til en fagsystemsag

For at andre kan se der er en sag

Hvis der ikke findes et fagsystem til at registrere sagen i

For at modtage advisering på sagen

For at kunne afgive advisering til andre sager

For at kunne skrive journalnotater på sagen

For at tilknytte et dokument på sagen

Sager der er oprettet for at kunne sende manuelle tværgående adviser til UDK, kan sendes som

digital post eller som mail via sikker post og du undgår dermed at oprettet en manuel sag.

2.

Hvilke overvejelser er vigtige at få afklaret i kommunerne, inden manuelle sager opsiges?

I skal tage stilling til hvordan I vil håndtere:

1. Advisering – både til og fra manuelle sager

2. Sager der oprettes manuelt, inden de overtages af et fagsystem

3. Sager der genoptages efter de er afsluttet i et fagsystem

Uddybning af de tre punkter samt vejledning til at se om der er opsat advisering, er vedlagt som

bilag 1

3.

Hvordan finder jeg de manuelle sager?

Et godt redskab til at få et overblik over kommunens sagsbestand i KMD Sag er

sagstypestatistikken. Det er en oversigt over antallet af aktive, passive og ikke tilgængelige sager i

KMD sag.

Sagstypestatistikken dannes primo hver måned og er tilgængelig i Doc2Archive i mappen KMD Sag.

Det kræver ikke yderligere autorisation, hvis du i dag kan se KMD Sag lister i Doc2Archive.

Har du i dag ikke adgang, skal du autoriseres med rolleprofilerne: D2A-KLIENTog ON-KMDSAGE.

Sagstypestatistikken danner grundlag for faktureringen af KMD Sag.

Eksempel på en sagstypestatistik vedlagt som bilag 2.

For at konstatere om KLE-sagstypen bliver brugt manuelt, kan du foretage en udsøgning i KMD Sag

Sager. Vejledning og skærmdump af forskellige søgninger vedlagt som bilag 3.

4 KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75

4.

Hvad skal der ske med de manuelle sager?

De sager som ikke skal bruges i fremtiden, kan med fordel passiveres/afsluttes. Ændring af status

på sagen, f.eks. fra aktiv til afsluttet, kan gøres på hver enkel sag eller ved at massebehandle 100

sager af gangen. Husk at færdiggøre ubehandlede adviser/erindringer og godkende/fast tilknytte

dokumenter, inden sagen afsluttes.

Det er en god ide at tilvælge kolonnerne ”journalnotat” og ”dokument” i oversigten over sagerne,

det giver et hurtigt overblik over om der generelt er journalnotater og dokumenter på sagerne.

Vejledning og skærmdump af hvordan du passiveres/afsluttes sagerne, ser de ubehandlede

adviser, godkend/fast tilknytte dokumenter og tilvælger kolonner, vedlagt som bilag 4

Sager der er oprettet med henblik på, at skulle lægges sammen med en sag der kommer fra et

fagsystem kan gennemgås. Sammenlæg sager hvor det giver mening.

Vejledning og skærmdump af hvordan sager lægges sammen, vedlagt som bilag 5

Nogle kommuner har oprettet manuelle sager til registrering af f.eks. anke og klage sager. Det er

vigtigt at disse sager er registeret med korrekt KLE-nummer og handlingsfacet, da det styrer

arkivering og bevaringsregler. Vurder om sagerne kan registreres i et andet system.

Vejledning vedlagt som bilag 6

De sager som skal anvendes fremover, skal flyttes over i et andet system, enten manuelt eller ved

konvertering. Et andet system kan være et eksisterende system, et nuværende eller nyindkøbt

fagsystem, eller et ESDH-system.

5.

Hvordan ved jeg om kommunen systemmæssigt er klar til, at opsige brugen af manuelle sager?

Alle aktive sager, som kan udsøges via feltet ”Styret af” som ”Bruger (genoptaget)” og ”Bruger”,

skal afsluttes (gælder dog ikke sager der oprettes via OIO-snitflade).

Vejledning vedlagt som bilag 7

Har du spørgsmål er du velkommen til at ringe eller maile. Rigtig god arbejdslyst.

5 KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75

Bilag 1

1.

I KMD Sag er det muligt at få mange forskellige typer af advisering, det kan dreje sig om

indkomster, folkeregisterændringer eller advisering om sager der oprettes eller afsluttes.

Eksempelvis:

• Meddelelse om at personen er flyttet

• Information om at personen er startet i arbejde

• Meddelelse om at der er oprettet en anden sag på personen som er relevant for

sagsbehandlingen, f.eks. en stofmisbrugssag

2.

Nogle fagsystemer giver ikke mulighed for, at den første del af sagsbehandlingen kan ske i

fagsystemet (ansøgningsfasen).

I KMD Sag er det muligt at oprette en manuel sag til styring og dokumentation af forløbet, f.eks.

noterer i journalnotater og gemme dokumenter som modtages eller sendes.

Når sagen er klar til indberetning i fagsystemet vil sagen fra fagsystemet automatisk blive koblet

sammen med den manuelle sag i KMD Sag, så hele ansøgningsfasens dokumentation er samlet

med den sag der nu styres af fagsystemet og bruges i den videre sagsbehandling.

3.

På nogle sager er der behov for sagsbehandling efter at ydelsen er stoppet i fagsystemet og sagen

derved er gjort passiv.

I KMD Sag er det muligt, manuelt at genoptage en fagsystemsag som er afsluttet. Dette bruges

eksempel vis på sager hvor personen er død og der sker sagsbehandling i forbindelse med

skifteretten.

6 KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75

For at se hvilken advisering der er opsat på en sagstype, skal du kigge i KMD Sag Administration

under Advis.

Klik på søg

7 KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75

Søg på sagstypen i ”Modt. Sagstyper” og bagefter i ”Afg. Sagstyper”

Så vises de abonnemter hvor sagstypen indgår.

8 KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75

Bilag 2

Sagstypestatistikken er en optælling af sager inddelt i følgende afsnit:

Personnummer

Virksomhedsnummer

Frit

Ejendomsnummer

Produktionsenhedsnummer

Statistikken indeholder disse underpunkter, forudsat der er oprettet sager:

Totaloptælling pr. KLE-nummer

Optælling af sager der ikke faktureres

Totaloptælling pr. KLE-nummer af sager fra UDK

Optælling af sager der ikke faktureres fra UDK

Du finder den under Kmdsag lister i doc2archive

9 KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75

Vælg søg i højre hjørne

Så får du listen frem over de sidste års sagstypestatistikker.

10 KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75

11 KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75

12 KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75

Bilag 3

Der er flere forskellige søgemuligheder.

Denne søgning er på alle aktive sager på personnummer i kommunen.

Nu flere felter du udfylder, nu mere specifik bliver den søgning.

13 KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75

Denne søgning er på alle aktive sager på personnummer på en bestemt sagstype.

Der er også mulighed for at søge på f.eks. en sagsbehandler eller en afdeling

14 KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75

Denne søgning er god i forbindelse med oprydningen i manuelle sager

Søgningen viser de manuelle aktive sager på personnummer incl. de sager der kommer fra en 3.

parts leverandør.

Afgrænsning på periode, kan feks. hjælpe til at finde de sager der ikke redigeret i en længere

periode, hvor der ikke er oprette nye sager det sidste år, eller andre søgninger hvor datoen har en

betydning.

Søgning på Bruger (genoptaget) er søgning på fagsystem sager ,som har været passiveret og

derefter genoptaget af en bruger, og dermed blevet til en manuel sag.

15 KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75

Bilag 4

Sådan afsluttes/passiveres én sag. Du kan ændre status på 100 sager på én gang, ved at markere

dem på listen over udsøgte sager

På fanen ”Advis” ser du om der er ubehandlede adviser

16 KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75

På fanen ”Dokumenter” ser du om dokumenter er godkendt og fast tilknyttet

Dagsordenpunkter er en særlig dokumenttype. Hvis punktet har været sat på møde, men der

aldrig er kommet et godkendt referat, måske fordi mødet aldrig er afholdt, blokerer det for at

passivere sagen. Punktet skal tages af dagsordenen og desuden skal dokumentet lægges i

papirkurven for at løse knuden.

17 KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75

Du kan til og fravælge kolonner i din oversigt over sager. Det gøres ved at højreklikke imens du

står med musen i oversigten, vælg her tabelindstillinger.

Kolonnen ”Styret af” viser om sagen er manuel (bruger) eller maskinel (fagmodul) og kolonnen

”Leverandør” viser hvilket system sagen kommer fra.

18 KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75

Bilag 5

Sådan kan to sager lægges sammen.

Regler for at sammenlægge sager

19 KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75

I brugerindstillinger er det muligt at angive, hvorvidt man, når en sag oprettes af fagmodul, ønsker

en automatisk sammenlægning af sager og evt. også med en default leverandør.

20 KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75

Bilag 6

Ved gennemgangen og oprydningen af de manuelle sager, er det vigtigt at sætte

de korrekte sagstyper og facetter på sagerne.

Sagtype og handlingsfacet kan ændres direkte på sagen.

21 KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75

Bilag 7

Inden du opsiger brugen at manuelle sager hos KMD, skal du sikre dig at der ikke er flere aktive

sager som kan udsøges via feltet ”Styret af” som ”Bruger (genoptaget)” og ”Bruger” (gælder dog

ikke sager der oprettes via OIO-snitflade)

Bemærk at fagsystemsager, som ikke har kunnet lukkes i KMD Sag ved afslutning i fagsystemet,

også er manuelle sager. De står som Styret af: ”Bruger (genoptaget)”.

Der findes 3 årsager til, at fagsystemsager ikke kan afsluttes i KMD sag:

Der findes journalnotater på sagen, som ikke er godkendte

Der findes dokumenter på sagen, som ikke er godkendte

Der findes dokumenter på sagen, som ikke er fasttilknyttet

Alle 3 situationer udløser et advis til sagens sagsbehandler, som anmoder brugeren om at

godkende eller fasttilknytte journalnotat/dokument og herefter afslutte sagen. Adviset sættes

automatisk til færdig, når brugeren har udført opgaven.

Det er hurtigt at skabe sig et overblik over disse adviser, som kan udsøges i KMD Sag Advis på

hændelsestyperne:

500.030.005

500.030.010

500.030.021

Det er muligt at hoppe direkte fra de udsøgte adviser til de pågældende sager og derved få

foretaget oprydningen.

Når opsigelsesdatoen træder i kraft, vil det ikke længere være muligt at oprette sager eller

manuelt at genoptage sager i KMD Sag.