ministero degli affari esteri e della cooperazione …alle ore 12.30, e solo da personale titolare...
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Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale
Procedura di richiesta della carta di identità
Versione 1.3 (gennaio 2017)
MANUALE D’USO
Competente per la procedura di rilascio delle carte di identità è l’Ufficio II del
Cerimoniale Diplomatico della Repubblica presso il Ministero degli Affari Esteri e
della Cooperazione Internazionale (Piazzale della Farnesina 1, 00194 Roma; tel.
06/36914301, fax 06/3235806).
Il programma informatico prevede che le richieste vengano compilate dall’utente
“Rappresentanza diplomatica” e “Organizzazione internazionale” tramite una
funzione di inserimento e trasmesse on-line all’Ufficio II del Cerimoniale
Diplomatico del Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale,
che controllerà i dati inviati e provvederà a rilasciare la carta di identità.
La richiesta di rilascio della carta di identità deve pervenire entro 30 giorni dalla data
di assunzione di funzioni da parte del richiedente. La richiesta di rinnovo della carta
deve pervenire nei 30 giorni precedenti alla data di scadenza della carta da rinnovare.
Trascorsi 30 giorni dalla scadenza della carta, non sarà più possibile procedere al
rinnovo diretto della stessa, né richiedere esenzioni per il suo titolare.
Con l’invio della richiesta di carta di identità, l’ente inviante attesta che tutti i dati
riportati nel formulario corrispondono al vero e che i documenti allegati sono
autentici. Il Cerimoniale Diplomatico della Repubblica si riserva comunque, ove si
renda necessario, il diritto di chiedere chiarimenti su tali dati, effettuare le
indispensabili verifiche e chiedere gli originali dei documenti allegati.
Il primo rilascio della carta è subordinato alla presentazione dell’idoneo visto di
ingresso (diplomatico per accreditamento o, nei casi previsti, per lavoro subordinato
fuori flussi; visto per missione nel caso di funzionari delle Organizzazioni
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internazionali) concesso da parte della competente Ambasciata italiana. Tale visto è
obbligatorio anche per il coniuge e i figli conviventi e a carico. Non sarà rilasciata la
carta a fronte di visti per turismo o di qualsiasi altro visto non idoneo.
Per i Paesi per i quali non è richiesto il visto diplomatico di ingresso, l’Ambasciata
straniera deve comunicare l’arrivo del membro della Missione con un preavviso di
almeno 30 giorni, soprattutto nel caso in cui la persona in questione vada ad occupare
un posto di nuova istituzione. Nella Nota Verbale in cui si comunica tale arrivo
devono essere indicati il nome, il cognome, la data di nascita e il luogo di nascita
della persona questione.
Le carte di identità potranno essere ritirate presso l’Ufficio II del Cerimoniale
Diplomatico della Repubblica esclusivamente ogni martedì e venerdì, dalle ore 11
alle ore 12.30, e solo da personale titolare di una carta di identità rilasciata dal
Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale.
Le carte di identità sono di proprietà esclusiva del Ministero degli Affari Esteri e
della Cooperazione Internazionale e devono essere tassativamente riconsegnate
all’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico della Repubblica.
Per gli argomenti attinenti alla materia ma non ricompresi nel presente manuale deve
farsi riferimento alle relative Note Verbali circolari inviate in passato da questo
Ministero a tutte le Rappresentazione diplomatico-consolari straniere e a tutte le
Organizzazioni internazionali presenti in Italia. In caso di difformità di alcune
prescrizioni di tali Note Verbali (specialmente per quanto concerne termini
temporali), prevalgono le indicazioni contenute nel presente manuale. Si fanno salve
tutte le altre prescrizioni non incompatibili con quanto contenuto nel presente
manuale.
Si invitano tutte le Sedi ad inviare richieste corredate da fotografie conformi a tutti i
requisiti prescritti, così come esplicitato dal presente manuale e dall’allegato I (alla
fine del manuale). La presentazione di una foto non idonea comporta una richiesta di
modifiche da parte del Cerimoniale Diplomatico della Repubblica e il conseguente,
inevitabile dilatamento dei tempi di evasione della pratica.
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Indice Capitolo I - Requisiti tecnici ...................................................................................................... 5
Capitolo II - Per collegarsi alla procedura ........................................................................... 6
II.1. Per attivare la procedura ........................................................................................ 6
II.1.1. Descrizione dei campi ............................................................................................ 7
II.1.2. Descrizione dei tasti ............................................................................................... 7
II.2. Entrare nella procedura .......................................................................................... 7
II.2.1. Primo collegamento ................................................................................................ 7
II.2.2. Per collegarsi alla procedura le volte successive ........................................ 8
Capitolo III - Menu Principale ................................................................................................... 9
III.1. Descrizione dei tasti ................................................................................................. 9
III.2. Carte di identità ......................................................................................................... 9
III.2.1. Descrizione dei tasti ......................................................................................... 11
III.2.2. Richiedere la carta di identità o gestire le richieste inserite............. 11
Capitolo IV - Inserimento delle richieste ........................................................................... 12
IV.1. Richiesta prima carta ............................................................................................. 12
IV.1.1. Richiesta (primo rilascio) per membro della missione ........................ 13
IV.1.2. Allegare i file ........................................................................................................ 21
IV.1.3. Richiesta (primo rilascio) per familiare convivente .............................. 24
IV.1.4. Richiesta (primo rilascio) per personale al seguito .............................. 27
IV.2. Richiesta di Rinnovo della carta ......................................................................... 29
IV.3. Richiesta carta per smarrimento o furto ........................................................ 31
IV.4. Richiesta carta per Cambio qualifica................................................................ 32
IV.5. Richiesta carta per Cambio cognome .............................................................. 33
Capitolo V - Gestione delle richieste .................................................................................... 36
V.1. Lista delle richieste ................................................................................................. 37
V.1.1. Descrizione dei campi della lista delle richieste ........................................ 38
V.1.2. Descrizione dei tasti ............................................................................................. 38
V.1.3. Descrizione delle sigle ......................................................................................... 39
V.1.4. Ricercare una richiesta ........................................................................................ 39
Capitolo VI - Verificare, Modificare, Eliminare, Trasmettere una richiesta .......... 42
VI.1. Descrizione dei tasti ............................................................................................... 42
VI.2. Verificare una richiesta ......................................................................................... 42
VI.3. Modificare una richiesta ........................................................................................ 42
VI.4. Eliminare una richiesta .......................................................................................... 43
VI.5. Trasmettere una richiesta .................................................................................... 43
Capitolo VII - Richieste presentate dalle Missioni straniere presso le
Organizzazioni delle Nazioni Unite a Roma, dal World Food Programme e dall’UNOPS ..................................................................................................................................... 44
VII.1. Invio della richiesta alla FAO .............................................................................. 44
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VII.2. Ruolo e funzioni della FAO ................................................................................... 45
Capitolo VIII - Richieste per il tramite della Rappresentanza Permanente d’Italia presso le Organizzazioni delle Nazioni Unite a Roma .................................... 48
Capitolo IX - Richieste presentate dalle Ambasciate straniere presso la Santa Sede .................................................................................................................................................. 52
IX.1. Invio della richiesta all’Ambasciata d’Italia presso la Santa Sede ....... 52
IX.2. Ruolo e funzioni dell’Ambasciata d’Italia presso la Santa Sede............ 53
Capitolo X - Richieste di modifiche da parte del Cerimoniale Diplomatico ........... 56
X.1. Modificare una richiesta dietro indicazioni del Cerimoniale
Diplomatico ................................................................................................................................ 56
X.2. Ritrasmettere una richiesta ................................................................................. 57
X.3. Eliminare una richiesta .......................................................................................... 57
X.4. Modifiche di richieste connesse tra loro (familiari e personale
domestico) ................................................................................................................................. 58
Capitolo XI - Carte di identità in scadenza........................................................................ 59
Capitolo XII - Ritiro delle carte di identità......................................................................... 61
Tabella A - Corrispondenze delle lettere con segni diacritici ..................................... 63
Allegato I – Formato immagini da inviare ......................................................................... 65
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Capitolo I - Requisiti tecnici
Per usufruire dei contenuti del sito è necessario:
utilizzare come browser una versione di Internet Explorer 6 o superiore;
utilizzare come visualizzatore pdf una versione di Adobe Reader 6 o superiore (scaricabile
da http://www.adobe.com/it/products/reader/ );
abilitare i pop-up per il sito che si sta visitando.
Si ricorda che il blocco dei pop-up viene gestito dal browser e da eventuali toolbar (es. google
toolbar, yahoo toolbar etc), le cui funzionalità di blocco andranno dunque disabilitate.
Recapiti per assistenza
Per chiarimenti sulle procedure o maggiori informazioni, è possibile contattare telefonicamente
l’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico al numero 06/36914301 (Segreteria).
In caso di problemi tecnico-informatici, l’assistenza tecnica è disponibile all’indirizzo
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Capitolo II - Per collegarsi alla procedura
Per accedere alla procedura collegarsi ad internet e nella barra Indirizzo digitare:
https://cerionline.esteri.it.
Comparirà la seguente maschera:
Figura II-1: Maschera login
II.1. Per attivare la procedura
L’accesso alla procedura può essere effettuato tramite due identificativi: Operatore e Responsabile.
I due identificativi abilitano rispettivamente le seguenti funzioni:
Responsabile gestisce il primo accesso alla procedura
gestisce i successivi cambi password
firma e invia per via telematica le richieste al Ministero degli Affari Esteri e
della Cooperazione Internazionale
esegue, se necessario, tutte le operazioni per cui è abilitato l’operatore
Operatore inserisce le richieste
gestisce le richieste
non può inviare le richieste al Ministero degli Affari Esteri e della
Cooperazione Internazionale
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II.1.1. Descrizione dei campi
User identificativo fornito dal Servizio per l’Informatica del
Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale
Password serie di lettere e/o numeri a scelta dell’utente
II.1.2. Descrizione dei tasti
Accedi permette di entrare nella procedura
II.2. Entrare nella procedura
II.2.1. Primo collegamento
La prima volta che avviene il collegamento il Responsabile (il solo che può effettuare il primo
accesso alla procedura) deve:
inserire nel campo User l’identificativo fornito dal Servizio per l’Informatica
inserire nel campo Password la password fornita dal Servizio per l’Informatica
premere il tasto Accedi
Figura II-2: Maschera cambio password al primo accesso
E’ obbligatorio, per ragioni di riservatezza, cambiare la password fornita con una di propria scelta.
Scegliere dalla lista l’Utente a cui cambiare la password;
Inserire nel campo Vecchia Password quella fornita dal Servizio per l’Informatica;
Inserire nel campo Nuova Password la serie di lettere e numeri scelti dall’utente;
Reinserire nel campo Conferma Nuova Password la nuova serie di lettere e numeri;
Premere il tasto Conferma.
Ricollegarsi come Utente Responsabile.
Scegliere la funzione Modifica Password e ripetere le stesse operazioni per cambiare la password
all’Utente Operatore.
N.B.
Entrambe le password possono essere cambiate tutte le volte che lo si ritenga necessario.
Il Responsabile è l’unico abilitato alla funzione Modifica Password, pertanto il tasto corrispondente
è visibile (in alto a destra) solo nel caso in cui l’accesso sia stato effettuato da tale utente.
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II.2.2. Per collegarsi alla procedura le volte successive
Digitare l’identificativo e la password ad esso associata; premendo il tasto Accedi comparirà la
maschera di menu della procedura.
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Capitolo III - Menu Principale
Figura III-1: Funzionalità richiesta carte
III.1. Descrizione dei tasti
Logout termina la sessione di lavoro e disconnette dalla procedura
Premere il tasto Logout quando si desidera disconnettersi.
Si consiglia di premere questo tasto alla fine di ogni sessione di lavoro per impedire che personale
non autorizzato utilizzi il programma.
III.2. Carte di identità
Cliccare sulla voce di menu Servizi di notifica del personale e comparirà la seguente schermata:
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Figura III-2: Menu Servizi di notifica del personale
Cliccando sulla voce di menu Richieste Carte d’identità comparirà la pagina relativa alle successive
possibili operazioni.
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III.2.1. Descrizione dei tasti
Logout termina la sessione di lavoro e disconnette dalla procedura
Indietro torna alla maschera precedente
Manuale Utente mostra il manuale della procedura in formato PDF
Menu Principale torna alla maschera del menu principale
III.2.2. Richiedere la carta di identità o gestire le richieste inserite
Selezionare una delle seguenti voci:
Richiesta prima carta
Richiesta rinnovo carta
Richiesta carta per smarrimento o furto
Richiesta carta per cambio qualifica
Gestione richieste
Visualizza carte in scadenza
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Capitolo IV - Inserimento delle richieste
IV.1. Richiesta prima carta
Questa funzione permette l’inserimento delle nuove richieste di carte di identità (primo rilascio); si
ricorda che la richiesta di rilascio della carta di identità deve pervenire entro 30 giorni dalla data di
assunzione di funzioni da parte del richiedente.
La funzione di richiesta delle carte di identità è utilizzabile dalle Rappresentanze diplomatiche e
consolari in Italia (sia presso lo Stato italiano che presso le Organizzazioni delle Nazioni Unite a
Roma) e da tutte le Organizzazioni internazionali presenti in Italia regolarmente registrate presso il
Cerimoniale Diplomatico della Repubblica.
Cliccando sulla voce Richiesta prima carta comparirà la seguente schermata:
Figura IV-1: Richiesta prima carta
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Richiesta per membro della Missione per tutti coloro che prestano servizio presso la
Rappresentanza o l’Organizzazione e pertanto notificati
al Cerimoniale Diplomatico della Repubblica
Richiesta per familiare convivente per il coniuge e i figli conviventi e a carico del titolare
principale della carta
Richiesta per personale al seguito per il lavoratore giunto in Italia al seguito di un membro
della Missione (le altre tipologie di personale a contratto
della Sede devono richiedere la carta come membri della
Missione).
IV.1.1. Richiesta (primo rilascio) per membro della missione
Campi già riempiti dal programma
Figura IV-2: Campi precompilati
Utente l’identificativo digitato al momento dell’accesso alla procedura
Rappresentanza il nome del Paese o dell’Organizzazione internazionale che stanno
formulando la richiesta
Data inserimento inserita dal sistema nel momento in cui è stata scelta la funzione di
Inserimento
Campi che devono essere riempiti dall’utente
(l’asterisco rosso segnala i campi la cui compilazione è obbligatoria per poter completare la
procedura di rilascio della carta di identità)
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Dati anagrafici
Figura IV-3: Sezione Dati Anagrafici
Sede Indicare l’Ufficio presso il quale il richiedente presta servizio.
Cognome e nome Indicare nome e cognome esattamente come riportati sul passaporto:
un’eventuale difformità tra le generalità riportate sulla carta e quelle
riportate sul passaporto impedisce il rilascio della carta di identità. Per
esigenze informatiche, tuttavia, alcune lettere che contengono segni
diacritici (ad es. ä, å, ñ, ş, ecc) devono essere trasformate nella lettera
corrispondente priva di segno diacritico (ad es., ä = a, ü = u); per
maggior chiarezza, si prega di prendere visione della Tabella A alla
fine del presente manuale, nella quale si riportano le esatte
corrispondenze tra le lettere.
Luogo di nascita Indicare la città di nascita, in lingua italiana, seguita dallo Stato di
nascita in lingua italiana, come riportati sul passaporto.
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Cittadinanza principale Indicare la cittadinanza corrispondente al passaporto i cui dati
vengono inseriti nella sezione Passaporto o altro documento (v. sotto).
Cittadinanze 2 e 3 E’ necessario riempire il campo con nessuna se non si è in possesso
di altre nazionalità oltre a quella principale; nel caso di seconda o
terza cittadinanza, è necessario allegare copia del relativo passaporto
(tutto all’interno dello stesso file .pdf). Si sottolinea che è sempre
obbligatorio indicare se il richiedente sia anche cittadino italiano (v.
art. 8 della Convenzione di Vienna sulle relazioni diplomatiche).
Attuale domicilio in Italia Indicare l’indirizzo dell’abitazione in Italia del richiedente,
specificando città, via e codice di avviamento postale (Figura IV-4);
nel caso la città non sia tra quelle già elencate nella lista, selezionare
nel campo Città il valore altro (Figura IV-5) all’inizio della stessa
lista e proseguire con l’inserimento dei dati. Il riempimento del
campo è obbligatorio per il personale a contratto, qualora tale
categoria di personale sia ammessa tra le qualifiche selezionabili dalla
Sede richiedente. Poiché queste informazioni vengono utilizzate ai
fini della concessione delle esenzioni fiscali eventualmente spettanti,
si raccomanda il completamento della voce anche qualora facoltativo.
Figura IV-4: Domicilio
Figura IV-5: Domicilio con città Altro
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Passaporto o altro documento
Figura IV-6: Sezione Passaporto o altro documento
Documento Indicare quale documento il richiedente presenta; i dati di tale
documento saranno riportati sulla carta di identità rilasciata dal
Cerimoniale Diplomatico. Il passaporto di cui si inseriscono i dati
deve corrispondere alla nazionalità indicata nel campo Cittadinanza
principale. La voce Carta Identità è riservata ai cittadini italiani. Si
ricorda che il documento, dal momento dell’invio della richiesta, deve
essere valido almeno per i successivi 6 mesi; scadenze inferiori
impediscono l’inoltro della richiesta e quindi il rilascio della carta.
Tutti i dati da inserire concernenti il documento devono corrispondere
a quelli riportati sul documento stesso.
In possesso del visto In questo campo, i richiedenti di Paesi senza obbligo di visto devono
selezionare No, mentre i richiedenti di Paesi con obbligo di visto
devono selezionare Sì ed essere già in possesso (al momento della
compilazione della richiesta) dell’idoneo visto di ingresso rilasciato
dall’Ambasciata italiana competente. Il personale assunto localmente
deve selezionare No, e indicare nel campo Permesso di soggiorno la
voce Sì.
Permesso di soggiorno Campo riservato al personale assunto localmente: indicare se si è in
possesso del permesso oppure no; in quest’ultimo caso, specificarne
le ragioni nel campo Note.
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Altro
Figura IV-7: Sezione Altro caso con cittadinanza principale diversa da italiana
Data arrivo in Italia (questo campo non è presente nel caso in cui la cittadinanza
principale indicata dal richiedente sia quella italiana) Indicare il
giorno in cui il richiedente è arrivato in Italia ad ogni titolo; se il
richiedente si trovava in territorio italiano già prima di essere assunto
per prestare servizio presso la Sede, indicare la data di ingresso in
Italia e nel campo Note specificare in quale modo aveva regolarizzato
la sua presenza (ad es. “in possesso di permesso di soggiorno per
lavoro subordinato rilasciato nel 2001”).
Inizio funzioni Indicare il giorno in cui il richiedente ha ufficialmente iniziato a
svolgere le proprie funzioni presso la Sede.
Data prevista cessazione (solo per le Organizzazioni internazionali) Indicare la scadenza del
contratto del richiedente; se si tratta di un contratto che sarà
sicuramente rinnovato o a tempo indeterminato, selezionare la voce
corrispondente.
Qualifica Indicare la qualifica ricoperta dal richiedente; tale qualifica verrà
stampata sulla carta di identità. La qualifica può essere scelta solo tra
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quelle elencate nel menu; eventuali precisazioni o aggiunte potranno
essere segnalate nel campo Descrizione Mansioni affinché siano
riportate al momento della periodica compilazione della Lista
Diplomatica da parte del Cerimoniale Diplomatico.
Descrizione Mansioni Indicare brevemente le mansioni che verranno svolte, se queste non
risultano evidenti dalla qualifica scelta (ad esempio non è necessario
specificare per “Primo Segretario Affari Consolari” o “Direttore
esecutivo”, ma lo è per “Impiegato locale” o “Impiegato tecnico-
amministrativo” o “Addetto” o “Funzionario”). In questo campo
vanno inserite qualifiche particolari come “Autista”, “Segretaria”,
“Addetto alla sicurezza”, “Tecnico di laboratorio” e simili. La
compilazione di questo campo è obbligatoria per i richiedenti che
prestino servizio presso un’Organizzazione internazionale (ad es.
specificare le mansioni svolte da “Funzionario” o da “Impiegato”).
Posizione in lista Solo per il personale in servizio presso Ambasciate e Consolati e per
le qualifiche che compaiono nella Lista Diplomatica, indicare con un
numero la posizione gerarchica che il richiedente andrà ad occupare
in lista (es. “1” per l’Ambasciatore, “2” per il funzionario
immediatamente successivo nella scala gerarchica, e così via). Se il
sistema informatico rileva che la posizione specificata è già occupata,
il programma sposterà automaticamente tutti i nominativi di una
posizione. Questo campo non è obbligatorio per le Organizzazioni
internazionali; tuttavia, può esserne utile la compilazione solo per gli
alti dirigenti dell’Organizzazione.
Precedente Impiego Inserire una brevissima descrizione del precedente impiego del
richiedente
Avvicendamento
Per le Organizzazioni internazionali la sezione Avvicendamento non è obbligatoria, mentre lo è per
le Rappresentanze diplomatiche e consolari.
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Figura IV-8: Sezione Avvicendamento
Posto nuova istituzione Indicare Sì se il richiedente ricoprirà un posto di nuova istituzione,
No se andrà a sostituire uno specifico funzionario. Se si seleziona No
si devono compilare i successivi tre campi della sezione
Avvicendamento. Si ricorda che l’istituzione di un nuovo posto è
possibile solo dopo aver chiesto e ottenuto il benestare del Ministero
degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale italiano.
Cognome/nome sostituito Indicare il nome del funzionario che ha cessato e viene sostituito.
Carta di identità num. Indicare il numero della carta di identità del funzionario che ha
cessato (è il numero a destra sulla carta, ad es: 1234/56789)
Carta restituita Indicare (Sì/No) se è già stata restituita al Cerimoniale Diplomatico di
questo Ministero la carta di identità del funzionario che ha cessato; in
caso negativo, specificare le ragioni nel campo Note. Indicare Sì se la
carta viene inviata al Cerimoniale Diplomatico contestualmente alla
richiesta di nuova carta; si raccomanda di menzionare la restituzione
della carta all’interno della Nota Verbale di richiesta e di allegare a
quest’ultima (in formato cartaceo) la carta scaduta.
Note
Figura IV-9: Sezione Note
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Note Campo facoltativo per osservazioni e spiegazioni del richiedente.
Per i membri della Missione per cui è richiesto (ad es. impiegati
locali) è obbligatorio indicare in questo campo i dati relativi
all’iscrizione alle assicurazioni obbligatorie dell’Istituto Nazionale di
Previdenza Sociale (INPS) e dell’Istituto Nazionale per
l’Assicurazione contro gli Infortuni sul Lavoro (INAIL) (v. Nota
Verbale n. 58927 del 06/02/2004 e sue successive modifiche e
integrazioni).
File allegati
File fototessera Allegare una fototessera a colori del richiedente in formato .jpeg; il
file deve avere come dimensioni massime 29 mm o 231 pixel
(larghezza) x 32 mm o 255 pixel (altezza) e un peso massimo di 100
Kb. Lo sfondo della foto deve essere tassativamente bianco, il viso
del richiedente ben visibile e in primo piano e la foto recente e di
buona qualità. Il file .jpeg allegato non deve presentare bordi bianchi,
poiché deve contenere solo il viso del richiedente (deve cioè essere
“ritagliato” intorno al viso). E’ indispensabile che l’immagine
risponda ai requisiti indicati dalla Polizia di Stato con l’allegato I alla
fine del presente manuale. Non saranno accettate foto non conformi a
tali requisiti.
File passaporto Allegare una scansione ben leggibile in formato .pdf e in scala di grigi
del documento i cui estremi sono stati già indicati nella precedente
sezione Passaporto o altro documento; il file deve avere un peso
massimo di 1 Mb e la risoluzione minore possibile che permetta
comunque una buona definizione dell’immagine e della foto
contenuta nel passaporto. La scansione deve contenere:
- copertina del passaporto (se necessaria per identificare il
passaporto come diplomatico o di servizio);
- generalità del richiedente;
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- visto di ingresso, qualora il richiedente ne abbia necessità per
entrare in Italia;
- data di scadenza del passaporto.
File Nota Verbale Allegare una scansione ben leggibile in formato .pdf e in scala di grigi
o in bianco e nero della Nota Verbale firmata, timbrata e protocollata
con cui si richiede la carta di identità per la persona in questione; il
file deve avere un peso massimo di 500 Kb. E’ comunque necessario,
una volta inoltrata la richiesta di carta di identità tramite il programma
informatico, inviare all’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico della
Repubblica la copia originale della Nota Verbale con cui si richiede
la carta di identità (e che deve corrispondere alla Nota Verbale
contenuta nel file allegato alla richiesta); in caso contrario, non sarà
possibile consegnare la carta emessa. Qualora si tratti di una richiesta
di rinnovo o di rilascio di prima carta per avvicendamento di
funzionari, nel testo della Nota Verbale di richiesta, a cui dovranno
essere allegate le carte da restituire, è necessario specificare quali
sono le carte allegate. In caso di richieste allegate per familiari, è
necessaria un’unica Nota Verbale da allegare al formulario, nella
quale siano indicati i dati di tutti i componenti del nucleo familiare
per cui si richiedono le carte. E’ possibile utilizzare un’unica Nota
Verbale, da allegare a ciascuno dei diversi formulari, per richiedere
contemporaneamente le carte a favore di più persone (ad es. più
funzionari della stessa Sede).
IV.1.2. Allegare i file
Per allegare i file è necessario cliccare su Seleziona (Figura IV-10) e successivamente su Sfoglia
(Figura IV-11).
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Figura IV-10: Primo passo per l'inserimento dell'allegato
Figura IV-11: Secondo passo per l'inserimento dell'allegato
Una volta selezionato il file desiderato, è essenziale cliccare su Allega (Figura IV-12) per
permetterne il caricamento sul sito.
Figura IV-12: Terzo passo per l'inserimento dell'allegato
Figura IV-13: File allegato correttamente
Prima dell’invio della richiesta è possibile modificare (Figura IV-13) l’allegato o eliminarlo.
Attestazione autenticità dei documenti
Con l’invio della richiesta si attesta che tutti i dati riportati nel formulario corrispondono al
vero e che i documenti allegati sono autentici Barrare la casella
Figura IV-14: Checkbox di attestazione autenticità dei documenti
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Salvataggio dei dati
Una volta completato il formulario, cliccare su Salva dati immediatamente dopo la sezione Files
Allegati.
Figura IV-15: Pulsante salva
N.B.
La richiesta sarà salvata ma non inviata al Cerimoniale Diplomatico della Repubblica finché non
sarà l’utente Responsabile a farlo.
Figura IV-16: Pulsante salva con disponibilità di invio richiesta per utente responsabile
Richiesta per personale a contratto
Nel caso di richiesta di carta a favore del personale a contratto elencato nella Nota Verbale n. 58927
del 06/02/2004, è obbligatorio, al momento della spedizione della Nota Verbale relativa al
personale in questione o della sua consegna manuale, consegnare all’Ufficio II del Cerimoniale
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Diplomatico copia dei documenti prescritti nella sopra citata Nota Verbale n. 58927 (e sue
successive modifiche e integrazioni).
IV.1.3. Richiesta (primo rilascio) per familiare convivente
La carta di identità (primo rilascio) per un familiare convivente può essere richiesta in due modi:
1. come richiesta allegata al momento dell’inserimento della richiesta di carta per il membro
della missione, cliccando in basso a sinistra su Allega richiesta per familiari prima di
inviare la richiesta relativa al capofamiglia; in tale caso, il pulsante Allega Richiesta per
Familiari compare solo dopo che la richiesta del membro della Missione è stata salvata.
Figura IV-17: Pulsante allega richiesta per Familiari
2. come richiesta indipendente tramite la voce Richiesta per familiare convivente.
Figura IV-18: Richiesta per familiare convivente
N.B.
La richiesta per familiare convivente potrà essere inoltrata soltanto se il familiare di riferimento è
già dotato di una carta d’identità attiva.
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Si ricorda che per “familiare convivente” si intendono di regola il coniuge e i figli.
Per ottenere la carta di identità, il coniuge e i figli devono effettivamente vivere in Italia insieme al
titolare principale della carta; la richiesta di carta per i suddetti familiari deve essere contenuta in
una Nota Verbale.
I figli hanno diritto alla carta di identità, con le seguenti precisazioni:
- l’età massima per l’ottenimento della carta è determinato in base al principio di reciprocità;
- è necessario indicare nella Nota Verbale o in una dichiarazione allegata lo status dei figli
nati da una precedente unione del coniuge del titolare principale della carta e conviventi nel
nuovo nucleo familiare;
- è necessario indicare nella Nota Verbale o in una dichiarazione allegata lo status dei figli
adottivi e conviventi nel nuovo nucleo familiare.
Per una richiesta di carta di identità a favore di un familiare valgono, per quanto applicabili, le
stesse indicazioni fornite per i membri della Missione, con tre aggiunte:
Tipo Richiesta Indicare se il richiedente è coniuge o figlio del titolare principale di
carta di identità
N. Carta funzionario
di riferimento
Indicare il numero di carta di identità del capofamiglia (è il numero a
destra sulla carta, ad es.: 1234/56789) e cliccare su Controlla
Figura IV-19: Controllo cartellino funzionario di riferimento
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Si attesta che il coniuge, figlio o familiare al seguito non svolge alcuna attività lavorativa ed è
a carico del titolare
Barrare la casella. Si ricorda che lo svolgimento di attività lavorativa
in Italia da parte di familiari conviventi (e come tali notificati) con un
membro della Rappresentanza o dell’Organizzazione non è permesso,
salvo qualora sia stato stipulato un apposito accordo bilaterale in
materia.
Figura IV-20: Sezione altro della richiesta per familiare
Connessione con la richiesta del capofamiglia
La situazione dei familiari è legata inscindibilmente alle vicende del capofamiglia, per cui le
richieste relative ai familiari dipendono necessariamente dal buon esito della pratica del
capofamiglia. Per tale ragione, se la richiesta per il familiare viene presentata successivamente a
quella per il capofamiglia, è necessario che quest’ultimo abbia già ricevuto la carta di identità per
poter rilasciare la carta al suo familiare (v. IV.1.3).
Nel caso di più richieste connesse tra loro e inserite contestualmente, ad esempio per un
capofamiglia con coniuge e figlio, può accadere che solo una delle richieste presenti qualche
irregolarità, mentre le altre sono corrette. In tal caso, le inesattezze in una richiesta bloccano anche
le richieste ad essa collegate.
Si possono perciò verificare, ad esempio, le seguenti situazioni:
- richiesta del capofamiglia irregolare, coniuge e figlio regolari: non potrà essere rilasciata la carta
né al capofamiglia, né ai familiari;
- richiesta del capofamiglia regolare, coniuge regolare, figlio irregolare.
27 27
L’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico segnalerà alla Sede, sotto forma di una richiesta di
modifiche, la situazione anomala; la Sede potrà allora operare in due modi alternativi tra loro (v.
X.4):
annullare tutte le richieste e ripresentarle definitivamente corrette;
annullare solo la richiesta relativa al figlio (per eventualmente ripresentarla in futuro) e far
proseguire l’iter di quelle concernenti capofamiglia e coniuge.
IV.1.4. Richiesta (primo rilascio) per personale al seguito
La carta di identità (primo rilascio) per personale al seguito può essere richiesta solo come richiesta
indipendente tramite la relativa voce. Per le altre tipologie di personale a contratto in servizio presso
una Rappresentanza o un’Organizzazione (qualora tali figure professionali siano ammesse tra le
qualifiche selezionabili) si deve richiedere la carta come “membro della Missione”.
Figura IV-21: Richiesta per personale al seguito
Per “personale al seguito” si intende il domestico privato di un membro della Missione, assunto
all’estero direttamente da quest’ultimo e giunto in Italia al seguito del suddetto membro come suo
collaboratore personale.
Per una richiesta di carta di identità a favore di questa categoria valgono, per quanto applicabili, le
stesse indicazioni fornite per i membri della Missione, con due aggiunte:
Tipo Richiesta Indicare se il richiedente è persona al seguito del membro della
Missione datore di lavoro
28 28
N. Carta funzionario
di riferimento
Indicare il numero di carta di identità del membro della Missione
datore di lavoro (è il numero a destra sulla carta, ad es.: 1234/56789)
e cliccare su Controlla
Figura IV-23: Controllo carta funzionario di riferimento
Note In questo campo è obbligatorio indicare (nei casi in cui sia previsto) i
dati relativi all’iscrizione alle assicurazioni obbligatorie dell’Istituto
Nazionale di Previdenza Sociale (INPS) e dell’Istituto Nazionale per
l’Assicurazione contro gli Infortuni sul Lavoro (INAIL) (v. Nota
Verbale n. 58927 del 06/02/2004 e sue successive modifiche e
integrazioni).
Figura IV-24: Campo Note
La situazione del personale al seguito è legata inscindibilmente alle vicende del datore di lavoro, per
cui le richieste relative a questa categoria in oggetto dipendono necessariamente dal buon esito della
pratica del datore di lavoro. Per tale ragione, dovendo la richiesta per il personale al seguito essere
29 29
presentata successivamente a quella per il datore di lavoro, è necessario che quest’ultimo abbia già
ricevuto la carta di identità per poter rilasciare la carta al suo domestico.
Le richieste di carta di identità per i familiari di una persona al seguito (non di un collaboratore
domestico locale, il quale non ha diritto alla carta per i propri familiari) seguono la normale
procedura prevista per i familiari di un membro della Missione, con gli opportuni adattamenti (v.
IV.1.3).
Nel caso di richiesta di carta a favore del personale a contratto elencato nella Nota Verbale n. 58927
del 06/02/2004, è obbligatorio, al momento della spedizione o della consegna manuale della Nota
Verbale relativa al personale in questione all’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico, allegare copia
dei documenti prescritti nella sopra citata Nota Verbale n. 58927 (e sue successive modifiche e
integrazioni).
IV.2. Richiesta di Rinnovo della carta
Tramite questa funzione è possibile richiedere il rinnovo della carta già posseduta e giunta (o
prossima a giungere) al termine della sua validità, sia per un membro della Missione che per un
familiare che per il personale domestico.
Si ricorda che la richiesta di rinnovo della carta deve pervenire nei 30 giorni precedenti alla data di
scadenza della carta da rinnovare. Trascorsi 30 giorni dalla scadenza della carta, non sarà più
possibile procedere al rinnovo diretto della stessa, né richiedere esenzioni per il suo titolare.
Si ricorda altresì che non sarà consegnata la carta di identità rinnovata se non sarà contestualmente
restituita la carta scaduta; qualora si tratti di avvicendamento, non sarà consegnata la carta al nuovo
richiedente se non sarà contestualmente restituita quella della persona che ha cessato dalle funzioni.
In ogni caso, la riconsegna delle carte scadute dovrà aver luogo al più tardi al momento del ritiro
della nuova carta di identità presso l’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico. A questo proposito,
leggere attentamente il Capitolo XII - sulle modalità di consegna delle carte.
N.B.
Questa funzione deve essere utilizzata solo per il rinnovo di una carta scaduta e non deve essere
confusa con la richiesta di carta per cambio qualifica, smarrimento e furto (v. capitoli successivi).
30 30
N. Carta titolare Inserire il numero di carta di identità di colui che richiede il rinnovo del
documento (è il numero a destra sulla carta, ad es.: 1234/56789) e cliccare su
Carica dati
Figura IV-26: Controllo carta per Rinnovo
Procedere con il riempimento dei campi del formulario; le voci relative a dati non soggetti a
modifica risulteranno oscurate.
Note Qualora la persona avente diritto al rinnovo sia prossima alla cessazione dal
proprio incarico, in questo campo è obbligatorio indicare la presumibile data
di cessazione
Una volta completato il formulario, cliccare su Salva dati.
Questa procedura deve essere utilizzata anche per il rinnovo delle carte dei familiari conviventi e
del personale al seguito.
N.B.
La richiesta sarà salvata ma non inviata al Cerimoniale Diplomatico della Repubblica finché non
sarà l’utente Responsabile a farlo.
31 31
IV.3. Richiesta carta per smarrimento o furto
Tramite questa funzione è possibile richiedere, a seguito di smarrimento o furto, una nuova carta di
identità identica a quella perduta o rubata, ossia un duplicato.
Nell’inserire la richiesta deve essere allegata la denuncia di furto o smarrimento alla scansione della
Nota Verbale (all’interno dello stesso file); devono, inoltre, essere nuovamente allegate una foto del
richiedente e la scansione del passaporto come nel caso di primo rilascio.
La denuncia in originale deve poi obbligatoriamente essere inviata o consegnata a mano insieme
alla Nota Verbale per il ritiro del duplicato.
N.B.
Questa funzione deve essere utilizzata solo per la richiesta di duplicato a seguito di smarrimento o
furto e non deve essere confusa con la richiesta di rinnovo della carta (v. IV.2).
N. Carta titolare Inserire il numero di carta di identità di colui che richiede il duplicato (è il
numero a destra sulla carta, ad es.: 1234/56789) e cliccare su Carica dati
Figura IV-28: Controllo dati della carta per Smarrimento o Furto
32 32
Procedere con il riempimento dei campi del formulario, nel caso ve ne siano di incompleti; le voci
relative a dati non soggetti a modifica risulteranno oscurate. Allegare infine la fototessera e le
scansioni del passaporto e della Nota Verbale.
Una volta completato il formulario, cliccare su Salva dati.
La stessa procedura deve essere utilizzata anche per il rinnovo delle carte dei familiari conviventi,
del personale al seguito e dei collaboratori domestici locali.
N.B.
La richiesta sarà salvata ma non inviata al Cerimoniale Diplomatico della Repubblica finché non
sarà l’utente Responsabile a farlo.
IV.4. Richiesta carta per Cambio qualifica
Tramite questa funzione è possibile chiedere una nuova carta di identità per un membro della
Missione la cui qualifica sia mutata. (ad es. da Primo Segretario a Consigliere, da Impiegato a
Funzionario, da Impiegato tecnico-amministrativo ad Addetto).
N.B.
Questa funzione deve essere utilizzata solo per il cambio di qualifica e non deve essere confusa con
la richiesta di rinnovo della carta (v. IV.2).
N. Carta titolare Inserire il numero di carta di identità di colui che richiede il nuovo
documento (è il numero a destra sulla carta, ad es.: 1234/56789) e cliccare su
Carica dati
33 33
Figura IV-30: Controllo dati della carta per cambio qualifica
Procedere con il riempimento dei campi del formulario; le voci relative a dati non soggetti a
modifica risulteranno oscurate.
Note Qualora la persona avente diritto alla nuova carta per cambio qualifica sia
prossima alla cessazione dal proprio incarico, in questo campo è obbligatorio
indicare la presumibile data di cessazione
Una volta completato il formulario, cliccare su Salva dati.
N.B.
La richiesta sarà salvata ma non inviata al Cerimoniale Diplomatico della Repubblica finché non
sarà l’utente Responsabile a farlo.
IV.5. Richiesta carta per Cambio cognome
Tramite questa funzione è possibile chiedere una nuova carta di identità per un membro della
Missione che chieda la modifica del cognome che appare sulla carta di identità (ad esempio a
seguito di matrimonio o divorzio). Il nuovo cognome deve necessariamente corrispondere a quello
riportato sul passaporto che viene allegato in occasione dell’invio della richiesta.
34 34
N.B.
Questa funzione deve essere utilizzata solo quando il richiedente cambia il proprio cognome.
Questa tipologia di richiesta consente anche di inoltrare richieste per cambiare contestualmente il
cognome e la qualifica. Non è possibile utilizzare questa funzionalità per effettuare solo un cambio
qualifica. Qualora fosse necessario cambiare solo la qualifica utilizzare Richiesta Carta per
Cambio Qualifica (paragrafo IV.4).
N. Carta titolare Inserire il numero di carta di identità di colui che richiede il nuovo
documento (è il numero a destra sulla carta, ad es.: 1234/56789) e cliccare su
Carica dati.
Figura IV-32: Controllo dati della carta per cambio cognome
Subito dopo il caricamento dei dati tra tutti i campi modificabili sarà possibile aggiornare il
Cognome e la Qualifica. Se nel compilare la richiesta il cognome non viene modificato,
l’applicazione presenterà un messaggio d’errore che ne impedirà il salvataggio.
35 35
Figura IV-33: Messaggio d’errore relativo al mancato cambiamento del cognome
Una volta completato il formulario in tutte le sue parti, cliccare su Salva dati.
N.B.
La richiesta sarà salvata ma non inviata al Cerimoniale Diplomatico della Repubblica finché non
sarà l’utente Responsabile a farlo.
36 36
Capitolo V - Gestione delle richieste
Questa è la funzione con cui inviare ed eventualmente re-inviare le richieste di carte di identità
all’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico.
Figura V-1: Gestione richieste
Le operazioni di invio sono ammesse solo nel caso in cui il collegamento sia effettuato dall’utente
Responsabile.
Tramite questa funzione è anche possibile per entrambi gli utenti correggere o eliminare le richieste
inserite ma non ancora inviate, oppure semplicemente controllare le richieste inserite, sia
sinteticamente attraverso una lista, sia in forma completa scheda per scheda.
Dopo aver selezionato il link Gestione richieste compare una pagina dove viene presentato l’elenco
delle richieste suddiviso in base al loro status.
37 37
Figura V-2: Pagina Gestione Richieste
Dal link Richieste da Modificare comparirà l’elenco di tutte le richieste per le quali il Ministero ha
chiesto una rettifica.
Dal link Richieste da Inviare si accede all’elenco di tutte le richieste che sono state o salvate o
modificate a seguito di una richiesta modifiche.
Dal link Richieste Inviate si accede all’elenco delle richieste che sono state inviate al Ministero.
Dal link Richieste Concluse si accede all’elenco delle richieste evase dal Ministero (sia quelle
approvate che quelle respinte).
V.1. Lista delle richieste
La schermata riporta l’elenco delle richieste che si ottiene cliccando su Richieste da Modificare.
Figura V-3: Lista Richieste da Modificare
38 38
V.1.1. Descrizione dei campi della lista delle richieste
Numero Richiesta numero univoco attribuito dal programma al momento della
memorizzazione della richiesta inserita
Tipo tipo di richiesta (es. nuova, rinnovo, cambio qualifica)
Data Inserimento data attribuita dal programma al momento della memorizzazione
della richiesta.
Data Invio data attribuita dal programma al momento della trasmissione
della richiesta al Cerimoniale Diplomatico da parte dell’utente
Responsabile
Cognome cognome del richiedente. Nel caso di richieste per familiari al seguito,
collaboratore domestico locale e personale al seguito il cognome del
richiedente è seguito dal cognome del funzionario di riferimento tra
parentesi.
Stato Invio stato di trasmissione della richiesta
Stato Pratica lo stato di lavorazione della pratica di richiesta di carta di identità già
inviata all’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico
Note MAECI contiene le informazioni relative alla richiesta in oggetto, se inserite
dall’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico
V.1.2. Descrizione dei tasti
Effettua Ricerca seleziona ed elenca le richieste in base ai criteri inseriti nei campi di ricerca
Apri permette di visualizzare la scheda di richiesta, così come è stata salvata
Nota permette di visualizzare il contenuto della nota
Indietro riporta alla maschera precedente
39 39
V.1.3. Descrizione delle sigle
I (Inviata) Richiesta inviata all’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico
M (Modificata) Richiesta modificata a seguito delle indicazioni fornite dall’Ufficio II
del Cerimoniale Diplomatico tramite la Nota MAECI e non ancora
re-inviata
RI (Re-inviata) Richiesta modificata e re-inviata all’Ufficio II del Cerimoniale
Diplomatico
L (In lavorazione) Richiesta all’esame dell’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico
RM (Richiesta Modifiche) Richiesta che presenta irregolarità sanabili, in relazione alle quali sono
state richieste modifiche da parte dell’Ufficio II del Cerimoniale
Diplomatico con la Nota MAECI
R (Respinta) Richiesta respinta dall’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico per
irregolarità non sanabili
P (Pronta) Carta di identità pronta per essere ritirata presso l’Ufficio II del
Cerimoniale Diplomatico negli orari di ricevimento del pubblico. La
carta viene indicata come Pronta (P) solo quando l’Ufficio II riceve la
Nota Verbale cartacea corrispondente.
V.1.4. Ricercare una richiesta
Per effettuare una ricerca specifica, cliccare su Effettua ricerca. Comparirà una maschera di ricerca
con campi da riempire a seconda delle esigenze. Se i campi non vengono riempiti, la lista delle
richieste non compare; spuntando la casella Tutte sarà visualizzata la lista di tutte le richieste
inserite dall’inizio dell’anno. E’ possibile combinare tra loro i vari criteri di ricerca riempiendo i
relativi campi e ottenendo così liste più specifiche.
40 40
Figura V-4: Campi di impostazione ricerca
Per individuare una richiesta specifica:
inserire nel campo Numero Richiesta solo la parte numerica dell’identificativo della
richiesta (es. 45 e non XXX/AMQ/2007/45) e cliccare sul tasto Ricerca; nella lista
comparirà solo la richiesta con tale numero.
Per individuare le richieste inserite in un certo periodo:
inserire nei campi da - a della Data Richiesta le date dell’intervallo temporale (es. da
20/05/2007 a 25/05/2007) e cliccare sul tasto Ricerca; nella lista compariranno solo le
richieste inserite in quell’intervallo di data.
Per individuare le richieste inviate in un certo periodo:
inserire nei campi da - a della Data Invio le date dell’intervallo temporale (es. da
20/06/2007 a 25/06/2007) e cliccare sul tasto Ricerca; nella lista compariranno solo le
richieste inviate in quell’intervallo di data.
Per individuare le richieste associate a un determinato utente:
per ricercare la richiesta associata ad un richiedente è possibile utilizzare il campo Cognome
e cliccare sul tasto Ricerca
Per individuare le richieste in base allo stato d’invio all’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico:
Valorizzare il campo Stato Invio con una tra queste possibilità:
-Inviata (e cliccare Ricerca): comparirà la lista delle richieste inviate;
41 41
-Re-Inviata (e cliccare Ricerca): comparirà la lista delle richieste re-inviate all’Ufficio II
del Cerimoniale Diplomatico;
N.B.
Ogni richiesta, una volta inserita, può essere verificata, modificata o eliminata. Una volta trasmessa
all’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico non potrà più essere modificata o eliminata.
42 42
Capitolo VI - Verificare, Modificare, Eliminare, Trasmettere una
richiesta
Nella maschera Gestione Richieste cliccare su Apri (vedi Figura V-3) nella scheda che si vuol
verificare, e compare la seguente schermata al termine della schermata di visualizzazione.
Figura VI-1: Pulsanti di gestione
VI.1. Descrizione dei tasti
Salva dati salva la modifica in caso di correzioni
Elimina cancella definitivamente la richiesta
Indietro ritorna alla maschera precedente
Invio Richiesta trasmette telematicamente la richiesta all’Ufficio II
del Cerimoniale Diplomatico (solo per l’utente Responsabile)
VI.2. Verificare una richiesta
Verificare la correttezza dei dati inseriti
Premere il tasto Indietro per ritornare alla lista delle richieste
VI.3. Modificare una richiesta
Portare il cursore sul campo da correggere
Modificare il dato inserito
Premere il tasto Salva dati per memorizzare la modifica
Premere il tasto Indietro per ritornare alla lista
43 43
La modifica della scheda non è possibile dopo l’invio della richiesta all’Ufficio II del Cerimoniale
Diplomatico
N.B.
Premendo il tasto Indietro senza salvare, si ritorna alla lista senza aver modificato la scheda.
VI.4. Eliminare una richiesta
Premere il tasto Elimina e la scheda viene cancellata definitivamente.
L’eliminazione della scheda non è possibile dopo l’invio della richiesta all’Ufficio II del
Cerimoniale Diplomatico. E’ tuttavia possibile eliminare una richiesta quando questa è negli stati
RM (Richiesta Modifiche) o R (Respinta).
VI.5. Trasmettere una richiesta
Il tasto Invia Richiesta è abilitato solo per l’utente Responsabile, altrimenti risulta disabilitato.
Visualizzare le richieste (anche tramite il campo di ricerca Salvata) in cui il campo Stato Invio
risulti vuoto.
Premere il tasto Invia Richiesta per trasmettere la scheda all’Ufficio II del Cerimoniale
Diplomatico.
La trasmissione della richiesta può essere compiuta una sola volta.
N.B.
Qualora si verificasse la necessità di annullare una richiesta già trasmessa, è necessario innanzitutto
contattare l’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico e successivamente inviare una Nota Verbale,
indicando le ragioni dell’annullamento. Sarà compito dell’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico,
al ricevimento della comunicazione, provvedere ad annullare telematicamente la richiesta.
44 44
Capitolo VII - Richieste presentate dalle Missioni straniere presso le
Organizzazioni delle Nazioni Unite a Roma, dal World Food
Programme e dall’UNOPS
La seguente procedura si applica solo alle richieste presentate dalle Missioni straniere presso le
Organizzazioni delle Nazioni Unite a Roma, dal World Food Programme (WFP/PAM) e
dall’UNOPS; le altre Organizzazioni internazionali seguono la normale procedura prevista per tutte
le altre Sedi. La Nota Verbale cartacea, gli altri eventuali documenti cartacei e le carte di identità
scadute dovranno continuare ad essere inviati dalle Missioni straniere presso le Organizzazioni delle
Nazioni Unite a Roma alla FAO (e non al Cerimoniale Diplomatico della Repubblica); anche il
ritiro delle carte di identità emesse seguirà la consueta procedura per il tramite della FAO.
VII.1. Invio della richiesta alla FAO
Le richieste formulate dalle Missioni straniere presso le Organizzazioni delle Nazioni Unite a
Roma, dal World Food Programme (WFP/PAM) e dall’UNOPS devono essere compilate in base ai
normali criteri esposti nel presente manuale. Tuttavia, esse non giungeranno direttamente
all’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico, bensì transiteranno per il competente ufficio della FAO,
che, dopo averle vagliate, le trasmetterà definitivamente al Cerimoniale Diplomatico.
Per questa ragione, una volta inviata la richiesta comparirà, nella lista di riepilogo, la sigla IF
(Inviata FAO), che contraddistingue le richieste spedite ma non ancora esaminate dalla FAO.
Qualora quest’ultima riscontrasse nella richiesta irregolarità sanabili, provvederà a chiederne,
tramite il campo note all’uopo inserito, la modifica. Se le irregolarità riscontrate fossero non
sanabili la FAO tramite il suddetto campo inviterà la sede richiedente ad eliminare la richiesta Lo
stato pratica in entrambi i casi sarà RF (Richiesta modifiche FAO).
Se la richiesta viene valutata favorevolmente dalla FAO, quest’ultima procederà all’invio finale
all’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico; lo stato di invio in questo caso passa da IF (inviata
FAO) a I (Inviata).
Una volta presa in carico la richiesta dal Ministero Affari Esteri le eventuali correzioni delle
irregolarità sanabili saranno concordate direttamente tra il Cerimoniale Diplomatico e la Sede
inviante mediante l’apposito campo Note, senza bisogno che la FAO funga da tramite.
45 45
Qualunque richiesta di carta di identità da parte delle citate Sedi seguirà la procedura indicata.
N.B.
Né il World Food Programme, né le Missioni straniere presso le Organizzazioni delle Nazioni Unite
a Roma, né l’UNOPS hanno l’obbligo di allegare la Nota Verbale relativa al richiedente; essa,
infatti, sarà redatta e allegata al formulario direttamente dalla FAO.
VII.2. Ruolo e funzioni della FAO
Al momento dell’accesso all’applicazione, l’utente FAO visualizzerà la seguente schermata
Figura VII-1: Funzionalità a disposizione della FAO
in cui compare la voce Gestione Richieste Tramite FAO, cliccando sulla quale si accede all’elenco
delle richieste separate per tipologia di sede richiedente (Figura VII-2).
46 46
Figura VII-2: Gestione richieste tramite FAO
La prima delle due voci presenti nella pagina conduce alla lista delle richieste del PAM e
dell’UNOPS divise in base allo stato in cui esse si trovano, mentre la seconda consente di accedere
alle richieste provenienti dalle Rappresentanze presso la FAO.
Cliccando su Richieste da Inviare al MAECI compariranno le richieste inviate dalle Missioni
straniere presso le Organizzazioni delle Nazioni Unite a Roma, dal PAM e dall’UNOPS e non
ancora trasmesse al Cerimoniale Diplomatico.
Ogni richiesta con stato di invio IF (Inviata FAO) deve essere aperta (Apri), esaminata per
verificare l’eventuale presenza di irregolarità e, nel caso risulti corretta, deve essere trasmessa
all’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico cliccando sul tasto Invia richiesta al MAECI (l’invio è
sempre demandato all’utente Responsabile); in tal modo la richiesta sarà inviata ufficialmente al
Cerimoniale Diplomatico.
Figura VII-3: Pulsanti per la gestione delle richieste provenienti da PAM e dalle Rappresentanze straniere
presso le Organizzazioni delle Nazioni Unite a Roma
47 47
Qualora nella richiesta fossero riscontrate irregolarità sanabili, l’utente FAO deve richiedere la
modifica (Richiedi Modifiche) e nel campo note (Nota per sede richiedente) (Figura VII-4)
invitare la sede ad effettuare la correzione. Se le irregolarità sono non sanabili il campo suddetto
può essere utilizzato per invitare la sede ad eliminare la richiesta..
Figura VII-4: Casella di testo per comunicazioni alla sede richiedente
I pulsanti che consentono la gestione delle richieste sono collocati nella parte finale della pagina di
visualizzazione della pratica (Figura VII-3).
48 48
Capitolo VIII - Richieste per il tramite della Rappresentanza
Permanente d’Italia presso le Organizzazioni delle Nazioni Unite a
Roma
Questo capitolo riguarda solo FAO, IFAD, PAM/WFP, Bioversity International, UNOPS, le
Missioni straniere presso le Organizzazioni delle Nazioni Unite a Roma e la Rappresentanza
Permanente d’Italia presso le Organizzazioni delle Nazioni Unite a Roma.
La Rappresentanza Permanente d’Italia presso le Organizzazioni delle Nazioni Unite a Roma si
comporta, per le proprie richieste di carte di identità, come una qualsiasi Missione straniera presso
le Organizzazioni delle Nazioni Unite.
Poiché tuttavia riveste anche il ruolo di interlocutore istituzionale e diplomatico, nei confronti dello
Stato italiano, delle suddette Missioni straniere e delle suddette Organizzazioni, è in grado di
visualizzare tutte le richieste inviate all’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico da FAO, IFAD,
PAM/WFP, Bioversity International, UNOPS e da tutte le Missioni straniere presso le
Organizzazioni delle Nazioni Unite a Roma. In tal modo, non sarà necessario per le Missioni e per
le cinque Organizzazioni citate inoltrare alla Rappresentanza italiana la copia cartacea della
richiesta di carta di identità, poiché tale passaggio viene svolto in maniera telematica.
Per accedere a questa funzione, la Rappresentanza italiana dovrà cliccare su Richieste tramite
Rappresentanza Permanente d’Italia nel proprio Menu Carte di identità.
49 49
Figura VIII-1: Link per visualizzazione altre richieste
Dopo aver selezionato la voce evidenziata nella precedente figura, apparirà una schermata che
mostrerà tutte le richieste provenienti da FAO, IFAD, PAM, Bioversity international, UNOPS e da
tutte le Missioni straniere presso le Organizzazioni delle Nazioni Unite a Roma indipendentemente
dal loro stato invio. Le richieste potranno essere visualizzate cliccando su Apri.
Figura VIII-2: Lista richieste visualizzabili dalla Rappresentanza italiana
L’utenza della Rappresentanza Permanente d’Italia presso la FAO dispone anche di un’altra
funzionalità, raggiungibile con il link Consultazione Schede Personali, che si trova in fondo alla
schermata (Figura VIII-1). Cliccando su tale link si apre un pannello che consente di cercare le
50 50
schede del personale in servizio o presso una delle Organizzazioni Internazionali con sede a Roma
(FAO, IFAD, PAM/WFP, Bioversity International, UNOPS, IDLO), oppure in una Rappresentanza
(inclusa quella italiana) presso una di queste Organizzazioni.
Figura VIII-3: Consultazione Schede Personali
Valorizzando opportunamente i criteri di ricerca, e cliccando su Ricerca, si ottiene una lista di nomi
con le informazioni sulla sede, sul tipo di legame che lo unisce al membro della Missione o
dell’Organizzazione, il grado, il numero di carta, lo stato della carta e la relativa data di scadenza.
Figura VIII-4: Lista delle Schede personali
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Cliccando sul link Apri relativo ad un qualsiasi elemento della lista, è possibile consultare in
dettaglio la scheda che si riferisce a quell’elemento.
52 52
Capitolo IX - Richieste presentate dalle Ambasciate straniere presso la
Santa Sede
La seguente procedura si applica solo alle richieste presentate dalle Ambasciate straniere presso la
Santa Sede. La Nota Verbale cartacea, gli altri eventuali documenti cartacei e le carte di identità
scadute dovranno continuare ad essere inviati dalle Ambasciate straniere all’Ambasciata italiana
presso la Santa Sede (e non al Cerimoniale Diplomatico della Repubblica); anche il ritiro delle carte
di identità emesse seguirà la consueta procedura per il tramite dell’Ambasciata italiana presso la
Santa Sede.
IX.1. Invio della richiesta all’Ambasciata d’Italia presso la Santa Sede
Le richieste formulate dalle Ambasciate straniere presso la Santa Sede devono essere compilate in
base ai normali criteri esposti nel presente manuale. Tuttavia, esse non giungeranno direttamente
all’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico, bensì transiteranno per l’Ambasciata d’Italia presso la
Santa Sede, che, dopo averle vagliate, le trasmetterà definitivamente al Cerimoniale Diplomatico.
Per questa ragione, una volta inviata la richiesta comparirà, nella lista di riepilogo, la sigla IS
(Inviata Santa Sede), che contraddistingue le richieste spedite ma non ancora esaminate dalla
dall’Ambasciata d’Italia presso la Santa Sede. Qualora quest’ultima riscontrasse nella richiesta
irregolarità sanabili, provvederà ad invitare la sede richiedente, tramite il pulsante Richiedi
Modifiche, ad effettuare le correzioni segnalate nel campo note. Per le irregolarità non sanabili si
inviterà la Sede, sempre attraverso il suddetto campo, ad eliminare la richiesta. In entrambi i casi lo
stato pratica sarà RS (Richiesta modifiche Santa Sede).
Se la richiesta viene valutata favorevolmente dall’Ambasciata d’Italia presso la Santa Sede,
quest’ultima procederà all’invio finale all’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico; lo stato di invio
in questo caso passa da IS (inviata Santa Sede) a I (Inviata).
In caso di irregolarità sanabili che riguardino richieste già prese in carico dal Cerimoniale
Diplomatico, le modifiche saranno evidenziate e concordate direttamente tra il Cerimoniale
Diplomatico stesso e la Sede inviante mediante l’apposito campo Note, senza bisogno che
l’Ambasciata d’Italia presso la Santa Sede funga da tramite.
Qualunque richiesta di carta di identità da parte delle citate Sedi seguirà la procedura indicata.
53 53
IX.2. Ruolo e funzioni dell’Ambasciata d’Italia presso la Santa Sede
Al momento dell’accesso all’applicazione, l’utente responsabile dell’Ambasciata d’Italia presso la
Santa Sede visualizzerà la seguente schermata.
Figura IX-1: Funzionalità a disposizione del Responsabile dell’Ambasciata d’Italia presso la Santa Sede
in cui compare la voce Richieste Tramite Ambasciata d’Italia c/o SS, cliccando sulla quale si accede
all’elenco dei possibili stati in cui le richieste possono trovarsi.
Figura IX-2: Elenco stati in cui possono trovarsi le richieste provenienti dalle Ambasciate presso la Santa Sede
54 54
Cliccando sulla voce Richieste da Inviare al MAECI si accede alla pagina delle richieste inviate
dalle Ambasciate straniere presso le Santa Sede e non ancora trasmesse al Cerimoniale
Diplomatico.
Ogni richiesta con stato di invio IS (Inviata SS) deve essere aperta (Apri) ed esaminata per
verificare l’eventuale presenza di irregolarità.
Figura IX-3: Elenco delle richieste provenienti dalle Ambasciate presso la Santa Sede
Nel caso la richiesta risultasse corretta è necessario selezionare la casella Controllata e trasmetterla
all’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico cliccando sul tasto Invia richiesta al MAECI (l’invio è
sempre demandato all’utente Responsabile) (Figura IX-4); in tal modo la richiesta sarà inviata
ufficialmente al Cerimoniale Diplomatico.
Qualora nella richiesta fossero riscontrate irregolarità sanabili, l’operatore dell’Ambasciata d’Italia
presso la Santa Sede deve richiedere la modifica (Richiedi Modifiche) e nel campo note (Nota per
sede richiedente) (Figura VII-4) invitare la Sede ad effettuare la correzione.
Qualora nella richiesta fossero riscontrate irregolarità non sanabili, l’utente responsabile potrà
richiedere alla sede inviante tramite il pulsante Richiedi Modifiche l’eliminazione della stessa.
I pulsanti che consentono la gestione delle richieste sono collocati nella parte finale della pagina di
visualizzazione della pratica.
Le richieste devono essere inoltrate al Cerimoniale Diplomatico dall’Ambasciata d’Italia presso la
Santa Sede solo dopo che l’Ambasciata stessa abbia acquisito la conferma dell’accreditamento del
funzionario da parte della Segreteria di Stato vaticana.
Una volta che la richiesta è stata inviata, l’utente responsabile dell’Ambasciata d’Italia presso la
Santa Sede e gli utenti dell’Ambasciata richiedente non potranno più modificarla.
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Figura IX-4: Pulsanti per la gestione delle richieste provenienti dalle Ambasciate straniere presso la Santa Sede
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Capitolo X - Richieste di modifiche da parte del Cerimoniale
Diplomatico
Poiché la richiesta, una volta inviata, diviene non modificabile, è stato previsto che, in presenza di
difetti sanabili rilevati dall’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico (es. piccole correzioni o
integrazioni), lo stesso Ufficio la possa restituire on-line alla Sede richiedente con una nota,
piuttosto che respingerla.
X.1. Modificare una richiesta dietro indicazioni del Cerimoniale Diplomatico
Nella lista della maschera Gestione Richieste cliccare su Nota per la richiesta che presenta la sigla
RM nello Stato Pratica e compare la seguente maschera:
Figura X-1: Richiesta con stato pratica RM
Modificare i dati inseriti secondo le indicazioni fornite dall’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico
con la Nota MAECI.
Figura X-2: Popup di notifica di errore sanabile
Premere il tasto Salva dati per memorizzare la modifica.
Premere il tasto Indietro per ritornare alla lista delle richieste.
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X.2. Ritrasmettere una richiesta
Poiché il salvataggio delle modifiche trasforma la richiesta da inviata a appena inserita, di
conseguenza vengono annullati i precedenti Stato Invio, Data Invio e Stato Pratica.
E’ necessario quindi trasmettere nuovamente la richiesta modificata.
Solo l’utente Responsabile può ritrasmettere la richiesta modificata dall’operatore, premendo il
tasto Re-Invia Richiesta.
Figura X-3: Richiesta Re-Inviata
X.3. Eliminare una richiesta
Poiché il salvataggio delle modifiche ha trasformato la richiesta in una appena inserita, è possibile
eliminarla come se non fosse mai stata precedentemente trasmessa.
Premere il tasto Elimina per cancellare definitivamente la richiesta.
L’eliminazione della richiesta non è più consentita dopo il suo re-invio all’Ufficio II del
Cerimoniale Diplomatico.
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X.4. Modifiche di richieste connesse tra loro (familiari e personale domestico)
Quando due o più richieste sono connesse tra loro (v. IV.1.3.1 e IV.1.4), le irregolarità presenti in
una di esse impediscono il rilascio anche di tutte le carte di identità collegate (ad es. familiari a
carico e personale domestico). Per tale ragione, qualora l’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico
indichi con una Nota MAECI la necessità di una modifica per una richiesta, la Sede potrà
modificare tale richiesta nel senso suggerito o eliminare la richiesta irregolare (per poi
eventualmente ripresentarla in seguito corretta), così da far procedere l’iter delle altre richieste
collegate. Ciò ovviamente non vale se la richiesta irregolare è quella del capofamiglia o del datore
di lavoro, poiché in questo caso la situazione irregolare del capofamiglia o del datore di lavoro
impedisce il rilascio di qualsiasi carta collegata.
Se ad esempio vengono presentate una richiesta per un membro della Missione e una (con
irregolarità) per il suo coniuge, dopo aver ricevuto le indicazioni di modifiche da parte del
Cerimoniale Diplomatico la Sede potrà agire in due modi alternativi:
- aprire la richiesta del capofamiglia, poi aprire la richiesta del coniuge e cliccare su Elimina,
poi cliccare su Salva dati nella richiesta del capofamiglia e infine ritrasmettere la richiesta
del capofamiglia all’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico; la richiesta per il coniuge potrà
essere ripresentata in seguito (corretta) quale richiesta autonoma (cioè non allegata), ma nel
frattempo la pratica del capofamiglia potrà andare avanti senza ritardo;
oppure
- modificare la richiesta del coniuge, cliccare su Salva dati, poi cliccare su Salva dati nella
richiesta del capofamiglia e infine ritrasmettere il tutto all’Ufficio II del Cerimoniale
Diplomatico.
Queste indicazioni valgono anche per le richieste di carta per personale al seguito (allegate alla
richiesta del datore di lavoro) e per le richieste per i familiari di tale categoria allegate a quelle del
capofamiglia.
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Capitolo XI - Carte di identità in scadenza
Nella pagina Carte di identità in scadenza l’utente ha la possibilità di visualizzare la lista dei titolari
delle carte di identità che scadranno nei 30 giorni successivi al momento dell’apertura della pagina.
La pagina delle carte in scadenza è raggiungibile sia attraverso il riferimento inserito nella home
page che riporta il numero delle carte in scadenza, sia attraverso il link Visualizza carte in
scadenza presente nel Menù Carte di identità.
Figura XI-1: Visualizza carte in scadenza
I dati presenti in lista sono:
Sede di appartenenza del titolare della Carta di identità
Cognome e Nome del titolare della Carta di identità
Numero della Carta di identità
Data di scadenza
Giorni che mancano alla scadenza
L’ultima colonna della lista riporta per ogni riga il pulsante Rinnova, attraverso il quale l’utente ha
la possibilità di accedere alla pagina di rinnovo carta con i campi precompilati relativi al numero di
carta selezionato.
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Figura XI-2: Lista carte in scadenza
La lista è ordinabile secondo qualsiasi colonna, cliccando sull’intestazione di una colonna la lista
sarà ordinata secondo il criterio corrispondente.
Infine è possibile stampare la lista delle carte in scadenza attraverso l’apposito pulsante Stampa
Lista, visibile in figura XI-1, che produrrà un file pdf contenente le medesime informazioni
visualizzate nella pagina.
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Capitolo XII - Ritiro delle carte di identità
Per ragioni di sicurezza e di verifica dell’autenticità delle richieste, è obbligatoria la consegna
all’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico della Nota Verbale in formato cartaceo con cui la Sede
richiede il rilascio della carta di identità. La Nota Verbale deve essere la stessa la cui scansione è
stata allegata al formulario elettronico.
In assenza della copia cartacea della Nota Verbale, non sarà possibile all’Ufficio II del Cerimoniale
Diplomatico consegnare la carta di identità.
La carta di identità viene indicata come Pronta (P) per essere ritirata solo quando l’Ufficio II riceve
la Nota Verbale cartacea corrispondente.
E’ preferibile utilizzare un’unica Nota Verbale per richiedere contemporaneamente le carte a favore
di più persone (ad es. funzionario e membri della famiglia, oppure più funzionari della stessa Sede).
La Nota Verbale potrà essere:
- spedita per posta all’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico in ogni momento;
- portata a mano all’Ufficio Accettazione del Ministero degli Affari Esteri e della
Cooperazione Internazionale.
In ogni caso, la riconsegna delle carte dovrà aver luogo al più tardi al momento del ritiro della
nuova carta di identità presso l’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico.
Nel plico contenente la Nota Verbale dovrà essere presente la carta scaduta del membro della
Missione (in caso di rinnovo); qualora si tratti di avvicendamento di personale, nel plico dovrà
essere presente la carta della persona che ha cessato dalle funzioni. Nel testo della Nota Verbale a
cui sono allegate le carte da restituire è necessario specificare quali sono le carte allegate.
Il personale dell’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico procederà al rilascio delle carte solo dopo
aver verificato l’esatta coincidenza della Nota Verbale cartacea con quella raffigurata nella
scansione allegata al formulario elettronico.
Nel caso di richiesta di carta a favore del personale a contratto elencato nella Nota Verbale n. 58927
del 06/02/2004, è obbligatorio, al momento della spedizione della Nota Verbale relativa al
personale in questione o della sua consegna manuale, consegnare all’Ufficio II del Cerimoniale
Diplomatico copia dei documenti prescritti nella sopra citata Nota Verbale n. 58927 (e sue
successive modifiche e integrazioni).
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Le carte di identità potranno essere ritirate presso l’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico
della Repubblica esclusivamente ogni martedì e venerdì, dalle ore 11 alle ore 12.30, e solo da
personale titolare di una carta di identità rilasciata dal Ministero degli Affari Esteri e della
Cooperazione Internazionale.
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Tabella A - Corrispondenze delle lettere con segni diacritici
Per esigenze di tipo informatico, la maggior parte delle lettere con segni diacritici non possono
essere inserite come tali nei campi “Cognome” e “Nome”, bensì devono essere trasformate nella
lettera corrispondente priva di segno diacritico.
Le seguenti vocali accentate
à è é ì ò ù
A’ E’ E’ I’ O’ U’
non sono comprese nella tabella sottostante e possono essere normalmente utilizzate (essendo di uso
comune nella lingua italiana) anche per i nomi stranieri, purchè compaiano solo come ultima lettera
della parola. Perciò SI Bollè o Liberté; NO invece Frère (diventa Frere) o Etrangère (diventa
Etrangere)
La seguente tabella riporta le corrispondenze di alcune delle lettere con segni diacritici più diffuse;
per le lettere che non sono state ricomprese nella tabella deve essere seguito lo stesso principio di
semplificazione, ossia l’eliminazione del solo segno diacritico.
Lettera con segno
diacritico
Deve essere
riportata così
á a
â a
ä a
å a
æ ae
Á A
 A
Ä A
Å A
Æ AE
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ç c
Ç c
ê e
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Ë E
Ê E
í i
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Í I
Ï I
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ñ n
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65 65
Allegato I – Formato immagini da inviare
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