Manual Usuario para Reporte Índice de Calidad Ambiental Urbana – ICAU

Macro excelMinisterio de Ambiente y Desarrollo Sostenible Dirección de Asuntos Ambientales, Sectorial y Urbana (Grupo de Gestión Ambiental Urbana)

2018

Tabla de Contenido

1 Introducción...........................................................................................................................3

2 Recomendaciones técnicas..............................................................................................3

2.1 Navegador web.............................................................................................................3

2.2 Requerimientos de Hardware y software para aplicativo de Excel para captura de (ICAU)....................................................................................................................3

3 Procedimiento para el uso del formulario web..........................................................4

3.1 Ingreso.............................................................................................................................4

3.2 Formulario Web............................................................................................................5

3.3 Pasos a seguir para el uso Aplicativo Excel para captura de ICAU............6

3.4 Entrega de aplicativo de Excel y notas técnicas de soporte:.....................17

3.5 Consideraciones técnicas para cargar los archivos correctamente:.......19

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1 IntroducciónEl presente Manual del Usuario, contiene los lineamientos y demás consideraciones para el reporte y cargue de información del Índice de Calidad Ambiental Urbana (ICAU).

2 Recomendaciones técnicasPara realizar el uso del formulario y del aplicativo es importante tener en cuenta las siguientes consideraciones:

2.1 Navegador web

Se recomienda utilizar como navegador web las siguientes versiones, para evitar posibles errores de compatibilidad con la versión de HTML5, y obtener una mejor experiencia de usuario con la aplicativo.

Internet Explorer: Se recomienda utilizar la versión de Internet Explorer 10 o superior, en caso de no contar con dicha versión es recomendable utilizar cualquiera de los dos navegadores web mencionados a continuación.

Chrome: Se recomienda utilizar como mínimo la versión 48.XXXX o una versión superior para el correcto funcionamiento de la herramienta.

Mozilla: Se recomienda tener como mínimo la versión 38.XXXX o una versión superior para el correcto funcionamiento de la herramienta.

2.2 Requerimientos de Hardware y software para aplicativo de Excel para captura de (ICAU)

Para comenzar se debe revisar que se tenga instalado el Microsoft Office Excel del 2003 o superior en el equipo donde se vaya a ejecutar el archivo y tener activa la opción de libro de Excel habilitado para macros.

Adicionalmente, se debe contar con los siguientes son los requerimientos mínimos de hardware y software para correr el aplicativo de Excel que permite ingreso de información para el cálculo del Índice de Calidad Ambiental Urbana (ICAU).

Procesador: Pentium 233MHZ o superior. Sistema Operativo: Microsoft Windows 2000 service pack 3 o posterior,

Windows XP o Windows 7 o Windows 8. (No se recomienda hacer uso del aplicativo de Excel en sistemas operativos Macintosh).

Memoria: 128MB o más de RAM

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a. Se recomienda guardar el archivo, y renombrarlo con el nombre de la ciudad para la cual se va a realizar el cargue de información, así: aplicativo_Nombreciudad. Ej: aplicativo_ibagué NOTA: No modificar la extensión del archivo “.xlms”, para que permita su correcto funcionamiento.

b. Una vez se ha guardado el aplicativo Excel en su pc, la primera vista corresponde a la base de datos en la cual se realizará el almacenamiento de la información, tal como se muestra en la figura 6. Para permitir el funcionamiento del aplicativo se deberá dar click al botón “Habilitar edición”.

Figura 1.

c. Habilitar macros: Dependiendo de la versión de Excel de su computador, se deberá indicar la opción de que se habiliten Macros.

Habilitar libro de Excel para ejecutar Macros: En el momento en que se hace doble click en el archivo de Excel aplicativo.xlsm y posterior a habilitar su edición y macros, lo más probable es que se ejecute la Macro sin ningún problema; pero es posible que en algunos casos el Microsoft office Excel tenga deshabilitada la opción de Habilitar todas las Macros, para este caso el Usuario deberá seguir los siguientes pasos:

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Paso 1: Doble clic del usuario con botón primario en “aplicativo.xlsm” Paso 2: Clic con Botón Primario en “Botón de Office (Botón)” o Botón de Inicio. Paso 3: Clic con botón primario en “Opción de Excel (elemento de menú)” Paso 4: Clic con botón primario en “Centro de Confianza (elemento de lista)”, en opciones de Excel. Paso 5: Clic con botón primario en “Configuración del Centro de confianza… (Botón)”, en “Opción de Excel” Paso 6: Clic con botón primario en “Configuración de macros (elemento de lista)”, en “Centro de confianza” Paso 7: Clic con botón primario en “Habilitar todas las macros (no recomendado; puede ejecutarse código posiblemente peligroso) (botón de opción)”, en “Centro de confianza” Paso 8: Clic con botón primario en “Aceptar (botón)”, en “Centro de confianza” y Clic con botón primario “Aceptar (botón)”, en “Opciones de Excel”.

d. Uso del aplicativo de Excel: La primera vista corresponde al formulario de ingreso de información al aplicativo y en el fondo la base de datos en la cual se realizará el almacenamiento de la información, tal como se muestra a continuación:

Figura 2.

Botones generales de comando de uso del aplicativo de excel: FORMULARIO DE INICIO: Contiene 16 botones, uno por cada indicador.

Adicionalmente tiene 4 botones así: Información Básica: Permite diligenciar los datos generales de quien

realiza el reporte del ICAU. Limpiar Reporte: Permite eliminar datos diligenciados en los

formularios del aplicativo, de alguno o todos los indicadores, o de la información básica, si es requerido. Haciendo click en el botón “LIMPIAR

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REPORTE”, se elige de la lista desplegable el indicador requerido para eliminar información, posteriormente se da click en “BORRAR” y nuevamente click en botón “INICIO”

Figura 3.

Hallar ICAU: Permite hacer el cálculo del ICAU (valor de indicadores directos, indirectos e ICAU).

Salir: Al dar click en el botón “SALIR”, se minimiza la ventana de INICIO, lo cual permitirá ver la base de datos, a medida que se reporta la información consolidada por indicador. En caso de minimizar la ventana de INICIO, para visualizarla nuevamente se deberá maximizar la ventana o dar click al botón que se encuentra la parte superior izquierda del aplicativo, “ABRIR”.

Figura 4.

e. Las columnas que conforman la base de datos son: INDICADOR (nombre), FORMULA, DATOS REQUERIDOS, VALORES (corresponde a los datos insertados para cada variable), UNIDAD (de cada variable), FUENTE DE INFORMACIÓN Y OBSERVACIONES, RESULTADO (calculado

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para cada indicador), UNIDAD y CALIFICACIÓN (De acuerdo con valores de referencia ICAU). (Figura 5). Nota: La base de datos no permite su modificación, el ingreso o cargue de información siempre se realiza a través del Formulario de inicio.

Figura 5.

f. Se deberá iniciar en el formulario de Inicio dando click en el botón INFORMACIÓN BASICA:

Figura 6.

En este formulario deberá diligenciarse los cuadros de texto de: datos de Autoridad Ambiental, el nombre del funcionario que realiza el reporte, cargo, teléfono, correo electrónico, periodo de reporte que para el caso es (2014 – 2015), Departamento y municipio, de acuerdo con la lista que se despliega en cada caso. Una vez diligenciados todos los datos se deberá dar click en GUARDAR (Figura 7). Se obtendrá un cuadro de Carga exitosa. En la medida en que se diligencian datos, estos se verán automáticamente en la base de datos. (ver Figura 8)

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Figura 7.

Figura 8.

g. Se deberá dar click al Botón de Aceptar y posteriormente al Botón de INICIO, para regresar al formulario de inicio. Se procederá a diligenciar cada uno de los indicadores, dando click en cada uno de los BOTONES. No existe un orden estricto para el cargue de la información, podrá iniciarse con cualquiera de los indicadores. (ver figura 14, 15 y 16).

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Áreas urbanas de más de 500 mil habitantes:

Figura 9.

Áreas urbanas entre 100 y 500 mil habitantes: Automáticamente el aplicativo habilita los indicadores mínimos para este grupo de ciudades.

Figura 10.

Áreas urbanas entre 100 y 30 mil habitantes: Automáticamente el aplicativo habilita los indicadores mínimos para este grupo de ciudades.

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Figura 11.

h. A continuación se presentan en las figuras (17 a 31), cada una de los formularios que se despliegan para los indicadores: En cada uno de ellos se incluye los cuadros de texto a ser diligenciados y la posibilidad de incluir la fuente de la información y las observaciones que se consideren relevantes (No superar el ingreso de información a más de 200 caracteres). Una vez se ingresen los datos de variables requeridos por cada indicador, para cada uno se deberá dar click en el botón GUARDAR y posteriormente click en el botón de INICIO para volver a la plantilla general de inicio.

Nota: En caso de un indicador para el cual no se reporte información, se deberán dejar en blanco las casillas, es decir, no ingresar información.

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Figuras (17 – 31)

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14. Porcentaje deSuelos de protección en conflicto de

Se hace especial detalle para el ingreso de información del indicador de calidad de agua superficial, en donde es importante tener en cuenta lo siguiente:

Figura 32. Formulario para cargue de información de indicador de calidad de agua superficial

El aplicativo de Excel permite ingresar información de hasta doce (12) corrientes de agua superficial, y para cada una de ellas, hasta 5 monitoreos. En caso de tener más de cinco monitoreos por corriente de agua superficial se deberán ingresar los cinco (5) monitoreos cuyos valores de ICA sean los más bajos registrados para el año 2015. Se espera que en notas técnicas se remitan todos los monitoreos de calidad de agua superficial realizados en el periodo de reporte ICAU.

Así mismo se permite ingresar la información de Subíndices por cada parámetro o los ICA calculados en caso de que no se tengan los subíndices.

Para el ingreso de la información, se deberá ingresar la información, para cada corriente:

1. Iniciar seleccionando de la lista despegable corriente 1. (permite cargar hasta 12 corrientes de agua superficial). Siempre se iniciará por corriente 1 y sucesivamente se seguirá de acuerdo con el número de corrientes a reportar.

2. Indicar el Nombre de la corriente de agua superficial, para la cual se reportará los monitoreos ej: (Rio Combeima)

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Figura 33.

Figura 34.3. Seleccione para el cálculo del ICA,

por monitoreo, el número de variables medidas (5 o 6)

4. Seleccione el Número de monitoreo a reportar, iniciando por Monitoreo 1 (Permite hasta 5 monitoreos por corriente)

5. Por monitoreo deberá ingresar la información, según esté disponible:

Subindices para cada parámetro ICA calculado, si no se tienen

valores de subíndices.6. Posterior a cada cargue por monitoreo deberá darle click al botón de

guardar.

Los anteriores pasos deberán realizarse de manera paralela para cada corriente de agua superficial. Podrá verificar el ingreso de la información en la base de datos, en la cual se consolidan la información, a medida que se realiza su cargue en el formulario.

Nota: El aplicativo de excel, podrá abrirse cuantas veces sea necesario, así mismo permite hacer cargas parciales, siempre y cuando se guarden los cambios en el formulario de inicio, y permite continuar posteriormente con el ejercicio sin que se pierda al avance.

i. Una vez cargada el total de la información de los indicadores que correspondan de acuerdo con la clasificación de áreas urbanas, se deberá ir al formulario de inicio, y para hacer el cálculo del ICAU, se deberá dar click en el botón de HALLAR ICAU, de acuerdo como se indica en la imagen. (figura 35)

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Figura 35.

Automáticamente se observará en la base de datos, los valores ingresados para cada indicador, el valor de los indicadores directos, indirectos y la calificación ICAU, como se muestra en la figura 36.

Figura 36.

Nota: ES IMPORTANTE ACLARAR QUE EL VALOR OBTENIDO DE ICAU EN EL PRIMER CARGUE, ESTÁ SUJETO A REVISIÓN Y APROBACIÓN DE MINAMBIENTE, POR TANTO, DICHO VALOR ICAU, PODRÍA MODIFICARSE.

2.3 Entrega de aplicativo de Excel y notas técnicas de soporte:

Una vez se tenga el aplicativo de Excel diligenciado se deberá remitir al correo icau@minambiente.gov.co

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