ministério da educação aplicação da caf na secretaria geral paula ochôa lisboa, março 2004
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Ministério da Educação
Aplicação da CAF na Secretaria Geral Paula Ochôa
Lisboa, Março 2004
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Gestão da Qualidade 2
Aplicação da CAF : O FOCO ESTRATÉGICO VISÃO
Onde é que queremos estar?
VALORESComo é que queremos
fazer as coisas?MISSÃOQual é a nossa área de actuação?
Quem são os nossos clientes?
FINS
O que vamos fazer?
Auto-AvaliaçãoCAF
OBJECTIVOSPara onde vamos?
ESTRATÉGIASComo é que o vamos fazer?
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Gestão da Qualidade 3
Aplicação da CAF : O FOCO ESTRATÉGICO VISÃO
Onde é que queremos estar?
VALORESComo é que queremos fazer as coisas?MISSÃO
Quem são os nossos clientes?
FINSPorque é que estamos aqui?
O que vamos fazer?
3 Momentos
OBJECTIVOSPara onde vamos?
ESTRATÉGIASComo é que o vamos fazer?
2000-2001Centro de Documentação
2002
Secretaria Geral
2003
Secretaria Geral
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Gestão da Qualidade 4
Papel da Liderança
Articular a visãoLiderar fazendo, mais do que dizendoEstimular a cooperação internaCriar expectativasEstimular o desenvolvimento da
confiança e justiça na organização: reconhecimento intelectual e emocional
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Gestão da Qualidade 5
Áreas de actuação da liderança
Gestão participativa
Trabalho de equipa
Gestão de projectos
Benchmarking Auto-
avaliação do desempenho
Formação
Desenvolvimento de competências
Aprendizagem organizacional
Partilha de conhecimento
Cidadania organizacional
Cultura organizacional
Clima organizacional
Informação / Comunicação
Comportamento organizacional
ESTIMULARDESENVOLVER
RENOVAR
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Gestão da Qualidade 6
A estratégia 1 objectivo: a melhoria contínua 3 princípios: ênfase no cidadão-
cliente, melhoria dos processos e envolvimento
6 elementos de apoio: liderança, aprendizagem e formação, uma estrutura de apoio, comunicação interna, reconhecimento e medição do desempenho
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Gestão da Qualidade 7
A Auto-avaliação
Visa a melhoria do desempenho a qualquer nível da organização e a sua integração deve ser feita no planeamento e assumir destaque na fase de controlo e revisão
Trata-se de um exame , completo, sistemático e regular das actividades e dos resultados de uma organização, permitindo a identificação dos pontos fortes, das áreas a melhorar, das acções planificadas e das etapas de controlo.
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Gestão da Qualidade 8
O CICLO DE GESTÃO «PDCA» (E. Deming)
PLANEAR: definir os fins/ objectivos e estabelecer um plano de acção para
os alcançar
EXECUTAR: executar as tarefas conforme o
plano
CONTROLAR: medir e comparar os resultados
com os objectivos fixados e identificar e
avaliar desvios
AGIR/CORRIGIR: adoptar as acções adequadas p/
corrigir desvios/erros detectados ou p/ evitar problemas no futuro
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Gestão da Qualidade 9
MODELO DE GESTÃO DA QUALIDADE
Lid
eran
ça
Ges
tão
de
Pro
cess
os e
da
Mu
dan
ça
Res
ult
ados
- C
hav
e d
o D
esem
pen
ho
Política e Estratégia
Parcerias externas e Recursos
Resultados-Pessoas
(Funcionários)
Resultados Orientados
Cliente/Cidadão
Impacte na Sociedade
Meios Resultados
Gestão Rec. Humanos
1ª etapa - Informação
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Gestão da Qualidade 10
CAF: Metodologias de aplicação
Sessões de trabalho temáticasjornadas de informaçãoSessões abertas de auto-avaliaçãoCírculos de aprendizagemSessões de benchmarking
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Gestão da Qualidade 11
MODELO DE GESTÃO DA QUALIDADE
Lid
eran
ça
Ges
tão
de
Pro
cess
os e
da
Mu
dan
ça
Res
ult
ados
- C
hav
e d
o D
esem
pen
ho
Política e Estratégia
Parcerias externas e Recursos
Resultados-Pessoas
(Funcionários)
Resultados Orientados
Cliente/Cidadão
Impacte na Sociedade
Meios Resultados
Gestão Rec. Humanos
2ª etapa - Sensibilização/envolvimento
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Gestão da Qualidade 12
Fases de desenvolvimento
Constituição da equipa da QualidadeDivulgação Geral da CAF/Acções de
SensibilizaçãoDiagnóstico da organizaçãoDefinição de objectivos de melhoriaRevisão das estratégias de actuação
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Gestão da Qualidade 13
Uma experiência em marcha Secretaria-Geral
SGConhecimento
Tácito
ConhecimentoTransformado
ConhecimentoTransmitido
ConhecimentoExplícito
Na fase de planeamento
Constituição da Equipa da Qualidade
Seminário de Caparide (2/4//03)
Jornadas de Informação e Envolvimento
para dirigentes (6 e 7/05/03)
para colaboradores-pivot (8 e 9/05/03)
para colaboradores-interessados (22 e 23/05/03)
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Gestão da Qualidade 14
SGConhecimento
Tácito
ConhecimentoTransformado
ConhecimentoTransmitido
ConhecimentoExplícito
Na fase de planeamento
Modelos conceptuais
Análise SWOT
Análise TOWS
Modelo EFQM (listas de auto-avaliação do SMA)
CAF- Estrutura Comum de Avaliação
Uma experiência em marcha Secretaria-Geral
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Gestão da Qualidade 15
Uma experiência em marcha Secretaria-Geral
SG
ConhecimentoTransmitido
Conhecimento Explícito
Na fase de implementaçãoAnálise,reflexão e diálogo
4 Jornadas de Informação e Envolvimento dinamizadas pelos Secretários-Gerais Adjuntos (145 colaboradores)Questionário de avaliação da satisfação dos colaboradores (29/05)Auto-avaliação com os gestores de topo (23 a 27/06)Questionário de avaliação da satisfação dos clientes internos e externos
Conhecimento
Tácito
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Gestão da Qualidade 16
SG
ConhecimentoTácito
ConhecimentoTransformado
ConhecimentoTransmitido
ConhecimentoExplícito
Nos cenários prospectivosPromover o desempenho de qualidade nos serviços do Ministério da EducaçãoDesenvolver comunidades de práticas e interesses com outras organizações
Uma experiência em marcha Secretaria-Geral
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Gestão da Qualidade 17
Fase de desenvolvmento Perguntas essenciais
Podemos mudar alguma coisa?Quais são os alvos de mudança?Quais os objectivos prioritários?Como desenvolver as nossas
competências?Qual o estado de espírito da nossa
equipa? Que fazer para a melhorar?
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Gestão da Qualidade 18
O que procuram os cidadãos/clientes?
Quais os seus critérios para um desempenho aceitável?
Quais os critérios para uma satisfação excepcional?
Fase de desenvolvimento Perguntas essenciais
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Gestão da Qualidade 19
Itinerário de Aprendizagem da CAF
SGConhecimento Tácito
Construtor do seu conhecimento
Conhecimento Codificado
Conhecimen-to Trans-formado
Conhecimento Transmitido
Reflexivo Treinador
Catalisador
Feedback
Reflexão
Apoio
Auto-avaliação
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Gestão da Qualidade 20
O modelo de envolvimento progressivo com
a CAF
Leitura / Reflexão
Acção / Discussão
Argumentação / Defesa
Apresentação / Ensino
Ao vivo / Simulado
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Gestão da Qualidade 21
A curva da aprendizagem da CAF
Desconhecimento
ConfusãoCuriosidade
Experimentação
Descoberta e Interiorização
Prática e feedback
Competência
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Gestão da Qualidade 22
O que aprendemos
A utilizar um modelo de análise organizacional
A aplicar de forma contínua e sistemática exercícios de auto-avaliação
A desenvolver uma cultura de serviço público orientado para o cidadão
A desenvolver a gestão estratégica baseada na qualificação e responsabilização das pessoas
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Gestão da Qualidade 23
= Aplicação da CAF com sucesso
LIDERANÇA
VISÃO CLARA E PARTILHADA
CAPACIDADE PARA A MUDANÇA
PRIMEIROS PASSOS CONCRETIZÁVEIS
++
++
++
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Gestão da Qualidade 24
Aplicação da CAF = cauda das prioridades
VISÃO CLARA E PARTILHADA
CAPACIDADE PARA A MUDANÇA
PRIMEIROS PASSOS CONCRETIZÁVEIS
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Gestão da Qualidade 25
Aplicação da CAF = início rápido que fracassa
LIDERANÇA
CAPACIDADE PARA A MUDANÇA
PRIMEIROS PASSOS CONCRETIZÁVEIS
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Gestão da Qualidade 26
APLICAÇÃO DA CAF = ansiedade e frustração
LIDERANÇA
VISÃO CLARA E PARTILHADA
PRIMEIROS PASSOS CONCRETIZÁVEIS
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Gestão da Qualidade 27
Aplicação da CAF = esforços desordenados e partidas em falso
LIDERANÇA
VISÃO CLARA E PARTILHADA
CAPACIDADE PARA A MUDANÇA
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Gestão da Qualidade 28
Rumo a uma cultura da qualidade
O que se passa na nossa organização não é
algo feito para nós, é algo feito por nós.
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Gestão da Qualidade 29
RUMO A UMA CULTURA DA QUALIDADE
Áreas funcionais / departamentos tratados como clientes internos
Rotatividade de funções = experiênciaReuniões frequentesEstilo de decisões consensualPartilha de informações / estratégias de
resolução de problemas com outras organizações
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Gestão da Qualidade 30
O futuro
SIAD
Ministério da Educação
EFQM
CAF
![Page 31: Ministério da Educação Aplicação da CAF na Secretaria Geral Paula Ochôa Lisboa, Março 2004](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062416/552fc102497959413d8bde52/html5/thumbnails/31.jpg)
Gestão da Qualidade 31
O futuroO futuro
Missão e estratégia de uma organização
Conjunto de medidas de desempenho
Sistema de medição e gestão estratégica
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Gestão da Qualidade 32
Sistema de Gestão Sistema de Gestão
EstratégicaEstratégica
Sistema de Gestão Sistema de Gestão
EstratégicaEstratégicaClarificar e
Traduzir a Visão & Estratégia
Feedback e Aprendizagem
Estratégica
Planear e Estabelecer Alvos
Comunicar e Associar
Balanced Balanced ScorecardScorecard
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Gestão da Qualidade 33
A CAF como uma oportunidade de mudança
Qualidade é o extremo prazer de estar sempre a aprender.
Alvin Tofler
Fazer o futuro é arriscado. É menos arriscado, no entanto, do que tentar não o fazer.
Peter Drucker