Ministarstvo finansija i privrede Republike Srbije Sektor za ugovaranje i finansiranje programa iz sredstava EU

Odeljenje za prvostepenu kontrolu projekata

Kneza Miloša 20, Beograd

Ministarstvo finansija i privrede Republike Srbije

The IPA Adriatic CBC Programme is co-financed by the Instrument of Pre-Accession Assistance (IPA)

Projektni partneri – zaduženi za pripremu Izveštaja o ostvarenom napretku na projektu (Progress Report), koji treba da obuhvati aktivnosti i troškove nastale u odgovarajućem izveštajnom periodu i koji podnose prvostepenoj kontroli

Prvostepena kontrola – nakon obavljene detaljne provere izveštaja, verifikuje iskazane troškove i izdaje Deklaraciju o ispravnosti troškova projektnom partneru, koji je zatim prosleđuje glavnom partneru

Glavni partner – prikuplja deklaracije od projektnih partnera i podnosi zahtev za nadoknadu troškova na nivou celokupnog projekta JTS-u

poznavanje i poštovanje odgovarajućih odredbi Ugovora o donaciji (Subsidy Contract), sporazuma o partnerstvu (Partnership Agreement) i usvojene projektne aplikacije (Application Form)

poštovanje važeće EU regulative vezano za procedure javnih nabavki, nastanak i prikazivanje troškova na projektu, horizontalne principe i sl.

efikasna i stalna komunikacija sa ostalim partnerima na projektu, kao i sa odgovarajućim programskim telima nadležnim za sprovođenje i monitoring programa

priprema Progress Report-a i podnošenje kompletne propratne dokumentacije

Vodič za aplikante za pripremu i podnošenje predloga projekata (Applicants’ Manual)

Odgovarajuće odredbe u zaključenom Ugovoru o donaciji (Subsidy Contract) odnosno u Sporazumu o partnerstvu (Partnership Agreement)

Propisi Evropske zajednice (Uredba (EZ) br. 1085/2006 i Uredba (EZ) br. 718/2007)

Zajednička pravila o prihvatljivosti IPA Jadranskog CBC Programa

Nacionalno zakonodavstvo

Projektni partneri su dužni, da za svaki izveštajni period, pored unošenja podataka u MIS, prvostepenoj kontroli dostave dva originalna Progress Report- a sa propratnom dokumentacijom (originali+ kopije)

(obrasci Progress Report-a se mogu preuzeti sa programskog website-a www.adriaticipacbc.org , gde se mogu naći i drugi standardizovani obrasci, npr. za pripremu izveštaja sa sastanaka ili sa službenih putovanja, agende, time sheet)

Preporuka je da se izveštaji se dostavljaju po isteku svakog tromesečnog perioda (četiri izveštajna perioda godišnje)

Izveštaj sa kompletnom neophodnom propratnom dokumentacijom potrebno je dostaviti najkasnije 15 dana po isteku odgovarajućeg izveštajnog perioda

Vodeći partner priprema redovne Project Progress Reports dva puta godišnje (do 31. oktobra i 30. aprila) o celokupnoj implementaciji projekta, kao i Final Project Report po završetku projekta

Svaki projektni partner iz Srbije je obavezan da dostavlja izveštaje o ostvarenom napretku na projektu (Progress Report).

Izveštaji se podnose na sledeću adresu:

Odeljenje za prvostepenu kontrolu projekata

Sektor za ugovaranje i finansiranje programa iz sredstava EU

Ministarstvo finansija i privrede Republike Srbije

Kneza Miloša 20

11000 Beograd

Uz obaveznu naznaku koja sadrži: akronim projekta, broj projekta i naziv projekta, kao i da je u pitanju program ADRIATIC IPA CBC

Izveštaj o aktivnostima (Activity Report) - informacije o postignutim rezultatima u toku izveštajnog perioda

Finansijski izveštaj (Financial Report) - informacije o troškovima u toku izveštajnog perioda

Sve aktivnosti se preduzimaju u skladu sa odobrenom projektnom aplikacijom (Application Form).

Prikaz preduzetih aktivnosti na projektu i rezultata ostvarenih u proteklom izveštajnom periodu

Informacije koje se tiču ostvarenog napretka u realizaciji projekta u odnosu na postavljene ciljeve

Aktivnosti vezane za projektne sastanke

Podaci o eventualno nastalim izmenama na projektu u izveštajnom periodu

Aktivnosti preduzete u cilju publiciteta projekta i informisanja javnosti

Detalji o sprovedenim javnim nabavkama na projektu

Projektni partneri unose podatke u finansijski izveštaj putem MIS-a

Svi troškovi koji se u izveštaju prikazuju moraju biti u skladu sa odobrenom projektnom aplikacijom (Application Form), kao i odgovarajućim radnim paketima (Work Packages) i budžetskim linijama

Troškovi se u izveštaju iskazuju u evrima. Dinarski iznosi troškova se preračunavaju u EUR prema obračunskom kursu koji važi za mesec u kojem je izveštaj dostavljen prvostepenoj kontroli. Link:

http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?language=en

troškovi prikazani u izveštaju su prihvatljivi isključivo za preduzete projektne aktivnosti predviđene ugovorom odnosno projektnom aplikacijom

moraju nastati u periodu trajanja projekta (definisano u AF). Izuzetak od ovog pravila jesu troškovi pripreme projekta (za PP iz Srbije od 29.12.2011. godine zaključno sa datumom podnošenja predloga projekta)

moraju biti plaćeni zaključno sa datumom završetka implementacije projekta koji je naznačen u ugovoru o donaciji (Subsidy contract)

u izveštaju se iskazuju celokupni projektni troškovi – bez obzira da li su stavljeni na teret sredstava EU ili se finansiraju iz sredstava sopstvenog učešća u budžetu projekta

troškovi moraju biti u saglasnosti sa važećim nacionalnim zakonodavstvom, EU regulativom i programskim pravilima

eventualno ostvareni prihod koji proizilazi iz aktivnosti na projektu potrebno je prikazati na odgovarajućem mestu u finansijskom izveštaju, a ukupni prihvatljivi troškovi umanjuju se za pomenuti prihodovani iznos

PDV

carine i uvozne dažbine, ili neke druge dažbine

troškovi konverzije - gubici prouzrokovani razlikom u kursu

novčane kazne, finansijski penali i troškovi sudskog postupka

kupovina, izdavanje ili najam zemljišta i postojećih objekata

kupovina zemljišta u iznosu koji prelazi 10% prihvatljivih troškova date aktivnosti

polovna oprema

doprinosi u naturi

kamata na dug

pozicije i aktivnosti koje se već finansiraju iz drugih izvora

1. troškovi pripreme projekta (max. 2% u odnosu na ukupno utrošena sredstva budžeta i moraju biti predviđeni budžetom)

2. troškovi nastali tokom implementacije projekta

Budžeti korisnika su podeljeni u sledeće budžetske linije (devet):

Staff costs

Overheads

Travel and accommodation

External expertise

Meetings and events

Promotion costs

Equipment

Investments

Financial charges and guarantee costs

NAPOMENA: svi računi, ugovori kao i ostala prateća dokumentacija moraju da glase na korisnika budžeta kako bi troškovi bili prihvatljivi.

Troškovi zarada članova projektnog tima koji su zaposleni kod krajnjeg korisnika po osnovu Ugovora o radu, ugovora o delu i sl.

Neophodna dokumentacija koja se podnosi prvostepenoj kontroli:

spisak osoba koje čine projektni tim (ime i prezime, pozicija, osnov angažovanja, procenat vremenskog angažovanja, mesečna bruto zarada za angažman na projektu prema odobrenoj projektnoj aplikaciji, period angažovanja) – OBAVEZNO JE DA SE DOSTAVI UZ PRVI IZVEŠTAJ

ugovori za članove projektnog tima

overeni primerci obračuna zarada (navesti sve podatke, tj. bruto i neto iznos, poreze i doprinose i dr.)

izvodi sa projektnog računa u banci ili računa organizacije (neto iznosi zarada, porezi i doprinosi)

popunjeni obrasci “Time sheet” (sa datumima pored oba potpisa) – obavezno navesti i ukupan broj radnih sati ostvarenih u obavljanju projektnih aktivnosti u toku meseca

poreska prijava (obrazac PPOPJ, PPOD)

izjava o plaćenim porezima i doprinosima

obračun troškova projektnog tima – kalkulacija plate koja se stavlja na teret projekta radi se za svakog člana pojedinačno i za svaki mesec

U režijske troškove spadaju troškovi struje, komunalija, telefona, interneta, kancelarijskog materijala, poštarine i sl.

Dokumenta koja su potrebna za pravdanje režijskih troškova:

odluka o metodu alokacije troškova koji se koristi

obračun prikazanih režijskih troškova

računi kojima se dokumentuje povezanost troškova sa projektom

izvodi iz banke na kojima se vidi da su računi plaćeni

Troškovi isključivo članova projektnog tima koji su zaposleni kod korisnika budžeta, vezano za putovanja (putne karte, gorivo), smeštaj i dnevnice

odluke/rešenja o upućivanju na službeno putovanje (ukoliko se putuje u inostranstvo)

odluka da se privatno vozilo koristi u službene svrhe

odobreni putni nalozi sa obračunom putnih troškova u kojima se navodi lokacija, datum putovanja, pređena kilometraža i drugi detalji

računi

izveštaj sa službenog puta

izvodi sa računa u banci

pozivna pisma, liste učesnika, agende, fotografije i sl.

Troškovi eksternih eksperata koji su neophodni za sprovođenje projektnih aktivnosti

kompletna tenderska dokumentacija u vezi postupka javne nabavke (tendera)

sve pristigle tenderske ponude

potpisani ugovor

račun

izvod iz banke na kome se vidi da je račun plaćen

Troškovi organizovanja konferencija, sastanaka, seminara, radionica i sl. koje su neophodne za sprovođenje projekta. U ove troškove spada i iznajmljivanje opreme, prevođenje dokumentacije, štampanje, ketering i sl.

za svaki događaj mora jasno da se navede svrha, dostave liste učesnika sa potpisima, fotografije, navede lokacija, period trajanja i dr.

kompletna tenderska dokumentacija koja prati postupak javne nabavke

sve pristigle tenderske ponude

potpisan ugovor

račun

izvod iz banke na kome se vidi da je račun plaćen

Troškovi promocije se odnose na aktivnosti informisanja i komunikacije, koje su vezane za obavljanje projektnih aktivnosti, npr. štampanje brošura, konferencije za novinare, članci u novinama, audio i video materijal i sl.

Link za visibility:

http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm

kompletna tenderska dokumentacija koja prati postupak javne nabavke (tendera)

sve pristigle tenderske ponude

potpisan ugovor

račun

izvod iz banke na kome se vidi da je račun plaćen

primerci štampanih, audio i video materijala

1. kupovina nove opreme – trošak je u potpunosti prihvatljiv samo pod uslovom da je ekonomski vek i amortizacioni period nabavljene opreme kraći ili jednak periodu implementacije projekta. U suprotnom, prihvatljivi su samo troškovi amortizacije. Izuzeci: ako opremu koristi PP u iste svrhe i 5 godina posle završetka projekta, kancelarijski nameštaj.

2. rentiranje opreme

3. lizing opreme – samo ukoliko je ekonomičniji od rentiranja

kompletna tenderska dokumentacija koja prati postupak javne nabavke

sve pristigle ponude

potpisan ugovor

račun

izvod iz banke na kome se vidi da je račun plaćen

plan amortizacije

Građevinski radovi – izgradnja novih zgrada, rekonstrukcija i restauracija postojećih. Ukoliko se ne koristi u celosti za potrebe projekta, prihvatljiv je samo deo troškova, osim kada se i posle 5 godina od završetka projekta koristi u istu svrhu od strane PP.

kompletna tenderska dokumentacija koja prati postupak javne nabavke

sve pristigle tenderske ponude

potpisan ugovor

račun

izvod iz banke na kome se vidi da je račun plaćen

Finansijski troškovi i troškovi garancija su prihvatljivi samo ukoliko su direktno vezani za implementaciju projekta. Tu spadaju:

- troškovi međunarodnih transakcija

- troškovi otvaranje i vođenja posebnih računa (gde je predviđeno)

- troškovi bankarskih garancija i garancija drugih finansijskih institucija, koje su neophodne za projekat prema nacionalnom zakonodavstvu ili zakonodavstvu EU

troškovi moraju da budu realni, vezani za projekat i da nisu prikazani u okviru neke druge budžetske linije

prateća dokumentacija za nastale troškove

dokaz da su plaćeni

U toku implementacije projekta predviđeno je obavljanje provere na terenu

Učestalost kontrole na terenu zavisiće od procene prisutnog rizika na projektu

Potrebno je da partner obezbedi da članovi tima koji su uključeni u sprovođenje projekta budu prisutni, kao i da omogući kontrolorima pristup dokumentima i informacijama o ispunjenosti projektnih aktivnosti

Terenska kontrola podrazumeva proveru:

-Računovodstvenog sistema i postupka revizije (originalne fakture, posebni bankovni računi za projekat, odvojeni računovodstveni sistem ili šifra, itd.)

-Troškova (da su usluge zaista pružene i da se koriste u svrhe projekta; da je oprema zaista kupljena/iznajmljena/uzeta na lizing, da su investicije zaista napravljene, itd.)

-Usklađenosti sa EU politikama i ostalim pravilima (procedure javnih nabavki, publicitet, itd.)

prvostepena kontrola podrazumeva 100% administrativnu kontrolu troškova i terensku kontrolu

od datuma prijema Izveštaja sa propratnom dokumentacijom (uključujući i terensku kontrolu) FLC ima na raspolaganju do 90 kalendarskih dana za izdavanje Deklaracije o prihvatljivosti troškova (DVE)

u okviru pomenutog roka prvostepena kontrola ima pravo da zatraži eventualnu nedostajuću dokumentaciju, korigovanje izveštaja ili dodatna potrebna obrazloženja

u slučaju da tražena dodatna dokumenta nisu dostavljena ili ne ispunjavaju zadate uslove, ukupni prihvatljivi troškovi se umanjuju za sporni iznos troškova

deklaracija se izdaje u dva originala, od kojih se jedan, sa overenim originalima propratne dokumentacije šalje PP, a drugi zadržava FLC. Takođe, skenirani primerak DVE će biti unet i u MIS

InfoEuro exchange rate koji je korišćen u dokumentu „List of eligible expenditures“ nije bio ispravan: određeni korisnici su koristili kurs iz meseca kada je trošak nastao.

Nesprovođenje tenderske procedure za troškove za čije prihvatanje je neophodno sprovesti tender.

Prikazivanje troškova putovanja u okviru linije Travel and accomodation a za osobe koje nisu članovi projektnog tima.

Prikazivanje troškova u ukupnom iznosu sa PDV-om iako je PDV neprihvatljiv trošak.

Prikazivanje troškova telefona, struje i komunalija u celokupnom iznosu bez uzimanja u obzir umanjenje troškova koje se ne odnose na projekat i delatnost projektnog tima.

Neblagovremeno zaključavanje MIS baze.

Neblagovremeno podnošenje izveštaja prvostepenoj kontroli.

Želimo vam uspešnu realizaciju projekata!

The IPA Adriatic CBC Programme is co-financed by the Instrument of Pre-Accession Assistance (IPA)

Ministarstvo finansija i privrede Republike Srbije