migliorare la gestione del tempo e la capacità di concentrazione

Executive Trade HR PMI Professional Cloud Procurement

Approfondimenti Interviste Business Case News White Paper Eventi Video

cerca nel sito

8LikeLike Tweet 3 2ShareShare 4

HOME » HR » Approfondimenti » Migliorare la gestione del tempo e la capacità di concentrazione Seguici anche su

IT Guide

-- Seleziona --

White Paper

Cinque passaggi per una corretta migrazione alle reti Wi-Fi di nuova generazione

Il protocollo 802.11ac è destinato a

diventare lo standard delle future

wireless LAN, grazie ai vantaggi in

termini di velocità, capacità e

affidabilità. Ma come fare il passaggio

dalla vecchia alla nuova configurazione? In questo

documento vengono illustrati i passi fondamentali

Così i progetti di collaboration migliorano la competitività delle medie aziende

Uno studio di Forrester esamina come

la tecnologia stia cambiando il modo di

lavorare delle persone e come le

aziende debbano rispondere attraverso

progetti di collaborazione e

comunicazione unificata (UC&C). E il cloud può

essere di aiuto in questo percorso

di Emiliano Soldi* 12 Dicembre 2013

Migliorare la gestione del tempo e la capacità di concentrazioneLa "Tecnica del Pomodoro" prevede la suddivisione del tempo in intervalli di venticinque minuti utilizzati per svolgere l'attività, cui fa seguito un periodo di pausa di cinque minuti. Come impostare le regole e gestire le interruzioni (esterne e interne)

Come si può gestire il proprio tempo e come è possibile circoscrivere l’esecuzione di gruppi di attività, attraverso l’assegnazione di scadenze ragionevoli, aumentando il livello della concentrazione applicata (Time-boxing, Piers Steel)?

A dare risposta a queste domande "La Tecnica del Pomodoro" di Francesco Cirillo, una strategia conosciuta in tutto il mondo per aumentare l’efficacia e l’efficienza del proprio tempo quando è applicata sistematicamente allo svolgimento delle attività quotidiane.

La tecnica è tutta basata sul concetto di time-boxing. Il tempo viene suddiviso in intervalli di venticinque minuti

utilizzati per svolgere l’attività essendo completamente dedicati ad essa, cui fa seguito un periodo di pausa di cinque minuti in cui è possibile dedicarsi a qualsiasi altra cosa (fare una pausa, bere un caffè, sgranchirsi le gambe).

Il suo nome deriva dalla modalità con cui si iniziò a sperimentare la misurazione del tempo, ovvero i timer da cucina a forma di verdura, infatti l’autore nelle sue prime prove ne utilizzava uno a forma di pomodoro!

Oggi si possono però utilizzare strumenti di misurazione più moderni e sofisticati. Esistono molteplici applicazioni sviluppate per qualsiasi piattaforma software che implementano fedelmente strumenti e intero processo.

Il procedimento e basato su studi di diversi esperti (Steel, Buzan, Gadamer, Csikszentmihalyi) ed è attuato attraverso un processo che fa uso di precisi strumenti, regole, e notazioni.

Tempistiche

Come già anticipato un pomodoro deve durare venticinque minuti, perché l’essere umano è in grado di mantenere livelli di attenzione continui solo in questo spazio temporale, poi la concentrazione decresce progressivamente.

Si è riscontrato, tuttavia, che grazie ad una pausa anche di soli cinque minuti, l’attenzione risale molto velocemente, sino a raggiungere i livelli inziali. Inoltre, quei minuti di pausa servono al cervello per effettuare una prima integrazione e riordino delle informazioni appena accumulate. Per questo in quei cinque minuti non dovrebbe essere svolto alcun compito impegnativo.

Inoltre, uno sforzo continuo e superiore alle due ore, senza una pausa significativa, ingenererebbe invece stress e stanchezza, pregiudicando il buon svolgimento del lavoro. Il nostro cervello, si sa, memorizza molto più difficilmente nuove nozioni se lavora in quelle condizioni.

La tecnica prescrive, infatti, che dopo quatto “pomodori” si proceda con una pausa variabile dai 15 ai 30 minuti. Quella pausa è perfetta per leggere email, messaggi in segreteria telefonica, navigare su internet.

Da dove cominciare?

La tecnica prevede che tutte le attività da svolgere nella giornata siano elencate in ordine di importanza in un foglio dedicato chiamato “Attività da Realizzare Oggi”. Per aiutare nella decisione di come effettuare la prioritizzazione di quelle attività, viene utilizzata la Matrice Urgente/Importante.

PRODUTTIVITÀ

Sequenza gruppo di pomodoritutti i white paper

Pagina 1 di 3Migliorare la gestione del tempo e la capacità di concentrazione

16/12/2013http://www.ict4executive.it/hr/approfondimenti/migliorare-la-gestione-del-tempo-e-la...

VERSO L'ASSEMBLEA

Gamberale "guida" la lista Findim

BANDA LARGA

Gorno Tempini: "Sulla Ngn non si riesce a

interloquire con Telecom"

EDITORIA

Salta il divieto di incrocio Tv-giornali: e ora?

L'ACQUISIZIONE

Google compra i super-robot di Boston

Dynamics

HO TREND

Ericsson, nel 2014 password "scritte" nel nostro

corpo

Italia Digitale: tra il dire e il FARE c’è di mezzo…

Pubblicata la prima edizione del

rapporto dell'Osservatorio Agenda

Digitale: 160 pagine che descrivono lo

sviluppo del nostro Paese in merito

alle priorità dell'Agenda Digitale

Europea

Archivio Newsletter

• ICT4eInvoice

• ICT4TRADE

• ICT4Professional

• ICT4HR

• ICT4Health

• ICT4PMI

• ICT4Executive

• ICT4Procurement

• ICT4SupplyChain

• ICT4Cloud

• INTERNET4Things

Scelta la prima attività sulla quale lavorare, si deve chiudere l’applicazione di posta elettronica, il browser internet,

silenziare il telefono e, finalmente, attivare il conteggio alla rovescia del pomodoro, che scandirà il tempo dei primi

venticinque minuti.

In questo lasso di tempo è necessario tenere a mente alcune importanti regole da rispettare, per rimanere

concentrati e regolarne l’utilizzo.

Innanzitutto un pomodoro iniziato deve finire, non sono ammesse interruzioni altrimenti quel pomodoro è

considerato nullo. Le interruzioni, quindi, vanno gestite o negoziate a seconda che siano interne o esterne.

Lo squillo del timer al passare dei venticinque minuti sancirà la fine del periodo di tempo a disposizione per

lavorare sul compito scelto; nella colonna a fianco si potrà segnare una X, che identifica il primo “pomodoro”

appena terminato.

Effettuata la prevista pausa di cinque minuti, si partirà con il successivo pomodoro, per la continuazione della

prima attività. Se al termine del secondo periodo si riuscisse a completare il lavoro si annoterà una ulteriore X per

indicare il nuovo pomodoro terminato e si barrerà interamente l’attività, segnalandone la chiusura definitiva.

Interruzioni Interne

La prima causa di de-focalizzazione, siamo noi stessi. Il nostro cervello fatica infatti a rimanere costantemente

impegnato nell’attività in esecuzione. Spesso nascono pensieri, ricordiamo cose che sembrano impellenti, seppur

apparentemente poco correlate al lavoro che stiamo svolgendo.

In questi casi tendiamo a distrarci, interrompendo ciò che stiamo facendo, sprecando tempo ed energie e

riducendo drasticamente i livelli di efficienza. Spesso si tratta esclusivamente di una questione di disciplina e,

fortunatamente, la tecnica ci aiuta moltissimo anche in questo.

Si parte da un concetto molto semplice: solo ciò che è misurabile e misurato, è migliorabile. Solo se prendiamo

atto della frequenza con cui ci distraiamo, possiamo coscientemente lavorarci sopra e migliorare. Quindi si dovrà

tenere traccia di ogni distrazione.

La prima cosa è chiedersi se la questione sia davvero urgente, se può aspettare almeno il termine dei correnti

venticinque minuti. Se l’attività è urgente si potrà interrompere il pomodoro, di fatto annullandolo, e ci si dedicherà

all’urgenza. In caso contrario, si porrà semplicemente un apostrofo nella casella affianco all’attività corrente.

Se l’interruzione porta con sé un’azione da svolgere la si aggiungerà in coda alle altre già esistenti.

Nell’esempio sopra riportato, durante lo svolgimento dell’attività A2 è venuto in mente di dover prenotare la sala

riunioni Sunshine. Innanzitutto è stato segnato l’apostrofo nella casella corrispondente e poi aggiunta la relativa

attività A6.

Nel caso la nuova attività dovesse essere svolta entro una certa data e/o un certo tempo, è possibile segnare

queste informazioni nella casella a sinistra della stessa.

Interruzioni Esterne

Tra queste interruzioni rientrano una telefonata, un’email, un collega che necessita di una risposta o di un aiuto.

In queste situazioni è necessaria un’interazione con il mondo esterno. Il trucco qui sta nell’informare l’interlocutore

che si è occupati e negoziare l’interruzione in un momento successivo, magari nei prossimi venticinque minuti se

si tratta di una cosa molto urgente, oppure alla fine del gruppo dei quattro pomodori o, ancora, nei giorni

successivi se è qualcosa che può attendere.

Se l’interruzione invece si protrarrà per più del tempo necessario alla negoziazione dell’interruzione stessa, il

pomodoro sarà annullato per poi ricominciarlo daccapo quando si avrà terminato.

All’arrivo di interruzioni esterne si segnerà un trattino (-) nella cella affianco all’attività corrente e si prenderà nota

della negoziazione avvenuta tra noi e il nostro interlocutore.

Nel caso si dovesse richiamare, basterà prendere un appunto su un post-it; se l’interlocutore invece ha già

preannunciato la necessità che venga svolta un’azione (nell’esempio sopra "spedire il calendario delle presenze"),

si segnerà l’attività nell’elenco, abbinata alla data di scadenza, e si riprenderà con il pomodoro.

Miglioramento Continuo

Può accadere che le attività da svolgere siano molto dispendiose in termini di tempo, per la complessità, la poca

esperienza, la dipendenza da informazioni provenienti dall’esterno.

Una regola che aiuta a mantenere focalizzazione e motivazione a livelli alti è di fare in modo che ci sia un flusso

continuo e costante tra esecuzione e conclusione delle attività.

Nel caso di un’attività molto grande prima di vederne la conclusione potrebbe passare molto, troppo tempo. In

questi casi è bene scomporla in sotto-attività più piccole ma che producano comunque un risultato tangibile.

Un punto centrale è sicuramente migliorare il nostro approccio alle interruzioni e cercare di diminuirle

progressivamente.

Aggiunta della nuova attivita legata all’interruzione

Attivita riportante data e ora di scadenza

Gestione delle dipendenze esterne

tutte le newsletter



CORRELATI

I dieci criteri per selezionare un provider di servizi gestitiPerché ricorrere ai managed services? Quali sono i tipici risparmi? E quali sono gli aspetti da considerare nella scelta del giusto fornitore? In questo white paper di 16 pagine, le risposte ai più diffusi quesiti

Cloud, come preparare il personale e innovare i processiLa transizione verso l'IT come servizio (ITaas, IT as Service) determinerà la futura evoluzione di ruoli, competenze e struttura delle organizzazioni. E i CIO dovranno fare ricorso a eccezionali doti di leadership per attuare la transizione e liberare nuovo valore per il business

Digital Business, come creare un ufficio senza cartaQuali sono i benefici del "data capture"? Quali sono le indicazioni chiave per scegliere una soluzione di cattura documentale? Si può fruire della piattaforma tramite cloud? Le risposte in questo white paper di 17 pagine realizzato da ICT4Executive

Messaggistica e collaboration in azienda: guida alla soluzione Cisco UCSIl documento di 6 pagine illustra le funzionalità della soluzione Cisco basata su server blade/rack e Microsoft Exchange Server, con una premessa sulle caratteristiche che devono avere le piattaforme di messaggistica per essere efficaci

Partner Solution Center

Il metodo, attraverso l’applicazione dello sforzo suddiviso in tempi ragionevolmente corti, le frequenti pause rigeneranti, l’evidenza delle interruzioni e il lavoro per diminuirle, crea uno spazio in cui disciplina e motivazione si auto-alimentano, guidando verso il raggiungimento continuo dei propri obiettivi.

Per chi fosse interessato ad un approfondimento della tecnica del pomodoro consultare il sito pomodoro technique.

*Agile Practice Leader & Coach – Inspearit Italyhttp://it.linkedin.com/in/emilianosoldi/http://www.inspearit.it/it/news/blog/

TAG: Tecnica del Pomodoro, Francesco Cirillo, time-boxing, HR, time management, produttività

PRODUTTIVITÀ

Time management, i consigli per gestire meglio il proprio tempo

ANALISI

I fattori chiave da considerare lungo la strada verso lo smart working

ORGANIZZAZIONE

Come si costruisce una social enterprise

ANALISI

L'ufficio fisico serve ancora? I sì e i no

◾ Progetto editoriale◾ Contatti◾ Mappa del sito

Copyright © 2013 - ICT & STRATEGY s.r.l. P.IVA 05710080960 - Tutti i diritti sono riservati

