microsoft excel
DESCRIPTION
Excel là một phần mềm xử lí bản tính trong môi trường Windows. Nó dùng để tính toán các bài toán dựa trên công thức là các hàm tương ứng để học tốt nó bạn chỉ cần học công thức và các hàm, luôn có một cái đầu biết phân tích để xem bài nào dùng hàm nào cho thích hợp nhéTRANSCRIPT
MICROSOFT EXCEL GV: VŨ THỊ THANH THÚY
www.kent.edu.vn
Sử dụng MICROSOFT EXCEL
1 Giới thiệu, khởi động và thoát khỏi Excel2 Định dạng dữ liệu và các phép toán3 Các thao tác trên bảng tính4 Sử dụng một số hàm thông dụng 5 Biểu đồ6 In ấn
gv_vu thi thanh thuy 2
www.kent.edu.vn
1 Giới thiệu, khởi động và thoát Excel
1.1 Giới thiệu tính năng1.2 Khởi động1.3 Giới thiệu giao diện1.4 Thoát
3
www.kent.edu.vn
Giới thiệu tính năng
là một chương trình ứng dụng thuộc bộ chương trình Microsoft Office
là một công cụ mạnh để thực hiện các bảng tính chuyên nghiệp
được ứng dụng rộng rãi trong môi trường doanh nghiệp nhằm phục vụ các công việc tính toán thông dụng bằng các công thức tính toán đơn giản, không cần phải xây dựng các chương trình.
gv_vu thi thanh thuy 4
www.kent.edu.vn
KHỞI ĐỘNG
Khởi động MS Excel
› C1: Double Click vào biểu tượng› C2: Start\ Programs\ Microsoft Office\
Microsoft Office Excel › C3: Start\ Run -> nhập Excel và ấn OK
gv_vu thi thanh thuy 5
www.kent.edu.vn
1.3 GiỚI THIỆU GIAO DIỆN
gv_vu thi thanh thuy 6
Thanh Menu lệnhThanh tiêu đề Các thanh công cụThanh công thức
Thanh trạng thái
Thanh cuộn dọc
Thanh cuộn ngang
Tên của cột từ A - IV
Số thứ tự của hàngtừ 1- 65536
Các Worksheet: Sheet1, …
Cột hiện hành
Hàng hiện hành
Con trỏ ô
Hộp báo địa chỉ ô
www.kent.edu.vn
THOÁT EXCEL
Thoát khỏi MS Excel
› C1: Trên cửa sổ Excel chọn File\ Exit
› C2: Nhấn tổ hợp phím tắt Alt + F4.
› C3: Nhấn phím Close trên thanh tiêu đề của
chương trình.
gv_vu thi thanh thuy 7
www.kent.edu.vn
Định dạng dữ liệu và các phép toán
2.1 Các khái niệm2.2 Các kiểu dữ liệu 2.3 Định dạng dữ liệu 2.4 Các phép toán
gv_vu thi thanh thuy 8
www.kent.edu.vn
2.1 CÁC KHÁI NIỆM
2.1.1 Workbook
2.1.2 Worksheet
2.1.3 Hàng (Row)
2.1.4 Cột (Column)
2.1.5 Ô (Cell)
2.1.6 Các loại địa chỉ
gv_vu thi thanh thuy 9
www.kent.edu.vn
2.1.1 Workbook
› Là một tập tin tin của chương trình bảng tính Excel
› Mỗi Workbook có thể chứa trên 10000 sheets khác nhau.
› Quy định số lượng sheet xuất hiện khi tạo mới một Workbook trong mục chọn Tools\ Options\ General\ mục Sheet in new workbook.
gv_vu thi thanh thuy 10
www.kent.edu.vn
2.1.2 Worksheet:
› là một Sheet, tức là một bảng tính nằm
trong Worksbook
› mỗi Workbook phải có ít nhất một
Worksheet.
› có 256 cột (Column) và 65536 dòng (Row)
và giao giữa hàng và cột là ô (Cell) được
xác định bởi địa chỉ ô
gv_vu thi thanh thuy 11
www.kent.edu.vn
2.1.3 Hàng (Row)
1 sheet có 65.536 dòng được đánh số 1 -> 65536 Cột chứa các tên hàng gọi là Row heading, ở biên
trái của bảng tính đứng ngay phía trước cột A (dùng để đánh số thứ tự cho dòng).
gv_vu thi thanh thuy 12
www.kent.edu.vn
2.1.4 Cột (Column)
1 sheet có 65.536 dòng được đánh số 1 -> 65536
Cột chứa các tên hàng gọi là Row heading, ở biên
trái của bảng tính đứng ngay phía trước cột A (dùng
để đánh số thứ tự cho dòng).
gv_vu thi thanh thuy 13
www.kent.edu.vn
2.1.5 Ô (Cell)
Ô: Là vị trí giao của hàng và cột, được xác định bởi địa chỉ ô. Địa chỉ ô được xác định theo tên cột, rồi mới đến tên hàng. Ví dụ : A4, N3, …
Ô hiện hành : là ô đang chứa con trỏ ô. Khi thao tác (nhập dữ liệu hoặc gọi một lệnh) mà không chọn cùng trước thì thao tác đó sẽ chỉ tác động đến ô hiện hành.
Vùng (Range) : Là tập hợp các ô được chọn và có dạng hình chữ nhật. Địa chỉ của một vùng được xác định bởi địa chỉ của ô góc trái trên và ô góc phải dưới.
gv_vu thi thanh thuy 14
www.kent.edu.vn
2.1.6 Các loại địa chỉ
Địa chỉ tương đối là địa chỉ sẽ thay đổi trong quá trình sao chép
công thức chứa địa chỉ ô. Khi sao chép công thức
của ô nguồn sẽ thay đổi tương ứng với khoảng
cách giữa vùng nguồn và vùng đích.
được viết dưới dạng: <Cột><Dòng>
VD: A4, B10
gv_vu thi thanh thuy 15
www.kent.edu.vn
KHÁI NIỆM CƠ BẢN
Địa chỉ tuyệt đối là địa chỉ sẽ không thay đổi khi sao chép công
thức chứa địa chỉ này đến địa chỉ khác trên bảng
tính.
được viết dưới dạng: $<Cột>$<Dòng>
VD: $A$4, $B$10
gv_vu thi thanh thuy 16
www.kent.edu.vn
KHÁI NIỆM CƠ BẢN
Địa chỉ hỗn hợp là địa chỉ sẽ theo đổi theo phương (hoặc chiều) và
khoảng cách khi sao chép dữ liệu từ vùng nguồn đến vùng đích
được viết dưới dạng: › <$Cột><Dòng>(cố định cột, thay đổi theo hàng)› hoặc <Cột><$Dòng>(cố định hàng, thay đổi
theo cột) VD: $A6, B$8
gv_vu thi thanh thuy 17
www.kent.edu.vn
2.2 CÁC KIỂU DỮ LIỆU
2.2.1 Kiểu chuỗi (Text):› a z, AZ, 0 9, các ký tự khác: “ , ?, <, >, …› Theo mặc định, kiểu Text được canh trái› Những dữ liệu chuỗi dạng số như: số điện thoại, số
nhà, mã số, .v.v. khi nhập vào phải bắt đầu bằng dấu nháy đơn (') và không có giá trị tính toán.
gv_vu thi thanh thuy 18
www.kent.edu.vn
2.2 CÁC KIỂU DỮ LIỆU
2.2.2Kiểu Số (Number):› 0->9, các dấu +, - , (, *, $ › Mặc định, định dạng kiểu General, canh phải
trong ô
› Kiếu Number có các định dạng sau:
Số chưa định dạng(Gerneral).
Số đã được định dạng theo kiêu số(Number).
Số ở dạng tiền tệ(Currency).
Số ở dạng kế toán(Accounting).
gv_vu thi thanh thuy 19
www.kent.edu.vn
2.2 CÁC KIỂU DỮ LIỆU
Số ở dạng ngày (Date).
Số ở dạng giờ(Time).
Số phần trăm %(Percentage).
Số ở dạng chuỗi (Text).
Số ở dạng phân số(Fraction).
Số ở dạng khoa học(Scientific).
Số ở dạng đặc biệt(Special) như mã điện thoại, mã
vùng…
Một số được khai báo khác(Custom).
gv_vu thi thanh thuy 20
www.kent.edu.vngv_vu thi thanh thuy 21
2.2 CÁC KIỂU DỮ LIỆU
2.2.3 Kiểu Logic › chỉ nhận giá trị TRUE(đúng) hoặc FALSE (sai)› thường dùng các phép so sánh để nhận kết quả
logic
> : Lớn hơn >= : Lớn hơn hoặc bằng
< : Nhỏ hơn <= : Nhỏ hơn hoặc bằng
= : Bằng <> : Khác
www.kent.edu.vngv_vu thi thanh thuy 22
2.2 CÁC KIỂU DỮ LIỆU
2.3.4 Kiểu công thức
› bắt đầu bằng dấu (=), (+), (-)› chứa các phép toán hoặc các hàm
www.kent.edu.vn
2.3 ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU
2.3.1 Định dạng kiểu số Cùng 1 giá trị, nhưng kiểu số có nhiều kiểu hiển thị
khác nhau. Dữ liệu số được định dạng trong ô phụ thuộc vào 2
thành phần: dạng số (Category) và kiểu định dạng (Format Code). Các dạng số gồm: số (Number), số phần trăm (Percentage), tiền tệ (Currency), ngày tháng (Date) ...
gv_vu thi thanh thuy 23
www.kent.edu.vn
2.3 ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU
2.3.1 Định dạng kiểu số Cách 1: Sử dụng hộp thoại Chọn vùng dữ liệu muốn định dạng. Vào menu Format/Cells... hoặc ấn tổ hợp phím
Ctrl + 1, xuất hiện hộp thoại:
gv_vu thi thanh thuy 24
www.kent.edu.vn
2.3 ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU
2.3.1 Định dạng kiểu số
gv_vu thi thanh thuy 25
Chọn dạng số
Chọn số lẻ thập phân
xuất hiện dấu phân cách hàng ngàn.
Chọn kiểu số âm
www.kent.edu.vn
2.3 ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU
2.3.1 Định dạng kiểu sốCách 2: Sử dụng nút lệnhChọn vùng dữ liệu muốn định dạng, kích chuột tại
biểu tượng: Comma Style để nhóm 3 số thành 1 nhóm
(xuất hiện dấu phân cách hàng ngàn). Ascending để tăng số lẻ thập phân. Descending để giảm số lẻ thập phân.
gv_vu thi thanh thuy 26
www.kent.edu.vn
2.3 ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU
2.3.2 Định dạng Font chữ Chọn vùng dữ liệu muốn định dạng. Vào menu Format/Cells...(hoặc có thể kích chuột
phải tại khối đã chọn và nhấn chọn mục Format Cells...)
Trong cửa sổ Format Cells, chọn làm việc trên thẻ Font:
gv_vu thi thanh thuy 27
www.kent.edu.vn
2.3 ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU
2.3.2 Định dạng Font chữ
gv_vu thi thanh thuy 28
www.kent.edu.vn
2.3 ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU
2.3.2 Định dạng Font chữ Để chọn Font chữ mặc định trong Microsoft Excel, tiến hành như sau:
Vào menu Tool/Options Trong cửa sổ Option, chọn làm việc trên thẻ
General. Chọn Font chữ trên mục Standard Font Chọn kích thước chữ trong mục Size. Chọn OK, xuất hiện hộp thông báo, chọn OK.
gv_vu thi thanh thuy 29
www.kent.edu.vn
2.3 ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU
2.3.3 Định dạng vị trí dữ liệu trong ô Dữ liệu trong ô được định dạng mặc định theo kiểu dữ liệu được nhập vào. Dữ liệu hiển thị trong ô có thể được canh theo chiều ngang của ô (Horizontal), được canh theo chiều cao của ô (Vertical) và trải dữ liệu theo chiều ngang hay chiều dọc (Orientation).
gv_vu thi thanh thuy 30
www.kent.edu.vn
2.3 ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU
2.3.3 Định dạng vị trí dữ liệu trong ô Thực hiện như sau:
› Chọn vùng dữ liệu muốn định dạng.› Vào menu Format/Cells...(hoặc có thể
kích chuột phải tại khối đã chọn và nhấn chọn mục Format Cells...)
gv_vu thi thanh thuy 31
www.kent.edu.vn
2.3 ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU
2.3.3 Định dạng vị trí dữ liệu trong ô
gv_vu thi thanh thuy 32
Chọn kiểu canh dữ liệu theo chiều ngang của ô trong hộp thoại Horizontal
Chọn kiểu canh dữ liệu theo chiều dọc của ô trong hộp thoại Vertical Chọn hình thức trải dữ
liệu trong Orientation
www.kent.edu.vn
2.4 CÁC PHÉP TOÁN
2.4.1 Các phép toán số học % : Toán tử phần trăm. ^ : Toán tử mũ hay còn gọi là lũy thừa. *, / : Toán tử nhân, chia. +, - : Toán tử cộng, trừ.
gv_vu thi thanh thuy 33
www.kent.edu.vn
2.4 CÁC PHÉP TOÁN
2.4.2 Phép toán nối chuỗi Phép toán nối chuỗi dùng để nối các chuỗi thành 1
chuỗi duy nhất Phép toán có dạng: & Ví dụ: “Đại”&” “&“Học” Đại Học
gv_vu thi thanh thuy 34
www.kent.edu.vn
2.4 CÁC PHÉP TOÁN
2.4.3 Phép toán so sánh > lớn hơn < nhỏ hơn = bằng <> khác nhau >= lớn hơn hoặc bằng <= nhỏ hơn
hoặc bằng.
gv_vu thi thanh thuy 35
www.kent.edu.vn
3 CÁC THAO TÁC CƠ BẢN
3.1 Thao tác với tập tin bảng tính
3.2 Quản lý Worksheet
3.3 Các thao tác trên Worksheet
gv_vu thi thanh thuy 36
www.kent.edu.vn
3.1 Thao tác với tập tin bảng tính
3.1.1Tạo tập tin bảng tính mớiĐể mở 1 tập tin bảng tính mới, ta có thể thực hiện một trong các cách sau:
› Vào menu File/New, trong bảng New Workbook chọn Blankworkbook, chọn OK.
› Hoặc chọn biểu tượng New trên Toolbars.› Hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+N.
gv_vu thi thanh thuy 37
www.kent.edu.vn
3.1 Thao tác với tập tin bảng tính
3.1.2 Lưu tập tin tin lên đĩa: › C1: Mở mục chọn File\ Save;› C2: Nhấn nút Save trên thanh công cụ
Standard; › C3: Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + S› Nếu là tập tin mới, xuất hiện hộp thoại Save As
gv_vu thi thanh thuy 38
www.kent.edu.vn
3.1 Thao tác với tập tin bảng tính
› Nếu là tập tin đã lưu, cập nhật thay đổi
gv_vu thi thanh thuy 39
Chỉ định đường dẫn
Nhập tên tập tin
www.kent.edu.vn
3.1 Thao tác với tập tin bảng tính
3.1.3 Mở tập tin đã có trên đĩa: › C1: Mở mục chọn File\ Open;› C2: Nhấn nút Open trên thanh công cụ Standard;› C3: Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl+O.› Xuất hiện hộp thoại Open
gv_vu thi thanh thuy 40
Chỉ định đường dẫn đến tập tin cần mở
Double click vào tập tin cần mở
www.kent.edu.vn
3.1 Thao tác với tập tin bảng tính
3.1.4 Đóng tập tin đang mở:
› Thực hiện thao tác thoát khỏi Excel.
› C2: File/ Close
› C3: Ctrl+ F4, Ctrl + W
› C4: Kick nút Close Windows
gv_vu thi thanh thuy 41
www.kent.edu.vn
3.2 Quản lý Worksheet
3.2.1 Mặc định số Sheet trong một tập tin Excel Cách thực hiện như sau:
› Vào menu Tools/Options...› Trong hộp thoại Options, chọn thẻ General.› Trong mục Sheets in New Workbook: Gõ số Sheet
cần khởi tạo (từ 1 đến 255)› Chọn OK để cập nhật› Tuy nhiên để xem kết quả, cần khởi động lại Excel.
gv_vu thi thanh thuy 42
www.kent.edu.vn
3.2 Quản lý Worksheet
3.2.2 Chèn thêm Worksheet:› C1: Vào menu Insert\ Worksheet;› C2: kích chuột phải trên tên Worksheet trong danh
sách các Worksheet -> chọn Insert -> xuất hiện hộp thoại Insert -> chọn Worksheet -> nhấn OK
› Worksheet mới tạo sẽ được chèn vào trước Worksheet đang mở
gv_vu thi thanh thuy 43
www.kent.edu.vn
3.2 Quản lý Worksheet
3.2.3 Đổi tên Worksheet: › Chọn các Worksheet đổi tên› C1: Vào menu Format\ Sheet\ Rename sau đó nhập
tên mới› C2: kích chuột phải lên Worksheet cần đổi tên, chọn
Rename và nhập tên mới. › C3: Nhấp đúp vào Worksheet cần đổi tên, nhập tên mới.
gv_vu thi thanh thuy 44
www.kent.edu.vn
3.2 Quản lý Worksheet
3.3.2.4 Sao chép Worksheet: › Chọn các Worksheet sao chép› C1: Giữ Ctrl, kéo thả vào ví trí mới› C2: kích chuột phải lên Worksheet
cần sao chép, chọn Move or Copy Sheet (hoặc vào menu Edit/ Move or Copy Sheet), -> xuất hiện hộp thoại Move or Copy
gv_vu thi thanh thuy 45
Chọn tên Workbook đích
Chọn Worksheet mà Worksheet tạo ra đứng trước nó
www.kent.edu.vn
3.2 Quản lý Worksheet
3.2.5 Di chuyển Worksheet:
› tương tự như sao chép nhưng:
› trong Cách 1: Không giữ phím Ctrl khi kéo thả
› trong Cách 2: Không đánh dấu check vào ô Create a
copy .
gv_vu thi thanh thuy 46
www.kent.edu.vn
3.2 Quản lý Worksheet
3.2.6 Xoá worksheet › Chọn các Worksheet cần xóa› C1: Vào menu Edit\ Delete Sheet› C2: kích chuột phải lên Worksheet cần xóa, chọn
Delete
gv_vu thi thanh thuy 47
www.kent.edu.vn
3.2 Quản lý Worksheet
3.2.7 Nhóm các Sheet Muốn chọn các Sheet liên tục nhau: Kích chuột vào
tên Sheet đầu tiên và giữ Shift trong khi kích chuột vào tên Sheet cuối.
Muốn chọn các Sheet rời rạc, giữ phím Ctrl trong khi kích chuột vào tên các Sheet.
Muốn chọn tất cả các Sheet, nhấp nút phải chuột vào một tên Sheet bất kỳ và chọn Select All Sheets.
Để phân rã các Sheet sau khi nhóm, nhấp nút phải chuột vào một tên Sheet bất kỳ và chọn Ungroup Sheets
gv_vu thi thanh thuy 48
www.kent.edu.vn
3.2 Quản lý Worksheet
3.2.8 Ẩn và hiện lại bảng tính:
Ẩn:› Chọn các Worksheet › Format\ Sheet\ Hide
Hiện:› Format\ Sheet\ Unhide, chọn Worksheet cần bỏ tính ẩn
trong hộp thoại Unhide
gv_vu thi thanh thuy 49
www.kent.edu.vn
3.3 Các thao tác trên Worksheet
3.3.1 Di chuyển con trỏ trên Worksheet› Nhấn phím mũi tên: di chuyển con trỏ theo
chiều mũi tên (trừ khi đang chỉnh sửa dữ liệu trong ô)
› Nhấn phím TAB: di chuyển một ô từ trái sang phải, Shift + TAB: di chuyển con trỏ theo hướng ngược lại.
› Nhấn phím ENTER: để kết thúc việc nhập hoặc chỉnh sửa dữ liệu cho ô hiện hành.
gv_vu thi thanh thuy 50
www.kent.edu.vn
3.3 Các thao tác trên Worksheet
3.3.1 Di chuyển con trỏ trên Worksheet Phím HOME: dời con trỏ về ô đầu hàng hiện
hành. Phím Ctrl + HOME: dời con trỏ về ô đầu tiên
A1. Phím Ctrl + END: dời con trỏ về ô cuối cùng có
dữ liệu.
gv_vu thi thanh thuy 51
www.kent.edu.vn
3.3 Các thao tác trên Worksheet
3.3.1 Di chuyển con trỏ trên Worksheet Phím Page Up/Page Down: dời con trỏ lên
hoặc xuống 1 trang màn hình. Phím F5: đưa con trỏ đến ô tùy ý. Alt +ENTER: xuống hàng trong cùng một ô
trong quá trị nhập dữ liệu
gv_vu thi thanh thuy 52
www.kent.edu.vn
3.3 Các thao tác trên Worksheet
3.3.2 Chọn vùng Chọn một ô: kích chuột vào ô cần chọn Chọn một vùng: vùng là một khối hình chữ
nhật, gồm nhiều ô. Vùng được xác định bằng địa chỉ ô ở góc phía trên bên trái và địa chỉ ô ở góc phía dưới bên phải, ngăn cách bởi dấu hai chấm (:).
Chọn cột: Kích chuột lên tên cột, có thể rê chuột để chọn nhiều cột.
gv_vu thi thanh thuy 53
www.kent.edu.vn
3.3 Các thao tác trên Worksheet
3.3.2 Chọn vùng Chọn cột: Kích chuột lên tên cột, có thể rê chuột
để chọn nhiều cột. Chọn hàng: Kích chuột lên tên hàng, có thể rê
chuột để chọn nhiều hàng. Chọn toàn bộ các ô trong Sheet: Nhấn phím
Ctrl +A hoặc kích vào vị trí giá nhau của hàng chứa tên cột và cột chứa tên hàng, (phần giao nhau của hai biên của bảng tính).
gv_vu thi thanh thuy 54
www.kent.edu.vn
3.3 Các thao tác trên Worksheet
3.3.3 Nhập và hiệu chỉnh dữ liệu Kích chuột vào ô cần nhập, nhập dữ liệu và kết
thúc bằng phím ENTER, hoặc phím TAB hoặc phím mũi tên.
Để hiệu chỉnh dữ liệu, kích đôi chuột vào ô cần hiệu chỉnh (hoặc nhấn phím F2). Sau khi sửa xong nhấn phím ENTER.
gv_vu thi thanh thuy 55
www.kent.edu.vn
3.3 Các thao tác trên Worksheet
3.3.4 Sao chép dữ liệu Chọn vùng dữ liệu muốn sao chép. Sao chép dữ liệu đã chọn lên Clipboard bằng
một trong các cách:› Vào menu Edit/Copy› Chọn biểu tượng Copy trên thanh công cụ.› Kích phải chuột, chọn mục Copy trên menu
tắt.› Chọn tổ hợp phím Ctrl+C.
gv_vu thi thanh thuy 56
www.kent.edu.vn
3.3 Các thao tác trên Worksheet
3.3.4 Sao chép dữ liệu Chọn vùng đích hoặc di chuyển con trỏ ô đến vùng
đích. Dán dữ liệu từ Clipboard vào vùng đích bằng 1 trong
các cách sau: Vào menu Edit/Paste Chọn biểu tượng Paste trên thanh công cụ. Kích phải chuột, chọn Paste trên menu tắt. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+V.
gv_vu thi thanh thuy 57
www.kent.edu.vn
3.3 Các thao tác trên Worksheet
3.3.5 Di chuyển dữ liệu Chọn vùng dữ liệu muốn di chuyển. Di chuyển dữ liệu đã chọn lên Clipboard bằng
một trong các cách: Vào menu Edit/Cut Chọn biểu tượng Cut trên thanh công cụ. Kích phải chuột, chọn mục Cut trên menu tắt. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+X.
gv_vu thi thanh thuy 58
www.kent.edu.vn
3.3 Các thao tác trên Worksheet
3.3.5 Di chuyển dữ liệu Chọn vùng đích hoặc di chuyển con trỏ ô đến vùng
đích. Dán dữ liệu từ Clipboard vào vùng đích bằng 1 trong
các cách sau: Vào menu Edit/Paste Chọn biểu tượng Paste trên thanh công cụ. Kích phải chuột, chọn Paste trên menu tắt. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+V.
gv_vu thi thanh thuy 59
www.kent.edu.vn
3.3 Các thao tác trên Worksheet
3.3.6 Xóa dữ liệu Chọn vùng dữ liệu muốn xóa. Thực hiện xóa dữ liệu bằng cách chọn 1 trong các
cách sau: Vào menu Edit/Clear/Contents. Kích chuột phải lên vùng chọn, chọn mục Clear
contents Nhấn phím Delete.
gv_vu thi thanh thuy 60
www.kent.edu.vn
3.3 Các thao tác trên Worksheet
3.3.7 Chèn hàng, cột Chèn cột:
› Chọn cột (hoặc nhiều cột) muốn chèn. Các cột được chọn sẽ đổi màu. Số lượng cột được chèn vào sẽ bằng số lượng cột đã chọn.
› Vào menu Insert chọn lệnh Columns.› Hoặc kích chuột phải trong cột đã chọn, sau đó chọn
mục Insert.
gv_vu thi thanh thuy 61
www.kent.edu.vn
3.3 Các thao tác trên Worksheet
3.3.7 Chèn hàng, cột Chèn hàng:
› Chọn hàng (hoặc nhiều hàng) muốn chèn. Các hàng được chọn sẽ đổi màu. Số lượng hàng được chèn vào sẽ bằng số lượng hàng đã chọn.
› Vào menu Insert chọn lệnh Row.› Hoặc kích chuột phải trong hàng đã chọn, sau đó chọn
mục Insert.
gv_vu thi thanh thuy 62
www.kent.edu.vn
3.3 Các thao tác trên Worksheet
3.3.7 Chèn hàng, cột Chèn ô:
› Chọn vị trí muốn chèn các ô, các ô được chọn sẽ đổi màu. Số lượng các ô được chọn sẽ là số lượng các ô sẽ được chèn vào bảng tính.
› Vào menu Insert chọn mục Cells...› Hoặc kích chuột phải lên vùng đã chọn, sau đó chọn
mục Insert.
gv_vu thi thanh thuy 63
www.kent.edu.vn
3.3 Các thao tác trên Worksheet
3.3.7 Chèn hàng, cột Trong hộp thoại Insert chọn:
› Shift Cell Right : Chuyển dữ liệu vùng hiện hành sang phải
› Shift Cell Down : Chuyển dữ liệu vùng hiện hành xuống dưới
› Entire Row : Chèn nguyên hàng› Entire Column : Chèn nguyên cột
Chọn OK để thực hiện chèn.
gv_vu thi thanh thuy 64
www.kent.edu.vn
3.3 Các thao tác trên Worksheet
3.3.8 Xóa hàng, cột, ô trống Xóa cột:
› Chọn cột (hoặc nhiều cột) muốn xóa.› Vào menu Edit chọn Delete.› Hoặc kích chuột phải trong vùng đã chọn, chọn
Delete
gv_vu thi thanh thuy 65
www.kent.edu.vn
3.3 Các thao tác trên Worksheet
3.3.8 Xóa hàng, cột, ô trống Xóa hàng:
› Chọn hàng (hoặc nhiều hàng) muốn xóa.› Vào menu Edit chọn Delete.› Hoặc kích chuột phải trong vùng đã chọn, chọn
Delete.
gv_vu thi thanh thuy 66
www.kent.edu.vn
3.3 Các thao tác trên Worksheet
3.3.8 Xóa hàng, cột, ô trống Xóa ô, vùng:
› Chọn ô (hoặc nhiều ô) muốn xóa.› Vào menu Edit chọn Delete.› Hoặc kích chuột phải trong vùng đã chọn, chọn
Delete
gv_vu thi thanh thuy 67
www.kent.edu.vn
3.3 Các thao tác trên Worksheet
3.3.8 Xóa hàng, cột, ô trống Xóa ô, vùng:
› Trong cửa sổ Delete chọn:› Shift Cell Right : Chuyển dữ liệu vùng bên
phải vào vùng bị xóa› Shift Cell Down : Chuyển dữ liệu vùng bên
dưới vào vùng bị xóa› Entire Row : Xóa nguyên hàng› Entire Column : Xóa nguyên cột
gv_vu thi thanh thuy 68
www.kent.edu.vn
3.3 Các thao tác trên Worksheet
3.3.9 Thay đổi kích thước cột, hàng Thay đổi kích thước cột:
› Chọn cột (hoặc các cột) cần thay đổi độ rộng.› Di chuyển con trỏ chuột về hàng chứa tên cột. Con trỏ
sẽ có dạng mũi tên hai đầu › Người sử dụng kích giữ và kéo rê chuột để thay đổi độ
rộng các cột. Các cột đã được chọn sẽ có độ rộng bằng nhau.
gv_vu thi thanh thuy 69
www.kent.edu.vn
3.3 Các thao tác trên Worksheet
3.3.9 Thay đổi kích thước cột, hàng Thay đổi kích thước cột:
Có thể sử dụng lệnh.› Chọn cột (hoặc các cột) cần thay đổi độ rộng.› Vào menu Format/Column/Width› Hoặc kích chuột phải vào vùng cột chọn, chọn mục Column
Width trên menu tắt.› Trong cửa sổ Column Width, gõ vào độ rộng của cột trong
hộp Column Width.› Chọn OK để cập nhật độ rộng của cột.
gv_vu thi thanh thuy 70
www.kent.edu.vn
3.3 Các thao tác trên Worksheet
3.3.9 Thay đổi kích thước cột, hàng Thay đổi kích thước hàng:
› Chọn hàng (hoặc các hàng) cần thay đổi độ rộng.› Di chuyển con trỏ chuột về hàng chứa tên hàng. Con
trỏ sẽ có dạng mũi tên hai đầu › Người sử dụng kích giữ và kéo rê chuột để thay đổi độ
rộng các hàng. Các hàng đã được chọn sẽ có độ rộng bằng nhau.
gv_vu thi thanh thuy 71
www.kent.edu.vn
3.3 Các thao tác trên Worksheet
3.3.9 Thay đổi kích thước cột, hàng Thay đổi kích thước hàng: Hoặc chọn hàng (hoặc các hàng) cần thay đổi độ
rộng. › Vào menu Format/Row/Height› Hoặc kích chuột phải vào vùng hàng chọn, chọn mục
Row Height trên menu tắt.› Trong cửa sổ Row Height, gõ vào độ rộng của hàng
trong hộp Row Height.› Chọn OK để cập nhật độ rộng của hàng.
gv_vu thi thanh thuy 72
www.kent.edu.vn
3.3 Các thao tác trên Worksheet
3.3.10 Ẩn, hiện hàng, cột Ẩn các hàng, cột:
› Chọn các hàng, cột cần ẩn.› Vào menu Format/Row để ẩn hàng, chọn
Column để ẩn cột cuối cùng chọn Hide.› Hoặc nhấn chuột phải lên các hàng/cột vừa
chọn, chọn Hide trong menu xuất
gv_vu thi thanh thuy 73
www.kent.edu.vn
3.3 Các thao tác trên Worksheet
3.3.10 Ẩn, hiện hàng, cột Hiển thị các hàng, cột:
› Chọn các hàng (hoặc các cột) liền trước và sau với chúng.
› Mở mục chọn Format/Row (hoặc Column) chọn Unhide. Hoặc bạn có thể nhấn chuột phải lên ngay vùng đã chọn rồi chọn lệnh Unhide trong menu xuất hiện.
gv_vu thi thanh thuy 74
www.kent.edu.vn
4 Sử dụng một số hàm thông dụng
4.1 Giới thiệu4.2 Hàm xử lý dữ liệu dạng số4.3 Hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi4.4 Hàm xử lý dữ liệu ngày giờ4.5 Hàm xử lý dữ liệu dạng Logic4.6 Hàm thống kê4.7 Hàm tra cứu và tham chiếu
gv_vu thi thanh thuy 75
www.kent.edu.vn
4.1 Giới thiệu
4.1.1 Khái niệm Hàm (Funtion) là những công thức định sẵn nhằm
thực hiện một yêu cầu tính toán nào đó. Kết quả trả về của một hàm có thể là một giá trị cụ thể tùy thuộc vào chức năng của hàm hoặc một thông báo lỗi.
gv_vu thi thanh thuy 76
www.kent.edu.vn
4.1 Giới thiệu
4.1.2 Cú pháp
= Tên hàm(Danh sách đối số)
› Tên hàm: Sử dụng theo quy ước của Excel
› Danh sách đối số: là những giá trị truyền vào cho hàm để
thực hiện một công việc nào đó. Đối số của hàm có thể là
hằng số, chuỗi, địa chỉ ô, địa chỉ vùng, những hàm khác
› VD: Hàm Now(), Int(B3)….
gv_vu thi thanh thuy 77
www.kent.edu.vn
4.1 Giới thiệu
4.1.3 Lưu ý:› Tên hàm không phân biệt chữ hoa hoặc chữ thường, phải
viết đúng theo cú pháp› Nếu hàm có nhiều đối số thì các đối số phải đặt cách
nhau bởi phân cách(dấu phẩy hoặc dấu chấm phẩy)› Hàm không có đối số cũng phải có dấu “( )”. VD: hàm
Now()› Các hàm có thể lồng nhau nhưng phải đảm bảo cú pháp
của hàm
gv_vu thi thanh thuy 78
www.kent.edu.vn
4.2 Hàm xử lý dữ liệu dạng số
4.2.1 HàmABS › Cú pháp : =ABS(Number)› Công dụng : trả về trị tuyệt đối của (Number).› Ví dụ : ABS(-5) trả về giá trị 5.
4.2.2 Hàm SQRT› Cú pháp : =SQRT(Number)› Công dụng : trả về căn bậc hai của Number.› Ví dụ : =SQRT(9) trả về giá trị 3.
gv_vu thi thanh thuy 79
www.kent.edu.vn
4.2 Hàm xử lý dữ liệu dạng số
4.2.3 Hàm INT› Cú pháp : =INT(Number)› Công dụng : trả về phần nguyên của (Number).› Ví dụ : INT(5.9) trả về giá trị 5.
4.2.4 Hàm MOD› Cú pháp : =MOD(Number,divisor)› Công dụng: trả về giá trị phần dư của Number chia cho
số bị chia divisor.
gv_vu thi thanh thuy 80
www.kent.edu.vn
4.2 Hàm xử lý dữ liệu dạng số
4.2.5 Hàm ROUND › Cú pháp: =ROUND(number, num_digits)› Công dụng: Hàm làm tròn number với độ chính xác
đến con số num_digits. Nếu num_digits > 0 hàm làm tròn phần thập phân, Nếu num_digits = 0 hàm lấy phần nguyên, Nếu num_digits < 0 hàm làm tròn phần nguyên.
› Ví dụ: =ROUND(123.456789,3) 123.457
gv_vu thi thanh thuy 81
www.kent.edu.vn
4.2 Hàm xử lý dữ liệu dạng số
4.2.6 Hàm ROUNDUP, ROUNDDOWN
Hàm ROUNDUP
› Tương tự hàm Round nhưng làm tròn lên› VD: =roundup(9.23,1) = 9.3
Hàm ROUNDDOWN
› Tương tự hàm Round nhưng làm tròn xuống
› VD: =rounddown(9.27,1) = 9.2
gv_vu thi thanh thuy 82
www.kent.edu.vn
4.3 Hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi
4.3.1 Hàm LEFT› Cú pháp: =LEFT(Text,[num_chars])› Công dụng : trả về một chuỗi con gồm num_chars ký
tự bên trái của text. › Ví dụ : =LEFT(“VIETHAN”,4) trả về chuỗi “VIET”
gv_vu thi thanh thuy 83
www.kent.edu.vn
4.3 Hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi
4.3.2 Hàm RIGHT› Cú pháp: =RIGHT(Text,[num_chars])› Công dụng : trả về một chuỗi con gồm num_chars ký
tự bên phải của text. › Ví dụ : =Right(“VIETHAN”,3) trả về chuỗi “HAN”
gv_vu thi thanh thuy 84
www.kent.edu.vn
4.3 Hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi
4.3.3 Hàm MID› Cú pháp: =MID(Text,start_num,num_chars) › Công dụng : trả về num_char ký tự của text bắt đầu
từ vị trí numstart.› Ví dụ : =MID(“VIETHANIT”,5,3) trả về chuỗi “HAN”
gv_vu thi thanh thuy 85
www.kent.edu.vn
4.3 Hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi
4.3.4 Hàm UPPER› Cú pháp : =UPPER(Text)› Công dụng : trả về chuỗi Text đã được đổi sang dạng
chữ in.› Ví dụ : =UPPER(“VieTHaN”) trả về chuỗi “VIETHAN”
4.3.5 Hàm LOWER()› Cú pháp : =LOWER(Text)› Công dụng : trả về chuỗi Text đã được đổi sang dạng
chữ thường.› Ví dụ : =Lower(“VieTHaN”,4) trả về chuỗi “viethan”
gv_vu thi thanh thuy 86
www.kent.edu.vn
4.3 Hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi
4.3.6 Hàm PROPER› Cú pháp : =PROPER(Text)› Công dụng : trả về chuỗi Text, trong đó kí tự đầu tiên
mỗi từ đã được đổi sang dạng chữ in.› Ví dụ : =Proper(“NGUYỄN văn AN”) trả về chuỗi
“Nguyễn Văn An”
gv_vu thi thanh thuy 87
www.kent.edu.vn
4.3 Hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi
4.3.7 Hàm TRIM› Cú pháp : =TRIM(Text)› Công dụng : trả về chuỗi Text, trong đó kí tự trắng ở đầu
và cuối chuỗi đã được cắt bỏ. đồng thời loại bỏ đi những khoảng trắng thừa giữa các từ (khoảng cách giữ hai từ nhiều hơn một kí tự trắng)
› Ví dụ : =Trim(“ HỒ CHÍ MINH ”) trả về chuỗi “HỒ CHÍ MINH”
gv_vu thi thanh thuy 88
www.kent.edu.vn
4.3 Hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi
4.3.8 Hàm LEN› Cú pháp : =LEN(Text)› Công dụng : Trả về độ dài của chuỗi đã cho.› Ví dụ : =LEN(“HỒ CHÍ MINH”) trả về số 11
gv_vu thi thanh thuy 89
www.kent.edu.vn
4.3 Hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi
4.3.9 Hàm VALUE› Cú pháp : =VALUE(text)› Công dụng : Chuyển chuỗi text sang dữ liệu kiểu số › Ví dụ : =value(“2006”) trả về giá trị số 200
gv_vu thi thanh thuy 90
www.kent.edu.vn
4.4 Hàm xử lý dữ liệu ngày giờ
4.4.1 Hàm TODAY› Cú pháp: = TODAY()› Công dụng: Trả về ngày hiện hành của Hệ thống.› Ví dụ: =TODAY() “01/01/2008”
4.4.2 Hàm NOW› Cú pháp: =NOW()› Công dụng: Trả về ngày và giờ hiện hành của Hệ thống.› Ví dụ: =NOW() “01/01/2008 11:59”
gv_vu thi thanh thuy 91
www.kent.edu.vn
4.4 Hàm xử lý dữ liệu ngày giờ
4.4.3 Hàm WEEKDAY› Cú pháp: = WEEKDAY(serial_number,[return_type])› Công dụng:Trả về số thứ tự của ngày serial_number
trong tuần.
Nếu Return_type là:
1 hoặc bỏ trống: Số 1(Chủ Nhật) cho đến số 7(Thứ 7).
2 : Số 1(Thứ 2) cho đến số 7(Chủ Nhật).
3 : Số 0 (Thứ 2) cho đến số 6(Chủ Nhật).
gv_vu thi thanh thuy 92
www.kent.edu.vn
4.4 Hàm xử lý dữ liệu ngày giờ
4.4.4 Hàm DAY› Cú pháp : =DAY(serial_number ).› Công dụng : trả về giá trị là ngày trong chuỗi
serial_number.
Ngày được trả về là số nguyên từ 1->31› Ví dụ: =DAY(“01/14/2005”) --> kết quả là 14
gv_vu thi thanh thuy 93
www.kent.edu.vn
4.4 Hàm xử lý dữ liệu ngày giờ
4.4.5 Hàm MONTH› Cú pháp : =MONTH(serial_number ).› Công dụng : trả về giá trị là tháng trong chuỗi
serial_number.
Ngày được trả về là số nguyên từ 1->12› Ví dụ: =Month(“01/14/2005”) --> kết quả là 1
gv_vu thi thanh thuy 94
www.kent.edu.vn
4.4 Hàm xử lý dữ liệu ngày giờ
4.4.6 Hàm YEAR› Cú pháp : =YEAR(serial_number ).› Công dụng : trả về giá trị là năm trong chuỗi
serial_number. › Ví dụ: =Month(“01/04/2005”) --> kết quả là 2005
gv_vu thi thanh thuy 95
www.kent.edu.vn
4.4 Hàm xử lý dữ liệu ngày giờ
4.4.7 Hàm HOUR, MINUTE, SECOND:› Cú pháp chung: Tênhàm(serial_number): › Công dụng: Hàm tách giờ, phút hoặc giây từ chuỗi dữ
liệu thời gian của serial_number.› Ví dụ:
= HOUR(“11:59:30”) 11
= MINUTE(“11:59:30”) 59
= SECOND(“11:59:30”) 30
gv_vu thi thanh thuy 96
www.kent.edu.vn
4.4 Hàm xử lý dữ liệu ngày giờ
4.4.8 Hàm DATE› Cú pháp : = DATE(year,month,day)› Công dụng : Hiển thị các đối số ở dữ liệu kiểu ngày.› Ví dụ : =DATE(2010,1,29) 29/1/2010
gv_vu thi thanh thuy 97
www.kent.edu.vn
4.4 Hàm xử lý dữ liệu ngày giờ
4.4.7 Hàm TIME› Cú pháp: TIME(hour,minute,second)› Công dụng: Hiển thị các đối số dưới dạng giờ. › Ví dụ : =Time(17,30,01) 17:30:01 hoặc 5:30 PM
gv_vu thi thanh thuy 98
www.kent.edu.vn
4.5. Hàm xử lý dữ liệu dạng Logic
Hàm logic được xây dựng dựa trên các biểu thức logic. Biểu thức logic là những biểu thức chỉ trả về một trong hai giá trị: True (đúng) hoặc False (sai).
gv_vu thi thanh thuy 99
www.kent.edu.vn
4.5. Hàm xử lý dữ liệu dạng Logic
4.5.1 Hàm AND Cú pháp : =AND(logical1, logical2,...) Công dụng: dùng để liên lết điều kiện để kiểm tra
đồng bộ, trong đó: logical1, logical2, ... là những biểu thức logic.
Kết quả của hàm là True (đúng) nếu tất cả các đối số là True, các trường hợp còn lại cho giá trị False (sai)
Ví dụ: =AND(3<6, 4>5) cho giá trị False
gv_vu thi thanh thuy 100
www.kent.edu.vn
4.5. Hàm xử lý dữ liệu dạng Logic
4.5.2 Hàm OR Cú pháp: =OR(logical1, logical2,...) Công dụng: dùng để liên lết điều kiện để kiểm tra
đồng bộ, trong đó: logical1, logical1, ... là những biểu thức logic.
Kết quả của hàm là False (sai) nếu tất cả các đối số là False, các trường hợp còn lại cho giá trị True (đúng)
Ví dụ: =OR(3>6, 4>5) cho giá trị False.
gv_vu thi thanh thuy 101
www.kent.edu.vngv_vu thi thanh thuy 102
4.5. Hàm xử lý dữ liệu dạng Logic
4.5.3 Hàm NOT()
› Cú pháp: =NOT(logical)
› Công dụng :trả về trị phủ định của biểu thức logic
› Ví dụ: =NOT(3<6) cho giá trị False.
www.kent.edu.vngv_vu thi thanh thuy 103
4.5. Hàm xử lý dữ liệu dạng Logic
Bảng tổng hợp hàm AND, OR, NOT
A B AND(A,B) OR(A,B) NOT(A)
TRUE TRUE TRUE TRUE FALSE
TRUE FALSE FALSE TRUE FALSE
FALSE TRUE FALSE TRUE TRUE
FALSE FALSE FALSE FALSE TRUE
www.kent.edu.vn
4.5. Hàm xử lý dữ liệu dạng Logic
4.5.4 Hàm IF› Cú pháp: = IF(logical_test,[value_if_true],[value_if_false])
› Công dụng: Trả lại giá trị ghi trong value_if_true(giá trị khi đúng) nếu logical_test (biểu thức logic) là TRUE
Ngược trả về giá trị ghi trong value_if_false(giá trị khi sai) nếu logical_test (biểu thức logic) là FALSE
Hàm IF có thể lồng nhau đến 7 cấp.
› Ví dụ: Nếu ô B5 có giá trị >=5 thì ô tại vị trí chèn hàm IF nhận giá trị Đạt, nếu < 5 thì Hỏng. Gõ công thức cho ô cần tính như sau: = IF(B5>=5,"Đạt“,"Hỏng")
gv_vu thi thanh thuy 104
www.kent.edu.vn
4.6 Hàm thống kê
4.1 Hàm MAX› Cú pháp: = MAX(number1, number2, ...)
= MAX(range)› Công dụng : trả về giá trị lớn nhất trong danh sách đối
số hoặc trong vùng.› Ví dụ : =MAX(4,2,16,0) trả về giá trị 16
gv_vu thi thanh thuy 105
www.kent.edu.vn
4.6 Hàm thống kê
4.2 Hàm MIN › Cú pháp: = MIN(number1, number2,...)
= MIN(range)› Công dụng : trả về giá trị nhỏ nhất trong danh sách
đối số hoặc trong vùng.› Ví dụ : =MIN(4,2,16,0) trả về giá trị 0
gv_vu thi thanh thuy 106
www.kent.edu.vn
4.6 Hàm thống kê
4.3 Hàm AVERAGE › Cú pháp: = AVERAGE(number1, number2, ...) hoặc
= AVERAGE(range)› Công dụng : trả về giá trị trung bình cộng của danh
sách đối số hoặc của vùng.› Ví dụ : =AVERAGE(7,8,5,4) trả về giá trị
gv_vu thi thanh thuy 107
www.kent.edu.vn
4.6 Hàm thống kê
4.4 Hàm SUM› Cú pháp :=SUM(number1,[number2],[number3],…)
› Công dụng :Hàm tính tổng của dãy số› Ví dụ :=SUM(1,3,4,7) 15 (1+3+4+7= 15)
gv_vu thi thanh thuy 108
www.kent.edu.vn
4.6 Hàm thống kê
4.5 Hàm COUNT › Cú pháp: = COUNT(value1, value2…)
= COUNT(range)› Công dụng :đếm số lượng ô có chứa dữ liệu kiểu số
trong vùng hoặc được liệt kê trong ngoặc(không đếm ô chuỗi và ô rỗng).
› Ví dụ : = COUNT(2,ab,5,4) trả về giá trị là 3
gv_vu thi thanh thuy 109
www.kent.edu.vn
4.6 Hàm thống kê
4.6 Hàm COUNTA, hàm COUNTBLANK COUNTA: đếm số lượng ô có chứa dữ liệu (không
phân biệt kiểu số hay kiểu chuỗi). COUNTBLANK: đếm số lượng ô rỗng trong vùng
gv_vu thi thanh thuy 110
www.kent.edu.vn
4.6 Hàm thống kê
4.7 Hàm RANK › Cú pháp: = RANK(number,ref,order)› Công dụng :Sắp xếp vị thứ của số number trong vùng
tham chiếu ref, dựa vào cách sắp xếp order
Nếu order =0, hoặc bỏ trống, Excel sẽ sắp xếp theo thứ tự giảm dần (giá trị lớn nhất sẽ ở vị trí 1)
Nếu order khác 0, Excel sẽ sắp xếp theo thứ tự tăng dần (giá trị nhỏ sẽ ở vị trí 1)
gv_vu thi thanh thuy 111
www.kent.edu.vn
4.6 Hàm thống kê
4.8 Hàm SUMIF
› Cú pháp: =SUMIF (range,criteria,[sum_range])
› Công dụng: Hàm tính tổng các ô thỏa mãn điều kiện.
range: Vùng điều kiện
criteria: Điều kiện tính tổng, có thể là số, chữ
hoặc biểu thức
sum_range: Vùng tính tổng
› Hàm SUMIF chỉ tính tổng theo 1 điều kiện.
gv_vu thi thanh thuy 112
www.kent.edu.vngv_vu thi thanh thuy 113
4.6 Hàm thống kê
4.8 Hàm SUMIF
Ví dụ:Tính số lượng của sản
phẩm bánh
= Sumif(D2:D5,”bánh”,E2:E5) D E
1 Sản phẩm Số lượng
2 Kẹo 4
3 Bánh 9
4 Mứt 8
5 Bánh 6
www.kent.edu.vn
4.6 Hàm thống kê
4.9 Hàm COUNTIF › Cú pháp: = COUNTIF( range,criteria)› Công dụng :đếm số lượng ô trong vùng range thỏa
mãn điều kiện criteria › Ví dụ: Cho bảng tính như sau, yêu cầu đếm số mặt hàng
có số lượng >=15
gv_vu thi thanh thuy 114Kết quả sẽ trả về giá trị là 3.
www.kent.edu.vn
4.7 Hàm tra cứu và tham chiếu
4.7.1 Hàm VLOOKUP › Cú pháp:
=VLOOKUP(lookup_value,table_array,
col_index_num,[range_lookup])› Trong đó:
lookup_value là giá trị tìm kiếm, lookup_value có thể là một giá trị, một tham chiếu hoặc một chuỗi văn bản.
table_array là bảng chứa thông tin dữ liệu muốn tìm.
gv_vu thi thanh thuy 115
www.kent.edu.vn
4.7 Hàm tra cứu và tham chiếu
4.7.1 Hàm VLOOKUP col_index_num là thứ tự của cột(từ trái sang) trong
table_array mà hàm Vlookup sẽ nhận về một trong những giá trị của cột này nếu tìm thấy.
range_lookup: giá trị logic true(1) hoặc false(0) để xác định kiểu tìm.Nếu giá trị này là 0 hoặc bỏ trống dò tìm chính xácNếu là 1 dò theo khoảng và danh sách giá trị tìm kiếm phải được sắp xếp theo chiều tăng dần.
gv_vu thi thanh thuy 116
www.kent.edu.vn
4.7 Hàm tra cứu và tham chiếu
4.7.1 Hàm VLOOKUP
Công dụng: Hàm này dùng để trả về giá trị cho ô hiện hành dựa vào “trị dò” và “bảng dò”. Excel đem “trị dò” dò vào cột đầu tiên trong bảng dò, nếu tìm thấy thì trả về dữ liệu ở cột tham chiếu trên bảng dò phụ thuộc vào cách dò. Nếu cách dò =1(true), dò theo khoảng; nếu cách dò =0 (false) dò chính xác.
gv_vu thi thanh thuy 117
www.kent.edu.vn
4.7 Hàm tra cứu và tham chiếu
4.7.1 Hàm VLOOKUP
› Lưu ý: Bảng dò thường được chọn là địa chỉ tuyệt
đối. Có thể lồng các hàm khác vào trong hàm
Vlookup. Lỗi #N/A: dò tìm không có giá trị Lỗi #REF: cột tham chiếu không tồn tại trong
bảng dò.
gv_vu thi thanh thuy 118
www.kent.edu.vn
4.7 Hàm tra cứu và tham chiếu
4.7.2 Hàm HLOOKUP › Cú pháp:
=HLOOKUP(lookup_value,table_array,
row_index_num,[range_lookup])› Trong đó:
lookup_value là giá trị tìm kiếm, lookup_value có thể là một giá trị, một tham chiếu hoặc một chuỗi văn bản.
table_array là bảng chứa thông tin dữ liệu muốn tìm.
gv_vu thi thanh thuy 119
www.kent.edu.vn
4.7 Hàm tra cứu và tham chiếu
4.7.2 Hàm HLOOKUP row_index_num là thứ tự của hàng(từ trên
xuống dưới) trong table_array mà hàm Vlookup sẽ nhận về một trong những giá trị của hàng này nếu tìm thấy.
range_lookup: giá trị logic true(1) hoặc false(0) để xác định kiểu tìm.Nếu giá trị này là 0 hoặc bỏ trống dò tìm chính xácNếu là 1 dò theo khoảng và danh sách giá trị tìm kiếm phải được sắp xếp theo chiều tăng dần.
gv_vu thi thanh thuy 120
www.kent.edu.vn
4.7 Hàm tra cứu và tham chiếu
4.7.2 Hàm HLOOKUP › Công dụng:
Hàm này dùng để trả về giá trị cho ô hiện hành dựa vào “trị dò” và “bảng dò”. Excel đem “trị dò” dò vào hàng đầu tiên trong bảng dò, nếu tìm thấy thì trả về dữ liệu ở hàng tham chiếu trên bảng dò phụ thuộc vào cách dò. Nếu cách dò =1(true), dò theo khoảng; nếu cách dò =0 (false) dò chính xác.
gv_vu thi thanh thuy 121
www.kent.edu.vn
4.7 Hàm tra cứu và tham chiếu
4.7.2 Hàm HLOOKUP
› Lưu ý: Bảng dò thường được chọn là địa chỉ tuyệt
đối. Có thể lồng các hàm khác vào trong hàm
Vlookup. Lỗi #N/A: dò tìm không có giá trị Lỗi #REF: cột tham chiếu không tồn tại trong
bảng dò.
gv_vu thi thanh thuy 122
www.kent.edu.vn
4.7 Hàm tra cứu và tham chiếu
4.7.3 Hàm INDEX› Cú pháp 1: =INDEX(array,row_num,[column_num])› Công dụng:
Hàm trả về giá trị tại vị trí hàng thứ row_num và cột thứ column_num trong array. Array có thể là mảng hoặc một vùng dữ liệu.
gv_vu thi thanh thuy 123
www.kent.edu.vn
4.7 Hàm tra cứu và tham chiếu
4.7.4 Hàm MATCH › Cú pháp:
MATCH(lookup_value,lookup_array,[match_type])› Công dụng:
Hàm trả về vị trí của giá trị tìm kiếm lookup_value trong vùng tìm kiếm lookup_array dựa vào kiểu tìm kiếm match_type.
gv_vu thi thanh thuy 124
www.kent.edu.vn
4.7 Hàm tra cứu và tham chiếu
4.7.4 Hàm MATCH › Trong đó :
Vùng tìm kiếm lookup_array phải là mảng 1 chiều.
Kiểu tìm kiếm match_type có thể là 0 hoặc 1.
Nếu là 1 hoặc -1, tìm kiếm theo khoảng và vùng tìm kiếm phải được sắp xếp theo thứ tự giảm dần(-1) hoặc tăng dần (1)
Nếu là 0 tìm kiếm chính xác.
gv_vu thi thanh thuy 125
www.kent.edu.vn
4.7 Hàm tra cứu và tham chiếu
4.7.4 Hàm MATCH › Lưu ý :
Hàm Match không phân biệt chữ hoa và thường.
Nếu tìm kiếm không thành công trả về lỗi #N/A.
Trong trường hợp match_type(kiểu tìm kiếm) là 0, và lookup_value là kiểu text, ta có thể sử dụng ký tự đại diện *,? để tìm kiếm, và sẽ trả về vị trí tìm thấy đầu tiên của giá trị đó.
gv_vu thi thanh thuy 126
www.kent.edu.vn
4.8 Sử dụng Function Wizard
Chọn ô cần nhập hàm Kích nút Insert Function (Hay chọn lệnh
Insert/Function) Trong hộp thoại Insert Function, chọn All ở hộp
danh sách Function Category Kích sang hộp Function Name, nhấn ký tự đầu tiên
của tên hàm để di chuyển nhanh trong hộp. Chọn hàm cần dùng. Chọn OK
gv_vu thi thanh thuy 127
www.kent.edu.vn
4.8 Sử dụng Function Wizard
Nhập các đối số vào các hộp Text Box. Nếu đối số có dạng địa chỉ ô hay địa chỉ vùng thì ta có thể dùng chuột để kích tại ô địa chỉ hoặc quét khối vùng địa chỉ để nhập.
Nếu một đối số lại là một Function mới, kích vào nút mũi tên ở vị trí của hộp Name Box, nếu chưa xuất hiện tên hàm thì chọn More Funtion, hộp thoại Insert Funtion xuất hiện, lặp lại thao tác nhập hàm. Để trở về hàm trước đó, kích vào vị trí cần thiết trên thanh Formula (Không chọn nút OK khi chưa hoàn tất công việc nhập hàm)
Nhập các đối số còn lại của hàm. Chọn OK để kết thúcgv_vu thi thanh thuy 128
www.kent.edu.vn
4.9 Một số thông báo lỗi
Thông báo lỗi # DIV/0 ! (Devide by zero) :Xảy ra khi trong công thức có phép tính chia cho ô chứa giá trị 0 hoặc ô trống.
Thông báo lỗi # N/A (Not available) :Xảy ra khi dùng hàm tìm kiếm tìm một giá trị không có trong phạm vi.
Thông báo lỗi # NAME? :Xảy ra khi trong công thức có một tên mà Excel không hiểu được (Viết sai tên ô, tên vùng, tên hàm. Hằng chuỗi không viết trong cặp dấu nháy kép).
gv_vu thi thanh thuy 129
www.kent.edu.vn
4.9 Một số thông báo lỗi
Thông báo lỗi # NULL! :Xảy ra khi xác định một giao giữa hai vùng nhưng thực tế hai vùng đó không giao nhau.
Thông báo lỗi # NUM! :Xảy ra khi các dữ liệu số có sự sai sót như số vượt quá giới hạn cho phép (Căn, logarit của số âm ...).
Thông báo lỗi # REF! :Xảy ra khi trong công thức tham chiếu đến một địa chỉ không hợp lệ
Thông báo lỗi # VALUE! :Xảy ra khi trong công thức có các toán hạng và toán tử sai kiểu dữ liệu.
gv_vu thi thanh thuy 130
www.kent.edu.vn
5 Biểu đồ
5.1 Giới thiệu về biểu đồ 5.2 Vẽ biểu đồ5.3 Hiệu chỉnh biểu đồ
gv_vu thi thanh thuy 131
www.kent.edu.vn
5.1 Giới thiệu về biểu đồ
5.1.1 Khái niệm
Biểu đồ (Chart) là một tập hợp các ký hiệu, giá trị và hình ảnh nhằm thể hiện mối quan hệ giữa các dữ kiện trong phạm vi bảng tính sao cho mối quan hệ này trở nên dễ hiểu, dễ hình dung hơn. Excel cung cấp nhiều dàng đồ thị thông dụng và nhiều thủ tục trình bày đồ thị phong phú.
gv_vu thi thanh thuy 132
www.kent.edu.vngv_vu thi thanh thuy 133
5.1 Giới thiệu về biểu đồ
5.1.2 Các loại biểu đồ Column Cột Bar Thanh Line Đường Pie Bánh XY (Scatter) Điểm phân bố Area Diện tích Doughnut Bánh rán
RadarMàng nhện Surface Mặt Bubble Bong bóng Stock Cổ phần Cylinder Hình trụ Cone Hình côn Pyramid Hình tháp
www.kent.edu.vngv_vu thi thanh thuy 134
5.1 Giới thiệu về biểu đồ
Hình 4.8 Các loại đồ thị
www.kent.edu.vn
5.1 Giới thiệu về biểu đồ
5.1.3 Các thành phần của biểu đồ
gv_vu thi thanh thuy 135
DOANH THU HÀNG NÔNG SAN
0
50
100
150
200
250
300
350
400
450
500
2000 2001 2002
NĂM
LO
AI H
ÀNG
Cao su
Ñieàu
Caø pheâ
Data series
Marker
Legend
Value axis
Data point
Categoryaxis
Tick mark
Chart background
Text
www.kent.edu.vn
5.2 Vẽ biểu đồ
Chọn miền dữ liệu vẽ đồ thị, chú ý chọn cả 1 tiêu đề hàng và 1 tiêu đề cột đối với các đồ thị kiểu Column, Line và Pie.
Bấm nút Chart Wizard trên Toolbar hoặc vào menu Insert/Chart… Hộp thoại Chart Wizard hiện ra giúp tạo đồ thị qua 4 bước:
gv_vu thi thanh thuy 136
www.kent.edu.vn
5.2 Vẽ biểu đồ
gv_vu thi thanh thuy 137
Chọn kiểu đồ thị có sẵn:
+ Column: cột dọc
+ Line: đường so sánh
+ Pie: bánh tròn
+ XY: đường tương quan
Chọn một dạng của kiểu đã chọn
www.kent.edu.vn
5.2 Vẽ biểu đồ
gv_vu thi thanh thuy 138
Miền DL vẽ đồ thị
Chọn DL vẽ đồ thị theo hàng hoặc
theo cột
Tiêu đề hàng hiện tại đây
Tiêu đề cột làm chú giải
www.kent.edu.vn
5.2 Vẽ biểu đồ
gv_vu thi thanh thuy 139
Nhập tiêu đề đồ thị
Nhập tiêu đề trục X
Nhập tiêu đề trục Y
www.kent.edu.vn
5.2 Vẽ biểu đồ
gv_vu thi thanh thuy 140
Hiện/ẩn chú giải
Vị trí đặt chú giải
Chú giải
www.kent.edu.vn
5.2 Vẽ biểu đồ
gv_vu thi thanh thuy 141
Không hiện
Hiện nhãn và phần trăm
Nhãn dữ liệu
Hiện g/t
Hiện phần trăm
Hiện nhãn
www.kent.edu.vn
5.2 Vẽ biểu đồ
gv_vu thi thanh thuy 142
Đồ thị hiện trên 1 sheet mới
Đồ thị hiện trên 1sheet đã tồn tại
www.kent.edu.vn
5.3 Hiệu chỉnh đồ thị
1. Chuyển đồ thị tới vị trí mới bằng phương thức Drag & Drop.
2. Thay đổi kích thước đồ thị bằng cách kích
chuột vào vùng trống của đồ thị để xuất hiện
8 chấm đen ở 8 hướng, đặt chuột vào chấm
đen, giữ trái chuột và di tới kích thước mong
muốn rồi nhả chuột.
gv_vu thi thanh thuy 143
www.kent.edu.vn
5.3 Hiệu chỉnh đồ thị
3. Thay đổi các thuộc tính của đồ thị (tiêu đề,
chú giải, …) bằng cách nháy chuột phải vào
vùng trống của đồ thị và chọn Chart
Options… Thao tác tiếp theo như bước 3 ở
trên.
4. Thay đổi các thuộc tính của các thành phần
đồ thị (font chữ, tỷ lệ các trục, màu sắc nền,
…) bằng cách nháy chuột phải vào thành
phần đó và chọn Format …
gv_vu thi thanh thuy 144
www.kent.edu.vn
5.3 Hiệu chỉnh đồ thị
gv_vu thi thanh thuy 145
Giá trị nhỏ nhất
Giá trị lớn nhất
Khoảng cách các điểm chia
www.kent.edu.vn
Chú ý: Với đồ thị dạng XY
Phải sắp xếp cột (hàng) đầu tiên tăng dần.
Khi chọn dữ liệu vẽ đồ thị: chỉ chọn số liệu, không chọn dữ liệu làm nhãn và chú giải.
Đồ thị dạng XY là một đường tương quan giữa 2 đại lượng, nếu nhiều hơn 1 đường là sai.
Đồ thị dạng XY không có chú giải, nếu khi vẽ xong mà có thì cần xoá đi. Tuy nhiên vẫn cần có đầy đủ nhãn trên các trục.
gv_vu thi thanh thuy 146
www.kent.edu.vn
6 In ấn
1 Thiết lập các tham số in
2 Đặt tiêu đề trên, tiêu đề dưới cho bảng in
3 Thiết lập vùng in
4 Xem trước khi in
5 In bảng tính ra giấy
gv_vu thi thanh thuy 147
www.kent.edu.vn
1 Thiết lập các tham số in
File\ Page setup , xuất hiện hộp thoại Page setup:
Thẻ Page:
gv_vu thi thanh thuy 148
www.kent.edu.vn
1 Thiết lập các tham số in
Hộp Orientation: Chọn hướng in:› Portait: in dọc;› Landscape: in ngang;
Hộp Scaling:› Adjust to… normal size: xác định tỉ lệ phóng to/ thu
nhỏ so với kích thước chuẩn;› Fit to… page(s) wide by … tall: Xác định số trang
in vừa vặn theo chiều rông và chiều cao;
gv_vu thi thanh thuy 149
www.kent.edu.vn
1 Thiết lập các tham số in
Paper size: chọn khổ giấy;
Print quality: Chọn đọ phân giả khi in;
First page number: chọn cách đánh số trang đầu tiên;
Nút Print: Bắt đầu in.
Nút Print Preview: Xem lại trang in;
Options: xác định thêm một số tùy chọn khác.
gv_vu thi thanh thuy 150
www.kent.edu.vn
1 Thiết lập các tham số in
Thẻ Margins:
gv_vu thi thanh thuy 151
www.kent.edu.vn
1 Thiết lập các tham số in
Thẻ Margin đa số để xác định lề cho trang in:› Left: lề trái của trang in;› Right: lề phải của trang in;› Top: lề trên của trang in;› Bottom: lề dưới của trang in;
gv_vu thi thanh thuy 152
www.kent.edu.vn
2 Đặt tiêu đề đầu trang, cuối trang
Thẻ Header/Footer: Dùng để nhập và chỉnh
sửa tiêu đề đầu Header và tiêu đề cuối Footer:
gv_vu thi thanh thuy 153
Tạo tiêu đề đầu trang
để tạo tiêu đề cuối trang
www.kent.edu.vn
3 Thiết lập vùng in
Thẻ Sheet: Xác định các thông
số cho sheet
gv_vu thi thanh thuy 154
www.kent.edu.vn
3 Thiết lập vùng in
Print area: xác định vùng muốn in; Hộp Print Tilte:
› Rows to repeat at top: chọn những hàng nào được in lặp lại ở mỗi đầu trang in;
› Columns to repeat at left: chọn những cột được in lặp lại ở mỗi đầu trang in;
gv_vu thi thanh thuy 155
www.kent.edu.vn
3 Thiết lập vùng in
Hộp Print:› Gridlines: bật /tắt in đường mờ ngăn cách(lưới);› Black and white: in trắng đen;› Row and column heading: bật/tắt in dòng,cột
tiêu đề đâu trang;› Comments: bật/tắt in chú thích có trong ô
gv_vu thi thanh thuy 156
www.kent.edu.vn
3 Thiết lập vùng in
Page order: chọn thứ tự in:› Down; then over: in xuống rồi sang phải;› Over; theo down: in sang phải rồi xuống;
gv_vu thi thanh thuy 157
www.kent.edu.vn
4 Xem trước khi in
Bước 1: Mở mục chọn File\ Print Preview hoặc nhấn nút Print Preview
Bước 2: Xuất hiện của sổ nội dung sẽ in, chọn các nút lệnh liên quan:
gv_vu thi thanh thuy 158
www.kent.edu.vn
4 Xem trước khi in
gv_vu thi thanh thuy 159
Next: hiển thị trang in kế tiếp(nếu có);
Previous: hiển thị trang in trước(nếu có);
Zoom: phóng to, thu nhỏ sự hiển thị trang in trên màn
hình.
Print: chuyển sang hộp thoại Print.
Setup: chuyển sang hộp thoại Page Setup.
Margin: bật/tắt các đường biên của lề và cột.
Page Break Preview: xem các dấu ngắt trang.
www.kent.edu.vn
5 In bảng tính ra giấy
File\ Print hoặc nhấn nút Printer Xuất hiện hộp thoại Print
gv_vu thi thanh thuy 160
www.kent.edu.vn
5 In bảng tính ra giấy
Hộp Printer, › mục name cho phép bạn chọn máy in cần in (trong trường
hợp máy tính bạn có nối tới nhiều máy in).› Nút Properties cho phép bạn thiết lập các thuộc tính cho
máy in nếu cần;
Hộp Page range- cho phép thiết lập phạm vi các trang in: › Chọn All - in toàn bộ các trang trên tập tin tài liệu;› Pages - chỉ ra các trang cần in.
gv_vu thi thanh thuy 161
www.kent.edu.vn
5 In bảng tính ra giấy
Hộp Print what:› Selection: In phần đang được đánh dấu.› Active sheet: In sheet hiện hành.› Entire Workbook: In tất cả các sheet trong tập
tin Workbook đang chọn. Print to file: In thành một tập tin dạng nhị
phân. Hộp Copies - chỉ ra số bản in, mặc định là 1. Collate: chọn in theo từng trang hay từng bộ. Cuối cùng nhấn nút OK để thực hiện việc in ấn.
gv_vu thi thanh thuy 162
www.kent.edu.vn